Einrichtung und Vertragskarte
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Einführung
Das Modul ermöglicht die strukturierte Abbildung und Verwaltung von vertraglichen Geschäftsbeziehungen im kreditorischen Bereich in RELion. Es dient der zentralen Erfassung und Steuerung wiederkehrender Zahlungsverpflichtungen gegenüber Lieferanten, Dienstleistern und Vertragspartnern.
In kreditorischen Verträgen lassen sich unter anderem folgende Informationen hinterlegen:
- Zuordnung zu Objekten und Einheiten
- Vertragsbeginn und Vertragsende
- Zahlungs- und Abrechnungsinformationen
- Je nach Vertragsklasse zusätzliche Verknüpfungen, z. B. zu Ausstattungen oder Zählern
Die folgenden Funktionen zeichnen kreditorische Verträge besonders aus:
- Erstellung von Dauerzahlungen direkt aus dem Vertrag heraus
Die Vertragsdaten können unmittelbar zur Erstellung von Dauerzahlungen verwendet werden. Die Abwicklung erfolgt anschließend über das angebundene Dauerzahlungsmodul. - Erstellung von Beauftragungen aus dem Vertrag
Für geeignete Vertragsklassen lässt sich direkt aus dem Vertrag eine Beauftragung erzeugen (ausgenommen Versorgerverträge). - Verknüpfung von Einkaufsbelegen
Einkaufsrechnungen und -gutschriften können mit dem Vertrag verknüpft werden, um die kaufmännische Abwicklung vollständig abzubilden.
Kreditorische Verträge werden in verschiedene Vertragsklassen unterteilt, die sich an der Art der Geschäftsbeziehung orientieren. Die erste Vertragsklasse ist der Versorgervertrag:
Einrichtung
RE Vertrag Einrichtung – Inforegister Nummerierung
Im Inforegister Nummerierung erfolgt die Auswahl der hinterlegten Nummernserie für kreditorische Verträge. Die Nummernserie ist vorab auf der Seite Nummernserie zu definieren und wird hier dem Vertragstyp zugeordnet.
Vertragsarten
Die Einrichtung kreditorischer Vertragsarten ist erforderlich, um unterschiedliche Vertragstypen innerhalb des Systems eindeutig zu klassifizieren. Über die Suche wird die Tabelle Kreditorische Vertragsart geöffnet. In dieser Tabelle können – abhängig vom Bedarf – verschiedene Vertragsklassen angelegt werden. Diese lassen sich zusätzlich über einen Code weiter untergliedern.
Versorgungstypen
In der Tabelle Versorgungstypen kann eine beliebige Anzahl unterschiedlicher Versorgungsarten angelegt werden. Die hier definierten Versorgungstypen stehen anschließend im kreditorischen Vertrag zur Auswahl zur Verfügung.
Vertragskarte
Die Seite Kreditorische Verträge wird über die Suche geöffnet. Über die Funktion Neu kann ein neuer kreditorischer Vertrag angelegt werden. Ein Assistent unterstützt dabei bei der Eingabe der erforderlichen Vertragsdaten. Wird im Assistenten die Vertragsart Versorgervertrag gewählt, erfolgt vor der finalen Erstellung der Vertragskarte eine Abfrage, ob der Vertrag als Vorauszahlungsvertrag angelegt werden soll. Nur bei Bestätigung mit Ja stehen im Vertrag die Funktionen Dauerzahlung inklusive Schlussrechnung zur Verfügung.
Diese Einstellung wird insbesondere für Versorgerverträge empfohlen, bei denen:
- eine oder mehrere Abschlagszahlungen im Voraus erfolgen und
- am Ende der Abrechnungsperiode eine Schlussrechnung oder Schlussgutschrift erstellt wird.
Wichtig
Die Funktionalität Vorauszahlungsvertrag, einschließlich der Möglichkeit, Dauerzahlungen mit einer Schlussrechnung abzuschließen, steht ausschließlich für die Vertragsklasse Versorgervertrag zur Verfügung. Diese Option kann nur geändert werden, solange noch keine Vertragszeile existiert.
Inforegister Allgemein
Das Inforegister Allgemein umfasst folgende Felder und Eingabemöglichkeiten:
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Wird automatisch anhand der hinterlegten Nummernserie vergeben. Alternativ kann – je nach Einrichtung – eine manuelle Nummernvergabe erfolgen. |
| Kreditor Nr. | Auswahl der gewünschten Kreditorennummer des Vertragspartners. |
| Kreditor Name | Wird automatisch aus dem gewählten Kreditor übernommen. |
| Externe Referenz | Optionale Angabe der Vertragsnummer des Versorgers. |
| Adresse / Adresse 2 / Ort / PLZ‑Code / Länder‑/Regionscode | Anschrift des Vertragspartners. |
| Eigentümer / Mieter | Kennzeichnung der Vertragszuordnung. |
| Haupt‑Objektnr. | Bestimmt die Zuständigkeitseinheit. In den Vertragszeilen können ausschließlich Objekte dieser Einheit ausgewählt werden. |
| Zuständigkeitseinheit | Wird aus dem Haupt‑Objekt abgeleitet. |
| Einkäufercode | Optionales Zuordnungsmerkmal. |
| Vorauszahlungsvertrag | Relevant ausschließlich für Versorgerverträge. |
| Vertragsart / Vertragsklasse / Beschreibung | Werden aus dem Assistenten Neuen kreditorischen Vertrag erstellen automatisch übernommen. |
| Vertragsbeginn / Vertragsende | Definieren den Wirksamkeitszeitraum des Vertrags. Diese Angaben werden in verschiedenen Funktionen und Auswertungen verwendet und müssen der tatsächlichen Vertragslaufzeit entsprechen. |
Inforegister Zeilen
In den Vertragszeilen können mehrere Leistungen eines Kreditors erfasst werden. Diese Leistungen können sich auf unterschiedliche Objekte beziehen, müssen jedoch derselben Zuständigkeitseinheit (Haupt‑Objekt aus dem Vertragskopf) zugeordnet sein.
Übersicht der wichtigsten Felder:
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Eigentümer / Mieter | Auswahl der entsprechenden Kennzeichnung. |
| Objektnr. | Auswahl der Objektnummer; sie muss der Eigentümer‑Zuständigkeitseinheit des Haupt‑Objekts entsprechen. |
| Versorgungstyp / Beschreibung | Auswahl des zuvor eingerichteten Versorgungstyps. |
| Objektkonto Nr. | Hinterlegung der zugehörigen Objektkontonummer. |
| Betrag brutto | Bruttobetrag für den gesamten Abrechnungszyklus. Dieser dient gemeinsam mit Abrechnungszyklus und Zahlungsrhythmus als Berechnungsgrundlage für die Dauerzahlung. |
| Startdatum | Ab diesem Datum ist die Vertragszeile gültig und abrechenbar. |
| Nächstes Abrechnungsdatum | Startdatum der nächsten möglichen Abrechnung; dient ebenfalls als Ausgangspunkt für die Erstellung der Dauerzahlung. |
| Ende Abrechnungszyklus | Datum, bis zu dem die Dauerzahlung erstellt wird. Wird automatisch gefüllt, sobald ein Abrechnungszyklus hinterlegt ist. |
| Abrechnungszyklus | Zeitraum, auf den sich der Bruttobetrag bezieht (z. B. 1M = monatlich, 12M = jährlich). |
| Zahlungsrhythmus | Datumsformel für den Zahlungsrhythmus (z. B. 1M monatlich, 3M vierteljährlich). |
| Enddatum | Datum, bis zu dem die Zeile aktiv und fakturierbar ist. |
| Preisaktualisierung | Informationsfeld |
| Dauerzahlung Nr. | Wird automatisch gefüllt, sobald über die Aktion Dauerzahlung erstellen eine Dauerzahlung erzeugt wurde. Dient als Verknüpfung zur Dauerzahlungskarte. |
Aktionen auf Zeilenebene
Im Menü Verwalten stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Zeile manuell abschließen
- Neue Zeile erfassen
- Zeile löschen
Das manuelle Abschließen einzelner Vertragszeilen ist möglich, sofern dies nicht durch die Erstellung einer Schlussrechnung aus der Dauerzahlung erfolgt (nur bei Versorgerverträgen). Kreditorische Verträge arbeiten mit dem Modul Dauerzahlungen zusammen.
Für jede Vertragszeile kann eine Dauerzahlung erzeugt werden, um wiederkehrende Zahlungen abzubilden.
Die Erstellung erfolgt über die Aktion Dauerzahlung erstellen. Dabei wird automatisch eine Dauerzahlungskarte mit Terminen und allen relevanten Daten angelegt. Über das Feld Dauerzahlung Nr. oder die Funktion Dauerzahlung öffnen kann diese Karte aufgerufen werden.
Weiterführende Informationen sind in der Dokumentation Dauerzahlungen enthalten.
Inforegister Abgeschlossene Zeilen
Sobald eine Vertragszeile beendet wird – entweder manuell oder durch Erstellung einer Schlussrechnung (Versorgervertrag) –, wird sie nicht mehr im Inforegister Zeilen, sondern im Inforegister Abgeschlossene Zeilen angezeigt.
Inforegister Zahlung
Im Inforegister Zahlung werden bei der Anlage des kreditorischen Vertrags die Zahlungsdaten des gewählten Kreditors automatisch validiert.
Abweichende oder ausschließlich vertragsbezogene Zahlungsinformationen können hier gepflegt werden. Diese Daten werden aus dem Vertrag in die zugehörige Dauerzahlung übernommen.
Inforegister Kündigung
Der im Feld Gekündigt zum erfasste Wert kann bei Bedarf in den Vertragskopf übernommen werden. Sobald die Felder Gekündigt am und Gekündigt zum ausgefüllt sind, erscheint eine Abfrage.
Wird diese Abfrage mit Nein beantwortet, bleibt das Feld Vertragsende im Vertragskopf leer.