Einführung und Einrichtung

Einführung

Der Wirtschaftsplan ist sehr stark mit der Betriebskostenabrechnung verbunden. Die notwendigen Stammdaten und Einrichtungen an den Verträgen bis auf kleine Ergänzungen dieselben, sodass sich der Wirtschaftsplan mit der Kenntnis des Moduls Betriebskostenabrechnung leichter erschließt.

Dies soll aber nicht heißen, dass Neueinsteiger nicht direkt mit dem Wirtschaftsplan beginnen können. Während die Abrechnung vergangene Zeiträume betrachtet, plant der Wirtschaftsplan zukünftige Kosten.

flowchart TD
    T[Vergleich Abrechnung und Wirtschaftsplan]
    T --> L["Abrechnung<br/>Vergangenes Jahr wird abgerechnet"]
    T --> R["Wirtschaftsplan<br/>Zukünftiges Jahr wird geplant"]

    L --> L1["Hausgeldabrechnung (WEG)<br/>Nebenkostenabrechnung (Miete)"]
    L1 --> L2["tatsächliche Kosten des Objekts"]
    L2 --> L3["→ Umlage auf die einzelnen Einheiten"]
    L3 --> L4["– geleistete Vorauszahlungen<br/>(Hausgeld bei WEG)"]
    L4 --> L5["= Abrechnungsergebnis"]
    L5 --> L6["Nachzahlung, wenn Kosten höher waren<br/>Gutschrift, wenn Kosten niedriger waren"]

    R --> R1["geplante Kosten des Objekts"]
    R1 --> R2["→ Umlage auf die einzelnen Einheiten"]
    R2 --> R3["Kosten pro Jahr : Anzahl Monate"]
    R3 --> R4["= neuer Vorauszahlungsbetrag pro Monat"]
    R4 --> R5["→ Neue Sollstellungszeilen mit neuem Startdatum"]

    classDef abrechnung fill:#2E8B57,stroke:#1C5C3A,color:#fff
    classDef wirtschaftsplan fill:#4A90D9,stroke:#2C5F8A,color:#fff
    classDef title fill:#f5f5f5,stroke:#999,color:#000

    class T title
    class L,L1,L2,L3,L4,L5,L6 abrechnung
    class R,R1,R2,R3,R4,R5 wirtschaftsplan

Oft wird bei einem Neubau mit dem Wirtschaftsplan begonnen. Als Planungsgrundlage dienen eventuell bereits vorhandene Grundsteuerbescheide, Verträge mit Versicherungen und Versorgern. Weitere Kosten können nur anhand von Erfahrungswerten aus vergleichbaren Objekten geplant werden. Anhand des Wirtschaftsplans werden die monatlichen Vorauszahlungen berechnet und in die jeweiligen Miet- bzw. WEG-Kaufverträge eingetragen (sog. Sollstellungszeilen). Über Anschreiben, die direkt im Wirtschaftsplan erzeugt werden, bekommen die Vertragspartner die Höhe der monatlichen Zahlungen mitgeteilt. Im laufenden Jahr sollten die anfallenden Kosten durch diese Vorauszahlungen abgedeckt sein. Nach Ablauf des Jahres steht die Abrechnung an, hier können eventuelle nicht abgedeckte Kosten nachberechnet werden. Bei zu großzügiger Planung werden Beträge an die Vertragspartner zurückerstattet.

flowchart LR
    subgraph Y2021["2021"]
        direction TB
        WP21["WP 2021"]
        LJ21["Lfd. Jahr 2021"]
        WP21 --> LJ21
    end

    subgraph Y2022["2022"]
        direction TB
        ABR21["ABR 2021"]
        WP22["WP 2022"]
        LJ22["Lfd. Jahr 2022"]
        ABR21 --> WP22 --> LJ22
    end

    subgraph Y2023["2023"]
        direction TB
        ABR22["ABR 2022"]
        WP23["WP 2023"]
        LJ23["Lfd. Jahr 2023"]
        ABR22 --> WP23 --> LJ23
    end

    subgraph Y2024["2024"]
        direction TB
        ABR23["ABR 2023"]
        WP24["WP 2024"]
        ABR23 --> WP24
    end

    LJ21 --> ABR21
    LJ22 --> ABR22
    LJ23 --> ABR23

    classDef header fill:#1F3864,stroke:#1F3864,color:#fff,font-weight:bold
    classDef current fill:#ED7D31,stroke:#C55A11,color:#000,font-weight:bold
    classDef normal fill:#FFFFFF,stroke:#1F3864,color:#000

    class Y2021,Y2022,Y2023,Y2024 header
    class LJ21,LJ22,LJ23 current
    class WP21,WP22,WP23,WP24,ABR21,ABR22,ABR23 normal

Anhand der tatsächlich angefallenen Kosten kann dann das Folgejahr wieder über den Wirtschaftsplan geplant werden. Über die Jahre ergibt sich somit ein Wechselspiel aus Planung und Abrechnung.

Einrichtung

Für die Erstellung eines Wirtschaftsplanes werden die gleichen Einrichtungsparameter benötigt, die bereits für die Betriebskostenabrechnung hinterlegt wurden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation Betriebskostenabrechnung.

RE Einrichtung

Inforegister Nummerierung

In der RE Einrichtung im Feld Wirtschaftsplan Belegnummern wählen Sie eine bereits bestehende Nummernserie aus, die dann als Rechnungs- und Belegnummer im Wirtschaftsplan verwendet wird.

Inforegister Sonstiges

Im Feld Rundungsfaktor Sollst. aus Wirtschaftsplan kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.

• 0,00 = Betrag wird ohne jegliche Rundung unverändert übernommen
• 0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet
• 1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet
• 5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet

Im Feld Rundungsmethode Sollst. aus Wirtschaftsplan wählen Sie eine Rundungsmethode aus, die im Wirtschaftsplan für die Berechnung der Vorauszahlungs-Sollstellungen zum Tragen kommen soll. Zur Auswahl stehen kaufmännisch, aufrunden und abrunden.

Verwendung

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Objekte und wählen in der Zeile des Objekts, das Sie bearbeiten möchten, die zugehörige Aufgabenseite. Objektkonten, die für den Wirtschaftsplan verwendet werden sollen, benötigen die Verwendung Wirtsch.Plan oder Alles.

Dazu öffnen Sie Konten und wählen in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten. In der Spalte Verwendung tragen Sie die entsprechenden Optionen bei den erforderlichen Konten ein.

Verteilungscode Wirtschaftsplan

Normalerweise arbeiten die Abrechnung und der Wirtschaftsplan mit dem Verteilungscode, der in den Objektkonten in der Spalte Verteilungscode eingetragen ist. Mit diesem wird bestimmt, wie die Umlage der Kosten auf die einzelnen Einheiten gerechnet werden soll.

Öffnen Sie die Tabelle Objekte und das jeweilige Objekt, welches Sie bearbeiten möchten. Sie können für die Verteilung der Kosten im Wirtschaftsplan am Objekt Konto einen abweichenden Verteilungscode hinterlegen. Das empfiehlt sich vor allem, wenn die Werte in der Abrechnung verbrauchsabhängig oder nicht zeitanteilig sind.

Dazu öffnen Sie Konten und wählen in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten. In der Spalte Verteilungscode Wirtschaftsplan tragen Sie bei den erforderlichen Konten einen abweichenden Code ein.

Wenn Sie im Feld Verteilungscode einen Wert eintragen, wird dieser auch in den Verteilungscode Wirtschaftsplan eingetragen. Für den Fall, dass Sie für die Planung im Wirtschaftsplan eine andere Grundlage für die Verteilung benötigen, können Sie hier einen alternativen Verteilungscode hinterlegen, der dann nur für den Wirtschaftsplan gilt.

Wichtig

Bei der Verteilungsart Kein Zeitanteil ist es zwingend erforderlich, dass ein abweichender Verteilungscode Wirtschaftsplan hinterlegt wird. Diese Verteilungsart im Wirtschaftsplan wird nicht unterstützt und es wird automatisch auf Zeitanteilig umgeschlüsselt.

Geschäftsvorfall Code

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code.

In der Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code können Sie die Codes, z. B. für die Abrechnungen, Wirtschaftspläne aber auch Sonderumlagen etc., pflegen. Im Feld Geschäftsvorfall treffen Sie die Auswahl Wirtschaftsplan. Geben Sie einen entsprechenden Code, z. B. WP 2024, ein. Sie können dabei max. 10 Zeichen verwenden. Der Text, den Sie in die Beschreibung eintragen, wird auf dem Wirtschaftsplan als Überschrift angedruckt. Bestimmen Sie über die Felder Datum von und Datum bis die Wirtschaftsplanperiode.

Im Feld Datum Abrechnung/Wirtsch.Plan geben Sie das Datum der Wirtschaftsplanerstellung ein. Dieses wird dann auf dem Wirtschaftsplan angegeben, sofern kein abweichendes Druckdatum bestimmt wurde. Bei Bedarf wählen Sie in den Feldern Vergleichen mit 1 und Vergleichen mit 2 aus, ob der ausgewählte Wirtschaftsplan mit einer älteren Abrechnung oder Wirtschaftsplan verglichen werden soll. In den Feldern Vergleichen mit Code 1 und Vergleichen mit Code 2 können Sie einen vorhandenen Geschäftsvorfallcode auswählen.

Geschäftsbeziehungsklassen

Unter den Geschäftsbeziehungsklassen wird definiert, welcher Bericht in wie vielen Ausfertigungen (jeweils abhängig von den Eintragungen in den einzelnen Einheiten) als Original oder Duplikat gedruckt werden soll. Öffnen Sie die Übersicht Global-Geschäftsbeziehungsklassen.

Mit +Neu erzeugen Sie eine leere Zeile. Wählen Sie im Feld Geschäftsbeziehungsklasse für die Bericht-Zuordnung eine der folgenden Geschäftsbeziehungsklassen aus:

• Vertragspartner
• Zahler
• Bewohner / Nutzer
• Beirat
• Mitglied
• Info

Diese Geschäftsbeziehungsklassen beziehen sich auf die am Einheitenvertrag hinterlegten Kontakte und die dort aktivierten Geschäftsbeziehungen. Über das Feld Drucken bestimmen Sie, ob für die ausgewählte Geschäftsbeziehung ein Original oder ein Duplikat gedruckt werden soll. Bei der Verwendung eines Duplikats, wird dies im Kopf des Ausdrucks eingetragen.

Wichtig

Wenn Sie einen Bericht mehrmals verwenden, darf nur eine Ausfertigung in der Spalte Drucken als Original gekennzeichnet sein. Alle weiteren müssen als Duplikat eingestellt werden. Der Duplikat-Druck wird zurzeit nur für die Abrechnung und Wirtschaftsplan unterstützt!

Wählen Sie im Feld Dokument-ID den Bericht aus, dem Sie eine Geschäftsbeziehungsklasse zuordnen wollen.

RE Berichtsauswahl

RELion bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Berichte, die zum Drucken des Wirtschaftsplans und dessen Umfeld gehören, übersichtlich im Fenster RE Berichtsauswahl einzutragen. Öffnen Sie über die Suche RE Berichtsauswahl.

Für den Wirtschaftsplan wählen Sie zuerst im Dialogfeld Verwendung RE Wirtschaftsplan Mieter oder RE Wirtschaftsplan Eigentümer aus. Dadurch werden bereits zugeordnete Berichte angezeigt.

Über die Funktion im Menü Initialisieren stellen Sie alle von RELion vorgesehenen Standardberichte ein. Möchten Sie nun einen weiteren Bericht in der Tabelle verwenden, tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Berichtnummer ein. Im Feld Beschreibung wird dabei automatisch die Bezeichnung des Berichts eingetragen.

Wichtig Es muss mindestens ein Bericht eingetragen werden.

Berichtstexte Schnelleinrichtung

Die wichtigsten Standardtextbausteine werden in der Vorlagedatenbank bereits mitgeliefert. Zusätzlich können Sie für einzelne oder alle Wirtschaftspläne eigene Texte erfassen. Über die Suchfunktion öffnen Sie RE Berichtstexte. In der Tabelle RE Berichtstexte legen Sie mit +Neu eine leere Aufgabenseite RE Berichtstext an.

Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen aus für dessen Objekte Sie Texte für das Wirtschaftsplananschreiben eintragen möchten. Bei Bedarf können Sie bestimmen, dass diese Texte nur für einzelne Objekte, Geschäftsvorfallcodes oder sogar nur für einzelne Einheiten gelten sollen.

Hinweis

Beim Holen der Berichtstexte in den Wirtschaftsplan werden in folgender Reihenfolge die Inhalte der Felder geprüft:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie (ohne Geschäftsvorfallcode)
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. (ohne Geschäftsvorfallcode)
3. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Geschäftsvorfallcode
4. Eigentümer/Mieter + Objektnr.
5. Eigentümer/Mieter

Sind mehrere Textbausteine mit der gleichen Kombination vorhanden, dann wird die erste genommen. Folgende Kombinationen werden nicht unterstützt:

1. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Einheitenhistorie + Geschäftsvorfallcode
2. Eigentümer/Mieter + Objektnr. + Einheitennr. + Geschäftsvorfallcode

Sofern Sie den Text als Vorlage für individuelle Texte verwenden wollen, setzen Sie im Feld Vorlage einen Haken. Im Inforegister RE Berichtstext Zeilen wählen Sie im Feld Positionierung die gewünschte Option aus.

Vortext: Der Text wird vor den geplanten Kosten im Anschreiben gedruckt.

Nachtext: Der Text wird nach den geplanten Kosten angezeigt.

Der eigentliche Text wird im Feld Text eingetragen. Sollte eine Unterstreichung des Textes oder ein Ausdruck in fetter Schrift (Fettdruck) gewünscht sein, setzten Sie in den entsprechenden Feldern einen Haken. Damit die Texte auch im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden können, öffnen Sie über Berichtszuordnung die RE Berichtszuordnungen.

Tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Report Nummer 5052277 für das Erzeugen der Wirtschaftsplan Belege ein. Im Abschnitt Berichtstexte erhalten Sie eine ausführliche Erläuterung für die Erstellung individueller Texte.

Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen

Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen. Hier können Sie Vorlagen anlegen, in denen Druckoptionen und Datenquellen zentral eingerichtet werden können. Es sollte mindestens eine Vorlage eingerichtet werden, da der Assistent zum „Wirtschaftsplan anlegen“ eine Vorlage benötigt.

Über Neu legen Sie eine neue Wirtschaftsplan Objekt Vorlagenkarte an.

Die Vorlagen erlauben es Ihnen, eine einheitliche Einrichtung für die verschiedenen Anwendungsfälle zu definieren.

Beispiel: Der Wirtschaftsplan in der WEG, der mit Anschreiben und Einzelaufstellung gedruckt wird oder die Anpassung der Vorauszahlungen aus der Abrechnung heraus. Für Letzteres empfehlen wir eine Vorlage anzulegen, in der Sie im Feld Abrech.Arten aus Abrechnung ein * eintragen, damit alle Abrechnungsarten auch in der Berechnung des Wirtschaftsplans berücksichtigt werden.