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Wirtschaftsplan aus Abrechnung erstellen

Der Wirtschaftsplan kann im Rahmen der Abrechnung für die neuen Vorauszahlungen verwendet werden. Hierbei gibt es komfortable Funktionen, die das Erstellen des Wirtschaftsplans aus der Abrechnung heraus unterstützen. Die Einzelaufstellung zum Wirtschaftsplan kann dabei auch als Anlage zur Abrechnung mitgeliefert werden. Verwenden Sie dazu die Druckoption Wirtschaftsplan/Kalk. neue VZ. Sie erstellen damit nur einen Satz an Dokumenten und können ggf. Porto sparen.

Nähere Hinweise hierzu finden Sie in der Anwenderdokumentation Betriebskostenabrechnung.

Wirtschaftsplan Objekt Karte

In der Tabelle Wirtschaftspläne haben Sie die Möglichkeit die entsprechende Wirtschaftsplan Objekt Karte zu öffnen. Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans, wie diese beim Wirtschaftsplan anlegen ausgewählt worden sind.

Änderungen der Angaben sind möglich, teilweise aber nur, wenn der Wirtschaftsplan noch nicht berechnet wurde. Wenn das Wirtschaftsplandatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.

Im Inforegister Bearbeitungsstatus wird der Verarbeitungsstand dokumentiert. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn bei den entsprechenden Feldern in der Spalte Status die Verarbeitung zurückgenommen bzw. ausgeführt wird. Die Benutzer-ID des Anwenders, der die Aktion gestartet hat, sowie das Ausführungsdatum, werden von RELion in die Spalten Ausgeführt von und Ausgeführt am eingetragen. In der letzten Spalte Ergebnis wird die Anzahl der berechneten Werte dargestellt.

Im Inforegister Datenquellen sind die Quellen hinterlegt.

Im Inforegister Sonstige sind die Objektdaten zur Übersicht hinterlegt. Im Feld Rundungsfaktor für neue Sollstellung kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.

Dieser wird aus der RE Einrichtung vorbelegt.

• 0,00 = Betrag wird, nach Prüfung der eingestellten Rundung in RE Einrichtung, entsprechend übernommen.
• 0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet.
• 1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet.
• 5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet. (z. B. errechneter Sollstellungsbetrag von 301,46 EUR wird auf 300,00 EUR abgerundet)

Einheit Wirtschaftsplan

In der Einheit Wirtschaftsplan erhalten Sie Informationen zu den neuen Vorauszahlungen für die jeweiligen Debitoren. Sie können das Fenster in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld Beteiligte Einheiten geholt öffnen.

Je nach Bearbeitungsstand des Wirtschaftsplans sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Die Infoboxen rechts dienen zur Anzeige aktueller Informationen zu den Verträgen und Einheiten und sind über die Drilldown-Felder sehr nützlich, um z. B. die aktuellen Sollstellungszeilen oder offene Posten anzuzeigen.

Wirtschaftsplanzeilen

Als Kalkulationspositionen für den Wirtschaftsplan werden die Objekt Konten verwendet die mit der Option Wirtsch.Plan oder Alles im Feld Verwendung gekennzeichnet sind. Es bestehen zwei Möglichkeiten diese Zeilen für den Wirtschaftsplan zu generieren. Öffnen Sie die Tabelle Wirtschaftspläne.

• Erste Möglichkeit (empfohlen) Starten Sie den Bericht Wirtschaftsplan anlegen. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
• Zweite Möglichkeit (wenn der Wirtschaftsplan bereits angelegt ist) Öffnen Sie in der Tabelle Wirtschaftspläne die Wirtschaftsplan Objekt Karte des Wirtschaftsplans, den Sie bearbeiten möchten. Hier können Sie über Wirtschaftsplanzeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Wirtsch.Plan eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Detailzeile pro am Objekt hinterlegten Abrechnungskreis anlegen.

Wirtschaftsplanzeilen einfügen

Sie können zu einer Summenzeile manuell zusätzliche Zeilen einfügen. Dazu markieren Sie in den Wirtschaftsplan Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Unterzeile (mit Abrechnungskreis und Verteilung), zu der Sie eine weitere Zeile benötigen und klicken im Menüband in der Registerkarte Aktionen/Funktion auf Zeile einfügen. Dadurch wird eine neue Unterzeile eingetragen. Ordnen Sie dieser im Feld Abrechnungskreis den benötigten Abrechnungskreis zu.

Hinweis

Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Fügen Sie einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag manuell keine Zeile hinzu, da es nicht möglich ist, dieser Zeile eine Einheit zuzuordnen.

Wirtschaftsplanzeilen bearbeiten

Sie können in den Wirtschaftsplanzeilen einige Änderungen manuell durchführen. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck des Wirtschaftsplans. Sollten die Änderungen auch für zukünftige Wirtschaftspläne gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!

1. Beschreibung ändern

Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind. Beachten Sie dabei, dass die Beschreibungen aus den Wirtschaftsplanzeilen im Einzelwirtschaftsplan ausgegeben werden.

Hinweis

Sofern nur eine Detailzeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt. Sobald mehrere Detailzeilen mit verschiedenen Abrechnungskreisen einer Summenzeile untergeordnet sind, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.

2. Abrechnungskreise ändern

Wenn Sie den Abrechnungskreis in den Detailzeilen ändern, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus dem Wirtschaftsplan entfernt. Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen, die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.

3. Verteilungscode ändern

Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Sie können diesen hier ändern, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.

4. Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern

Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, wird dieses beim Erstellen der Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Bei Bedarf können Sie das Kennzeichen hier eintragen bzw. entfernen, besser ist es aber, dies im Objektkonto dauerhaft zur hinterlegen!

Wichtig

Wenn Sie in einer Detailzeile das Kennzeichen ändern, sind nach zwei Abfragen die Wirtschaftsplanzeilen zu schließen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann. Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.

5. 100 % Faktor ändern

Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern. Wenn Sie den Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) ändern, dann werden beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt. Im Einzelwirtschaftsplan wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben. Sofern Sie manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen haben, sollten Sie beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren setzen, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in den Wirtschaftsplan geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen werden.

Hinweis

Wenn Sie die 100 %-Faktoren manuell ändern, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt.

6. Beträge ändern

Sie können in den Wirtschaftsplanzeilen grundsätzlich in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfassen bzw. ändern. Dies ist z. B. bei einem neu angelegten Objekt notwendig, wenn die Beträge aus einer früheren Verwaltung übernommen werden sollen.

Hinweis

Es empfiehlt sich nicht die Verteilungsart in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern! Löschen Sie dafür das Konto aus den Wirtschaftsplanzeilen. Ändern Sie die Verteilungsart direkt am Objektkonto und holen dann die Wirtschaftsplanzeilen neu herein.

Wirtschaftsplanzeilen löschen

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summenzeile inklusive den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Wirtschaftsplanzeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird Ihnen die Funktion Zeilen löschen von RELion zur Verfügung gestellt. Markieren Sie dazu entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Unterzeilen. Die Funktion Zeilen löschen finden Sie im Menü der Wirtschaftsplan Zeilen.

Wirtschaftsplan Detailzeilen

Nähere Informationen, wie sich die Werte in den Wirtschaftsplan Zeilen nach dem Einspielen der Werte aus früheren Abrechnungen etc. zusammensetzen, erhalten Sie in den entsprechenden Detailzeilen. Über die Spalte Anzahl Detailzeilen gelangen Sie zu der Page Wirtschaftsplan Zeilen, indem Sie auf die Anzahl klicken.

Es öffnet sich die Ansicht der Detailzeilen:

Im Kopf des Fensters wird Ihnen angezeigt, zu welcher Wirtschaftsplanzeile die Detailzeilen gehören. In den Zeilen sehen Sie alle Einzelbeträge, aus denen sich die Beträge in der Wirtschaftsplanzeile zusammensetzen. Über die Felder Menge, Einzelpreis und Multiplikator wird der Nettobetrag errechnet. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben müssen diese in den Wirtschaftsplanzeilen noch über die Funktion Detailzeilen aktualisieren auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Betragsänderungen

Manuelle Änderungen der Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen direkt zu ändern. Die Wirtschaftsplanzeile wird im Feld Betrag manuell geändert mit einem Haken gekennzeichnet.

Die Detailzeilen, die ursprünglich den Wert geliefert haben bleiben unberührt, die Werte in den Detailzeilen werden nur noch zur Information gezeigt, fließen aber nicht mehr in die Berechnung mit ein. Durch die manuelle Änderung haben Sie die Kontrolle über die Beträge übernommen! Um später Änderungen besser nachvollziehen zu können, schlagen wir deshalb die folgenden Methoden vor:

Manuelle Änderungen über die Detailzeilen

Sie wollen z. B. den Wert für die Hausreinigung erhöhen, da das Reinigungsunternehmen eine Lohnerhöhung von 10 % angekündigt hat.

• Wechseln Sie in die Wirtschaftsplan Detailzeilen.
• Erhöhen Sie den Multiplikator auf 1,1 wenn er vorher 1,0 war, das Feld Nettobetrag wird neu berechnet.
• Gehen Sie zurück in die Wirtschaftsplan Zeilen und starten Sie Detailzeilen aktualisieren.

Auf diese Weise bleibt im Feld Einzelpreis der ursprüngliche Wert enthalten, über den Multiplikator geben Sie alle Änderungen vor. Damit können Sie später besser nachvollziehen, wie der ursprüngliche Wert war und wie hoch Anpassungen vorgenommen wurden.

Zielwert eintragen

Wenn Sie für ein Objektkonto, das mit der Verteilungsart Festbetrag geschlüsselt ist, die Beträge anpassen wollen (z. B. wenn sich nur die Heizkosten für den Planungszeitraum erhöhen), öffnen Sie im Menüband über Zielwert eintragen. Tragen Sie im Bereich Beträge neu in den Feldern Betrag Netto oder Betrag Brutto den neuen Gesamtbetrag ein und schließen das Fenster mit OK. Dadurch wird bei der Verteilungsart Festbetrag der „neue“ Betrag bei den einzelnen Einheiten nach prozentualem Anteil verändert (erhöht oder verringert). Damit die eingetragenen Werte übernommen werden, wählen Sie in der Tabelle Wirtschaftsplan Zeilen die Funktion Detailzeilen aktualisieren.

Multiplikator anpassen

Ähnlich der Funktion Zielwert eintragen, kann mit Multiplikator anpassen ein bestimmter Multiplikator für eine gesamte Abrechnungsart angepasst werden.

Gesetzliche Obergrenzen

Beachten Sie bei allen Betragsänderungen die Einhaltung gesetzlicher Obergrenzen!

Wirtschaftsplan Posten

Die Ergebnisse der Wirtschaftsplan Berechnung liegen zentral in der Tabelle Wirtschaftsplan Summenposten. Weitere Bearbeitungsschritte wie Ausnahmen anwenden, Ausschlussgründe und Neue Sollstellungen erstellen, werden hier dokumentiert.

Über den Drilldown wird die Seite geöffnet:

Diese Tabelle liefert:

• Die Aufsummierung der Berechnungsergebnisse von der Abrechnungsart (Ebene 3) über die Einheit (Ebene 2) bis zum Vertrag (Ebene 1)
• Planwerte je Einheit und Abrechnungsart für den Planungszeitraum und die monatlichen Sollstellungsbeträge,
• einen Vergleich der alten und neuen Sollstellung,
• gesetzte Ausschlussgründe,
• Drilldown in die Einzelposten (einzelne Umlagen je Konto und Abrechnungskreis)
• Werte für Nachberechnungen und
• Protokollierung der Übertragung in die Sollstellungen.

Aufsummierung über die Einheit bis zum Vertrag

Zu den Wirtschaftsplan Summenposten können Sie mit Ansicht auch eine Kartenansicht öffnen.

Planwerte je Einheit und Abrechnungsart für den Planungszeitraum und die monatlichen Sollstellungsbeträge

Vergleich der alten und neuen Sollstellung

Gesetzte Ausschlussgründe

Die Ausschlussgründe werden mit dem Berechnen bzw. Ausnahmen anwenden automatisch angewendet, dabei werden die gewählten Optionen im Inforegister Ausschlussgründe in der Wirtschaftsplan Objekt Karte ausgewertet.

Hinweis

Alle Zeilen auf Ebene 3 (Abrechnungsart) mit einem Ausschlussgrund werden beim Übertragen in die Sollstellungen ignoriert. Sie können die Tabelle auch auf Ebene 3 filtern, dann wird es speziell für die Prüfung der Werte für die neuen Sollstellungen übersichtlicher.

Drilldown in die Einzelposten

In den Wirtschaftsplan Einzelposten finden Sie die einzelnen Umlagewerte je Konto und Abrechnungskreis.

In den Einzelposten wird auch im Detail die Anwendung von eventuellen Ausnahmen dokumentiert.

Werte für Nachberechnungen

Sie finden die Beträge für die Nachberechnung auch auf den Wirtschaftsplan Summenposten. Details zur Nachberechnung finden Sie unter Nachberechnung.

Protokollierung der Übertragung in die Sollstellungen

Abrechnungskreis Einheitenübersicht

In den Wirtschaftsplan Zeilen haben Sie die Möglichkeit für die verwendeten Abrechnungskreise die daran beteiligten Einheiten mit Hilfe des Berichts Abrechnungskreis Einheitenübersicht unter dem Menüpunkt Details anzuzeigen.

Starten Sie den Bericht mit Drucken oder Vorschau. Hier sehen Sie die beteiligten Einheiten und deren Faktoren einzeln und in der Summe. Dieser Wert sollte mit dem Wert in der Wirtschaftsplanzeile übereinstimmen.

Vertragsausnahmen

Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auch auf die neuen Vorauszahlungen auswirken. Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.

Wichtig

Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis (DE) nicht möglich. Beachten Sie bitte beim Anlegen der Ausnahmen, dass in einem Wirtschaftsplan pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.

Wählen Sie über die Suche, z. B. die Tabelle Gewerbemietverträge, und öffnen anschließend denjenigen Gewerbemietvertrag, den Sie bearbeiten möchten. Im Mietvertrag öffnen Sie das Fenster Vertrag Ausnahmen.

Nähere Informationen über die Möglichkeiten und die Erstellung der Ausnahmen entnehmen Sie der Anwenderdokumentation Betriebskostenabrechnung.

Ausnahmen anwenden

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte kann mit einem Mausklick auf das Ergebnisfeld im Inforegister Bearbeitungsstatus, in der Zeile Ausnahmen angewendet das Fenster Wirtschaftsplan Ausnahmen geöffnet werden. Beim Holen der beteiligten Einheiten sind bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt worden.

In der Tabelle Wirtschaftsplan Ausnahmen wird über Alle Ausnahmen prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt erfasst bzw. eingespielt worden sind, können Sie diese in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü die Funktion Ausnahmen anwenden aktivieren. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen. Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Wenn Sie diese trotzdem noch ändern wollen, müssen Sie den Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein setzen. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewandten Ausnahmen können Sie anschließend in den Wirtschaftsplan Posten prüfen.

In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine Ausnahme von 80 % vereinbart. Der Betrag, der vom Mieter gezahlt werden muss, verringert sich so also um 20 %. Im Feld Ausnahme Betrag ist der dementsprechende Differenzbetrag ersichtlich.

Ausschlussbedingungen anwenden

Sie können bei Bedarf bestimmen, dass die Sollstellungen nur geändert werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden. Starten Sie dafür in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Ausschlussbed. anwenden den Bericht Abrechnung Ausschlussbedingungen f. neue VZ um nach Erstellung der neuen Vorauszahlungen Ausschlüsse für die Erstellung der neuen Sollstellungszeilen zu bestimmen.

Folgende Eingaben können vorgenommen werden:

Im Inforegister Einheitenvertrag können Sie den Bericht wahlweise z. B. für einzelne oder mehrere Debitoren, starten, um die Ergebnisse individuell zu filtern. Im Inforegister Abrechnungsart können Sie mittels des Filters weitere Auswertungsmerkmale bestimmen.

Berichtstexte

Öffnen Sie RE Berichtstexte. Die Berichtstexte sind Texte, die individuell in den Wirtschaftsplan eingestellt werden können. Dabei wird im Wirtschaftsplan unterschieden zwischen Vortext und Nachtext.

Der Vortext wird vor und der Nachtext nach den Kostenzeilen gedruckt. Sie können vordefinierte „Steuerelemente“ variabel mit Inhalten erweitern bzw. nach bestimmten Bedingungen (WENN) auswählen.

• Bedingte Auswahl, beginnend mit [WENN Sxxx: ……..:]
• Ersetzungen, beginnend mit [ERSETZE +xxxxx+]

Im Wirtschaftsplan sind „WENN Schleifen“ für die Behandlung der Texte, mit entsprechenden Bedingungen, hinterlegt. Diese sind fest eingebaut und werden beim Eintrag im Nachtext über Schleifen im Programm gesteuert. Bei Vortexten können sie nicht verwendet werden, da mehrere Beträge noch nicht berechnet sind, solange der Vortext aufbereitet wird. Folgende Filterkriterien werden dabei berücksichtigt:

• Mieter aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
• Eigentümer aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
• Lastschriftmandant vorhanden

Syntax: [WENN Sxxx : Kommentar:]

xxx: dreistellige Zahl der Bedingung.

Kommentar: kann aus beliebigen Hinweisen bestehen.

Die Markierung [WENN S001: Mieter… wird beim Drucken komplett unterdrückt. Damit der Ausdruck erfolgt, muss nach dem Kommentar ein Doppelpunkt „:“ und eine schließende eckige Klammer „]“ folgen. [WENN S001: Mieter aktuell:].

Jeder vordefinierten Bedingung [WENN] folgt eine dreistellige Zahl, beginnend mit einem führenden „S“. Alle Zeichen, die nach der Zahl kommen, sind nur Kommentare und dienen der Lesbarkeit im Berichtstexteditor.

Textersetzungen:

Syntax: [ERSETZE +XXXXX+]

XXXXX= Ersetzungswort, dabei muss auf die exakte Schreibweise geachtet werden. Die Begriffe sind als Platzhalter zu sehen und werden beim Druck durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

Wichtig

Die Markierung für die Bedingte Auswahl [WENN SXXX: :] muss immer ganz links in der Zeile stehen. Die Bedingungen sind, je nach Einsatzgebiet, vordefiniert und können nur aus der Tabelle der vorhandenen Möglichkeiten ausgewählt werden. Sie können also nicht freie Bedingungen wie z. B. „[WENN Kunde=’D00012’ UND Farbe=’BLAU’„] entwickeln!

Wirtschaftsplan drucken

Der Wirtschaftsplan kann entweder als Anlage zur Abrechnung oder mit einem separaten Anschreiben ausgedruckt werden. Folgende Schritte sind dafür auszuführen:

• Druckoptionen in der Wirtschaftsplan Objekt Karte überprüfen
• Belege erzeugen
• Freigabe zum Druck setzen
• PDF-Stapeldruck ausführen

Druckoptionen

Wählen Sie über die Suche die Tabelle Wirtschaftspläne und öffnen den Wirtschaftsplan und die zugehörige Aufgabenseite, die Sie bearbeiten möchten. In der Wirtschaftsplan Objekt Karte bestimmen Sie im Inforegister Druckoptionen welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Belege verwendet werden sollen. Aktivieren Sie zuvor den Bearbeitungsmodus.

Hinweis

Beachten Sie, dass bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge globale Belege als Anhang zum Wirtschaftsplan importiert werden können. Öffnen Sie per Drilldown die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage und starten Sie den Assistent über PDF Anlage hinzufügen.

Wirtschaftsplan prüfen

Schematischer Ablauf

flowchart TD
                A[Wirtschaftsplan anlegen] --> B[Beteiligte Einheiten holen]
                B --> C[Wirtschaftsplanzeilen holen]
                C --> D[Wirtschaftsplan berechnen]
                D --> E[Ausnahmen anwenden]
                E --> F[Ausschlussbedingungen anwenden]
                F --> G[Belege erzeugen]
                G --> H[Freigabe zum Druck]
                H --> I[Neue Sollstellungszeilen erzeugen]
                I --> J[Nachberechnung buchen]
                J --> K[sperren]

                classDef box fill:#1F3864,stroke:#1F3864,color:#fff

                class A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K box

Belege erzeugen

Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Anwenden von Ausschlussbedingungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt. Starten Sie die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen indem Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte entweder den Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja setzen oder im Menü über Belege erzeugen. Mit OK werden die Belege erzeugt.

Wichtig

Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange der Bearbeitungsstatus in Belege erzeugt auf Ja steht.

Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie über den Durchgriff im Ergebnisfeld der Zeile Belege erzeugt im Inforegister Bearbeitungsstatus öffnen.

Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über Berichte/Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg drucken bzw. in der Seitenansicht ansehen. In der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan können Sie über einen Mausklick auf das Ergebnis im Feld Anzahl Belege, die auf diesen Vertrag gefilterte RE Belegübersicht öffnen.

Hinweis

Bei allen zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt, sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.

Zusätzlich können Sie in der Einheit Wirtschaftsplan im Feld Anzahl Empfänger sehen, wie viele Empfänger den Wirtschaftsplan erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld gelangen Sie in die RE Belegempfänger Übersicht.

Hier werden Ihnen, gefiltert auf die entsprechende Einheit, die Empfänger angezeigt. Über den Datensatz können Sie die RE Belegempfänger Karte öffnen.

Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.

Wichtig

Wenn spätere Änderungen am Kontakt übernommen werden sollen, z. B. wegen Namensänderung, sind die Belege neu zu erzeugen.

Hinweis

Je nachdem welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf dem Wirtschaftsplan die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt. Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:

1. Verwaltungszuständigkeitseinheit
2. Mandatszuständigkeitseinheit

Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden deren Daten zusätzlich im Wirtschaftsplan angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandatszuständigkeitseinheit dargestellt.

RE Beleg

In der RE Belegübersicht (Inforegister Bearbeitungsstatus/Feldergebnis Belege erzeugt) öffnen Sie den RE Beleg. In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen. Sofern die RE Beleg Speicherform Kopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.

Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Zeilen, die zu Tabellen gehören sind für die Bearbeitung gesperrt, Vortexte und Nachtexte können bearbeitet werden solange die Freigabe für Druck im Register Bearbeitungsstatus noch nicht auf Ja gesetzt wurde.

Hinweis

Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.

Bei Bedarf kann ein manueller Seitenwechsel eingefügt werden. Markieren Sie dazu die entsprechende Zeile und klicken im Inforegister Belegzeilen auf die Funktion Seitenwechsel einfügen. Es wird vor die markierte Zeile eine neue Zeile eingefügt, die die Information [NEUE SEITE] enthält. Daran erkennt RELion, wo beim Druck des Belegs eine neue Seite begonnen werden soll. Wenn Sie den Dokument Titel einer Anlage zum Wirtschaftsplan manuell geändert haben, können Sie im Bericht Typ Anschreiben im Menüband über Anlagen aktualisieren, die Änderungen in den Anlagenblock übernehmen.

In der RE Belegübersicht können Sie ebenfalls im Menü über Anlagen aktualisieren diese Änderungen übernehmen.

Neuen Beleg erstellen

Zu den von RELion automatisch generierten Belege können Sie in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellen. Markieren Sie dazu die Zeile, dessen Debitor Sie einen zusätzlichen Beleg schicken wollen und starten über Belegkopf erstellen den Assistenten Neuen Belegkopf erstellen. Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zum Wirtschaftsplan und zur aktuellen RE Belegnr. angezeigt, an die das Dokument angehängt wird:

Mit Weiter gelangen Sie auf die Seite 2 des Assistenten mit dem Dateiimport:

Wählen Sie hier im Feld Dateianhang Name das gewünschte PDF aus. Tragen Sie im Feld Dokument Titel die Bezeichnung des Belegs ein. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Danach geben Sie noch bei Bedarf das entsprechende Belegdatum an, dies wird nur intern gespeichert. Mit Weiter gelangen Sie zur dritten Seite des Assistenten.

Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern wechseln. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.

Seitenansicht

Bevor Sie den Wirtschaftsplan ausdrucken, haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Belege in der Seitenansicht zu überprüfen. Rufen Sie bei den einzelnen RE Belegen über Berichte/Drucken den jeweiligen Report auf. Hier können Sie dann über Vorschau die Druckvorschau öffnen:

Wenn die Freigabe für den Druck noch nicht gegeben ist, wird ein vorläufiger Druck des Wirtschaftsplans erstellt. Auch archivieren ist ohne Freigabe zum Druck nicht möglich.

PDF-Stapeldruck

In Wirtschaftsplan Objekt Karte öffnen Sie zum Ausdruck der erzeugten Belege über Drucken die RE Berichtsauswahl. Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF-Stapeldruck zusammengefügt. Sie haben somit die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie den gesamten Wirtschaftsplan mit allen Anlagen über den Report 5052546 PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Report 5164010 RE Beleg Brief ausdrucken wollen. Markieren Sie den Report 5052546 PDF Stapeldruck Wirtschaftsplan und öffnen diesen mit OK.

In diesem Fall wird nicht archiviert, da das Archivsystem nicht aktiviert ist.

Bei der Verarbeitung wird der Wirtschaftsplan nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei können Sie dann im Anschluss drucken und/oder speichern. Sie können im Inforegister Optionen einen Drucker im Feld Druckaufbereitung für auswählen. Damit können Sie die Information hinterlegen, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern Sie das optionale Deckblatt mit erzeugen lassen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK. In dem erzeugten PDF können Sie dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigieren.

Nachberechnung

Wenn ein Wirtschaftsplan für ein laufendes Wirtschaftsjahr erstellt wird, haben Sie die Möglichkeit die bereits laufenden Planungsperioden zu korrigieren. In diesem Fall wird der Vorauszahlungsbetrag für den Nachberechnungszeitraum mit den tatsächlich sollgestellten Beträgen verglichen und die Differenz beim Buchen der Nachberechnung in ein Buchblatt gestellt.

Hinweis

Bei der Erstellung einer Nachberechnung ist darauf zu achten, dass in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Allgemein im Feld Sollstellung ab das Datum eingetragen ist, zu dem die nächste Sollstellung erstellt werden soll.

Aktivieren Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte, bevor Sie den Wirtschaftsplan berechnen, im Inforegister Nachberechnung das Feld Nachberechnung. Dadurch wird das Feld Nachberechnung ab aktiv. Hier geben Sie das Datum ein, ab dem die Nachberechnung wirksam werden soll (z. B. 01.01.2019).

Nachberechnung drucken

Beim Druck des Wirtschaftsplans, wird bei aktiver Nachberechnung im detaillierten Wirtschaftsplan pro Abrechnungsart ein eigener Block angedruckt. Dort werden die bei der Nachberechnung zu berücksichtigenden, bereits geforderten Sollstellungen ausgewiesen. Die neuen Vorauszahlungen werden dargestellt und die bereits sollgestellten Beträge abgezogen. Der dabei entstehende Differenzbetrag wird dann beim Buchen der Nachberechnung ins Buch.-Blatt gestellt.

Hinweis

Beim Erzeugen der Belege werden die Nachberechnungen jeweils aktualisiert. Es ist deswegen zwingend erforderlich, dass vor dem Buchen der Nachberechnung die Belege neu erzeugt werden, falls in der Zwischenzeit neue Sollstellungen gebucht wurden.

Beispiel: Der erste Ausdruck des Wirtschaftsplans war am 14.08.16. Der Wirtschaftsplan wurde noch nicht gebucht, am 01.09.16 findet die Sollstellung für den September statt. Im Wirtschaftsplan werden noch einige Werte angepasst sodass der endgültige Wirtschaftsplan erst am 29.09.16 gedruckt und versandt wird. In diesem Falle wird beim Erzeugen der Belege die Nachberechnung aktualisiert. D. h., die Sollstellung vom 01.09.16 wird mitberücksichtigt. Es ist jeweils zu prüfen ob auch der Nachberechnungszeitraum nachträglich angepasst werden muss.

Nachberechnung buchen

Um die ermittelte Nachberechnung zu buchen, starten Sie aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Wirtschaftsplan Objekt Karte über Nachberechnung buchen den Bericht Wirtschaftsplan Nachberechnung buchen. Über die Felder Buch.-Blatt Vorlagenname und Buch.-Blatt Name im Inforegister Optionen bestimmen Sie, in welches Buchblatt die Differenzen eingestellt werden sollen. Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.

Nach Beendigung des Vorgangs, wird die Buch.-Blatt Vorlage geöffnet. Wählen Sie das zuvor angegebene Buch.-Blatt aus, um die eingestellten Differenzen zu überprüfen und zu buchen.

Vertragswechsel nachtragen

In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass ein Vertragswechsel erst dann bekannt wird, wenn die Wirtschaftspläne bereits soweit bearbeitet sind, dass bereits die Belege erzeugt worden sind.

1. Öffnen Sie die Tabelle Wirtschaftspläne.
2. Öffnen Sie die Wirtschaftsplan Objekt Karte des Wirtschaftsplans, den Sie bearbeiten möchten.

In der Wirtschaftsplan Objekt Karte öffnen Sie im Menüband über Vertragswechsel nachtragen den Bericht Wirtschaftsplan Vertragswechsel nachtragen. Mit dem Bericht kann für eine oder mehrere Wirtschaftspläne geprüft werden, ob Vertragswechsel nachzutragen sind. Zunächst wird geprüft, ob die Wirtschaftspläne bereits berechnet sind und die Belege erzeugt wurden.In den Wirtschaftsplanzeilen muss mindestens eine Abrechnungsart vorkommen, die auf den aktuellen Vertragspartner umgelegt wird. Ist dies der Fall werden die Einheiten untersucht und neue Einheitenverträge in die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan nachgetragen. Die Wirtschaftsplanposten werden auf die neue Einheit übertragen und anschließend für die alte und neue Einheit die Belege neu erzeugt.

Hinweis

Beachten Sie, dass ggf. manuell angefügte Belege nicht auf die neue Einheit übertragen werden!

Ergebnisse löschen

Im Menü der Wirtschaftsplan Objekt Karte können Sie im Menüband die Funktion Wirtschaftsplan Ergebnisse löschen die Ergebnisse eines erstellten Wirtschaftsplans löschen. Der Aufruf der Funktion öffnet eine Sicherheitsabfrage:

Hinweis

Dieser Aufruf kann nur gestartet werden, wenn die Belege noch nicht erzeugt sind. Sie können die Ergebnisse auch löschen indem Sie das Feld Wirtschaftsplan berechnet auf der Wirtschaftsplan Objekt Karte durch Anklicken zurücksetzen.

Einheitenstorno

Der Einheitenvertragsstorno wird durch den vorhandenen Wirtschaftsplan zu Einheitenverträgen blockiert. Im Vertragsmanagement kommt es gelegentlich vor, dass ein Einheitenvertrag storniert werden muss, weil er z. B. irrtümlich angelegt wurde. Dazu werden einige Prüfungen durchlaufen, die die Möglichkeit einer Stornierung prüfen. Sind bereits Wirtschaftspläne zu der betroffenen Einheit erstellt, wird der Storno blockiert. Sollte der Wirtschaftsplan noch nicht fertig bearbeitet worden sein, muss er so weit zurückgesetzt werden, dass die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan leer ist. Dazu bitte in umgekehrter Reihenfolge die Bearbeitungsstatusfelder auf Nein setzen.

Wenn im Wirtschaftsplan bereits Sollstellungen erstellt worden sind, ggf. Nachberechnungen gebucht wurden und der Wirtschaftsplan gesperrt ist. muss dies über die Storno-Funktion in der Seite Einheit Wirtschaftsplan durchgeführt werden.

Die betroffene Einheit Wirtschaftsplan wird mit den darunter liegenden Berechnungsergebnissen und Belegen gelöscht und in einer Tabelle Stornierte Einheiten Wirtschaftsplan gekennzeichnet. Eine Weiterbearbeitung des betroffenen Wirtschaftsplans ist nicht mehr möglich, er bleibt bis zur endgültigen Löschung durch das Datenbereinigungstool erhalten. Der Storno weiterer Einheit Wirtschaftspläne ist möglich.

Wählen Sie in der Seite Einheit Wirtschaftsplan die gewünschte Einheit aus und starten die Aktion Storno:

Es erscheint eine detaillierte Aufzählung, welche Folgen der Storno der Einheit Wirtschaftsplan hat:

Wenn Sie die Aktion mit Ja bestätigen, werden die Ergebnisse zu dieser Einheit aus dem Wirtschaftsplan entfernt und ein Eintrag in die Tabelle Wirtschaftsplan Stornierte Einheiten geschrieben.

Sie finden diese in der Wirtschaftsplankarte im Inforegister Sonstige über den Drilldown auf das Feld Anzahl stornierte Einheiten.

Anschließend können Sie den Storno im Vertrag erneut starten.

Datenpool

Einführung

Für die Bereitstellung von Daten für die Abrechnung bzw. für den Wirtschaftsplan gibt es eine neue Möglichkeit, die es ermöglicht Werte aus Drittsystemen bereitzustellen, ohne dass aufwändig Buchungsstoff erzeugt werden muss. Folgende Szenarien werden hier als Beispiel aufgeführt.

1. Sie beginnen mit RELion neu, benötigen aber für das abgelaufene Jahr noch Informationen zu den einzelnen Buchungen wie Sollstellungen und Aufwände aus Einkaufsrechnungen und -Gutschriften. Die Datenübernahme erfolgt i.R. anhand der Saldenübernahme zum Jahresende, die Einzelbuchungen aus den vergangenen Perioden sind aber nicht in Form von einzelnen Buchungen enthalten.

2. Ein Objekt wurde neu in die Verwaltung übernommen, für das sie noch für das vergangene Jahr für die Abrechnung benötigen.

3. Sie arbeiten mit dem Kredit Manager (Fa. Lang). Dieser verwaltet Tilgungspläne und stellt neben den Buchungen für die Fibu auch detaillierte Werte für die einzelnen Einheitenverträge zur Verfügung. Diese detaillierten Werte werden über den Datenpool bereitgestellt.

In der folgenden Beschreibung wird vor allem auf die Optionen Vorauszahlung Vorsystem und Aufwand Vorsystem eingegangen.

Unterschied zur bisherigen Methode über manuelle Änderungen

Bisher konnten die genannten Fälle über manuelle Eingaben in den Abrechnung Vorauszahlungen bzw. direkt in den Abrechnungszeilen abgedeckt werden. Problematisch dabei ist neben dem hohen Aufwand und der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben die Tatsache, dass die manuellen Eingaben verloren gehen, wenn die Schritte Vorauszahlungen holen oder Abrechnungszeilen holen rückgängig gemacht und neu geholt werden.

Alle Werte im Datenpool werden dauerhaft vorgehalten und liegen zunächst einmal außerhalb der Abrechnungskarte bzw. Wirtschaftsplankarte. Die Infobox Werte im Datenpool verdeutlicht dies noch einmal.

Unterjährige Übernahmen

Objekte werden meistens nicht passend zum Ende einer Abrechnungsperiode übernommen. Das heißt, Sie müssen teilweise Werte aus dem Vorsystem übernehmen, teilweise haben Sie bereits Buchungsstoff in RELion erzeugt. Dieses Szenario lässt sich über den Datenpool darstellen. Die Herkunft der Werte lassen sich dann detailliert nachvollziehen.

Vorbereitung

Bevor Sie mit dem Datenpool beginnen, blenden Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte bzw. Abrechnung Objekt Karte über personalisieren die Infobox Werte im Datenpool ein.

In der Infobox werden Darlehenswerte, Heizkostenzeilen, Anzahl PDF-Anhänge dargestellt, da diese auch Werte von extern für die Abrechnung bereitstellen. Dies dient nur der Übersicht.

Wenn die Daten entsprechend bereitgestellt wurden, werden die Werte automatisch beim Abrechnungszeilen holen und beim Vorauszahlungen holen berücksichtigt und gleichrangig wie gebuchte Werte behandelt.

Vorauszahlung Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten von gebuchten Sollstellungen für die Abrechnung ermöglicht das Bereitstellen der Werte auf Buchungsebene oder auch zusammengefasst für den Abrechnungszeitraum. Aktuell gibt es keine Auswertung auf Leistungszeitraum, ausschließlich über Fälligkeitsdatum.

Aufwand Vorsystem für Abrechnung

Das Holen von Werten für die Abrechnung kann sowohl vorverteilte Werte pro Einheit als auch Werte, die über Abrechnungskreis und Verteilcode umzulegen sind verarbeiten. Entscheidend ist das Feld Einheitennr.

Bitte achten Sie darauf, dass die Objektkonten analog eingerichtet sind.

Konten mit Festwertzeilen benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Festwert. Konten für die Umlage von Werten über Verteilcode und Abrechnungskreis benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Zeitanteilig.

Darlehenswerte für Wirtschaftsplan

Beispiel:

Abrechnung Werte über die WEG-Mietkoppelung holen

Die Grundlagen für dieses Datenmodell sind in der Dokumentation RELion Gemischte Objektverwaltung (in Bearbeitung)beschrieben. Der Hintergrund ist die Verwaltung eines Objekts sowohl als Mietobjekt als auch als WEG-Objekt. Nach dem Erstellen des WEG-Objekts findet die Buchhaltung und damit das Sammeln der Kostenbuchungen im WEG Objekt statt. Die Abrechnung des Mietobjekts basiert auf den Werten aus der WEG. Das Holen der Werte findet automatisch beim Holen der Abrechnungszeilen statt.

Voraussetzung dafür ist die Verbindung zum WEG Objekt über die Felder im Inforegister Datenquellen und das Vorhandensein der Abrechnungszeilen inklusive der Detailwerte in der zugehörigen WEG-Abrechnung. Die Abrechnungscodes müssen übereinstimmen.

Es ist zu beachten, dass manuell geänderte Beträge in den Abrechnungszeilen der WEG Abrechnung nicht verarbeitet werden. Die Übernahme der Werte basiert auf dem Kopieren der Abrechnung Detailzeilen, d.h. man benötigt dort Buchungen oder Werte aus Vorsystem.

In der Abrechnungskarte der Mietabrechnung müssen die Felder Quellmandant, Quell Eigentümer / Mieter, Quelle Objektnr. gefüllt sein. Dies geschieht bei richtiger Einrichtung beim Erstellen der Abrechnungskarte automatisch. Die Beziehung zum Quellobjekt muss “Koppelung WEG-Mietobjekt“ sein.

Es werden nur Werte zu umlagefähigen Konten kopiert (Feld „Nicht umlagefähig“ auf NEIN). Nicht umlagefähige Kosten bleiben beim Eigentümer.

Sofern sich die Kontenrahmen in der WEG und der Miete unterscheiden, kann mit einer Kontenübersetzung gearbeitet werden.