Kreditorische Verträge

• 1: Einrichtung und Vertragskarte
• 2: Vertragsklasse Servicevertrag
• 3: Vertragsklasse Versorgervertrag
• 4: Weiterführende Themen
• 5: Häufige Fragen und Beispiele

1 - Einrichtung und Vertragskarte

Einführung

Das Modul ermöglicht die strukturierte Abbildung und Verwaltung von vertraglichen Geschäftsbeziehungen im kreditorischen Bereich in RELion. Es dient der zentralen Erfassung und Steuerung wiederkehrender Zahlungsverpflichtungen gegenüber Lieferanten, Dienstleistern und Vertragspartnern.

In kreditorischen Verträgen lassen sich unter anderem folgende Informationen hinterlegen:

• Zuordnung zu Objekten und Einheiten
• Vertragsbeginn und Vertragsende
• Zahlungs- und Abrechnungsinformationen
• Je nach Vertragsklasse zusätzliche Verknüpfungen, z. B. zu Ausstattungen oder Zählern

Die folgenden Funktionen zeichnen kreditorische Verträge besonders aus:

• Erstellung von Dauerzahlungen direkt aus dem Vertrag heraus
  Die Vertragsdaten können unmittelbar zur Erstellung von Dauerzahlungen verwendet werden. Die Abwicklung erfolgt anschließend über das angebundene Dauerzahlungsmodul.
• Erstellung von Beauftragungen aus dem Vertrag
  Für geeignete Vertragsklassen lässt sich direkt aus dem Vertrag eine Beauftragung erzeugen (ausgenommen Versorgerverträge).
• Verknüpfung von Einkaufsbelegen
  Einkaufsrechnungen und -gutschriften können mit dem Vertrag verknüpft werden, um die kaufmännische Abwicklung vollständig abzubilden.

Kreditorische Verträge werden in verschiedene Vertragsklassen unterteilt, die sich an der Art der Geschäftsbeziehung orientieren. Die erste Vertragsklasse ist der Versorgervertrag:

Einrichtung

RE Vertrag Einrichtung – Inforegister Nummerierung

Im Inforegister Nummerierung erfolgt die Auswahl der hinterlegten Nummernserie für kreditorische Verträge. Die Nummernserie ist vorab auf der Seite Nummernserie zu definieren und wird hier dem Vertragstyp zugeordnet.

Vertragsarten

Die Einrichtung kreditorischer Vertragsarten ist erforderlich, um unterschiedliche Vertragstypen innerhalb des Systems eindeutig zu klassifizieren. Über die Suche wird die Tabelle Kreditorische Vertragsart geöffnet. In dieser Tabelle können – abhängig vom Bedarf – verschiedene Vertragsklassen angelegt werden. Diese lassen sich zusätzlich über einen Code weiter untergliedern.

Versorgungstypen

In der Tabelle Versorgungstypen kann eine beliebige Anzahl unterschiedlicher Versorgungsarten angelegt werden. Die hier definierten Versorgungstypen stehen anschließend im kreditorischen Vertrag zur Auswahl zur Verfügung.

Vertragskarte

Die Seite Kreditorische Verträge wird über die Suche geöffnet. Über die Funktion Neu kann ein neuer kreditorischer Vertrag angelegt werden. Ein Assistent unterstützt bei der Eingabe der erforderlichen Vertragsdaten. Wird im Assistenten die Vertragsart Versorgervertrag gewählt, erfolgt vor der finalen Erstellung der Vertragskarte eine Abfrage, ob der Vertrag als Vorauszahlungsvertrag angelegt werden soll. Nur bei Bestätigung mit Ja stehen im Vertrag die Funktionen Dauerzahlung inklusive Schlussrechnung zur Verfügung.

Diese Einstellung wird insbesondere für Versorgerverträge empfohlen, bei denen:

• eine oder mehrere Abschlagszahlungen im Voraus erfolgen und
• am Ende der Abrechnungsperiode eine Schlussrechnung oder Schlussgutschrift erstellt wird.

Wichtig

Die Funktionalität Vorauszahlungsvertrag, einschließlich der Möglichkeit, Dauerzahlungen mit einer Schlussrechnung abzuschließen, steht ausschließlich für die Vertragsklasse Versorgervertrag zur Verfügung. Diese Option kann nur geändert werden, solange noch keine Vertragszeile existiert.

Inforegister Allgemein

Das Inforegister Allgemein umfasst folgende Felder und Eingabemöglichkeiten:

Inforegister Zeilen

In den Vertragszeilen können mehrere Leistungen eines Kreditors erfasst werden. Diese Leistungen können sich auf unterschiedliche Objekte beziehen, müssen jedoch derselben Zuständigkeitseinheit (Haupt‑Objekt aus dem Vertragskopf) zugeordnet sein.

Übersicht der wichtigsten Felder:

Aktionen auf Zeilenebene

Im Menü Verwalten stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Zeile manuell abschließen
• Neue Zeile erfassen
• Zeile löschen

Das manuelle Abschließen einzelner Vertragszeilen ist möglich, sofern dies nicht durch die Erstellung einer Schlussrechnung aus der Dauerzahlung erfolgt (nur bei Versorgerverträgen). Kreditorische Verträge arbeiten mit dem Modul Dauerzahlungen zusammen.

Für jede Vertragszeile kann eine Dauerzahlung erzeugt werden, um wiederkehrende Zahlungen abzubilden.

Die Erstellung erfolgt über die Aktion Dauerzahlung erstellen. Dabei wird automatisch eine Dauerzahlungskarte mit Terminen und allen relevanten Daten angelegt. Über das Feld Dauerzahlung Nr. oder die Funktion Dauerzahlung öffnen kann diese Karte aufgerufen werden.

Weiterführende Informationen sind in der Dokumentation Dauerzahlungen enthalten.

Inforegister Abgeschlossene Zeilen

Sobald eine Vertragszeile beendet wird – entweder manuell oder durch Erstellung einer Schlussrechnung (Versorgervertrag) –, wird sie nicht mehr im Inforegister Zeilen, sondern im Inforegister Abgeschlossene Zeilen angezeigt.

Inforegister Zahlung

Im Inforegister Zahlung werden bei der Anlage des kreditorischen Vertrags die Zahlungsdaten des gewählten Kreditors automatisch validiert.

Abweichende oder ausschließlich vertragsbezogene Zahlungsinformationen können hier gepflegt werden. Diese Daten werden aus dem Vertrag in die zugehörige Dauerzahlung übernommen.

Inforegister Kündigung

Die Felder Gekündigt am und Gekündigt zum bleiben auch nach Eintrag eines Kündigungsdatums editierbar, sodass eine Kündigung bei Bedarf zurückgenommen oder korrigiert werden kann. Beide Felder lassen sich zusätzlich über Personalisierung/Spalteneinblendung in der Liste der kreditorischen Verträge anzeigen; standardmäßig sind sie dort ausgeblendet.

Die Validierung zum Vertragsende in den Vertragszeilen erzeugt ausschließlich bei fachlich inkonsistenten Konstellationen eine Fehlermeldung.

Kündigungsklauseln

Für kreditorische Verträge steht die Tabelle Kündigungsklauseln zur Verfügung, über die sich Kündigungsklauseln strukturiert erfassen lassen.

Felder der Tabelle Kündigungsklauseln

Kündigung Infobox

Die Infobox Kündigung zeigt die relevanten Kündigungsinformationen auf der Liste und der Vertragskarte der kreditorischen Verträge an. Sie ist standardmäßig ausgeblendet und kann über die Personalisierung manuell eingeblendet werden.

Kontierung und Verteilung an der Vertragszeile

An einer aktiven Vertragszeile eines kreditorischen Vertrags kann eine Verteilung inklusive vollständiger Kontierungsinformationen hinterlegt werden. Dies wird beispielsweise für Rechnungen von Versorgern (z. B. Gemeinden für Grundsteuer, Wasser, Abwasser) genutzt, wenn diese mehrere Positionen enthalten, die auf unterschiedliche Konten gebucht werden müssen.

Kontierungsvorgaben aufrufen

Über die Aktion Kontierungsvorgaben auf der Vertragszeile öffnet sich eine Übersicht, in der eine oder mehrere Kontierungszeilen gepflegt werden können.

Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn an der Vertragszeile folgende Angaben hinterlegt sind:

• E/M-Kennzeichen
• Objekt
• Betrag brutto

Kontierungszeilen erfassen

In der Übersicht stehen u. a. folgende Felder zur Verfügung:

• Objektkonto
• Beschreibung
• Betrag brutto
• Verteilung % – zeigt an, wie viel Prozent diese Kontierungszeile zum Gesamtbetrag der Vertragszeile beiträgt. Der Gesamtbetrag der Vertragszeile (Betrag brutto) entspricht dabei 100 %. Das Feld wird automatisch berechnet, ist nicht editierbar und wird standardmäßig unmittelbar nach dem Feld Betrag brutto angezeigt.
• Abrechnungskreis
• Geschäftsbuchungsgruppe
• Produktbuchungsgruppe
• MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe
• MwSt.-Produktbuchungsgruppe
• Regel für die automatische Weiterbelastung

Die § 35a-Felder (z. B. haushaltsnahe Beschäftigung/Dienstleistung, Handwerkerleistung) sind nur editierbar, wenn beim gewählten Objektkonto das Feld Beträge § 35a zulässig auf Ja gesetzt ist.

Kontierungsdialog schließen

Beim Schließen des Kontierungsdialogs wird geprüft, ob die Summe der Beträge aller Kontierungszeilen dem Betrag brutto der Vertragszeile entspricht. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung, und der Dialog kann nicht geschlossen werden.

Weiterverwendung der Kontierungsinformationen

Verwendung in der Dauerzahlung

Die hinterlegten Kontierungsinformationen werden in die Vorgabeverteilung der Dauerzahlung übernommen.

Abgeschlossene Vertragszeile

Bei einer abgeschlossenen Vertragszeile können die hinterlegten Kontierungsinformationen weiterhin über eine eigene Aktion eingesehen, jedoch nicht mehr geändert werden.

Beim Kopieren einer Vertragszeile über Vertrag fortschreiben werden deren Kontierungsinformationen übernommen und bleiben von späteren Änderungen der Vorgabeverteilung der Dauerzahlung unberührt. Diese Funktion steht ausschließlich beim Versorgervertrag zur Verfügung.

2 - Vertragsklasse Servicevertrag

Einführung

Serviceverträge werden über die Tabelle Kreditorische Verträge mit der Vertragsklasse Servicevertrag erfasst und verwaltet.

Damit ein Servicevertrag angelegt werden kann, muss in der Tabelle Kreditorische Vertragsart ein Datensatz mit der Vertragsklasse Servicevertrag existieren.

Servicevertrag anlegen und verwalten

Servicevertrag erfassen

Zur Erfassung und Verwaltung von Serviceverträgen steht eine eigene Seite zur Verfügung. Der Aufbau entspricht dem des Versorgervertrags, unter anderem hinsichtlich der Logik aktiver und abgeschlossener Vertragszeilen.

Dauerzahlung

Aus einer Vertragszeile kann für wiederkehrende Zahlungen eine Dauerzahlung erstellt und geöffnet werden. Für Serviceverträge wird ausschließlich die Dauerzahlung genutzt; es gibt keine Verknüpfung vom Vertrag zu den wiederkehrenden Buchblättern. Weitere Informationen siehe unter Dauerzahlung.

Beauftragung

Zunächst werden alle Vertragszeilen markiert, die in die Beauftragung übernommen werden sollen. Anschließend wird die Funktion Beauftragung erstellen gewählt. Es wird eine Einkaufsbestellung erzeugt, deren Zeilen aus den markierten Vertragszeilen bzw., wenn vorhanden, aus den hinterlegten Kontierungsvorgaben übernommen werden. Beauftragungen (Einkaufsbestellungen) können direkt über die Infobox durch Klick auf die Ziffer geöffnet werden.

Kreditorischer Vertrag verknüpfen

Über die Schaltfläche Kreditorischer Vertrag verknüpfen auf der Einkaufsrechnung kann diese mit dem zugehörigen Vertrag verknüpft werden.

Hinweis

Die Funktion steht ausschließlich für Serviceverträge zur Verfügung.

Der Servicevertrag selbst besitzt keinen eigenen Status. Statusinformationen sind stattdessen an den zugehörigen Belegen (z. B. Einkaufsrechnung, Dauerzahlung) ersichtlich.

3 - Vertragsklasse Versorgervertrag

Überblick

Die Versorgerverträge ermöglichen eine strukturierte, digitale und nachvollziehbare Verwaltung von Strom‑, Gas‑ und Wasserverträgen einschließlich aller Prozesse und Abrechnungen.

Die Abrechnung eines Versorgervertrags ist dadurch gekennzeichnet, dass sie sich aus regelmäßigen Abschlagszahlungen und einer periodischen Schlussrechnung zusammensetzt. Während der Vertragslaufzeit werden in der Regel monatliche Abschläge geleistet. Diese basieren auf prognostizierten Verbrauchswerten und werden unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch erhoben.

Am Ende eines Abrechnungszeitraums erstellt der Versorger eine Schlussrechnung, in der der tatsächlich angefallene Verbrauch anhand von Zählerständen oder Schätzungen ermittelt wird. Die daraus resultierenden Gesamtkosten werden den bereits geleisteten Abschlagszahlungen gegenübergestellt. Abhängig vom Ergebnis ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder eine Gutschrift. Gleichzeitig legt der Versorger auf Basis der ermittelten Verbrauchswerte neue Abschlagsbeträge für die folgende Abrechnungsperiode fest.

Besonderheiten ergeben sich daraus, dass Abrechnungszeiträume häufig nicht mit Kalender‑ oder Nutzungszeiträumen übereinstimmen. Kosten müssen daher teilweise zeitlich oder sachlich abgegrenzt und aufgeteilt werden. Die Kombination aus Abschlagszahlungen, verbrauchsabhängiger Schlussabrechnung sowie der Anpassung zukünftiger Abschläge bildet das zentrale Merkmal der Versorgerabrechnung.

Die Belieferung mit den genannten Medien erfolgt auf Grundlage von Verträgen mit den jeweiligen Lieferanten. Die im Verlauf einer Abrechnungsperiode eingehende Schlussrechnung wird zentral verarbeitet und mit den bereits geleisteten Abschlagszahlungen abgeglichen. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, ob sich aus der Abrechnung eine Nachzahlung oder eine Gutschrift ergibt. Gleichzeitig dient die Schlussrechnung als Grundlage für die Fortschreibung oder Anpassung zukünftiger Abschlagszahlungen.

Durch die einheitliche Abbildung aller relevanten Belege und Zahlungsbewegungen entsteht ein konsistenter Überblick über Abschlagszahlungen, Schlussabrechnungen und Zahlungsverkehr. Der Anwender wird dabei unterstützt, Abrechnungen korrekt nachzuvollziehen, Zahlungsflüsse transparent zu steuern und den Versorgervertrag über den gesamten Lebenszyklus hinweg übersichtlich zu verwalten. Die Vertragsklasse Versorgervertrag bildet die beschriebenen Funktionalitäten vollständig ab.

Prozessablauf

Dauerzahlung erstellen

Charakteristisch für einen Versorgervertrag ist die Abrechnung über Abschlagszahlungen mit einer Schlussrechnung am Ende der Abrechnungsperiode. Für jede Schlussrechnung wird im Versorgervertrag eine eigene Vertragszeile angelegt.

Nach Erfassung aller erforderlichen Informationen im Vertragskopf sowie in der jeweiligen Vertragszeile wird eine Dauerzahlung erstellt.

Wesentliche Felder hierfür sind:

• Betrag brutto
• Nächstes Abrechnungsdatum
• Ende Abrechnungszyklus
• Abrechnungszyklus
• Zahlungsrhythmus

Diese Angaben bilden die Grundlage für die Ermittlung und Buchung der Abschlagszahlungen. Kann der Gesamtbetrag nicht gleichmäßig auf die einzelnen Zahlungstermine verteilt werden, entstehen bei einzelnen Terminen Abweichungen.

Die im Inforegister Zahlung hinterlegten Informationen werden ebenfalls in die Dauerzahlung übernommen. Das Feld Nächstes Abrechnungsdatum definiert sowohl das erste Buchungsdatum als auch den zugehörigen Leistungszeitraum.

Die erstellte Dauerzahlung kann nachträglich bearbeitet werden. Nach der Freigabe werden die einzelnen Zahlungstermine gebucht. Die weitere Verarbeitung erfolgt über das Modul Dauerzahlungen gemäß dem Standardprozess.

Dauerzahlung – Einkaufsbeleg zuordnen und abstimmen

Am Ende der Abrechnungsperiode geht eine Schlussrechnung oder eine Gutschrift des Versorgers ein. Dieser Beleg wird über die bestehende Dauerzahlung verarbeitet.

Hierfür steht die Aktion EK‑Beleg zuordnen und abstimmen oder alternativ EK‑Beleg zuordnen zur Verfügung. Nach der Zuordnung ist die Dauerzahlung mit dem Einkaufsbeleg verknüpft. Der Beleg kann direkt aus der Dauerzahlung heraus geöffnet werden.

Zur weiteren Verarbeitung der Schlussrechnung wird die Aktion Schlussrechnung abstimmen verwendet. Dabei öffnet sich ein Fenster, in dem folgende Informationen erfasst werden:

• Werte der abgerechneten Periode
• Neue Abschlagszahlungen für die folgende Abrechnungsperiode

Diese Angaben dienen sowohl der fachlichen Prüfung der Schlussrechnung als auch der Vorbereitung einer neuen Vertragszeile für die nächste Abrechnungsperiode inklusive neuer Dauerzahlung.

Im Anschluss kann automatisch eine neue Vertragszeile für die Folgeperiode angelegt werden. Die grün markierten Felder dienen ausschließlich der Belegprüfung und sind optional. Die orange markierten Felder sind für den Prozess zwingend erforderliche Pflichtfelder.

Nach Bestätigung mit OK erfolgt eine Abfrage, ob die erfassten Werte in die Schlussrechnung übernommen werden sollen.

Bei Auswahl von Ja kann die Funktion Schlussrechnung abstimmen bei Bedarf erneut aufgerufen werden, um Korrekturen vorzunehmen. Eine erneute Zuordnung zu einem anderen Einkaufsbeleg ist danach nicht mehr möglich.

Die eingegebenen Informationen werden in der Dauerzahlung gespeichert und in einer Infobox angezeigt.

Zusätzlich werden die Informationen im Einkaufsbeleg hinterlegt, einschließlich der Vertragsnummer. Befindet sich der Beleg im Genehmigungsprozess, stehen diese Informationen auch dem Genehmiger zur Verfügung.

Die Aktion kann mehrfach ausgeführt werden. Nach der Fortschreibung des Vertrags sind an dieser Stelle keine Änderungen mehr möglich.

Dauerzahlung – Vertrag fortschreiben

Zur Generierung einer neuen Vertragszeile wird in der Dauerzahlung die Aktion Vertrag fortschreiben gewählt.

Die abgerechnete Vertragszeile wird dabei als abgeschlossen gekennzeichnet und in den Bereich Abgeschlossene Zeilen verschoben. Gleichzeitig wird eine neue Vertragszeile erzeugt, die auf den Daten der vorherigen Zeile basiert und die im Rahmen der Schlussrechnung erfassten Informationen übernimmt. Anschließend wird für diese neue Vertragszeile erneut eine Dauerzahlung erstellt und der Prozess beginnt von vorn.

Es wird vorausgesetzt, dass der Rechnungsbetrag der Schlussrechnung bzw. der Gutschrift dem tatsächlich zu zahlenden Betrag entspricht. Die Rechnung durchläuft den regulären Prozess aus Genehmigung, Buchung und Zahlung. Für Gutschriften gilt derselbe Ablauf.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Gutschrift mit der nächsten Dauerzahlung zu verrechnen. In diesem Fall werden die Abschlagszahlungen der neuen Dauerzahlung entsprechend reduziert.

Wird eine neue Dauerzahlung aus einer Vertragszeile erstellt, die durch Vertrag fortschreiben generiert wurde, prüft das System automatisch, ob noch offene Gutschriften aus der letzten Schlussrechnung bestehen. Ist dies der Fall, wird eine Abfrage angezeigt. Der Anwender entscheidet, ob die Gutschrift mit der neuen Dauerzahlung verrechnet werden soll. Bei Auswahl werden die ersten Abschläge entsprechend reduziert.

Wird eine Vertragszeile mittels der Schaltfläche Vertrag fortschreiben auf der Dauerzahlungskarte aus einer bestehenden Vertragszeile kopiert, werden deren Kontierungsinformationen ebenfalls übernommen. Änderungen, die anschließend an der Vorgabeverteilung der Dauerzahlung vorgenommen werden, wirken sich nicht auf die Kontierungsinformationen der Vertragszeile aus.

Versorgervertrag – Inforegister Zähler

Über das Feld Zählerstamm Nr. wird die Liste der verfügbaren Zählerstämme geöffnet. Der gewünschte Zähler kann dort ausgewählt werden. Die zugehörigen Felder im Versorgervertrag werden automatisch aus der Zählerstammkarte übernommen. Dabei wird der zuletzt gültige Ablesewert berücksichtigt.

Auf der Zählerstammkarte wird im Inforegister Belege der zugehörige kreditorische Vertrag hinterlegt.

4 - Weiterführende Themen

Rechnungen und Gutschriften verknüpfen

Im Arbeitsalltag kann es vorkommen, dass zu einem bestehenden Versorgervertrag nachträglich eine Korrekturrechnung oder eine Gutschrift vom Versorger eingeht. Um diese Belege einem bestehenden kreditorischen Vertrag zuzuordnen, steht in den relevanten Einkaufsbelegen die Funktion Kreditorischen Vertrag verknüpfen zur Verfügung.

Diese Funktion ermöglicht eine nachträgliche manuelle Zuordnung, sofern eine automatische Verknüpfung über eine Dauerzahlung (wie bei Vorauszahlungsverträgen üblich) nicht erfolgen konnte.

Folgende Belegarten können nachträglich einem kreditorischen Versorgervertrag zugeordnet werden:

• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift
• Gebuchte Einkaufsrechnung
• Gebuchte Einkaufsgutschrift

Die Zuordnung erfolgt jeweils direkt aus dem betreffenden Einkaufsbeleg heraus.

Vorgehensweise zur Verknüpfung

• Öffnen des relevanten Einkaufsbelegs (z. B. Einkaufsrechnung oder Einkaufsgutschrift).
• Aufruf der Schaltfläche Kreditorischen Vertrag verknüpfen.
• Auswahl eines passenden kreditorischen Vertrags aus der angezeigten Liste.
• Bestätigung der Auswahl zur Herstellung der Verknüpfung.

Nach erfolgreicher Zuordnung ist der Einkaufsbeleg mit dem ausgewählten Vertrag verknüpft.

Auswahl der kreditorischen Verträge

Beim Aufruf der Funktion wird eine Liste aller aktiven kreditorischen Verträge angezeigt, die:

• zum aktuellen Datum nicht beendet sind und
• derselben Zuständigkeitseinheit (ZE) zugeordnet sind wie der Einkaufsbeleg.

Dabei ist es unerheblich, welchem Objekt innerhalb der ZE der Vertrag zugeordnet ist. Zur besseren Übersicht kann die Vertragsliste zusätzlich nach Vertragsklassen gefiltert werden.

Hinweis

Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich auf Ebene des Vertragskopfes. Eine Zuordnung zu einzelnen Vertragszeilen ist bewusst nicht vorgesehen, da Versorgerverträge aktuell keine mehreren Einkaufsbelege pro Vertragszeile unterstützen.

Entfernen einer bestehenden Verknüpfung

Wenn eine bestehende Verknüpfung zwischen einem Einkaufsbeleg und einem kreditorischen Vertrag entfernt werden soll, ist wie folgt vorzugehen:

• Öffnen des betreffenden Einkaufsbelegs.
• Aufruf der Funktion Kreditorischen Vertrag verknüpfen.
• Entfernen der bestehenden Vertragszuordnung (z. B. durch Leeren des Feldes oder Auswahl der - Option Verknüpfung entfernen, abhängig von der Systemausprägung).
• Speichern des Einkaufsbelegs.

Nach dem Speichern besteht keine Verknüpfung mehr zwischen dem Einkaufsbeleg und dem kreditorischen Vertrag.

Besonderheiten bei Vorauszahlungsverträgen

Handelt es sich bei dem ausgewählten Vertrag um einen Vorauszahlungsvertrag, wird folgende Meldung angezeigt:

„Die Verknüpfung zu einem kreditorischen Vertrag kann nicht mehr geändert werden, da es sich bei dem Vertrag um einen Vorauszahlungsvertrag handelt. Gegebenenfalls ist hier bereits eine Dauerzahlung erstellt worden. Eine Änderung der Verknüpfung ist in diesem Fall nur von der Dauerzahlung aus möglich und nur, wenn Sie die Funktion ‚Vertrag fortschreiben‘ aus der Dauerzahlung noch nicht ausgeführt haben.“

In diesem Fall gilt:

• Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich auf Vertragskopfebene.
• Eine Änderung oder Neuverknüpfung ist nur über den Prozess aus der Dauerzahlung heraus möglich.
• Eine Verknüpfung mit einzelnen Vertragszeilen ist ausschließlich über die Dauerzahlung vorgesehen.

Migration bestehender Dienstleistungsverträge

Einführung

Der Bericht DL-Vertrag zu Servicevertrag kopieren überführt Dienstleistungsverträge (Tabelle Mietverträge) in die Struktur der kreditorischen Verträge mit der Vertragsklasse Servicevertrag.

Prozessablauf

• Der Bericht kopiert Verträge der Vertragsklasse Dienstleistungsvertrag in einen neuen Eintrag der Tabelle Kreditorische Verträge. Der Filter Vertragsklasse wird bei diesem Bericht nicht beachtet – systemseitig werden ausschließlich Verträge mit der Vertragsklasse Dienstleistungsvertrag berücksichtigt.
• Für die Vertragsart/-klasse, die der neue kreditorische Vertrag erhalten soll, wird eine Art im Feld Kreditorische Vertragsklasse ausgewählt.
• Beim Kopiervorgang werden die Informationen des Vertragskopfes und der Zeilen (soweit möglich), Kündigungsdaten, Links, Notizen, Bemerkungen und Attribute übernommen. Die Verlinkungen zu Einkaufsbelegen werden nicht übernommen.
• Es werden alle Dienstleistungsverträge kopiert, die nicht beendet sind. Bereits kopierte Verträge werden bei einem erneuten Ausführen des Berichts übersprungen.

Sobald ein Dienstleistungsvertrag über diesen Bericht kopiert wurde, kann ein neuer Dienstleistungsvertrag/Servicevertrag nur noch in der Tabelle Kreditorische Verträge erfasst werden. In der ursprünglichen Tabelle lassen sich kopierte Dienstleistungsverträge nur noch einsehen.

Wichtig

Da sich die Zeilenstruktur des kreditorischen Vertrags von der des DL-Vertrags unterscheidet, ist nach der Migration eine Nachbearbeitung der Zeilen im neuen Vertrag erforderlich. Gegebenenfalls müssen Dauerzahlungen neu erstellt oder Einträge in den Wiederkehrenden Buchblattzeilen gelöscht bzw. beendet werden.

5 - Häufige Fragen und Beispiele

Versorgervertrag mit Beispielen

Mit kreditorischen Verträgen lassen sich Versorgerverträge zentral verwalten und mit Dauerzahlungen sowie Einkaufsbelegen verknüpfen.

Die Vertragszeile bildet die Grundlage für die operative Verarbeitung. Sie enthält die Konditionen der Vertragsperiode, z. B.:

• Abrechnungszyklus
• Zahlungsintervall
• Betrag brutto
• Kontierungsinformationen

Aus der aktiven Vertragszeile werden Dauerzahlungen erstellt. Bei einer Schlussrechnung erfolgt die automatische Fortschreibung. Diese FAQ erläutert Anwendungsfälle und zeigt anhand von Beispielen, wie die Felder einer Vertragszeile gepflegt werden und wie diese sich auf Dauerzahlungen und Schlussrechnungen auswirken.

Wichtige Felder des Versorgervertrages

• Abrechnungszyklus = Zeitraum für die Schlussrechnung (z. B. jährlich).
• Zahlungsrhythmus = Turnus der Abschlagszahlungen (z. B. monatlich, vierteljährlich).
• Betrag brutto = Erwartete Gesamtkosten für den Abrechnungszyklus.
• Die Dauerzahlung verteilt den Periodenbetrag auf die einzelnen Zahlungstermine.

Praxisbeispiele

Stromvertrag mit jährlicher Abrechnung

Ausgangssituation

Der Versorger erstellt einmal jährlich eine Jahresabrechnung.

• Zahlungsrhythmus: Monatlich
• Abrechnungszyklus: Jährlich
• Betrag brutto: 5.400 €

Vertragszeile

Ergebnis

Aus der Vertragszeile wird eine Dauerzahlung erstellt. Der Periodenbetrag von 5.400 € wird auf 12 monatliche Abschläge verteilt.

Rechnerischer Abschlag: 5.400 € / 12 = 450 € pro Monat

Wasservertrag mit vierteljährlichen Abschlägen

Ausgangssituation

Ein Wasserversorger erstellt jährlich eine Schlussrechnung, verlangt jedoch nur vier Abschläge pro Jahr.

Vertragszeile

Ergebnis

Der Vertragswert wird auf vier Zahlungen verteilt.

4.800 € / 4 = 1.200 € pro Quartal

Dieses Beispiel zeigt den Unterschied zwischen Zahlungsrhythmus und Abrechnungszyklus auf.

Müllentsorgung mit monatlicher Rechnung

Ausgangssituation

Der Entsorger rechnet monatlich ab.

Vertragszeile

Ergebnis

Da Zahlungsrhythmus und Abrechnungszyklus identisch sind, entsteht monatlich eine Zahlung über 180 €. Eine Schlussrechnungsverarbeitung ist in diesem Fall normalerweise nicht erforderlich.

Neue Jahresprognose nach Schlussrechnung

Alte Vertragszeile

Monatlicher Abschlag: 450 € × 12 Monate

Ergebnis der Schlussrechnung

Der Versorger erhöht den künftigen Jahresverbrauch.

Neue Prognose:

• Betrag brutto: 6.120 €
• Abrechnungszyklus: Jährlich
• Zahlungsrhythmus: Monatlich

Neue Vertragszeile

Ergebnis

Die bisherige Vertragszeile wird abgeschlossen und eine neue Vertragszeile erstellt. Anschließend wird die Dauerzahlung fortgeschrieben.

Neuer monatlicher Abschlag: 6.120 € / 12 = 510 €

Wasservertrag mit mehreren Kostenarten

Ausgangssituation

Ein Wasserversorger stellt jährlich eine Schlussrechnung. Die erwarteten Gesamtkosten für den Abrechnungszeitraum setzen sich aus mehreren Kostenarten zusammen:

• Frischwasser (7 % MwSt.)
• Abwasser
• Niederschlagswasser

Der Vertrag soll über eine Dauerzahlung abgewickelt werden. Die Kostenaufteilung wird bereits an der Vertragszeile hinterlegt und später in die Dauerzahlung übernommen.

Vertragszeile

Kontierungsinformationen an der Vertragszeile

Diese Verteilung wird als Vorgabe an die Dauerzahlung übergeben. Dadurch muss die Aufteilung nicht bei jeder Zahlung erneut erfasst werden.

Ergebnis in der Dauerzahlung

Aus dem Jahresbetrag von 4.800 € und dem monatlichen Zahlungsrhythmus ergeben sich:

4.800 € / 12 Monate = 400 € monatlicher Abschlag

Die Verteilung der Kostenarten bleibt erhalten:

Nutzen für den Anwender

• Nur eine Erfassung der Kontierung an der Vertragszeile.
• Automatische Übernahme in die Dauerzahlung.
• Einheitliche Kontierung aller Abschlagszahlungen.
• Einfache Anpassung der Verteilung bei einer neuen Vertragszeile nach einer Schlussrechnung.

Wasservertrag mit 11 Abschlägen und Schlussrechnung im 12. Monat

Ausgangssituation

Ein Stadtwerk erhebt:

• 11 monatliche Abschläge
• im 12. Monat eine Jahresabrechnung
• die Jahresabrechnung enthält gleichzeitig die Anpassung des Folgeabschlags

Dieses Modell wird von verschiedenen Energie- und Wasserversorgern verwendet. Die Jahreskosten werden dabei auf 11 Abschläge verteilt und im 12. Monat erfolgt ausschließlich die Schlussrechnung.

Vertragszeile

Berechnung der Dauerzahlung

Die Vertragszeile beschreibt einen Abrechnungszyklus über die ersten 11 Monate.

Daraus ergibt sich: 4.800 € / 11 = 436,36 €

Dauerzahlung

Summe: 11 × 436,36 € = 4.800,00 €

Schlussrechnung im 12. Monat

Im Dezember trifft die Jahresabrechnung ein.

Beispiel:

Zusätzlich teilt der Versorger mit: Neuer Jahresbedarf nächste Periode: 5.500 €

Neue Vertragszeile für das Folgejahr

Neue Dauerzahlung: 5.500 € / 11 = 500 € monatlich

Fragen und Antworten

Wann unterscheiden sich Abrechnungszyklus und Zahlungsrhythmus?

Welchen Betrag trage ich im Feld Betrag brutto ein?

Immer den erwarteten Gesamtbetrag für den gesamten Abrechnungszyklus.

Beispiele:

Warum wird der Betrag brutto auf der Vertragszeile erfasst und nicht der monatliche Abschlag?

Der Versorgervertrag soll die erwarteten Gesamtkosten des Abrechnungszyklus abbilden. Aus dem Zusammenspiel von Abrechnungszyklus, Zahlungsrhythmus und Betrag brutto kann die Dauerzahlung die einzelnen Abschlagsbeträge ableiten. Die Vertragszeile beschreibt somit die wirtschaftliche Erwartung für die gesamte Abrechnungsperiode und nicht nur eine einzelne Zahlung. Dies passt auch zur späteren Verarbeitung der Schlussrechnung und der Fortschreibung der Dauerzahlung.

Warum kann ein Jahresvertrag auch nur 11 Abschlagszahlungen enthalten?

Einige Energie- und Wasserversorger verteilen die erwarteten Jahreskosten auf 11 Abschläge. Im 12. Monat erfolgt die Jahresabrechnung. Diese enthält:

• die Abrechnung des tatsächlichen Verbrauchs,
• die Verrechnung aller geleisteten Abschläge,
• eine mögliche Nachzahlung oder Gutschrift,
• die neuen Vorauszahlungen für die Folgeperiode.