Rollen und Rechte

Diese Dokumentation richtet sich an Endanwender und Administratoren von RELion. Sie erklärt kurz, was Berechtigungssätze (Permission Sets) in Microsoft Dynamics 365 Business Central sind, wie sie Benutzern zugewiesen werden, wie die eingebauten System-Berechtigungssätze von RELion funktionieren und wie sie bei Bedarf an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden können. Am Ende findet sich eine Übersicht aller in RELion enthaltenen Berechtigungssätze.

Was ist ein Berechtigungssatz?

Ein Berechtigungssatz ist eine benannte Sammlung von Zugriffsrechten (z. B. Anzeigen, Erfassen, Ändern, Löschen von Daten sowie Ausführen bestimmter Seiten und Funktionen), die einem Benutzer zugewiesen werden kann. Anstatt jedem Benutzer einzelne Rechte zuzuweisen, wird einem Benutzer üblicherweise eine Kombination mehrerer Berechtigungssätze zugeordnet, die zusammen seinen benötigten Funktionsumfang abdecken.

📖 Vertiefende Informationen von Microsoft:

• Granulare Berechtigungen definieren

Berechtigungssätze Benutzern zuweisen

Administratoren weisen Berechtigungssätze entweder direkt auf der Benutzerkarte eines einzelnen Benutzers zu oder über die Seite Berechtigungssatz nach Benutzer, wenn mehreren Benutzern gleichzeitig Berechtigungssätze zugeteilt werden sollen. Um die Verwaltung für größere Teams zu vereinfachen, können Benutzer zusätzlich in Sicherheitsgruppen zusammengefasst werden – ein Berechtigungssatz, der der Gruppe zugewiesen wird, gilt dann automatisch für alle Mitglieder.

📖 Vertiefende Informationen von Microsoft:

• Benutzer gemäß Lizenzen erstellen
• Zugriff auf Business Central mithilfe von Sicherheitsgruppen steuern

Eingebaute System-Berechtigungssätze und ihre Anpassbarkeit

Alle Berechtigungssätze, die RELion mitbringt (siehe Tabelle unten), sowie die von Microsoft mit Business Central ausgelieferten Standard-Berechtigungssätze (z. B. D365 BASIC) sind vom Typ System. Das bedeutet:

• Sie werden vom App-Hersteller (Microsoft bzw. Aareon) gepflegt und bei jedem Produkt-Update automatisch aktualisiert.
• Sie können in Business Central nicht direkt bearbeitet werden – die einzelnen Rechte innerhalb eines System-Berechtigungssatzes sind schreibgeschützt. Das garantiert eine konsistente, getestete Rechtebasis, die nicht versehentlich verändert und bei einem Update nicht überschrieben wird.

Möchte eine Organisation den Funktionsumfang eines solchen Berechtigungssatzes anpassen (z. B. bestimmte Rechte einschränken oder ergänzen), stehen zwei Wege offen, ohne den Original-Berechtigungssatz zu verändern:

1. Berechtigungssatz kopieren: Über die Aktion Berechtigungssatz kopieren auf der Seite Berechtigungssätze lässt sich aus einem System-Berechtigungssatz ein neuer Berechtigungssatz vom Typ Benutzerdefiniert erstellen, der frei editierbar ist. Beim Kopieren wird eine von drei Varianten gewählt:

   • Klone – exakte 1:1-Kopie des Originals,
   • Nach Referenz kopieren – der neue Satz verweist weiterhin auf den Original-Berechtigungssatz und übernimmt dessen künftige Änderungen automatisch,
   • Kopie für flache Berechtigung – alle enthaltenen Rechte werden in einer einzigen, flachen Liste aufgelistet.

   Zusätzlich kann beim Kopieren die Option Bei geändertem Berechtigungssatz benachrichtigen aktiviert werden: Ändert Microsoft bzw. Aareon den Original-Berechtigungssatz in einem künftigen Update, wird der Administrator benachrichtigt und kann entscheiden, ob die eigene, angepasste Kopie ebenfalls aktualisiert werden soll.

2. Ergänzen statt kopieren: Alternativ kann ein neuer, eigener Berechtigungssatz erstellt und der System-Berechtigungssatz darin als Baustein hinzugefügt werden. Einzelne Rechte oder ganze enthaltene Berechtigungssätze lassen sich dabei gezielt ausschließen. Der eingebundene System-Berechtigungssatz bleibt dabei automatisch aktuell, wenn er sich durch ein Update ändert.

Wichtig ist, dass anschließend der eigene, angepasste Berechtigungssatz den Benutzern zugewiesen wird – nicht mehr der ursprüngliche System-Berechtigungssatz.

📖 Vertiefende Informationen von Microsoft:

• Einen Berechtigungssatz kopieren
• Weitere Berechtigungssätze hinzufügen

Standard-Berechtigungssätze von Business Central

Neben den RELion-eigenen Berechtigungssätzen bringt Business Central bereits vordefinierte Standard-Berechtigungssätze mit, die abhängig von der Lizenz des Benutzers automatisch verfügbar sind (z. B. D365 BASIC). Einige RELion-Berechtigungssätze bauen auf diesen Standard-Berechtigungssätzen auf und erweitern sie um RELion-spezifische Rechte.

📖 Vertiefende Informationen von Microsoft:

• Konfigurieren von Berechtigungen basierend auf Lizenzen

Übersicht der RELion-Berechtigungssätze

Die folgende Tabelle listet alle Berechtigungssätze auf, die RELion bereitstellt. Sie können in Business Central auf der Seite Berechtigungssätze anhand des Namens gesucht und Benutzern zugewiesen werden.

Hinweis

Die Spalte Name entspricht dem internen Bezeichner, die Spalte Beschreibung der in Business Central auf der Seite Berechtigungssätze sichtbaren Bezeichnung.

Eine ausführliche Beschreibung von RelC Documents und RelC Documents Setup enthält die separate Dokumentation RELion Dokumente – Berechtigung.

Umstellung von XML-Berechtigungssätzen auf Systemberechtigungen

Neben den in RELion enthaltenen Systemberechtigungssätzen (RELC, Typ System) existieren bei einigen Kunden noch ältere, benutzerdefinierte XML-Berechtigungssätze (R12). Für diese ist eine Umstellung vorgesehen:

• Die Berechtigungsverwaltung in RELion ONE wird künftig vollständig auf Systemberechtigungen (RELC, System) umgestellt. Diese werden bei jedem Update automatisch mit den technischen Anforderungen abgeglichen und sind dadurch dauerhaft aktuell, ohne zusätzlichen Pflegeaufwand.
• XML-Berechtigungssätze (R12, benutzerdefiniert) werden noch bis Ende Oktober 2026 gepflegt. Ab diesem Zeitpunkt erfolgen keine weiteren Aktualisierungen mehr.
• Bestehende XML-Berechtigungssätze werden nicht entfernt, und vorgenommene Anpassungen bleiben vollständig erhalten. Sie werden ab dem genannten Zeitpunkt jedoch nicht mehr weiterentwickelt und nicht mehr an neue Tabellen oder Funktionen angepasst.
• Neue Tabellen und Funktionen künftiger Updates werden ausschließlich in den Systemberechtigungen berücksichtigt.

Die folgende Tabelle zeigt, welcher RELC-Systemberechtigungssatz dem bisherigen XML-Berechtigungssatz (R12) entspricht:

Hinweis Ein „–” in der rechten Spalte bedeutet, dass für diesen XML-Berechtigungssatz kein direkt entsprechender RELC-Systemberechtigungssatz existiert; hierfür ist eine individuelle Prüfung des benötigten Funktionsumfangs erforderlich.

Es wird empfohlen, den Zeitraum bis Ende Oktober 2026 für die Umstellung auf die Systemberechtigungen (RELC, System) zu nutzen, damit die Berechtigungsstruktur auch danach vollständig und aktuell bleibt. Eine Anleitung zur Anpassung von Systemberechtigungssätzen an individuelle Anforderungen enthält der Abschnitt Eingebaute System-Berechtigungssätze und ihre Anpassbarkeit weiter oben. Bei Bedarf unterstützt das Consulting-Team bei der Umstellung der individuellen Berechtigungsstruktur im Rahmen der regulären Consulting-Konditionen.

RELion-Lizenzbenutzer

Das RELion-User-Modell ist ein Named User-Modell, analog zu Microsoft Dynamics 365 Business Central: Jeder Benutzer meldet sich mit seinem eigenen Login-Namen an. Die Anzahl der RELion-Benutzer muss dabei nicht der Anzahl der Business Central-Benutzer entsprechen – RELion-Benutzer können auch eine Teilmenge der Business Central-Benutzer sein. Deshalb gibt es für sie eine zusätzliche Verwaltungsebene: Beide Benutzergruppen lassen sich unabhängig voneinander verwalten, wobei ein RELion-Benutzer immer einen entsprechenden Business Central-Benutzer voraussetzt.

Alle RELion-Benutzer müssen einmalig und mandantenübergreifend in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer eingerichtet werden.

Wichtig

Voraussetzung für die Einrichtung von RELion-Benutzern ist die Installation einer gültigen RELion-Lizenz.

RELion-Benutzer erstmalig erfassen

Beim ersten Login eines Benutzers wird automatisch ein Datensatz in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer angelegt und der Benutzer für RELion aktiviert – im Regelfall ist also keine manuelle Einrichtung notwendig.

Alternativ kann sich zunächst ein Administrator anmelden und anschließend die übrigen Benutzer erfassen: entweder einzeln oder gesammelt über die Funktion Einlesen aus Benutzertabelle, die alle aktiven Benutzer importiert. Dabei können die RELion-Benutzer entweder direkt freigeschaltet oder zunächst nur importiert werden, um die Haken danach manuell zu setzen.

Hinweis

Es können nur so viele Benutzer mit Haken versehen werden, wie die RELion-Lizenz an Plätzen enthält.

RELion-Benutzer ändern

Über das Setzen oder Entfernen des Hakens im Feld RELion Benutzer lassen sich vorhandene RELion-Benutzer jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Einträge in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer können außerdem jederzeit gelöscht werden; der betreffende Benutzer verliert dadurch seine Login-Berechtigung für RELion.

Benutzereinrichtung

Neben den Berechtigungssätzen selbst gibt es auf der Seite Benutzereinrichtung weitere benutzerbezogene Einstellungen, unter anderem die Einschränkung von Buchungszeiträumen: In den Feldern Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis wird der Zeitraum hinterlegt, in dem der jeweilige Benutzer buchen darf (z. B. 01.01.2022 bis 31.01.2022).

Diese Einschränkung verhindert, dass versehentlich oder absichtlich in die Vergangenheit oder Zukunft gebucht wird. Eine Buchung im falschen Zeitraum kann im schlimmsten Fall eine Kettenreaktion auslösen: Die Umsatzsteuervoranmeldung des betroffenen Zeitraums ist fehlerhaft, Statistiken und Auswertungen stimmen nicht mehr, und im ungünstigsten Fall ist sogar die Jahresbilanz betroffen. Zusätzlich lässt sich über die Protokollzeit dokumentieren, wann sich der jeweilige Benutzer an- und abgemeldet hat.

Auch die Finanzbuchhaltung Einrichtung enthält die Felder Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis. Business Central prüft Buchungsdatumseinschränkungen in einer festen Reihenfolge: zuerst die Benutzereinrichtung, danach die Finanzbuchhaltung Einrichtung und zuletzt die Allgemeine Journalvorlage. Letztere wird nur berücksichtigt, wenn auf der Seite Buchungsmatrix der Schalter Journalvorl. Name obligatorisch aktiviert ist. Eine Einschränkung in der Benutzereinrichtung hat somit stets Vorrang vor der unternehmensweiten Einstellung in der Finanzbuchhaltung Einrichtung.

Hinweis

In der Finanzbuchhaltung Einrichtung empfiehlt es sich, im Inforegister Allgemein immer das aktuelle Geschäftsjahr zu hinterlegen. In der Benutzereinrichtung sollte dagegen pro Benutzer festgelegt werden, in welchem Zeitraum er buchen darf.

Hinweis

Alternativ zu festen Daten unterstützen sowohl die Benutzereinrichtung als auch die Finanzbuchhaltung Einrichtung seit Business Central 2026 Release Wave 1 Datumsformeln (Buchung ab Datum-Formel / Buchung bis Datum-Formel). Damit berechnet Business Central den zulässigen Buchungszeitraum automatisch relativ zum Arbeitsdatum, ohne dass die Daten manuell nachgepflegt werden müssen.

📖 Vertiefende Informationen von Microsoft:

• Buchungsperioden festlegen
• Zeiteinschränkungen für Benutzer einrichten

Verkäufer-/Einkäufercode

In der Tabelle Benutzereinrichtung lässt sich jeder Benutzer über die Spalte Verk.-/Einkäufercode mit einem Verkäufer- bzw. Einkäufercode verknüpfen. Dieser Code wird u. a. als Vorgabewert auf neuen Verkaufs- und Einkaufsbelegen des Benutzers verwendet und häufig auch auf Belegen ausgegeben, weshalb es sich empfiehlt, die in der Tabelle Verkäufer/Einkäufer hinterlegten Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) zu pflegen. Wird derselbe Verk.-/Einkäufercode zusätzlich einem Benutzer in der separaten Genehmigungsbenutzereinrichtung zugeordnet, nutzt Business Central diese E-Mail-Adresse auch für den Versand von Genehmigungs-Benachrichtigungen.

📖 Vertiefende Informationen von Microsoft:

• Genehmigungsbenutzer einrichten

Profil (Rollencenter)

Beim Start von Business Central wird das Rollencenter des dem Benutzer zugeordneten Profils angezeigt. Ist einem Benutzer kein Profil zugeordnet, erscheint stattdessen das als Standardprofil hinterlegte Rollencenter.

Über die Suche öffnet sich die Liste Profile (Rollen), in der sich Standard-Rollencenter definieren und benutzerdefinierte Profile erstellen lassen.

📖 Vertiefende Informationen von Microsoft:

• Verwalten von Benutzern und Rollen