Objekteigentümerverwaltung

Einführung

Objekteigentumsverwaltung (OEV) befasst sich mit der Verwaltung von Miethäusern im Auftrag eines oder mehrerer Eigentümer. Der Verwalter vertritt die Eigentümer gegenüber den Mietern und übernimmt üblicherweise Aufgaben wie Vermietung, Mieterbetreuung, Instandhaltung, Überwachung und Buchung der Mietzahlungen sowie die Abrechnung der Betriebskosten.

Einrichtung

RE Vertrag Einrichtung

Über die Suche die Seite RE Vertrag Einrichtung öffnen.

Die Vertragsnummern für OEV‑Verträge müssen nicht separat eingerichtet werden. Sie werden automatisch aus der Nummernserie RE Vertrag vergeben oder – abhängig von der Einrichtung – manuell eingegeben.

Für Buchungen, die automatisiert in der OEV erstellt werden und keine manuelle Belegnummer zulassen, ist eine Nummernserie einzurichten. Diese Nummernserie wird z. B. für Ausschüttungsbuchungen verwendet. Die eingerichtete Nummernserie ist im Inforegister Nummerierung im Feld OEV-Rechnungsnummer auszuwählen.

Zahlungsverkehr Einrichtung

Über die Suche die Zahlungsverkehr Einrichtung öffnen und im Inforegister Kreditor und Debitor die Parameter für die Verwendungszwecke anlegen.

Folgende Parameter stehen zur Verfügung:

• %1 Externe Belegnummer
• %2 Ausgleichsbelegnummer
• %3 Belegdatum
• %4 Zahlungsbetrag
• %5 Skontobetrag
• %6 Rechnungsbetrag
• %7 Buchungsdatum der Zahlung
• %8 Währungscode
• %9 Ausgleichsbelegart
• %10 Objektadresse
• %11–%14 Beschreibung 2 (in Blöcken von Zeichen 1–102)
• %15 Unsere Kontonr. aus der Kreditorenkarte (oder Kreditorennr., falls leer)
• %16 Beschreibung aus Posten

Die hinterlegten Parameter werden in den entsprechenden Posten der OEV Abrechnung im Feld Beschreibung als Text ausgegeben.

Im Feld Beschreibung 2 wird zusätzlich der Buchungstext aus dem Bericht und der Verwendungszweck aus dem OEV-Vertrag ausgegeben.

Berichtsschema anlegen

Die periodische Abrechnung an den Eigentümer basiert auf einem Berichtsschema.

Über die Suche wird die Berichtsschema Übersicht geöffnet und über Neu eine Berichtsschema Karte erstellt.

Im Inforegister Allgemein:

• Im Feld Code einen Code der Art OEV-Verwaltung wählen oder neu anlegen.
• Im Feld Startdatum das Gültigkeitsdatum festlegen.

Wichtig

Ein Code darf immer nur ein Startdatum besitzen, da sonst beim Druck doppelte Ausgaben entstehen.

Im Inforegister Berichtsschema:

• Im Feld Berichts-ID: OEV-Berichtsschema drucken oder kundenspezifisch.
• Über Rundungsverfahren und Dezimalstellen Berechnung kann die numerische Ausgabe definiert werden.

Parameter erstellen

Im Inforegister Berichtsschema Parameter werden die einzelnen Berechnungsgrundlagen und Berechnungen definiert.

Die aufgeführten Einrichtungen sind exemplarisch. Je nach benötigten Angaben müssen diese angepasst werden. Ein OEV-Berichtsschema kann auf Basis verschiedener Postenarten aufgebaut werden (Sachposten, Geldflussposten, Obligoposten, Anlagenposten). Ohne Lizenzierung liefern diese jedoch keine Ergebnisse.

Das Feld Druck Dezimalstellen legt fest, mit wie vielen Nachkommastellen Beträge ausgegeben werden.

Wichtig

Wenn im Inforegister Allgemein in den Feldern Buchungsdatum von und Buchungsdatum bis ein entsprechender Abrechnungszeitraum eingetragen wird und im Inforegister OEV über die Felder Vertragsklasse Filter und RE Vertrag Filter ein bereits bebuchter OEV‑Vertrag ausgewählt ist, werden im Inforegister Berichtsschema Parameter über die Funktion Alle Ergebnisse berechnen die Werte ermittelt, die auch im Druck ausgegeben würden.

Sollte dies nicht der Fall sein, erscheint ein entsprechender Hinweis. In diesem Fall sind alle Parameter zu prüfen. Zudem werden die Ergebnisse zeilenweise von oben nach unten berechnet. Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, beispielsweise in Zeile 2999 Werte aus Zeile 8001 zu verarbeiten.

Parameter für Ausschüttung und Objektergebnis

Die Parameter für Ausschüttung und Objektergebnis sind im Inforegister OEV in den Feldern Ausschüttungsparameter bzw. Parameter Objektergebnis zu hinterlegen.

Beschreibung wichtiger Parameter im OEV-Berichtsschema

Für einige Berechnungen werden spezielle Parameter bereitgestellt. Diese werden im Folgenden kurz beschrieben:

Für die Ermittlung der Salden zur Auswertung werden folgende Parameter bereitgestellt:

Sachposten und Obligoposten

1. Für alle Buchungen in der Auswertungsperiode = Filter auf Buchungsdatum
   • Standard keine Angabe im Filter Buchungszeitraum.
2. Für alle Buchungen der Vorperioden, die noch nicht gemeldet wurden = Filter auf Buchungsdatum = Start Periode -1T und Lfd. Nr. Sachposten zwischen Lfd. Nr. SP alt und Lfd. Nr. SP aktuell
   • %VORTRAG+LFDNR%.
3. Diese beiden Werte können dann über eine Formel addiert werden.

Geldflussposten

1. Für alle Buchungen in der Auswertungsperiode = Filter auf Buchungsdatum
   • Standard keine Angabe im Filter Buchungszeitraum.
2. Für alle Buchungen der Vorperioden, die noch nicht gemeldet wurden = Filter auf Buchungsdatum = Start Periode -1T und Lfd. Nr. Geldflussposten zwischen Lfd. Nr. GFP alt und Lfd. Nr. GFP aktuell
   • %VORTRAG+LFDNR%.
3. Diese beiden Werte können dann über eine Formel addiert werden.

Berechnung über Stapelberechnung und Bedingung

Hinweis für Anwender älterer RELion‑Versionen:

In früheren Releases wurden Berechnungen teilweise über externe Excel‑Formeln durchgeführt. Diese Vorgehensweise ist nicht mehr erforderlich, da die vollständige Logik nun in RELion selbst bereitgestellt wird. Dadurch entfallen externe Abhängigkeiten, und Berechnungen werden konsistenter, stabiler und einfacher wartbar.

Die Berechnung erfolgt in RELion direkt innerhalb der Berichtsschemata. Dafür steht eine integrierte Berechnungslogik zur Verfügung, die vollständig unabhängig von externen Excel‑Formeln arbeitet. Diese Funktionalität wird über zwei Spalten abgebildet, über die die erforderlichen Berechnungen vollständig und korrekt durchgeführt werden.

Über eine integrierte Konvertierungsfunktion können vorhandene Excel‑Formeln aus der Spalte Parameter in eine vom System verarbeitbare Berechnungslogik übersetzt werden. Dabei besteht die Möglichkeit, entweder alle Zeilen oder gezielt einzelne Zeilen zu konvertieren.

Formeln, die noch nicht konvertiert wurden, sind mit roter Schrift dargestellt:

Bei einer Konvertierung über alle Zeilen werden Parameter, deren Formeln aufgrund ihrer hohen Komplexität nicht vollständig in eine Stapelberechnung oder Bedingung übersetzt werden können, weiterhin rot markiert dargestellt. Zusätzlich wird ein Hinweis ausgegeben, der die Anzahl der nicht konvertierten Zeilen angibt.

Diese Zeilen können manuell konvertiert werden, indem eine Kombination aus Stapelberechnung und Bedingung verwendet wird. Dazu wird vor dem zu berechnenden Parameter eine zusätzliche Zeile eingefügt und die ursprüngliche Formel auf diese beiden Zeilen aufgeteilt.

Zunächst wird für alle Parameter innerhalb der Klammer eine Stapelberechnung erstellt, indem in das gelb markierte Feld geklickt wird.

Über die Funktion Prüfe Berechnung wird anschließend ein vorläufiges Ergebnis angezeigt.

Der zweite Teil der Formel wird in der ursprünglichen Zeile durch das Anlegen einer Bedingung umgesetzt. Als erster Parameter wird dabei das Ergebnis der zuvor erstellten Stapelberechnung über die drei Punkte ausgewählt und in das Feld Erster Begriff übernommen.

Alle weiteren Werte können direkt aus der im unteren Bereich eingeblendeten ursprünglichen Formel übernommen werden. Ein Wechsel zwischen den Seiten oder ein Zwischenspeichern ist hierfür nicht erforderlich.

Zeilen erstellen

Die Druckausgabe des Berichtsschemas kann über das Inforegister Zeilen individuell gestaltet werden.

Zeilenarten:

Felder können über Zeile / Feld anfügen und Parameter über Zeile / Parameter anfügen ausgewählt werden.

Festgelegte Layout-Auswertungsblocks (z. B. [A1] – [A6]) wurden übernommen.

OEV Vertrag [A1] -> Anlage1 Darstellung der Stammdaten

OEV Vertrag [A2] –> Anlage2 Objektergebnisse

Die Ausgabe ist nur möglich, wenn im Inforegister OEV im Feld Parameter Objektergebnis der Parameter für das Objektergebnis hinterlegt wurde.

OEV Vertragszeile [A3] –> Anlage3 Objekt: Abrechnungsergebnisse

Die Ausgabe ist nur möglich, wenn im Inforegister OEV im Feld Parameter Objektergebnis der Parameter für das Objektergebnis hinterlegt wurde.

Beispiel für Objekt 28001

Beispiel für Objekt 28010

• OEV Vertragszeile [A4] –> Anlage4 AFA-Buchungen gruppiert (Anlagenposten)
• OEV Vertragszeile [A5] –> Anlage5 Details zu AFA-Buchungen (Anlagenposten)
• OEV Vertrag [A6] –> Anlage6 Gesamtergebnisse je Eigentümer

• Über die Felder Fettdruck und Unterstreichung kann festgelegt werden, wie der Text dieser Zeile dargestellt wird.
• Über das Feld Zeile ohne Spalten‑Werte nicht drucken kann gesteuert werden, ob die Zeile auch dann ausgegeben wird, wenn alle Werte in dieser Zeile null sind.
• Über das Feld Hintergrundfarbe kann definiert werden, ob – analog zu den Standardberichten von RELion – Hintergrundfarben für Kopfzeile, Tabellenzeile und Fußzeile dieser Zeile dargestellt werden.

Hinweis

Bei der Einrichtung muss der Seitenwechsel, vor allem beim Ausdruck der Einheiten, überprüft werden.

Fallbeispiel

Anlegen eines OEV-Vertrags

Die OEV‑Verträge werden über die Suche ausgewählt und neue Verträge können dann über Neu angelegt werden.

Inforegister Allgemein

Felder wie Vertragsnummer, Beschreibung, Kontaktart, Vertragsbeginn werden gemäß Beschreibung ausgefüllt.

Hinweis

Die Kontaktart Debitor ist zu wählen, wenn mögliche Unterdeckungen vom Vertragspartner per Lastschrift eingezogen werden dürfen. Ein Lastschrifteinzug ist bei Kreditoren nicht möglich.

Im Feld Vertragsbeginn ist das Datum einzutragen, zu dem der OEV‑Vertrag beginnt.

Inforegister Berechnung

Detaillierte Felder wie Reichweite Abrechnung, Bankkonto des Eigentümers, Verwendungszweck, manuelle Auszahlung, automatische Ausschüttung usw. wurden vollständig übernommen.

Im Feld Automatische Ausschüttungen wird das Objektkonto angegeben, das für die Buchungen der periodischen Abrechnung benötigt wird.

Inforegister Druckoptionen

Das zu verwendende Berichtsschema wird im Feld Berichtsschema OEV-Abr. festgelegt.

Das Feld Archiv Berichtsdruck ermöglicht den Zugriff auf die archivierten Abrechnungen des OEV‑Vertrags sowie das Öffnen und Nachdrucken der PDF‑Dokumente.

Inforegister Objekteigentümer Vertragszeile

Jedes zu verwaltende Objekt wird als eigene Zeile erfasst. Startdatum, Anteil, Buchungsoption und weitere Felder wurden vollständig übernommen.

Ein OEV-Vertrag kann nur die Objekte einer ZE enthalten.

Hinweis

Pro Objekt erfolgt eine Prüfung der Anteile. Die Anteilssumme aller Vertragszeilen mit Buchung = Ja darf 100,00 nicht übersteigen. Somit ist es möglich zu Infozwecken Abrechnungen an mehrere Kontakte zu versenden, z. B. dem Steuerberater zur Info.

Wichtig

Wird einem bestehenden OEV‑Vertrag nachträglich ein weiteres Objekt hinzugefügt, darf dessen Startdatum nicht vor den im Feld Abrechnung Enddatum Reichweite hinterlegten Werten liegen, da keine rückwirkende Berechnung erfolgt.

Anlage Mietersaldenliste

Berechnungslogik im Bericht - Mietersaldenliste

Wurde eine Zahlung ohne Einheitenbezug gebucht sollte geprüft werden ob der Posten ausgeglichen ist:

• Wenn JA muss der Posten dieser Einheit zugeordnet werden mit der der Ausgleich erfolgt ist.
• Wenn NEIN ist in diesem Fall eine zusätzliche Zeile für den Debitor Zahlung ohne Zuordnung anzulegen. Diese zusätzliche Zeile ist nur bei der ersten Einheit des Debitors anzulegen. Damit wären alle Zahlungen berücksichtigt und der Anwender könnte sofort erkennen, wo er vielleicht einen Fehler gebucht hat, oder aber die Zuordnung noch nicht möglich war. Spalte Saldo zum 31.08.2023 + Spalte Rechnung - Spalte Zahlung

Summe = die Summe jeder Spalte

Saldoveränderung im Abrechnungszeitraum = Spalte Saldo zum 31.08.2023 - Saldo zum 30.09.2023

Abrechnung und Ausschüttung

Aus den eingehenden Mietzahlungen soll in regelmäßigen Abständen eine Ausschüttung auf das private Bankkonto des Eigentümers stattfinden. Abhängig vom individuellen Vertrag sind dabei unter Umständen Posten gegenzurechnen (Verwalterhonorar, Instandhaltungs- und Betriebskosten). Voraussetzungen für die Erstellung von Ausschüttungsposten sind:

Im Standard:

• Sachposten, deren Buchungsdatum im gewählten Abrechnungszeitraum liegt,
• alternativ – bei entsprechender Einrichtung – noch nicht abgerechnete Posten aus Vorperioden,
• ein im OEV‑Vertrag hinterlegtes Berichtsschema,
• ein im Berichtsschema festgelegter Ausschüttungsparameter.

Mit Zusatzmodul:

• Bei Geldfluss können zusätzlich Geldfluss‑ und Obligoposten in die Berechnung einbezogen werden.
• Bei Anlagenbuchhaltung können zusätzlich Anlagenposten in die Berechnung einbezogen werden.

Die periodische Abrechnung wird im OEV‑Vertrag über OEV Abrechnung gestartet.

Das Enddatum der Abrechnungsperiode wird im Inforegister Optionen im Feld Abrechnung drucken bis festgelegt.

Wichtig

Es ist nur möglich den Monatsletzten einzutragen. Die Abrechnungen werden dann bei den einzelnen OEV-Verträgen jeweils für den nächsten Abrechnungszeitraum, in Abhängigkeit der Eingabe im Feld Abrechnung drucken bis, erstellt.

Bei Aufruf aus dem Vertrag ist im Inforegister Berichtsschema bereits auf den OEV-Vertrag gefiltert, von dem der Bericht gestartet wird.

Hinweis

Der Bericht kann auch über alle Verträge ausgeführt werden. Hierzu sind im Inforegister Berichtsschema die Filter in den Feldern Code, Startdatum und RE Vertrag Filter zu entfernen.

Zum Erstellen eines Ausschüttungspostens an den Eigentümer stehen im Feld Buchen zwei Optionen zur Verfügung:

• Manuelle Ausschüttung Konto
  • Diese Option dient zur Vorabausschüttung.
  • Die Felder Abrechnung Enddatum Reichweite, Letzte Lfd.-Nr. Sachposten und Letzte Lfd.-Nr. Geldflussposten im OEV‑Vertrag werden dabei nicht aktualisiert.
• Autom. Ausschüttung Konto
  • Diese Option dient der Abrechnung und setzt die jeweilige Periode als abgerechnet.

Bei beiden Optionen kann im Feld Fälligkeitsdatum ein Datum angegeben werden, zu dem der Kreditoren‑ bzw. Debitorenposten fällig wird. Im Feld Buchungstext ist ein aussagekräftiger Text zu erfassen. Die Verarbeitung wird über Drucken oder Vorschau gestartet.

Weiterführende Themen

Standardprozesse

Keine Besonderheiten.

OEV-Verträge beenden

Bei einem OEV-Vertrag besteht die Möglichkeit entweder den gesamten Vertrag und/oder einzelne OEV-Vertragszeilen zu beenden.

Sowohl zum Beenden einzelner OEV-Vertragszeilen als auch des gesamten OEV-Vertrages, wird im Inforegister OEV Vertragszeile im Feld Enddatum bei den betroffenen Einheiten das entsprechende Datum eingetragen.

Das Vertragsende wird im Inforegister Allgemein im Feld Vertragsende festgelegt.

Buchen in der OEV

Beim Verwalten von OEV‑Objekten ist darauf zu achten, dass Buchungen pro Eigentümer in der Regel objektbezogen erfolgen. Hierzu wird empfohlen, in der RE Einrichtung das Feld Gemischte Objektbuchung prüfen zu aktivieren.

Zusätzlich ist es sinnvoll, für jede zu verwaltende Gemeinschaft eine ZE anzulegen, um Buchungen über mehrere Gemeinschaften zu vermeiden.

Druck archivierter Abrechnungen

Um die periodischen Abrechnungen zur Ermittlung der Ausschüttungsbeträge an den Eigentümer erneut drucken zu können, werden diese beim Buchen gespeichert.

Über die Suche werden die OEV‑Verträge geöffnet; mit einem Doppelklick auf die Zeile des zu bearbeitenden Vertrags wird die zugehörige Aufgabenseite geöffnet.

Im Inforegister Druckoptionen zeigt das Feld Archiv Berichtsdruck die Anzahl der gespeicherten Abrechnungen an. Durch einen Mausklick auf diese Zahl wird das Fenster Archiv Berichtsdruck geöffnet.

Die gewünschte Abrechnung auswählen und durch Klick in das Feld Beschreibung das PDF‑Dokument öffnen oder die Aktion Dokument exportieren aufrufen. Das archivierte PDF‑Dokument wird geöffnet und kann angezeigt oder erneut ausgedruckt werden.