Berechtigungssätze

Einführung

Diese Dokumentation beschreibt das Berechtigungsmodell für RelC Documents, die vorgenommenen Anpassungen der Rollen und Berechtigungen sowie den korrekten Umgang mit Dokumenten innerhalb des Systems.

Sie richtet sich an Endanwender, Administratoren und Setup-Benutzer und dient als verbindliche Grundlage für die sichere, nachvollziehbare und rollenbasierte Nutzung von RelC Documents.

Die Dokumentation ist insbesondere für Mitarbeitende relevant, die Dokumente archivieren oder bearbeiten, für Power User und Administratoren, die die RELion-Dokumenteinrichtung konfigurieren oder verwalten, sowie für IT- und Support-Teams, die für die Vergabe und Pflege von Rollen- und Berechtigungen verantwortlich sind.

Zweck und Ziel

Ziel des Berechtigungsmodells ist es, Dokumente sicher, nachvollziehbar und rollenbasiert zu verwalten. Durch eine klare Trennung zwischen Anwendung und Administration wird sichergestellt, dass Benutzer ausschließlich die Rechte erhalten, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Berechtigungsstruktur für RELion Documents

Um die Sicherheit, Transparenz und eine klare Rollentrennung zu verbessern, wurde die Berechtigungsstruktur von RelC Documents überarbeitet.

Es stehen zwei getrennte Berechtigungen zur Verfügung:

• RelC Documents – für die tägliche Arbeit mit Dokumenten
• RelC Documents Setup – für Konfiguration und Administration

Übersicht der Berechtigungen

RelC Documents

Diese Berechtigung richtet sich an reguläre Endanwender, die im Tagesgeschäft Dokumente archivieren und einsehen.

Umfang der Berechtigungen:

• Zugriff auf Recherche- und Archivfunktionen
• Suchen, Anzeigen und Archivieren von Dokumenten
• Einsicht in bestehende Einstellungen (read-only)

Einschränkungen:

• Keine Änderungen an Setup oder Konfiguration
• Keine strukturellen oder systemtechnischen Änderungen
• Keine Administrationsrechte

Zielgruppe:

Reguläre Endanwender ohne administrative Aufgaben.

RelC Documents Setup

Diese Berechtigung ist für Dokumentenadministratoren, Power User sowie IT- und Support-Mitarbeitende vorgesehen. Sie dient der Konfiguration und Administration der RELion Dokument Einrichtung.

Umfang der Berechtigungen:

• Enthält alle Berechtigungen der Basisrolle RelC Documents
• Konfiguration und Administration der RELion Dokument Einrichtung
• Anpassung von Setup- und Konfigurationseinstellungen

Einschränkungen / Hinweise:

• Vergabe ausschließlich bei tatsächlichem Bedarf
• Einsatz nur für administrative und supportrelevante Tätigkeiten

Zielgruppe:

Dokumentenadministratoren, Power User, IT- und Support-Rollen.

Hinweis

Ist das Archivsystem Archiv kompakt angebunden, kann der Haken Aktiviert weiterhin ausschließlich von einem Benutzer mit SUPER- oder SECURITY-Berechtigung gesetzt bzw. entfernt werden.

Auswirkungen auf bestehende Benutzer

Alle bestehenden Benutzerzuweisungen bleiben unverändert bestehen. Benutzer mit der bisherigen Berechtigung RelC Documents behalten weiterhin ihren Zugriff auf Dokumente. Die Rechte werden jedoch automatisch auf einen reduzierten, ausschließlich nutzungsorientierten Umfang angepasst.

Endanwender, die Dokumente lediglich archivieren, müssen keine Änderungen oder Anpassungen vornehmen.

Richtlinien zur Rollenvergabe

Die Berechtigung RelC Documents ist Benutzern zuzuweisen, die im Tagesgeschäft mit der Dokumentenarchivierung arbeiten. Dazu zählen das Erstellen, Archivieren und Einsehen von Dokumenten. Diese Berechtigung umfasst keine konfigurativen oder administrativen Aufgaben.

Die Berechtigung RelC Documents Setup ist ausschließlich für Benutzer vorgesehen, die aktiv die Konfiguration der RELion Dokument Einrichtung durchführen.

Es gilt strikt das Prinzip der minimalen Berechtigung:

Setup-Rechte dürfen nur vergeben werden, wenn ein tatsächlicher fachlicher Bedarf besteht.