Zahlungsvorschlag kreditorisch

Zahlungsvorschlagslauf (kreditorisch)

Beim kreditorischen Zahlungsverkehr werden Verbindlichkeiten aufgrund von Rechnungen beglichen. Alle Arbeitsschritte vom Ermitteln des Zahlungsvorschlags bis hin zur Zahlungsdateierstellung und dem Verbuchen werden aus der Seite Kreditor Zahlungen gestartet. Der Arbeitsablauf ist analog der Debitor Zahlung.

Zahlungsvorschlag Auszahlung erstellen

Über die Suche wird Kreditor Zahlungen geöffnet. Sind im Mandanten mehrere Buch.-Blattvorlagen für die Seiten-ID 5052348 eingerichtet, erscheint zunächst eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Vorlagen. Je nach Unternehmensorganisation fällt die Gestaltung der Vorlagen unterschiedlich aus. Sollen mehrere Mitarbeiter Lastschriftläufe erstellen, sind entsprechende Vorlagen sinnvoll, damit die Mitarbeiter bei Bedarf parallel arbeiten können. Allerdings sollten dann auch die Zahlläufe auf die entsprechenden Objekte gefiltert werden.

Die Seite Kreditor Zahlungen verfügt im Menüband über alle Aufrufe und Funktionen, zur Erstellung von kreditorischen Zahlungsvorschlägen, Zahlungsdateien und zum Buchen des Zahlungsvorganges. Im Hauptteil der Seite sind die Buchblätter der zuvor gewählten Buchblattvorlage aufgelistet. Zu Beginn existiert immer ein Standard-Buchblatt, die weiteren Buchblätter erstellt der Zahllauf automatisch und löscht diese nach dem Buchen.

Stapelverarbeitung Zahlungsvorschlag

Der Zahlungsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Kreditorenposten, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Kreditorenposten zu finden und die Auszahlung zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen. Ein Rechnungs-Kreditorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:

Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Im Bereich Filter besteht die Möglichkeit, verschiedene Parameter zur Eingrenzung des Zahlungsvorschlags zu setzen.

Das Inforegister Kreditor dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.

In der Infobox und im Aktionsprotokoll werden Fehler und Hinweise angezeigt. Dabei wird zwischen Fehler-Vorschlägen, Hinweis-Vorschlägen und allgemeinen Hinweisen unterschieden. Fehler müssen zwingend behoben werden. Hinweise sollten geprüft und – sofern erforderlich – aufgelöst werden.

Zahllauf mit Aufteilung nach Objekt

Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Objekt hat zur Folge, dass die Funktion Zahlungsvorschlag je Objektnummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Verbindlichkeiten erzeugt – selbst wenn die Objektbankverbindung bei einigen Objekten gleich sein sollte.

Hinweis

Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.

Zur Ermittlung der Auftraggeberbank für die Zahlung prüft das System die folgende Rangfolge:

1. Ist das Feld Bankkonto für Zahlung am Kreditorenposten gefüllt, wird diese Bankverbindung verwendet. Dieses Feld kann bei der Erfassung einer Rechnung über das Buchblatt oder über den Beleg vom Anwender bearbeitet werden, um gezielt aus einer der Objektbankverbindungen auszuwählen.
2. Ist das Feld leer und wurde die Option Nicht aufteilen mit einem angegebenen Gegenkonto gewählt, wird dieses Gegenkonto verwendet.
3. Andernfalls prüft das System, ob der betroffene Einheitenvertrag einen individuellen Objektbank Code hinterlegt hat (aktiv zum Buchungsdatum). Ist dies der Fall, hat diese Objektbank Vorrang vor der nachfolgenden Prüfung auf Bank für Zahlungsausgang.
4. Ist auch das nicht der Fall, prüft das System die RE Objektbanken der Objektnummer des Kreditorenpostens. Ist dort eine Objektbank hinterlegt, welche das Merkmal Bank für Zahlungsausgang besitzt, so wird dieses verwendet.
5. Andernfalls greift die Standard-Objektbank (Objektbank=Ja).

Da die RE Objektbanken über Start- und Enddatum verfügen, filtert die Anwendung die aktive Bank aufgrund des Buchungsdatums. Wird keine aktive Bankverbindung gefunden, oder ist der Datensatz unvollständig, erzeugt das System einen Fehler im Aktionsprotokoll. Die Zahlungsvorschlagsposten werden analog den Buchblättern erstellt. Die Zusammenfassung nach Auftraggebern-IBAN erfolgt später durch die Aktion Banken ermitteln/Zahlungsdatei erstellen.

Im Menüband der Kreditor Zahlungen sind die Zahlungsvorschlagsposten auszuwählen.

Der Buchungstext für die Beschreibung im Buchblatt kann im Bericht Zahlungsvorschlag nicht manuell eingegeben werden. Die Buchungsbeschreibung ist immer gleichlautend: Zahlung von Rechnung < Externe Belegnummer

Die Zahlungsvorschlagszeilen lassen sich über die Zahlungsvorschlagsposten per gleichnamigen Menüaufruf öffnen. Zahlungsvorschlagszeilen werden in der weiteren Verarbeitung nicht nach Empfänger-IBAN zusammengefasst. Der Kreditor erhält für jede einzelne Rechnung eine Zahlung. Zur Ermittlung der Empfängerbank für die Überweisung prüft das System zunächst, ob das Feld Bankkonto Empfänger am Kreditorenposten gefüllt ist. Dieses Feld kann bei der Erfassung einer Rechnung über das Buchblatt oder über den Beleg vom Anwender bearbeitet werden, um gezielt aus einer Empfängerbank aus der RE Kreditor Bankkontenübersicht auszuwählen. Ist das Feld leer, so verwendet das System den ersten Bankcode aus den Bankverbindungen des Kreditors.

Da die RE Kreditor Bankkontenübersicht über Start- und Enddatum verfügt, filtert die Anwendung die aktive Bank aufgrund des Buchungsdatums. Wird keine aktive Bankverbindung gefunden, oder ist der Datensatz unvollständig, erzeugt das System einen Fehler im Aktionsprotokoll. Der Verwendungszweck bildet sich aufgrund der Einrichtung und kann bei Bedarf in den Zahlungsvorschlagszeilen geändert werden.

Das Ergebnis lässt sich zunächst über den Bericht Prüfliste Kreditorenposten überprüfen und anschließend über den Bericht Zahlungsvorschlag kreditorisch drucken.

Die Prüfliste Kreditorenposten dient dem Abgleich des kreditorischen Zahlungsvorschlags. Wurde der Zahlungsvorschlag erstellt, kann der Bericht im Anschluss gestartet werden. Die Filterung des Berichts ist auf das jeweilige markierte Buchblatt voreingestellt, kann aber bei Bedarf auf den gesamten Zahlungsvorschlag erweitert werden. Im Bericht werden wahlweise alle Posten der Kreditoren des Zahlungsvorschlags inkl. offener Posten aufgelistet oder alle Kreditoren mit offenen Posten. Anhand der Spalte Ausgleichs-ID ist ersichtlich, welche Posten im Zahlungsvorschlag stehen. Posten ohne Ausgleichs-ID stehen nicht im Zahlungsvorschlag und haben evtl. ein Abwarten-Kennzeichen oder einen anderen Zahlungsformcode hinterlegt. Somit kann geprüft werden, ob für den Kreditor evtl. noch offene Rechnungen bestehen, die vom Zahllauf nicht erfasst wurden.   Beispielausschnitt Prüfliste Kreditorenposten:

Die Kreditor Zahlungsvorschlagsliste druckt die Zahlungsvorschlagsposten. Bei der Aufteilungsoption Nach Objekt ist dies der Bericht Zahlungsvorschlag kreditorisch: Die Ausgabe erfolgt gruppiert nach Objekt und Kreditor und enthält Angaben über die angesprochenen Bankverbindungen sowie weitere Informationen des herangezogenen Postens, der zur Zahlung führt. Am Ende des Berichts erfolgt eine Summierung nach Objekt und Auftraggeberbank. Wurde stattdessen Nach Bankkonto oder Nicht aufteilen gewählt, druckt das System den nach Bankkonto gruppierten Bericht Zahlungsvorschlag kreditorisch n. Bank. Beispielausschnitt Zahlungsvorschlag kreditorisch:

Die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen. Sie befindet sich bei den Kreditor Zahlungen im Menüband unter Vorgang.

Mit der Funktion Kreditor-Zahlungsdatei erstellen erstellt die Anwendung die XML-Dateien und speichert diese im Download-Ordner des Benutzers. Erzeugt wird eine SEPA-Überweisungsdatei im Format pain.001. Vor der Dateierstellung prüft das System u. a., ob die IBAN vorhanden und die Bankverbindung als Getestet gekennzeichnet ist; fehlen diese Angaben, wird die Datei nicht erzeugt und ein entsprechender Fehler ausgegeben. Eine zusätzliche Prüfung auf Vorhandensein des BIC erfolgt bei der österreichischen Länderversion.

Die Dateinamen setzt das System wie folgt zusammen:

• BLZ
• Nummernserie „Zahlungsnummern“ aus Zahlungsverkehr Einrichtung

Die Datei kann aus dem entsprechenden Ordnerverzeichnis an die Bankensoftware zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden. Durch die Dateierstellung hat das System folgende weitere Schritte vollzogen:

• Zusammenfassung der Sammelbeträge je Kreditinstitut
• Untersummierung der Sammelbeträge je IBAN (Objektbank) innerhalb der Zahlungsdatei
• Erstellung von Zahlungsvorgängen je Zahlungsdatei mit zugehörigen Zahlungsposten für die weitere Verarbeitung
• Erstellung weiterer Buchblattzeilen je Buchblatt für die Bankgegenbuchung.

Über den Aufruf Aktuelle Zahlungsvorgänge werden die weiteren Schritte durchgeführt.

Wichtig

Vor dem Verbuchen eines Zahlungsvorgangs ist sicherzustellen, dass die Zahlungsdatei erfolgreich an die Bank übermittelt wurde und somit keine Fehler enthielt. Denn durch das Buchen des Vorganges werden sämtliche Kreditorenposten durch die Zahlung ausgeglichen. Eine Stornierung der Transaktion ist nur mit erheblichem Zeitaufwand möglich, da die Postenausgleiche manuell entfernt werden müssten.

Zahlungsvorgang annullieren

Das Menüband der Zahlungsvorgänge bietet die Möglichkeit neben dem Buchen einen Zahlungsvorgang auch zu annullieren. Dies sollte nur dann gemacht werden, wenn die Zahlungsdatei noch nicht von der Bank verarbeitet wurde. Eine Annullierung schafft die Möglichkeit einen von der Bank unverarbeiteten Zahlungsvorschlag erneut zu erstellen, um beispielsweise weitere Posten für die Zahlung heranzuziehen.

Zahlungsdatei wiederherstellen

Sollte eine Zahlungsdatei versehentlich im Ordnerverzeichnis gelöscht worden sein, bevor diese an die Bank übermittelt werden konnte, ist eine Wiederherstellung aus den Zahlungsvorgängen möglich.

Buchen

Vor dem Buchen kann je Zahlungsvorgang bei Bedarf das Buchungsdatum geändert werden.

Hinweis

Normalerweise wird das Buchungsdatum um ein paar Tage hochgesetzt, um das Datum mit dem Valutadatum der Zahlung auf dem Kontoauszug gleichzusetzen. Sollte jedoch das Buchungsdatum zurückgesetzt werden, führt das System eine Konsistenzprüfung durch und eine entsprechende Fehlermeldung erscheint, sofern die Daten zu einem Konflikt führen.

Durch das Buchen der Zahlungsvorgänge löscht das System bis auf das Standard-Buchblatt alle Buchblätter. Der Arbeitsvorgang ist somit abgeschlossen.

Teilzahlung von Kreditorenposten

Es kann verschiedene Geschäftsvorfälle geben, in denen mit dem Kreditor eine Teilzahlung vereinbart wird. Beispielsweise bei notwendigen Nachbesserungsarbeiten oder nicht termingerechter Ausführung. Die Höhe der ersten Teilzahlung kann bereits bei der Rechnungserfassung hinterlegt werden oder aber direkt am Kreditorenposten, solange er noch nicht ausgeglichen ist.

In der Zahlungsverkehr Einrichtung ist im Inforegister Kreditor im Feld Abwarten-Kennzeichen bei Teilzahlung ein entsprechendes Kennzeichen zu hinterlegen. Dieses Kennzeichen setzt das System in den entsprechenden Kreditorenposten, sobald die erste Teilzahlung erfolgt ist. In der Einkaufsrechnung befindet sich im Inforegister Rechnungsprüfung das Feld Zahlbetrag für Rechnung, in dem bereits bei der Rechnungserfassung ein Teilzahlungsbetrag hinterlegt werden kann. Zu diesem Zeitpunkt ist dies allerdings nicht zwingend erforderlich. Eine Teilzahlung lässt sich auch direkt am gewünschten Kreditorenposten erfassen, indem im Feld Zahlbetrag für Rechnung der Zahlbetrag eingetragen wird.

Der Zahlungsvorschlag berücksichtigt die Eingabe und gleicht nur den Teilbetrag aus, nicht, wie sonst üblich, den vollen Rechnungsbetrag.

Nach dem Verbuchen der Zahlung zeigt der Kreditorenposten, dass sich der Restbetrag um den Zahlbetrag reduziert hat, das Feld Zahlbetrag für Rechnung vom System zurückgesetzt wurde und das Abwarten-Kennzeichen für Teilzahlung gesetzt ist.

Der Restbetrag kann bezahlt werden, sobald das Abwarten-Kennzeichen entfernt wurde. Eine weitere Teilzahlung wäre ebenfalls möglich, indem das Abwarten-Kennzeichen entfernt und in das Feld Zahlbetrag für Rechnung der nächste Teilzahlungsbetrag eingegeben wird.

Konsistenzfehler bei Skontoberechnung

Zahlungen mit Skontoabzug können unter Umständen nicht gebucht werden, da ein Konsistenzfehler bei der Skontoberechnung auftritt. Die Korrektur eines solchen Zustandes bestünde darin, das Buchungsdatum entsprechend zu korrigieren. Dies ist aber sehr zeitaufwändig, da der Gesamtzahllauf meist sehr viele Buchblattzeilen enthält und die Dynamics NAV-Prüfung nicht aussagt um welche Posten es sich konkret handelt. Eine Annullierung des Zahlungsvorganges ist auch nicht möglich, da die Zahlungsdatei oft schon von der Bank verarbeitet wurde.

Der Datenkonflikt kann auftreten, wenn der Zahlungsvorschlag mit einem größeren Zeitversatz zwischen Letztes Fälligkeitsdatum und Buchungsdatum gestartet wird. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Funktion Kreditorenposten findet, deren Buchungsdatum größer als das eingegebene Buchungsdatum für die Zahlung ist. Wenn der Kreditorenposten über die Möglichkeit des Skontoabzuges verfügt, führt dies zu einem Konflikt beim Buchen der Zahlung. Das Aktionsprotokoll verfügt über eine Fehlerprüfung, um auf solche Datenkonstellationen aufmerksam zu machen.

In diesem Fall lässt sich entweder über das Buchblatt die betreffende Buchblattzeile löschen, um den Posten später in einem neuen Zahllauf mit anderem Buchungsdatum auszugleichen, oder der komplette Zahlungsvorschlag wird mit anderem Buchungsdatum neu erstellt.

Bank an Bank-Zahlung

Die Durchführung eines Geldtransfers von einem Bankkonto auf das andere ist auf verschiedenen Wegen möglich.

• Variante 1: Die einfachste Möglichkeit ist, den Geldtransfer direkt über das Onlinebanking vorzunehmen. Sobald der elektronische Kontoauszug mit der vorgenommenen Überweisung in RELion importiert wird, kann die Bank an Bank – Buchung vorgenommen werden, um die Bankposten zu erstellen.

• Variante 2: Eine andere Möglichkeit ist, den Geldtransfer über den RELion-Zahlungsverkehr abzuwickeln. Hierfür ist es jedoch erforderlich die Empfänger-Bank als Kreditor zu erfassen.

Anschließend ist ein Kreditorenposten zu buchen.

Beim Buchungssatz muss das Rücklagen-Bankkonto angesprochen werden, um den Saldo entsprechend zu erhöhen.

Das Giro-Bankkonto reduziert sich durch die Zahlungsbuchung im Bereich Kreditor Zahlung, wenn per Zahlungsdatei die Überweisung bei der Bank veranlasst wird.

Sammelzahlungen

Im kreditorischen Zahlungsverkehr ist es möglich,

• je Kreditor zu definieren, ob Sammelzahlungen erfolgen,
• mehrere Belege eines Kreditors in einer Überweisung zu zahlen,
• offene Gutschriften mit Rechnungen zu verrechnen,
• direkt im Buchblatt des Zahlungsvorschlags Belege hinzuzufügen oder zu entfernen,
• ein Zahlungsavis mit den gezahlten Posten je Sammelzahlung/Kreditor automatisch zu erstellen und als PDF-Dokument zu speichern.

Ist der Kreditor z. B. gesperrt, erfolgt zusätzlich ein Eintrag ins Aktionsprotokoll.

Einrichtung

In der Zahlungsverkehr Einrichtung wird im Inforegister Nummerierung die Nummernserie für das Zahlungsavis hinterlegt. Es kann als PDF-Datei in dem im Browser hinterlegten Ordner gespeichert werden.

Wichtig

Die Sammelzahlungsfunktionalität ist nicht für Objekte mit Ist-Versteuerung vorgesehen. Sie findet auch keine Anwendung bei SEV-Objekten.

Des Weiteren ist auf der Karte des Kreditors das Feld Sammelzahlungen zu aktivieren. Erfolgt dies nicht, werden die Zahlungsposten wie bisher als Einzelzahlungen erstellt.

Optionen im Zahlungsvorschlag

Wird im Zahlungsvorschlag bei Buchblatt aufteilen die Option Nach Bankkonto gewählt, so werden alle Posten zusammengefasst, die

• desselben Kreditors,
• derselben Kreditorenbuchungsgruppe und
• derselben Kreditorenbank sind sowie
• über ein Bankkonto und
• innerhalb einer ZE gezahlt werden.

Wird Nach Objekt aufgeteilt, so werden alle Posten genau gleich zusammengefasst nach

• Kreditor,
• Kreditorenbuchungsgruppe,
• Kreditorenbank und
• Objekt.

Hinweis

Posten mit unterschiedlichen Kreditorenbuchungsgruppen werden je Buchungsgruppe zusammengefasst. Die zusammengefassten Posten müssen immer einen negativen (Haben-) Saldo ergeben. Die zusammengefassten Posten müssen je eine Buchblattzeile und eine entsprechende Zahlungszeile ergeben.

Wichtig

Die Funktion Sammelzahlung ist nicht für SEV-Objekte geeignet. Die Stärke der SEV liegt gerade in der Einzelverarbeitung, u.a. Verarbeitung pro Einheit, Beauftragung pro Einheit, Handwerkerleistung pro Einheit. Im Zahlungsbuchblatt der Sammelzahlung wird der Zahlungsbetrag immer in einer Buchblattzeile dargestellt. Wenn sich in einem Mandanten SEV-Objekte befinden, kann dieses Modul für Kreditoren, die diese SEV-Objekte bedienen, nicht zum Einsatz kommen!

Die Filterlogik der Funktion Zahlungsvorschlag erstellen bleibt weiterhin gleich. Im RE Zahlungsbuchblatt wird je Zahlung eine Zeile eingestellt und im Postenausgleich mit den zu zahlenden Ausgleichsposten verknüpft.

Beschreibung im Buchblatt

Der Inhalt der Beschreibung wird automatisch angepasst.

• Einzelzahlung: wie bisher

• Zahlung von zwei Belegen:
  Die Beschreibung wird gem. der Zahlungsverkehr Einrichtung für den ersten und zweiten Beleg zusammengesetzt. Es ist darauf zu achten, dass die Verwendungszwecke kurzgehalten werden.

• Zahlung von drei oder mehr Belegen: Der Verwendungszweck wird mit Zahlungsavis xxx vom dd.mm.yy angegeben. Die Avis Nr. wird automatisch entsprechend der eingerichteten Nummernserie ermittelt. Das Datum sollte dem Buchungsdatum der Zahlung entsprechen.

Direktes Hinzufügen/Entfernen von Posten im Ausgleichsfenster

Über den Vorgang Ausgleich anzeigen werden alle Posten, die im Ausgleichsbetrag enthalten sind, angezeigt.

Im Vorgang Posten ausgleichen werden ebenfalls alle Posten angezeigt, die mit dieser Sammelzahlung beglichen werden. Von hier aus können jedoch bei Bedarf weitere Posten hinzugefügt oder entfernt werden.

Auch ein eventuell vorhandenes Abwarten-Kennzeichen kann hier entfernt werden, und der Posten dieser Sammelzahlung durch Setzen der Ausgleichs-ID hinzugefügt werden. Es ist somit möglich, im erstellten Zahlungsbuchblatt den Ausgleich nachträglich zu bearbeiten und weitere Belege (Rechnungen und Gutschriften) über das Setzen der Ausgleichs-ID der Zahlung hinzuzufügen.

Beim Bestätigen des Ausgleichsfensters mit OK wird der neue Zahlbetrag in die Zahlungszeile des Buch.-Blattes übernommen und gleichzeitig ein Zahlungsavis erstellt.

Das Zahlungsavis

Das Avis befindet sich unter Berichte/Zahlungsavis. Es kann nach Aufruf im Browser als PDF-Dokument gespeichert werden und trägt die in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegte Nummernserie. Im Avis sind alle Posten der Zahlung aufgeführt, auch eventuelle Posten, die aufgrund anderer Kreditorenbuchungsgruppe nicht der Sammelzahlung hinzugefügt werden können.