Häufige Fragen und Beispiele

Versorgervertrag mit Beispielen

Mit kreditorischen Verträgen lassen sich Versorgerverträge zentral verwalten und mit Dauerzahlungen sowie Einkaufsbelegen verknüpfen.

Die Vertragszeile bildet die Grundlage für die operative Verarbeitung. Sie enthält die Konditionen der Vertragsperiode, z. B.:

• Abrechnungszyklus
• Zahlungsintervall
• Betrag brutto
• Kontierungsinformationen

Aus der aktiven Vertragszeile werden Dauerzahlungen erstellt. Bei einer Schlussrechnung erfolgt die automatische Fortschreibung. Diese FAQ erläutert Anwendungsfälle und zeigt anhand von Beispielen, wie die Felder einer Vertragszeile gepflegt werden und wie diese sich auf Dauerzahlungen und Schlussrechnungen auswirken.

Wichtige Felder des Versorgervertrages

• Abrechnungszyklus = Zeitraum für die Schlussrechnung (z. B. jährlich).
• Zahlungsrhythmus = Turnus der Abschlagszahlungen (z. B. monatlich, vierteljährlich).
• Betrag brutto = Erwartete Gesamtkosten für den Abrechnungszyklus.
• Die Dauerzahlung verteilt den Periodenbetrag auf die einzelnen Zahlungstermine.

Praxisbeispiele

Stromvertrag mit jährlicher Abrechnung

Ausgangssituation

Der Versorger erstellt einmal jährlich eine Jahresabrechnung.

• Zahlungsrhythmus: Monatlich
• Abrechnungszyklus: Jährlich
• Betrag brutto: 5.400 €

Vertragszeile

Ergebnis

Aus der Vertragszeile wird eine Dauerzahlung erstellt. Der Periodenbetrag von 5.400 € wird auf 12 monatliche Abschläge verteilt.

Rechnerischer Abschlag: 5.400 € / 12 = 450 € pro Monat

Wasservertrag mit vierteljährlichen Abschlägen

Ausgangssituation

Ein Wasserversorger erstellt jährlich eine Schlussrechnung, verlangt jedoch nur vier Abschläge pro Jahr.

Vertragszeile

Ergebnis

Der Vertragswert wird auf vier Zahlungen verteilt.

4.800 € / 4 = 1.200 € pro Quartal

Dieses Beispiel zeigt den Unterschied zwischen Zahlungsrhythmus und Abrechnungszyklus auf.

Müllentsorgung mit monatlicher Rechnung

Ausgangssituation

Der Entsorger rechnet monatlich ab.

Vertragszeile

Ergebnis

Da Zahlungsrhythmus und Abrechnungszyklus identisch sind, entsteht monatlich eine Zahlung über 180 €. Eine Schlussrechnungsverarbeitung ist in diesem Fall normalerweise nicht erforderlich.

Neue Jahresprognose nach Schlussrechnung

Alte Vertragszeile

Monatlicher Abschlag: 450 € × 12 Monate

Ergebnis der Schlussrechnung

Der Versorger erhöht den künftigen Jahresverbrauch.

Neue Prognose:

• Betrag brutto: 6.120 €
• Abrechnungszyklus: Jährlich
• Zahlungsrhythmus: Monatlich

Neue Vertragszeile

Ergebnis

Die bisherige Vertragszeile wird abgeschlossen und eine neue Vertragszeile erstellt. Anschließend wird die Dauerzahlung fortgeschrieben.

Neuer monatlicher Abschlag: 6.120 € / 12 = 510 €

Wasservertrag mit mehreren Kostenarten

Ausgangssituation

Ein Wasserversorger stellt jährlich eine Schlussrechnung. Die erwarteten Gesamtkosten für den Abrechnungszeitraum setzen sich aus mehreren Kostenarten zusammen:

• Frischwasser (7 % MwSt.)
• Abwasser
• Niederschlagswasser

Der Vertrag soll über eine Dauerzahlung abgewickelt werden. Die Kostenaufteilung wird bereits an der Vertragszeile hinterlegt und später in die Dauerzahlung übernommen.

Vertragszeile

Kontierungsinformationen an der Vertragszeile

Diese Verteilung wird als Vorgabe an die Dauerzahlung übergeben. Dadurch muss die Aufteilung nicht bei jeder Zahlung erneut erfasst werden.

Ergebnis in der Dauerzahlung

Aus dem Jahresbetrag von 4.800 € und dem monatlichen Zahlungsrhythmus ergeben sich:

4.800 € / 12 Monate = 400 € monatlicher Abschlag

Die Verteilung der Kostenarten bleibt erhalten:

Nutzen für den Anwender

• Nur eine Erfassung der Kontierung an der Vertragszeile.
• Automatische Übernahme in die Dauerzahlung.
• Einheitliche Kontierung aller Abschlagszahlungen.
• Einfache Anpassung der Verteilung bei einer neuen Vertragszeile nach einer Schlussrechnung.

Wasservertrag mit 11 Abschlägen und Schlussrechnung im 12. Monat

Ausgangssituation

Ein Stadtwerk erhebt:

• 11 monatliche Abschläge
• im 12. Monat eine Jahresabrechnung
• die Jahresabrechnung enthält gleichzeitig die Anpassung des Folgeabschlags

Dieses Modell wird von verschiedenen Energie- und Wasserversorgern verwendet. Die Jahreskosten werden dabei auf 11 Abschläge verteilt und im 12. Monat erfolgt ausschließlich die Schlussrechnung.

Vertragszeile

Berechnung der Dauerzahlung

Die Vertragszeile beschreibt einen Abrechnungszyklus über die ersten 11 Monate.

Daraus ergibt sich: 4.800 € / 11 = 436,36 €

Dauerzahlung

Summe: 11 × 436,36 € = 4.800,00 €

Schlussrechnung im 12. Monat

Im Dezember trifft die Jahresabrechnung ein.

Beispiel:

Zusätzlich teilt der Versorger mit: Neuer Jahresbedarf nächste Periode: 5.500 €

Neue Vertragszeile für das Folgejahr

Neue Dauerzahlung: 5.500 € / 11 = 500 € monatlich

Fragen und Antworten

Wann unterscheiden sich Abrechnungszyklus und Zahlungsrhythmus?

Welchen Betrag trage ich im Feld Betrag brutto ein?

Immer den erwarteten Gesamtbetrag für den gesamten Abrechnungszyklus.

Beispiele:

Warum wird der Betrag brutto auf der Vertragszeile erfasst und nicht der monatliche Abschlag?

Der Versorgervertrag soll die erwarteten Gesamtkosten des Abrechnungszyklus abbilden. Aus dem Zusammenspiel von Abrechnungszyklus, Zahlungsrhythmus und Betrag brutto kann die Dauerzahlung die einzelnen Abschlagsbeträge ableiten. Die Vertragszeile beschreibt somit die wirtschaftliche Erwartung für die gesamte Abrechnungsperiode und nicht nur eine einzelne Zahlung. Dies passt auch zur späteren Verarbeitung der Schlussrechnung und der Fortschreibung der Dauerzahlung.

Warum kann ein Jahresvertrag auch nur 11 Abschlagszahlungen enthalten?

Einige Energie- und Wasserversorger verteilen die erwarteten Jahreskosten auf 11 Abschläge. Im 12. Monat erfolgt die Jahresabrechnung. Diese enthält:

• die Abrechnung des tatsächlichen Verbrauchs,
• die Verrechnung aller geleisteten Abschläge,
• eine mögliche Nachzahlung oder Gutschrift,
• die neuen Vorauszahlungen für die Folgeperiode.