Kontaktfocus
9 Minuten Lesezeit
Einführung
Der Kontaktfocus ist dem Hauptmodul Kontaktverwaltung zugeordnet. Er bietet den idealen Einstieg in RELion, wenn der Anwender seinen Fokus auf eine Person, beispielsweise den Mieter, legen möchte. Unabhängig davon, ob im Feld Name, Telefon oder Ort gesucht wird, in der Übersicht werden schnell die betreffende Person und die wichtigsten Kontaktbeziehungen (Debitor, Kreditor, Bank) gefunden.
Beim Anzeigen der Details öffnet sich die passende Ansicht. Darin erhält der Anwender alle wichtigen Informationen – sei es der aktuell offene Saldo, wichtige Kommunikations- und Adressdaten oder Stamm- und Bewegungsdaten. So ist bei den Stammdaten sofort ersichtlich, welche Verträge, Objekt- bzw. Einheitenzuordnungen, aber auch Sollstellungen, Bankverbindungen, Einzugsermächtigungen und Abrechnungskreise bestehen. Die dazugehörigen Details können aufgerufen werden.
Bei den Bewegungsdaten sind die kumulierten Informationen zu Mahnung, Abrechnung, Wirtschaftsplan, Ausstattung, Aktivitäten und Aufgaben verfügbar.
Der Kontaktfocus soll die tägliche Arbeit erleichtern und eine größere Übersichtlichkeit in RELion gewährleisten.
Arbeiten mit dem Kontaktfocus
Aus dem Rollencenter heraus oder über die allgemeine Suchfunktion kann die Seite Kontaktfocus geöffnet werden.
Wenn die Seite geöffnet wurde, wird zuerst eine Übersicht aller vorhandenen Kontakte angezeigt, die verschiedene Geschäftsbeziehungen haben können (z. B. als Debitor oder Kreditor).
Die Trefferliste kann durch die Eingabe der Suchkriterien im Suchfeld oder Filterkriterien angepasst werden.
Die Details einer Zeile können über den Doppelklick im Feld Nr. oder die Funktion Bearbeiten aufgerufen werden. Wenn ein Kontakt keine Geschäftsbeziehung zu einem Debitor, Kreditor oder Bank hat, wird die Kontaktkarte aufgerufen.
Sollte ein Kontakt ausgewählt worden sein, der sowohl als Debitor als auch als Kreditor in RELion existiert, erscheint ein Auswahlfenster für die Debitor- oder Kreditor-Ansicht; andernfalls wird die entsprechende Karte ohne Zwischenabfrage angezeigt.
Viele der Daten, die in der Debitor- oder Kreditor-Ansicht angezeigt werden, können auch dort geändert werden. Weil es sich um Kontaktdaten handelt, werden sie mit anderen Daten (z. B. Debitor oder Adressstamm) synchronisiert, als hätte man die Änderungen direkt in der Kontaktkarte durchgeführt.
In der Übersicht besteht die Möglichkeit, die Funktion Globale Kontakt-Suche aufzurufen. Nach Eingabe der notwendigen Suchkriterien wird die Ergebnisliste in Globale RE Kontakte angezeigt.
Auch das Anlegen einer DSGVO-Anfrage direkt aus der Übersicht ist möglich. Dafür steht die Funktion Anfragen zum Datenschutz zur Verfügung. Nach Aufruf der Funktion – wenn die dann angezeigte Abfrage mit Ja bestätigt wurde – wird die DSGVO Anfrage/Anonymisierung-Karte mit fast vollständig ausgefüllten Daten geöffnet. Bei Antwort Nein wird die Übersicht der DSGVO-Anfragen angezeigt.
Kontaktfocus Kreditor
In der Karte Kontaktfocus Kreditor werden die wichtigsten Kontaktdaten angezeigt und können bearbeitet werden. Zusätzlich werden bestimmte Daten des Kreditors angezeigt, wie z. B. die Verträge, deren Bearbeitung nur auf den entsprechenden Kreditorenseiten möglich ist.
Inforegister Allgemein
Im Inforegister Allgemein wird neben den allgemeinen Kontaktdaten auch der Saldo der Kreditorenposten angezeigt. Über einen Klick auf den Betrag wird die Liste der zugrunde liegenden Kreditorenposten aufgerufen.
Unterhalb der allgemeinen Angaben werden die Verträge des Kreditors angezeigt. Die Details des aktuell markierten Vertrags können über die Funktion Vertrag aufgerufen werden.
Standardmäßig werden zuerst alle Verträge angezeigt. Über die Funktion Nur aktive / Alle anzeigen kann die Anzeige auf die aktiven Verträge eingeschränkt werden. Ein erneuter Aufruf der Funktion entfernt den Filter.
Falls der Kontakt des Kreditors auch mit einem Debitor verbunden ist, kann ein neuer Mietvertrag über Neuvermietung direkt in dieser Karte angelegt werden.
Inforegister Kommunikation
Im Inforegister Kommunikation werden die wichtigsten Angaben für die verschiedenen Formen der Kommunikation angezeigt.
Aus der Kreditor-Ansicht heraus kann ein neuer Kontakt über die Funktion Neuen Kontakt anlegen erstellt werden. Das ist allerdings nur möglich, wenn die Synchronisation der Adressdaten über den globalen Adressstamm in dem aktuellen Mandanten inaktiv ist.
Im Menü der Kreditor-Ansicht gibt es weitere Funktionsaufrufe, die auch in der Kontaktkarte zu finden sind und die Ansicht und Pflege weiterer Kontaktinformationen direkt aus der Kontaktfocus-Karte erlauben.
Kontaktfocus Debitor
Die Debitor-Ansicht des Kontaktfocus bündelt mehr Informationen und damit verbundene Funktionalitäten als die Kreditor-Ansicht.
Inforegister Allgemein
Im Inforegister Allgemein werden die Adressdaten und der aktuelle Saldo des Debitors angezeigt. Über einen Klick auf den Betrag im Feld Saldo wird die Liste der zugrunde liegenden Debitorenposten aufgerufen.
Inforegister Verträge
Im Inforegister Verträge werden debitorische Verträge angezeigt. Die Details des aktuell markierten Vertrags können über die Funktion Vertrag aufgerufen werden.
Standardmäßig werden zuerst alle Verträge angezeigt. Über die Funktion Nur aktive / Alle anzeigen kann die Anzeige auf aktive Verträge eingeschränkt werden. Ein erneuter Aufruf der Funktion entfernt den Filter.
Darüber hinaus gibt es verschiedene weitere Funktionen, die im Kontext der Verträge nützlich sind, wie z. B. der Aufruf von Aufgaben oder Einheitenverträgen.
Mit der Funktion Neuvermietung im Menü der Karte kann ein neuer Mietvertrag angelegt werden.
Inforegister Kommunikation
Im Inforegister Kommunikation werden die wichtigsten Kommunikationswege angezeigt.
Inforegister Schriftverkehr
Im Inforegister Schriftverkehr befinden sich weitere Kontaktinformationen zu dem ausgewählten Debitor sowie die relevanten Felder für den Schriftverkehr bzw. Serienbriefe.
Hinweis
Aus der Debitor-Ansicht heraus kann auch ein neuer Kontakt über die Funktion Neuen Kontakt anlegen erstellt werden. Das ist nur möglich, wenn die Synchronisation der Adressdaten über den globalen Adressstamm in dem aktuellen Mandanten inaktiv ist.
Infobox
Diese Infobox bietet eine Vielzahl an verschiedenen Informationsansichten, unterteilt in Stamm- und Bewegungsdaten.
Die Zahlen neben den Bezeichnungen zeigen die Anzahl der für den Kontakt vorhandenen Datensätze an. Ein Klick auf die Zahl öffnet gleichzeitig die verlinkten Daten zur Bearbeitung bzw. Einsicht.
Bei nur einem anzuzeigenden Datensatz wird oft direkt die entsprechende Karte geöffnet; bei mehreren Datensätzen eine Liste.
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Verträge | Der Link öffnet eine Übersicht mit allen Verträgen dieses Kontaktes. |
| Objekt | Mit einem Klick auf den Link öffnet sich eine Übersicht mit allen Objekten, in denen der Kontakt als Mieter oder WEG-Eigentümer vorkommt. |
| Einheiten | Dieser Link öffnet eine Übersicht mit allen Einheitenverträgen dieses Kontaktes. |
| Sollstellungen | Mit einem Klick auf den Link werden alle Sollstellungen zu diesem Kontakt angezeigt. |
| Bankverbindungen | Der Link verweist auf die Bankverbindung des Kontaktes in Form der entsprechenden Bankkontoübersicht, wobei zuerst nur zum Tagesdatum gültige Bankkonten angezeigt werden. |
| Lastschriftmandate | Dieser Link öffnet die Lastschriftmandate des Kontaktes. Es werden die zum Tagesdatum gültigen Lastschriftmandate angezeigt. |
| Abrechnungskreise | Der Link Abrechnungskreise zeigt die Abrechnungskreise der Einheitenverträge des Kontaktes. |
| Mitglied | Befindet sich der Kontakt in einem Mandanten mit Genossenschaftsverwaltung, kann über diesen Link die Mitgliedskarte zum jeweiligen Kontakt geöffnet werden. |
| Mietrechnungen | Der Link öffnet die Liste der registrierten Mietrechnungen. |
| Mahnungen | Der Link öffnet eine Übersicht von allen offenen Debitorenposten, für die registrierte Mahnungen bestehen. |
| Mahnakte | Der Link öffnet die Liste der Mahnakten. |
| Offene Ratenzahlungsposten | Der Link öffnet die Liste der offenen Debitorenposten, die aufgrund einer Ratenzahlungsvereinbarung gebildet wurden. |
| Abrechnungen | Mit einem Klick auf den Link wird eine Übersicht aller bisher erfolgten Einheit-Abrechnungen angezeigt. |
| Wirtschaftsplan | Über den Link wird die Übersicht aller bisher erfolgten Wirtschaftsplan-Berechnungen für die Einheiten des Kontakts angezeigt. |
| Ausstattungen | Mit einem Klick auf den Link wird die Ausstattung aller Einheiten, welche in der Kontaktfocus-Struktur vorkommen, angezeigt. |
| Aktivitäten | Der Link öffnet eine Übersicht mit allen Dokumenten und Vorgängen, welche (objekt- und einheitenübergreifend) an diesen Kontakt gesendet wurden. Hierzu können gehören: Geschäftsbriefe, Mahnungen, Telefonnotizen, allgemeine Bemerkungen zum Debitor usw. Die Dokumente können angezeigt bzw. gedruckt werden. Außerdem ist es möglich, ausgehend von dieser Übersicht eine neue Aktivität zu erstellen. Es öffnet sich dann ein Assistent, der die notwendigen Daten abfragt (Objektnummer, Einheitennummer, Art der Aktivität usw.). Je nachdem, welche Aktivitätenart ausgewählt wurde, öffnet sich in Word eine entsprechende Vorlage, beispielsweise beim Geschäftsbrief die Geschäftsbriefvorlage mit Firmenlogo usw. |
| Aufgaben | Mit einem Klick auf den Link wird die Übersicht aller Aufgaben für den Kontakt angezeigt. |
Globale RE Kontakte
Bei dem Modul Globale RE Kontakte handelt es sich um ein Untermodul des Hauptmoduls Kontaktverwaltung.
Es ermöglicht die mandantenübergreifende Suche eines Kontaktes mit anschließendem Öffnen der zugehörigen Kontakt-, Kontaktfocus-, Debitoren-, Kreditoren- oder Bank-Karte im jeweiligen Mandanten.
Bei der globalen Kontaktsuche öffnet sich zuerst ein Fenster, in dem ein oder mehrere Suchbegriffe (Name, Adresse, Straße, Telefon) eingegeben werden können. Die Suche findet über alle Mandanten der Datenbank statt, sie kann aber auch auf bestimmte Mandanten eingeschränkt werden. In der Ergebnisliste werden die Zeilen aus allen Mandanten dargestellt (abhängig von dem Filter für Mandanten). Die fett gedruckten Zeilen sind Treffer aus anderen Mandanten innerhalb der Datenbank. Direkt aus der Liste kann die entsprechende Karte zu dem jeweiligen Kontakt in einem separaten Tab geöffnet werden. Handelt es sich dabei nicht um den aktuellen Mandanten, wird auch ein automatischer Mandantenwechsel vorgenommen.
Folgende Anforderungen erfüllt die globale Kontakt-Suche:
- Mandantenübergreifende Suche von Kontakten
- Übersichtliche Anzeige der gefundenen Kontakte unter Angabe des Mandanten
- Für die ausgewählte Zeile wird die zugehörige Karte für Einheit, Debitor, Kreditor, Bankkonto oder Kontakt geöffnet
- Automatischer Wechsel in den jeweiligen Mandanten des Kontaktes
Hinweis
Die Verwendung der Globalen RE Kontakte benötigt keine besondere Einrichtung. Das Programm führt bei der ersten Verwendung die notwendigen Einstellungen und Einrichtungen automatisch aus.
Vorgehensweise Globale Kontakt-Suche
Die Filtereinstellungen für die Anzeige der globalen Kontakte werden entweder automatisch beim Aufruf von Globale RE Kontakte oder über eine Funktion dort angezeigt. Es öffnet sich das Fenster Globale Kontakt-Suche, in dem die gewünschten Suchkriterien im Inforegister Kontakt eingegeben werden können.
Unter Optionen kann die Suche der Kontakte auf bestimmte Mandanten eingeschränkt werden.
Darüber hinaus kann bestimmt werden, wie die eingegebenen Suchkriterien ausgewertet werden sollen. Im Feld Verwend. Suchbegriffe stehen zwei Optionen zur Auswahl:
| Standard | Ist diese Option aktiviert, müssen die Suchbegriffe im Inforegister Kontakt als Filter eingegeben werden (z. B. @*Otto Hahn*). |
| Filter autom. ergänzen | Bei dieser Option können die Worte im Feld Suchbegriff auf dem Inforegister Kontakt eingegeben werden, und das System bildet die Filter-Parameter automatisch. |
Beispiel
Eingabe von „Otto Hahn“ – das System sucht automatisch nach „@*Otto Hahn* | @*Hahn Otto*“. Das bedeutet, die Groß-/Kleinschreibung wird nicht beachtet, und es wird nach allem gesucht, was die Buchstabenreihenfolge beinhaltet.
Weitere Einstellungen können im Feld Verwend. Feldfilter vorgenommen werden. Dabei sind folgende Optionen möglich:
| Standard | Mit dieser Option filtert das System die Kontaktfelder nach Werten, wie sie in den dafür vorgesehenen Filterfeldern eingegeben wurden. |
| Erweitert – ODER Verknüpfung | Ist die Option eine ODER-Verknüpfung zwischen den einzelnen Filterfeldern, in denen ein Wert eingegeben ist, so zeigt das System einen Treffer, sobald einer der Filterwerte in einem der zu berücksichtigenden Felder der Kontakte vorkommt. Zusätzlich werden weitere Felder berücksichtigt, z. B. wird bei Namen auch der Partnername berücksichtigt. |
| Erweitert – UND Verknüpfung | Bei dieser Option werden nur Treffer angezeigt, wenn alle eingegebenen Filterwerte in den Kontakten zutreffen. Auch hier werden weitere Felder der Kontakte berücksichtigt, nicht nur das Feld, in dem das Suchkriterium eingegeben wurde. |
Beispiel – Globale Kontakt-Suche
Optionen für Filter und Suchbegriffe auf Filter autom. ergänzen und Erweitert – Und Verknüpfung eingestellt.
In einem Namensfeld des Inforegisters Kontakt kann ein Wert eingegeben werden, und das System durchsucht folgende Felder nach diesem Wert: Suchbegriff, Name, Name 2, Vorname, Vorname 2, Nachname, Partner Vorname, Partner Vorname 2, Partner Nachname. Es werden also alle Namensfelder durchsucht.
Das gleiche Prinzip gilt bei Eingabe der Suchkriterien in einem der Adressfelder; dann durchsucht das System sämtliche Adressfelder der Kontakttabelle.
Sobald die Eingaben mit OK bestätigt wurden, sucht das Programm mandantenübergreifend (weil kein Filter für Mandanten angegeben ist) nach betreffenden Kontakten.
Alle gefundenen Zeilen werden zusammen mit dem Mandantennamen und ggf. weiteren Informationen aus der Tabelle RE Kontakt in der Übersicht Globale RE Kontakte angezeigt.
Zeilen aus anderen Mandanten sind fett hervorgehoben.