Wirtschaftsplan für Österreich

Einführung

Die bisherigen Beispiele waren auf die Kalkulation von Betriebs- und Heizkosten bzw. Hausgeld im WEG-Bereich bezogen. Die Werte dazu stammen in der Regel aus vorhergehenden Abrechnungen. Im Wirtschaftsplan können diese Beträge bei Bedarf noch angepasst werden, z. B. wenn zu erwarten ist, dass die Heizkosten im geplanten Jahr ansteigen. Bei Neuobjekten wird normalerweise mit Erfahrungswerten aus anderen vergleichbaren Objekten begonnen, in solchen Fällen werden die geplanten Kosten manuell in die Wirtschaftsplanzeilen eingegeben.

Im Bereich der österreichischen Rechtslage (Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz WGG und Wohnungseigentümergesetz WEG) gibt es darüber hinaus noch eine Reihe weiterer Komponenten. Über den Wirtschaftsplan wird die gesamte „Miete“ (kostendeckende Miete) abgebildet und die Betriebs- und Heizkosten sind ebenso als Komponenten enthalten. Den größten Block macht in den meisten Fällen die Finanzierung aus. Darüber hinaus werden Reserven für zukünftige Instandhaltungen gebildet und die Verwaltungskosten werden anteilig den Mietern bzw. WEG-Eigentümern weiterberechnet. Der wesentliche Unterschied zu den bisher gezeigten Funktionen im Wirtschaftsplan ist jedoch die Lieferung der Kalkulationswerte über Vorgabewerte in RELion direkt (z. B. EVB und Verwalterhonorar) oder über Schnittstellen (s. Darlehen).

Für die Besonderheiten gibt es eine Reihe von Erweiterungen, die die Vielzahl der benötigten Kalkulationswerte automatisch zusammenführen (Punkte 1 bis 5) und bei der automatischen Berechnung der neuen Vorschreibungen gleichzeitig eine möglichst hohe Nachvollziehbarkeit erlauben. (siehe Punkte 6 bis 9 in der Abbildung)

flowchart TB
    subgraph DQ["weitere Datenquellen"]
        direction TB
        D1["1 Darlehen"]
        D2["2 Verwalterhonorar"]
        D3["3 EVB (Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag)"]
        D4["4 USt auf Verwohnung<br/>(zu Finanzierungsbeiträgen)"]
        D5["5 Aufwand Vorsystem<br/>(sonstige Kosten)"]
    end

    subgraph WP["Wirtschaftsplan Karte (Pro Objekt, pro Planungszeitraum)"]
        direction TB
        WPZ["Wirtschaftsplanzeilen<br/>je Objektkonto"]
        VF["Verteilung Festwert, je Einheit<br/>→ keine weitere Umlage"]
        VZ["Verteilung Zeitanteilig, je Abrechnungskreis<br/>→ Umlage über Verteilfaktor"]
        DZ["Detailzeilen<br/>(z. B. Sachposten Hausmeisterservice)"]
        WPZ --> VF
        WPZ --> VZ
        VZ --> DZ
    end

    D1 --> WPZ
    D2 --> WPZ
    D3 --> WPZ
    D4 --> WPZ
    D5 --> WPZ

    subgraph STEPS["Berechnung"]
        direction LR
        S6["6 Umlage auf Einheiten"]
        S7["7 Ausfallrücklage"]
        S8["8 Auslaufannuitäten"]
        S9["9 Wiedervermietungsentgelt (WVE)"]
    end

    WP --> S6
    WP --> S7
    WP --> S8
    WP --> S9

    S6 --> BER["Wirtschaftsplan berechnen<br/>(Monatliche Vorschreibung)"]
    S7 --> BER
    S8 --> BER
    S9 --> BER

    BER --> BEL["10 Belege erzeugen"]
    BEL --> VOR["Neue Vorschreibung erstellen"]

    classDef quelle fill:#ED9B40,stroke:#C97A1F,color:#000
    classDef wp fill:#C9D6E8,stroke:#1F3864,color:#000
    classDef schritt fill:#ED9B40,stroke:#C97A1F,color:#000
    classDef berechnung fill:#1F3864,stroke:#1F3864,color:#fff
    classDef belege fill:#D9D9D9,stroke:#999,color:#000

    class D1,D2,D3,D4,D5 quelle
    class WPZ,VF,VZ,DZ wp
    class S6,S7,S8,S9 schritt
    class BER berechnung
    class BEL,VOR belege

Punkt 10 erläutert die Besonderheiten für die Aufbereitung des Anschreibens. Diese einzelnen Erweiterungen werden in den folgenden 10 Abschnitten erläutert.

Darlehen

Die Darlehen werden im Kredit Manager, einem Produkt der Fa. Lang (https://www.finanz-software.com) verwaltet. Vor der Kalkulation muss sichergestellt sein, dass alle betroffenen Darlehen zu einem Objekt aktuell sind. Die Werte werden aus dem Kredit Manager übertragen. Die verfügbaren Darlehenswerte zum aktuellen Wirtschaftsplan finden Sie in der Infobox am im Feld Darlehenswerte:

Schritt	Datenquelle = Datenpool	Bemerkung
1	Filter: Gleicher Mandant, E/M-Kennzeichen, Objektnr.
2	Filter: Quelle=Darlehen, Ziel=Wirtschaftsplan
3 a	Filter: alle Zeilen mit Fälligkeitsdatum innerhalb “Planung von” bis “Planung bis”	für laufende Annuitäten
3 b	Filter: alle Zeilen mit Fälligkeit vor Planung von + “Letzte Annuität” = Ja für Auslaufannuitäten
4	Ist in RELion ein Darlehen mit der Darlehensnr. vorhanden?	wenn nein –> Fehlermeldung
	Hinweis: Für die Zuordnung der einzelnen Beträge zu den Abrechnungsarten im Wirtschaftsplan muss für des Darlehen in RELion eine Darlehenskarte angelegt werden. Diese ist auch für die regelmäßigen Buchungen notwendig.
5	Hat das Darlehen die Verwendung Alles oder Wirtschaftsplan?	wenn nein –> Überspringen
6	Wurde zur aktuellen Zeile ein Betrag bei Zins, Tilgung, Zuschreibung, Sondertilgung, Zuschuss, Zuschuss rückzahlbar gefunden?	wenn nein –> Überspringen
7	Steht zu diesem Betrag in der Darlehenskarte eine entsprechende Abrechnungsart? (s. Inforegister Weiterberechnung)	wenn nein –> Überspringen
8	Wird zur verwendeten Abrechnungsart eine WP-Zeile mit der Einheitennr. und Verteilung = Festwert gefunden?	wenn nein –> Fehlermeldung
9	Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.

Verwalterhonorar

Zur Berechnung des Verwalterhonorars werden in RELion Verwaltungsverträge eingerichtet. Dort werden die Verwaltungskosten an die WEG bzw. an das genossenschaftlich verwaltete Mietobjekt in Rechnung gestellt. Gleichzeitig bieten diese Verträge auch die Grundlage für die Planung der Kosten im Wirtschaftsplan. Mit der Einrichtung der aktuellen Verwaltungskostensätze am Vertrag stehen diese Werte sofort als Planungsgrundlage für den Wirtschaftsplan zur Verfügung.

Schritt	Datenquelle: Verwalterhonorarvertrag Zeilen	Bemerkung
1	Filter: Gleicher Mandant, E/M-Kennzeichen, Objektnr.
2	Filter: Startdatum LEER .. “Wirtschaftsplan Datum”
3	Filter: Enddatum Leer oder nach dem “Wirtschaftsplan Datum”
4	Vertragszeilen gefunden?	wenn nein –> Hinweis erscheint
5	Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Abrechnungskreis aus der Verwalterhonorarzeile müssen übereinstimmen.	wenn nein –> Fehlermeldung
6	Filter auf WP-Zeilen: Verteilungsart = Zeitanteilig	wenn nein –> Fehlermeldung
7	Prüfung: Hat der Verwalterhonorarvertrag eine “Reichweite Abrechnung” = 1M oder 1J (Anmerkung: 1M = 1 Monat, 1J = 1 Jahr)?	wenn nein –> Fehlermeldung
8	Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.

Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB)

Zur Berechnung des EVB werden zu jedem Objekt die gesetzlich zulässigen Werte in der Tabelle EVB-Objekt hinterlegt. Wie beim Verwalterhonorar sind diese Sätze im Modul EVB für die eigentliche EVB-Abrechnung notwendig, Gleichzeitig bieten diese EVB-Objektwerte auch die Grundlage für die Planung der Kosten im Wirtschaftsplan. Mit der Einrichtung der aktuellen Werte stehen diese Werte sofort als Planungsgrundlage für den Wirtschaftsplan zur Verfügung.

Prüfung:

Schritt	Datenquelle: Objekt-EVB Zeilen	Bemerkung
1	Filter: Gleicher Mandant, E/M-Kennzeichen, Objektnr.
2	Filter: Startdatum LEER .. “Wirtschaftsplan Datum”
	Zu jeder vorkommenden Kombination aus Abrechnungsart und Abrechnungskreis wird jeweils die neueste Zeile genommen.	Hinweis wenn keine EVB-Zeile
3	Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Abrechnungskreis aus der EVB-Objektzeile müssen übereinstimmen.	wenn nein –> Fehlermeldung
4	Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.

Finanzierungsbeitrag und Umsatzsteuer auf Verwohnung

Der Finanzierungsbeitrag kann von den Mietern bei Abschluss eines Anwartschafts- oder Mietvertrages bzw. bei Bezug als Beitrag zur Finanzierung der Grundstückskosten und/oder Baukosten verlangt werden. Er wird daher auch oft „Grundkosten- und Baukostenbeitrag“ benannt. Bei Beendigung des Mietverhältnisses wird dieser Beitrag (abgewertet um 1 % pro Jahr, Stand 2021) wieder zurückbezahlt. Diese gesetzliche Abwertung des Finanzierungsbeitrages um 1 % pro Jahr wird auch als „Verwohnung“ bezeichnet. Die Verwohnung stellt für die Genossenschaft eine Einnahme dar und unterliegt der Umsatzsteuer. Diese über monatliche Vorschreibungen vom Mieter eingezogen und ans Finanzamt abgeführt. (Quelle: Wiener Arbeiterkammer - WOHNRECHT FÜR MIETER VON GENOSSENSCHAFTSWOHNUNGEN)

Finanzierungsbeiträge werden getrennt nach Bau- und Grundkosten als Verteilung zum Einheitenstamm erfasst. Über eine mandantenübergreifende Einrichtungstabelle werden die Verteilercodes für Grundkosten und Baukosten vorgegeben.

Durch die Zuordnung der Verteilschlüssel zum Objektkonto für die Erlöse wird in Verbindung mit der Abrechnungsart, die für Finanzierungsbeiträge gekennzeichnet ist (Verwohnung % <> 0), die Verwendung der Verteilschlüssel als Finanzierungsbeitrag gekennzeichnet. Der Finanzierungsbeitrag (Grund- und Baukosten) kann bei verschiedenen Erlöskonten eingerichtet sein (z. B. Brutto/Netto). Für den Ausweis des Finanzierungsbeitrages darf jeder Verteilcode nur einmal verwendet werden.

Die Tabelle verwaltet somit den zur Einheit gültigen Finanzierungsbeitrag und stellt die Basis für die monatliche Verwohnung dar. An den Werten (Stichtag und Faktor) darf sich nur etwas ändern, wenn durch Erstbezug, Umfinanzierung oder Bauendabrechnung neue Abschreibungswerte zu ermitteln sind.Die Höhe der monatlichen Verwohnung des Finanzierungsbeitrags wird im Wirtschaftsplan errechnet. Dazu müssen die betroffenen Konten mit Verwendung Wirtschaftsplan eingerichtet werden. Für die Finanzierungsbeiträge werden eigene Abrechnungsarten eingerichtet, die um das Dezimal-Feld „Verwohnung % (AT)“ erweitert und wie folgt eingerichtet werden müssen:

Die Objektkonten für die Finanzierungsbeiträge müssen mit Verteilungsart Zeitanteilig angelegt werden. Durch die Einrichtung wie oben beschreiben werden die Wirtschaftsplanzeilen wie folgt automatisch angelegt.

Das Wert im Feld Betrag Netto in der Wirtschaftsplanzeile wird folgendermaßen ermittelt:

100%-Faktor Gesamt * [Verwohnung % (A)] / 100 x [Laufzeit des Wirtschaftsplans in Monaten] / 12 (Beispiel: 106053 x 1 / 100 x 12 / 12 = 1.060,53 EUR)

Dieses Ergebnis wird noch zusätzlich mit negativen Vorzeichen erstellt, wenn das verwendete Sachkonto als Bilanz geschlüsselt ist. Im dem obigen Beispiel ist das beim Konto 36060 der Fall.

Aufwand Vorsystem

Für die Übernahme von Werten aus der Datenmigration oder bei Übernahme eines neuen Objektes aus einer anderen Verwaltung, kann über die Schlüsselung Aufwand Vorsystem jede beliebige Abrechnungsart mit Werten versorgt werden. Wenn eine Einheitennr. mitgegeben wird, wird nach einer WP-Zeile mit Verteilungsart Festbetrag gesucht.

Ohne Einheitennr. wird vorausgesetzt, dass ein Abrechnungskreis mitgegeben wird. In diesem Fall wird die WP-Zeile Verteilungsart Zeitanteilig haben. Bei der Bereitstellung der Daten folgendes berücksichtigt werden:

Umlage auf Einheiten

Die Umlage auf die Einheiten geschieht wie sonst anhand der Abrechnungskreise und Verteilungsfaktoren, einheitenbezogene Werte (Festwerte) werden direkt den Einheiten weitergeben. Zusätzlich kann eine Ausfallsrücklage auf die Summe aller Posten zu einer oder mehrerer Abrechnungsarten ermittelt werden. Dazu ist einmalig folgende Einrichtung in den Abrechnungsarten notwendig:

Die Abrechnungsart für die Ausfallsrücklage selbst muss im Feld Ausfallsrücklage (A) auf Ja stehen. Mit dieser Kennzeichnung ist können Sie es in der Spalte Abrechnungsart für Ausfallsrücklage (A) auswählen und bei den Abrechnungsarten, deren Werte später zur Berechnung herangezogen werden sollen, eintragen.

Ausfallsrücklage

Die errechnete Summe wird um die Ausfallsrücklage % multipliziert und das Ergebnis anschließend je Einheit in die Wirtschaftsplanzeilen zur Abrechnungsart 8.1.1 Ausfallsrücklage eingetragen. Ein manuelles Ändern dieser Werte ist nicht möglich, sie werden immer von der Funktion Wirtschaftsplan berechnen ermittelt.

Beispiel:

Auslaufannuitäten

Nach Rückzahlung eines Kredits kann die bisherige dem Entgelt zugrunde gelegte Annuität weiter angesetzt werden; sie wird allgemein als „Auslaufannuität“ bezeichnet. Die Auslaufannuität ist vornehmlich zur verstärkten Tilgung anderer Darlehen zu verwenden. Für den Fall der gänzlichen Entschuldung einer Baulichkeit (also, wenn alle Kredite zurückgezahlt sind und zu diesem Zeitpunkt in der Abrechnung über die Erhaltungs- und Verbesserungsbeiträge kein negativer Saldo besteht) ist jedoch laut WGG eine Obergrenze für die Summe gewisser Entgeltsbestandteile einzuhalten. (Quelle: Wiener Arbeiterkammer - WOHNRECHT FÜR MIETER VON GENOSSENSCHAFTSWOHNUNGEN)

Für die Vorgabe der gesetzlich zulässigen Werte pro m² und die Verwendung der Auslaufannuitäten gibt es eine zentrale Tabelle WGG Deckelung (die analog auch für das sog. Wiedervermietungsentgelt einzurichten ist).

Im Feld Abzuziehende Abrechnungsarten wird eine Tabelle mit den Abrechnungsarten definiert, deren Werte aufsummiert werden, um die Deckelung zu berechnen.

Wichtig ist, dass diese Einrichtung alle vorkommenden Abrechnungsarten in den Objekten abdeckt. Sollte es z. B. bei einem einzelnen Objekt fünf Darlehen geben und hierfür eine Abrechnungsart 2.1.5 DARL5-VZ notwendig werden, so muss diese hier aufgelistet sein. Diese Tabelle der abzuziehenden Abrechnungsarten wird jeweils beim Anlegen einer neuen Zeile in der Globalen WGG-Deckelung mitkopiert, wenn es bereits einen früheren Deckelungswert zur selben Abrechnungsart gab.

Der Ablauf über die Jahre

flowchart TB
    subgraph G12["1 + 2"]
        direction TB
        A["Darlehenstilgung<br/>(in Kreditmanager)"]
        B["Ende aller Darlehen<br/>(WGG §14 Abs.7 Z2)"]
        A --> B
    end

    subgraph G2A["2 a"]
        direction TB
        C{"Objekt in<br/>Vorlage?<br/>Man. Prüfung"}
        D["WGG §14 Abs.7 Z2a<br/>Einhebung auf<br/>8060111"]
        C -- ja --> D
    end

    subgraph G3["3"]
        direction TB
        E["WGG §14 Abs.7 Z3<br/>Einhebung auf<br/>8060110<br/>gedeckelt lt. Abs.7a<br/>auf 5 Jahre begrenzt"]
    end

    subgraph G4["4"]
        direction TB
        F["WGG §14 Abs.7 Z4<br/>Einhebung auf<br/>8060100<br/>gedeckelt lt. Abs.7a"]
    end

    B --> C
    C -- nein --> E
    E -- Nach 5 Jahren --> F

    classDef box fill:#4472C4,stroke:#2E4E8C,color:#fff
    classDef group fill:#ffffff,stroke:#2CA089,stroke-width:2px

    class A,B,D,E,F box
    class C box
    class G12,G2A,G3,G4 group

Welches Modell jeweils zum Tragen kommt muss individuell am Wirtschaftsplan eingetragen werden.

Wenn diese Werte am Wirtschaftsplan eingetragen sind, wird automatisch je Einheit eine Wirtschaftsplan Ausnahme je Einheit angelegt.

Die wesentlichen Felder in der Ausnahmenkarte werden automatisch wie folgt befüllt:

Wiedervermietungsentgelt (WVE)

Das Wiedervermietungsentgelt kann bei Neuvermietungen verlangt werden, dies kann auch höher sein als das Entgelt des vorherigen Mieters. Auch hier sind gesetzliche Höchstgrenzen zu berücksichtigen, welche in der Globalen WGG-Deckelung eingetragen werden müssen. Ob bei einer Einheit ein WVE verlangt wird, muss nach dem Mieterwechsel (spätestens vor dem Anlegen des Wirtschaftsplans) manuell am Einheitenstamm der jeweiligen Einheit eingetragen werden.

Ist dies der Fall, wird beim Anlegen des Wirtschaftsplans zusätzlich eine Wirtschaftsplan Ausnahme mit dem WVE angelegt.

Belege erzeugen

Bei der Vielzahl an Abrechnungsarten (Vorschreibungskomponenten) kann es notwendig werden, das Anschreiben an die Mieter bzw. WEG-Eigentümer mit Zwischensummen zu gliedern. Beträge einzelner Abrechnungsarten können unterdrückt und stattdessen nur eine Gesamtzeile ausgegeben werden.

Im folgenden Beispiel wurde für die Darlehen eine Summe für die Finanzierung (1) eingefügt.
Bei den Finanzierungsbeiträgen (2) wird effektiv nur die Umsatzsteuer auf die Verwohnung berechnet:

Die Abrechnungsarten zu den Darlehen haben alle dieselbe Abrechnungsart Gruppe (A).

In der Abrechnungsart Gruppe wurde Summe hervorgehoben gewählt, damit wird die Summe fett gedruckt und ein Abstand von einer Zeile zur Folgenden eingefügt.

Bei den Finanzierungsbeiträgen (2) wird effektiv nur Umsatzsteuer auf die Verwohnung berechnet, dies wird im Wirtschaftsplan jeweils durch eine Brutto- und eine Nettovorschreibung dargestellt. Im Anschreiben können diese beiden Zeilen zu einer Zeile zusammengefasst werden, wodurch nur die USt verbleibt.

Voraussetzung: Die beiden Abrechnungsarten 9.1.1 FB-BK-BRUTTO und 9.1.2 FB-BK-NET sind über eine gemeinsame Abrechnungsart Gruppe (in diesem Fall 9.1 FB-BK) verbunden:

In der Abrechnungsart Gruppe wurde Einzelpos. unterdrücken gewählt, damit erscheint nur die Summe.