Lizenzdatei

Einführung

Beim Start von RELion bzw. von RELion Objekten (insb. Pages und Reports) wird die Anzahl der aktiven RELion User geprüft. Ist die Anzahl der gekauften Lizenzen erreicht, verweigern die Programme den Startvorgang mit einer Fehlermeldung. Um die User-Anzahl zu erhöhen oder weitere RELion-Module freizuschalten, kann eine neue RELion-Lizenz erworben und eingespielt werden.

Einrichtung der Lizenzdatei

Wurde noch keine Registrierung der RELion Lizenz durchgeführt, erscheint bei jedem Start der RELion Objekte eine Mitteilung, um auf die fehlende Registrierung der RELion Lizenz hinzuweisen.

Für die Registrierung der RELion Lizenz starten Sie Karte RE Globale Einrichtung und drücken die Schaltfläche Lizenz einlesen. Wählen Sie bitte Ihre RELion Lizenzdatei aus und drücken Sie Öffnen. Anschließend wird die Lizenz in der Datenbank gespeichert und die Anzahl der User registriert.

• Nach dem Import der RELion Lizenzdatei wird diese automatisch registriert und in den Feldern die Werte eingestellt.
• Das Feld RELion Lizenz zeigt die RELion Lizenznummer an, daneben befinden sich erweiterte Lizenzinformationen.
• Im Feld Gültig bis wird im Falle einer registrierten RELion Test Lizenz das Ablaufdatum angezeigt. Eine Kundenlizenz dagegen ist zeitlich nicht begrenzt.
• Das Feld Anzahl User zeigt die maximale Anzahl der User an, die gleichzeitig mit den lizensierten RELion-Modulen arbeiten können.
• Das Feld Anzahl Named User zeigt die aktuelle Anzahl der User an, die mit RELion arbeiten können. siehe RELion Lizenz Benutzer
• In dem Feld Aktuell aktiv sehen Sie die genaue Anzahl der User, die aktiv mit RELion arbeiten. Benutzer, die nur mit den Dynamics NAV Standard-Modulen arbeiten, werden dabei nicht gezählt.

Sobald die Anzahl der aktiven User den Wert der maximalen Anzahl der RELion-User überschreitet, erscheint folgende Meldung. Die betroffenen User können erst dann die RELion-Module starten, wenn einer oder mehrere der aktiven RELion-User sich abgemeldet haben.

Diese Meldung erscheint, falls das betreffende Modul nicht freigeschaltet wurde.

Weitere Lizenzen

Werden weitere Lizenzen mit einer größeren Anzahl von Usern erworben, so importieren Sie einfach, wie oben beschrieben, die neue RELion Lizenzdatei. Die Registrierung und Aktivierung erfolgen automatisch.

Diese Meldung erscheint, wenn ein Benutzer nicht für RELion freigeschaltet ist.

Hinweis

Sie können die Fehlermeldung auch selbst lösen. Zuerst prüfen Sie in der Tabelle RELion Lizenz Benutzer ob eine gültige Lizenz vorliegt und der neue Benutzer freigeschaltet ist. Dann leeren Sie die Tabelle RELion Lizenz Benutzer.

RELION Lizenz Benutzer

Das RELion-User-Modell ist Named User analog zu MS Dynamics 365 Business Central (BC). Jeder Benutzer ist mit seinem Login-Namen angemeldet. Die Anzahl der RELion-User entspricht nicht zwingend der Anzahl der BC-User, sie kann auch eine Untermenge davon sein. Deshalb gibt es für die RELion-User eine eigene Ebene, in der diese verwaltet werden. BC-User werden unabhängig von den RELion-Usern verwaltet, ein RELion-User setzt aber immer einen entsprechenden BC-User voraus.

Alle RELion-User werden einmalig und mandantenübergreifend auf der Seite RELion Lizenz Benutzer verwaltet. Für jeden Benutzer wird dort geprüft, ob eine RELion-Lizenz benötigt wird. Diese Prüfung unterscheidet sich je nach Umgebung:

• In einer OnPrem-Umgebung richtet sich die Prüfung nach dem BC-Lizenztyp des Benutzers (Feld Benutzer Lizenztyp (OnPrem)). Benutzer mit eingeschränkten Rechten oder vom Typ Windows-Gruppe benötigen keine RELion-Lizenz.

• In einer Cloud-Umgebung (Business Central Online) richtet sich die Prüfung danach, ob dem Benutzer einer der folgenden Microsoft 365/Business Central-Pläne zugewiesen ist:

  • Dynamics 365 Business Central Essentials
  • Dynamics 365 Business Central Premium
  • Dynamics 365 Business Central Essential - Embedded
  • Dynamics 365 Business Central Premium - Embedded

  Der zugewiesene Plan wird im Feld Cloud-Plan angezeigt. Hinweise zur Zuweisung von Plänen an Benutzer enthält die Microsoft-Dokumentation zur Benutzer- und Lizenzverwaltung.

Die Verwaltung der RELion-User erfolgt in drei Arbeitsschritten: Benutzer aus Business Central übernehmen, Benutzer auswählen und eine Aktion auf die Auswahl anwenden.

Felder auf der Seite RELion Lizenz Benutzer

Hinweis

Oberhalb der Tabellenansicht befindet sich der Link RELion Lizenz. Er fasst die aktuelle RELion-Lizenzinformation zusammen, unter anderem die Anzahl lizenzierter Named User im Verhältnis zur maximalen Anzahl laut Lizenzdatei. Ein Klick auf den Link zeigt weitere Details an.

Benutzer aus Business Central übernehmen

Mit der Aktion Einlesen aus Benutzertabelle werden Benutzer aus der Business Central Benutzertabelle eingelesen. Berücksichtigt werden dabei ausschließlich aktivierte Benutzer, die laut der oben beschriebenen Prüfung eine RELion-Lizenz benötigen und noch keinen Eintrag auf der Seite RELion Lizenz Benutzer haben.

Nach dem Ermitteln der Kandidaten erscheint eine Abfrage, ob die eingelesenen Benutzer direkt als RELion-Benutzer aktiviert oder zunächst nur ohne Aktivierung übernommen werden sollen. Anschließend werden alle Kandidaten in einem Schritt eingefügt. Wurden keine neuen Benutzer gefunden, erscheint stattdessen ein entsprechender Hinweis.

Hinweis

Es können nur so viele RELion-Benutzer aktiviert werden, wie die installierte RELion-Lizenz an Named Usern enthält. Wird diese Anzahl überschritten, bleiben die zusätzlichen Benutzer ohne Aktivierung.

Benutzer auswählen

Über die Aktionsgruppe Auswählen werden Benutzer auf der Seite markiert, ohne dass dabei bereits eine Änderung vorgenommen wird. Die Markierung dient als Auswahl für den nächsten Arbeitsschritt. Folgende Auswahlaktionen stehen zur Verfügung:

• Aktuelle Markierung: übernimmt die manuell in der Liste markierten Zeilen als Auswahl.
• Lizenziert: markiert alle Benutzer, die aktuell als RELion-Benutzer gekennzeichnet sind.
• Nicht Lizenziert: markiert alle Benutzer, die aktuell nicht als RELion-Benutzer gekennzeichnet sind.
• Lizenz erforderlich: markiert alle Benutzer, die laut Prüfung eine RELion-Lizenz benötigen, unabhängig von der aktuellen Kennzeichnung.
• Keine Lizenz erforderlich: markiert alle Benutzer, die laut Prüfung keine RELion-Lizenz benötigen, unabhängig von der aktuellen Kennzeichnung.
• Fehlende Lizenz: markiert Benutzer, die eine RELion-Lizenz benötigen, aber noch nicht als RELion-Benutzer gekennzeichnet sind.
• Nicht benötigte Lizenz: markiert Benutzer, die als RELion-Benutzer gekennzeichnet sind, die Lizenz laut Prüfung aber nicht mehr benötigen.
• Auswahl zurücksetzen: hebt die aktuelle Markierung vollständig auf.

Jede Auswahlaktion ersetzt eine zuvor bestehende Markierung durch die neue Auswahl.

Aktion auf die Auswahl anwenden

Über die Aktionsgruppe Auf Auswahl anwenden wird die zuvor über Auswählen getroffene Auswahl umgesetzt:

• Lizenz hinzufügen: setzt die Kennzeichnung RELion Benutzer für alle markierten Benutzer, die laut Prüfung eine RELion-Lizenz benötigen und diese noch nicht haben.
• Lizenz entfernen: entfernt die Kennzeichnung RELion Benutzer für alle markierten Benutzer, die aktuell als RELion-Benutzer gekennzeichnet sind.

Vor der Ausführung erscheint eine Abfrage mit der Anzahl der betroffenen Benutzer. Sind keine passenden Benutzer markiert, erscheint stattdessen ein Hinweis auf die Aktionsgruppe Auswählen.

Hinweis

Bei Lizenz entfernen wird nicht erneut geprüft, ob die Lizenz noch benötigt wird. Die passenden Benutzer sollten vorher gezielt über Auswählen, zum Beispiel mit der Aktion Nicht benötigte Lizenz, markiert werden.

Beispiele

Neueinrichtung für alle Benutzer

Bei der erstmaligen Einrichtung sind noch keine Benutzer auf der Seite RELion Lizenz Benutzer vorhanden. Da alle eingelesenen Benutzer als RELion-Benutzer eingerichtet werden sollen, erfolgt die Aktivierung direkt beim Übernehmen.

1. Benutzer übernehmen: Mit Einlesen aus Benutzertabelle werden alle in Frage kommenden Benutzer eingelesen. Bei der Abfrage

   Möchten Sie X Benutzer aus der Benutzertabelle importieren?

   Auswahl 1: Benutzer einlesen und für RELion aktivieren.

   Auswahl 2: Benutzer einlesen aber nicht für RELion aktivieren.

   wird Auswahl 1 gewählt. Damit sind alle berechtigten Benutzer in einem Arbeitsgang als RELion-Benutzer eingerichtet.

Wird bei der Abfrage stattdessen Auswahl 2 gewählt, werden die Benutzer zunächst ohne Aktivierung übernommen. Die Aktivierung erfolgt dann über die Aktion Fehlende Lizenz in der Aktionsgruppe Auswählen und anschließend über die Aktion Lizenz hinzufügen in der Aktionsgruppe Auf Auswahl anwenden.

Einfügen neuer Benutzer

Wird zu einem späteren Zeitpunkt ein neuer Business Central Benutzer angelegt, der eine RELion-Lizenz benötigt, ergänzt sich die bestehende Einrichtung um folgende Schritte. Da nur der neue Benutzer betroffen ist, erfolgt die Aktivierung direkt beim Übernehmen.

1. Benutzer übernehmen: Mit Einlesen aus Benutzertabelle wird der neue Benutzer eingelesen. Bereits vorhandene Benutzer bleiben davon unberührt, da nur Benutzer ohne bestehenden Eintrag berücksichtigt werden. Bei der Abfrage “Möchten Sie X Benutzer aus der Benutzertabelle importieren?” wird Auswahl 1 (“Benutzer einlesen und für RELion aktivieren”) gewählt.

Wird bei der Abfrage stattdessen Auswahl 2 (“Benutzer einlesen aber nicht für RELion aktivieren”) gewählt, wird der neue Benutzer zunächst ohne Aktivierung übernommen. Die Aktivierung erfolgt dann über die Aktion Fehlende Lizenz in der Aktionsgruppe Auswählen und anschließend über die Aktion Lizenz hinzufügen in der Aktionsgruppe Auf Auswahl anwenden.

Entfernen von gelöschten Benutzern

Wurde ein Business Central Benutzer gelöscht oder deaktiviert und benötigt dadurch keine RELion-Lizenz mehr, ist ein Übernehmen aus der Benutzertabelle nicht erforderlich, da der Benutzer bereits auf der Seite RELion Lizenz Benutzer eingetragen ist.

1. Auswählen: Über die Aktionsgruppe Auswählen wird die Aktion Nicht benötigte Lizenz ausgeführt. Dadurch werden alle Benutzer markiert, die als RELion-Benutzer gekennzeichnet sind, die Lizenz laut Prüfung aber nicht mehr benötigen.
2. Auf Auswahl anwenden: Über die Aktionsgruppe Auf Auswahl anwenden wird die Aktion Lizenz entfernen ausgeführt, wodurch die Kennzeichnung für diese Benutzer entfernt wird.

Weitere Aktionen

Neben den Arbeitsschritten stehen auf der Seite RELion Lizenz Benutzer folgende weitere Aktionen zur Verfügung:

• Benutzerrechte hinzufügen: Fügt den RELion-Berechtigungssätzen die technisch erforderliche Tabellenberechtigung für RELion Lizenz Benutzer hinzu. Vor der Ausführung erscheint eine Abfrage mit der Anzahl der betroffenen Berechtigungssätze.
• RELion Lizenz: Öffnet die Karte RE Globale Einrichtung zur Einrichtung und Anzeige der RELion-Lizenzdatei.
• Benutzer Übersicht: Öffnet die Business Central Seite Benutzer, gefiltert auf den aktuell ausgewählten Benutzer.
• Benutzer Einrichtung: Öffnet die Seite Benutzereinrichtung für den aktuell ausgewählten Benutzer.
• Info: Zeigt dieselben Lizenzinformationen wie der Link RELion Lizenz oberhalb der Tabellenansicht, ergänzt um Hinweise zu zusätzlich möglichen RELion-Lizenzen (zum Beispiel für externe Buchhalter oder Administratoren) sowie zu Benutzern, deren Login-Status deaktiviert ist.