Einrichtung
5 Minuten Lesezeit
Die folgenden Schritte sind zur Einrichtung für die Übertragung von E-Belegen erforderlich:
- Elektronischen Belegdienst einrichten
- Zu Exportierende Belege konfigurieren
- Elektronische Belegformate einrichten
- Belegsendeprofil einrichten
- Belegaustauschdienst
Elektronischen Belegdienst einrichten
Für jedes genutzte Format ist ein eigener Elektronischer Belegdienst anzulegen.
Vorgehensweise:
- Über die Suche den Menüpunkt E-Belegdienst öffnen.
- Neuen E-Belegdienst anlegen oder bestehenden Dienst bearbeiten.
- Im Feld Belegformat ein unterstütztes Format auswählen (z. B. PEPPOL BIS 3.0, XRechnung, ZUGFeRD).
Eine detaillierte Feldbeschreibung zu diesem Einrichtungsschritt ist im Abschnitt Einen E-Belegdienst einrichten der Microsoft-Dokumentation E-Belege einrichten verfügbar.
Hinweis
Die Einstellung der Käuferreferenz sollte aktiviert werden, z. B. auf Ihre Referenz. Ohne diese Einstellung können Validierungsfehler beim Empfänger auftreten. Änderungen in der Standardfunktionalität von Business Central sind möglich. Entsprechende Hinweise in den Microsoft Release Notes sind zu beachten.
Zu Exportierende Belege konfigurieren
Im E-Belegdienst die Funktion Unterstützte Quellbelegtypen einrichten wählen und die gewünschten Belegarten hinzufügen (z. B. Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift).
Hinweis
RELion-Belege wie Mietrechnungen müssen nicht als Quellbelegarten konfiguriert werden.
Elektronische Belegformate einrichten
In der Seite Elektronische Belegformate ist für jedes erforderliche Format jeweils ein Eintrag für Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift anzulegen. Folgende Felder sind zu befüllen:
- Code
- Beschreibung
- Verwendung
- Codeunit-ID
- Codeunit-Beschriftung
Beispielwerte:
| Code | Beschreibung | Verwendung | Codeunit-ID | Codeunit-Beschriftung |
|---|---|---|---|---|
| PEPPOL BIS3 | PEPPOL BIS3-Format (Pan-European Public Procurement Online) | Verkaufsrechnung | 1610 | Exp. Sales Inv. PEPPOL BIS3.0 |
| PEPPOL BIS3 | PEPPOL BIS3-Format (Pan-European Public Procurement Online) | Verkaufsgutschrift | 1611 | Exp. Sales CrM. PEPPOL BIS3.0 |
| XRECHNUNG | XRechnung Verkaufsrechnung | Verkaufsrechnung | 13916 | Export XRechnung Document |
| XRECHNUNG | XRechnung Verkaufsgutschrift | Verkaufsgutschrift | 13916 | Export XRechnung Document |
| ZUGFERD | ZUGFeRD Verkaufsrechnung | Verkaufsrechnung | 13917 | Export ZUGFeRD Document |
| ZUGFERD | ZUGFeRD Verkaufsgutschrift | Verkaufsgutschrift | 13917 | Export ZUGFeRD Document |
Hinweis
Für PEPPOL ist nur das Format PEPPOL BIS3 zulässig. Das Format PEPPOL 30 wird aktuell von RELion nicht unterstützt.
Belegsendeprofil(e) einrichten
In der Liste Belegsendeprofile ein neues Profil über Neu anlegen.
Weitere Informationen zu den Feldoptionen (z. B. E-Mail-Anhang, Elektronischer Beleg) finden sich in der Microsoft-Dokumentation:
- Bevorzugte Methoden der Übermittlung von Verkaufsbelegen einrichten
- Belege und E-Mails senden
- Technische Referenz
Hinweis
Wird im Feld E-Mail-Anhang die Option E-Beleg oder PDF und E-Beleg gewählt, muss das Feld Elektronischer Beleg den Wert E-Beleg-Workflow enthalten und ein aktivierter Workflow hinterlegt sein.
Vergleich der Sendeoptionen im Belegsendeprofil:
| Feld | Steuerung | Werte/Optionen | Bemerkung |
| Drucker | Ausdruck beim Buchen/Senden | Nein / Ja | Physischer Ausdruck, unabhängig von anderen Optionen |
| E-Mail-Anhang | Dateiformat für Anhang der E-Mail | PDF / E-Beleg / PDF und E-Beleg | Setzt E-Mail-Versand voraus, beeinflusst nicht die eigentliche Übertragung |
| Datenträger | Lokale Datei-Erzeugung | Nein / PDF / E-Beleg / PDF und E-Beleg | Speicherung unabhängig von Druck und E-Mail |
| Elektronischer Beleg | E-Document-Übertragung über Dienst | Nein / Über Belegaustauschdienst / E-Beleg-Workflow | Einzige Option mit systemseitiger Übertragung |
| PDF-Belege kombinieren | Mehrere PDFs zu einer Datei zusammenfassen | Nein / Ja | Gilt nur für E-Mail-Versand mehrerer Belege |
Erläuterungen wichtiger Optionen
| Option | Wert | Beschreibung |
|---|---|---|
| – | Steuert, ob eine E-Mail an den Debitor ausgelöst werden soll. | |
| Ja (Aufforderung für Einstellungen) | Beim Buchen und Senden werden die Einstellungen aus den Sendeoptionen angezeigt und können individuell angepasst werden. | |
| Ja (Standardeinstellungen verwenden) | Beim Buchen und Senden werden die Einstellungen aus den Sendeoptionen ohne Abfrage übernommen. | |
| E-Mail-Dateianhang (nur aktiv, wenn E-Mail ≠ Nein) | – | Steuert, welche Dateien an die erzeugte E-Mail angehängt werden. |
| Die PDF-Datei wird angehängt. | ||
| Elektronischer Beleg | Die XML-Datei wird angehängt. | |
| PDF und Elektronischer Beleg | Es wird eine ZIP-Datei mit PDF- und XML-Datei angehängt. | |
| E-Beleg | Die XML-Datei wird angehängt. Nur wählbar in Verbindung mit der Option E-Beleg-Workflow im Feld Elektronischer Beleg. | |
| PDF und E-Beleg | Es wird eine ZIP-Datei mit PDF- und XML-Datei angehängt. Nur wählbar in Verbindung mit der Option E-Beleg-Workflow im Feld Elektronischer Beleg. | |
| Datenträger | – | Steuert, ob bzw. welche Dateien erzeugt werden. |
| Nein | Es wird keine Datei erzeugt. | |
| Es wird eine PDF-Datei erzeugt und im Downloadordner abgelegt. | ||
| Elektronischer Beleg | Es wird eine XML-Datei erzeugt und im Downloadordner abgelegt. | |
| PDF und Elektronischer Beleg | Es wird eine ZIP-Datei (PDF + XML) erzeugt und im Downloadordner abgelegt. | |
| Elektronischer Beleg | – | Steuert, ob E-Belege z. B. über einen Belegaustauschdienst an den bzw. die Empfänger übermittelt werden. Nur bei dieser Option erfolgt zusätzlich eine interne Protokollierung in der Microsoft-Tabelle E-Document. |
| Nein | Es erfolgt keine Übertragung bzw. Protokollierung des E-Belegs. | |
| Über Belegaustauschdienst | Die Übertragung erfolgt über den entsprechend eingerichteten Belegaustauschdienst. | |
| Erweiterter E-Beleg-Workflow | Alternativ kann ein Workflow eingerichtet werden, der den E-Beleg über den im Workflow definierten E-Belegdienst (und ggf. dessen Dienstintegration) verschickt. |
Tipp
Für jedes genutzte E-Belegformat ein eigenes Belegsendeprofil anlegen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Innerhalb eines Formats mehrere Profile nur bei unterschiedlichen Sendeoptionen anlegen (z. B. mit oder ohne E-Mail). Ein Standardprofil für alle übrigen Debitoren definieren.
Beispiele für Profile:
| Code | Beschreibung | Standard | Drucker | Datenträger | Elektronischer Beleg | |
| Standard | Keine E-Belege, manueller Versand | Ja | Nein | Nein | Nein | Nein |
| PEPPOL | E-Beleg im Format PEPPOL BIS3 | Nein | Nein | Ja | Ja | Nein |
| XRechnung | Format XRechnung mit Datenträger | Nein | Nein | Ja | Ja | Nein |
| ZUGFeRD | Format ZUGFeRD mit Datenträger | Nein | Nein | Ja | Ja | Nein |
Hinweis
Für Miet- oder Betriebskostenabrechnungen gelten eigene Versandregeln, da diese über die RELion-Dokumente gesteuert werden. Soll daraus ein E-Beleg erzeugt werden, muss im Feld Datenträger eine Option ungleich Nein gewählt werden – idealerweise PDF und Elektronischer Beleg, damit die Dateien im Dokumentenarchiv abgelegt werden.
Belegaustauschdienst
Über die Suche den Menüpunkt Belegaustauschdienst-Einrichtung öffnen und den Dienst entsprechend der Übertragungsart konfigurieren. Details dazu in der Microsoft-Dokumentation: Einrichten eines Belegaustauschdiensts.