Einrichtungsassistent

Einführung

Der Archiv Kompakt Connector ermöglicht eine komfortable und rechtssichere Archivierung von Dokumenten aus RELion. Dokumente werden nicht mehr nur in RELion, sondern auch automatisch im Archiv kompakt‑System gespeichert und revisionssicher archiviert.

Der gewohnte Arbeitsablauf in RELion bleibt dabei erhalten. Dokumente können weiterhin direkt in RELion recherchiert, geöffnet und angezeigt werden und stehen zusätzlich auch im Archiv kompakt zur Verfügung. Alle relevanten Dokumentinformationen werden automatisch zwischen den beiden Systemen synchronisiert.

Neben manuell abgelegten Dokumenten werden auch systemgenerierte Unterlagen, wie z. B. Mahnungen oder Betriebskostenabrechnungen, zuverlässig archiviert. Änderungen an Dokumenten werden automatisch übernommen, sodass stets mit dem aktuellen Stand gearbeitet wird.

Weitere Informationen sind in der Dokumentation RELion Dokumente erläutert.

Hinweis

Für die Nutzung des Archiv Kompakt Connectors wird zusätzlich die Lizenz RE4030 (Anbindung an ein elektronisches Archivsystem) geprüft.

Einrichtung

Der Einrichtungsassistent des RELion Archiv Kompakt Connector unterstützt bei der erstmaligen Einrichtung der Anbindung an Archiv kompakt. Der Assistent lässt sich auf zwei Arten starten.

Start über die Erweiterungsverwaltung

Vorgehensweise:

• Über die Suchfunktion die Erweiterungsverwaltung öffnen
• Zur Seite Installierte Erweiterungen wechseln
• Die Erweiterung RELion Archiv Kompakt Connector auswählen
• Im Menüband auf Verwalten klicken und anschließend Einrichten auswählen

• Nach Auswahl von Einrichten wird der Einrichtungsassistent automatisch gestartet.

Start über Unterstütztes Setup

Vorgehensweise:

• Über die Suchfunktion die Seite Unterstütztes Setup öffnen
• Den Eintrag Mit Archiv Kompakt verbinden auswählen
• Auf den Link Erste Schritte mit dem RELion Archiv Kompakt Connector klicken

Anschließend öffnet sich der Einrichtungsassistent.

Unterstütztes Setup – Überblick

Der Einrichtungsassistent führt Administratoren Schritt für Schritt durch die Konfiguration der Anbindung an Archiv kompakt sowie durch die Einrichtung der Authentifizierung über Microsoft Entra ID. Der Assistent übernimmt folgende Aufgaben:

• Automatische Prüfung der erforderlichen Lizenz
• Einrichtung der Verbindung zum Archivsystem
• Konfiguration der Authentifizierung über Microsoft Entra ID
• Speicherung und Validierung aller Einstellungen

Nach erfolgreichem Abschluss ist das Setup beendet und muss nicht erneut durchgeführt werden.

Schritt-für-Schritt-Funktionalität

1. Lizenzprüfung

• Prüfung, ob die erforderliche Lizenz RE4030 vorhanden und aktiv ist
• Anzeige des aktuellen Lizenzstatus
• Direkte Verlinkung zur Lizenzverwaltung bei fehlender Lizenz
• Fortfahren ist nur bei aktiver Lizenz möglich

2. Dokumentenverbindung einrichten

• Konfiguration der Verbindung zu Archiv kompakt
• Eingabe der folgenden Parameter:
  • Basis‑URL des Archivsystems
  • Zugriffsumfang
  • Betriebsmodus (Cloud oder lokal)

Bereits vorhandene Verbindungen werden automatisch erkannt und übernommen.

3. Microsoft Entra Application konfigurieren (siehe auch)

• Einrichtung der Authentifizierung über Microsoft Entra ID
• Automatische Erkennung bestehender App‑Registrierungen

Es besteht die Möglichkeit:

• Neue Anwendungen zu erstellen
• Vorhandene Konfigurationen zu bearbeiten

Die Verwaltung erfolgt über eine integrierte, anwenderfreundliche Oberfläche.

4. Abschluss

• Anzeige einer Abschlussmeldung
• Speicherung aller Konfigurationseinstellungen
• Kennzeichnung des Setups als abgeschlossen, sodass der Assistent nicht erneut angezeigt wird

Automatische Nachprüfung der Konfiguration

Nach Abschluss der Einrichtung stellt ein integrierter Prüfmechanismus sicher, dass die Konfiguration weiterhin gültig ist. Beim Öffnen der Konfigurationsseite wird automatisch geprüft:

• Ob die Verbindung zu Archiv kompakt korrekt eingerichtet ist
• Ob eine gültige Konfiguration in Microsoft Entra ID besteht

Bei Problemen:

• Wird der Einrichtungsassistent automatisch zurückgesetzt
• Beim nächsten Aufruf wird er erneut angezeigt
• Erfolgt ein Hinweis in RELion Dokument Einrichtung mit
  • Beschreibung des Problems
  • Direktem Link zum erneuten Start des Assistenten

Datei-Download aus Archiv Kompakt

Einführung

Wenn Sie in RELion eine Datei herunterladen, die im Archiv Kompakt gespeichert ist, wählt das System automatisch die passende Download-Methode. Die Wahl hängt davon ab, wie groß die Datei ist und ob Sie eine einzelne Datei oder alle Dateien eines Dokuments auf einmal herunterladen möchten. Als Benutzer müssen Sie dafür nichts einstellen — der Download startet in jedem Fall automatisch auf dem für die jeweilige Datei passenden Weg.

Ablauf

1. Sie fordern den Download einer Datei zu einem Dokument an — entweder eine einzelne Datei oder alle Dateien eines Dokuments gemeinsam.
2. RELion ruft im Hintergrund die Liste der zum Dokument gehörenden Dateien aus dem Archiv Kompakt ab und ermittelt zu jeder Datei automatisch die aktuellste Version.
3. Für jede Datei wird anhand der Dateigröße entschieden, auf welchem Weg sie bereitgestellt wird:
   • Download über den Webbrowser: Ist bei einem Einzeldatei-Download die Dateigröße nicht bekannt oder größer als 100 MB, öffnet sich ein direkter Download-Link in Ihrem Webbrowser. Sie sehen dann den gewohnten Download-Dialog Ihres Browsers, und der Download läuft direkt zwischen Ihrem Browser und dem Archiv Kompakt ab.
   • Direkter Download in RELion: Ist die Datei kleiner als 100 MB, oder laden Sie alle Dateien eines Dokuments gemeinsam herunter, lädt RELion die Datei selbst herunter.
4. Beim Download aller Dateien eines Dokuments fasst RELion am Ende automatisch alle heruntergeladenen Dateien in einer gemeinsamen ZIP-Datei zusammen und bietet Ihnen diese zum Speichern an.

Ergebnis

• Bei kleineren Einzeldateien und bei Sammel-Downloads: eine fertige Datei (bzw. ZIP-Archiv) wird Ihnen von RELion zum Speichern angeboten.
• Bei großen oder größenmäßig unbekannten Einzeldateien: Ihr Webbrowser öffnet den Download direkt, RELion selbst überträgt die Datei nicht.

Hinweise

• Der direkte Download-Link im Browser ist nur für Sie persönlich gültig und nur für kurze Zeit nutzbar — er kann nicht von anderen Personen verwendet werden, auch wenn sie den Link kennen.
• Der Umweg über den Browser bei großen Dateien stellt sicher, dass auch sehr große Dateien zuverlässig heruntergeladen werden können, ohne dass es in RELion zu langen Wartezeiten oder Zeitüberschreitungen kommt.
• Der Schwellenwert von 100 MB gilt nur für den Download einzelner Dateien. Beim gemeinsamen Download aller Dateien eines Dokuments werden die Dateien immer über RELion selbst geladen und zu einer ZIP-Datei zusammengefasst.

Fehlerbehebung

Wenn die Einrichtung unvollständig ist, erscheint beim Öffnen der Dokumentverwaltung automatisch eine Benachrichtigung. Die folgende Tabelle listet alle möglichen Fehlermeldungen und deren Lösung: