Rechtsform in Kontakt
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Einleitung
Für Kontakte, die Unternehmen darstellen, ist die Angabe der Rechtsform von wesentlicher Bedeutung. Sie dient nicht nur der Information, sondern ist auch für verschiedene Prozesse, beispielsweise für steuerliche Mitteilungen, relevant. Aus diesem Grund besteht auf der Kontaktkarte die Möglichkeit, die Rechtsform zu erfassen. Durch die Pflege der Rechtsform kann eindeutig zwischen natürlichen Personen und Unternehmen unterschieden werden, da auch die Rechtsform Natürliche Person zur Auswahl steht. Kontakte, die in einer Beziehung zu einem Debitor oder Kreditor stehen, sind grundsätzlich von der Art Unternehmen. In diesen Fällen wäre eine Unterscheidung ohne die Angabe der Rechtsform nicht möglich.
Die Rechtsform kann nicht nur auf der Kontaktkarte, sondern auch auf der Adressstammkarte im globalen Adressstamm gepflegt werden. Ist im aktuellen Mandanten die Synchronisation der Adressdaten aktiviert (Einstellung auf der Seite Adressstamm Einrichtung), führt die Erfassung oder Änderung der Rechtsform auf der Kontaktkarte automatisch zur Aktualisierung des entsprechenden Feldes in der zugehörigen globalen Adresse sowie in allen mit dieser Adresse verknüpften Kontakten (bei Mandanten mit aktiver Synchronisierung).
Eine Änderung der Rechtsform in der globalen Adresse bewirkt entsprechend eine automatische Aktualisierung bei allen verknüpften Kontakten.
Rechtsform beim Kontakt
Die Rechtsform auf der Kontaktkarte ist im Inforegister Allgemein sichtbar, sofern alle Felder des Inforegisters angezeigt werden. Gegebenenfalls muss die Anzeige über die Funktion Mehr anzeigen aktiviert werden.
Das Feld Rechtsform ist standardmäßig direkt hinter dem Feld Unternehmensname positioniert.
Bei der Erfassung der Rechtsform kann aus einer vordefinierten Liste von Rechtsformen ausgewählt werden. Ist die gewünschte Rechtsform nicht vorhanden, kann sie neu angelegt werden.
Beim Anlegen eines Kontakts der Art Person wird die Rechtsform automatisch mit Natürliche Person (Code „NP“) belegt, sofern ein entsprechender Eintrag in der Tabelle der Rechtsformen vorhanden ist und noch keine Rechtsform angegeben wurde. Auch bei einer Änderung der Kontaktart von Unternehmen zu Person erfolgt eine automatische Belegung der Rechtsform, sofern das Feld leer ist. Ist bereits eine Rechtsform hinterlegt, erfolgt zuvor eine entsprechende Abfrage.
Die Kurzform (Abkürzung) der Rechtsform wird ebenfalls in der Kontaktübersicht angezeigt. Dadurch ist auch eine Selektion der Datensätze nach diesem Kriterium möglich. Der Code der Rechtsform kann über die Personalisierung zusätzlich zur Anzeige eingeblendet werden.
Hinweis
Die Rechtsform kann ebenfalls in der Übersicht und auf der Karte der Zuständigkeitseinheiten (Zuständigkeitseinheiten, Zuständigkeitseinheiten‑Karte) über die Personalisierung angezeigt werden.
Eine Änderung der Rechtsform ist auf diesen Seiten jedoch nicht möglich.
Verwaltung der Rechtsformen
Rechtsformen werden in einer separaten Tabelle verwaltet. Diese Tabelle wird standardmäßig mit einer vordefinierten Liste von Rechtsformen ausgeliefert. Zusätzlich besteht jederzeit die Möglichkeit, weitere Rechtsformen zu definieren oder nicht mehr benötigte Einträge zu entfernen.
Die Übersicht der Rechtsformen ist über die allgemeine Suchfunktion erreichbar.
Sollte die Liste der Rechtsformen leer sein oder sollen die vordefinierten Standardeinträge ergänzt werden, kann die Aktion Initialisieren ausgeführt werden. Dabei werden bereits vorhandene Einträge mit identischem Code nicht verändert.
Rechtsform im globalen Adressstamm
Auf der Karte des globalen Adressstamms wird die Rechtsform im Inforegister Allgemein angezeigt. Gegebenenfalls muss die Anzeige der entsprechenden Felder über die Funktion Mehr anzeigen aktiviert werden. Die Pflege der Rechtsform erfolgt analog zur Kontaktkarte.
Eine Änderung der Rechtsform in der globalen Adresse führt zur automatischen Aktualisierung der Rechtsform bei allen mit dieser Adresse verknüpften Kontakten, sofern es sich um Mandanten mit aktiver Adresssynchronisation handelt.
Bei der Eingabe der Rechtsform kann aus der Liste der definierten Rechtsformen ausgewählt werden. Diese Liste kann bei Bedarf angepasst und erweitert werden. Die Rechtsform kann außerdem in der RE Adressstamm Übersicht sowie in der RE Adressstamm Suche über die Personalisierung eingeblendet werden. Darüber hinaus steht sie als Filterkriterium zur Verfügung.
Hinweis
Die Bearbeitung der Felder in der Adressstammkarte ist nur möglich, wenn der aktuelle Mandant an der Synchronisation der Adressen teilnimmt. Die entsprechende Einstellung erfolgt auf der Seite Adressstamm Einrichtung.