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Kontakt-/Adressmanagement
1 - Kontaktfocus
Einführung
Der Kontaktfocus ist dem Hauptmodul Kontaktverwaltung zugeordnet. Er bietet den idealen Einstieg in RELion, wenn der Anwender seinen Fokus auf eine Person, beispielsweise den Mieter, legen möchte. Unabhängig davon, ob im Feld Name, Telefon oder Ort gesucht wird, in der Übersicht werden schnell die betreffende Person und die wichtigsten Kontaktbeziehungen (Debitor, Kreditor, Bank) gefunden.
Beim Anzeigen der Details öffnet sich die passende Ansicht. Darin erhält der Anwender alle wichtigen Informationen – sei es der aktuell offene Saldo, wichtige Kommunikations- und Adressdaten oder Stamm- und Bewegungsdaten. So ist bei den Stammdaten sofort ersichtlich, welche Verträge, Objekt- bzw. Einheitenzuordnungen, aber auch Sollstellungen, Bankverbindungen, Einzugsermächtigungen und Abrechnungskreise bestehen. Die dazugehörigen Details können aufgerufen werden.
Bei den Bewegungsdaten sind die kumulierten Informationen zu Mahnung, Abrechnung, Wirtschaftsplan, Ausstattung, Aktivitäten und Aufgaben verfügbar.
Der Kontaktfocus soll die tägliche Arbeit erleichtern und eine größere Übersichtlichkeit in RELion gewährleisten.
Arbeiten mit dem Kontaktfocus
Aus dem Rollencenter heraus oder über die allgemeine Suchfunktion kann die Seite Kontaktfocus geöffnet werden.
Wenn die Seite geöffnet wurde, wird zuerst eine Übersicht aller vorhandenen Kontakte angezeigt, die verschiedene Geschäftsbeziehungen haben können (z. B. als Debitor oder Kreditor).
Die Trefferliste kann durch die Eingabe der Suchkriterien im Suchfeld oder Filterkriterien angepasst werden.
Die Details einer Zeile können über den Doppelklick im Feld Nr. oder die Funktion Bearbeiten aufgerufen werden. Wenn ein Kontakt keine Geschäftsbeziehung zu einem Debitor, Kreditor oder Bank hat, wird die Kontaktkarte aufgerufen.
Sollte ein Kontakt ausgewählt worden sein, der sowohl als Debitor als auch als Kreditor in RELion existiert, erscheint ein Auswahlfenster für die Debitor- oder Kreditor-Ansicht; andernfalls wird die entsprechende Karte ohne Zwischenabfrage angezeigt.
Viele der Daten, die in der Debitor- oder Kreditor-Ansicht angezeigt werden, können auch dort geändert werden. Weil es sich um Kontaktdaten handelt, werden sie mit anderen Daten (z. B. Debitor oder Adressstamm) synchronisiert, als hätte man die Änderungen direkt in der Kontaktkarte durchgeführt.
In der Übersicht besteht die Möglichkeit, die Funktion Globale Kontakt-Suche aufzurufen. Nach Eingabe der notwendigen Suchkriterien wird die Ergebnisliste in Globale RE Kontakte angezeigt.
Auch das Anlegen einer DSGVO-Anfrage direkt aus der Übersicht ist möglich. Dafür steht die Funktion Anfragen zum Datenschutz zur Verfügung. Nach Aufruf der Funktion – wenn die dann angezeigte Abfrage mit Ja bestätigt wurde – wird die DSGVO Anfrage/Anonymisierung-Karte mit fast vollständig ausgefüllten Daten geöffnet. Bei Antwort Nein wird die Übersicht der DSGVO-Anfragen angezeigt.
Kontaktfocus Kreditor
In der Karte Kontaktfocus Kreditor werden die wichtigsten Kontaktdaten angezeigt und können bearbeitet werden. Zusätzlich werden bestimmte Daten des Kreditors angezeigt, wie z. B. die Verträge, deren Bearbeitung nur auf den entsprechenden Kreditorenseiten möglich ist.
Inforegister Allgemein
Im Inforegister Allgemein wird neben den allgemeinen Kontaktdaten auch der Saldo der Kreditorenposten angezeigt. Über einen Klick auf den Betrag wird die Liste der zugrunde liegenden Kreditorenposten aufgerufen.
Unterhalb der allgemeinen Angaben werden die Verträge des Kreditors angezeigt. Die Details des aktuell markierten Vertrags können über die Funktion Vertrag aufgerufen werden.
Standardmäßig werden zuerst alle Verträge angezeigt. Über die Funktion Nur aktive / Alle anzeigen kann die Anzeige auf die aktiven Verträge eingeschränkt werden. Ein erneuter Aufruf der Funktion entfernt den Filter.
Falls der Kontakt des Kreditors auch mit einem Debitor verbunden ist, kann ein neuer Mietvertrag über Neuvermietung direkt in dieser Karte angelegt werden.
Inforegister Kommunikation
Im Inforegister Kommunikation werden die wichtigsten Angaben für die verschiedenen Formen der Kommunikation angezeigt.
Aus der Kreditor-Ansicht heraus kann ein neuer Kontakt über die Funktion Neuen Kontakt anlegen erstellt werden. Das ist allerdings nur möglich, wenn die Synchronisation der Adressdaten über den globalen Adressstamm in dem aktuellen Mandanten inaktiv ist.
Im Menü der Kreditor-Ansicht gibt es weitere Funktionsaufrufe, die auch in der Kontaktkarte zu finden sind und die Ansicht und Pflege weiterer Kontaktinformationen direkt aus der Kontaktfocus-Karte erlauben.
Kontaktfocus Debitor
Die Debitor-Ansicht des Kontaktfocus bündelt mehr Informationen und damit verbundene Funktionalitäten als die Kreditor-Ansicht.
Inforegister Allgemein
Im Inforegister Allgemein werden die Adressdaten und der aktuelle Saldo des Debitors angezeigt. Über einen Klick auf den Betrag im Feld Saldo wird die Liste der zugrunde liegenden Debitorenposten aufgerufen.
Inforegister Verträge
Im Inforegister Verträge werden debitorische Verträge angezeigt. Die Details des aktuell markierten Vertrags können über die Funktion Vertrag aufgerufen werden.
Standardmäßig werden zuerst alle Verträge angezeigt. Über die Funktion Nur aktive / Alle anzeigen kann die Anzeige auf aktive Verträge eingeschränkt werden. Ein erneuter Aufruf der Funktion entfernt den Filter.
Darüber hinaus gibt es verschiedene weitere Funktionen, die im Kontext der Verträge nützlich sind, wie z. B. der Aufruf von Aufgaben oder Einheitenverträgen.
Mit der Funktion Neuvermietung im Menü der Karte kann ein neuer Mietvertrag angelegt werden.
Inforegister Kommunikation
Im Inforegister Kommunikation werden die wichtigsten Kommunikationswege angezeigt.
Inforegister Schriftverkehr
Im Inforegister Schriftverkehr befinden sich weitere Kontaktinformationen zu dem ausgewählten Debitor sowie die relevanten Felder für den Schriftverkehr bzw. Serienbriefe.
Hinweis
Aus der Debitor-Ansicht heraus kann auch ein neuer Kontakt über die Funktion Neuen Kontakt anlegen erstellt werden. Das ist nur möglich, wenn die Synchronisation der Adressdaten über den globalen Adressstamm in dem aktuellen Mandanten inaktiv ist.
Infobox
Diese Infobox bietet eine Vielzahl an verschiedenen Informationsansichten, unterteilt in Stamm- und Bewegungsdaten.
Die Zahlen neben den Bezeichnungen zeigen die Anzahl der für den Kontakt vorhandenen Datensätze an. Ein Klick auf die Zahl öffnet gleichzeitig die verlinkten Daten zur Bearbeitung bzw. Einsicht.
Bei nur einem anzuzeigenden Datensatz wird oft direkt die entsprechende Karte geöffnet; bei mehreren Datensätzen eine Liste.
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Verträge | Der Link öffnet eine Übersicht mit allen Verträgen dieses Kontaktes. |
| Objekt | Mit einem Klick auf den Link öffnet sich eine Übersicht mit allen Objekten, in denen der Kontakt als Mieter oder WEG-Eigentümer vorkommt. |
| Einheiten | Dieser Link öffnet eine Übersicht mit allen Einheitenverträgen dieses Kontaktes. |
| Sollstellungen | Mit einem Klick auf den Link werden alle Sollstellungen zu diesem Kontakt angezeigt. |
| Bankverbindungen | Der Link verweist auf die Bankverbindung des Kontaktes in Form der entsprechenden Bankkontoübersicht, wobei zuerst nur zum Tagesdatum gültige Bankkonten angezeigt werden. |
| Lastschriftmandate | Dieser Link öffnet die Lastschriftmandate des Kontaktes. Es werden die zum Tagesdatum gültigen Lastschriftmandate angezeigt. |
| Abrechnungskreise | Der Link Abrechnungskreise zeigt die Abrechnungskreise der Einheitenverträge des Kontaktes. |
| Mitglied | Befindet sich der Kontakt in einem Mandanten mit Genossenschaftsverwaltung, kann über diesen Link die Mitgliedskarte zum jeweiligen Kontakt geöffnet werden. |
| Mietrechnungen | Der Link öffnet die Liste der registrierten Mietrechnungen. |
| Mahnungen | Der Link öffnet eine Übersicht von allen offenen Debitorenposten, für die registrierte Mahnungen bestehen. |
| Mahnakte | Der Link öffnet die Liste der Mahnakten. |
| Offene Ratenzahlungsposten | Der Link öffnet die Liste der offenen Debitorenposten, die aufgrund einer Ratenzahlungsvereinbarung gebildet wurden. |
| Abrechnungen | Mit einem Klick auf den Link wird eine Übersicht aller bisher erfolgten Einheit-Abrechnungen angezeigt. |
| Wirtschaftsplan | Über den Link wird die Übersicht aller bisher erfolgten Wirtschaftsplan-Berechnungen für die Einheiten des Kontakts angezeigt. |
| Ausstattungen | Mit einem Klick auf den Link wird die Ausstattung aller Einheiten, welche in der Kontaktfocus-Struktur vorkommen, angezeigt. |
| Aktivitäten | Der Link öffnet eine Übersicht mit allen Dokumenten und Vorgängen, welche (objekt- und einheitenübergreifend) an diesen Kontakt gesendet wurden. Hierzu können gehören: Geschäftsbriefe, Mahnungen, Telefonnotizen, allgemeine Bemerkungen zum Debitor usw. Die Dokumente können angezeigt bzw. gedruckt werden. Außerdem ist es möglich, ausgehend von dieser Übersicht eine neue Aktivität zu erstellen. Es öffnet sich dann ein Assistent, der die notwendigen Daten abfragt (Objektnummer, Einheitennummer, Art der Aktivität usw.). Je nachdem, welche Aktivitätenart ausgewählt wurde, öffnet sich in Word eine entsprechende Vorlage, beispielsweise beim Geschäftsbrief die Geschäftsbriefvorlage mit Firmenlogo usw. |
| Aufgaben | Mit einem Klick auf den Link wird die Übersicht aller Aufgaben für den Kontakt angezeigt. |
Globale RE Kontakte
Bei dem Modul Globale RE Kontakte handelt es sich um ein Untermodul des Hauptmoduls Kontaktverwaltung.
Es ermöglicht die mandantenübergreifende Suche eines Kontaktes mit anschließendem Öffnen der zugehörigen Kontakt-, Kontaktfocus-, Debitoren-, Kreditoren- oder Bank-Karte im jeweiligen Mandanten.
Bei der globalen Kontaktsuche öffnet sich zuerst ein Fenster, in dem ein oder mehrere Suchbegriffe (Name, Adresse, Straße, Telefon) eingegeben werden können. Die Suche findet über alle Mandanten der Datenbank statt, sie kann aber auch auf bestimmte Mandanten eingeschränkt werden. In der Ergebnisliste werden die Zeilen aus allen Mandanten dargestellt (abhängig von dem Filter für Mandanten). Die fett gedruckten Zeilen sind Treffer aus anderen Mandanten innerhalb der Datenbank. Direkt aus der Liste kann die entsprechende Karte zu dem jeweiligen Kontakt in einem separaten Tab geöffnet werden. Handelt es sich dabei nicht um den aktuellen Mandanten, wird auch ein automatischer Mandantenwechsel vorgenommen.
Folgende Anforderungen erfüllt die globale Kontakt-Suche:
- Mandantenübergreifende Suche von Kontakten
- Übersichtliche Anzeige der gefundenen Kontakte unter Angabe des Mandanten
- Für die ausgewählte Zeile wird die zugehörige Karte für Einheit, Debitor, Kreditor, Bankkonto oder Kontakt geöffnet
- Automatischer Wechsel in den jeweiligen Mandanten des Kontaktes
Hinweis
Die Verwendung der Globalen RE Kontakte benötigt keine besondere Einrichtung. Das Programm führt bei der ersten Verwendung die notwendigen Einstellungen und Einrichtungen automatisch aus.
Vorgehensweise Globale Kontakt-Suche
Die Filtereinstellungen für die Anzeige der globalen Kontakte werden entweder automatisch beim Aufruf von Globale RE Kontakte oder über eine Funktion dort angezeigt. Es öffnet sich das Fenster Globale Kontakt-Suche, in dem die gewünschten Suchkriterien im Inforegister Kontakt eingegeben werden können.
Unter Optionen kann die Suche der Kontakte auf bestimmte Mandanten eingeschränkt werden.
Darüber hinaus kann bestimmt werden, wie die eingegebenen Suchkriterien ausgewertet werden sollen. Im Feld Verwend. Suchbegriffe stehen zwei Optionen zur Auswahl:
| Standard | Ist diese Option aktiviert, müssen die Suchbegriffe im Inforegister Kontakt als Filter eingegeben werden (z. B. @*Otto Hahn*). |
| Filter autom. ergänzen | Bei dieser Option können die Worte im Feld Suchbegriff auf dem Inforegister Kontakt eingegeben werden, und das System bildet die Filter-Parameter automatisch. |
Beispiel
Eingabe von „Otto Hahn“ – das System sucht automatisch nach „@*Otto Hahn* | @*Hahn Otto*“. Das bedeutet, die Groß-/Kleinschreibung wird nicht beachtet, und es wird nach allem gesucht, was die Buchstabenreihenfolge beinhaltet.
Weitere Einstellungen können im Feld Verwend. Feldfilter vorgenommen werden. Dabei sind folgende Optionen möglich:
| Standard | Mit dieser Option filtert das System die Kontaktfelder nach Werten, wie sie in den dafür vorgesehenen Filterfeldern eingegeben wurden. |
| Erweitert – ODER Verknüpfung | Ist die Option eine ODER-Verknüpfung zwischen den einzelnen Filterfeldern, in denen ein Wert eingegeben ist, so zeigt das System einen Treffer, sobald einer der Filterwerte in einem der zu berücksichtigenden Felder der Kontakte vorkommt. Zusätzlich werden weitere Felder berücksichtigt, z. B. wird bei Namen auch der Partnername berücksichtigt. |
| Erweitert – UND Verknüpfung | Bei dieser Option werden nur Treffer angezeigt, wenn alle eingegebenen Filterwerte in den Kontakten zutreffen. Auch hier werden weitere Felder der Kontakte berücksichtigt, nicht nur das Feld, in dem das Suchkriterium eingegeben wurde. |
Beispiel – Globale Kontakt-Suche
Optionen für Filter und Suchbegriffe auf Filter autom. ergänzen und Erweitert – Und Verknüpfung eingestellt.
In einem Namensfeld des Inforegisters Kontakt kann ein Wert eingegeben werden, und das System durchsucht folgende Felder nach diesem Wert: Suchbegriff, Name, Name 2, Vorname, Vorname 2, Nachname, Partner Vorname, Partner Vorname 2, Partner Nachname. Es werden also alle Namensfelder durchsucht.
Das gleiche Prinzip gilt bei Eingabe der Suchkriterien in einem der Adressfelder; dann durchsucht das System sämtliche Adressfelder der Kontakttabelle.
Sobald die Eingaben mit OK bestätigt wurden, sucht das Programm mandantenübergreifend (weil kein Filter für Mandanten angegeben ist) nach betreffenden Kontakten.
Alle gefundenen Zeilen werden zusammen mit dem Mandantennamen und ggf. weiteren Informationen aus der Tabelle RE Kontakt in der Übersicht Globale RE Kontakte angezeigt.
Zeilen aus anderen Mandanten sind fett hervorgehoben.
2 - Globaler Adressstamm
Einführung
Ziel der Adressstammverwaltung ist die einmalige zentrale Erfassung von Adressdaten, die anschließend in allen synchronisierten Mandanten und bei sämtlichen Geschäftsbeziehungen zur Verfügung stehen. Änderungen relevanter Stammdaten werden ebenfalls nur einmal erfasst und automatisch in allen verknüpften Kontakten, Debitoren und Kreditoren aktualisiert. In der Adressstamm Einrichtung wird mandantenbezogen definiert, ob die Adressdaten der Synchronisation unterliegen (Kontakt, Debitor, Kreditor).
Aus dem erfassten und freigegebenen RE Adressstamm kann ein Kontakt erstellt werden; Debitoren und Kreditoren werden später aus dem Kontakt heraus angelegt.
Aus der Adressstammkarte sind für den Anwender folgende Beziehungen ersichtlich:
- Bankadresse
- Debitor
- Kreditor
- Kontakt
- Einheit (Mieter/WEG Eigentümer)
- Mitglied (Genossenschaft)
Die RE-Adressstamm-Suche bietet einen komfortablen Einstieg für Adresssuche und -bearbeitung. Über gesonderte Suchfelder werden Treffer aus dem gesamten Adressbestand angezeigt. Von einem ausgewählten Datensatz aus wird – wie bei der Adressstammkarte – zu den zugehörigen Beziehungen weitergeführt.
Änderungen an allen Stellen des Beziehungsgeflechts werden durch vorhandene Verknüpfungen automatisch synchronisiert.
Hinweis
Je nach Benutzerrechten, Anpassungen, Konfigurationen und Lizenzmodellen kann die Benutzeroberfläche in RELion von den dargestellten Abläufen abweichen.
Synchronisation
Beim Erstellen von Kontakten, Debitoren, Kreditoren und Banken werden automatisch die entsprechenden Verknüpfungen zum Adressstamm hinterlegt. Werden bestehende Daten geändert – unabhängig davon, ob die Änderung in einer übergeordneten Tabelle (globaler Adressstamm) oder in einer untergeordneten Tabelle erfolgt – aktualisiert die Synchronisation alle verknüpften Datensätze mandantenübergreifend. Dadurch entsteht eine einheitliche und effiziente Datenpflege.
Das Löschen einer globalen Adresse ist nur möglich, wenn keine abhängigen Verknüpfungen mehr bestehen. Wird ein Datensatz in einer untergeordneten Tabelle gelöscht (z. B. ein Kontakt), wird diese Löschung im Rahmen der Synchronisation nicht auf andere verknüpfte Tabellen übertragen. Stattdessen wird lediglich die Verknüpfung zur globalen Adresse entfernt.
Einrichtung
Allgemeine Einrichtung
Die Adressen im globalen Adressstamm erhalten eine Nummer, die über eine Nummernserie vergeben wird. Diese Nummernserie muss im Inforegister Adressstamm auf der Seite RE Nummernserie eingetragen sein. Die Seite ist über RE Nummernserie in der RE Einrichtung oder über die allgemeine Suchfunktion erreichbar.
Wird die gewünschte Nummernserie nicht angezeigt, kann über +Neu eine neue Nummernserie angelegt werden.
Für die Nummern der globalen Adressen ist ausschließlich eine einzige Nummernserie zulässig. Für Kontakte, Debitoren und Kreditoren können dagegen mehrere Nummernserien eingerichtet werden, die beim Anlegen neuer Datensätze zur Auswahl stehen.
Im Feld Letzte Nummer muss ein Wert eingetragen werden. RELion erzeugt ausgehend von diesem Wert automatisch die nächste Nummer und zählt dabei fortlaufend um eins hoch.
Hinweis
Nummernserien für Kontakte, Debitoren und Kreditoren werden nur benötigt, wenn eine einheitliche mandantenübergreifende Nummerierung gewünscht ist. Die entsprechende Einstellung erfolgt in jedem Mandanten in der Adressstamm Einrichtung.
Beispiel
Es werden drei Mandanten verwaltet: Mandant A, Mandant B und Mandant C.
| Schritt 1: | Alle Adressstamm-Nummernserien werden in Mandant A eingerichtet. | Diese Nummernserien sind mandantenübergreifend sichtbar und können auch in Mandant B und C eingesehen und bearbeitet werden. Die Adressstamm-Einrichtung gilt somit mandantenübergreifend. |
| Schritt 2: | In den Mandanten A und B wird in der Karte Adressstamm Einrichtung die Synchronisation der Nummern aktiviert. | Ab diesem Zeitpunkt beziehen Mandant A und B ihre Nummern für Kontakte, Debitoren und Kreditoren aus der jeweiligen Nummernserie der mandantenübergreifenden Adressstamm Einrichtung (RE Nummernserie). Mandant C verwendet weiterhin seine eigene lokale Nummernserien Einrichtung. |
Hinweis
Der erste Datensatz, der in einem Mandanten mit einheitlicher Nummernvergabe erstellt wird, erhält automatisch die nächste Nummer aus der globalen Nummernserie. Diese Nummer wird im Adressstamm-Datensatz gespeichert. Wird anschließend im Adressstamm ein Datensatz desselben Typs (Kontakt, Debitor, Kreditor) in einem anderen Mandanten erzeugt, wird die bereits im Adressstamm gespeicherte Nummer wiederverwendet.
Adressstamm Synchronisation
Die Entscheidung über die Synchronisation der Stammdaten eines Mandanten wird in der Adressstamm Einrichtung getroffen (Aufruf über die allgemeine Suchfunktion).
Mit der Auswahl Stammdaten-Synchronisation wird festgelegt, ob der Mandant an der gemeinsamen Adressstamm-Verwaltung teilnimmt.
Durch die Einstellung für einheitliche Nummern wird bestimmt, ob die Nummernvergabe für Kontakte, Debitoren und Kreditoren aus den lokalen Nummernserien des Mandanten oder aus den globalen Nummernserien der Adressstamm-Verwaltung erfolgt.
Wichtig
Ist das Feld Einheitliche Kontaktnr. aktiviert, wird beim Erzeugen eines Kontaktes aus dem Adressstamm zusätzlich in jedem Mandanten, in dem diese Einstellung ebenfalls aktiv ist, automatisch eine Kopie des Kontaktes erstellt – sofern dort noch kein verknüpfter Kontakt vorhanden ist.
Wenn die Adressstammsynchronisation genutzt wird, darf die Synchronisation der Banken im Standardmodul Verkauf & Marketing von Business Central nicht gleichzeitig aktiv sein. (Verkauf & Marketing Einrichtung > Marketing & Vertrieb Einrichtung > Synchronisation)
Globaler Adressstamm
Im Adressstamm werden alle mandantenübergreifenden Adressen verwaltet. Aus jedem Adressstammdatensatz können anschließend Kontakte, Debitoren, Kreditoren und Bankenverbindungen erzeugt werden. Ist die Synchronisation in einem Mandanten aktiviert, können Kontakte ausschließlich über den Adressstamm und Debitoren sowie Kreditoren nur über die zugehörigen Kontakte angelegt werden.
Erfassen eines Adressstamms
Die Verwaltung erfolgt über die RE‑Adressstamm Übersicht. Alternativ steht die RE‑Adressstamm‑Suche zur Verfügung, die besonders für die übergreifende Suche geeignet ist.
Neue Adressen werden über +Neu angelegt. Dabei öffnet sich immer die Global‑RE‑Adressstamm-Karte.
In der Global‑RE‑Adressstamm‑Karte können mandantenübergreifende Adressdaten erfasst und geändert werden. Die Aktion Verknüpfungen aktualisieren führt eine mandantenübergreifende Prüfung und Aktualisierung der markierten Zeilen durch. Über Filter Verknüpfungen werden nur Adressen angezeigt, bei denen noch keine Verknüpfungen bestehen. Ein weiterer Klick entfernt den Filter.
Inforegister Allgemein
Feldbeschreibungen des Inforegisters Allgemein:
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Nr. | Automatische Vergabe über die Adressstamm‑Nummernserie (Systemfeld). |
| Anredecode | Auswahl erforderlich (Pflichtfeld). |
| Titel | Optional. |
| Vorname | Optional; bei natürlichen Personen. |
| Vorname 2 | Optional. |
| Nachname | Optional; bei natürlichen Personen. |
| Name | Pflichtfeld; wird automatisch aus Vorname(n)/Nachname gebildet oder manuell für Firmen ausgefüllt. |
| Name 2 | Optional; für längere Bezeichnungen. |
| Adresse | Straße und Hausnummer (Pflichtfeld). |
| Adresse 2 | Optional; z. B. Stockwerk. |
| PLZ‑Code/Ort | Pflichtfeld. |
| Ländercode | Optional. |
| Sprachcode | Optional. |
| Staatszugehörigkeit | Optional. |
| Suchbegriff | Pflichtfeld; wird automatisch erzeugt und kann überschrieben werden. |
| Verknüpfungen | Systemfeld; Anzahl der erzeugten Kontakte/Debitoren/Kreditoren/Banken, anklickbar für Übersicht. |
| Initialen | Optional. |
| Geburtsdatum | Optional. |
| Geburtsname | Optional. |
| USt‑IdNr. | Optional; für Firmen. |
| Währungscode | Optional. |
| Freigegeben | Systemfeld; wird nach erfolgreicher Freigabe automatisch aktiviert. |
| Einheitliche Kontaktnr. | Systemfeld; zeigt einen Wert, wenn in mindestens einem synchronisierten Mandanten ein Kontakt erzeugt wurde. |
| Einheitliche Debitorennr. | Systemfeld; analog für Debitoren. |
| Einheitliche Kreditorennr. | Systemfeld; analog für Kreditoren. |
| Aktuelle Mahnakten | Systemfeld. |
| Anfrage zum Datenschutz | Systemfeld; zeigt an, ob eine DSGVO‑Anfrage gestellt wurde. |
Inforegister Kommunikation
Neben der Kommunikationsdaten kann zusätzlich eine Sozialversicherungsnummer hinterlegt werden.
Das Feld Versandoption wird nur auf intern gesetzt, wenn Hausmeister mit der Postverteilung beauftragt sind. In diesem Fall wird in der Printcom‑Kopfzeile eine Kennung für die Druckerei erzeugt, um den Postversand zu verhindern. Ein Belegsendeprofil kann hier voreingestellt werden.
Inforegister Partner
Bei natürlichen Personen können Partnerdaten hinterlegt werden.
Inforegister Kreditor
Für Firmenkontakte können Kreditor‑Buchungsgruppen und eine Steuernummer erfasst werden, die beim Erzeugen eines Kreditorenstamms übernommen werden.
Freigabe des Adressstamms
Nach der Erfassung muss der Adressstamm freigegeben werden, damit Kontakte in den Mandanten erzeugt werden können.
Die Freigabe erfolgt über die Aktion Freigeben. Dabei werden alle Pflichtfelder geprüft. Nach erfolgreicher Prüfung wird das Feld Freigegeben aktiviert.
Der Datensatz kann auch nach Freigabe weiterhin geändert werden. Über Status zurücksetzen kann die Freigabe rückgängig gemacht werden.
Kontakt erstellen
Nach Freigabe kann in jedem relevanten Mandanten über die Aktion Kontakt erstellen (oder F9) ein Kontakt angelegt werden. Die Synchronisation muss dafür aktiv sein.
Die Nummernvergabe hängt von der Einrichtung des Mandanten ab:
| Einrichtung | Folge |
|---|---|
| Einheitliche Kontaktnr. aktiviert | Nummer wird aus der globalen Nummernserie vergeben und im Adressstamm gespeichert. Alle Kontakte in Mandanten mit gleicher Einstellung erhalten dieselbe Kontaktnummer. |
| Einheitliche Kontaktnr. nicht aktiviert | Nummer wird aus der lokalen Nummernserie des Mandanten vergeben. |
Hinweis
Dieses Nummernvergabeprinzip gilt auch für Debitoren und Kreditoren.
Debitor/Kreditor erstellen
Debitoren und Kreditoren werden aus dem Kontakt des jeweiligen Mandanten erzeugt.
Die Kontaktkarte wird über die Kontakt‑Verzweigung geöffnet. Wenn sie inaktiv ist, muss zuerst ein Kontakt erstellt werden.
Über Erstellen als wird entschieden, ob ein Debitor oder ein Kreditor erzeugt wird. RELion übernimmt automatisch die Daten aus dem Adressstamm.
Hinweis
Wenn die Synchronisation im Mandanten aktiviert ist, ist eine manuelle Anlage von Kontakten, Debitoren und Kreditoren nicht möglich. Kontakte werden ausschließlich aus dem Adressstamm erzeugt, Debitoren und Kreditoren ausschließlich über den Kontakt.
Menüaufrufe des Adressstamms
Nachfolgend sind die Menüaufrufe der Adressstamm Karte beschrieben.
Adressstamm
| Adressbanken | Über diesen Menüpunkt können eine oder mehrere Bankverbindungen zur betreffenden Adressstamm‑Person oder ‑Firma angelegt und angezeigt werden. |
| Kontakt | Öffnet die Kontaktkarte des Adressstamms im aktiven Mandanten. |
| Debitor | Öffnet die Debitorenkarte des Adressstamms im aktiven Mandanten. |
| Kreditor | Öffnet die Kreditorenkarte des Adressstamms im aktiven Mandanten. |
| Einheit | Zeigt die Wohneinheiten an, denen der Kontakt des Adressstamms zugewiesen wurde. |
| Mitglied | Ist die Genossenschaftsverwaltung im Mandanten eingerichtet, kann hier die Mitgliedskarte angezeigt werden, die mit dem Kontakt des Adressstamms verknüpft ist. |
Aktionen
| Freigeben | Gibt den Adressstamm zur weiteren Verwendung frei. |
| Status zurücksetzen | Setzt die Freigabe des Adressstamms zurück. |
| Kontakt erstellen | Erstellt einen Kontakt auf Basis des Adressstamms. |
| Manuelle Nummernvergabe | Erlaubt eine speziell für diesen einzelnen Adressstamm‑Datensatz gültige Nummernserie. Durch diese Aktion werden die Felder für die einheitlichen Nummern editierbar. Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Nummer bereits verwendet wurde oder ob ein Datensatz mit der bisherigen Nummer existiert. In beiden Fällen wird die Eingabe mit einer Fehlermeldung abgebrochen. |
| Anfrage zum Datenschutz | Erstellt eine Anfrage zum Datenschutz (Auskunft). |
Bankkonten
Ein Adressstamm repräsentiert grundsätzlich eine Person oder ein Unternehmen. Daher müssen zugehörige Bankverbindungen zentral verwaltet werden können.
Zur Erfassung der Bankverbindungen eines Adressstamms die entsprechende Adressstammkarte öffnen. Anschließend die Seite für die Bankverbindungen über Adressbanken aufrufen.
Es können beliebig viele Bankverbindungen pro Adressstamm erfasst werden. Für zeitgleich aktive Bankverbindungen empfiehlt sich die Verwendung fortlaufender Codes wie Bank-1, Bank-2 usw.
Ändert sich eine bestehende Bankverbindung zu einem bestimmten Zeitpunkt, kann ein Enddatum hinterlegt und die Folge-Bankverbindung mit identischem Code sowie entsprechendem Startdatum erfasst werden. Ist das Enddatum leer, wird es automatisch vom System gesetzt.
Im Adressstamm erfolgt keine Unterscheidung zwischen Debitoren- und Kreditorenbanken.
Die Bearbeitung der Banken ist sowohl direkt in der Übersicht als auch in der Adressstamm-Bankkarte möglich, die beim Aufruf von +Neu oder Bearbeiten geöffnet wird.
Hinweis
Sobald die Adressstamm-Synchronisation aktiviert ist, können Änderungen der Bankverbindungen von Debitor oder Kreditor nicht direkt in der jeweiligen RE Debitor Bankkontenübersicht bzw. RE Kreditor Bankkontenübersicht vorgenommen werden. Alle Anpassungen sind ausschließlich über die Seite Global‑RE‑Adressstamm Banken zu erfassen.
Adressstamm‑Bank in RE Debitor/Kreditor Bankkontenübersicht übernehmen
Die Zuweisung einer Adressstammbank zu einem Debitor oder Kreditor erfolgt stets über die jeweilige RE Debitor Bankkontenübersicht bzw. RE Kreditor Bankkontenübersicht.
Diese Übersichten werden standardmäßig über die Debitor‑/Kreditorkarte im Menüband unter RE Bankkonten aufgerufen. Das Vorgehen ist identisch für Debitoren und Kreditoren und wird hier am Beispiel der Übersicht für Debitoren dargestellt.
In der Übersicht der Bankkonten erfolgt der Aufruf der Adressstamm‑Banken über Bankenstamm.
Die gewünschte Bankverbindung markieren und Bank übernehmen auswählen. Bei Bedarf kann auch eine neue Bankverbindung erfasst und im Anschluss direkt übernommen werden.
Hinweis
Wurde eine Adressbank einem Debitor und/oder Kreditor zugewiesen, besteht für diesen Datensatz eine automatische Synchronisation mit der zugehörigen Adressbank. Änderungen am Ursprungsdatensatz werden unmittelbar auf die entsprechende Debitor‑ bzw. Kreditorbank übertragen.
Adressstamm-Suche
Die Adressstamm‑Suche ist eine Seite, die vom System in verschiedenen Arbeitsabläufen automatisch geöffnet wird, sobald die Adressstamm‑Synchronisation im Mandanten aktiviert ist. Sie dient der schnellen Identifikation eines Adressstammes. Darüber hinaus ist es möglich, über diese Seite neue Adressstämme anzulegen oder bestehende Datensätze zu bearbeiten.
Mit den Feldern im Inforegister Suchkriterien kann ein bestimmter Adressstamm gesucht werden. Sind die Felder inaktiv, lassen sie sich über Liste bearbeiten aktivieren. Groß- und Kleinschreibung werden in den Suchfeldern ignoriert, ebenso spielt die Position des Suchbegriffs innerhalb des Feldes keine Rolle. Zwischen den Feldern bestehen Und‑Verbindungen. Zusätzliche Suchkriterien können über die Standard‑Filterfunktion verwendet werden.
Nach Eingabe der Suchkriterien wird das Filterergebnis in der Liste unterhalb des Inforegisters Suchkriterien angezeigt. Die Detailansicht eines markierten Adressstamms kann über Bearbeiten oder Ansicht geöffnet werden.
Ist der gesuchte Adressstamm noch nicht vorhanden, kann über +Neu in der Adressstamm‑Karte ein neuer Datensatz angelegt und weiterverarbeitet werden.
Beispiel: Die Adressstamm‑Suche bei der Neuvermietung
Das folgende Praxisbeispiel zeigt, wie in einem Mandanten mit aktivierter Adressstamm‑Synchronisation gearbeitet wird.
Bei einer Neuvermietung muss im Assistenten der neue Mieter angegeben werden. Dieser wird entweder aus den bestehenden Kontakten des Mandanten ausgewählt oder zunächst neu erfasst.
Ist die Adressstamm‑Synchronisation aktiviert, erfolgt die Auswahl nicht über die Kontaktübersicht. Beim Drilldown im Feld Mieter Kontaktnr. öffnet sich stattdessen automatisch die Adressstamm‑Suche.
Über die Suchfelder kann geprüft werden, ob der benötigte Mieter bereits als Adressstamm in der Datenbank vorhanden ist.
Über den Link im Feld Verknüpfungen lässt sich prüfen, ob der Adressstamm bereits als Kontakt bzw. Debitor im aktuellen Mandanten existiert. Verknüpfungen des aktiven Mandanten werden farblich hervorgehoben, wodurch die Prüfung erleichtert wird.
Ist keine Verknüpfung vorhanden, muss mit der Aktion Kontakt erstellen ein neuer Kontakt erzeugt werden. Anschließend ist aus diesem Kontakt der Debitor anzulegen. Das Fenster Global‑RE‑Adressstamm‑Suche bleibt dabei im Hintergrund geöffnet.
Zum Abschluss wird der Adressstamm in der Global‑RE‑Adressstamm‑Suche mit OK bestätigt.
Der Kontakt wird damit in den Neuvermietungs‑Assistenten übernommen, und die weitere Bearbeitung erfolgt wie gewohnt.
3 - Rechtsform in Kontakt
Einleitung
Für Kontakte, die Unternehmen darstellen, ist die Angabe der Rechtsform von wesentlicher Bedeutung. Sie dient nicht nur der Information, sondern ist auch für verschiedene Prozesse, beispielsweise für steuerliche Mitteilungen, relevant. Aus diesem Grund besteht auf der Kontaktkarte die Möglichkeit, die Rechtsform zu erfassen. Durch die Pflege der Rechtsform kann eindeutig zwischen natürlichen Personen und Unternehmen unterschieden werden, da auch die Rechtsform Natürliche Person zur Auswahl steht. Kontakte, die in einer Beziehung zu einem Debitor oder Kreditor stehen, sind grundsätzlich von der Art Unternehmen. In diesen Fällen wäre eine Unterscheidung ohne die Angabe der Rechtsform nicht möglich.
Die Rechtsform kann nicht nur auf der Kontaktkarte, sondern auch auf der Adressstammkarte im globalen Adressstamm gepflegt werden. Ist im aktuellen Mandanten die Synchronisation der Adressdaten aktiviert (Einstellung auf der Seite Adressstamm Einrichtung), führt die Erfassung oder Änderung der Rechtsform auf der Kontaktkarte automatisch zur Aktualisierung des entsprechenden Feldes in der zugehörigen globalen Adresse sowie in allen mit dieser Adresse verknüpften Kontakten (bei Mandanten mit aktiver Synchronisierung).
Eine Änderung der Rechtsform in der globalen Adresse bewirkt entsprechend eine automatische Aktualisierung bei allen verknüpften Kontakten.
Rechtsform beim Kontakt
Die Rechtsform auf der Kontaktkarte ist im Inforegister Allgemein sichtbar, sofern alle Felder des Inforegisters angezeigt werden. Gegebenenfalls muss die Anzeige über die Funktion Mehr anzeigen aktiviert werden.
Das Feld Rechtsform ist standardmäßig direkt hinter dem Feld Unternehmensname positioniert.
Bei der Erfassung der Rechtsform kann aus einer vordefinierten Liste von Rechtsformen ausgewählt werden. Ist die gewünschte Rechtsform nicht vorhanden, kann sie neu angelegt werden.
Beim Anlegen eines Kontakts der Art Person wird die Rechtsform automatisch mit Natürliche Person (Code „NP“) belegt, sofern ein entsprechender Eintrag in der Tabelle der Rechtsformen vorhanden ist und noch keine Rechtsform angegeben wurde. Auch bei einer Änderung der Kontaktart von Unternehmen zu Person erfolgt eine automatische Belegung der Rechtsform, sofern das Feld leer ist. Ist bereits eine Rechtsform hinterlegt, erfolgt zuvor eine entsprechende Abfrage.
Die Kurzform (Abkürzung) der Rechtsform wird ebenfalls in der Kontaktübersicht angezeigt. Dadurch ist auch eine Selektion der Datensätze nach diesem Kriterium möglich. Der Code der Rechtsform kann über die Personalisierung zusätzlich zur Anzeige eingeblendet werden.
Hinweis
Die Rechtsform kann ebenfalls in der Übersicht und auf der Karte der Zuständigkeitseinheiten (Zuständigkeitseinheiten, Zuständigkeitseinheiten‑Karte) über die Personalisierung angezeigt werden.
Eine Änderung der Rechtsform ist auf diesen Seiten jedoch nicht möglich.
Verwaltung der Rechtsformen
Rechtsformen werden in einer separaten Tabelle verwaltet. Diese Tabelle wird standardmäßig mit einer vordefinierten Liste von Rechtsformen ausgeliefert. Zusätzlich besteht jederzeit die Möglichkeit, weitere Rechtsformen zu definieren oder nicht mehr benötigte Einträge zu entfernen.
Die Übersicht der Rechtsformen ist über die allgemeine Suchfunktion erreichbar.
Sollte die Liste der Rechtsformen leer sein oder sollen die vordefinierten Standardeinträge ergänzt werden, kann die Aktion Initialisieren ausgeführt werden. Dabei werden bereits vorhandene Einträge mit identischem Code nicht verändert.
Rechtsform im globalen Adressstamm
Auf der Karte des globalen Adressstamms wird die Rechtsform im Inforegister Allgemein angezeigt. Gegebenenfalls muss die Anzeige der entsprechenden Felder über die Funktion Mehr anzeigen aktiviert werden. Die Pflege der Rechtsform erfolgt analog zur Kontaktkarte.
Eine Änderung der Rechtsform in der globalen Adresse führt zur automatischen Aktualisierung der Rechtsform bei allen mit dieser Adresse verknüpften Kontakten, sofern es sich um Mandanten mit aktiver Adresssynchronisation handelt.
Bei der Eingabe der Rechtsform kann aus der Liste der definierten Rechtsformen ausgewählt werden. Diese Liste kann bei Bedarf angepasst und erweitert werden. Die Rechtsform kann außerdem in der RE Adressstamm Übersicht sowie in der RE Adressstamm Suche über die Personalisierung eingeblendet werden. Darüber hinaus steht sie als Filterkriterium zur Verfügung.
Hinweis
Die Bearbeitung der Felder in der Adressstammkarte ist nur möglich, wenn der aktuelle Mandant an der Synchronisation der Adressen teilnimmt. Die entsprechende Einstellung erfolgt auf der Seite Adressstamm Einrichtung.