Business Central bietet Standardfunktionen für elektronische Belege (E-Belege).
Im Verkaufsbereich würden diese jedoch teilweise ungeeignete Daten übertragen, daher erweitert RELion den Export der Verkaufsbelege um die korrekten Daten des Rechnungsstellers. Diese Dokumentation beschreibt die Einrichtung in Kurzform mit Fokus auf die RELion-spezifische Erstellung der XML-Datei.
Für die Übertragung von elektronischen Belegen sind verschiedene Einrichtungsschritte erforderlich.
Die folgenden Schritte sind zur Einrichtung für die Übertragung von E-Belegen erforderlich:
Elektronischen Belegdienst einrichten
Zu Exportierende Belege konfigurieren
Elektronische Belegformate einrichten
Belegsendeprofil einrichten
Belegaustauschdienst
Elektronischen Belegdienst einrichten
Für jedes genutzte Format ist ein eigener Elektronischer Belegdienst anzulegen.
Vorgehensweise:
Über die Suche den Menüpunkt E-Belegdienst öffnen.
Neuen E-Belegdienst anlegen oder bestehenden Dienst bearbeiten.
Im Feld Belegformat ein unterstütztes Format auswählen (z. B. PEPPOL BIS 3.0, XRechnung, ZUGFeRD).
Eine detaillierte Feldbeschreibung zu diesem Einrichtungsschritt ist im Abschnitt Einen E-Belegdienst einrichten der Microsoft-Dokumentation E-Belege einrichten verfügbar.
Hinweis
Die Einstellung der Käuferreferenz sollte aktiviert werden, z. B. auf Ihre Referenz. Ohne diese Einstellung können Validierungsfehler beim Empfänger auftreten. Änderungen in der Standardfunktionalität von Business Central sind möglich. Entsprechende Hinweise in den Microsoft Release Notes sind zu beachten.
Zu Exportierende Belege konfigurieren
Im E-Belegdienst die Funktion Unterstützte Quellbelegtypen einrichten wählen und die gewünschten Belegarten hinzufügen (z. B. Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift).
Hinweis
RELion-Belege wie Mietrechnungen müssen nicht als Quellbelegarten konfiguriert werden.
Elektronische Belegformate einrichten
In der Seite Elektronische Belegformate ist für jedes erforderliche Format jeweils ein Eintrag für Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift anzulegen. Folgende Felder sind zu befüllen:
Code
Beschreibung
Verwendung
Codeunit-ID
Codeunit-Beschriftung
Beispielwerte:
Code
Beschreibung
Verwendung
Codeunit-ID
Codeunit-Beschriftung
PEPPOL BIS3
PEPPOL BIS3-Format (Pan-European Public Procurement Online)
Verkaufsrechnung
1610
Exp. Sales Inv. PEPPOL BIS3.0
PEPPOL BIS3
PEPPOL BIS3-Format (Pan-European Public Procurement Online)
Verkaufsgutschrift
1611
Exp. Sales CrM. PEPPOL BIS3.0
XRECHNUNG
XRechnung Verkaufsrechnung
Verkaufsrechnung
13916
Export XRechnung Document
XRECHNUNG
XRechnung Verkaufsgutschrift
Verkaufsgutschrift
13916
Export XRechnung Document
ZUGFERD
ZUGFeRD Verkaufsrechnung
Verkaufsrechnung
13917
Export ZUGFeRD Document
ZUGFERD
ZUGFeRD Verkaufsgutschrift
Verkaufsgutschrift
13917
Export ZUGFeRD Document
Hinweis
Für PEPPOL ist nur das Format PEPPOL BIS3 zulässig. Das Format PEPPOL 30 wird aktuell von RELion nicht unterstützt.
Belegsendeprofil(e) einrichten
In der Liste Belegsendeprofile ein neues Profil über Neu anlegen.
Weitere Informationen zu den Feldoptionen (z. B. E-Mail-Anhang, Elektronischer Beleg) finden sich in der Microsoft-Dokumentation:
Wird im Feld E-Mail-Anhang die Option E-Beleg oder PDF und E-Beleg gewählt, muss das Feld Elektronischer Beleg den Wert E-Beleg-Workflow enthalten und ein aktivierter Workflow hinterlegt sein.
Vergleich der Sendeoptionen im Belegsendeprofil:
Feld
Steuerung
Werte/Optionen
Bemerkung
Drucker
Ausdruck beim Buchen/Senden
Nein / Ja
Physischer Ausdruck, unabhängig von anderen Optionen
E-Mail-Anhang
Dateiformat für Anhang der E-Mail
PDF / E-Beleg / PDF und E-Beleg
Setzt E-Mail-Versand voraus, beeinflusst nicht die eigentliche Übertragung
Datenträger
Lokale Datei-Erzeugung
Nein / PDF / E-Beleg / PDF und E-Beleg
Speicherung unabhängig von Druck und E-Mail
Elektronischer Beleg
E-Document-Übertragung über Dienst
Nein / Über Belegaustauschdienst / E-Beleg-Workflow
Einzige Option mit systemseitiger Übertragung
PDF-Belege kombinieren
Mehrere PDFs zu einer Datei zusammenfassen
Nein / Ja
Gilt nur für E-Mail-Versand mehrerer Belege
Erläuterungen wichtiger Optionen
Option
Wert
Beschreibung
E-Mail
–
Steuert, ob eine E-Mail an den Debitor ausgelöst werden soll.
Ja (Aufforderung für Einstellungen)
Beim Buchen und Senden werden die Einstellungen aus den Sendeoptionen angezeigt und können individuell angepasst werden.
Ja (Standardeinstellungen verwenden)
Beim Buchen und Senden werden die Einstellungen aus den Sendeoptionen ohne Abfrage übernommen.
E-Mail-Dateianhang(nur aktiv, wenn E-Mail ≠ Nein)
–
Steuert, welche Dateien an die erzeugte E-Mail angehängt werden.
PDF
Die PDF-Datei wird angehängt.
Elektronischer Beleg
Die XML-Datei wird angehängt.
PDF und Elektronischer Beleg
Es wird eine ZIP-Datei mit PDF- und XML-Datei angehängt.
E-Beleg
Die XML-Datei wird angehängt. Nur wählbar in Verbindung mit der Option E-Beleg-Workflow im Feld Elektronischer Beleg.
PDF und E-Beleg
Es wird eine ZIP-Datei mit PDF- und XML-Datei angehängt. Nur wählbar in Verbindung mit der Option E-Beleg-Workflow im Feld Elektronischer Beleg.
Datenträger
–
Steuert, ob bzw. welche Dateien erzeugt werden.
Nein
Es wird keine Datei erzeugt.
PDF
Es wird eine PDF-Datei erzeugt und im Downloadordner abgelegt.
Elektronischer Beleg
Es wird eine XML-Datei erzeugt und im Downloadordner abgelegt.
PDF und Elektronischer Beleg
Es wird eine ZIP-Datei (PDF + XML) erzeugt und im Downloadordner abgelegt.
Elektronischer Beleg
–
Steuert, ob E-Belege z. B. über einen Belegaustauschdienst an den bzw. die Empfänger übermittelt werden. Nur bei dieser Option erfolgt zusätzlich eine interne Protokollierung in der Microsoft-Tabelle E-Document.
Nein
Es erfolgt keine Übertragung bzw. Protokollierung des E-Belegs.
Über Belegaustauschdienst
Die Übertragung erfolgt über den entsprechend eingerichteten Belegaustauschdienst.
Erweiterter E-Beleg-Workflow
Alternativ kann ein Workflow eingerichtet werden, der den E-Beleg über den im Workflow definierten E-Belegdienst (und ggf. dessen Dienstintegration) verschickt.
Tipp
Für jedes genutzte E-Belegformat ein eigenes Belegsendeprofil anlegen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Innerhalb eines Formats mehrere Profile nur bei unterschiedlichen Sendeoptionen anlegen (z. B. mit oder ohne E-Mail). Ein Standardprofil für alle übrigen Debitoren definieren.
Beispiele für Profile:
Code
Beschreibung
Standard
Drucker
E-Mail
Datenträger
Elektronischer Beleg
Standard
Keine E-Belege, manueller Versand
Ja
Nein
Nein
Nein
Nein
PEPPOL
E-Beleg im Format PEPPOL BIS3
Nein
Nein
Ja
Ja
Nein
XRechnung
Format XRechnung mit Datenträger
Nein
Nein
Ja
Ja
Nein
ZUGFeRD
Format ZUGFeRD mit Datenträger
Nein
Nein
Ja
Ja
Nein
Hinweis
Für Miet- oder Betriebskostenabrechnungen gelten eigene Versandregeln, da diese über die RELion-Dokumente gesteuert werden. Soll daraus ein E-Beleg erzeugt werden, muss im Feld Datenträger eine Option ungleich Nein gewählt werden – idealerweise PDF und Elektronischer Beleg, damit die Dateien im Dokumentenarchiv abgelegt werden.
Belegaustauschdienst
Über die Suche den Menüpunkt Belegaustauschdienst-Einrichtung öffnen und den Dienst entsprechend der Übertragungsart konfigurieren. Details dazu in der Microsoft-Dokumentation: Einrichten eines Belegaustauschdiensts.
2 - Liste der erforderlichen Felder für elektronische Belege
Die Felder sind für die Erstellung von E-Belegen erforderlich und vor dem ersten Export zu prüfen.
Länder/Regionen
Für den Code DE muss das Feld ISO-Code den Wert DE enthalten.
Das Feld MwSt.-Schema muss gefüllt sein, für Deutschland mit dem Wert 9930.
Hinweis
Die offiziellen PEPPOL-Endpoint-Schemacodes (EAS) sind unter der PEPPOL-EAS-Codeliste verfügbar.
Debitor/Kreditor
Folgende Felder sind beim Debitor für die Erstellung von E-Belegen im Verkaufsprozess relevant:
Belegsendeprofil im Inforegister Allgemein, sofern vom Standard abweichend
Länder-/Regionscode im Inforegister Adresse und Kontakt
eine USt.-ID oder alternativ eine GLN
bei Auslandskunden zusätzlich der Währungscode
für das Format ZUGFeRD ggf. die Leitweg-ID im Inforegister Fakturierung
MwSt.-Buchungseinrichtung
Im Feld Steuerkategorie ist ein Code gemäß Codeliste UNCL5305 zu hinterlegen.
Zulässige Codes (Stand: XRechnung 3.0.2, Dezember 2024; aktuelle Informationen ggf. online prüfen):
S
(Standard rate)
Für steuerpflichtige Umsätze, z. B. regulärer Steuersatz (19 %) oder ermäßigter Satz (7 %)
Z
(Zero rated goods)
Lieferungen oder Leistungen ohne Umsatzsteuer bei Vorsteuerabzug
E
(Exempt from tax)
Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug (z. B. Heilwesen, Versicherungen)
AE
(VAT Reverse Charge)
Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG)
K
(VAT exempt for EEA intra-community supply of goods and services)
Für den Export von Verkaufsbelegen werden folgende Angaben benötigt:
ZE-Stammdaten (Name, Adresse)
Bankverbindung
USt.-ID
Ländercode/Region
3 - Elektronische Belege Export
Beim Erstellen von elektronischen Belegen werden im XML-File statt der Firmendaten die Daten der Zuständigkeitseinheit (ZE) des Objekts übertragen.
Einführung
Beim Erstellen von elektronischen Belegen werden im XML-File statt der Firmendaten die Daten der Zuständigkeitseinheit (ZE) des Objekts übertragen.
Ein Buchen von Verkaufsbelegen ohne Objekt und Zuständigkeitseinheit ist nicht zulässig. Grundsätzlich werden die Daten der Eigentümer-ZE übertragen.
Ausnahme: Ist beim Objekt eine Fremdverwaltungs-ZE hinterlegt, werden deren Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) verwendet.
Hinweis
Das Feld Ihre Referenz sollte in der Verkaufsrechnung für die Nutzung der E-Belege-Funktion gefüllt sein, unabhängig davon, ob der Beleg versendet wird. Ausnahme: Im Belegdienst wurde statt Ihre Referenz die Option Debitorenreferenz gewählt. Dann muss beim Debitor eine Leitweg-ID hinterlegt sein.
Bankenfindung: Die Logik der Objektbankfindung bei E-Belegen entspricht der Logik beim Druck der Verkaufsrechnung.
Erstellung eines E-Belegs
Nach korrekter Einrichtung kann ein E-Beleg wie folgt erstellt werden:
Verkaufsrechnung anlegen.
Funktion Buchen und Senden wählen.
Die Ausgabe, Speicherung oder der Versand erfolgt gemäß den Einstellungen im hinterlegten Belegsendeprofil (PDF und/oder XML-Datei).
Wie beschrieben, werden abweichend vom Standard in Business Central bestimmte RELion-Informationen berücksichtigt. Diese Anpassungen stellen sicher, dass
die Logik für das Objekt und die Eigentümer-ZE korrekt angewendet wird,
die Daten des Rechnungsstellers wie Name und Bankverbindung korrekt im E-Beleg erscheinen.
4 - Weiterführende Informationen
Überblick über die Artikel auf Microsoft Learn.
Die folgenden Artikel erläutern die Funktionen und die Einrichtung von elektronischen Belegen in Business Central.
