RELion Dokumente

Einführung

Die folgende Dokumentation beschreibt die Inbetriebnahme des Moduls RELion Dokumente zur Integration in Archiv kompakt.

Archiv kompakt ist ein Dokumentenmanagementsystem, das der rechtssicheren Aufbewahrung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten dient. Archiv kompakt besteht aus zwei Komponenten, zum einen aus dem Archiv Manager für Administratoren und zum anderen aus dem Archiv kompakt Client für die Anwender. Im Archiv kompakt Client erfolgt auch die Ablage und Archivierung der Dokumente.

RELion Dokumente ist ein funktionsumfassendes Tool für das Speichern von Dokumenten innerhalb von RELion. Damit ist sowohl ein manuelles Archivieren, via Drag and Drop, als auch direktes Archivieren in der jeweiligen Infobox möglich. Die Infobox auf den archivierungsfähigen Seiten stellt die zentrale Funktion der Dokumentarchivierung, Kategorisierung sowie die Schnittstelle ins Archiv kompakt dar. Die RELion Dokument Recherche ist der Verweis auf die in Archiv kompakt archivierten Dokumente mit filterfähigen Recherchefunktionen.

Nur in Verbindung mit Archiv kompakt ist es möglich, diese Dokumente rechtssicher zu speichern. Ebenso ist es nur in Verbindung mit Archiv kompakt möglich, diverse Berichte wie Mahnungen, BK-Abrechnungen zu archivieren. Ist die Archiv kompakt Schnittstelle aktiv, werden die Dokumente nicht mehr in RELion, sondern in Archiv kompakt gespeichert. Durch die Synchronisation der Informationen über beide Systeme können die Dokumente dann sowohl in RELion als auch in Archiv kompakt recherchiert und angezeigt werden. Ebenso werden die Informationen für Dokumente, die in Archiv kompakt direkt gespeichert und indiziert bzw. gelöscht werden, automatisch synchronisiert, sodass diese auch auf der RELion-seite zur Verfügung stehen. Einem archivierten Dokument können weitere Dokumente zu- und untergeordnet werden.

Hinweis

Jeder Mitarbeiter der Zugriff auf einen Mandanten hat, kann auch in diesem Mandanten alle Dokumenteneinträge in RELion Dokumente sowie deren Indizes sehen. Es muss sichergestellt werden, dass keine sensiblen Daten in den Feldern der RELion Dokumente und den Feldern der Indizes stehen (z. B. Beschreibung oder Dateibeschreibung).

Einrichtung

Die grundsätzlichen Einrichtungen für Archiv kompakt werden auf dem Archiv kompakt Manager vorgenommen und von diesem in RELion übernommen. Diese Einrichtungen können in RELion nicht bearbeitet werden.

Soweit es sinnvoll ist, werden Einrichtungen aus dem Archiv kompakt Manager in RELion per Schnittstelle übernommen. Darüber hinaus gibt es Ergänzungen, die in RELion gemacht werden. Bei den Berichten und Tabellen steht eine Initialisierung zur Verfügung, die grundlegende Einrichtungen bereits automatisch einträgt.

Mandantenname und Mandanten-Anzeigename

Wichtig

Für eine korrekte Funktion der RELion-Schnittstelle mit Archiv kompakt ist es zwingend erforderlich, dass der Mandantenname und der Mandanten-Anzeigename identisch sind.

In RELion kann für jeden Mandanten sowohl ein technischer Name als auch ein Anzeigename hinterlegt werden. Während intern im System mit dem Mandanten-Namen gearbeitet wird (dies ist durch Microsoft vorgegeben und nicht veränderbar), wird in der Benutzeroberfläche – etwa in Karten und Listen – der Anzeigename dargestellt. Bei der Übertragung von Indizes wird der Mandantenname verwendet.

Archiv kompakt hingegen arbeitet ausschließlich mit dem Anzeigenamen, um die Zuordnung von Dokumenten über Indizes sicherzustellen.

Wenn Mandantenname und Anzeigename voneinander abweichen, kann es zu schwerwiegenden Problemen bei der Dokumentenverknüpfung kommen. RELion-Dokumente sind in Archiv kompakt nicht sichtbar, obwohl sie vorhanden und nicht gelöscht sind. Ebenso können Dokumente in RELion nicht mehr auffindbar sein. Dies liegt daran, dass Archiv kompakt auf Basis von Archiven arbeitet, während RELion mandantenbasiert agiert.

Beispielhafte Darstellung:

Hinweis

Um diese Probleme zu vermeiden, muss bei der Einrichtung oder Änderung von Mandanten in RELion darauf geachtet werden, dass Mandantenname und Mandanten-Anzeigename identisch sind. Eine konsistente Benennung ist essenziell für die reibungslose Integration beider Systeme. Es wird empfohlen, die Mandantenkonfiguration regelmäßig zu überprüfen, insbesondere vor der Aktivierung der Archiv kompakt-Schnittstelle.

RELion Dokument

Ein wesentlicher Faktor sind die Daten im Inforegister Allgemein in der RELion Dokument Einrichtung. Öffnen Sie die RELion Dokument Einrichtung. Damit die automatische Archivierung im Hintergrund ausgelöst wird, aktivieren Sie das Feld Aktiviert und wählen als Archiv System Aareon Archiv kompakt aus.

Archiv kompakt Benutzerzuordnung

Die Authentifizierung in Archiv kompakt Client bzw. Manager erfolgt mit Benutzername und Passwort. Damit die Archivierung aus RELion funktioniert, tragen Sie bitte den Archiv kompakt Benutzernamen in die Benutzerzuordnung ein mit dem entsprechenden Passwort und ID und ordnen es dem RELion Benutzername zu.

Hinweis

Ab der Version 3.4.0.0 RELion Archiv kompakt Connector und der Version 5.5 Archiv kompakt Server wird dieser Punkt nicht mehr benötigt. Beachten Sie hierzu die Schritt-für-Schritt-Anleitung Mandantenberechtigung.

Archiv kompakt Authentifizierung

Das neue Authentifizierungsverfahren verbessert die Sicherheit und vereinfacht die Handhabung in Cloud-Szenarien. Benutzer geben einmalig das Secret ihrer Archiv kompakt Application aus ENTRA in ein vorgesehenes Eingabefeld ein.

Wichtig

Verwenden Sie das Azure-Portal, um die Aareon Archiv kompakt Anwendung für Business Central bzw. RELion auf Ihrem Microsoft Entra Mandanten zu registrieren. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Dieses Secret wird gemeinsam mit weiteren Parametern Base64-kodiert und in einem isolierten Speicher abgelegt.

Bei jedem Authentifizierungsvorgang mit dem Archivserver wird das kodierte Secret im HTTP-Header übermittelt, um ein Zugriffstoken zu erhalten.

Der Vorgang erfolgt im Hintergrund und erfordert keine weiteren Benutzereingaben. Sollte das Secret nicht mehr vorliegen oder zwischenzeitlich abgelaufen sein (abhängig von den Einstellungen im jeweiligen ENTRA-Tenant), muss ein neues Secret für die Archiv kompakt Application generiert werden.

Dieses ist sicher aufzubewahren, im RELion-System im entsprechenden Feld zu hinterlegen und anschließend im Archiv kompakt Manager durch den zuständigen Systemadministrator zu aktualisieren.

Für On-Premise-Installationen bleibt das bisherige Verfahren über den Import der Datei AAKCred.lic weiterhin bestehen, sofern in der RELion-Dokumenteinrichtung der AAK-Cloud-Modus deaktiviert ist und die AADTenantID auf “common” gesetzt wurde. Damit wird eine reibungslose Unterstützung beider Betriebsmodi (Cloud und On-Premise) gewährleistet.

Hinweis zur Einrichtung des Sicherheitsschlüssels ab Version 3.8.0.0 (RELion Archiv kompakt Connector) und Version 5.6 (2025.05.02.21) von Archiv kompakt

Ab den oben genannten Versionen ist das Hinterlegen des Sicherheitsschlüssels verpflichtend, um die Funktionalität sicherzustellen. Die Konfiguration erfolgt über den Pfad: Aktionen → Archiv Kompakt.

Bitte beachten Sie hierzu die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung unter Entra Application Einrichtung.

Archiv kompakt Stammdaten aktualisieren

Archive, Indizes und Schlagwortlisten werden im Archiv Manager angelegt. Bitte beachten Sie, die Rechte im Archiv Manager für jedes Archiv zu vergeben. Nach Abschluss der Einrichtungen im Archiv Manager ist es notwendig, die Archiv kompakt Stammdaten in RELion zu aktualisieren.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie über die Suche RELion Dokument Einrichtung. Wählen Sie im Menüband die Aktion Stammdaten aktualisieren.

Mit dieser Aktion werden die Archive, Indizes sowie die Schlagwortlisten aus Archiv kompakt nach RELion übertragen bzw. aktualisiert. Die weiteren Felder sind Drilldowns in die verschiedenen Einrichtungsbereiche, die auch in den folgenden Abschnitten im Einzelnen erläutert werden.

Wichtig

Beim Anlegen der Indizes im Archiv kompakt vermeiden Sie Umlaute! Stattdessen verwenden Sie bitte die Buchstabenkombinationen ae, oe und ue.

RELion Dokument Indizes

Rufen Sie in der RELion Dokument Einrichtung im Inforegister Allgemein per Drilldown das Feld Indizes, um in die Liste RELion Dokument Indizes (Kennung) zu gelangen. Nach dem Importieren der Archive aus Archiv kompakt sind die Archive hier einsehbar.

Bis auf die Kennungen archive, creator und date, die als unabdingbare Grundeinrichtung für jeden Bericht und jede Tabelle vorhanden sein müssen, werden die weiteren Kennungen von Archiv kompakt übernommen (vor dem Indexnamen wird index mit Unterstrich vorausgestellt).

Über die Spalte Datentyp wird der für die Kennung entsprechende Datentyp manuell ausgewählt, sofern dieser noch nicht vorhanden ist.

RELion Dokument Archive

Über das Menüband auf der Seite RELion Dokument Einrichtung gelangen Sie zur Tabelle RELion Dokument Archive(Alternativ per Drilldown auf das Feld Archive). Nach dem Importieren der Archive aus Archiv kompakt sind hier Archive einsehbar.

In der Spalte AAK-Indexdefinition ist je Archivzeile ausgewiesen, welche Indizes einem Archiv zugeordnet sind. Setzt man den Mauszeiger auf die jeweilige Zahl in der Spalte AAK-Indexdefinition, kann per Drilldown direkt auf die jeweilige Liste Archiv kompakt Indexdefinition durchgegriffen werden.

Schlagwortlisten

Schlagwortlisten und der Index Schlagwort werden im Archiv Manager angelegt und über die Stammdaten Aktualisierung nach RELion gebracht. Siehe dazu Kapitel Archiv kompakt Stammdaten aktualisieren. Danach legen Sie den Index wie gewohnt an den gewünschten Tabellen an. Im Archivierungsassistenten wird dies bei Auswahl eines Archives mit Schlagworteinrichtung auf AAK Seite automatisch abgefragt.

RELion Dokument Einrichtung für Tabellen

Archivzuordnungen

Je Tabelle können in der RELion Dokument Einrichtung bestimmte Archive zugeordnet werden. Öffnen Sie die Übersicht RELion Dokument Recherche Einrichtung, in dem Sie auf die Zahl der Tabellen klicken. Über den Assist Button in der Zahl der Spalte AAK Archive gelangen Sie zu der Tabelle Archiv kompakt Tabelle/Archivzuordnungen. Falls die Tabelle leer ist, wählen Sie Neu oder auf Liste bearbeiten und dann wählen Sie über den Dropdown-Pfeil in der Spalte AAK-Archiv ID ein Archiv aus.

Wenn für eine Tabelle nur ein Archiv zugeordnet wurde, wird bei der manuellen Archivierung über Drag & Drop das Feld Archivname gleich vorbelegt. Bei mehrfacher Zuordnung wählen Sie ein Archiv aus. Eine gleichzeitige Ablage in mehrere Archive ist nicht möglich.

Parameter Einrichtung in RELion

In der RELion Dokument Einrichtung müssen Sie bestimmte Parameter (=Indizes) zuordnen. Über Tabellen initialisieren werden die Grundeinrichtungen in allen Tabellen eingetragen.

Öffnen Sie die Übersicht RELion Dokument Recherche Einrichtung in dem Sie auf die Zahl der Tabellen klicken. Über den Assist Button in der Zahl der Spalte Parameter gelangen Sie zur Parameter Einrichtung der jeweiligen Tabelle.

Die folgenden Kennungen stellen die Mindestbelegung in jeder Tabelle dar und haben als Verwendung Archivierung:

Die Indizes werden anhand der Indexdefinitionen ausgewählt und umfassen mindestens die als Pflichteingabe markierten Indizes. Für die Spalte Verwendung einschränken sind die Optionen Recherche, Index Befüllung oder Archivierung vorgesehen.

• Recherche: Die Option dient zur Filterung auf der Tabelle. Wir empfehlen jedoch, es nicht mehr zu benutzen. Es wird demnächst entfernt werden.
• Index Befüllung: visuelle Unterscheidung für die Informationen, die nicht aus der Tabelle kommen. (Feld Nr. und Feldname bleiben dabei leer)
• Archivierung: Es dient nur zur Archivierung und nicht als Filter auf der Tabelle.
• Leer: Bei Auswahl dieser Option wird der Index zur Archivierung und Recherche an der Tabelle benutzt. Zum Beispiel an der Tabelle Vertrag empfehlen wir bei dem Feld Vertrags-Nr. einzurichten, damit darauf gefiltert wird.

Als Feld Nr. wird der jeweilige Indexname ausgewählt, z. B. das Feld Debitor/Kreditorenname wird beim Index_Debitor_Name ausgewählt. Der Feldname und der Datentyp werden automatisch befüllt.

Wichtig

Sie sparen sich Zeit, wenn Sie direkt über die Suchfunktion nach einem benötigten Feld suchen.

Zuordnung Geschäftsobjekt und Attribute im Archiv Manager

Nachdem die Feldzuordnungen in RELion abgeschlossen sind, können Sie im Archiv Manager die Geschäftsobjekte und Attribute an den jeweiligen Indizes zuordnen. Dadurch werden die Felder bei Archivierung über Archiv kompakt nach eintippen von min. drei Zeichen vorgeschlagen. Dies erleichtert den Archivierungsprozess, vermeidet Anwenderfehler und hat den Vorteil, dass bei Auswahl einer Vertragsnummer andere Felder wie z. B. Name/Objektnummer automatisch auch ausgefüllt werden. Hier wurde die Vertragsnummer nur ausgewählt:

Alle diese Indizes wurden vom System automatisch befüllt. Sie füllen nur die verbliebenen Indizes manuell aus:

Welche Geschäftsobjekte und Attribute aus welcher RELion Tabelle automatisch vorbelegt werden können, entnehmen Sie bitte dem Anhang.

Markieren Sie den Index und wählen Sie aus externem ERP System. Das Geschäftsobjekt entspricht der Tabelle in RELion die die entsprechenden Auswahlwerte liefert. Im Feld Attribut wählen Sie die Tabellenfelder aus:

Inaktiv wird ausgewählt, wenn der Wert durch den Benutzer beim Archivieren ausgefüllt und nicht durch RELion befüllt wird.

RELion Dokument Einrichtung für Berichte

Über den Drilldown Berichte oder wahlweise über den Aufruf Berichte im Menüband auf der Page RELion Dokument Einrichtung gelangen Sie zur RELion Dokument Druck Einrichtung. In dieser Übersicht sind die für die Archivierung vorgesehenen Berichte eingetragen. (siehe Kapitel RELion Berichte und Tabellen).

In die Spalte Parameter gelangen Sie über den Assist Button in der RELion Dokument Druck Einrichtung Karte, auf der die Parameter für den jeweiligen Bericht eingerichtet werden müssen.

Parametereinrichtung

Im Inforegister Bericht wird zwingend ein Archiv in Archiv ID und die zum Bericht zugehörigen Tabellen im Tabellen Filter ausgewählt. Es kann im Gegensatz zu Tabellen nur ein Archiv ausgewählt werden, da die Archivierung automatisch erfolgt. Die Berichte können die Daten einer oder mehrerer Tabellen verwenden, dem entsprechend wird im Feld Tabellen Filter beim Initialisieren automatisch eine Vorbelegung eingetragen (Bei kundeneigenen Berichten ist hier der Filter manuell einzutragen). Im Inforegister RELion Dokumentdruck Parameter werden die Indizes eingerichtet.

Die folgenden Kennungen stellen die Mindestbelegung in jeder Berichtsreinrichtung dar:

Alle weiteren Indizes müssen entsprechend den Indexdefinitionen des zugewiesenen Archivs eingetragen werden und mindestens die mit * markierten Pflichtfelder als Index enthalten. In der Spalte Tabelle wird die Tabelle eingetragen, aus der der jeweilige Index gezogen werden soll. Der Tabellenname wird danach automatisch befüllt. Die Feld Nr. wird über den Drilldown ausgewählt und der Feldname und Datentyp danach automatisch befüllt.

Die Bedeutung der Farben in Parametereinrichtung:

Rechnungsmanager

Wenn Sie das Modul RELion Rechnungsmanager installiert haben, wählen Sie in der Document Capture Einrichtung den Dateiname der Einkaufsbelegdateien aus, der in der Spalte Beschreibung in AAK befüllt wird.

Tipp

Unsere Empfehlung ist Gebuchte Belegnummer.

In der RELion Dokument Einrichtung sind für die Tabellen Einkaufsrechnungskopf 122 und Einkaufsgutschriftskopf 124 ein RELion Rechnungsmanager Archiv einzurichten. Zur Auswahl stehen die Archiv kompakt Archive.

Hinweis

• Rechnungsmanager Dateien können nur mit Dateiendung übergeben geben.
• In der Einrichtung des ausgewählten Archivs darf kein Schlagwort eingerichtet sein.
• Die Indizes Objektkonto und Brutto-Betrag können an der Tabelle eingerichtet werden.

Einrichtung Aufgabenwarteschlange

Aufgrund der technischen Umstellung auf die Cloud wurde die Archivierung von NAS Dienst auf Aufgabewarteschlange umgestellt. In diesem Zusammenhang wurde die Archivierungslogik für Rechnungsmanager Rechnungen überarbeitet.

RELion One Kunden die mit NAS Dienst archivieren sind hiervon nicht betroffen.

Hinweis

Die Aufgabenwarteschlange für den DMS Synchronizer darf nur in einem Mandanten eingerichtet werden und läuft mandantenübergreifend.

Kundenindividuelle Berichte

Grundsätzlich müssen Berichte, die nicht in der automatischen Initialisierung der RELion Dokument Berichtseinrichtung enthalten sind, für die Archivierung per Change Request kostenpflichtig erweitert werden. Kommen Sie bitte auf uns zu, falls Sie hier Fragen haben oder Unterstützung benötigen.

Alternativ erhalten Sie bei jedem Bericht mit Drucklayout die Ausgabe als PDF und können anschließend die manuelle Archivierung per Drag & Drop durchführen, was für seltener benötigte Berichte nicht allzu großen Mehraufwand verursacht.

Bei der Archivierung der Berichte wird standardmäßig die voreingestellte Vorlage verwendet. Wenn Sie eine kundenindividuelle Vorlage archivieren möchten, öffnen Sie im Fenster Auswahl des Berichtslayouts die Funktion Layout auswählen und wählen die gewünschte Vorlage aus.

Das Berichtslayout wird automatisch vorbelegt bei Berichtsaufruf.

Anwendung

Infobox RELion Dokumente

Auf jeder Seite, auf der eine Archivierung möglich ist, befindet sich rechts die Infobox RELion Dokumente. Diese Infobox stellt die zentrale Stelle für den Zugang zu den RELion Dokumenten und von dort zum Archiv kompakt dar.

Die in der Infobox bereits hinterlegten und archivierten Dokumente werden nach Archiv kategorisiert und mit der jeweiligen Anzahl der enthaltenen Dokumente ausgewiesen. Mit Klick auf die Zahl gelangen Sie direkt in die RELion Dokument Recherche.

Manuelles Archivieren

Manuelles Archivieren von externen Dokumenten kann entweder per Drag and Drop oder direkt über Archivieren in der Infobox erfolgen. Bei Drag and Drop ziehen Sie ein oder mehrere zu archivierende Dokumente von Ihrem Desktop/Explorer mit der Maus in das Feld mit dem „RELion“-Symbol. Anschließend erscheint das Archivierungsfenster, das im nachfolgenden Abschnitt beschrieben wird.

Alternativ wählen Sie die Funktion Archivieren und Sie können die zu archivierende Datei über einen Dateidialog im Archivierungsfenster auswählen und zuordnen.

Bezeichnung	Beschreibung
	Über Archivieren öffnet sich der Archivierungsassistent. Wird die Archivierung auf einem Beleg (z. B. Beauftragung oder Verkaufsrechnung) gestartet, ist die Belegnr. bereits fest vorgegeben. In diesem Fall ändern Sie die Belegnr. nicht, da das Dokument über den Filter nicht mehr auffindbar ist. In allen anderen Fällen (z. B. Vertrag oder Debitor) gibt es andere Merkmale zur Filterung, sodass hier die Belegnr. eine untergeordnete Rolle spielt.
	Über Weiter gelangen Sie zur nächsten Seite des Assistenten und befüllen entsprechend die Felder, falls diese nicht bereits durch das Programm vorgefüllt wurden. Beispielsweise erscheinen beim Start aus einer Projektplanzeile die Projektnr. und Projektplanzeilennr., bei einem Ticket die Ticketnr. usw.
	Je nach Einrichtung des oben gewählten Archivnamens erscheint im unteren Bereich eine Eingabemöglichkeit für Schlagworte. Die Einrichtung der Auswahlmöglichkeiten ist nur im Archiv Manager möglich und wird beim Übertragen der Archive und Indizes in RELion übernommen.

Bestätigen Sie die Seite mit Fertig stellen und das RELion Dokument wird angelegt und auf Archiv kompakt übertragen. Nach erfolgreicher Übertragung und Archivierung aktualisiert sich in der Infobox die ausgewiesene Anzahl archivierter Dokumente im jeweiligen Archiv.

Mehrfacharchivierung

Sie können mit einem Archivierungsvorgang mehrere Dokumente gleichzeitig archivieren. Alle Dokumente bekommen die gleichen Indizes und kommen in das gleiche Archiv. Sobald Sie unterschiedliche Archive oder Indizes angeben, werden Sie einzeln archiviert.

Die Beschreibungen der Dokumente werden für jedes Dokument festgelegt und können in der Dateiliste auch mit F8-Taste nach unten kopiert werden:

Mit Datei hinzufügen geben Sie an, ob das jeweilige Dokument zum darüberliegenden Dokument hinzugefügt werden soll. Wenn Sie den Haken herausnehmen, wird das Dokument als Hauptdokument angelegt. Im Beispiel werden die zwei Anlagen unterhalb eingeordnet. Alle drei Dokumente bekommen die gleiche RELion Nr.:

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass die Beschreibung im Archiv kompakt Client den Wert aus der Dokumentbeschreibung entspricht und die Dateibeschreibung die Beschreibung der jeweiligen Datei.

Automatisches Archivieren

Berichte die für die automatische Archivierung eingerichtet wurden erkennen Sie erkennen Sie am Feld Beleg zur Archivierung vorgesehen:

Wichtig

Die Archivierung bezieht sich immer auf die Dokumente, die mit dem Bericht gedruckt werden und nicht zwingend auf den Kontext, aus dem der Bericht gestartet wurde.

Wenn Sie, z. B. den Debitor Kontoauszug zusammengefasst starten, werden je nach Filter in der Anforderungsseite mehrere Kontoauszüge archiviert. Die Einzelbelege werden dann an den einzelnen Debitoren archiviert, zu denen die Belege (hier: Kontoauszüge) erzeugt wurden.

Wichtig

Wählen Sie zur Archivierung unbedingt die Option Drucken, mit der Option Vorschau wird nicht archivert.

Wenn Sie keine Ausgabe auf dem Drucker benötigen, wählen Sie einen PDF-Drucker, darüber freut sich auch die Umwelt. Eine Besonderheit gibt es noch bei der Abrechnung und dem Wirtschaftsplan. Hier wird mit dem PDF-Stapeldruck archiviert. Die Archivierung ist nur dann aktiv, wenn auf der jeweiligen Abrechnung oder dem Wirtschaftsplan die Freigabe für Druck angehakt ist (siehe dazu auch Kapitel Fallbeispiel Abrechnung).

Wichtig

Wichtig ist auch ein Blick auf die Dateigröße. Eingehende Dokumente mit mehr als 50 MB Größe können zu längeren Laufzeiten führen. Prüfen Sie ggf. die Scanner-Einstellungen. Sie benötigen nicht die technisch höchstmögliche Auflösung und Farbtiefe für kaufmännische Dokumente. Für das spätere Handling der Dokumente sind eventuell auch mehrere kleinere Archivdateien von Vorteil.

RELion Dokument Recherche

Die RELion Dokument Recherche ist der Aufbewahrungsort der archivierten Dokumente und dient sowohl als Statusanzeige als auch als „Sammelbecken“ für alle Dokumente die entweder bereits erfolgreich archiviert und an Archiv kompakt übertragen worden sind oder nicht übertragen bzw. fehlerhaft sind. Die RELion Dokument Recherche starten Sie über die Aktion Recherchieren.

Alternativ können Sie direkt den Drilldown in der Spalte Anzahl betätigen und es wird die Recherche gestartet sowie automatisch auf das jeweilige Archiv gefiltert.

Im Menüband können Sie über Erweiterte Filterfelder zusätzliche Filter nutzen. Damit können Sie sehr schnell die Filterung ergänzen bzw. zurücksetzen. Die Sortierung der Tabelle ist über die Funktion Sortieren erreichbar.

Die grundlegenden Informationen werden bereits beim Archivierungsvorgang mitgegeben. Nachfolgend werden die wichtigsten Spalten erklärt.

Bezeichnung	Beschreibung
Nr.	Hier werden die archivierten Dokumente in fortlaufender und aufsteigender Nummerierung geführt.
Zeile	Sind einem führenden Hauptdokument (in Fettdruck) Unterdokumente zugeordnet (alle einander zugehörigen Dokumente werden in blauer Schrift als eine Gruppe dargestellt), so erhalten die zugeordneten Unterdokumente jeweils eine eigene, in fortlaufender Nummerierung aufsteigende Zeilennummer.
Belegdatum	Mit der Definition des Belegdatums kann ein vom Datum der Archivierung (Workdate) abweichendes Datum eingetragen worden sein.
Beschreibung	Sie können dem archivierten Dokument eine individuelle und aussagekräftige Beschreibung verleihen.
Dateibeschreibung	Hier können Sie je Datei eine individuelle Beschreibung festlegen.
Archiv kompakt Dokument ID	Diese in fortlaufender und aufsteigender Nummerierung geführte ID wird jeweils einem Dokumentenpaket bzw. -stapel zugeordnet, d. h., ein Einzeldokument erhält eine ID, wohin gegen einen Dokumentengruppe (gekennzeichnet in blauer Schrift) im Gesamten ebenso eine eigene ID erhält. Das führende Hauptdokument als auch jedes einzelne Unterdokument erhält dieselbe Archiv kompakt Dokument ID.
Archiv kompakt Indexwerte	In dieser Liste sehen Sie die Indizes zum Dokument:
Archivname	Hier wird der Namen des Archivs gezeigt, in dem das Dokument abgelegt wurde.
Erstellt am / Archiviert am	Hier wird angezeigt, zu welchem Datum das Dokument in RELion erstellt wurde und zu welchem Zeitpunkt es in AAK archiviert wurde.
Fehler / Fehlertext	Sollte ein Archivierungsvorgang auf Grund eines Fehlers gescheitert sein, so ist die Spalte Fehler angehakt. Außerdem wird in der Spalte Fehlertext die Ursache für die fehlerhafte Archivierung ausgewiesen. Klickt man auf den Fehlertext werden detaillierte Fehlerhinweise angezeigt. Entscheidend ist hier in erster Linie der Text nach [Create Document].

Mit dem Aufruf Dokument anzeigen wird das ausgewählte Dokument im jeweiligen Dateityp geöffnet (z. B. pdf, docx, xls, jpg etc.).

Hinweis

Die Bedeutung der Farben in der RELion Dokument Recherche:

Türkis Fett	Hauptdokument
Türkis	Unterdokument zu Hauptdokument, Hauptdokument bestehend aus einer Datei
Grün Fett	erfolgreich archiviert
Rot Fett	Fehler in Übertragung der Archivierung auf Archiv kompakt Seite
Braun	gelöschtes Dokument

Fehlgeschlagene Archivierung

In der RELion Dokument Recherche erscheint die fehlgeschlagene Archivierung in roter Farbe.

Wenn der Fehlertext aussagt, dass die Archivierung aufgrund einer falschen oder fehlenden Indexeinrichtung fehlgeschlagen ist, können Sie diese nachträglich über einen Klick auf die Zahl in der Spalte Archiv kompakt Indexwerte öffnen und über Neu um den fehlenden Index ergänzen:

Anschließend wählen Sie die Aktion Status ändern und Fehler löschen, damit der Archivierungsprozess nochmal angestoßen wird.

Erläuterungen der anderen Aufrufe:

Haupt- und Unterdokumente

Einem archivierten Dokument können über die Funktion Datei hinzufügen weitere Dokumente zu- und untergeordnet werden. Das führende Hauptdokument wird hierbei jeweils in Fettdruck angezeigt.

Alle dem Hauptdokument zugeordneten Unterdokumente werden unter derselben laufenden Nummer geführt wie das Hauptdokument selbst. Allerdings erhalten die Unterdokumente jeweils eine eigene Zeilennummer in aufsteigender Nummerierung.

Löschen von Dokumenten

Das Löschen von Dokumenten kann nur in Archiv kompakt erfolgen und nicht in RELion Dokumente.

Eine Ausnahme ist die Anonymisierung über das DSGVO-Modul. Hier werden im Rahmen der Anonymisierung die Dokumente auf der Archiv kompakt-Seite gelöscht. Das dazu gehörende RELion Dokument wird als gelöscht gekennzeichnet, bleibt aber zu Dokumentationszwecken erhalten. Die Anonymisierung der Felder auf dem RELion Dokument wird in der DSGVO Verarbeitungseinrichtung eingerichtet. Sollten Sie das Hauptdokument löschen, so werden auch alle diesem Hauptdokument zugeordneten Unterdokumente gelöscht. Wird ein Dokument auf Archiv kompakt-Seite gelöscht, bekommt das RELion Dokument hier einen Löschvermerk.

In der Spalte Gelöscht von wird nur der Dienst eingetragen AAREON/SVCRELION. Falls Sie einen Mitarbeiter eintragen wollen, ist dies nur möglich, wenn dieser als Benutzer in RELion mit seiner Archiv kompakt ID und seinem Archiv kompakt-Kennwort eingetragen ist.

Dokumente mit Löschkennzeichnung werden in der normalen RELion Dokument Recherche ausgeblendet. Sie können aber bei Bedarf mit Inaktive Zeilen einblenden sichtbar gemacht werden:

In der RELion Dokument Einrichtung wird die Löschung dokumentiert:

Einkaufsbelege

Einheitliche Ablage über Kreditorennummer und Belegnummer

In RELion sind bereits viele Pages direkt mit Archiv kompakt verbunden. Der Datensatz, der aufgerufen wurde (z. B. Debitor, Mietvertrag oder Projektplanzeile) liefert direkt die Verknüpfung zum Archiv. Um eine umständliche Suche über die Buchhaltungsposten zu vermeiden, können über die Abrechnungsdetailzeilen die Belege direkt eingesehen werden.

Einkaufsbelege über Kreditorennummer und Belegnummer indizieren

Es gibt unterschiedliche Verfahren Rechnungen und Gutschriften zu erfassen und zu buchen. Es gibt hier die Buchung über Einkaufsrechnung, Einkaufsgutschrift aber auch direkt über das Einkaufs-Buch.-Blatt. Im Fall des Einkaufs-Buch.-Blatt entsteht kein gebuchter Beleg, sondern nur Posten.

Um hier einheitlich vorzugehen, wird beim Archivieren über die Kreditorennr. und Belegnr. indiziert, sodass es keinen Unterschied macht, ob eine gebuchte Einkaufsrechnung, bzw. Gutschrift vorhanden ist oder nur die Buchungen aus dem Einkaufs-Buch.-Blatt.

Im Zahlungsvorschlag auf Einkaufsbelege zugreifen

In der weiteren Abwicklung von Rechnungen und Gutschriften sind schnelle Zugriffe auf die Einkaufsbelege ein wesentlicher Vorteil. Die Mitarbeiter, die die kreditorischen Zahlungen durchführen, sind oft nicht tief in die einzelnen Einkaufsvorgänge eingebunden, benötigen aber immer wieder detaillierte Informationen zu den Rechnungen, die Sie bezahlen sollen.

Im kreditorischen Zahlungsvorschlag finden Sie jetzt direkt auf der Zahlungs-Buchblattzeile die RELion Dokumente -Infobox mit den zugehörigen Belegen.

In der Abrechnung auf Einkaufsbelege zugreifen

Jede einzelne Buchung, die in die Abrechnung einfließt, wird durch die Abrechnung Detailzeilen an der Abrechnung dargestellt.

Mit RELion und Archiv kompakt gibt es an jeder Detailzeile die entsprechenden Belege, die zu der jeweiligen Buchung archiviert wurden, ohne Umwege!

Somit haben Sie die Belege für die Einsichtnahme der Mieter bzw. für die Vorbereitung der WEG-Eigentümerversammlung direkt in der Abrechnung aufbereitet. Übrigens können Sie hier noch weitere Belege archivieren. Beispielsweise könnte hier in der Abrechnung noch aufgefallen sein, dass die Lohnanteile für die §35a Nachweise noch beim Handwerker angefordert werden müssen. Diese Belege können Sie hier direkt zur jeweiligen Rechnung archivieren.

Barcodeunterstützung – Dokumente im Umlauf

Installation des Barcodes auf allen lokalen Rechnern

Der Barcode wird auf den Belegen durch eine Schriftart dargestellt. Diese steht dann sowohl für RELion als auch Word zur Verfügung. Die verwendeten Barcodes müssen als Schriftart auf dem Applikationsserver (Service-Tiers) und auf dem jeweiligen Client-Rechner installiert werden.

Wichtig

Die folgenden Angaben dienen nur der Orientierung. Änderungen bei der Vorgehensweise der Installation von Fonts liegen nicht im Verantwortungsbereich von RELion.

Dazu betätigen Sie die Windowstaste und klicken Sie auf Schriftarteneinstellungen. Es erscheint ein Drag & Drop-Fenster, in das Sie den Font ziehen können:

Aktuell verwenden wir den 3 of 9 Barcode Font:

RELion Dokumente in Umlauf und späteres Archivieren

Überblick

Beim normalen Archivieren liegt das fertige Dokument vor, sodass der Abschluss eines Vorgangs oder auch die Weiterbearbeitung komplett digital erfolgen kann. Die Bearbeitung des Vorgangs und die Archivierung finden an einer Stelle statt.

Es gibt aber Vorgänge, die eine Rückmeldung oder Prüfung durch weitere Personen benötigen. Solange diese noch nicht vollständig und rechtssicher in digitale Prozesse eingebunden sind, ist hier das Papier immer noch ausschlaggebend. Davon abgesehen können Dokumente, die mit Barcode versehen sind, im Stapel zentral von einer Person gescannt werden. Durch den Barcode werden die Dokumente automatisch ins richtige Archiv gebracht und gleichzeitig mit den richtigen Indizes bestückt.

• (1) Abschluss eines Vorgangs und Weiterbearbeitung erfolgt digital
• (2) RELion Belege mit Barcode: Das Vertrag SEPA Mandat kann optional mit Barcode gedruckt werden und im Hintergrund wird ein Dokument im Umlauf erzeugt.
• (3) Word Serienbrief: Für Objekte, Verträge, Einheitenverträge, Kontakt-Geschäftsbeziehungen, Mitglieder und Kreditoren können Serienbriefe mit Barcodes erstellt und archiviert werden. (siehe Word-Integration)
• (4) Archivierung des gedruckten Dokuments: Bei Druck aus dem RELion Beleg (2) wird zunächst das Dokument archiviert. Beim Druck und gleichzeitigen Archivieren werden intern RELion Dokumente im Umlauf erzeugt, die dann für den späteren Scan wiederum die Indexwerte bereitstellen.
• (5) Barcode Deckblatt: Das Deckblatt kann für beliebige manuelle Vorgänge verwendet werden. Beispiel: Eine Eingangsrechnung muss noch durch den Architekten geprüft werden, der die Instandhaltungsmaßnahmen beaufsichtigt. Die Rechnung wird in RELion vorerfasst und eventuell auch schon archiviert. Es wird ein Deckblatt gedruckt auf diesem sind der Barcode und die bereits erfassten Indexwerte zu finden.
• (6) Manuelle Bearbeitung: Die Belege, die unter 2, 3 und 5 erzeugt wurden, werden durch weitere Personen geprüft, beantwortet, unterschrieben usw. Beispiele: Ein Sepa-Mandat wird vom Mieter ausgefüllt unterschreiben; der neue Mietvertrag wird vom Mieter unterschrieben und zurückgeschickt; eine Eingangsrechnung wird durch einen Architekten geprüft. Anschließend werden die Dokumente zurückgeschickt.
• (7) Zentraler Scan und Identifikation über Barcode: Die Dokumente werden zentral gescannt und anhand der Daten, die in Dokumente im Umlauf gespeichert sind, identifiziert und mit Indizes versehen.

RELion Belege mit Barcode

In der aktuellen Version ist das Vertrag SEPA-Lastschriftmandat optional mit Barcode ausgestattet. Beim Druck wird gleichzeitig das SEPA-Mandat archiviert und ein RELion Dokument im Umlauf erzeugt. Dort werden analog zum RELion Dokument alle Informationen für die Indizierung und der Barcode gespeichert.

Sobald das ausgefüllte SEPA Mandat vorliegt, erfolgt die Archivierung über Archiv kompakt:

Diese Funktion steht Ihnen im Archiv Kompakt Client zur Verfügung.

Barcode-Deckblatt

Auch interne Prozesse können durch Barcodeunterstützung vereinfacht werden. Wenn z. B., die sachliche Prüfung von Einkaufsrechnungen von Personen durchgeführt wird, die keinen direkten Zugang zu RELion oder Archiv kompakt haben (z. B. Architekt, Gutachter, Hausmeister), kann der Beleg bereits als Eingangsrechnung erfasst werden und ein Barcode-Deckblatt der Originalrechnung mitgegeben werden. Das hat den Vorteil, dass die Rechnung bereits bekannt ist. Das Deckblatt bietet auch genügend Raum für interne Vermerke und Notizen auf dem Originalbeleg können vermieden werden.

Das Deckblatt eignet sich aber auch für das Bestätigen einer verantwortlichen Person durch die persönliche Unterschrift, die dann anhand des gescannten Deckblatts am Vorgang abgelegt wird. Der Aufruf erfolgt direkt über die RELion Dokumente Infobox über Barcode Deckblatt:

Dort wählen Sie wie beim normalen Archivieren das Zielarchiv, geben die Beschreibung des Dokuments und die Indexwerte ein, die an das endgültige Dokument übermittelt werden sollen. Wie beim normalen Archivieren werden die meisten Werte dabei aus dem Datensatz befüllt, von dem aus Sie die Funktion Barcode Deckblatt gestartet haben.

Beim Fertigstellen des Assistenten werden Sie aufgefordert das Deckblatt zu drucken, anschließend finden Sie bei Dokumente in Umlauf einen neuen Eintrag. Dort können Sie bei Bedarf jederzeit den Druck wiederholen.

Fallbeispiel Abrechnung

Die Archivierung der Abrechnung erfolgt auf der Ebene Einheit Abrechnungen. Die Abrechnungen werden jeweils einzeln archiviert. Das Anschreiben bildet das Hauptdokument und alle anderen die Unterdokumente. Erstellen Sie die Abrechnung wie gewohnt. Die Abrechnungen werden archiviert, sofern Freigabe zum Druck erfolgt ist. Vergewissern Sie sich, dass auf der Anforderungsseite des Berichts unter dem Inforegister Optionen das Feld Beleg zur Archivierung vorgesehen mit dem Status Ja versehen ist und Archiv kompakt als Archivierungssystem hinterlegt ist.

Wenn der Bericht die Abrechnung anschließend verarbeitet hat, werden die Infoboxen der abgerechneten Einheiten automatisch mit den Dokumenten bestückt.

Anschließend können Sie die archivierten Abrechnungen aufrufen.

Beim Wirtschaftsplan wird ebenfalls mit dem PDF-Stapeldruck archiviert. Als Belegnr. wird dann die Wirtschaftsplannr. herangezogen.

Statuszeilen und Status Informationen

In der RELion Dokument Einrichtung kommen Sie über die Anzahl in die Archiv kompakt Dokument Statuszeilen. Sie finden hier alle Dokumente, die über den Archiv kompakt Client archiviert worden sind mit folgende Status:

• Neu – neu archivierte Dokumente
• Geändert – am Dokument wurde zu dem späteren Zeitpunkt etwas geändert, die Indizes oder gar eine neue Datei hinzugefügt bzw. entfernt.
• Gelöscht – Wenn das Dokument über den Archiv Kompakt Client gelöscht wurde.

Diese Dokumente werden von der Aufgabenwarteschlange verarbeitet und entsprechend in die Status Informationen hinterlegt bzw. in die RELion Dokument Recherche des jeweiligen Mandanten.

Falls dies nicht der Fall ist und die Verarbeitung der Dokumenten fehlgeschlagen hat, wird der Fehlertext rot angezeigt. Diese Fehler sind in Archiv kompakt zu beheben. Bitte beachten Sie, dass keine Fehlerzeilen angehäuft werden und prüfen Sie regelmäßig, ob Fehler entstanden sind.

Über Status Informationen gelangen Sie in die Archiv kompakt Dokument Status Informationen. Hier sind alle Einträge zu Dokumenten, die über Archiv kompakt archiviert wurden. Diese Ansicht dokumentiert gelöschte Dokumente, gibt an, wenn ein Dokument in RELion angekommen ist oder in Archiv kompakt geändert wurde.

Anhang

RELion Berichte und Tabellen

Tabellen und Felder für die Indexbefüllung im Archiv kompakt Client