Elektronische Belege in Business Central

Einführung

Um Elektronische Belege (E-Belege) zu verarbeiten, stellt Microsoft Dynamics 365 Business Central diverse Funktionalitäten zur Verfügung. Im Verkaufsbereich kann die Standardfunktionalität nicht direkt verwendet werden, da ggf. falsche bzw. ungeeignete Daten übertragen würden. Deshalb wurde hier RELion-Code eingefügt, der die korrekten Informationen des Rechnungsstellers überträgt.

Einen umfassenden Überblick über das Konzept der E-Belege in Business Central bietet die Microsoft-Dokumentation Überblick über E-Belege. Eine detaillierte Beschreibung der technischen Einrichtung die Microsoft-Dokumentation E-Belege einrichten.

Dieses Dokument beschreibt die grundlegende Einrichtung für E-Belege in Kurzform, mit Fokus auf die RELion-spezifischen Besonderheiten beim Export der Verkaufsbelege – insbesondere die Erstellung des XML-Files.

In RELion besteht zusätzlich die Möglichkeit, einen E-Beleg für die Mietrechnung und die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Diese Belege werden nicht über den Business Central-Standard abgewickelt. Trotzdem ist auch für diese Belege eine Einrichtung notwendig.

Zu beachten ist dazu die entsprechende Dokumentation zur Mietrechnung und zur Betriebskostenabrechnung.

Einrichtung

Die folgenden Schritte sind zur Einrichtung für die Übertragung von E-Belegen erforderlich:

• E-Belegdienst einrichten
• Zu Exportierende Belege konfigurieren
• Elektronische Belegformate einrichten
• Belegsendeprofil einrichten
• Belegaustauschdienst

E-Belegdienst einrichten

Für jedes genutzte Format ist ein eigener E-Belegdienst anzulegen.

Vorgehensweise:

• Über die Suche den Menüpunkt E-Belegdienst öffnen.
• Neuen E-Belegdienst anlegen oder bestehenden Dienst bearbeiten.
• Im Feld Belegformat ein unterstütztes Format auswählen (z. B. PEPPOL BIS 3.0, XRechnung, ZUGFeRD).

Eine detaillierte Feldbeschreibung zu diesem Einrichtungsschritt ist im Abschnitt Einen E-Belegdienst einrichten der Microsoft-Dokumentation E-Belege einrichten verfügbar.

Hinweis

Die Einstellung der Käuferreferenz sollte aktiviert werden, z. B. auf Ihre Referenz. Ohne diese Einstellung können Validierungsfehler beim Empfänger auftreten. Änderungen in der Standardfunktionalität von Business Central sind möglich. Entsprechende Hinweise in den Microsoft Release Notes sind zu beachten.

Zu Exportierende Belege konfigurieren

Im E-Belegdienst die Funktion Unterstützte Quellbelegtypen einrichten wählen und die gewünschten Belegarten hinzufügen (z. B. Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift).

Hinweis

RELion-Belege wie Mietrechnungen müssen nicht als Quellbelegarten konfiguriert werden.

Elektronische Belegformate einrichten

In der Seite Elektronische Belegformate ist für jedes erforderliche Format jeweils ein Eintrag für Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift anzulegen. Folgende Felder sind zu befüllen:

• Code
• Beschreibung
• Verwendung
• Codeunit-ID
• Codeunit-Beschriftung

Beispielwerte:

Hinweis

Für PEPPOL ist nur das Format PEPPOL BIS3 zulässig. Das Format PEPPOL 30 wird aktuell von RELion nicht unterstützt.

Belegsendeprofil(e) einrichten

In der Liste Belegsendeprofile ein neues Profil über Neu anlegen.

Weitere Informationen zu den Feldoptionen (z. B. E-Mail-Anhang, Elektronischer Beleg) finden sich in der Microsoft-Dokumentation:

• Bevorzugte Methoden der Übermittlung von Verkaufsbelegen einrichten
• Belege und E-Mails senden
• Technische Referenz
  • Table „Document Sending Profile"
  • Enum „Document Sending Profile Attachment Type"

Hinweis

Wird im Feld E-Mail-Anhang die Option E-Beleg oder PDF und E-Beleg gewählt, muss das Feld Elektronischer Beleg den Wert E-Beleg-Workflow enthalten und ein aktivierter Workflow hinterlegt sein.

Vergleich der Sendeoptionen im Belegsendeprofil:

Erläuterungen wichtiger Optionen

Tipp

Für jedes genutzte E-Belegformat ein eigenes Belegsendeprofil anlegen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Innerhalb eines Formats mehrere Profile nur bei unterschiedlichen Sendeoptionen anlegen (z. B. mit oder ohne E-Mail). Ein Standardprofil für alle übrigen Debitoren definieren.

Beispiele für Profile:

Hinweis

Für Miet- oder Betriebskostenabrechnungen gelten eigene Versandregeln, da diese über die RELion-Dokumente gesteuert werden. Soll daraus ein E-Beleg erzeugt werden, muss im Feld Datenträger eine Option ungleich Nein gewählt werden – idealerweise PDF und Elektronischer Beleg, damit die Dateien im Dokumentenarchiv abgelegt werden.

Belegaustauschdienst-Einrichtung konfigurieren

Über die Suche den Menüpunkt Belegaustauschdienst-Einrichtung öffnen und den Dienst entsprechend der Übertragungsart konfigurieren. Details dazu in der Microsoft-Dokumentation: Einrichten eines Belegaustauschdiensts.

Liste der erforderlichen Felder für E-Belege

Länder/Regionen

• Für den Code DE muss das Feld ISO-Code den Wert DE enthalten.
• Das Feld MwSt.-Schema muss gefüllt sein, für Deutschland mit dem Wert 9930.

Hinweis

Die offiziellen PEPPOL-Endpoint-Schemacodes (EAS) sind unter der PEPPOL-EAS-Codeliste verfügbar.

Debitor/Kreditor

Folgende Felder sind beim Debitor für die Erstellung von E-Belegen im Verkaufsprozess relevant:

• Belegsendeprofil im Inforegister Allgemein, sofern vom Standard abweichend
• Länder-/Regionscode im Inforegister Adresse und Kontakt
• eine USt.-ID oder alternativ eine GLN
• bei Auslandskunden zusätzlich der Währungscode
• für das Format ZUGFeRD ggf. die Leitweg-ID im Inforegister Fakturierung

MwSt.-Buchungseinrichtung

Im Feld Steuerkategorie ist ein Code gemäß Codeliste UNCL5305 zu hinterlegen. Zulässige Codes (Stand: XRechnung 3.0.2, Dezember 2024; aktuelle Informationen ggf. online prüfen):

Für den Export von Verkaufsbelegen werden folgende Angaben benötigt:

• ZE-Stammdaten (Name, Adresse)
• Bankverbindung
• USt.-ID
• Ländercode/Region

E-Belege-Export (Verkaufsbelege)

Beim Erstellen von E-Belegen werden im XML-File statt der Firmendaten die Daten der Zuständigkeitseinheit (ZE) des Objekts übertragen.

Ein Buchen von Verkaufsbelegen ohne Objekt und Zuständigkeitseinheit ist nicht zulässig. Grundsätzlich werden die Daten der Eigentümer-ZE übertragen.

Ausnahme: Ist beim Objekt eine Fremdverwaltungs-ZE hinterlegt, werden deren Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) verwendet.

Hinweis

Das Feld Ihre Referenz sollte in der Verkaufsrechnung für die Nutzung der E-Belege-Funktion gefüllt sein, unabhängig davon, ob der Beleg versendet wird. Ausnahme: Im Belegdienst wurde statt Ihre Referenz die Option Debitorenreferenz gewählt. Dann muss beim Debitor eine Leitweg-ID hinterlegt sein.

Bankenfindung: Die Logik der Objektbankfindung bei E-Belegen entspricht der Logik beim Druck der Verkaufsrechnung.

Erstellung eines E-Belegs

Nach korrekter Einrichtung kann ein E-Beleg wie folgt erstellt werden:

• Verkaufsrechnung anlegen.
• Funktion Buchen und Senden wählen.
  • Die Ausgabe, Speicherung oder der Versand erfolgt gemäß den Einstellungen im hinterlegten Belegsendeprofil (PDF und/oder XML-Datei).

Weitere Informationen zur Einrichtung und Nutzung von E-Belegen im Verkauf sind in der Dokumentation unter E-Belege im Verkaufsprozess verwenden sowie im allgemeinen Überblick zu E-Belegen verfügbar.

Wie beschrieben, werden abweichend vom Standard in Business Central bestimmte RELion-Informationen berücksichtigt. Diese Anpassungen stellen sicher, dass

• die Logik für das Objekt und die Eigentümer-ZE korrekt angewendet wird,
• die Daten des Rechnungsstellers wie Name und Bankverbindung korrekt im E-Beleg erscheinen.

Weiterführende Informationen (Microsoft Learn)