Der RELion Rechnungsmanager (kurz: RRM) ist ein Modul, welches automatisiert Ihre Rechnungen und andere Dokumente erfasst und verarbeitet. Es basiert auf dem Produkt Document Capture von der Continia Software GmbH. Document Capture wurde ergänzt, um z. B. Objektnummern und Objektkonten in den Registrierungsprozess einzufügen.
Eingehende Rechnungen und Dokumente können direkt als Scan oder als vorhandene PDF-Datei, mittels OCR-Technologie in RELion importiert werden. Ebenso können mit dem Zusatzmodul importierte XML-Rechnungen (X-Rechnungen) bearbeitet werden. Der Rechnungsmanager verwendet vordefinierte Dokumentenvorlagen, um die Daten den richtigen Feldern zuzuordnen. Diese Vorlagen können Sie jederzeit ändern, anpassen sowie neue Vorlagen erstellen. Mit dem Rechnungsmanager erhalten Sie einen Überblick über alle Rechnungen, die aktuell zur Genehmigung anstehen. Außerdem wird der Bestätigungsprozess angezeigt.
Wir konzentrieren uns zu 100 % auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und darauf, was Microsoft-Kunden bei einer automatisierten Dokumentenverarbeitung und -Genehmigungslösung benötigen. Dass der RELion Rechnungsmanager innerhalb des Dynamics 365 Business Central-Systems aufgebaut ist, bedeutet, dass man eine gut bekannte Anwenderschnittstelle und -technologie benutzt. Vertrautes Arbeiten in einer allseits bekannten und gewohnten Benutzeroberfläche, die Ihnen sofort vertraut vorkommt.
Informationen zu Continia Document Capture erhalten Sie auch auf dem Lernportal von Continia.
Einrichtung
Um mit dem Rechnungsmanager arbeiten zu können, müssen Sie zuerst die umfangreiche Continia Document Capture Einrichtung vornehmen. Eine korrekte Einrichtung des Services ist Voraussetzung für den korrekten Ablauf des Prozesses. Bitte entnehmen Sie diese Informationen direkt aus der Herstellerinformation. Eine eingehende Beratung für den Einsatz des Produktes wird empfohlen. In dieser Anwenderdokumentation wird speziell auf die RELion Erweiterungen im Rechnungsmanager eingegangen.
Standardkonfiguration von Document Capture
Document Capture beinhaltet einen Konfigurationsassistenten, mit dem die wichtigsten Punkte komfortabel eingerichtet werden können. Starten Sie den Einrichtungsassistenten über Document Capture Konfigurationsassistent oder über die Document Capture Einrichtung.
Wählen Sie die Aktion Import Konfiguration und importieren die Online-Konfiguration für Deutschland (Germany) und klicken auf Nächster.
Alternativ können Sie auch die Datei DE Setup.xml aus dem Ordner des Produktverzeichnisses auswählen.
Der Konfigurationsassistent führt Sie jetzt durch das Setup von Document Capture. Es werden alle Inhalte der Setup Datei angezeigt. Normalerweise sind alle Inhalte notwendig, jedoch können Sie einzelne Inhalte aktivieren bzw. deaktivieren. Alle Einstellungen können jederzeit nachträglich importiert werden.
Klicken Sie weiter, bis Sie nach den Client Credentials gefragt werden. Tragen Sie die Client Credentials direkt ein oder wählen sie es aus der Liste aus. Diese werden genutzt, um Ihren Mandanten bei Continia zu aktivieren sowie für die Cloud OCR, falls diese in der Lizenz vorhanden ist. Das Continia Web Approval Portal (gehostet bei Continia) nutzt ebenfalls die Client Credentials, um die jeweiligen Mandanten zu aktivieren. Diese Client Credentials werden Ihnen nach Bestellung von Document Capture durch Continia zur Verfügung gestellt.
Klicken Sie auf den Button Nächster und der Assistent informiert Sie, dass die Add-lns heruntergeladen werden. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigungsmitteilung, dass die Verbindung erfolgreich ist und die Client Credentials gültig sind. Geben Sie nun einen Mandantencode ein und setzen den Haken bei Benutze Cloud OCR.
Sie erhalten eine Mitteilung über die erfolgreiche Aktivierung und dass die Konfigurationsdateien exportiert wurden.
Falls Sie das Web-Approval lizensiert haben, wählen Sie in der nächsten Konfiguration Web Genehmigungen aktivieren sowie Benutzen Sie das Continia Online Web Portal. Überprüfen Sie den Domänennamen.
Die Felder Windows Web-Service URL und Datenbank Web-Service URL werden automatisch mit den Vorschlagswerten, basierend auf der aktiven NAV Service Tier Verbindung, gefüllt. Bitte überprüfen Sie, ob die vorgeschlagene Service-URL diejenige ist, die verwendet werden soll.
Bei der Verwendung der Cloud-Genehmigung (Continia Online Web Approval Portal) müssen Sie die URLs so einrichten, dass sie auf eine externe Adresse verweisen. Für die Einrichtung wenden Sie sich an Ihren System Administrator.
Folgende Felder sind für das Web Approval notwendig:
Lokaler Domänenname
Der Domänenname, in dem die Windows User angelegt sind.
Windows Web-Service URL
Die URL für den Service Tier, der die Authentifizierung der Windows Anmeldungen verarbeitet.
Datenbank Web-Service URL
Die URL für den Service Tier, der die Authentifizierung der Datenbankanmeldungen verarbeitet. (NAV User Password)
Webseiten URL
In einer Echtumgebung müssen Sie eine gültige Website angeben, wie zum Beispiel ein lokal installiertes Continia Web Approval Portal (On-Premise) oder dass bei Continia Online gehostete Continia Web Approval Portal (www.continiaonline.com).
Klicken Sie auf Nächster und beenden anschließend den Konfigurationsassistenten.
Belegkategorie
Dokumente können Sie mit Belegkategorien gruppieren. Beispielsweise durch die Registrierung von Einkaufsrechnungen in einer Gruppe und von Auftragsbelegen in einer anderen Gruppe. Belegkategorien enthalten Vorlagen, die Feldwerte beim Erkennen und Registrieren von Dokumenten wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Betrag für die Einkaufsrechnungsbelege und Absender, Eingangsdatum und Auftragsnummer für Auftragsdokumente angeben.
Die Standardkonfiguration von Document Capture enthält mehrere Belegkategorien, wie z. B. EINKAUF für Einkaufsrechnungsbelege und KONTAKT für kontaktbezogene Dokumente, die als Aktivitätenprotokollposten gespeichert werden.
Es gibt zwei Arten von Belegkategorien:
OCR-Kategorie
Drag & Drop-Kategorie
Sie können einen Dokumenttyp entweder als OCR-Kategorie oder Drag & Drop-Kategorie konfigurieren. Eine Belegkategorie mit aktivierter OCR wird verwendet, um den Inhalt des importierten Dokuments wie Rechnungsnummer, Preise oder Projektnummer zu erkennen. Die Drag & Drop-Kategorie hat keine OCR-Verarbeitung aktiviert. Diese Art von Kategorien ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu jeder Seite und jeder Tabelle in Business Central hinzuzufügen. Sie können sogar eine Drag & Drop-Kategorie einer bestimmten Tabelle zuweisen.
OCR Erkennung
In der Belegkategorie EINKAUF ist die Konfiguration für die OCR Erkennung zu hinterlegen.
Wichtig
Nachdem die Konfiguration einer OCR-Belegkategorie abgeschlossen ist, bzw. geändert wird, müssen Sie die OCR-Konfigurationsdateien exportieren. Auf jeden Fall ist dies erstmalig bei Installation durchzuführen.
Arbeiten Sie mit Barcodeerkennung, achten Sie bitte darauf, dass der Schlüssel des Barcodes korrekt (Groß-Kleinschreibung) in das Feld Barcode Text eingetragen wurde.
Wichtig
Nachdem die Konfiguration einer OCR-Belegkategorie abgeschlossen ist, bzw. geändert wird, müssen Sie die Funktion OCR-Konfigurationsdateien exportieren ausführen. Auf jeden Fall ist dies erstmalig bei Installation durchzuführen. Dafür geben Sie in die Suche OCR Konfigurationsdateien exportieren ein.
Kreditorenerkennung
Damit die Belege im Mandanten automatisch einem Kreditor zugeordnet werden, ist eine Einrichtung in der Belegkategorie EINKAUF vorzunehmen. Hierfür steht eine weitere Vorlage, die EINKAUF-ID Vorlage zur Verfügung. Zur Bearbeitung öffnen Sie die Belegkategorie EINKAUF und führen die Aktion Identifikationsfelder aus.
Folgendes Fenster wird geöffnet:
In diesem Beispiel hat die USt-IDNr. Die höchste Einstufung, danach wird somit zuallererst gesucht.
Die Suche nach USt-IDNr können Sie noch weiter spezifizieren, indem Sie die Vorlage direkt bearbeiten. Führen Sie folgende Schritte durch:
Arbeiten mit mehreren Mandanten
Richten Sie Mandanten Suchtexte ein, wenn die Belegverarbeitung in mehreren Mandanten stattfindet. Diese Tabelle ist global. Hier geben Sie den Mandantencode ein und als Suchbegriff ist der Begriff einzutragen, der auf dem Layout der Rechnung steht.
Werden Belege in einen anderen Mandanten verschoben, führen Sie die die Funktion Felder erkennen manuell aus. Dies kann über eine Aufgabenwarteschlange automatisiert werden. Dazu verwenden Sie den Report 6085580 CDC Batch Register Documents.
RELion Konfiguration
Belegkategorie EINKAUF
Die Codeunit 5359130 RELRRM CDC Purch. Doc.-Reopen ist in die Belegkategorie EINKAUF einzutragen. Diese Codeunit enthält die RRM-Funktionalität Bemerkungen anzeigen bei Ablehnung des Beleges im Genehmigungsablauf. (siehe Ablehnen einer Rechnung)
RELion Mastervorlage
Für RELion gibt es eine eigene Mastervorlage, die importiert werden muss. Importieren Sie die Mastervorlage unbedingt vor dem ersten Belegtraining. Sie erkennen die fehlende RELion Mastervorlage daran, dass Sie beim Belegtraining keine RELion Felder wie Objektnummer zur Verfügung haben.
Gehen Sie beim Import der Vorlage wie folgt vor:
Der Konfigurationsassistent (Unterstütztes Setup für Document Capture) ist zu starten. Der Ablageort der RELion -Mastervorlage muss bekannt sein.
Wählen Sie im nächsten Schritt unter Belegkategorie Einkauf nur die Vorlage RELion aus.
Wichtig
Die Mastervorlage ist gezielt auf die RELion Funktionalitäten hin abgestimmt. Änderungen an der Mastervorlage können dazu führen, dass der Prozess nicht mehr wie gewünscht durchgeführt werden kann. Somit empfehlen wir, Änderungen nur im Ausnahmefall und mit entsprechenden Rechnungsmanager- und Document-Capture-Kenntnissen durchzuführen.
Informationen zur RELion Mastervorlage
Folgende CodeUnits sind für den Rechnungsmanager hinterlegt:
Arbeiten Sie mit Objektkonten, die unterschiedlich zu den Sachkonten sind, dann muss in der Vorlage im Feld Objektkonto folgende Codeunit im Feld Überprüfen hinterlegt werden: 5359131 RE CDC [Align GLAcc With ObjAcc].
Im Feld Sachkonto darf keine Formel hinterlegt werden, die das Objektkonto einträgt.
RELion Felder
RELion Abrechnungskreis
Damit der Abrechnungskreis beim Registrieren mit in die Einkaufsrechnung übertragen wird, muss in der RELion Master und in den entsprechenden Kreditorenvorlagen das Feld Abrechnung mit dem Code ACCOUNTINGGROUP angelegt werden.
Dieses Feld kann entweder als Kopffeld oder als Zeilenfeld in der Vorlage definiert werden. Ist es als Kopffeld hinterlegt, gilt der Abrechnungskreis für alle Zeilen. Wird es als Zeilenfeld hinterlegt, wird für jede Zeilen ein eigener Abrechnungskreis definiert.
RELion Funktion Automatische Weiterbelastung
Wird mit der Funktionalität automatischen Weiterbelastung (RELion Modul) gearbeitet, ist es notwendig in der Kreditorenvorlage ein Vorlagenfeld Aufteilungsregel (OBJCOSTALLOCRULE) hinzuzufügen Tabellen ID 5163991.
Zusätzlich ist in dem neuen Feld noch folgendes zu hinterlegen:
Ist das Feld vor der Registrierung des Beleges befüllt so wird dieser Wert beim Registrieren der Rechnung in die Einkaufszeile übernommen.
Ergebnis:
Die Felder Objektkosten Aufteilungsregel ID und Objektkosten Aufteilungssatz ID sind belegt. Die automatische Weiterbelastung ist in der EK-Zeile somit initial vorbelegt. Ist am Objektkonto eine Aufteilungsregel hinterlegt, ist es nicht notwendig das Feldes Objektkosten Aufteilungsregel ID in der Kreditorenvorlage zu definieren. Die Funktion arbeitet beim Registrieren des Beleges wie erwartet.
Dimensionen (z. B. 35A)
Das Dimensionsfeld § 35 wird in die EK-Zeile übernommen, wenn es als Kopffeld definiert wurde und entsprechend befüllt ist.
Zahlungsverkehr
Die RELion Standard-Vorlage wurde um Felder aus dem Zahlungsverkehr ergänzt. Standardmäßig werden diese Felder mit den Daten aus dem Kreditorenstamm vorbelegt. Diese können Sie individuell ändern. Anschließend werden die Daten in den Belegkopf der Einkaufsrechnung automatisch übernommen.
Eigentümer/Mieter Kennzeichen
Wir empfehlen den Datentyp Nummer zu verwenden (1 = Eigentümer; 2= Mieter).
Auflistung aller unterstützter RELion Felder
Folgende Felder werden von RELion unterstützt. Die Übersicht ist aufgeteilt in Kopf und Zeilenfelder. Es wird jeweils unterschieden, ob die Felder bei Beauftragung holen automatisch von der Beauftragung in die Einkaufsrechnung übernommen werden oder ob die Felder in der Kreditorenvorlage zusätzlich in der Spalte Felder Registrieren hinzugefügt werden. In diesem Fall achten Sie unbedingt auf die korrekte Schreibweis des Feldes in der Kreditorenvorlage. Dies muss dem Eintrag im Excel File in der Spalte Code-Feld in RRM entsprechen.
Kopffelder:
Übertrage Master in Vorlage
Diese Funktion dient zur Übertragung von speziellen Einrichtungen aus der RELion Master Vorlage in alle Kreditorenvorlagen. Die Funktion ist aus der RELion Master Vorlage über die Funktion Vorlagenfelder übertragen auszuwählen. Der Bericht ist für Bestandskunden entwickelt worden, die die neuen Funktionalitäten rund um Belegzeilenerkennung und Beauftragungszeilen holen nutzen möchten. Der Bericht deckt nur diesen Use Case ab. D. h., in der Umkehrung, nicht alle möglichen Definitionen innerhalb der Kreditorenvorlagen werden übertragen.
Durch Aktivierung der Optionen Setze Beauftragung automatisch, Setze Beauftragungszeilen holen und Setze Rolle Sachbearbeiter wird der entsprechende Wert aus der Mastervorlage in alle Kreditorenvorlagen übertragen. Ein automatisches Anlegen der Rolle Sachbearbeiter wird nicht durchgeführt. Diese Einrichtungen müssen bereits vorhanden sein. Ist das Feld Setze Rolle Sachbearbeiter leer, dann wird auch leer in die Kreditorenvorlagen eingetragen.
Zusätzlich werden die definierten Zeilenübersetzungen (Dokumentübersetzungen - Tabelle CDC Data Translation 6085584) aus Nr. in die Kreditorenvorlagen kopiert, wenn die Option Übersetzungen übernehmen gesetzt ist.
Eine Filterung auf einzelne Kreditorenvorlagen oder andere Filterwerte wird nicht unterstützt. Es werden immer ALLE Vorlagen geändert.
RE Bankkonto für Zahlung
Bei der Auswahl über die Standardtabelle Bankkonto stehen für den Benutzer nicht alle Informationen zum Bankkonto zur Verfügung. Oft weiß der Benutzer nicht, zu welchem Objekt das Bankkonto gehört, ob es gültig ist und ob es die Bank für den Zahlungsausgang ist. Diese Informationen stehen in der Tabelle RE Objektbank zur Verfügung. Damit die Auswahl über die RE Objektbank richtig funktioniert ist bei der Einrichtung folgendes zu beachten:
Die Spalte Code muss identisch mit der Spalte Bankkonto sein.
Damit das Registrieren und die ausgewählte Bankverbindung korrekt funktioniert, gibt es zwei Fälle, die unterschieden werden.
1. Spalten sind identisch
Nur wenn beide Spalten identisch sind, sollte die folgende Einrichtung durchgeführt werden:
Als Herkunftstabelle ist die RE Objektbank und als Herkunftsfeld das Feld Code einzutragen. Die Filter für das Feld Anzahl von Herkunftstabellenfiltern wird folgend gesetzt:
Die Felder in der Spalte Filter können aus einer Übersicht ausgewählt werden. Damit wird die Ansicht der Objektbanken auf das aktuelle Objekt und das Bankkonto für den Zahlungsausgang gefiltert. Da nur bei einem Konto der Haken gesetzt sein kann, steht immer nur ein Konto zur Auswahl, welches ggf. automatisch beim Einscannen eingetragen wird.
2. Spalten sind nicht identisch
Nur wenn beide Spalten nicht identisch sind, sollte die folgende Einrichtung durchgeführt werden:
Genehmigungsworkflow
Um den Document Capture Genehmigungsworkflow zu nutzen, ist in der Instandhaltung Einrichtung die NAVISION-Standard Beleggenehmigung auszuwählen:
Für die Document Capture Genehmigungseinrichtung öffnen Sie die Document Capture Einrichtung. Öffnen Sie die Funktion Einkaufsgenehmigung.
Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein das Feld Genehmigung von Rechnungen aktivieren. Dadurch werden im Hintergrund die entsprechenden Workflows erzeugt und aktiviert.
Alternativ können Sie die Workflows manuell erzeugen, gehen Sie dazu wie folgt vor:
Öffnen Sie die Liste Workflows.
Führen Sie über Aktionen die Funktion Neuer Workflow aus Vorlage aus.
Erstellen Sie den Rechnungsmanager Genehmigungsworkflow Einkaufsrechnung und bestätigen mit OK.
Prüfen Sie die Eingaben in den entsprechenden Feldern.
Im Inforegister RELion besteht die Möglichkeit EK-Dokumente im Genehmigungsprozess editierbar zu machen. Dazu haben Sie im Feld EK-Dokumente editierbar unter ausstehender Genehmigung folgende Optionen:
nein = Es sind nur die Felder editierbar, die der BC-Standard zulässt (es sind nur wenige Felder editierbar).
durch Genehmiger = Nur der aktuelle Genehmiger kann Felder der EK-Rechnung inkl. Rechnungszeile bearbeiten.
durch jeden Anwender = Die Anwender, die im Genehmigungsprozess hinterlegt sind, können Felder der EK-Rechnung inkl. Rechnungszeile editieren.
Ggf. sind neben der RELion Einrichtung die Angaben in der Spalte Darf Buchungszeilen editieren der Continia Benutzereinrichtung entsprechend zu aktivieren.
Zusätzlich ist es notwendig, dass Sie geteilte Genehmigungen einrichten. Hierfür in der Tabelle Geteilte Genehmigung die entsprechenden Benutzer eintragen.
Wichtig
Erlauben Sie das Editieren der Belege inkl. der Belegzeilen, kann es vorkommen, dass der erste Genehmiger einen Beleg genehmigt, der am Ende der Genehmigungskette gänzlich anders aussieht. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir mit der Option EK-Dokumente editierbar unter ausstehender Genehmigung = nein zu arbeiten. Hier ist die Genehmigung mit einer Bemerkung abzulehnen, danach der Beleg zu bearbeiten und erneut den Genehmigungsworkflow zu starten.
Hinweis
Die Einrichtung der Web-Genehmigungen ist nur bei entsprechender Lizenzierung notwendig bzw. möglich.
Anschließend gehen Sie zurück zur Anwendungseinrichtung des Rechnungsmanagers. Über die Suche öffnen Sie die Continia Benutzereinrichtung. Wählen Sie Liste bearbeiten und legen Sie einen Benutzer an (z. B. A-SRVDEMO-01\User). Weisen Sie diesem den entsprechenden Verk.-/Einkäufercode zu und den Grenzbetrag bis zu welchen der Benutzer genehmigen darf. Dann hinterlegen Sie die entsprechende E-Mail-Adresse.
In der Spalte Genehmiger ID legen Sie den Mitarbeiter fest, der im Prozess als nächstes genehmigen soll. Legen Sie einen User an, der unbeschränkt genehmigen darf, indem Sie den Haken bei Unbegrenzte Einkaufsgenehmigung setzen.
Beispiel eines erweiterten Genehmigungsprozesses:
Arbeiten Sie mit der Genehmigung über Web-Portal, dann gehen Sie wie folgt vor:
Wenn Sie alle Benutzer konfiguriert haben, wählen Sie Benutzer exportieren in der Continia Benutzereinrichtung. Diese Funktion exportiert alle Benutzer in das Continia Web Approval Portal, sodass sich diese später anmelden können. Beachten Sie bitte, dass Sie die Funktion jedes Mal ausführen müssen, wenn Sie neue Benutzer hinzufügen oder etwas an der Web-Konfiguration von Benutzern ändern.
Sie erhalten nun eine Meldung, das X-Benutzer von X-Mandanten exportiert wurden. Es werden nur die Benutzer exportiert, die in der Spalte Genehmigungs-Client den Wert Webclient zugewiesen bekommen haben. Überprüfen Sie in der Document Capture Einrichtung den Status und die Web-Genehmigungen. Wir empfehlen Ihnen diese Einrichtungen mit einem Fachberater auszuführen.
Einkaufsbeleg erstellen
Fallbeispiel
Zur vereinfachten Darstellung verwenden wir in unserem Fallbeispiel Musterrechnungen. Alle eingehenden Rechnungen (Papier, PDF-Datei, XML-Datei) können automatisiert verarbeitet werden.
Zunächst werden die Eingangsrechnungen (Purchase lnvoice) an die E-Mail-Adresse gesendet, die in der Belegkategorie EINKAUF hinterlegt ist. Für jeden Mandanten gibt es eine eigene E-Mail-Adresse. Die OCR-Erkennung wird bei Continia Online ausgeführt und die Rechnung nach der OCR-Erkennung zum Import bereitgestellt. Im Rollencenter im Register Rechnungsmanager Aktivitäten stehen eine Reihe von Kacheln zur Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften bereit, die den Prozessablauf abbilden.
Zur Verdeutlichung werden im Folgenden die einzelnen Rechnungsmanager Aktivitäten für die folgenden Teilbereiche erläutert:
Einkaufsrechnungen OCR erkennen, registrieren, genehmigen bzw. ablehnen von Rechnungen
Da die einzelnen Schritte für Einkaufsrechnung identisch sind zu Einkaufsgutschriften, wird hier nur der Teilbereich Einkaufsrechnungen beschrieben.
Belege
Warten auf OCR
Hier wird die Anzahl der noch vom OCR-Dienst zu verarbeitenden Rechnungen angezeigt.
Bereit zum Import
Hier wird die Anzahl der Belege angezeigt, die noch importiert werden müssen. Der Import hält alle eingehenden Belege bereit, ob gescannt, per E-Mail oder per XML (X-Rechnung). Wird die Funktion Dateien importieren aufgerufen, werden alle Belege den entsprechenden Kreditoren zugewiesen und können dann registriert werden.
Bereit zur Registrierung
Mit der Registrierung werden die Belege für die weitere Bearbeitung, wie automatische Erfassung oder Start des Genehmigungsworkflows, trainiert.
Globale Belege für die Registrierung
Es werden alle Belege angezeigt, die in verschiedenen Mandanten zum Training anstehen. Direkte Verzweigung in die Mandanten ist möglich.
Einkaufsgenehmigung Rechnung
Offene Rechnungen
Hier wird die Anzahl der noch offenen Rechnungen angezeigt.
Rechnungen zur Genehmigung
Diese Rechnungen müssen noch genehmigt werden. Es kann ein mehrstufiger Genehmigungsprozess hinterlegt werden.
Freigegebene Rechnungen
Diese Rechnungen stehen jetzt zum Buchen bereit. Der Buchungsprozess kann automatisiert werden.
Global – Meine Rechnungen zur Genehmigung
Es werden die Rechnungen in allen Mandanten angezeigt, die vom User genehmigt werden müssen.
Erste Schritte
Mit der Funktion Dateien importieren werden die Rechnungen für die Registrierung bereit gestellt.
Hinweis
Den Import können Sie auch automatisieren. Dazu legen Sie einen – sich wiederholenden – Aufgabenwarteschlangenposten mit der Codeunit CDC Document lmporter (6085577) an.
Durch Klick auf die Kachel Bereit zur Registrierung öffnet sich der Registrierungsseite.
Wurde eine Rechnung eines Kreditors schon einmal trainiert, wird das in der Spalte Vorlagennr. durch Anzeige der entsprechenden Vorlagennummer gekennzeichnet. Ist das nicht der Fall, muss diese Rechnung zunächst trainiert werden. Die Rechnung wird ausgewählt und die Funktion Felder erkennen angeklickt. Diese Funktion versucht möglichst viele Informationen automatisch zu erkennen. Dies wird auf der rechten Seite im Dokument angezeigt. Gibt es bereits mehrere Vorlagen, da der Kreditor für mehrere Gewerke arbeitet, können Sie die entsprechende Vorlage auswählen.
Jetzt werden im Inforegister Belegkopf alle erkannten Felder angezeigt und zusätzlich im Dokument farblich gekennzeichnet. Orange umrandete Felder werden als Ankerfelder bezeichnet, blau umrandete sind Wertfelder. Im Inforegister Bemerkungen werden alle fehlenden Informationen rot dargestellt. Diese können jetzt nachbearbeitet werden.
Sind die ursprünglichen Belegfelder im Dokument leer, bleibt die Spalte Wert ebenfalls leer.
In diesem Schritt Bereit zur Registrierung stellt Continia Document Capture sehr viel Logik und Funktionalitäten bereit. Diese sind durch die unterschiedlichsten Einrichtungen mit Hilfe von Suchtexten, Formeln, Regeln und Übersetzungen abbildbar und sind in den Kreditorenvorlagen, die aus der RELion Mastervorlage erstellt werden, hinterlegt. Zusätzliche Felder können ebenfalls in die Kreditorenvorlage eingefügt und im Nachgang konfiguriert werden.
Hinweis
Änderungen am Kreditor wirken sich nicht auf die Kreditorenvorlagen aus.
Belegtraining
Jeder neue Beleg eines Kreditors muss einmal trainiert werden. Sendet der Kreditor Belege mit unterschiedlichen Layouts ( z. B. je Gewerk eine andere Rechnungsform), muss jede Rechnungsform eintrainiert werden, da z. B. das Rechnungsdatum oder die Rechnungsnummer in der Rechnung an anderen Stellen stehen könnten. Der Rechnungsmanager versucht mit der Aktion Felder erkennen möglichst viele Felder aufgrund der Mastervorlagen zu erkennen. Die restlichen nicht erkannten Felder müssen einmal trainiert werden. Beim Training ist jeweils ein Ankerfeld und das zugehörige Wertfeld zu bestimmen. Es können sowohl variable Felder als auch feste Felder trainiert werden.
Im nachfolgenden Beispiel wird ein variables Feld Ursprüngliche Belegnummer und ein Feld mit festem Wert Ursprüngliche Belegart trainiert.
Training des variablen Feldes
Der Mauszeiger wird im Inforegister Belegkopf in die Spalte Wert der Zeile Ursprüngliche Belegnummer gestellt. Danach wird im Beleg das Ankerfeld Ihre Bestellnr. mit der gedrückten rechten Maustaste umfahren. Das Ankerfeld wird nun orange markiert.
Weiterhin bleibt der Mauszeiger im Inforegister Belegkopf in der Spalte Wert der o. g. Zeile stehen. Danach wird auf dem Beleg das Wertfeld MNAB22-00013 mit der gedrückten linken Maustaste umfahren. Das Wertfeld wird nun blau markiert. Die Beauftragungsnummer wird in die Zeile Ursprüngliche Belegnummer der Spalte Wert übernommen. Damit ist dieses Feld trainiert worden und wird in die Vorlage T000002 übernommen, sodass es beim nächsten vorliegenden gleichen Beleg des Kreditors automatisch erkannt wird.
Training eines Feldes mit festem Wert
Da es in RELion verschiedene Belegarten gibt, muss in dem Feld Ursprüngliche Belegart noch die Belegart für Beauftragungen hinterlegt werden. Dieser Wert ist immer konstant und wird deshalb als fester Wert hinterlegt. Gleiches könnte z. B. auch beim Eigentümer/Mieter Kennzeichen der Fall sein. Um den festen Wert zu hinterlegen, klicken Sie den Assist Button in der Zeile Ursprüngliche Belegart an.
Es öffnet sich die Vorlage Feld Karte. Hier tragen Sie im Feld Formel eine 1 ein. Die 1 steht für Belegart Beauftragungen. Die Eingabe bestätigen Sie mit OK.
Für den RELion Rechnungsmanager ist eine Funktion hinterlegt, die aufgrund der Belegart 1 und der Belegnummer automatisch prüft, ob eine solche Beauftragung vorliegt. Ist dies der Fall, werden alle benötigten Werte aus der Beauftragung automatisch mit der Funktion Felder erkennen übernommen. Wird in der Einrichtung ein automatisches Felder erkennen und eine automatische Registrierung eingerichtet, und werden alle Wertfelder korrekt erkannt, wird sofort eine Eingangsrechnung erstellt, die dann zum Prüfen und Buchen bereitsteht. Selbst das Buchen könnte noch automatisiert werden.
Es lässt sich jederzeit prüfen, ob eine Beauftragung zu dieser Rechnung vorliegt. In der Spalte Anz. Einkaufsbestellungen wird die Anzahl der Beauftragungen angezeigt, die zurzeit für den Kreditor Kuhberger GmbH vorhanden sind. Per DrillDown öffnet sich die Liste aller Beauftragungen. Die Beauftragungen mit dem StatusFreigegeben können übernommen werden. Um die einzelne Einkaufsbestellung zu bearbeiten, öffnen Sie die Karte über Zugehörig. In der Spalte RE Projekt Nr. erkennen Sie, ob es sich um eine Projektrechnung handelt.
Die in der Rechnung angegebene Beauftragungsnummer ist ebenfalls vorhanden und hat den StatusFreigegeben und ist keine Projektrechnung. Durch Klicken auf den Button Schließen wird die Übersicht geschlossen und die Rechnung kann nun weiterbearbeitet werden.
Falls Fehler beim Felder erkennen erkannt wurden, die in der Beauftragung hinterlegt sind, wie z. B. Objektnummer oder Mieter/Eigentümer nicht korrekt, dann werden diese im Inforegister Bemerkungen angezeigt.
Die Meldung Rechnungsnr. ist nicht korrekt bedeutet, obwohl richtig eingelesen wurde, dass sich etwas am Format der Rechnungsnummer geändert hat. Dies wird automatisch korrigiert, sodass die Rechnungsnummer des Kreditoren, wie im Beleg angegeben, übernommen wird.
Beispiel für das Anlernen von Betragsfeldern
Um die Betragsfelder Brutto, Netto und MwSt. korrekt zu belegen, können Sie die Einrichtung wie folgt vornehmen:
Tipp
Wir empfehlen am Kreditor im Inforegister Fakturierung das Feld EK-Preise inkl. MwSt. zu aktivieren. Sollten bereits Kreditorenvorlagen für diesen Kreditor vorhanden sein, aktivieren Sie auch dort dieses Feld. Nur so ist gewährleistet, dass bei jeder möglichen steuerlichen Einrichtung an den Sachkonten oder in den Steuerdaten am Objekt die Rechnungsbeträge korrekt in den Einkaufsbelegen verarbeitet werden. Dabei hinaus ist es wichtig, dass dann das Vorlagenfeld Betrag, brutto in die Einkaufszeile in das Feld EK-Preis übernommen wird.
Belegzeilenerkennung
Der Rechnungsmanager unterstützt die Belegzeilenerkennung hinsichtlich der Objektkontenfindung. Hierfür ist eine Übersetzung einzurichten. Diese sind an der Kreditorenvorlage zu hinterlegen.
Zusätzlich ist im Vorlagenfeld Objektkonto im Feld Formel das Feld Nr zu hinterlegen.
Hinweis
Um die Kreditorenvorlagen alle mit den Übersetzungen anzureichern, gibt es einen Report. Dieser ist in dem Kapitel beschrieben.
Beauftragung
Belegung der Felder
Wird in der Rechnung des Kreditors auf die RELion Beauftragungsnummer verwiesen, können Sie dies trainieren. Da in der RELion Beauftragung alle benötigten RELion Felder schon vorhanden sind, werden diese Informationen beim entsprechenden Training automatisch in den Beleg reingeholt und den Feldern zugewiesen. Dazu aktivieren Sie in der Kreditorenvorlage das Feld Beauftragung automatisch holen.
Wenn die Beauftragungsnummer auf dem Einkaufsbeleg hinterlegt ist, erreichen Sie einen deutlich höheren Automatisierungsgrad, da die Anzahl der Bemerkungen zu angezeigten Fehlern entweder deutlich verringert bzw. ganz aufgehoben wird.
Beauftragung holen
Neben der Variante, die Einkaufsbestellung über die Felder ursprüngliche Belegart und ursprüngliche Belegnummer erkennen zu lassen, gibt es auch die Möglichkeit, explizit die Funktion Beauftragung holen zu nutzen. Es öffnet sich ein Fenster mit den freigegebenen Einkaufsbestellungen des Kreditors.
Nun kann die gewünschte Einkaufsbestellung ausgewählt und mit OK bestätigt werden. Werte aus der Beauftragung werden nun in die Felder des Belegkopfes übernommen. Der Vorgang ähnelt dem „Beauftragung holen“, welcher aus dem Einkaufsbeleg bekannt ist.
Die Beauftragung wird nicht beim Holen der Beauftragung archiviert, dieser Schritt wird ggf. beim Buchen der Rechnung durchgeführt. Vergleichen Sie dazu auch Kapitel Buchen der Rechnung.
Beauftragungszeilen
Neben dem Beauftragungskopf können auch die Beauftragungszeilen in den Beleg übernommen werden. Die Zeilen werden beim Holen der Beauftragung mit übernommen, wenn folgende Einrichtung in der Kreditorenvorlage hinterlegt ist.
Ist das Feld Beauftragungszeilen holen aktiviert, werden die Beauftragungszeilen in die Ansicht bei Bereit zur Registrierung eingefügt. Die Funktion erfolgt sowohl beim automatischen Beauftragung holen als auch bei Beauftragung holen per Schaltfläche. Sie können die Zeilen auf der Dokumentenkarte einsehen und unabhängig von der Einkaufsbestellung bearbeiten. Diese Zeilen werden beim Registrieren in die neu erstellte Rechnung eingetragen.
Welche Felder mit der Funktion belegt im Einkaufsbeleg übernommen werden, entnehmen Sie bitte der Tabelle in dem Kapitel RELion Felder. Nach Ausführung der Aktion Beauftragung holen verlassen Sie die Dokumentenkarte und öffnen sie erneut. Die Aktualisierung der Seite funktioniert vom System nicht.
Wichtig
Felder der Beauftragungszeile, die in den EK-Beleg übernommen werden sollen (z. B. Abrechnungskreis oder Beschreibung), müssen in den Zeilen der Dokumentenkarte als Vorlagenfeld erstellt werden.
Die Einrichtung der Übersetzungen gilt ebenfalls für das Verarbeiten der Beauftragungszeilen.
Beleg registrieren
Nachdem alle Felder richtig erkannt wurden, wird in der Spalte OK ein Haken gesetzt. D. h., dass die Rechnung jetzt durch Aufrufen der Funktion Registrieren als Eingangsrechnung in RELion erzeugt wird.
Ist ein Genehmigungsworkflow installiert, erscheint beim Registrieren folgende Meldung:
Bestätigen Sie mit OK und es öffnet sich die Eingangsrechnung. Falls erforderlich, können Sie die Rechnung jetzt noch nachbearbeiten. Es wird sowohl der Beleg als auch der Genehmigungsprozess angezeigt. Der Genehmigungsprozess wird hier näher erklärt.
Nachdem die Rechnung erstellt und für den Genehmigungsprozess bereitgestellt wurde, ändert sich die Anzahl in den markierten Kacheln.
Hinweis
Für Projektrechnungen gilt, wie vorher beschrieben, das Gleiche. Wird eine Projektrechnung registriert, erhält der Anwender im Belegkopf eine Information. Sie müssen jetzt entscheiden, ob es eine Teil- oder eine Schlussrechnung ist.
Zusätzlich wird im Kalkulationsschema in der Projektentwicklung das Dokument in der Infobox angezeigt.
Hinweis
Verarbeitung von Versorgerrechnungen über den RRM Es besteht keine Verknüpfung zum Wiederkehrenden Buchblatt, sodass die Freigabe/Zahlung von Dauerrechnungen nicht über den Rechnungsmanager abgebildet werden kann. Eine Einbindung vom Modul Dauerzahlungen oder wiederkehrenden Buchblättern in den Rechnungsmanager ist nicht geplant, da diese Module hauptsächlich die Zahlungsströme aus Abschlagsrechnungen abwickeln. In der EK-Rechnung gibt es zudem bereits eine Verbindung zu den Dauerzahlungen. Eine weitere Anbindung der Funktionalitäten an den Rechnungsmanager wird nicht durchgeführt.
Wartungsvertrag mit Einkaufsbeleg verknüpfen
Rechnungen des Rechnungsmanagers mit Wartungsverträgen können mit Dienstleistungsverträgen verknüpft werden. In dem Zusammenhang wird immer von Wartungsverträgen gesprochen. Die Funktionalität gilt jedoch in gleicher Weise für die Dienstleistungsverträge.
Dazu gibt es auf der Vorlagenkarte zwei Felder:
Wenn Sie z. B. Wartungsvertragszeilen holen aktivieren, dann werden die Zeilen aus dem Wartungsvertrag heraus im EK-Beleg angelegt, andernfalls nur die Kopfinformationen.
Es werden nur Zeilen aus dem Wartungsvertrag geholt, deren Felder letzte Faktura am und nächste Faktura am leer sind oder das Belegdatum zwischen letzte Faktura am und nächste Faktura am liegt. Diese Vorgehensweise entspricht dem RELion Standard sowie die Funktionalitäten des weiteren Einkaufsprozesses. Es gibt dann keinen Unterschied, ob Sie eine Einkaufsrechnung mit Bezug zu einem Wartungsvertrag mit oder ohne Rechnungsmanager erstellt haben.
Die Verarbeitung der Rechnungszeilen folgt nach dem Continia Document Capture Prozess. Hier gelten bzgl. der Einrichtungen für Continia Document Capture und dem Rechnungsmanager die gleichen Vorgaben, die Sie schon von der Funktion Beauftragung holen kennen.
Wenn Sie in der Dokumentenkarte die Aktion Dokument/Wartungsvertrag holen ausführen, werden ggf. die Zeilen mit in die Dokumentenkarte übernommen. Das Übernehmen der Zeilen funktioniert auch beim automatischen Holen des Wartungsvertrages. Auf der Dokumentenkarte können die Zeilen unabhängig von der Wartungsvertrag bearbeitet werden. Diese Zeilen werden beim Registrieren in die neu erstellte Rechnung eingetragen. Für die Bearbeitung der Zeilenfelder, die aus dem Wartungsvertrag geholt wurden, können die Continia Document Capture Standard Funktionalitäten verwendet werden.
Nach Ausführung der Funktion Wartungsvertrag holen schließen Sie die Dokumentenkarte und öffnen sie erneut. Die Page Seite wird nicht automatisch aktualisiert.
Folgende Einrichtung nehmen Sie in der Vorlage vor:
Das Feld Ursprüngliche Belegnummer mit dem Code ORIGDOCNO muss als Kopffeld definiert werden.
Das Feld Wartungsvertragsnr. (Code: MAINCONTRACTNO) muss in der Vorlage als Kopffeld definiert werden. In dem Vorlagenfeld wählen Sie im Feld Wert übertragen nach Einkaufskopf und in Einkaufszeile jeweils Wartungsvertragsnr. aus.
Beim Einlesen des Einkaufsbeleges fügen Sie die externe Wartungsvertragsnummer in das Feld Wartungsvertragsnr. ein (ggf. durch anlernen im Beleg, z. B. A-02346-35234XR9). Die Nr. wird automatisch in das Feld eingetragen, wenn Sie manuell die Funktion Wartungsvertrag holen ausführen. Dieses Feld wird programmtechnisch in die interne RELion Wartungsvertragsnummer (z. B. WV-00004) umgesetzt und in das Feld Wartungsvertragsnr. sowie in die ursprüngliche Belegnummer eingetragen.
Zusätzlich legen Sie in der Vorlage die Zeilenfelder Wartungsvertragnr. und Wartungsvertragzeilennr. an. Bei beiden müssen die Werte in die Einkaufszeile übertragen werden.
Voraussetzung für die Verarbeitung der Belegzeilen ist, dass es entsprechende Zeilen in der Tabelle Übersetzungen Nummer gibt. Die Informationen in der Spalte Übersetzen nach Nr. greift jedoch nicht, sondern die Informationen werden aus dem Objektkontenplan gezogen. (RELion Standard). Es wird empfohlen, die verwendeten Konten in der RELion Mastervorlage zu hinterlegen. Diese Übersetzungen werden dann in neue Kreditorenvorlagen übernommen.
Soll die Beschreibung aus den Wartungsvertragszeilen übernommen werden, muss dafür in der Kreditorenvorlage der Haken gesetzt sein bei Zeilenerkennung (Continia Standard) und zusätzlich im Zeilenfeld Beschreibung hinterlegt sein, dass dieses in die Einkaufszeile übernommen wird.
Wichtig
Es gibt nur ein Betragsfeld in den Wartungsvertragszeilen, daher ist es aktuell nicht möglich zu unterscheiden, ob der Betrag brutto oder netto ist. Handelt es sich um einen Bruttobetrag, dann sind die Felder Preis pro Einheit und Zeilensumme in den Zeilen bei Bereit zur Registrierung zu editieren, eine Registrierung ist andernfalls nicht möglich. Es ist geplant die Wartungsverträge hier zu erweitern, damit die korrekten Werte übertragen werden und zukünftig keine Korrektur bei der Verarbeitung notwendig wird.
Genehmigungsprozess
Genehmigen einer Rechnung
Den Genehmigungsprozess für eine Einkaufsrechnung können Sie über die Kachel Offene Rechnungen starten.
Es öffnet sich die Übersicht aller offenen Rechnungen. Aus dieser Übersicht können Sie nun eine Genehmigungsanforderung senden. Die Genehmigungsanforderung wird an den Einkäufer gesendet, der in der Rechnung hinterlegt ist. Durch Klicken der Aktion Genehmigungsanforderung senden wird der Genehmigungsprozess manuell gestartet. Es erscheint eine Meldung, dass die Genehmigungsanforderung gesendet wurde.
Nach der Bestätigungsmeldung ist die Rechnung nicht mehr in der Ansicht Offene Rechnungen zu finden, sondern in Rechnungen zur Genehmigung. Die Genehmigung kann direkt über die Übersicht der Rechnungen zur Genehmigung erfolgen.
Alternativ können Sie den Beleg öffnen und die gesamte Rechnung einsehen. Hier besteht auch die Möglichkeit eine Genehmigungsbemerkungen anzugeben. Dies ist über den Aufruf Bemerkungen im Menübandbereich Genehmigen möglich.
Sobald Sie den Button Genehmigen betätigen, wird die Rechnung vom ersten Genehmigungsuser genehmigt und an den zweiten Genehmiger übermittelt. Im Feld Genehmigung durch wird nun der Name des zweiten Genehmigers angezeigt und ebenfalls die Genehmigungsbemerkungen.
Der zweite Genehmiger hat die Möglichkeit, ebenfalls eine Bemerkung einzustellen und drückt dann den Button Genehmigen. Der Rechnungsmanager prüft nun, ob alle zur Buchung notwendigen Angaben vorhanden sind. Fehlen buchungsrelevante Angaben, erscheint ein entsprechender Hinweis. Erst wenn alle benötigten Angaben erfasst wurden, können Sie die Rechnungen buchen.
Wichtig
Sie können die Genehmigung ablehnen, indem der Genehmiger die entsprechende Aktion im Menü wählt. Danach wird die Rechnung entsprechend überarbeitet, je nach Grund der Ablehnung. Die bearbeitete Rechnung muss schließlich noch einmal den gesamten Genehmigungsprozess durchlaufen.
Wichtig
Eine Objektänderung während des Genehmigungsprozess sollte nicht vorgenommen werden. Hier kann es zu Problemen mit der Objektdimension kommen, was Auswirkungen auf Auswertung haben kann (z. B. bei der Auswertung des Kontenschematas mit Bezug auf DIM Objekte). Die Probleme treten u.a. auf, wenn Sie mit dem gleichen Nummernkreis für ungebuchte wie für gebucht Rechnungen arbeiten. Sollten Objektänderungen vorgenommen werden, so ist das Dokument abzulehnen, das Objekt zu ändern und der Genehmigungsworkflow erneut zu starten.
Einkäufercode – Unser Kontakt
Wird weder auf der Rechnung noch in der Bestellung ein Einkäufer-/Verkäufer-Code gefunden, können Sie den Rechnungsmanager so einrichten, dass der zuständige Sachbearbeiter am Objekt die Genehmigungsanforderung erhält. Gibt es keinen Objektsachbearbeiter oder wird mit der Funktion nicht gearbeitet, wird alternativ der Einkäufer am Kreditor verwendet.
Folgende Suchreihenfolge wird hierbei ausgeführt:
Es gibt einen angelernten Kontakt aus dem Beleg, und einen entsprechenden Einkäufercode.
In der Kreditorenvorlage ist ein Objektsachbearbeiter hinterlegt. Es gibt an dem Objekt einen Sachbearbeiter mit dieser Rolle.
Der Einkäufercode des Kreditors wird verwendet.
Dazu muss folgende Einrichtung durchgeführt werden:
Ein Rollencode muss definiert werden. Über das Suchfeld können Sie den RE Bearbeiter Rollen auswählen.
Jetzt wird die entsprechende Rolle über die Aktion Neu angelegt und anschließend mit OK bestätigt.
Dann definieren Sie am Objekt einen entsprechenden Mitarbeiter.
Wichtig
Bei der Rolle Rechnungsmanager hat das Feld Hauptsachbearbeiter keine Wirkung.
Damit der Rechnungsmanager diese Einrichtungen erkennt, muss folgende Einrichtung in den Belegkategorien durchgeführt werden. In der Mastervorlagenkarte legen Sie die Rolle Sachbearbeiter fest.
Jetzt werden alle Rechnungen für das entsprechende Objekt an den Sachbearbeiter zur Genehmigung geschickt, wenn die in der Einleitung zu diesem Kapitel beschriebenen Optionen zutreffen.
Wichtig
Voraussetzung dafür, dass der Sacharbeiter mit der entsprechend hier festgelegten Rolle bei der Felderkennung auch wie gewünscht gezogen wird, ist, dass im Vorfeld die Mieter/Eigentümer-Kennung richtig gesetzt wird.
Ablehnen einer Rechnung
Wird eine Rechnung im StatusGenehmigung ausstehend durch einen Genehmiger mit einer Bemerkung abgelehnt, steht diese Bemerkung in dem abgelehnten Beleg zur Verfügung.
Beispiel:
Eine Rechnung, die sich im StatusGenehmigung ausstehend befindet wird mit einer Bemerkung abgelehnt.
Diese Rechnung hat nun wieder den StatusOffen und kann über die Kachel offene Rechnungen geöffnet werden. Es gibt nun mehrere Möglichkeiten, wie Sie weiter verfahren können.
Sie können die offene Rechnung korrigieren und den Genehmigungsprozess erneut starten.
Muss die Rechnung durch den Kreditor korrigiert werden, können Sie die offene Rechnung löschen. Hierfür gibt es wieder zwei Wege:
a. In dem offenen EK-Beleg wechseln Sie auf die Dokumentenkarte und ändern den Status über die Schaltfläche Status zurücksetzen.
Die Genehmigungsbemerkungen finden Sie nun in dem Beleg Bereit zur Registrierung in den Bemerkungen.
Im Anschluss wählen Sie im Menü unter Aktionen auf Ablehnen. Dann können Sie eine E-Mail an den Kreditor senden. Sie finden den Beleg unter den Abgelehnten Belegen, auch hier ist die Bemerkung einsehbar. Der Prozess beginnt nun komplett von vorne, wenn die neue Rechnung des Kreditors eingeht. Arbeiten Sie mit Belegzeilen, werden ggf. geänderte Beschreibungen in den Belegzeilen wieder auf die Ausgangsbeschreibung zurückgesetzt (Document Capture Standard).
b. Die Rechnung wird direkt aus der Übersicht der offenen Rechnungen gelöscht.
Sowohl bei Punkt a als auch bei Punkt b gilt folgendes:
Wichtig
Bei gleichem Nummernkreis für ungebuchte und gebuchte Rechnungen wird ein sog. Nullbeleg gebucht und ist über die Ansicht gebuchte Rechnungen einsehbar. Dieser Beleg dient dazu, einen lückenlosen Nummernkreis nachweisen zu können. Die Genehmigungsbemerkungen werden in diesen Nullbeleg übernommen, wenn eine Einkaufsrechnung abgelehnt und dann direkt gelöscht oder über Status zurücksetzen aus der Dokumentenkarte heraus gelöscht wird.
Nähere Information erhalten Sie unter Kapitel Buchen der Rechnung.
Arbeiten Sie nach Punkt b, gibt es in den gebuchten Beleg nur einen Anhang. Voraussetzung für die Funktionalität ist in der Belegkategorie Einkauf die Einrichtung einer Codeunit in der Belegkategorie EINKAUF RELion Mastervorlage.
Buchen der Rechnung
Wurde eine Rechnung komplett genehmigt, steht diese über die Kachel Freigegebene Rechnungen zum Buchen zur Verfügung.
Zunächst wird wieder die Übersicht angezeigt, aus der Sie die Rechnung zum Bearbeiten aufrufen können. Es sind alle Genehmigungsbemerkungen (auch Vertreterregelung) in der ungebuchten EK-Rechnung dokumentiert.
Rufen Sie diese über Genehmigen/Bemerkungen auf:
Die Rechnung können Sie jetzt buchen.
Die Genehmigungsbemerkungen werden in die gebuchte Rechnung übernommen. Alle Genehmigungen können Sie über Rechnung / Genehmigungen / Bemerkungen aufrufen.
Gibt es eine freigegebene Beauftragung zur Rechnung?
Falls ja, wird die Beauftragung beim Buchen der Rechnung aus der Übersicht der offenen Beauftragungen gelöscht und archiviert (es gibt einen neuen Eintrag in der Übersicht Bestellarchive), wenn dies in der Kreditoren & Einkaufseinrichtung hinterlegt ist. Die Löschung und Archivierung wird nur für folgende Beauftragungen durchgeführt:
Beauftragung hat den Status Freigegeben.
Wenn der Betrag (inkl. Steuer) der Beauftragung gleich oder kleiner des Betrags (inkl. Steuer) der EK-Rechnung ist.
Es gibt keine Verknüpfung zu einem Projekt. Ausnahme: wenn Sie mit der Schlussrechnungsfunktionalität des Projektmoduls arbeiten, wird eine zugehörige Beauftragung beim Buchen einer Schlussrechnung gelöscht/archiviert.
Andernfalls verbleibt die Beauftragung in der Übersicht der offenen Beauftragungen. Ggf. kann hierfür noch eine weitere Rechnung eingehen.
Das Continia Web Approval Portal ist ein Zusatzmodul von Continia für die Freigabe von Dokumenten. Als Benutzer des Rechnungsmanager können Sie wählen, ob das Continia Web Approval Portal entweder in der Cloud (gehostet von Continia Software auf Azure) oder auf Ihrem eigenen Internet Information Server vor Ort installiert werden soll.
Das Portal ist als responsive Website konzipiert, d. h., das Portal bietet genau die gleiche Funktionalität, egal ob Sie einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone verwenden. Bevor Sie sich am Continia Web Approval Portal anmelden, müssen Sie sicherstellen, dass alle Genehmiger korrekt eingerichtet worden sind.
Wichtig
Im Web Approval Portal können keine RELion Felder geändert werden, da diese hier nicht zur Verfügung stehen.
Continia Web Approval Portal verwenden
Starten Sie einen Webbrowser und öffnen Sie die entsprechende Seite https://continiaonline.com. Beim Zugriff auf das Portal, melden Sie sich mit Ihrer Windows-Benutzer-ID und dem Passwort an.
Hinweis
Wenn Sie Continia Online verwenden, entsprechen die Benutzernamen den E-Mail-Adressen, welche den Benutzern in Business Central zugewiesen worden sind.
Danach erscheint eine Übersicht aller ausstehenden Genehmigungen, die Ihnen zugeordnet wurden.
Durch Anklicken der entsprechenden Genehmigung werden alle Details wie im BC-Client angezeigt. Wählen Sie Genehmigen, Ablehnen, Weiterleiten oder Auf abwarten setzen. Sie können auch den Genehmigungsposten aufrufen, angehängte Dokumente betrachten bzw. ergänzen oder auch die Buchungszeilen anpassen.
Teilen und zusammenführen
Die Belegtrennung zur Aufteilung einer PDF-Datei kann manuell oder automatisch stattfinden. Bei der manuellen Aufteilung können Sie ein mehrseitiges PDF-Dokument wählen, und angeben, ab welcher Seite es geteilt werden soll. Analog dazu können Sie auch mehrere vorhandene PDF-Dateien wählen und diese in ein Dokument zusammenführen. Die automatische Aufteilung kann anhand folgender Kriterien eingerichtet werden:
Leerseiten,
ein definierter Barcode,
Kreditorenerkennung,
Rechnungsnummer.
Ab der Continia Version 5.50 muss die automatische Aufteilung aktiviert werden. Über die Suche öffnen Sie die Tabelle Belegkategorie und wählen den Datensatz EINKAUF. Aktivieren Sie im Inforegister OCR Verarbeitung eine der Optionen Dokumente automatisch teilen, Bei leerer Seite aufteilen, Herkunfts-ID und Trennzeichen Felder sowie Barcode.
Aufteilung beim Auftreten leerer Seiten
Werden die eingehenden Papierrechnungen beim Scannen im Stapel jeweils durch eine Leerseite getrennt, kann der Rechnungsmanager die zusammenhängende PDF-Datei so interpretieren, dass die Einzelrechnungen erkannt werden und jeweils als PDF-Datei zur Verfügung stehen. Die weiteren, vorher gezeigten, Optionen arbeiten identisch.
Manuelle Aufteilung
Für manuelles Aufteilen und Zusammenführen klicken Sie im Menü auf Teilen und zusammenführen.
Löschen Sie dann die Leerseiten. Dazu markieren Sie die Seiten und wählen die Aktion Löschen aus. Falls einzelne Belege aufgeteilt werden, markieren Sie bitte die entsprechende Seite und dann die Funktion Dokumente trennen ausführen. Bei Belegen die zusammengeführt werden müssen, markieren Sie die Seite 1 und 2 und wählen dann die Funktion Zusammenführen. Anschließend können Sie die Belege registrieren.
Übersetzungen
Beim Registrieren von Rechnungen und anderen Dokumenten kann es notwendig sein, die Vorlage oder Vorlagenfelder anzupassen, um Buchstaben, Wörter oder Zahlen in andere Werte zu übersetzen. Die Gründe hierfür können von Beleg zu Beleg unterschiedlich sein.
Beispiele, welche die Verwendung von Übersetzungen notwendig machen, können sein: Irreführende Angaben auf der Rechnung oder ein von der OCR-Software falsch erkannter Text. Des Weiteren gibt es auch allgemeine Übersetzungsregeln beim Erzeugen von Einkaufszeilen.
Es wird zwischen vier Übersetzungsarten unterschieden:
Betragskonto-Übersetzung
Zeilenübersetzung
Verkäufer/Einkäufer-Übersetzung
Feldübersetzung
Die ersten drei Übersetzungsarten können Sie aus dem Belegjournal bzw. der Belegkarte aufrufen, indem Sie im Menüband die Funktion Übersetzungen anklicken.
Betragskonto-Übersetzung
Die Übersetzung von Konten für Beträge ist davon abhängig, mit welchem Konto der Betrag gebucht werden soll, der auf der Rechnung ausgelesen wurde. Sie können für verschiedene Beträge, wie zum Beispiel Frachtkosten, spezifische Buchungskonten einrichten. In diesem Zusammenhang besteht auch die Möglichkeit, weitere Werte wie Dimensionen oder MwSt.-Konten zu hinterlegen, welche dann in der jeweiligen Buchungszeile hinterlegt werden.
Hier können Sie auch einen Betragsverteilungscode auswählen. Dieser wird in der Einrichtung von Document Capture hinterlegt und definiert die Verteilung von Beträgen.
Zeilenübersetzung
Zeilenübersetzungen können verwendet werden, wenn auch die Belegzeilen erkannt und verarbeitet werden sollen. Hier können Sie definieren, wie z. B. eine Artikelnummer Ihres Kreditors aus der Einkaufsrechnung in eine eigene Artikelnummer übersetzt werden soll. Genau wie bei den Betragsübersetzungen, können Sie auch bei den Zeilen weitere Informationen (z. B. Dimensionen) ergänzen oder anpassen.
Verkäufer/Einkäufer-Übersetzung
Es kann Fälle geben, bei denen ein anderer Einkäufercode verwendet werden soll als der Code, der anhand der Vorlage ermittelt wurde. Des Weiteren kann es notwendig sein, den Einkäufercode anhand von Informationen zu setzen, die auf der Einkaufsrechnung gefunden werden, bspw. ein Projektname oder ein Abteilungscode. Dies können Sie durch die Verkäufer/Einkäufer-Übersetzung einrichten.
Diese Übersetzung kann sowohl für alle Kreditoren als auch für einzelne Kreditoren, wie im nachfolgenden Beispiel gezeigt wird, durchgeführt werden.
Feldübersetzung
Die vierte Übersetzungsmöglichkeit ist die Feldübersetzung. Sind die spezifischen Vorlagenfelder bearbeitet, können Sie über die Funktion Übersetzungen individuelle Feldübersetzungen einrichten. Dies kann bspw. verwendet werden, um falsche Buchstaben oder Zahlen in valide Werte umzuwandeln.
In dem folgenden Beispiel wurden mehrere Übersetzungen für das Feld Rechnungsnr. eingerichtet, die Werte übersetzen, welche möglicherweise nicht korrekt von der OCR-Software erkannt wurden. Wenn die Rechnung z. B. 1- enthält, wird der Wert als 1 übersetzt. Des Weiteren werden diverse Werte entfernt, die in der Regel nicht korrekt sind. Diese zwei Übersetzungen sorgen dafür, dass die Rechnungsnr. korrekt ist, auch wenn die OCR-Erkennung fehlerhafte Werte zurückgibt.
Der erkannte Wert 1- soll in Zukunft ohne Minuszeichen übernommen werden:
Mehrfache Beträge
Sie können mit Document Capture auch mehrere Beträge eines Belegs auslesen, ohne die jeweiligen Rechnungszeilen auslesen zu müssen. Wenn Sie Document Capture einrichten, enthält die Master Vorlage schon diverse Betragsfelder. Um die Vorlage so einzurichten, dass auch weitere Felder ausgelesen werden können, wählen Sie über die Funktion Vorlagenfeld hinzufügen das gewünschte Feld aus der Vorlagenfeldliste aus.
Wenn die Kreditorenrechnung bspw. einen Betrag in anderer Währung enthält, können Sie das Feld Währung der Vorlage hinzufügen und mit dem Wert aus der Rechnung füllen lassen.
In manchen Fällen ist es notwendig, dass der Betrag des Feldes vom Rechnungsbetrag abgezogen werden muss, damit die Einkaufszeilen mit den korrekten Beträgen erzeugt werden können. Dies können Sie über das Feld Betrag bei Registrierung abziehen von erreichen. Hier entscheiden Sie, von welcher Summe (z. B. Betrag exkl. MwSt.) die Frachtkosten abgezogen werden sollen.
Verschieben in Mandanten
Document Capture kann die Dokumente beim Import auch in die konfigurierten Mandanten verschieben. Damit das funktioniert, müssen Suchbegriffe definiert werden, die dafür sorgen, dass Belege dem jeweils richtigen Mandanten zugewiesen werden können.
In der Tabelle Mandanten Suchtexte werden die Mandantenbezeichnungen erfasst. Beim Import der Belege wird der Adressbereich ausgewertet und die Belege entsprechend verschoben.
Das Verschieben kann auch manuell erfolgen.
Archivierung des Belegs über Archiv kompakt
Es gibt die Möglichkeit, das eingelesene Dokument bei der Buchung des entsprechenden Belegs automatisch über die Archiv kompakt-Schnittstelle zu archivieren.
Um diese Option zu nutzen, muss das Dokumentmanagementsystem Archiv kompakt (AAK) installiert werden und mit den grundsätzlichen Einrichtungen auf dem Archiv kompakt-Manager versehen sein. Näheres dazu finden Sie in der Anwenderdokumentation RELion Dokumente. Es ist keine Einrichtung im RRM durchzuführen. Jedoch ist eine zusätzliche Einrichtung bei Archiv kompakt notwendig. In der RELion Dokumente Einrichtung sind bei den Tabellen ein eindeutiges Rechnungsmanager Archiv zu hinterlegen. Sowohl für die Einkaufsrechnungen als auch für die Einkaufsgutschriften:
Bitte beachten Sie, dass diesem Archiv im Archiv Manager kein Schlagwort als Pflichtfeld zugewiesen ist. Der Dokumentenname im Archiv richtet sich nach der Einrichtung in Document Capture im Feld Dateiname der Einkaufsbelegdateien.
Wir empfehlen, hier die Einstellung Gebuchte Belegnummer zu verwenden. Gerade, wenn mit DATEV gearbeitet wird, sollte diese Einstellung vorgenommen werden. Beim Buchungsvorgang eines Einkaufbelegs wird die Archivierung des angehängten PDFs vorgenommen.
Drag & Drop-Infobox mit Standard Drag & Drop-Kategorie
Wenn Sie die Anforderung erhalten, ein Dokument bzw. einen Anhang an einen Datensatz in Business Central anzuhängen, können Sie eine von Document Capture zur Verfügung gestellte Infobox in jeder Karte oder Liste integrieren. Die Drag & Drop Infobox kann zu jeder möglichen Page hinzugefügt werden.
Navigation mittels Erkunden
Wird das Menü Document Capture in RELion unter Weitere Rollen entdecken nicht angezeigt, sind folgende Punkte zu prüfen:
Document Capture muss lizensiert sein. Dazu geben Sie in der Suche Document Capture Einrichtung.
Der Benutzer muss mindestens die Rollen CDC ALL und CSC BASIC besitzen.
Er muss im richtigen Rollencenter sein, der Document Capture verwendet. Das sind: Accountant, Accounting Manager, Accounts Payable Coordinator, Bookkeeper, Business Manager
Beim Benutzer prüfen, ob die Benutzerrechte für den gewünschten Mandanten freigeben sind (Feld Mandant).
XML-Einkaufsbelege mit Continia Document Capture
Das folgende gilt für die Nutzung von Continia Document Capture in Verbindung mit dem Rechnungsmanager ohne Continia eDocuments (Continia Delivery Network).
Einrichtung und Nutzung
Hinweis
Die XML-Files kommen per Mail in das System. Hierfür senden Sie die XML/ZUGFeRD-Rechnung an die E-Mail Adresse, die unter Belegkategorie eingerichtet wurde. Bitte beachten Sie erst ab ZUGFeRD 2.0 wird die integrierte XML ausgewertet. (siehe Unterstützte Dateiformate)
Importieren der Mastervorlagen
Starten Sie den Document Capture Konfigurationsassistenten.
Wählen Sie unter Belegkategorie Einkauf die entsprechend in Ihrem Unternehmen genutzten Vorlagen aus.
Wichtig
Wählen Sie sowohl die Vorlage als auch die Identifikation aus.
Auswahl der Mastervorlagen
Wählen Sie nun die Belegkategorie Einkauf aus und Bearbeiten diese.
Wichtig ist, dass sie in der Spalte XML-Identifikationsvorlage die entsprechende ID-Vorlage eintragen. Dann wird die Mastervorlage auch verwendet. In dem ID-File ist z. B. auch hinterlegt, dass die USt-IDNr. für die Kreditorenfindung verwendet wird.
Eintragung von CodeUnits
Folgende Relion CodeUnits müssen in der Mastervorlage hinterlegt werden:
Felder für Rechnungsmanager anlegen
Folgende Felder müssen mindestens in der XML-Mastervorlage vorhanden sein, damit der Rechnungsbeleg korrekt registriert werden kann.
Mieter_Eigentümer
TENANTOWNER
Objektnummer
OBJECTNO
Objektkontonummer
OBJECTACCOUNT
Sachkonto
REGLACCOUNT
Sie können in den Feldern mit Regeln und Formeln arbeiten. Andernfalls sind die Felder vor der Registrierung manuell zu belegen. Vorschlag für die Einrichtung der Felder (Kopffelder):
Mit Herkunftsfilter:
Einlesen von XML-Einkaufsrechnungen
Die XML-Datei senden Sie an die E-Mail Adresse, die unter BelegkategorieEINKAUF eingetragen ist. Danach importieren Sie die Datei und sie unter Bereit zur Registrierung zur Verfügung. Der Genemigungsablauf kann analog zu den PDF-Dokumenten verwendet werden.
ZUGFeRD
Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine hybride Form von Belegen, d.h., der Beleg besteht aus einer PDF-Datei und eine im Anhang beigefügte XML-Datei. In der Belegkategorie kann mandantenweit folgende Einrichtung vorgenommen werden, mit der Sie entscheiden, ob der PDF-Teil (OCR-Erkennung) verarbeitet wird oder die XML-Datei zur Anwendung kommt:
Arbeiten Sie mit der XML-Datei, dann wird abhängig von der ZUGFeRD Datei, u. U. die Mastervorlage XRECH-CII verwendet. Wenn diese Vorlage zum Einsatz kommt, dann ist die Mastervorlage anzupassen. Folgen Sie dazu den Anweisung des Kapitels XML-Einkaufsbelege.
Ein Viewer zur Visualisierung der Rechnung steht hier zur Verfügung. Alternativ kann das PDF angezeigt werden, dazu ist in der Identifikations-Mastervorlage die Option Eingebettete PDF-Datei als Standard anzeigen zu aktivieren.
