SAP-Schnittstelle (IntReal)

Einführung

Über dieses Modul können die Sachposten der Objektbuchhaltung für einen definierten Zeitraum in einem von IntReal vorgegebenen Satzformat exportiert und IntReal zur Verfügung gestellt werden.

Die Grundlage für das implementierte Satzformat bildet die Anforderungsspezifikation IntReal Version 2.6. Eine detaillierte Beschreibung der Schnittstelle finden Sie im Anhang IntReal Satzbeschreibung.

Hinweis

Diese Dokumentation bezieht sich auf die Erweiterung RELion IntReal Interface.

Voraussetzung für die Erweiterung, ist die Base App Business Central BC Plattform 18.0.0.0 ausgeliefert mit RELion (Version 18.16.0.0). Bitte beachten Sie, dass die Schnittstelle Intreal SAP Export nicht mehr unterstützt wird.  

Einrichtung

Kontenplan

Im Fibu-Sachkontenplan gibt es ein neues Feld SAP Kontoart für die Kennzeichnung eines Kontos.

Nummernserie

Für die Durchführung des regelmäßigen, automatisierten Datenexports ist die vorherige Einrichtung spezifischer Nummernserien erforderlich. Diese Nummernserien dienen der eindeutigen Identifikation und Strukturierung der exportierten Datensätze.

Erforderliche Nummernserien

• Zwei Nummernserien für die Datendatei
• Eine Nummernserie für die Summen- und Saldenliste
• innerhalb RELion (SAP-Dateibezeichnung)
• Export-Datei (SAP-Export)
• Saldenliste (SAP-SuSa Dateibezeichnung)   Beispiel:

Strukturübersicht

Den Aufruf der IntReal Export Schnittstelle finden Sie im Rollen Explorer.

Struktureinrichtung für den Datenexport

Für den korrekten Export der Datendatei ist die Einrichtung einer passenden Struktur erforderlich. Diese Struktur definiert, wie die Daten innerhalb der Exportdatei aufgebaut und interpretiert werden.

Die Strukturübersicht wird über das Lupensymbol im entsprechenden Eingabefeld geöffnet. In dieser Übersicht können vorhandene Strukturen eingesehen oder neue Strukturen angelegt werden. Anhand eines Beispiels wird die Struktur Quantum – SAP Zeilen gemäß der im Anhang beschriebenen Satzstruktur IntReal eingerichtet und erläutert. Diese Struktur orientiert sich an den Vorgaben der IntReal Spezifikation und bildet die Grundlage für die korrekte Formatierung der Exportdaten.

  Diese Strukturkarte richten Sie wie folgt ein:

Hier die wesentliche Grundeinrichtung:

Wichtig

Die Einrichtung in RELion wurde gemäß den Vorgaben der IntReal Satzbeschreibung umgesetzt. Sollten Anpassungen erforderlich sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Aareon RELion Berater.

Exportstrukturkarte Exportieren/Importieren

Mit der Strukturkarteneinrichtung stellt IntReal eine XML-Datei bereit, die die erforderlichen Strukturdaten enthält. Um diese Strukturkarte zu importieren oder exportieren, öffnen Sie die Strukturübersicht und wählen Sie die Funktion Importieren oder Export.

Achten Sie darauf, dass die verwendete XML-Datei den Vorgaben der IntReal Spezifikation entspricht, um eine fehlerfreie Verarbeitung sicherzustellen.

Beim Exportvorgang wird die Datei automatisch im Download-Ordner des verwendeten Systems gespeichert.

Soll die Struktur in einen anderen Mandanten oder eine andere Datenbank übernommen werden, öffnen Sie dort ebenfalls die Seite Strukturübersicht und führen den Import der Strukturdatei über die Funktion Importieren durch.

Mapping Übersicht

Öffnen Sie über die Lupe die Mapping Übersicht.

Für den korrekten Export der Daten sind einige Zuordnungen, sogenannte Mappings erforderlich. Mappings können für beliebige Datenwerte eingerichtet werden und sind immer dann erforderlich, wenn ein Wert aus dem Quellsystem (NAV) nicht mit gleichem Wert an das Zielsystem (IntReal) übergeben werden darf, sondern übersetzt werden muss auf den Wert, den das Zielsystem erwartet.

Typische Anwendungsbeispiele hierfür sind Objektnummern, Kontonummern oder Buchungskreise. In der aktuellen Datensatzbeschreibung sind ausschließlich Mappings für die Steuercodes vorgesehen (siehe hierzu Kapitel MwSt.-Matrix Überleitung).

Alle übrigen Werte werden ohne Übersetzung an IntReal übermittelt und gegebenenfalls dort übersetzt.  

MwSt.-Matrix Überleitung

Für die verschiedenen Kombinationen aus MwSt.-Produktbuchungsgruppen und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen sowie den daraus resultierenden Steuerkennzeichen, die für die Schnittstelle erforderlich sind, wird eine Übersetzungstabelle benötigt.

Diese Tabelle wird unter dem Code MWSTCODES eingerichtet. Als Exportwerte werden die in der nachfolgenden Abbildung dargestellten Steuercodes verwendet: 19A, 07A, 00A, 19V, 07V, 00V.

Für alle in Ihrem Unternehmen vorkommenden Kombinationen von MwSt.-Produktbuchungsgruppen und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen sind entsprechende Einträge in der Übersetzungstabelle vorzunehmen.

• Im Feld NAV Wert bzw. NAV Wert 2 werden die Codes für die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe bzw. die MwSt.-Produktbuchungsgruppe eingetragen.
• Im Feld NAV Wert 3 wird ein Kennzeichen zur Unterscheidung von Einkauf (1) und Verkauf (2) gesetzt.
• Im Feld Export Wert ist der mit IntReal abgestimmte Code für den jeweiligen Geschäftsvorfall zu hinterlegen. Dabei handelt es sich um die in der nachstehenden Tabelle auf der linken Seite aufgeführten Steuerkennzeichen.

Wichtig

Die Steuercodes 19VN, 19VNA, 07VN, 07VNA für nicht oder teilweise nicht abzugsfähige Vorsteuer werden durch Business Central nicht unterstützt.  

Datenexport

Öffnen Sie über die Lupe die Export Einrichtung.

Im Inforegister Allgemein werden nun noch die Zuordnungen und Einstellungen vorgenommen.

Schematischer Ablauf

Prüfung Buchungen

Der Export der Daten erfolgt in der Regel monatlich und orientiert sich an den Vorgaben von IntReal. Bei der Erstellung des Buchungsstoffs ist für alle Mandanten, für die ein Export vorgesehen ist, auf bestimmte Voraussetzungen zu achten. Andernfalls können die entsprechenden Buchungszeilen auf der IntReal Importseite nicht verarbeitet werden.

Vor dem Export sind folgende Punkte zu prüfen:

1. SAP-Kontoart

Wurden alle Konten, die im aktuellen Monat exportiert werden sollen, mit einer gültigen SAP Kontoart versehen?

2. Buchungen auf Erlöskonten

Erfolgte die Buchung auf Erlöskonten mit der Kennung Ausgangssteuer stets mit der Buchungsart Verkauf und unter Angabe einer gültigen MwSt.-Produktbuchungsgruppe?

3. Buchungen auf Aufwandskonten

Wurde auf Aufwandskonten mit der Kennung Vorsteuer ausschließlich mit der Buchungsart Einkauf und einer MwSt.-Produktbuchungsgruppe gebucht?

4. Sammelkonten

Sind die Sammelkonten korrekt geschlüsselt und wurde sichergestellt, dass keine direkten Buchungen ohne Bezug zum Nebenbuch erfolgt sind?

5. Steuerkonten

Stimmen die Einrichtungen der Steuerkonten mit den Vorgaben überein und wurden diese korrekt bebucht?

Hinweis

Sollte eine oder mehrere dieser Bedingungen für eine zu exportierende Buchung nicht erfüllt sein, kann die entsprechende Zeile auf der IntReal Importseite nicht verarbeitet werden.

Aus diesem Grund führt RELion bereits im Rahmen des IntReal Exports eine automatisierte Prüfung der Buchungen durch. Entsprechen diese nicht den Kontoeinstellungen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Prüfungen sowie der möglichen Fehlermeldungen finden Sie in Kapitel Nachbehandlung Exportzeilen.  

Datenexport

Exportvorgänge werden in einer eigenen Übersicht verwaltet.

Beim Öffnen der Übersicht Intreal Sachposten FIBU Export werden alle bisher durchgeführten Datenexporte angezeigt.

Exportkopf erzeugen

Über die Funktion Exportkopf erzeugen wird eine neue Exportzeile auf Basis der eingerichteten Standardexportstrukturkarte angelegt. Um Änderungen vorzunehmen, wechseln Sie über das Menü Bearbeiten in den Bearbeitungsmodus. In diesem Modus können Sie die neu erzeugte Exportzeile bei Bedarf anpassen, bevor der Exportvorgang fortgesetzt wird.

Ausgehend von dieser neu angelegten Exportzeile wählen Sie nun über das Menüband den Filter aus.

Alternativ öffnen Sie den Filter aus der Export Karte.

Anschließend werden für den Exportlauf die benötigten Werte eingetragen.

Ergänzen Sie im nächsten Schritt die Beschreibung des Exports, um eine spätere eindeutige Identifikation und einfache Wiederauffindbarkeit des Datensatzes zu gewährleisten.

Tragen Sie anschließend in den Feldern Startdatum, Enddatum sowie Vorgabe Exportdatum die entsprechenden Werte für den Monat ein, für den der Export durchgeführt werden soll. Alle übrigen Felder werden im Rahmen des Exportvorgangs automatisch durch das System befüllt.

Exportzeilen erstellen

Für den nächsten Schritt wählen Sie die Funktion Exportzeilen erstellen. RELion sucht nun aus den gesamten Sachposten die Buchungen heraus, die den Filtereinstellungen entsprechen und bereitet diese in der von IntReal geforderten Form auf. Während des Exports erhalten Sie einen Status über den Bearbeitungsstand.

Ist der Vorgang abgeschlossen, wird der Status der Zeile auf Export geändert und in der Spalte Anzahl Fehler angezeigt, wie viele Zeilen eine Überarbeitung benötigen (siehe Kapitel Nachbehandlung Exportzeilen).

Nachbehandlung Exportzeilen

In der Spalte Fehlerbeschreibung wird der jeweilige Grund angezeigt, warum eine Buchungszeile als fehlerhaft markiert wurde.

Die Anzahl der gefundenen Fehler finden Sie in der Spalte Anzahl Fehler. Diese Fehler müssen nachbearbeitet werden, um die Exportdatei erstellen zu können. Über die Fehleranzahl in der Spalte Anzahl Fehler gelangen Sie in die Liste der Fehler.

In der Spalte Fehlerbeschreibung können Sie den Grund für die Markierung der Zeile als Fehler erkennen. In der Fehleransicht steht Ihnen zudem ein direkter Link zur gesamten Microsoft Dynamics NAV Transaktionsnummer zur Verfügung, sodass Sie die Buchung im Finanzmanagement im Detail einsehen können.

Um einen Fehler zu bearbeiten, navigieren Sie in der Tabelle Export Error über die zugehörige Exportzeile zum jeweiligen Einzeldatensatz. Dort können die erforderlichen Korrekturen vorgenommen werden, um die Buchung für den Export vorzubereiten.

Dort erkennen Sie die gesamte Buchung.

Öffnen Sie die als fehlerhaft markierte Zeile in der Fehlerliste. In diesem Beispiel erwartet SAP, dass die Buchung mit einem Ausgangssteuerkennzeichen übermittelt wird. Da dieses Kennzeichen fehlt oder fehlerhaft ist, wurde die Zeile als Fehler gekennzeichnet.

Um den Fehler zu korrigieren, tragen Sie bitte in der als Fehler gekennzeichneten Zeile den von SAP erwarteten Wert ein, in diesem Beispiel 00A (siehe Abbildung SAP Steuerkennzeichen in Kapitel MwSt.-Matrix Überleitung).

Anschließend wird der Status der Zeile auf Freigegeben gesetzt. Nach einer Abschlussmeldung wird die Exportzeile, zusammen mit der gesamten Buchung auf Freigegeben gesetzt.

Nach Abschluss der Fehlerkorrektur kann die Fehlerbehandlung freigegeben werden. Mit dieser Freigabe wird der gesamte Exportdatensatz zur weiteren Verarbeitung freigegeben. Bitte bearbeiten Sie auf diese Weise alle als fehlerhaft markierten Datensätze einzeln, um sicherzustellen, dass der Export vollständig und korrekt durchgeführt werden kann.

Alternativ besteht die Möglichkeit, die Fehlerliste im Rahmen einer Massenerfassung zu bearbeiten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Öffnen Sie die Exportübersicht.

Filtern Sie in den Zeilen nach Fehler:

Alternativ rufen Sie den Menüpunkt Fehler korrigieren auf der Seite Intreal Sachposten FIBU Export auf.

Oder aus der Exportkarte:

Hierdurch gelangen Sie direkt in die auf Fehlereinträge gefilterte Seitenansicht.

Erfassen Sie die Korrekturwerte und setzen Sie die Zeile im Feld Fehlerbehandlung auf Freigegeben.

Handelt es sich um unterschiedliche Fehlercodes oder um Fälle, die eine abweichende Fehlerbehandlung erfordern, kann die Fehlerliste gezielt eingegrenzt werden. Verwenden Sie hierzu einen Filter auf die Fehlerbeschreibung, um nur die relevanten Zeilen für die jeweilige Fehlerart anzuzeigen.

Für gleichartige Fehlerbehandlungen in mehreren Zeilen können Sie die Werte aus der vorigen Zeile mit der Funktionstaste F8 übernehmen. Das beschleunigt die Bearbeitung erheblich und sorgt für eine konsistente Datenpflege.

In der Fehlerbehandlung können nur Fehlercodes vom Typ E11 korrigiert werden:

Fehlercodes

Darüber hinaus sind im System bestimmte Fehlercodes vorgesehen, die auf eine unvollständige oder fehlerhafte Einrichtung hinweisen. Sollten Sie auf einen der nachfolgend aufgeführten Fehlercodes stoßen, wenden Sie sich bitte an Ihren RELion-Berater, um die erforderlichen Korrekturen in der Systemkonfiguration vornehmen zu lassen.

Sollte es tatsächlich Buchungszeilen geben, die nicht exportiert werden sollen, so können Sie die Fehlerbehandlung auch über den Status einer solchen Zeile auf Ignorieren setzen. Die so markierten Zeilen werden dann nicht in die Exportdatei geschrieben und nicht exportiert. Bitte beachten Sie dabei, dass der Empfänger dann aber keine lückenlosen Buchungen erhält und ggf. Differenzen zur Saldenliste bestehen.

Exportdatei erzeugen

Nach erfolgreicher Bearbeitung aller Fehlerzeilen kann die Exportdatei erzeugt werden. Gehen Sie hierzu in der Exportübersicht auf die Zeile, die exportiert werden soll und klicken Sie anschließend auf die Funktion Exportdateien erzeugen.

Die Exportdatei wird automatisch erzeugt und in das ausgewählte Verzeichnis gespeichert. Der Status des Exportkopfes ändert sich auf Datei geschrieben und im Feld Dateiname wird die der gem. Nummernserie zu vergebende Dateiname angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit, die Datei vor dem Versand nochmals zu überprüfen. Öffnen Sie hierzu das entsprechende Verzeichnis, in dem die Datei abgelegt wurde. Dort können Sie den Inhalt einsehen und sicherstellen, dass alle Daten korrekt exportiert wurden.

Exportdaten für Salden erstellen

Die Saldenliste wird getrennt erstellt. Dazu rufen Sie den entsprechenden Eintrag im Abteilungsmenü auf:

Beim Aufruf des Berichts sind die erforderlichen Abrufparameter zu erfassen.

• Als Startdatum wird standardmäßig der 01.01. des laufenden Kalenderjahres vorgeschlagen.
• Der Berichtsstichtag wird automatisch auf den Monatsultimo des vorangegangenen Monats gesetzt.
• Im Feld Export Code Filter ist standardmäßig der Wert <>’’ voreingestellt. Diese Einstellung sollte nicht geändert werden, es sei denn, es sollen gezielt nur die Salden eines bestimmten Exports ermittelt werden.

Alle exportierten Sachposten enthalten einen Export Code. Durch die Filtereinstellung wird sichergestellt, dass nur Posten berücksichtigt werden, die tatsächlich an IntReal exportiert wurden. Dies gewährleistet eine konsistente und nachvollziehbare Saldenbildung.

Voreingestellte Filter sind für Objektnummern und Zuständigkeitseinheiten vorgesehen. Es werden alle Sachposten mit SAP Export-Kennzeichen (Export Code) verarbeitet, hierdurch wird sichergestellt, dass nur Posten saldiert werden, die auch vom Einzelpostenexport verarbeitet wurden.

Es kann eine Vorschau zu Kontrollzwecken erstellt werden, die noch keine Datei schreibt. Falls Sie diese Kontrolldatei speichern wollen, drucken Sie die Auswertung aus (z. B. an Excel) und speichern diese an dem Ort Ihrer Wahl zur Archivierung ab.

Die Salden werden zunächst objektweise und anschließend kontenweise aufbereitet. GuV-Konten werden dabei getrennt von Bilanzkonten verarbeitet. Dabei erfolgt eine getrennte Verarbeitung von GuV-Konten und Bilanzkonten, um eine strukturierte und nachvollziehbare Darstellung zu gewährleisten. Die Spalten sind von links nach rechts entsprechend angeordnet:

Der Buchungskreis ist über die Mandats-Zuständigkeitseinheit definiert. Da dieses Feld nur vierstellig ist, wurden die ersten beiden Ziffern (70) abgeschnitten und nur die letzten vier Ziffern des RELion–Codes ausgegeben. Erst bei Anwahl der entsprechenden Option Datei Erstellen wird auch die Exportdatei geschrieben und in den Downloadordner abgelegt.

Der Dateiname kann vor der Verarbeitung auch nochmal geändert werden.

Die erstellte Datei kann danach zusammen mit der Datei für die Einzelposten an IntReal verschickt werden.

Export abschließen

Sobald Sie von Ihrem Auftraggeber die Rückmeldung erhalten haben, dass die übermittelten Dateien ordnungsgemäß verarbeitet wurden, kann der Exportvorgang abgeschlossen werden. Dazu stellen Sie sich bitte erneut in die jeweilige Exportzeile und wählen aus dem Menü die Funktion Export abschließen.

Dadurch kann dieser Lauf nicht mehr rückgängig gemacht werden. Dieser Schritt ist optional, Sie können auch den Export im Status Datei geschrieben belassen.

Exportdatei erneut erzeugen

Sollte es einmal vorkommen, dass eine bereits exportierte Datei versehentlich gelöscht wird, kann über diese Funktion die Datei noch einmal neu erzeugt werden. Dabei wird jedoch nicht der Zeilenaufbau neu erstellt, sondern lediglich aus den vorhandenen Zeilen eine neue Exportdatei geschrieben.

Exportzeilen zurücksetzen/annullieren

Solange der Status einer Exportzeile noch nicht Geschlossen ist, kann der Export zurückgesetzt oder sogar komplett annulliert werden.

Sollten Sie von Ihrem Auftraggeber die Mitteilung erhalten, dass die übermittelte Datei insgesamt fehlerhaft ist oder eine so große Anzahl fehlerhafter Datensätze enthält, dass eine manuelle Korrektur nicht mehr sinnvoll oder möglich ist, besteht die Möglichkeit, den Exportvorgang zurückzusetzen bzw. zu annullieren.

Bei Export zurücksetzen:

Mit dieser Funktion werden die Fehlerursachen korrigiert und die Exportzeilen neu erzeugt. Beim Zurücksetzen werden die Exporteinträge in den Buchungszeilen entfernt und der Datenaufbau kann neu beginnen. Der bereits erstellte Exportkopf bleibt dabei bestehen.

Soll der gesamte Exportlauf annulliert werden, so wird dabei auch der angelegte Exportkopf aus der Exportliste gelöscht. In der Nummernvergabe ergibt sich damit optisch eine Lücke.

Anhang IntReal Satzbeschreibung

Allgemein

Die nachfolgende Beschreibung gilt für die Bereitstellung der Daten durch externe Dienstleister.

Je nach Vereinbarung sind die Einzelbuchungen des Fremdsystems oder Buchungen für Saldenveränderungen aufbereitet in einer Text-Datei, je Belegwährung mit festdefinierten Zeichenreihenfolgen zu liefern.

Jede Buchung muss eindeutig einem Kontierungsobjekt (Immobilie/Wirtschaftseinheit?) zugeordnet sein. Es ist festzulegen, wann im Fremdsystem Buchungsschluss für eine Periode ist und wann die Daten an SAP geliefert werden. Nach dem Buchungsschluss dürfen im Fremdsystem keine Buchungen mehr für die abgeschlossene Periode erstellt werden. Üblicherweise wird als Buchungsschluss der 15. des Monats vereinbart. Die Lieferung der Daten erfolgt spätestens am 20. des Monats.

Steuerbuchungen auf Steuerkonten sind je Beleg in einer separaten Buchungszeile zu liefern.

Vorbereitung zur Einrichtung der SAP-Schnittstelle

Für die Einrichtung der SAP-Schnittstelle werden folgende Zuordnungen benötigt:

Für die Zuordnungen werden folgende Unterlagen zur Verfügung gestellt:

• SAP Kontenplan
• SAP Buchungskreise
• SAP Objektnummern
• SAP Steuerkennzeichen
• SAP Buchungsschlüssel

Buchungsdatei

Die Buchungsdatei beinhaltet eine Vielzahl von notwendigen Informationen, die aufgeteilt in den folgenden Feldern, innerhalb der Textdatei, zu übermittelt ist:

Felddefinition der zu liefernden Textdatei

Wenn die Feldlänge nicht durch die eingegebenen Werte erreicht wird, sind diese mit Leerzeichen zu ergänzen, sofern das Feld nicht gesondert beschrieben ist.

Beispiel und Format der Textdatei:

Die Textdatei muss im UTF-8 Format geliefert werden.

Saldendatei

Die Saldendatei wird zur Abstimmung der in SAP gebuchten Salden mit denen des Fremdsystems benötigt. Sie beinhaltet eine Vielzahl von notwendigen Informationen, die aufgeteilt nach Konto, Objekt und Währung in den folgenden Feldern, innerhalb der Textdatei, zu übermittelt ist:

Felddefinition der zu liefernden Textdatei

Wenn die Feldlänge nicht durch die eingegebenen Werte erreicht wird, sind diese mit Leerzeichen zu ergänzen, sofern das Feld nicht gesondert beschrieben ist.

Beispiel und Format der Textdatei

Die Textdatei muss im UTF-8 Format geliefert werden.