Der Wirtschaftsplan dient der Planung der zu erwartenden Kosten aus der Bewirtschaftung des Objektes abzüglich eventueller Einnahmen (Vermietung oder Gebrauchsüberlassung von gemeinschaftlichen Flächen oder Einrichtungen). Auf der Basis des Wirtschaftsplans werden dann die monatlichen Vorauszahlungsbeträge der Betriebs- und Heizkosten der einzelnen Eigentümer bzw. Mieter ermittelt.
Der Wirtschaftsplan ist sehr stark mit der Betriebskostenabrechnung verbunden. Die notwendigen Stammdaten und Einrichtungen an den Verträgen bis auf kleine Ergänzungen dieselben, sodass sich der Wirtschaftsplan mit der Kenntnis des Moduls Betriebskostenabrechnung leichter erschließt.
Dies soll aber nicht heißen, dass Neueinsteiger nicht direkt mit dem Wirtschaftsplan beginnen können. Während die Abrechnung vergangene Zeiträume betrachtet, plant der Wirtschaftsplan zukünftige Kosten.
Oft wird bei einem Neubau mit dem Wirtschaftsplan begonnen. Als Planungsgrundlage dienen eventuell bereits vorhandene Grundsteuerbescheide, Verträge mit Versicherungen und Versorgern. Weitere Kosten können nur anhand von Erfahrungswerten aus vergleichbaren Objekten geplant werden. Anhand des Wirtschaftsplans werden die monatlichen Vorauszahlungen berechnet und in die jeweiligen Miet- bzw. WEG-Kaufverträge eingetragen (sog. Sollstellungszeilen). Über Anschreiben, die direkt im Wirtschaftsplan erzeugt werden, bekommen die Vertragspartner die Höhe der monatlichen Zahlungen mitgeteilt. Im laufenden Jahr sollten die anfallenden Kosten durch diese Vorauszahlungen abgedeckt sein. Nach Ablauf des Jahres steht die Abrechnung an, hier können eventuelle nicht abgedeckte Kosten nachberechnet werden. Bei zu großzügiger Planung werden Beträge an die Vertragspartner zurückerstattet.
Anhand der tatsächlich angefallenen Kosten kann dann das Folgejahr wieder über den Wirtschaftsplan geplant werden. Über die Jahre ergibt sich somit ein Wechselspiel aus Planung und Abrechnung.
Einrichtung
Für die Erstellung eines Wirtschaftsplanes werden die gleichen Einrichtungsparameter benötigt, die bereits für die Betriebskostenabrechnung hinterlegt wurden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation Betriebskostenabrechnung.
RE Einrichtung
Inforegister Nummerierung
In der RE Einrichtung im Feld Wirtschaftsplan Belegnummern wählen Sie eine bereits bestehende Nummernserie aus, die dann als Rechnungs- und Belegnummer im Wirtschaftsplan verwendet wird.
Inforegister Sonstiges
Im Feld Rundungsfaktor Sollst. aus Wirtschaftsplan kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.
0,00 = Betrag wird ohne jegliche Rundung unverändert übernommen
0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet
1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet
5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet
Im Feld Rundungsmethode Sollst. aus Wirtschaftsplan wählen Sie eine Rundungsmethode aus, die im Wirtschaftsplan für die Berechnung der Vorauszahlungs-Sollstellungen zum Tragen kommen soll. Zur Auswahl stehen kaufmännisch, aufrunden und abrunden.
Verwendung
Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Objekte und wählen in der Zeile des Objekts, das Sie bearbeiten möchten, die zugehörige Aufgabenseite. Objektkonten, die für den Wirtschaftsplan verwendet werden sollen, benötigen die Verwendung Wirtsch.Plan oder Alles.
Dazu öffnen Sie Konten und wählen in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten. In der Spalte Verwendung tragen Sie die entsprechenden Optionen bei den erforderlichen Konten ein.
Verteilungscode Wirtschaftsplan
Normalerweise arbeiten die Abrechnung und der Wirtschaftsplan mit dem Verteilungscode, der in den Objektkonten in der Spalte Verteilungscode eingetragen ist. Mit diesem wird bestimmt, wie die Umlage der Kosten auf die einzelnen Einheiten gerechnet werden soll.
Öffnen Sie die Tabelle Objekte und das jeweilige Objekt, welches Sie bearbeiten möchten. Sie können für die Verteilung der Kosten im Wirtschaftsplan am Objekt Konto einen abweichenden Verteilungscode hinterlegen. Das empfiehlt sich vor allem, wenn die Werte in der Abrechnung verbrauchsabhängig oder nicht zeitanteilig sind.
Dazu öffnen Sie Konten und wählen in der Objekt Konten Tabelle Liste bearbeiten. In der Spalte Verteilungscode Wirtschaftsplan tragen Sie bei den erforderlichen Konten einen abweichenden Code ein.
Wenn Sie im Feld Verteilungscode einen Wert eintragen, wird dieser auch in den Verteilungscode Wirtschaftsplan eingetragen. Für den Fall, dass Sie für die Planung im Wirtschaftsplan eine andere Grundlage für die Verteilung benötigen, können Sie hier einen alternativen Verteilungscode hinterlegen, der dann nur für den Wirtschaftsplan gilt.
Wichtig
Bei der VerteilungsartKein Zeitanteil ist es zwingend erforderlich, dass ein abweichender Verteilungscode Wirtschaftsplan hinterlegt wird. Diese Verteilungsart im Wirtschaftsplan wird nicht unterstützt und es wird automatisch auf Zeitanteilig umgeschlüsselt.
Geschäftsvorfall Code
Öffnen Sie über die Suche die Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code.
In der Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code können Sie die Codes, z. B. für die Abrechnungen, Wirtschaftspläne aber auch Sonderumlagen etc., pflegen. Im Feld Geschäftsvorfall treffen Sie die Auswahl Wirtschaftsplan.
Geben Sie einen entsprechenden Code, z. B. WP 2024, ein. Sie können dabei max. 10 Zeichen verwenden. Der Text, den Sie in die Beschreibung eintragen, wird auf dem Wirtschaftsplan als Überschrift angedruckt. Bestimmen Sie über die Felder Datum von und Datum bis die Wirtschaftsplanperiode.
Im Feld Datum Abrechnung/Wirtsch.Plan geben Sie das Datum der Wirtschaftsplanerstellung ein. Dieses wird dann auf dem Wirtschaftsplan angegeben, sofern kein abweichendes Druckdatum bestimmt wurde. Bei Bedarf wählen Sie in den Feldern Vergleichen mit 1 und Vergleichen mit 2 aus, ob der ausgewählte Wirtschaftsplan mit einer älteren Abrechnung oder Wirtschaftsplan verglichen werden soll. In den Feldern Vergleichen mit Code 1 und Vergleichen mit Code 2 können Sie einen vorhandenen Geschäftsvorfallcode auswählen.
Geschäftsbeziehungsklassen
Unter den Geschäftsbeziehungsklassen wird definiert, welcher Bericht in wie vielen Ausfertigungen (jeweils abhängig von den Eintragungen in den einzelnen Einheiten) als Original oder Duplikat gedruckt werden soll. Öffnen Sie die Übersicht Global-Geschäftsbeziehungsklassen.
Mit +Neu erzeugen Sie eine leere Zeile. Wählen Sie im Feld Geschäftsbeziehungsklasse für die Bericht-Zuordnung eine der folgenden Geschäftsbeziehungsklassen aus:
Vertragspartner
Zahler
Bewohner / Nutzer
Beirat
Mitglied
Info
Diese Geschäftsbeziehungsklassen beziehen sich auf die am Einheitenvertrag hinterlegten Kontakte und die dort aktivierten Geschäftsbeziehungen. Über das Feld Drucken bestimmen Sie, ob für die ausgewählte Geschäftsbeziehung ein Original oder ein Duplikat gedruckt werden soll. Bei der Verwendung eines Duplikats, wird dies im Kopf des Ausdrucks eingetragen.
Wichtig
Wenn Sie einen Bericht mehrmals verwenden, darf nur eine Ausfertigung in der Spalte Drucken als Original gekennzeichnet sein. Alle weiteren müssen als Duplikat eingestellt werden. Der Duplikat-Druck wird zurzeit nur für die Abrechnung und Wirtschaftsplan unterstützt!
Wählen Sie im Feld Dokument-ID den Bericht aus, dem Sie eine Geschäftsbeziehungsklasse zuordnen wollen.
RE Berichtsauswahl
RELion bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Berichte, die zum Drucken des Wirtschaftsplans und dessen Umfeld gehören, übersichtlich im Fenster RE Berichtsauswahl einzutragen. Öffnen Sie über die Suche RE Berichtsauswahl.
Für den Wirtschaftsplan wählen Sie zuerst im Dialogfeld VerwendungRE Wirtschaftsplan Mieter oder RE Wirtschaftsplan Eigentümer aus. Dadurch werden bereits zugeordnete Berichte angezeigt.
Über die Funktion im Menü Initialisieren stellen Sie alle von RELion vorgesehenen Standardberichte ein.
Möchten Sie nun einen weiteren Bericht in der Tabelle verwenden, tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Berichtnummer ein. Im Feld Beschreibung wird dabei automatisch die Bezeichnung des Berichts eingetragen.
Wichtig
Es muss mindestens ein Bericht eingetragen werden.
Berichtstexte Schnelleinrichtung
Die wichtigsten Standardtextbausteine werden in der Vorlagedatenbank bereits mitgeliefert. Zusätzlich können Sie für einzelne oder alle Wirtschaftspläne eigene Texte erfassen. Über die Suchfunktion öffnen Sie RE Berichtstexte.
In der Tabelle RE Berichtstexte legen Sie mit +Neu eine leere Aufgabenseite RE Berichtstext an.
Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen aus für dessen Objekte Sie Texte für das Wirtschaftsplananschreiben eintragen möchten. Bei Bedarf können Sie bestimmen, dass diese Texte nur für einzelne Objekte, Geschäftsvorfallcodes oder sogar nur für einzelne Einheiten gelten sollen.
Hinweis
Beim Holen der Berichtstexte in den Wirtschaftsplan werden in folgender Reihenfolge die Inhalte der Felder geprüft:
Sofern Sie den Text als Vorlage für individuelle Texte verwenden wollen, setzen Sie im Feld Vorlage einen Haken.
Im Inforegister RE Berichtstext Zeilen wählen Sie im Feld Positionierung die gewünschte Option aus.
Vortext: Der Text wird vor den geplanten Kosten im Anschreiben gedruckt.
Nachtext: Der Text wird nach den geplanten Kosten angezeigt.
Der eigentliche Text wird im Feld Text eingetragen. Sollte eine Unterstreichung des Textes oder ein Ausdruck in fetter Schrift (Fettdruck) gewünscht sein, setzten Sie in den entsprechenden Feldern einen Haken. Damit die Texte auch im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden können, öffnen Sie über Berichtszuordnung die RE Berichtszuordnungen.
Tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Report Nummer 5052277 für das Erzeugen der Wirtschaftsplan Belege ein. Im Abschnitt Berichtstexte erhalten Sie eine ausführliche Erläuterung für die Erstellung individueller Texte.
Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen
Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Wirtschaftsplan Objekt Vorlagen. Hier können Sie Vorlagen anlegen, in denen Druckoptionen und Datenquellen zentral eingerichtet werden können. Es sollte mindestens eine Vorlage eingerichtet werden, da der Assistent zum „Wirtschaftsplan anlegen“ eine Vorlage benötigt.
Über +Neu legen Sie eine neue Wirtschaftsplan Objekt Vorlagenkarte an.
Die Vorlagen erlauben es Ihnen, eine einheitliche Einrichtung für die verschiedenen Anwendungsfälle zu definieren.
Beispiel: Der Wirtschaftsplan in der WEG, der mit Anschreiben und Einzelaufstellung gedruckt wird oder die Anpassung der Vorauszahlungen aus der Abrechnung heraus. Für Letzteres empfehlen wir eine Vorlage anzulegen, in der Sie im Feld Abrech.Arten aus Abrechnung ein * eintragen, damit alle Abrechnungsarten auch in der Berechnung des Wirtschaftsplans berücksichtigt werden.
Fallbeispiel
Für ein WEG-Objekt soll ein neuer Wirtschaftsplan anhand der vorliegenden Abrechnung erstellt werden. Die darin neu kalkulierten Vorauszahlungen sollen dann in die Sollstellungszeilen übertragen werden.
Schematischer Ablauf
Wirtschaftsplan anlegen
Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Wirtschaftspläne oder wählen Sie den Menüpunkt direkt am jeweiligen Objekt:
Für die Erstellung eines neuen Wirtschaftsplans starten Sie im Menü unter Neu den Bericht Wirtschaftsplan anlegen.
Befüllen Sie den Bericht wie folgt:
Bezeichnung
Erläuterung
Vorlage
Wählen Sie aus, auf welcher Vorlage Sie den Wirtschaftsplan erstellen wollen.
Multiplikator
Über das Feld Multiplikator können Sie bei Bedarf bestimmen, um wieviel die Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese, z. B. um 10 % erhöht werden, geben Sie den Multiplikator 1,10 ein. Standardmäßig ist 1,00 vorgegeben.
Wirtschaftsplan Code
Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wählen Sie im Feld Wirtschaftsplan Code den zu verwendenden Code aus. Bei Bedarf können Sie das Datum im Feld Wirtschaftsplan Datum ändern.
Datum 1. Sollstellung
Hier steuern Sie, welches Startdatum die neuen Sollstellungszeilen haben sollten. Hinweis: Das Datum 1. Sollstellung muss nach dem letzten Sollstellungsdatum liegen.
Bestimmen Sie im Inforegister Weitere Schritte (optional), ob Sie die beteiligten Einheiten holen wollen.
Im Inforegister RE Objekt geben Sie über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. die Objekte an, für die Sie die Wirtschaftspläne anlegen wollen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK. Dadurch wird für jedes Objekt eine Wirtschaftsplan Objekt Karte angelegt.
Hinweis
Objektkonten, die mit Verteilungsartkein Zeitanteil geschlüsselt sind, werden im Wirtschaftsplan mit VerteilungsartZeitanteilig eingetragen. Außerdem kommt dann zwingend der Verteilungscode Wirtschaftsplan zum Tragen.
Wirtschaftsplan Objekt Karte
Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans. Bei Bedarf können Sie hier noch Änderungen vornehmen. Wenn das Wirtschaftsplan Datum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.
Im Feld Sollstellung ab ist das Datum hinterlegt, das als Startdatum der neuen Sollstellungszeilen verwendet werden soll. Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, können Sie im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollziehen. Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn Sie erneut auf das Feld Status in den jeweiligen Zeilen klicken. Bestimmte Aktionen sind bei fortgeschrittenem Bearbeitungsstatus nicht mehr möglich, z. B. können nach dem fertig berechneten Wirtschaftsplan die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen nicht mehr geändert werden.
Beteiligte Einheiten holen und prüfen
Zu Beginn können Sie über die Funktion Beteiligte Einheiten holen die für den Wirtschaftsplan relevanten Einheiten ermitteln. Danach können Sie die Einheiten über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt in der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan überprüfen.
Wirtschaftsplanzeilen holen
Die Wirtschaftsplanzeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für den Wirtschaftsplan dar und sind daher zwingend erforderlich.
Über die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan anlegen werden die Objektkonten in die Wirtschaftsplanzeilen, die mit VerwendungWirtsch.Plan oder Alles geschlüsselt sind, eingetragen.
Sofern Sie die QuelleWirtschaftsplan oder Abrechnung wählen, werden zusätzlich bei den einzelnen Objektkonten die Werte aus der Quelle eingetragen.
Bei der Option Objektkonten werden dagegen keine Werte eingetragen. Diese sind dann manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu erfassen. Öffnen Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte unter Details die Tabelle Wirtschaftsplanzeilen.
Die Detailinformationen zum Konto (Zeile) erhalten Sie mit Klicken auf den Dropdown-Pfeil. Wählen Sie hingegen den Doppelpfeil neben Kontonr. können sie die Detailinformationen zu allen Konten (Zeilen) auf- oder zuklappen.
Wirtschaftsplan berechnen
Die ermittelten Jahresbeträge werden nun noch auf die einzelnen Einheiten verteilt.
Starten Sie dazu entweder in der Wirtschaftsplan Objekt Karte oder in der Tabelle Wirtschaftspläne über den Aufruf Wirtschaftsplan berechnen.
In dem sich öffnenden Bericht Wirtschaftsplan berechnen werden im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt die Informationen des markierten Wirtschaftsplans übernommen.
Im Inforegister Optionen können Sie bestimmen, ob Gesamtfaktoren aktualisiert, Aufteilungsregeln angewendet und Zeilen mit Betrag „0“ gelöscht werden sollen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.
Wirtschaftsplan prüfen
Nach der Erstellung und Berechnung des Wirtschaftsplans können Sie diesen im Detail überprüfen. Zur Kontrolle können Sie den Gesamtwirtschaftsplan drucken. Den Ausdruck starten Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über den Aufruf Drucken.
Markieren Sie den Report 5052264 Gesamtwirtschaftsplan und starten diesen mit OK. Im Inforegister Optionen können Sie, falls gewünscht, das Feld Zeilen ohne Kosten unterdrücken aktivieren. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie beim Berechnen des Wirtschaftsplans die Zeilen mit Betrag 0 nicht gelöscht haben.
Die Angaben zum Wirtschaftsplan sind bereits vorgefiltert. Diese können Sie bei Bedarf ändern und erweitern.
Anschließend öffnet sich der Bericht und es werden Ihnen für jedes verwendete Objektkonto im Wirtschaftsplan die Nettobeträge angezeigt, aufgeteilt auf die jeweiligen Abrechnungskreise.
Zusätzlich wird angedruckt, wieviel davon auf die einzelnen Einheiten verteilt worden ist. Auch wird eine eventuell entstandene Differenz zwischen den geschätzten und verteilten Kosten dargestellt. Diese entsteht z. B. dadurch, dass der umzulegende Betrag nicht komplett auf die einzelnen Einheiten mit dem Faktor umgelegt werden kann (Rundungsdifferenzen).
Außerdem können Sie diesem Bericht entnehmen, mit welcher Verteilung inkl. Faktor die jeweiligen Kosten umgelegt werden. Sofern der Wirtschaftsplan auf Basis einer Abrechnung erstellt worden ist, erhalten Sie hier den Kostenvergleich der einzelnen Positionen.
Sollten Konten nur in der Abrechnung verwendet worden sein, wird Ihnen das hier ebenfalls ausgewiesen.
Individuelle Texte anlegen
Normalerweise verwendet der Wirtschaftsplan den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einem Wirtschaftsplan individuelle Texte zu verwenden. RELion ermöglicht es, dass für jedes Objekt bzw. für jede Einheit ein individueller Ausdruck erstellt werden kann.
Die Verwaltung dieser Texte kann in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü unter Zugehörig/Wirtschaftsplan/Texte vorgenommen werden. Beim erstmaligen Starten öffnet sich folgende Abfrage:
Mit Ja öffnen Sie das Fenster RE Berichtstexte.
Sie können einen vorhandenen Text auswählen und diesen in die neue Textvorlage kopieren. Anschließend können Sie diesen individuell bearbeiten. Wenn bereits ein Text kopiert wurde, können Sie das in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennen. In diesem Fall gelangen Sie mit der Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.
Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden.
Belege erzeugen
Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.
Hinweis
Überprüfen Sie vor dem Belege erzeugen in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen ob Sie alle gewünschten Optionen aktiviert haben! Eine genaue Erläuterung der Druckoptionen finden Sie im Abschnitt Druckoptionen.
Starten Sie die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen, indem Sie in der Wirtschaftsplan Objekt KarteBelege erzeugen wählen oder im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf das Feld Nein
klicken.
Es ist hier bereits auf den entsprechenden Wirtschaftsplan gefiltert. Starten Sie den Vorgang mit OK.
Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt öffnen.
Über Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg entweder ausdrucken oder in der Seitenansicht öffnen. Überprüfen Sie stichprobenartig das Ergebnis der Belege und nehmen bei Bedarf Änderungen vor.
Eine genauere Beschreibung der Funktionalitäten entnehmen Sie dem Abschnitt Druckoptionen.
Wirtschaftsplan drucken
Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, stellen Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja um. Danach ist es nicht mehr möglich, Änderungen in den Belegen vorzunehmen. Außerdem wird dadurch der „Vorläufige Druck“ deaktiviert.
Hinweis
Ohne die Freigabe zum Druck wird im Kopf der Belege eine Zeile mit Vorläufiger Druck angezeigt.
Mit der Funktion Drucken im Fenster Wirtschaftsplan Objekt Karte öffnen Sie die RE Berichtsauswahl, in welcher Sie den PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK öffnen.
Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert.
Im Feld Auswahl für Druckausgabe können Sie Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten auswählen und Sie erhalten eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben werden kann. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner erhalten Sie als Ergebnis einen komprimierten ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können Sie z. B. verwenden, wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragen wollen.
Anschließend starten Sie den Druck mit OK. Am Ende des PDF-Sammeldrucks erhalten Sie einen ZIP-Ordner mit den kompletten Dokumenten. Diesen können Sie entweder ausdrucken oder speichern.
Durch die Filterung auf Beleg Druck = Ja werden Leerstände nicht ausgegeben. Sollten Sie diese auch drucken wollen nehmen Sie diesen Filter heraus oder Sie starten anschließend einen separaten Druck der Leerstände indem Sie bei Beleg Druck = Nein filtern.
Neue Sollstellungszeilen erzeugen
Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dazu starten Sie aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Aufgabenseite Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Neue Sollstellungszeilen erzeugen den Bericht Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen.
Folgende Einstellmöglichkeiten haben Sie im Inforegister Optionen.
Bezeichnung
Erläuterung
Änderungen speichern
Wenn Sie die neuen Sollstellungszeilen bei den Einheiten eintragen möchten, aktivieren Sie dieses Feld. Ansonsten wird lediglich ein Simulationslauf gestartet, der die voraussichtlichen Änderungen in das Aktionsprotokoll einträgt. Laufende Nummer der Grundstücke aus dem Bestandsverzeichnis.
Aus diesem Wirtschaftsplan bereits erzeugte Sollstellungen löschen
Ist dieses Feld aktiv, werden die aus diesem Wirtschaftsplan bereits eingetragenen Sollstellungszeilen mit den aktuellen Werten überschrieben.
Sollstellungen beenden, die nicht am Wirtschaftsplan beteiligt sind (nicht Miete)
Sollen die alten Sollstellungen dabei beendet werden, die nicht am Wirtschaftsplan beteiligt sind und nicht die Sollstellungsart Miete haben, dann aktivieren Sie den Schieberegler.
Leerstand übernehmen
Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Leerstände übernommen werden sollen. Dies hat natürlich nur bei Mietobjekten Bedeutung.
Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.
Die Anpassungen, die vorgenommen wurden, können Sie dem Aktionsprotokoll entnehmen. Wählen Sie das Anzahl Info Ergebnisfeld, damit Sie das Aktionsprotokoll einsehen können.
Dieses ist mit entsprechenden Infozeilen gefüllt:
Weiter rechts in der Tabelle befinden sich die Felder Betrag alt und Betrag neu, in denen Sie erkennen können, wie die Beträge ändern.
Weiterführende Themen und Besonderheiten
Der Wirtschaftsplan kann im Rahmen der Abrechnung für die neuen Vorauszahlungen verwendet werden. Hierbei gibt es komfortable Funktionen, die das Erstellen des Wirtschaftsplans aus der Abrechnung heraus unterstützen.
Die Einzelaufstellung zum Wirtschaftsplan kann dabei auch als Anlage zur Abrechnung mitgeliefert werden. Verwenden Sie dazu die Druckoption Wirtschaftsplan/Kalk. neue VZ. Sie erstellen damit nur einen Satz an Dokumenten und können ggf. Porto sparen.
In der Tabelle Wirtschaftspläne haben Sie die Möglichkeit die entsprechende Wirtschaftsplan Objekt Karte zu öffnen.
Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen des ausgewählten Wirtschaftsplans, wie diese beim Wirtschaftsplan anlegen ausgewählt worden sind.
Änderungen der Angaben sind möglich, teilweise aber nur, wenn der Wirtschaftsplan noch nicht berechnet wurde. Wenn das Wirtschaftsplandatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.
Im Inforegister Bearbeitungsstatus wird der Verarbeitungsstand dokumentiert.
Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn bei den entsprechenden Feldern in der Spalte Status die Verarbeitung zurückgenommen bzw. ausgeführt wird. Die Benutzer-ID des Anwenders, der die Aktion gestartet hat, sowie das Ausführungsdatum, werden von RELion in die Spalten Ausgeführt von und Ausgeführt am eingetragen.
In der letzten Spalte Ergebnis wird die Anzahl der berechneten Werte dargestellt.
Im Inforegister Datenquellen sind die Quellen hinterlegt.
Bezeichnung
Erläuterung
Abrechnungscode Quelle und Abrech.Arten aus Abrechnung
Dort tragen Sie ein, aus welcher Abrechnung welche Zeilen kopiert werden sollen. Bei dieser Datenquelle wird der Multiplikator berücksichtigt. Wenn eines der beiden Felder nicht gefüllt ist, werden keine Werte aus der Abrechnung kopiert.
Wirtschaftsplancode Quelle und Abrech.Arten aus Wirtschaftsplan
Tragen Sie ein, aus welchem Wirtschaftsplan welche Zeilen kopiert werden sollen. Bei dieser Datenquelle wird der Multiplikator berücksichtigt. Wenn eines der beiden Felder nicht gefüllt ist, werden keine Werte aus dem Wirtschaftsplan kopiert.
Abrech.Arten aus Sollstellungen
Wenn hier Abrechnungsarten eingetragen sind, werden die Werte der aktuell gültigen Sollstellungen in die Wirtschaftsplanzeilen übertragen. Bei dieser Datenquelle wird der Multiplikator berücksichtigt.
Abrech.Arten aus Datenpool
Hier werden Werte aus der Datenpooltabelle (z.B. Darlehen, Verwalterhonorar, EVB (Österreich) ausgewertet). Werte aus Darlehen, EVB, Verwalterhonorar werden nicht über den Multiplikator angepasst, da hier die gesetzlichen Grenzen bereits in den jeweiligen Modulen berücksichtigt werden und eine Anpassung über einen pauschalen Multiplikator nicht zulässig ist.
Im Inforegister Sonstige sind die Objektdaten zur Übersicht hinterlegt.
Im Feld Rundungsfaktor für neue Sollstellung kann ein Rundungsfaktor für die Beträge der neuen Sollstellung eingetragen werden.
Dieser wird aus der RE Einrichtung vorbelegt.
0,00 = Betrag wird, nach Prüfung der eingestellten Rundung in RE Einrichtung, entsprechend übernommen.
0,10 = Betrag wird auf die erste Nachkommastelle gerundet.
1,00 = Betrag wird auf volle EUR gerundet.
5,00 = Betrag wird in 5 EUR-Schritten auf- bzw. abgerundet. (z. B. errechneter Sollstellungsbetrag von 301,46 EUR wird auf 300,00 EUR abgerundet)
Einheit Wirtschaftsplan
In der Einheit Wirtschaftsplan erhalten Sie Informationen zu den neuen Vorauszahlungen für die jeweiligen Debitoren.
Sie können das Fenster in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld Beteiligte Einheiten geholt öffnen.
Je nach Bearbeitungsstand des Wirtschaftsplans sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Die Infoboxen rechts dienen zur Anzeige aktueller Informationen zu den Verträgen und Einheiten und sind über die Drilldown-Felder sehr nützlich, um z. B. die aktuellen Sollstellungszeilen oder offene Posten anzuzeigen.
Wirtschaftsplanzeilen
Als Kalkulationspositionen für den Wirtschaftsplan werden die Objekt Konten verwendet die mit der Option Wirtsch.Plan oder Alles im Feld Verwendung gekennzeichnet sind.
Es bestehen zwei Möglichkeiten diese Zeilen für den Wirtschaftsplan zu generieren.
Öffnen Sie die Tabelle Wirtschaftspläne.
Erste Möglichkeit (empfohlen)
Starten Sie den Bericht Wirtschaftsplan anlegen. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
Zweite Möglichkeit (wenn der Wirtschaftsplan bereits angelegt ist)
Öffnen Sie in der Tabelle Wirtschaftspläne die Wirtschaftsplan Objekt Karte des Wirtschaftsplans, den Sie bearbeiten möchten.
Hier können Sie über Wirtschaftsplanzeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Wirtsch.Plan eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Detailzeile pro am Objekt hinterlegten Abrechnungskreis anlegen.
Wirtschaftsplanzeilen einfügen
Sie können zu einer Summenzeile manuell zusätzliche Zeilen einfügen. Dazu markieren Sie in den Wirtschaftsplan Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Unterzeile (mit Abrechnungskreis und Verteilung), zu der Sie eine weitere Zeile benötigen und klicken im Menüband in der Registerkarte Aktionen/Funktion auf Zeile einfügen.
Dadurch wird eine neue Unterzeile eingetragen. Ordnen Sie dieser im Feld Abrechnungskreis den benötigten Abrechnungskreis zu.
Hinweis
Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Fügen Sie einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag manuell keine Zeile hinzu, da es nicht möglich ist, dieser Zeile eine Einheit zuzuordnen.
Wirtschaftsplanzeilen bearbeiten
Sie können in den Wirtschaftsplanzeilen einige Änderungen manuell durchführen. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck des Wirtschaftsplans.
Sollten die Änderungen auch für zukünftige Wirtschaftspläne gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!
1. Beschreibung ändern
Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind.
Beachten Sie dabei, dass die Beschreibungen aus den Wirtschaftsplanzeilen im Einzelwirtschaftsplan ausgegeben werden.
Hinweis
Sofern nur eine Detailzeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt. Sobald mehrere Detailzeilen mit verschiedenen Abrechnungskreisen einer Summenzeile untergeordnet sind, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.
2. Abrechnungskreise ändern
Wenn Sie den Abrechnungskreis in den Detailzeilen ändern, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus dem Wirtschaftsplan entfernt. Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen, die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.
3. Verteilungscode ändern
Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Sie können diesen hier ändern, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.
4. Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern
Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, wird dieses beim Erstellen der Wirtschaftsplanzeilen eingetragen. Bei Bedarf können Sie das Kennzeichen hier eintragen bzw. entfernen, besser ist es aber, dies im Objektkonto dauerhaft zur hinterlegen!
Wichtig
Wenn Sie in einer Detailzeile das Kennzeichen ändern, sind nach zwei Abfragen die Wirtschaftsplanzeilen zu schließen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann.
Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.
5. 100 % Faktor ändern
Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern. Wenn Sie den Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) ändern, dann werden beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt.
Im Einzelwirtschaftsplan wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben.
Sofern Sie manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen haben, sollten Sie beim Berechnen des Wirtschaftsplans nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren setzen, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in den Wirtschaftsplan geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen werden.
Hinweis
Wenn Sie die 100 %-Faktoren manuell ändern, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt.
6. Beträge ändern
Sie können in den Wirtschaftsplanzeilen grundsätzlich in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfassen bzw. ändern. Dies ist z. B. bei einem neu angelegten Objekt notwendig, wenn die Beträge aus einer früheren Verwaltung übernommen werden sollen.
Hinweis
Es empfiehlt sich nicht die Verteilungsart in den Wirtschaftsplanzeilen zu ändern!
Löschen Sie dafür das Konto aus den Wirtschaftsplanzeilen. Ändern Sie die Verteilungsart direkt am Objektkonto und holen dann die Wirtschaftsplanzeilen neu herein.
Wirtschaftsplanzeilen löschen
Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summenzeile inklusive den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Wirtschaftsplanzeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird Ihnen die Funktion Zeilen löschen von RELion zur Verfügung gestellt. Markieren Sie dazu entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Unterzeilen. Die Funktion Zeilen löschen finden Sie im Menü der Wirtschaftsplan Zeilen.
Wirtschaftsplan Detailzeilen
Nähere Informationen, wie sich die Werte in den Wirtschaftsplan Zeilen nach dem Einspielen der Werte aus früheren Abrechnungen etc. zusammensetzen, erhalten Sie in den entsprechenden Detailzeilen.
Über die Spalte Anzahl Detailzeilen gelangen Sie zu der Page Wirtschaftsplan Zeilen, indem Sie auf die Anzahl klicken.
Es öffnet sich die Ansicht der Detailzeilen:
Im Kopf des Fensters wird Ihnen angezeigt, zu welcher Wirtschaftsplanzeile die Detailzeilen gehören. In den Zeilen sehen Sie alle Einzelbeträge, aus denen sich die Beträge in der Wirtschaftsplanzeile zusammensetzen.
Über die Felder Menge, Einzelpreis und Multiplikator wird der Nettobetrag errechnet. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben müssen diese in den Wirtschaftsplanzeilen noch über die Funktion Detailzeilen aktualisieren auf den aktuellen Stand gebracht werden.
Betragsänderungen
Manuelle Änderungen der Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen
Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, die Beträge in den Wirtschaftsplanzeilen direkt zu ändern. Die Wirtschaftsplanzeile wird im Feld Betrag manuell geändert mit einem Haken gekennzeichnet.
Die Detailzeilen, die ursprünglich den Wert geliefert haben bleiben unberührt, die Werte in den Detailzeilen werden nur noch zur Information gezeigt, fließen aber nicht mehr in die Berechnung mit ein. Durch die manuelle Änderung haben Sie die Kontrolle über die Beträge übernommen! Um später Änderungen besser nachvollziehen zu können, schlagen wir deshalb die folgenden Methoden vor:
Manuelle Änderungen über die Detailzeilen
Sie wollen z. B. den Wert für die Hausreinigung erhöhen, da das Reinigungsunternehmen eine Lohnerhöhung von 10 % angekündigt hat.
Erhöhen Sie den Multiplikator auf 1,1 wenn er vorher 1,0 war, das Feld Nettobetrag wird neu berechnet.
Gehen Sie zurück in die Wirtschaftsplan Zeilen und starten Sie Detailzeilen aktualisieren.
Auf diese Weise bleibt im Feld Einzelpreis der ursprüngliche Wert enthalten, über den Multiplikator geben Sie alle Änderungen vor. Damit können Sie später besser nachvollziehen, wie der ursprüngliche Wert war und wie hoch Anpassungen vorgenommen wurden.
Zielwert eintragen
Wenn Sie für ein Objektkonto, das mit der Verteilungsart Festbetrag geschlüsselt ist, die Beträge anpassen wollen
(z. B. wenn sich nur die Heizkosten für den Planungszeitraum erhöhen), öffnen Sie im Menüband über Zielwert eintragen.
Tragen Sie im Bereich Beträge neu in den Feldern Betrag Netto oder Betrag Brutto den neuen Gesamtbetrag ein und schließen das Fenster mit OK. Dadurch wird bei der Verteilungsart Festbetrag der „neue“ Betrag bei den einzelnen Einheiten nach prozentualem Anteil verändert (erhöht oder verringert).
Damit die eingetragenen Werte übernommen werden, wählen Sie in der Tabelle Wirtschaftsplan Zeilen die Funktion Detailzeilen aktualisieren.
Multiplikator anpassen
Ähnlich der Funktion Zielwert eintragen, kann mit Multiplikator anpassen ein bestimmter Multiplikator für eine gesamte Abrechnungsart angepasst werden.
Gesetzliche Obergrenzen
Beachten Sie bei allen Betragsänderungen die Einhaltung gesetzlicher Obergrenzen!
Wirtschaftsplan Posten
Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans können Sie die einzelnen Posten in den Wirtschaftsplan Posten in der Wirtschaftsplan Objekt Karte überprüfen. Ein Ändern ist hier aber nicht möglich.
Wichtig
In den Wirtschaftsplan Zeilen kann diese Funktion nicht aus einer Summenzeile gestartet werden.
In den Wirtschaftsplan Posten wird aufgeführt, wie die auf den einzelnen Objektkonten gebuchten Kosten auf die einzelnen Einheiten umgelegt werden. Auch ist hier ersichtlich, welche Sollstellungskonten dabei betroffen sind und wie hoch die neue Sollstellung ist. Wenn durch den Wirtschaftsplan Änderungen an einer laufenden Periode vorgenommen werden, ist das hier ebenfalls dargestellt.
Schnellfilter in Wirtschaftsplan Posten
Im Fenster Wirtschaftsplan Posten können Sie einen Schnellfilter auswählen. Je nach Aufruf werden die Abrechnungsposten verschieden dargestellt:
Shortcut
Erläuterung
Alle anzeigen
Es werden alle Angaben angezeigt.
Ausnahmen
Die für die Ausnahmen relevanten Spalten, wie z. B. Ausnahme aktiv, Betrag vor Ausnahme etc. werden in dieser
Neue Vorauszahlungen
Bei dieser Ansicht werden die Spalten Sollstellungskonto, Sollstellungsbetrag, Vorauszahlung Ausschlussbed. etc. als Kontrollspalten in den Fokus gerückt.
Nachberechnung
Die für die Nachberechnung wichtigen Informationen, wie z. B. Nachzahlung Betrag Brutto, Nachzahlung Perioden, Nachzahlung aktualisiert werden bei diesem Schnellfilter in den Vordergrund gerückt.
Rücklagen (A)
In dieser Ansicht werden die Spalten Abr.Art für Rücklage (A) und Rücklage % (A) zu Kontrollzwecken priorisiert. (Zur Info: Diese Felder werden nur in der RELion Version Österreich verwendet)
Abrechnungskreis Einheitenübersicht
In den Wirtschaftsplan Zeilen haben Sie die Möglichkeit für die verwendeten Abrechnungskreise die daran beteiligten Einheiten mit Hilfe des Berichts Abrechnungskreis Einheitenübersicht unter dem Menüpunkt Details anzuzeigen.
Starten Sie den Bericht mit Drucken oder Vorschau.
Hier sehen Sie die beteiligten Einheiten und deren Faktoren einzeln und in der Summe. Dieser Wert sollte mit dem Wert in der Wirtschaftsplanzeile übereinstimmen.
Ausnahmen
Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auch auf die neuen Vorauszahlungen auswirken. Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.
Wichtig
Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis (DE) nicht möglich. Beachten Sie bitte beim Anlegen der Ausnahmen, dass in einem Wirtschaftsplan pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.
Wählen Sie über die Suche, z. B. die Tabelle Gewerbemietverträge, und öffnen anschließend denjenigen Gewerbemietvertrag, den Sie bearbeiten möchten. Im Mietvertrag öffnen Sie das Fenster Vertrag Ausnahmen.
Nähere Informationen über die Möglichkeiten und die Erstellung der Ausnahmen entnehmen Sie der Anwenderdokumentation Betriebskostenabrechnung.
Ausnahmen anwenden
In der Wirtschaftsplan Objekt Karte kann mit einem Mausklick auf das Ergebnisfeld im Inforegister Bearbeitungsstatus, in der Zeile Ausnahmen angewendet das Fenster Wirtschaftsplan Ausnahmen geöffnet werden. Beim Holen der beteiligten Einheiten sind bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt worden.
In der Tabelle Wirtschaftsplan Ausnahmen wird über Alle Ausnahmen prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen.
Nachdem die Ausnahmen korrekt erfasst bzw. eingespielt worden sind, können Sie diese in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Menü die Funktion Ausnahmen anwenden aktivieren. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen.
Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Wenn Sie diese trotzdem noch ändern wollen, müssen Sie den Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein setzen.
Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewandten Ausnahmen können Sie anschließend in den Wirtschaftsplan Posten prüfen.
In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine Ausnahme von 80 % vereinbart. Der Betrag, der vom Mieter gezahlt werden muss, verringert sich so also um 20 %. Im Feld Ausnahme Betrag ist der dementsprechende Differenzbetrag ersichtlich.
Ausschlussbedingungen anwenden
Sie können bei Bedarf bestimmen, dass die Sollstellungen nur geändert werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden.
Starten Sie dafür in der Wirtschaftsplan Objekt Karte über die Funktion Ausschlussbed. anwenden den Bericht Abrechnung Ausschlussbedingungen f. neue VZ um nach Erstellung der neuen Vorauszahlungen Ausschlüsse für die Erstellung der neuen Sollstellungszeilen zu bestimmen.
Folgende Eingaben können vorgenommen werden:
Bezeichnung
Erläuterung
Bisherige Ausschlüsse zurücksetzen
Wurde die Stapelverarbeitung bereits gestartet, sollte dieser Haken gesetzt werden, um die vorgenommenen Ausschlüsse zurückzusetzen.
pro Debitor
Guthaben aus Abrechnung
RELion prüft, ob in der Abrechnung für den Debitor ein Guthaben entstanden ist. Dabei wird der Saldo aller Einheiten des Debitors unter dem aktuellen Objekt herangezogen.
pro Einheit
Guthaben aus Abrechnung
RELion prüft, ob in der Abrechnung ein Guthaben entstanden ist.
Vertragsbeginn im Abrechnungszeitraum
Wenn der Vertragsnehmer im alten Jahr ausgezogen ist, wird dieser bei der Anpassung der Vorauszahlungen nicht berücksichtigt. Diese Option ist immer gesetzt und kann nicht geändert werden.
Vertragsbeginn im Planungszeitraum
Wenn der Vertragsnehmer im neuen Jahr auszieht, wird dieser bei der Anpassung der Vorauszahlungen nicht berücksichtigt, wenn diese Option gewählt wurde.
Leerstand
Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Vorauszahlungen bei Leerständen nicht verändert werden sollen.
pro Abrechnungsart
Guthaben aus Abrechnung
RELion prüft, ob die Abrechnung ein Guthaben für die jeweilige Abrechnungsart aufweist. Dies kann erforderlich werden, wenn nach neuen Abrechnungsarten abgerechnet werden soll.
Bisher keine Vorauszahlung (Sollstellung 0)
Eine neue Sollstellung wird erzeugt, wenn bisher keine neue Vorauszahlung erhoben wurde.
Neue VZ kleiner als alte VZ
Vermindert sich der Vorauszahlungsbetrag, wird mit dieser Option gewählt, dass die alte Vorauszahlung beibehalten wird.
Mindestbetrag für Anpassung
Hier kann ein Betrag angegeben werden, der überschritten werden muss, damit eine Anpassung stattfindet. Sie können dadurch vermeiden, zu geringe Anpassungen an den Eigentümer/Mieter weiterzugeben.
Min. Änderung in % für Anpassung
Hier können Sie einen Prozentsatz angeben, um welchen die neue Vorauszahlung mindestens erhöht werden muss, damit eine Änderung greift.
Im Inforegister Einheitenvertrag können Sie den Bericht wahlweise z. B. für einzelne oder mehrere Debitoren, starten, um die Ergebnisse individuell zu filtern. Im Inforegister Abrechnungsart können Sie mittels des Filters weitere Auswertungsmerkmale bestimmen.
Berichtstexte
Öffnen Sie RE Berichtstexte. Die Berichtstexte sind Texte, die individuell in den Wirtschaftsplan eingestellt werden können. Dabei wird im Wirtschaftsplan unterschieden zwischen Vortext und Nachtext.
Der Vortext wird vor und der Nachtext nach den Kostenzeilen gedruckt. Sie können vordefinierte „Steuerelemente“ variabel mit Inhalten erweitern bzw. nach bestimmten Bedingungen (WENN) auswählen.
Bedingte Auswahl, beginnend mit [WENN Sxxx: ……..:]
Ersetzungen, beginnend mit [ERSETZE +xxxxx+]
Im Wirtschaftsplan sind „WENN Schleifen“ für die Behandlung der Texte, mit entsprechenden Bedingungen, hinterlegt. Diese sind fest eingebaut und werden beim Eintrag im Nachtext über Schleifen im Programm gesteuert. Bei Vortexten können sie nicht verwendet werden, da mehrere Beträge noch nicht berechnet sind, solange der Vortext aufbereitet wird.
Folgende Filterkriterien werden dabei berücksichtigt:
Mieter aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
Eigentümer aktuell ist (zum Stichtag Wirtschaftsplan Datum)
Lastschriftmandant vorhanden
Syntax: [WENN Sxxx : Kommentar:]
xxx: dreistellige Zahl der Bedingung.
Kommentar: kann aus beliebigen Hinweisen bestehen.
Die Markierung [WENN S001: Mieter… wird beim Drucken komplett unterdrückt. Damit der Ausdruck erfolgt, muss nach dem Kommentar ein Doppelpunkt „:“ und eine schließende eckige Klammer „]“ folgen. [WENN S001: Mieter aktuell:].
Filter bei den einzelnen WENN-Schleifen
WENN S001:
Mieter aktuell
Lastschriftmandat vorhanden
WENN S003:
Mieter aktuell
Kein Lastschriftmandat vorhanden
Jeder vordefinierten Bedingung [WENN] folgt eine dreistellige Zahl, beginnend mit einem führenden „S“. Alle Zeichen, die nach der Zahl kommen, sind nur Kommentare und dienen der Lesbarkeit im Berichtstexteditor.
Textersetzungen:
Syntax: [ERSETZE +XXXXX+]
XXXXX= Ersetzungswort, dabei muss auf die exakte Schreibweise geachtet werden.
Die Begriffe sind als Platzhalter zu sehen und werden beim Druck durch die entsprechenden Informationen ersetzt.
Ersetzungswort
Ersetzt mit
WÄHRUNG
Währung (zurzeit Mandantenwährung)
BANKKONTONR
Bankkontonummer aus der 1. Einheit des Debitors
BANKNAME
Bankname aus der 1. Einheit des Debitors
KONTOINHABER
Name des Kontoinhabers aus d. 1. Einheit des Debitors
BANKLEITZAHL
Bankleitzahl aus der 1. Einheit des Debitors
SEPA-BIC
BIC aus der 1. Einheit des Debitors
SEPA-IBAN
IBAN aus der 1. Einheit des Debitors
SEPA-GLAEUBIGERID
Gläubiger-ID
SEPA-MANDATSREF
Mandatsreferenznummer
BANKKONTOINHABER
Bankkontoinhaber
NEUEVZ-BRUTTO
Neue Vorauszahlung Brutto (Netto + Steuer) für den gesamten Debitoren
NEUEVZ-NETTO
Neue Vorauszahlung Netto für den Debitoren
NEUEVZ-MWST
Neue Vorauszahlung MwSt. für den Debitoren
SOLLSTELLUNGAB
Neue Vorauszahlung fällig am (= Datum der Sollstellung)
Wichtig
Die Markierung für die Bedingte Auswahl [WENN SXXX: :] muss immer ganz links in der Zeile stehen.
Die Bedingungen sind, je nach Einsatzgebiet, vordefiniert und können nur aus der Tabelle der vorhandenen Möglichkeiten ausgewählt werden. Sie können also nicht freie Bedingungen wie z. B. „[WENN Kunde=’D00012’ UND Farbe=’BLAU’„] entwickeln!
Wirtschaftsplan drucken
Der Wirtschaftsplan kann entweder als Anlage zur Abrechnung oder mit einem separaten Anschreiben ausgedruckt werden.
Folgende Schritte sind dafür auszuführen:
Druckoptionen in der Wirtschaftsplan Objekt Karte überprüfen
Belege erzeugen
Freigabe zum Druck setzen
PDF-Stapeldruck ausführen
Druckoptionen
Wählen Sie über die Suche die Tabelle Wirtschaftspläne und öffnen den Wirtschaftsplan und die zugehörige Aufgabenseite, die Sie bearbeiten möchten. In der Wirtschaftsplan Objekt Karte bestimmen Sie im Inforegister Druckoptionen welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Belege verwendet werden sollen. Aktivieren Sie zuvor den Bearbeitungsmodus.
Hinweis
Beachten Sie, dass bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge globale Belege als Anhang zum Wirtschaftsplan importiert werden können. Öffnen Sie per Drilldown die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage und starten Sie den Assistent über PDF Anlage hinzufügen.
Belege erzeugen
Nach dem Berechnen des Wirtschaftsplans, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Anwenden von Ausschlussbedingungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt. Starten Sie die Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan Belege erzeugen indem Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte entweder den Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja setzen oder im Menü über Belege erzeugen. Mit OK werden die Belege erzeugt.
Wichtig
Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange der Bearbeitungsstatus in Belege erzeugt auf Ja steht.
Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie über den Durchgriff im Ergebnisfeld der Zeile Belege erzeugt im Inforegister Bearbeitungsstatus öffnen.
Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über Berichte/Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg drucken bzw. in der Seitenansicht ansehen. In der Tabelle Einheit Wirtschaftsplan können Sie über einen Mausklick auf das Ergebnis im Feld Anzahl Belege, die auf diesen Vertrag gefilterte RE Belegübersicht öffnen.
Hinweis
Bei allen zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt, sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.
Zusätzlich können Sie in der Einheit Wirtschaftsplan im Feld Anzahl Empfänger sehen, wie viele Empfänger den Wirtschaftsplan erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld gelangen Sie in die RE Belegempfänger Übersicht.
Hier werden Ihnen, gefiltert auf die entsprechende Einheit, die Empfänger angezeigt. Über den Datensatz können Sie die RE Belegempfänger Karte öffnen.
Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.
Wichtig
Wenn spätere Änderungen am Kontakt übernommen werden sollen, z. B. wegen Namensänderung, sind die Belege neu zu erzeugen.
Hinweis
Je nachdem welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf dem Wirtschaftsplan die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt.
Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:
Verwaltungszuständigkeitseinheit
Mandatszuständigkeitseinheit
Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden deren Daten zusätzlich im Wirtschaftsplan angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandatszuständigkeitseinheit dargestellt.
RE Beleg
In der RE Belegübersicht (Inforegister Bearbeitungsstatus/Feldergebnis Belege erzeugt) öffnen Sie den RE Beleg.
In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen.
Sofern die RE Beleg SpeicherformKopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.
Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Zeilen, die zu Tabellen gehören sind für die Bearbeitung gesperrt, Vortexte und Nachtexte können bearbeitet werden solange die Freigabe für Druck im Register Bearbeitungsstatus noch nicht auf Ja gesetzt wurde.
Hinweis
Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.
Bei Bedarf kann ein manueller Seitenwechsel eingefügt werden. Markieren Sie dazu die entsprechende Zeile und klicken im Inforegister Belegzeilen auf die Funktion Seitenwechsel einfügen.
Es wird vor die markierte Zeile eine neue Zeile eingefügt, die die Information [NEUE SEITE] enthält. Daran erkennt RELion, wo beim Druck des Belegs eine neue Seite begonnen werden soll. Wenn Sie den Dokument Titel einer Anlage zum Wirtschaftsplan manuell geändert haben, können Sie im Bericht TypAnschreiben im Menüband über Anlagen aktualisieren, die Änderungen in den Anlagenblock übernehmen.
In der RE Belegübersicht können Sie ebenfalls im Menü über Anlagen aktualisieren diese Änderungen übernehmen.
Neuen Beleg erstellen
Zu den von RELion automatisch generierten Belege können Sie in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellen.
Markieren Sie dazu die Zeile, dessen Debitor Sie einen zusätzlichen Beleg schicken wollen und starten über Belegkopf erstellen den Assistenten Neuen Belegkopf erstellen. Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zum Wirtschaftsplan und zur aktuellen RE Belegnr. angezeigt, an die das Dokument angehängt wird:
Mit Weiter gelangen Sie auf die Seite 2 des Assistenten mit dem Dateiimport:
Wählen Sie hier im Feld Dateianhang Name das gewünschte PDF aus. Tragen Sie im Feld Dokument Titel die Bezeichnung des Belegs ein. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Danach geben Sie noch bei Bedarf das entsprechende Belegdatum an, dies wird nur intern gespeichert. Mit Weiter gelangen Sie zur dritten Seite des Assistenten.
Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern wechseln. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.
Seitenansicht
Bevor Sie den Wirtschaftsplan ausdrucken, haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Belege in der Seitenansicht zu überprüfen. Rufen Sie bei den einzelnen RE Belegen über Berichte/Drucken den jeweiligen Report auf. Hier können Sie dann über Vorschau die Druckvorschau öffnen:
Wenn die Freigabe für den Druck noch nicht gegeben ist, wird ein vorläufiger Druck des Wirtschaftsplans erstellt. Auch archivieren ist ohne Freigabe zum Druck nicht möglich.
PDF-Stapeldruck
In Wirtschaftsplan Objekt Karte öffnen Sie zum Ausdruck der erzeugten Belege über Drucken die RE Berichtsauswahl. Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF-Stapeldruck zusammengefügt. Sie haben somit die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie den gesamten Wirtschaftsplan mit allen Anlagen über den Report 5052546 PDF-Stapeldruck Wirtschaftsplan oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Report 5164010 RE Beleg Brief ausdrucken wollen.
Markieren Sie den Report 5052546 PDF Stapeldruck Wirtschaftsplan und öffnen diesen mit OK.
In diesem Fall wird nicht archiviert, da das Archivsystem nicht aktiviert ist.
Bei der Verarbeitung wird der Wirtschaftsplan nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei können Sie dann im Anschluss drucken und/oder speichern. Sie können im Inforegister Optionen einen Drucker im Feld Druckaufbereitung für auswählen. Damit können Sie die Information hinterlegen, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern Sie das optionale Deckblatt mit erzeugen lassen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.
In dem erzeugten PDF können Sie dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigieren.
Nachberechnung
Wenn ein Wirtschaftsplan für ein laufendes Wirtschaftsjahr erstellt wird, haben Sie die Möglichkeit die bereits laufenden Planungsperioden zu korrigieren. In diesem Fall wird der Vorauszahlungsbetrag für den Nachberechnungszeitraum mit den tatsächlich sollgestellten Beträgen verglichen und die Differenz beim Buchen der Nachberechnung in ein Buchblatt gestellt.
Hinweis
Bei der Erstellung einer Nachberechnung ist darauf zu achten, dass in der Wirtschaftsplan Objekt Karte im Inforegister Allgemein im Feld Sollstellung ab das Datum eingetragen ist, zu dem die nächste Sollstellung erstellt werden soll.
Aktivieren Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte, bevor Sie den Wirtschaftsplan berechnen, im Inforegister Nachberechnung das Feld Nachberechnung. Dadurch wird das Feld Nachberechnung ab aktiv. Hier geben Sie das Datum ein, ab dem die Nachberechnung wirksam werden soll (z. B. 01.01.2019).
Nachberechnung drucken
Beim Druck des Wirtschaftsplans, wird bei aktiver Nachberechnung im detaillierten Wirtschaftsplan pro Abrechnungsart ein eigener Block angedruckt. Dort werden die bei der Nachberechnung zu berücksichtigenden, bereits geforderten Sollstellungen ausgewiesen. Die neuen Vorauszahlungen werden dargestellt und die bereits sollgestellten Beträge abgezogen. Der dabei entstehende Differenzbetrag wird dann beim Buchen der Nachberechnung ins Buch.-Blatt gestellt.
Hinweis
Beim Erzeugen der Belege werden die Nachberechnungen jeweils aktualisiert. Es ist deswegen zwingend erforderlich, dass vor dem Buchen der Nachberechnung die Belege neu erzeugt werden, falls in der Zwischenzeit neue Sollstellungen gebucht wurden.
Beispiel:
Der erste Ausdruck des Wirtschaftsplans war am 14.08.16. Der Wirtschaftsplan wurde noch nicht gebucht, am 01.09.16 findet die Sollstellung für den September statt. Im Wirtschaftsplan werden noch einige Werte angepasst sodass der endgültige Wirtschaftsplan erst am 29.09.16 gedruckt und versandt wird. In diesem Falle wird beim Erzeugen der Belege die Nachberechnung aktualisiert. D. h., die Sollstellung vom 01.09.16 wird mitberücksichtigt. Es ist jeweils zu prüfen ob auch der Nachberechnungszeitraum nachträglich angepasst werden muss.
Nachberechnung buchen
Um die ermittelte Nachberechnung zu buchen, starten Sie aus der Tabelle Wirtschaftspläne bzw. der Wirtschaftsplan Objekt Karte über Nachberechnung buchen den Bericht Wirtschaftsplan Nachberechnung buchen. Über die Felder Buch.-Blatt Vorlagenname und Buch.-Blatt Name im Inforegister Optionen bestimmen Sie, in welches Buchblatt die Differenzen eingestellt werden sollen. Im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt ist bereits auf den markierten Wirtschaftsplan gefiltert. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.
Nach Beendigung des Vorgangs, wird die Buch.-Blatt Vorlage geöffnet. Wählen Sie das zuvor angegebene Buch.-Blatt aus, um die eingestellten Differenzen zu überprüfen und zu buchen.
Vertragswechsel nachtragen
In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass ein Vertragswechsel erst dann bekannt wird, wenn die Wirtschaftspläne bereits soweit bearbeitet sind, dass bereits die Belege erzeugt worden sind.
Öffnen Sie die Tabelle Wirtschaftspläne.
Öffnen Sie die Wirtschaftsplan Objekt Karte des Wirtschaftsplans, den Sie bearbeiten möchten.
In der Wirtschaftsplan Objekt Karte öffnen Sie im Menüband über Vertragswechsel nachtragen den Bericht Wirtschaftsplan Vertragswechsel nachtragen. Mit dem Bericht kann für eine oder mehrere Wirtschaftspläne geprüft werden, ob Vertragswechsel nachzutragen sind. Zunächst wird geprüft, ob die Wirtschaftspläne bereits berechnet sind und die Belege erzeugt wurden.In den Wirtschaftsplanzeilen muss mindestens eine Abrechnungsart vorkommen, die auf den aktuellen Vertragspartner umgelegt wird. Ist dies der Fall werden die Einheiten untersucht und neue Einheitenverträge in die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan nachgetragen. Die Wirtschaftsplanposten werden auf die neue Einheit übertragen und anschließend für die alte und neue Einheit die Belege neu erzeugt.
Hinweis
Beachten Sie, dass ggf. manuell angefügte Belege nicht auf die neue Einheit übertragen werden!
Ergebnisse speichern
Wenn dieser Haken gesetzt wird, werden die Ergebnisse gespeichert. Wird der Haken nicht gesetzt, wird nur auf Vertragswechsel untersucht und in Form von Hinweiszeilen im Aktionsprotokoll dokumentiert.
Stichtag
Dieses Datum ist optional. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird als Stichtag das Druckdatum verwendet.
Ergebnisse löschen
Im Menü der Wirtschaftsplan Objekt Karte können Sie im Menüband die Funktion Wirtschaftsplan Ergebnisse löschen die Ergebnisse eines erstellten Wirtschaftsplans löschen.
Der Aufruf der Funktion öffnet eine Sicherheitsabfrage:
Hinweis
Dieser Aufruf kann nur gestartet werden, wenn die Belege noch nicht erzeugt sind. Sie können die Ergebnisse auch löschen indem Sie das Feld Wirtschaftsplan berechnet auf der Wirtschaftsplan Objekt Karte durch Anklicken zurücksetzen.
Einheitenstorno
Der Einheitenvertragsstorno wird durch den vorhandenen Wirtschaftsplan zu Einheitenverträgen blockiert.
Im Vertragsmanagement kommt es gelegentlich vor, dass ein Einheitenvertrag storniert werden muss, weil er z. B. irrtümlich angelegt wurde. Dazu werden einige Prüfungen durchlaufen, die die Möglichkeit einer Stornierung prüfen. Sind bereits Wirtschaftspläne zu der betroffenen Einheit erstellt, wird der Storno blockiert. Sollte der Wirtschaftsplan noch nicht fertig bearbeitet worden sein, muss er so weit zurückgesetzt werden, dass die Tabelle Einheit Wirtschaftsplan leer ist. Dazu bitte in umgekehrter Reihenfolge die Bearbeitungsstatusfelder auf Nein setzen.
Wenn im Wirtschaftsplan bereits Sollstellungen erstellt worden sind, ggf. Nachberechnungen gebucht wurden und der Wirtschaftsplan gesperrt ist. muss dies über die Storno-Funktion in der Seite Einheit Wirtschaftsplan durchgeführt werden.
Die betroffene Einheit Wirtschaftsplan wird mit den darunter liegenden Berechnungsergebnissen und Belegen gelöscht und in einer Tabelle Stornierte Einheiten Wirtschaftsplan gekennzeichnet. Eine Weiterbearbeitung des betroffenen Wirtschaftsplans ist nicht mehr möglich, er bleibt bis zur endgültigen Löschung durch das Datenbereinigungstool erhalten. Der Storno weiterer Einheit Wirtschaftspläne ist möglich.
Wählen Sie in der Seite Einheit Wirtschaftsplan die gewünschte Einheit aus und starten die Aktion Storno:
Es erscheint eine detaillierte Aufzählung, welche Folgen der Storno der Einheit Wirtschaftsplan hat:
Wenn Sie die Aktion mit Ja bestätigen, werden die Ergebnisse zu dieser Einheit aus dem Wirtschaftsplan entfernt und ein Eintrag in die Tabelle Wirtschaftsplan Stornierte Einheiten geschrieben.
Sie finden diese in der Wirtschaftsplankarte im Inforegister Sonstige über den Drilldown auf das Feld Anzahl stornierte Einheiten.
Anschließend können Sie den Storno im Vertrag erneut starten.
Datenpool
Einführung
Für die Bereitstellung von Daten für die Abrechnung bzw. für den Wirtschaftsplan gibt es eine neue Möglichkeit, die es ermöglicht Werte aus Drittsystemen bereitzustellen, ohne dass aufwändig Buchungsstoff erzeugt werden muss. Folgende Szenarien werden hier als Beispiel
aufgeführt.
Sie beginnen mit RELion neu, benötigen aber für das abgelaufene Jahr noch Informationen zu den einzelnen Buchungen wie Sollstellungen und Aufwände aus Einkaufsrechnungen und -Gutschriften. Die Datenübernahme erfolgt i.R. anhand der Saldenübernahme zum Jahresende, die Einzelbuchungen aus den vergangenen Perioden sind aber nicht in Form von einzelnen Buchungen enthalten.
Ein Objekt wurde neu in die Verwaltung übernommen, für das sie noch für das vergangene Jahr für die Abrechnung benötigen.
Sie arbeiten mit dem Kreditmanager (Fa. Lang). Dieser verwaltet Tilgungspläne und stellt neben den Buchungen für die Fibu auch detaillierte Werte für die einzelnen Einheitenverträge zur Verfügung. Diese detaillierten Werte werden über den Datenpool bereitgestellt.
In der folgenden Beschreibung wird vor allem auf die Optionen Vorauszahlung Vorsystem und Aufwand Vorsystem eingegangen.
Unterschied zur bisherigen Methode über manuelle Änderungen
Bisher konnten die genannten Fälle über manuelle Eingaben in den Abrechnung Vorauszahlungen bzw. direkt in den Abrechnungszeilen abgedeckt werden. Problematisch dabei ist neben dem hohen Aufwand und der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben die Tatsache, dass die manuellen Eingaben verloren gehen, wenn die Schritte Vorauszahlungen holen oder Abrechnungszeilen holen rückgängig gemacht und neu geholt werden.
Alle Werte im Datenpool werden dauerhaft vorgehalten und liegen zunächst einmal außerhalb der Abrechnungskarte bzw. Wirtschaftsplankarte. Die Infobox Werte im Datenpool verdeutlicht dies noch einmal.
Unterjährige Übernahmen
Objekte werden meistens nicht passend zum Ende einer Abrechnungsperiode übernommen. Das heißt, Sie müssen teilweise Werte aus dem Vorsystem übernehmen, teilweise haben Sie bereits Buchungsstoff in RELion erzeugt. Dieses Szenario lässt sich über den Datenpool darstellen. Die Herkunft der Werte lassen sich dann detailliert nachvollziehen.
Vorbereitung
Bevor Sie mit dem Datenpool beginnen, blenden Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte bzw. Abrechnung Objekt Karte über personalisieren die Infobox Werte im Datenpool ein.
In der Infobox werden Darlehenswerte, Heizkostenzeilen, Anzahl PDF-Anhänge dargestellt, da diese auch Werte von extern für die Abrechnung bereitstellen. Dies dient nur der Übersicht.
Wenn die Daten entsprechend bereitgestellt wurden, werden die Werte automatisch beim Abrechnungszeilen holen und beim Vorauszahlungen holen berücksichtigt und gleichrangig wie gebuchte Werte behandelt.
Vorauszahlung Vorsystem für Abrechnung (in AT = Vorschreibung Vorsystem)
Das Holen von Werten von gebuchten Sollstellungen für die Abrechnung ermöglicht das Bereitstellen der Werte auf Buchungsebene oder auch zusammengefasst für den Abrechnungszeitraum. Aktuell gibt es keine Auswertung auf Leistungszeitraum, ausschließlich über Fälligkeitsdatum.
Vorauszahlung Vorsystem
Zielmandant
Aktueller Mandant
Objektnr.
Objektnr. Aus Abrechnung
E/M
E/M. aus Abrechnung
Quelle
Fix „Vorauszahlungen Vorsystem“
Ziel
Fix „Abrechnung“
Einheitennr.
Muss
Einheitenhistorie
Muss
Abrechnungsart
Muss
Betrag Netto
Kann
Betrag Steuer
Kann
Fälligkeitsdatum
Aktuell nur Fälligkeitsdatum
Muss
Buchungsnr.
Muss
Kontonr. Wenn eingetragen
Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum von
Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum bis
Aktuell keine Auswertung
Aufwand Vorsystem für Abrechnung
Das Holen von Werten für die Abrechnung kann sowohl vorverteilte Werte pro Einheit als auch Werte, die über Abrechnungskreis und Verteilcode umzulegen sind verarbeiten. Entscheidend ist das Feld Einheitennr.
Bitte achten Sie darauf, dass die Objektkonten analog eingerichtet sind.
Konten mit Festwertzeilen benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Festwert.
Konten für die Umlage von Werten über Verteilcode und Abrechnungskreis benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Zeitanteilig.
Aufwand Vorsystem
Zielmandant
Aktueller Mandant
Objektnr.
Objektnr. Aus Abrechnung
E/M
E/M. aus Abrechnung
Quelle
Fix „Aufwand Vorsystem“
Ziel
Fix „Abrechnung“
Startdatum
Aktuell nur Startdatum
„Abrechnung von“ bis „Abrechnung bis“
Leistungszeitraum von
Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum bis
Aktuell keine Auswertung
Verarbeitung
Wenn Kontonr. Eingetragen ist
Aktuell keine Auswertung
Kontonr.
Wird über Abrechnungsart ermittelt
Erste Abrechnungszeile mit dieser Abrechnungsart und Einheit liefert Kontonr.
Einheitennr.
Mussfeld bei Festwerten
Einheitenhistorie
Wenn nicht eingetragen, dann letzte Historie zur Einheit
Kann
Abrechnungsart
Muss
Abrechnungskreis
Nur bei Zeilen ohne Einheitennr.
Muss
Betrag Netto
Kann
Betrag Steuer
Kann
Betrag n.a.VSt
Kann
Startdatum
Muss
Buchungsnr.
Muss
Kreditornr.
Kann
Externe Belegnr.
Kann
Darlehenswerte für Abrechnung
Darlehen
Zielmandant
Aktueller Mandant
Objektnr.
Objektnr. aus Abrechnung
E/M
E/M. aus Abrechnung
Quelle
Darlehen
Ziel
Abrechnung
Fälligkeitsdatum
„Abrechnung von“ bis „Abrechnung bis“
Kontonr.
Wird über Postenart und Abrechnungsarten in der Darlehenskarte ermittelt.
Keine Abrechnungsart (z.B. für Gebühren) Betrag wird nicht abgerechnet.
Einheitennr.
Muss
Einheitenhistorie
Wenn nicht eingetragen, dann letzte Historie zur Einheit
Kann
Buchungsnr.
Muss
Kreditornr.
Wird über Kreditor in der Darlehenskarte ermittelt
Darlehensnr.
Das Darlehen muss auch in RELion als Darlehenskarte mit dieser Nummer angelegt sein. Status = Fremdsystem
Muss
Beispiel:
Abrechnung Werte über die WEG-Mietkoppelung holen
Die Grundlagen für dieses Datenmodell sind in der Dokumentation RELion Gemischte Objektverwaltung (in Bearbeitung)beschrieben. Der Hintergrund ist die Verwaltung eines Objekts sowohl als Mietobjekt als auch als WEG-Objekt. Nach dem Erstellen des WEG-Objekts findet die Buchhaltung und damit das Sammeln der Kostenbuchungen im WEG Objekt statt. Die Abrechnung des Mietobjekts basiert auf den Werten aus der WEG. Das Holen der Werte findet automatisch beim Holen der Abrechnungszeilen statt.
Voraussetzung dafür ist die Verbindung zum WEG Objekt über die Felder im Inforegister Datenquellen und das Vorhandensein der Abrechnungszeilen inklusive der Detailwerte in der zugehörigen WEG-Abrechnung. Die Abrechnungscodes müssen übereinstimmen.
Es ist zu beachten, dass manuell geänderte Beträge in den Abrechnungszeilen der WEG Abrechnung nicht verarbeitet werden. Die Übernahme der Werte basiert auf dem Kopieren der Abrechnung Detailzeilen, d.h. man benötigt dort Buchungen oder Werte aus Vorsystem.
In der Abrechnungskarte der Mietabrechnung müssen die Felder Quellmandant, Quell Eigentümer / Mieter, QuelleObjektnr. gefüllt sein. Dies geschieht bei richtiger Einrichtung beim Erstellen der Abrechnungskarte automatisch. Die Beziehung zum Quellobjekt muss “Koppelung WEG-Mietobjekt“ sein.
Es werden nur Werte zu umlagefähigen Konten kopiert (Feld „Nicht umlagefähig“ auf NEIN). Nicht umlagefähige Kosten bleiben beim Eigentümer.
Sofern sich die Kontenrahmen in der WEG und der Miete unterscheiden, kann mit einer Kontenübersetzung gearbeitet werden.
Erweiterungen im Wirtschaftsplan für Österreich
Die bisherigen Beispiele waren auf die Kalkulation von Betriebs- und Heizkosten bzw. Hausgeld im WEG-Bereich bezogen. Die Werte dazu stammen in der Regel aus vorhergehenden Abrechnungen. Im Wirtschaftsplan können diese Beträge bei Bedarf noch angepasst werden, z. B. wenn zu erwarten ist, dass die Heizkosten im geplanten Jahr ansteigen. Bei Neuobjekten wird normalerweise mit Erfahrungswerten aus anderen vergleichbaren Objekten begonnen, in solchen Fällen werden die geplanten Kosten manuell in die Wirtschaftsplanzeilen eingegeben.
Im Bereich der österreichischen Rechtslage (Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz WGG und Wohnungseigentümergesetz WEG) gibt es darüber hinaus noch eine Reihe weiterer Komponenten. Über den Wirtschaftsplan wird die gesamte „Miete“ (kostendeckende Miete) abgebildet und die Betriebs- und Heizkosten sind ebenso als Komponenten enthalten. Den größten Block macht in den meisten Fällen die Finanzierung aus. Darüber hinaus werden Reserven für zukünftige Instandhaltungen gebildet und die Verwaltungskosten werden anteilig den Mietern bzw. WEG-Eigentümern weiterberechnet.
Der wesentliche Unterschied zu den bisher gezeigten Funktionen im Wirtschaftsplan ist jedoch die Lieferung der Kalkulationswerte über Vorgabewerte in RELion direkt (z. B. EVB und Verwalterhonorar) oder über Schnittstellen (s. Darlehen).
Für die Besonderheiten gibt es eine Reihe von Erweiterungen, die die Vielzahl der benötigten Kalkulationswerte automatisch zusammenführen (Punkte 1 bis 5) und bei der automatischen Berechnung der neuen Vorschreibungen gleichzeitig eine möglichst hohe Nachvollziehbarkeit erlauben. (siehe Punkte 6 bis 9 in der Abbildung)
Punkt 10 erläutert die Besonderheiten für die Aufbereitung des Anschreibens.
Diese einzelnen Erweiterungen werden in den folgenden 10 Abschnitten erläutert.
Darlehen
Die Darlehen werden im Kreditmanager, einem Produkt der Fa. Lang (https://www.finanz-software.com) verwaltet. Vor der Kalkulation muss sichergestellt sein, dass alle betroffenen Darlehen zu einem Objekt aktuell sind. Die Werte werden aus dem Kreditmanager übertragen.
Die verfügbaren Darlehenswerte zum aktuellen Wirtschaftsplan finden Sie in der Infobox am im Feld Darlehenswerte:
Filter: alle Zeilen mit Fälligkeitsdatum innerhalb “Planung von” bis “Planung bis”
für laufende Annuitäten
3 b
Filter: alle Zeilen mit Fälligkeit vor Planung von + “Letzte Annuität” = Ja für Auslaufannuitäten
4
Ist in RELion ein Darlehen mit der Darlehensnr. vorhanden?
wenn nein –> Fehlermeldung
Hinweis: Für die Zuordnung der einzelnen Beträge zu den Abrechnungsarten im Wirtschaftsplan muss für des Darlehen in RELion eine Darlehenskarte angelegt werden. Diese ist auch für die regelmäßigen Buchungen notwendig.
5
Hat das Darlehen die Verwendung Alles oder Wirtschaftsplan?
wenn nein –> Überspringen
6
Wurde zur aktuellen Zeile ein Betrag bei Zins, Tilgung, Zuschreibung, Sondertilgung, Zuschuss, Zuschuss rückzahlbar gefunden?
wenn nein –> Überspringen
7
Steht zu diesem Betrag in der Darlehenskarte eine entsprechende Abrechnungsart? (s. Inforegister Weiterberechnung)
wenn nein –> Überspringen
8
Wird zur verwendeten Abrechnungsart eine WP-Zeile mit der Einheitennr. und Verteilung = Festwert gefunden?
wenn nein –> Fehlermeldung
9
Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.
Verwalterhonorar
Zur Berechnung des Verwalterhonorars werden in RELion Verwaltungsverträge eingerichtet. Dort werden die Verwaltungskosten an die WEG bzw. an das genossenschaftlich verwaltete Mietobjekt in Rechnung gestellt. Gleichzeitig bieten diese Verträge auch die Grundlage für die Planung der Kosten im Wirtschaftsplan. Mit der Einrichtung der aktuellen Verwaltungskostensätze am Vertrag stehen diese Werte sofort als Planungsgrundlage für den Wirtschaftsplan zur Verfügung.
Filter: Enddatum Leer oder nach dem “Wirtschaftsplan Datum”
4
Vertragszeilen gefunden?
wenn nein –> Hinweis erscheint
5
Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Abrechnungskreis aus der Verwalterhonorarzeile müssen übereinstimmen.
wenn nein –> Fehlermeldung
6
Filter auf WP-Zeilen: Verteilungsart = Zeitanteilig
wenn nein –> Fehlermeldung
7
Prüfung: Hat der Verwalterhonorarvertrag eine “Reichweite Abrechnung” = 1M oder 1J (Anmerkung: 1M = 1 Monat, 1J = 1 Jahr)?
wenn nein –> Fehlermeldung
8
Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.
Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag EVB
Zur Berechnung des EVB werden zu jedem Objekt die gesetzlich zulässigen Werte in der Tabelle EVB-Objekt hinterlegt. Wie beim Verwalterhonorar sind diese Sätze im Modul EVB für die eigentliche EVB-Abrechnung notwendig, Gleichzeitig bieten diese EVB-Objektwerte auch die Grundlage für die Planung der Kosten im Wirtschaftsplan. Mit der Einrichtung der aktuellen Werte stehen diese Werte sofort als Planungsgrundlage für den Wirtschaftsplan zur Verfügung.
Zu jeder vorkommenden Kombination aus Abrechnungsart und Abrechnungskreis wird jeweils die neueste Zeile genommen.
Hinweis wenn keine EVB-Zeile
3
Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Abrechnungskreis aus der EVB-Objektzeile müssen übereinstimmen.
wenn nein –> Fehlermeldung
4
Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.
Finanzierungsbeitrag und Umsatzsteuer auf Verwohnung
Der Finanzierungsbeitrag kann von den Mietern bei Abschluss eines Anwartschafts- oder Mietvertrages bzw. bei Bezug als Beitrag zur Finanzierung der Grundstückskosten und/oder Baukosten verlangt werden. Er wird daher auch oft „Grundkosten- und Baukostenbeitrag“ benannt. Bei Beendigung des Mietverhältnisses wird dieser Beitrag (abgewertet um 1 % pro Jahr, Stand 2021) wieder zurückbezahlt. Diese gesetzliche Abwertung des Finanzierungsbeitrages um 1 % pro Jahr wird auch als „Verwohnung“ bezeichnet. Die Verwohnung stellt für die Genossenschaft eine Einnahme dar und unterliegt der Umsatzsteuer. Diese über monatliche Vorschreibungen vom Mieter eingezogen und ans Finanzamt abgeführt. (Quelle: Wiener Arbeiterkammer - WOHNRECHT FÜR MIETER VON GENOSSENSCHAFTSWOHNUNGEN)
Finanzierungsbeiträge werden getrennt nach Bau- und Grundkosten als Verteilung zum Einheitenstamm erfasst. Über eine mandantenübergreifende Einrichtungstabelle werden die Verteilercodes für Grundkosten und Baukosten vorgegeben.
Durch die Zuordnung der Verteilschlüssel zum Objektkonto für die Erlöse wird in Verbindung mit der Abrechnungsart, die für Finanzierungsbeiträge gekennzeichnet ist (Verwohnung % <> 0), die Verwendung der Verteilschlüssel als Finanzierungsbeitrag gekennzeichnet. Der Finanzierungsbeitrag (Grund- und Baukosten) kann bei verschiedenen Erlöskonten eingerichtet sein (z. B. Brutto/Netto). Für den Ausweis des Finanzierungsbeitrages darf jeder Verteilcode nur einmal verwendet werden.
Die Tabelle verwaltet somit den zur Einheit gültigen Finanzierungsbeitrag und stellt die Basis für die monatliche Verwohnung dar. An den Werten (Stichtag und Faktor) darf sich nur etwas ändern, wenn durch Erstbezug, Umfinanzierung oder Bauendabrechnung neue Abschreibungswerte zu ermitteln sind.Die Höhe der monatlichen Verwohnung des Finanzierungsbeitrags wird im Wirtschaftsplan errechnet. Dazu müssen die betroffenen Konten mit Verwendung Wirtschaftsplan eingerichtet werden. Für die Finanzierungsbeiträge werden eigene Abrechnungsarten eingerichtet, die um das Dezimal-Feld „Verwohnung % (AT)“ erweitert und wie folgt eingerichtet werden müssen:
Die Objektkonten für die Finanzierungsbeiträge müssen mit Verteilungsart Zeitanteilig angelegt werden. Durch die Einrichtung wie oben beschreiben werden die Wirtschaftsplanzeilen wie folgt automatisch angelegt.
Das Wert im Feld Betrag Netto in der Wirtschaftsplanzeile wird folgendermaßen ermittelt:
100%-Faktor Gesamt * [Verwohnung % (A)] / 100 x [Laufzeit des Wirtschaftsplans in Monaten] / 12
(Beispiel: 106053 x 1 / 100 x 12 / 12 = 1.060,53 EUR)
Dieses Ergebnis wird noch zusätzlich mit negativen Vorzeichen erstellt, wenn das verwendete Sachkonto als Bilanz geschlüsselt ist. Im dem obigen Beispiel ist das beim Konto 36060 der Fall.
Aufwand Vorsystem
Für die Übernahme von Werten aus der Datenmigration oder bei Übernahme eines neuen Objektes aus einer anderen Verwaltung, kann über die Schlüsselung Aufwand Vorsystem jede beliebige Abrechnungsart mit Werten versorgt werden. Wenn eine Einheitennr. mitgegeben wird, wird nach einer WP-Zeile mit Verteilungsart Festbetrag gesucht.
Ohne Einheitennr. wird vorausgesetzt, dass ein Abrechnungskreis mitgegeben wird. In diesem Fall wird die WP-Zeile Verteilungsart Zeitanteilig haben. Bei der Bereitstellung der Daten folgendes berücksichtigt werden:
Filter: alle Zeilen mit Startdatum innerhalb “Planung von” … “Planung bis”
4 a
Falls Einheitennr. gefüllt -> Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Einheitennr. müssen übereinstimmen. Die Verteilungsart muss zeitanteilig sein.
wenn nein –> Fehlermeldung
4 b
Falls Einheitennr. nicht gefüllt -> Filter auf WP-Zeilen: Abrechnungsart und Abrechnungskreis müssen übereinstimmen. Die Verteilungsart muss Festbetrag sein.
wenn nein –> Fehlermeldung
5
Es wird eine Detailzeile mit den Werten an die gefundene WP-Zeile angehängt.
Umlage auf Einheiten
Die Umlage auf die Einheiten geschieht wie sonst anhand der Abrechnungskreise und Verteilungsfaktoren, einheitenbezogene Werte (Festwerte) werden direkt den Einheiten weitergeben. Zusätzlich kann eine Ausfallsrücklage auf die Summe aller Posten zu einer oder mehrerer Abrechnungsarten ermittelt werden. Dazu ist einmalig folgende Einrichtung in den Abrechnungsarten notwendig:
Die Abrechnungsart für die Ausfallsrücklage selbst muss im Feld Ausfallsrücklage (A) auf Ja stehen. Mit dieser Kennzeichnung ist können Sie es in der Spalte Abrechnungsart für Ausfallsrücklage (A) auswählen und bei den Abrechnungsarten, deren Werte später zur Berechnung herangezogen werden sollen, eintragen.
Ausfallsrücklage
Die errechnete Summe wird um die Ausfallsrücklage % multipliziert und das Ergebnis anschließend je Einheit in die Wirtschaftsplanzeilen zur Abrechnungsart 8.1.1 Ausfallsrücklage eingetragen. Ein manuelles Ändern dieser Werte ist nicht möglich, sie werden immer von der Funktion Wirtschaftsplan berechnen ermittelt.
Beispiel:
Abrechnungsart
Beschreibung
Betrag
2.1.2 DARL2-VZ Darlehen 2
720
2.1.2 DARL2-ZUSCHUSS
Darlehenszuschuss 2
-240
2.1.3 DARL3-VZ
Darlehen 3
360
2.3.3 AUSLAN 5+
Auslaufannuität § 14 Abs. 7 Z 4
960
Summe
1800
8.1.1 AUSFALLSRÜCKL
2 % Ausfallsrücklage
36
Auslaufannuitäten
Nach Rückzahlung eines Kredits kann die bisherige dem Entgelt zugrunde gelegte Annuität weiter angesetzt werden; sie wird allgemein als „Auslaufannuität“ bezeichnet. Die Auslaufannuität ist vornehmlich zur verstärkten Tilgung anderer Darlehen zu verwenden.
Für den Fall der gänzlichen Entschuldung einer Baulichkeit (also, wenn alle Kredite zurückgezahlt sind und zu diesem Zeitpunkt in der Abrechnung über die Erhaltungs- und Verbesserungsbeiträge kein negativer Saldo besteht) ist jedoch laut WGG eine Obergrenze für die Summe gewisser Entgeltsbestandteile einzuhalten. (Quelle: Wiener Arbeiterkammer - WOHNRECHT FÜR MIETER VON GENOSSENSCHAFTSWOHNUNGEN)
Für die Vorgabe der gesetzlich zulässigen Werte pro m² und die Verwendung der Auslaufannuitäten gibt es eine zentrale Tabelle WGG Deckelung (die analog auch für das sog. Wiedervermietungsentgelt einzurichten ist).
Im Feld Abzuziehende Abrechnungsarten wird eine Tabelle mit den Abrechnungsarten definiert, deren Werte aufsummiert werden, um die Deckelung zu berechnen.
Wichtig ist, dass diese Einrichtung alle vorkommenden Abrechnungsarten in den Objekten abdeckt. Sollte es z. B. bei einem einzelnen Objekt fünf Darlehen geben und hierfür eine Abrechnungsart 2.1.5 DARL5-VZ notwendig werden, so muss diese hier aufgelistet sein.
Diese Tabelle der abzuziehenden Abrechnungsarten wird jeweils beim Anlegen einer neuen Zeile in der Globalen WGG-Deckelung mitkopiert, wenn es bereits einen früheren Deckelungswert zur selben Abrechnungsart gab.
Der Ablauf über die Jahre
1
verstärkte Tilgung anderer Fremdmitteldarlehen (läuft im Kreditmanager)
2
verstärkte Tilgung von Darlehen aus öffentlichen Mitteln (läuft im Kreditmanager)
2 a
verstärkte Tilgung von EVB Vorlagen (sofern vorhanden) = neue Entgeltkomponente mit separatem Ertragskonto, ohne Deckelung
3
Fünf Jahre lang Zuführung zum EVB (ab hier kann die Deckelung zum Tragen kommen)
4
Zuführung in die GBV
Welches Modell jeweils zum Tragen kommt muss individuell am Wirtschaftsplan eingetragen werden.
Wenn diese Werte am Wirtschaftsplan eingetragen sind, wird automatisch je Einheit eine Wirtschaftsplan Ausnahme je Einheit angelegt.
Die wesentlichen Felder in der Ausnahmenkarte werden automatisch wie folgt befüllt:
Bezeichnung
Erläuterung
Wirtschaftsplancode, Eigentümer/Mieter, Objektnr., Vertragsnr. und Einheitennr., Einheitenhistorie
Wird mit den Werten der jeweiligen Einheit gefüllt.
Filter Abrechnungsart
Hier werden die Abrechnungsarten aus der aktuellen Abrechnungsart für die Auslaufannuität als Filterbegriff eingetragen.
Vorgabe aus der WGG-Deckelung. Über diesen wird definiert, welcher Verteilcode für die Ermittlung der Fläche herangezogen wird.
Verteilfaktor
Über den Verteilungscode ermittelte Fläche.
Betrag pro Verteilfaktor
Betrag pro m² und Monat (aus WGG-Deckelung) x Anzahl Monate des Wirtschaftsplans
Betrag
Betrag pro Verteilfaktor x Verteilfaktor
Text 1, Text 2, Text 3, Text 4
Hier wird die Art der Ausnahme und die Berechnung erläutert.
Ziel Abrechnungsart
Die Zielabrechnungsart ist die Abrechnungsart, auf der der effektive Wert beim Berechnen der Ausnahme eingetragen wird. Daraus ergibt sich die neue Vorschreibung zu dieser Auslaufannuität. Bei einer Deckelung kann der errechnete Wert auch leer sein, wenn z. B. die Summe der abzuziehenden Abrechnungsarten den Deckel überschreitet.
Wiedervermietungsentgelt (WVE)
Das Wiedervermietungsentgelt kann bei Neuvermietungen verlangt werden, dies kann auch höher sein als das Entgelt des vorherigen Mieters. Auch hier sind gesetzliche Höchstgrenzen zu berücksichtigen, welche in der Globalen WGG-Deckelung eingetragen werden müssen. Ob bei einer Einheit ein WVE verlangt wird, muss nach dem Mieterwechsel (spätestens vor dem Anlegen des Wirtschaftsplans) manuell am Einheitenstamm der jeweiligen Einheit eingetragen werden.
Ist dies der Fall, wird beim Anlegen des Wirtschaftsplans zusätzlich eine Wirtschaftsplan Ausnahme mit dem WVE angelegt.
Belege erzeugen
Bei der Vielzahl an Abrechnungsarten (Vorschreibungskomponenten) kann es notwendig werden, das Anschreiben an die Mieter bzw. WEG-Eigentümer mit Zwischensummen zu gliedern. Beträge einzelner Abrechnungsarten können unterdrückt und stattdessen nur eine Gesamtzeile ausgegeben werden.
Im folgenden Beispiel wurde für die Darlehen eine Summe für die Finanzierung (1) eingefügt.
Bei den Finanzierungsbeiträgen (2) wird effektiv nur die Umsatzsteuer auf die Verwohnung berechnet:
Die Abrechnungsarten zu den Darlehen haben alle dieselbe Abrechnungsart Gruppe (A).
In der Abrechnungsart Gruppe wurde Summe hervorgehoben gewählt, damit wird die Summe fett gedruckt und ein Abstand von einer Zeile zur Folgenden eingefügt.
Bei den Finanzierungsbeiträgen (2) wird effektiv nur Umsatzsteuer auf die Verwohnung berechnet, dies wird im Wirtschaftsplan jeweils durch eine Brutto- und eine Nettovorschreibung dargestellt.
Im Anschreiben können diese beiden Zeilen zu einer Zeile zusammengefasst werden, wodurch nur die USt verbleibt.
Voraussetzung: Die beiden Abrechnungsarten9.1.1 FB-BK-BRUTTO und 9.1.2 FB-BK-NET sind über eine gemeinsame Abrechnungsart Gruppe (in diesem Fall 9.1 FB-BK) verbunden:
In der Abrechnungsart Gruppe wurde Einzelpos. unterdrücken gewählt, damit erscheint nur die Summe.
