Heizkosten-Datenaustausch

Einrichtung

Für die ordnungsgemäße Ausführung des Heizkosten-Datenaustausches sind mehrere Einrichtungen vorzunehmen.

RE Einrichtung

Öffnen Sie das Fenster RE Einrichtung und wechseln Sie in das Inforegister Heizkosten.

Für den Heizkosten-Datenaustausch sind folgende Einrichtungen möglich bzw. notwendig:

Mit den Trennzeichen und Mandant ID wird der interne Ordnungsbegriff bei einer langen Schreibweise wie folgend erzeugt.

MV^MAK-0001.01.01

• MV = Mandant ID
• ^ = Trennzeichen (fest vorgegeben)
• M = Eigentümer/Mieter-Kennzeichen
• AK-0001 = Objektnummer
• . = Trennzeichen
• 01 = Einheitennummer
• . = Trennzeichen
• 01 = Historie
• Bei einer kurzen Schreibweise würde sich der interne Ordnungsbegriff wie folgt darstellen:

MV~127

Einheitenstamm Lfd.Nr. 127

Hinweis

Die Trennzeichen dürfen nicht in den Objekt- bzw. Einheitennummern vorkommen.

Beispiel: Bezeichnung der Einheit 0-00021. Eingetragenes Trennzeichen Einheit - Historie „-". Dies führt zu Problemen beim Einlesen der Daten. Auch sollten die Trennzeichen so gewählt sein, dass sie für die Verwendung für Dateinamen möglich sind. Für die Zuordnung, der vom Heizkostenunternehmen im PDF gelieferten Einzelabrechnungen, müssen diese die Abnehmernummer als Dateinamen haben.

Folgende Zeichen sind somit nicht geeignet: \ / * : ? < > “ |

Fragen Sie bei Ihren Abrechnungsunternehmen nach, welche Zeichen diese für die Ordnungsbegriffe akzeptieren!

Einrichten der Schlüsseltabelle

Die für den Heizkosten-Datenaustausch benötigten Werte und Einträge sind fest vorgegeben und sind in der Datenaustausch Schlüsseltabelle hinterlegt. Diese Liste ist aufgeteilt nach:

• Brennstoffarten (z. B. Öl, Gas, Koks)
• Einheiten (z. B. m³, kWh, Miteigentumsanteile)
• Energieträger für Energiemix
• Gerätearten (z. B. KW-, WW-, Wärmemengen-Zähler)
• Kostenarten (z. B. Arbeitspreis, Eichgebühren, Grundpreise)
• steuerliche Leistungsarten (z. B. haushaltsnahe Dienstleistungen)
• Schätzkennzeichen (z. B. Zwischenablesung, Schätzung n. Vorjahr, Aufteilung n. Tagen)
• Warmwasser-Abtrennungsarten (z. B. Gesamt-, Grund-, Verbrauchskosten)
• Abrechnungsunternehmen (z. B. Techem, Brunata, BFW)

Mit der Suchfunktion öffnen Sie die Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht. Hier öffnen Sie über Schlüssel/Brennstoffarten das Fenster Datenaustausch Schlüsseltabelle - Brennstoffarten. Beim erstmaligen Öffnen wird eine Abfrage aufgerufen, ob Sie die Schlüsseltabelle initialisieren wollen. Bestätigen Sie diese mit Ja, werden in allen Schlüsseltabellen die Werte eingetragen. Nicht benötigte Einträge können gelöscht werden. Ein erneutes Einlesen ist jederzeit, allerdings dann nur einzeln in den entsprechenden Listen, möglich.

Objekt Konto

Einige Einrichtungen sind an den Objekt Konten für die Heizkosten zu hinterlegen. Öffnen Sie das Fenster Objekte. Markieren Sie das entsprechende Objekt und öffnen im Menüband über Zugehörig Buchung/Konten die Objekt Konten. Wählen Sie das Objekt Konto, z. B. Heizkosten Brennstoff aus, über das die Heizkosten später auf die einzelnen Einheiten umgelegt werden soll und öffnen die dazugehörige Objekt Konten Karte. Wählen Sie im Inforegister Heizkosten im Feld Schlüssel Kostenart den Code aus, der Ihnen vom Abrechnungsunternehmen mit dem D-Satz mitgeteilt wurde und dessen Werte Sie in der Abrechnung verwenden möchten.

In Österreich bleibt die Schlüssel Kostenart leer.

Hinweis

Wenn für eine Einheit mehrere D-Sätze mit unterschiedlichen Schlüssel Kostenart geliefert werden, dann ist für jedes der gemeldeten Schlüssel ein Objekt Konto einzurichten. Es ist aber nicht erforderlich, dass bei allen Objekt Konten eine Verwendung eingetragen wird. Lediglich das Objekt Konto dessen Schlüssel dann tatsächlich auf die Einheiten umgelegt werden soll, ist dann mit Verwendung Abrechnung oder Alles zu schlüsseln.

Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten

In diesem Feld belegen Sie die Art der Heizkosten vor. Laut Arge Satzbeschreibung stehen Ihnen hier folgende zur Verfügung:

A Warm-/Kaltwasser 
B weitere Betriebskosten 
E Heizung/Warmwasser 
H Heizung 
K Kaltwasser 
W Warmwasser 

Kennzeichen Brennstoffart

Wählen Sie in diesem Feld aus, zu welcher Brennstoffart die Kosten gehören. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

1. Brennstoffart
2. Brennstoffart
3. Brennstoffart
4. Brennstoffart
5. Brennstoffart
6. Brennstoffart
7. Brennstoffart
8. Brennstoffart
9. Brennstoffart
10. Keine Brennstoffart

Hinweis

Die Optionen in den Feldern Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten und Kennzeichen Brennstoffart sind lediglich bei den Objektkonten zu pflegen, deren Buchungen mit den K-Sätzen gemeldet werden sollen. Sie dienen als Suchkriterium und können im Assistent B/K-Sätze erstellen jederzeit geändert werden.

Sie können diese Felder auch an der Objekt Vorlagekonto Karte pflegen:

Nutzerwechselgebühr

Damit, wenn die Nutzerwechselgebühr lt. Vertrag umgelegt werden kann, dies auch automatisch an das Abrechnungsunternehmen gemeldet wird, kann dies am Einheitenstamm und am Einheitenvertrag über das Feld Nutzerwechselgebühr gesteuert werden.

Mit der Suchfunktion öffnen Sie das Fenster Objekte. Markieren Sie das entsprechende Objekt und öffnen über Zugehörig Struktur die Einheitenstämme. Wählen Sie eine Einheit, bei der Sie die Nutzerwechselgebühr aktiveren wollen.

Das Feld Nutzerwechselgebühr ist im Inforegister Einheitenstamm sichtbar, wenn Sie sich Mehr Felder anzeigen lassen. Bei Anlage eines neuen Einheitenvertrages wird das Feld mit der am Einheitenstamm hinterlegten Einstellung übernommen, kann dort aber je Einheitenvertrag geändert werden. Im Einheitenvertrag blenden Sie dazu das Inforegister Abrechnung / Wirtschaftsplan ein.

Bei Erstellung der M-Sätze wird das Feld am Einheitenvertrag abgefragt und sofern es dort aktiviert ist, wird in der Tabelle im Feld Kennzeichen Umlageausfallwagnis das Kennzeichen 1 für Berechnung Umlageausfallwagnis gesetzt.

Nutzerwechselgebühr setzen

Zum einfachen Nachpflegen der Nutzergebühr an den Einheitenstämmen und den dazugehörigen Einheitenverträgen wird Ihnen von RELion der Bericht Nutzerwechselgebühr setzen zur Verfügung gestellt. Mit der Suchfunktion öffnen Sie die Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht.

Dort können Sie den Bericht Nutzerwechselgebühr setzen aufrufen. Aktivieren Sie im Inforegister Optionen das Feld Nutzerwechselgebühr um dieses bei den Einheitenstämmen und den dazugehörigen Einheitenverträgen zu setzen. Über die Filter Einheitenstamm und Einheitenvertrag können Sie die zu berücksichtigen Einheiten einschränken.

Wichtig

Sofern bei den Einheitenstämmen die Nutzerwechselgebühr bereits aktiviert ist, werden die dazugehörigen Einheitenverträge nicht mehr berücksichtigt.

Damit auch diese berücksichtigt werden, können Sie zuerst den Bericht ohne Aktivierung des Feldes Nutzerwechselgebühr über die entsprechenden Einheitenstämme laufen lassen. Danach starten Sie den Bericht erneut und aktivieren Sie die Option Nutzerwechselgebühr.

CO2 Kostenaufteilungsgesetz Einrichtung vor Austausch der L/M-Sätze

Prozentuale Verteilung CO2-Anteil des Vermieters

Im L-Satz besteht die Möglichkeit, dass der Vermieter einen höheren Anteil der Kosten trägt, als er eigentlich müsste. Gesetzlich vorgeschriebener Vermieteranteil bei Nichtwohngebäuden ist min. 50 %, eine abweichende Angabe darf nur erfolgen, wenn der Vermieteranteil höher als der gesetzlich errechnete ausfällt. Um diesen Prozentsatz (ohne Nachkommastellen) im L-Satz übergeben zu können, wurde das Feld Vermieteranteil CO2 an den Stammdaten zum Objekt Gebäude/Hauseingang am Typ Gebäude eingebaut. Diese Eintragung ersetzt, die lt. Gesetzgebung vom Wärmemessdienst erforderlich, den errechneten Anteil.

Weiter sind auch die Einheitenstämme entsprechend dem Gebäude zuzuweisen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Liegenschaft mit mehreren Gebäuden, nur der Wert vom ersten Gebäude übernommen wird. Es kann nur ein Wert im L-Satz übergeben werden.

Nichtwohngebäude

Im L-Satz wird übergeben, ob es sich um ein Wohngebäude oder ein Nichtwohngebäude handelt. Dieses Feld wird in RELion automatisch über die Nutzungsart Klasse berechnet und befüllt. Wenn mehr als 50 % der Fläche gewerblich sind, gilt es als Nichtwohngebäude. Der Anteil wird bei Nutzungsartenklassen, die kein Wohnraum sind anhand des Verteilungscodes Gesamtfläche ermittelt. Wenn dieser nicht vorhanden ist, dann wird der Verteilungscode Heizfläche herangezogen.

Stammdaten am Einheitenstamm

Nach § 2 Absatz (3) CO2KostAufG ist im L-Satz mitzuteilen, ob der Wärmeanschluss des Objektes am oder nach dem 01.01.2023 erfolgt ist:

Nach § 9 CO2KostAufG wird im Falle von Liegenschaften, bei denen öffentlich-rechtliche Vorgaben einer wesentlichen energetischen Verbesserung des Gebäudes oder der Wärme- und Warmwasserversorgung entgegenstehen, der Vermieteranteil gekürzt:

Wenn das Gesetz auf Gebäude in Ihrem Bestand Anwendung findet, können Sie diese Angaben in RELion an der Einheitenstamm Karte pflegen (ggf. über mehr Felder anzeigen lassen).

Um Ihnen die Eingabe zu erleichtern, haben wir einen Bericht für Sie erstellt. Aus der Übersicht Datenträgeraustausch können Sie den Bericht CO2KostAufG setzen starten.

Fallbeispiel

In einem Objekt mit 13 Einheiten werden die Zähler der Heizkörper von einem externen Abrechnungsunternehmen abgelesen und abgerechnet.

Schematischer Ablauf

Der Arbeitsablauf ist in mehrere Schritte aufgeteilt, die nachfolgend beschrieben werden.

Anlegen Datenaustausch Abrechnungsunternehmen

Die erforderlichen Schritte und Eingaben für den Heizkostendatenaustausch werden im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen durchgeführt. Über dieses Fenster wird auch die weitere Bearbeitung von allen ein- und ausgehenden „Sätzen“ gesteuert.

Mit der Suchfunktion gelangen Sie zu der Liste Datenaustausch Abrechnungsunternehmen. Legen Sie über +Neu eine leere Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen an.

Im Inforegister Allgemein sind nachfolgende Eingaben vorzunehmen:

Einheiten zuordnen

Vor der Erstellung der verschiedenen „Sätze“ sind erst die benötigten Einheiten auszuwählen. Dazu stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die alle im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über die Funktion Einheiten zuordnen aufgerufen werden.

Bei der Zuordnung über Einheitenstamm und Abrechnungskreis Beteiligung werden bei diesem Vorgang die internen Ordnungsbegriffe (Ordnungsbegriff Auftraggeber), wie in der RE Einrichtung vorgegeben, von RELion erzeugt und eingetragen.

Einheitenstamm

Mit diesem Aufruf wird das Fenster Einheitenstamm geöffnet und alle Einheiten zur Anzeige gebracht, die den ausgewählten Filterkriterien entsprechen. Markieren Sie die gewünschten Einheiten und übernehmen diese mit OK.

Abrechnungskreis Beteiligung

Auch über diesen Aufruf können Sie die Einheiten auswählen. Es öffnet sich das Fenster Abrechnungskreis Beteiligung, in dem die Einheiten entsprechend der Zuordnung nach Abrechnungskreisen und den entsprechenden Filterkriterien aufgelistet sind. Um diese zu übernehmen markieren Sie die gewünschten Einheiten und schließen das Fenster mit OK.

A-Sätze

Durch das Zuordnen der Einheiten werden die Datensätze im Inforegister A-Sätze gefüllt.

Hinweis

Wenn Sie die Sätze (A-, L-, M-, B-, K- und/oder D-Sätze) bearbeiten möchten, dann aktivieren Sie im Menüband die Funktion Datensatz ändern.

Die meisten Informationen im A-Satz werden jeweils zur Laufzeit angezeigt, und somit bei jedem aktualisieren der Seite neu geholt. Bei den folgenden Feldern werden die Informationen je nach Objektart unterschiedlich geholt:

• Name Eigentümer Hier wird bei Mietobjekten der Name des Objekteigentümers angezeigt. Bei Eigentümerobjekten wird der Name des Vertragspartners der Einheit angezeigt.
• Name Mieter Hier wird bei Mietobjekten der Name des Vertragspartners der Einheit angezeigt. Bei Eigentümerobjekten wird, sofern der Vertragspartner nicht aktiver Bewohner/Nutzer ist, der Kontakt angezeigt, der bei dieser Einheit als aktiver Bewohner/Nutzer eingetragen ist.

Nachdem nun die Vorarbeiten abgeschlossen sind, werden die Informationen an den Heizkostendienst übermittelt. Dazu wählen Sie die Funktion Nutzerliste.  

Nutzerliste

Wenn die Heizkostenabrechnung für ein Objekt neu von einem Abrechnungsunternehmen durchgeführt werden soll, dann benötigen die Abrechnungsunternehmen folgende Informationen, um die Verbindung zwischen den Einheiten in ihrer Software und RELion herzustellen:

• Ordnungsbegriff Auftraggeber
• Einheitennummer in RELion
• Etage und Lage der Wohnung
• Name des Eigentümers
• Name des Mieter
• Straße/Hausnummer (bei Mehrhaus-Objekten oder mehreren Eingängen wichtig)
• Flächengrößen (Wohnflächen / Heizflächen / WW-Fläche)

Die benötigten Informationen können über die Nutzerliste an das Abrechnungsunternehmen übermittelt werden. Möchten Sie die Information als Excel-Datei weitergeben aktivieren Sie im Inforegister Optionen Feld Excel erzeugen. Ohne diese Option erfolgt die Ausgabe als Bericht über Drucken bzw. Vorschau.

Hinweis

Speichern Sie die jeweilige Datei bei Bedarf unter einem beliebigen Namen ab.

A-Satz Import

Wenn Sie nun die Datei von Ihrem Heizkostenunternehmen mit deren externen Ordnungsbegriff -Nummern erhalten, öffnen Sie über A-Satz Import den Bericht Datenaustausch A-Satz Import.

Anschließend wählen Sie im Inforegister Optionen im Feld Dateiname das Verzeichnis, in dem Sie die Datei abgespeichert haben, aus. Im Filter Datenaustausch A-Satz ist die Kundennr. und der Schlüssel Abrechnungsunternehmen bereits eingetragen. Mit OK wird der Import gestartet. Dadurch wird das Feld Ordnungsbegriff Abrechnungsunternehmen gefüllt.

L/M Sätze erstellen

Nachdem nun die eindeutige Verbindung zwischen Ordnungsbegriff „extern“ und „intern“ einmalig hergestellt ist, können nun jährlich Daten zur Abgabe beim Abrechnungsunternehmen erstellt werden. Dies geschieht zum einen über die L- und M-Sätze. Die sogenannten L-Sätze sind die Liegenschaftssätze mit den erforderlichen Informationen zur Liegenschaft. Pro Liegenschaft wird jeweils pro Abrechnungsjahr ein L-Satz ausgegeben. In einer Datei können mehrere Liegenschaften (L-Sätze) enthalten sein. Für jeden abrechnungsrelevanten Nutzer einer Liegenschaft wird ein M-Satz erstellt. Die Satzarten L/M werden in einer Datei ausgegeben.

Hinweis

Als Liegenschaft wird die Gesamtheit der Heizkörper und Warmwasserversorgungseinrichtungen eines oder mehrerer Gebäude, die von einer Brennstelle (zentral oder dezentral) versorgt werden, bezeichnet.

Über die Funktion L/M-Sätze erstellen können Sie in der Übersicht oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen den Bericht Datenaustausch L/M-Sätze erstellen öffnen. Im Inforegister Optionen ist der Bereich Abrechnungsunternehmen bereits vorgeblendet.

Wählen Sie im Feld Abrechnungscode den benötigten Code aus, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt. Dadurch wird definiert, welche Einheiten in den M-Sätzen berücksichtigt werden sollen und es wird der abzurechnende Zeitraum bestimmt.

Hinweis

Sie können den Abrechnungszeitraum auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die AssistButtons eintragen. Dann können Sie aber keine Vorauszahlungen an das Abrechnungsunternehmen melden.

Sofern Sie in der RE Einrichtung die Abrechnungsarten für Vorauszahlungen hinterlegt haben, werden Ihnen diese hier im Bereich Vorauszahlung vorgeblendet. Diese können Sie bei Bedarf in den Feldern Abrechnungsart Heizung, Abrechnungsart Warmwasser und Abrechnungsart Kaltwasser ändern bzw. auswählen. Aus diesen werden dann die dazugehörigen Vorauszahlungen gezogen. Falls über dem Abrechnungscode der Abrechnungszeitraum eingetragen wurde, können Sie das Feld Leistungszeitraum berücksicht. aktivieren.

Beim Holen der Vorauszahlungen zu den in den Feldern Abrechnungsart Heizung, Abrechnungsart Warmwasser und Abrechnungsart Kaltwasser eingetragenen Abrechnungsarten werden dann auch Buchungen berücksichtigt, die außerhalb des Abrechnungszeitraums mit Leistungszeitraum im Abrechnungszeitraum gebucht wurden. Dadurch können auch Ausbuchungen offener Vorauszahlungen, die nicht im Abrechnungszeitraum gebucht wurden, berücksichtigt werden. Aktivieren Sie die Option Umlageausfallwagnis berücksicht., wenn das Abrechnungsunternehmen bereits bei den entsprechenden Einheiten das Umlageausfallwagnis auf die Kosten umlegen soll.

Hinweis Beachten Sie, dass das Umlageausfallwagnis in der Betriebskostenabrechnung ebenfalls erhoben wird. Sofern Sie die D-Sätze in die Abrechnung einlesen, sollten Sie das Umlageausfallwagnis nicht melden.

Im Inforegister Datenaustausch A-Satz kann auf Eigentümer-/Mieterkennzeichen, Objekt- und Einheitennummer gefiltert werden. Starten Sie den Vorgang mit Drucken oder Vorschau. Durch das Erstellen der L- und M-Sätze werden Datensätze in den Inforegistern L-Sätze und M-Sätze angelegt.

L/M Sätze exportieren

Nachdem die L- und M-Sätze angelegt wurden, erstellen Sie nun eine Datei zur Übergabe an das Abrechnungsunternehmen. Dazu wählen Sie die Funktion L/M-Sätze exportieren über die Übersicht oder direkt aus der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen und öffnen den Bericht Datenaustausch L/M-Sätze exportieren.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Dateiname der Dateipfad über die Einrichtung in der RE-Einrichtung vorgeblendet. Die Filterkriterien im Inforegister Datenaustausch L-Satz sind bereits über die Eingaben in der Aufgabenseite gefüllt. Bei Bedarf ändern Sie im Feld Abrechnungsbeginn das Datum. Starten Sie den Vorgang mit Drucken oder Vorschau. Nach Beendigung des Vorgang liegt die entsprechende Datei im angegebenen Verzeichnis zur Übermittlung an das Abrechnungsunternehmen bereit.

B/K-Sätze erstellen

Mit den B-Sätzen (Brennstoffe) wird gemeldet, mit welcher Art und Weise die Liegenschaft geheizt wird (z. B. Heizöl in l, Erdgas etc.). Mit den K-Sätzen werden die verschiedenen Kosten der Liegenschaft zu den Brennstoffen im Abrechnungszeitraum gemeldet.

In der Länderversion Deutschland können Sie, nachdem für den Abrechnungszeitraum die L/M-Sätze erstellt wurden, über die Funktion B/K-Sätze erstellen den Assistenten Datenaustausch B/K-Sätze erstellen öffnen. Auf der Startseite wird kurz beschrieben, wofür der Assistent gedacht ist. Mit Weiter gelangen Sie auf die nächste Seite.

Im Bereich Abrechnungsunternehmen sind bereits die Informationen von dem Datensatz, von dem Sie den Assistenten gestartet haben, eingetragen.

Wählen Sie im Feld Abrechnungscode den benötigten Code aus, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt.

Hinweis Sie können den Abrechnungszeitraum auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die AssistButtons eintragen.

Im Bereich Liegenschaft öffnen Sie im Feld Objektnr. über den AssitButton die auf den Abrechnungsbeginn gefilterte Datenaustausch L-Satz Übersicht. Bei Bedarf können Sie vorher über das Feld Eigentümer/Mieter die zu bearbeitende Liegenschaft einschränken.

Hier können Sie dann die gewünschte Liegenschaft auswählen und mit OK bestätigen. Dadurch werden die Objektnr., Adresse und Liegeschaftsnr. eingetragen. Aktivieren Sie das Feld Bestände erfassen, wenn in der Liegenschaft Brennstoffe mit Anfang- und Endständen verwendet werden. Mit Weiter gelangen Sie auf die Seite Brennstoffe erfassen.

Auf der Seite Brennstoffe erfassen können Sie eintragen mit welchen Brennstoffen in der Liegenschaft geheizt wird. Im Feld Schlüssel Brennstoffe wählen Sie den entsprechenden Schlüssel (z. B. 111 für Leichtes Heizöl in Liter). Definieren Sie im Feld Kennzeichen Brennstoffart um welche Brennstoffart es sich handelt. Zur Auswahl stehen Ihnen die Brennstoffarten 1-9, sowie keine Brennstoffart. In den meisten Fällen werden Sie nur die 1. Brennstoffart benötigen. Lediglich wenn in der Liegenschaft (z. B. zur Pelletsheizung auch eine Gasheizung vorhanden ist), wird noch eine 2. Brennstoffart benötigt.

Wichtig Falls Sie die HKD Version 03.05 verwenden, wählen Sie nur die 1. und 2. Brennstoffart aus!

Tragen Sie im Feld Heizwert in kWh pro Brennstoffeinheit den entsprechenden Wert ein. Die an der Heizung eingestellte Temperatur für das Warmwasser tragen Sie im Feld WW-Temperatur (mittlere) ein. Im Feld B-Satz vorhanden können Sie erkennen ob im ausgewählten Abrechnungszeitraum schon B-Sätze für diese Liegenschaft erstellt worden sind. Sofern für diese Brennstoffart bereits ein B-Satz erstellt wurde ist ein Fertigstellen des Assistenten dann nicht möglich!

Sollten Sie für eine andere Brennstoffart die Werte erfassen wollen, dann löschen Sie den Datensatz des bereits erstellten B-Satzes aus dem Assistenten heraus.

Hinweis Bestehen für die Liegenschaft schon B-Sätze für frühere Zeiträume, wird hier bereits pro Schlüssel Brennstoffe ein Datensatz angelegt, den Sie bei Bedarf vervollständigen, ändern oder löschen können.

Aufgrund dem CO2KostAufG sind mit den B/K-Sätzen verschiedene Informationen an den Wärmemessdienstleister weiterzugeben. Die neuen Felder können Sie im Assistenten Datenträgeraustausch B/K-Sätze erstellen eintragen. Die Angaben dazu entnehmen Sie bitte den Versorger-Rechnungen.

Wichtig B-Satz: Der Pimärenergiefaktor ist ein Muss-Feld bei Fernwärme (Schlüssel Brennstoff 144-148).

Mit Weiter gelangen Sie auf die nächste Seite. Sofern Sie Bestände erfassen aktiviert haben, gelangen Sie nun auf die Seite Bestände erfassen. Für jeden Datensatz auf der Seite Brennstoffe erfassen wird hier bereits eine Zeile angelegt.

Geben Sie die entsprechenden Angaben in folgenden Feldern an:

Hinweis

Sofern für die Liegenschaft schon B-Sätze mit Restbeständen bestehen, werden hier in den Zeilen bereits diese Restbestände als neue Anfangsbestände eingetragen.

Mit Weiter gelangen Sie auf die Seite Kosten.

Auf der Seite Kosten können Sie die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten pro Brennstoffart auswählen. Wählen Sie im Feld Objekt Konto Filter die Konten aus bzw. tragen Sie diese hier ein, auf denen Sie die zu meldenden Kosten (Lieferung Heizmaterial, Kaminkehrer, Heizungswartung etc.) gebucht haben.

Hinweis

Über den Drilldown des Feldes Objekt Konto Filter werden Ihnen alle Konten des Objekts gefiltert auf die Einrichtung in den Feldern Kennzeichen für einheitlich entstanden Kosten und Kennzeichen Brennstoffart angezeigt. Bei Bedarf können Sie den Filter erweitern.

In der Spalte B-Sätze sehen Sie die Anzahl der Sätze, die Sie für jede Brennstoffart erfasst haben. Mit einem Mausklick auf die Zahl in der Spalte K-Sätze der jeweiligen Brennstoffart gelangen Sie in die Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen.

Sofern Sie die Kosten nicht gebucht haben, können Sie hier Daten manuell erfassen. Wählen Sie dazu einen Schlüssel Kostenart für die Art der Kosten (z. B. 230 für Lieferung/Rechnung) aus. Geben Sie im Feld Kennzeichen für einheitlich entstandene Kosten an, wofür die Kosten verwendet werden. Zur Auswahl stehen:

A Warm-/Kaltwasser 
B weitere Betriebskosten 
E Heizung/Warmwasser 
H Heizung 
K Kaltwasser 
W Warmwasser 

Hinweis Beachten Sie bitte, dass der Kaminkehrer in den meisten Fällen unter E Heizung/Warmwasser zählt.

Tragen Sie das Rechnungsdatum ein und bei Bedarf fügen Sie im Feld Menge, z. B. die Menge des gelieferten Heizöls, ein. In den Feldern Bruttobetrag und Nettobetrag geben Sie die entsprechenden Beträge ein. Wenn Sie die Kosten in RELion gebucht haben, können Sie im Menüband der Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen über Hole Kosten in der Liste Datenaustausch K-Sätze – Sachposten die benötigten Buchungen auswählen.

Hinweis

Sofern der Posten bereits in einer Brennstoffart verwendet wurde, können Sie dies im Feld Verwendung für erkennen. Über Verfügbare Kosten im Menüband können Sie alle bereits verwendete Kosten ausblenden. Die Summen geben immer die Beträge aller angezeigten Posten an. Wenn Sie Kosten gebucht haben, die Ihnen nicht angezeigt werden, dann können Sie den Filter erweitern. Das kann z. B. dann notwendig werden, wenn Kosten mit unterschiedlichen Leistungszeiträumen gebucht werden.

Schließen Sie das Fenster mit OK.

Nun öffnet sich eine Abfrage in der Sie entscheiden können ob die ausgewählten Datensätze eins zu eins übernommen werden oder in einer neuen Zeile bzw.in der aktuell markierten Zeile zusammengefasst werden sollen. Dadurch können Sie, z. B. alle Erdgas-Abschlagszahlungen und die dazugehörige Schlussrechnung in einem K-Satz zusammengefasst an das Abrechnungsunternehmen melden. Mit OK werden diese dann in die K-Sätze übernommen, wo Sie sie dann noch ergänzen können.

Wurden in den Objektkonten die Felder Schlüssel Kostenart und Kennzeichen für einheitliche entstandene Kosten eingerichtet, werden diese Vorbelegungen hier eingetragen und können bei Bedarf geändert werden. Im Feld Menge können Sie bei den entsprechenden Datensätzen Wert eintragen.

Hinweis

Sollten Sie mehrere Posten in einen K-Satz zusammenfassen, können Sie in der Liste Datenaustausch K-Sätze erfassen im Feld Zusammenzählung erkennen, wie viele Posten darin enthalten sind. Bei Bedarf können Sie sich über einen Klick auf die Zahl die enthaltenen Posten anzeigen lassen. Sie können hier auch die Posten bearbeiten, löschen etc. Mit Schließen wird die Seite geschlossen. Um evtl. Betragsänderungen, die durch Löschen von Posten oder ändern von Posten entstanden sind, auch zu übernehmen klicken Sie im Menüband auf Beträge aktualisieren.

Sie können den Vorgang beliebig oft wiederholen. So können Sie, z. B. im Feld Objekt Konto Filter alle Konten auf einmal angeben, auf denen Sie die Kosten gebucht haben oder Sie arbeiten Konto für Konto ab. Mit Weiter gelangen Sie zur Zusammenfassung.

Hier werden die zu erstellenden B-Sätze mit den dazugehörigen K-Sätzen aufgeführt. Mit Fertigstellen werden die Informationen in die B-Sätze und K-Sätze eingetragen.

Hinweis

Die Bearbeitung des Assistenten können Sie jederzeit unterbrechen und auch schließen. Wenn Sie die Meldung mit Nein schließen, werden alle bisherigen Eingaben aus dem Assistenten gelöscht, sodass Sie bei einem erneuten Starten des Assistenten wieder von ganz vorn anfangen können. Sofern Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Bearbeitung fortsetzen möchten, bestätigen Sie die dabei erscheinende Abfrage mit Ja. Wenn Sie den Assistenten erneut aufrufen, werden Sie mit folgender Meldung darauf hingewiesen, dass die Bearbeitung unterbrochen wurde:

Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, um die Bearbeitung fortzusetzen. Sollte die Bearbeitung des Assistenten von einem anderen Mitarbeiter angefangen worden sein, werden Sie beim Starten des Assistenten darauf hingewiesen. Sie können nun entscheiden, ob Sie die Bearbeitung übernehmen wollen.

B/K-Sätze exportieren

Nachdem die B/K-Sätze für einen Abrechnungszeitraum erstellt worden sind, können Sie im Menüband der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen über B/K-Sätze exportieren für diese eine Datei erzeugen.

Im Inforegister Optionen sind im Bereich Abrechnungsunternehmen bereits die Informationen von dem Datensatz, von dem Sie den Bericht gestartet haben, eingetragen. Bei Bedarf können Sie diesen manuell im Feld Schlüssel ändern. Wählen Sie im Feld Abrechnungscode den benötigten Code aus, dadurch werden die Felder Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende mit den im Abrechnungscode hinterlegten Daten gefüllt.

Hinweis

Sie können den Abrechnungszeitraum auch manuell in den Feldern Abrechnungsbeginn und Abrechnungsende oder über die AssistButtons eintragen.

Bei Bedarf können Sie nun im Feld Liegenschaftsnr. einen B-Satz auswählen, für den die Datei erstellt werden soll.

Hinweis

Wenn Sie keinen B-Satz auswählen, dann werden alle Liegenschaften in eine Datei eingetragen.

Im Feld Dateiname wird Ihnen angezeigt, in welchem Ordner die Datei angelegt wird. Außerdem wird der Dateiname angegeben. Über den AssistButton können Sie den Pfad ändern.

Wichtig

Der Dateiname wird von der ARGE vorgeschrieben. DTK306_JJJJMMTThhmmss.DAT (z. B. DTK306_20210310134136.DAT)

• DTK = Bezeichnung für B/K-Satz
• 306 = HKD-Version
• JJJJ = vierstellig das Jahr (z. B. 2021)
• MM = zweistellig der Monat (z. B. 03)
• TT = zweistellig der Tag (z. B. 10)
• hh = zweistellig die Stunde (z. B. 13)
• mm = zweistellig die Minuten (z. B. 40)
• ss = zweistellig die Sekunden (z. B. 36)

Starten Sie den Vorgang mit Drucken oder Vorschau. Die dabei erzeugte Datei können Sie dann an Ihr Abrechnungsunternehmen übermitteln.

D-Sätze bzw. S-Sätze importieren

Sobald Sie vom Abrechnungsunternehmen die Datei mit den D-Sätzen bzw. S-Sätzen mit den verteilten Kosten erhalten haben, können Sie im Menüband der Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen diese über D-Sätze importieren in die Liste Global-Einlesungen-Heizkosten einspielen.

Wichtig

Wenn Sie vom Abrechnungsunternehmen zur gleichen Abrechnung neue D-Sätze bzw. S-Sätze erhalten, löschen Sie diese zuerst aus der Liste Global-Einlesungen-Heizkosten, bevor Sie die neuen Sätze einlesen.

Beim Start der Funktion wird das Fenster D-Sätze importieren geöffnet.

Im Inforegister Optionen wählen Sie im Feld Dateiname die entsprechende Datei des Abrechnungsunternehmens aus. Bei Bedarf können Sie im Feld Zeichenkonvertierung den Zeichensatz wechseln um eventuelle Falschdarstellungen (z. B. anstelle eines „Ü“ die Hochzahl „³“) zu beheben. Mögliche Einstellungen sind Ansi-Ascii; Ascii-Ansi und Leer = keine Konvertierung.

Bei Bedarf ändern Sie im Feld Dateiname für Logbuch das Verzeichnis, in welchem die Datei gespeichert werden soll und tragen Sie einen beliebigen Dateinamen der Logbuchdatei ein. Über die Auswahlliste im Feld Logbucheintrag können Sie bestimmen, ob nur Fehler oder Zeilen und Fehler ins Logbuch eingetragen werden. Mit OK wird nun das Einlesen gestartet. Nach erfolgtem Import bestätigen Sie mit Ja das nachfolgende Fenster, damit die Daten gespeichert werden. Den Vorgang können Sie mit Nein abbrechen. Durch das Einlesen der Heizkostenzeilen werden im Inforegister D-Sätze (S-Sätze) die Datensätze angelegt.

P-Satz

Der P-Satz ist ein Informationssatz zum Wärmepreisbremsengesetz (EWSPG) und Strompreisbremsegesetz (StromPBG) und gilt nur für die Periode 2023/2024.

Er weist den Anteil des Nutzes an der jeweiligen Preisbremse aus. In den Preisbremsengesetzen wird eine Verpflichtung zur Weitergabe dieser Informationen an Prüfbehörden erwähnt. Es wird jedoch nicht näher spezifiziert, wer diese Prüfbehörden sind und wie eine solche Anfrage in Zukunft gestellt wird. Daher gibt es jetzt neben der Möglichkeit den P-Satz zu importieren auch eine Export Funktion.

Die Ausgabe erfolgt über einen Bericht.

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Einlesen Heizkosten Zeilen

Sie haben nicht nur im Fenster Datenaustausch Abrechnungsunternehmen die Möglichkeit die D-Sätze bzw. S-Sätze einzulesen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit auch im Fenster Global-Einlesungen Heizkosten.

Mit der Suchfunktion öffnen Sie die Liste Datenaustausch. In Übersicht Datenaustausch oder in der Karte Datenaustausch Abrechnungsunternehmen, die Sie über die Suchfunktion öffnen gelangen Sie im Menüband über Zugehörig in das Fenster Global-Einlesungen Heizkosten.

Gefiltert auf den Schlüssel des Abrechnungsunternehmens und der Kundennummer werden in dieser Übersicht alle eingelesenen D-Sätze bzw. S-Sätze angezeigt.

Starten Sie hier über Aktionen D-Sätze importieren den dazugehörigen Bericht. Sie können die D-Sätze bzw. S-Sätze ebenfalls in der Global-Einlesungen Heizkosten Karte einspielen. Diese öffnen Sie in der Global-Einlesungen Heizkosten mit einem Klick auf einen Datensatz.

Hier starten Sie den Bericht Einlesen Heizkosten Zeilen ebenfalls im Menü Aktionen D-Sätze importieren.

Einzelabrechnungen als PDF-Dateien einlesen

Wenn von den Abrechnungsunternehmen mit den „D-Sätzen“ bzw. „S-Sätzen“ auch die Einzelabrechnungen als PDF-Dateien mitgeliefert werden, diese werden in RELion Belege genannt, können Sie diese in RELion hinterlegen. Dazu können Sie in der Infobox in der Page Global-Einlesungen Heizkosten per Drag&Drop PDF-Dateien importieren.

Nachdem Sie die Dateien in das Feld gezogen haben erscheint die Abfrage Bearbeiten – D-Satz Import. Wenn Sie mit OK bestätigen erscheint folgendes Fenster:

Hinweis

Beim Einlesen der PDF-Dateien können nur Dateien erkannt werden, deren Dateiname folgendermaßen aufgebaut sind.

• Ordnungsbegriff Auftraggeber.pdf (z. B. MV^MAK-0001.07.000.pdf)
• Ordnungsbegriff AuftraggeberJahrdesWohnzeitraumende.pdf (z. B. MV^MAK-0001.07.0002012.pdf)
• Ordnungsbegriff_Wohnzeitraumende (Format JJJJMMTT)

Import von E898

In der Datenaustausch Abrechnungsunternehmen Übersicht öffnen Sie über die Suche die Einlesungen Heizkosten Übersicht und Sie gelangen zu der Tabelle Global-Einlesungen Heizkosten.

Über die Funktion E898 Import starten Sie den Bericht zum Import. Der E898-Satz wird im Format .DAT und .txt unterstützt und muss sich mit den Belegen in einem Zip-Ordner befinden. Markieren Sie die Dateien und den Satz und erstellen eine Zip-Ordner. Achten Sie darauf, keine Ordner zu einem Archiv hinzuzufügen.

Dann durchsuchen Sie den Ablageort.

Anschließend wird Ihnen das Ergebnis dargestellt:

Wichtig

Laut ARGE-Satzbeschreibung können nicht nur PDF- oder JPG-Dateien überliefert werden, sondern auch Dateien im TIF-Format. Diese können in RELion über das Modul HK-Datenaustausch zwar eingelesen werden, jedoch in der Abrechnung nicht verarbeitet werden. Sollten Sie also die Belege aus dem Heizkostenaustausch in der Abrechnung als Anhänge verwenden, sollten Sie diese vor dem Import in PDF umwandeln.

Belege entfernen

Sowohl von der Tabelle Global-Einlesungen Heizkosten als auch von der Global-Einlesungen Heizkosten Karte können Sie die Belege entfernen, indem Sie im Menü unter Aktionen über Belege / Entfernen den Bericht Belege Abrechnung starten.

Im Inforegister Optionen ist im Feld Aktion die Art Belege entfernen vorbelegt. Je nachdem, von welchem Datensatz Sie diesen Bericht starten, wird im Filter Einlesungen Heizkosten Zeilen im Feld Laufnr. bereits die entsprechende Nummer eingetragen. Bei Bedarf können noch genaue Filterkriterien verwendet werden. Starten Sie den Vorgang mit Drucken oder Vorschau.

Verarbeitung in Betriebskostenabrechnung

Die eingelesenen Heizkosten (D-Sätze bzw. S-Sätze) sowie die Belege können in der Betriebskostenabrechnung verarbeitet werden. Die Werte werden dann über die Funktion Abrechnung Detailwerte holen in der Form Abrechnung Zeilen eingelesen. Die Belege werden ebenfalls in die Belegerstellung der Abrechnung übernommen.