EVB-Einhebung und -Abrechnung
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Einführung
Das Modul EVB-Einhebung und -Abrechnung erweitert die RELion-Basisfunktionen für den österreichischen Markt der Wohnungsbauvereinigungen im Rahmen des Gemeinnützigkeitsgesetzes (WGG).
Der Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB) ist ein Bestandteil der Mietkalkulation. Die Berechnung erfolgt über den Wirtschaftsplan, die Einhebung über die regelmäßige Mietvorschreibung.
Damit der Wirtschaftsplan die EVB-Bestandteile korrekt berechnen kann, müssen folgende Stammdaten gepflegt werden:
- EVB-Stammdaten
- Objekt-Stammdaten
Die Anwendung des Wirtschaftsplans selbst ist in einer separaten Dokumentation beschrieben.
Das Modul umfasst folgende zentrale Funktionen:
- EVB Einhebung
Berechnung und Vorschreibung des EVB gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Berücksichtigung von Baualtersklassen und Indexierung.
- EVB Abrechnung
Nachweis über Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit dem EVB. Führung von Bestandskonten je Objekt und Abrechnungsart.
- EVB Verzinsung
Tagesgenaue Verzinsung der EVB-Bestände. Differenzierte Zinsberechnung für Rücklagen und Vorlagen.
- EVB Rückzahlbarkeit
Prüfung der zweckgebundenen Verwendung der EVB-Einnahmen. Ermittlung rückzahlbarer Beträge nach Ablauf von 20 Jahren.
EVB Einhebung
Der Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB) dient der Bildung von Rücklagen für Mietobjekte gemäß dem Gemeinnützigkeitsgesetz (WGG). Diese Rücklagen ermöglichen die Finanzierung größerer Instandhaltungsmaßnahmen, wie z. B. Sanierungen.
- Die Einhebung erfolgt pro m² und Monat.
- Sie ist abhängig vom Alter des Objekts.
- Eine Indexierung erfolgt alle zwei Jahre im April.
- Der Betrag ist gesetzlich geregelt und begrenzt.
- Der EVB ist auch Grundlage für die 2%ige Rücklage.
Hinweis
Bei Wohnungseigentum (WEG) erfüllen Beiträge zur Instandhaltungsrücklage denselben Zweck. Die Höhe wird dort als „angemessen“ definiert und in der Hausversammlung festgelegt.
Einrichtung
Die Einrichtung erfolgt über die Seite EVB Einrichtung, aufrufbar über die Suchfunktion oder den Role Explorer.
Inhalte der Einrichtung:
- Vorgabewerte für die Verteilung der EVB-Sätze
- Buchblattname
- Buchblattvorlagenname für die spätere Buchung
Diese Werte werden bei der objektbezogenen Erfassung vorbelegt und können individuell angepasst werden.
Globale EVB Sätze
Die Tabelle Globale EVB Sätze enthält:
- Vorgabewerte je Baualtersklasse
- Startdatum der Gültigkeit
Die Tabelle ist mandantenübergreifend gültig. Änderungen erfolgen durch das Anlegen neuer Zeilen mit entsprechendem Startdatum.
Objektbezogene Erfassung der EVB-Zeilen
Die Erfassung erfolgt direkt am Objekt über die Seite EVB Werte.
Zunächst erfolgt die Auswahl der Abrechnungsart, die als Grundlage für die weiteren Schritte dient. Anschließend wird das Startdatum eingegeben, auf dessen Basis eine automatische Berechnung der restlichen Werte erfolgt. Optional besteht die Möglichkeit, den Abrechnungskreis individuell anzupassen, falls von der Voreinstellung abgewichen werden soll.
Darüber hinaus gibt es Anpassungsmöglichkeiten, um spezifische Anforderungen zu berücksichtigen. So kann beispielsweise ein abweichender EVB-Satz direkt eingegeben werden, um von der Standardvorgabe abzuweichen. Alternativ oder ergänzend kann eine prozentuale Anpassung in Form eines Abschlags oder Zuschlags vorgenommen werden, um den berechneten Wert entsprechend zu modifizieren.
Hinweis
Die Felder EVB Satz Vorgabe und Abschlag/Zuschlag % sind miteinander verknüpft. Änderungen in einem Feld beeinflussen das andere.
Zusätzlich stehen folgende Felder zur Verfügung:
- Bemerkung: Dieses Feld dient ausschließlich der internen Information und hat keine Auswirkungen auf die Berechnung.
- EVB-Vorgabe mtl./p.a.: Hier erfolgt eine Hochrechnung zur Information, die als Orientierung dient.
Wichtig
Bei der Verwendung mehrerer Abrechnungskreise oder Abrechnungsarten erfolgt keine automatische Prüfung auf zulässige Gesamtsummen. Die Verantwortung für die korrekte Eingabe und Prüfung liegt beim Anwender.
Bericht EVB Sätze für Objekte einstellen
Ein Assistent unterstützt die Pflege der EVB-Sätze über mehrere Objekte hinweg. Dieser bietet folgende Funktionen:
- Verteilung neuer Vorgabesätze auf die ausgewählten Objekte,
- Prüfung auf geändertes Baualter, um mögliche Anpassungen zu identifizieren,
- Anpassung der Sätze gemäß neuer Baualtersklasse, wodurch eine konsistente und aktuelle Bewertung sichergestellt wird.
Eingabefelder:
| Startdatum | Zeitpunkt der neuen Gültigkeit |
| EVB Zeilen speichern | Aktiviert die Speicherung in der Datenbank |
| Bestehende Zeilen überschreiben | Überschreibt vorhandene Daten |
Entscheidungsmatrix zur Verarbeitung von EVB-Zeilen
| EVB Zeilen speichern | Bestehende Zeilen überschreiben | Ausführung |
|---|---|---|
| Nein | Nein | Keine Speicherung in der Datenbank, nur Vorschau der neuen Zeilen. |
| Nein | Ja | Keine Speicherung, Vorschau der neuen und zu aktualisierenden Zeilen. |
| Ja | Nein | Neue Zeilen werden gespeichert, Vorschau zeigt eingefügte Zeilen. |
| Ja | Ja | Neue und bestehende Zeilen werden gespeichert und aktualisiert, Vorschau zeigt alle Änderungen. |
Zur gezielten Verarbeitung kann ein Filter gesetzt werden, der die Auswahl auf bestimmte Objekte beschränkt. Wird kein Filter verwendet, werden alle Objekte in die Verarbeitung einbezogen.
Die Berichtsausgabe liefert eine umfassende Übersicht und enthält: die bereits gültigen EVB Werte je Objekt, die durch die Neuverarbeitung entstehenden Änderungen, eine Gegenüberstellung von alten und neuen Daten sowie eine Berechnung der Veränderungsrate, um die Auswirkungen der Anpassungen transparent darzustellen.
Wichtig
Der Bericht legt keine neuen Zeilen an, wenn sich zum Stichtag keine Änderungen ergeben. So kann regelmäßig geprüft werden, ob neue Baualtersklassen eine Anpassung erfordern, ohne unnötige Datenänderungen.
EVB Abrechnung
Die EVB-Abrechnung dient der systematischen Darstellung der aktuellen Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit dem Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag (EVB) je Objekt. Darüber hinaus bildet sie die Grundlage für die Bestandsbuchungen, insbesondere für Zuführungen und Entnahmen.
Die EVB-Konten sind objektbezogen und nach Abrechnungskreisen zu führen.
Hinweis
Gemäß den gesetzlichen Vorgaben können Zuführungen zu EVB-Rücklagen auch über spezielle Konten erfolgen, beispielsweise über Auslaufannuitäten oder Wiedervermietungsentgelte. Diese Konten sind jeweils eigenen Abrechnungsarten zugeordnet und müssen einer entsprechenden EVB-Abrechnungsart zugewiesen werden.
Einrichtung
Die relevanten Konten für die EVB-Abrechnung werden aus dem Objektkontenplan ermittelt. Die Zuordnung erfolgt über:
- die Abrechnungsart
- die RE-Kontogruppe
Für jedes Rücklagenbestandskonto (z. B. Allgemein, Lift, Heizung, Waschküche) ist eine eigene Abrechnungsart einzurichten.
Die Erlös- und Aufwandskonten werden über die jeweilige Abrechnungsart definiert. Dabei steuert die zugeordnete RE-Kontogruppe die korrekte Zuordnung der Buchungen. Für Einnahmen erfolgt die Differenzierung in Forderungen/Erlöse sowie Erlöse/Zahlung, während bei Ausgaben zwischen Kosten/Zahlung und Kosten unterschieden wird.
Die Seite Abrechnungsart wird über die Suchfunktion geöffnet. In der zugehörigen Tabelle sind der Code sowie eine Beschreibung der Abrechnungsart zu erfassen, um eine eindeutige Identifikation und korrekte Verarbeitung sicherzustellen.
Für spezielle Rücklagenzuführungen (z. B. Auslaufannuitäten, Wiedervermietungsentgelte) ist in der Spalte EVB-Abrechnungsart für Auslaufannuität/Wiederverm. Entgelt (A) die entsprechende EVB-Abrechnungsart auszuwählen.
Die Buchungen dieser Konten werden in der EVB-Abrechnung und EVB-Verzinsung als zusätzliche Einnahmen bzw. Ausgaben berücksichtigt.
In der EVB-Abrechnungsart Buchungsmatrix werden die relevanten Konten für:
- Bestände (Rücklage, Vorlage)
- Gegenkonten für Bestandsveränderungen (Entnahme, Zuführung, Erhöhung, Verminderung)
hinterlegt.
Wichtig
Alle Objektkonten, die für die EVB-Abrechnung berücksichtigt werden sollen, müssen mit einer gültigen Abrechnungsart versehen sein. Dies gilt sowohl für Bestands- als auch für Bewegungskonten. Die Buchungen selbst müssen die Abrechnungsart nicht enthalten, jedoch muss die Kontenzuordnung spätestens zum Zeitpunkt der Abrechnung korrekt sein.
Bericht EVB Abrechnung
Der Bericht EVB Abrechnung bietet eine strukturierte Übersicht über Bestände und Bewegungen je Objekt und Abrechnungsart. Zusätzlich werden Buchungsvorschläge für Bestandsbewegungen generiert, z. B. für Abschlussbuchungen.
Der Bericht kann unabhängig vom Abschluss erstellt werden. Ohne Abschlussbuchungen ist der Endbestand als vorläufig zu betrachten.
Der Bericht wird über die Suchfunktion geöffnet. Eine Filterung nach Objektmenge ist möglich. Es kann entschieden werden, ob erkannte Bestandsveränderungen gebucht werden sollen:
- Aktivierte Buchblatt-Erstellung: Bericht mit Buchungsvorschlag
- Deaktivierte Buchblatt-Erstellung: Nur Berichtsausgabe
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Von-Datum / Bis-Datum | Definition des Abrechnungszeitraums |
| Mit Abstimmblock | Anzeige des gebuchten Saldos zum Enddatum (Ist-Bestand); Differenz zum Soll-Endbestand ergibt Buchungswert |
| Beschreibung inkl. Objektkontonr. | Anzeige der Objektkontonummer im Bericht |
- Das Layout entspricht den österreichischen Normen (ÖNORM).
- Im Kopfbereich werden Unternehmensdaten, Objektdaten und der Auswertungszeitraum dargestellt.
- Je Objekt und Abrechnungsart wird eine eigene Seite erzeugt.
- Optional können RE Berichtstexte als Vor- und Nachtext eingerichtet werden.
Der Anfangsbestand ergibt sich aus dem Saldo auf dem jeweiligen Bestandskonto zur Abrechnungsart, entweder als Rücklage oder Vorlage. Die Ausgaben werden saldiert auf Basis der gebuchten Posten gemäß Objektkontenplan und RE Kontogruppe (Kosten bzw. Kosten/Zahlung), wobei Ultimobuchungen ausgeschlossen sind. Ebenso werden die Einnahmen saldiert nach den gebuchten Posten gemäß Objektkontenplan und RE Kontogruppe (Forderungen/Erlöse, Erlöse/Zahlung), ebenfalls ohne Berücksichtigung von Ultimobuchungen.
Der Sollendbestand wird berechnet als Anfangsbestand + Ausgaben – Einnahmen.
Ein negativer Wert weist auf eine Rücklage hin, ein positiver Wert auf eine Vorlage.
Der Abstimmblock zeigt zum Berichtsstichtag:
- den gebuchten Bestand,
- die Differenz zum berechneten Sollendbestand sowie
- die daraus resultierenden Buchungsbewegungen, die zur Abstimmung erforderlich sind.
EVB Verzinsung
Die Verzinsung des EVB-Bestands kann tagesgenau erfolgen. Der jeweils anzuwendende Zinssatz ist abhängig von der Abrechnungsart und wird über eine spezifische Verzinsungsmethode hinterlegt.
Einrichtung
Die Seite EVB Verzinsungsmethoden kann über die Suchfunktion geöffnet werden.
In der Tabelle EVB Verzinsungsmethoden werden im Feld Code die Zinskonditionen sowie die zugehörigen Buchungskonten für jede EVB-Abrechnungsart erfasst. In der Spalte Zinsmethode stehen folgende Berechnungsarten zur Auswahl, die sich hinsichtlich der Anzahl der Zinstage pro Verzinsungszeitraum unterscheiden:
- Actual/365 Tage (Standardmethode für EVB)
- Actual/Actual
- 30/360 Tage
Verzinsungssätze
Zur Anlage der Verzinsungssätze wird im Untermenü der Seite EVB Verzinsungsmethoden die Option Verzinsungssätze % gewählt.
Nach Auswahl einer zuvor angelegten Verzinsungsmethode können für jedes relevante Datum ein Sollzinssatz und ein Habenzinssatz hinterlegt werden. Dadurch wird eine differenzierte Verzinsung von Rücklagen (Guthaben) und Vorlagen (Forderungen) ermöglicht.
Wichtig
Die Verzinsungsmethoden müssen für jede Abrechnungsart separat eingerichtet werden. Auch wenn nur eine bestimmte Bestandsart, z. B. ausschließlich Vorlagen, verzinst werden soll, ist für jede EVB-Abrechnungsart ein Verzinsungssatz zu hinterlegen. In diesem Fall kann der Sollzinssatz leer bleiben und lediglich der Habenzinssatz gepflegt werden.
Verzinsung und Zinsbuchung
Mit dem Bericht Verzinsung berechnen können die Zinsbeträge automatisch ermittelt werden. RELion prüft dabei alle Objekte mit Umsätzen in den jeweiligen Abrechnungsarten.
Der Bericht wird über die Seite EVB Verzinsungsmethoden unter Verzinsung berechnen aufgerufen.
Zur Definition einer Zinsperiode werden das Start- und Enddatum sowie im Feld Code die gewünschte Verzinsungsmethode angegeben. Optional kann die Anzeige der Werte tagesgenau erfolgen, wobei zusätzlich die daraus resultierenden Verzinsungskontensalden eingesehen werden können.
Bleiben die Salden gegenüber dem Vortag unverändert, werden keine neuen Zeilen ausgegeben. Stattdessen wird ein Zähler für die Zinstage verwendet, der die Anzahl der Tage ausgibt. Die Tagesbewegung bleibt dabei konstant und wird anhand der Einnahmen und Ausgaben zur Abrechnungsart ermittelt und dem laufenden Saldo zugerechnet.
Solange sich der laufende Saldo eines Objekts bzw. einer Abrechnungsart nicht verändert, wird lediglich die Anzahl der Zinstage erhöht. Bei einer Änderung erfolgt eine neue Berechnung.
Am Ende der Auswertung werden die Gesamtanzahl der Zinstage sowie der kumulierte Zinsbetrag ausgegeben. Wird die Option Mit Buchblatt aktiviert, erfolgt die Übergabe der berechneten Zinsbeträge zur Buchung in die ausgewählten Buchblätter.
EVB Rückzahlbarkeit
Die Einnahmen aus dem EVB sind zweckgebunden und müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben entweder für Instandhaltungs- und Verbesserungsmaßnahmen verwendet oder nach Ablauf von 20 Jahren zurückgezahlt werden.
Die Liste EVB Rückzahlbarkeit kann über die Suchfunktion geöffnet werden.
Die Seite EVB Rückzahlbarkeit bietet eine Übersicht über die bisher durchgeführten Prüfungen. Für jedes Objekt und jede Abrechnungsart, zu der eine Prüfung erfolgt ist, werden folgende Informationen dargestellt:
- die Periode, für die die Rückzahlbarkeit geprüft wurde,
- eine kumulierte Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben im Rahmen des EVB,
- der daraus resultierende Saldo des unverbrauchten EVB.
Im Feld Periode Rückzahlung wird das Jahr angegeben, bis zu dem der EVB verbraucht sein muss, um eine Rückzahlungspflicht zu vermeiden. Im Feld Betrag Rückzahlbar wird der bis zu diesem Zeitpunkt zu verbrauchende Betrag ausgewiesen. Das Datum der Erstellung der Prüfung wird im Feld Erstellt am dokumentiert.
Eine erneute Prüfung kann jederzeit für denselben oder einen anderen Zeitraum über den entsprechend beschriebenen Bericht durchgeführt werden.
Bericht EVB Rückzahlbar
Der Bericht EVB Rückzahlbar kann über die Liste EVB Rückzahlbarkeit unter der Funktion Berichte aufgerufen werden.
Die Bewegungen werden ab dem im Feld Von Datum angegebenen Auswertungsbeginn ermittelt und für einen Zeitraum von 20 Jahren dargestellt. Wird die Option Speichern/ersetzen aktiviert, so werden die ermittelten Werte in der Tabelle EVB Rückzahlbarkeit gespeichert bzw. bei bereits vorhandenen Daten für denselben Zeitraum ersetzt.
Ausgehend vom Startjahr der Auswertung werden die jährlichen Einnahmen des Beobachtungszeitraums aufgelistet und als Gesamtsumme dargestellt. Die kumulierten Ausgaben über alle Jahre werden auf die einzelnen Auswertungsjahre zurückgerechnet und mit den jeweiligen Jahreseinnahmen verrechnet, bis alle Ausgaben berücksichtigt sind.
Das Jahr, in dem die Einnahmen erstmals die Ausgaben übersteigen, wird als Jahr der Rückzahlungsbeobachtung markiert. Für den Beobachtungszeitraum von 20 Jahren wird dieses Jahr als Fälligkeitsperiode zurückgemeldet (z. B. bei Auswertungsbeginn 2010 ergibt sich eine Rückzahlungsfälligkeit im Jahr 2030).