RELion bietet mit dem Modul für die Betriebskostenabrechnung umfangreiche Funktionalitäten. Mit einer umfangreichen Berichtsammlung kann die Betriebskostenabrechnung im Vorfeld auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft werden.
Die Betriebskostenabrechnung ist vom Vermieter bzw. Verwalter pünktlich zu erstellen und zu verschicken. Dabei ist darauf zu achten, dass die Regelungen über die Form, den Inhalt und die Fristen eingehalten werden. Auch ist es wichtig, dass alle angefallenen Kosten ordnungsgemäß gebucht und den Verträgen entsprechend verteilt sind.
RELion bietet mit dem Modul für die Betriebskostenabrechnung umfangreiche Funktionalitäten:
automatisiertes Erstellen einer Abrechnung für Eigentümer, Wohnungsmieter, Gewerbemieter etc.
Steuerung des Abrechnungsausdruckes über eine Vielzahl von Optionen.
Einrichtung
Für die Erstellung der Abrechnung ist es zwingend erforderlich, dass alle relevanten Buchungen mit Abrechnungskreisen versehen sind. Damit Sie das sicherstellen können, aktivieren Sie das Feld Abrechnungskreise verwenden.
Zusätzlich können Sie das Feld Autom. aktual. Objektabrechnungskreis aktiv setzen, um sicherzustellen, dass beim Anlegen der Abrechnung im Standard-Abrechnungskreis Objekt alle Einheiten des Objekts enthalten sind.
Im Inforegister Nummerierung wählen Sie in den Feldern Abrechnung Belegnummern und Wirtschaftsplan Belegnummern eine bereits bestehende Nummernserie aus, die dann als Rechnungs- und Belegnummer in der Abrechnung bzw. Wirtschaftsplan verwendet wird. Im Feld Ausbuchung Belegnummern tragen Sie eine Nummernserie ein, die für die Buchungen des Berichts Ausbuchen offener Vorauszahlungen verwendet werden soll.
Hinweis
Achten Sie bei der Erstellung der Nummernserie darauf, dass diese maximal 15 Zeichen lang ist.
Im Inforegister Dimensionen bestimmen Sie in der Länderversion Deutschland die Dimensionen der Haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG.
Wählen Sie im Feld Dim.Code § 35 den entsprechenden Code aus der Dimensionsübersicht aus. Daraufhin können Sie die entsprechenden Dimensionswerte in den folgenden Feldern eintragen.
In RELion sind für den Ausweis der Haushaltsnahen Dienstleistungen folgende Texte zu den Dimensionen hinterlegt:
Dim.Wert § 35 Handwerker
Handwerkerleistungen nach §35a Abs. 3 EStG
Hinweis
Für Dim.Wert § 35 Material ist kein eigener Text hinterlegt, da der Materialanteil in der Abrechnung lediglich für die jeweilige § 35 Dimension ausgewiesen wird.
Das Erstellen von Dimensionen entnehmen Sie der Business Central Standard Dokumentation.
Inforegister Buchung
Tragen Sie im Feld Abwarten Abrechnung ein Kennzeichen mit maximal drei Zeichen ein, dieses wird dann beim Holen der Vorauszahlungen bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag in offene Debitorenposten als Abwarten Kennzeichen gesetzt.
Diese Posten werden, bis die Abrechnung gebucht wird, beim automatischen Postenausgleich nicht berücksichtigt.
Optional können Sie im Feld Sperrgrund Abrechnung einen Sperrgrund eintragen, der das Abwarten Kennzeichen für Abrechnung im Debitorenposten näher erläutert (z. B. Abrechnung).
Hinweis
Dieses Feld wird beim Anlegen der Abrechnung immer abgefragt, auch bei Vorauszahlungsart Sollbetrag. Das hier hinterlegte Abwarten Kennzeichen wird auch beim Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen abgefragt. Posten, die dieses Abwarten Kennzeichen haben, werden mitberücksichtigt, abweichende Abwarten Kennzeichen hingegen nicht.
In der Länderversion Österreich können Sie im Feld Unecht St.Bef. MwSt.Gesch.Bgr. eine entsprechende Geschäftsbuchungsgruppe für die Verrechnung von unecht steuerbefreiten Einheiten (z. B. Arztpraxen) eintragen.
Dabei wird der nicht anrechenbare Steueranteil für die jeweilige Abrechnungsart (z. B. Betriebskosten), nur bei den unecht steuerbefreiten Einheiten abgerechnet.
Die Verteilung der nicht anrechenbaren Steueranteile erfolgt, wie bei anderen Kosten auch, über einen eigenen Verteilcode.
Zur besseren Lesbarkeit besteht die Möglichkeit im Inforegister Berichtsdarstellung die Abrechnungszeilen farblich zu hinterlegen.
Tragen Sie dafür in die Felder Hintergrundfarbe Tabellenkopf, Hintergrundfarbe 1 in der Tabellenzeile, Hintergrundfarbe 2 in der Tabellenzeile bzw. Hintergrundfarbe Tabellenfuß die Farbbezeichnung aus Visual Studio ein. Über Verfügbare Hintergrundfarben können Sie die Farbbezeichnungen von Visual Studio mit der entsprechenden farblichen Ausgabe als Beispiel ausgeben.
Im Feld Format Dateiname für Stapeldruck können Sie die Zusammensetzung des Dateinamens wählen, diese Einstellung wird sowohl bei der ZIP-Ordner mit einzelnen PDF Dateien als auch bei der PDF-Stapeldruckdatei verwendet:
Alternativ kann der HEX-Farbcode eingetragen werden, der mit kostenlosen Tools aus dem Internet (https://html-color-codes.info/webfarben_hexcodes) ermittelt werden kann. Der Farbwert kann mit vorangestellter Raute in die Hintergrundfarben-Felder eingetragen werden (z. B. #9396AE).
Hinweis
Microsoft Empfehlung: „WhiteSmoke“ und „“ für die abwechselnden Hintergründe. Zusätzlich können Tabellenkopf und -fuß mit „LightGray“ eingestellt werden.
Im Inforegister Sonstiges können Sie angeben, wie viele Stellen bei den Verteilungscodes in der Abrechnung verwendet werden sollen.
Abrechnungsart
Die Abrechnungsarten sind die oberste Ebene der Abrechnungseinstellung. Damit teilen Sie RELion mit, für welchen Bereich (Betriebskosten, Heizkosten etc.) die Abrechnung erstellt werden soll.
Wichtig
Die Abrechnungsarten sind in RELion zwingend erforderlich. Auch wenn Sie keine Unterteilung der Abrechnungsarten benötigen, muss mindestens eine eingerichtet werden, da über die Abrechnungsarten die Einstellung der Konten für die Buchung der Abrechnungsergebnisse und der Sollstellungen erfolgt.
In der RE Einrichtung öffnen Sie in der Objektkarte die Tabelle Abrechnungsart.
Vergeben Sie im Feld Code ein Identifikationskürzel. Dieses Kürzel wird bis in die Buchhaltung mitgeführt, um spätere Auswertungen bezogen auf die Abrechnungsarten durchführen zu können.
Im Feld Beschreibung tragen Sie eine Bezeichnung der Abrechnungsart ein. Diese wird auf den Ausdrucken verwendet.
Hinweis
Sofern Sie ein einheitenbezogenes Darlehen mit der Abrechnung verrechnen wollen, benötigen Sie auch mindestens eine Abrechnungsart für Darlehen.
Abrechnungsarten für Rücklage sind entsprechend zu kennzeichnen. Durch dieses Kennzeichen können später in der Länderversion Deutschland die Umbuchungen für Rücklagen automatisch durchgeführt werden. Auch werden Abrechnungsarten mit diesem Kennzeichen nicht abgerechnet.
Wenn die Abrechnung immer für den zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung aktuellen Vertragspartner gestellt werden soll, setzen Sie im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner einen Haken. Hier gibt es Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich. In Österreich erhält immer der aktuelle Mieter die Jahresabrechnung, dabei ist es unerheblich ob er im Abrechnungszeitraum Mieter war. In Deutschland wird dies für die korrekte Abrechnung der Eigentümerabrechnungen benötigt.
Wichtig
Die Verwendung der Funktion Abrechnung an aktuellen Vertragspartner ist in Verbindung mit Umlageausfallwagnis nicht möglich.
Heizkosten in der Länderversion Österreich
Damit die S-Sätze in den Abrechnungszeilen beim Holen der Detailwerte aus Heizkosten richtig verarbeitet werden, ist eine Einrichtung in den Abrechnungsarten erforderlich. Blenden Sie sich wenn nötig die Spalten Heizkosten S-Satz Feld 1 (A) und Heizkosten S-Satz Feld 2 (A) ein. Richten Sie die Abrechnungsarten beispielsweise wie folgt ein:
Abrechnungsart Buchungsmatrix
Zusätzlich zur Liste Abrechnungsart wird die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix benötigt. Hier legen Sie für jede von Ihnen verwendete Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe einen Datensatz mit den dazugehörigen Konten an. Diese Konten werden zur Findung des Steuersatzes und beim Buchen der Abrechnung benötigt. Über die Suche öffnen Sie die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix oder über RE Einrichtung/Abrechnung.
Wählen Sie im Feld Abrechnungsart den entsprechenden Code aus. Dadurch wird das Feld Abrechnungsart Beschreibung automatisch gefüllt.
Im Feld MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wählen Sie eine Buchungsgruppe aus der Tabelle Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen aus. Achten Sie dabei darauf, dass bei den Geschäftsbuchungsgruppen, im Feld Steuerfrei Bruttobeträge ein Ja steht, deren Werte brutto (inkl. Steuer) in die Abrechnung einfließen sollen. In der Abrechnungsart Buchungsmatrix geben Sie in den weiteren Feldern die benötigten Konten für die Buchungen der Abrechnung ein.
Wichtig
Es ist zwingend erforderlich in den Feldern Guthaben Abrechnung Konto und Nachzahlung Abrechnung Konto bei steuerpflichtigen Kombinationen auch Objekt-Konten zu hinterlegen, dessen Sachkonten steuerpflichtig sind. Der Steuersatz, der in der Abrechnung ausgewiesen wird, wird durch dieses Sachkonto bestimmt.
Hinweis
Sofern Sie kreditorische Darlehen in der Abrechnung berücksichtigen wollen, wählen Sie in den Feldern Guthaben Abrechnung Konto und Nachzahlung Abrechnung Konto die entsprechenden Darlehenskonten aus.
Über Hole neue Kombinationen werden für alle in der Liste Abrechnungsart eingetragenen Codes jeweils pro MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in der Liste Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen hinterlegt ist, eine Zeile erstellt.
Verteilungen
Eine weitere zwingende Vorarbeit ist das Einrichten der Verteilungen (Umlagen). Mit diesen wird RELion mitgeteilt, welche Verteilungsarten für die Objekte oder Einheiten eingerichtet werden können.
Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Global-Verteilungen und erzeugen eine leere Zeile. Tragen Sie im Feld Code einen eindeutigen Code ein, der aus Ziffern und Buchstaben bestehen kann. Im Feld Beschreibung geben Sie eine kurze aussagekräftige Beschreibung zu diesem Code ein.
Setzen Sie im Feld Standard bei den Verteilungen (z. B. m², Personen, Einheit) einen Haken, die bei einer Neuanlage eines Objekts automatisch in die Objektverteilung aufgenommen werden sollen.
Objekt Vorlagekonten
Sie haben die Möglichkeit, sich für die Miet- bzw. WEG-Verwaltung jeweils einen eigenen Kontenstamm anzulegen. Bis auf die Verteilungsart können Sie bereits in den Global-Objekt-Vorlagekonten die Parameter der Konten festlegen. Dieser dient dann als Kopiervorlage für den objektbezogenen Kontenplan und kann in die Objekte bei Neuanlage eingelesen werden.
Mit der Suchfunktion öffnen Sie die Tabelle Global-Objekt-Vorlagekonten. Hier markieren Sie den gewünschten Code und öffnen den dazugehörigen Kontenrahmen über Global-Objekt-Vorlagekonten.
Der Kontenrahmen in der Liste Global-Objekt-Vorlagekonten sollte möglichst auf dem aktuellsten Stand sein, um ein einfaches und fehlerfreies Anlegen des Objektkontenplans bei Neuanlage von Objekten zu ermöglichen. Da der Abrechnungslauf nur über die Objektkonten stattfindet, sind diese für die Richtigkeit der Abrechnung von entscheidender Bedeutung.
Nachfolgend die Erklärung in Bezug auf die zu erstellende Abrechnung. Einige der beschriebenen Felder sind standardmäßig nicht eingeblendet.
Für die Konten, die für die Abrechnung vorgesehen sind, sind die folgenden Felder entsprechend zu pflegen:
Bezeichnung
Erläuterung
Verwendung
Wählen Sie hier aus, welche Verwendung für dieses Konto vorgesehen ist. Dadurch definieren Sie ob dieses Konto beim Anlegen, z. B. der Abrechnungszeilen, berücksichtigt werden soll. Bei der Abrechnung werden die Optionen Abrechnung und Alles berücksichtigt. Weitere Wahlmöglichkeiten sind Wirtsch.-Plan und Sonderumlage. Diese werden in den Wirtschaftsplan- bzw. Sonderumlagezeilen ausgewertet.
Abrechnungsart
Wählen Sie hier die Abrechnungsart aus, die bei diesem Konto für die Abrechnung verwendet wird, wie beispielsweise BK-VZ für Betriebskosten. Diese Abrechnungsart dient der Zuweisung von Vorauszahlungen zu Kosten und zur Gruppierung auf der Einzelabrechnung.
Verteilungscode
Hier können Sie einen Verteilcode auswählen (z. B.: MEA, QM etc.). Bei der Abrechnung werden die Kosten entsprechend des eingetragenen Verteilungscodes auf die einzelnen Einheiten umgelegt.
Nicht umlagefähig
Kennzeichnen Sie hier die Konten, deren Kosten nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen. Diese Kosten werden in der WEG-Abrechnung gekennzeichnet und in einem gesonderten Abschnitt pro Abrechnungsart ausgewiesen.
Geschäftsvorfall-Code
In der Tabelle RE Geschäftsvorfall-Code können Sie die Codes beispielsweise für Abrechnungen, Wirtschaftspläne etc. pflegen.
Wählen Sie im Feld Geschäftsvorfall (z. B. Abrechnung) aus.
Geben Sie einen sprechenden Code, wie z. B. BK2017 ein. Dabei können Sie max. 10 Zeichen verwenden.
Der Text, den Sie im Feld Beschreibung eintragen, wird auf der Abrechnung als Überschrift angedruckt und als Buchungstext verwendet.
Danach bestimmen Sie über die Felder Datum von und Datum bis die Abrechnungsperiode.
Im Feld Datum Abrechnung/Wirtsch.Plan geben Sie das Datum der Abrechnungserstellung ein. Dieses wird beim Anlegen der Abrechnung über Abrechnung anlegen vorbelegt, kann aber jederzeit geändert werden.
Sofern der Haken im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner in der Tabelle Abrechnungsart gesetzt wurde, werden auch alle Mieter- bzw. Eigentümerwechsel bis zu diesem Zeitpunkt berücksichtigt.
Abrechnung Objekt Vorlage
Als Grundlage für die späteren Abrechnung Objekt Karte können Sie verschiedene Vorlagen erstellen. In diesen bestimmen Sie zum Beispiel, welche Buchungsmethoden und Druckoptionen bei den einzelnen Abrechnungen generell angewendet werden sollen. Diese können später in der Abrechnung Objekt Karte jederzeit individuell geändert werden. Über die Suche öffnen Sie die Tabelle Abrechnung Objekt Vorlage.
Zum Erstellen einer neuen Vorlage öffnen Sie mit +Neu die Abrechnung Objekt Vorlage Karte.
Diese ist ähnlich aufgebaut wie die Abrechnung Objekt Karte. Zuerst wählen Sie Eigentümer/Mieter aus, für welches Objektkennzeichen die Vorlage angewendet werden soll.
Bestimmen Sie über die Felder Buchungsmethode und Vorauszahlungsart die Buchungskombination.
Alle anderen Vorgaben, die Sie in den Inforegistern Allgemein, Datenquelle, Druckoptionen und Vorauszahlungen machen können, vereinfachen das spätere Anlegen der einzelnen Abrechnungen.
Hinweis
Wir empfehlen Ihnen, Vorlagen ohne Abrechnungscode und Objektnr. anzulegen. Diese können Sie jedes Jahr verwenden und erleichtern vor allem beim Anlegen der Abrechnungen im Stapel die Arbeit.
Über die Funktion Druckoptionen eintragen werden mithilfe des Berichts Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen, die in der ausgewählten Abrechnung Objekt Vorlage Karte definierten Druckoptionen in bereits erstellte Abrechnungen eingetragen. Sie können im Bericht Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen bis auf einzelne Abrechnungen filtern.
Hinweis
Der Bericht Abrechnung Objekt Druckoptionen eintragen kann jederzeit gestartet werden. Dabei werden bei allen angesprochenen Abrechnungen die entsprechenden Druckoptionen eingetragen. Eventuell vorhandene Druckoptionen werden dabei überschrieben.
Geschäftsbeziehungsklassen
Unter den Geschäftsbeziehungsklassen wird definiert, welcher Bericht in wie vielen Ausfertigungen (jeweils abhängig von den Eintragungen in den einzelnen Einheiten) als Original oder Duplikat gedruckt werden soll.
Öffnen Sie über die Suche die Global-Geschäftsbeziehungsklassen und erzeugen eine leere Zeile.
Wählen Sie im Feld Geschäftsbeziehungsklasse für die Bericht-Zuordnung eine der folgenden Geschäftsbeziehungsklassen aus:
Vertragspartner
Zahler
Bewohner / Nutzer
Beirat
Mitglied
Info
Über das Feld Drucken bestimmen Sie, ob für die ausgewählte Geschäftsbeziehung ein Original oder ein Duplikat gedruckt werden soll. Bei der Verwendung eines Duplikats, wird dies im Kopf des Ausdrucks eingetragen.
Wichtig
Wenn Sie einen Bericht mehrmals verwenden, darf nur eine Ausfertigung in der Spalte Drucken als Original gekennzeichnet sein. Alle weiteren müssen als Duplikat eingestellt werden. Der Duplikat-Druck wird nicht bei allen Berichten unterstützt!
Wählen Sie im Feld Dokument-ID den Bericht aus, dem Sie eine Geschäftsbeziehungsklasse zuordnen wollen.
Für die Abrechnung wählen Sie die ID 5052276 Abrechnung Belege erzeugen, da dieser Bericht die Informationen an die eigentlichen Belege weitergibt.
Berichtsauswahl
RELion bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Berichte, die zum Drucken der Abrechnung und deren Umfeld gehören, übersichtlich im Fenster RE Berichtsauswahl einzutragen.
Zunächst öffnen Sie über die Suche das Fenster RE Berichtsauswahl. Für die Abrechnung wählen Sie im Dialogfeld VerwendungRE Abrechnung Mieter oder RE Abrechnung Eigentümer aus. Dadurch werden bereits zugeordneten Berichte angezeigt.
Über Initialisieren spielen Sie alle von RELion vorgesehene Standardberichte ein. Möchten Sie nun einen weiteren Bericht in der Liste verwenden, tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Bericht ID die Berichtnummer ein. Im Feld Beschreibung wird dabei automatisch die Bezeichnung des Berichts eingetragen.
Wenn Sie im Feld Neues Blatt einen Haken setzen, dann wird im PDF-Stapeldruck, wenn Sie die Option Duplexdruck aktiviert haben, dieser Beleg immer auf eine eigene Seite gedruckt. D. h., dieser Berichtstyp beginnt nicht auf der Rückseite des vorherigen Belegs und bei einer ungeraden Seitenzahl wird eine Leerseite davor eingefügt.
Hinweis
Das Feld Neues Blatt wird nur für die verschiedenen Belege des Stapeldrucks verwendet. Beachten Sie, dass Sie diese Einrichtung in jedem Mandanten und je Verwendung unterschiedlich definieren können. Über eine Konvertierung wird dieses Feld bei den empfohlenen Berichtstypen Anschreiben, Anlage §35, Dateianhang Einheit, SEPA Lastschriftmandat, Mitteilung Bankverbindung, Zahlschein, FA-Bestätigung und Dateianhang bereits aktiviert.
Sofern Sie im Wirtschaftsplan Zahlscheine verwenden, empfehlen wir ohne Duplexdruck zu arbeiten.
Sie haben die Möglichkeit zu definieren ob die Seiten in der Betriebskostenabrechnung nummeriert werden. Setzen Sie dazu beim PDF Stapeldruck Abrechnung in folgende Felder entsprechend den Haken:
Drucke Seitennr. - Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie in der Betriebskostenabrechnung auch eine Seitennummerierung für die Anlagen (z. B. Einzelabrechnung, Vorauszahlung im Detail etc.) wünschen.
Seitennr. fortsetzen - Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie in der Betriebskostenabrechnung die Seitennummerierung fortlaufend wünschen.
Dabei werden die PDF-Anlagen, SEPA-Lastschriftmandate, Mitteilungen von Bankverbindungen und Zahlscheine nicht mitnummeriert. Wenn Sie das Feld Drucke Seitennr. aktiviert haben, das Feld Seitennr. fortsetzen aber nicht, dann beginnt jeder Einzelbeleg (z. B. Einzelabrechnung, Vorauszahlung im Detail etc.) mit 1.
Hinweis
Diese Felder können nur bei den Berichten PDF Stapeldruck Abrechnung und PDF Stapeldruck Wirtschaftsplan verwendet werden. Die Seitennummerierung kann auch für den Wirtschaftsplan eingerichtet werden.
Wichtig
Für den Druck der Abrechnung wird der PDF Stapeldruck Abrechnung benötigt. Dieser startet beim Druck die dazugehörigen untergeordneten Belege. Es darf jeweils nur ein Bericht pro Berichtstyp in der RE Berichtsauswahl eingetragen sein.
Voreinstellungen im Objekt
Dazu öffnen Sie über die Suche die Tabelle Objekte und wählen das zu bearbeitende Objekt aus.
Hier sind einige abrechnungsrelevante Eintragungen vorzunehmen.
Objekt Konten
In den Objekt Konten werden die Einrichtungen, die Sie in der Liste Global-Objekt-Vorlagekonto vorgenommen haben, beim Holen der Konten mit übernommen. Sie können diese hier objektspezifisch anpassen.
Prüfen Sie, ob bei den Objekt Konten alle abrechnungsrelevanten Informationen hinterlegt sind. Bei Bedarf können Sie hier objektspezifisch die Einrichtungen ändern.
Zusätzlich bestimmen Sie im Feld Verteilungsart, wie die Kosten des Kontos aufgeteilt werden. Standardmäßig ist Zeitanteilig vorbelegt.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Wahl:
Zeitanteilig - Dabei werden die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten, auf die in diesem Zeitraum aktiven Vertragspartner, anteilig nach dem Umlagefaktor tagesgenau aufgeteilt.
Festbetrag - Die Verteilung der angefallenen Kosten im Abrechnungszeitraum erfolgt dabei nicht automatisch. In der Abrechnung Zeilen Festwerte werden vom Anwender manuell die Kosten auf die einzelnen Einheiten verteilt.
Heizkosten und Darlehenswerte können auch über den Bericht Abrechnung Detailwerte holen eingespielt werden.
Kein Zeitanteil - Die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten werden nach dem Umlagefaktor verteilt. Dabei findet keine zeitanteilige Berechnung statt. Das Startdatum der Einheitenverteilung muss dabei im Abrechnungszeitraum sein. Dies wird vor allem für die Abrechnung von Zählerständen benötigt.
Hinweis
Sofern Sie die Verteilungsart kein Zeitanteil verwenden, ist im dazugehörigen Verteilungscode der Haken Absoluter Faktor zu setzen. Außerdem ist im Feld Verteilungscode Wirtschaftsplan ein abweichender Verteilungscode einzutragen, da im Wirtschaftsplan die Werte abweichend von der Eintragung im Objekt Konto zeitanteilig berücksichtigt werden.
Heizung
Hier kommt die gleiche Funktionalität wie bei Festbetrag zum Tragen. Es kann zur Unterscheidung für die Heizungskosten verwendet werden.
Wasser
Auch hier kommt die gleiche Funktionalität wie bei Festbetrag zum Tragen. Es kann zur Unterscheidung für die Wasserkosten verwendet werden.
Für das Einspielen der Daten aus dem Heizkostendatenträgeraustausch in die Abrechnung setzen Sie bei dem Objektkonto, über das die Heizkosten verteilt werden sollen, die Verteilung auf Festbetrag oder Heizung.
Öffnen Sie über Bearbeiten die dazugehörige Objekt Konten Karte und tragen hier im Inforegister Heizkosten im Feld Schlüssel Kostenart den beim Heizkostendatenträgeraustausch verwendeten Schlüssel ein.
Objekt Verteilung
Das Fenster Objekt Verteilungen wird im Menüband der Objektkarte geöffnet und beinhaltet alle Verteilungscodes, die im Objekt verwendet werden.
Hinweis
Neben der Kostenumlage über Verteilfaktoren pro Einheit, können auch Kosten den Einheiten/-historien, direkt zugeordnet werden (z. B. Heizkosten von einem Ablesedienst, die direkt erfasst bzw. eingelesen werden). Für diese ist kein Verteilcode notwendig. Diese Festwerte werden in der Abrechnung direkt erfasst.
Von RELion werden beim Anlegen des Objekts im Feld Verteilungscode, die in den Global-Verteilungen als Standard gekennzeichneten Verteilungscodes vorbelegt. Sie können hier weitere Codes auswählen. Dadurch wird die dazugehörige Beschreibung eingetragen.
Im Feld Beschreibung auf Abrechnung bestimmen Sie, ob auf der Abrechnung der Verteilungscode oder die dazugehörige Beschreibung als Erläuterung angedruckt wird. Bei einer unterjährigen Veränderung des Gesamtwertes der Verteilung (z. B. Quadratmeter, Personen) wählen Sie im Feld Hochrechnung aus, ob eine Hochrechnung auf Tag, oder Jahr durchgeführt werden soll. Dies wirkt sich auf das Layout der Abrechnung aus.
Die Hochrechnung kommt bei der Verteilungsart Zeitanteilig zum Tragen und berücksichtigt automatisch die Änderungen im Gesamtverteilfaktor.
Wenn bei einer Verteilung mit absoluten Verbrauchswerten wie z. B. Wasserverbrauch gearbeitet wird, setzen Sie im Feld Absoluter Faktor einen Haken.
Hinweis
Verwenden Sie Absoluter Faktor bei einem Verteilungscode nur in Verbindung mit der Verteilungsart Festbetrag, Heizung, Wasser bzw. kein Zeitanteil.
In der Tabelle Objekt Verteilungen wählen Sie die Funktion Faktor aktualisieren, anschließend öffnet sich eine Abfrage, mit der Sie entscheiden können, ob alle Objektverteilfaktoren aktualisiert werden sollen oder nur die aktuelle Zeile.
Nach Bestätigung der Abfrage mit OK haben Sie in einer weiteren Abfrage die Auswahl, ob die Faktoren auch für alle relevanten Objekt-Konten geändert werden soll. Dabei bleiben bereits erstellte Abrechnungs-, Wirtschaftsplan- und Sonderumlagezeilen unverändert.
Nach Beendigung des Vorgangs erhalten Sie eine Mitteilung, wie viele Aktualisierungen durchgeführt wurden und im Feld Stichtag wird von RELion das aktuelle Datum eingetragen.
Im Menüband der Objekt Verteilungen können Sie die Einheitenverteilungen öffnen. Über die Funktion Verteilungswerte kopieren öffnen Sie den gleichlautenden Bericht. Mithilfe dieses Berichts können innerhalb eines Objekts Verteilungswerte von einem Verteilungscode in einen anderen kopiert werden.
Von welchem Verteilungscode nach welchem Verteilungscode kopiert werden soll, wählen Sie im Inforegister Optionen. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob vorhandene Werte überschrieben und Nullwerte mit kopiert werden sollen. Auch die Vorgabe eines bestimmten Datumsbezugs ist möglich.
Im Inforegister Einheit Verteilung ist bereits auf das Objekt gefiltert. Bei Bedarf können Sie die Filterung auf die Einheitennummer erweitern. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.
In den Objekt Verteilungen haben Sie im Menüband im Bereich Berichte die Möglichkeit über Verteilfaktoren Einheiten mithilfe des sich öffnenden Berichts Verteilfaktoren Einheiten für das aktuelle Objekt ein oder mehrere Verteilungscodes aufgeschlüsselt auf die einzelnen Einheiten auszugeben.
Bestimmen Sie im Inforegister Optionen über die Felder Von Datum und Bis Datum den zu betrachtenden Zeitraum.
Einheitenverteilung
In der Einheitenverteilung werden Verteilcodes und Werte eingetragen, welche die einzelnen Einheiten betreffen. Die Grundeinstellung der Standardverteilcodes kann hier einheitenbezogen ergänzt werden.
Von der Objektübersicht rufen Sie über die Suche Verteilungen die Liste Objekt Verteilungen auf. Danach wählen Sie die Einheit Verteilungen.
Über das Feld Einheitennr. ist ersichtlich, für welche Einheit die Verteilung gültig ist.
Vom System werden im Feld Verteilungscode, die in den Global-Verteilungen als Standard gekennzeichneten Verteilungscodes vorbelegt.
Tragen Sie im Feld Startdatum ein, ab wann der Verteilungscode wirksam ist. Über dieses Datum wird auch gesteuert, zu welcher Einheitenhistorie der Faktor gehört. Den Wert, mit dem die Einheit an der Gesamtumlage beteiligt ist, geben Sie im Feld Faktor ein.
Wichtig
Sollte eine Änderung des Verteilcodes erforderlich werden, darf der aktuelle Code nicht gelöscht werden!
Änderungen können Sie entweder im Fenster Einheit Verteilungen vornehmen, in dem Sie eine neue Zeile anlegen und in diese den Verteilcode nochmal mit dem geänderten Wert erfassen. Als Startdatum nehmen Sie dann das Datum, ab dem die Änderung wirksam ist. Dabei wird automatisch bei der „alten“ Zeile ein Enddatum zur Information eingetragen.
Als weitere Möglichkeit können Sie Änderungen im Fenster Einheiten Verteilungen Matrix erfassen, indem Sie im Feld Startdatum Verteilung das Datum, ab wann die Änderung zu tragen kommt, eintragen und dann in der entsprechenden Spalte den Verteilcode ändern.
Einheitenverteilungen Matrix
Mit der Einheiten Verteilungen Matrix haben Sie ein komfortables, übersichtliches Fenster mit der Sie die Verteilfaktoren gegenüberstellen können.
Öffnen Sie das Fenster Objekt Verteilungen und dann die Verteilungen Matrix.
Beim Öffnen des Fensters ist im Feld Startdatum Verteilung das aktuelle Arbeitsdatum vorbelegt. Dieses können Sie hier manuell ändern. In den Zeilen werden Ihnen die Werte, die zu diesem Datum gültig sind Fett angezeigt. Werte, die aktuell nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt.
Hinweis
Die Werte, die zum Startdatum Verteilung nicht gültig sind, werden hellgrau angezeigt. Aus technischen Gründen werden diese nicht unbedingt mit dem richtigen Faktor angezeigt.
Wenn sich der Faktor geändert hat, wird auch in den inaktiven Zeilen der aktuell gültige Faktor ausgegeben.
Beispiel:
Einheit 003 wurde zum 10.04.2017 vermietet – die Anzahl Personen hat sich deswegen zu diesem Stichtag geändert.
Mit aktuellem Startdatum wird sowohl bei der aktuellen Einheit als auch bei der alten Einheit der Faktor 3,00 angezeigt:
Wenn das Startdatum Verteilung auf den 08.04.2017 umgestellt wird, dann wird bei beiden Historien der Faktor 2,00 angezeigt:
Mit Datum um einen Monat vermindern und Datum um einen Monat erhöhen kann jeweils monateweise zurück oder weiter gesprungen werden.
Bei Bedarf wählen Sie im Feld Erfassung Verteilungscode eine Verteilung aus. Erfolgt kein Eintrag, werden bis zu 12 beim Objekt hinterlegten Verteilcodes dargestellt.
Zusätzlich kann im Feld Datumsfilter ein Datum oder ein Zeitraum eingetragen werden. In den Zeilen wird dann die aktive Verteilung zum eingestellten Zeitpunkt angezeigt.
Wichtig
Eingaben in den Feldern Startdatum Verteilung, Erfassung Verteilungscode und Datumsfilter werden erst nach dem Aktualisieren (F5) wirksam.
Mit Objektverteilung aktualisieren (per Startdatum) werden die Änderungen für die Verteilungen zum Stichtag des eingetragenen Startdatum Verteilung in die Objektverteilung und bei allen Objektkonten eingetragen, bei denen dieser Verteilcode hinterlegt ist.
Auf jedem einzelnen Feld in der Matrix können Sie die Faktoren im zeitlichen Verlauf per AssistButton überprüfen. Dabei wird das auf die Einheit und den Verteilcode gefilterte Fenster Einheit Verteilungen geöffnet.
Einstellungen in der Einheit
Über die Suche wählen Sie die Einheitenvertragsübersicht und öffnen die Einheitenvertrag Karte, die Sie bearbeiten möchten.
Vertragsbeginn/-ende
In der Einheitenvertrag Karte sind im Inforegister Einheitenvertrag der Vertragsbeginn und eventuell das Vertragsende eingetragen. Diese Felder bestimmen in erster Linie den Zeitanteil für die Abrechnung, sind aber auch ein wichtiges Kriterium für die Ermittlung und Darstellung möglicher neuer Betriebskostenvorauszahlungen.
Abrechnungsdruck
Im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob und wie die Betriebskostenabrechnung für die ausgewählte Einheit gedruckt werden soll.
Abrechnungskreise allgemein
Ein Abrechnungskreis (AK) ist eine Teilmenge von Einheiten eines Objekts. Er umfasst mindestens eine Einheit und maximal sämtliche Einheiten eines Objekts. Die Zuordnung einer Einheit zu einem Abrechnungskreis ist zeitabhängig. Die Felder Vertragsbeginn/-ende des Einheitenvertrages werden dabei bei der Kostenumlage beachtet.
Auf Abrechnungskreise können Sie buchen.
Ein Gebäude mit mehreren Nutzungsarten (z. B. Wohnung und Gewerbe) bildet ein Objekt. Bestimmte Kosten sollen pro Nutzungsart umgelegt werden. Dazu werden für das Objekt entsprechende Abrechnungskreise angelegt und gebucht. Die Nebenkostenabrechnung ermittelt die Kosten pro Abrechnungskreis und legt diese auf die daran beteiligten Einheiten um.
Zwei benachbarte Objekte haben einen gemeinsamen Mülltonnenplatz. Die Kostenumlage erfolgt insgesamt nach m² Wohnfläche. Es wird ein objektübergreifender Abrechnungskreis angelegt. Die anfallenden Müllkosten werden auf eines der beiden beteiligten Objekte gebucht und dem Abrechnungskreis zugeordnet. Die Abrechnung ermittelt die Gesamtkosten für den Abrechnungskreis und legt diese nach Gesamt m² Wohnfläche auf alle beteiligten Einheiten um.
In einem Gebäude mit fünf Stockwerken ist ein Aufzug montiert. Die Aufzugskosten sollen pro Stockwerke mit unterschiedlichen Prozentwerten umgelegt werden. Dies geschieht durch Aufteilungsregeln.
Die Kosten der Rohrreinigung sollen einer einzigen Einheit berechnet werden. Es wird ein Abrechnungskreis angelegt, dem nur die betroffene Einheit zugeordnet wird. Die umzulegenden Kosten werden auf diesen Abrechnungskreis gebucht.
Die Wasserkosten von einem Wasserrohrbruch sollen in der Abrechnung zwar ausgewiesen aber nicht umgelegt werden. Die entsprechenden Kosten werden auf einen Abrechnungskreis gebucht, dem keine Einheiten zugeordnet sind und der als Vorwegabzug gekennzeichnet ist.
Anlegen von Abrechnungskreisen per Stapelverarbeitung
Mit der folgenden Stapelverarbeitung können Sie für vorhandene Objekte die wichtigsten Abrechnungskreise automatisch anlegen bzw. aktualisieren lassen.
Öffnen Sie in der Objektkarte Abrechnungskreise. Im Inforegister RE Objekt ist bereits auf das Objekt gefiltert. Bei Bedarf kann dieser manuell geändert werden.
Nachfolgende Abrechnungskreise können Sie im Inforegister Optionen aktivieren, um sie mithilfe der Stapelverarbeitung anzulegen:
Bezeichnung
Erläuterung
AK Objekt anlegen
Hier wird für jedes Objekt der Standard-Abrechnungskreis mit dem Code OBJEKT angelegt. Dabei wird jeder vorhandene Einheitenstamm des Objekts automatisch diesem Abrechnungskreis zugeordnet. Als Beschreibung wird Objekt + Objektbeschreibung eingetragen.
AK Objekt in Objektkonten
Hiermit werden den Objektkonten, die in der Spalte VerwendungAlles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan enthalten, der Standard-Abrechnungskreis OBJEKT zugewiesen. Dieser wird dann nach Eingabe der Kontonummer in der Buchblattzeile vorbelegt.
AK Nutzungsarten anlegen
Für jede in der Liste Global-Nutzungsarten angelegte Nutzungsart wird ein eigener Standard-Abrechnungskreis angelegt. Die Codes und Beschreibung der Abrechnungskreise sind gleichlautend der Nutzungsartencodes und Beschreibung. Die Einheiten werden je nach eingetragener Nutzungsart den Abrechnungskreisen automatisch zugeordnet.
AK Gebäude und Hauseingänge anlegen
Pro Gebäude und/oder Hauseingang wird hiermit ein eigener Standard-Abrechnungskreis gebildet. Der Name dieses Abrechnungskreises besteht aus dem Code des Gebäudes bzw. Hauseinganges. Damit diese Abrechnungskreise angelegt werden können, sind diese in den Einheitenstamm Karten zu hinterlegen. Die Einheiten werden je nach eingetragenem Gebäude und Hauseingang automatisch zugeordnet.
AK je Einheitenstamm anlegen
Für jede Einheit wird ein Standard-Abrechnungskreis erstellt. Der Code ist gleichlautend mit der Einheitennummer.
Filter Nutzungsart
Hier können Sie die Nutzungsart(en) auswählen, für die Abrechnungskreise angelegt werden sollen. Dieser Filter ist abhängig von der Auswahl der Felder AK Nutzungsart anlegen und/oder AK je Einheitenstamm anlegen.
Diese Verarbeitung legt für ein Objekt, mehrere oder alle Objekte die Standard-Abrechnungskreise an.
Wichtig
Die Erstellung des Standard-Abrechnungskreises OBJEKT ist für die Abrechnung zwingend erforderlich.
Hinweis
Diese Stapelverarbeitung kann jederzeit zur Aktualisierung der Abrechnungskreise erneut gestartet werden. Das trifft zum Beispiel dann zu, wenn weitere Einheiten eingerichtet wurden. Es werden dabei nur Standard-Abrechnungskreise aktualisiert. Manuell angelegte Abrechnungskreise werden nicht berücksichtigt.
Anlegen von Abrechnungskreisen (manuell)
Öffnen Sie die Liste Objekte und klicken auf die Zeile des Objektes, das Sie bearbeiten möchten.
Über die Option Abrechnungskreise öffnen Sie das Fenster Abrechnungskreis Übersicht.
Legen Sie in diesem Fenster eine neue Zeile mit folgenden Angaben an:
Bezeichnung
Erläuterung
Code
Geben Sie hier einen eindeutigen Code für den Abrechnungskreis ein.
Objektübergreifend
Mit diesem Feld wird bestimmt, dass der Abrechnungskreis für dieses Objekt objektübergreifend ist, d.h. Buchungen anderer Objekte innerhalb der Zuständigkeitseinheit mit identischem Abrechnungskreis und Einstellung werden hier objektübergreifend berücksichtigt.
Filter teilnehmende Objekte
Hier werden die Objekte eingetragen, für die der Abrechnungskreis bei Option Objektübergreifend wirksam ist. Dabei ist zu beachten, dass in allen daran teilnehmenden Objekten der identische Abrechnungskreis mit dem gleichen Filter Teilnehmende Objekte eingetragen sein muss.
Vorwegabzug
Kennzeichnen Sie hiermit einen Abrechnungskreis, um vorweg abgezogene Kosten in der Abrechnung darzustellen. Wichtig: Da diese Kosten nicht verteilt werden sollen, dürfen diesem Abrechnungskreis keine Einheiten zugeordnet werden.
Beschreibung
Geben Sie hier eine Bezeichnung des Abrechnungskreises ein. Diese wird in den Abrechnungszeilen in Kombination mit der Beschreibung des Objektkontos eingetragen. Wenn mehr als ein Abrechnungskreis pro Objektkonto verwendet wird, wird diese Kombination dann auch in der Einzelabrechnung angedruckt. Zusätzlich wird diese Beschreibung zur Erläuterung des Abrechnungskreises in den Fußnoten in der Einzelabrechnung ausgegeben.
Tragen Sie hier zusätzliche Erläuterungstexte für den Abrechnungskreis ein. Dieser Text wird in der Abrechnung mit angedruckt.
Zuordnen von Einheiten zu Abrechnungskreisen (allgemein)
Jede Einheit kann beliebig vielen Abrechnungskreisen zugeordnet werden. An einem Abrechnungskreis kann eine Einheit aber nur einmal beteiligt werden. Die Beteiligung kann zeitabhängig über das Startdatum bzw. Enddatum gesteuert werden.
Von der Tabelle Abrechnungskreis Übersicht können Sie über die Suche Funktion Einheiten zuordnen auswählen, um die Einheitenstämme zu öffnen.
Markieren Sie die Einheit/-en, die Sie dem Abrechnungskreis zuordnen wollen und bestätigen Sie mit OK.
Nach einer Sicherheitsabfrage, ob Sie diese wirklich übernehmen wollen, werden die markierten Einheiten in den Abrechnungskreis Beteiligungen übernommen. Diese können Sie anschließend über die Funktion Beteiligte Einheiten überprüfen.
Objektübergreifende Abrechnungskreise
Der objektübergreifende Abrechnungskreis wird für Kosten verwendet, die auf mehrere Objekte aufgeteilt werden sollen. Dies kommt häufig bei Kosten, wie zum Beispiel für die Pflege der Außenanlagen, den Winterdienst, etc. vor.
Dazu kennzeichnen Sie im Fenster Abrechnungskreis Übersicht den entsprechenden Abrechnungskreis im Feld Objektübergreifend.
Zusätzlich tragen Sie im Feld Filter teilnehmende Objekte die Objektnummern aller beteiligten Objekte ein. Damit wird erreicht, dass bei der Saldenermittlung nicht alle Posten des Mandanten durchsucht werden müssen, sondern nur die Objekte, bei denen der objektübergreifende Abrechnungskreis eingerichtet ist. Diese Posten werden dann in der Abrechnung aufsummiert.
Bei der automatischen Berechnung des 100 % Faktors werden dann alle Einheitenverteilungen des gesamten Abrechnungskreises aufsummiert. Zur Unterscheidung dazu finden Sie im 100 % Faktor Objekt die Summe aller Einheitenverteilungen aus dem aktuellen Objekt. Beide Felder finden Sie in den Abrechnungszeilen.
Wichtig
In allen beteiligten Objekten muss dieser Abrechnungskreis mit den gleichen Informationen angelegt werden.
Aufteilungsregeln für Abrechnungskreise
Es kann vorkommen, dass eine Rechnung für mehrere Abrechnungskreise gestellt wird. Sofern die Aufteilung auf die unterschiedlichen Abrechnungskreise aus der Rechnung individuell erfolgen soll, ist dies durch manuelles Anlegen entsprechender EK-Rechnungszeilen zu realisieren.
Beispiel:
Eine Rechnung für Müllgebühren enthält Teilbeträge für „Hausmüll“ und „Gewerbemüll“. Die Kostenumlage soll für Wohnungs- und Gewerbemieter getrennt erfolgen. Deshalb gibt es zwei Abrechnungskreise. Die Rechnung wird manuell aufgeteilt. D. h., es werden zwei Rechnungszeilen mit den jeweiligen Teilbeträgen auf die entsprechenden Abrechnungskreise gebucht.
Es gibt auch feststehende Vorverteilungen. Zum Beispiel die Aufteilung der Grundsteuer auf Wohnungen, Gewerbe und Garagen. Einem Abrechnungskreis kann deshalb eine Aufteilungsregel zugewiesen werden.
Die Aufteilungsregeln können bei der Abrechnungserstellung für Abrechnungszeilen angewendet werden. Dies schafft die Möglichkeit, zunächst auf einen Abrechnungskreis zu buchen und erst zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung aufzuteilen (ohne Umbuchungen).
Anlegen von Aufteilungsregeln
Auf der Objektkarte öffnen Sie die Abrechnungskreis Übersicht. Im Menüband wählen Sie über Details das Fenster Abrechnungskreis Aufteil.Regel. Erstellen Sie eine neue Aufteilungsregel.
Abrechnungskreisauswahl an einem Objektkonto
Grundsätzlich stehen alle Abrechnungskreise für alle Objektkonten zur Verfügung. In der Praxis kann es vorkommen, dass bestimmte Buchungen nicht auf einen Abrechnungskreis gebucht werden dürfen. Darum können Sie die zulässigen Abrechnungskreise einschränken. Auf der Objektkarte wählen Sie über die Suche die Funktion Konten und es öffnet sich die Liste mit den Objekt Konten.
Im nachfolgenden Beispiel soll die Position Gebäude und Glasversicherung nur für die Gewerbe-Einheiten über den Abrechnungskreis Gewerbe gebucht werden.
Das Konto öffnet sich durch Anklicken und im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan können Sie den Abrechnungskreis ändern. Beim Buchen der Glasversicherung wird beim Auswählen eines Abrechnungskreises nur dieser Abrechnungskreis angezeigt.
Hinweis
Wenn am Objektkonto ein Abrechnungskreis hinterlegt ist, dann wird dieser im Buch.Blatt vorbelegt.
Berichtstexte Schnelleinrichtung
Sie können in RELion im Anschreiben der Abrechnung die Texte über Berichtstexte definieren. Dazu öffnen Sie über die Suche die Übersicht RE Berichtstexte.
Hinweis
Wir empfehlen mindestens einen Berichtstext für Mietabrechnungen und einen Berichtstext für Eigentümerabrechnungen anzulegen.
Legen Sie eine leere Aufgabenseite an. Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Eigentümer/Mieter das Kennzeichen aus für dessen Objekte Sie Texte für das Abrechnungsschreiben erfassen möchten. Bei Bedarf können Sie bestimmen, dass diese Texte nur für einzelne Objekte, Abrechnungscodes oder sogar nur für einzelne Einheiten gelten sollen.
Hinweis
Beim Holen der Berichtstexte in die Abrechnung werden in folgender Reihenfolge die Inhalte der Felder geprüft:
Sofern Sie den Text als Vorlage für individuelle Texte verwenden wollen, aktivieren Sie das Feld Vorlage.
In der Liste wählen Sie in der Spalte Positionierung die gewünschte Option aus:
Vortext:
Der Text wird vor den Abrechnungsposten im Anschreiben gedruckt.
Mitte:
Auf dem Abrechnungsanschreiben wird der Text nach den Abrechnungsposten und vor den neuen Vorauszahlungen gedruckt.
Wichtig
Wenn keine neuen Vorauszahlungen gebildet wurden oder die Druckoption Vorauszahlung Alt-Neu nicht aktiv ist, wird dieser Text nicht mit angedruckt.
Nachtext:
Der Text wird nach den Abrechnungsposten bzw. wenn vorhanden, nach den neuen Vorauszahlungen angezeigt.
Erläuterung allgemein:
Der Text wird in der Einzelabrechnung nach den Fußnoten angedruckt.
Hinweis § 35a:
Für die Anlage § 35a können Sie hier einen eigenen Text erfassen, der dann über den Kostenpositionen gedruckt wird.
Der eigentliche Text wird im Feld Text eingetragen. Sollte der Text unterstrichen oder in Fettdruck gewünscht werden, setzten Sie in den entsprechenden Feldern einen Haken.
Damit die Texte auch in die Abrechnung gezogen werden, öffnen Sie über Berichtszuordnung die RE Berichtszuordnungen.
Legen Sie mit Neu eine neue Zeile an und tragen Sie dort im Feld Bericht ID die Report Nummer 5052276 für das Erzeugen der Abrechnungsbelege ein.
Sie können Vordrucke für Bankmitteilungen und Einzugsermächtigungen erzeugen, indem Sie in einem bestehendem RE Berichtstext im Menüband über Initialisiere Text/Mitteilung Bankverbindung für Auszahlung bzw. SEPA Lastschriftmandat starten.
Hinweis
Diese Vordrucke werden benötigt, wenn Sie in der Abrechnung die Druckoptionen Mitteilung Bankverbindung für Auszahlung und SEPA Lastschriftmandat aktivieren.
Bei Bedarf können Sie dann noch Änderungen an dem Text vornehmen.
Hinweis
Der neue Berichtstext wird nach den bisher erstellen Berichtstexten eingefügt. Es ist nicht notwendig vorher einen neuen Berichtskopf anzulegen. Auch eine Berichtszuordnung ist nicht erforderlich! Nach dem Aktualisieren der Berichtstexte können Sie diesen öffnen, um ihn zu überprüfen bzw. zu ändern.
Fallbeispiel
Für ein gemischt genutztes Mietobjekt soll eine Jahresabrechnung für die Abrechnungsarten BK-VZ und HK-VZ erstellt werden. Dabei werden nur die Buchungen im Leistungszeitraum sowie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen in der Abrechnung berücksichtigt.
Eine Rechnung für die Wasserversorgung (Konto 800200) wurde für den Zeitraum 01.12.2017 bis 31.01.2018 gebucht.
Die Straßenreinigungskosten (Konto 800501) werden zusammen mit dem Nachbarobjekt getragen.
Die Kosten für die Müllabfuhr (Konto 800600) werden nach Gewerbeeinheiten und Wohnungen aufgeteilt.
Für die anteilige Miete der Telefonanlage (Konto 801710) gibt es je Einheit einen Festbetrag vom Betreiber der
Anlage.
Da eine Gewerbeeinheit einige Feuerlöscher verwendet, wurde vertraglich vereinbart, dass diese Einheit nicht an die Wartungskosten für Feuerlöscher (Konto 801701) beteiligt ist.
Schematischer Ablauf
Abrechnung anlegen
Damit RELion eine ordnungsgemäße Abrechnung erstellen kann, müssen die erforderlichen Daten, die im Abrechnungszeitraum verarbeitet wurden, entsprechend der vorgegebenen Einstellungen zusammengestellt und aufbereitet werden. Um diese umfangreichen Arbeiten möglichst einfach durchführen zu können, wurden Stapelverarbeitungen eingebaut, die Ihnen die Arbeit abnehmen und den Arbeitsaufwand geringhalten.
Ausgangspunkt der kompletten Abrechnungserstellung, sowie der neuen Vorauszahlungen, ist das Fenster Abrechnungen, hier werden sämtliche bereits erstellten Abrechnungen dargestellt.
Dazu öffnen Sie über die Suche die Liste Abrechnungen und starten den Bericht Abrechnungen anlegen.
Im Inforegister Vorbelegen aus haben Sie im Feld Quelle die Wahl ob Sie die Einstellungen wie Buchungsmethode, Druckoptionen etc. aus einer Abrechnung Objekt Vorlage Karte oder aus der letzten Abrechnung übernehmen wollen. In unserem Fall wählen Sie hier Vorlage aus. Sofern Sie Letzte Abrechnung (wenn nicht vorhanden dann Vorlage) verwenden, geben Sie im Feld Letzte Abrechnung den Abrechnungscode der entsprechenden früheren Abrechnung an. Im Feld Vorlage ist immer die entsprechende Vorlagennummer einzutragen.
Wählen Sie im Inforegister Abrechnung anlegen im Feld Abrechnungscode den zuvor angelegten Code für den Abrechnungszeitraum aus. Dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt. Diese können Sie bei Bedarf manuell ändern. Tragen Sie im Feld Zahlungsdatum das Zahlungsziel ein, dieses kann auf der Abrechnung angedruckt werden und wird als Fälligkeitsdatum für die Abrechnungsergebnisse verwendet.
Für eine einfache Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist es sinnvoll die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren. Es besteht jedoch die Möglichkeit alle Einstellungen einzeln zu starten. Im Inforegister RE Objekt filtern Sie auf das entsprechende Objekt. Mit OK starten Sie die Stapelverarbeitung.
Nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist, werden Sie darüber informiert, dass Aktionsprotokollzeilen erstellt wurden.
Diese können Sie über die Infobox Aktionsprotokolleinträge einsehen.
Abrechnung Objekt Karte
Auf der Übersicht Abrechnung wählen Sie die Zeile, die Sie bearbeiten möchten und öffnen die zugehörige Abrechnung Objekt Karte.
Im Inforegister Allgemein erhalten Sie eine Übersicht aller Einstellungen und Optionen der ausgewählten Abrechnung. Bei Bedarf können Sie hier noch Änderungen vornehmen. Da in unserem Fall die Kosten für die Wasserversorgung nur anteilig für die Abrechnungsperiode angerechnet werden soll, kontrollieren Sie hier ob der Haken im Feld Leistungszeitraum berücksicht. gesetzt ist. Wenn Abrechnungsdatum und Druckdatum unterschiedlich sein sollen, gibt es die Möglichkeit im Feld Druckdatum (falls nicht Abrechnungsdatum) ein für den Ausdruck gewünschtes Datum zu hinterlegen.
Welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden, können Sie im Inforegister Bearbeitungsstatus nachvollziehen.
Eine Ausführung oder Wiederholung der Funktionen kann erfolgen, wenn Sie erneut auf das Feld Status in der jeweiligen Zeile klicken.
Beteiligte Einheiten prüfen
Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten geholt.
Sie können diese über einen Mausklick im Ergebnisfeld der Beteiligten Einheiten geholt im Fenster Einheit Abrechnung überprüfen.
Abrechnungszeilen
Die Abrechnungszeilen stellen die einzelnen Kostenpositionen für die Abrechnung dar und sind daher zwingend erforderlich.
Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen werden die gebuchten Posten der Objektkonten, bei denen in den Objekt Konten die VerwendungAbrechnung oder Alles ausgewählt wurde, in die Abrechnungszeilen eingetragen. In der Liste Abrechnungen öffnen Sie die Abrechnung Zeilen.
In der Spalte Kontonr. können Sie über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitern bzw. reduzieren.
Im den Beispiel wurden die Hausmeisterkosten objektübergreifend aufgeteilt. In der Abrechnung werden die Gesamtkosten für das Objektkonto dargestellt. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Objekt die Kosten gebucht wurden. Auf den Abrechnungskreis OBJEKT wurden keine Kosten direkt gebucht.
Diese Kosten werden mithilfe der Werte im Feld 100 % Faktor auf die entsprechenden Einheiten umgelegt. Im Feld 100 % Faktor Objekt ist dabei erkenntlich, welchen Anteil der Kosten in diesem Objekt zum Tragen kommen.
Mit dem Holen der Abrechnungszeilen werden automatisch die Kostenbuchungen zu den jeweiligen Konten geholt. Bei Heizkosten werden die erforderlichen D-Sätze aus dem Modul Heizkosten-Datenaustausch, bei Darlehensbuchungen die Werte aus dem Datenpool geholt und auf Einheitenebene zugeordnet. Sorgen Sie also dafür, dass zum Zeitpunkt der Abrechnung alle Buchungen in RELion vorliegen. Die geholten Buchungen können Sie über den Drilldown in der Spalte „Anzahl Detailzeilen“ prüfen.
Festwerte erfassen
In unserem Fallbeispiel wird die „Miete Telefonanlage“ als Festbeträge direkt zugeordnet. In den Abrechnung Zeilen können die gebuchten Posten zu diesem Konto über die Sachposten eingesehen werden. Zum Erfassen der Festbeträge klicken Sie die Zeile Miete Telefonanlage und öffnen Sie über Vorgang Festwerte erfassen das Fenster Abrechnung Zeilen Festwerte.
Hinweis
Beachten Sie bitte, dass die eingetragene Verteilungsart im Objektkontenplan in diesem Fall entweder Festbetrag, Heizung oder Wasser sein muss und die Abrechnung noch nicht berechnet worden ist.
Hier werden Ihnen alle in der Abrechnungsperiode aktiven Einheiten des Objektes aufgeführt. Tragen Sie im Feld Betrag Netto oder Betrag Brutto die entsprechenden Werte ein.
Hinweis
Sofern es sich um Kosten im Sinne des § 35a EStG handelt, können Sie die dementsprechenden Werte in den dafür vorgesehenen Feldern eintragen. Blenden Sie sich diese dafür ein.
Schließen Sie das Fenster damit die Beträge auch in den Abrechnung Zeilen angezeigt werden.
Aufteilungsregeln anwenden
Beim Objekt wurde für die Aufteilung der Müllkosten Abrechnungskreise mit folgenden Aufteilungsregeln erstellt.
Zum Anwenden der Aufteilungsregeln können Sie unter drei verschiedenen Möglichkeiten wählen:
Markieren Sie das entsprechende Konto und klicken Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln. Damit wird die Aufteilungsregel des ausgewählten Kontos angewendet.
Um alle Aufteilungsregeln in den Abrechnungszeilen anzuwenden, verwenden Sie Aufteil.regel anwenden Gesamt.
Beim Berechnen der Abrechnung werden automatisch alle Aufteilungsregeln angewendet, sofern die Option Aufteilungsregeln anwenden im Bericht Abrechnung berechnen nicht deaktiviert wird.
Hinweis
Solange diese Funktion nicht ausgeführt worden ist, finden die Aufteilungsregeln in der Abrechnung keine Anwendung.
Die Aufteilungsregeln der einzelnen Konten können nur über Aufteil.regel anw./zurücksetzen Einzeln wieder zurückgesetzt werden und dann auch immer nur Konto für Konto.
Vorauszahlungen prüfen
Über die Stapelverarbeitung Abrechnung anlegen wurden die Vorauszahlungen (Sollstellungen und dazugehörigen Zahlungen) geholt. In der Abrechnung Objekt Karte können Sie über Details oder über die Suche die Vorauszahlungen öffnen.
In der Spalte Ebene können Sie über die eckigen Anführungszeichen die Zeilen erweitern bzw. reduzieren. Hier haben Sie die Möglichkeit alle Vorauszahlungen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.
Abrechnung berechnen
Nachdem Sie überprüft haben, dass die Kosten und Vorauszahlungen in der Abrechnung stimmen, legen Sie die angefallenen Kosten auf die einzelnen Debitoren um, indem Sie die Abrechnung berechnen.
In der Abrechnung Objekt Karte können Sie über Abrechnung berechnen die Stapelverarbeitung öffnen.
Im Inforegister Abrechnung Objekt ist dabei bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen. Zusätzlich können Sie hier noch bestimmen, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden sollen. Starten Sie den Vorgang mit OK.
Anschließend sind die Gesamtfaktoren für die jeweiligen Abrechnungskreise und Verteilungscodes berechnet. Sofern eine Hochrechnung aktiv ist, werden zusätzlich die Hochrechnungszeilen gefüllt. Die Kosten werden auf die einzelnen Einheiten umgelegt und die Liste Abrechnungsposten gefüllt. Wurde die Berechnung durchgeführt, steht der Status im Inforegister Bearbeitungsstatus in der Zeile Abrechnung berechnet auf der Abrechnung Objekt Karte auf Ja. Für eine schnellere Berechnung kann beim Abrechnung berechnen die Option Ausnahmen anwenden gleich mitberücksichtigt werden.
Abstimmarbeiten
Bei den Abstimmarbeiten können nach Erstellung der Abrechnung abschließende Kontrollen, ob alle Einheiten und Konten erfasst, alle Verteilungen eingetragen und die Beträge richtig gebucht wurden, durchgeführt werden.
Einige der Berichte verwenden Sie bevor die Abrechnung berechnet wird, andere sind für die Ergebniskontrolle gedacht. Alle diese Berichte starten Sie in der Abrechnung Objekt Karte über Drucken. Im Fenster RE Berichtsauswahl wählen Sie diese in der Rubrik Prüfungen aus.
Nachfolgende Prüfberichte sind im Standard eingetragen:
Prüfe Vorauszahlungskonten
Kosten Detailliert
Kontrollliste Einheiten
Objekt Abrechnungsübersicht Miete (bzw. WEG)
Abstimmprotokoll Abrechnung
RELion Objektbuchungen LZ/35a
Die Vorgehensweise ist bei allen Berichten identisch. Markieren Sie den gewünschten Bericht und öffnen diesen über OK.
Prüfe Vorauszahlungskonten
Mithilfe des Berichts Prüfe Vorauszahlungskonten können Sie vorab prüfen, ob bei den ausgewählten Objekten für jede verwendete MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe ein Sollstellungskonto pro verwendete Abrechnungsart vorhanden ist.
Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Kontrollliste Einheiten
Dieser Bericht listet nach der Berechnung der Abrechnung die Einheiten auf, die bei der Abrechnung berücksichtigt wurden mit den auf die einzelnen Einheiten umgelegten Werten.
Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Objekt Abrechnungsübersicht Mieter
Mit dem Bericht Objekt Abrechnungsübersicht Mieter erhalten Sie nach dem Berechnen der Abrechnung eine Aufstellung der Kostenpositionen zur Abrechnung.
Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Hinweis
Da bei den Aufteilungsregeln die entstandenen Kosten „mehrfach“ aufgeteilt werden, werden in diesem Bericht Differenzen ausgewiesen. Diese ergeben sich aus den Bewegungen im Abrechnungszeitraum und den verteilten Gesamtkosten pro Abrechnungszeile. In der Spalte verteilte Kosten kann man erkennen, welche Kosten wirklich insgesamt verteilt wurden. In der Spalte Gesamtkosten sieht man, welchen Anteil der Kosten die jeweilige Aufteilungsregel an den Gesamtkosten hat.
Abstimmprotokoll Abrechnung
Über dieses Protokoll können nach dem Berechnen der Abrechnung die Beträge, die in den Abrechnungszeilen stehen, mit den tatsächlich umgelegten Werten abgestimmt werden. Dabei sind eventuell vorhandene Differenzen, die oftmals durch die Verteilung entstehen, erkennbar.
Durch den Aufruf von der Abrechnung Objekt Karte aus, ist im Inforegister Abrechnung Objekt bereits auf die Abrechnung gefiltert. Sie können hier bei Bedarf den Filter anpassen.
Außerdem können Sie im Inforegister Abrechnung Zeile auf einzelne Konten filtern. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Objektkonten Leistungszeitraum
Dieser Bericht druckt eine Liste aller Buchungen auf Objektkonten, die im vorgegebenen Zeitraum vorgenommen worden sind, gruppiert pro Objekt. Zusätzlich können Sie wählen ob alle Buchungen, die den Leistungszeitraum betreffen oder Buchungen mit § 35 Dimensionen, ausgegeben werden.
Über die Filtermöglichkeiten in den Inforegistern Objekt Konto und Sachposten können Sie die Ausgabe einschränken, um z. B. nur die Konten zu prüfen, die in der Abrechnung einer Rolle spielen. Dazu filtern Sie auf die Verwendung Alles und Abrechnung. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau.
Ausnahmen anwenden
Gerade im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken. Dabei kann für einzelne Einheiten bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.
Wichtig
Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung von RELion nicht unterstützt.
In der Abrechnung Objekt Karte wählen Sie die Funktion Ausnahmen. Beim Ermitteln der beteiligten Einheiten werden bereits die beim Mietvertrag hinterlegten Ausnahmen geholt. Bei Bedarf können Sie hier über Ausnahmen holen Ausnahmen einspielen, die erst nach dem Ermitteln der Einheiten bei den Mietverträgen angelegt wurden.
Die Abrechnung Ausnahmen Karte ist ähnlich aufgebaut wie Vertrag Ausnahmen Karte. Lediglich das Feld Aktiv im Inforegister Allgemein gibt es in der Vertrag Ausnahmen Karte nicht.
In diesem wird, wie auch in der Übersicht, angezeigt ob und wann die Ausnahme angewendet worden ist. In der Liste Abrechnung Ausnahmen wird über Vorgang Alle Ausnahmen prüfen bzw. Aktuelle Ausnahme prüfen überprüft, ob alle notwendigen Angaben eingetragen sind und ob sich diese nicht gegenseitig ausschließen. Nachdem die Ausnahmen korrekt eingespielt worden sind, können Sie diese in der Abrechnung Objekt Karte mit Ausnahmen anwenden aktivieren. Dabei wird geprüft, ob die Ausnahmen greifen.
Sobald die Ausnahmen angewendet worden sind, können diese nicht mehr verändert werden. Wenn Sie diese trotzdem noch ändern wollen, setzen Sie den Status im Feld Ausnahmen angewendet wieder auf Nein. Das im Feld Aktiv eingetragene Datum wird dabei entfernt. Die erfolgreich angewendeten Ausnahmen können Sie dann in den Abrechnungsposten prüfen.
In unserem Beispiel wurde bei der Einheit 001 für das Konto 800800 Hausreinigung eine prozentuale Beteiligung von 80 % vereinbart. Im Feld Ausnahme Betrag ist der Differenzbetrag ersichtlich. Im Feld Betrag vor Ausnahme der ursprüngliche Betrag. Nur die im Feld Betrag anteilig ausgewiesenen Kosten kommen in der Abrechnung zum Tragen.
Individuelle Texte anlegen
Normalerweise verwendet die Abrechnung den in den Berichtstexten eingerichteten Standardtext. Es kann jedoch erforderlich sein, bei einer Abrechnung individuelle Informationen zu verwenden. RELion gibt Ihnen die Möglichkeit auf Wunsch für jedes Objekt bzw. für jede Einheit einen individuellen Ausdruck zu erstellen. Die Verwaltung dieser Texte kann in der Abrechnung Objekt Karte über Texte vorgenommen werden. Sofern der Abrechnung noch kein Berichtstext zugeordnet wurde, öffnet sich beim erstmaligen Starten folgende Abfrage:
Mit Ja öffnen Sie das Fenster RE Berichtstexte Übersicht.
Hier werden Ihnen alle Berichtstexte angezeigt, die mit Vorlage gekennzeichnet sind und für dieses Objekt und diese Abrechnung zur Verfügung stehen. können Sie einen vorhandenen Text auswählen und diesen mit OK in die neue Textvorlage kopieren. Anschließend können Sie diesen individuell bearbeiten.
Hinweis
Wenn kein Berichtstext mit Vorlage gekennzeichnet ist oder die Vorlagen für die Abrechnung nicht verwendet werden können (z. B. wegen der Objektnr. oder des Geschäftsvorfallcodes), dann werden Ihnen nach einer Abfrage alle Berichtstexte angezeigt, aus denen Sie sich dann den gewünschten Text auswählen können.
Wenn bereits ein Text kopiert wurde, können Sie das in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen am Feld Individ. Text angelegt erkennen. In diesem Fall gelangen Sie mit der Funktion Texte direkt in das Bearbeitungsfenster RE Berichtstext.
Wenn ein individueller Text für eine bestimmte Einheit oder einen bestimmten Einheitenvertrag verwendet werden soll, kann dies über die Felder Einheitennr. und Einheitenhistorie gesteuert werden. Sollte ein falscher Berichtstext als Vorlage ausgewählt worden sein, kann dieser Text jederzeit gelöscht werden oder die Zuordnung über die Felder Objektnr. und Geschäftsvorfallcode entfernt werden.
Neue Vorauszahlungen ermitteln
Nach der Erstellung und Prüfung der Abrechnung können im nächsten Schritt die neuen Vorauszahlungen ermittelt werden. Damit werden den Eigentümern/Mietern die neuen monatlichen Hausgeld- bzw. Betriebskostenvorauszahlungen auf Basis der erstellten Abrechnung vorgelegt. Hierzu werden im Hintergrund die Funktionen des Wirtschaftsplans verwendet.
Hinweis
Wenn Sie mit der Abrechnung die zukünftigen Vorauszahlungen nicht anpassen wollen, können Sie die folgenden Schritte zum Wirtschaftsplan überspringen und beim Kapitel Belege erzeugen fortfahren.
Wirtschaftsplan anlegen
In der Abrechnung Objekt Karte können Sie die erforderlichen Menüpunkte zur Erstellung der neuen Vorauszahlungen aufrufen.
Als Erstes wird der Menüpunkt Wirtschaftsplan anlegen gestartet. Dabei wird ein Wirtschaftsplan auf Basis der Abrechnung erstellt. Die Abrechnungszeilen werden hierfür in die Wirtschaftsplanzeilen übertragen.
Im Bericht Wirtschaftsplan anlegen sind bereits im Inforegister Vorbelegen aus die Felder Quelle und Code (Abrech./Wirtsch.Plan) mit den Werten aus der Abrechnung gefüllt.
Im Feld Multiplikator können Sie den Faktor ändern, wenn die bestehenden Beträge angepasst werden sollen. Sollen diese z. B. um 10 % erhöht werden, geben Sie den Multiplikator 1,1 ein. Möchten Sie die Beträge verringern, z. B. um 5%, wählen Sie den Faktor 0,95. Im Inforegister Wirtschaftsplan anlegen wählen Sie im Feld Wirtschaftsplan Code einen passenden Code aus. Dadurch werden die Felder Von Datum, Bis Datum und Wirtschaftsplan Datum gefüllt, sofern bei dem ausgewählten Wirtschaftsplancode diese Angaben hinterlegt wurden. Tragen Sie im Feld Datum 1. Sollstellung das Datum ein, ab dem der neue Vorauszahlungsbetrag für die Sollstellung verwendet werden soll.
Bei Bedarf aktivieren Sie das Feld Vorhandene WP überschreiben, dadurch werden eventuell vorhandene Wirtschaftspläne mit gleichem Wirtschaftsplancode überschrieben, sofern dort folgende Schritte noch nicht ausgeführt wurden: Belege erzeugt, Sollstellungszeilen erstellt, Nachberechnung gebucht und/oder gesperrt.
Bestimmen Sie im Inforegister Weitere Schritte (optional), ob Sie die Beteiligten Einheiten holen bereits beim Anlegen des Wirtschaftsplans holen wollen. Standardmäßig ist diese Option aktiv. Im Inforegister RE Objekt ist bereits über die Filterfelder Eigentümer/Mieter und Nr. das Objekt ausgewählt. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.
Hinweis
Sollte beim Anlegen des Wirtschaftsplans Aktionsprotokollzeilen angelegt werden, so können Sie sich diese anzeigen lassen indem Sie in der Abrechnung Objekt Karte auf Wirtschaftsplan zeigen gehen. Dadurch öffnet sich die gefilterte Übersicht Wirtschaftspläne. Hier können Sie in der Infobox Aktionsprotokolleinträge diese mit einem Mausklick auf die entsprechende Zahl prüfen. Sollte in der Übersicht kein Eintrag angezeigt werden, so entfernen Sie den Filter auf das Feld Wirtschaftsplancode.
Wirtschaftsplan berechnen
Nachdem die Gesamtkosten aus der aktuellen Abrechnung übertragen wurden, berechnen Sie im nächsten Schritt diese für die einzelnen Einheiten. Starten Sie dazu über Wirtschaftsplan berechnen den gleichlautenden Bericht.
In der Stapelverarbeitung Wirtschaftsplan berechnen sind im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits die Filterdaten aus der Abrechnung übernommen worden. Standardmäßig wird im Inforegister Optionen vorbelegt, dass die Aufteilungsregeln angewendet werden sollen.
Zusätzlich können Sie hier noch bestimmen, dass die Gesamtfaktoren aktualisiert und Zeilen ohne Beträge gelöscht werden.
Starten Sie den Vorgang mit OK.
Ausschlussbedingungen für die neuen Vorauszahlungen
Nicht immer ist es gewünscht, die neuen Vorauszahlungen anzupassen. Wenn z. B. ein Mieter neu eingezogen ist, sollen die vertraglich vereinbarten Nebenkosten nicht geändert werden. Auch kann es vorkommen, dass die Vorauszahlungen erst angepasst werden sollen, wenn sie sich um mindestens 5 EUR erhöhen. Dafür können Sie in RELion Ausschlussbedingungen anwenden.
Rufen Sie dafür den Bericht Abrechnung Ausschlussbedingungen f. neue VZ in der Abrechnung Objekt Karte über Ausschlussbed. anwenden auf. Mit diesem Bericht können Sie die gewählten Ausschlussgründe in die betroffenen Abrechnungsposten eintragen. Im Inforegister Optionen können Sie die Kriterien bestimmen, die dazu führen, dass keine neuen Vorauszahlungen für bestimmte Einheiten generiert werden. Mit Drucken oder Vorschau starten Sie die Verarbeitung.
Sollstellungszeilen erstellen
Damit die neu berechneten Vorauszahlungen für das kommende Wirtschaftsjahr zur Anwendung kommen, sind diese in die Sollstellungszeilen einzutragen. Dies können Sie über Sollstellungszeilen erstellen in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Aktionen im Bereich Neue Vorauszahlung ausführen.
In dem sich öffnenden Fenster Wirtschaftsplan Sollstellungszeilen erzeugen ist im Inforegister Wirtschaftsplan Objekt bereits auf den Wirtschaftsplan gefiltert. Setzen Sie die Option Änderung speichern, wenn Sie die Sollstellungszeilen direkt erstellen wollen. Mit OK starten Sie die Verarbeitung.
Hinweis
Sofern Sie zu erstellenden Sollstellungszeilen zuerst prüfen möchten, starten Sie die Verarbeitung ohne diese Option. Dann werden die geplanten Änderungen zuerst ins Aktionsprotokoll eingetragen. Prüfen Sie das Aktionsprotokoll ob die Änderungen die gewünschten sind und starten Sie dann die Verarbeitung erneut mit gesetzter Option Änderung speichern.
Wirtschaftsplan zeigen
Als abschließender Punkt öffnen Sie über die Funktion Wirtschaftsplan zeigen in der Abrechnung Objekt Karte das Fenster Wirtschaftspläne. Hier sind die Ergebnisse der vorher gestarteten Funktionen eingetragen. Diese können Sie hier überprüfen.
Belege erzeugen
Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.
Hinweis
Überprüfen Sie vor dem Aufruf Belege erzeugen in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen ob Sie alle gewünschten Optionen aktiviert haben!
Starten Sie die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen indem Sie in der Abrechnung Objekt Karte entweder den Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja setzen oder über Belege erzeugen.
Es ist bereits auf die entsprechende Abrechnung gefiltert. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.
Hinweis
Für das Erzeugen der Belege sollten Sie den Filter nicht erweitern. Bei Bedarf können Sie den Filter auflösen, sodass die Belege, z. B. für alle Objekte, erzeugt werden.
Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt öffnen.
Über Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg entweder ausdrucken oder in der Seitenansicht öffnen. Wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen worden sind, stellen Sie in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus im Feld Freigabe zum Druck von Nein auf Ja um. Danach ist es nicht mehr möglich Änderungen in den Belegen vorzunehmen.
Abrechnung drucken
Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen. Über Bericht im Fenster Abrechnung Objekt Karte öffnen Sie die RE Berichtsauswahl, in welcher Sie den PDF Stapeldruck Abrechnung, dem die einzelnen Berichtstypen untergeordnet sind, mit OK öffnen.
Im Inforegister RE Belegempfänger ist bereits auf die Abrechnung gefiltert.
Im Feld Auswahl für Druckausgabe können Sie Eine Datei (PDF) mit allen Dokumenten auswählen und Sie erhalten eine PDF-Datei, die anschließend auf dem Drucker ausgegeben wird. Mit der Option Einzeldatei (PDF) im ZIP-Ordner erhalten Sie als Ergebnis einen komprimierten ZIP-Ordner mit allen PDF-Dateien einzeln aufgeführt. Diese können Sie z. B. verwenden, wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Druckausgabe beauftragen wollen.
Anschließend starten Sie den Druck mit OK. Nach Beendigung der Verarbeitung öffnet sich ein PDF-Sammeldruck. Diesen können Sie entweder normal ausdrucken oder aber speichern.
Abrechnung buchen
Im nächsten Schritt wird das Abrechnungsergebnis in ein oder mehrere Buchblätter übertragen und gegenüber dem Debitor gebucht. Stellen Sie vorher in der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Bearbeitungsstatus das Feld Freigabe zum Buchen auf Ja.
Über Abrechnung buchen starten Sie die Stapelverarbeitung Abrechnung in BuchBlatt.
Grundsätzlich können Sie die Abrechnungsbuchblätter für mehrere Objekte gleichzeitig erstellen. Abrechnungen, die nicht zum Buchen freigegeben wurden oder bereits gebucht worden sind, werden dabei übersprungen. Nach den Eingaben starten Sie die Verarbeitung mit OK. Im Anschluss erhalten Sie eine Hinweismeldung mit dem Ergebnis, die Sie ebenfalls mit OK bestätigen. Im entsprechenden Buchblatt können Sie die Buchungen überprüfen und dann Buchen.
Hinweis
Beim Buchen der Abrechnung werden mehrere Buchungssätze pro Einheit in das Buchblatt eingestellt (z. B. Buchung des Abrechnungsergebnisses, Bestandsveränderungen bei bilanzieller Methode). Dies ermöglicht es, die Debitorenbuchungen durchgängig mit Belegart Gutschrift oder Rechnung zu buchen.
Beim Einstellen ins Buchblatt wird pro Buchungssatz ein aufsteigendes Suffix an die Abrechnungs-nummer angehängt.
Je Vertrag wird eine Belegnummer erstellt, diese wird beim Holen der Einheiten in die Abrechnung bereits vergeben
Abrechnung sperren
Als abschließender Schritt können Sie in der Abrechnung Objekt Karte über das Feld Gesperrt verhindern, dass Änderungen an der Abrechnung vorgenommen werden können. Sie können diese Sperre auch für noch nicht fertiggestellte Abrechnungen setzen, um Änderungen durch andere Mitarbeiter vorübergehend zu verhindern.
Weiterführende Themen und Besonderheiten
Abrechnungskreise
Für die Erstellung der Abrechnung sind beim Buchen Abrechnungskreise zwingend notwendig.
Vorwegabzug von Kosten
Vorweg abgezogene Kosten sind die Kosten, die vom Vermieter getragen werden. Diese müssen lt. Gesetzgeber auf der Abrechnung nachvollzogen werden können. Öffnen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten.
Anschließend wählen öffnen Sie über Abrechnungskreise die Tabelle Abrechnungskreis Übersicht.
Erstellen Sie einen neuen Abrechnungskreis (z. B. VORWEG). Setzen Sie in dem Feld Vorwegabzug einen Haken. Da diese Kosten nicht auf die Einheiten umgelegt werden, ordnen Sie diesem Abrechnungskreis keine Einheiten zu.
Buchen auf Abrechnungskreise
Das Buchen mit Abrechnungskreisen ist in folgenden Vorgängen realisiert:
Buchen aus dem Buchblatt
Wiederkehrende Buchblätter
Einkaufsrechnung
Einkaufsgutschrift
Zur Verwendung von Abrechnungskreisen sind folgende Voraussetzungen notwendig:
Der Abrechnungskreis darf nicht gesperrt sein und muss beim Objekt vorhanden sein.
Im Buch.Blatt wird nach Eingabe der Objektkontonummer der Abrechnungskreis aus dem Objektkonto vorbelegt. Diesen können Sie im Feld Abrechnungskreis bei Bedarf ändern.
Der Abrechnungskreis wird dann beim Buchen in Sach- und Mehrwertsteuer-Posten weitergereicht.
Bereits gebuchte Posten mit Abrechnungskreis versehen
Wenn Sie bereits Buchungen durchgeführt haben und dann feststellen, dass diese über einen anderen Abrechnungskreis verarbeitet werden sollen, können Sie bei den gebuchten Posten nachträglich den Abrechnungskreis ändern.
Dazu öffnen Sie die Tabelle Fibujournal, markieren das gewünschte Journal und öffnen es.
Im Beispiel soll bei Objektkonto 800200 Wasserversorgung der Abrechnungskreis Objekt auf G2 geändert werden:
Dazu wählen Sie den gewünschten Sachposten und wählen im Feld Abrechnungskreis den gewünschten Abrechnungskreis.
Diese Änderungen können, sofern eingerichtet, über das Änderungsprotokoll nachvollzogen werden.
Buchungskombinationen
In RELion werden je nach Auswahl der Buchungskombination, bestehend aus Vorauszahlungsart und Buchungsmethode, die Vorauszahlungen gezogen und die Abrechnungen gebucht.
Zur Auswahl stehen Ihnen als Vorauszahlungsart:
Zahlungsbetrag:
Dadurch werden die tatsächlich geleisteten Beträge in der Abrechnung ausgewiesen.
Sollstellungsbetrag:
Dabei werden die sollgestellten Beträge verwendet, ohne Berücksichtigung, ob diese ausgeglichen wurden.
Als Buchungsmethoden stehen zur Verfügung:
Abrechnungsspitzen:
Hier werden die Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet.
Diese Buchungsmethode kann mit Sollstellungsbetrag und Zahlungsbetrag kombiniert werden.
Bilanzielle Methode:
Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird beim Buchen der Abrechnungsergebnisse die bilanzielle Buchungslogik verwendet.
Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.
Hinweis
Beim Erstellen des Buchblattes werden dabei Bestandsbuchungen und soweit vorher aktiviert wurde Auflösungsbuchungen pro Abrechnungsart eingetragen.
Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich pro Abrechnungsart (nur in Länderversion Österreich)
Hier können sowohl die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen als auch die Soll-Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden. Dabei wird pro Abrechnungsart eine Saldoausbuchung für das Objekt gemacht. Diese Buchungsmethode kann sowohl mit Sollstellungsbetrag als auch mit Zahlungsbetrag kombiniert werden.
Bilanzielle Aktivierung:
Da für den Bericht Aktivierung umlagef. Kosten ein Abrechnungscode für ein Objekt benötigt wird, wird am Anfang des Jahres als „Platzhalter“ eine entsprechende Abrechnung Objekt Karte angelegt. Diese kann nicht abgerechnet werden. Zur Abrechnung des Objekts wird dann später die Buchungsmethode auf Bilanzielle Methode umgestellt.
Wichtig
Abrechnungen für WEG-Objekte können grundsätzlich nur mit den Buchungsmethoden Abrechnungsspitzen bzw. Abrechnungsspitzen mit Saldoausgleich pro Abrechnungsart und Vorauszahlungsart Sollstellungsbetrag erstellt werden.
Einheit Abrechnungen
In der Einheit Abrechnungen erhalten Sie Informationen zu den Abrechnungen an die jeweiligen Debitoren.
Sie können das Fenster in der Abrechnung Objekt Karte über einen Mausklick im Ergebnisfeld des Feldes Beteiligte Einheiten geholt oder über Einheit Abrechnungen öffnen.
Je nach Bearbeitungsstatus der Abrechnung sind die verschiedenen Felder gefüllt und können hier überprüft werden. Eventuell notwendige Änderungen können nur über die Abrechnungszeilen und Vorauszahlungen vorgenommen werden. Über die Funktion Belege erzeugen und über Drucken können Sie die die einzelnen Abrechnungen ausdrucken.
Zusätzlich können Sie über Belege löschen und Belege erzeugen die Belege für die markierte Einheit neu erstellen.
Damit können Sie zum Beispiel für einen einzelnen Vertrag die Belege aktualisieren (z. B. wegen Heirat der Name eines Mieters geändert hat).
Vorauszahlung
In RELion können Sie die Vorauszahlungen der einzelnen Debitoren automatisch ermitteln oder manuell eingeben.
Dazu öffnen Sie über die Suche Abrechnungen und wählen die entsprechende Abrechnung aus.
Im Inforegister Vorauszahlungen bestimmen Sie durch Aktivieren des Feldes Nur abgerechnete Abr.Arten, dass automatisch nur die Abrechnungsarten verwendet werden, die in den Abrechnung Zeilen eingetragen sind. Somit werden immer die aktuellen Abrechnungsarten verwendet. Wird dieses Feld nicht aktiviert, kann im Inforegister Datenquellen im Feld Filter Abrechnungsarten die erforderliche Abrechnungsart für die Filterung manuell eingetragen werden. Dies ist vor allem dann von Interesse, wenn Sie getrennte Abrechnungen für Betriebs- und Heizkosten erstellen möchten.
Wird kein Filter verwendet, werden alle Abrechnungsarten geholt.
Automatische Ermittlung der Vorauszahlungen
Beim automatischen Ermitteln der Vorauszahlungen werden über die Abrechnungsarten die Sollstellungskonten der Einheit ermittelt. Diese Konten werden dann auf Debitorenposten mit folgenden Kriterien durchsucht.
Voreingestellte Filter:
Aus der Einheit
Objektnummer
Eigentümer/Mieter
Einheit Nr.
Einheit Historie
Buchungsdatum innerhalb des Abrechnungszeitraums
(z. B. 01.01.2018..31.12.2018 oder anteilig nach Leistungszeitraum)
Sollstellungsart
Nebenkosten Hinweis: Bei Eigentümerabrechnungen werden in der Länderversion Deutschland zusätzlich Debitorenposten mit der Sollstellungsart Sonstiges ermittelt.
RE Kontogruppe
Forderungen/Erlöse
Storno
Nein
Folgende Möglichkeiten zur Berechnung der Vorauszahlungen stehen in der Abrechnung Objekt Karte unter Aktionen zur Verfügung:
Abrechnungen anlegen
Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermitteln kann.
Vorauszahlungen holen
Über diese Funktion werden die geleisteten Vorauszahlungen berechnet.
Abrechnung berechnen
Es wird eine Stapelverarbeitung gestartet, die u.a. auch die Vorauszahlungen ermittelt, sofern dies bisher noch nicht geschehen ist.
Im Inforegister Bearbeitungsstatus den Status im Feld Vorauszahlungen geholt auf Ja setzen. Auch hier werden die geleisteten Vorauszahlungen geholt.
Die berechneten Vorauszahlungen können dann über Vorauszahlungen angezeigt werden.
In dieser in drei Ebenen aufgeteilten Tabelle, werden die geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt:
Ebene 1 (Summenzeile) – Hier werden Informationen, wie Einheitennummer, Historie, Debitorenname und Gesamtsumme der Vorauszahlungen, angezeigt.
Ebene 2 – Es zeigt die Art der Vorauszahlungen mit den entsprechenden Beträgen an.
Ebene 3 – Dort sind die einzelnen Posten aufgelistet.
Manuelle Eingabe der Vorauszahlungen
Vorauszahlungen können über die tatsächlich gebuchten Werte der einzelnen Debitoren ermittelt oder wenn keine vorhanden sind, manuell eingetragen werden. Für die manuelle Eingabe holen Sie trotzdem in der Abrechnung Objekt Karte die Vorauszahlungen und öffnen das Fenster Abrechnung Vorauszahlungen.
Hinweis
Die Vorauszahlungen können manuell nur in der Ebene 2 eingetragen werden. Sofern Zeilen der Ebene 3 vorhanden sind, können manuelle Änderungen nur vorgenommen werden, wenn diese entfernt wurden. Nachdem die Debitorenposten in Ebene 3 entfernt wurden, müssen Sie die Summenzeilen aktualisieren.
Im Anschluss können Sie die Vorauszahlungen erfassen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen.
Dann öffnet sich die neue Seite Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung. Zu Beginn ist die Seite leer. Im 1. Schritt erstellen Sie alle benötigten Zeilen über den Menüaufruf Zeilen erstellen und bestätigen die Abfrage mit Ja.
Es wird nun für jede in der Abrechnung Vorauszahlungen enthaltenen Einheit und Abrechnungsart Zeilen erstellt. Dabei wird anhand der Abrechnungsart Buchungsmatrix geprüft, wie viele Zeilen pro Einheit und Abrechnungsart benötigt werden.
Sofern in der Abrechnungsart Buchungsmatrix in der Tabelle Abrechnungskonten mit Zeitbezug mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Startdaten enthalten sind, die in den Abrechnungszeitraum fallen, dann werden die Zeilen entsprechend eingetragen.
Im Feld MwSt % wird dann entsprechend dem am Abrechnungsergebniskonto hinterlegen Sachkonto und der dazugehörigen MwSt.-Einrichtung geschuldeten MwSt.-Satz eingetragen (Feld ist standardmäßig ausgeblendet – kann über Spalten auswählen eingeblendet werden).
Wichtig
Sofern Sie mit der BuchungsartBilanzieller Methode abrechnen, tragen Sie in der Spalte Sollstellungskonto bei den steuerpflichtigen Einheiten jeweils das für den Steuersatz korrekte Sollstellungskonto ein, auf dass beim Buchen der Abrechnung die Vorauszahlungen zurückgebucht werden sollen. Bei den steuerfreien Einheiten wird das Konto automatisch eingetragen.
Hinweis
Filtern Sie auf Beschreibung 2 um dann das Sollstellungskonto in jede Zeile einzutragen. (z. B. mit F8 runterkopieren)
Sie können nun zeilenweise in den Feldern Vorauszahlung Netto und Vorauszahlung MwSt die entsprechenden Beträge erfassen. Der dazugehörige Betrag Vorauszahlung Brutto wird dann automatisch rechnerisch ermittelt.
Hinweis
Es ist absichtlich keine automatische Ermittlung des MwSt.-Betrages vorgesehen, da gerade bei „krummen“ Beträgen die MwSt.-Beträge abweichen können, wenn monatlich Einzel-Beträge mit MwSt. gebucht wird oder vom Gesamt-Betrag der MwSt.-Betrag ermittelt wird.
Über Summenzeilen aktualisieren können Sie zu Kontrollzwecken die Summe pro Einheit/Historie aktualisieren.
Wenn Sie die Seite schließen kommt eine Abfrage, ob Sie die erfassten Werte in die Abrechnung Vorauszahlung übernehmen wollen.
Mit Ja werden die Werte direkt übernommen. Mit Nein bleiben die für eine spätere Übernahme in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung stehen. Die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung ist um das Flowfield-Feld Anzahl manuelle Zeilen erweitert worden. Über den Durchgriff gelangen Sie auf die gefilterte Ansicht der erfassten manuellen Vorauszahlungen. Ein Ändern bzw. Erfassen ist hier nicht möglich:
In Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung finden Sie im Menüband noch folgende zusätzliche Aufrufe:
Beträge in Abrechnung Vorauszahlung zurücksetzen:
Dadurch können Sie alle Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlung zurücksetzen, um evtl. vorher falsch übernommene Beträge zu bereinigen.
Die Beträge in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung bleiben davon unberührt.
Löschen:
Dadurch werden alle Zeilen in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen Manuelle Erfassung gelöscht.
Wichtig
Sofern Sie mit Berechtigungskonzepten arbeiten (Rollen & Rechte) sind Berechtigungen für die neue Tabelle 5164624 zu vergeben (Lesen, Schreiben, Bearbeiten, Löschen).
Überzahlungen automatisch eintragen
Sie können evtl. vorhandene Überzahlungen bei VorauszahlungsartZahlbetrag automatisch in die Abrechnung Vorauszahlungen holen. Öffnen Sie dazu die Abrechnung Objekt Karte und aktivieren Sie im Inforegister Vorauszahlungen das Feld Überzahlungen.
Wichtig
Achten Sie darauf, dass die Vorauszahlungen für diese Abrechnung nicht geholt sein dürfen, wenn Sie diese Option aktivieren.
Wenn Sie nun die Vorauszahlungen über eine der geschilderten Wege in die Abrechnung holen, werden die Überzahlungen ebenfalls in die Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.
Überzahlungen manuell eintragen
Sie können evtl. vorhandene Überzahlungen bei VorauszahlungsartZahlbetrag auch manuell in die Abrechnung Vorauszahlungen eintragen. Dazu öffnen Sie in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Vorauszahlungen die Abrechnung Vorauszahlungen.
Markieren Sie dazu die entsprechende Summenzeile (Ebene 1) des Debitors. Über Summenzeile „Andere offene Posten/Überzahlung“ anlegen wird dann die zusätzliche Summenzeile angelegt. Nun können Sie hier über Debitorenposten auswählen diese zuordnen.
Posten manuell zurücksetzen
Wenn ein Posten nicht mit der Abrechnung verrechnet werden soll, kann die betreffende Zeile in der Abrechnung Vorauszahlungen gelöscht werden. Dabei wird der verbundene Debitorenposten zurückgesetzt, d. h., die Felder Abrechnungsart und Abrechnungscode und ggf. Abwarten werden zurückgesetzt.
Ausbuchen offener Vorauszahlungen
Nach aktuell gültiger Rechtsprechung in Deutschland dürfen nach dem Eintritt der Abrechnungsreife (Ende Abrechnungsperiode) die säumigen Betriebskosten-Vorauszahlungen nicht mehr eingefordert werden.
In der Abrechnung sind bei Vorauszahlungsart Zahlbetrag deswegen evtl. vorhandene Vorauszahlungsdifferenzen auszubuchen.
Dafür können Sie den Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen benutzen. Dieser erstellt für jeden noch offenen Posten eine Gegenbuchung, die dann mit dem ursprünglichen Posten ausgeglichen wird, sodass dann in der Abrechnung nur die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt werden. Beim Buchen der Abrechnung wird dadurch ein einzelner mahnbarer Debitorenposten erstellt.
Wichtig
Bei Objekten mit Versteuerungsart EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) werden die Posten nicht automatisch ausgeglichen. Dieser Ausgleich ist nach der Buchung manuell durchzuführen!
Den Bericht Ausbuchen offener Vorauszahlungen können Sie in der Übersicht Abrechnungen und in der Abrechnung Objekt Karte öffnen.
Inforegister Optionen:
Bezeichnung
Erläuterung
Geschäftsvorfallcode
In diesem Feld ist der Geschäftsvorfallcode (z. B. BK/HK-2017) von der Abrechnung eingetragen, von der Sie den Bericht aus starten. Bei Bedarf können Sie hier den gewünschten Code auswählen. Es werden nur die Abrechnung Objekt Karten zur Prüfung herangezogen, die mit diesem Code angelegt wurden.
Fibu Buch.-Blattvorlage
Wählen Sie hier die Buchblattvorlage aus, die zum Buchen verwendet werden soll.
Fibu Buch.-Blatt je Objekt
Setzen Sie hier einen Haken, wenn für jedes Objekt ein separates Buchblatt gefüllt werden soll. Das Feld Fibu Buch.-Blattname wird in diesem Fall deaktiviert.
Fibu Buch.-Blattname
Sofern Sie nicht den Haken im Feld Fibu Buch.-Blatt je Objekt gesetzt haben, können Sie hier manuell ein Buchblatt auswählen.
Buchungsdatum
Tragen Sie in diesem Feld das Datum ein, zu dem die Ausgleichsbuchungen gebucht werden sollen. Wichtig: Sofern bei der Abrechnung nicht der Haken Leistungszeitraum berücksichtigen gesetzt ist, ist es erforderlich, dass als Buchungsdatum ein Datum innerhalb der abzurechnenden Abrechnungsperiode eingetragen wird. Mit Haken Leistungszeitraum berücksichtigen kann das Arbeitsdatum als Buchungsdatum verwendet werden.
Filter Bearbeiter
Wählen Sie hier optional einen Bearbeiter aus. Es werden dann nur die Abrechnungen berücksichtigt, bei denen diesen Bearbeiter eingetragen ist.
Inforegister RE Objekt:
In diesem Inforegister ist standardmäßig auf das Objekt gefiltert, von dessen Abrechnung aus, der Bericht gestartet wird. Bei Bedarf kann der Filter entsprechend erweitert werden.
Hinweis
Dieser Bericht kann nur für Mietobjekte verwendet werden. Zusätzlich wird geprüft, ob die VorauszahlungsartZahlbetrag ist.
Starten Sie die Verarbeitung mit OK. Dabei wird beim erstmaligen Starten des Berichts der Herkunftscode AUS-VZ-ABR angelegt.
Bei der Verarbeitung werden dabei lediglich die Posten berücksichtigt, die in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen im Feld Vorauszahlung Differenz einen Betrag haben. Pro gefundene Rechnung wird eine passende Gutschrift mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Verrechnung n. geleistete Vorausz. erstellt und diese mit der Rechnung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.
Wenn Überzahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen geholt wurden, dann werden passende Rechnungen mit Buchungstext [LZ von-LZ bis] Rechnung wg. Überzahlung gemäß der übergeordneten letzten Sollstellungszeile erstellt und diese mit der Überzahlung ausgeglichen. Diese Buchung wird dann beim erneuten Holen der Vorauszahlungen in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen eingetragen.
Hinweis
Sollte es keine übergeordnete Sollstellungszeile geben, entfernen Sie die Überzahlung aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen.
Der Bericht stellt die Buchungen in das gewählte Buchblatt und setzt die Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen zurück.
Öffnen Sie dieses Buchblatt in der Abrechnung Objekt Karte nach Beendigung des Vorgangs über den Aufruf Abrechnung Buch.Blatt. Sie können die Buchungen dort überprüfen und buchen.
Wichtig
Es werden nur Gegenbuchungen für Debitorenposten erstellt, deren Abwartenkennzeichen entweder leer oder mit dem gleichen Abwartenkennzeichen aus der RE Einrichtung im Feld Abwarten Abrechnung gefüllt ist. Sollten Sie Debitorenposten mit einem anderen Abwartenkennzeichen gekennzeichnet haben, wird Ihnen das über das Aktionsprotokoll mitgeteilt.
Bitte bearbeiten Sie diese Posten bei Bedarf manuell (z. B. durch Ändern des Abwartenkennzeichens oder Entfernen aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen).
Im Anschluss holen Sie die Vorauszahlungen erneut in die Abrechnung. Beim Berechnen der Abrechnung und beim Erzeugen der Belege wird bei VorauszahlungsartZahlungsbetrag geprüft, ob bei Abrechnungen für Mietobjekte in der Länderversion Deutschland in der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen das Feld Vorauszahlung Differenz leer ist.
Sie erhalten eine entsprechende Meldung, die Sie darauf hinweist, dass die Vorauszahlungen noch zu bereinigen sind.
Solange diese nicht bereinigt wurden, ist es nicht möglich die Optionen Freigabe zum Druck und Freigabe zum Buchen zu setzen.
Hinweis
Die Anlage „Vorauszahlung im Detail“ wird nur dann erzeugt, wenn das Ergebnis aller Zeilen pro Einheit nicht „0“ ist.
Wenn sich also die Soll-Vorauszahlungen mit den Buchungen „Verrechnung n. geleistete Vorausz.“ komplett aufheben, wird die Anlage für diese Einheit nicht erzeugt.
Verbrauchswerte erfassen
Sie können für die Abrechnung Verbrauchswerte, z. B. Verbrauch m³ Wasser, erfassen.
Dafür sind im Vorfeld drei Punkte zu beachten:
Die beteiligten Einheiten sind ermittelt.
Im Fenster Objekt Verteilungen ist die entsprechende Verteilung im Feld Absoluter Faktor mit einem Haken gekennzeichnet.
Die Verteilungsart ist in den Objekt Konten auf Kein Zeitanteil gestellt.
Nun wird in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Verbrauchswerte erfassen geöffnet.
Im Kopfbereich sind Eigentümer/Mieter-Kennzeichen, Objektnr., Abrechnungs-/WP-Code und Datumsfilter von RELion vorgeblendet. Wählen Sie im Feld Filter Verteilungscodes den gewünschten Verteilungscode aus. Wenn für mehrere Verteilungscodes Verbrauchswerte erfasst werden sollen, können diese nacheinander ausgewählt und abgearbeitet werden.
Tragen Sie über Zeilen initialisieren alle im Abrechnungszeitraum aktiven Einheiten ein. Die dazugehörigen Verbräuche erfassen Sie im Feld Faktor. Bei der nächsten Berechnung der Abrechnung werden diese Werte herangezogen.
Hinweis
Sollte die Summe der Verteilung auf der Abrechnung nicht mit der Summe der Faktoren übereinstimmen, überprüfen Sie, ob die Einstellung Kein Zeitanteil im Objektkonto als Verteilungsart eingetragen ist.
Abrechnung Zeilen
Als Kostenpositionen für die Abrechnung werden die Konten verwendet, bei denen in der Liste Objekt Konten die Option Abrechnung oder Alles im Feld Verwendung eingetragen ist. Es bestehen zwei Möglichkeiten diese Zeilen für den Ausdruck der Abrechnung zu generieren.
Dazu wählen Sie über die Suche die Liste Abrechnungen aus.
Erste Möglichkeit (empfohlen):
Starten Sie über Neu/Abrechnung anlegen den Bericht Abrechnung anlegen. Hier sollten Sie immer im Inforegister Weitere Schritte (optional) den Haken bei Abrechnungszeilen holen setzen. Damit werden die Zeilen automatisch über die Stapelverarbeitung erzeugt.
Zweite Möglichkeit (wenn die Abrechnung bereits angelegt ist):
Wählen Sie eine Abrechnungszeile, die Sie bearbeiten möchten und öffnen Sie die zugehörige Abrechnung Objekt Karte.
Hier können Sie über Abrechnungszeilen holen für jedes Objektkonto, das in der Verwendung Alles oder Abrechnung eingetragen hat, eine Summenzeile und eine Zeile mit dem bei dem Objektkonto hinterlegten Abrechnungskreis anlegen.
Als nächsten Schritt öffnen Sie in der Abrechnung Objekt Karte die Tabelle Abrechnung Zeilen über einen Klick auf die Summe und holen über Aktionen Kontensaldo in Abrech.zeilen Gesamt die dazugehörigen Salden des Abrechnungszeitraumes dazu. Eventuell vorhandene bebuchte zusätzliche Abrechnungskreise werden mit diesem Schritt ebenfalls eingetragen. Bei Bedarf können Sie die vorhandenen Abrechnungszeilen manuell bearbeiten Beachten Sie bitte, dass bei manuellen Änderungen Abstimmdifferenzen entstehen können!
Kontensummen in Abrechnungszeilen
Wenn eine Abrechnungsposition (Abrechnungszeile) aus mehreren Objektkonten besteht (z. B. Aufzugskosten aus Wartung, Strom, Telefon, Notdienst), dann können Sie in den Objektkonten ein Konto mit VerwendungAlles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan und einer Summen-Kontoart einrichten. Im Feld Zusammenzählung tragen Sie die Konten ein, die in diesem Konto zusammengefasst werden sollen. Beim Holen der Abrechnungszeilen wird dann nur das Summenkonto in die Abrechnung geholt und die Posten aus den im Feld Zusammenzählung eingetragenen Konten.
Hinweis
Die Einrichtung der ursprünglichen Aufwandskosten (z. B. Wartung, Strom, Telefon, Notdienst) bleibt unverändert.
Die Konten, die in einer Zusammenzählung mit VerwendungAlles, Abrechnung oder Wirtsch.Plan enthalten sind, werden beim Holen der Konten nicht in die Abrechnungszeilen bzw. Wirtschaftsplanzeilen eingetragen.
Abrechnungszeilen einfügen
Sie können zu einer Summenzeile manuell noch zusätzliche Zeilen einfügen. Dazu markieren Sie in den Abrechnung Zeilen entweder die Summenzeile oder eine dazugehörige Zeile, zu der Sie eine weitere Zeile benötigen und klicken auf Zeile einfügen. Dadurch wird eine neue Detailzeile eingetragen. Ordnen Sie dieser im Feld Abrechnungskreis den benötigten Abrechnungskreis zu.
Hinweis
Ein manuelles Einfügen von Summenzeilen ist nicht möglich. Fügen Sie einem Objektkonto mit der Verteilungsart Festbetrag manuell keine Zeile hinzu, da es nicht möglich ist, dieser Zeile einer Einheit zuzuordnen.
Abrechnungszeilen bearbeiten
Sie können in den Abrechnungszeilen einige Änderungen manuell durchführen. Dies hat oft Auswirkungen auf die Umlage und den Druck der Abrechnung. Sollten die Änderungen auch für zukünftige Abrechnungen gelten, sind die Objektkonten bzw. Objektverteilungen entsprechend zu ändern!
Beschreibung ändern
Es ist möglich, sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeile zu bearbeiten, solange die Belege noch nicht erzeugt sind. Beachten Sie dabei, dass die Beschreibungen aus den Abrechnungszeilen in der Einzelabrechnung ausgegeben werden. Sofern nur eine Zeile mit Abrechnungskreis vorhanden ist, wird nur die Beschreibung der dazugehörigen Summenzeile angedruckt:
Darstellung im Druck:
Sobald die Kosten über mehrere Abrechnungskreise verteilt werden, werden sowohl die Beschreibung der Summenzeile als auch der Detailzeilen angedruckt.
Darstellung im Druck:
Abrechnungskreise ändern
Beim Holen der Kontensalden in die Abrechnung wird pro bebuchtem Abrechnungskreis eine Detailzeile für das Konto angelegt.
Wenn Sie den Abrechnungskreis in den Detailzeilen ändern, werden evtl. vorhandene Detailwerte aus der Abrechnung entfernt.
Beim Ändern des Abrechnungskreises in den Detailzeilen ist eine Abfrage mit Ja zu bestätigen die das versehentliche Löschen der Detailwerte verhindert. Manuelle Änderungen in den Betragsfeldern bleiben dabei erhalten.
Verteilungscode ändern
Standardmäßig wird der am Objektkonto bzw. bei den Aufteilungsregeln am Abrechnungskreis hinterlegte Verteilungscode in den Abrechnungszeilen eingetragen.
Sie können diesen hier ändern, um nach einem anderen Verteilerschlüssel die Kosten umzulegen.
Hochrechnung eintragen
Sofern in der Objekt Verteilung bei einem Verteilungscode die Hochrechnung aktiviert wurde, wird beim Holen der Abrechnungszeilen die Hochrechnung in den Detailzeilen eingetragen, bei denen diese Verteilung verwendet wird.
Sollten Sie die Hochrechnung verwenden wollen und diese beim Holen der Abrechnungszeilen in der Objekt Verteilung noch nicht aktiviert gewesen sein, so können Sie manuell in den Abrechnungszeilen im Feld Hochrechnung die Option Tag oder Jahr auswählen.
Hinweis
Achten Sie beim manuellen Eintragen der Hochrechnung darauf, dass Sie diese in allen Detailzeilen mit dem betroffenen Verteilungscode ändern.
Nicht umlagefähig Kennzeichen ändern
Sofern am Objektkonto das Kennzeichen Nicht umlagefähig gesetzt ist, so wird dieses beim Erstellen der Abrechnungszeilen eingetragen. Bei Bedarf können Sie das Kennzeichen hier eintragen bzw. entfernen.
Wichtig
Wenn Sie in einer Zeile das Kennzeichen ändern, werden nach zwei Abfragen die Abrechnungszeilen geschlossen, damit diese Änderung in allen Detailzeilen und der dazugehörigen Summenzeile zu dem entsprechenden Konto eingetragen werden kann.
Außerdem ändert sich dabei die Sortierung der Konten. Es ist nicht möglich, nur einer Detailzeile eines Kontos das Kennzeichen mitzugeben.
100 % Faktor ändern
Grundsätzlich ist es möglich, die Werte in den Feldern 100 %-Faktor Gesamt und 100 %-Faktor Objekt manuell in den Abrechnungszeilen zu ändern.
Wenn Sie den Wert nur in einem der Felder (100 %-Faktor Gesamt bzw. 100 %-Faktor Objekt) ändern, dann werden beim Berechnen der Abrechnung nicht die gesamten Kosten auf das Objekt umgelegt.
In der Einzelabrechnung wird dann bei diesem Konto eine Zeile mit davon auf andere Objekte ausgegeben.
Sofern Sie manuelle Änderungen in den Faktor-Feldern vorgenommen haben, sollten Sie beim Berechnen der Abrechnung nicht die Option Gesamtfaktor aktualisieren setzen, da ansonsten die Gesamtfaktoren neu in die Abrechnung geholt werden und die manuelle Änderung der Faktoren verworfen werden.
Wichtig
Wenn Sie die 100 %-Faktoren manuell ändern, können bei der Umlage der Kosten nicht die gesamten Kosten umgelegt werden, da der 100 %-Faktor dann nicht mehr mit der Summe der Einzelfaktoren übereinstimmt
Beträge ändern
Sie können in den Abrechnungszeilen in allen Betragsfeldern bei Bedarf die Werte manuell erfassen bzw. ändern.
Hinweis
Sofern Sie manuelle Änderungen in den Betragsfeldern Betrag Netto, Betrag VSt, Betrag n.a. VSt und/oder Betrag Brutto vorgenommen haben, dann werden beim Holen der Kontensalden diese Salden nicht geholt!
Grundsätzlich werden manuelle Änderungen beim Holden der Kontensalden nicht überschrieben.
Wichtig
Es empfiehlt sich nicht die Verteilungsart in den Abrechnungszeilen zu ändern!
Löschen Sie dafür das Konto aus den Abrechnungszeilen. Ändern Sie die Verteilungsart direkt am Objektkonto und holen dann die Abrechnungszeilen neu herein.
Abrechnungszeilen löschen
Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Summen- mit den dazugehörigen Detailzeilen mit der Standard-Löschfunktion aus den Abrechnungszeilen zu entfernen. Aus diesem Grund wird Ihnen die Funktion Zeilen löschen von RELion zur Verfügung gestellt. Markieren Sie dazu entweder die zusammengeklappte Summenzeile oder die aufgeklappte Summenzeile mit allen dazugehörigen Detailzeilen.
Sachposten
In den Abrechnungszeilen können Sie das Fenster Sachposten zu dem markierten Objektkonto öffnen. Hier sind alle diesem Konto in die Abrechnung geholten gebuchten Sachposten aufgelistet.
Aufgrund der zeitanteiligen Zuordnung über den Leistungszeitraum muss die Summe der hier gezeigten Posten nicht mit Wert in der Abrechnungszeile übereinstimmen. Die anteiligen Werte finden Sie in der Abrechnungszeile im Lookup zum Feld Anzahl Detailzeilen.
Abrechnungsposten
Nach dem Berechnen der Abrechnung können Sie das Fenster RE Abrechnungsposten öffnen.
Hier werden Ihnen alle Einzelposten eines Kontos, verteilt auf die abzurechnenden Einheiten angezeigt. Die abzurechnenden Beträge werden in Bezug auf Verteilungscode, Verteilungsart und Faktor dargestellt.
Schnellfilter in RE Abrechnungsposten
Im Fenster RE Abrechnungsposten können Sie einen Schnellfilter auswählen. Je nach Aufruf werden die unterschiedlichen Spalten der Abrechnungsposten in den Vordergrund gerückt:
Bezeichnung
Erläuterung
Alle anzeigen (STRG + G)
Es werden alle Angaben angezeigt.
Ausnahmen (STRG + Q)
Die für die Ausnahmen relevanten Spalten wie z. B. Ausnahme aktiv, Betrag vor Ausnahme etc. werden in dieser Ansicht im vorderen Bereich platziert, damit diese besser zu kontrollieren sind. Außerdem wird im Feld Ausnahme aktiv auf <> Leer gefiltert.
Ausschluss für VZ Anpassung (STRG + M)
Vor allem die Spalte Vorauszahlung Ausschlussbed. wird in den Vordergrund gerückt, um schnell evtl. für den verknüpften Wirtschaftsplan gesetzte Ausschlüsse überprüfen zu können. Außerdem wird im Feld Vorauszahlung Ausschlussbed. auf <> Leer gefiltert.
Vorauszahlungen (STRG + Z)
Bei dieser Ansicht sind hauptsächlich die Spalten Vorauszahlung Netto, Vorauszahlung USt, Vorauszahlungsdifferenz sowie Abrechnungsart Überzahlung als Kontrollspalten wichtig.
Abrechnung an aktuellen Vertragspartner (STRG + P)
Hier werden vor allem die Angaben der Spalte Einheitenhistorie und Historie ursprünglich, sowie die Werte in der Spalte Betrag anteilig zu Kontrollzwecken priorisiert.
Umlageausfallwagnis (D) (STRG + U)
Vor allem die Spalte Betrag Umlageausfallwagnis wird dabei in den Vordergrund gerückt. Außerdem wird im Feld Betrag Umlageausfallwagnis auf <> Leer gefiltert.
Nachweis §35 (D) (STRG + N)
Die für den Ausweis haushaltsnahe Dienstleistungen relevanten Spalten, z. B. Betrag Netto §35 haushaltsnahe DL (D), werden in dieser Ansicht im vorderen Bereich platziert. Zusätzlich wird in den entsprechenden Feldern auf <> 0 gefiltert. Wenn keine Werte vorhanden sind, dann werden die Spalten nur entsprechend angeordnet.
Unecht Steuerbefreit (A) (STRG + S)
Die relevanten Spalten wie z. B. Unecht St. Bef. Gesamtfaktor (A) werden in dieser Ansicht priorisiert.
Rücklagen (STRG + R)
In dieser Ansicht werden die Spalten auf die Wesentlichen reduziert. Lediglich die Spalten Einheitennr., Einheitenhistorie, Kontonr., Rücklagenart, Betrag anteilig und Gesamtkosten Netto werden angezeigt.
Bestandskonten (STRG + B)
Auch diese Ansicht ist auf das Wesentliche reduziert. Hier werden lediglich die Spalten Einheitennr., Einheitenhistorie, Kontonr., Geldkonto Zeilenart, Betrag anteilig und Gesamtkosten Netto dargestellt.
Hinweis
Sofern ein Filter keine Werte ergibt, wird mit einer Hinweismeldung darauf hingewiesen.
Hochrechnungszeilen
Sofern in der Abrechnung die Hochrechnung verwendet wurde, markieren Sie in den Abrechnung Zeilen die entsprechende Zeile und öffnen das Fenster Abrechnung Hochrechnungszeilen.
Hier wird angezeigt, wie sich die einzelnen Anteile zusammensetzen. Die Hochrechnung kommt zum Tragen, wenn Sie z. B. die Anzahl der Mieter oder die Quadratmeter in einer Wohnung ändern. Ebenso wird die Zusammensetzung der Anteile bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen dargestellt.
In den Zeilen ohne Objektnr. Herkunft wird der Gesamtfaktor jeweils vor und nach der Änderung dargestellt. In den nachfolgenden Zeilen werden dann die Anteile der Einheiten zu den entsprechenden Zeiträumen angezeigt. Die Berechnung erfolgt tagesgenau. Für die Darstellung kann zwischen Tag und Jahr gewählt werden.
Hinweis
Bei der Hochrechnungsart Jahr wird nur dann die Erläuterung der Hochrechnung in der Einzelabrechnung angedruckt, wenn sich
der Faktor in dieser Einheit ändert,
ein Vertragswechsel stattgefunden hat oder
der Gesamtfaktor sich im Abrechnungszeitraum ändert.
Die Berechnung der Kosten für die einzelnen Positionen in der Abrechnung wird dann mit diesen Anteilen durchgeführt.
Über Abrechnungskreis Einheitenübersicht starten Sie den gleichlautenden Bericht mit der Zuordnung der Einheiten zu den Abrechnungskreisen.
Abrechnungskreis Einheitenübersicht
In den Abrechnung Zeilen wird über Abrechnungskreis Einheitenübersicht der gleichnamige Bericht geöffnet. Starten Sie den Bericht über Drucken bzw. Vorschau.
Gerade bei objektübergreifenden Abrechnungskreisen ist dieser Bericht hilfreich, da hier alle beteiligten Einheiten (auch von den anderen Objekten) mit deren Umlagefaktoren angezeigt werden.
Ausnahmen
Besonders im Bereich der gewerblichen Mietverwaltung werden mit den Mietern oft Vereinbarungen getroffen, die sich auf die Betriebskostenabrechnungen auswirken.
Dabei kann in RELion für einzelne Miet- bzw. Einheitenverträge bei verschiedenen Kostenpositionen über die Ausnahmen hinterlegt werden, dass diese entweder gar nicht oder nur in einem begrenzten Rahmen umgelegt werden sollen. Den nicht berechneten Anteil trägt dabei der Vermieter.
Wichtig
Da bei Ausnahmen der Differenzbetrag nicht verrechnet wird, wird die Verwendung im Bereich der WEG-Verwaltung vom System nicht unterstützt. Weiter ist eine Anwendung von Ausnahmen in Bezug auf ein Umlageausfallwagnis nicht möglich. Beachten Sie bitte beim Anlegen der Ausnahmen, dass in einer Abrechnung pro Objektkonto immer nur eine Ausnahme pro Einheit wirksam sein kann. Das heißt, es darf keine mehrfachen Ausnahmeregelungen zu ein und derselben Kostenposition geben.
Vertrag Ausnahmen Karte
Über die Suche öffnen Sie die Liste Gewerbemietverträge und klicken auf die Zeile des Vertrages, den Sie bearbeiten möchten. Rufen Sie über die Suche Ausnahmen auf und es öffnet sich das Fenster Vertrag Ausnahmen. Legen Sie mit Neu eine Vertrag Ausnahme Karte an.
Inforegister Allgemein
Im Inforegister Allgemein ist bereits die Vertragsnr. eingetragen. Wenn die Ausnahme nicht den gesamten Mietvertrag betrifft, sondern nur eine einzelne Einheit daraus, wählen Sie im Feld Einheitennr. eine Einheit aus.
Im Feld Zeilentyp definieren Sie, wie die spätere Berechnung zusammen mit dem Feld Berechnung erfolgen soll.
Wenn Sie zu einem Mietvertrag bzw. einer Einheit mehrere Ausnahmen erfassen, werden diese nacheinander in folgender Reihenfolge abgearbeitet:
Prozent
Zur Verwendung einer prozentualen Ausnahme.
Einzelkonto Absolut
Bei einer Ausnahme, die nur Auswirkung auf ein Konto hat.
Mehrere Konten Absolut
Zur Verwendung einer Ausnahme, die Auswirkung auf mehrere Konten hat.
Abrechnungsart Absolut
Für eine Ausnahme, die sich auf eine ganze Abrechnungsart bezieht.
Über das Feld Verwendung steuern Sie ob die Ausnahme in der Abrechnung, dem Wirtschaftsplan oder bei Beidem zum Tragen kommt. Tragen Sie im Feld Filter Konten das bzw. die Konten ein, für die die Ausnahme gilt. Wenn Sie im Feld ZeilentypEinzelkonto Absolut ausgewählt haben, dürfen Sie nur ein Konto auswählen. Wenn Sie Mehrere Konten Absolut gewählt haben, geben Sie mindestens zwei Konten an.
Mit Auswahl von Konten im Feld Filter Konten wird automatisch die bei diesen Konten hinterlegte Abrechnungsart im Feld Filter Abrechnungsart eingetragen.
Inforegister Berechnung
Anschließend wählen Sie im Inforegister Berechnung im Feld Berechnung unter Berücksichtigung des Feldes Zeilentyp eine der folgenden Berechnungsarten aus:
Bezeichnung
Erläuterung
Prozent
Zur Berechnung einer prozentualen Ausnahme (Voraussetzung: Zeilentyp Prozent).
Pauschal
Bei dieser Berechnungsart wird der im Feld Betrag eingegebene Wert in gesamter Höhe dem ausgewählten Konto für diesen Mietvertrag bzw. diese Einheit in Rechnung gestellt. Wenn mehrere Konten ausgewählt worden sind, wird der Betrag auf diese im Verhältnis der ursprünglichen Kosten aufgeteilt.
Max.Betrag
Wählen Sie diese Berechnungsart aus, wenn bei einem oder mehreren Konten ein bestimmter Betrag nicht überschritten werden darf. Die Aufteilung auf mehrere Konten erfolgt ebenfalls im Verhältnis der ursprünglich anfallenden Kosten.
Min.Betrag
Diese Berechnungsart wird benötigt, wenn bei einem oder mehreren Konten mindestens ein bestimmter Betrag abgerechnet werden soll. Auch hier wird der Betrag im Verhältnis der ursprünglichen Kosten auf mehrere Konten aufgeteilt.
Diff. zu Betrag (nur Erhöhung)
Die Kosten, die einen bestimmten Betrag übersteigen, werden bei dieser Berechnungsart auf den Mieter, umgelegt.
Diff. zu Betrag (Pos.+Neg.)
Bei dieser Berechnungsart werden dem Mieter die Kosten, die einen bestimmten Betrag übersteigen, berechnet bzw. bei einem negativen Betrag, gutgeschrieben.
Max.Betrag/Verteilcode
Wählen Sie diese Berechnung, wenn z. B. eine Vereinbarung vorliegt, dass maximal ein bestimmter Betrag pro m² abgerechnet werden soll. Tragen Sie dann im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte diesen ein und wählen im Feld Verteilungscode einen entsprechenden Code aus. Vom System wird dann der Maximalbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen.
Min.Betrag/Verteilcode
Mithilfe dieser Berechnung können Sie im System hinterlegen, dass z. B. pro m² ein Mindestbetrag abgerechnet wird. Sie geben dann im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte diesen eingeben und im Feld Verteilungscode einen entsprechenden Code auswählen.Vom System wird dann der Mindestbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen.
Diff. zu Betrag/Verteilcode (nur Erhöhung)
Die Kosten, die einen bestimmten Betrag pro Verteilcode übersteigen, werden bei dieser Berechnungsart auf den Mieter, umgelegt. Sie müssen dann im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte diesen ein und wählen im Feld Verteilungscode einen entsprechenden Code aus. Vom System wird dann der Differenzbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen.
Diff. zu Betrag/Verteilcode (Pos.+Neg.)
Bei dieser Berechnungsart werden dem Mieter die Kosten, die einen bestimmten Betrag pro Verteilcode übersteigen, berechnet bzw. bei einem negativen Betrag, gutgeschrieben. Sie müssen dann im Feld Betrag pro Verteilcode auf der Vertrag Ausnahmen Karte diesen eingeben und im Feld Verteilungscode einen entsprechenden Code auswählen. Vom System wird dann der Differenzbetrag errechnet und als Grundlage für die Ausnahme genommen. Je nach Berechnungsart geben Sie in den Feldern Prozent, Verteilungscode, Betrag pro Verteilcode und Betrag die entsprechenden Werte ein.
Hinweis
Bei Beträgen, die nur für einen Teil der Abrechnungsperiode gelten sollen, muss zur korrekten Abrechnung der Betrag eingetragen werden, der für das gesamte Abrechnungsjahr gelten würde.
Beispiel:
Ein Mieter muss vom 01.04.15-30.04.15 einen Max. Betrag von 100,- EUR für die Gartenpflege zahlen.
Im Feld Betrag werden 1.200,- EUR (12 x 100,- EUR) eingetragen.
Wenn in der Abrechnung die Ausnahmen angewendet werden, wird dann der zeitanteilige Betrag korrekt berücksichtigt.
Wichtig
Hochrechnung wird in Verbindung mit Ausnahmen von RELion nicht unterstützt.
Inforegister Zeitbezug
Wenn die Ausnahme nicht für die gesamte Abrechnungsperiode angewendet werden soll, dann können Sie im Inforegister Zeitbezug bei Bedarf über die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum Ausnahme diese zeitlich begrenzen.
Inforegister Erläuterung
Tragen Sie im Inforegister Erläuterung bei einheitenbezogenen Ausnahmen im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Erklärung zu der Ausnahme ein. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen geben Sie im Feld Vertragsausnahme Text eine entsprechende Erklärung ein. Diese wird dann auf der Abrechnung angedruckt.
Zusätzlich können Sie über Text 1 bis 4 weitere Erläuterungen eintragen, die dann auch auf der Abrechnung angezeigt werden.
Hinweis
Damit Erläuterungen der „Ausnahme“ in Bezug auf die Berechnung Prozent Miete (siehe Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung) geschaffen werden können, sind Platzhalter definiert worden, die in den Beschreibungstexten eingetragen werden können.
%1 = Berechnungssatz
%2 = Berechnungsgrundlage
Dadurch kann in einem der Beschreibungsfelder der Ausnahme ein zusammengesetzter Text erstellt werden:
Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt %2 EUR mit einem Prozentsatz von %1 % ermittelt.
Das würde dann in der Abrechnung folgendermaßen aussehen: Die Höhe der Verwaltergebühr wird aus den Vorauszahlungen für Miete und Nebenkosten in Höhe von Gesamt 55.760,- EUR mit einem Prozentsatz von 2 % ermittelt.
Im Feld Darstellung können Sie folgende Optionen auswählen:
Bezeichnung
Erläuterung
Gesamt
Die Beträge, für die die Ausnahmen gelten, sind in den Kostenzeilen mit einem Sternchen gekennzeichnet und die Erläuterungen der Ausnahmen werden unter der Summe mit dem Differenzbetrag ausgegeben.
In Zeile
In der Einzelabrechnung wird unter dem betroffenen Konto in einer „neuen“ Zeile der Ausnahmentext angedruckt. Zusätzlich wird in der Kostenzeile dann nicht der ursprüngliche Betrag, sondern der durch die Ausnahme veränderte Betrag angedruckt.
Keine
Diese Darstellung darf nur für komplette Ausschlüsse verwendet werden. Deswegen wird bei der Anlage der Ausnahme überprüft, ob sowohl die Prozent- als auch Betragsfelder „Null“ sind. In der Einzelabrechnung wird das Konto unterdrückt. Wenn die Druckoption Konten ohne Anteil aktiviert ist, wird das Konto ohne Anteil ausgegeben.
Je nach Option werden die Ausnahmen entsprechend in der Einzel- und in der Vertragsabrechnung dargestellt.
Wichtig
Bei Vertragsausnahmen ist es zwingend erforderlich, dass das Feld Vertragsausnahme Text gefüllt ist. Dafür ist es dort nicht notwendig das Feld Beschreibung zu füllen.
Beschreibung ist nur bei einheitenbezogenen Ausnahmen zwingend zu füllen. Bei vertragsbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung:
Vertragsausnahme Text
Text 1
Text 2
Text 3
Text 4
Bei einheitenbezogenen Ausnahmen ist folgende Reihenfolge in der Vertragsabrechnung bzw. der Einzelabrechnung:
Beschreibung
Text 1
Text 2
Text 3
Text 4
Das gilt für die Darstellung In Zeile und auch für Gesamt.
Zusätzlich können Sie über folgende Optionen die Darstellung beeinflussen (werden mit Lizenz RE3080 – Erweiterte Ausnahmen freigeschaltet):
Gesamtsumme drucken
Wenn das Feld deaktiviert wird, dann wird in der Einzelabrechnung die Gesamtsumme des betroffenen Kontos bei Verteilung nach Festbetrag unterdrückt, dies wirkt sich dann auch auf die Summe aus. Standardmäßig ist das Feld aktiviert.
Immer drucken
Aktivieren Sie dieses Feld, wenn der Ausnahmentext bei den betroffenen Kostenkonten in der Abrechnung immer gedruckt werden soll, wenn die Ausnahme angewendet worden ist, egal ob sie greift oder nicht.
Hinweis
Die Ausnahme kann nur dann immer angedruckt werden, wenn das betroffene Kostenkonto in der Abrechnung enthalten ist.
Ausnahmen, die nicht aktiv sind, werden bei Option Immer drucken in Verbindung mit Darstellung Gesamt in der Erläuterung der Fußnoten aufgeführt.
In diesem Inforegister können Sie weitere Berechnungsgrundlagen bestimmen, die die Ausnahmen in Abhängigkeit von Sollstellungen setzen.
Es können pauschale Beträge (z. B. Verwaltergebühr) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.
Es können maximale bzw. minimale Beträge (z. B. Instandhaltungsgrenzen) abhängig von den Sollstellungen (z. B. 2 % der Miete pauschal) als Ausnahme verwendet werden.
Wichtig
Berechnungsgrundlage sind immer die sollgestellten Netto-Beträge im Abrechnungszeitraum! Dabei wird das Buchungsdatum herangezogen, der Leistungszeitraum wird nicht herangezogen. Es wird nicht berücksichtigt, ob Zahlungen gelaufen sind und auch nicht die Sollstellungszeilen.
Bezeichnung
Erläuterung
Berechnung Sollstellung
Hier wird Ihnen zur Information Prozent Miete als Berechnungsgrundlage angezeigt. Eine Änderung ist nicht möglich.
Prozent Sollstellung
Geben Sie in diesem Feld den Prozentsatz ein, mit dem von der Miete der zu leistende Betrag ermittelt werden soll.
Sollstellungsart
In diesem Feld können Sie eine Sollstellungsart auswählen, deren Sollstellungskonten dann für die Berechnung herangezogen werden. Wenn keine Sollstellungsart ausgewählt wird, werden alle Sollstellungsarten verwendet.
Filter Sollstellungskonten
Hier kann, bei Bedarf, ein Filter auf Sollstellungskonten gesetzt werden. Wenn kein Filter gesetzt ist, dann werden alle Sollstellungskonten (Filter: Sollstellungsart <> ‘‘, RE Kontogruppe Forderungen/Erlöse) herangezogen.
Pauschale Berechnung
Für das in Rechnung stellen eines pauschalen Betrages von der Miete (z. B. Verwaltergebühr) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.
Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:
Zeilentyp: Einzelkonto Absolut
Verwendung: Geben Sie hier eine entsprechende Verwendung an. (z. B. wird bei Auswahl Wirtsch.Plan diese Ausnahme nicht in der Abrechnung berücksichtigt.)
Filter Konten: Hier ist das Kostenkonto einzutragen, über das der pauschale Betrag in Rechnung gestellt werden soll.
Wichtig
Dieses Konto ist folgendermaßen zu schlüsseln:
Verwendung: je nach Auswahl im Feld Verwendung (s.o.)
Abrechnungsart: Es ist eine Abrechnungsart einzutragen, die in der Abrechnung berücksichtigt wird.
Verteilungsart: Festbetrag
Filter Abrechnungsart
Durch die Auswahl des Kontos im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.
Inforegister Berechnung
Berechnung Wählen Sie hier Pauschal aus.
Betrag Lassen Sie das Feld leer.
Bei der weiteren Bearbeitung wird in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten das Feld mit dem jeweiligen Betrag gefüllt.
Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung
Je nach Vereinbarung sind die Felder entsprechend zu füllen.
Hinweis
Wenn im Feld Prozent Sollstellung kein Wert eingetragen wird, findet natürlich auch keine prozentuale Berechnung der Miete statt.
Verarbeitung der Pauschalen mit Basis Prozent Miete
Die Berechnungsgrundlagen werden berechnet durch:
Abrechnung anlegen
Wirtschaftsplan anlegen
Ausnahmen holen (in Abrechnung und Wirtschaftsplan)
Die o.g. Prozesse sind folgendermaßen erweitert worden:
Sofern eine vertragsbezogene Ausnahme gefunden wird, in der das neue Feld Prozent Sollstellung <> 0 ist und BerechnungPauschal, wird pro Einheit am Mietvertrag die in der Abrechnung enthalten ist eine Abrechnung Ausnahme Karte angelegt.
Es wird eine Verbindung zwischen Vertrag Ausnahme Karte und Abrechnung Ausnahme Karte geschaffen. Je nach Art der Ausnahme (vertrags- oder einheitenbezogen) wird entweder eine Abrechnung Ausnahmen Karte oder mehrere (für jede am Mietvertrag und in der Abrechnung vorhandene Einheit) erstellt.
Dabei wird ermittelt, wie hoch der Sollstellungsbetrag auf Basis der Debitorenposten ist, der im Abrechnungszeitraum für die Einheit angefallen ist. (Überprüft werden Debitorenposten, deren Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist. Sollstellungsdifferenzen werden auch berücksichtigt – Gegenbuchungen durch den Bericht Ausgleich offener Forderungen dagegen nicht).
Hinweis
Wenn, nachdem die Ausnahmen in die Abrechnung geholt wurden, debitorische Buchungen im Abrechnungszeitraum getätigt werden, dann kann über ein erneutes Ausnahmen holen die Berechnungsgrundlage aktualisiert werden.
Aus dem ermittelten Betrag wird dann anhand der Prozentangabe im Feld Prozent Sollstellung der zu leistende Betrag errechnet und im Inforegister Berechnung im Feld Betrag eingetragen. Außerdem werden die Felder Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz gefüllt.
Zusätzlich wird im Inforegister Zeitbezug der Nutzungszeitraum in die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum der Ausnahme eingetragen.
Ausnahmen anwenden
Da eine prozentuale Berechnung von einem Wert mit „Null“ bisher nicht möglich war, wird in den Abrechnungsposten der Betrag in die Felder Betrag anteilig und Ausnahme Betrag eingetragen. (z. B.: Betrag anteilig 100,- EUR Ausnahme Betrag 100,- EUR und Betrag vor Ausnahme 0,- EUR, Ausnahme Prozent 999,99)
Hinweis
Diese Änderung des Vorgehens betrifft nicht nur die Pauschalen auf Basis Prozent Miete, sondern alle Ausnahmen mit Berechnung Pauschal, Min.Betrag, Min.Betrag/Verteilcode, Diff. zu Betrag (Pos.+Neg.) und Diff. zu Betrag/Verteilcode (Pos.+Neg.). Auch wenn der Ausnahme Betrag 0 ist.
Damit den Ausnahmen die Datengrundlage nicht entzogen wird, werden nun neu beim Abrechnung berechnen bei der Option Zeilen mit Betrag 0 löschen nur Zeilen gelöscht, die nicht in Abrechnung Ausnahme mit o.g. Berechnungsarten enthalten ist.
Belege erzeugen
Sofern im Inforegister Erläuterung ein Text mit Platzhaltern definiert wurde, werden im Beleg statt der Platzhalter die entsprechenden Werte eingetragen.
Maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete
Für die Kappung der Kosten durch maximale bzw. minimale Beträge auf Basis Prozent Miete (z. B. Instandhaltungsgrenzen) ist eine Vertrag Ausnahmen Karte entweder pro Mietvertrag oder pro Einheitenvertrag als Vorlage anzulegen.
Im Inforegister Allgemein sind folgende Angaben zu machen:
Zeilentyp Einzelkonto Absolut, Mehrere Konten Absolut
Verwendung Geben Sie hier eine entsprechende Verwendung an. (z. B. bei Auswahl Wirtsch.Plan werden diese Ausnahmen nicht angewandt.)
Filter Konten Hier sind die Objektkonten einzutragen, die für die Kappung in Frage kommen.
Filter Abrechnungsart
Durch die Auswahl der Konten im Feld Filter Konten wird die dazugehörige Abrechnungsart hier eingetragen.
Inforegister Berechnung
Berechnung Max.Betrag oder Min.Betrag
Betrag Das Feld ist leer zu lassen.
Bei der weiteren Bearbeitung wird das Feld in den Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsplan-Ausnahmen Karten mit dem jeweiligen Betrag gefüllt.
Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung
Je nach Vereinbarung sind die Felder entsprechend zu füllen.
Hinweis
Wenn im Feld Prozent Sollstellung kein Wert eingetragen wird, findet natürlich auch keine prozentuale Berechnung der Miete statt.
Verarbeitung der maximalen bzw. minimalen Beträge auf Basis Prozent Miete
Die Berechnungsgrundlagen werden berechnet durch:
Abrechnung anlegen
Wirtschaftsplan anlegen
Ausnahmen holen (in Abrechnung und Wirtschaftsplan)
Die o.g. Prozesse sind folgendermaßen erweitert worden: (Prozess für Abrechnung erläutert – gleiches gilt für Wirtschaftsplan)
Es wird eine Verbindung zwischen Vertrag Ausnahme Karte und Abrechnung Ausnahme Karte geschaffen.
Dabei wird ermittelt, wie hoch der Sollstellungsbetrag auf Basis der Debitorenposten ist, der im Abrechnungszeitraum für die Einheit angefallen ist. (Überprüft werden Debitorenposten, deren Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist. Sollstellungsdifferenzen werden auch berücksichtigt – Gegenbuchungen durch den Bericht Ausgleich offener Forderungen dagegen nicht). Aus dem ermittelten Betrag wird dann anhand der Prozentangabe im Feld Prozent Sollstellung der zu leistende Betrag errechnet und im Inforegister Berechnung im Feld Betrag eingetragen. Außerdem werden die Felder Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz gefüllt.
Zusätzlich wird im Inforegister Zeitbezug der Nutzungszeitraum in die Felder Beginn der Ausnahme und Enddatum der Ausnahme eingetragen.
Belege erzeugen
Sofern im Inforegister Erläuterung ein Text mit Platzhaltern definiert wurde, werden im Beleg statt der Platzhalter die entsprechenden Werte eingetragen.
Beim Anlegen der Abrechnung werden für jede Vertrag Ausnahmen Karte ein oder mehrere Abrechnung Ausnahme Karte angelegt.
Die dazugehörende Übersicht können Sie in der Abrechnung Objekt Karte über die Suchfunktion Ausnahmen öffnen.
Diese entspricht im Wesentlichen der Vertrag Ausnahmen Karte. Im Inforegister Allgemein können Sie im Feld Aktiv erkennen, ob und wann die Ausnahme angewendet wurde.
Hinweis
Warum eine angewendete Ausnahme nicht aktiv ist, können Sie in der Übersicht Abrechnung Ausnahmen im Feld Hinweis zur Verarbeitung erkennen.
Sofern Sie eine Ausnahme auf Berechnungsgrundlage Prozent Miete erstellt haben, wird im Inforegister Berechnung in den Feldern Berechnungsgrundlage und Berechnungssatz beim Anlegen der Abrechnung Ausnahme Karte die Werte eingetragen, die die Grundlage für den Wert im Feld Betrag sind. Das Inforegister Berechnungsgrundlage Sollstellung aus der Vertrag Ausnahme Karte wird dagegen hier nicht benötigt. Sie können in der Vertrag Ausnahmen Karte im Menüband in die zu dieser Vertragsausnahme gehörenden Abrechnung Ausnahmen anschauen.
Hinweis
Die Vorgehensweise im Wirtschaftsplan ist identisch.
Nachfolge Objektnummer
In der Abrechnung Objekt Karte ist es möglich im Inforegister Sonstige im Feld Nachfolge Objektnr. die Nummer eines Nachfolge-Objekts einzutragen. D.h. dieses Objekt löst das aktuell abgerechnete Objekt in der folgenden Abrechnungsperiode ab. Damit können die neuen Vorauszahlungen (Sollstellungszeilen) bereits in das neue Objekt eingetragen werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Einheiten und Einheitenverträge identisch angelegt sind.
Umlageausfallwagnis (Version Deutschland)
Für den öffentlich geförderten Wohnungsbau ist es möglich, ein sogenanntes Umlageausfallwagnis im Wege der Betriebskostenabrechnung anzusetzen. Die Einstellungen sind auf der Einheitenstamm Karte im Inforegister Förderung vorzunehmen.
Hinweis
Die Option Umlageausfallwagnis kann nur gesetzt werden, wenn bei der Finanzierungsartöffentlich gefördert eingetragen ist.
Weitere Einstellungen sind im Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix vorzunehmen. Über die Suche öffnen Sie die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix.
In dem sich öffnenden Fenster Abrechnungsart Buchungsmatrix tragen Sie im Feld Umlage Ausfallwagnis % (D) den Prozentsatz (max. 2 %) des veranschlagten Umlageausfallwagnisses ein. Im Feld Umlage Ausfallwagnis Konto (D) tragen Sie das Konto ein, auf das die Beträge gebucht werden sollen.
Die Berechnung erfolgt über die Funktion Abrechnung berechnen und wird dann anschließend im Fenster Einheit Abrechnung angezeigt.
In der Einzelabrechnung wird der anteilige Betrag im Summenblock der jeweiligen Abrechnungsart ausgewiesen.
Für den Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen in der Jahresabrechnung geben Sie bei den Buchungen in den Buchblattzeilen die entsprechenden Dimensionen für § 35a an.
Bei der Ermittlung der umzulegenden Kosten in der Abrechnung, werden die Kostenbuchungen automatisch auf diese Dimensionen untersucht und in den Abrechnungszeilen eingetragen.
Darunter fallen zum Beispiel:
Hausmeisterdienste
Gartenpflege
Reinigungsarbeiten
Öffnen Sie über die Suche die Liste Dimensionen. Hier legen Sie die Dimensionen für den § 35a EStG an.
Tragen Sie in einer neuen Zeile im Feld Code eine entsprechende Bezeichnung ein, wie zum Beispiel 35A-ESTG, und beschreiben diesen im Feld Name genauer.
Über die Funktion Dimension öffnen Sie die Dimensionswerte der ausgewählten Dimension.
Hier können Sie die erforderlichen Untergliederungen der Dimension erfassen.
Diese können Sie dann in der RE Einrichtung im Inforegister Dimensionen auswählen.
Beim Druck der Abrechnung werden die Werte separat angedruckt, sofern entsprechende Werte vorhanden sind, im Einheitenvertrag die Option Drucke Anlage Haushaltsnahe DL aktiviert und in den Druckoptionen das Feld Anlage § 35a EStG aktiviert.
Die Werte werden in der Abrechnung nach den unterschiedlichen Dimensionen gruppiert:
Bei welcher Einheit der Ausdruck tatsächlich gedruckt werden soll, kann im Einheitenvertrag im Inforegister Sonstiges über das Feld Drucke Anlage Haushaltsnahe DL bestimmt werden. Dieses Feld ist nur in der Version Deutschland aktiv und wird bei einer Neuanlage automatisch aktiviert.
Hinweis
Für den Ausweis der § 35-Dimensionen gilt:
Bei Abrechnungen mit Berücksichtigung des Leistungszeitraums wird das Datum “Leistungszeitraum bis” für die Zuordnung zum Abrechnungszeitraum verwendet. Ist der Leistungszeitraum beim Posten nicht gefüllt, wird das Buchungsdatum verwendet.
Bei Abrechnungen ohne Leistungszeitraum-Berücksichtigung ist das Buchungsdatum maßgeblich.
Abrechnung drucken im Detail
Die Abrechnung ist dem Eigentümer bzw. Mieter in schriftlicher Form fristgerecht als Einzelnachweis auszuhändigen.
In RELion führen Sie dazu vier Schritte aus:
Druckoptionen überprüfen
Belege erzeugen
Freigabe zum Druck setzen
Stapeldruck ausführen
Druckoptionen
Über die Suche rufen Sie die Liste Abrechnungen auf und wählen die Zeile, die Sie bearbeiten möchten.
In der Abrechnung Objekt Karte im Inforegister Druckoptionen bestimmen Sie, welche Informationen und Anlagen beim Erzeugen der Abrechnungsbelege verwendet werden sollen.
Hinweis
Beachten Sie, dass bei der Druckoption Anzahl PDF-Anhänge globale Belege als Anhang zur aktuellen Abrechnung importiert werden können. Öffnen Sie per Drilldown die Tabelle Abrechnung/Wirtschaftsplan Anlage und starten Sie den Assistent über PDF Anlage hinzufügen.
Belege erzeugen
Nach dem Berechnen der Abrechnung, dem Anwenden der Ausnahmen und eventuellem Ermitteln von neuen Vorauszahlungen werden im nächsten Schritt die Belege erzeugt.
Starten Sie die Stapelverarbeitung Abrechnung Belege erzeugen, indem Sie in der Abrechnung Objekt Karte den Bearbeitungsstatus im Feld Belege erzeugt auf Ja setzen.
Wichtig
Es ist nicht möglich, die Belege erneut zu erzeugen, solange das Feld Freigabe zum Druck aktiv gesetzt ist.
Die erzeugten Belege können Sie in der RE Belegübersicht überprüfen, die Sie über den Durchgriff im Ergebnisfeld Belege erzeugt öffnen. Hier sind alle erstellten Belege aufgelistet. Über die Option Drucken können Sie jeden einzelnen Beleg drucken bzw. in der Seitenansicht ansehen.
Im der Übersicht Einheit Abrechnung können Sie die auf den Vertrag gefilterte RE Belegübersicht öffnen über das Ergebnis im Feld Anzahl Belege.
Hinweis
Bei allen, zu einem Vertrag gehörenden Einheiten, werden die identischen Belege angezeigt. Sodass es keine Rolle spielt, für welche Einheit die RE Belegübersicht geöffnet wird.
Zusätzlich können Sie in der Einheit Abrechnung im Feld Anzahl Empfänger sehen, wie viele Empfänger die Abrechnung erhalten sollen. Über einen Mausklick auf die Anzahl im Feld gelangen Sie in die RE Belegempfänger Übersicht.
Hier werden Ihnen, gefiltert auf die entsprechende Einheit die Empfänger angezeigt. Öffnen Sie die RE Belegempfänger Karte. Beim Erzeugen der Belege werden die Kontaktdaten des Empfängers gespeichert. Spätere Änderungen am Kontakt werden dann nicht mehr berücksichtigt.
Wichtig
Wenn Änderungen am Kontakt übernommen werden sollen, dann sind die Belege neu zu erzeugen.
Hinweis
Je nachdem welche Zuständigkeitseinheiten beim Objekt hinterlegt sind, werden auf der Abrechnung die entsprechenden Absender-Informationen dargestellt.
Die Reihenfolge in der geprüft wird, welche Informationen gezogen werden sollen, ist:
Verwaltungszuständigkeitseinheit
Mandatszuständigkeitseinheit
Das bedeutet, wenn eine Verwaltungszuständigkeitseinheit eingetragen ist, werden dessen Daten zusätzlich in der Abrechnung angedruckt. Sofern diese nicht verwendet wird, werden dann die Informationen der Mandats Zuständigkeitseinheit dargestellt.
RE Beleg
In der RE Belegübersicht öffnen Sie den Abrechnungsbeleg.
In den Inforegistern Allgemein und Belegkopf sind Informationen zu den einzelnen Belegen eingetragen.
Sofern die RE Beleg SpeicherformKopf und Zeilen ist, werden im Inforegister Belegzeilen die entsprechenden Werte dargestellt.
Die Belege können hier teilweise bearbeitet werden. Die Listen sind gesperrt, freie Texte können bearbeitet werden. Im Menüband des Inforegisters Belegzeilen können Sie mit Beschreibung editieren den Editor öffnen. Darin ist jeweils der Text enthalten, der zu der markierten Zeile gehört.
Hinweis
Die hier vorgenommenen Änderungen wirken sich nur auf diesen Beleg aus und nicht auf alle Belege dieser Art. Beim erneuten Erzeugen der Belege werden manuelle Änderungen entfernt.
Wenn Sie den Dokument Titel einer Anlage zur Abrechnung manuell geändert haben, können Sie im Bericht TypAnschreiben die Änderungen in den Anlagenblock übernehmen.
In der RE Belegübersicht können Sie ebenfalls diese Änderungen übernehmen.
Neuen Beleg erstellen
Zu den von RELion automatisch generierten Belege können Sie in der RE Belegübersicht bei Bedarf eigene Belege erstellen. Markieren Sie dazu die Zeile, zu deren Debitor Sie einen zusätzlichen Beleg schicken wollen und starten den Assistenten Neuen Belegkopf erstellen über die Funktion Belegkopf erstellen.
Auf der ersten Seite des Assistenten werden Information zur Abrechnung angezeigt. Als nächstes können Sie eine Datei importieren und benennen.
Tragen Sie im Feld Dokument Titel die Bezeichnung des Belegs ein. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt. Geben Sie im Feld Belegdatum das entsprechende Datum an.
Mit Weiter gelangen Sie zur 3. Seite des Assistenten.
Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern wechseln. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.
Öffnen Sie danach den RE Beleg um den Text in den Zeilen eintragen zu können.
Bei Auswahl Datei Import:
Wählen Sie hier im Feld Dateianhang Name das gewünschte PDF-Datei aus. Tragen Sie im Feld Dokument Titel die Bezeichnung des Belegs ein. Dieser wird im Anlagenblock angedruckt.
Geben Sie im Feld Belegdatum das entsprechende Datum an.
Mit Weiter gelangen Sie zur 3. Seite des Assistenten.
Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern wechseln. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.
Bei Auswahl Datei Verknüpfung:
Wählen Sie im Feld Dateianhang Name die gewünschte PDF aus der Liste Datensatzverknüpfung aus.
Wichtig
Die benötigte PDF ist zuvor an die Abrechnung Objekt Karte zu verlinken und sollte auf einem Dateipfad gespeichert sein, auf dem alle zuständigen Bearbeiter und auch das Service-Tier Zugriff haben. Außerdem sollte vermieden werden, dass der Dateipfad bzw. Dateiname nachträglich geändert wird, da ein späterer Ausdruck sonst nicht möglich ist. Wichtig ist weiter, dass die PDF-Datei druckbar ist!
Das Feld Dokument Titel wird mit dem Namen der PDF-Datei vorbelegt, kann aber manuell geändert werden. Der Titel wird im Anlagenblock angedruckt.
Geben Sie im Feld Belegdatum das entsprechende Datum an. Mit Weiter gelangen Sie zur 3. Seite des Assistenten.
Hier erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung. Bei Bedarf können Sie mit Zurück zu den vorherigen Seiten zum Überprüfen und Ändern wechseln. Beenden Sie den Assistenten mit Fertigstellen.
Seitenansicht
Bevor Sie die Abrechnung ausdrucken, haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Belege in der Seitenansicht zu überprüfen.
Rufen Sie bei den einzelnen RE Belegen über Drucken den jeweiligen Bericht auf. Hier können Sie dann über Vorschau die Druckvorschau öffnen:
Darstellung neue Vorauszahlungen in Abrechnung
Sofern bei den Druckoptionen das Feld Vorauszahlung Alt-Neu aktiviert wurde, werden beim Erzeugen der Belege die Sollstellungszeilen in einem separaten Abschnitt ausgewiesen.
Voraussetzung ist, dass der Mieter bzw. Eigentümer nicht ausgezogen ist bzw. verkauft hat und es zum Stichtag Datum für erste Sollstellung eine Änderung in den Sollstellungszeilen gibt.
Die zu diesem Zeitpunkt aktiven Sollstellungszeilen der Einheiten werden dann in Reihenfolge Miete, Nebenkosten, Sonstiges ausgegeben.
Dabei ist es unabhängig ob ein Wirtschaftsplan zu der Abrechnung erstellt worden ist. Lediglich, wenn ein Wirtschaftsplan zur Abrechnung angelegt aber daraus noch keine neuen Sollstellungszeilen erzeugt worden sind, werden sowohl die Informationen aus dem Wirtschaftsplan und aus den Sollstellungzeilen berücksichtigt.
Zur besseren Übersicht wurde das Datum für erste Sollstellung hervorgehoben, sodass es auf dem zugeklappten Inforegister Vorauszahlungen angezeigt wird.
Wichtig
Als Beschreibung der Sollstellungszeilen werden die im Feld Bemerkungen der Sollstellungszeilen eingetragenen Bezeichnungen angegeben. Standardmäßig ist hier die Kontenbezeichnung eingetragen – diese kann bei Bedarf im Feld Bemerkung geändert werden.
PDF Stapeldruck
In der Abrechnung Objekt Karte öffnen Sie zum Ausdruck der erzeugten Belege die RE Berichtsauswahl.
Die verschiedenen Einzelbelege werden im PDF Stapeldruck vereint. Sie haben somit die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie die ganze Abrechnung mit allen Anlagen über den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung oder z. B. nur die Anschreiben mit dem Report 5164010 RE Beleg Brief ausdrucken wollen.
Markieren Sie den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung und öffnen diesen mit OK. Wenn in Ihrem RELion System die Archivierung eingerichtet ist, wird sie automatisch angezeigt.
Bei der Verarbeitung wird die Abrechnung nicht direkt gedruckt, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Diese PDF-Datei können Sie dann im Anschluss drucken und/oder speichern.
Sie können im Inforegister Optionen einen Drucker im Feld Druckaufbereitung für auswählen. Damit können Sie die Information hinterlegen, auf welchem Drucker später gedruckt werden soll, sofern Sie das optionale Deckblatt mit erzeugen lassen. Starten Sie die Verarbeitung mit OK.
In dem erzeugten PDF können Sie dann anhand der Lesezeichen zu den einzelnen Belegen navigieren.
Vorsteuerausweis drucken
Für den Ausdruck des Vorsteuerausweises sind folgende Einstellungen vorzunehmen:
Direkt von dem Rollencenter öffnen Sie die Einheitenvertragsübersicht und wählen den Einheitenvertrag aus, den Sie bearbeiten möchten.
In der Einheitenvertrag Karte aktivieren Sie im Inforegister Abrechnung/Wirtschaftsplan das Feld Drucke VSt Ausweis bei allen Verträgen, die einen Ausdruck erhalten sollen.
Des Weiteren aktivieren Sie in der Abrechnung Objekt Karte das Feld VSt-Ausweis.
Beim Erzeugen der Belege wird dann für diese Einheiten eine Anlage „Nachweis der Vorsteuerbeträge aus Eingangsrechnungen“ erstellt.
Abrechnung für Leerstand-/Eigenbestand-Einheiten drucken
Beim Erzeugen der Belege werden diese auch für Leerstand- und Eigenbestand-Einheiten erstellt, aber über den Stapeldruck standardmäßig unterdrückt.
Sie können diese bei Bedarf drucken. Dazu öffnen Sie in der Abrechnung Objekt Karte die RE Berichtsauswahl. Wählen Sie hier den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung.
Im Inforegister RE Belegempfänger wählen Sie im Filter Beleg Druck die entsprechende Option, wie z. B. Leerstand aus.
Zur Verfügung stehen hier:
Ja
Nein
Eigenbestand
Leerstand
Wenn Sie danach wie gewohnt den Druck starten, werden alle Abrechnungen der Leerstands-Einheiten ausgedruckt.
Hinweis
Sie können auch die Abrechnung einer Leerstand-Einheit ausdrucken, in dem Sie in der Einheit Abrechnung die Leerstand-Einheit markieren und von dort den Stapeldruck Abrechnung starten. Es ist dann nicht notwendig eine weitere Filterung über das Feld Beleg Druck vorzunehmen.
Abrechnung drucken zur Verteilung an Hausmeister
Gerade bei größeren Miethausanlagen werden die Jahresabrechnungen dem Hausmeister zum Verteilen übersandt. In RELion ist es möglich, beim Druck der Abrechnung auf die einzelnen Hausmeister zu filtern.
Damit die entsprechenden Informationen bei den einzelnen Abrechnungen hinterlegt werden, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:
Über die Suche öffnen Sie die RE Einrichtung und wählen im Inforegister Allgemein im Feld Handwerker einen entsprechenden Geschäftsbeziehungs-Code aus.
Über die Suche öffnen Sie die Liste Kontakte. Wählen Sie den Datensatz für den Hausmeister aus und öffnen die Kontaktkarte. Im Inforegister Kommunikation wählen Sie im Feld Versandoptionintern aus.
Von dort rufen Sie über die Suchfunktion die Tabelle RE Kontakt Geschäftsbeziehungen.
Um den Hausmeister einem bestimmten Objekt zuzuordnen, blenden Sie sich die Spalten Eigentümer/Mieter und Objektnr. ein. Bestimmen Sie über diese beiden Felder das entsprechende Objekt.
Wählen Sie im Feld Geschäftsbeziehung den Geschäftsbeziehungs-Code aus, den Sie im Feld Handwerker in der RE Einrichtung definiert haben. Im nächsten Schritt weisen Sie den Hausmeister den Einheitenstämmen zu, deren Abrechnungen vom Hausmeister verteilt werden sollen.
Öffnen Sie die Liste Objekte. Markieren Sie das entsprechende Objekt und wählen über die Suche die Einheitenstämme. Wählen Sie die entsprechende Einheit und öffnen Sie die Karte Einheitenstamm.
Blenden Sie hier im Inforegister Adresse und Kontakt über Mehr anzeigen das Feld Hausmeister ein und wählen dort den entsprechenden Kontakt aus. Dadurch wird Ihnen im Feld Hausmeister Name der dazugehörige Name angezeigt.
Beim Erzeugen der Belege in der Einheit Abrechnung werden die Informationen des Hausmeisters dann in der RE Belegempfänger Karte im Inforegister Kontaktinfo gespeichert.
Beim Ausdruck der Abrechnung gehen Sie folgt vor:
Öffnen Sie über die Suche die Abrechnung Objekt Karte und dann über Drucken die RE Berichtsauswahl. Wählen Sie hier den Report 5052545 PDF Stapeldruck Abrechnung.
Im Inforegister RE Belegempfänger tragen Sie im Feld Hausmeister den entsprechenden Kontakt ein. Zusätzlich wählen Sie im Feld Versandoptionintern aus. Wenn Sie danach wie gewohnt den Druck starten, werden nur die Abrechnungen ausgedruckt, die vom Hausmeister verteilt werden sollen.
Hinweis
Wenn Sie danach die restlichen Abrechnungen ausdrucken wollen, filtern Sie im Stapeldruck Abrechnung im Feld Beleg Druck auf Ja und im Feld Versandoption auf direkt.
Vertragsabrechnung
Wenn in einem Vertrag sehr viele Einheiten enthalten sind, wird oft eine Zusammenfassung gewünscht, in der dann die Kosten und Vorauszahlungen aller Einheiten komprimiert dargestellt werden. Öffnen Sie den Mietvertrag, den Sie bearbeiten möchten.
Am Mietvertrag können Sie im Inforegister Sonstiges im Feld Vertragsabrechnung folgendes auswählen:
Nur Einzelabrechnungen
Diese Option ist standardmäßig vorbelegt – die Belege werden wie bisher erzeugt.
Mit Einzelabrechnungen
Beim Belege erzeugen wird zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt. Diese kommt nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen.
Ohne Einzelabrechnungen
Beim Belege erzeugen wird zusätzlich eine Vertragsabrechnung für den Mietvertrag mit erzeugt. Diese kommt nach dem Anschreiben und vor den Einzelabrechnungen. Beim Druck werden die Einzelabrechnungen aber unterdrückt. Die Einzelabrechnungen erhalten hier ein Kennzeichen Nicht im Stapeldruck. (Dieses Feld kann bei Bedarf auf dem RE Belegkopf editiert werden)
Das Feld Vertragsabrechnung ist im Fenster RE Belegempfänger ebenfalls vorhanden und wird beim Belege erzeugen entsprechend gefüllt. Bei Bedarf kann es hier geändert werden.
In der Vertragsabrechnung werden die Werte in der Spalte Betrag für alle beteiligten Einheiten summiert. Die Werte in den Summenblöcken zeigen dann auch die Werte aller beteiligten Einheiten summiert.
Die Spalten Ihr Anteil und Berech.Tage/Gesamt Tage werden nicht ausgegeben, da dies nicht für alle Einheiten einheitlich dargestellt werden kann. Die Abrechnung wird nach wie vor einheitenbezogen gebucht.
Aktivierung Betriebskosten
Sofern ein Objekt bilanziell gebucht wird, besteht die Möglichkeit innerhalb eines Abrechnungsjahres die Betriebskosten zu aktiveren. Die aktivierten Betriebskosten werden dann in der Abrechnung wieder aufgelöst. Dafür sind einige Voraussetzungen notwendig.
Abrechnungsart Buchungsmatrix
Über die Suche öffnen Sie die Liste Abrechnungsart Buchungsmatrix.
Für jede Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in mindestens einem Einheitenvertrag verwendet wird, muss eine Zeile in der Abrechnungsart Buchungsmatrix angelegt sein. Es dürfen in jeder Zeile die gleichen Konten verwendet werden.
Bei der Aktivierung der Betriebskosten bzw. bei der späteren Buchung der Abrechnung werden folgende zusätzlichen Konten benötigt:
Unfertige Leistungen Konto
Bestand Erhöhung Konto
Bestand Minderung Konto
Bestand Minderung Ausnahme
Bestand Minderung Leerstand
Gegenkonto Ausnahmen
Gegenkonto Leerstand
Kalkulatorische Kosten Ausnahmen
Kalkulatorische Kosten Leerstand
Abrechnung Objekt Vorlage Karte
Öffnen Sie die Liste Abrechnung Objekt Vorlagen.
Legen Sie für die Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung eine Abrechnung Objekt Vorlage Karte an. Erstellen Sie für die BuchungsmethodeBilanzielle Methode ebenfalls eine entsprechende Abrechnung Objekt Vorlage Karte.
Abrechnung Objekt Karte
Damit die Kosten aktiviert werden können, benötigen Sie für jedes zu aktivierende Objekt eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung.
Diese legen Sie über die Suchfunktion Abrechnung anlegen an. Wählen Sie im Feld Abrechnungscode den Code aus, dadurch werden die Felder Beschreibung, Abrechnung vom, Abrechnung bis und Abrechnungsdatum gefüllt.
Ergänzen Sie die Angaben noch mit dem Zahlungsdatum und starten die Verarbeitung mit OK.
Wichtig
Im Feld Quelle darf dabei immer nur Vorlage gewählt werden. Im Inforegister Weitere Schritte (optional) sind alle Optionen deaktiviert.
Abrechnung erstellen
Wenn am Ende der Abrechnungsperiode die Abrechnung erstellt werden soll, dann starten Sie den Bericht Abrechnung anlegen erneut. Wählen Sie im Feld Vorlage die entsprechende Vorlage für die Bilanzielle Abrechnung aus.
Im Feld Abrechnungscode geben Sie den gleichen Code an, den Sie zur Aktivierung verwendet haben.
Für die Abrechnung sind nun die Optionen im Inforegister Weitere Schritte (optional) zu aktivieren.
Sie können die Abrechnung Objekt Karte der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung auch manuell auf Bilanzielle Methode umstellen.
Dabei ist nur zu beachten, dass zuerst die Buchungsmethode und evtl. Vorauszahlungsart geändert wird, da ansonsten nicht die Funktionen Beteiligte Einheiten ermitteln etc. ausgeführt werden können.
Abrechnung buchen
Beim Buchen der Abrechnung mit bilanzieller Methode werden die aktivierten Betriebskosten pro Abrechnungsart wieder aufgelöst. Zusätzlich zu den einheitenbezogenen Buchungssätzen werden bei der bilanziellen Methode objektbezogene Buchungssätze erstellt.
Dabei werden die bei der Abrechnung ermittelten Kosten vom Unfertige Leistungen Konto gesplittet nach umgelegten Betriebskosten steuerfrei und steuerpflichtig, nach Ausnahmen, nach Kosten des Leerstands und Rundungsdifferenzen aus der Abrechnung auf die entsprechenden Bestandsminderungskonten gebucht.
Sofern die aktivierten Beträge nicht mit den tatsächlich in der Abrechnung ermittelten Kosten übereinstimmen, wird diese Differenz in diesem Zuge ebenfalls vom Unfertige Leistungen Konto auf das Rundungsdifferenz Konto gebucht. Die aktivierten Beträge für Leerstand und Ausnahmen werden vom Unfertige Leistungen Konto auf die entsprechenden Bestandsminderungskonten gebucht.
WEG-Abrechnung
Die Erstellung einer WEG-Abrechnung weicht in einigen Punkten von der Mieter-Abrechnung ab.
Abrechnung an aktuellen Vertragspartner
Setzen Sie in der Liste Abrechnungsart im Feld Abrechnung an aktuellen Vertragspartner bei der Abrechnungsart einen Haken, die Sie für die Abrechnung der Hausgelder verwenden. Dadurch wird die Abrechnung bei einem Eigentümerwechsel in der Abrechnungsperiode bzw. bis zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung für den jeweils zuletzt gültigen Eigentümer erstellt.
Buchungsmethode
Beim Anlegen einer WEG-Abrechnung ist bei der Abrechnung nur die BuchungsmethodeAbrechnungsspitzen (bzw. Abrechnungsspitzen mit Saldoausbuchung pro Abrechnungsart in Länderversion Österreich) in Kombination mit der VorauszahlungsartSollstellungsbetrag zugelassen.
Um einem Eigentümer trotzdem darstellen zu können, dass seine Zahlungen eventuell nicht ausgeglichen sind, gibt es im Anschreiben einer WEG-Abrechnung einen zusätzlichen Bereich. Dieser erscheint immer, wenn der Debitor zum Stichtag Abrechnung bis einen offenen Saldo hat.
Beim Saldo werden dabei alle offenen Posten des Debitors zu dem abgerechneten Einheitenvertrag bis zum Ende der Abrechnungsperiode berücksichtigt. Die Zusammenstellung dieses Saldos wird in der Anlage Vorauszahlungen im Detail ausgewiesen.
Hinweis
Für die Eigentümer-Abrechnung sollte statt der Textersetzung „+ABRECHNUNGSERGEBNIS+“ die Textersetzung „+SALDO-ZAHLUNG+“in den RE Berichtstexten verwendet werden.
Ausweis Rücklagen (Version Deutschland)
Der Ausweis der Rücklagenentwicklung wird als zusätzlicher Anhang zur Jahresabrechnung erstellt.
Damit die Werte der einzelnen Positionen ermittelt werden können, ist es zwingend erforderlich, dass die Vorauszahlungen für die Instandhaltungsrücklage in Abrechnung Vorauszahlungen geholt werden.
Die Werte werden dann folgendermaßen ermittelt:
Rücklage-Wohnungen
Alle Eigentümer
Ihr Anteil
Anfangsbestand (Soll)
Sachkontensaldo, alle Buchungen auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Filter auf Buchungsdatum (Abrechnungsbeginn – 1 Tag) ohne Berücksichtigung der Rücklagenarten.
Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Offen am 31.12.14: Datum = Abrechnungsbeginn – 1 Tag
Debitorenposten über die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung. Summe aus Spalte Offene Vorauszahlung Vorjahr + Zahlung Vorjahr gefiltert auf Abrechnungsart und Abrechnungskreis
Wird nicht ausgewiesen (kann nicht dargestellt werden da die Anfangsbestände Soll und Ist über MEA ermittelt werden. In unserem Beispiel hätte der Eigentümer -20,- EUR).
Anfangsbestand (Ist)
Ermittlung rechnerisch aus Zeile [Anfangsbestand (Soll)] – [Offen am 31.12.14].
Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Zuführung gemäß Plan
Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf Abrechnungs-zeitraum und die Rücklagenarten Zuführung + Rundungsdiff. Der summierte Wert wird in den Abrechnungsposten mit Zuführung gespeichert.
Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Nicht gezahlte Rücklagen
Debitorenposten über Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen. Gefiltert auf alle Sollstellungen im Abrechnungszeitraum. Summe der Spalte Vorauszahlung Differenz gefiltert auf Abrechnungsart und Abrechnungskreis.
Debitorenposten über Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen. Gefiltert auf alle Sollstellungen im Abrechnungszeitraum. Summe der Spalte Vorauszahlung Differenz gefiltert auf Abrechnungsart, Abrechnungskreiswie und zusätzlich Einheitennr.
Zuführung für Vorjahre
Debitorenposten über Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen. Gefiltert auf alle Sollstellungen im Abrechnungszeitraum. Summe der Spalte Zahlung Vorjahr gefiltert auf Abrechnungsart und Abrechnungskreis.
Debitorenposten über Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen. Gefiltert auf alle Sollstellungen im Abrechnungszeitraum. Summe der Spalte Zahlung Vorjahr gefiltert auf Abrechnungsart, Abrechnungskreis und zusätzlich Einheitennr.
Sonstige Zuführung
Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart Sonst.Zuführung.
Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Zinsen
Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart Zinsen.
Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandskonto hinterlegten Verteilungscode (MEA)
Kapitalertragssteuer
Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart KapESt.
Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Solidaritätszuschlag
Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart Solid.
Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Entnahmen
Sachkontoposten über die Abrechnungsposten auf dem Rücklagen-Bestandskonto. Gefiltert auf den Abrechnungszeitraum und die Rücklagenart Entnahme.
Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Endbestand (Ist)
Rechnerisch aus den Positionen Anfangsbestand (Ist) bis Entnahme.
Rechnerisch aus den Positionen anteiligen Anfangsbestand (Ist) bis anteilige Entnahme.
Offen zum 31.12.15: Datum = Stichtag Abrechnungsende
Debitorenposten über die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung. Summe aus Spalte Vorauszahlung Differenz + Offene Vorauszahlung Vorjahr gefiltert auf Abrechnungsart und Abrechnungskreis.
wird nicht ausgewiesen (siehe Offen zum 31.12.14)
Endbestand (Soll)
Rechnerisch aus Endbestand (Ist) + Offen zum 31.12.15.
Ermittlung rechnerisch aus Spalte „alle Eigentümer“ nach dem am Rücklagen-Bestandkonto hinterlegten Verteilungscode (MEA).
Einrichtung
Damit die Rücklagen korrekt gebucht und in der Jahresabrechnung nachrichtlich dargestellt werden können, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen. Öffnen Sie die Liste Abrechnungsart über die Suche.
Im Feld Rücklage setzen Sie bei der Abrechnungsart einen Haken, die Sie für die Instandhaltungsrücklage verwenden.
Hinweis
Die Abrechnungsart für Rücklage stellt die Verbindung zwischen Bestands-, Vorauszahlungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten her.
Wenn Sie mehrere Instandhaltungsrücklagen verwalten (z. B. für Wohnung und Garage) können Sie diese mithilfe von Abrechnungskreisen unterteilen.
Sofern Sie mehrere Abrechnungsarten für Rücklage in einem Objekt verwenden, benötigen Sie für jede Abrechnungsart jeweils Bestands-, Vorauszahlungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten.
Die Rücklagenkonten sind wie folgt einzurichten:
Bestandskonto Rücklage:
Abrechnungsart: z. B. Rücklage
Abrechnungskreis: z. B. Wohnung, Garage etc. je ein Abrechnungskreis pro Rücklagekonto
RE Kontogruppe: Rücklage
Verteilungscode: z. B. MEA
Pro Rücklage (z. B. Wohnung, Garage etc.) wird ein eigenes Bestandskonto benötigt.
Sollstellungskonto Rücklage (Vorauszahlungen):
Abrechnungsart: z. B. Rücklage
Abrechnungskreis: z. B. Wohnung, Garage etc. je ein Abrechnungskreis pro Rücklagekonto
RE Kontogruppe: Forderungen/Erlöse
Sollstellungsart: Sonstiges
Pro Rücklage (z. B. Wohnung, Garage etc.) wird ein eigenes Sollstellungskonto benötigt.
Aufwandskonten Rücklage (Kostenkonten):
Verwendung: Abrechnung
Abrechnungsart: z. B. Rücklage
Abrechnungskreis: bei nur einer Rücklage ist eine Vorbelegung sinnvoll
RE Kontogruppe: Kosten bzw. Kosten/Zahlungen
Verteilungscode: z. B. MEA
Hinweis
Sofern Sie teilweise Instandhaltungskosten mit der Jahresabrechnung abrechnen wollen, so sind diese Kosten nicht auf die Konten zu buchen, die mit der Abrechnungsart für Rücklage gekennzeichnet sind, da diese zwar in die Abrechnung geholt aber nicht abgerechnet werden.
Rücklagengegenkonten:
Für die Buchungen auf die Rücklagenbestandskonten wird mindestens ein Gegenkonto benötigt, auf dem die Gegenbuchung aus Rücklagen gebucht werden.
Sie können dabei entweder jeweils ein Konto für Entnahme und Zuführung verwenden oder beide Rücklagenarten über das Entnahmekonto laufen lassen.
Pflicht:
Abrechnungsart: z. B. Rücklage
RE Kontogruppe: Kosten bzw. Kosten/Zahlungen
Rücklagenart: Entnahme
Optional:
Abrechnungsart: z. B. Rücklage
RE Kontogruppe: Forderungen/Erlöse
Rücklagenart: Zuführung
Rücklagenarten
Damit die Rücklagen in der Jahresabrechnung korrekt ausgewiesen werden können, sind beim Buchen auf das Bestandskonto die verschiedenen Rücklagenarten anzugeben.
Folgende Rücklagenarten stehen Ihnen zur Verfügung:
Name
Beschreibung
Anfangsbestand
Verwenden Sie diese Option für die Buchung des Anfangsbestandes.
Zinsen
Für die Buchung von Zinserträgen (z. B. aus Festgeldanlagen) wählen Sie diese Option aus.
KapESt
Wählen Sie diese Option bei Buchungen der Kapitalertragsteuer (Zinsabschlagsteuer).
Solid.
Geben Sie diese Option für die Buchung des Solidaritätszuschlages an.
Zuführung
Für die Umbuchung der Soll-Zuführung (gemäß Wirtschaftsplan) wählen Sie diese Option aus.
Entnahme
Verwenden Sie diese Option für die Buchung von (beschlossenen) Entnahmen aus der Rücklage.
Endbestand
Wählen Sie diese Option bei Buchungen des Endbestandes. Hinweis: Buchungen mit der Rücklagenart Endbestand werden in RELion aktuell nicht ausgewertet.
Sonst.Zuführung
Geben Sie diese Option für Buchungen von sonstigen Zuführungen zur Rücklage an. Beispiel: Es wurde beschlossen, die Einnahmen der Waschmünzen der Rücklage zuzuführen. Damit erkennbar ist, wie hoch diese Einnahmen jährlich sind, können Sie diese mit dieser Rücklagenart buchen.
Rundungsdiff.
Mit dieser Option können Sie die Differenz zwischen beschlossener Zuführung zur Instandhaltungsrücklage und der tatsächlich sollgestellten Zuführung buchen. Beispiel: Wenn z. B. in der Eigentümergemeinschaft beschlossen wurde, dass jährlich eine Rücklage in Höhe von 10.000 EUR gebildet werden soll, aber durch die Aufteilung auf die Eigentümer insgesamt im Jahr nur 9.999,97 EUR über die Sollstellungen zugeführt werden, so kann die Differenz von 0,03 EUR manuell über die Rücklagenart Rundungsdiff. auf das Rücklagenkonto gebucht werden. Hinweis: Die Rundungsdifferenz ist nur dann zu buchen, wenn sie tatsächlich dem Bankkonto zugeführt wird.
Abrechnung
Sie legen die Abrechnung wie gewohnt über Abrechnung anlegen an.
Wichtig
Für den korrekten Ausweis der Instandhaltungsrücklage ist es zwingend erforderlich, dass die Vorauszahlungen für die Abrechnungsart mit Kennzeichen Rücklage in die Abrechnung geholt werden. Wenn die Aufwandskonten für Rücklage mit Verwendung Abrechnung geschlüsselt sind, werden die dazugehörigen Vorauszahlungen mit in die Abrechnung geholt, sofern im Inforegister Vorauszahlungen der Haken Nur abgerechnete Abr.Arten gesetzt ist.
Sollten Sie diese Aufwandskonten nicht in die Abrechnung holen, dann setzen Sie im Inforegister Datenquelle im Feld Filter Abrechnungsarten den Filter auf die Abrechnungsart für Hausgeld und für Rücklagen (z. B.: HG|RL)
Beim Holen der Abrechnungszeilen werden nach der üblichen Systematik auch die Aufwandskonten für Rücklagen in die Abrechnung Zeilen eingetragen. Sie können dort die Kosten und die Werte des § 35-Ausweises manuell nachpflegen (z. B. bei Objektübernahme). Legen Sie dafür bei den entsprechenden Objektkonten eine Zeile pro Abrechnungskreis an.
Wichtig
Da sich die Logik geändert hat, wie die § 35 Werte für Rücklagen geholt werden, ist es nicht möglich die Belege von älteren Versionen neu zu erstellen. Die § 35 Informationen für Instandhaltungskosten würden nicht ausgewiesen werden. Wenn die Aufwandskonten nicht in die Abrechnungszeilen geholt werden, dann können die § 35 Werte auch nicht in der Abrechnung ausgewiesen werden.
Beim Holen der Vorauszahlungen werden zusätzlich zu den Vorauszahlungen des Abrechnungszeitraumes auch alle Debitorenposten der Vorauszahlungskonten für Rücklage in die Tabelle Abrechnung Vorauszahlung geholt, die entweder noch offen oder im Abrechnungszeitraum für frühere Zeiträume ausgeglichen worden sind. Für die genaue Zuordnung der Rücklagenvorauszahlungen zu dem entsprechenden Rücklagenbestandskonto wird bei den Posten das Feld Abrechnungskreis mit dem Abrechnungskreis aus dem Objektkonto gefüllt.
Sofern die Debitorenposten nicht innerhalb des Abrechnungszeitraums gezahlt wurden, werden die noch offenen Beträge im Feld Vorauszahlung Differenz eingetragen. Auch wenn die Beträge vor der Abrechnungserstellung mittlerweile ausgeglichen wurden.
Zahlungen, die im Abrechnungszeitraum geleistet wurden, dabei aber eine frühere Sollstellung ausgeglichen haben, werden im Feld Zahlung Vorjahre eingetragen. Offene Posten aus den Vorjahren werden im Feld Offene Vorauszahlung Vorjahre eingetragen.
Beim Berechnen der Abrechnung werden die verschiedenen Rücklagenarten je Abrechnungsart und Abrechnungskreis in die Abrechnungsposten geschrieben. Je nach Rücklagenart werden diese dabei aus den gebuchten Werten des Rücklagenbestandskontos oder der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen ermittelt.
Einige Rücklagenarten stehen nur in den Abrechnungsposten zur Verfügung, um diese dann in der Darstellung der Rücklage korrekt abgreifen zu können. Die verschiedenen Rücklagenarten setzen sich in den Abrechnungsposten wie folgt zusammen:
Rücklagenart
Herkunft
Anfangsbestand (Soll)
Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto bis einen Tag vor Abrechnungsbeginn ohne Berücksichtigung von Rücklagenarten.
Die ermittelten Werte Anfangsbestand (Soll) abzüglich Offen Vorperiode werden mit dieser Rücklagenart eingetragen.
Zuführung
Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Zuführung und Rundungsdiff.
Zugang Differenz
Summe der Spalte Vorauszahlung Differenz der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen.
VJ Zuführung
Summe der Spalte Zahlung Vorjahr der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen
Sonst.Zuführung
Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Sonst.Zuführung.
Zinsen
Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Zinsen.
KapESt
Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart KapESt.
Solid.
Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Solid.
Entnahme
Alle Buchungen auf dem Rücklagenbestandskonto im Abrechnungszeitraum mit Rücklagenart Entnahme.
Endbestand (Ist)
Die ermittelten Werte Anfangsbestand (Ist) + Zuführung - Zugang Differenz + VJ Zuführung + Sonst.Zuführung + Zinsen - KapESt – Solid. – Entnahme werden mit dieser Rücklagenart eingetragen.
Offen Abrechnungsperiode
Summe aus Spalte Vorauszahlung Differenz + Offene Vorauszahlung Vorjahr der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen.
Endbestand (Soll)
Die ermittelten Werte Endbestand (Ist) + Offen Abrechnungsperiode werden mit dieser Rücklagenart eingetragen.
Wichtig
Bitte prüfen Sie, ob Ihre Rücklagenbestandskonten den Stand ausweisen, der insgesamt geleistet werden sollte. (Sollstand)
In der Abrechnung wird dieser Stand als Anfangsbestand (Soll) verwendet, ohne Berücksichtigung von Rücklagenarten.
Zur Verringerung des Buchungsaufwandes der Rücklagen im Bereich der WEG-Verwaltung in Deutschland wurde die Stapelverarbeitung Rücklagen buchen geschaffen.
Mithilfe dieses Berichts können automatisch die zu zahlenden (sollgestellten) Vorauszahlungen ermittelt und entsprechende Buchblattzeilen erzeugt werden.
Zusätzlich können bei Bedarf auch für die Entnahmen Buchblattzeilen erstellt werden.
Es ist dabei jederzeit möglich, diese Buchungen entweder teilweise oder komplett manuell durchzuführen.
Rücklagen buchen
Nachdem die Vorauszahlungen und bei Bedarf auch die Instandhaltungskosten in die Abrechnung geholt wurden, kann im Menüband oder über die Suche der Abrechnung Objekt Karte der Bericht Rücklagen buchen (D) geöffnet werden.
Inforegister Optionen:
Durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte sind bereits die Felder Geschäftsvorfallcode, Abrechnung von und Abrechnung bis gefüllt. Diese sind nur zur Information und können nicht geändert werden.
Buchblatt Vorlagenname
Wählen Sie hier die Buchblattvorlage aus, die zum Buchen verwendet werden soll.
Buchblatt je Objekt
Setzen Sie hier einen Haken, wenn für jedes Objekt ein separates Buchblatt gefüllt werden soll. Das Feld Buchblatt Name wird in diesem Fall deaktiviert.
Buchblatt Name
Sofern Sie nicht den Haken im Feld Buchblatt je Objekt gesetzt haben, können Sie hier manuell ein Buchblatt auswählen.
Buchungsdatum
Hier wird standardmäßig das Datum Abrechnung bis vorbelegt. Sie können dieses bei Bedarf ändern.
Hinweis
Damit die Buchungen im Ausweis der Rücklagen korrekt berücksichtigt werden können, ist es erforderlich, dass das Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum ist!
Entnahme buchen
Mit Aktivierung dieser Option werden auch die Abrechnung Zeilen überprüft und die Entnahmen ermittelt.
Filter Abrechnungsart
Wählen Sie hier die Abrechnungsart(en) für Rücklage aus, für die Sie die Zuführungen bzw. Entnahmen ermitteln und buchen wollen.
Im Inforegister RE Objekt ist bereits durch den Aufruf des Berichts von der Abrechnung Objekt Karte auf das Objekt gefiltert.
Hinweis
Beim 1. Starten des Berichts wird ein Herkunftscode WEG-RL angelegt. Sofern Sie keine Berechtigung zum Schreiben in die Tabelle Herkunftscode haben, lassen Sie vom Administrator den Herkunftscode anlegen.
Der Bericht füllt ein Buchblatt, um folgende Rücklagenbuchungen zu erstellen:
Zuführung
Entnahme
Dabei wird jeweils das Bestandskonto gegen das Rücklagengegenkonto mit Rücklagenart gebucht. Den Buchungen wird der Herkunftscode WEG-RL mitgegeben. Die benötigten Konten werden über die Abrechnungsart gefunden.
Wenn mehrere Rücklagen vorhanden sind (z. B. für Wohnungen und Garagen), dann können diese über Abrechnungskreise unterschieden werden. Wenn mehrere Abrechnungsarten für Rücklage verwendet werden, ist es zwingend erforderlich, dass alle Konten für jede Abrechnungsart entsprechend geführt werden (pro Abrechnungsart Bestands-, Sollstellungs-, Aufwands- und Rücklagegegenkonten)
Zuführung:
In der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen wird pro ausgewählter Abrechnungsart Rücklage über Vorauszahlung Brutto die Summe der zu zahlenden Beträge je Abrechnungskreis ermittelt.
Diese Summe wird dann vom Rücklagengegenkonto (je nach Einrichtung entweder vom Gegenkonto mit Rücklagenart Zuführung oder wenn kein Konto mit Rücklagenart Zuführung vorhanden ist vom Gegenkonto mit Rücklagenart Entnahme) auf das Bestandskonto bzw. die Bestandkonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Zuführung und Abrechnungskreis gebucht. Dabei wird vorab auf dem Bestandkonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind.
Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert aus der Tabelle Abrechnung Vorauszahlungen abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht. Als Buchungstext wird Zuführung [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben. Es wird dabei nicht auf den Herkunftscode WEG-RL geprüft, sodass auch manuell erstellte Buchungen berücksichtigt werden.
Entnahme:
In den Abrechnung Zeilen werden alle Konten mit der ausgewählten Abrechnungsart ermittelt. Dabei werden die Kosten pro Abrechnungskreis saldiert. Der Saldo der einzelnen Abrechnungskreise wird dann vom Rücklagengegenkonto auf das Bestandskonto bzw. die Bestandskonten (je nach Abrechnungskreis) mit Rücklagenart Entnahme und Abrechnungskreis gebucht. Dabei wird vorab auf dem Bestandskonto geprüft, ob im Abrechnungszeitraum mit dieser Rücklagenart und dem Abrechnungskreis Buchungen vorhanden sind.
Wenn ja, dann wird die Summe der Buchungen mit dem ermittelten Wert abgeglichen und nur noch die Differenz gebucht.
Als Buchungstext wird Entnahme [Abrechnung von Datum]..[Abrechnung bis Datum] mitgegeben.
Hinweis
Durch das Prüfen der Bestandskonten auf Buchungen mit den Rücklagenarten Zuführung und Entnahme und Abrechnungskreis ist es möglich, den Bericht mehrfach zu starten.
Buchungen für Rücklagen
Zusätzlich zu den Buchungen, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden, sind im Abrechnungszeitraum manuelle Buchungen durchzuführen.
Das betrifft folgende Rücklagenarten:
Zinsen
KapESt
Soli.
Rundungsdiff.
Sonst.Zuführung
Wie Buchungen in RELion aussehen sollten, damit diese sowohl in der WEG Gesamtabrechnung als auch in der Abrechnung korrekt ausgewiesen werden, haben wir Ihnen an folgendem Beispiel dargestellt. (Der Vollständigkeit halber wurden auch die Buchungen aufgeführt, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden. Diese sind mit Automatikbuchung ausgewiesen. Die Sollstellungen und die dazugehörenden Zahlungen wurden nicht eingetragen)
Zinsen, Kapitalertragsteuer u. Solidaritätszuschlag
1
Zinsertrag auf Festgeldkonto
2
Bestandserhöhung des Rücklagekontos um Zinserträge
Konto 380010 mit Rücklagenart Zinsen und Gegenkonto mit Vorzeichen buchen
3
Kapitalertragssteuer von Festgeldkonto
4
Bestandsverminderung des Rücklagekontos um Kapitalertragssteuer
Konto 380010 mit Rücklagenart KapESt und Gegenkonto ohne Vorzeichen buchen
5
Solidaritätszuschlag von Festgeldkonto
6
Bestandsverminderung des Rücklagekontos um Solidaritätszuschlag
Konto 380010 mit Rücklagenart Soli. und Gegenkonto ohne Vorzeichen buchen
Rundungsdifferenz
Wenn z. B. in der Eigentümergemeinschaft beschlossen wurde, dass jährlich eine Rücklage in Höhe von 2.600,- EUR gebildet werden soll, aber durch die Aufteilung auf die Eigentümer insgesamt im Jahr nur 2.520,- EUR über die Sollstellungen zugeführt werden, so kann die Differenz von 80,- EUR manuell über die Rücklagenart Rundungsdiff. auf das Rücklagenkonto gebucht werden. Die Rundungsdifferenz ist nur dann zu buchen, wenn sie tatsächlich dem Bankkonto Festgeld zugeführt wird.
7
Rundungsdifferenz von Girokonto
8
Rundungsdifferenz auf Festgeldkonto
9
Bestandserhöhung des Rücklagekontos um Rundungsdifferenz
Konto 380010 mit Rücklagenart Rundungsdiff und Gegenkonto mit Vorzeichen buchen
Sonstige Zuführungen
Wenn z. B. in der Eigentümergemeinschaft beschlossen wurde, dass die Einnahmen der Waschmünzen der Rücklage zugeführt werden soll, dann kann diese über die Rücklagenart Sonst.Zuführung manuell dem Rücklagenkonto zugeführt werden.
10
Einnahmen der Waschmünzen auf Girokonto
11
Einnahmen der Waschmünzen von Girokonto auf Festgeldkonto
12
Bestandserhöhung des Rücklagekontos um Einnahmen aus Waschmünzen
Konto 380010 mit Rücklagenart Sonst.Zuführung und Gegenkonto mit Vorzeichen buchen
Zuführung
13
geleistete Vorauszahlungen von Girokonto auf Festgeldkonto
14
Bestandserhöhung des Rücklagekontos um Soll-Vorauszahlungen (Automatikbuchung)
Konto 380010 mit Rücklagenart Zuführung und Gegenkonto mit Vorzeichen buchen
wird mit Herkunftscode WEG-RL gebucht
15
geleistete Vorauszahlungen für Vorjahre von Girokonto auf Festgeldkonto
Entnahmen
16
Erfassung Rechnung für Reparatur Gegensprechanlage
Buchung mit § 35a Dimensionen für Handwerker und Material
17
Zahlung der Rechnung für Reparatur Gegensprechanlage
18
Kosten für Reparatur Gegensprechanlage von Festgeldkonto auf Girokonto
19
Bestandsverminderung des Rücklagekontos um Entnahme (Automatikbuchung)
Konto 380010 mit Rücklagenart Entnahme und Gegenkonto ohne Vorzeichen buchen
wird mit Herkunftscode WEG-RL gebucht
Ausweis Rücklagen (Version Österreich)
Damit die Rücklagen in der Betriebskostenabrechnung nachrichtlich dargestellt werden können, sind zusätzliche Einrichtungen an den Objektkonten notwendig, damit diese Buchungen berücksichtigt werden.
Über die Suche öffnen Sie die Liste Objekte und klicken auf das Objekt, das Sie bearbeiten möchten. Anschließend richten Sie über die Funktion Konten die Objekt Konten wie folgt ein:
Objekt Konto für Anfangsbestand
Bezeichnung
Beschreibung
Verwendung
Abrechnung
Abrechnungsart
Wählen Sie in diesem Feld die Abrechnungsart für Rücklagen aus.
Abrechnungskreis
Tragen Sie hier den Standard-Abrechnungskreis Objekt ein.
Verteilcode
In diesem Feld tragen Sie einen entsprechenden Verteilcode ein.
Gesamtfaktor
Über das Faktor aktualisieren in der Objektverteilungen wird hier der Gesamtfaktor des Verteilcodes eingetragen.
RE Kontogruppe
Das Objektkonto ist entweder mit Giro oder Forderungen/Erlöse zu schlüsseln.
Rücklagenart
Wählen Sie die Rücklagenart Anfangsbestand aus.
Kennzeichnung Rücklagenkonto
Setzen Sie hier einen Haken.
Hinweis
Damit der Anfangsbestand in der Abrechnung ausgewiesen werden kann, ist es zwingend erforderlich, dass dieser auf das Objekt Konto mit der RücklagenartAnfangsbestand vor Beginn des Abrechnungszeitraums gebucht wurde.
Objekt Konto für Entnahmen:
Bezeichnung
Beschreibung
Verwendung
Abrechnung
Abrechnungsart
Wählen Sie in diesem Feld die Abrechnungsart für Rücklagen aus.
Abrechnungskreis
Tragen Sie hier den Standard-Abrechnungskreis Objekt ein.
Verteilcode
In diesem Feld tragen Sie einen entsprechenden Verteilcode ein.
Gesamtfaktor
Über das Faktor aktualisieren in der Objektverteilungen wird hier der Gesamtfaktor des Verteilcodes eingetragen.
RE Kontogruppe
Das Objektkonto ist entweder mit Kosten oder Kosten/Zahlung zu schlüsseln.
Rücklagenart
Wählen Sie die Rücklagenart Abgang aus.
Kennzeichnung Rücklagenkonto
Setzen Sie hier einen Haken.
Hinweis
Damit die Entnahmen in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der RücklagenartAbgang im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.
Objekt Konto für Zugang:
Bezeichnung
Beschreibung
Verwendung
Wirtschaftsplan
Abrechnungsart
Wählen Sie in diesem Feld die Abrechnungsart für Rücklagen aus.
Abrechnungskreis
Tragen Sie hier den Standard-Abrechnungskreis Objekt ein.
Verteilcode
In diesem Feld tragen Sie einen entsprechenden Verteilcode ein.
Gesamtfaktor
Über das Faktor aktualisieren in der Objektverteilungen wird hier der Gesamtfaktor des Verteilcodes eingetragen.
RE Kontogruppe
Das Objektkonto ist entweder mit Giro, Forderung/Erlöse oder Erlöse/Zahlung zu schlüsseln.
Rücklagenart
Wählen Sie die Rücklagenart Zugang aus.
Kennzeichnung Rücklagenkonto
Setzen Sie hier einen Haken.
Hinweis
Damit die Zugänge in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der RücklagenartZugang Gezahlt im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.
Objekt Konto für Zinsen:
Bezeichnung
Beschreibung
Verwendung
Abrechnung
Abrechnungsart
Wählen Sie in diesem Feld die Abrechnungsart für Rücklagen aus.
Abrechnungskreis
Tragen Sie hier den Standard-Abrechnungskreis Objekt ein.
Verteilcode
In diesem Feld tragen Sie einen entsprechenden Verteilcode ein.
Gesamtfaktor
Über das Faktor aktualisieren in der Objektverteilungen wird hier der Gesamtfaktor des Verteilcodes eingetragen.
RE Kontogruppe
Das Objektkonto ist entweder mit Giro, Forderung/Erlöse oder Erlöse/Zahlung zu schlüsseln.
Rücklagenart
Wählen Sie die Rücklagenart Zinsen aus.
Kennzeichnung Rücklagenkonto
Setzen Sie hier einen Haken.
Hinweis
Damit die Zinsen in der Abrechnung ausgewiesen werden können, ist es zwingend erforderlich, dass diese auf das Objekt Konto mit der RücklagenartZinsen im Abrechnungszeitraum gebucht wurden.
Differenz auf Regelbesteuerung (Version Österreich)
Damit die Differenz auf Regelbesteuerung korrekt berechnet werden kann sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:
Über die Suche rufen Sie die Liste Global-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen auf.
Tragen Sie im Feld** USt % für Rücklagenentnahme (A)** bei der MwSt.- Geschäftsbuchungsgruppe für Garagen und Gewerbeeinheiten den vollen Steuersatz ein. Bei der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe für Wohnungen geben Sie den verminderten Steuersatz an. Über die Suchfunktion öffnen Sie die RE Einrichtung und wählen die Ergänzung Österreich.
Tragen Sie in den Feldern Mit Heizung und Ohne Heizung den jeweilig gültigen Steuersatz ein. Definieren Sie über die Felder MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe die entsprechenden Buchungsgruppen.
Anschließend öffnen Sie die Objektübersicht und wählen Sie ein Objekt, das Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie über die Suche die Option Steuerdaten.
Geben Sie im Feld Ab Datum ein Startdatum ein. Im Feld MwSt. Gesch.Buchungsgruppe Steuer wählen Sie einen Code für die Objektsteuer aus. Bei Bedarf können Sie im Feld Beschreibung eine kurze Information hinterlegen.
In den Feldern Wohnungsanteil %, Gewerbeanteil %, Parkplatzanteil % und Anteil unecht st. befr. % tragen Sie die jeweiligen Anteile ein bzw. lassen diese über den Bericht Objekt Steuerquote berechnen eintragen.
Da die Vorschreibung umsatzsteuerfrei ist aber bei den Handwerkerrechnungen die Vorsteuer gezogen werden kann, entsteht nun, nachdem die Instandhaltungskosten gebucht worden sind, die Verpflichtung zur Umsatzsteuerzahlung.
Dazu starten Sie turnusmäßig (z. B. pro Monat) den Bericht MwSt. WEG berechnen.
Der Stapel bewirkt, dass aus Kostenbuchungen, die in den Bereich der Instandhaltung gehören, eine Umsatzsteuer von 10 % bzw. bei Heizungskosten 20 % gebildet wird. Öffnen Sie über die Suche den Bericht MwSt. WEG berechnen.
Mithilfe dieses Berichts werden bei allen Kostenbuchungen auf den Objektkonten, die in der Page Ergänzung Österreich eingetragen wurden, Umsatzsteuerkorrekturen je nach Steuersatz und Steuerdaten erstellt.
Im Inforegister Optionen sind folgende Eintragungen erforderlich:
Bestimmen Sie über die Felder Buchblattvorlage und Buchblattname das entsprechende Buchblatt.
Sofern Sie den Haken im Feld Original Belegnummer verwenden nicht setzen, geben Sie im Feld Belegnr. eine Belegnummer für die zu erstellenden Buchungen an.
Bestimmen Sie über die Felder Zeitraum von und Zeitraum bis den Zeitraum, aus dem die Ursprungsbuchungen berücksichtigt werden sollen.
Hinweis
Sie können auch jedes Mal vom 01.01. des Jahres beginnen. Dies ist sinnvoll, wenn auch die nachträglichen Buchungen der Vorperioden erfasst werden sollen.
Wählen Sie im Feld Buchung zum aus, ob die zu erstellenden Umsatzsteuerbuchungen mit dem Originaldatum der Ursprungsbuchung oder mit dem Datum, welches unter Zeitraum bis eingegeben wurde, in das Buchblatt als Buchungsdatum eingestellt wird. Empfohlen wird die Einstellung Originaldatum, um den Bezug zur Ursprungsbuchung zu erhalten.
Aktivieren Sie das Feld Buch.Blatt erstellen. Ansonsten wird nur ein Testdurchlauf erfolgen.
Im Inforegister Sachposten können Sie bei Bedarf auf einzelne Objekte filtern. Starten Sie die Verarbeitung mit Drucken bzw. Vorschau. Öffnen Sie danach das angegebene Buchblatt und buchen die eingestellten Buchungen.
Wichtig
Bitte im Buchblatt keine Änderungen oder Fehlerbehebungen vornehmen.
In der WEG-Abrechnung wird dann im Anschreiben bei gewerblichen Einheiten bzw. Garagen die Differenz im Anschreiben ausgegeben:
Und bei den nachrichtlich ausgegebenen Beiträgen zur Rücklage ausgewiesen:
Abrechnung drucken
In der Abrechnung Objekt Karte können Sie im Inforegister Druckoptionen mit der Druckoption WEG Abrechnung zeitanteilig zusätzlich zeitanteilige Aufteilungen der Kosten als Anlage erstellen. Diese Option ist nur wirksam, wenn in der Abrechnungsperiode oder bis zum Abrechnungsdatum Eigentümerwechsel stattgefunden haben.
Einheitenstorno
Im Vertragsmanagement kommt es gelegentlich vor, dass ein Einheitenvertrag storniert werden muss, weil er z. B. irrtümlich angelegt wurde. Dazu werden einige Prüfungen durchlaufen, die die Möglichkeit einer Stornierung prüfen. Sind bereits Abrechnungen zu der betroffenen Einheit erstellt, gebucht und gesperrt, wird der Storno verhindert. Sollte die Abrechnung noch nicht fertig bearbeitet worden sein, muss die Abrechnung so weit zurückgesetzt werden, dass die Einheit Abrechnungen leer sind. Dazu bitte in umgekehrter Reihenfolge die Bearbeitungsstatusfelder auf Nein setzen. Wenn eine Abrechnung gebucht und gesperrt ist. muss dies über die Funktion Storno in der Einheit Abrechnung durchgeführt werden.
Die betroffene Einheit Abrechnung wird mit den darunter liegenden Abrechnungsergebnissen gelöscht und in einer Tabelle Stornierte Einheiten Abrechnung gekennzeichnet. Eine Weiterbearbeitung der betroffenen Abrechnung ist nicht mehr möglich, sie bleibt bis zur endgültigen Löschung durch das Datenbereinigungstool erhalten. Der Storno weiterer Einheit Abrechnungen ist möglich.
Wählen Sie in der Seite Einheit Abrechnung die gewünschte Einheit aus und starten Sie die Aktion Storno:
Es erscheint eine detaillierte Aufzählung welche Folgen der Storno der Einheit Abrechnung hat:
Wenn Sie die Aktion mit Ja bestätigen, werden die Ergebnisse zu dieser Einheit aus der Abrechnung entfernt und ein Eintrag in die Tabelle Abrechnung Stornierte Einheiten geschrieben.
Sie finden diese in der Abrechnungskarte im Inforegister Sonstige über den Drilldown auf das Feld Anzahl stornierte Einheiten.
Anschließend können Sie den Storno im Vertrag erneut starten.
Datenpool
Einführung
Für die Bereitstellung von Daten für die Abrechnung bzw. für den Wirtschaftsplan gibt es eine neue Möglichkeit, die es ermöglicht Werte aus Drittsystemen bereitzustellen, ohne dass aufwändig Buchungsstoff erzeugt werden muss. Folgende Szenarien werden hier als Beispiel
aufgeführt.
Sie beginnen mit RELion neu, benötigen aber für das abgelaufene Jahr noch Informationen zu den einzelnen Buchungen wie Sollstellungen und Aufwände aus Einkaufsrechnungen und -Gutschriften. Die Datenübernahme erfolgt i.R. anhand der Saldenübernahme zum Jahresende, die Einzelbuchungen aus den vergangenen Perioden sind aber nicht in Form von einzelnen Buchungen enthalten.
Ein Objekt wurde neu in die Verwaltung übernommen, für das sie noch für das vergangene Jahr für die Abrechnung benötigen.
Sie arbeiten mit dem Kreditmanager (Fa. Lang). Dieser verwaltet Tilgungspläne und stellt neben den Buchungen für die Fibu auch detaillierte Werte für die einzelnen Einheitenverträge zur Verfügung. Diese detaillierten Werte werden über den Datenpool bereitgestellt.
In der folgenden Beschreibung wird vor allem auf die Optionen Vorauszahlung Vorsystem und Aufwand Vorsystem eingegangen.
Unterschied zur bisherigen Methode über manuelle Änderungen
Bisher konnten die genannten Fälle über manuelle Eingaben in den Abrechnung Vorauszahlungen bzw. direkt in den Abrechnungszeilen abgedeckt werden. Problematisch dabei ist neben dem hohen Aufwand und der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben die Tatsache, dass die manuellen Eingaben verloren gehen, wenn die Schritte Vorauszahlungen holen oder Abrechnungszeilen holen rückgängig gemacht und neu geholt werden.
Alle Werte im Datenpool werden dauerhaft vorgehalten und liegen zunächst einmal außerhalb der Abrechnungskarte bzw. Wirtschaftsplankarte. Die Infobox Werte im Datenpool verdeutlicht dies noch einmal.
Unterjährige Übernahmen
Objekte werden meistens nicht passend zum Ende einer Abrechnungsperiode übernommen. Das heißt, Sie müssen teilweise Werte aus dem Vorsystem übernehmen, teilweise haben Sie bereits Buchungsstoff in RELion erzeugt. Dieses Szenario lässt sich über den Datenpool darstellen. Die Herkunft der Werte lassen sich dann detailliert nachvollziehen.
Vorbereitung
Bevor Sie mit dem Datenpool beginnen, blenden Sie in der Wirtschaftsplan Objekt Karte bzw. Abrechnung Objekt Karte über personalisieren die Infobox Werte im Datenpool ein.
In der Infobox werden Darlehenswerte, Heizkostenzeilen, Anzahl PDF-Anhänge dargestellt, da diese auch Werte von extern für die Abrechnung bereitstellen. Dies dient nur der Übersicht.
Wenn die Daten entsprechend bereitgestellt wurden, werden die Werte automatisch beim Abrechnungszeilen holen und beim Vorauszahlungen holen berücksichtigt und gleichrangig wie gebuchte Werte behandelt.
Vorauszahlung Vorsystem für Abrechnung (in AT = Vorschreibung Vorsystem)
Das Holen von Werten von gebuchten Sollstellungen für die Abrechnung ermöglicht das Bereitstellen der Werte auf Buchungsebene oder auch zusammengefasst für den Abrechnungszeitraum. Aktuell gibt es keine Auswertung auf Leistungszeitraum, ausschließlich über Fälligkeitsdatum.
Vorauszahlung Vorsystem
Zielmandant
Aktueller Mandant
Objektnr.
Objektnr. Aus Abrechnung
E/M
E/M. aus Abrechnung
Quelle
Fix „Vorauszahlungen Vorsystem“
Ziel
Fix „Abrechnung“
Einheitennr.
Muss
Einheitenhistorie
Muss
Abrechnungsart
Muss
Betrag Netto
Kann
Betrag Steuer
Kann
Fälligkeitsdatum
Aktuell nur Fälligkeitsdatum
Muss
Buchungsnr.
Muss
Kontonr. Wenn eingetragen
Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum von
Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum bis
Aktuell keine Auswertung
Aufwand Vorsystem für Abrechnung
Das Holen von Werten für die Abrechnung kann sowohl vorverteilte Werte pro Einheit als auch Werte, die über Abrechnungskreis und Verteilcode umzulegen sind verarbeiten. Entscheidend ist das Feld Einheitennr.
Bitte achten Sie darauf, dass die Objektkonten analog eingerichtet sind.
Konten mit Festwertzeilen benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Festwert.
Konten für die Umlage von Werten über Verteilcode und Abrechnungskreis benötigen die Verwendung Alles oder Abrechnung und die Verteilung Zeitanteilig.
Aufwand Vorsystem
Zielmandant
Aktueller Mandant
Objektnr.
Objektnr. Aus Abrechnung
E/M
E/M. aus Abrechnung
Quelle
Fix „Aufwand Vorsystem“
Ziel
Fix „Abrechnung“
Startdatum
Aktuell nur Startdatum
„Abrechnung von“ bis „Abrechnung bis“
Leistungszeitraum von
Aktuell keine Auswertung
Leistungszeitraum bis
Aktuell keine Auswertung
Verarbeitung
Wenn Kontonr. Eingetragen ist
Aktuell keine Auswertung
Kontonr.
Wird über Abrechnungsart ermittelt
Erste Abrechnungszeile mit dieser Abrechnungsart und Einheit liefert Kontonr.
Einheitennr.
Mussfeld bei Festwerten
Einheitenhistorie
Wenn nicht eingetragen, dann letzte Historie zur Einheit
Kann
Abrechnungsart
Muss
Abrechnungskreis
Nur bei Zeilen ohne Einheitennr.
Muss
Betrag Netto
Kann
Betrag Steuer
Kann
Betrag n.a.VSt
Kann
Startdatum
Muss
Buchungsnr.
Muss
Kreditornr.
Kann
Externe Belegnr.
Kann
Darlehenswerte für Abrechnung
Darlehen
Zielmandant
Aktueller Mandant
Objektnr.
Objektnr. aus Abrechnung
E/M
E/M. aus Abrechnung
Quelle
Darlehen
Ziel
Abrechnung
Fälligkeitsdatum
„Abrechnung von“ bis „Abrechnung bis“
Kontonr.
Wird über Postenart und Abrechnungsarten in der Darlehenskarte ermittelt.
Keine Abrechnungsart (z.B. für Gebühren) Betrag wird nicht abgerechnet.
Einheitennr.
Muss
Einheitenhistorie
Wenn nicht eingetragen, dann letzte Historie zur Einheit
Kann
Buchungsnr.
Muss
Kreditornr.
Wird über Kreditor in der Darlehenskarte ermittelt
Darlehensnr.
Das Darlehen muss auch in RELion als Darlehenskarte mit dieser Nummer angelegt sein. Status = Fremdsystem
Muss
Beispiel:
Abrechnung Werte über die WEG-Mietkoppelung holen
Die Grundlagen für dieses Datenmodell sind in der Dokumentation RELion Gemischte Objektverwaltung (in Bearbeitung)beschrieben. Der Hintergrund ist die Verwaltung eines Objekts sowohl als Mietobjekt als auch als WEG-Objekt. Nach dem Erstellen des WEG-Objekts findet die Buchhaltung und damit das Sammeln der Kostenbuchungen im WEG Objekt statt. Die Abrechnung des Mietobjekts basiert auf den Werten aus der WEG. Das Holen der Werte findet automatisch beim Holen der Abrechnungszeilen statt.
Voraussetzung dafür ist die Verbindung zum WEG Objekt über die Felder im Inforegister Datenquellen und das Vorhandensein der Abrechnungszeilen inklusive der Detailwerte in der zugehörigen WEG-Abrechnung. Die Abrechnungscodes müssen übereinstimmen.
Es ist zu beachten, dass manuell geänderte Beträge in den Abrechnungszeilen der WEG Abrechnung nicht verarbeitet werden. Die Übernahme der Werte basiert auf dem Kopieren der Abrechnung Detailzeilen, d.h. man benötigt dort Buchungen oder Werte aus Vorsystem.
In der Abrechnungskarte der Mietabrechnung müssen die Felder Quellmandant, Quell Eigentümer / Mieter, QuelleObjektnr. gefüllt sein. Dies geschieht bei richtiger Einrichtung beim Erstellen der Abrechnungskarte automatisch. Die Beziehung zum Quellobjekt muss “Koppelung WEG-Mietobjekt“ sein.
Es werden nur Werte zu umlagefähigen Konten kopiert (Feld „Nicht umlagefähig“ auf NEIN). Nicht umlagefähige Kosten bleiben beim Eigentümer.
Sofern sich die Kontenrahmen in der WEG und der Miete unterscheiden, kann mit einer Kontenübersetzung gearbeitet werden.
