Aktivierung Betriebskosten

Einführung

Exkurs: Buchung mit Bestandsverminderung

Unfertige Leistungen – Noch nicht abgerechnete Betriebskosten

Dieser Exkurs beschreibt die bilanziellen Abläufe zur Erfassung und Auflösung noch nicht abgerechneter Betriebskosten und zeigt, wie die betreffenden Posten über die entsprechenden Kontengruppen der Wohnungswirtschaft abgebildet werden. Umlagefähige Betriebskosten wie Grundsteuer oder Hausmeisterkosten werden während des Jahres zunächst als Aufwand gebucht, anschließend jedoch – soweit sie vermieteten Einheiten zugeordnet werden können – auf Kontengruppe 15 „Noch nicht abgerechnete Betriebskosten“ aktiviert. Solange keine Abrechnung vorliegt, dürfen diese Beträge nicht als Umsatzerlöse auf Kontengruppe 601 „Umlagen aus Hausbewirtschaftung“ erfasst werden, sondern müssen ertragswirksam über Kontengruppe 646 „Bestandserhöhungen bei noch nicht abgerechneten Betriebskosten“ gebucht werden.

Von den Mietern geleistete Vorauszahlungen werden als Bankgutschrift auf Kontengruppe 274 „Guthaben bei Kreditinstitut“ sowie zugleich als Verbindlichkeit auf Kontengruppe 431 „Anzahlung auf unfertige Leistungen“ erfasst. Eine Verrechnung vor der endgültigen Abrechnung ist aufgrund des Saldierungsverbots (§ 246 Abs. 2 HGB) unzulässig.

Nach dem Jahreswechsel werden die aktivierten Beträge der Kontengruppe 15 über Kontengruppe 648 „Bestandsverminderungen bei noch nicht abgerechneten Betriebskosten“ wieder aufgelöst und als Aufwand gebucht. Erst im Anschluss an die tatsächliche Nebenkostenabrechnung können die endgültigen Umlagen als Forderungen und Erlöse verbucht sowie mit den geleisteten Vorauszahlungen aus Kontengruppe 431 verrechnet werden.

Der Bericht Aktivierung Betriebskosten unterstützt diesen Prozess, indem er die unterjährig zu aktivierenden Kosten pro Objekt, Abrechnung Objekt Karte, Abrechnungsart, MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe sowie differenziert nach Brutto- und Nettokosten ermittelt und bucht.

Eine Passivierung der BK-Vorauszahlungen, sofern diese als Erlös gebucht wurden, kann über das Objektkontenschema erfolgen.

Einrichtung

Beim Start des Berichts wird geprüft, ob bestimmte Grunddaten korrekt eingerichtet sind.

Die Konten für die Abrechnung sind in der Regel bereits angelegt; für die Aktivierung können jedoch zusätzliche Konten erforderlich sein. Die Abstimmung mit den Bereichen Betriebskostenabrechnung und Finanzbuchhaltung ist zwingend notwendig.

Global MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen

Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen steuern die Berechnung und Buchung der Umsatzsteuer basierend auf dem Sitz (Land/Region) des an einem Geschäftsvorfall beteiligten Debitors oder Kreditors.
Vor der Einrichtung ist festzulegen, wie viele Gruppen benötigt werden. Dies hängt u. a. von gesetzlichen Vorschriften sowie dem Inlands bzw. Auslandsgeschäft ab.

Über die Suche wird die Tabelle MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen geöffnet.

Für die Betriebskostenabrechnung ist zu unterscheiden, ob Brutto- oder Nettokosten verteilt werden. Dafür sind zwei Einrichtungen relevant:

• MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe des Einheitenvertrags
• MwSt.-Produktbuchungsgruppe des Objektkontos

RELion ermöglicht eine Abrechnung über Nettokosten ohne Umsatzsteuer. Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe des Einheitenvertrags enthält das Feld Steuerfrei Bruttobeträge.

• Mit Kennzeichnung: Aktivierung der Bruttokosten
• Ohne Kennzeichnung: Aktivierung der Nettokosten

Objektkonten

Für eine korrekte Verteilung der abzurechnenden Objektkonten sind folgende Felder zu prüfen:

• Feld Abrechnungsart muss gefüllt sein.
• Feld Verwendung muss den Wert Alles, Abrechnung oder Wirtschaftsplan enthalten.
• Ein Eintrag im Feld Verteilungscode oder Verteilungscode Wirtschaftsplan ist erforderlich.

Sind beide Verteilungscodes gefüllt, wird für die Berechnung der Verteilungscode Wirtschaftsplan verwendet.

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Für jede Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die in einem Einheitenvertrag verwendet wird, muss eine Zeile in der Abrechnungsart Buchungsmatrix existieren. Die Liste wird über die Suche geöffnet.

Hinweis

In jeder Zeile dürfen identische Konten verwendet werden, da die Aktivierung über Zusatzinformationen (Herkunftscode, Ursachencode, Abrechnungsart) differenziert wird.

Folgende Felder müssen zwingend gefüllt sein:

Abrechnung Objekt Karte

Für die Ausführung des Berichts Aktivierung Betriebskosten ist eine Abrechnung Objekt Karte erforderlich. Diese wird über die Objektkarte geöffnet und muss die Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung enthalten.

Tipp

Eine Vorlage für eine Abrechnung Objekt Karte mit voreingestellter Buchungsmethode anlegen. Andere Felder wie Druckoptionen werden für die Aktivierung nicht benötigt, können aber sinnvoll vorbelegt werden. Der Filter Abrechnungsarten wird im Aktivierungsprozess nicht verwendet.

Für jede Abrechnungsperiode, in der Kosten aktiviert werden sollen, muss eine eigene Abrechnung Objekt Karte mit Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung angelegt werden. Nur dadurch nimmt ein Objekt am Aktivierungsprozess teil.

Hinweis

Objekte ohne Einheitenstämme werden nicht berücksichtigt.

• Über das Feld Abrechnungscode wird der Abrechnungszeitraum definiert.
• Die Aktivierung erfolgt immer nach dem Leistungszeitraum der Buchung.
• Das Feld Leistungszeitraum berücksichtigen wird nur in der Abrechnung selbst ausgewertet, nicht bei der Aktivierung.
• Buchungen mit Leistungszeitraum oder Abrechnungsart, für die keine gültige Abrechnung Objekt Karte mit Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung existiert, werden nicht aktiviert. Es erfolgt keine Fehlermeldung.

Optional kann über Filter Abrechnungsarten eingeschränkt werden.

Wichtig

Eine Abrechnungsart darf nicht in zwei Abrechnung Objekt Karten vorkommen. Leistungszeiträume dürfen sich nicht überschneiden.

Prozessablauf

Bei der bilanziellen Buchung eines Objekts besteht die Möglichkeit, innerhalb eines Abrechnungsjahres Betriebskosten zu aktivieren. Der Bericht Aktivierung Betriebskosten ermittelt auf Basis der gebuchten Kosten unterjährig oder zum Jahresende die zu aktivierenden Betriebskosten und erzeugt die entsprechenden Aktivierungsbuchungen. Ziel ist eine möglichst genaue Bewertung zum Bilanzstichtag, wobei Abweichungen zur späteren Nebenkostenabrechnung auftreten können.

• Ermittlung der relevanten Betriebskosten aus den unterjährigen oder jahresendbezogenen Buchungen;
• Prüfung, ob für das Objekt eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung vorhanden ist;
• Berücksichtigung der Abrechnungsart, der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe sowie der Einstellung zur Brutto-/Netto-Betrachtung;
• Ermittlung der aktivierungsfähigen Kosten je Objekt und Abrechnungsparameter;
• Erstellung der Aktivierungsbuchungen zur Erhöhung der unfertigen Leistungen bzw. Erfassung kalkulatorischer Kosten;
• Sicherstellung einer korrekten Zuordnung gemäß Objektkonten, Abrechnungsart und Verteilung;
• Ausschluss von Objekten, die nicht dem Typ Mietobjekt entsprechen (WEG‑Objekte werden nicht verarbeitet).

Die Berechnung und Aktivierung erfolgt in RELion je Objekt, basierend auf Abrechnung Objekt Karte, Abrechnungsart, MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe sowie der Unterscheidung nach Brutto- und Nettokosten.

Es werden ausschließlich Mietobjekte berücksichtigt; WEG Objekte sind von der Aktivierung ausgeschlossen.

Aktivierung Betriebskosten

Nachdem eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung angelegt wurde, ist der Bericht wie folgt zu starten:

Im Navigationsbereich Abteilungen die Navigationsoption Periodische Aktivitäten / Abschlussbuchungen auswählen und den Bericht Aktivierung umlagefähiger Kosten öffnen.

Im Inforegister RE Objekt ggf. auf das gewünschte Objekt filtern.

Im Inforegister Optionen stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Bezeichnung	Erläuterung
Stichtag (Monatsende)	Periodenenddatum des Berichts und gleichzeitig Buchungsdatum der Aktivierung. Beispiel: Geschäftsjahr (Firmendaten/ZE): 01.10.28 – 30.09.29 Stichtag des Berichts: 31.03.29 Filter für Buchungen: 01.10.28 (Geschäftsjahresbeginn/Beginn der ZE) bis 31.03.29 Hinweis: • Aktivierungsfähige Buchungen werden über das Buchungsdatum gefiltert. Die gefundenen Buchungen werden über ihren Leistungszeitraum den Abrechnungszeiträumen zugeordnet. Bei fehlendem Leistungszeitraum gilt das Buchungsdatum als Leistungszeitraum. • Beginnt der Leistungszeitraum vor dem Abrechnungszeitraum oder endet er danach, erfolgt eine zeitanteilige Berechnung. • Liegt der Leistungszeitraum vollständig außerhalb des Abrechnungszeitraums, wird die Buchung nicht berücksichtigt. Es empfiehlt sich in diesem Fall, eine Abrechnung Objekt Karte mit der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung für diesen Zeitraum anzulegen. • Es wird geprüft, ob das jeweilige Konto im laufenden Geschäftsjahr bis zum Stichtag mindestens eine Buchung hat; der Kontosaldo wird nicht geprüft.
Ersatz-Verteilung	Wird verwendet, wenn: • die Verteilungsart des Kontos nicht zeitanteilig ist; • der ermittelte Verteilungscode keinen Einheiten-Verteilungscode ≠ 0 hat. Der Ersatz-Verteilungscode ist nötig, da bei verbrauchsabhängigen Kosten auf Basis von Festwerten zum Zeitpunkt der Aktivierung die endgültige Verteilung noch nicht bekannt ist.
Objektkonten drucken	Es wird eine Übersicht aller Objektkonten ausgegeben, die umgelegt werden können. Empfohlen zur einmaligen Prüfung der Objektkonto-Einrichtung. Durch Vergleich mit einer Objektkonten‑Saldenliste kann festgestellt werden, ob alle abrechnungsfähigen Konten gefunden werden. Hinweis: Falls erforderlich, Felder Abrechnungsart, Verteilungscode bzw. Verteilungscode Wirtschaftsplan und Verteilungsart im Objektkonto prüfen.
AK‑Beteiligung drucken	Ermittelt je Abrechnung Objekt Karte die Abrechnungskreis‑Beteiligungen und anteiligen Verteilungswerte. Bei vielen Einheiten, Abrechnungskreisen oder Verteilungscodes kann der Ausdruck sehr umfangreich werden.
Nur Anteile ≠ 0 drucken	Es werden ausschließlich Verteilfaktoren ungleich Null ausgegeben.
Drucke Buchungen	Jede einzelne Buchung wird ausgegeben. Das Buchungsdatum muss zwischen Geschäftsjahresbeginn und Stichtag liegen. Die Aufteilung erfolgt über den Leistungszeitraum im Verhältnis zum Abrechnungszeitraum, maximal bis zum Bilanzierungsstichtag.
Nur Kontensummen	Pro Konto wird nur eine Summenzeile ausgegeben.
Kostenumlage detailliert	Kostenverteilung erfolgt pro MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, da die Abrechnungsart Buchungsmatrix nach dieser Kombination aufgebaut ist. Bei Aktivierung der Option wird eine Zeile pro Kostenkonto, Abrechnungskreis und Einheitenvertrag ausgegeben. Wenn der Verteilwert eines Abrechnungskreises = 0 ist, erfolgt keine Umlage.
Buch.-Blattzeilen erstellen	Die berechneten Werte werden in ein Buch.-Blatt übertragen.
Buch.-Blattvorlage	Auswahl der gewünschten Buch.-Blattvorlage.
Buch.-Blattname	Auswahl eines Buch.-Blattnamens.
Belegnr.	Freie Eingabe einer Belegnummer; alle Buchungen erhalten diese Belegnummer.
fehlende Einheitenverteilung anzeigen	Zeigt Einheitenverteilungen an, bei denen im Zeitraum keine Einheit zugeordnet ist. Hinweis: Erhöht die Laufzeit des Berichts und ist primär zur Differenzsuche empfohlen.
Filter Abrechnungsarten	Filter über die Felder Code 1 bis Code 5 auf einzelne oder mehrere Abrechnungsarten. Hinweis: Ein Filter in der Abrechnung Objekt Karte übersteuert den Filter im Bericht.

Objektkonten drucken

Hinweis

Wenn ein Ersatz-Verteilungscode herangezogen wird, finden Sie einen entsprechenden Hinweis in der letzten Spalte unter Hinweis. Können bei dem Konto Ausnahmen nicht berücksichtigt werden, so werden diese mit einem X gekennzeichnet. Bei Mieterwechseln im Zeitraum erfolgt eine zeitanteilige Berechnung nach Tagen.

Nur Kontensummen

Erzeugt pro Kostenkonto lediglich eine Summenzeile.

Kostenumlage detailliert

Die Kostenverteilung erfolgt pro MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, da die Abrechnungsart-Buchungsmatrix jeweils für eine Kombination aus Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe eingerichtet wird.

Bei Wahl der Option Kostenumlage detailliert wird eine Zeile pro Kostenkonto, Abrechnungskreis und Einheitenvertrag ausgegeben. Ergeben die Verteilwerte eines Abrechnungskreises den Wert Null, erfolgt keine Umlage.

Hinweis

Für die Standardausgabe des Berichts sollten die Optionen Objektkonten drucken und Nur Kontensummen gewählt werden. Die übrigen Optionen eignen sich insbesondere zur Differenzsuche, erzeugen jedoch – abhängig von der Objektgröße – sehr umfangreiche Berichtausgaben.

Am Ende der Ausgabe erscheint eine Summierung pro Abrechnungsart und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe.

Abrechnungsart Buchungsmatrix

Die Konten werden aus der Abrechnungsart Buchungsmatrix ermittelt. Der gebuchte Bestand ergibt sich aus dem

• Saldo von Konto Nr.
  • Bei der Spalte Umlegbar vom Konto „Unfertige Leistungen Konto“
  • Bei Leerstand vom Konto: „Kalkulatorische Kosten Leerstand
  • Bei Ausnahmen vom Konto: „Kalkulatorische Kosten Ausnahmen“
• Buchungsdatum kleiner gleich Stichtag, Ultimobuchungen werden nicht berücksichtigt.
• Abrechnungsart der Buchung = aktuelle Abrechnungsart
• Abrechnungscode der Buchung = aktueller Abrechnungscode
• Herkunftscode der Buchung =
  • AKTKOST (Gesamtkosten)
  • AKTLEER (Leerstandskosten)
  • AKTAUS (Kosten f. Ausnahmen)
• Ursachencode der Buchung = aktuelle MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe.  

Buchen der Aktivierung

Die in den Summenzeilen des Berichts dargestellten Werte werden in ein Buch.-Blatt übergeben, sofern die Option Buch.-Blattzeilen erstellen aktiviert wurde. Die Aktivierung wird anschließend aus diesem Buch.-Blatt heraus gebucht. Vor dem Aufruf der Funktion muss das Buch.-Blatt vollständig leer sein.

Der Text im Feld Beschreibung wird automatisch generiert und setzt sich zusammen aus:

• Akt. + Abrechnungsart
• Leerstand/Ausnahmen + Abrechnungscode
• MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe
• Abrechnungszeitraum

Dimensionen werden über die Objektnummer ermittelt. Alle MwSt.-Informationen in der Buch.-Blattzeile werden gelöscht, sodass keine Steuer gebucht wird. Bei MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen mit Steuerfrei-Brutto ist die anteilige Vorsteuer bereits in der Kostenumlage berücksichtigt.

Umstellen auf Bilanzielle Methode

Nach Ende des Abrechnungsjahres wird die Buchungsmethode der Abrechnung Objekt Karte von Bilanzielle Aktivierung auf Bilanzielle Methode umgestellt und die Abrechnung anschließend regulär an die Miete durchgeführt.

Hinweis

Die Umstellung sollte erst kurz vor Erstellung der Abrechnung erfolgen, da im laufenden Geschäftsjahr weiterhin Buchungen für den Abrechnungszeitraum anfallen können.

Hinweis

In RELion können Abrechnungskarten für die Aktivierung auch direkt mit der Buchungsmethode Bilanzielle Methode angelegt werden.
Bei Verwendung dieser Buchungsmethode wird zusätzlich der Bearbeitungsstatus geprüft. Sind die Felder Freigabe zum Buchen, Gebucht oder Gesperrt auf Ja, erfolgt keine Aktivierung mehr. Diese Vorgehensweise erspart die spätere Umstellung der Buchungsmethode, erfordert jedoch, dass die verwendete Abrechnung Objekt Vorlage bereits vollständig eingerichtet ist (z. B. Druckoptionen), sodass keine nachträglichen Anpassungen nötig werden.

Bei Nutzung der Buchungsmethode Bilanzielle Aktivierung lassen sich die Abrechnungskarten jedoch deutlicher nach ihrem Zweck filtern.

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Berechnung der Umlage/Ausnahmen

Pro Abrechnung Objekt Karte werden die zeitanteiligen Kosten berechnet und in drei Kategorien aufgeteilt:

• Umlegbar (Einheitenvertrag Leerstand = nein)
• Leerstand (Einheitenvertrag Leerstand = ja)
• Ausnahmen

Hinsichtlich der MwSt.-Behandlung gelten die gleichen Regeln wie bei der Abrechnung. Bei steuerpflichtigen Einheiten erfolgt eine Aktivierung der Nettokosten und bei steuerfreien Einheiten der Kosten inkl. MwSt.

Bei den Ausnahmen kommen nur absolute Ausnahmen (Zeilentyp Absolut) mit einem Betrag von 0,00 EUR bzw. relative Ausnahmen (Zeilentyp %) pro Konto, Kontogruppe oder Abrechnungsart zur Anwendung. Weitere Ausnahmen kommen nicht zum Tragen.

Es werden alle Ausnahmen berücksichtigt, die am Ende der Aktivierungsperiode gelten.

Hochrechnung von Einheitenverteilungen also die Berücksichtigung von Veränderungen von Einheitenverteilungen währende des Abrechnungszeitraums werden bei der Aktivierung nicht berücksichtigt.

Ausnahmen und Spezialfälle

Die Felder Verwaltungsbeginn und Verwaltungsende auf der Objektkarte werden nicht ausgewertet. Buchungen mit der RE Buchungsart VSt Korrektur oder den Kennzeichen Nicht in Abrechnung werden nicht berücksichtigt.

Beispielhafte Darstellung des Buchungsprozesses

Anhand einer einfach gehaltenen Darstellung mittels T-Konten wird das Buchungsprozedere einer Betriebskostenabrechnung bei Bilanzierung erläutert.

Wichtig

Es handelt sich hierbei um ein einfaches Modellbeispiel ohne Zusammenhang mit dem vorigen Fallbeispiel.

Ausgangslage:

• Das Abrechnungsjahr entspricht dem Geschäftsjahr (z. B. 01.01.-31.12.)
• Das abzurechnende Objekt umfasst drei Einheiten: zwei vermietete Einheiten und eine leerstehende Einheit.
• Für die beiden vermieteten Einheiten wurden Vorauszahlungen (VZ) in Höhe von insgesamt 800,00 EUR gebucht.
• Es sind Betriebskosten von 1.000,00 EUR angefallen.
• Die leerstehende Fläche beträgt 10% der Gesamtfläche und war vollständig leer.

Buchungsverfahren Betriebskosten (BK) bei Bilanzierung (wohnungswirtschaftlicher Kontenrahmen)

• 1.BK-Rechnungen bezahlen
• 2.VZ der Mieter
• 2a.Sollstellung
• 2b.Zahlung der Miete/VZ

• Zum Jahresabschluss werden somit zuerst alle Kosten als unfertige Leistungen aktiviert.
• Im Bericht werden die zu erwartenden Leerstandskosten (100,00) ermittelt und mindern die unfertigen Leistungen.
• Im Bericht werden die zu erwartenden Kosten für Ausnahmen (40,00) ermittelt und mindern die unfertigen Leistungen.

Abrechnung

• Bei Mieter A werden 40,00 EUR wegen einer Vertragsausnahme nicht abgerechnet und verbleiben beim Unternehmen.
• In der Abrechnung werden die Kosten manuell berichtigt. Dies führt dazu, dass nur 989,00 EUR Gesamtkosten abgerechnet werden.
• Auf den Leerstand entfällt ein Kostenanteil von ca. 10% = 99,00 EUR.
• Mieter A hat ein Guthaben von -100,00 EUR
• Mieter B hat eine Nachzahlung von 150,02 EUR
• Im Gesamtobjekt ergibt sich bei der Kostenverteilung eine Rundungsdifferenz von 0,02 EUR zu seinen Lasten.

Objektabrechnungsübersicht