Bei der Mietrechnung im Sinne dieses Moduls handelt es sich um eine Mitteilung des Vermieters an den Mieter bezüglich der vom Mieter zu zahlenden Beträge. Gemäß Umsatzsteuergesetz ist der Mieter nur zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, wenn der Vermieter unter Wahrung der Vorgaben des Gesetzes erforderliche Angaben im Mietvertrag gemacht hat und bei Änderung der vom Mieter zu zahlenden Beträge entsprechende Angaben aktualisiert. Mit diesem Modul soll dem RELion Nutzer die Möglichkeit gegeben werden, die vom Gesetzgeber geforderten Angaben in einer Mitteilung zusammenzufassen und auf diese Weise dem Mieter ein Dokument zur Verfügung zu stellen, welches die aktuellen vertraglich vereinbarten Zahlbeträge enthält.
Hinweis
Auch wenn in diesem Modul der Begriff Rechnung oder Mietrechnung oder Dauermietrechnung verwendet wird, ist das Rechnungsdokument gem. dieses Moduls keine Rechnung im kaufmännischen Sinne (also keine Abrechnung einer erbrachten Leistung), sondern lediglich eine Information über die aktuelle Zahllast, zu dem Zweck, dass der Vorsteuerabzug durch den Leistungsempfänger dadurch erleichtert wird, dass in diesem Beleg die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG enthalten sind, nicht aber zu dem Zweck, dass dieses Dokument den Vorsteuerabzug überhaupt erst ermöglicht.
Prozessablauf
Einrichtung
Über die Suche die Mietrechnung Einrichtung öffnen.
Im Inforegister Allgemein die Nummernserien für Vorgangs- und Belegnummern sowie den zu verwendeten Sachbearbeiter-Rollencode auswählen.
Der Sachbearbeiter wird aus der Tabelle der Objektbearbeiter zur Objektnummer des verarbeiteten Mietvertrages ermittelt. Bei der Erstellung der Mietrechnung kann der Sachbearbeiter noch nachträglich geändert werden (siehe Kapitel Mietrechnungen erstellen).
Im Inforegister Belegeeinrichtung wird die Berichts-IDs für die Druckbelege eingetragen.
Ein Titeltext kann im Inforegister Titel hinterlegt werden, der in den jeweiligen Mietrechnungsanschreiben (Anteilige Mietrechnung, Dauermietrechnung oder Storno Mietrechnung) als Betreff angezeigt werden soll.
Die Berichtstexte zu den Berichts-IDs sind vorbelegt und können bei Bedarf durch den Anwender individuell gestaltet werden. Nähere Informationen sind in der Dokumentation Berichtstexte enthalten.
Berichtstexteinrichtung
Die Gestaltung des Vor- und Nachtextbereichs kann in der Berichtstexteinrichtung individuell angepasst werden. Für die Steuerung in den Berichtstexten sind folgende Ersatzvariablen vorgesehen.
[Belegdatum]
Das Datum, ab dem die Sollstellung gilt.
[Druckdatum + 4 Tage]
Es ist jede Ganzzahl zulässig, hier 4. Hinweis: Damit die Variable ausgewertet wird, muss eine Ziffer angegeben werden.
[BearbeiterMR]
Bearbeiter der Mietrechnung gem. Karte
[BearbeiterMV]
Bearbeiter aus Mietvertrag
[ZE Name]
Absenderfirma
[Kontoinhaber]
Kontoinhaber bei Lastschrift
[Bankname]
Bank bei Lastschrift
[IBAN]
Die letzten 4 Ziffern der Kontonummer bei Lastschrift; übrige Ziffern werden als xxx ausgegeben.
[BIC]
BIC der Lastschrift
[Gläubiger-ID]
Gläubiger ID bei Lastschrift
[Mandatsreferenz]
Mandatsreferenz bei Lastschrift
[GesamtBrutto]
Summe brutto
[GesamtMwSt]
Summe Mehrwertsteuer
[GesamtNetto]
Summe netto
Wichtig
Die o.g. Variablen müssen exakt so eingegeben werden, d.h. inkl. der eckigen Klammern und unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Option kann eine Textbedingung eingefügt werden, sodass sie nur angedruckt wird, wenn die betreffende Bedingung erfüllt ist.
Folgende vier Textbedingungen sind möglich:
[WENN H: SEPAMANDAT-NEIN ANTEILIG-JA:]
[WENN H: SEPAMANDAT-NEIN ANTEILIG-NEIN:]
[WENN H: SEPAMANDAT-JA ANTEILIG-JA:]
[WENN H: SEPAMANDAT-JA ANTEILIG-NEIN:]
Wichtig
Die Prüfung auf das SEPA Mandat erfolgt im Berichtstext auf Basis der jeweils eingerichteten Stammdaten zum Zeitpunkt des Berichtsausdrucks! Ändern sich Stammdaten zu der ZE nach der Belegerstellung, kann der Beleg nicht mehr originalgetreu reproduziert werden!
Mietrechnung
Um einen neuen Vorgang anzulegen, zuerst die Tabelle Mietrechnungsvorgänge öffnen.
Mietrechnungsvorgang erzeugen
Über die Funktion Neuer Vorgang wird eine neue Zeile mit einer fortlaufenden Mietrechnungsvorgangsnr. angelegt.
Optional im Feld Bemerkung eine Information hinterlegen. Das Feld Bemerkung dient nur der Information und kann ausschließlich vom Bearbeiter des Vorgangs oder seinem Stellvertreter editiert werden.
Mietrechnungen erstellen
Der Assistent zur Erstellung der Belege wird über Mietrechnungen erstellen geöffnet.
Im Feld Sollstellungsdatum wird das Datum eingetragen, zu dem die gültige Miete ermittelt werden soll. Das Datum muss ein Monatserster sein. Die Mietrechnung wird für eine volle Sollstellungsperiode von einem Kalendermonat ab dem vorgegebenen Startdatum erstellt.
Optional kann über das Feld Verträge ohne Änderungen ausschließen ein Ausschluss für Mietverträge gewählt werden, für die bereits eine Dauermietrechnung registriert wurde und keine Änderung gegenüber dem zuletzt registrierten Betrag enthalten.
Auswirkungen im Feld Verträge ohne Änderungen ausschließen:
Schieberegler rechts = Ja Die ermittelten Zahlbeträge werden verglichen mit der zuletzt registrierten Mietrechnung. Wurde noch keine Mietrechnung erstellt oder ist der Betrag gegenüber der letzten Rechnung abweichend, so wird ein neuer Beleg erzeugt.
Schieberegler links = Nein Es werden alle Verträge verarbeitet und für jeden Vertrag wird ein Beleg erstellt.
Im Feld Sachbearbeiter für Anschreiben auswählen, welcher Sachbearbeiter auf das Anschreiben der Mietrechnung gedruckt werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Gemäß Einrichtung
Bearbeiter aus Vorgang
Bearbeiter aus Mietvertrag
Im Inforegister RE Vertrag kann optional nach Verträgen gefiltert werden. Anschließend werden alle ausgewählten Verträge verarbeitet und in die Mietrechnungsliste des Vorgangs übernommen.
Mietrechnungsliste
Über die Suche die Mietrechnungsliste öffnen.
Es werden alle Belege aufgeführt, für die eine Verarbeitung erfolgte. Am Kennzeichen im Feld Anteilige Mietrechnung wird Ihnen angezeigt, dass für den Zeitraum der Verarbeitung eine Rumpfberechnung stattfindet. RELion unterscheidet zwei Arten von Mietrechnungen:
1. Anteilige Mietrechnung
Eine anteilige Mietrechnung ist eine Mietrechnung, die nicht den vollen Betrag einer Sollstellungsperiode enthält, z. B. weil es eine Änderung der Konditionen oder einen Vertragswechsel in der Sollstellungsperiode gab.
2. Dauermietrechnung
Dauermietrechnungen sind Belege, die den vollen Betrag einer Sollstellungsperiode enthalten und bis auf Weiteres Gültigkeit besitzen können, solange bis sich der Betrag oder eine Kondition ändert. Belegzeilen, die nicht als anteilig gekennzeichnet sind, werden automatisch als Dauermietrechnung interpretiert.
Hinweis
Alternativ über den Lookup im Feld Anzahl Rechnungen in die Mietrechnungsliste.
Mietrechnungskarte
Um die Mietrechnungszeilen zu prüfen, wird in der Mietrechnungsliste die Mietrechnungskarte geöffnet. Im Inforegister Allgemein sind die Adressdaten hinterlegt, die im Mietrechnung Anschreiben verwendet werden.
Das Feld Buchungsdatum entspricht dem Datum, an dem der Beleg erzeugt wurde. Das Feld Belegdatum weist das Datum aus, zu dem die Sollstellung gilt. Im Inforegister Mietrechnungszeilen werden die Sollstellungszeilen für die Anschreiben übernommen.
Der Aufbau eines Sollstellungsbuchblattes zu einem Sollstellungstermin ist maßgeblich für den Aufbau der Mietrechnungszeilen.
Auch die Sollstellungszeilen des Mietvertrages (u. a. Steuersatz, Reichweite und Fälligkeit, Objekte, Einheiten sowie unterschiedliche Datumsbereiche) wirken sich bei der Erstellung eines Mietrechnungsvorgangs auf die Mietrechnungszeilen aus. Der Text im Feld Beschreibung kann individuell angepasst werden. Dies wird dann im Druck des Anschreibens Mietrechnung entsprechend berücksichtigt.
Drucken
Zur Kontrolle der Mietrechnungen ist vor der Registrierung eine Druckvorschau möglich. Über die Funktion Drucken in der Mietrechnungsvorgangsliste öffnet sich ein Bericht. Optional kann der Bericht direkt auf der Karte Mietrechnung über die Funktion Drucken gestartet werden.
Alle zur Mietrechnung zugeordneten Daten werden übernommen. Hierzu zählen Kopfdaten und die Mietrechnungszeilen.
Die Druckbelege orientieren sich am RELion Layout für Ausgangsbelege.
Der Ablauf und die Struktur orientiert sich am RELion Modul Mahnung.
Der Vor- und Nachtextbereich des Beleges kann durch den Anwender individuell in der Berichtstexteinrichtung gestaltet werden.
Variablen und Bedingungen für die fallabhängige Inhaltssteuerung sollten in den Berichtstexten angepasst werden (siehe Kapitel Berichtstexteinrichtung).
Der Zeilenbereich des Beleges ist aufgebaut wie die Sollstellungszeilen im Buchblatt. Sie erhalten eine Gruppierung zur Einheit mit Zwischensumme zur Einheit, die Sortierung entspricht dem Standard in den Sollstellungzeilen.
Die Belege ergeben sich aus den - zum Zeitpunkt der Erstellung aus den Stammdaten mit Gültigkeit zum Sollstellungsdatum - ermittelten Daten. Der Text im Betreff (hier: Dauermietrechnung) wird, aus dem in der Einrichtung eingetragenen Titel, vorbelegt. Ist die Mietrechnung noch nicht registriert, wird der Betreffstext um Entwurf erweitert.
Linke Seite
Rechte Seite
Hier wird die Objektnr. und die Objektbeschreibung angezeigt. Ebenso werden die Vertragsnummer und der Vertragsbeginn übernommen.
Hier wird das Sollstellungsdatum angezeigt, ab dem der Mietsollstellungslauf startet. Als Druckdatum steht das Datum des Beleges. Des Weiteren steht hier die Belegnr. des Mietrechnungsvorgangs sowie die Debitorennr.
Die Felder Fälligkeit und Reichweite werden im Drucklayout auf sprechende Werte übersetzt, z. B.:
Reichweite = 1M = mtl.
Reichweite = 1Q = quartalsw.
Reichweite = 1J = jährl.
Reichweite = 2M = zweimtl.
Reichweite = 3M = dreimtl.
Reichweite = 4M = viermtl. usw.
Fälligkeit = 3T = am 3. Tag
Wenn Fälligkeit nicht gefüllt ist (leer) dann erfolgt keine Darstellung.
Die Darstellung weicht im Fall einer anteiligen Mietrechnung ab. Hier werden keine Intervalle (Reichweiten) oder Fälligkeiten dargestellt. In jeder Zeile wird der Gültigkeitszeitraum der Sollstellungsbeträge einzeln aufgeführt.
Mietrechnung registrieren
Sobald die Belege geprüft wurden, können Sie die Registrierung des Mietrechnungsvorgangs ausführen.
Hierzu die Aktion Registrieren bzw. Registrieren und drucken über die Suche oder auf dem Menüband des Mietrechnungsvorgangs auswählen.
Anschließend werden die Datensätze in die Tabelle Registrierte Mietrechnungsvorgänge übernommen.
Hinweis
Die Registrierung einer Mietrechnung ist lediglich ein organisatorischer Prozess. Es werden keinerlei Posten durch diese Aktion verändert.
Storno einer registrierten Mietrechnung
In RELion ist es möglich, eine registrierte Mietrechnung zu stornieren. Dazu wird die Mietrechnungsliste des registrierten Mietrechnungsvorgangs geöffnet und der Beleg ausgewählt, der storniert werden soll. Mit Ansicht die Karte Registrierte Mietrechnung öffnen. Mit der Funktion Mietrechnung stornieren kann die Mietrechnung storniert werden.
Bestätigen mit Ja, wenn die Registrierte Mietrechnung storniert werden soll.
Die registrierte Mietrechnung wird sodann in die Tabelle Storno Registrierte Mietrechnungsliste übernommen.
Hinweis
Der Stornobeleg ist keine Gutschrift und wirkt sich somit nicht auf eine Buchung aus.
Bei Bedarf können Sie den Beleg der stornierten Mietrechnung drucken. Dazu öffnen Sie den Beleg und wählen die Aktion Drucken.
E-Belege und E-Belegprüfung
In RELion bzw. Business Central kann die Erzeugung und Steuerung von E-Belegen eingerichtet werden.
Die E-Beleg-Erzeugung kann standardmäßig oder debitorbezogen über Belegsendeprofile erfolgen. Beim Buchen von Verkaufs- oder Mietrechnungen werden die entsprechenden E-Belege automatisch erzeugt.
Ablauf bei Mietrechnungen
Prüfung bei Erstellung
Bei der Erzeugung einer Mietrechnung wird geprüft, ob für den betreffenden Mieter (Debitor) ein E-Beleg erzeugt werden soll.
Stammdatenprüfung
Falls ja, wird geprüft, ob alle erforderlichen Stammdaten gepflegt sind.
Fehlerprotokoll
Fehlende Informationen werden in einem Fehlerprotokoll ausgewiesen.
➡ Dieses ist in der Mietrechnungsliste über den Lookup Anzahl E-Beleg-Fehler einsehbar.
Beispiel Fehlerhafte Mietrechnung korrigieren
Im Beispiel fehlen beim Debitor die USt.-ID oder die GLN.
Hinweis
Für E-Belege muss mindestens eines der beiden Felder gefüllt sein.
Über die Funktion Verknüpften Datensatz öffnen wird direkt der Debitor geöffnet um die fehlenden Daten (z. B. USt.-ID) zu ergänzen.
Nach Korrektur kann über Stammdaten prüfen die Mietrechnungen erneut geprüpft werden.
Hinweis
Die Funktion prüft immer alle noch nicht registrierten Mietrechnungen des aktuellen Mietrechnungsvorgangs – unabhängig davon, ob Sie die entsprechenden Stammdaten nachgepflegt haben oder nicht. Die Funktion Registrieren führt intern die gleiche Prüfung aus. Stammdaten prüfen dient primär der schnellen Kontrolle.
E-Belege verwalten
Die erzeugten E-Belege befinden sich in der Liste Registrierte Mietrechnungen. Die Spalte E-Beleg zeigt an, ob ein E-Beleg erzeugt wurde.
Funktionen:
E-Beleg herunterladen → XML-Datei wird im Downloadordner gespeichert.
E-Beleg per E-Mail verschicken → Öffnet E-Mail-Dialog mit angehängter XML-Datei.
Besonderheiten bei Mietrechnungen
Dateiname: Aus Rechnungsnummer gebildet (z. B. MNRMR25-00039).
