Mietrechnung

Einführung

Bei der Mietrechnung im Sinne dieses Moduls handelt es sich um eine Mitteilung des Vermieters an den Mieter bezüglich der vom Mieter zu zahlenden Beträge. Gemäß Umsatzsteuergesetz ist der Mieter nur zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, wenn der Vermieter unter Wahrung der Vorgaben des Gesetzes erforderliche Angaben im Mietvertrag gemacht hat und bei Änderung der vom Mieter zu zahlenden Beträge entsprechende Angaben aktualisiert. Mit diesem Modul soll dem RELion Nutzer die Möglichkeit gegeben werden, die vom Gesetzgeber geforderten Angaben in einer Mitteilung zusammenzufassen und auf diese Weise dem Mieter ein Dokument zur Verfügung zu stellen, welches die aktuellen vertraglich vereinbarten Zahlbeträge enthält.

Hinweis

Auch wenn in diesem Modul der Begriff Rechnung oder Mietrechnung oder Dauermietrechnung verwendet wird, ist das Rechnungsdokument gem. dieses Moduls keine Rechnung im kaufmännischen Sinne (also keine Abrechnung einer erbrachten Leistung), sondern lediglich eine Information über die aktuelle Zahllast, zu dem Zweck, dass der Vorsteuerabzug durch den Leistungsempfänger dadurch erleichtert wird, dass in diesem Beleg die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG enthalten sind, nicht aber zu dem Zweck, dass dieses Dokument den Vorsteuerabzug überhaupt erst ermöglicht.

Prozessablauf

Einrichtung

Bevor Sie Mietrechnungsvorgänge anlegen, nehmen Sie bitte folgende Einrichtungen vor. Hierzu öffnen Sie die Mietrechnung Einrichtung über die Suche.

Wählen Sie im Inforegister Allgemein die Nummernserien für Vorgangs- und Belegnummern sowie den zu verwendeten Sachbearbeiter-Rollencode.

Der Sachbearbeiter wird aus der Tabelle der Objektbearbeiter zur Objektnummer des verarbeiteten Mietvertrages ermittelt. Bei der Erstellung der Mietrechnung können Sie den Sachbearbeiter noch nachträglich ändern (siehe Kapitel Mietrechnungen erstellen).

Im Inforegister Belegeeinrichtung hinterlegen Sie die Berichts-IDs für die Druckbelege.

Im Inforegister Titel können Sie einen Titeltext hinterlegen, der in den jeweiligen Mietrechnungsanschreiben (Anteilige Mietrechnung, Dauermietrechnung oder Storno Mietrechnung) als Betreff angezeigt werden soll.

Die Berichtstexte zu den Berichts-IDs sind vorbelegt und können bei Bedarf durch den Anwender individuell gestaltet werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Berichtstexte.  

Berichtstexteinrichtung

Die Gestaltung des Vor- und Nachtextbereichs können Sie in der Berichtstexteinrichtung individuell anpassen. Für die Steuerung in den Berichtstexten sind folgende Ersatzvariablen vorgesehen.

Wichtig

Die o.g. Variablen müssen exakt so eingegeben werden, d.h. inkl. der eckigen Klammern und unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Sie können optional mit einer Textbedingung versehen werden, sodass sie nur angedruckt werden, wenn die betreffende Bedingung erfüllt ist.

Folgende vier Textbedingungen sind möglich:

• [WENN H: SEPAMANDAT-NEIN ANTEILIG-JA:]
• [WENN H: SEPAMANDAT-NEIN ANTEILIG-NEIN:]
• [WENN H: SEPAMANDAT-JA ANTEILIG-JA:]
• [WENN H: SEPAMANDAT-JA ANTEILIG-NEIN:]

Wichtig

Die Prüfung auf das SEPA Mandat erfolgt im Berichtstext auf Basis der jeweils eingerichteten Stammdaten zum Zeitpunkt des Berichtsausdrucks! Ändern sich Stammdaten zu der ZE nach der Belegerstellung, kann der Beleg nicht mehr originalgetreu reproduziert werden!

Mietrechnung

Um einen neuen Vorgang anzulegen, öffnen Sie über die Suche die Tabelle Mietrechnungsvorgänge.

Mietrechnungsvorgang erzeugen

Mit der Funktion Neuer Vorgang legen Sie eine neue Zeile mit einer fortlaufenden Mietrechnungsvorgangsnr. an.

Optional können Sie in dem Feld Bemerkung eine Information hinterlegen. Dazu wählen Sie Liste bearbeiten, um den Vorgangsdatensatz zu bearbeiten. Das Feld Bemerkung dient nur der Information und kann ausschließlich vom Bearbeiter des Vorgangs oder seinem Stellvertreter editiert werden.

Mietrechnungen erstellen

Wählen Sie in der Navigationsleiste Mietrechnungen erstellen, dann öffnet sich der Assistent zur Erstellung der Belege.

Geben Sie im Feld Sollstellungsdatum das Datum vor, zu dem die gültige Miete ermittelt werden soll. Das Datum muss ein Monatserster sein. Die Mietrechnung wird für eine volle Sollstellungsperiode von einem Kalendermonat ab dem vorgegebenen Startdatum erstellt.

Optional kann über das Feld Verträge ohne Änderungen ausschließen ein Ausschluss für Mietverträge gewählt werden, für die bereits eine Dauermietrechnung registriert wurde und keine Änderung gegenüber dem zuletzt registrierten Betrag enthalten.

Auswirkungen im Feld Verträge ohne Änderungen ausschließen:

• Schieberegler rechts = Ja Die ermittelten Zahlbeträge werden verglichen mit der zuletzt registrierten Mietrechnung. Wurde noch keine Mietrechnung erstellt oder ist der Betrag gegenüber der letzten Rechnung abweichend, so wird ein neuer Beleg erzeugt.
• Schieberegler links = Nein Es werden alle Verträge verarbeitet und für jeden Vertrag wird ein Beleg erstellt.

Zudem können Sie im Feld Sachbearbeiter für Anschreiben auswählen, welcher Sachbearbeiter auf das Anschreiben der Mietrechnung gedruckt werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Gemäß Einrichtung
• Bearbeiter aus Vorgang
• Bearbeiter aus Mietvertrag

Im Inforegister RE Vertrag können Sie optional nach Verträgen filtern. Anschließend werden alle ausgewählten Verträge verarbeitet und in die Mietrechnungsliste des Vorgangs übernommen.

Mietrechnungsliste

Über die Suche öffnen Sie die Mietrechnungsliste.

Es werden alle Belege aufgeführt, für die eine Verarbeitung erfolgte. Am Kennzeichen im Feld Anteilige Mietrechnung wird Ihnen angezeigt, dass für den Zeitraum der Verarbeitung eine Rumpfberechnung stattfindet. RELion unterscheidet zwei Arten von Mietrechnungen:

1. Anteilige Mietrechnung

Eine anteilige Mietrechnung ist eine Mietrechnung, die nicht den vollen Betrag einer Sollstellungsperiode enthält, z. B. weil es eine Änderung der Konditionen oder einen Vertragswechsel in der Sollstellungsperiode gab.

2. Dauermietrechnung

Dauermietrechnungen sind Belege, die den vollen Betrag einer Sollstellungsperiode enthalten und bis auf Weiteres Gültigkeit besitzen können, solange bis sich der Betrag oder eine Kondition ändert. Belegzeilen, die nicht als anteilig gekennzeichnet sind, werden automatisch als Dauermietrechnung interpretiert.

Hinweis

Alternativ gelangen Sie über den Lookup im Feld Anzahl Rechnungen in die Mietrechnungsliste.

Mietrechnungskarte

Um die Mietrechnungszeilen zu prüfen, öffnen Sie in der Mietrechnungsliste die Mietrechnungskarte mit Ansicht oder Bearbeiten. Im Inforegister Allgemein sind die Adressdaten hinterlegt, die im Mietrechnung Anschreiben verwendet werden.

Das Feld Buchungsdatum entspricht dem Datum, an dem der Beleg erzeugt wurde. Das Feld Belegdatum weist das Datum aus, zu dem die Sollstellung gilt. Im Inforegister Mietrechnungszeilen werden die Sollstellungszeilen für die Anschreiben übernommen.

Der Aufbau eines Sollstellungsbuchblattes zu einem Sollstellungstermin ist maßgeblich für den Aufbau der Mietrechnungszeilen.

Auch die Sollstellungszeilen des Mietvertrages (u. a. Steuersatz, Reichweite und Fälligkeit, Objekte, Einheiten sowie unterschiedliche Datumsbereiche) wirken sich bei der Erstellung eines Mietrechnungsvorgangs auf die Mietrechnungszeilen aus. Den Text im Feld Beschreibung können Sie bei Bedarf noch individuell anpassen. Dies wird dann im Druck des Anschreibens Mietrechnung entsprechend berücksichtigt.

Drucken

Zur Kontrolle der Mietrechnungen ist vor der Registrierung eine Druckvorschau möglich. Über die Funktion Drucken in der Mietrechnungsvorgangsliste öffnet sich ein Bericht. Optional können Sie den Bericht direkt auf der Karte Mietrechnung über die Funktion Drucken starten.

Alle zur Mietrechnung zugeordneten Daten werden übernommen. Hierzu zählen Kopfdaten und die Mietrechnungszeilen.

• Die Druckbelege orientieren sich am RELion Layout für Ausgangsbelege.
• Der Ablauf und die Struktur orientiert sich am RELion Modul Mahnung.
• Der Vor- und Nachtextbereich des Beleges kann durch den Anwender individuell in der Berichtstexteinrichtung gestaltet werden.
• Variablen und Bedingungen für die fallabhängige Inhaltssteuerung sollten in den Berichtstexten angepasst werden (siehe Kapitel Berichtstexteinrichtung).
• Der Zeilenbereich des Beleges ist aufgebaut wie die Sollstellungszeilen im Buchblatt. Sie erhalten eine Gruppierung zur Einheit mit Zwischensumme zur Einheit, die Sortierung entspricht dem Standard in den Sollstellungzeilen.

Die Belege ergeben sich aus den - zum Zeitpunkt der Erstellung aus den Stammdaten mit Gültigkeit zum Sollstellungsdatum - ermittelten Daten. Der Text im Betreff (hier: Dauermietrechnung) wird, aus dem in der Einrichtung eingetragenen Titel, vorbelegt. Ist die Mietrechnung noch nicht registriert, wird der Betreffstext um Entwurf erweitert.

Die Felder Fälligkeit und Reichweite werden im Drucklayout auf sprechende Werte übersetzt, z. B.:

• Reichweite = 1M = mtl.
• Reichweite = 1Q = quartalsw.
• Reichweite = 1J = jährl.
• Reichweite = 2M = zweimtl.
• Reichweite = 3M = dreimtl.
• Reichweite = 4M = viermtl. usw.
• Fälligkeit = 3T = am 3. Tag
• Wenn Fälligkeit nicht gefüllt ist (leer) dann erfolgt keine Darstellung.

Die Darstellung weicht im Fall einer anteiligen Mietrechnung ab. Hier werden keine Intervalle (Reichweiten) oder Fälligkeiten dargestellt. In jeder Zeile wird der Gültigkeitszeitraum der Sollstellungsbeträge einzeln aufgeführt.

Mietrechnung registrieren

Sobald die Belege geprüft wurden, können Sie die Registrierung des Mietrechnungsvorgangs ausführen. Wählen Sie hierzu die Aktion Registrieren bzw. Registrieren und drucken über die Suche oder auf dem Menüband des Mietrechnungsvorgangs aus.

Anschließend werden die Datensätze in die Tabelle Registrierte Mietrechnungsvorgänge übernommen.

Hinweis

Die Registrierung einer Mietrechnung ist lediglich ein organisatorischer Prozess. Es werden keinerlei Posten durch diese Aktion verändert.

Storno einer registrierten Mietrechnung

In RELion ist es möglich, eine registrierte Mietrechnung zu stornieren. Dazu öffnen Sie über die Suchfunktion die Mietrechnungsliste des registrierten Mietrechnungsvorgangs und wählen den Beleg aus, der storniert werden soll. Mit Ansicht öffnen Sie die Karte Registrierte Mietrechnung. Mit der Funktion Mietrechnung stornieren können Sie die Mietrechnung stornieren.

Bestätigen Sie mit Ja, wenn die Registrierte Mietrechnung storniert werden soll.

Die registrierte Mietrechnung wird sodann in die Tabelle Storno Registrierte Mietrechnungsliste übernommen.

Hinweis

Der Stornobeleg ist keine Gutschrift und wirkt sich somit nicht auf eine Buchung aus.

Bei Bedarf können Sie den Beleg der stornierten Mietrechnung drucken. Dazu öffnen Sie den Beleg und wählen die Aktion Drucken.  

Weiterführende Themen

Infobox

Sie können im Mietvertrag über die Infobox direkt auf die registrierten sowie stornierten Mietrechnungen zugreifen.

Bei Aufruf aus dem Kontakt-Fokus heraus werden alle registrierten Mietrechnungen für den ausgewählten Kontakt dargestellt.

Vom Debitor aus sind die Mietrechnungen ebenfalls zugänglich.