Gegenstand dieser Anwenderdokumentation ist die Einrichtung und die Verarbeitung von Mietanpassungen in RELion auf Basis einer Indexvereinbarung.
Die künftige Miethöhe wird dabei von der Entwicklung des Preises anderer Güter und Leistungen abhängig gemacht, dem sog. Preisindex. Die Indexveränderung ist die relative oder absolute Differenz zweier Indexwerte, die durch einen Ausgangswert (Index Basiswert) zum Stichtag 1 (Index Bezug) und einen Vergleichswert (Index aktueller Wert) zum Stichtag 2 (Index aktuelles Datum) eindeutig bestimmt wird.
Der Vergleichswert zum Stichtag ist entweder allein durch ein bestimmtes Datum (Anpassungsintervall zum Bezugsdatum) oder aber durch eine bestimmte Wertänderung (kritischer Wert als Differenz gegenüber Bezugswert, sog. Schwellenwertanpassung) oder aber durch eine Kombination von Datum und Wertänderungsschwelle bestimmt. Die tatsächliche Mietanpassung aufgrund der Indexveränderung hängt von verschiedenen individuellen Vertragsvereinbarungen ab (Fälligkeit, Ruhezeit, Kappungsgrenze, Anteilige Weitergabe etc. …). In RELion haben Sie die Möglichkeit, sowohl die gestalterischen Möglichkeiten eines frei verhandelten gewerblichen Mietvertrages als auch die mit den gesetzlichen Einschränkungen versehenen Wohnungsmietverträge abzubilden und für die Überwachung und automatisierte Indexmietanpassung einzurichten.
Einrichtung
Indexreihen
Öffnen Sie über die Suche die Tabelle Global-Indexcodes. In der Tabelle Global-Indexcodes werden die im Unternehmen benötigten Indexreihen mit einem eindeutigen Code und einer Beschreibung hinterlegt.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Tabelle mandantenübergreifend ist und die Werte daher nur einmal in der Datenbank erfasst bzw. aktualisiert werden müssen.
Erfassung der Indexwerte
Markieren Sie die Indexreihe, für die Sie Werte erfassen möchten und rufen die Werteliste über Details/Indexverwaltung auf.
In der Liste Global-Indexverwaltung erfassen Sie die Indexwerte zu den einzelnen Indexreihen (Spalte Indexcode) mit Startdatum und Index zeilenweise. Das Feld Beschreibung wird vom Code übernommen. Die Erfassung muss stets mit dem Monatsersten beginnen. Die Indexreihen werden nur monatsbezogen veröffentlicht. Aus technischen Gründen muss allerdings ein genaues Kalenderdatum vorgegeben werden.
Aktualisierung der Indexwerte in allen Verträgen
Auf der Seite Global-Indexverwaltung haben Sie die Möglichkeit, die Vertragsindexwerte für alle Mandanten zu aktualisieren. Über die Funktion Vertragsindexdaten aktualisieren im Menüband haben Sie die Möglichkeit, die Aktualisierung der Indexdaten für das neue Datum in der Vertragsverwaltung anzustoßen.
Markieren Sie hierzu die aktuelle Zeile (z. B. 01.07.2023) und starten Sie die Verarbeitung mit Bestätigung von Ja.
Dies ist in den Fällen notwendig, in denen das Basisdatum der Indexvereinbarung in der Zukunft lag, als der Vertrag in RELion erfasst wurde (z. B. für zukünftige Verträge oder einen zukünftigen Indexstart) und daher zum Zeitpunkt der Datenerfassung kein Indexwert vorlag. Alle Verträge mit dem Basisdatum und dem Indexcode der markierten Zeile werden sodann aktualisiert.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass diese Funktion mandantenübergreifend die Vertragsdaten aktualisiert. Verträge, für die bereits eine Indexmietanpassungshistorie vorliegt, werden mit dieser Funktion nicht verändert.
Über die Funktion Vertragsindexdaten für alle Codes aktualisieren haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Aktualisierung aller Verträge anzustoßen.
Hinweis
Diese Funktion dient der Neuberechnung der Vertragsindexwerte, die dann notwendig werden kann, wenn der Code getauscht oder die Indexreihe eines Codes überschrieben wurde.
Nummernserie für die Ausgangsbelege
Über die Suchfunktion öffnen Sie RE Einrichtung.
Hinterlegen Sie im Feld Indexanschreiben Nummern die Nummernserie, die Sie für die Erstellung der Mietanpassungsschreiben als Belegnummer verwenden wollen. Die Einrichtung einer Belegnummer ist im Rahmen der Indexmietanpassung obligatorisch.
Rundungsmethode für die Indexmietberechnung
Wählen Sie im Inforegister Mietanpassung im Feld Rundungsmethode Indexmietanpassung die gewünschte Rundungsmethode für die Berechnung des Anpassungsprozentsatzes. Sie können wählen zwischen:
kaufmännisch und
abrunden
Bei der Option kaufmännisch rundet RELion den Anpassungsprozentsatz kaufmännisch auf eine Nachkommastelle auf- bzw. ab. Diese Option ist standardmäßig voreingestellt.
Bei der Option abrunden wird immer auf eine Nachkommastelle abgerundet. Dies bedeutet, dass außer der ersten Nachkommastelle alle weiteren Nachkommastellen ignoriert bzw. „abgeschnitten“ werden.
Hinweis
Nach einem Urteil des BGH vom 07.11.2012 (Nr. XII ZR 41/11) darf eine zweite Nachkommastelle bei der Berechnung der prozentualen Veränderung zweier Indexwerte nicht berücksichtigt werden. RELion rundet bei der Indexmietberechnung daher standardmäßig kaufmännisch auf 1 Nachkommastelle. Aus einer Veränderung von bspw. 10,15 % werden so 10,2 %. Analog verfährt auch das Statistische Bundesamt bei seinen Beispielrechnungen (“Wertsicherungsrechner”). Allerdings kann das BGH-Urteil auch dahingehend interpretiert werden, dass nach der ersten Nachkommastelle abgerundet bzw. abgeschnitten werden muss. Eine Veränderung von bspw. 10,15% würde dann zu 10,1 %. Leider gibt das BHG-Urteil mit seinem Beispiel (einer Veränderung von 10,01%) keinen eindeutigen Hinweis darauf, welches der beiden Verfahren anzuwenden ist. Mit der oben beschriebenen Option haben Sie die Wahl, welche der beiden Varianten bei Ihnen Anwendung finden soll. Die RELion Indexmietanpassung reagiert dann entsprechend.
Exkurs Erfassung der Indexvereinbarung im Vertrag
Die Erfassung der Indexvereinbarungen ist Bestandteil der Vertragsverwaltung und wird in der Dokumentation Mietverwaltungsverträge behandelt. Der Vollständigkeit halber werden die Einrichtungsparameter des Mietvertrages hier kurz wiedergegeben:
Wählen Sie über die Suche Mietverträge und öffnen Sie die Liste der Verträge, z. B. Gewerbemietverträge. Markieren Sie die Vertragszeile, die Sie bearbeiten wollen und öffnen Sie den Mietvertrag. Öffnen Sie über Mietvertragsklauseln die Option Indexdaten.
Zur Erfassung der Indexvereinbarung öffnen Sie über +Neu eine neue Aufgabenseite, zur Ansicht oder zur Bearbeitung einer bestehenden Indexvereinbarung wählen Sie entsprechend Ansicht oder Bearbeiten. Im Inforegister Allgemein wird definiert, wie RELion eine Indexveränderung als Basis für eine zulässige Mietanpassung interpretieren soll.
Bezeichnung
Beschreibung
Vertragsnr.
Indexvereinbarungen werden zu der hier angegebenen Vertragsnummer gespeichert. Pro Vertrag können beliebig viele Indexvereinbarungen erfasst werden.
Index Bezeichnung
Geben Sie hier eine Bezeichnung für die Indexvereinbarung ein, die Sie anlegen möchten.
Sollstellungsart
Hier kann auf eine Sollstellungsart abgegrenzt werden, für die die indexabhängige Anpassung durchgeführt werden soll.
Indexcode
Über die Auswahl des Indexcodes legen Sie fest, auf welche Indexreihe Bezug zu nehmen ist.
Index Bezug
Geben Sie das Datum ein, zu dem der Bezugswert der Indizierung erstmals berechnet werden soll. Der Wert wird nach einer durchgeführten Index-Mietanpassung automatisch hochgesetzt, da das Datum der Erhöhung danach den neuen Ausgangspunkt der nächsten Berechnung markiert.
Index aktuelles Datum
Gibt das Datum wieder, zudem die Indexreihe letztmalig gepflegt wurde.
Anpassungsart
Die Anpassungsart bestimmt die Kriterien, die erfüllt sein müssen, um bei einer Indexveränderung eine zulässige Mietanpassung zu erkennen.
Kritischer Wert Der kritische Wert ist der errechnete Indexwert, der die definierte Differenz ausgehend vom Basiswert markiert. Eine Mietanpassung ist zulässig, wenn der Index aktueller Wert (entspricht dem zum aktuellen Datum gültigen Indexwert) den Index Kritischer Wert erreicht oder überschreitet.
Anpassungsdatum Das Anpassungsdatum errechnet sich aus dem Startdatum des Index Bezug zuzüglich der im Feld Anpassungsintervall definierten Zeitspanne. Eine Mietanpassung ist zulässig, wenn das Anpassungsintervall abgelaufen ist. Beides – was zuerst (Eine von beiden Bedingungen muss erfüllt sein) Bei dieser Option ist eine Mietanpassung zulässig, wenn entweder der Index Kritischer Wert erreicht wird oder das Anpassungsintervall abgelaufen ist.
Beides gleichzeitig (Beide Bedingungen müssen erfüllt sein) Bei dieser Option ist eine Mietanpassung nur zulässig, wenn sowohl der Index Kritischer Wert erreicht wird als auch das Anpassungsintervall abgelaufen ist.
Erhöhungsart
Die Erhöhungsart bestimmt, auf welche Art der Index Kritischer Wert einer Indexveränderung berechnet werden soll. Erhöhung %: Die relative Veränderung des Indexwertes zwischen dem Index Basiswert und dem im Feld Erhöhung % vorgegebenen Wert bestimmt den kritischen Wert. Erhöhung Punkte: Die absolute Veränderung des Indexwertes zwischen dem Index Basiswert und dem im Feld Erhöhung Punkte vorgegebenen Wert bestimmt den kritischen Wert.
Erhöhung %
Geben Sie den Prozentwert als Dezimalzahl ein, der in Verbindung mit der Option ErhöhungsartErhöhung % zur Berechnung des Index Kritischer Wert benötigt wird.
Erhöhung Punkte
Geben Sie hier den Punktezuwachs als Dezimalzahl ein. Dieser wird in Verbindung mit der Option Erhöhungsart Erhöhung Punkte zur Berechnung des Index Kritischer Wert benötigt.
Anpassungsintervall
Das Anpassungsintervall markiert den Zeitraum, nach dessen Ablauf ausgehend vom Datum Index Bezug, eine Indexveränderung betrachtet werden soll.
Standard Index
Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie möchten, dass dieser Index als Standard Index verwendet wird. Somit wird dieser Index bei allen weiteren Vertragszeilen hinterlegt.
Bemerkung
Hinterlegen Sie eine Bemerkung, welche in der Indexliste mit angezeigt wird.
Vertragsklasse
Wird zu der ausgewählten Vertragsnummer ermittelt und angezeigt.
Anpassung gesperrt
Wird der Schieberegler auf aktiv gesetzt, wird der betreffende Vertrag bei einem Index-Mietanpassungslauf nicht berücksichtigt.
Sperrgrund
Sofern Sie das Feld Anpassung gesperrt aktivieren, können Sie hier einen Sperrgrund hinterlegen.
Konto Nr. Filter
In diesem Feld kann die Anwendung der Indexanpassung auf ein oder mehrere bestimmte Konten begrenzt werden. Der Filter kann auch additiv mit dem Filter im Feld Sollstellungsart verwendet werden.
Index Basiswert
Zeigt den Wert aus der Indexreihe zum Datum im Feld Index Bezug an.
Index aktueller Wert
Zeigt den Wert aus der Indexreihe zum Datum im Feld Index aktuelles Datum an.
Index kritischer Wert
Zeigt den kalkulierten Wert auf Basis des Wertes im Feld Index Basiswert und der Erhöhungsparameter an.
Kritisches Anpassungsdatum
Zeigt das kalkulierte Datum an, zu dem eine Anpassung auf Basis des Datums im Feld Index Bezug und dem Anpassungsintervall möglich ist.
Fehlprozent
Anzeige der Berechnung der relativen Differenz auf Basis des aktuellen Wertes zum Kritischen Wert.
Fehlpunkte
Anzeige der Berechnung der absoluten Differenz auf Basis des aktuellen Wertes zum Kritischen Wert.
Im Inforegister Anpassung werden die Einstellungen vorgenommen, die die Berechnung der Mietanpassung hinsichtlich der Höhe und Fälligkeit bestimmen.
Bezeichnung
Beschreibung
Früheste Anpassung
Geben Sie hier nur dann ein Datum ein, falls eine Indexmietanpassung vor diesem Termin ausgeschlossen werden soll.
Anpassungsfälligkeit
In diesem Feld ist die Anpassungsfälligkeit für den Mietvertrag zu bestimmen. Wählen Sie eine der beiden Optionen:
Mitteilungsdatum: Die Fälligkeit der neuen Miete berechnet sich in Relation zum Mitteilungsdatum der Mietanpassung.
Berechnungsdatum: Die Fälligkeit der neuen Miete berechnet sich in Relation zu dem Datum, zu dem die Kriterien nach der Anpassungsart der Mietanpassung erfüllt waren.
Fälligkeitsformel
Geben Sie eine Datumsformel ein, ab wann der Mieter die neu berechnete Miete schuldet. Ausgangswert ist das Datum der Anpassungsfälligkeit (Mitteilungsdatum oder Berechnungsdatum). Wenn Sie keine Eingabe vornehmen, gilt die Miete ab Berechnungs- bzw. Mitteilungsdatum. Soll die neue Miete erst ab dem nächsten Monatsersten gelten, geben Sie als Datumsformel LM+1 ein.
Weitergabe %
Hier können Sie festlegen, wieviel Prozent der Indexveränderung tatsächlich auf die Neuberechnung der Miete angerechnet werden sollen. Vorbelegt ist der Maximalwert von 100 Prozent.
Kappungsgrenze %
Bestimmen Sie hier den relativen Betrag der höchstmöglichen Mietanpassung bezogen auf die zuletzt gültige Miete.
Anpassungsdatum
Wurde bereits eine Mietanpassung auf Basis dieser Vereinbarung vorgenommen, erscheint hier das Mitteilungsdatum der letzten Anpassung.
Letzte Mieterhöhung
Wurde bereits eine Mietanpassung auf Basis dieser Vereinbarung vorgenommen, erscheint hier das Wirksamkeitsdatum der letzten Anpassung.
Erhöhungsweitergabe
Wurde bereits eine Mietanpassung auf Basis dieser Vereinbarung vorgenommen, erscheint hier der absolute Betrag der letzten Mietanpassung.
Zum Abschluss der Vertragsdatenerfassung ist die Indexvereinbarung noch einer bestimmten Vertragszeile zuzuweisen. Dies muss immer geschehen, auch wenn der Vertrag nur eine Vertragszeile enthält. Wenn Sie den Index als Standardindex definiert haben, erfolgt die Zuweisung auf die bestehenden Vertragszeilen automatisch.
Die manuelle Zuweisung können Sie durch Auswahl der gewünschten Indexvereinbarung im Feld Index Bezeichnung des Inforegisters Einheiten in der Aufgabenseite Mietvertrag vornehmen:
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Sie grundsätzlich mehrere Indexvereinbarungen zu einem Mietvertrag hinterlegen können. Diese sind dann jeweils einzeln den betroffenen Einheitenverträgen zuzuweisen.
Wichtig
Es können mehrere Indexvereinbarungen pro Vertrag gelten, aber jeweils nur genau eine pro Einheitenvertrag. Es ist somit nicht möglich, innerhalb der Einheit verschiedene Vereinbarungen zu verwalten.
Prozessablauf
Der Ablauf ist für eine monatlich wiederkehrende Arbeitsweise konzipiert. Mit jeder Änderung der Liste der Indexwerte (in der Regel somit monatlich) ist eine Prüfung und Verarbeitung der Ergebnisse vorgesehen.
Schematische Darstellung einer Indexveränderung:
In der Datenbank gespeichert werden die Stammdaten Stichtag 1, der Ausgangswert sowie die Parameter der Indexveränderung, die Wertänderung (absolut oder relativ) oder das Intervall (Zeitverlauf).
Der Stichtag 1 (Indexbezug) gibt als Ausgangswert den Index Basiswert an. Der Vergleichswert am Stichtag 2 (Index aktueller Wert) wird durch das vom Anwender vorzugebende Berechnungsdatum bestimmt.
Zum Berechnungsdatum wird in RELion geprüft, ob anhand der definierten Anpassungsarten die Voraussetzung einer definierten Indexveränderung gegeben sind oder nicht. Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird die weitere Berechnung der Mietanpassung auf Basis des Berechnungsdatums und dem dazu korrespondierenden Indexwert in Kombination mit den übrigen Anpassungsbedingungen vorgenommen.
Wichtig
Die Prüfung auf eine mögliche Anpassung erfolgt immer zum vorgegebenen Stichtag 2 (Berechnungsdatum). Eine ggf. frühere Anpassungsmöglichkeit kann gegeben sein. Darauf wird im Prüfprotokoll hingewiesen. Soll auch die Miete zu dem ggf. früheren Termin angepasst werden, muss die Verarbeitung mit entsprechend früherem Berechnungsdatum veranlasst werden.
Der Ausgangswert wird unter Bezugnahme auf eine bestimmte Indexreihe in einer separaten Tabelle erfasst und ist dort entsprechend der Veröffentlichung des Statistischen Bundesamtes durch den Anwender fortzuschreiben (siehe Kapitel Indexreihen und Erfassung der Indexwerte).
Indexprüflauf und Indexprüfprotokoll
RELion bietet Ihnen mithilfe des Indexprüfprotokolls die Möglichkeit, Ihren Verwaltungsbestand auf mögliche Indexanpassungen hin zu überprüfen und zulässige Mietanpassungen in einen Mietanpassungsvorschlag zur weiteren Verarbeitung einstellen zu lassen.
Hinweis
Bei der Prüfung einer möglichen Indexanpassung wird zunächst die Indexveränderung des Index Basiswertes gegenüber dem vorzugebenen Berechnungsdatum ermittelt und bei Erfüllung der Änderungskriterien (Wert und/oder Datum) mit den Kriterien der Mietanpassungsoptionen abgeglichen. Das Ergebnis der Prüfung nebst ergänzenden Informationen wird im Prüfprotokoll aufbereitet und zur Ansicht und weiteren Bearbeitung bereitgestellt.
Öffnen Sie den Bericht Mietvertragindexerh. Prüfliste über die Suche.
Im Inforegister Optionen geben Sie das Berechnungsdatum (das Datum aus der Indexreihe, dessen Entwicklung gegenüber dem Basiswert betrachtet werden soll) und das Mitteilungsdatum (das Datum, zu dem Sie den Mieter über die Mietanpassung informieren) vor. Im Feld Indexcode wählen Sie die Indexreihe aus, für die eine Berechnung erfolgen soll.
Im Feld Nur fällige Einheitenverträge können Sie die Verarbeitung der Prüfung auf die Verträge beschränken, die zum Berechnungsdatum fällig sind. Wollen Sie Ergebnisse für alle Verträge sehen, deaktivieren Sie das Feld.
Im Inforegister Einheitenvertrag schränken Sie bei Bedarf die zu prüfenden Verträge ein.
Hinweis
Sie können den Prüfbericht auch auf der Seite der Indexverwaltung über Prüfliste Mietanpassung starten oder auf der Seite Mietanpassungsvorschläge über Indexerhöhung.
Starten Sie den Bericht mit Seitenansicht oder Drucken. Nach Verarbeitung erhalten Sie einen Hinweis, dass ein Prüfprotokoll erstellt wurde. Mit Ja gelangen Sie zur Übersicht Indexmietanpassung Protokoll, gefiltert auf den gerade erstellten Protokolleintrag:
Hinweis
Das Protokoll können Sie auch später noch aufrufen über die Suche Indexmietanpassung Protokoll.
Sie erhalten eine Auswertung zu den vom Bericht zum vorgegebenen Berechnungsdatum berechneten Daten und können die Ergebnisse nun vertragsweise überprüfen.
Alle beim Start der Mietvertragindexerh. Prüfliste vorgegebenen Werte werden in den Feldern des Prüfprotokollkopfes angezeigt. Die Prüfprotokolle werden fortlaufend nummeriert. Der Anwender, der die Verarbeitung gestartet hat und das Datum der Verarbeitung werden ebenfalls angezeigt. Mit Ansicht öffnen Sie die Indexmietanpassungsprotokollkarte, die alle Informationen zum Prüflauf enthält. Neben detaillierten Informationen, die in optional einzublendenden Infoboxen bereitgestellt werden, werden hier die Ergebnisse des Prüflaufs zusammengefasst dargestellt. Im Inforegister Allgemein werden die Daten des Protokollkopfes angezeigt. Diese entsprechen der bei der Verarbeitung der Mietvertragindexerh. Prüfliste vorgegebenen Parameter und Filter.
Im Inforegister Status werden einige Daten zum Vorgang und Fortgang der Vorgangsbearbeitung angezeigt. Im Inforegister Indexerhöhungszeilen werden alle Datensätze angezeigt, die vom Prüflauf verarbeitet wurden.
Die Verarbeitung erfolgt kontenweise zur Einheit des Vertrages. Die Liste kann nach allen Spalten gefiltert oder sortiert werden. Die Spalten können bei Bedarf ein- und ausgeblendet und nach Belieben angeordnet werden. Ein Export nach Excel ist möglich. Der Menübefehl Excel Ausgabe Übersicht im Menüband erzeugt eine Tabellenansicht aller Spalten, unabhängig davon, ob diese tatsächlich auf der Indexmietanpassungsprotokollkarte eingeblendet wurden oder nicht. Diese Tabellenansicht kann sodann über die Standardfunktion In Excel öffnen nach Excel exportiert werden, um für weitere Analysen oder auch den Ausdruck auf Papier aufbereitet zu werden.
Hinweis
Eine Indexmietanpassung wird Ihnen vorgeschlagen, wenn – je nach Anpassungsart – zum vorgegebenen Berechnungsdatum:
der kritische Wert erreicht bzw. überschritten ist und/oder
das Anpassungsintervall abgelaufen ist und
das Datum früheste Anpassung abgelaufen (oder nicht definiert) ist.
Die Prüfroutine in RELion gleicht stets den zum Berechnungsdatum hinterlegten Index mit dem der Basis ab. Bitte beachten Sie, dass die Systematik der Indexmietanpassung in RELion dabei unterstellt, dass dieser Prüfprozess monatlich durchgeführt wird. Haben Sie also längere Zeit keine Prüfroutinen durchlaufen, sollten Sie mit dem Berechnungsdatum beginnen, welches dem zuletzt geprüften Berechnungsdatum folgt.
Über die Funktion Mietanpassungszeilen erstellen können die Prüfzeilen des Indexprüflaufes an einen Mietanpassungsvorschlag zur weiteren Verarbeitung, wie im nachfolgenden Abschnitt beschrieben, übergeben werden.
Mietanpassungsvorschlag erstellen
Ausgangsbasis für die Erstellung eines Mietanpassungsvorschlages ist das Indexprüfprotokoll. Um einen Mietanpassungsvorschlag für Indexmietanpassungen zu erstellen, wählen Sie auf der Indexmietanpassungsprotokollkarte im Menü Mietanpassungszeilen erstellen.
Der Bericht Mietanpassungszeilen erstellen öffnet sich:
Wählen Sie im Inforegister Optionen den Mietanpassungsvorschlag aus.
Wichtig
Der betreffende Mietanpassungsvorschlag muss die Mietanpassungsart Indexmietanpassung haben bzw. mit dieser angelegt worden sein.
Im Inforegister Indexmietanpassungszeilen Protokoll können Sie bei Bedarf die Verarbeitung auf bestimmte Datensätze des Prüfprotokolls einschränken. Bestätigen Sie mit OK.
In den ausgewählten Mietanpassungsvorschlag wurden die Datensätze möglicher Mietanpassungen vom Bericht Mietanpassungszeilen erstellen eingestellt. Die Verarbeitung schließt mit einem Hinweis ab.
Bestätigen Sie den Hinweis mit Ja, dann öffnet sich die Übersicht Mietanpassungszeilen des betroffenen Mietanpassungsvorschlags.
Es werden alle fehlerfreien Zeilen des Indexmietanpassungsprotokolls in den Mietanpassungsvorschlag übergeben. Der Status im Feld Anpassungszeile erstellt der Indexmietanpassungsprotokollkarte ändert sich von Nein auf Ja.
Hinweis
Sofern bei der Verarbeitung im Bericht Mietanpassungszeilen erstellen kein Filter im Inforegister Indexmietanpassungszeilen Protokoll gesetzt wurde, sind alle fehlerfreien Zeilen an den Mietanpassungsvorschlag übergeben worden. Ggf. über den Filter ausgeschlossene Datensätze können jederzeit nachverarbeitet werden, indem die Funktion über Mietanpassungszeilen erstellen erneut angestoßen wird. Eine bereits an den Mietanpassungsvorschlag übergebene Zeile kann nicht erneut übergeben werden, es sein denn, alle Zeilen des Mietanpassungsvorschlags werden gelöscht, dann ändert sich der Wert von Ja wieder auf Nein.
Indexmietanpassungsvorschlag
Der Mietanpassungsvorschlag stellt den Arbeitsvorrat eines Mietanpassungsvorgangs dar. Dazu wählen Sie über die Suche die Tabelle Mietanpassungsvorschläge.
In den Zeilen der Mietanpassungsvorschläge sehen Sie die Anzahl der verarbeiteten Zeilen in der Spalte Zeilen. Sie können von dort direkt in die Mietanpassungszeilen wechseln. Alternativ markieren Sie den betreffenden Mietanpassungsvorschlag und wählen Details/Zeilen im Menüband aus.
Sie erhalten alle relevanten Informationen zu den zu ändernden Sollstellungsbeträgen zeilenweise pro Einheitenvertrag und Konto.
Über Berichte/Vorschlag Mietanpassungen im Menüband können Sie einen Bericht mit den relevanten Daten zur Mietanpassung erstellen.
Erweiterte Ansichten und Gruppierungen
Ausgehend von der Übersicht der Mietanpassungsvorschläge haben Sie in der Spalte Vertragszeilen die Möglichkeit, sich die vertragsbezogenen Indexanpassungen anzeigen zu lassen.
Alle Zeilen des Mietanpassungsvorschlages sind in dieser Ansicht zum Vertrag zusammengefasst. Markieren Sie die Zeile, deren Daten Sie betrachten wollen und öffnen Sie mit Verwalten/Ansicht die Detailansicht auf die vertragsbezogene Mietanpassung.
Die Seite ist in acht Inforegister gegliedert. Im Inforegister Allgemein sind die vertragsbezogenen Daten der Mietanpassung zusammengefasst.
Die Details zu der vertragsbezogenen Mietanpassung sind in den Inforegistern Mietanpassung Erweiterungszeilen Einheiten und Mietanpassung Erweiterungszeilen Konto zusammengefasst.
Sämtliche aktuelle Einheiten und Konten des Vertrages, ungeachtet einer tatsächlich vorgenommen Mietanpassung (Feld Angepasst = Ja) werden übersichtlich dargestellt. Personenbezogene Daten zu Empfänger, Eigentümer, Verwalter und Bearbeiter werden in gleichnamigen Inforegistern zusammengestellt.
Im Inforegister Nachzahlung werden die vertragsbezogenen Summen der Nachforderungen dargestellt.
Wichtig
Die Zusammenfassung zum Vertrag erfolgt auch dann, wenn unterschiedliche Indexvereinbarungen innerhalb des Vertrages bestehen. Unterschiedliche Indexvereinbarungen innerhalb eines Vertrages können dazu führen, dass das Wirksamkeitsdatum der Mietanpassung innerhalb des Vertrages in einem Anpassungslauf zu unterschiedlichen Terminen eintritt. Die Nachzahlung wird je Konto taggenau berechnet, allerdings kann das Wirksamkeitsdatum nicht immer eindeutig pro Vertrag sein. Bitte beachten Sie diesen Effekt, falls Sie Verträge verwalten, die mit unterschiedlichen Indexvereinbarungen eingerichtet sind und zu unterschiedlichen Terminen wirksam werden!
Die Anzahl der Perioden im Feld Anzahl Nachzahlung ist nicht immer genau. Die Differenz aus einer Nachberechnung erfolgt taggenau. Bei Änderungen der Miete, die nicht zum Monatsanfang wirksam werden, führt die Anzahl der Nachzahlungsperioden nicht zwingend zu dem errechneten Nachzahlungsbetrag.
Mieteranschreiben
Ausgehend vom Mietanpassungsvorschlag haben Sie die Möglichkeit, ein Anschreiben an den Mieter zu erstellen. Wählen Sie über die Suche Mietanpassungsvorschläge. Über die Funktion Drucken starten Sie die Druckaufbereitung des Indexmietanpassungsschreibens.
Wichtig
Sie können auf den Mietanpassungsvorschlag nur so lange zugreifen, bis dieser verarbeitet wurde. Achten Sie daher darauf, dass Sie die Anschreiben erstellen, bevor Sie die Mietanpassung tatsächlich auch durchführen.
Mieteranschreiben RELion Report
Für die Mitteilung der Mietanpassung an den Mieter befindet sich ein fertiges Anschreiben, welches in den allermeisten Fällen bereits alle notwendigen Angaben enthält und hinsichtlich des Layouts an die bereits bestehenden Ausgangsbelege von RELion angepasst ist.
Optional können Sie sich die Ausgabe der Details der Konten pro Einheitenvertrag anzeigen lassen. (Einheitennachweis anzeigen) und die Ausgabe auf einen bestimmten Vertrag eingegrenzt werden (Filterbereich: Mietanpassung Vertrag).
Musterausdruck:
Die Berichtstexte können zum Bericht ID 5052279 anwenderbezogen eingerichtet werden. Folgende Bedingungen und Variablen stehen zur Verfügung:
Bedingungen in [xx]:
[WIN:WMV] Wohnraumvertrag
Ja
[WIN:GMV] Andere Verträge <> Wohnraum
Ja
[WIN:SNJ] Nachzahlung ist berechnet worden
Ja
[WIN:SMJ] Sepamandat liegt vor
Ja
[WIN:SMN] Sepamandat liegt nicht vor
Ja
Es kann zwischen Wohnraummietvertrag und sonstigen Mietverträgen unterschieden werden, um unterschiedliche Textbausteine anwenden zu können. Ferner kann in Abhängigkeit von der Zahlweise des Mieters (Sepa Mandat ja/nein) ein unterschiedlicher Text eingerichtet werden. Für den Fall, dass eine Nachzahlung vorliegt, kann ebenfalls ein bestimmter Text eingerichtet werden.
Variablen in [xx]:
Beträge, Datumsfelder und Bankverbindungen des Debitors können im Falle einer Lastschrift im Text angesprochen werden.
Mieteranschreiben mit Word
Falls Sie mehr Flexibilität bei der Gestaltung des Mieteranschreibens benötigen, können Sie den programmierten Bericht aus dem Mietanpassungsvorschlag verwenden und mit einem eigenen Word-Layout versehen. Die Berichts-ID für den Basisbericht, der die notwendigen Daten enthält, ist die 5052279. Über die Suche öffnen Sie die Tabelle Benutzerdefinierte Berichtslayouts, um ein benutzerdefiniertes Layout zu erstellen. Wählen Sie im Menüband Neu, um ein neues integriertes Layout für Berichte zu erstellen.
Geben Sie im Feld Berichts-ID die 5052279 ein. Dazu aktivieren Sie das Feld Word-Layout einfügen und bestätigen mit OK. Sie haben nun ein eigenes Word-Layout zur Verfügung, welches Sie nutzen bzw. nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Hierzu wählen Sie die Funktion Layout exportieren. Anschließend können Sie das Dokument mit MS Word bearbeiten und wieder einlesen mit der Funktion Layout importieren. Nähere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Microsoft Hilfe Erstellen und bearbeiten von benutzerdefinierten Layouts für Berichte und Dokumente.
Mietanpassungsvorschlag verarbeiten
Haben Sie den Mietanpassungsvorschlag überprüft und die Mitteilungen an den Mieter versendet, schließen Sie den Mietanpassungsprozess ab, indem Sie die Mietanpassungszeilen an die Mietsollstellungszeilen übergeben. Wählen Sie dazu im Menüband des Mietanpassungsvorschlags die Funktion Sollstellungszeilen eintragen.
Hinweis
Es werden bei Ausführung der Funktion alle Sollstellungszeilen übertragen, die fehlerfrei sind und im Feld Freigegeben einen Haken haben. Wenn Sie einzelne fehlerfreie Zeilen von der Bearbeitung ausschließen wollen, muss der Freigabehaken dort entfernt werden. Die Funktion kann alternativ auch von den Mietanpassungszeilen aus aufgerufen werden.
Zur Überführung der Mietanpassungszeilen in die Sollstellungszeilen des Vertrages bestätigen Sie mit Ja. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhalten Sie einen Hinweis mit der Angabe zur Anzahl verarbeiteter Zeilen.
Für den Zeitraum, für den Mieten vor der Anpassung bereits gebucht wurden und für die die Mietanpassung nun rückwirkend wirksam wird, werden Vertragsänderungen gespeichert, die Sie im Rahmen der Überprüfung von rückwirkenden Konditionsänderungen auf der Startseite des Rollencenters über die Kachel Vertragsänderungen einsehen und bearbeiten können. Die bereits gebuchten Mieten werden dort dann für den Zeitraum der rückwirkenden Mietanpassung ausgebucht. Um die neuen Sollstellungszeilen nach der Anpassung zu buchen, machen Sie einen neuen Sollstellungslauf und buchen Sie danach das Sollstellungsbuchblatt.
