Zusatzfelder
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Auflösung Transitsaldo
Über die Zahlungsverkehr Einrichtung wird gesteuert, ob der Sammelbetrag des Bankkontos bei einem Zahlungslauf auf ein Transitkonto gebucht werden soll.
Ist dies der Fall, so erhält der Bankposten das Kennzeichen RE Transitbuchung = Ja und wird somit im Bewegungssaldo des Bankkontos nicht hinzugerechnet, sondert separat im Feld RE Transitsaldo ausgewiesen.
Den zugehörigen Bank-Sachposten hat das System auf das in der Zahlungsverkehr Einrichtung angegebenen Transitkonto gebucht.
Sobald der Sammelbetrag im Kontoauszug der Bank erscheint, kann die Auflösung des Transitsaldos vorgenommen werden, um den Bewegungssaldo des Bankkontos zu aktualisieren.
Hierfür wird der Kontoumsatz in das Bank Buch.-Blatt übertragen. Ist das Zusatzmodul E-Banking nicht lizensiert, können Sie den Kontoumsatz manuell erfassen. Anschließend starten Sie im Menüband die Aktion Auflösung Transitsaldo. Die Funktion ermittelt die zugehörigen Transitbuchungen, da meist von einem Sammelbetrag mehrere Objekte betroffen sind, und ergänzt die Buchung um die Objektinformationen und um eine Buchungsbeschreibung.
Durch die Auflösung des Transitsaldos wurde der Bewegungssaldo auf dem Bankkonto aktualisiert. Die ursprüngliche Transitbuchung schließt das System ab und durch die Buchung des Sammelbetrages erscheint der reale Zahlungsbetrag auf dem Bankposten. Der Transitsaldo des Sachkontos wird durch die Buchung ebenfalls aufgelöst.
Bankauszugzeile splitten – manuelle Erfassung
Ein an das Bank Buch.-Blatt übertragener Kontoumsatz muss unter Umständen in der Finanzbuchhaltung in mehrere Teilbeträge aufgeteilt werden, da ggf. die Verwendung unterschiedliche Aufwandskonten oder Verträge betrifft.
Die Funktion Bankauszugszeile splitten im Menüband der Seite Bank Buch.-Blatt ist eine unterstützende Funktion, um aus einer Buchblattzeile mehrere mit entsprechender Kontierung zu erstellen.
Bevor die Funktion aufgerufen wird, ist zunächst die Buchblattzeile auf den ersten Teil zu kontieren. Der Betrag wird noch nicht verändert. Anschließend starten Sie die Aktion Bankauszugszeile splitten. Diese öffnet eine weitere Eingabeseite ähnlich den Buchblattzeilen und übernimmt die bereits im Buchblatt bestehende Zeile.
Erfassen Sie in den weiteren Zeilen die gewünschten Buchblattzeilen mit den jeweiligen Teilbeträgen. Eine Bestätigung mit OK ist nur möglich, wenn der Betrag vollständig aufgeteilt ist und im Kontroll-Feld Differenz die Seite keine Differenz anzeigt.
Nach Bestätigung der Eingaben, überträgt die Funktion die erfassten Zeilen in das Buchblatt und vererbt auch weitere Werte der ersten Buchblattzeile wie beispielsweise Zahlungsformcode oder Beschreibung 2. Jetzt kann über die Funktion Postenausgleich die Ausgleichs ID an den Posten gesetzt werden. Alle anderen Funktionalitäten können wie gewohnt ausgeführt werden.
Rücklastschrift erstellen
Manuelle Kontierung
Die manuelle Kontierung einer Rücklastschrift ist lediglich erforderlich, wenn nicht mit dem Modul E-Banking gearbeitet wird.
Im Falle einer Rücklastschrift sind normalerweise mehrere Arbeitsschritte notwendig:
- Identifizierung des ursprünglichen Zahlungspostens, welcher zum Ausgleich des Rechnungspostens geführt hat
- Auflösung des Postenausgleichs, damit der Rechnungsposten wieder offen und fällig ist
- Ausgleich des Zahlungspostens mit dem Erstattungsbetrag der Rücklastschrift
- Buchen der Rücklastschriftgebühr
Die Aktion Rücklastschrift erstellen erledigt die genannten Arbeitsschritte automatisiert. Hierfür wird der Kontoumsatz mit dem Geschäftsvorfall Rücklastschrift in das Bank Buch.-Blatt übertragen oder, sollte das Zusatzmodul E-Banking nicht lizensiert sein, manuell erfasst. Die Rücklastschrift ist mit der Belegart Erstattung kontiert auf den entsprechenden Einheitenvertrag und Debitor im Buchblatt zu versehen. Anschließend startet man die Aktion Rücklastschrift erstellen, welche den Bericht für die Verarbeitung öffnet.
Beispiel manuelle Rücklastschrift für zwei Monate mit Rücklastschriftgebühr:
Wichtig
Der Bericht Rücklastschrift erstellen kann immer nur einen Zahlungsposten rückabwickeln, da die Requestpage des Berichts nur eine Postennummer verarbeitet. Da Zahlungsposten in RELion auf Einheitenvertrag gebucht werden, ist daher die Rücklastschrift über diese Funktion nur je Einheitenvertrag möglich. Sollte ein Rücklastschriftbetrag gebucht werden müssen, der mehrere Einheitenverträge betrifft, so sind die Buchblattzeilen vor Anwählen der Rücklastschrift-Funktion auf die jeweiligen Einheitenverträge zu splitten.
Im Inforegister Optionen wird bereits ein in Frage kommender Zahlungsposten zur Rückabwicklung vorgeschlagen. Die drei Pünktchen des Feldes Lfd. Nr. ermöglicht bei Bedarf die Auswahl eines anderen Zahlungspostens.
Hinweis
Mithilfe des Feldes Rücklastschrift erneut einziehen entscheiden Sie, ob die Rechnungsposten inklusive der Rücklastschriftgebühr einen Bezug zum Lastschriftmandat erhalten sollen, um die Forderungen beim nächsten Lastschriftlauf erneut einzuziehen.
Diese Entscheidung hängt u. a. davon ab, was der Rücklastschriftgrund (Widerspruch, Konto erloschen, mangelnde Kontodeckung) war. Dieser wird üblicherweise vom Kreditinstitut übermittelt und ist auf dem Kontoauszug oder auf dem Bankbeleg bzw. der Infobox Bankbelegdetails (Aufruf im Bank Buchblatt) ersichtlich.
Mit Klick auf OK wird der Ausgleich aufgehoben. Nun kann die Buchblattzeile gebucht werden und die Debitorenposten verändern sich wie folgt:
- Ursprüngliche Zahlung wurde mit der Rücklastschrift ausgeglichen.
- Die Rechnungsposten sind wieder geöffnet.
- Der Gebührenbetrag kommt als weiterer Rechnungsposten hinzu.
- Bei den ursprünglichen Rechnungsposten wird die laufende Nummer des Lastschriftmandats entfernt, falls die Option Rücklastschrift erneut einziehen nicht aktiviert wurde.
Automatische Kontierung per End-to-End-Referenz
Die End-to-End ID (max. Zeichenlänge 35) ist ein frei gestaltbarer Schlüssel, welcher insbesondere bei der zielgenauen Zuordnung von Lastschrift-Retouren genutzt werden kann. Die End-to-End ID wird beim Erzeugen einer SEPA-XML-Zahlungsdatei vom System generiert und in die Datei geschrieben. Die zuständigen Kreditinstitute transportieren diese End-to-End ID weiter und geben diese wiederum beim Umsatz auf dem Kontoauszug an, ebenso bei eventuellen Rücklastschriften. Bei einem Zahllauf in RELion verwendet das System ohne Einrichtung für die End-to-End ID die Zahlungsvorgangsnummer plus die Laufende Nummer des Debitor-/Kreditorpostens.
Zusätzlich ist es aber auch möglich für den debitorischen Lastschriftlauf über die Zahlungsverkehr-Einrichtung im Feld Lastschrift EndToEndId, per %-Parameter inklusive freier Texteingabe die Belegung der End-to-End ID zu beeinflussen.
In diesem Einrichtungsfeld steht %1 für die Zahlungsvorgangsnummer und %2 für die Vertragsnummer. Diese Einrichtung ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Es ist möglich mithilfe der End-to-End ID den Rückschluss auf die Aufhebung des Postenausgleiches zu finden und die Gebührenbuchung automatisch zu erstellen.
Die End-to-End ID wird im Feld End-To-End-Referenz der RE Zahlungszeilen gespeichert. Wird ein Kontoumsatz ans Buchblatt übertragen dessen End-to-End ID dem Wert in den Zahlungszeilen entspricht, so kann das System die zugehörigen Debitorenposten ermitteln und automatisiert die Rücklastschrift kontieren sowie den Ausgleich aufheben. Dies funktioniert auch bei mehrzeiligen Verträgen.
Die Kontoauszugsdatei mit Format CAMT.053 transportiert die End-to-End-ID im Feld EndToEnd-Identification.
Wie findet RELion den entsprechenden Debitor-Zahlungsposten?
Die Funktion Umsätze übertragen verfügt über folgende Funktion:
Wenn Feld End-To-End-Referenz <> LEER, dann wende folgenden Filter auf Tabelle RE Zahlungszeilen an.
| Auszugszeilen (Umsätze) | Filter | Zahlungszeilen |
| <> | Annullierte Zahlungszeilen werden von der Prüfung ausgeschlossen | |
| Auftragnehmer IBAN | = | Auftraggeber IBAN |
| End-to-End ID | = | End-To-End-Referenz |
Der ermittelte Datensatz darf nicht größer als 1 sein. Sollte es mehr Datensätze geben, die durch den Filter ermittelt wurden, dann wird die weitere Verarbeitung übersprungen. Aus den Zahlungszeilenfeldern merkt sich das System die Feldwerte Belegnr., Buchungsdatum, Typ und Kreditorennr.\Debitorennr.. Anhand der gemerkten Werte findet die Postenermittlung statt.
| Zahlungszeilen | Filter | Debitorenposten |
| Kreditorennr.\Debitorennr. | = | Debitorennr. |
| Buchungsdatum | = | Buchungsdatum |
| Belegnr. | = | Belegnr. Belegart = Zahlung |
Wurde der Debitor-Zahlungsposten ermittelt, kann entsprechend kontiert und der Ausgleich gesetzt werden. Zusätzlich erzeugt die Anwendung eine Buchblattzeile für die Gebühren.
Die Funktion hebt den ursprünglichen Postenausgleich zwischen Zahlung und Rechnung auf. Dann setzt sie einen neuen Postenausgleich auf den Zahlungsposten mit dem Rücklastschriftbetrag. Zusätzlich wird eine neue Buchblattzeile für den Gebührenbetrag (Differenz aus Zahl- und Erstattungsbetrag) eingestellt.
Beispielabbildung Bank-Buch.-Blatt mit zwei automatisch erstellten Rücklastschriften:
Die Rücklastschriften werden mit Lastschriftmandatsnummer gebucht. Somit werden die wieder geöffneten Rechnungsbeträge und die Rücklastschriftgebühr beim nächsten Zahlungslauf eingezogen. Sollte dies nicht gewünscht, muss der Anwender über Posten die jeweiligen Debitorenposten öffnen, und sowohl dort als auch in den Rücklastschrift-Buchblattzeilen die Laufende Nummer des Lastschriftmandats entfernen.
Im unteren Bereich ist außerdem der Grund der Rücklastschrift ersichtlich. Sollte es sich beispielsweise um den Grund Ungültige IBAN handeln, so kann der Anwender das Lastschriftmandat beenden. In solchen Fällen ist der Debitor zu kontaktieren, um die aktuelle Kontoverbindung zu ermitteln und ein neues Lastschriftmandat abzuschließen.
Hinweis
Generell sollten Verträge mit aktivem Lastschriftmandat mit einem anderen Mahnmethodencode versehen werden. Das Feld Mahnmethodencode befindet sich im Inforegister Sonstiges auf der Vertragskarte. Der Mahnmethodencode steuert den Text des Mahnschreibens sowie die Fälligkeit der Mahnung. Somit können Verträge mit Lastschriftmandaten zu einem späteren Zeitpunkt gemahnt werden, da Rücklastschriften meist zeitverzögert stattfinden. Ebenso kann der Text beispielsweise darauf hinweisen, dass der fällige Betrag mit dem nächsten Zahlungslauf erneut eingezogen wird.