Zahlungsvorschlag debitorisch
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Lastschrift (debitorisch)
Der Zahlungsvorschlagslauf hat die Aufgabe zum angegebenen Buchungsdatum alle aktiven Lastschriftmandate zu ermitteln. Über die Laufende Nummer der Lastschriftmandate filtert das System unter Berücksichtigung des angegebenen Fälligkeitszeitraumes die offenen und fälligen Debitorenposten. Die Funktionalität prüft hierbei die Validität der Daten und erstellt ein Aktionsprotokoll, sofern Werte wie beispielsweise Kontoverbindung unvollständig oder ungültig sind. Der Verarbeitungsprozess erzeugt Buchblätter mit den notwendigen Buchungssätzen für den Ausgleich der Forderungsposten sowie Zahlungszeilen als Datenbasis für die anschließende Erstellung der Zahlungsdatei für die Bank.
Zahlungsvorschlag Lastschrift erstellen
Über die Suche öffnen Sie die Debitor Zahlungen. Haben Sie in Ihrem Mandanten mehrere Buch.-Blattvorlagen für die Seiten-ID 5052274 eingerichtet, erhalten Sie zunächst eine Auswahl der zur Verfügung stehendenden Vorlagen. Je Unternehmensorganisation fällt die Gestaltung der Vorlagen unterschiedlich aus. Wenn mehrere Mitarbeiter Lastschriftläufe erstellen sollen, dann sind entsprechende Vorlagen sinnvoll, damit die Mitarbeiter bei Bedarf parallel arbeiten können. Allerdings sollten dann auch die Zahlläufe auf entsprechende Objekte gefiltert werden.
Die Seite Debitor Zahlungen verfügt im Menüband über alle Aufrufe und Funktionen, zur Erstellung von debitorischen Zahlungsvorschlägen, Zahlungsdateien und zum Buchen des Zahlungsvorganges. Im Hauptteil der Seite sind die Buchblätter der zuvor gewählten Buchblattvorlage aufgelistet. Zu Beginn existiert immer ein Standard-Buchblatt, die weiteren Buchblätter erstellt der Zahllauf automatisch und löscht diese nach dem Buchen.
Der Bankeinzugsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Lastschriftmandate, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Debitorenposten zu finden und den Saldo je Lastschriftmandat als Zahlungsbuchungen für den Ausgleich zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen.
Ein Rechnungs-Debitorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:
| Feld im Debitorenposten | Bedingung |
| Lastschriftmandat Lfd. Nr. | Enthält die laufende Nummer eines aktiven Lastschriftmandats |
| Offen | Wert muss JA sein |
| Abwarten | muss leer sein |
| Restbetrag | >0 |
| Ausgleichs-ID | Muss leer sein |
| Fälligkeitsdatum | Passt zum angegebenen Fälligkeitszeitraum |
Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Buchblatt aufteilen | Mit dieser Option steuern Sie die Gruppierung der Buchblattzeilen nach Buchblättern. Nach Objekt: Pro Objektnummer wird ein Buchblatt generiert, wenn für das Objekt offene Debitorenposten vorhanden sind. Nach Bank: Pro Objektbankkonto wird ein Buchblatt generiert. Nicht aufteilen: Alle Zahlungsbuchungen werden in das Standard-Buchblatt gestellt. Wichtig Bei dieser Option müssen Sie ein Gegenkonto angeben. |
| Gegenkontoart | Beim Zahlungsvorschlag ist die Gegenkontoart immer Bankkonto. |
| Gegenkontonr. | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie die Aufteilungsoption Nicht aufteilen gewählt haben. In diesem Fall gelangen Sie mit dem Drilldown auf die Bankkontenübersicht und können ein bestimmtes Bankkonto, dem die Zahlungseingänge des Lastschrifteinzuges gutgeschrieben werden sollen, auswählen. Alle Posten mit einer Objektnummer, die das gewählte Bankkonto als Objektbank hinterlegt, haben werden vorgeschlagen. Ist in dem Feld Keine Prüfung Objektbankkonto ein Haken gesetzt, so werden alle Zahlungsvorschläge mit diesem Bankkonto als Gegenkonto beglichen. Eine Prüfung ob das Bankkonto einem Objekt zugeordnet ist, erfolgt nicht. |
| Keine Prüfung Objektbankkonto | Der Wert dieses Feldes hängt von der Einstellung der Zahlungsverkehr Einrichtung ab. Dort gibt es das gleichnamige Feld im Inforegister Debitor. Da die dortige Einstellung eine wichtige Auswirkung auf das Verhalten der Stapelverarbeitung in Bezug auf das Feld Gegenkontonr. hat, wird es dem Anwender zur Information eingeblendet. Grundsätzlich sollte dieser Parameter nur dann verwendet werden, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen! |
| Erstes Fälligkeitsdatum / Letztes Fälligkeitsdatum | Über den angegebenen Fälligkeitszeitraum filtert das System die Debitorenposten im Feld Fälligkeitsdatum. Das Erste Fälligkeitsdatum kann leer gelassen werden, das Letzte Fälligkeitsdatum muss immer angegeben werden. |
| Buchungsdatum | Das Buchungsdatum wird bei der Erstellung der Zahlungsbuchungen verwendet und kann bei Bedarf vor dem Buchen im Zahlungsvorgang verändert werden. Mit Hilfe des Buchungsdatums prüft die Funktion die aktive Lastschriftmandate, Debitoren- und Objektbank, da diese Datensätze über Start- und Enddatum verfügen. |
| Buchungsbeschreibung | Der Text wird in das Feld Beschreibung der Buchblattzeile übertragen. Wird das Feld leer gelassen, füllt das System die Beschreibung der Buchblattzeile anhand der Standard-Validierungslogik. Darüber hinaus kann der Text in den Verwendungszweck der Zahlungszeile übertragen werden, sofern in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung für den Lastschrift Verwendungszweck der Platzhalter %4 festgelegt wurde. |
| SEPA Zahlung | Für Basislastschriften (CORE und COR1) und Firmenlastschriften müssen unterschiedliche Zahlungsdateien erstellt werden. Die gewählte Option dieses Feldes filtert Lastschriftmandate mit dem entsprechenden Typ. |
Das Inforegister Lastschriftmandat dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.
Wichtig
Werden im Mandanten der Datenbank unterschiedliche Lastschriftmandatsarten (Vertrag-, Einheit-, Sollstellung- und Sammelmandat) verwaltet, so muss bei der Filterung darauf geachtet werden. Ein Sammelmandat verfügt beispielsweise über keine Vertragsnummer und kann daher nicht danach gefiltert werden.
Beispiele verschiedener Lastschriftläufe
Nachfolgend werden verschiedene Abläufe eines Lastschriftslauf dargestellt.
Lastschriftlauf mit Aufteilung nach Objekt
Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Objekt hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag je Objektnummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt – selbst, wenn die Objektbankverbindung bei einigen Objekten gleich sein sollte. Zusätzlich muss das System die Buchblätter nach Erst- und Folgelastschriften unterteilen, da hierfür laut SEPA-Regelwerk separate Zahlungsdateien zu erstellen sind.
Hinweis
Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.
Zu den Zahlungsvorschlagszeilen gelangen Sie über die Zahlungsvorschlagsposten.
Je Einheitenvertrag hat das System eine Zahlungsvorschlagszeile und Buchblattzeile erstellt. Sie enthält die Bankverbindung des Debitors sowie Verwendungszweck und End-To-End-Referenz für die spätere Zahlungsdatei. Darüber hinaus werden Stammdateninformation (Objekt-, Einheit-, Vertragsnr. etc.) mitgeführt sowie der direkte Bezug auf den letzten Debitorenposten (eine Zahlungszeile gleich meist mehrere Debitorenposten aus). Die Beträge fasst das System beim Schreiben der Datei je Lastschriftmandatsnummer später zusammen.
Hinweis
Das Lastschriftmandat sorgt für die entsprechende Summierung der Zahlungsbeträge je Debitor innerhalb der Zahlungsdatei.
- Sammelmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit gleicher ZE und Debitorennummer
- Vertragsmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit der gleichen Vertragsnummer
- Einheitenmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit dem gleichen Einheitenvertrag
- Sollstellungsmandat summiert alle Rechnungsbeträge mit gleichem Sollstellungskonto
Die Inhalte der Felder Verwendungszweck und End-To-End-Referenz (erscheint im Falle einer Rücklastschrift auf dem Bankkontoauszug) werden über die Zahlungsverkehr Einrichtung gesteuert. Beide Felder können Sie bei Bedarf in den Zahlungsvorschlagszeilen bearbeiten. Über Berichte in der Tabelle Debitor Zahlungen können Sie den Bericht Zahlungsvorschlag debitorisch drucken.
Der nächste Schritt, Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen. Eine Unterteilung der Zahlungsvorschlagsposten findet bei Erst- und Folgelastschriften (FRST/RCUR) innerhalb eines Zahllaufes statt.
Mit der Funktion Debitor-Zahlungsdatei erstellen wird die XML-Datei geschrieben und im Browser hinterlegten Pfad in einem zip-Ordner gespeichert. Den Dateinamen setzt das System wie folgt zusammen:
- BLZ
- Kennzeichen für Erst- oder Folgelastschrift
- Nummernserie „Zahlungsnummern“ aus Zahlungsverkehr Einrichtung
- Lastschrifttyp
Die Datei kann aus dem entsprechenden Ordnerverzeichnis an die Bankensoftware zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden.
Durch die Dateierstellung hat das System folgende weitere Schritte vollzogen:
- Zusammenfassung der Sammelbeträge je Kreditinstitut
- Untersummierung der Sammelbeträge je IBAN (Objektbank) innerhalb der Zahlungsdatei
- Summierung der Lastschriftbeträge je Lastschriftmandat des Debitors innerhalb der Zahlungsdatei
- Erstellung von Zahlungsvorgängen je Zahlungsdatei mit zugehörigen Zahlungsposten für die weitere Verarbeitung
- Erstellung weiterer Buchblattzeilen je Buchblatt für die Bankgegenbuchung.
Wählen Sie im Menüband unter Vorgang den Aufruf Zahlungsvorgänge buchen, um die weiteren Schritte durchzuführen.
Wichtig
Bevor Sie einen Zahlungsvorgang buchen, stellen Sie sicher, dass die Zahlungsdatei erfolgreich und ohne Fehler an die Bank übermittelt wurde. Denn durch das Buchen des Vorganges werden sämtliche Debitorenposten durch die Zahlung ausgeglichen. Eine Stornierung der Transaktion kann nur mit erheblichem Zeitaufwand vorgenommen werden, da die Postenausgleiche manuell entfernt werden müssten.
- Zahlungsvorgang annullieren
Das Menüband der Debitor Zahlungen bietet die Möglichkeit einen Zahlungsvorgang auch zu annullieren. Dies sollte nur dann gemacht werden, wenn die Zahlungsdatei noch nicht von der Bank verarbeitet wurde! Eine Annullierung schafft die Möglichkeit einen von der Bank unverarbeiteten Zahlungsvorschlag erneut zu erstellen, um beispielsweise weitere Posten für die Zahlung heranzuziehen.
- Zahlungsdatei wiederherstellen
Sollte eine Zahlungsdatei versehentlich im Ordnerverzeichnis gelöscht worden sein, bevor diese an die Bank übermittelt werden konnte, ist eine Wiederherstellung aus den Zahlungsvorgängen möglich.
- Buchen
Vor dem Buchen kann je Zahlungsvorgang bei Bedarf das Buchungsdatum geändert werden. Durch das Buchen der Zahlungsvorgänge löscht das System bis auf das Standard-Buchblatt alle Buchblätter. Der Arbeitsvorgang ist somit abgeschlossen.
Lastschriftlauf mit Aufteilung nach Bank
Eine Aufteilung des Zahlungsvorschlages nach Bank wird bevorzugt verwendet, wenn die meisten Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen. Die Option hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag je Bankkontonummer ein eigenes Buchblatt mit Buchungszeilen für den Ausgleich der Forderungen erzeugt und innerhalb des Buchblattes die Buchblattzeilen unterschiedliche Objektnummern führen können.
Hinweis
Der Sammelbetrag für die Gutschrift auf das Objektbankkonto innerhalb der XML-Zahlungsdatei wird nach IBAN zusammengefasst.
Das System hat je Bank (Gegenkontonr.) ein Buchblatt erstellt. Erst- und Folgelastschriften wurden in separate Buchblätter unterteilen, da hierfür laut SEPA-Regelwerk separate Zahlungsdateien zu erstellen sind. Die zugehörigen Zahlungsvorschlagsposten sind nach der gleichen Logik aufgeteilt.
Der Bankeinzugsvorschlag erstellt je Einheitenvertrag eine Buchblattzeile, selbst wenn das zugehörige Lastschriftmandat sich auf den Gesamtvertrag bezieht. Der Grund ist, dass RELion nur mit Einheitennr./-historie buchen kann und ein reiner Bezug auf die Vertragsnummer daher nicht ausreichend ist. Die Zahlbeträge werden jedoch später in der Zahlungsdatei je Lastschriftmandat zusammengefasst. Die Zahlungsvorschlagszeilen werden analog der Buchblattzeilen erstellt. Auch der Bericht ist entsprechend angepasst:
Die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen und führt daher bei jeder Aufteilungsmethode zum gleichen Ergebnis. Die weiteren durchzuführenden Schritte sind identisch mit der Aufteilungsmethode nach Objekt.
Lastschriftlauf ohne Aufteilung
Der Zahlungsvorschlag ohne Aufteilung wird bevorzugt verwendet, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen. Die Option hat zur Folge, dass die Funktion Bankeinzugsvorschlag nur für ein bestimmtes Bankkonto die Zahlung von Rechnungsposten vornimmt.
Bei dieser Methode muss die Funktion einen anderen Filter anwenden. Daher können eventuell individuell zugewiesene Objektbankverbindungen am Einheitenvertrag nicht berücksichtigt werden. Das System überprüft anhand des angegebenen Bankkontos die RE Objektbankkonten, um feststellen zu können bei welchen Verwaltungsobjekten das Bankkonto als aktive Bankverbindung hinterlegt ist. Mit Hilfe des Objektfilters werden die Lastschriftmandate und zugehörigen Rechnungsposten ermittelt.
Die **Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen **fasst die Zahlungsvorschlagsposten nach Kreditinstitut zusammen und führt wieder zum gleichen Ergebnis. Die weiteren durchzuführenden Schritte sind identisch mit den anderen Aufteilungsmethoden.
Bankeinzug mit unterschiedlichen Einheiten
Beim Bankeinzugslauf sollen je Debitor alle offenen Posten nach Einheiten gruppiert eingezogen werden. Die Erstellung der Zahlungszeilen erfolgt in Abhängigkeit von der Beschaffenheit der Debitorenposten.
Forderungsbuchungen an Debitor mit Lastschriftmandat
Forderungsbuchungen aus den Bereichen Sollstellung, Aktive Kautionsverwaltung und Darlehen, werden in RELion automatisch mit der Lastschriftmandatsnummer versehen, sofern ein aktives Lastschriftmandat für den Vertrag besteht.
Sie können bei Bedarf im Buchblatt die Laufende Nummer des Lastschriftmandates entfernen oder nach dem Buchen den Debitorenposten bearbeiten, wenn Sie nicht möchten, dass eine bestimmte Forderung (z. B. Kaution) per Lastschrift eingezogen wird.
Debitorenposten und Lastschriftmandatstypen
Folgende Lastschriftmandatstypen sind in der Lage Debitorenposten aus den Bereichen Sollstellung, Kaution und Darlehen gesammelt einzuziehen:
- Vertragsmandat (bezieht sich auf alle Posten der Vertragskarte – EV-übergreifend)
- Einheitenmandat (bezieht sich auf alle Posten zum Einheitenvertrag)
- Sammelmandat (bezieht sich auf alle Posten mit gleicher Debitorennummer und ZE/Gläubiger)
Der Typ Sollstellungsmandat entfällt, da dieser sich ausschließlich auf Debitorenposten, entstanden durch Sollstellungbuchungen bezieht.
Bankeinzugsvorschlag mit unterschiedlichen Einheiten
Der Bankeinzugsvorschlag ermittelt weiterhin, unter Berücksichtigung der hinterlegten Optionen und Filterkriterien, die aktiven Lastschriftmandate und die zugehörigen offenen Posten, welche die Laufende Nummer des Lastschriftmandates enthalten. Der Bericht erstellt Buchblattzeilen und teilt den Saldo des Lastschriftmandates nach Einheitenvertrag auf. Beispiel:
Erstellung der Zahlungsdatei
Die Erstellung der Zahlungsdatei wird durch die Funktion Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen vorgenommen. Die Verarbeitung unterteilt die Lastschriftbeträge je Lastschriftmandat. Anhand des oben gezeigten Beispiels stellen sich die Zahlungszeilen wie folgt dar:
Die Zahlungszeilen entsprechen exakt dem Inhalt der XML-Zahlungsdatei. Sie können die Zahlungszeilen einsehen, indem Sie über die Menübuttons Aktuelle Zahlungsvorgänge/Zahlungsposten/Zahlungszeilen navigieren. Im gezeigten Beispiel wurde in der Zahlungsverkehr Einrichtung beim Verwendungszweck folgendes hinterlegt:
Gebuchte Zahlungsposten
Die Debitorenposten wurden korrekt ausgeglichen und die Sachposten wurden auf die Forderungskonten gebucht.
Auszahlung (debitorisch)
Auszahlungsvorschläge
Auszahlungen an Debitoren sind meist erforderlich bei Überschüssen aus der Betriebskostenabrechnung. Es kann sich aber auch um andere Gutschriften handeln, die nicht direkt einem Einheitenvertrag zugeordnet wurden.
Für die Auszahlung von Posten mit Einheitenvertragsbezug und Posten ohne vertraglichen Bezug gibt es zwei unterschiedliche Verarbeitungsläufe. Bei der Auszahlung mit Einheitenvertragsbezug müssen an den Posten unbedingt Einheit und Historie hinterlegt sein! Bei der Auszahlung ohne Einheitenbezug dürfen weder Einheit noch Historie am Posten hinterlegt sein! Der Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug filtert von vorneherein alle Gutschriften weg, die eine Einheitennummer enthalten. Der Auszahlungsvorschlag mit Einheitenbezug benötigt eine eindeutige Angabe, die erst durch die Historie gegeben ist. Die Einheitennummer allein ist nicht ausreichend!
Die weiteren Arbeitsschritte zur Zahlungsdateierstellung und Buchung des Zahlungsvorgangs sind jedoch identisch mit dem Lastschrifteinzug. Den Aufruf der Auszahlungsfunktion finden Sie auf der Seite Debitor Zahlungen, im Menüband unter Aktionen/Weitere Vorschlagsläufe.
Auszahlungsvorschlag zur Begleichung von Guthaben mit Vertragsbezug
Der Auszahlungsvorschlag hat die Aufgabe auf Basis der Einheitenverträge, unter Berücksichtigung der eingegebenen Optionen, die offenen und fälligen Debitorenposten zu finden und den Guthaben-Saldo je Einheitenvertrag als Zahlungsbuchungen für den Ausgleich zu erstellen, sowie Zahlungszeilen für die Erstellung der Zahlungsdatei zu erzeugen. Ein Gutschrift-Debitorenposten wird zur Zahlung herangezogen, wenn:
| Feld im Debitorenposten | Bedingung |
|---|---|
| Offen | Wert muss Ja sein |
| Abwarten | muss leer sein |
| Restbetrag | <0 |
| Ausgleichs-ID | muss leer sein |
| Fälligkeitsdatum | passt zum angegebenen Fälligkeitszeitraum |
| Zahlungsformcode | Wert entspricht der Eingabe im Optionsregister des Berichts |
Das Inforegister Optionen verfügt über folgende Einstellungsmöglichkeiten:
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Buchblatt aufteilen | Mit dieser Option steuern Sie die Gruppierung der Buchblattzeilen nach Buchblättern. Nach Objekt: Pro Objektnummer wird ein Buchblatt generiert, wenn für das Objekt offene Debitorenposten vorhanden sind. Nach Bank: Pro Objektbankkonto wird ein Buchblatt generiert. Nicht aufteilen: Alle Zahlungsbuchungen werden in das Standard-Buchblatt gestellt. Wichtig Bei dieser Option müssen Sie ein Gegenkonto angeben. |
| Gegenkontoart | Beim Zahlungsvorschlag ist die Gegenkontoart immer Bankkonto. |
| Gegenkontonr. | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie die Aufteilungsoption Nicht aufteilen gewählt haben. In diesem Fall gelangen Sie mit dem Drilldown auf die Bankkontenübersicht und können ein bestimmtes Bankkonto, dem die Zahlungseingänge des Lastschrifteinzuges gutgeschrieben werden sollen, auswählen. Alle Posten mit einer Objektnummer, die das gewählte Bankkonto als Objektbank hinterlegt, haben werden vorgeschlagen. Ist in dem Feld Keine Prüfung Objektbankkonto ein Haken gesetzt, so werden alle Zahlungsvorschläge mit diesem Bankkonto als Gegenkonto beglichen. Eine Prüfung ob das Bankkonto einem Objekt zugeordnet ist, erfolgt nicht. |
| Keine Prüfung Objektbankkonto | Der Wert dieses Feldes hängt von der Einstellung der Zahlungsverkehr Einrichtung ab. Dort gibt es das gleichnamige Feld im Inforegister Debitor. Da die dortige Einstellung eine wichtige Auswirkung auf das Verhalten der Stapelverarbeitung in Bezug auf das Feld Gegenkontonr. hat, wird es dem Anwender zur Information eingeblendet. Grundsätzlich sollte dieser Parameter nur dann verwendet werden, wenn alle Verwaltungsobjekte des Mandanten über die gleiche Bankverbindung verfügen! |
| Erstes Fälligkeitsdatum / Letztes Fälligkeitsdatum | Über den angegebenen Fälligkeitszeitraum filtert das System die Debitorenposten im Feld Fälligkeitsdatum. Das Erste Fälligkeitsdatum kann leer gelassen werden, das Letzte Fälligkeitsdatum muss immer angegeben werden. |
| Buchungsdatum | Das Buchungsdatum wird bei der Erstellung der Zahlungsbuchungen verwendet und kann bei Bedarf vor dem Buchen im Zahlungsvorgang verändert werden. Mit Hilfe des Buchungsdatums prüft die Funktion die aktive Debitoren- und Objektbank, da diese Datensätze über Start- und Enddatum verfügen. |
| Keine Prüfung Einheitensaldo | Wenn die Einheit zum Zeitpunkt der Auszahlung einen positiven Saldo hat, wird ein ermittelter Guthabenposten standardmäßig nicht ausbezahlt. Setzten Sie hier einen Haken, erfolgt eine Auszahlung des ermittelten Guthabenpostens trotz positiven Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs. |
| Beispiel: |
- 03.01….. GH Jahresabrechnung -100,00 H
- 01.02….. Sollstellung Miete +500,00 S
- 02.02….. Saldo Zeitpunkt des Auszahlungslaufs +400,00 S
- Jahresabrechnung Guthaben
Trotz des Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs werden dem Mieter die 100 Euro Guthaben aus der Jahresabrechnung ausbezahlt, wenn der Haken bei Keine Prüfung Einheitensaldo gesetzt wurde.|
| Buchungstext | Wenn Sie hier einen Text eingeben, wird dieser in der Buchblattzeile der Auszahlung als Beschreibung verwendet. Andernfalls verwendet das System die Beschreibung des Debitorenpostens. Darüber hinaus kann der Text in den Verwendungszweck der Zahlungszeile übertragen werden, sofern in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung für die Auszahlung als Verwendungszweck der Platzhalter %4 festgelegt wurde. |
| Zahlungsformcode | Der Initialwert des Feldes beruht auf dem in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Zahlungsformcode für Auszahlungen. Wählen Sie bei Bedarf einen anderen Wert aus. Die Funktion filtert auf Gutschrift-Debitorenposten, welche diesen Wert im Feld Zahlungsformcode enthalten. |
Das Inforegister Einheitenvertrag dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.
Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug
Mit diesem Auszahlungsvorschlag sollen Posten ausbezahlt werden können, die auf Objekt und Debitor kontiert sind, aber keine Einheitenkontierung haben. Dies kann beispielsweise ein Kautionsguthaben sein, das zur Auszahlung kommt. Sie können die Stapelverarbeitung starten, indem Sie in der Seite Debitor Bankeinzug/Auszahlung die Aktion Weitere Vorschlagsläufe / Auszahlungsvorschlag ohne Einheitenbezug anwählen. Der Ablauf dieser Stapelverarbeitung ist ähnlich der Stapelverarbeitung RE Auszahlungsvorschlag, nur das hier Debitorenposten, die im Feld Einheitennr. einen Wert stehen haben, nicht berücksichtigt werden. Ein Gutschrift-Debitorenposten ohne Einheitenbezug wird zur Zahlung herangezogen, wenn:
| Feld im Debitorenposten | Bedingung |
|---|---|
| Offen | Wert muss Ja sein |
| Abwarten | muss leer sein |
| Restbetrag | <0 |
| Ausgleichs-ID | muss leer sein |
| Fälligkeitsdatum | passt zum angegebenen Fälligkeitszeitraum |
| Zahlungsformcode | Wert entspricht der Eingabe im Optionsregister des Berichts |
| Objektnr. | <>Leer |
| Einheitennr. | =Leer |
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Buchblatt aufteilen | Hier haben Sie die Möglichkeit, die ermittelten Zahlungsvorschläge in verschiedene Buchblätter zur leichteren Bearbeitung zu sortieren. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Auswahl: Nach Objekt: Pro Objektnummer wird ein Buchblatt generiert, wenn für das Objekt offene Debitorenposten vorhanden sind. Nach Bank: Pro Objektbankkonto wird ein Buchblatt generiert. Nicht aufteilen: Alle Zahlungsbuchungen werden in das Standard-Buchblatt gestellt. Wichtig Bei dieser Option müssen Sie ein Gegenkonto angeben. |
| Gegenkontoart | Beim Zahlungsvorschlag ist die Gegenkontoart immer Bankkonto. |
| Gegenkontonr. | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie die Aufteilungsoption Nicht aufteilen gewählt haben. In diesem Fall gelangen Sie mit dem Drilldown auf die Bankkontenübersicht und können ein bestimmtes Bankkonto, dem die Zahlungseingänge des Lastschrifteinzuges gutgeschrieben werden sollen, auswählen. Alle Posten mit einer Objektnummer, die das gewählte Bankkonto als Objektbank hinterlegt, haben werden vorgeschlagen. Ist in dem Feld Keine Prüfung Objektbankkonto ein Haken gesetzt, so werden alle Zahlungsvorschläge mit diesem Bankkonto als Gegenkonto beglichen. Eine Prüfung ob das Bankkonto einem Objekt zugeordnet ist, erfolgt nicht. |
| Keine Prüfung Objektbankkonto | Der Wert dieses Feldes hängt von der Einstellung der RE Zahlungsverkehr Einrichtung ab. Dort gibt es das gleichnamige Feld im Inforegister Debitor. Da die dortige Einstellung eine wichtige Auswirkung auf das Verhalten der Stapelverarbeitung in Bezug auf das Feld Gegenkontonr. hat, wird es dem Anwender zur Information eingeblendet. |
| Erstes Fälligkeitsdatum | Dieses Feld dient der zeitlichen Abgrenzung. Wenn Sie sicher gehen wollen, dass alle offenen Debitorenposten gesucht werden, können Sie dieses Feld leer lassen. |
| Letztes Fälligkeitsdatum | Dieses Feld dient der zeitlichen Abgrenzung. RELion sucht in den Debitorenposten nach deren Fälligkeitsterminen bis einschließlich dieses Datums. |
| Buchungsdatum | Das Buchungsdatum wird bei der Erstellung der Zahlungsbuchungen verwendet und kann bei Bedarf vor dem Buchen im Zahlungsvorgang verändert werden. Mit Hilfe des Buchungsdatums prüft die Funktion die aktive Debitoren- und Objektbank, da diese Datensätze über Start- und Enddatum verfügen. |
| Keine Prüfung Einheitensaldo | Wenn die Einheit zum Zeitpunkt der Auszahlung einen positiven Saldo hat, wird ein ermittelter Guthabenposten standardmäßig nicht ausbezahlt. Setzten Sie hier einen Haken, erfolgt eine Auszahlung des ermittelten Guthabenpostens trotz positiven Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs. |
| Beispiel: |
- 03.01….. GH Jahresabrechnung -100,00 H
- 01.02….. Sollstellung Miete +500,00 S
- 02.02….. Saldo Zeitpunkt des Auszahlungslaufs +400,00 S
- Jahresabrechnung Guthaben
Trotz des Saldos zum Zeitpunkt des Auszahlungslaufs werden dem Mieter die 100 Euro Guthaben aus der Jahresabrechnung ausbezahlt, wenn der Haken bei Keine Prüfung Einheitensaldo gesetzt wurde.|
| Buchungstext | Wenn Sie hier einen Text eingeben, wird dieser in der Buchblattzeile der Auszahlung als Beschreibung verwendet. Andernfalls verwendet das System die Beschreibung des Debitorenpostens. Ebenso wird der Buchungstext als Verwendungszeck angezeigt, wenn der Parameter %4 in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung gesetzt ist. |
| Zusammenfassung nach Debitor | Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird pro Debitor nur eine Zahlungszeile für alle Zahlungsposten des Debitors gebildet. In der Zahlungsdatei und auf dem Kontoauszug erscheint nur ein Betrag pro Debitor. Wenn hier kein Haken gesetzt ist, wird jeder Posten einzeln bezahlt. |
| Zahlungsformcode | Der Initialwert des Feldes beruht auf dem in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Zahlungsformcode für Auszahlungen. Wählen Sie bei Bedarf einen anderen Wert aus. Die Funktion filtert auf Gutschrift-Debitorenposten, welche diesen Wert im Feld Zahlungsformcode enthalten. |
Das Inforegister RE Objekt dient Filterzwecken, um den Zahlungsvorschlag bei Bedarf weiter einzuschränken. Sollten die voreingestellten Felder nicht ausreichen, können weitere Felder der Tabelle ausgewählt werden.
Auszahlung über mehrere Debitorenposten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen und Objektbanken
Beispiel: Auszahlung von Gutschriftsposten aufgrund unterschiedlicher Geschäftsvorfälle unter Angabe der Objektbank beim debitorischen Auszahlungsvorschlag. Um Debitor-Gutschriften aufgrund unterschiedlicher Geschäftsvorfälle bei der Auszahlung mit unterschiedlichen Objektbankkonten ausgleichen zu können, wird als Unterscheidungsmerkmal der RE Zahlungsformcode verwendet.
Der Code der Objektbank ist nur ein Beispiel und muss nicht zwingend wie abgebildet benannt werden. Die Auszahlung der Gutschriftsposten erfolgt über den Debitor-Zahlungsverkehr mit der Funktion Auszahlungsvorschlag.
Auszahlung Abrechnungsguthaben
Für die Auszahlung des Guthabens aus Abrechnungsergebnissen wird normalerweise die Standard-Objektbank verwendet, welche daher beim Auszahlungsvorschlag nicht gesondert angegeben werden muss. Es genügt die Angabe des entsprechenden Zahlungsformcode, mit dem die Abrechnung gebucht wurde.
Bei den abgebildeten Einstellungen durchsucht das System alle offenen Debitor-Gutschriftsposten mit RE Zahlungsformcode = GS und verwendet als Bankkonto für die Auszahlung das Standardobjektbankkonto je gefundenen Objekt. Die Option Buchbl. Aufteilen können Sie entweder auf Nach Objekt einstellen oder Nach Bank.
Somit können für den gesamten Mandanten die Guthaben aus der Jahresabrechnung in einem Lauf zur Auszahlung gebracht werden, sofern diese mit dem gleichen Zahlungsformcode gebucht wurden und das Standardobjektbankkonto für die Auszahlung verwendet, werden soll.
Auszahlung Kautionsguthaben
In folgendem Beispiel wird die Kaution nicht vom Standardobjektbankkonto ausbezahlt, sondern von einem extra Kautions-Objektbankkonto. Hierfür starten Sie den Auszahlungsvorschlag mit folgenden abgebildeten Parametern.
Bei der oben abgebildeten Einstellung ermittelt das System zunächst alle Objekte die das angegebene Bankkonto als Objektbankkonto hinterlegt haben. Anschließend werden weitere Filterparameter Fälligkeitsdatum, Zahlungsformcode und evtl. eingestellte Filter im Inforegister Einheitenvertrag angewandt, um die offenen Debitor-Gutschriftsposten zu ermitteln.
Unabhängig von der am Debitor eingerichteten Buchungsgruppe, ermittelt der Auszahlungsvorschlag die Buchungsgruppe des Gutschriftspostens und stellt diese ins Buchblatt ein.
Auszahlung Darlehensguthaben
In folgendem Beispiel wird die Darlehensgutschrift nicht vom Standardobjektbankkonto ausbezahlt, sondern von einem extra Darlehens-Objektbankkonto. Hierfür starten Sie den Auszahlungsvorschlag mit folgenden abgebildeten Parametern. Bei der abgebildeten Einstellung ermittelt das System zunächst alle Objekte die das angegebene Bankkonto als Objektbankkonto hinterlegt haben. Anschließend werden weitere Filterparameter Fälligkeitsdatum, Zahlungsformcode und evtl. eingestellte Filter im Inforegister Einheitenvertrag angewandt, um die offenen Debitor-Gutschriftsposten zu ermitteln.
Unabhängig von der am Debitor eingerichteten Buchungsgruppe, ermittelt der Auszahlungsvorschlag die Buchungsgruppe des Gutschriftspostens und stellt diese ins Buchblatt ein.
Zusammenfassung
Sollen Gutschriftsposten eines Debitors verschiedener Geschäftsvorfälle (Abrechnung, Darlehen, Kaution, etc.) von unterschiedlichen Objektbankkonten bezahlt werden, ist dies möglich, indem die Posten mit entsprechenden Zahlungsformcodes versehen werden.
Somit kann im Auszahlungsvorschlag mit dem Zahlungsformcode gezielt auf Gutschriftsposten eines bestimmten Geschäftsvorfalls zugegriffen werden. Unter Verwendung der Option „nicht aufteilen“ wird dann das zu belastende Objektbankkonto ausgewählt.Darüber hinaus erkennt das System auch die verschiedenen Buchungsgruppen der Posten und berücksichtigt diese bei der Ausgleichsbuchung.
Gebuchte Posten
Die Debitorenposten wurden korrekt ausgeglichen, unterschiedliche Buchungsgruppen wurden berücksichtigt.
