Für den Zahlungsverkehr von RELion ist es nötig die Bankverbindungen des Gläubigers als auch des Schuldners zu führen.
Hierfür gibt es in RELion vier verschiedene Tabellen:
Bankkonten - zur Erfassung aller Bankverbindungen je Mandanten.
RE Objektbankkonten - zur Verknüpfung der Bankkonten des Mandanten mit den entsprechenden Verwaltungsobjekten. Eine Verbindung zwischen Bank und Objekt ist möglich.
RE Debitorbanken - zur Erfassung der Bankverbindungen des Debitors – in RELion handelt es sich hierbei meist um den Mieter oder Wohnungseigentümer.
RE Kreditorbanken - zur Erfassung der Bankverbindungen des Kreditors. Der Kreditor ist meist eine Handwerks- oder Dienstleistungsfirma deren Rechnungen bezahlt werden müssen.
Bankverbindungen des Mandanten bzw. des Immobilienverwalters
Je Mandant der Datenbank können Bankverbindungen erfasst und gepflegt werden. Um diese Bankverbindungen im Bereich der Immobilienverwaltung nutzen zu können, müssen diese mit den jeweiligen Objektkarten verknüpft werden. Die Bankkonten des Mandanten verwenden das System auch zum Buchen von Zahlungen.
Das entsprechende Sachkonto für die Bankposten wird über die Bankkontobuchungsgruppe des Bankkontos ermittelt. Wie alle Stammdatensätze in der Datenbank benötigen auch Bankkonten eine Nummernserie. Die Finanzbuchhaltung Einrichtung hierfür rufen Sie über die Suche auf.
Anschließend können die Bankverbindungen des Mandanten erfasst werden. Dazu öffnen Sie über die Suche die Liste Bankkonten und erfassen mit der Option +Neu eine neue Bankverbindung.
Erläuterung der Bankkontokarte
Die nachfolgende Beispielabbildung zeigt die Mindestdaten, über die ein Bankkonto-Datensatz verfügen sollte, um diesen in RELion zu verwenden.
Hinweis
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass auch das Feld Bankkontonummer gefüllt sein muss, um eine Fehlermeldung in einem nachfolgenden Prozess (Erstellung der Zahlungsdatei) zu verhindern.
Die Saldenfelder der Bankkontokarte reagieren auf einen Flowfilter, den Sie auf der List-Page anwenden können.
Öffnen Sie erneut die Karte des Bankkontos, wird auch hier der Filter angewendet.
Die nachfolgend erläuterten Felder beziehen sich auf weiterführenden Funktionen und Prüfungen im Zusammenhang mit RELion.
Bezeichnung
Erläuterung
RE Transitsaldo
Aufgrund der Verzögerung zwischen dem Einreichen der Zahlungsdatei bei der Bank und dem tatsächlichen Erscheinen der Kontobewegungen auf dem Kontoauszug gibt es die Möglichkeit, ein Transitkonto als Zwischenkonto zu verwenden, um den Banksaldo nicht zu verfälschen. Die Einrichtung von Transitkonten wird in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung vorgenommen. Der Saldo dieses Feldes bezieht sich auf die Bankposten deren Transitbuchung noch nicht aufgelöst wurde.
Obligo
Dieses Feld zeigt nur einen Wert, wenn Sie mit dem RELion-Modul Geldfluss arbeiten. Es wird der Saldo der gebuchten Obligo-Posten angezeigt. Klicken auf den Drill-Down-Button, um die einzelnen Posten zu sehen. Der Begriff Obligo steht für die Zahlungsverpflichtungen des Mandanten. Obligo umfasst dabei nicht nur die buchhalterisch bereits erfassten Verbindlichkeiten (z. B. durch erhaltene, aber noch nicht bezahlte Rechnungen), sondern auch alle künftigen Zahlungsverpflichtungen (z. B. aufgrund vertraglicher Vereinbarungen). In der Kreditwirtschaft bezeichnet man mit Obligo u. a. den genehmigten Kreditrahmen eines Kunden, welcher ihm zur Verfügung steht.
Geldfluss
Dieses Feld zeigt nur einen Wert, wenn Sie mit dem RELion-Modul Geldfluss arbeiten. Es wird der Saldo der gebuchten Geldfluss-Posten angezeigt. Klicken auf den Drill-Down-Button, um die einzelnen Posten zu sehen.
Zugeordnete Objekte
Wurde das Bankkonto einem oder mehreren Verwaltungsobjekten zugewiesen, so zeigt dieses Feld die Anzahl der Objektbeziehungen an. Der Link öffnet die Übersicht RE Objektbanken.
Kontierungsregeln
Über Kontierungsregeln können Kontoumsätze importierter Kontoauszugsdateien automatisch dem richtigen Buchungskonto zugeordnet werden. Der Link des Feldes öffnet die Kontierungsregeln gefiltert auf das entsprechende Bankkonto.
Geprüft
Das System setzt automatisch den Geprüft-Status, sobald die Mindestwerte (IBAN und Kontoinhaber) für das Bankkonto erfasst wurden.
Gesperrt
Wird hier der Haken gesetzt, so sind Buchungen auf das Bankkonto nicht mehr möglich.
Bei Import ignorieren
Haben Sie hier einen Haken gesetzt, werden importierte Kontoauszüge diesem Bankkonto-Datensatz nicht mehr zugeordnet. Findet die Kontoauszugs-Schnittstelle in keinem weiteren Mandanten der Datenbank eine passende Bankkontokarte, so wird der Kontoauszug gesperrt und kann im System nicht verbucht werden.
Sammelbankkonto
Dieses Feld wird nur in Zusammenhang mit dem Modul Sondereigentumsverwaltung benötigt und kennzeichnet Bankkonten die mehreren SEV-Verträgen zugeordnet werden dürfen.
Letzte Kontoauszugsnr.
Dieses Feld enthält die Nummer des letzten Kontoauszuges, der zu diesem Bankkonto importiert wurde. Die Auszugsnummer wird beim Buchen der Zahlung in die Posten übertragen, um eine Verknüpfung zum zugrunde liegenden Kontoauszug bzw. Bankbeleg herzustellen. Sollte in der Kontoauszugsdatei keine Auszugsnummer übermittelt werden, so prüft die Kontoauszugsschnittstelle die letzte Kontoauszugsnummer der Bankkontokarte, zählt den Wert um eins hoch und trägt diesen neuen Wert sowohl in die Bankbelege als auch in die Bankkontokarte ein. Wird beim Import der Kontoauszugsdatei keine letzte Kontoauszugsnummer auf der zugehörigen Bankkontokarte ermittelt, fordert das System den Anwender auf die letzte Kontoauszugsnummer einmalig manuell auf der Bankkontokarte zu hinterlegen.
Kontonr. MT940-Import
Es gibt Banken, welche intern die Kontonummer mit weiteren Zusatzzahlen oder Buchstaben versehen und diese in der MT940-Importdatei so ausliefern. Damit RELion das Konto trotzdem richtig zuordnen kann, müssen Sie hier die Kontonummer inkl. Zusatz eintragen.
Buch.-Blattvorlagenname / Buch.-Blattname
Mithilfe der beiden Felder Buch.-Blattvorlagenname und Buch.-Blattname können Sie für das Bankkonto ein Buchblatt bestimmen, in das die Buchungszeilen beim Übertragen der Kontoumsätze geschrieben werden, wenn die Option nach Buchblatt aufteilen verwendet wird. Ist hier kein eigenes Buchblatt definiert, kann dies nachträglich bei der Übertragung ausgewählt werden.
Virtuelles Bankverfahren
Die Kreditinstitute Berliner Bank und Aareal Bank erlauben die Verwaltung von virtuellen Unterkonten zum jeweiligen Bankkonto. In RELion werden diese virtuellen Unterkonten als Zahlungsschlüssel geführt mit deren Hilfe die Transaktionen automatisch kontiert werden können. RELion unterstützt zwei Verfahren zur Verwaltung virtueller Konten: Konten der Berliner Bank und Konten der Aareal Bank. Um die Bankkontokarte für eine der beiden Verfahren zu aktivieren, wählen Sie eine der beiden gleichlautenden Optionen aus.
Anzahl Zahlungsschlüssel
Zeigt die Anzahl der, dem Bankkonto zugeordneten, virtuellen Konten an.
Bankkonto als RE Objektbank definieren
Die Bankkonten müssen darüber hinaus in den entsprechenden Objektkarten in die RE Objektbanken eingetragen werden.
Die Aareal Bank übermittelt die virtuellen Konten als VIRR-Datei. Für den Import der Datei gibt es in RELion einen XML-Port. Um dem Objekt eine neue Bankverbindung zur Verfügung zu stellen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie im entsprechenden Objekt die RE Objektbanken, indem Sie im Feld Bankkonto auf den Drilldown klicken und anschließend in die erweiterte Übersicht wechseln.
Tragen dort in einer neuen Zeile einen aussagekräftigen Code und ein Startdatum ein. Start- und Enddatum grenzen den Gültigkeitszeitraum der Bankverbindung für dieses Objekt ein.
Hinweis
Bei der Vergabe des Codes in der Objektbank gilt folgende Regel:
Zeitgleich gültige Bankverbindungen werden mit unterschiedlichem Code (z. B. Bank 1, Bank 2, etc.) erfasst. Bei einem Bankverbindungswechsel zu einem bestimmten Stichtag wird die Folgebankverbindung mit gleichem Code erfasst.
Gehen Sie als nächstes in das Feld Bankkonto und wählen Sie mithilfe des Lookups ein Bankkonto aus der Bankkontenübersicht des Mandanten aus, um die Zuweisung auf das Objekt vorzunehmen.
Sie können in der Bankkontenübersicht auf die Bankkontokarte wechseln und bei Bedarf ein neues Bankkonto erfassen, welches dann im Anschluss dem Objekt zugewiesen wird. Durch die Auswahl des Bankkontos übernimmt das System automatisch die Werte für die Felder Name, Bankkontonummer, Bankleitzahl, IBAN, BIC, Kontoinhaber, Suchbegriff und Bewegung.
Nachdem die Bankverbindungen für das Objekt erfasst wurden, ist eines der Objektbanken als Standard zu definieren. Die Standardobjektbank wird vom RELion Zahlungsverkehr bevorzug verwendet – außer es wurde für den Einheitenvertrag oder beim Buchen des Postens eine andere Bankverbindung zur Zahlung angegeben. Wählen Sie über den Drilldown des Feldes Bankkonto der Objektkarte die gewünschte Bank aus. Die Übersicht schließt sich und Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage die Sie entsprechend bestätigen.
Die Standardbank wird somit auf der Objektkarte angezeigt. In der Übersicht RE Objektbanken hat die Standardbank im Feld Objektbank den Wert Ja.
Neben der Standardbank besteht auch die Möglichkeit eine allgemeine Bankverbindung für Zahlungsausgänge zu definieren. Diese Bankverbindung wird dann vom Zahllauf für den Ausgleich von Verbindlichkeiten verwendet – sofern am Posten selbst keine Bank für Zahlung vorhanden ist. Die Bankverbindung für Zahlungsausgänge wird im Feld Bank für Zahlungsausgang angehakt.
Die Bankkontonutzungsart (kreditorisch)
Haben Sie einem Objekt mehrere Bankkonten zugeordnet, können Sie für die verschiedenen Bankverbindungen des Objektes Nutzungsarten (z. B. Baukonto, Darlehen, Mieteinnahmen, Instandhaltung etc.) definieren. Für bestimmte Buchungsfälle, beispielsweise Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen, kann das System über die Bankkontonutzungsart das richtige Objektbankkonto für die Bezahlung ermitteln. Voraussetzung ist, dass am Objekt eine Bankverbindung mit Nutzungsart eingerichtet ist und bei den relevanten Objektbuchungskonten ebenfalls die gleichlautende Bankkontonutzungsart hinterlegt ist.
Wenn Sie eine Buchung veranlassen, bei der Sie ein Objektkonto (Buchungskonto) auswählen, welches einer Bankkontonutzungsart zugeordnet ist, prüft RELion, ob es im Objekt auch ein Bankkonto mit der gleichen Bankkontonutzungsart gibt. Wenn ja, trägt das System im Feld Bankkonto für Zahlung der Buchblattzeile den Bankkonto-Code der entsprechenden Objektbank ein. Auf der Objektkontokarte im Inforegister Zahlung ist bei BankkontonutzungsartINSTAND hinterlegt.
An der Objektbank BANK 2 ist ebenfalls die Bankkontonutzungsart INSTAND hinterlegt.
Wird im Einkaufsbuchblatt das Objektkonto mit hinterlegter Bankkontonutzungsart gewählt, erfolgt eine automatische Validierung des Feldes Bankkonto für Zahlung.
Auch im Einkaufsbeleg erfolgt eine automatische Validierung des Bankkontos für Zahlung, wenn ein Objektkonto mit entsprechender Bankkontonutzungsart ausgewählt wird.
Wichtig
Die Ermittlung einer Objektbankverbindung aufgrund einer Bankkontonutzungsart, ist nur für Buchungen im kreditorischen Bereich möglich. Kreditorenposten verfügen über ein Feld Bankkonto für Zahlung in dem bei Bedarf die gewünschte Bankverbindung hinterlegt werden kann. Die Debitorenposten-Tabelle hat dieses Feld nicht.
Der Wert Bankkonto für Zahlung wird beim Buchen in das gleichnamige Feld des Kreditorenpostens übertragen.
Findet das System bei der Erstellung des kreditorischen Zahlungsvorschlagslaufs, Kreditorenposten mit einem Wert im Feld Bankkonto für Zahlung übersteuert die dort hinterlegte Objektbank die Standard-Objektbank.
Hinweis
Bedarfsweise kann der Buchhalter bei Erfassung einer Rechnung auch ohne Initialisierung durch die Bankkontonutzungsart manuell eine Objektbank im Feld Bankkonto für Zahlung auswählen.
Zuweisung individueller Objektbankverbindungen an Einheitenverträge (debitorisch)
Debitorenposten, die aufgrund von Prozessen im Bereich der Miet- und WEG-Verwaltung entstehen, enthalten immer einen Bezug auf den entsprechenden Einheitenvertrag. Daher kann am Einheitenvertrag selbst eine Objektbankverbindung hinterlegt werden, sofern diese von der Standard-Bankverbindung der Objektkarte abweichen soll.
In der Übersicht RE Objektbanken finden Sie alle Bankverbindungen des Objektes. Standardmäßig sind der Standard-Bankverbindung (Feld Objektbank = Ja) alle Einheiten des Objektes zugwiesen. Wenn Sie auf die Anzahl im Feld Zugewiesene Einheiten klicken, öffnet sich die Einheitenvertragsübersicht gefiltert auf die Einheiten, die der Bankverbindung zugewiesen sind.
Sie können bei Bedarf diese Zuordnung ändern, das beispielsweise Mieteinnahmen der gewerblich genutzten Einheiten auf ein anderes Bankkonto des Objektes fließen sollen. Wählen Sie ein Bankkonto aus, welches für bestimmte Einheiten die Standardobjektbank werden soll. Starten Sie über das Menüband die Aktion Einheiten dem Bankkonto zuweisen.
Wichtig
Sie können einem Objektbankkonto nur dann Einheiten zuweisen, wenn es nicht als Standard-Objektbankkonto definiert ist. Dem Standard-Objektbankkonto sind erst einmal alle Einheiten zugewiesen.
Es öffnet sich die Einheitenvertragsübersicht, welche Ihnen die aktiven und noch nicht anderweitig zugewiesenen Einheiten des Objekts anzeigt, in dem Sie sich befinden. Sie können nun beispielsweise nach Nutzungsart filtern, um Ihre Auswahl zu erleichtern. Markieren Sie die gewünschten Einheiten und bestätigen Sie anschließend mit Schließen.
Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage, welche Sie mit Ja bestätigen oder mit Nein, um den Vorgang abzubrechen. Um den Überblick zu behalten, welche Einheiten nun welchem Bankkonto des Objektes zugeordnet sind, gibt es in der Übersicht RE Objektbanken das Feld Zugewiesene Einheiten, dessen Verteilung sich entsprechend Ihrer Eingabe geändert hat.
Durch die Zuweisung einzelner Einheiten zu einer bestimmten Bankverbindung, wird die abweichende Objektbankverbindung auf der Einheitenvertrag Karte im Inforegister Zahlungen über das Feld Objektbank Code eingetragen. Bei Bedarf kann der Anwender die individuell zugewiesene Objektbank auch manuell bearbeiten.
Um die Zuweisung einer abweichenden Bankverbindung für mehrere Einheitenverträge rückgängig zu machen, kann die Aktion Zuweisung Einheiten löschen verwendet werden.
Nach Auswählen der Funktion werden Ihnen die zugewiesenden Einheiten in der Einheitenvertragsübersicht angzeigt. Markieren Sie die gewünschten Einträge. Wenn Sie jetzt auf Schließen klicken, erscheint die Meldung:
Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, dann werden die zugewiesenen Einheiten gelöscht und in der Tabelle RE Objektbanken der reduzierte Bestand (hier: 0) angezeigt.
Debitor- und Kreditor-Bankverbindungen
In RELion werden Mieter und Wohnungseigentümer als Debitoren geführt und mit den betreffenden Einheitenverträgen verbunden. Der Debitor ist die Person oder das Unternehmen an den überwiegend die Forderung aufgrund von Vertragsverhältnissen gebucht werden. Darüber hinaus sind auch Gutschriften aufgrund von Abrechnungsüberschüssen möglich.
Die entstandenen Debitorenposten müssen durch eine Zahlung ausgeglichen werden. Dies erfolgt zu großen Teilen in der Immobilienverwaltung mithilfe von Lastschrifteinzügen. Aber selbst, wenn der Debitor kein Lastschriftmandat erteilt hat, wird dessen Bankverbindung benötigt um beispielsweise dessen Überweisungen automatisiert dem Vertragsverhältnis zuordnen zu können. Kreditoren verwendet das System für Personen oder Unternehmen aus deren Geschäftsbeziehung sich Verbindlichkeiten ergeben. Im Falle der Immobilienverwaltung werden überwiegend Handwerker und andere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Verwaltungsobjekt als Kreditoren angelegt, um deren Rechnungen zu buchen. Die entstandenen Kreditorenposten müssen durch eine Zahlung ausgeglichen werden. Die auf der Rechnung angegebene Bankverbindung ist am Kreditor zu hinterlegen.
Erfassung der Kreditor-Bankverbindung
Die Kreditorenkarte ist eine Business Central Standard-Karte, welche um RELion-Felder ergänzt wurde. Die Bankkonten des Kreditors werden in einer eigenen RELion-Tabelle gespeichert. Sie erfassen eine Bankverbindung für den Kreditor, indem Sie auf der Kreditorenkarte im Menüband den Aufruf RE Bankkonten starten.
Sie können pro Kreditor beliebig viele Bankkonten mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen führen.
Dabei sollten Sie in Bezug auf den Code folgende Regel beherzigen:
Wechselt der Kreditor seine Bankverbindung, ist die neue Bankverbindung mit gleichem Code zu erfassen.
Hat der Kreditor mehrere aktive Bankverbindungen sind diese mit unterschiedlichem Code zu führen.
Das Feld Geprüft wird vom System automatisch gesetzt, sobald die Mindestangaben für die Bankverbindung gefüllt sind.
Beim Buchen von Rechnungen über das Einkaufsbuchblatt oder Rechnungsbelegen kann im Feld Empfänger Bankkonto der Kreditor Bankcode ausgewählt werden. Der Bankcode wird beim Buchen in den Kreditorenposten übertragen. Mithilfe des Codes ermittelt der kreditorische Zahlungsvorschlagslauf zu Buchungsdatum des Zahllaufs die aktuell gültige IBAN.
Wichtig
Wenn Sie beim Buchen der Rechnung nicht explizit ein Kreditor-Bankkonto auswählen auf das bezahlt werden soll, bleibt das Feld im Kreditorenposten leer. Das System nimmt dann für die Bezahlung des Kreditorenpostens das erste gültige Kreditor-Bankkonto, das es findet. Möchten Sie also auf ein bestimmtes Konto bezahlen, so müssen Sie bei der Rechnungserfassung im Feld Empfänger Bankkonto einen Code auswählen. Wurde die Angabe beim Buchen vergessen, kann das Feld Kreditor Bankkonto auch direkt am Kreditorenposten nachträglich bearbeitet werden.
Erfassung der Debitor-Bankverbindung
Die Debitorenkarte ist eine Business Central Standard-Karte, welche um RELion-Felder ergänzt wurde. Die Bankkonten des Debitors werden in einer eigenen RELion-Tabelle gespeichert.
Sie erfassen eine Bankverbindung für den Debitor, indem Sie auf der Debitorenkarte im Menüband den Aufruf RE Bankkonten starten. Der danebenstehende Aufruf Bankkonten ist für den Dynamics NAV Zahlungsverkehr gedacht und daher in RELion gesperrt (in unserem Beispiel-Mandant bereits ausgeblendet).
Pro Debitor können Sie beliebig viele Bankkonten mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen führen.
Dabei sollten Sie in Bezug auf den Code folgende Regel beherzigen:
Wechselt der Debitor die Bankverbindung ist die neue Bankverbindung mit gleichem Code zu erfassen. Das Enddatum der Vorgänger-Bank wird vom System automatisch gesetzt.
Hat der Debitor mehrere aktive Bankverbindungen sind diese mit unterschiedlichem Code zu führen.
Das Feld Geprüft wird vom System automatisch gesetzt, sobald die Mindestangaben für die Bankverbindung gefüllt sind.
Im Feld Lastschriftmandat zeigt das System die Anzahl der Lastschriftmandate bezogen auf die IBAN des Debitors an.
Debitor-Bankverbindung als Einheitenbank definieren
Im Bereich der Miet- und WEG-Verwaltung ist der Debitor immer mindestens einem Einheitenvertrag zugeordnet. Da der Debitor über mehrere Bankverbindungen verfügen kann, sollte die gültige Bankverbindung für den Einheitenvertrag immer gepflegt werden.
Hinweis
Die Verknüpfung einer Debitor-Bank mit dem Einheitenvertrag ist mit dem Feld Bankcode im Inforegister Sollstellung der Einheitenvertrag Karte herzustellen. Nur wenn der Bank-Code sich ändert, muss die Verknüpfung auf dem Einheitenvertrag auch geändert werden. Die Anzeige der Bankdaten erfolgt in Abhängigkeit des Arbeitsdatums. Eine Debitor-Bank kann beliebig vielen Einheitenverträgen des Debitors zugeordnet werden.
An manchen Stellen im System trägt die Anwendung bereits automatisiert die Debitor-Bankverbindung auf den Einheitenvertrag ein oder ändert diese:
Wird beispielweise in der Einheit-Schnellerfassung für den zu erzeugenden Einheitenvertrag eine Debitor-Bankverbindung erfasst, so hinterlegt das System beim Schreiben der Daten diese Bankverbindung für den Einheitenvertrag.
Der Assistent Lastschriftmandat erstellen hinterlegt die Debitor-Bankverbindung ebenfalls automatisiert in den betreffenden Einheitenverträgen bzw. ändert diese, wenn eine andere Bankverbindung hinterlegt war.
Auch aus dem Bankbuchblatt heraus können Sie eine Bankverbindung zuweisen über die Funktion Bankverbindung der Einheit zuweisen. Mithilfe dieser Funktion kann die Bankverbindung eines Kontoumsatzes auf den Einheitenvertrag übertragen bzw. geändert sowie bei Bedarf eine neue Debitor-Bankverbindung erzeugt werden.
Lastschriftmandate
Lastschriftmandate werden im Bereich der Immobilienverwaltung am häufigsten für den Einzug der monatlichen Miet- oder Hausgeld-Forderungen benötigt. Da Mieter und Wohnungseigentümer als Debitoren geführt werden, bezieht sich auch das Lastschriftmandat auf diesen Bereich. Der monatliche Lastschriftlauf im System hat die Aufgabe die aktiven Lastschriftmandate unter Berücksichtigung der SEPA-Regularien zu ermitteln und die Summe der Forderungen einzuziehen. Es kann aber auch sein, dass das Verwaltungsunternehmen selbst einen Dienstleister zum Einzug per Lastschrift ermächtigt. Rechnungen werden meist in Verbindung mit Kreditoren oder direkt auf das Kostenkonto gebucht. In diesen Fällen geht es vor allen Dingen darum bei Abbuchungen per Lastschrift im elektronischen Kontoauszug den Geschäftsvorfall automatisiert zu erkennen und die richtigen Kreditoren bzw. Buchungskonto zuzuordnen. Daher sollten solche Lastschriftmandate als Kontierungsregel geführt werden.
Mandatsarten
Im SEPA-Sprachgebrauch gibt es folgende Mandatsarten:
Sammelmandat
Gilt für alle Schuldverhältnisse zwischen Gläubiger und Schuldner, deren Zahlungen im Lastschriftverfahren mit einem bestimmten Konto abgewickelt werden.
Einzelmandat
Einzelmandate sind vertragsbezogen und sinnvoll, wenn der Debitor mehrere Verträge hat und Einzug zu Lasten unterschiedlicher Kontoverbindungen fordert.
Einmalmandat
Ein Lastschriftmandat, das nur einmalig durchgeführt wird und sich auf einen bestimmten Vorgang bezieht. Einmalmandate werden in RELion nicht geführt!
Die Erstellung eines Lastschriftmandates (debitorisch) wird in RELion über einen Assistenten abgewickelt.
Beispielformular SEPA-Lastschriftmandat
Die Gestaltung des SEPA-Lastschriftmandats ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt. Der rechtlich relevante Text des SEPA-Lastschriftmandats ist im folgenden Wortlaut anzugeben:
(Quelle: Deutsche Kreditwirtschaft)
Beispielformular SEPA-Lastschriftmandat bei abweichendem Kontoinhaber
(Quelle: Deutsche Kreditwirtschaft)
Einrichtung
Festlegung einer Mandatsreferenznummernserie
Jedes Lastschriftmandat erhält bei der Erfassung eine Mandatsreferenz, die eindeutig ist. Durch die Kombination von Mandatsreferenz und Gläubiger-ID ist zukünftig jede Lastschrift in Europa eindeutig Kreditor und Debitor zuzuordnen.
Folgendes ist hierbei zu beachten:
max. 35 Stellen (alpha-numerische Zeichen, keine Umlaute, keine Sonderzeichen)
Aufbau und Länge der Nummer ist in der Datenbank einmalig festzulegen
Globale Einrichtung (mandantenübergreifend) in RELion
Für die Einrichtung der Mandatsreferenznummernserie öffnen Sie RE Nummernserie. Die Einrichtungskarte für Globale Nummernserien hat im Inforegister SEPA das Feld Mandatsreferenznummern, in welches Sie eine Startnummer eintragen. Beim Erzeugen des Lastschriftmandates zählt das System die Nummer um eins hoch, sofern im Assistenten keine manuelle Mandatsreferenznummer eingegeben wurde.
Hinterlegung der Gläubiger-IDs der Objektbank-Kontoinhaber
Die Gläubiger-ID kann für deutsche Auftraggeber bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Auftraggeber mit Sitz in Österreich beantragen die Gläubiger-ID bei der ÖNB. Die Gläubiger-ID ist bis zu 35 Stellen lang und setzt sich wie folgt zusammen:
In RELion wird die Gläubiger-ID in der jeweiligen Mandats-Zuständigkeitseinheitenkarte hinterlegt. Diese ist wiederum direkt mit den entsprechenden Verwaltungsobjekten verknüpft.
Wichtig
Zwischen dem hinterlegten Objekteigentümer (Mandats Zuständigkeitseinheit) und dem Kontoinhaber der zugehörigen Objektbankverbindungen gibt es in RELion keine direkte Verknüpfung. Dennoch muss die Gläubiger-ID der Zuständigkeitseinheit zwingend die des Kontoinhabers der Objektbanken sein! Bei einem WEG-Verwaltungsobjekt wird die Eigentümergemeinschaft als Zuständigkeitseinheit erfasst.
Lastschriftmandatsformular drucken
Beim Druck von Betriebskosten- und Wirtschaftsplan-Belegen können wahlweise Lastschriftmandatsformulare für Verträge ohne hinterlegtes Lastschriftmandat mitgedruckt werden. Auf der Vertragskarte selbst ist es ebenfalls möglich für den Debitor ein Lastschriftmandatsformular zur Unterzeichnung zu drucken, sofern der Bericht in der RE Berichtsauswahl eingerichtet wurde. Öffnen Sie die Einrichtungskarte RE Berichtsauswahl.
Stellen Sie das Feld Verwendung auf RE Vertrag ein und tragen Sie bei Bedarf den Bericht 5052580 Vertrag SEPA Lastschriftmandat ein, um diesen zukünftig über das Drucksymbol der Vertragskarte zur Verfügung zu haben.
Für den Druck eines Lastschriftmandates öffnen Sie die entsprechende Vertragskarte und starten Sie über Berichte die Berichtsauswahl, bestätigen Sie den Bericht Vertrag SEPA Lastschriftmandat.
Der Filter auf den Vertrag ist bereits voreingestellt und kann bei Bedarf geändert werden, um Formulare für mehrere Verträge zu drucken.
Die auf dem Formular gedruckte Mandatsreferenznummer wird aus der in RELion eingerichteten Nummernserie gezogen, welche beim Druck entsprechend hochgezählt wird. Sobald das Formular unterzeichnet zurückkommt, kann die Mandatsreferenznummer bei der Erfassung im Assistenten Lastschriftmandat erstellen in das Feld Manuelle Mandatsreferenznummer eingetragen werden.
Lastschriftmandate erstellen und verwalten (debitorisch)
Lastschriftmandatsdatensätze können in RELion über verschiedene Wege erzeugt werden:
Einheit-Schnellerfassung
Dort können in der Schnellerfassungszeile des zukünftigen Einheitenvertrages neben der Bankverbindung des Debitors auch die erforderlichen Felder für ein existierendes Lastschriftmandat ausgefüllt werden. Bei Übernahme der Schnellerfassungszeile in die Anwendung, wird auch ein Lastschriftmandat erstellt.
Assistenten der Vertragsverwaltung
Im Bereich der Mietverwaltung verfügt der Assistent Neuvermietung über die Option zur Lastschriftmandatserstellung. Im Bereich der WEG-Verwaltung sind es die Assistenten Neuer WEG-Kaufvertrag und Vertragswechsel/Verkauf.
Assistent aus Lastschriftmandatsübersicht
Die Lastschriftmandatsübersicht kann über die jeweilige Vertragskarte oder aus der DebitorBankkontenübersicht geöffnet werden. Dort befindet sich im Aktionsregister des Menübandes der Aufruf für den Assistenten Lastschriftmandat erstellen.
Die erforderlichen Felder für die Erfassung eines Lastschriftmandates sind in jedem der genannten Bereiche identisch, daher wird nachfolgend nur die Erfassung mithilfe des Assistenten Lastschriftmandat erstellen beschrieben.
Erstellen eines Einzelmandates
Für die Erstellung eines Lastschriftmandates mithilfe des Assistenen, öffnen Sie die entsprechende Vertragskarte. Über Details gelangen Sie zum Aufruf Lastschriftmandate, welcher die Lastschriftmandatübersicht öffnet.
In der Übersicht wählen Sie über NEU die Aktion Lastschriftmandat erstellen, um den gleichlautenden Assistenten zu starten.
Einzelmandate erhalten in RELion eine weitere Unterteilung in
Vertragsmandat, Bezug auf den gesamten Vertrag mit all seinen Vertragszeilen (Einheiten-Flächen)
Einheitenmandat, Bezug auf eine bestimmte Einheit des Vertrages
Sollstellungsmandat, Bezug auf eine bestimmte Einheit und Sollstellung des Vertrages
Hinweis
Eine Unterteilung von Lastschriftmandaten innerhalb eines Vertrages macht nur dann Sinn, wenn der Debitor unterschiedliche Bankkonten verwenden möchte. Grundsätzlich sollte das Lastschriftmandat immer das Schriftstück widerspiegeln!
Die markierten Felder sind die Mindestangaben für das Einzelmandat. Da der Assistent im Kontext Vertrag gestartet wird, ist der Debitor bereits bekannt. Bei einem Einheitenmandat stehen zusätzlich die Einheitennummern der Vertragszeilen zur Auswahl.
Das Startdatum ist ausschlaggebend für die Verwendung des Lastschriftmandates bei Zahlläufen und Buchungsprozessen (z. B. Sollstellungslauf). Die Verknüpfung erfolgt über die IBAN. Unterschriftsdatum und Unterschriftsort sind wegen der SEPA-Regularien erforderlich. Hierbei ist zu beachten, dass das Unterschriftsdatum mindestens 1 Tag vor Startdatum des Lastschriftmandates liegen muss.
Lassen Sie das Feld Manuelle Mandatsreferenz leer, wenn auf dem vorliegenden Lastschriftmandatsformular noch keine Mandatsreferenz vergeben wurde. Das System verwendet dann die eingerichtete Nummernserie. Mandatsreferenznummer und Gläubiger-ID sind dem Debitor zwingend mitzuteilen. Beispielsweise auf einer Mietrechnung oder einer Vorabankündigung zum Lastschrifteinzug.
Das Feld Typ bietet folgende Auswahlmöglichkeiten:
Basislastschrift/CORE
Der Zahlungsempfänger muss die Erst-Lastschrift 1 Bankarbeitstag vor Fälligkeit einreichen.
Basislastschrift/CORE 1
Bis zum 20.11.2016 galt CORE1 als sog. Eillastschrift, da die Vorlagefrist bei der Basislastschrift CORE bis zu diesem Zeitpunkt 5 Tage betrug. Mit Änderung der Vorlagefrist der Basislastschrift CORE auf 1 Tag wurde CORE1 abgeschafft.
Firmenlastschrift/B2B
Die Firmenlastschrift kann nur zwischen Unternehmen vereinbart werden und unterliegt anderen Regeln als die Basislastschrift.
Sollte der Vertrag, für den Sie das Lastschriftmandat erstellen über offene Debitorenposten verfügen, so werden diese auf der nächsten Seite des Assistenten angezeigt. Die Spalte Übernehmen ist bereits initial auf Ja eingestellt. Dies bedeutet, dass diese Debitorenposten mit Beendigung des Assistenten mit dem Lastschriftmandat über das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. verknüpft werden. Beim nächsten Lastschriftlauf können diese Posten dann eingezogen werden.
Um bestimmte Debitorenposten davon auszunehmen, ist lediglich der jeweilige Haken per Mausklick zu entfernen.
Sobald Sie im Assistenten alle notwendigen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Fertigstellen, um den Datensatz zu erzeugen. Die mit dem Lastschriftmandat verknüpften Debitorenposten können Sie noch einmal überprüfen, indem Sie in der Lastschriftmandatsübersicht auf Debitorenposten klicken.
Hinweis
Ausschließlich Debitorenposten mit einem Wert im Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. können per Lastschrift eingezogen werden. Bei Bedarf kann der Anwender manuell den Bezug auf das Lastschriftmandat entfernen, indem der Feldwert manuell entfernt wird. Umgekehrt ist es auch möglich einen Posten nachträglich auf ein bestehendes Lastschriftmandat zu beziehen. Der Drilldown des Feldes öffnet bestehende Lastschriftmandate zum jeweiligen Vertrag und erleichtert somit die Auswahl des richtigen Lastschriftmandates. Darüber hinaus ist es möglich im Feld Abwarten ein Kürzel einzutragen, um Posten vorrübergehend vom Zahllauf auszuschließen. Sämtliche debitorische Buchungen deren Vertragsdaten sich auf ein aktives Lastschriftmandat beziehen, erhalten in den Buchblattzeilen automatisch die lfd. Nummer des Lastschriftmandates. Auch in der Buchblattzeile ist ein manuelles Eingreifen des Anwenders möglich.
Lastschriftmandatkarte
Sie öffnen die Lastschriftmandatkarte in dem Sie in der Lastschriftmandatübersicht auf Ansicht im Menüband klicken.
Die Lastschriftmandatkarte beinhalte alle relevanten Informationen, welche das System benötigt, um bei verschiedenen Verarbeitungsprozessen, das richtige Lastschriftmandat zu finden, zugehörige Debitorenposten zu ermitteln, und die benötigten Daten in die Lastschriftdatei zu übertragen. Durch Klick in das Feld Letztes Zahlungsdatum öffnen sich gebuchte Zahlungszeilen, bei einem neu erstelltem Lastschriftmandat ist dieses Feld zunächst leer.
Wichtig
Eventuell falsch angelegte Lastschriftmandate können gelöscht werden, solange noch keine Zahlungszeilen existieren. Sobald jedoch das Lastschriftmandat verwendet wurde und somit im Feld Letztes Zahlungsdatum einen Wert enthält, kann es nur über eintragen eines Enddatums vom nächsten Lastschriftlauf ausgenommen werden.
Ein Einzelmandat enthält als Schlüssel bzw. Bezug die Debitorennummer und die Schlüsselfelder je nach Mandatsart (Vertrag, Einheit, Sollstellung) auf Vertrag, Objekt, Einheit bis zum Sollstellungskonto. Alle Forderungen, die auf die Debitorennummer mit Angabe der Vertragsnummer und zugehörigen Einheitenverträgen gebucht werden, sind mit diesem Einzelmandat einzuziehen. Handelt es sich um ein Mandat mit Bezug auf Einheitenvertrag, so können Forderungen nur für diesen Einheitenvertrag eingezogen werden.
Wichtig
Sollstellungsmandate dürfen nicht für die E/A-Rechnung (EÜR) verwendet werden!
Erstellen eines Sammelmandates
Während Einzelmandate in RELion mindestens den Bezug auf eine Vertragsnummer benötigen, so bieten Sammelmandate die Möglichkeit sämtliche Forderungen zwischen Debitor und Zuständigkeitseinheit per Lastschrift einzuziehen. Sollte der Debitor also in mehreren Vertragskarten hinterlegt sein, oder gar Forderungsposten außerhalb der Verträge entstehen, so können all diese Beträge in einer Summe per Sammelmandat eingezogen werden, sofern der Gläubiger (Zuständigkeitseinheit) immer der Gleiche ist.
Hinweis
Im Falle einer Lastschrift per Sammelmandat, wird dem Debitor eine Gesamtsumme abgebucht. Ein Einzelmandat mit Bezug auf einen bestimmten Vertrag zieht hingegen nur die Forderungssumme des Vertragsverhältnisses ein.
Sammelmandate können ausschließlich mit dem Assistenten Lastschriftmandat erstellen erzeugt werden. Der Assistent wird aus der Lastschriftmandatübersicht gestartet, welche sich über die Vertragskarten und über die Debitorbankkonten öffnen lässt. Wählen Sie im Feld Art die Option Sammelmandat.
Die markierten Felder sind die Mindestangaben für das Sammelmandat. Die erforderlichen Werte sind im Grunde die gleichen wie bei der Erfassung eines Einzelmandates. Allerdings ist nun das Feld Mandats Zuständigkeitseinheit editierbar, um den Gläubiger auszuwählen und es kann kein weiterer Bezug auf eine Vertragsnummer festgelegt werden.
Ein Sammelmandat enthält als Schlüssel bzw. Bezug die Debitorennummer und die Mandats Zuständigkeitseinheit.
Hinweis
Das bedeutet, dass alle Forderungen, die auf die Debitorennummer gebucht werden (auch ohne Einheitennr.) und bei denen ein Objekt mit Mandats Zuständigkeitseinheit (hier: RI GmbH) angegeben wird, können mit diesem Sammelmandat eingezogen werden. Das Sammelmandat ist in RELion vertragsübergreifend.
Lastschriftmandat versionieren
Das SEPA-Regelwerk sieht vor, dass bei Lastschriftmandaten, bei denen sich das Konto innerhalb der Bank ändert, die Änderung in der Zahlungsdatei bekannt zu geben ist. Auch müssen Namensänderungen des Kontoinhabers, beispielsweise bei Heirat, bekannt gegeben werden. Hierfür wird der Alt- und Neu-Wert benötigt. Für derlei Änderungen gibt es den Assistenten Lastschriftmandat versionieren.
Alle anderen Änderungen wie beispielsweise Wechsel der Bank, des Gläubigers etc. sind mit Beendigung des alten Lastschriftmandates und Erstellung eines Neuen zu bewerkstelligen. Darüber hinaus hat Korrespondenz mit dem Debitor zur Mitteilung der neuen Mandatsreferenznummer und Gläubiger-ID zu erfolgen. Starten Sie den Assistenten direkt aus der Lastschriftmandatübersicht.
Wichtig ist die Eingabe eines Versionsdatums, welches die Wirksamkeit der Änderung festlegt. Der Kontenwechsel wird vorgenommen, indem eine andere IBAN aus den Bankverbindungen des Debitors gewählt wird. Eine Änderung des Kontoinhaber-Namens ist ebenfalls möglich, indem über das Feld Kontakt Nr. auf den hinterlegten Kontoinhaber-Kontakt durchgegriffen und dieser aktualisiert wird. Nach Fertigstellung des Assistenten erzeugt das System eine neue Version des Lastschriftmandates mit den geänderten Daten in Bezug auf IBAN oder Kontoinhaber.
Debitorische Buchungen mit Lastschriftmandat
Egal ob eine Buchblattzeile manuell erfasst oder automatisiert erstellt wird: Handelt es sich um eine Buchung mit Debitorenbezug und aktivem Lastschriftmandat, so validiert das System automatisch das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. mit der laufenden Nummer des gefunden Lastschriftmandat-Datensatzes. Dieser Wert wird beim Buchen in den Debitorenposten übertragen. Das Buchungsdatum der Buchblattzeile dient als Stichtagsfilter zur Ermittlung aktiver Lastschriftmandate.
Hinweis
Das Feld Lastschriftmandat Lfd. Nr. wird auch bei Gutschriften und Zahlungen automatisch validiert. Denn der Lastschriftlauf darf nicht ausschließlich die Summe der Rechnungsposten berücksichtigen, sondern muss den Lastschriftbetrag aufgrund des Saldos ermitteln.
