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Automatische Kontierung von wiederkehrenden Kontoumsätzen
Viele Kontobewegungen sind in der Immobilienverwaltung zyklisch. Hierzu gehören regelmäßige Zahlungseingänge von Debitoren aufgrund von Vertragsverhältnissen (Miete, Hausgeld, etc.) sowie regelmäßige Zahlungen an Kreditoren aufgrund von Dienstleistungs- und Verbraucherverträgen (Wartung, Hausmeister, Abschlagszahlungen). Debitoren- und Kreditorenposten die über die RELion Zahlungsvorschlagsläufe per Zahlungsdatei (Lastschrift und Auszahlung) ausgeglichen werden, erscheinen im Kontoauszug als Sammelbetrag. Da die Posten durch den Zahllauf bereits ausgeglichen wurden, muss mit dem Sammelbetrag nur noch der Transitsaldo aufgelöst werden. Für diese Fälle sind Kontierungsregeln nicht notwendig.
Für diese Umsätze ist eine Kontierungsregel sinnvoll:
- Zahlung von Debitoren die kein Lastschriftmandat erteilt haben
- Abbuchungen von externen Firmen aufgrund von Lastschriftmandaten (z. B. Verbrauchsabschläge, Wartungsgebühren)
- Transaktionen der Bank z. B. Gebühren, Zinsen, etc.
Alle Informationsdaten der Umsatzzeile des importieren Kontoauszuges können ganz oder teilweise für eine automatisierte Kontierung verwendet werden. Voraussetzung ist die entsprechende Einrichtung der Kontierungsprüfung und Datenpflege der gewählten Kontierungsstufe, um eine Verbindung zwischen wiederkehrenden Umsätzen und Buchungsdaten herzustellen.
In RELion gibt es drei mögliche Stufen der Kontierungsprüfung:
1. Einheiten-Bankverbindung
Diese Prüfung sollte in Mandanten verwendet werden, die vorwiegend einzeilige Verträge haben. Also Debitoren die meist immer nur in einem Einheitenvertrag als Vertragspartner hinterlegt sind. Über diese Kontierungsregel lassen sich ausschließlich Debitorenkonten buchen.
2. Zahlungsschlüssel
Zahlungsschlüssel sind in RELion in einer eigenen Tabelle gespeichert. Der Zahlungsschlüssel ist eine eindeutige Kennziffer, welcher über die Tabelle mit dem zugehörigen Datensatz (Vertrag oder Objektbuchungskonto) verknüpft wird, um darauf automatisch zu kontieren. Mithilfe von Zahlungsschlüsseln, können Debitorenkonten oder Objektbuchungskonten gebucht werden.
- Zahlungsschlüssel als Zahlungsreferenz: Unabhängig vom Kreditinstitut ist es möglich in RELion automatisiert Zahlungsreferenz-Nummern generieren zu lassen. Ist die Funktion aktiviert, vergibt RELion bei jedem neuen Vertrag eine Zahlungsreferenz für den Vertragskopf und für die zugehörigen Einheitenverträge. Je nachdem ob der Debitor in Summe für mehrere Vertragszeilen oder einzeln für einen Einheitenvertrag überweisen möchte, kann die Zahlungsreferenz mitgeteilt werden.
- Zahlungsschlüssel als virtuelles Konto: Hat der Mandant Bankkonten der Aareal Bank oder Berliner Bank, so ist es möglich bei der Bank virtuelle Unterkonten zu erhalten, welche dem überweisenden oder abbuchenden Dritten mitzuteilen sind. Diese virtuellen Konten werden in der Zahlungsschlüsseltabelle geführt. Die Aareal Bank und Berliner Bank übermittelt die eindeutige Nummer zur Identifizierung des Umsatzes an einer bestimmten Stelle in der Kontoauszugsdatei des jeweiligen Umsatzes.
3. Kontierungsregel
Der Anwender kann selbst Kontierungsregeln gestalten. Eine Regel besteht aus einem WENN-Teil der beschreibt, welche Informationen der Umsatz enthalten muss und einem DANN-Teil der beschreibt, welche Felder der Buchblattzeile zu füllen sind, falls der WENN-Teil zutrifft. Kontierungsregeln sind sehr flexibel, müssen aber auch sorgfältig gepflegt werden.
Beispiel: Buchblatt mit Kontierungsregel
Die Information, welche Kontierungsprüfung beim Übertrag der Umsätze im Buchblatt gegriffen hat erhalten Sie, wenn Sie sich das Feld RE Kontierungsbeschreibung einblenden. Der Wert des Feldes dient Informations- und Filterzwecken und wird nicht auf die Posten übertragen.
Einheit-Bankverbindung
Hinter der automatischen Kontierung von Umsätzen mittels der Kontierungsprüfung Einheit-Bankverbindung steckt eine unkomplizierte Logik. Die Anwendung filtert anhand der Auftraggeber IBAN des Kontoumsatzes auf die hinterlegte IBAN am Einheitenvertrag. Führt dies zu einem eindeutigen Treffer, wird die Buchblattzeile auf den Einheitenvertrag kontiert. Hierbei werden nur aktive Einheitenverträge berücksichtig. Die Kontierungsprüfung Einheit-Bankverbindung ist zur Kontierung von Habenumsätzen durch Selbstzahler mit einfachen Verträgen gedacht.
Ob bei den importierten Kontoumsätzen für die Auftraggeber IBAN mögliche Einheitenverträge gefunden wurden, ist bereits in der Umsatzanzeige ersichtlich. Diese lässt sich über die Seite Kontoauszugsdatei öffnen.
Im Feld Einheitenbank wird die Anzahl der gefundenen Einheitenverträge zur Auftraggeber IBAN angezeigt. Der Link des Feldes öffnet die gefilterte Einheitenvertragsübersicht. Eine mögliche Kontierung auf den Einheitenvertrag beim Übertrag der Umsätze an das Buchblatt findet nur statt, wenn die Anzahl 1 beträgt und somit eindeutig ist. Darüber hinaus spielt die Stufeneinstellung der Kontierungsprüfung in der Zahlungsverkehr Einrichtung eine Rolle.
In der Infobox Bankbeleg Statistik im Bank Buch.-Blatt wird das berechnete Feld Einheitenbank ggf. ebenfalls aufgeführt.
Bankverbindung der Einheit zuweisen im Bank-Buch.-Blatt
Entsteht ein neuer Einheitenvertrag im System, so erhält dieser automatisch den Bezug zur Bankverbindung des Debitors – sofern diese angegeben wurde. Bei der Erzeugung von Einheitenverträgen über das Modul Einheit Schnellerfassung erhält der Einheitenvertrag die erfasste Bankverbindung der Schnellerfassungszeile. Entsteht der Einheitenvertrag durch einen der Vertragsverwaltungs-Assistenten überträgt die Anwendung die Debitorenbankverbindung auf den Einheitenvertrag, wenn im Assistenten ein Lastschriftmandat ausgefüllt wurde. Trifft keine der beiden Möglichkeiten zu, so kann der Anwender die Bankverbindung nachträglich manuell auf der Karte Einheitenvertrag, Inforegister Sollstellung über das Feld Bankcode auswählen bzw. erfassen.
Zum Zeitpunkt der Vertragserstellung in der Datenbank ist die Bankverbindung bei einem Selbstzahler nicht immer bekannt, jedoch spätestens bei der ersten Überweisung. Da die Überweisung über das Bank-Buch.-Blatt verarbeitet wird, gibt es dort eine Funktion, die es ermöglicht, die Bankverbindung eines Selbstzahler automatisch als Debitorenbank anzulegen und dem Einheitenvertrag zuzuweisen.
Damit eine Kontierung das nächste Mal bei Überweisung des gleichen Auftraggebers nicht erneut manuell durchgeführt werden muss, kann die IBAN des Auftraggebers (siehe Infobox Bankbelegdetails) als Debitorenbank angelegt um dem Einheitenvertrag zugewiesen werden. Hierfür ist die kontierte Buchblattzeile zu markieren und die Aktion Bankverbindung der Einheit zuweisen anzuwählen. Die Funktion prüft die Bankverbindungen des Debitors in der Buchblattzeile. Sollte die Auftraggeber IBAN noch nicht als Bankverbindung existieren, wird diese mit dem Vertragsbeginn des Einheitenvertrages angelegt und am Einheitenvertrag hinterlegt. Als Kontoinhaber überträgt die Funktion den Namen des Auftraggebers. Sollte der Einheitenvertrag zuvor eine andere Bank hinterlegt haben, weist die Hinweismeldung ebenfalls darauf hin.
Die durch die Funktion automatisch angelegten Bankverbindungsdaten lassen sich überprüfen, indem Sie die Einheitenvertrag Karte öffnen und im Inforegister Zahlungen die neue Bankverbindung sehen.
Kontierungsregeln
Kontierungsregeln sind sehr flexibel einzurichten, aber auch aufwändiger in der Pflege und Verwaltung. Eine Kontierungsregel besteht aus einem WENN-Teil und aus mindestens einem DANN-Teil. Zahlungen lassen sich aber auch in mehrere Buchungen automatisch splitten, wenn die Kontierungsregel mit mehreren DANN-Teilen versehen wurde. Eine Kontierungsregel kann manuell aus der Übersicht heraus erfasst oder aufgrund einer Buchblattzeile erstellt werden.
Die Erstellung der Kontierungsregel aufgrund einer kontierten Buchblattzeile (basierend auf Kontoumsätze) ist der häufigste Anwendungsfall.
Erläuterung Übersicht Kontierungsregeln – Felder, Infoboxen und Funktionen
Über die Suche öffnen Sie die Liste Kontierungsregeln. Die Übersicht der Kontierungsregeln, dient vor allen Dingen der Überprüfung ungewollter Dubletten oder veralteter Datensätze. Löschen oder bearbeiten Sie veraltete oder nicht funktionierende Bankregeln, um die Datenmenge auf wirklich benötigte Regeln einzuschränken. Das Löschen einer Kontierungsregel in der Übersicht funktioniert auch mit Mehrfachmarkierung und ist auch möglich, wenn der Status Freigegeben ist.
Zur Unterstützung der Bearbeitung blenden Sie sich die Infoboxen Dublettenprüfung und Details ein. Die beiden Infoboxen stehen auch in der Kartenansicht zur Verfügung.
Die Felder Zähler und Zuletzt verwendet ermöglichen auf Bankregeln zu filtern die entweder schon sehr lange oder noch gar nicht verwendet wurden. Diese Systemfelder aktualisieren sich automatisch, sobald Kontoumsätze ans Buchblatt übertragen wurden und eine der Regeln verwendet wird. Bei Kontierungsregeln deren Zähler auf 0 steht, können Sie zusätzlich die Felder Freigegeben am und Freigegeben von einblenden. Somit lässt sich leichter feststellen, wie alt die Regel bereits ist. Die Werte der Infobox Dublettenprüfung sind alle verlinkt. Somit können Sie auf einen der Werte klicken und es öffnet sich dadurch die gefilterte Ansicht. Die Felder dieser Infobox ermitteln ihre Werte wie folgt:
| Bezeichnung | Erläuterung |
| Offen | Anzahl aller Bankregeln mit Status Offen. |
| Freigegeben | Anzahl aller Bankregeln mit Status Freigegeben. |
| WENN-Teil | |
| Bankkontonummer (z. B. Objektbank) | Anzahl aller Bankregeln zu diesem Wert. |
| IBAN (Gegenkonto) | Anzahl aller Bankregeln die der Kombination Bankkontonummer + IBAN entsprechen. |
| Mandatsreferenz | Anzahl aller Bankregeln mit dieser Mandatsreferenz. |
| Kundenreferenz | Anzahl aller Bankregeln mit dieser Kundenreferenz. |
| DANN-Teil | |
| Objekt | Anzahl aller Bankregeln zu diesem Objekt mit Filterkombination: Bankkontonummer + Objekt |
| Einheitenvertrag | Anzahl aller Bankregeln zu dieser Einheit mit Filterkombination: Bankkontonummer + Einheitenvertrag |
| Objektkonto | Anzahl aller Bankregeln zu diesem Objektbuchungskonto mit Filterkombination: Bankkontonummer + Objektkontonr. |
| Vertrag | Anzahl aller Bankregeln zu diesem Vertrag mit Filterkombination: Bankkontonummer + Vertragsnr. |
| Debitor | Anzahl aller Bankregeln zu diesem Debitor mit Filterkombination: Bankkontonummer + Debitorennr. |
| Kreditor | Anzahl aller Bankregeln zu diesem Kreditor mit Filterkombination: Bankkontonummer + Kreditorennr. |
| Sachkonto | Anzahl aller Bankregeln zu diesem Kreditor mit Filterkombination: Bankkontonummer + Sachkontonr. |
Die Infobox Details liefert weitere Zusatzinformation bezogen auf die mit der Bankregel verbundenen Stammdaten. Beispielsweise lässt sich dadurch erkennen, ob der Einheitenvertrag, auf den sich eine Bankregel bezieht, bereits ein Vertragsende besitzt.
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Bankkonto (z. B. Objektbank) | Diese Untergruppe zeigt weitere Informationen des Bankkontos an: - Nr. (Link auf Bankkonto), - Bankname, - IBAN (Link auf Bankkonto), - Kontoinhaber, -Zugeordnete Objekte (Link auf RE Objektbanken) |
| Kontoinhaber IBAN | |
| Zeigt den Kontoinhaber der IBAN unter folgenden Bedingungen an: | |
| WENN Kontotyp = LEER, DANN Anzeige Feld Kontoinhaber (Info) aus Kontierungsregel | |
| WENN Kontotyp = Debitor, DANN Anzeige Kontoinhaber aus RE Debitorbank | |
| WENN Kontotyp = Kreditor, DANN Anzeige Kontoinhaber aus RE Kreditorbank | |
| Objekt | WENN Objektnr. gefüllt, DANN Anzeige Objektbeschreibung, Adresse, PLZ, Ort |
| Einheit | WENN EV-Angaben gefüllt, DANN Anzeige Beschreibung, Nutzungsart, Vertragsbeginn, Vertragsende |
| Vertrag | WENN Vertragsnummer gefüllt, DANN Anzeige Mietername, Vertragsbeginn, Vertragsende |
| Debitor | WENN Debitornr. gefüllt, DANN Anzeige Debitorname |
| Kreditor | WENN Kreditornr. gefüllt, DANN Anzeige Kreditorname |
| Sachkonto | WENN Sachkontonr. gefüllt, DANN Anzeige Name |
| Bankkonto | WENN gefüllt, DANN Anzeige Name |
Anlegen neuer Kontierungsregeln aufgrund nicht automatisch kontierter Buchblattzeilen
Buchblattzeilen bei denen zum Zeitpunkt der Übertragung der Umsätze ins Bank Buch.-Blatt keine Kontierungsprüfung zum Erfolg führte, enthalten im Feld RE Kontierungsbeschreibung die Information #MANUELL. Dies bedeutet die Buchblattzeile ist vom Anwender zu kontieren. Um langfristig die Menge an manuell zu kontierenden Buchblattzeilen zu verringern, können neue Kontierungsregeln erstellt werden.
Bevor eine neue Kontierungsregel erstellt wird, ist zu prüfen, um welchen Geschäftsvorfall es sich bei dem jeweiligen Umsatz handelt. Es sollte auch geprüft werden, ob möglicherweise bereits Kontierungsregeln bestehen, die aber nicht zum Treffer geführt haben. Hierfür berücksichtigen Sie die Infobox Bankbelegdetails. Dort wird neben allen anderen Informationen des Bankbeleges im Feld Regeln auch die Anzahl möglicher Kontierungsregeln angezeigt, gefiltert auf die IBAN des Auftraggebers und das Bankkonto des Kontoauszuges. Das Feld ist verlinkt, so dass die gefilterten Regeln geöffnet und überprüft werden können.
Sollten für die Buchblattzeile keinerlei Regeln existieren und es sich um einen Habenumsatz für einen Einheitenvertrag durch einen Selbstzahler handelt, so besteht auch die Möglichkeit statt der Erstellung einer Kontierungsregel die Funktion Bankverbindung der Einheit zuweisen zu verwenden. Bei Habenumsätzen für mehrzeilige Verträge (betrifft mehrere Einheitenverträge) durch einen Selbstzahler lässt sich die automatische Kontierung durch eine Kontierungsregel einrichten. Alternativ können Selbstzahler auch Zahlungsreferenznummern mitgeteilt werden, um eine Auto-Kontierung durch Zahlungsschlüssel zu erreichen.
Erläuterung der Kontierungsregel Karte
Aus der Übersicht Kontierungsregeln lässt sich die Kartenansicht bestehender Datensätze öffnen oder über den Menübefehl Neu eine neue Regel über die Kartenansicht erstellen. Eine Kontierungsregel enthält im Inforegister WENN die Mindest-Werte, welche ein Kontoumsatz enthalten muss, damit die Anwendung die Buchblattzeile des Umsatzes mit den eingestellten Werten des Inforegisters DANN kontiert.
Muss der Kontoumsatz-Betrag in mehrere Buchblattzeilen mit Teil-Beträgen gesplittet werden, ist die Kontierungsregel mit zusätzlichen DANN-Teilen über Erweiterte Bankregel anlegen zu erfassen. Darüber hinaus ist es möglich Dimensionswerte zu hinterlegen, welche zusätzlich zu den allgemeinen Dimensionen der Buchblattzeile hinzukommen.
Wichtig
Die Angaben im WENN-Teil der Kontierungsregel sollten möglichst gering und eindeutig ausfallen.
Inforegister Allgemein
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Zähler/ Zuletzt verwendet | Kommt eine Kontierungsregel beim Übertrag von Umsätzen ins Bank Buch.-Blatt zum tragen, setzt die Funktion den Zähler um 1 hoch und trägt das Tagesdatum in das Feld Zuletzt verwendet ein. Durch die beiden Felder lassen sich nicht funktionfähige oder veraltete Kontierungsregeln leichter identifizieren. |
| Lfd. Nr. | Die Laufende Nummer ist das Schlüsselfeld der Kontierungsregel. Kommt diese im Buchblatt zur Anwendung, trägt das System die Laufende Nummer zur Infomation in das Feld RE Kontierungsbeschreibung im Bank Buch.-Blatt ein. |
| Status | Über die Menüaufrufe Freigegeben und Status zurücksetzen lässt sich der Status ändern. Die Felder der Kontierungsregel Karte sind editierbar, wenn der Status Offen ist. Die Kontierungsprüfung verwendet nur Kontierungsregeln deren Status Freigegeben ist. |
| Bemerkung | Hierbei handelt es sich um ein freies Textfeld, in das sich bei Bedarf nähere Informationen zur Kontierungsregel zur besseren Transparenz erfassen lassen. |
| Freigegeben am / Freigegeben von | Die beiden Systemfelder erhalten Datum und Userlogin der Person, welche die Kontierungsregel freigegeben hat. |
Inforegister WENN
Die Informationen im WENN-Teil enthalten Mindest-Daten eines Kontoumsatzes, welche zutreffen müssen damit die Kontierungsregel greift. Bei den optionalen WENN Angaben ist zu beachten, dass der Betrag entweder allein oder in Kombination mit dem SEPA Verwendungszweck (SVWZ) angegeben werden kann. Die Angabe eines Betrages in Kombination mit GVC oder Mandatsreferenz ist nicht möglich.
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Soll/Haben | Ein Kontoumsatz enthält immer die Information ob er im Soll oder Haben ist. Da es sich um einen eindeutigen und immer vorhandenen Wert handelt, lässt sich eine Kontierungsregel sehr gut darauf referenzieren. Dieses Feld gehört zum Hauptfilter der Kontierungsprüfung und sollte immer gefüllt sein. |
| Bankkontonummer | Über den Drilldown des Feldes lässt sich die Bankverbindung auswählen zu der Kontoumsätze zu verabeiten sind. In der Infobox Details ist im Feld Zugeordnete Objekte ersichtlich, bei welchen Verwaltungsobjekten die gewählte Bankverbindung hinterlegt ist. Dieses Feld gehört zum Hauptfilter der Kontierungsprüfung und muss zwingend gefüllt sein. |
| Kontotyp/ Debitor-/Kreditornr./Bank Code/Kontoinhaber (Info) | Diese Felder dienen der reinen Erfassungshilfe, um das Feld IBAN auszufüllen und zur Information. |
| IBAN | Mithilfe der Auftraggeber IBAN des Kontoumsatzes wird auf die IBAN dieses Feldes gefiltert. Dieses Feld gehört zum Hauptfilter der Kontierungsprüfung und sollte immer gefüllt sein. Die IBAN darf nur leer sein, wenn eine Kontierungsregel für Banktransaktionen (Gebühren, Zinsen, etc.) erstellt wird, da in diesen Fällen beim Umsatz keine Auftraggeber IBAN übermittelt wird. |
| Betrag | Die Angabe eines Betrages ist nur dann sinnvoll, wenn die Kontierungsregel mit mehreren Dann-Teilen zur Betragsaufteilung (Splittbuchung) angelegt werden sollen. In allen anderen Fällen macht der Betrag keinen Sinn, da der Betrag sich oft durch Preisanpassungen ändert und bereits geringe Cent-Abweichungen beim Kontoumsatz dazu führen, dass die Kontierungsregel nicht gefunden wird. Achten Sie bei der Angabe Soll-Beträgen (z. B. Abbuchung) darauf ein negatives Vorzeichen vor den Betrag zu setzen (Beispiel: -580). |
| GVC | Die Angabe eines Geschäftsvorfallcodes als WENN-Bedingung ist nur dann erforderlich, wenn mehrere Kontierungsregeln mit identischem Hauptfilter (Soll/Haben, Bankkontonummer, IBAN) existieren bzw. erfasst werden sollen. Über die Infobox Dublettenprüfung lässt sich dies beispielsweise über das Feld IBAN (Gegenkonto) prüfen. |
| GVC Beschreibung | Zeigt zur Information die Bedeutung des gewählten Geschäftsvorfallcodes im Feld GVC an. |
| Mandatsreferenznr. | Die Angabe einer Mandatsreferenznummer ist nur erforderlich, wenn einem Drittanbieter ein Lastschriftmandat erteilt wurde und mit dieser Mandatsreferenznummer Kontobelastungen zu erwarten sind, die per Kontierungsregel verarbeitet werden sollen. Neben der Mandatsreferenznummer ist darüber hinaus der Hauptfilter (Soll/Haben, Bankkontonummer, IBAN) auszufüllen. Alle anderen Felder des WENN-Teils dürfen leer bleiben. |
| SVWZ | Angabe eines SVWZ-Textes als WENN-Bedingung ist nur dann erforderlich, wenn mehrere Kontierungsregeln mit identischem Hauptfilter (Soll/Haben, Bankkontonummer, IBAN) existieren bzw. erfasst werden sollen. Über die Infobox Dublettenprüfung lässt sich dies beispielsweise über das Feld IBAN (Gegenkonto) prüfen. Es ist nicht erforderlich den gesamten Verwendungszweck als WENN-Bedingung anzugeben. Ebenso müssen Filterkennzeichen wie z. B. * nicht eingetragen werden. |
| Beispiel Ein Selbstzahler gibt bei seiner Überweisung folgenden Text an: | |
| Monatsmiete Mai 2020 Vertrag 5013 / 5016 Da der Auftraggeber bei seiner nächsten Überweisung den Text mit den nächsten aktuellen Monat versehen wird, wählen Sie im Text den Baustein aus, der voraussichtlich immer konstant sein wird. In diesem Beispiel wäre es die Vertragsnummer. Sie tragen daher folgenden Wert ein: 5013 / 5016 Die Funktion für die Kontierungsprüfung sucht dann anhand des Wertes so als ob Sie in einem Filterfeld 5013 / 5016 eingetragen hätten. | |
Inforegister DANN
Im DANN-Teil tragen Sie ein, welche Werte bei Anwendung der Kontierungsregel in die Buchblattzeile des Umsatzes in die gleichnamigen Felder zu übertragen sind. Im Falle einer Betragsaufteilung existieren mehrere DANN-Teile um den Kontoumsatz in mehrere Buchblattzeilen aufzuteilen.
| Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|
| Eigentümer/Mieter; Objektnr. | Wählen Sie das Verwaltungsobjekt das vom Buchungsfall betroffen ist. RELion-Buchungen ohne Objektnummer sind nicht zulässig. Wenn eine Vertragsnummer eingegeben wird, ist die Wahl des Objektes nicht notwendig da dieses nach Auswahl der Vertragsnummer automatisch vom System eingetragen wird. |
| Objektkontonr. | In Abhängigkeit des gewählten Objektes öffnet der Drilldown des Feldes den zugehörigen Objektkontenplan. Ein Objektbuchungskonto kann bei der Buchung angesprochen werden, wenn der zu buchende Geschäftsvorfall weder einen Kreditor noch einen Debitor betrifft. |
| MwSt.-Produktbuchungsgruppe | Die zusätzliche Angabe einer MwSt.-Produktbuchungsgruppe ist nur zulässig, wenn eine Objektkontonr. angegeben wurde. |
| Abrechnungskreis | Die Angabe eines Abrechnungskreises ist nur zulässig, wenn eine Objektkontonr. angegeben wurde. |
| Einheitennr./ Einheitenhistorie | In Abhängigkeit des gewählten Objektes öffnet der Drilldown des Feldes die zugehörigen Einheiten. Bei Angabe eines Einheitenvertrages wird automatisch die Debitorennr. in die Buchblattzeile validiert. Wird hier eine Auswahl getroffen, so ist es nicht möglich zusätzlich eine Vertragsnummer auszuwählen. |
| Sollstellungsart | Die Angabe einer Sollstellungsart führt im Falle eines Debitorenpostenausgleichs dazu, dass ausschließlich Forderungsposten ausgeglichen werden, welche die angegebene Sollstellungsart enthalten. Somit lassen sich beispielsweise Mietzahlungen durch das Amt richtig ausgleichen. |
| Vertragsnr. | Die Auswahl einer Vertragsnummer erfordert nicht unbedingt die Angabe eines Verwaltungsobjektes im DANN-Teil. Das Feld Objektnr. wird bei Eingabe der Vertragsnummer automatisch gefüllt. Voraussetzung ist allerdings, dass mit einem Vertrag nur Einheiten desselben Objektes abgebildet werden. |
| Debitorennr. | Eine Debitorennummer kann direkt angegeben werden, wenn die Buchung ohne die Angabe eines Vertrages vorgenommen werden soll. Andernfalls darf das Feld leer gelassen werden, da durch die Angabe des Vertrages im DANN-Teil die zugehörige Debitorennr. automatisch ins Buchblatt validiert wird. |
| Kreditorennr. | Bezieht sich der Buchungsfall auf einen Kreditoren, nimmt das System nicht nur die Kontierung sondern auch den automatische Postenausgleich vor, sofern die Bedingungen für einen Postenausgleich erfüllt sind. |
| Ext. Belegnummer Ausgleich | Die Angabe einer externen Belegnummer kann bei Bedarf zusätzlich zur Kreditorennr. eingetragen werden. Mithilfe der externen Belegnummer, sucht die Anwendung den offene Kreditorenposten welche diese externe Belegnummer enthalten und gleich geziehlt diese Posten mit dem Zahlbetrag aus. Kreditorenposten mit gleicher externer Belegnummer werden üblicherweise über das Wiederkehrende Buch.-Blatt erzeugt. |
| Sachkontonr. | Ein Sachkonto kann angegeben werden, wenn nicht auf ein Objektbuchungskonto zu buchen ist. |
| Bankkonto | Bei einer Bank an Bank - Buchung wird in diesem Feld das Gegen-Bankkonto ausgewählt. |
| Fibu-Buchungstext | In das Feld Beschreibung der Buchblattzeile trägt die Anwendung beim Übertrag von Kontoumsätzen in das Bank Buch.-Blatt immer den Namen des Auftraggebers ein oder bei Fehlen die GVC-Beschreibung. Kommt allerdings eine Kontierungsregel mit einem Buchungstext zum tragen, wird diese Logik übersteuert. |
| Mitgliedsnr./Mitgliedszahlungsart | Handelt es sich bei dem Mandanten der Datenbank um eine Genossenschaftsverwaltung, lassen sich bei Buchungsfällen auch Mitgliedsnummern und die Mitgliedszahlungsart in das Buchblatt übertragen. |
| Anzahl weitere DANN-Teile | Muss ein Kontoumsatz in mehrere Teilbeträge beim Buchung aufgeteilt werden, enthält die Kontierungsregel weitere DANN-Teile. Die Anzahl wird in diesem Feld angezeigt und der enthaltene Link öffnet die zugehörigen Datensätze. |
| Verteilung Betrag gesamt | Betrag des zu erwartenden Kontoumsatzes. |
| Verteilung Betrag | Teilbetrag des jeweiligen DANN-Teiles. |
Kontierungsregel mit mehreren DANN-Teilen zur Betragssplittung
Ein Kontoumsatz lässt sich per Kontierungsregel im Bank Buch.-Blatt nur in mehrere Teilbeträge aufsplitten, wenn im Inforegister WENN das Feld Betrag ausgefüllt wurde. Achten Sie bei der Angabe Soll-Beträgen (z. B. Abbuchung) darauf ein negatives Vorzeichen vor den Betrag zu setzen. Erfassen Sie den ersten Teilbetrag im Feld Verteilung Betrag inkl. gewünschter Kontierung im Inforegister DANN der Hauptkarte. Der Wert im Feld Verteilung Betrag gesamt reduziert sich zunächst auf denselben Wert.
Anschließend öffnen Sie die Aktion Erweiterte Bankregel anlegen. Es öffnet sich eine zusätzliche Karte. Im Inforegister Erweiterter DANN-Teil lassen sich ausschließlich die Felder editieren, die bereits im ersten DANN-Teil ausgefüllt wurden, da eine Splittbuchung nicht völlig unterschiedlichen Buchungsbereichen entsprechen kann.
Nachdem der Betrag in die erste erweiterte Regel eingegeben wurde, erhöht sich das Feld Verteilung Betrag gesamt auf der Kontierungsregel Karte um diesen Betrag. Es dient somit einer Kontrollsumme der Teilbeträge und muss am Ende der Erfassung den gleichen Wert aufweisen wie das Feld Betrag im WENN-Teil.
Die Kontierungsregel kann nun freigegeben werden. Bei Anwendung von Kontierungsregeln wird je DANN-Teil eine Buchblattzeile erstellt. Im Feld RE Kontierungsbeschreibung ist zur Information der Bezug zur angewendeten Kontierungsregel vermerkt.
Gängige Geschäftsvorfälle mit Kontierungsregeln
Folgende Beispiele erläutern, wie gängige Geschäftsvorfälle bei Kontoumsätzen sich per Kontierungsregel abbilden lassen. Zur besseren Übersicht wurden je Fall nur die Felder der Karten eingeblendet, die für die Erfassung relevant sind.
Haben-Umsatz: Selbstzahler für mehrere Einheitenverträge
Bei einer Kontierungsregel für einen Selbstzahler, der für seinen Vertrag in Summe überweist, genügt im DANN-Teil die Kontierung auf die Vertragsnummer.
Soll-Umsatz: Lastschriftmandat eines Dritten
Finden Kontobelastungen aufgrund von erteilten Lastschriftmandaten statt, sollte im WENN-Teil die Mandatsreferenznummer eingetragen werden, welche vom Gläubiger mitgeteilt wurde. Die Kontierung im DANN-Teil kann unterschiedlich sein. Sollen keine Kreditorenposten ausgeglichen werden, kann die Kontierung auf das passende Objektbuchungskonto eingestellt werden.
Im folgenden Beispiel wurden die Verbindlichkeiten über ein Wiederkehrendes Buch.-Blatt unter Angabe einer externen Belegnummer auf den Kreditor gebucht. Daher wird in diesem Beispiel im DANN-Teil der Kreditor angegeben und darüber hinaus die Externe Belegnummer, um nur Posten mit dieser Nummer automatisch ausgleichen zu können.
Soll-Umsatz: Kontobelastung durch die Bank (Gebühren, Zinsen, etc.)
Für von der Bank veranlasste Transaktionen wie beispielsweise Kontoführungsgebühren, können ebenfalls per Kontierungsregel gebucht werden. Da in solchen Fällen keine Auftraggeber IBAN übermittelt wird, bleibt das Feld leer. Stattdessen wird im WENN-Teil der GVC angegeben.
Da es möglicherweise ähnliche Kontierungsregeln geben kann, durchläuft die Anwendung bei der Suche nach dem passenden Datensatz mehrere Suchschleifen mit folgender Logik:
| Filterschleife 1 | |||
| Kontoumsatz | Kontierungsregel | ||
| Bank Code | = | Bankkontonummer | |
| AG IBAN | = | IBAN | HAUPTFILTER |
| S/H-Kennzeichen | = | S/H-Kennzeichen (oder LEER) | |
| UND | |||
| GVC | = | LEER | Filter 1 |
| Betrag | = | NULL | Filter 1 |
| MREF | = | LEER | Filter 1 |
| SVWZ | = | LEER | Filter 1 |
| WENN min. 1 Treffer | » | DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer | |
| Wenn kein Treffer, dann Start der 2. Filterschleife | |||
| Filterschleife 2 | |||
| Kontoumsatz | Kontierungsregel | ||
| Bank Code | = | Bankkontonummer | |
| AG IBAN | = | IBAN | HAUPTFILTER |
| S/H-Kennzeichen | = | S/H-Kennzeichen (oder LEER) | |
| UND | |||
| GVC | = | Nicht berücksichtigt | |
| Betrag | = | Betrag | Filter 2 |
| MREF | = | Nicht berücksichtigt | |
| SVWZ | = | Nicht berücksichtigt | |
| WENN min. 1 Treffer | » | DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer | |
| Wenn kein Treffer, dann Start der 3. Filterschleife | |||
| Filterschleife 3 | |||
| Kontoumsatz | Kontierungsregel | ||
| Bank Code | = | Bankkontonummer | |
| AG IBAN | = | IBAN | HAUPTFILTER |
| S/H-Kennzeichen | = | S/H-Kennzeichen (oder LEER) | |
| UND | |||
| GVC | = | GVC | Filter 3 |
| Betrag | = | Nicht berücksichtigt | |
| MREF | = | Nicht berücksichtigt | |
| SVWZ | = | Nicht berücksichtigt | |
| WENN min. 1 Treffer | » | DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer | |
| Wenn kein Treffer, dann Start der 4. Filterschleife | |||
| Filterschleife 4 | |||
| Kontoumsatz | Kontierungsregel | ||
| Bank Code | = | Bankkontonummer | |
| AG IBAN | = | IBAN | HAUPTFILTER |
| S/H-Kennzeichen | = | S/H-Kennzeichen (oder LEER) | |
| UND | |||
| GVC | = | Nicht berücksichtigt | |
| Betrag | = | Nicht berücksichtigt | |
| MREF | = | MREF | Filter 4 |
| SVWZ | = | Nicht berücksichtigt | |
| WENN min. 1 Treffer | » | DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer | |
| Wenn kein Treffer, dann Start der 5. Filterschleife | |||
| Filterschleife 5 | |||
| Kontoumsatz | Kontierungsregel | ||
| Bank Code | = | Bankkontonummer | |
| AG IBAN | = | IBAN | HAUPTFILTER |
| S/H-Kennzeichen | = | S/H-Kennzeichen (oder LEER) | |
| UND (Umkehrfilter) | |||
| Kontierungsregel | Kontoumsatz | ||
| SVWZ | enthält | SVWZ (Ist der Ganz- oder Teil-Wert in SVWZ?) | Filter 5 |
| GVC | = | Nicht berücksichtigt | |
| Betrag | = | Nicht berücksichtigt | |
| MREF | = | MREF | Filter 4 |
| WENN min. 1 Treffer | » | DANN-Teil kontieren auf 1. Treffer |
Zahlungsschlüssel als Zahlungsreferenz
Zahlungsreferenznummern haben eine feste Länge von 12 Zeichen und werden von der Anwendung in der Tabelle Zahlungsschlüssel gespeichert. Um mit Zahlungsreferenzen zu arbeiten, bedarf es keiner Generierung von Nummernfolgen durch den Anwender und es sind auch keine Werte an Bankkonten zu führen oder manuell zu erfassen. Ist in der Zahlungsverkehr Einrichtung der Haken im Feld Zahlungsschlüssel Verträge automatisch gesetzt, so arbeitet das System ab diesem Zeitpunkt mit Zahlungsreferenzen.
Hinweis
Eine Aktivierung der Zahlungsreferenznummern eines aktiven Mandanten ist möglich. Für bereits bestehende Verträge benötigen Sie allerdings eine Initialisierungsfunktion, um fehlende Zahlungsreferenznummern zu erstellen. Ihr RELion-Berater wird Sie bei der Umstellung unterstützen.
Jedes Mal, wenn ein neuer Vertragskopf und ein neuer Einheitenvertrag erzeugt wird, vergibt die Anwendung automatisch eine eindeutige Nummernfolge für den Vertragsdatensatz. Im folgenden Beispiel wurde ein Vertrag mit zwei Einheitenverträgen erstellt. Das System erzeugt automatisch zwei Zahlungsreferenznummern für Vertragskopf und Vertragszeile. Zahlungsreferenznummern für den Gesamtvertrag beginnen mit einem V, Zahlungsreferenznummern für einzelne Vertragszeilen beginnen mit einen E für Einheitenvertrag. In das Feld Beschreibung überträgt das System den Namen des Debitors.
Wird dem Debitor die Gesamtsumme der monatlichen Forderungen mitgeteilt, so genügt es die Zahlungsreferenznummer für den Gesamtvertrag mitzuteilen. Hat der Überweisende die Nummernfolge als Zahlungsreferenz angegeben oder in den Verwendungszweck eingetragen, so erkennt die Funktion den Zahlungsschlüssel und kontiert auf den entsprechenden Vertrag. Die Information, ob ein Vertrag über einen Zahlungsschlüssel verfügt, erhalten Sie, indem Sie in der jeweiligen Vertragsübersicht das FlowField Zahlungsschlüssel einblenden.
Zahlungsschlüssel der Einheitenverträge werden auch in der Infobox Zahlungsverkehr, welche auch in der Kartenansicht verfügbar ist, erkennen.
Die Mitteilung einer Zahlungsreferenznummer kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Eine Möglichkeit wäre das Modul Word-Integration von RELion zu verwenden. Es lässt sich aber auch jeder gewünschte Ausgangsbeleg von RELion erweitern, um die Zahlungsreferenznummer anzudrucken. Österreichische Kunden arbeiten mit Zahlschein-Belegen von RELion und geben dort den Zahlungsschlüssel an.
Virtuelle IBANS
Das virtuelle Verfahren der Aareal Bank und der Berliner Bank beschäftigt sich mit der gleichen Aufgabenstellung:
Verwaltung Virtueller Konten unterhalb des realen Bankkontos zur Anwendung automatischer Kontierungsroutinen der Kontoumsätze in einem ERP-System.
Da es sich um zwei verschiedene Kreditinstitute handelt, die diese Möglichkeit anbieten, ist auch die Logik wie die virtuellen Konten zu generieren unterschiedlich. Sobald die Nummern jedoch in der Zahlungsschlüsseltabelle vorhanden sind, ist die Systematik zur Kontierung in RELion bei beiden Verfahren identisch.
Einrichtung
Aareal Bank-Verfahren
Jedes Bankkonto der Aareal Bank ist in der Bankkontokarte, Inforegister Transfer im Feld Virtuelles Bankverfahren auf einzustellen.
Die Bankkonten müssen darüber hinaus in den entsprechenden Objektkarten in die RE Objektbanken eingetragen werden. Die Aareal Bank übermittelt die virtuellen IBANS als VIRR-Datei. Für den Import der Datei gibt es in RELion einen XML-Port. Öffnen Sie Import Virtuelle Konten.
Es öffnet sich direkt der Explorer über den Sie die zu importierende Datei auswählen und den Import mit Öffnen starten. Die Funktion prüft, ob in dem Mandanten die IBAN des realen Kontos vorhanden ist. Die zugehörigen virtuellen Konten werden importiert.
Nach der Verarbeitung erhält der Anwender eine Hinweismeldung mit einer kurzen Zusammenfassung über die Anzahl der importierten Zeilen und evtl. nicht vorhandener IBAN als Bankkonten.
Sollte in der Datei eine reale IBAN enthalten sein die im Mandanten, in dem der Import gestartet wurde, nicht als Bankkontokarte vorhanden ist, so weist die Hinweismeldung entsprechend darauf hin. Die soeben importierten Zahlungsschlüssel können zur Überprüfung in der Tabelle Zahlungsschlüssel eingesehen werden.
Importierte Zahlungsschlüssel der Aareal Bank werden mit dem Bankkontocode der Bankkontokarte des realen Kontos angelegt. Im Feld Zahlungsschlüssel ist die virtuelle IBAN enthalten, die dem Kunden für seine Zahlungen mitgeteilt wird. Im Feld Zahlungsschlüssel Referenz ist die Kontonummer enthalten, welche die Aareal Bank im elektronischen Kontoauszug übermittelt, wenn der Kunde eine Zahlung getätigt hat.
Zahlungsschlüssel die bereits einem Einheitenvertrag, Vertragskopf oder Objektbuchungskonto zugewiesen wurden, enthalten über die Felder Tabellen ID, Eigentümer/Mieter, Objektnr. , Nr. Einheitenhistorie, Vertragsklasse und Vertragsnummer den jeweiligen Bezug zum Datensatz für die Buchhaltung. Falsch angelegte Zahlungsschlüssel lassen sich löschen.
BB01-Verfahren
Jedes Bankkonto der Berliner Bank ist in der Bankkontokarte, Inforegister Transfer im Feld Virtuelles Bankverfahren auf BB01 Berliner Bank einzustellen.
Die Bankkonten müssen darüber hinaus in den entsprechenden Objektkarten in die RE Objektbanken eingetragen werden. Beim BB01-Verfahren benötigt das System Buchwerknummer. Diese ist auf den entsprechenden Objektkarten in der Infobox Zahlungsverkehr/Buchwerk ersichtlich.
Wichtig
Eine Überprüfung, ob eine Buchwerknummer eingetragen und ob die eingetragene Buchwerknummer auch in generierten Zahlungsschlüsselnummern vorhanden ist, erfolgt nicht.
Füllen Sie im Bericht Virtuelle Konten generieren BB01 alle Felder aus. Die Werte erhalten Sie von der Berliner Bank.
Der Bericht erzeugt anhand der Werte virtuelle Konten für das BB01-Verfahren und trägt diese in die Tabelle Zahlungsschlüssel ein. Generierte BB01-Zahlungsschlüssel werden in der Tabelle keinem realen Konto über das Feld Bankkonto zugewiesen. Im Feld Zahlungsschlüssel ist die virtuelle IBAN enthalten, die dem Kunden für seine Zahlungen mitgeteilt wird. Im Feld Zahlungsschlüssel Referenz ist die Kontonummer enthalten, welche die Berliner Bank im elektronischen Kontoauszug übermittelt, wenn der Kunde eine Zahlung getätigt hat.
Zahlungsschlüssel die bereits einem Einheitenvertrag, Vertragskopf oder Objektbuchungskonto zugewiesen wurden, enthalten über die Felder Tabellen ID, Eigentümer/Mieter, Objektnr. , Nr. Einheitenhistorie, Vertragsklasse und Vertragsnummer den jeweiligen Bezug zum Datensatz für die Buchhaltung.
Hinweis
Falsch angelegte Zahlungsschlüssel lassen sich löschen.
Manuelles zuweisen von Zahlungsschlüsseln
Wichtig
Um Zahlungsschlüssel manuell zuweisen zu können, darf in der RE Zahlungsverkehr Einrichtung keine automatische Zuweisung von Zahlungsschlüsseln aktiviert sein. Außerdem muss auf der jeweiligen Bankkontokarte der Standard-Objektbank im Feld Virtuelle Bankverfahren der entsprechende Wert ausgewählt sein.
Zuweisung an einen Vertrag
Sie können einen Zahlungsschlüssel entweder dem Vertragskopf oder dem jeweiligen Einheitenvertrag zuordnen. Wird ein Zahlungsschlüssel einem Vertragskopf mit mehreren Vertragszeilen zugewiesen, so kann der Debitor seine Zahlung in Summe für alle Einheitenverträge vornehmen. Bei der automatischen Kontierung erfolgt dann ein Ausgleich nach Vertragsnummer mit entsprechender Splittung auf die jeweiligen Einheitenverträge.
Auf der Vertragskarte und auf der Einheitenvertragskarte finden Sie jeweils in der Infobox Zahlungsverkehr das Feld Zahlungsschlüssel. Klicken Sie auf den Link des Feldes, um die Zahlungsschlüsselübersicht für den jeweiligen Vertragsdatensatz zu öffnen. Wählen Sie die Funktion Neuer Zahlungsschlüssel.
Es öffnet sich die Auswahl Zahlungsschlüssel, welche Ihnen je nach Zahlungsschlüsselverfahren der Objektbank und der Buchwerknummer aus der Objektkarte bei BB01-Verfahren, die noch nicht vergebenen Zahlungsschlüssel anzeigt. Sie müssen nun lediglich den gewünschten Zahlungsschlüssel markieren und mit OK die Zuordnung bestätigen.
Durch die Zuweisung werden die weiteren Felder des Zahlungsschlüsseldatensatzes gefüllt, um den Bezug zum Vertragsdatensatz herzustellen. Sie können einem Vertrag beliebig viele Zahlungsschlüssel zuordnen. Das Feld Beschreibung ist editierbar, um bei Bedarf einem internen Vermerk zu hinterlegen. Die Zuordnung eines Zahlungsschlüssels lässt sich rückgängig machen, indem Sie in der Übersicht Zahlungsschlüssel die Funktion Zahlungsschlüssel freigeben betätigen. Diese Funktion leert die Felder des Zahlungsschlüsseldatensatzes die eine Verbindung zum Debitoren hatten.
In der Vertragsübersicht und in der Einheitenvertragsübersicht wird der zugewiesene erste Zahlungsschlüssel im gleichnamigen Feld angezeigt.
Zuweisung an ein Objektbuchungskonto
Zahlungsschlüssel am Objektbuchungskonto führen bei der automatischen Kontierung zu keinem Postenausgleich von Debitoren- oder Kreditorenposten. Es erfolgt vielmehr bei Buchung direkt auf das entsprechende Kosten-Konto. Öffnen Sie den Kontenplan des entsprechenden Objektes. Klicken Sie auf den Link im Feld Anzahl Zahlungsschlüssel.
Ausgehend von der Liste Zahlungsschlüssel erfolgen die weiteren Schritte analog der Zuweisung an einen Vertrag. Im Objektkontenkarte wird jetzt bei Anzahl Zahlungsschlüssel der erste zugewiesene Zahlungsschlüssel angezeigt.
Möglichkeiten der Zahlungsschlüsselmitteilung
Damit RELion aufgrund von Zahlungsreferenzen automatisch kontieren kann, ist neben der Einrichtung im System auch die entsprechende Zahlungsschlüssel-Information im Verwendungszweck der Transaktion notwendig. Um den Selbstzahler zu informieren, welche Zahlungsreferenz er im Verwendungszweck seiner Transaktion eingeben muss, erhält dieser eine entsprechende Mitteilung.
Zahlungsschlüsselmitteilung per Word-Integration
Die Wordintegration ist mit diesem Stand von RELion noch nicht freigegeben, da die von Microsoft bereitgestellten technischen Mittel aktuell nicht ausreichen, die Wordintegration im gewohnten Umfeld zur Verfügung zu stellen. Wir arbeiten noch an einem Workaround, der zum Zeitpunkt dieses Releases jedoch noch nicht abgeschlossen ist und daher zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden muss.