Unternehmen müssen monatlich oder vierteljährlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben, um die entstandene Umsatzsteuer an die Finanzbehörden zu melden und abzuführen oder bei einem Vorsteuerüberschuss erstattet zu bekommen. Wenn alle Mehrwertsteuer-Merkmale und Einrichtungen korrekt erfolgt sind, berechnen und buchen Sie die Mehrwertsteuer (MwSt.) nach Zuständigkeitseinheiten automatisch. Der MwSt.-Abrechnungsbetrag für eine Periode wird mithilfe der MwSt.-Abrechnung berechnet. Die ermittelte Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln Sie in Form einer XML-Datei mittels einer ERiC-Schnittstelle via Elster an das Finanzamt.
Mithilfe der Stapelverarbeitung MwSt. buchen UVA-Vorgang schließen Sie die offenen MwSt.-Posten und transferieren die Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge auf ein MwSt.-Ausgleichskonto. Überdies buchen Sie mit RELion die Zahllastbuchung auf dem Finanzamtskreditor.
Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die UVA-relevanten Einrichtungen, Berichte sowie den Ablauf eines UVA-Vorgangs:
Einrichtung
Elektronische Umsatzsteuererklärung
Architekturübersicht ELSTER
Microsoft Dynamics 365 unterstützt grundsätzlich die Erstellung einer XML-Datei. Die Übermittlung dieser Datei an Elster erfolgt mittels der ERiC-Schnittstelle.
Um die UVA zu übermitteln, aktivieren Sie die Verschlüsselung in der Datenverschlüsselungsverwaltung. Dieser Vorgang muss nur einmal erledigt werden.
Benutzerauthentifizierung für ELSTER mit Zertifikat
Zur Datenfernübertragung Ihrer Belege an das ELSTER-Portal benötigen Sie einige Systemvoraussetzungen. Jeder Benutzer, der an ELSTER übermittelt, muss ein Softwarezertifikat für die Erklärung auf dem jeweiligen PC installieren:
persönliches PFX-Zertifikat für diesen Benutzer
Dieses persönliche Zertifikat enthält eine digitale Signatur, die in den übermittelten XML-Dateien enthalten ist.
Der Name des Benutzers ist ebenfalls enthalten. Geben Sie in der Suche Zertifikat Elster Online ein. Anschließend geben Sie die Benutzer an, die berechtigt sind, Belege an das ELSTER-Portal zu übermitteln. Öffnen Sie die Funktion Zertifikate.
Geben Sie im Fenster Zertifikat Elster Online im Feld Benutzer-ID den Benutzer an, den Sie zum Senden von Dokumenten an ELSTER autorisieren möchten.
Mit der Funktion PFX-Datei hochladen wählen Sie dann die Zertifikatsdatei für diesen Benutzer aus.
Unter Kennwort der PFX-Datei festlegen legen Sie das erhaltene Kennwort vom Finanzamt fest.
RE Steuer Einrichtung
Bevor Sie den UVA Vorgang durchführen, nehmen Sie in der RE Steuer Einrichtung die benötigte Einrichtung vor.
Dazu öffnen Sie über die Suche die RE Steuer Einrichtung. Die jeweiligen Inforegister werden nachfolgend erklärt.
UVA Vorgang
Objekt Steuerquote (Durchschnittsquote) berechnen
Nicht anrechenbare VSt. Berichtigen und buchen
Vorsteuer Teilabzug
Skonto rückrechnen
Einrichtung § 15a
UVA Vorgang
Umsatzsteuer-Voranmeldungen werden in RELion als UVA Vorgang bezeichnet. Mit jedem UVA Vorgang können mehrere Zuständigkeitseinheiten gemeldet werden, sogenannte UVA Transaktionen.
Tragen Sie also zu Beginn in der RE Steuer Einrichtung die Nummernserie sowohl für die UVA Vorgangsnr. als auch für die UVA Transaktionsnr. ein.
Hinweis
Ein UVA-Vorgang kann mit mehreren Zuständigkeitseinheiten erstellt werden. Für jede ausgewählte Zuständigkeitseinheit wird eine eigene UVA Transaktion Nr. generiert. (siehe Fallbeispiel)
Objekt Steuerquote (Durchschnittquote) berechnen
Im Inforegister wird u. a. festgelegt, wie die Vorsteuerquote definiert ist und auf welcher Grundlage diese errechnet werden soll .
Hier wird unter anderem definiert, auf welches Konto die nicht anrechenbare Vorsteuer gebucht werden soll und mit welchen Optionen die Buchung zu erfolgen hat.
Die Zuordnung von Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten sollte nur in den Kombinationen erfolgen, mit denen auch tatsächlich gebucht werden darf. Es kann sein, dass Kombinationen für die Erfassung notwendig oder gewünscht sind, mit denen aber nicht gebucht werden soll. Dies kann über eine Einrichtung ohne Zuordnung von Sachkonten verhindert werden.
Öffnen Sie über die Suche die Liste MwSt.- Buchungsmatrix Einr.
Wichtig
Die Konten im Feld RE Konto direkte VSt sollten mit der gleichen Kontonummer in den Objektkontenplänen sowie im Sachkontenplan enthalten sein. Zudem muss das RE Konto direkte VSt zu den entsprechenden Vorsteuerkonten hinsichtlich MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe passen. Andernfalls funktionieren die Stapelverarbeitungen Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen, nicht korrekt. Suchen Sie sich die entsprechenden Kontonummern heraus und überprüfen Sie Ihre Kontenpläne.
MwSt.-Abrechnung
Da das System bereits beim Buchungsvorgang automatisch die anfallenden oder abzuziehenden Steuern ermittelt, benötigen Sie letztendlich nur noch eine Ansicht auf der die Werte entsprechend kalkuliert und ausgegeben werden können. Als Grundlage für diese Ansicht dient ein spezielles Kontenschema im Fenster MwSt.-Abrechnung.
Eine Veränderung des Kontenschemas ist u. a. erforderlich bei einer Änderung im Formular Finanzamt, des Umsatzsteuergesetzes oder in der MwSt.-Buchungsmatrix Einr. Kurz gesagt, dient Ihnen die MwSt.-Abrechnung als Grundlage für die Berechnung der an die Steuerbehörde abzuführenden Mehrwertsteuer. Für Abstimmungen und Auswertungen können jederzeit weitere MwSt.-Abrechnungsschemata eingerichtet werden.
Erstellung einer MwSt.-Abrechnung Vorlage
Damit Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und berechnen können, benötigen Sie zunächst eine MwSt.-Abrechnungsvorlage. Die Einrichtung kann direkt vom Rollencenter aufgerufen werden oder die einzelnen Funktionen direkt über die Suche. Dazu öffnen Sie über die Suche die MwSt.-Abrechnung Vorlagen. Mit der Funktion +Neu erstellen Sie eine neue Vorlage.
Bezeichnung
Erläuterung
Name
Tragen Sie einen eindeutigen Namen für diese Vorlage ein.
Beschreibung
Wählen Sie eine zutreffende und prägnante Beschreibung aus.
MwSt.-Abrechnung Berichts-ID
Wählen Sie die Berichts-ID aus.
Berichtsbeschriftung MwSt.-Abrechnung
Diese Spalte ist standardmäßig nicht eingeblendet. Sie zeigt den Namen der entsprechenden Berichts-ID an.
Seiten-ID
Wählen Sie die Seiten-ID aus.
Seitenbeschriftung
Hier wird die Seiten-ID Beschriftung angezeigt.
Anschließend hinterlegen Sie über die Funktion Abrechnungsnamen unter den entsprechenden MwSt.-Abrechnungsnamen für Ihre Vorlage. Wählen Sie einen eindeutigen Namen sowie eine prägnante Beschreibung. Ähnlich wie bei den Buchblättern können Sie zu einer Vorlage mehrere Abrechnungsnamen hinterlegen:
Einrichtung der MwSt.-Abrechnung
Nachdem die MwSt.-Abrechnungsvorlage für die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erfolgt nun die Einrichtung. Durch die Einrichtung bestimmen Sie, wie die Abrechnung
berechnet wird und
im Ausdruck erscheint.
Über die Suche rufen Sie die Tabelle MwSt.-Abrechnung Vorlagen auf und öffnen im Menüband Abrechnungsnamen. Wählen Sie den MwSt.-Abrechnungsnamen aus, den Sie einrichten möchten.
Anschließend öffnen Sie den Vorgang MwSt.-Abrechnung bearbeiten, um mit der Einrichtung beginnen zu können.
Es öffnet sich die Grundlage für die Berechnung in einer eigenen Tabelle. Legen Sie in den einzelnen Zeilen fest, wie die Informationen gedruckt und die Finanzdaten zusammengefasst werden.
Wenn Sie im Feld Name auf die drei Punkte klicken, können Sie zwischen Ihren vorhandenen Abrechnungsnamen wechseln. Die Tabelle ist zunächst einmal so aufgebaut, dass Sie dem Formular einer Umsatzsteuer-Voranmeldung ähnelt. Es ist darauf zu achten, dass alle Steuerkonstellationen berücksichtigt werden.
Damit die einzelnen Felder verständlicher sind, hier eine kurze Erläuterung zu den verschiedenen Spalten:
Bezeichnung
Erläuterung
Rubrikennr. ; Beschreibung
Empfehlenswert ist hier, sich an das Formular der Umsatzsteuer-Voranmeldung zu halten – und den Aufbau einer solchen Abrechnungsmaske identisch mit den Feldern aus dem Formular zu halten. Das Feld Rubrikennr. wird später in der MwSt.-Abrechnung zur Festlegung der Zusammenzählung verwendet. Die Zeilennummer sollte eindeutig sein. In der Vergangenheit hat es sich bewährt, die Rubrikennummern mit Buchstaben zu versehen, um diese so leichter von den Kontonummern zu unterscheiden. Sie können beliebig viele Nummern einrichten. Alle Rubrikennummern, die nicht als Zeilennummern auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung stehen, werden beim Bericht UVA Kontennachweis verwendet (siehe Bericht MwSt. Kontenprüfung).
Art
Dieses Feld legt den Inhalt der MwSt.-Abrechnungszeile fest. Es handelt sich hierbei um ein Optionsfeld. Sie haben folgende Wahlmöglichkeiten:
Kontosumme: Das wird verwendet, wenn die MwSt. anhand der Kontensumme summiert wird. Basis hierfür sind die gebuchten Sachposten aus dem Hauptbuch. Bei Auswahl muss das Feld Kontosumme mit dem Kontobereich gefüllt werden, der zusammengezählt werden soll.
MwSt.-Summe: Dies wird ausgewählt, wenn die Mehrwertsteuer anhand der MwSt.-Posten summiert werden soll. Bei Auswahl dieser Option müssen folgende Felder gefüllt sein: Buchungsart, MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, MwSt.-Produktbuchungsgruppe, Betragsart. Die Auswahl Rubrikensumme bestimmt, wie Zeilen in dieser MwSt.-Abrechnung summiert werden sollen. Wählen Sie diese Möglichkeit, muss das Feld Rubrikensumme mit dem Zeilenbereich gefüllt werden, den sie addieren möchten. Das Feld Beschreibung wird verwendet, wenn die Zeile nur Text oder Symbole aufweist, beispielsweise eine gepunktete Linie.
Hinweis: Wenn Sie die Art Kontosumme gewählt haben, erfolgt keine Buchung und kein Abschluss der MwSt.-Posten. Die Kontosumme ist rein informativ.
Kontosumme
Haben Sie zuvor im Feld Art die Option Kontosumme gewählt, geben Sie jetzt an dieser Stelle die Nummer der Sachkonten an, die für die Zeilensumme berücksichtigt werden sollen.
Buchungsart
Dieses Feld füllen Sie nur dann, wenn im Feld Art die Option MwSt.-Summe gewählt wurde. Die Felder bestimmen, welche MwSt. Posten aus der Tabelle mit den MwSt. Posten summiert werden sollen. Sie haben in diesem Optionsfeld die Wahl zwischen Leer, Einkauf (=Vorsteuer), Verkauf (=Umsatzsteuer) oder Ausgleich.
Ebenso wie im Fall der Buchungsart müssen diese beiden Felder entsprechend gefüllt sein, wenn Sie die Option MwSt.-Summe ausgewählt haben. Diese Felder bestimmen welche MwSt.-Posten miteinander summiert werden sollen. Denn im Fall einer Buchung führt das System die Buchungsgruppen im Hintergrund mit.
Betragsart
Im Fall der Art = MwSt.-Summe, geben Sie hier an, ob die Summe der MwSt.-Posten auf Grundlage der ermittelten MwSt.-Beträge ODER auf Basis der Bemessungsgrundlage basieren soll.
Folgende Optionen stehen hier zur Verfügung:
- Leer = keine Berechnung eines Gesamtbetrages
- Betrag = Der Betrag der ausgewählten MwSt.-Posten wird summiert
- Bemessungsgrundlage = Die Bemessungsgrundlage, mit der die MwSt. der ausgewählten MwSt.-Posten berechnet wurde, wird summiert.
- Unreal. Betrag = Der unrealisierte Betrag der MwSt.-Posten wird summiert.
- Unreal. Bemessungsgrundlage = Die unrealisierte Bemessungsgrundlage bzw. die hier vorhandenen Beträge werden summiert.
Rubrikensumme
Sofern Sie im Feld die Auswahl Rubrikensumme getroffen haben, tragen Sie hier die Zeilennummern bzw. den Zeilennummernbereich ein, der bei der Berechnung einer Summe berücksichtigt werden soll.
Berechnen mit
Hiermit definieren Sie die Darstellung der Vorzeichen. Sie haben die Wahl zwischen Vorzeichen und Umgekehrtes Vorzeichen.
Drucken
Wenn Sie an dieser Stelle ein Häkchen setzen, wird die Zeile in der MwSt.-Abrechnung mit angedruckt.
Drucken mit
Definieren Sie, ob die Beträge der MwSt.-Abrechnung mit dem ursprünglichen oder dem umgekehrten Vorzeichen gedruckt werden sollen. Die Auswahl an dieser Stelle ist ebenfalls Vorzeichen oder umgekehrtes Vorzeichen. Der Druck ist hierbei unabhängig von der Berechnung.
Neue Seite
Beim Drucken der MwSt. Abrechnung erfolgt nach dieser Zeile ein Seitenumbruch.
UVA-Rubrikennr.
In diesem Feld hinterlegen Sie die entsprechende Kennzahl aus dem Umsatzsteuer-Voranmeldungsformular, um später bei Erstellung der Voranmeldung die korrekte Zuordnung in den UVA Vorgängen pro ZE gewährleisten zu können. Wählen Sie hierbei über das Auswahlfeld die entsprechende Rubrikennr. der MwSt.-Abrechnungszeile. Hinweis Voraussetzung für Eintragungen im Feld UVA-Rubrikennr.: - Rubrikennr. hat einen Eintrag, - Feld Art muss MwSt.-Summe lauten, - Im der Rubrikensumme darf kein Eintrag vorhanden sein. Bitte beachten Sie, dass ausschließlich die Kennzahlen aus dem Formular der Umsatzsteuer-Voranmeldung in der Darstellung der UVA Vorgänge pro ZE unterstützt werden.
Berichtsauswahl – MwSt.
Über die Suche rufen Sie die Berichtsauswahl-MwSt. auf.
Hinterlegen Sie für die Berichte MwSt.-Abrechnung, UVA Kontennachweis und MwSt.-Abrechnungsschema jeweils die Berichts-ID an:
Zuständigkeitseinheiten
Über die Zuständigkeitseinheit wird die Gesellschaft abgebildet. Sie bereiten die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) je Zuständigkeitseinheit auf und drucken sie aus. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Gesellschaft über eine Zuständigkeitseinheitenkarte verfügen und dabei besonders auf die folgenden Punkte in Bezug auf die UVA achten.
Im Inforegister Buchhaltung hinterlegen Sie ein Sammelobjekt mithilfe der beiden Felder Eigentümer/Mieter und Sammelobjekt.
Befüllen Sie im Inforegister Finanzamt alle relevanten Felder.
Bezeichnung
Erläuterung
Finanzamt Kreditorennr.
Der Kreditor des zuständigen Finanzamts muss zugeordnet werden. Für die Überweisung der Umsatzsteuerzahllast wird die RE Bankverbindung des Kreditors verwendet.
USt Abrechnungsperiode
Auch hier sollte eine Eingabe erfolgen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Leer = Lassen Sie das Feld leer, wenn Ihnen noch Angaben fehlen und Sie die Bearbeitung später fortsetzen möchten. Vor Erstellung eines UVA Vorgangs sollte jedoch eine Auswahl getroffen werden, da andernfalls der UVA Vorgang nicht erstellt werden kann.
- Monat = Auswahl für eine monatliche Abgabe der Voranmeldung.
- Quartal = Auswahl für eine Quartalsmeldung.
- Jahr = Die Eingabe Jahr hat nur einen informativen Charakter. Eine Umsatzsteuer-Jahresmeldung ist dadurch nicht möglich, Sie können Ihre Zuständigkeitseinheiten jedoch somit leichter filtern, um die Jahresmeldung separat durchzuführen.
- keine = Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Zuständigkeitseinheit nicht zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet ist.
Hinweis
Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in RELion ist es notwendig pro Zuständigkeitseinheit ein Sammelobjekt zu hinterlegen, da Zuständigkeitseinheiten beliebig vielen Objekten zugeordnet werden können. Es wird deshalb eine Angabe benötigt, mit welcher Objektnummer die Zahllast gebucht werden soll. Ein Sammelobjekt kann entweder ein „echtes“ oder ein „Fibu-Objekt“ sein. Fibu-Objekte können im System auf der Objektkarte im Feld Verwendung mit der entsprechenden Option gekennzeichnet werden.
Buchblattvorlage für die kreditorische Zahllastbuchung
Um im späteren Verlauf beim Buchen der UVA die Kreditorenbuchung durchzuführen, richten Sie hierfür ein separates Buchblatt ein. Geben Sie in der Suche Fibu Buch.-Blattvorlagen ein. Nutzen Sie das RE Einkaufs Buch.-Blatt als Buchblattvorlage. In dem folgenden Beispiel wählen Sie die Buchblattvorlage RE_EINKAUF mit dem Buch.-Blatt Namen UVA.
Periodische Aktivitäten
Checkliste
Die Checkliste unterstützt Sie bei der Bearbeitung einer UVA. Die Checkliste können Sie hier downloaden.
Arbeiten vor dem Erstellen UVA Vorgang
Periodenabschlussarbeiten gem. interner Vorgaben
Buchungszeitraum für Benutzer sperren – ausgenommen UVA-Ersteller
Skonto rückrechnen
Objektsteuerquote berechnen
Nicht anrechenbare Vorsteuer berechnen
§ 15a Planposten erstellen
§ 15a Korrekturbuchungen erstellen
Erstellen und Buchen UVA Vorgang
UVA Vorgang anlegen und erstellen
UVA Vorgang kontrollieren
UVA Vorgang versenden
UVA Vorgang buchen
Sicherstellung/Beobachtung Zahlungsausgang/-eingang FA
Ablage (digital) Übertragungsprotokoll, Nachweise, Verprobung und Buchungsbeleg
Details
Bevor Sie mit der eigentlichen Erstellung des UVA Vorgangs beginnen, sollten Sie einige Vorarbeiten erledigen. RELion stellt Ihnen hierzu verschiedene Stapelverarbeitungen zur Verfügung. Den Aufruf starten Sie über das Rollencenter über Steuer Vorgänge/Umsatzsteuervoranmeldung Allgemein.
Es wird empfohlen, vor Beginn der Aufgaben und vor dem Erstellen des UVA-Vorgangs die Periode(n) für die Benutzer zu schließen, die nicht am UVA-Vorgang beteiligt sind. So stellen Sie sicher, dass durchgehend mit einem aktuellen Buchungsstand gearbeitet wird. Der Buchungszeitraum kann an vier verschiedenen Einrichtungsoptionen gesperrt bzw. eingeschränkt werden:
Benutzer Einrichtung
Finanzbuchhaltung Einrichtung
Einrichtung Objektkarte
Einrichtung Zuständigkeitseinheiten
Hinweis
Die Benutzer Einrichtung übersteuert alle anderen Einrichtungen. Nähere Details zum Buchungszeitraum finden Sie in der Anwenderdokumentation Jahresabschlussarbeiten.
Fallbeispiel
Nachdem alle periodischen notwendigen Aktivitäten vor der Erstellung eines UVA Vorgangs durchgeführt sind, kann der eigentliche UVA Vorgang beginnen.
Anlegen UVA Vorgang
In unserem Beispiel erstellen Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Voranmeldungszeitraum März 2022. Öffnen Sie über die Suche die UVA Vorgänge. Legen Sie mit Neu für den Monat bzw. Meldezeitraum einen neuen UVA Vorgang an und füllen Sie die erforderlichen Felder. Wählen Sie im Inforegister AllgemeinMehr anzeigen, um weitere Felder anzuzeigen.
Bezeichnung
Erläuterung
Inforegister Allgemein
Nr.
Die Nummer wird gem. RE Steuer Einrichtung automatisch vergeben.
Beschreibung
Tragen Sie eine aussagekräftige Beschreibung ein.
Startdatum
Hinterlegen Sie hier das Anfangsdatum der zu meldenden Periode. Das Enddatum wird automatisch eingetragen.
Periode
Dieser Eintrag bezieht sich auf das Feld USt Abrechnungsperiode auf der Zuständigkeitseinheiten-Karte. Beispiel: Bei der Auswahl Monat werden die ZE’s angezeigt, welche im Feld USt AbrechnungsperiodeMonat hinterlegt haben.
Zusätzliche Information
Hier besteht die Möglichkeit, eine zusätzliche Nachricht an das Finanzamt zu übermitteln.
Getrennt übermittelte Belege
Wenn Sie Belege zusätzlich an das Finanzamt übermitteln wollen, aktivieren Sie das Feld.
Zuständigkeitseinheitenfilter
Über den Assist Button gelangen Sie zur Auswahl der entsprechenden Zuständigkeitseinheiten. Der Filter ist gem. dem Feld Periode eingestellt.
MwSt.-Posten inkl. (Abgeschl.)
Mit einer Auswahl aus drei Optionen wird bestimmt, welche MwSt.-Posten in den UVA-Vorgang einfließen sollen. Offen; Geschlossen; Offen und geschlossen
MwSt.-Posten inkl. (Periode)
Es kann zwischen den zwei folgenden Möglichkeiten gewählt werden: - Innerhalb der Periode; - Vor und innerhalb der Periode
Hinweis- Da es sich bei der Umsatzsteuer um eine jahresbezogene Steuer handelt, werden über den Filter Vor und innerhalb Periode nur Werte ab dem 01.01. des jeweiligen Kalenderjahres herangezogen.
Berichtigte Anmeldung
Aktivieren Sie das Feld, wenn es sich um eine berichtigte Erklärung handelt.
Erstattungsbetrag verrechnen
Wenn Sie wollen, dass eine mögliche Belastungszahlung und ein Erstattungsbetrag zusammen in dieser UVA aufgenommen werden müssen, aktivieren Sie dieses Feld.
Lastschrift widerrufen
Einen Widerruf einer bereits erteilten Lastschrift können Sie hier aktivieren.
Status
Es wird er aktuelle Status des Dokumentes angezeigt. Dieses Feld kann nicht manuell geändert werden. Solange der Status Angelegt lautet, können die Felder noch ohne weitere Zwischenschritte korrigiert werden. (siehe UVA Vorgang rückgängig machen).
Testversion
Wenn Sie eine Testmeldung an das Finanzamt übermitteln möchten, wird das Feld aktiv gesetzt.
Vorlagenname
Wählen Sie hier die MwSt.-Abrechnung aus.
Name
Wählen Sie hier den Abrechnungsvorlagenname aus.
Inforegister Statistik
Anzahl UVA-Transaktionen übertragen
Dieses Feld bleibt immer auf Null stehen.
Anzahl Zuständigkeitseinheiten
Über den Lookup gelangen Sie auf die Übersicht der Zuständigkeitseinheiten Übersicht. Es wird auf die ZE und die USt Abrechnungsperiode gefiltert.
Anzahl MwSt.-Posten
Beim Erstellen der XML-Datei werden die MwSt.-Posten dem UVA Vorgang zugeordnet. Die MwSt.-Posten sind mit der UVA Vorgangsnr. und UVA Transaktionsnr. angereichert. Auch das Feld Kennzeichen erhält hier einen Eintrag.
In unserem Fallbeispiel erstellen Sie einen UVA Vorgang für die Abrechnungsperiode Januar 2025. Im Status Angelegt enthält der UVA Vorgang noch keine Posten, dies ist ein leerer Rahmen.
Wichtig
Da die oben erwähnten Felder zum Erstellen des XML-Dokuments verwendet werden, welches an das Finanzamt übertragen werden soll, können nach dem Erstellen des XML-Dokuments keine Änderungen mehr in dieser Datei vorgenommen werden. Nähere Informationen finden Sie unter UVA Vorgang rückgängig machen. Wenn eine Umsatzsteuer-Voranmeldung als Testversion gesendet wurde, kann diese später nicht in eine tatsächliche Voranmeldung umgeändert werden.
Erzeugen der UVA
Nachdem der UVA Vorgang für März 2022 vollständig gefüllt wurde, erstellen Sie für die zwei Zuständigkeitseinheiten einen eigenen Datensatz, indem Sie im Menüband den Vorgang UVAs erzeugen auswählen:
Daraufhin ändert sich der Status der UVA Vorgang Nr. UVA21-024 auf UVA erstellt. Für jede der zwei Zuständigkeitseinheiten wurde weiterhin ein eigener Datensatz erstellt.
In dem Status UVA erstellt ist noch keine Möglichkeit vorhanden, Daten zu kontrollieren, es wurden bis jetzt lediglich Datensätze erzeugt.
Erstellen XML-Datei
Wählen Sie nun die Funktion XML-Datei erstellen, so werden die Steuerbeträge der einzelnen Voranmeldungen ermittelt und der Status auf XML erstellt geändert.
Hinweis
Für den elektronischen Versand der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind für die Adresse nur 30 Zeichen erlaubt. Sollte die Adresse einer Zuständigkeitseinheit größer sein, bestätigen Sie die Meldung mit Ja.
Beispiel:
MwSt.-Posten
Beim Erstellen der XML-Datei wird die UVA Vorgang Nr. in die MwSt.-Posten eingetragen. In den einzelnen Zuständigkeitseinheitenzeilen und im Inforegister Statistik (hier: gesamte MwSt.-Posten) können Sie die Anzahl MwSt. Posten einsehen und prüfen. In diesem Fallbeispiel hat die ZE RT einen MwSt.-Posten und die ZE RI GmbH 33.
Kontrolle der UVA
UVA Vorgang pro ZE
Nach Erstellung der XML-Datei können Sie sich jeden einzelnen UVA Vorgang pro ZE anzeigen oder gesamt anzeigen lassen. Jeder einzelne, ermittelte MwSt.-Posten kann exakt nachvollzogen und kontrolliert werden.
MwSt.-Abrechnung Vorschau
Zur Abstimmung und Auswertung der MwSt.-Abrechnung stehen Ihnen sowohl die Fensteransicht MwSt.-Abrechnung Vorschau als auch der Druck MwSt.-Abrechnung Meldung zur Verfügung. Ausgehend von unserem Datenbeispiel gehen Sie über Verwalten und wählen MwSt.-Abrechnung Vorschau aus. Bitte beachten Sie, dass sich nur für die ausgewählte ZE, die MwSt-Abrechnung öffnet.
In diesem Beispiel wird die MwSt.-Abrechnungsvorschau für die Zuständigkeitseinheit RT geöffnet.
Nun können die ermittelten Beträge ggf. nochmals kontrolliert werden bevor eine Übertragung an das Finanzamt erfolgt. Sie können direkt auf die Beträge klicken und die MwSt.–Posten nochmals einsehen. Vorab können Sie sich auch das Umsatzsteuer-Formular anzeigen lassen.
Bericht MwSt. Kontenprüfung
Dieser Bericht unterstützt Sie bei der Prüfung der Bemessungsgrundlage und dem Steuerbetrag.
Die Filterkriterien sind voreingestellt. Sie können sich mit dem Feld Posten drucken, die einzelnen MwSt.-Posten mit anzeigen lassen. Wählen Sie Drucken oder Vorschau, um den Ausdruck zu erhalten.
Wichtig
Es wird nur der Bericht angezeigt, der für die Zuständigkeitseinheit ausgewählt wurde.
Dieser Bericht zeigt alle MwSt.-Posten an, die mit der entsprechende UVA Transaktion Nr. angereichert sind. Die anderen Optionen sind an dieser Stelle informativ.
Wählen Sie die Funktion MwSt. Kontenprüfung in der Menüleiste, dann wird Ihnen der Bericht für alle ausgewählten Zuständigkeitseinheiten angezeigt (hier: zwei ZE).
UVA Vorgang rückgängig machen
Sollte es notwendig sein, die UVA erneut zu starten, beispielsweise weil Buchungen korrigiert werden mussten, haben Sie die Möglichkeit den UVA Vorgang rückgängig zu machen und zu aktualisieren.
Im Status Angelegt können Änderungen jederzeit vorgenommen werden.
Beim Status UVA erstellt wählen Sie unter Aktionen die Funktion UVAs löschen, der Status wird wieder auf Angelegt gesetzt.
Wenn der Status auf XML erstellt gesetzt ist, wählen Sie zunächst die Funktion XML-Datei löschen.
Es erscheint folgendes Mitteilungsfenster.
Die Abfrage wird bei jeder einzelnen Zuständigkeitseinheit angezeigt. In unserem Beispiel würde die Meldung zweimal angezeigt, da der UVA Vorgang mit zwei Zuständigkeitseinheiten angelegt ist. Nun ist der Status wieder auf UVA erstellt und Sie können wie bereits oben dargestellt weiter rückgängig machen.
Versand der UVA via ERiC-Schnittstelle
Wenn Sie die Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge nun abschließend auf die Richtigkeit hin überprüft haben, führen Sie die Meldung via Elster mittels der ERiC-Schnittstelle durch.
Um den UVA Vorgang zu übertragen, starten Sie im Menüband die Funktion XML-Datei übertragen.
Nach dem Bestätigen der Hinweismeldung mit Ja wird die XML-Datei an ELSTER gesendet und der Status wird automatisch auf XML übertragen gesetzt:
Über die Funktion Antwort Anzeigen gelangen Sie zu dem Übertragungsprotokoll.
Ihnen wird nun die dazugehörige PDF Datei angezeigt. Der Bemerkung ganz unten rechts zeigt Ihnen an mit welcher Version Sie die UVA übertragen haben.
MwSt. buchen UVA Vorgang
Die Mehrwertsteuer sollte erst nach der erfolgreichen Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung gebucht werden.
Dadurch werden die offenen MwSt.-Posten geschlossen und die Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge auf ein Umsatzsteuerzahllastkonto umgebucht. RELion bietet hierfür die Stapelverarbeitung MwSt. buchen UVA-Vorgang.
Wählen Sie in der Menüleiste unter Vorgang MwSt. buchen UVA Vorgang aus.
Die Felder UVA Vorgang Nr., Beschreibung, Zuständigkeitseinheitenfilter, Startdatum, Periode und MwSt.-Posten inkl. (Periode) werden analog Ihres erstellten UVA Vorgangs vorbelegt und können nicht verändert werden. Es können keine MwSt.-Posten gebucht werden, die nicht der erstellten (gemeldeten) Umsatzsteuer-Voranmeldung entsprechen. Vergeben Sie eine Belegnr. und wählen das Ausgleichskonto.
Im Fallbeispiel erhalten Sie für die zwei ausgewählten ZE`s die Buchungsvorschau.
Wichtig
Sobald Sie das Feld Buchung aktiviert haben und den Bericht über Drucken oder Vorschau starten, wird die Buchung ausgeführt; es gibt keinen weiteren Zwischenschritt mehr. Mit dem Buchungsvorgang werden die MwSt.-Posten geschlossen Ein Storno ist dann nur noch über das Journal möglich.
Im Einkaufs Buch.-Blatt – UVA werden die Buchblattzeilen erstellt und können dann gebucht werden.
Anschließend wird für jede ZE ein eigener Journaleintrag generiert (siehe 2 x MWSTABR). Die Kreditorbuchung wird extra generiert.
Nach der Verbuchung werden die MwSt.-Posten von offen auf Abgeschlossen gesetzt.
Nacharbeiten
Je nach Ihren Buchungsrichtlinien könnte es erforderlich sein, die Dateien in einer bestimmten Struktur zu speichern. So können Sie jederzeit bei internen und externen Anforderungen die gemeldeten Zahlen zeitnah dokumentieren bzw. weiterleiten.
Beispiel:
UVA-Kontennachweis ZE (z. B. Excel)
MwSt.-Posten (Excel), da die UVA Vorgang Nr. und die UVA Transaktion Nr. durch einen erneuten UVA Vorgang geändert werden können.
