Nachträglicher Postenausgleich
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Einführung
In der laufenden Buchhaltung kommt es immer wieder vor, dass Postenausgleiche nicht gesetzt werden konnten oder nicht gesetzt wurden. Dies betrifft vor allem solche Fälle, bei denen die Zahlung vor der Sollstellung erfolgt. Diese Stapelverarbeitung ermöglicht einen automatischen Postenausgleich, der sich im Wesentlichen so verhält, wie der automatische Postenausgleich, der beim Übertrag importierter Kontoauszüge ins Buch.-Blatt stattfindet. In der ersten Stufe geht es darum, zunächst mal die Zahlungen auszugleichen, die eine Einheitennr. enthalten und noch Offen sind (Restbetrag <> 0).
Einrichtung
Für die zentralen Einrichtungsparameter des Moduls Zahlungsverkehr gibt es eine eigene Einrichtungsseite (Zahlungsverkehr Einrichtung). Im Inforegister Automatische Kontierung können Sie die Einstellungen vornehmen. Beim nachträglichen Postenausgleich ist es wichtig zu entscheiden, welchen Ausgleich und welche Ausgleichsreihenfolge das System berücksichtigen soll. Zu empfehlen ist, dass der Teilausgleich und die Akt. Periode -> älteste Posten eingestellt sind.
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Teilausgleich zulassen | Diese Einstellung gilt sowohl für den manuellen Ausgleich im Buchblatt als auch für den automatisierten Ausgleich. Im Falle einer automatischen Kontierung von importierten Kontoumsätzen kommt es direkt zum Postenausgleich, sofern offene Posten vom System gefunden werden. Über das Feld Teilausgleich zulassen steuern Sie, ob das System einen automatischen Postenausgleich vornehmen darf, selbst wenn der Zahlbetrag kleiner als die Summe der offenen Posten ist. Ist der Haken gesetzt, wird ein Teilausgleich vorgenommen. Beispiel: Summe der offenen Posten 500,-EUR; Zahlbetrag 450,-EUR (es werden 450,-EUR automatisch ausgeglichen). Der Restbetrag auf dem letzten Posten beträgt 50,-EUR. Ist das Feld nicht aktiviert, so findet trotz gefundener offener Posten kein Ausgleich statt und der Buchhalter muss den Postenausgleich im Buchblatt manuell vornehmen. |
| Ausgleichsreihenfolge | Hier wählen Sie aus, in welcher Reihenfolge die offenen Posten ausgeglichen werden. |
| Akt. Periode ->älteste Posten Es werden die Posten der aktuellen Buchungsperiode, abhängig vom Buchungsdatum gesucht. Dabei erfolgt der Ausgleich je Buchungsdatum in Abhängigkeit der in den Posten hinterlegten Zahlungsrangfolge. Diese ist abhängig von der Einstellung im Objektbuchungskonto. | |
| Zuerst älteste Posten Es werden die ältesten offenen Posten gesucht. Dabei erfolgt der Abgleich je Buchungsdatum in Abhängigkeit der in den Posten hinterlegten Zahlungsrangfolge. Diese ist abhängig von der Einstellung im Objektbuchungskonto. | |
| Reihenfolge Kontierungsprüfung | Über die Optionsfelder 1. Stufe, 2. Stufe und 3. Stufe bestimmen Sie die Reihenfolge der Kontierungsprüfung. Wählen Sie nur Kontierungsroutinen, die Sie auch tatsächlich verwenden. Sollten Sie eine der drei Möglichkeiten nicht verwenden, lassen Sie beispielsweise Feld 3. Stufe leer, somit ersparen Sie dem System unnötige Prüfroutinen. |
| Wichtig: Achten Sie bei der Einrichtung auf eine logische Reihenfolge damit das System optimal arbeitet! | |
| 1. Stufe Zahlungsschlüssel; 2. Stufe Einheit-Bankverbindung; 3. Stufe Kontierungsregel; Das System prüft bei der automatischen Kontierung die Stufen der Reihe nach. Verwendet der Mandant keine Zahlungsschlüssel, wird als 1. Stufe die Einheit-Bankverbindung und als 2. Stufe die Kontierungsregel eingestellt. | |
| Virtuelle Konten und Zahlungsschlüssel | |
| Zahlungsschlüssel Verträge automatisch | Sollen bei der Neuanlage eines Vertrages Zahlungsschlüssel automatisch zugeordnet werden, ist hier ein Haken zu setzen. |
| Virtuelle Konten Wird mit virtuellen Konten der Aareal Bank oder Berliner Bank gearbeitet, bedeutet dies folgendes: Ist der Parameter gesetzt, können keine Zahlungsschlüssel mehr manuell vergeben werden. Aareal Bank-Verfahren Ein freier Zahlungsschlüssel, der dem Objektbankkonto zugewiesen ist und den Zahlungsschlüssel-Typ der Aareal Bank aufweist, wird dem Vertrag automatisch zugeordnet. Berliner Bank-Verfahren Ein freier Zahlungsschlüssel, welcher die gleiche Buchwerk-Nummer des Objektes hat und den Zahlungsschlüssel-Typ BB01 aufweist, wird dem Vertrag automatisch zugeordnet. Zahlungsreferenzen Sind keine Bankkonten auf diese Verfahren geschlüsselt, so generiert das System automatisch bei neuen Verträgen eine Zahlungsreferenz für Vertragskopf und Vertragszeilen. | |
| Virtuelles Konto Objektkonto automatisch | Sollen bei der Neuanlage eines Objektkontos virtuelle Unterkonten automatisch zugeordnet werden, ist hier ein Haken zu setzen. Ist der Parameter gesetzt, können keine Zahlungsschlüssel mehr manuell vergeben werden. Aareal Bank-Verfahren Ein freier Zahlungsschlüssel, der dem Objektbankkonto zugewiesen ist und den Zahlungsschlüssel-Typ der Aareal Bank aufweist, wird dem neuen Objektbuchungskonto automatisch zugewiesen. Berliner Bank-Verfahren Ein freier Zahlungsschlüssel, welcher die gleiche Buchwerk-Nummer wie auf dem Objekt hat und den Zahlungsschlüssel-Typ BB01 aufweist, wird dem neuen Objektbuchungskonto automatisch zugewiesen. |
| Mindestvorrat virtuelle Konten | Tragen Sie hier den Mindestvorrat an noch freien Zahlungsschlüsseln ein. Wenn diese Zahl unterschritten wird, erhalten Sie automatisch vom System einen Hinweis, dass Sie bald wieder neue virtuelle Konten bei Ihrer Bank anfordern müssen. |
Nachträglichen Postenausgleich
Wurde die Reihenfolge des Postenausgleichs in der Einrichtung festgelegt, dann können Sie den Bericht Nachträglichen Postenausgleich ausführen. Öffnen Sie über die Suche den Nachträglichen Postenausgleich.
Wurden die Werte in den einzelnen Registern ausgefüllt, können Sie über die Funktion Vorschau den Bericht ausgeführen.
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Prüfungsmonat | Hier geben Sie an, welcher Monat nachträglich ausgeglichen werden soll (z. B. 01.02.2022). |
| Buchungsmonat | Hier wird das Datum des Ausgleichs angegeben. Wenn Buchungsdatum leer, dann wird das Datum des Zahlungspostens verwendet. |
| Filter Einheitenvertrag | Hier können Sie Filter für den Postenausgleich setzen (z. B. Objekt Nr., Einheiten Nr., Debitorennr., usw.). Setzen Sie keinen Filter, dann läuft das System über alle Mandanten. |
Es öffnet sich folgender Bericht. Hier wird detailliert angezeigt, welcher Betrag bzw. welche Zahlung mit den offenen Posten ausgeglichen wurde.
4 Fallbeispiel
Bei einem Debitor sind die Januar- und Februar-Posten offen. Die Posten betreffen zwei unterschiedliche Einheiten. Die Zahlungen wurden mit Einheitennr. und Einheitenhistorie gebucht. Die Buchungsperiode für Januar wurde bereits geschlossen, in den Februar kann noch gebucht werden. Der Gesamt-Sollstellungsbetrag bei der Einheitennr. 001 beträgt 41,05 EUR und 438,03 EUR bei der Einheitennr. 501.
In diesem Beispiel wurde der Filter auf die Objektnr. gesetzt, Sie können jedoch weitere Filter vornehmen.
Folgende Posten wurden ausgeglichen:
Bei der Einheitenr. 501 bleiben insgesamt 10,00 EUR offen, da es sich um eine Unterzahlung handelt.
Das Buchungsdatum wird aus dem Bericht Nachträglicher Postenausgleich übernommen (hier: 23.02.2024).
Anschließend führen Sie den Postenausgleich für Februar durch:
Hier wurden folgende Posten ausgeglichen:
Der Januar wird bei der Einheitennr. 501 nicht berücksichtigt:
Das Buchungsdatum ist das Zahlungsdatum 05.02.2022.
