Wie in allen Geschäftsbereichen ist es auch in der Verwaltung unerlässlich, säumige Kunden auf offene Posten hinzuweisen. RELion bietet hierfür den Bereich Mahnungen an. Mit wenigen Schritten können Sie schnell und bequem die erforderlichen Mahnschreiben ausdrucken.
Das Programm überwacht bei der Erstellung von Mahnungen für Debitoren in Miet- und WEG-Verträgen die Fälligkeit. Sie können gewünschte Fälligkeitsformen und Toleranzperioden einrichten. Das Erzeugen von Mahnvorgängen oder Mahnvorschlägen erfolgt transparent und erleichtert die Bearbeitung. Mahnstufen definieren, wie bei verschiedenen Fälligkeitsüberschreitungen gemahnt wird. Diese Mahnstufen sowie die Mahntexte lassen sich individuell anpassen. Zudem können pro Mahnstufe Gebühren und/oder Zinsen berechnet werden.
Das System schlägt Mahnungen für überfällige Posten vor, bis die letzte konfigurierte Mahnstufe erreicht ist. Für die weitere Verwaltung der offenen Posten nach Erreichen der letzten Mahnstufe steht die Funktion Mahnakten erstellen zur Verfügung.
Einrichtung
Nachfolgend wird erläutert, welche Einstellungen in den verschiedenen Bereichen vorgenommen werden müssen, bevor das Modul genutzt werden kann.
Einrichtung Verkäufer/Einkäufer
Mahnungen mit RELion werden in benutzerbezogenen Mahnungsvorgängen verwaltet. Um benutzerbezogene Mahnungsvorgänge erstellen zu können, tragen Sie den betreffenden Benutzer als Bearbeiter in der Übersicht Verkäufer/Einkäufer ein.
Tragen Sie hier den gewünschten Bearbeiter mit einem eindeutigen Code und Namen in den Feldern Code und Name ein.
Legen Sie bei Bedarf unter der Funktion Stellvertreter einen Stellvertreter für den Mahnungssachbearbeiter fest.
Es besteht die Möglichkeit mehrere Stellvertreter für einen Bearbeiter auszuwählen. Nachdem Sie diese ausgewählt haben, wird dann in der Spalte Stellvertreter die Anzahl der eingetragenen Stellvertreter angezeigt.
Hinweis
Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Sachbearbeiter in der Benutzereinrichtung vorhanden sind.
Zuweisung Rollencode
Öffnen Sie über die Lupe die Seite Zahlungsverkehr Einrichtung. Weisen Sie im Inforegister Mahnung dem Feld den Rollencode Mahnprozess zu. Die Beschreibung Rollencode Mahnprozess wird automatisch befüllt, sofern dieser in den Global-RE Bearbeiterrollen hinterlegt ist. Zusätzlich müssen Sie den Rollencode Forderungsmanagement zuweisen. Auch hier wird die Beschreibung Rollencode Forderungsmanagement automatisch befüllt, wenn dieser in den Global-RE Bearbeiterrollen hinterlegt ist.
Hinweis
Wenn die Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegt ist, wird die Person je Objekt mit dem in der Einrichtung hinterlegten Code zugeordnet. Sollten keine Einstellungen vorgenommen worden sein und ein Vertrag vorhanden sein, wird die im Vertrag hinterlegte Person herangezogen. Ist keine der beiden Optionen vorhanden, wird der Bearbeiter des Mahnvorgangs herangezogen.
Wählen Sie über die Lupe Zahlungsverkehr Einrichtung. Weisen Sie im Inforegister Mahnung dem Feld Mahnungsvorgangsnummern eine Nummernserie zu.
Öffnen Sie im Feld Mahnungsvorgangsnummern über den Lookup die Listenansicht der Nummernserien. Über die Funktion Aus vollständiger Liste auswählen, gelangen Sie zur Liste Auswählen Nummernserie. Hier nutzen Sie entweder eine bereits bestehende Nummernserie, oder legen Sie eine neue an.
Zuweisen der Nummernserie für Mahnungen
Öffnen Sie über die Lupe Einrichtung Debitoren & Verkauf.
Im Inforegister Nummernserie weisen Sie den Feldern Mahnungsnummern und Registrierte Mahnungsnummern sowie den Feldern Zinsrechnungsnummern und Regist. Zinsrechnungsnummern (sofern Sie mit der optionalen Zinsrechnung im Rahmen der Mahnung arbeiten) entsprechende Nummernserien zu.
Einrichten der Mahnmethoden
Mit den Mahnmethodencodes werden die verschiedenen Mahnstufen und Mahnebenen hinterlegt.
Einrichtung der Mahnmethodencodes
Öffnen Sie über die Lupe die Tabelle Mahnmethoden.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass bei globalen Einstellungen vorgenommene Änderungen mandantenübergreifend sind.
Bezeichnung
Erläuterung
Code
Hier vergeben Sie einen Code zur Identifikation der Mahnmethode.
Beschreibung
Hier können Sie eine Beschreibung der Mahnmethode eingeben.
Max. Anzahl Mahnungen
Tragen Sie hier die maximale Anzahl von Mahnungen ein, die für einen fälligen Posten erstellt werden sollen. Wenn die Anzahl niedriger ist als die Anzahl der Mahnstufen, wird für den Posten ab Erreichen des hier eingetragenen Wertes nicht mehr gemahnt.
Zinsen buchen
Hier kann angegeben werden, ob die Zinsen in der Mahnung auf die Sach- und Debitorenkonten gebucht werden sollen, wenn die Mahnung registriert wird.
Zusätzliche Gebühren buchen
Hier geben Sie an, ob bei Registrierung einer Mahnung eine berechnete Mahngebühr auf die Sach- und Debitorenkonten gebucht werden soll.
Zusätzliche Gebühr pro Position
Gibt an, dass Gebühren in die Zinsberechnung einbezogen werden.
Minimalbetrag (MW)
Hier kann ein Minimalbetrag für die Summe fälliger Posten festgelegt werden. Die Summe aller offenen fälligen Posten wird mit diesem Betrag verglichen. Wenn der Minimalbetrag unterschritten ist, wird keine Mahnung erzeugt.
Hinweis zur Positionsgebühr im Bericht
Gibt an, dass der Mahnung sämtliche Hinweise zu Positionsgebühren hinzugefügt werden.
Mahnstufe; Forderungsmanagement
In diesem Feld wird die Mahnstufe vor dem Übergang in das Forderungsmanagement festgelegt. Über den Lookup gelangen Sie hier in die Listenansicht der vorhandenen Mahnstufen.
Wichtig
Durch Aktivierung der Optionen Zinsen buchen oder Gebühren buchen werden die ausgegebenen Beträge auf den Sachkonten verbucht und zusätzliche offene Posten beim Debitor erzeugt. Diese Posten werden im weiteren Verlauf des Mahnverfahrens als Forderungsposten behandelt und gemäß den Mahnstufenparametern gemahnt.
Einrichtung von Mahnstufen
Jede Mahnmethode kann unterschiedliche Mahnstufen enthalten, um diese einzurichten gehen Sie folgendermaßen vor:
Markieren Sie hierfür die gewünschte Zeile und wählen Sie die Stufen aus.
Beim Erstellen eines Mahnvorschlags wird ein Buchungsdatum für die Mahnung angegeben. Alle Posten, die zu diesem Buchungsdatum fällig sind (Feld Fälligkeitsdatum im Posten bzw. Fälligkeitsdatum im Mahnposten, falls vorhanden), werden unter Berücksichtigung der Toleranzperiode der zu verwendenden Mahnstufe vorgeschlagen. Wenn das Fälligkeitsdatum plus die Toleranzperiode der zugehörigen Mahnstufe dem Buchungsdatum des Mahnvorschlags entspricht, wird der Posten in der Mahnung vorgeschlagen.
Das Belegdatum der Mahnung wird aus dem Buchungsdatum der Mahnung abgeleitet. Das neue Fälligkeitsdatum der anzumahnenden Posten errechnet sich aus dem Belegdatum der Mahnung plus dem Fälligkeitsdatum der zugehörigen Mahnstufe. Ist in der Mahnstufe kein Fälligkeitsdatum eingetragen, entspricht die neue Fälligkeit dem Belegdatum der Mahnung.
Toleranzperioden werden verwendet, um zu verhindern, dass Posten in den Mahnlauf aufgenommen werden, bei denen der Kunde das Geld möglicherweise bereits überwiesen hat, aber aufgrund des Gironetzes noch nicht auf meinem Bankkonto gutgeschrieben wurde. Die Fälligkeitsformel dient zur Berechnung, wann der registrierte Mahnposten erneut fällig wird, um dann bei Überfälligkeit im nächsten Mahnlauf berücksichtigt zu werden.
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass wenn die Reihenfolge der Mahnstufen unterbrochen wird (z. B. Löschung der dritten Stufe), es dazu führt, dass Mahnposten, welche in die gelöschte Stufe fallen, nicht mehr angezeigt werden.
Bezeichnung
Erläuterung
Nr.
Dieses Feld zeigt die Nummer der Mahnstufe an. Wenn eine neue Mahnstufe eingerichtet wird, ordnet die Anwendung dieser automatisch die nächste Nummer zu. Stufe 1 ist die erste Mahnung, die für einen überfälligen Betrag erstellt wird. Stufe 2 ist die zweite Mahnung und so weiter. Je nachdem, wie viele Mahnungen in der Vergangenheit bereits erstellt wurden, verwendet die Anwendung für eine neue Mahnung die nächste höhere Nummer und die dafür geltenden Konditionen. Wenn eine Mahnung mit der letzten Mahnstufe ausgestellt wurde, gelten die Bedingungen dieser Stufe auch für alle nachfolgenden Mahnungen.
Toleranzperiode
Hier wird optional die Länge der Toleranzperiode eingeben. Die Toleranzperiode ist der Zeitraum, der ab dem Fälligkeitsdatum des Postens bzw. ab dem Datum dessen letzter Mahnung an vergehen muss, bevor eine weitere Mahnung erstellt werden kann. Ausgangsbasis für die Toleranzprüfung ist das Belegdatum der Mahnung.
Fälligkeitsformel
Mit dieser Datumsformel wird festgelegt, wie die Anwendung das Fälligkeitsdatum für eine Mahnung berechnet. Das Fälligkeitsdatum wird vom Belegdatum ausgehend errechnet.
Zins berechnen
Hier legen Sie fest, ob Zinsen in den Mahnungszeilen berechnet werden sollen. Wird der Haken gesetzt, werden Zinsen auf der Mahnung angegeben. Im der Karte Mahnmethoden wird im Feld Zinsen buchen festgelegt, ob die berechneten Zinsen auf Sach- und Debitorenkonten gebucht werden sollen. Der Zins muss in der Debitorenkarte unter Zinskonditionencode hinterlegt sein.
Zusätzliche Gebühr (MW)
Sollen für die Mahnung Gebühren erhoben werden, wird der Betrag hier eingegeben.
Mahnungsüberschrift 1 und 2
Der hier eingetragene Text wird beim Ausdruck der Mahnungen als Betreff verwendet.
Erstellung von Vor- und Nachtext für die einzelnen Mahnstufen
Auf der Seite Mahnstufen haben Sie die Möglichkeit, den jeweils gewünschten Vortext und Nachtext zu hinterlegen.
Wenn Sie Vortext wählen, öffnet sich der Mahntext und Sie können den gewünschten Text entsprechend hinterlegen. Sie können zusätzlich zur Texteingaben auch mit Platzhaltern arbeiten.
Beispielsweise für die Mahnstufe 1:
Richten Sie zu jeder Mahnstufe einen entsprechenden Nachtext ein. Hier tragen Sie den Text ein, der nach den Mahnposten eingefügt werden soll.
Beispielsweise für die Mahnstufe 1:
Hinweis
Die beschriebene Einrichtung führen Sie für jede Mahnstufe durch.
Platzhalter für Vor- und Nachtext
Zur Erleichterung Ihrer Arbeit können Platzhalter innerhalb des Vor- und Nachtextes verwendet werden. Diese ermöglichen das automatische Einfügen von Werten aus den Feldern der Mahnung. Möchten Sie beispielsweise den Zahlungsrückstand im Ausdruck aufnehmen, setzen Sie den Platzhalter %4, und der säumige Betrag wird im entsprechenden Vor- oder Nachtext eingetragen.
Zuweisen des Mahnmethodencodes für Mieter und Eigentümer
Hier vergeben Sie einen Code für die Mahnmethode. Mit der Mahnmethode werden gewünschte Optionen für die Mahnung verwaltet, wie zum Beispiel die Anzahl der Mahnungen, Mahnstufen und ob Zinsen bzw. Gebühren berechnet werden sollen.
Über die Lupe öffnen Sie die Zahlungsverkehr Einrichtung.
Im Inforegister Mahnung werden die Felder Mieter Mahnmethodencode und Eigentümer Mahnmethodencode für die Bereiche Miet- und WEG-Verwaltung initial eingerichtet.
Der Mahnmethodencode für die Mitgliederverwaltung wird im Inforegister Sonstiges unter Satzungsparameter hinterlegt.
Abweichende Mahnmethodencodes hinterlegen Sie, falls es nötig sein sollte, beim jeweiligen Debitor auf der Debitorenkarte oder auf den Vertragskarten der Miet- und WEG-Verwaltung.
Inforegister Zahlungen: Mahnmethodencode und Zinskonditionencode auf der Debitorenkarte
Inforegister Allgemein: Mahnmethodencode auf der Vertragskarte
Wichtig
Mahnmethodencodes müssen sowohl auf der Debitorenkarte als auch der Vertragskarte eingerichtet sein, damit Mahnungen in RELion erstellt werden können.
Konten für Mahngebühr und Zinsen
Für die Verarbeitung der Mahngebühren und der Zinsen müssen Konten eingerichtet werden. Dazu öffnen Sie über die Lupe die Debitorenbuchungsgruppen.
Tragen Sie hier in den Spalten Zinskonto und Gebührenkonto die dafür vorgesehene Konten über die Auswahlmöglichkeit ein. Über die Funktion Neu können Sie eine neue Debitorenbuchungsgruppe hinzufügen.
Wichtig
Das Eintragen dieser Konten ist zwingend erforderlich, falls Zinsen und/oder Mahngebühren in Rechnung gestellt werden sollen. Die Sachkonten müssen mit der Buchungsart Verkauf eingerichtet sein.
Ferner müssen Geschäfts- und Produktbuchungsgruppe, sowie Mehrwertsteuergeschäfts- und Mehrwertsteuerproduktbuchungsgruppe eingerichtet sein.
Zinskonditionen einrichten und hinterlegen
Um Zinsen bei einer Mahnung berechnen zu können, müssen die Zinskonditionen definiert werden. Wählen Sie über die Lupe Einrichtung Debitoren Verkauf. Öffnen Sie anschließend über Zahlungen die Liste der Zinskonditionen.
Bezeichnung
Erläuterung
Code
Tragen Sie hier einen Code für die Zinskonditionen ein. Die Anwendung verknüpft den Code daraufhin mit den Daten zur Zinsberechnung.
Zinsberechnung
Legen Sie fest, welche Posten in die Zinsberechnung von Zinsrechnungen aufgenommen werden sollen. Um sich die verfügbaren Optionen anzeigen zu lassen, öffnen Sie die Auswahl. Wählen Sie die Option Offene Posten. Im Gegensatz zu Zinsrechnungen enthalten Zinsberechnungen auf Mahnungen nur offene Posten.
Zinsberechnungsmethode
Hier können Sie die Zinsberechnungsmethode für diese Zinskondition auswählen. Um sich die zur Wahl stehenden Methoden anzeigen zu lassen, öffnen Sie die Auswahl. Zinsen können unter Verwendung der folgenden Methoden errechnet werden:
Tagessaldo
Die Methode Tagessaldo berücksichtigt, seit wie vielen Tagen die Zahlung überfällig ist. Methode Tagessaldo: Zins = Restbetrag * (Tage Überfällig / Zinsperiode) * (Zinssatz / 100)
Fälliger Saldo
Bei der Methode Fälliger Saldo stellt der Zins einfach einen Prozentsatz des fälligen Betrags dar. Methode Fälliger Saldo: Zins = Überfälliger Betrag * (Zinssatz / 100)
Wichtig: Wenn Sie die Methode Fälliger Saldo wählen, müssen Sie in dem Feld Zinsperiode (Tage) die Periode festlegen, für die der Zinssatz gelten soll.
Zinssatz
Hier können Sie den Prozentsatz eingeben, den die Anwendung verwenden soll, um die Zinsen für diesen Zinskonditionencode zu berechnen. Geben Sie kein Prozentzeichen ein. Wenn beispielsweise der Zinssatz 1,5 % beträgt, geben Sie 1,5 ein. Wichtig: Die Weise, wie der Zinssatz durch das Programm verwendet wird, hängt von der von Ihnen verwendeten Berechnungsmethode ab. Siehe auch Zinsberechnungsmethode.
Zinsperiode (Tage)
Hier können Sie die Periode eingeben, für die der Zinssatz gelten soll. Geben Sie die Anzahl der Tage in der Periode ein. Wenn Sie Zinsrechnungen oder Mahnungen erstellen, verwendet das Programm die Zinsperiode, um Zinsen zu berechnen. Wenn Sie im Feld Zinsberechnungsmethode die Option Tagessaldo ausgewählt haben, müssen Sie dieses Feld ausfüllen. Wenn Sie zum Berechnen der Zinsen die Methode Fälliger Saldo verwenden, brauchen Sie dieses Feld nicht auszufüllen.
Minimalbetrag (MW)
Hier können Sie einen Minimalbetrag für Zinsen in der Mandantenwährung eingeben. Wenn Sie die Stapelverarbeitung Zinsrechnungen erstellen oder Zinsrech.-Zeilen vorschlagen verwenden, berechnet die Anwendung den Zins, der hinzugefügt werden soll. Liegt der errechnete Zinsbetrag unter dem im Feld Minimalbetrag (MW) angegebenen Betrag, wird er nicht hinzugefügt.
Die übrigen Felder werden im Bereich Mahnungen nicht verwendet und sind daher nicht Gegenstand dieser Dokumentation. Nachdem die Zinskonditionen eingerichtet wurden, müssen Sie diese den Debitoren, bei denen sie Anwendung finden sollen, zuordnen. Dazu öffnen Sie über die Lupe die Debitorenliste und wählen einen gewünschten Debitor aus.
Hinterlegen Sie den für den Debitor maßgeblichen Zinskonditionencode.
Hinweis
Der Zinskonditionencode muss bei Bedarf jedem Debitor manuell zugewiesen werden. Im Gegensatz zum Mahnmethodencode kann der Zinskonditionencode nicht über eine Einrichtung vorbelegt werden.
Einrichten der Berichte
Es steht Ihnen eine Vielzahl von Berichten zur Verfügung. Über die Liste RE Berichtsauswahl wird die Zuordnung des Berichts zu den einzelnen Modulen durchgeführt. Wählen Sie über die Lupe RE Berichtsauswahl und öffnen Sie die RE Berichtsauswahl.
Die Berichtsauswahl ermöglicht das Einbinden von verschiedenen Berichten, die dann über die Druckfunktion aufgerufen werden können. Im Mahnungsbereich gibt es zwei maßgebende Verwendungsoptionen:
RE Mahnung mit der Bericht ID 5052456
RE Registrierte Mahnung mit der ID 5052487
Des Weiteren können Sie kundenindividuelle Berichte integrieren.
Mahnkommentare
Zur Vorbereitung auf den Mahnvorgang besteht die Möglichkeit, an vier verschiedenen Stellen Mahnkommentare zu erfassen, um die Mahnvorschlagsliste effizienter zu bearbeiten.
Mietvertrag
Einheitenvertragsübersicht
Debitoren
Debitorposten
Hier ein Beispiel am Mietvertrag:
Sie haben die Möglichkeit, Ihren Kommentar direkt im Feld Kommentar zu hinterlassen oder für eine bessere Übersicht die Funktion Kommentar bearbeiten aufzurufen.
Des Weiteren können Kommentare archiviert werden.
Über Aktuelle Kommentare können Sie die Ansicht der Kommentare filtern:
Die erfassten Mahnkommentare werden auch in der Infobox angezeigt.
Die erfassten Mahnkommentare können in folgenden Berichten gedruckt und angezeigt werden. Erfassen Sie Mahnkommentare am Mietvertrag oder Einheitenvertrag, werden diese in der Mahnauswertung angedruckt:
Wichtig
Wenn auf der Request Page die Option Einheiten drucken ausgewählt wird, wird die Vertragsnummer nicht mit angegeben.
Erfassen Sie Mahnkommentare am Debitor oder an Debitorenposten, werden diese in der offenen Posten Liste Debitor OP per Stichtag nach Objekt angedruckt.
Prozessablauf
Fallbeispiel
Zu Beginn wird ein Mahnungsvorgang erzeugt. Dieser stellt den Arbeitsvorrat an Mahnungen dar, die einzeln in einer Vorschau angesehen, bearbeitet oder gelöscht werden können. Der Vorgang wird durch die Registrierung sämtlicher Mahnungen abgeschlossen.
Mahnungen werden vertragsbezogen ausgeführt. Mehrere Einheiten eines Vertrages werden zusammen verarbeitet und nach Objekt- bzw. Einheitennummer sortiert und gruppiert. Mahnposten ohne Vertragsbezug werden in einer gesonderten Mahnung zusammengestellt. Debitoren ohne fällige vertragsbezogene Posten können mit dem Modul Mahnung nicht gemahnt werden und sind nach dem Standard-Business Central Verfahren zu bearbeiten.
Gemahnt werden grundsätzlich die Posten, die zum Zeitpunkt der Mahnung (Belegdatum) fällig und nicht durch Abwarten gekennzeichnet sind. Toleranzperioden bei der Berechnung der Fälligkeit werden dabei berücksichtigt.
Mahnungsvorgang erstellen
Öffnen Sie über die Lupe die Übersicht RE Mahnvorgänge. Über Neu können Sie einen neuen Mahnungsvorgang erzeugen.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass nur der eingerichtete Bearbeiter und dessen Stellvertreter einen Mahnvorgang bearbeiten können.
Es stehen nun drei Optionen zur Auswahl:
Vertrag
Debitor
Mitglied
Der Typ Mitglied erscheint nur in einem Mandanten, in dem die Mitgliederverwaltung aktiv ist.
Die Typen haben folgende Funktion:
Vertrag
Es werden die Miet- und WEG-Verträge durchlaufen und alle relevanten Posten gemahnt. Zusätzlich werden relevante Posten gemahnt, die für die Vertrags-Debitoren gebucht wurden, aber keinen Bezug zu einem Vertrag haben.
Mitglied
Es werden die Mitglieder durchlaufen und alle relevanten Posten gemahnt.
Debitor
Es werden die Debitoren durchlaufen, und alle relevanten Posten gemahnt, die keinen Vertrags- oder Mitgliederbezug haben. Posten, die sich ggf. schon in einer Mahnung befinden (siehe Typ Vertrag), werden dann beim Typ Debitor nicht mehr gemahnt.
Wählen Sie die gewünschte Option und bestätigen Sie diese mit OK.
Sie gelangen auf folgende Seite RE Mahnungsvorgang.
Sobald Sie auf dieser Seite eine Eingabe vornehmen, werden die Felder Bearbeiter, Buchungsdatum und Belegdatum automatisch ausgefüllt. Diese Daten können jedoch jederzeit geändert werden.
Bearbeiter: Dieses Feld wird automatisch mit dem Namen des ausführenden Bearbeiters befüllt.
Vorgabe Bearbeiter Art: Hier kann eine ausgewählt werden, welcher Bearbeiter auf der Mahnung werden soll.
Folgende Kategorien stehen zur Auswahl:
– Rolle
– Vertrag
– Vorgang
– Eingabe
Buchungsdatum: Das Datum in diesem Feld steuert, wann die Posten der Mahnung (z. B. Mahngebühren) gebucht werden.
Belegdatum: Dieses Datum legt das Dokumentendatum der Mahnung fest und ist entscheidend für die Fälligkeitsprüfung der Posten sowie für die Dauer der Zinsberechnung. Das Belegdatum sollte daher möglichst nah am tatsächlichen Versanddatum der Mahnung liegen.
Nur fällige Posten vor Belegdatum: Setzen Sie das Feld aktiv, um nur die Posten für die Mahnung auszugeben, deren Fälligkeit unter Berücksichtigung der Toleranzperiode vor dem eingetragenen Belegdatum liegt.
Mahnvorschlagsposten
Wählen Sie über Start die Funktion Mahnvorschlagsposten erstellen aus.
Im Bericht können Sie verschiedene Filter setzen:
In diesem Beispiel wurde folgender Filter gesetzt:
Es werden alle Mahnvorschlagsposten angezeigt.
Diese Mahnvorschlagsposten können nun bearbeitet werden. Eine Mehrfachauswahl der einzelnen Posten ist möglich (siehe Beispiel). Über die Aktion Vorgang können Sie den Bericht Mahnungsbezogene Werte ändern öffnen. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Fälligkeitsdatum zu ändern, ein Abwarten-Kennzeichen zu setzen und den dazugehörigen Sperrgrund festzulegen.
Beispiel mit einem Mahnvorschlagsposten
In diesem Beispiel wird ein Mahnvorschlagsposten um mahnbezogende Werte geändert.
Nach der Fertigstellung erscheint eine Meldung, dass die Daten übernommen wurden.
Die vorher eingegebenen Werte werden dann in die Tabelle Mahnvorschlagsposten eingetragen.
Zudem wird die Änderung in der Tabelle Debitorenposten angezeigt.
Sollten zwischenzeitlich Änderungen an den Debitorenposten durch einen anderen Mitarbeiter vorgenommen werden, können die Mahnvorschlagsposten ebenfalls aktualisiert werden. In unserem Beispiel werden in den Debitorenposten zwei Buchungen mit einem Abwarten-Kennzeichen und einem Sperrgrund versehen.
Sie können in der Tabelle Mahnvorschlagsposten die Funktion Zeile aktualisieren oder Alle aktualisieren auswählen:
Dann öffnet sich nochmals der Bericht Mahnvorschlagposten erstellen.
In unserem Beispiel ist der Filter am RE Vertrag gesetzt. Sie können jederzeit weitere Filter hinzufügen, wenn Sie genau wissen, was geändert wurde.
Beispiel mit mehreren Mahnvorschlagsposten
Wählen Sie die gewünschten Mahnvorschlagsposten aus und gehen über Vorgang auf Mahnbezogene Werte ändern:
Ändern Sie die Werte.
Hinweis:
In den Debitorenposten ist auch eine Mehrfachauswahl möglich um mahnbezogene Werte zu ändern.
Die weitere Darstellung ist im Beispiel mit einem Mahnvorschlagsposten erklärt.
Nachdem die Änderungen in den Mahnvorschlagsposten übernommen wurden, können Sie über die Aktion Start die weiteren Schritte durchführen. Mahnungen erstellen, drucken, annullieren und registrieren.
Wenn Sie die Funktion Mahnungen erstellen ausführen, werden die Mahnungen ohne vorherige Abfrage über die Request Page erstellt.
Die weitere Beschreibung des Mahnvorgangs entnehmen Sie bitte unten.
Sie haben aber auch die Möglichkeit über das Fenster RE Mahnvorgänge den weiteren Mahnvorgang durchzuführen, hier werden Ihnen auch die Anzahl der Mahnvorschlagsposten angegeben:
Falls Sie Mahnungen erstellen möchten, ohne vorher Mahnvorschlagsposten zu erstellen, können Sie dies jederzeit auf der Seite Mahnvorgänge tun. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Mahnungen zu erstellen, zu bearbeiten, zu drucken und zu registrieren. Navigieren Sie dazu einfach von der ausgefüllten Seite RE Mahnungsvorgang zurück zur Seite Mahnvorgänge.
Über die Funktion Mahnungen erstellen öffnet sich je nach Mahnungsvorgangsart (Vertrag oder Debitor) die Stapelverarbeitung RE Mahnungen erstellen.
Im Inforegister Optionen ist das Buchungsdatum und das Belegdatum standardmäßig mit dem Arbeitsdatum vorgeblendet, welches bei Bedarf geändert werden kann.
Mit dem Datum im Feld Buchungsdatum steuern Sie das Datum, zu dem Posten der Mahnung (z. B. Mahngebühren), gebucht werden. Mit dem Datum im Feld Belegdatum legen Sie das Dokumentendatum der Mahnung fest. Dieses Datum ist maßgeblich für die Fälligkeitsprüfung von Posten sowie für die Dauer der Zinsberechnung. Das Belegdatum sollte daher zeitnah zum tatsächlichen Versand der Mahnung gewählt werden.
Im Feld Nur fällige Posten vor Belegdatum setzen Sie den Schieberegler, um nur Posten für die Mahnung auszugeben, deren Fälligkeit unter Berücksichtigung der Toleranzperiode vor dem eingetragenen Belegdatum liegt.
Im Filter können Sie auf die jeweiligen Ebenen filtern und die Auswahl eingrenzen. Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit OK, um die Verarbeitung zu starten.
Wurde die Verarbeitung erfolgreich abgeschlossen, werden die Mahnungen zum Mahnvorgang ohne weitere Hinweise angelegt. Falls bei der Verarbeitung eingeschlossene Debitoren mit fälligen Salden nicht berücksichtigt wurden, erhalten Sie einen Hinweis.
Quittieren Sie den Hinweis mit Ja, um sich die Übersicht der Debitoren anzeigen zu lassen, die keine Mahnung erhalten haben. Prüfen Sie die Debitoren auf möglicherweise fehlende Einrichtungsparameter, insbesondere den Mahnmethodencode und den Zinskonditionencode.
Falls bei der Erstellung des Mahnvorgangs etwas vergessen wurde, wie fehlende Positionen, Eigentümer, Mieter oder eine versehentlich falsch angesetzte Mahngebühr, kann der Mahnvorgang über Mahnungsvorgang annullieren annulliert werden. Mit der Annullierung werden auch alle enthaltenen Mahnvorschläge gelöscht.
Standardmäßig ist bei Annulliert ein Filter eingestellt. Den Filter müssen Sie lösen, um die annullierten Vorgänge zu sehen.
Mahnungen Testbericht
Markieren Sie den betreffenden Mahnvorgang und wählen Sie die Funktion Mahnungen Druckvorschau.
Hier haben Sie die Möglichkeit, sich nach Auswahl des gewünschten Berichts aus der RE Berichtsauswahl den Inhalt der Mahnungen in einer Druckansicht mit Vorschau anzusehen oder mit Drucken auszudrucken.
Die Option Posten anzeigen ist standardmäßig mit Ja vorbelegt. Wenn Sie den Schieberegler deaktivieren, werden keine Mahnposten gedruckt, sondern nur die Postensumme.
Möchten Sie eine genaue Überprüfung der einzelnen Mahnungen oder eine Übersicht der im Mahnvorgang enthaltenen Mahnungen, wechseln Sie zur RE Mahnungsliste, indem Sie bei Anzahl nicht registrierte Mahnungen anklicken. Dort werden Ihnen alle Mahnungsvorschläge des Mahnvorgangs angezeigt.
Hinweis
Für Debitoren mit Posten ohne Vertragsbezug wird ein eigener Mahnungsvorschlag erstellt. Diesen erkennen Sie daran, dass das Feld Vertragsnr. leer ist. Dies betrifft allerdings nur Debitoren, die mindestens einen fälligen Posten mit Vertragsbezug haben. Wenn ein Posten keine Vertragsnummer enthält, dann wird dafür eine extra Mahnung mit der beim Debitor hinterlegten Mahnmethode erstellt. Daher ist es wichtig, beim Debitor stets einen Mahnmethodencode zu hinterlegen. Für Debitoren ohne Verträge (z. B. ein fremder Dritter, der zu Schadenersatz wegen Sachbeschädigung verpflichtet wurde) muss über den Typ Debitor beim Erstellen des Mahnvorgangs behandelt werden.
In der RE Mahnungsliste sind die Debitoren des Mahnungsvorgangs aufgelistet. Mit der Funktion Mahnung löschen können Sie bei Bedarf einzelne Mahnungen aus der Liste löschen.
Mit Mahnstufe ändern kann die Mahnstufe geändert werden und über den Schieberegler die Zusätzliche Mahngebühr ausgelöst werden. Einrichtungsdetails sind im Kapitel Konten für Mahngebühr und Zinsen beschrieben.
Die Übersicht stellt die wesentlichen Informationen des Mahnkopfes dar. Details zu den Inhalten entnehmen Sie dem nachfolgenden Kapitel Mahnungen Prüfen/Bearbeiten.
Mahnungen Prüfen/Bearbeiten
Markieren Sie in der Übersicht die betreffende Zeile und öffnen die Mahnung über Bearbeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Mahnung zu bearbeiten oder auch zu löschen.
In den Inforegistern Allgemein und Buchung werden die wesentlichen Informationen des Mahnkopfes angezeigt.
Inforegister Allgemein
Bezeichnung
Erläuterung
Nr.
Fortlaufende Nummer der Mahnung, die vom Programm automatisch gemäß eingerichteter Nummernserie fortgezählt wird.
Debitorennr.
Hier wird die Nummer des Debitors angegeben.
Name/Name2
Namen des Debitors, für den die Mahnung bestimmt ist.
Adresse
In diesem Feld wird die Straße des Debitors angezeigt.
PLZ Code/Ort
Zeigt die Postleitzahl und den Ort der verknüpften Debitorenkarte an.
Kontakt
Zeigt die beim Debitor im Feld Kontakt hinterlegten Daten an.
Mahnungsbeschreibung
Weitere Informationen, die zu dieser Mahnung eingetragen werden können.
Buchungsdatum
Datum, zu dem der Mahnbetrag gebucht werden soll. Dieses Datum wird auf der Mahnung angedruckt.
Belegdatum
Datum der Mahnungserstellung. Dieses Datum wird auf der Mahnung angedruckt. Ausgehend von diesem Datum wird die Fälligkeit der registrierten Mahnposten gesteuert.
Mahnstufe
Die Mahnstufe wird ermittelt aus dem Posten mit der höchsten Mahnstufe. Über Mahnstufe ändern haben Sie die Möglichkeit, die Mahnstufe zu ändern und dadurch sowohl Mahntexte als auch optional die Mahngebühr zu aktualisieren.
Bearbeiter
Hier wird der Bearbeiter des Vertrages eingetragen. Ist der Bearbeiter des Vertrages nicht gepflegt, so wird der Bearbeiter des Mahnvorgangs übernommen.
Vertragsnr.
In diesem Feld wird die Nummer des zu mahnenden Vertrags angezeigt.
RE Objekt Bankkonto
Hier wird die Objektbank des zum Vertrag gehörenden Objektes angezeigt. Die Ermittlung des Kontos erfolgt über die Objektbank der ersten Einheit in den Mahnzeilen.
Gruppierung
Zeigt an ob und nach welchem Kriterium die Mahnposten gruppiert werden. Mahnungen werden innerhalb des Vertrages nach Objekt / Einheit sortiert und gruppiert. Mahnungen ohne Vertragsbezug sind ohne Gruppierung.
Mitgliedsnr.
Die Mitgliedsnummer wird von der Anwendung bei einer Mitgliedermahnung eingeblendet.
Inforegister Buchung
Bezeichnung
Erläuterung
Mahnmethodencode
Dieses Feld zeigt den Mahnmethodencode des Debitors.
Zinskonditionencode
Dieses Feld zeigt den Zinskonditionencode des Debitors an.
Fälligkeitsdatum
In diesem Feld wird das Fälligkeitsdatum des Mahnbetrags angezeigt.
Globale Dimension 1; Dim. Objekt
Es wird die entsprechende Dimension angezeigt. Hier die Objektnummer.
Globale Dimension 2; ZE Code
Es wird die entsprechende Dimension angezeigt. Hier der Zuständigkeitseinheitencode.
Inforegister Zeilenbereich
Über die Funktionen Neue Zeile können Sie eine Zeile hinzufügen oder mit Zeile löschen können sie auch wieder gelöscht werden.
Funktion Gruppierung falten/entfalten
Alle Details anzeigen
In der Mahnung werden alle Details ausgedruckt.
Posten ausblenden
Die einzelnen Mahnpostitionen werden ausgeblendet, nur die Summe der Mahnung wird gedruckt.
Ab Einheit ausblenden
Es werden nur die Einheiten mit der Mahnsumme angezeigt, die Postitionen werden ausgeblendet.
Funktion Textbausteine einfügen
In der Sachkontenkarte Mahngebühren finden Sie die Funktion Automat. Textbaustein.
Aktivieren Sie das Feld Autmat. Textbaustein.
Über das KontoTextbausteine gelangen Sie in die Textbausteinübersicht und können die gewünschten Daten und Texte eingeben.
Den Textbaustein können Sie einfügen, wenn Sie auf dem Feld zusätzliche Gebühr stehen.
Bezeichnung
Erläuterung
Vertragsnr.
In diesem Feld wird die Nummer des Vertrages angezeigt.
Einheitennr.
Die Nummer, unter der die Einheit im Objekt geführt wird.
Vertrag Beschreibung Zahlungsdatei
Hier ist ersichtlich, welcher Bezug auf das Feld Beschreibung Zahlungsdatei in den Objektkonten hergestellt wurde. Eine Gruppierung erfolgt aufgrund des im Feld RE Kontonr. in den Debitorenposten hinterlegten Kontos.
Art
Die Art der Zeile dient der Unterscheidung des Zeileninhaltes in den Betragsfeldern. Sachkonto wird gemacht, wenn die Zeile ein Sachkonto enthält, welches z. B. für Gebühren verwendet werden soll. Debitorenposten wird eingestellt, wenn die Zeile einen Debitorenposten enthält. Die Gruppierungssummen für den Vertrag, das Objekt und die Einheit werden leer gelassen.
Nr.
Enthält das Feld Art den Eintrag Sachkonto, wird hier die Nummer des verwendeten Sachkontos eingetragen.
Buchungsdatum
Buchungsdatum des Debitorenpostens der Mahnzeile.
Belegdatum
Belegdatum des Debitorenpostens der Mahnzeile.
Belegart
Belegart des Debitorenpostens der Mahnzeile.
Belegnr.
Belegnummer des Debitorenpostens der Mahnzeile.
Fälligkeitsdatum
Fälligkeitsdatum des Ursprungspostens der Mahnzeile.
Freigabe Mahnakte
Hier kann aus der Mahnkarte heraus ein Posten für die Einstellung in die Mahnakte des Forderungsmanagements freigegeben werden.
Beschreibung
Hier sind der eingestellte Vor- und Nachtext ersichtlich, sowie die genaue Beschreibung der Mahnpositionen, wie diese in der Mahnung zum Ausdruck kommen.
Urspr. Betrag
Hier wird die Höhe des ursprünglichen Rechnungsbetrages angezeigt.
Restbetrag
Wurde ein Teil des ursprünglichen Rechnungsbetrages ausgeglichen, ist hier der Restbetrag ersichtlich.
Betrag
Der Eintrag in diesem Feld ist abhängig vom Eintrag des Feldes Art. Ist dort Debitorenposten eingetragen, kann dieses Feld leer sein oder einen Zinsbetrag enthalten. Dies hängt von den Einstellungen im Feld Zins berechnen der Mahnstufe ab. Enthält das Feld Art den Eintrag Sachkonto, wird der Betrag ausgegeben, der auf das Sachkonto im Feld Nr. gebucht wird mit der Registrierung der Mahnung.
Anzahl Mahnungen
Hier wird die Anzahl der bereits erstellten Mahnungen für den jeweiligen Posten angezeigt.
Zeilenart
Beschreibung der Ebene, aus der sich die betreffende Zeile füllt. Gruppierungsebenen werden mit Vertrags-, Objekt- und Einheitenzeile gekennzeichnet. Die Ebene Beschr.-Zhlg.-Dateizeile wird nicht mehr unterstützt. Texte aus den Vor- und Nachtexten werden entsprechend mit Vor- oder Nachtext gekennzeichnet. Postenzeilen sind mit Mahnzeile gekennzeichnet, wenn sie fällig sind und mit Nicht fällig, wenn sie noch nicht fällig sind. Um die nicht fälligen Posten zu berücksichtigen, muss bei der Erstellung der Mahnung die entsprechende Option gesetzt worden sein. Zeilen mit Abwarten werden derzeit in RELion Mahnungen nicht unterstützt.
Außerdem können Sie Bemerkungen hinzufügen, in die Debitorenkarte und direkt in die Dimensionen wechseln. Zusätzlich können Sie in die Statistik einsehen.
Mahnungen Registrieren
Nachdem der Mahnungsvorgang Ihre Kontrolle bestanden hat, ist eine Registrierung vor dem Druck erforderlich. Diese Funktion ist entscheidend im Bereich der Mahnungen, da ohne Registrierung der Ausdruck der endgültigen Mahnung nicht möglich ist. Nach der Registrierung sind keine Änderungen mehr möglich. Zinsen und Gebühren werden gemäß den bei der Registrierung festgelegten Bedingungen verbucht.
Markieren Sie den betreffenden Mahnvorgang und wählen Sie Mahnungen registrieren. Ein Abfragefenster öffnet sich, in dem Sie zwischen Registrieren und Registrieren und Drucken wählen können.
Bei beiden Vorgängen wird der Mahnungsvorgang überprüft, registriert und aus der Liste RE Mahnvorgänge gelöscht und in die Liste RE Reg. Mahnvorgänge gestellt.
Wenn Sie die Option Registrieren und Drucken wählen, wird der Druck nach der Registrierung automatisch gestartet.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass bei Auswahl der Option Registrieren und Drucken immer die RELion-Standardmahnung ausgegeben wird.
Wenn Sie die Option Registrieren gewählt haben, können Sie den Ausdruck bei Bedarf über die Liste Reg. Mahnungen nachholen.
Registrierte Mahnungen drucken
Um bereits registrierte Mahnungen zu drucken gehen Sie wie folgt vor. Über die Lupe öffnen Sie die Liste Registrierte Mahnvorgänge. Markieren Sie die gewünschte Mahnungsvorgangsnr. und wählen Sie Start Drucken… aus.
Sie haben die Möglichkeit aus mehreren eingerichteten Berichten auszuwählen. Markieren Sie den gewünschten Bericht und drücken Sie OK. Die RELion Mahnung mit der Report ID 5052487 öffnet sich mit folgender Seite:
Im Inforegister Mahnung ist auf den ausgewählten Mahnvorgang bereits gefiltert.
Die Option Posten anzeigen ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie den Schieberegler negativ setzen, werden keine Mahnposten gedruckt, sondern nur die Gruppensummen zum Vertrag, zu dem Objekt und den betroffenen Einheiten. Die Option Aktivität protokollieren wird nur bei entsprechender Einrichtung der Aktivitätenvorlagen (Verkauf & Marketing/Verwaltung/ Aktivitätenvorlage Einrichtung) für Mahnungen automatisch mit Ja vorbelegt und kann bei Bedarf abgewählt werden. Ist das Feld aktiviert, dann wird ein entsprechender Aktivitätenprotokollposten erstellt.
Anschließend wählen Sie entweder über Drucken die Ausgabe oder wechseln Sie in die Vorschau zur Druckansicht.
Sie haben auch die Möglichkeit, einzelne Mahnungen zu drucken. Dazu öffnen Sie die Übersicht Registrierte Mahnungen.
Aus dieser Übersicht heraus haben Sie die Möglichkeit einzelne Mahnungen zu drucken. Wählen Sie dazu entweder Drucken über RE Berichtsauswahl um zur Auswahl des gewünschten Berichts der RE Berichtsauswahl zu gelangen oder Drucken um die hinterlegten Berichte zu verwenden.
Weiterführende Themen und Sonstiges
Prüfen des Mahnlaufs für fehlende Debitoren
Wenn der Fall eintritt, dass für den Debitor keine Mahnung erstellt wird, obwohl nicht ausgeglichene Posten vorhanden sind, kann dies verschiedene Ursachen haben. Prüfen Sie daher die Einrichtung bzw. die Posten und die Anzahl bereits registrierter Mahnungen.
Prüfung des Debitors
Wurde der korrekte Mahnmethodencode beim Debitor und dem Vertrag eingestellt?
Beachten Sie, dass RELion nur Mahnungen erstellt für Debitoren mit Vertrag und entsprechender Einrichtung des Mahnmethodencodes sowohl beim Debitor als auch beim Vertrag.
Prüfen der Debitorenposten
Wurden die offenen Posten eventuell auf Abwarten gesetzt?
Beachten Sie, dass Posten mit Abwarten Kennung bei Mahnungen in RELion grundsätzlich nicht berücksichtigt werden!
Prüfung der Mahnmethodencodes
Wurde das Fälligkeitsdatum für eine Mahnstufe bereits erreicht?
Beachten Sie, dass je nach Einstellung der Parameter Fälligkeitsformel und Toleranzperiode innerhalb der Mahnstufen Mahnungen eventuell noch nicht fällig sein können, obwohl der ursprüngliche Posten schon fällig ist!
Wurde die höchste Mahnstufe und die Max. Anzahl Mahnungen überschritten?
Wenn die letzte Mahnstufe registriert und die Anzahl maximaler Mahnungen erreicht wurde, werden keine weiteren Mahnungen mehr erzeugt so lange keine neuen Posten hinzugekommen sind.
Für den Fall, dass die Optionen Zinsen buchen und/oder Gebühren buchen auf Ja gesetzt wurden, sind die Erlöskonten der betroffenen Debitorenbuchungsgruppen korrekt eingerichtet?
Prüfung der Mahnungseinrichtung per Bericht
Sie können die Mahnungseinrichtung auch über einen Bericht überprüfen.
Dazu wählen Sie über die Lupe die Liste Mahnvorgänge und öffnen den Prüfbericht Mahnungseinrichtung.
Es stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten und Optionen zur Verfügung:
Im Inforegister Debitor filtern Sie bei Bedarf nach verschiedenen Kriterien. Die Felder Nr., Name, Mahnmethodencode, Zinskonditionencode und Debitorenbuchungsgruppe sind bereits voreingestellt. Über Filter hinzufügen können weitere Felder für Filterzwecke eingeblendet werden.
Im Inforegister Optionen gibt es nachfolgende Filter zur Auswahl:
Bezeichnung
Erläuterung
Debitorenbuchungsgruppe prüfen
Gibt zu den Debitorenbuchungsgruppen die Konteneinrichtung der Sachkontensteuerung für das Forderungssammelkonto sowie die Erlöskonten für Mahngebühren und Zinsen an. Ist eines der drei Konten zu Buchungsgruppe nicht hinterlegt, wird der Datensatz gedruckt.
Debitoren prüfen
Gibt zum Debitor die hinterlegten Buchungsgruppencodes, Zinskonditionencodes, Mahnmethodencodes und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppencodes aus. Ist eines dieser Codefelder nicht belegt, wird der Datensatz mit Debitorennummer und Debitorenname ausgegeben.
Vertragsmahnmethodencode prüfen
Gibt zum Vertrag den hinterlegten Mahnmethodencode aus. Ist ein Vertrag ohne Code, wird der betreffende Datensatz mit Vertragsnummer, Debitorennummer und Kontaktnummer gedruckt.
Mitgliedsmahnmethodencode prüfen
Analog ein Vertrag für Mitgliederwesen.
Hinweise zur Mahnvorgangsbearbeitung
Ein Mahnvorgang wird unter einer Mahnvorgangsnummer im Feld Mahnvorgangsnr. verwaltet und entweder zu einem Vertrag (WEG oder Mietobjekt), einem Mitglied der Mitgliederverwaltung oder einem Debitor zugeordnet. Der Eintrag im Feld Mahnung für wird entsprechend ausgefüllt. Der Einkäufer/Verkäufercode des Sachbearbeiters, der den Mahnvorgang erzeugt hat, wird zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung gespeichert. Der Sachbearbeiter kann nur durch berechtigte Personen geändert werden. Berechtigt sind der betreffende Sachbearbeiter selbst und seine Stellvertreter.
Optional kann im Feld Bemerkung ein Text erfasst werden. Annullierte Mahnvorgänge können in der Übersicht Mahnvorgänge angezeigt werden, indem der Filter geändert wird. Bei annullierten Mahnvorgängen sind die Spalten Annulliert am und Annulliert um mit Datum und Uhrzeit der Annullierung gefüllt.
Der Mahnvorgang bleibt bestehen, bis er vollständig registriert wurde. Solange der Mahnvorgang nicht vollständig registriert ist, können jederzeit weitere Mahnungen über die Funktion Mahnungen erstellen hinzugefügt werden.
Mahnungen können nicht einzeln registriert werden, sondern stets nur der gesamte Mahnvorgang. Nach vollständiger Registrierung wird der Mahnvorgang in die Übersicht Registrierte Mahnvorgänge verschoben und aus der Übersicht Mahnvorgänge gelöscht.
