Das Modul Intercompanybuchungen im Bereich Finanzmanagement von Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) unterstützt die automatisierte Abwicklung konzerninterner Geschäftsvorfälle zwischen verbundenen Unternehmen. Es ermöglicht eine effiziente und transparente Buchung von Leistungen und Kosten zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften innerhalb eines Konzerns.
Hinweis
Die Funktion basiert auf der Standardfunktionalität von Business Central und wurde in RELion objektspezifisch erweitert.
Einrichtung
Für die Nutzung der Intercompany-Funktionalität sind folgende Schritte erforderlich:
Festlegung eines Intercompanypartnercodes
Aktivierung der Option Transaktionen autom. senden (optional)
Auswahl und Konfiguration der Intercompanypartner
Intercompany-Kontenplan
Über die Funktion Aus Kontenplan kopieren oder manuell wird das IC-Konto erstellt.
Die Zuordnung der IC-Konten zu Sachkonten erfolgt über die Funktion Diagramm für Kontenplanzuordnung.
Hinterlegung eines IC-Partnerkontos für die automatische Verarbeitung.
Intercompany-Objektkontenplan
Analog zur Erstellung des Intercompany Kontenplans erfolgt die Einrichtung des IC-Objekt Kontenplans.
Die Nutzung der Funktion Aus Objekt Vorlagekonten kopieren.
Eine Zuordnung zu den Objektkonten ist erforderlich.
Intercompanydimensionen
Erstellung über die Funktion Aus Dimensionen kopieren oder manuell.
Festlegung der Zuordnung zu den Standarddimensionen.
Wichtig
Die IC-Kontonummern und IC-Objektkontonummern müssen in beiden Mandanten identisch sein. Ohne korrekte Zuordnung ist keine automatische Verarbeitung möglich.
Hinweis
Beim Intercompanypartner können Sie bei den Intercompanydimensionen und dem Intercompany-Kontenplan auch die Synchronisierung zu Hilfe nehmen, wodurch die Einrichtung der anderen Datenbank einfach übertragen wird:
Fallbeispiel
Ein interner Dienstleister (Mandant: MLA_Buchhaltung) führt eine Heizungsreparatur für ein Objekt (OBJ003) eines Tochterunternehmens (Mandant: MLA_Intercompany) durch. Die Kosten sollen per Intercompany-Funktion weiterverrechnet werden.
Intercompanyeinrichtung
Intercompanyeinrichtung von MLA_Buchhaltung:
Intercompanyeinrichtung von MLA_Intercompany:
IC-Partner Datensätze
Nach der Einrichtung werden für die IC-Partner-Datensätze jeweils ein passender IC-Debitor bzw. IC-Kreditor angelegt. Dabei sind spezifische Intercompany-Einstellungen vorzunehmen: Im Inforegister Allgemein ist das Feld IC-Partnercode mit dem entsprechenden Code zu befüllen.
Abgesehen davon entspricht die Einrichtung der eines regulären Debitors bzw. Kreditors.
IC-Kreditor
IC-Debitor
Die eingerichteten IC-Kreditoren und -Debitoren werden anschließend in der Karte Intercompanypartner angezeigt. Sie erscheinen dort unter den jeweiligen Inforegistern Einkaufstransaktion bzw. Verkaufstransaktion, abhängig von ihrer Rolle im Intercompany-Prozess.
Dieser Schritt ist ebenfalls im Zielmandanten vorzunehmen.
Zusätzlich kann auf dem Intercompany-Sachkonto, das für die Buchung verwendet werden soll, ein sogenanntes Vorgabe-IC-Partner-Sachkonto hinterlegt werden. Dieses wird dann automatisch in der Transaktion verwendet. Die Auswahl beschränkt sich auf die zuvor angelegten Intercompany-Konten.
Im Anschluss wird im Mandanten MLA_Buchhaltung eine Verkaufsrechnung erstellt.
Suchen Sie dazu den entsprechenden Begriff über die Suchfunktion und wählen den passenden Link aus.
Mit der Funktion Neu wird eine leere Verkaufsrechnung erzeugt.
Hinweis
Die hier gebuchte Beschreibung findet sich neben diesem Beleg nach vollzogenem IC-Vorgang auch in der Transaktion und auch in der Einkaufsrechnung des Partner-Unternehmens wieder. Deshalb ist es ratsam, statt dem Standardtext (Beschreibung des verwendeten Kontos) eine eigene Beschreibung einzugeben (z. B. IC Transaktion Nr….). In unserem Beispiel IC Transaktion Fallbeispiel.
Der verwendete IC-Debitor ist in der Partnereinrichtung zugeordnet und zeigt damit, dass ein interner Geschäftsvorfall mit diesem Partner durchgeführt wird. In dem Inforegister Zeilen ist das Objekt OBJ003, das im IC-Kontenplan angelegte Erlöskonto sowie die in diesem Konto hinterlegte IC-Partnerreferenz (885001) zu finden. Die Felder IC-Partnerref.-Art und IC-Partnerreferenz werden nur durch die Kombination aus der Wahl eines IC-Debitors und eines IC-Kontos befüllt.
Transaktion
Bei der tatsächlichen Durchführung der Intercompany-Transaktion werden zwei Vorgehensweisen unterschieden:
Direkte Transaktion
Um eine direkte Übertragung der Verkaufsrechnung an den Zielmandanten zu ermöglichen, muss in der Intercompany-Einrichtung der Schieberegler „Transaktionen automatisch senden“ aktiviert werden (siehe Kapitel 2: Einrichtung).
Nach dem Buchen der Verkaufsrechnung wird die Transaktion automatisch in der IC-Eingangstransaktion des Zielmandanten angezeigt, ohne dass ein manueller Zwischenschritt erforderlich ist.
Transaktion über IC-Ausgangstransaktionen
In diesem Fall darf der Schieberegler Transaktionen automatisch senden nicht aktiviert sein.
Nach dem Buchen der Verkaufsrechnung erscheint die Transaktion nicht direkt beim Zielmandanten, sondern zunächst in den Intercompany-Ausgangstransaktionen des aktuellen Mandanten.
Um die Transaktion an den Partner zu übermitteln, wählen Sie im Menüband die Funktion An IC-Partner senden.
Unabhängig vom gewählten Übertragungsweg steht die Transaktion nun im Zielmandanten unter IC-Eingangstransaktionen zur Verfügung. Die weitere Verarbeitung erfolgt im Partnermandanten (z. B. MLA_Intercompany).
Zielmandant
Im Zielmandanten können die empfangenen Transaktionen über die Liste der Intercompany-Eingangstransaktionen eingesehen werden.
Navigieren Sie dazu in der Anwendung über die Suche zur Aufgabe Intercompany-Eingangstransaktionen.
Über die Funktion Details im Bereich Start gelangen Sie zu den IC-Eingang Einkaufsbelegen.
Dort können die übertragenen Daten geprüft und bei Bedarf vor der weiteren Verarbeitung angepasst werden.
Hinweis
Wie in der obigen Abbildung dargestellt, werden bei der Verarbeitung der IC-Eingangstransaktion sowohl die vorgegebenen Objektinformationen als auch die Beschreibung aus der ursprünglichen Ausgangstransaktion übernommen.
Besonders die Beschreibung, die im Standardfall dem Verkaufskonto des sendenden Mandanten entspricht, sollte bei Bedarf angepasst werden, um eine korrekte und aussagekräftige Buchung sicherzustellen.
Zudem wird das Partnerreferenz-Konto angezeigt. Dieses entspricht dem Ertragskonto, das in der Verkaufsrechnung des sendenden Mandanten hinterlegt wurde und dient der eindeutigen Zuordnung innerhalb der Intercompany-Buchung.
Wichtig
In der IC-Eingangstransaktion ist ersichtlich, dass als IC-Partnercode der in der Intercompany-Einrichtung hinterlegte Code (z. B. Partner1) verwendet wird – unabhängig davon, welcher Debitor in der Verkaufsrechnung des sendenden Mandanten verwendet wurde (z. B. mit Partner2).
Dies verdeutlicht, dass der in der Einrichtung definierte IC-Partnercode systemseitig in die Transaktion übernommen wird.
Wenn die Transaktionsinformationen den Erwartungen entsprechen, kann der IC-Vorgang über die Funktion Akzeptieren in den Intercompany-Eingangstransaktionen freigegeben werden.
Anschließend wird die Intercompany-Buchung über die Aktion Zeilenaktionen durchführen… abgeschlossen.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster in welchem Sie im Falle einer Herkunft Beleg keine weiteren Einträge vornehmen müssen. Mit OK wird der Vorgang abgeschlossen.
Damit ist die Intercompany-Transaktion beendet. RELion erstellt daraufhin eine offene Einkaufsrechnung im Zielmandanten, welche wie gewohnt verbucht werden kann.
Einkaufsrechnung im Zielmandanten
Über die Suche wird Einkaufsrechnungen ausgewählt. In der Liste befindet sich die durch den IC-Vorgang generierte Einkaufsrechnung:
Diese wurde automatisch befüllt. Die Felder werden hier im Folgenden erklärt:
Bezeichnung
Erläuterung
Objektnr., Beschreibung, Gesamtbetrag
Diese Informationen werden bereits mit der Transaktion mitgegeben und hier übernommen.
Kreditorenname
Wie vorher bereits dargelegt, weist die Eingangstransaktion den IC-Partnercode Partner1 auf. Dieser ist auch in diesem Mandanten samt hinterlegtem Kreditor angelegt:
Aus dieser Einrichtung heraus wird der Kreditor in der Einkaufsrechnung befüllt.
Nr.
Durch die Transaktion wird ein Partnerreferenz-Konto mitgegeben (insofern dieses im anderen Mandanten richtig hinterlegt wurde). RELion sucht dieses nun im Intercompany Kontenplan dieses Mandanten.
Dieser Nummer (885001) zugeordnet ist hier das Sachkonto 885000 – das wird in die Einkaufsrechnung übernommen. Wichtig: Findet RELion die mitgegebene Partnerreferenz nicht im Intercompany-Kontenplan, so erscheint beim Abschließen der Eingangstransaktion eine entsprechende Fehlermeldung. Der Vorgang kann so nicht fortgesetzt werden; Für eine einwandfreie Erstellung der Einkaufsrechnung muss zunächst das korrekte IC-Sachkonto angelegt werden.
Objektkonto Nr.
Hier wird das in der Transaktion zu findende Partnerreferenz-Konto mit dem IC-Objekt Kontenplan abgeglichen.
Hier ist der Nummer 885001 das Objektkonto 885000 zugeordnet, dieses wird in die Einkaufrechnung eingetragen.
Wichtig
Findet RELion die mitgegebene Partnerreferenz nicht im IC-Objekt-Kontenplan, kann die Transaktion – im Gegensatz zu einem fehlenden IC-Sachkonto – dennoch erfolgreich abgeschlossen werden. In diesem Fall enthält die generierte Einkaufsrechnung lediglich einen Eintrag im Feld Sachkonto-Nr. Das Feld für das Objektkonto bleibt leer und muss durch den Anwender nachträglich mit dem gewünschten Objektkonto befüllt werden.
Damit wurde der Aufwand für die Heizungswartung des Gebäudes OBJ003 erfolgreich an den IC-Partner weiterberechnet.
