Fibu-Buch.-Blätter werden verwendet, um Informationen auf Objekt- und Sachkonten zu buchen. Sie haben damit auch die Möglichkeit, Kostenverteilungen und andere Regulierungen auf Konten zu buchen. Des Weiteren können Fibu-Buch-Blätter benutzt werden, um fehlerhafte Posten zu stornieren bzw. zu korrigieren.
Damit wird Ihnen das Erstellen und Buchen von Posten sowie die Nachverfolgung aller Buchungen erleichtert. Darüber hinaus werden Fibu-Buch.-Blätter zum Erfassen von Informationen in wiederkehrenden Buch.-Blättern verwendet, falls ein Mandant wiederkehrende Buchungszeilen zuweisen muss.
Buch.-Blätter im Überblick
Zu den Fibu-Buch-Blättern zählen unter anderem „Allgemein“ (allgemeines Fibu-Buch-Blatt), Anlagen, Zahlungsein- und Zahlungsausgang, Einkauf, Verkauf, Darlehen, Abrechnung usw.
Fibu-Buch.-Blätter werden zum Buchen von Daten auf Sachkonten und andere Konten verwendet, beispielsweise Debitoren-, Kreditoren- und Bankkonten. Die Systematik der Buch.-Blätter umfasst drei Ebenen:
Buch.-Blattvorlagen
Buch.-Blattnamen
Buch.-Blattzeilen
Die folgende Abbildung zeigt die Struktur eines Buch.-Blattes:
Fibu Buch.-Blattvorlagen
Buch.-Blätter werden für unterschiedliche Arten oder Gruppen von Posten verwendet und können auch in anderen Bereichen Anwendung finden, beispielweise:
Verkauf
Einkauf
Zahlungseingänge
Zahlungsausgänge
Anlagen
Eigentümer/Mieter
RE Buchungsart
Die Grundlage eines jeden Buch.-Blattes bildet eine sogenannte Vorlage. In dieser Vorlage können Sie gewisse Parameter vorgeben und somit die grundlegende Buch.-Blattstruktur festlegen. Diese Struktur wird vom System in den untergeordneten Buch.-Blättern quasi weitervererbt. Somit müssen Sie als Anwender nicht bei jedem Vorgang alles manuell eintragen.
Beispiel: Sie hinterlegen in der Buch.-Blattvorlage ein Gegenkonto, so würden untergeordnete Buch.-Blätter diese Vorgabe Gegenkonto übernehmen. In den jeweiligen Buch.-Blättern kann diese Vorgabe aber jederzeit geändert werden.
Die Einrichtung der Fibu Buch.-Blattvorlagen nehmen Sie wie folgt vor. Über die Suche (oder Alt+Q) wählen Sie die Tabelle Fibu Buch.-Blattvorlagen.
Es stehen verschiedene Arten von Buch.-Blättern zur Verfügung, die an die Transaktionen angepasste Spaltenlayouts zur Verfügung stellen.
Hinweis
Verwenden Sie für die Erstellung von Buch.-Blättern soweit vorhanden die entsprechenden RE Seiten-ID & Testberichts-ID (z. B. die Seiten-ID 5052292 für das Einkaufs Buch.-Blatt. Die ID für den Testbericht ist die 5052519).
Fibu Buch.-Blattnamen
Buch.-Blattnamen werden auf der Grundlage von Buch.-Blattvorlagen erstellt. Blattnamen, die aus einer bestimmten Vorlage erstellt werden, haben Folgendes gemeinsam:
Struktur
Standardeinstellungen
Informationen
Beachten Sie, dass dies Standardeinstellungen sind, die für jeden Buch.-Blattnamen geändert werden können. In einer Vorlage selbst können Sie Vorgänge nicht erfassen und buchen, sondern nur in den Buch.-Blättern. Daher müssen diese ebenfalls eingerichtet werden. Dazu wählen Sie im Menüband der Fibu Buch.- Blattvorlagen das Buchblatt Fibu Buch.-Blattnamen.
Es gibt für jede Fibu Buch.-Blattvorlage einen eigenen Fibu Buch.-Blattnamen. Hier können Sie über +Neu beliebig viele Buch.-Blätter einrichten.
Diese können sowohl inhaltlich als auch benutzerbezogen strukturiert sein. Häufig werden unterschiedliche Fibu Buch.-Blattnamen eingesetzt, um die Posten eines Benutzers oder Verwaltungsobjektes von den Posten eines anderen zu trennen.
Hinterlegen Sie außerdem, sofern gewünscht, ein Standard Gegenkonto, eine Nummernserie, Objektnr., Buchungsnr.-Serie, usw.
Buch.-Blattzeilen
In den Buch.-Blattzeilen sind die zu buchenden Posten. Diese enthalten unter anderem folgende Informationen:
Kontonummern
Buchungsdaten
Beträge
Verrechnungskonten
Objektnummern
Einheitennummern
Objektkontonummern
Um eine Zeile in ein Buch.-Blatt einzufügen, klicken Sie auf die erste Leerzeile und füllen die Felder aus.
Wichtig
Ein Abrechnungskreis kann im Buch.-Blatt nur dann ausgewählt bzw. besetzt werden, wenn ein Objektkonto in der Zeile vorhanden ist. Das Auswählen eines Objekt-Gegenkontos hat nicht denselben Effekt. Das liegt zum einen an der Komplexität von Validierungen sowie die mögliche Prüfung auf Notwendigkeit eines Abrechnungskreises aus der RE Einrichtung.
Die in ein Buch.-Blatt eingegebenen Zeilen sind temporär und können so lange geändert werden, bis sie gebucht werden.
Buchen von Buch.-Blättern
Jedes Buch.-Blatt verfügt über eine Reihe von Buchungsroutinen, die sogenannten Codeunits. Hiermit werden im Buchungsvorgang die eingegebenen Daten vom Buch.-Blatt in eine oder mehrere Buchhaltungen gebucht. Beispielsweise bucht das Verkaufs-Buch.-Blatt mithilfe dieser Codeunits Daten sowohl in die Finanzbuchhaltung (Hauptbuch) als auch in die Debitorenbuchhaltung (Nebenbuch). Da die Anwendung eine einheitliche Datenstruktur aufweist, werden die Codeunits auch für Buchungen in folgenden Buch.-Blättern verwendet:
Allgemein
Zahlungseingänge
Einkäufe
Zahlungsausgänge
Erstellen und Buchen von Posten
Jede Buchungstransaktion kann in Buch.-Blättern durchgeführt werden. Dabei können die Buch.-Blätter manuell durch den Anwender, oder auch per Funktion gefüllt werden (z. B. Sollstellungen, nicht anrechenbare Vorsteuer).
Jede Buchung in RELion muss eine eindeutige Belegnr. erhalten. Die Belegnummern können automatisch aus den hinterlegten Nummernserien oder auch manuell vergeben werden. Nähere Informationen zu Belegnummern entnehmen Sie bitte dem Kapitel Belegnummernformeln.
Sie können Posten für Folgendes erstellen und buchen:
Einzelne Buch.-Blattzeilen ohne separate Gegenkontozeilen
Mehrere Postenzeilen mit Gegenkontozeilen
Posten mit Dimensionen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Zeilen in ein Fibu-Buch.-Blatt einzugeben.
Wählen Sie in der Suche RE Buchen allgemein aus.
In der Tabelle Fibu Buch.-Bl.-Vorlagenübers. wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
Das erste Fibu-Buch-Blatt, das geöffnet wird, ist dasjenige, welches zuletzt benutzt wurde. Klicken Sie bitte zunächst im Feld Buch.-Blattname auf die drei Punkte und wählen Sie aus der Liste Fibu Buch.-Blattnamen das gewünschte Buch.-Blatt mit OK aus:
Das System öffnet Ihnen das Buch-Blatt für die weitere Bearbeitung. Wählen Sie über die Felder Eigentümer/Mieter und Objektnr. das gewünschte Verwaltungsobjekt aus und geben Sie im Feld Buchungsdatum das Datum dieses Postens ein. Über dieses Datum werden später Auswertungen zu Perioden, wie auch Bilanz, GuV und BWA gesteuert.
Im Feld Belegart bestimmen Sie die gewünschte Belegart für diesen Posten. Grundsätzlich werden Belegarten für Debitoren- und Kreditorentransaktionen benötigt. Es gelten folgende Optionen und Regeln:
Rechnung / Gutschrift werden für Erlös- und Aufwandsbuchungen verwendet. Es wird jeweils das korrekte Vorzeichen für die Buchung geprüft.
Zahlung / Erstattungen werden dann verwendet, wenn Geldflüsse hinter einer Buchung stehen. Erstattungen sind als Rückzahlungen zu verstehen.
Zinsrechnungen werden automatisch über das Modul Zinsrechnungen erstellt
Mahnungen werden aus dem Modul Forderungsmanagement erstellt, wenn z. B. Mahngebühren oder Zinsen in Rechnung gestellt werden.
Im Feld Belegnr. wird eine Belegnummer für diese Buchung eingetragen. Ist am Buch.-Blatt eine Buchungsnr.-Serie hinterlegt, wird diese Belegnummer mit der Buchungsnr. aus der Serie überschrieben.
Tragen Sie in den Feldern Einheitennr. und Einheitenhistorie eine Einheitennummer ein, sofern Sie eine Buchung auf einen Debitor mit Einheitenvertrag vornehmen wollen. In das Feld Objektkonto Nr. wird die Objektkontonummer eingetragen, also z. B. das Erlös- bzw. Aufwandskonto. In der Regel wird hier das Sollkonto erfasst. Dieses Feld bleibt leer, wenn als Konto Debitor, Kreditor oder Bankkonto verwendet werden.
Wählen Sie mithilfe der Felder Kontoart und Kontonr. das Konto aus, auf das der Posten gebucht werden soll. Im Feld Beschreibung wird automatisch der Name des Kontos eingetragen. Bei Bedarf können Sie diese ändern bzw. erweitern.
Die Felder Buchungsart, Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe werden je nach der Buchungsmatrix der ausgewählten Kontonr. automatisch ausgefüllt. Die Felder können nach Bedarf aktualisiert werden.
Geben Sie im Feld Betrag den Wert des Postens ein. Positive und negative Beträge werden in Fibu-Buch.-Blättern wie folgt auf das im Feld Kontonr. angegebene Konto gebucht:
Ein positiver Betrag bedeutet eine Sollbuchung auf dem Konto.
Ein negativer Betrag bedeutet eine Habenbuchung auf dem Konto.
Führen Sie folgende Schritte aus, um ein Gegenkonto einzufügen:
Wählen Sie mithilfe der Felder Gegenkontoart und Gegenkontonr. das Gegenkonto für diesen Posten aus.
Die Felder Gegenkonto Buchungsart, Gegenkonto Geschäftsbuchungsgr. und Gegenkonto Produktbuchungsgr. werden je nach der Buchungsmatrix der ausgewählten Gegenkontonr. automatisch ausgefüllt. Auch diese Felder können nach Bedarf aktualisiert werden.
Die Buch.-Blattzeile muss vollständig – mit Konto und Gegenkonto ausgestattet – sein.
Beispiel für ein ausgefülltes Buch.-Blatt mit einzeiliger Buchung:
Der Kreditor KR0005 hat uns für das OBJ001 eine Rechnung über die Instandsetzung in Höhe von EUR 435,- geschickt.
Klicken Sie nach der Erfassung auf Buchen und bestätigen Sie die Meldung mit Ja.
Der Buchungsvorgang wird durchgeführt und bei Erfolg mit einer entsprechenden Meldung bestätigt.
Erstellen und Buchen von Posten mit Dimensionen
Eine Dimension besteht aus Kriterien, die einem Posten hinzugefügt werden. Dadurch können Posten mit ähnlichen Merkmalen gruppiert und zu Analysezwecken abgerufen werden. Dimensionen werden in RELion für Posten in Objekten, Sachkonten, Buch.-Blättern, Belegen, etc. verwendet. Der Begriff Dimension beschreibt, auf welche Weise die Analyse stattfindet.
Zuerst wählen Sie über die Suche, z. B. die Vorlagenübersicht Fibu Buch.-Blätter.
Falls für die Buch.-Blatt-Form mehrere Buch.-Blattvorlagen eingerichtet sind, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und bestätigen die Auswahl mit OK.
Im Buchblatt wählen Sie die Funktion Dimensionen.
Sie können diese aber auch als eigene Felder im Buch.-Blatt anzeigen. Gehen Sie dafür in den Personalisieren-Modus
Wählen Sie im Band +Feld und ziehen Sie die gewünschten Felder aus der rechts erscheinenden Liste per Drag-and-drop direkt an die Stelle der Spalten, wo Sie die neue Spalte platzieren möchten.
Die Dimensionspalten werden anschließend in den Buch.-Blattzeilen angezeigt und können bearbeitet werden.
Hinweis
Es können bis zu acht Spalten mit Dimensionen, gemäß der Finanzbuchhaltung Einrichtung eingeblendet werden.
Buchungsvorschau
In RELion werden mit der Buchung eine große Anzahl von Posten im System geschrieben, die den Geschäftsfall abbilden. Mit den Posten findet die Fortschreibung der Geschäftsprozesse statt. Durch die lückenlose Dokumentation in Journalen von allen Transaktionen wird das Hauptbuch in der Finanzbuchhaltung gebildet und verschiedene Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren usw. geschaffen.
Mithilfe der Funktion Buchungsvorschau wird der Buchungsvorgang simuliert und alle durch eine Buchung entstehenden Posten, darunter Sach-, Debitoren-, Kreditoren- und MwSt.-Posten, werden einzeln dargestellt, ohne diese bereits festzuschreiben. Damit kann eine Buchung VOR der eigentlichen Verbuchung im Detail eingesehen bzw. auf Buchbarkeit geprüft werden.
Über die Spalte Anzahl Posten wird Ihnen die Sachposten-Vorschau angezeigt. Das Feld Belegnr. enthält jetzt nur „Sternchen“ – denn ein echter Buchungsvorgang hat ja noch nicht stattgefunden. Mithilfe der Buchungsvorschau können Sie kontrollieren, ob diese Buchung also auf den richtigen Konten ankommen wird.
Vorschau eines Testberichts
Mit dem Testbericht können Sie die Plausibilität verschiedener Sachverhalte prüfen. Starten Sie im Menü über Berichte den Bericht Testbericht.
Im Inforegister Optionen können Sie sich bei Bedarf die Dimensionen zu den Buch.-Blattzeilen im Testbericht anzeigen lassen. Über die Vorschau gelangen Sie zum Musterausdruck.
Ergebnisse der Buchung mit Fibu-Buch.-Blättern/Journale
Falls ein Filter festgelegt wurde, werden nur die ausgeglichenen Zeilen gebucht, die sich im Filter befinden. Die nach dem Filtern ausgeblendeten Posten werden dabei nicht berücksichtigt, selbst wenn sie buchbar sind.
Hinweis
Sie haben die Möglichkeit, mehrere Buch.-Blätter mit unterschiedlichen Buch.-Blattnamen gleichzeitig zu buchen. Im Menüband kann dies über den Vorgang Buchen ausgeführt werden. Dabei werden alle Zeilen in allen Buch.-Blattnamen gebucht, die angezeigt sind.
Jede Buchung wird in einem separaten Journaleintrag gespeichert. Dazu öffnen Sie über die Such die Fibujournale.
Im Menüband können Sie die zugehörigen Posten zum jeweiligen Journaleintrag aufrufen und überprüfen. In den Posten (hier: Sachposten) können Sie auf Posten suchen klicken, um sich alle Posten anzeigen zu lassen, die für diese Buchung entstanden sind.
Um sich die Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie, wie schon bei der Buchungsvorschau, entweder auf den Link in der Spalte Anzahl Posten oder Sie platzieren Ihren Cursor auf die Zeile, zu der Sie die Posten sehen wollen und klicken auf das Option Zugehörige Posten anzeigen.
Einkaufs Buch.-Blätter im Überblick
Wenn eingehende Rechnungen bzw. Gutschriften schnell und unkompliziert innerhalb der Buchhaltung und nicht über die entsprechenden Belege im Modul Instandhaltung erfasst werden sollen, haben Sie die Möglichkeit diese über das RE Einkaufs Buch.-Blatt zu buchen. In diesem Buch.-Blatt stehen Ihnen alle Felder und Funktionen zur Verfügung, die für eine korrekte buchhalterische Vorgehensweise nötig sind.
Einrichtung
Bevor Sie erstmals mit dem RE Einkaufs Buch.-Blatt arbeiten, müssen Sie die dafür nötigen Einrichtungen vornehmen bzw. die bereits vorhandenen überprüfen. Dazu öffnen Sie über die Such die Kreditoren & Einkauf Einr. aus.
Bitte aktivieren Sie das Feld Ext. Belegnr. erforderlich, um die Verwaltung der zu buchenden Rechnungen mit externen Belegnummern zu ermöglichen. Dies ist für eine korrekte kreditorische Buchführung zwingend erforderlich.
Im Anschluss daran richten Sie in den Fibu Buch.-Blattvorlagen das RE Einkaufs Buch.-Blatt ein.
Das Buchen im Einkaufs Buch.-Blatt
Nachdem Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, steht Ihnen das Einkaufs Buch.-Blatt zum Erfassen und Verbuchen von Einkaufsrechnungen zur Verfügung. Öffnen Sie über die Suche das Einkaufs Buch.-Blatt. In diesem Buch.-Blatt können Sie Eingangsrechnungen erfassen und buchen.
Mit Buchen übernehmen Sie den Vorgang in die Objekt- und Finanzbuchhaltung.
Wiederkehrende Buch.-Blätter im Überblick
Wenn bestimmte Geschäftsvorfälle regelmäßig ohne bzw. mit nur geringen Abweichungen gebucht werden müssen, empfiehlt sich hier die Verwendung von wiederkehrenden Buch.-Blättern. Ein wiederkehrendes Buch.-Blatt ist ein Fibu-Buch.-Blatt mit speziellen Feldern für die Eingabe von sich regelmäßig wiederholenden Geschäftsvorfällen.
Dies hat den Vorteil, dass Buch-Blattzeilen nicht jedes Mal neu erfasst werden müssen. Das System erstellt nach erfolgreicher Buchung automatisch eine neue Zeile für den nächsten Zeitraum. Letztendlich kontrollieren Sie lediglich vor dem Buchen die Zeileneinträge und lösen dann per Knopfdruck die Buchungsroutine aus.
Beispiele für die Verwendung eines wiederkehrenden Buch-Blattes:
Grundsteuer
Leasing
Versicherungen
Kosten, die regelmäßig anfallen und auf mehrere Abteilungen/Kostenstellen verteilt werden sollen z. B. Straßenreinigung
Rückstellungen usw.
Die erfassten Zeilen des wiederkehrenden Buch.-Blattes werden mit der Buchungsfunktion gebucht, wobei sich gleichzeitig die Aufwands-, Vorsteuer- und Verbindlichkeitsposten bilden. Diese sind sofort im Hauptbuch und in den Nebenbüchern sichtbar. Zahlungsrelevante Daten wie Skonto, Fälligkeit etc. können auch nach dem Buchen – zur Vorbereitung auf den automatischen Zahlungsverkehr - nochmal geändert werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit einzelne Posten mehreren Objektkonten zu zuordnen.
Einrichtung von Wiederkehrenden Buch.-Blättern
Bevor Sie jedoch das erste Mal mit einem Wiederkehrenden Buch.-Blatt arbeiten, sollten Sie die dafür notwendigen Einrichtungsparameter kontrollieren. Achten Sie zunächst darauf, dass für das benötigte Buch.-Blatt zur Erfassung der wiederkehrenden Geschäftsvorfälle eine entsprechende Buch.-Blattvorlage eingerichtet ist.
Wichtig
Wiederkehrende Buch.-Blätter werden über einen Haken im Feld Wiederkehrend definiert. Somit kann jedes beliebige vorhandene Buch.-Blatt in ein Wiederkehrendes Buch.-Blatt umgewandelt werden. Das setzen eines Hakens ändert automatisch die zugehörige Seiten-ID.
Beispielabbildung einer wiederkehrenden Fibu Buch.-Blattvorlage:
Mit OK schließen Sie die Einrichtung des Wiederkehrenden Buch.-Blattes ab.
Arbeiten mit wiederkehrenden Buch.-Blättern
Nachdem ein wiederkehrendes Buch.-Blatt eingerichtet wurde, können Sie mit dem Anlegen beginnen. Suchen Sie Wiederk. Fibu Buch.-Blätter und wählen Sie den entsprechenden Link.
Wiederholungsarten
Die Wiederholungsart legt fest, wie der Betrag in der Buch.-Blattzeile nach der Buchung behandelt wird.
Bei den Wiederholungsarten stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl:
Wiederholungsart
Beschreibung
Beispiele
Fix
Diese Methode sollte verwendet werden, wenn sich der Betrag von Periode zu Periode nicht verändert. Der Betrag in der Buch.-Blattzeile bleibt nach der Buchung erhalten.
Monatliche Kosten einer im Voraus gezahlten jährlichen Versicherungsprämie. Erfassung von Rechnungen über fixe Kosten, wenn keine Einkaufsbelege verwendet werden (z. B. Reinigung auf Vertragsbasis).
Variabel
Diese Methode verwenden Sie, wenn sich der Betrag in jeder Periode ändert. Das System löscht den Feldinhalt im Feld Betrag nach der jeweiligen Buchung.
Erfassung von Rechnungen über variable Kosten, wenn keine Einkaufsbelege verwendet werden (z. B. Bürobedarf, Wartung). Erfassung regelmäßiger Verkäufe, wenn keine Verkaufsbelege verwendet werden.
Saldo
Der Betrag in der betreffenden Zeile wird auf die festgelegten Konten in der Tabelle Verteilungen verteilt. Der Saldo in der Buch-Blattzeile beträgt daher null. Denken Sie daran, in der Tabelle Verteilungen das Feld Verteilung % auszufüllen.
Periodische Verteilung eines Aufwandskontos auf Kostenstellen. Periodische Verteilung von Gemeinkosten auf mehrere spezielle Gemeinkostenkonten, die auf ein einziges Gemeinkostenkonto gebucht wurden. Intercompany-Verteilung von Kosten.
Umgekehrt Fix
Der Betrag in der Buch.-Blattzeile bleibt nach der Buchung erhalten. Am folgenden Tag wird eine Umkehrbuchung durchgeführt.
Zum Beispiel für monatliche Rückstellung der vertraglichen Reinigungsrechnung, die erst im nächsten Monat eintrifft.
Umgekehrt Variabel
Der Betrag wird nach der Buchung in der Buch.-Blattzeile auf null gesetzt. Am folgenden Tag findet eine Umkehrbuchung statt.
Monatliche Rückstellung der Stromrechnung, die erst am Ende der ersten Woche des Folgemonats eingeht. Monatliche Ertragsrückstellung für den Verkaufswert von Artikeln, die geliefert, aber noch nicht fakturiert wurden.
Umgekehrt Ausgleich
Der Saldo des Kontos in der Zeile wird auf die in der Tabelle Verteilungen für die Zeile festgelegten Konten verteilt. Der Saldo des Kontos beträgt somit null. Am folgenden Tag wird auch hier eine Umkehrbuchung durchgeführt.
Dieselben Beispiele wie für die Art Ausgleich, aber die Verteilungen sind nur temporär. (Die Verteilungen sind beispielsweise temporär, da es sich um Schätzungen für das periodische Berichtswesen handelt.)
Saldo nach Dimension
Saldo eines Kontos wird nach Dimensionen zugeordnet. Das System fordert den Benutzer auf, einen Dimensionsfilter für die Zeile festzulegen. Die Aktion Dimensionsfilter festlegen findet sich auch in den Aktionen oben in der Menüleiste.
Verwenden, wenn der Kontostand nach bestimmten Dimensionen berechnet werden soll.
Rückbuchungssaldo nach Dimension
Ordnet Kosten auf Grundlage des „Umgekehrt Ausgleich“ Betrags nach Dimensionen. Auch hier muss ein Dimensionsfilter festgelegt werden.
Es werden noch zusätzlich die Dimensionen mit einbezogen.
Wiederholungsrate
Im Feld Wiederholungsrate hinterlegen Sie eine Datumsformel, welche bestimmt, wie oft der Posten in der Buch.-Blattzeile gebucht wird. Die Anwendung erkennt diese Formel als Abkürzung für eine Zeitangabe.
Hinweis
Das Feld Wiederholungsrate darf bis zu 32 alphanumerische Zeichen enthalten. Berücksichtigen Sie diese Einschränkung beim Erstellen von Formeln.
Wenn Sie beispielsweise 1M (=1Monat) eingeben, und das Buchungsdatum der 15.01.2018 ist, wird das Buchungsdatum nach der Buchung auf den in 15.02.2018 hochgesetzt.
Wenn Sie einen Posten am letzten Tag eines jeden Monats nach dem laufenden Monat buchen möchten, würde die Datumsformel wie folgt aussehen:
1T + 1M – 1T (=1Tag + 1Monat – 1Tag). Durch diese Formel berechnet das System immer das korrekte Datum, unabhängig davon wie viele Tage der Monat tatsächlich hat!
Sie können den ersten Posten an einem beliebigen Tag des Monats buchen und dann die folgende Formel eingeben: 1M+LM (=1Monat + laufender Monat). Mit dieser Formel berechnet die Anwendung einen vollen Monat plus die verbleibenden Tage des laufenden Monats.
Hinweis
Wenn Sie monatliche Rückstellungen buchen, die im folgenden Monat zurückgebucht werden müssen (Umgekehrt Fix, Umgekehrt Variabel, Umgekehrt Ausgleich…), buchen Sie diese am Letzten jedes Monats. Der erste Posten muss am Letzten des laufenden Monats gebucht werden, und die Wiederholungsrate muss entweder 1T+1M-1T oder 1M+LM sein. Damit wird sichergestellt, dass die Umkehrbuchung immer am Ersten des Folgemonats durchgeführt wird.
Belegnummernformeln
Es gibt die Möglichkeit, zum Festlegen der Belegnr. anstatt einer klassischen Nummernserie eine Formel einzugeben, die für jeden gebuchten Eintrag eine Belegnummer erstellt. Diese Belegnummer wird mit jeder Buchung des wiederkehrenden Buch.-Blattes automatisch aktualisiert.
Hinweis
Die dem Buch.-Blattnamen zugewiesene Nummernserie überschreibt manuell vergebene Belegnummern. Wenn Sie Formeln verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass das Feld Buchungsnr.-Serie im Buch.-Blattnamen leer ist.
Sie können einen einfachen Text mit den folgenden Textcodes kombinieren, um eine Nummernserie zu bilden:
%1
Der aktuelle Tag als Nummer
%2
Die laufende Woche als Nummer
%3
Der laufende Monat als Nummer
%4
Der Name des laufenden Monats
%5
Der Name der laufenden Buchhaltungsperiode
%6
Das laufende Jahr als Nummer
Wenn beispielsweise die Belegnummer für den Posten M (Miete) + laufender Monat lauten soll, geben Sie M%3 im Feld ein. Für Januar wäre die Belegnummer somit M1.
Hinweis
Das Feld Belegnr. darf bis zu 100 alphanumerische Zeichen enthalten. Berücksichtigen Sie diese Einschränkung beim Erstellen von Formeln.
Enthält ein Buch.-Blatt mehrere Zeilen, verhält sich die Anwendung wie folgt:
Die Nummer wird in den nächsten Zeilen beibehalten, bis der Saldo des Buch.-Blattes null (0) ist. Die nächste fortlaufende Nummer wird in der nächsten Zeile eingegeben.
Felder zur Buchungsgruppe
Drei Felder im wiederkehrenden Buch.-Blatt werden mit den Vorgaben der Sachkontokarte gefüllt und bestimmen die Buchung der Buch.-Blattzeile:
Buchungsart
Geschäftsbuchungsgruppe
Produktbuchungsgruppe
Sie können die Werte in diesen Feldern nach Bedarf ändern oder löschen.
Ablaufdatum
Sie können wiederkehrende Buch.-Blattzeilen mit einem Ablaufdatum versehen. Hinterlegen Sie im Feld Ablaufdatum das Datum, an dem sich ein Posten zum letzten Mal wiederholen soll. Damit können Sie im Buch.-Blatt eine Zeile eingeben, obwohl diese nur für eine begrenzte Zeitspanne gebucht wird. Nach dem festgelegten Ablaufdatum wird die Zeile nicht mehr gebucht.
Der Vorteil dieses Felds besteht darin, dass die Zeile nicht gleich aus dem Buch.-Blatt gelöscht wird. So kann bei Bedarf das Ablaufdatum verlängert und die Zeile weiterhin verwendet werden. Wenn das Feld leer ist, wird die Zeile bei jedem Buchungsvorgang gebucht, bis sie aus dem Buch.-Blatt gelöscht wird.
Verteilungen
Mithilfe von Verteilungen wird der Betrag in der wiederkehrenden Buch.-Blattzeile auf mehrere Konten und Dimensionen verteilt. Die Verteilung ist also eine Gegenkontozeile für die wiederkehrende Buch.-Blattzeile, da wiederkehrende Posten keine Gegenkonten haben. Über die Suchfunktion öffnen Sie die Tabelle Verteilungen.
Wie beim wiederkehrenden Buch.-Blatt muss die Verteilung nur einmal eingegeben werden. Die Verteilung bleibt nach der Buchung im Verteilungs-Buch.-Blatt erhalten. Es ist daher nicht erforderlich, Beträge und Verteilungen bei jeder Buchung der wiederkehrenden Buch.-Blattzeile erneut einzugeben.
Verteilen Sie den Betrag der Zeile mithilfe einer der folgenden Verteilungsmethoden auf verschiedene Konten und Dimensionen:
Anzahl Verteilungen
Die Beträge werden nach Anzahl verteilt. Ein Beispiel wäre die Verteilung nach Personenanzahl pro Abteilung.
Verteilung %
Die Beträge werden prozentual verteilt.
Betrag
Wenn Sie das Feld Anzahl Verteilungen oder Verteilung % verwenden, berechnet die Anwendung in diesem Feld den verteilten Betrag. Optional haben Sie die Möglichkeit, in das Feld einen manuell berechneten Verteilungsbetrag einzugeben.
Nach Eingabe der Zeilen mit den Verteilungen ist in der Karte Wiederk. Fibu Buch.-Blatt das Feld Zugeordneter Betrag (MW) nun ausgefüllt. Wenn die wiederkehrende Buch.-Blattzeile in MW ausgewiesen ist, entspricht das Feld Zugeordneter Betrag (MW) dem Feld Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen.
Hinweis
Sie können die Felder für die Buchungsgruppe entweder in der wiederkehrenden Buch.-Blattzeile oder in der Verteilungszeile, aber niemals in beiden gleichzeitig, ausfüllen. Die Felder lauten wie folgt: Buchungsart, Geschäftsbuchungsgruppe, Produktbuchungsgruppe, MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe.
Sie können Verteilungen in Verbindung mit allen Wiederholungsarten verwenden. Für die Wiederholungsart Ausgleich gelten jedoch folgende Regeln:
Es müssen Verteilungen verwendet werden, da diese Wiederholungsart nicht nur auf ein Gegenkonto in einer anderen Buch.-Blattzeile buchen kann.
Geben Sie keinen Betrag an, da die Anwendung im Rahmen des Buchungsvorgangs die in der Zeile zu buchenden Beträge anhand des Kontensaldos festlegt.
Sie können die verteilten Beträge erst anzeigen, nachdem das wiederkehrende Buch.-Blatt gebucht wurde. Im Testbericht werden die berechneten Verteilungsbeträge nicht aufgeführt.
Ausgleichsfunktionen
In RELion haben Sie die Möglichkeit, Posten die Sie in den Buch.-Blättern erfassen, direkt mit dem entsprechenden Debitoren- und Kreditorenposten auszugleichen. Alternativ buchen Sie den Posten ohne einen Ausgleich durchzuführen und nehmen diesen anschließend direkt in den Posten des Debitors oder Kreditors (nachträglich) vor.
Wenn im Buch.-Blatt ohne Eigentümer/Mieter-Kennzeichen und damit ohne Objektbezug gebucht wird, ist ein Ausgleich mit dem Standardpostenausgleich durchführbar. Bei Buchungen mit Eigentümer/Mieter-Kennzeichen sowie bei Buchungen mit Eigentümer/Mieter-Kennzeichen und mit Objektnummer verwendet RELion den RE Postenausgleich.
Hinweis
Der debitorische und kreditorische Ausgleich unterscheidet sich an bestimmten Stellen signifikant.
Direkter/manueller Postenausgleich im Buch.-Blatt
Wenn Sie die Zahlung eines Kreditorenpostens gleich im Buch.-Blatt mit einer Ausgleichs-ID versehen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie die Seite RE Buchen allgemein und wählen eine Buch.-Blatt Vorlage aus, in der Sie buchen möchten und erfassen die relevanten Felder. Die Belegart ist Zahlung.
Nachdem Sie den Zahlbetrag erfasst haben und ins nächste Feld wechseln, prüft RELion, ob zum Zahlbetrag auf dem Kreditor eine entsprechende Rechnung existiert. Findet das System einen Posten mit einem passenden Betrag, wird der Ausgleich automatisch gesetzt. Prüfen Sie nun, ob RELion den richtigen Posten zum Ausgleich ausgewählt hat (öffnen Sie dafür den Postenausgleich). Ist dies nicht der Fall, öffnet sich automatisch die Seite RE Kreditoren Postenausgleich:
Hier werden Ihnen die relevanten Posten für den Ausgleich angezeigt. Im Menüband können Sie über den Vorgang Ausgleichs ID setzen die Ausgleichs-ID entfernen und anschließend wieder neu setzen. Als Kennzeichnung für die Ausgleichs-ID wird vom System die zuvor eingegebene Belegnummer eingetragen.
Ferner wird durch das Markieren der Zeile der Wert im Feld Ausgleichsbetrag eingetragen. Dieser kann manuell abgeändert werden, wenn mit einer Zahlung, z. B. zwei Rechnungen nur mit jeweils einem Teilbetrag ausgeglichen werden sollen. Bestätigen Sie nach dem Markieren der jeweiligen Zeilen mit OK, damit der Ausgleich gespeichert wird. Wird hingegen mit X geschlossen, wird dies als Abbruch gesehen – der Ausgleichsvorgang wird zurückgesetzt.
Im unteren Teil der Seite sehen Sie die Beträge, die miteinander verknüpft werden, sowie den Saldo der Posten nach der Buchung. Wenn Sie die erfasste Buchungszeile nun buchen, werden die beiden Posten am Kreditor automatisch miteinander ausgeglichen. Um Ihnen den Postenausgleich zu verdeutlichen, wechseln Sie zu der Postenansicht der Kreditoren und filtern dort auf das gebuchte Objekt. Platzieren Sie Ihren Cursor auf die betreffende Zahlungszeile und wählen dann im Menüband die Funktion Ausgeglichene Posten.
Es öffnet sich die Tabelle Ausgeglichene Kreditorenposten:
Hier ist die Rechnung zu sehen, welche wir im vorigen Vorgang ausgeglichen und bezahlt haben. Über diesen Weg können Sie jederzeit erkennen, was hier ausgeglichen wurde.
Hinweis
Durch den vollen Postenausgleich wurde in den Kreditorenposten das Häkchen im Feld Offen vom System entfernt. Ein erneutes Abrufen dieses Postens im Zahlungsausgang wäre also nicht mehr möglich.
Das grundsätzliche Vorgehen ist beim Debitor ähnlich – natürlich mit Auswahl des Debitors statt des Kreditors und es kommt der RE Debitorenausglich zum Zug. Es wurden aber einige spezifische Maßnahmen für diese Art Ausgleich vorgenommen. Vor allem der automatische Postenausgleich muss hier angesprochen werden. Dieser richtet die Reihenfolge des Ausgleichs nach den folgenden Einstellungen in der Zahlungsverkehr Einrichtung:
Der automatische Ausgleich berücksichtigt auch Gutschriften im Ablauf.
Allgemein gilt:
Die Belegarten Zahlung und Gutschrift werden nur berücksichtigt, wenn sie eine Lfd. Nr. Sollstellung haben, d.h. aus einem Sollstellungslauf stammen. Damit soll ausgeschlossen werden, dass z. B. Abrechnungsguthaben beim automatischen Ausgleich mit berücksichtigt werden.
Alle anderen Belegarten Erstattung, Mahnung, Rechnung und Zinsrechnung werden auch ohne Lfd. Nr. Sollstellung beim Postenausgleich berücksichtigt. Wird der korrekte Betrag im Buch.-Blatt erfasst, werden in der betreffenden Periode sowohl Rechnungen, als auch Gutschriften zum Ausgleich vorgeschlagen. Bei Unter- oder Überzahlung zieht das System zunächst alle offenen Gutschriften zum Ausgleich heran und gleicht danach noch so viele Rechnungen aus, wie der Zahlbetrag hergibt. Dabei wird auch das Feld Rangfolge im Debitorenposten berücksichtigt.
Das Feld Teilausgleich zulassen regelt, ober der Ausgleich nur so lange Beträge setzten soll, wie sich die Posten vollständig ausgleichen lassen, oder auch noch den letzten Teilbetrag zuteilt. Es wird wie folgt gearbeitet:
Bei Option Zuerst älteste Posten wird bei Überzahlung der komplette Betrag auf fällige Posten verteilt.
Mit der Option Aktuelle Periode-> älteste Posten werden bei Überzahlung nur Posten ausgeglichen, die den aktuellen Monat (maßgeblich ist das Buchungsdatum!) oder vergangene Perioden betreffen. Der überschüssige Restbetrag wird als weitere, separate Zeile mit der BelegartZahlung im Buch.-Blatt erstellt und führt nach dem Buchen zu einem weiteren Debitorenposten.
Nachträglicher Postenausgleich am Debitor bzw. Kreditor
Werden z. B. Rechnungen und Gutschriften auf Debitoren bzw. Kreditoren gebucht, können diese nachträglich miteinander ausgeglichen werden. Ausgangspunkt sind hier die Kreditoren- bzw. Debitorenposten. Markieren Sie zunächst die auszugleichende Zahlung oder Erstattung und wählen Sie die Schaltfläche Posten ausgleichen.
Es öffnet sich nun entweder der Debitorenpostenausgleich oder der Kreditorenpostenausgleich. Auf dieser Seite wählen Sie die zur Zahlung gehörige Rechnung(en) aus. Über die Schaltfläche Ausgleichs-ID setzen tragen Sie die Ausgleichs-ID ein. Es wird nun in der Spalte Ausgleichs-ID die Benutzer – ID des angemeldeten Anwenders eingetragen.
Mit der Schaltfläche Ausgleich buchen nehmen Sie den Postenausgleich vor. Dadurch findet kein eigentlicher Buchungsvorgang statt, sondern das System setzt die betreffenden Zeilen in Bezug zueinander und gleicht dadurch beide Buchungen aus. Nur im Falle von Währungen oder der Berücksichtigung eines Skontos kann es zur Bildung von Sachposten kommen. Nachdem Sie auf Ausgleich buchen geklickt haben, erscheint ein Dialogfenster, welches die Belegnummer und das Buchungsdatum des Postens, den die Anwendung verwendet, anzeigt.
Bei Bedarf können Sie hier das Buchungsdatum ändern. Beachten Sie jedoch, dass Sie kein Datum auswählen können, welches vor dem vorgeschlagenen Datum liegt! Bestätigen Sie den Postenausgleich anschließend durch OK.
Wichtig
Wenn das Dialogfenster verlassen wird, ohne den Buchungsvorgang vorzunehmen, löscht das System die zuvor gesetzten Ausgleichs-IDs.
Hinweis
Falls mehrere Rechnungen in einer Summe gezahlt worden sind und die Zahlung nun ausgeglichen werden soll, hinterlegen Sie bei jeder der gezahlten Rechnungen die Ausgleichs-ID und buchen den Ausgleich wie beschrieben.
Postenausgleich aufheben
Sollte ein Postenausgleich irrtümlich vorgenommen worden sein, haben Sie am Debitor/Kreditor die Möglichkeit, den Postenausgleich wieder aufzuheben. Markieren Sie einen der bereits ausgeglichenen Posten und wählen Sie im Menüband die Schaltfläche Ausgleich aufheben… aus.
Es öffnet sich in diesem Beispiel die Seite Kred.-Postenausgleich aufheben:
Über den Vorgang Ausgleich aufheben machen Sie den Postenausgleich wieder rückgängig. Das System setzt dadurch den Ausgleich für alle miteinander verknüpften (Kreditoren)posten zurück. Alle betroffenen (Kreditoren)posten haben danach wieder ein Häkchen im Feld offen, kalkulierte Restbeträge sind in jeder Postenzeile wieder vorhanden und können dadurch erneut für einen Ausgleich herangezogen werden.
Hinweis
Die Funktion Transaktion stornieren kann nur angewendet werden, wenn die Buchungen über ein Buch-Blatt erfolgt sind! Belege müssen hingegen mit der gegensätzlichen Belegart (z. B. Gutschrift für eine Rechnung) gegengebucht werden. Dafür gibt es an den gebuchten Belegen entsprechende Aufrufe:
Wenn ein Ausgleich vorgenommen wurde, sollte dieser zuvor über Ausgleich aufheben… zurückgesetzt werden, bevor die Stornierungsfunktion durchgeführt wird.
Teilausgleich von Posten
Wenn eine debitorische bzw. kreditorische Rechnung nur teilweise bezahlt wird, führt man einen sogenannten Teilausgleich durch. Der Restbetrag bleibt dann weiterhin als offen auf dem Rechnungsposten stehen.
Im nachfolgenden Beispiel wurde für eine kreditorische Rechnung in Höhe von EUR 200,00 nur EUR 32,13 bezahlt. Der Postenausgleich wurde nachträglich, wie oben beschrieben, durchgeführt. Anschließend stellt sich dieser Buchungsvorgang in den Posten folgendermaßen dar.
Der unbezahlte, noch offene Saldo in Höhe von EUR 167,87 wird in der Spalte Restbetrag ausgewiesen. Der Haken im Feld Offen bleibt in der Zeile der Rechnung erhalten. Dieser Posten kann bei der nächsten Zahlung oder beim nächsten Postenausgleich abgerufen werden.
Ausgleich bei Überzahlungen
Wenn beispielsweise für einen Kreditor mit einem Rechnungsbetrag von EUR 200,00 versehentlich EUR 249,95, also EUR 49,95 zu viel überwiesen werden, dann kann die Zahlung nicht ohne die Entstehung eines weiterhin offenen Restbetrages mit der Rechnung ausgeglichen werden. Auf dem Kreditor sehen die Posten nach Bezahlung folgendermaßen aus:
Der Restbetrag von EUR 49,95 bleibt bei einer Überzahlung immer auf dem (Kreditor)zahlungsposten stehen, da er für den Fall, dass er nicht verrechnet wird, entweder zurückgezahlt (Debitor) oder zurückgefordert (Kreditor) werden muss.
Hinweis
Natürlich kann die Überzahlung auch gleich im Buch.-Blatt ausgeglichen werden. Sowohl im debitorischen als auch im kreditorischen Bereich bleibt der zu viel gezahlte/erhaltene Betrag auf dem Kreditor bzw. Debitor stehen.
Erweiterte Ausgleichsfunktionen
Ausgleichsreihenfolge fälliger offener Posten
Da die Fälligkeit offener Posten vom Buchungsdatum abweichen kann, richtet sich die Ausgleichsreihenfolge nicht primär nach dem Buchungsdatum sondern nach dem Fälligkeitsdatum. Beispielsweise wird die Abrechnung für das Jahr 2010 (Nachzahlung EUR 70,00) zum 15.11.2011 eingebucht, aber erst zum 15.12.2011 fällig. Die Dezembermiete, die erst zum 01.12.2011 gebucht wird, hat die Fälligkeit 03.12.2011. In diesem Falle würde die Miete zuerst zum Postenausgleich vorgeschlagen.
Ausgleichssperre für kreditorische Posten im Zahllauf
Desweitern können kreditorische Posten, die sich in einem Zahllauf befinden, nicht für einen anderen Postenausgleich herangezogen werden.
Hinweis
Grundvoraussetzungen für den Postenausgleich: Beim Postenausgleich wird geprüft, ob auszugleichende Posten zur gleichen Zuständigkeitseinheit gehören. Außerdem wird bei der Vorauswahl zum Postenausgleich einheitenbezogen gefiltert. Ein Ausgleich mit unterschiedlichen Einheiten und ZE´s ist nicht möglich.
Stornierungen und Korrekturen
Wenn Änderungen oder Posten falsch gebucht wurden, können Sie diese durch das Stornieren von Buch.-Blattzeilen schnell und einfach korrigieren.
Stornieren von Posten
In RELion können bei falsch gebuchten Fibu Buch.-Blättern die Sachposten in den entsprechenden Journalen storniert werden. Wenn Sie einen Posten stornieren möchten, muss der ursprüngliche Posten folgende Kriterien erfüllen:
Das Feld Buch.-Blattname muss im Fibujournal gefüllt sein.
Debitorenposten dürfen nicht ausgeglichen werden (also Ausgleich aufheben…).
Kreditorenposten dürfen nicht ausgeglichen werden (also Ausgleich aufheben…).
Bankposten dürfen nicht durch Abstimmung geschlossen werden.
Der Gesamtbetrag der Sachposten muss gleich null sein.
Der Posten darf keine Artikelposten enthalten.
Die Posten dürfen nicht von einer Stornierung erstellt worden sein.
Die Posten dürfen nicht aus einem Beleg stammen (diese können gegengebucht werden).
Die Posten dürfen nicht in einer MwSt. – Abrechnung enthalten sein.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um gebuchte Sachposten aus einem Journal zu stornieren. Zuerst öffnen Sie über die Such Fibujournale. Gehen Sie zu den aktuellen Buchungsvorgängen am Ende der Liste und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus. Beachten Sie, dass als Errichtungsdatum das Datum beim Erzeugen des Postens angegeben wird.
Wählen Sie das zu stornierende Journal aus und klicken Sie im Menüband auf Journal stornieren. Es öffnet sich die Seite Journalbuchungen stornieren, über die Funktion Stornieren veranlassen Sie die Rückabwicklung des Buchungsvorgangs.
Überprüfen Sie im Anschluss die Felder in der Umkehrbuchung:
Unter Herkunftscode wird Storno angezeigt (wenn dies in der Herkunftscodeeinrichtung so eingerichtet ist).
Unter Errichtungsdatum wird das Systemdatum angezeigt.
Als Buchungsdatum wird das ursprüngliche Buchungsdatum des Postens angegeben.
Buchen von Stornozeilen
Gebuchte Sachposten können nicht geändert oder gelöscht werden. Sie können falsche Posten jedoch korrigieren, indem Sie einen oder mehrere Korrekturposten mithilfe des Fibu Buch.-Blattes buchen. Wenn Sie Posten korrigieren, steuert das Kontrollkästchen Storno, wie die Posten gebucht werden. Wenn Sie die Korrekturfunktion verwenden möchten, blenden Sie das Feld Storno ein.
Wenn das Kontrollkästchen Storno in den Buch.-Blattzeilen nicht aktiviert wird:
Das Feld Betrag in der Zeile muss das umgekehrte Vorzeichen haben wie der ursprüngliche, zu korrigierende Posten.
Der ursprüngliche Posten wird auf die Habenseite und der Korrekturposten auf die Sollseite des Kontos gebucht oder umgekehrt.
Wenn das Kontrollkästchen Storno in den Buch.-Blattzeilen aktiviert wird:
Das Feld Betrag in der Zeile muss das umgekehrte Vorzeichen haben wie der ursprüngliche, zu korrigierende Posten. Der ursprüngliche Posten und der Korrekturposten werden beide entweder auf die Soll- oder Habenseite des Kontos gebucht.
Der Korrekturposten hat ein negatives Vorzeichen. Dies ist bei der Ausführung von Berichten sinnvoll, beispielweise zum Kapitalfluss.
Journal stornieren
Wenn beispielsweise ein gesamter Buchungsvorgang korrigiert werden soll, haben Sie die Möglichkeit, dies mit Journal stornieren vorzunehmen. Nähere Infos zum Thema finden Sie im Kapitel Stornieren von Posten.
Weiterführende Themen
Rücklastschrift erstellen
Bei der Rücklastschrift, beispielsweise einer Mietzahlung, sollten Sie für deren Verbuchung wie folgt vorgehen.
Öffnen Sie das gewünschte Buch.-Blatt und erfassen Sie dort die Rücklastschrift mit der BelegartErstattung. Wählen Sie den entsprechenden Debitor aus und geben Sie den Rücklastschriftbetrag samt Gebühren ein. Als Gegenkonto wählen Sie das betreffende Bankkonto.
Anschließend starten Sie den Bericht, indem Sie im Menüband auf Rücklastschrift erstellen klicken. Die darauffolgende Abfrage können Sie mit Ja beantworten.
Es öffnet sich die Stapelverarbeitung Rücklastschrift, welche bereits den von der Rücklastschrift betroffenen Posten automatisch vorblendet. Sollte es sich um den falschen Posten handeln, können Sie diesen bei Bedarf über das Auswahlfeld bei Postennr. ändern. Die Differenz zwischen dem Rechnungsbetrag und dem Rücklastschriftbetrag ist die Rücklastschriftgebühr. Diese wird mit dem Verbuchen dem Debitor in Rechnung gestellt.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK, so stellt die Stapelverarbeitung die Buchblattzeilen ins Buch.-Blatt ein und Sie können anschließend den Vorgang mit Buchen abschließen:
Ratenzahlung
Mit aktivem Geldfluss ist dieses Modul ausgeschlossen. Übersicht der Debitorenposten vor Ratenzahlung:
Erfassen Sie nun zunächst die Zahlung des gestundeten Betrages auf ein virtuelles Bankkonto (Ratenzahlungskonto) und setzen Sie den Postenausgleich. Klicken Sie dann im Menüband auf Ratenzahlung.
Es öffnet sich die Stapelverarbeitung S-Ratenzahlungszeilen anlegen. Tragen Sie in den vorhandenen Feldern die mit dem Kunden vereinbarten Konditionen ein und bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit OK.
In das bestehende Buch.-Blatt werden automatisch die Raten als neue Forderungsposten mit neuer Fälligkeit eingestellt.
Über den Vorgang Buchen werden die ursprünglichen Posten ausgeglichen und neue Ratenzahlungsposten mit neuer Fälligkeit für den Debitor erstellt.
Abgrenzungsbuchung
Bei jeder Buchung oder beim Jahresabschluss sind aktive und passive Rechnungsabgrenzungsbuchungen durchzuführen, um den periodengerechten Erfolg zu ermitteln. Unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungs- und Zahlungsbuchung werden Aufwände und Erträge somit der Periode zugerechnet, in der sie wirtschaftlich relevant sind. Die Abgrenzungsbuchung vereinfacht diesen. Für eine sinnvolle Unternehmenssteuerung ist die jährliche Feststellung des Unternehmenserfolges durch eine Gewinn- und Verlustrechnung zu wenig. Eine monatlich exakte Bestimmung der Unternehmenskennzahlen ist mittlerweile auch für kleinere Unternehmen unerlässlich, um stets eine umfassende Grundlage für schnelle Entscheidungen parat zu haben. Eine periodengenaue Abgrenzung ist deswegen in vielen Unternehmen alltägliche Praxis.
Mit der Funktion Abgrenzungsbuchung können Sie die Buchungen vorlagengesteuert und automatisch im Zuge der Ursprungsbuchung generieren. Öffnen Sie unter Buchungsgruppen die Abgrenzungsvorlagenliste und wählen die entsprechende Abgrenzungsvorlagenkarte aus.
Im Wesentlichen wird in der Vorlagenkarte die Berech.-Methode, das Startdatum, die Anzahl Perioden und das zu verwendende Abgrenzungskonto hinterlegt. In dem Feld Beschreibung können Sie einen freien Text hinterlegen und mit folgenden Platzhaltern der aktuellen Periode ausgeben:
%1
Die Tagesnummer des Periodenbuchungsdatums
%2
Die Wochennummer des Periodenbuchungsdatums
%3
Die Monatsnummer des Periodenbuchungsdatums
%4
Der Monatsname des Periodenbuchungsdatums
%5
Der Buchhaltungsperiodenname des Periodenbuchungsdatums
%6
Das Geschäftsjahr des Periodenbuchungsdatums
Mit dem Feld Abgrenzung % können Sie entscheiden, wieviel Prozent vom Gesamtbetrag abgegrenzt werden soll. In dem Feld Berech.-Methode geben Sie an, wie das Feld Betrag für jede Periode im Abgrenzungsplan berechnet wird.
Berech.-Methoden
Linear
Die periodischen Abgrenzungsbeträge werden entsprechend der Anzahl Perioden gemäß der Periodenlänge verteilt.
Exakt pro Periode
Die periodischen Abgrenzungsbeträge werden entsprechend der Anzahl Perioden gleichmäßig auf die Perioden verteilt.
Tage pro Periode
Die periodischen Abgrenzungsbeträge werden entsprechend der Tage innerhalb der Periode verteilt.
Benutzerdefiniert
Die periodischen Abgrenzungsbeträge werden nicht berechnet. Tragen Sie in dieses Feld den Betrag für jede Periode im Rechnungsabgrenzungsplan manuell ein.
Diese Vorlagen können Sie mit Sachkonten (Sachkonto, FiBu Buch.-Blatt) verwenden und auch Artikeln oder Ressourcen zuordnen. Damit ist es möglich, auch dann Buchungen automatisch abzugrenzen, wenn diese über die Warenwirtschaftsmodule (Einkauf, Verkauf) generiert werden.
Mit der Entstehungsbuchung wird nur der entsprechende Monatsanteil auf das Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Mit dem Buchungsdatum der Entstehungsbuchung wird dann der entsprechende Rest auf das Abgrenzungskonto gebucht. Gleich mit dieser werden aber auch Buchungen zu Buchungsdaten in der Zukunft generiert, die das Konto gegen das jeweilige Aufwands- oder Ertragskonto wieder auflösen. Bitte beachten Sie, dass hierbei der Buchungszeitraum freigegeben sein muss.
Vor der Buchung kann die Karte Rechnungsabgrenzungsplan eingesehen werden und gegebenenfalls durch den Sachbearbeiter geändert werden. Hier ein Beispiel einer EK-Rechnungszeile:
Für die Finanzbuchhaltung wird zusätzlich der Bericht Sachkontenabgrenzung – Zusammengefasst mit ausgeliefert, um die Abgrenzungen auszuwerten.
Klassische Einsatzgebiete für diese Funktion sind im Voraus zu zahlende bzw. erhaltene Versicherungsbeiträge, Provisionen, Kraftfahrzeugsteuern über dessen Laufzeit abgegrenzt.
Darüber hinaus kann diese Funktion auch immer dann verwendet werden, wenn ein Unternehmen seinen Kunden Service- oder Vertragsleistungen im Voraus berechnet hat und die Erlöse jeweils über die Vertragslaufzeit verteilt dargestellt werden sollen. Andersherum kann die Funktion auch verwendet werden, wenn einem Unternehmen diese Kosten durch ein anderes Unternehmen in Rechnung gestellt werden.
Wichtig
Die Funktion Abgrenzung ist bei Objektkonten mit der Verwendung Alles oder Abrechnungdeaktiviert.
Da die Buchungen auf diesen Konten aktiviert werden, ist eine zusätzliche Abgrenzung buchhalterisch falsch.
