Sonderumlage/Instandhaltungsrücklage

Sonderumlage anfordern

Die beschlossene Sonderumlage (z. B. 5.000 EUR für Renovierung des Treppenhauses) wird angefordert.

Sonderumlage erstellen

Über die Suche oder aus dem Objekt heraus wird die Tabelle Sonderumlagen geöffnet.

Neue Sonderumlage erfassen:

• Objektnr. auswählen
• Geschäftsvorfallcode erfassen
• Sonderumlagedatum und Fälligkeitsdatum eintragen
• Abrechnungsart für Sonderumlagen auswählen

Sonderumlage Zeilen holen

Die Grunddaten für die Sonderumlage sind erfasst. Im nächsten Schritt werden die Zeilen erstellt. Diese enthalten unter anderem die Kontierung, den Verteilungscode und den Gesamtbetrag.

Dazu wird in der Liste Sonderumlagen zunächst über Zeilen die Ansicht Sonderumlage Zeilen geöffnet. Über die Funktion Sonderumlagezeilen holen wird für jedes Aufwandskonto, das mit der ausgewählten Abrechnungsart verknüpft ist, ein neuer Eintrag erzeugt.

Bei der Erstellung wird eine Zeile erzeugt, in der folgende Angaben bereits vorbelegt sind:

• Kontonummer
• Verteilungscode (sofern dieser im Objektkonto hinterlegt ist)
• Datum
• Beschreibung

Die ermittelten Zeilen basieren auf den für die Abrechnungsart eingerichteten Aufwandskonten. Über das Feld Verteilungscode kann der Verteilungsschlüssel ausgewählt oder abweichend vorgegeben werden, nach dem die Sonderumlage auf die Eigentümergemeinschaft umgelegt wird. Die Beschreibung ist an dieser Stelle editierbar und kann angepasst werden, beispielsweise mit dem Hinweis „Renovierung Treppenhaus“.

Sonderumlage berechnen

Berechnung ausführen, um die Verteilung auf Einheiten zu sehen.

Sonderumlage drucken

In der Liste Sonderumlagen kann der Bericht Sonderumlage Übersicht gestartet werden. Der Bericht Sonderumlage Übersicht zeigt die erstellte Sonderumlage des WEG Objekts nach Einheitenverträgen an und enthält im Kopfbereich die Bankverbindung des Objekts. Für jeden Einheitenvertrag werden folgende Informationen dargestellt:

• Eigentümernamen
• Vertragszeitraum
• Verteilfaktoren
• jeweilige Beträge der Sonderumlage

Beim Aufruf des Berichts ist im Inforegister Optionen der Sonderumlagecode bereits vorbelegt. Im Inforegister Einheitenvertrag ist der Filter auf das Objekt, auf das sich die Sonderumlage bezieht, bereits voreingestellt. Änderungen an den Filtereinstellungen können bei Bedarf vorgenommen werden.

Nachdem die Sonderumlage überprüft wurde, erfolgt die Information an die Eigentümer über die Höhe der auf sie entfallenden Beträge. Dazu wird in der Liste Sonderumlagen über Sonderumlage drucken der Bericht Sonderumlage drucken gestartet. Im Inforegister Optionen ist das Feld Gruppieren nach Debitor standardmäßig aktiviert. Dadurch werden bei Eigentümern, die mehrere Einheiten besitzen, alle Einheiten in einem Anschreiben zusammengefasst.

Sonderumlage buchen

Bericht Sonderumlage buchen starten. Buchblatt auswählen, Daten prüfen und buchen.

Hinweis

Nach dem Start der Stapelverarbeitung Sonderumlage buchen wird in der Liste Sonderumlagen das Feld Buch.Blatt übertragen automatisch aktiviert.

Falls die Buchblattzeilen gelöscht werden müssen, kann die Funktion Sonderumlage buchen nur erneut ausgeführt werden, wenn das Feld Buch.Blatt übertragen eingeblendet, der Haken entfernt und die anschließende Abfrage mit Ja bestätigt wird.

Instandhaltungsrücklage (Version Deutschland)

In der Eigentümerversammlung wurde beschlossen, eine jährliche Instandhaltungsrücklage zu bilden, die auf einem Festgeldkonto angelegt wird.

Die Eigentümer leisten zusätzlich zu den monatlichen Hausgeldvorauszahlungen einen monatlichen Beitrag für die Instandhaltungsrücklage. Für jede Einheit wurde eine Sollstellungszeile erstellt, um die entsprechenden Beträge zu erfassen.

Für das Festgeld wurde am Objekt ein zusätzliches Bankkonto eingerichtet. Neben diesem tatsächlichen Bankkonto wird in den Objektkonten ein Bestandskonto geführt, auf dem alle Bewegungen der Rücklagen gebucht werden.

Das Bestandskonto bildet den Soll-Stand der Rücklagen ab, ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Zahlungen. Das Bankkonto (Festgeld) zeigt dagegen den Ist-Stand der Rücklagen. Ein Teil der Umbuchungen auf das Rücklagenbestandskonto wird durch RELion unterstützt, andere Buchungen sind manuell vorzunehmen.

Damit die unterschiedlichen Rücklagebuchungen korrekt zugeordnet und später ausgewiesen werden können, sind verschiedene Rücklagearten vorgesehen.

Rücklagenarten

Damit die Rücklagen in der Jahresabrechnung korrekt ausgewiesen werden können, ist beim Buchen auf das Bestandskonto die Angabe der jeweiligen Rücklagenart erforderlich. Die Rücklagenart definiert den Zweck der Buchung und ermöglicht eine korrekte Auswertung.

Verfügbare Rücklagenarten:

Hinweis

Buchungen mit der Rücklagenart Endbestand werden derzeit in RELion nicht ausgewertet. Die Rücklagenart Rundungsdiff. ist nur zu verwenden, wenn die Differenz tatsächlich dem Bankkonto zugeführt wird.

Beispiel: Wenn eine Rücklage von 10.000 EUR beschlossen wurde, aber durch die Aufteilung nur 9.999,97 EUR zugeführt werden, kann die Differenz von 0,03 EUR manuell gebucht werden.

Buchungen für Rücklagen

Damit die Buchungen für Rücklagen in RELion sowohl in der WEG Gesamtabrechnung als auch in der Betriebskostenabrechnung korrekt ausgewiesen werden, ist eine bestimmte Vorgehensweise erforderlich.

Das folgende Beispiel zeigt die korrekte Darstellung der Buchungen. Der Vollständigkeit halber sind auch die Buchungen aufgeführt, die über den Bericht Rücklagen buchen erstellt werden können (siehe Kapitel Rücklagen buchen). Diese Buchungen sind als Automatikbuchung gekennzeichnet. Sollstellungen und zugehörige Zahlungen sind nicht enthalten.

Grundsätzlich manuell zu buchen sind folgende Rücklagenarten:

• Zinsen
• KapESt
• Soli.
• Rundungsdiff.
• Sonst.Zuführung

Buchungen für Rücklagen in RELion