Eigentümerversammlung
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Prozessablauf
Bei der Übernahme einer neuen Wohnungseigentümergemeinschaft in die Verwaltung werden im Laufe des Verwaltungsjahres folgende Schritte durchgeführt:
- Erstellung des Wirtschaftsplans
- Durchführung der Eigentümerversammlung
- Beschluss einer Sonderumlage für die Renovierung des Treppenhauses
- Buchung der monatlichen Rücklagen
- Durchführung einer Instandhaltungsmaßnahme (Reparatur der Gegensprechanlage)
- Erstellung der Jahresabrechnung und Vorlage zur Prüfung durch die Verwaltungsbeiräte
Neuanlage eines Objektes inklusive aller Einheiten und Verträge
Wenn eine Wohnungseigentumsanlage neu in den Verwaltungsbestand übernommen wird, wird das Objekt angelegt und die dazugehörigen Verträge in RELion erfasst. Dieser Vorgang ist automatisiert, um den Aufwand zu minimieren.
Das Anlegen des Objekts wird in der Dokumentation Objekt anlegen beschrieben.
Über die Suche wird die Liste Objekte aufgerufen und das entsprechende WEG Objekt ausgewählt.
Die meisten der benötigten Angaben wurden beim Anlegen des Objektes bereits erfasst. Im Inforegister Buchung wird über Mehr anzeigen das Feld Objektkontenschema Verwalt.Abr eingeblendet.
Hier wird ein Objektkontenschema Name ausgewählt, das bei der WEG Gesamtabrechnung verwendet wird.
Einheit Schnellerfassung
Nachdem das Objekt vollständig angelegt wurde, werden die Einheiten erfasst. Dafür wird die Einheit Schnellerfassung empfohlen. Weitere Informationen sind in der Dokumentation Einheit Schnellerfassung enthalten.
Eigentümerversammlung einberufen
Mindestens einmal im Jahr wird die Eigentümerversammlung durchgeführt. Als Vorbereitung wird die Anwesenheitsliste ausgedruckt.
Anwesenheitsliste
Über die Suche wird der Bericht Anwesenheitsliste geöffnet.
Dieser Bericht listet die zum Versammlungsdatum gültigen Eigentümer mit Anteilen auf, um die Beschlussfähigkeit per Unterschrift festzustellen.
Inforegister Optionen:
- Eigentümer/Mieter Filter und Objektfilter für das Objekt
- Gebäude/Hauseingang für Gruppierung
- Sortierung nach Einheitennummer oder Nachname
- Verteilungscode für Anteile
- Feld Nur Einheiten mit Faktor drucken aktivieren, falls erforderlich
- Versammlungsdatum und Titel eintragen
Beschluss-Sammlung
Die gesetzlich vorgeschriebene Beschlusssammlung kann vom Objekt aus aufgerufen werden.
Über Beschluss anlegen wird eine leere Beschlusskarte geöffnet. Hier werden die Eckdaten des Tagesordnungspunktes erfasst. Ein separates Fenster öffnet sich für den Beschlusstext.
Aktionen:
- Beschluss kopieren für mehrere Beschlüsse
- Beschlüsse exportieren (Excel)
- Beschlussanhang importieren (Dokumente hinzufügen)
- Berichte drucken
