Vertragsgenehmigung Mietverträge

Hohe Transparenz und mehr Sicherheit Ihrer sensiblen Daten bei der Vertragsdatenerfassung. Durch die Vergabe eines Genehmigungsstatus je Mietvertrag und der Einrichtung von unternehmenseigenen Genehmigungsprozessen für die Freigabe von Verträgen werden Anwender digital unterstützt.
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Einführung

Dieses Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Genehmigungsstatus an Mietverträgen einzuführen und einen Genehmigungsprozess für die Freigabe eines Vertrages einzurichten. In Anlehnung des Genehmigungsprozesses bietet Ihnen RELion eine Freigabe bei der Vertragsgenehmigung Ihrer Mietverträge. Zur Erfassung von Stammdaten für die Sollstellung oder bei Kündigungen können Sie die Berechtigung individuell einrichten und ggf. einschränken.

Der Freigabeprozess über die Aufgabenverwaltung ermöglicht Ihnen eine Arbeitserleichterung. Der zuständige Bearbeiter erhält eine Aufgabe und bei Bedarf eine zusätzliche Benachrichtigung per E-Mail. Es sind folgende Status vorgesehen:

  • Leer: Bleibt das Feld leer, werden die Verträge ohne Genehmigungsstatus verarbeitet.
  • Offen: Sollstellungen für den Vertrag sind gesperrt. Erfassung und Änderung von Vertragsdaten nur gem. Einrichtung möglich. Neu angelegte Verträge erhalten automatisch den Status Offen.
  • Genehmigung ausstehend: In der Zeit, in der sich der Vertrag im Genehmigungsprozess befindet, ist der Status Genehmigung ausstehend. Erfassung und Änderung von Vertragsdaten nur gem. Einrichtung möglich.
  • Freigegeben: Sollstellungen für den Vertrag sind freigegeben. Erfassung und Änderung von Vertragsdaten nur gem. Einrichtung möglich.

Einrichtung

Allgemeine Einstellungen

Bevor Sie die Vertragsgenehmigung aktivieren, passen Sie die Einrichtung entsprechend an. In Abhängigkeit vom Genehmigungsstatus sollen bestimmte Erfassungen und Interaktionen zum Mietvertrag zulässig oder unzulässig sein. Die Einstellung, welche Erfassungen und Aktionen im Detail möglich sind, wird der Systemadministrator bei der Erstinstallation vornehmen. Öffnen Sie das Fenster Vertragsgenehmigung Einrichtung.

Im Inforegister Allgemein können Sie die Vertragsgenehmigung aktivieren. Für die Freigabe eines Mietvertrages legen Sie hier den entsprechenden Rollencode fest. Nur der Objektbearbeiter mit der entsprechenden Rolle, bzw. sein Stellvertreter, hat das Recht, den Vertrag freizugeben.

Einrichtung

Hinweis

Bestehende Verträge erhalten den Status Freigegeben, sobald die Einrichtung für den Genehmigungsprozess aktiviert wurde. Alle bestehenden Verträge erhalten den Status Leer, sobald die Einrichtung für den Genehmigungsprozess deaktiviert wurde. Sollte kein Rollencode vergeben werden, hat jeder Mitarbeiter das Recht, den Vertragsgenehmigungsstatus zu ändern. Achten Sie daher darauf, dass in Verbindung mit der aktiven Einrichtung auch ein Rollencode eingerichtet wird.

Einrichtungstabelle der Genehmigungseinrichtung

Das Ausführen von Funktionen sowie das Erfassen, Ändern und Löschen von vertragsbezogenen Daten wird vom Status des Vertrages gemäß Einrichtung unter den folgenden Inforegistern der Vertragsgenehmigung Einrichtung abhängig gemacht. Das nachfolgende Schaubild zeigt eine beispielhafte Einrichtung. Welche Einrichtung in Ihrem Unternehmen vorzunehmen ist, hängt von dem jeweiligen Rechtekonzept zur Vertragsfreigabe ab. Bei Bedarf stimmen Sie sich mit Ihrem Berater ab.
offen Genehmigung ausstehend freigegeben
Funktionen am Mietvertrag
Kündigung des Vertrags ja nein nein
Zumietung von Einheiten ja nein nein
Nachtrags-Vertrag erstellen ja nein nein
Funktionen an Vertragszeile
Teilkündigung ja nein nein
Vertragsbeginn ändern ja nein nein
Einheitenvertrag stornieren ja nein nein
Vertragsende ändern ja nein nein
Funktionen am Einheitenvertrag
löschen ja ja ja
Ticket erfassen ja ja ja
Schadensmeldung erstellen ja ja ja
Funktionen in Sollstellungszeilen
Sollstellung nachbuchen nein nein ja
Zeile stornieren nein nein ja
Staffelmieten berechnen ja nein nein
Sollstellungsaufteilung Erbbaurecht ja nein nein
Startdatum ändern nein nein ja
Enddatum setzen oder ändern nein nein ja
Betrag ändern nein nein ja
Sollstellung rückwirkend ändern nein nein ja
Tabelle Vertrag
Manuell ändern ja nein nein
Tabelle Einheitenvertrag
Manuell ändern ja nein nein
Tabelle Sollstellungen
Manuell ändern ja nein nein
Funktionen am Mietvertrag offen Genehmigung ausstehend freigegeben
Verknüpfte Tabellen Vertrag erfassen
Bemerkungen ja nein nein
Lastschriftmandate ja nein nein
Mietsicherheit ja nein nein
Optionsdaten ja nein nein
Kündigungsdaten ja nein nein
Indexdaten ja nein nein
Umsatzvereinbarung ja nein nein
Ausnahmen ja nein nein
Aufgabe erstellen ja nein nein
Zusatzfelder ja nein nein
Kontakte ja nein nein
Verknüpfte Tabellen Einheiten erfassen ja nein nein
Bemerkungen ja nein nein
Wohnungsabnahme ja nein nein
Verwalterhonorar ja nein nein
Darlehen ja nein nein
Aufgaben ja nein nein
Zusatzfelder ja nein nein

Auswirkungen des Status auf den Vertrag und die Stammdatenpflege

  • Befindet sich der Vertrag im Genehmigungsstatus Offen, werden die Vertragszeilen für die Sollstellungen automatisch gesperrt. Die entsprechenden Felder am Einheitenvertrag sind vorhanden, sie sind allerdings durch den Anwender nicht mehr manuell änderbar, wenn die Genehmigungseinrichtung aktiv ist. Änderungen und Funktionsaufrufe am Vertrag und den damit verbundenen Tabellen sind nur möglich, wenn zu der jeweiligen Aktion/Tabelle in der Spalte Offen ein Haken gesetzt ist.
  • Befindet sich der Vertrag im Genehmigungsstatus Genehmigung ausstehend, bleiben die Vertragszeilen für die Sollstellungen weiterhin gesperrt. Die entsprechenden Felder am Einheitenvertrag sind vorhanden, sie sind allerdings durch den Anwender nicht mehr manuell änderbar, wenn die Genehmigungseinrichtung aktiv ist. Änderungen und Funktionsaufrufe am Vertrag und den damit verbundenen Tabellen sind nur möglich, wenn zu der jeweiligen Aktion/Tabelle in der Spalte Genehmigung ausstehend ein Haken gesetzt ist.
  • Befindet sich der Vertrag im Genehmigungsstatus Freigegeben, sind die Vertragszeilen für die Sollstellungen entsperrt. Die entsprechenden Felder am Einheitenvertrag sind vorhanden, sie sind allerdings durch den Anwender nicht mehr manuell änderbar, wenn die Genehmigungseinrichtung aktiv ist. Änderungen und Funktionsaufrufe am Vertrag und den damit verbundenen Tabellen sind nur möglich, wenn zu der jeweiligen Aktion/Tabelle in der Spalte Freigegeben ein Haken gesetzt ist.

Hier ist z. B. die Funktion Vertragsbeginn ändern nicht aktiviert, daher erscheint bei dem Aufruf auf der Vertragszeile eine Fehlermeldung.

Fehlermeldung  

Ablauf Vertragsgenehmigung

Nachfolgend stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte der Vertragsgenehmigung vor.

Ablauf

Genehmigungsanforderung senden

Ausgangslage ist ein Vertrag im Status Offen. Durch die Genehmigungsanforderung soll der berechtigte Mitarbeiter aufgefordert werden, den Vertrag freizugeben. Dies geschieht über die Aktion Genehmigungsanforderung senden. Der mit dem entsprechenden Rollencode hinterlegte Objektbearbeiter erhält daraufhin eine entsprechende Aufgabe.

Status

Falls mehrere Bearbeiter berechtigt sind, eine Freigabe zu erteilen, wählen Sie einen Bearbeiter aus.

Genehmigungsanforderung

Meldung

Es wird eine Aufgabe an den ausgewählten Bearbeiter erstellt. In der Zeit, in der sich der Vertrag im Genehmigungsprozess befindet, ist der Status Genehmigung ausstehend.

Ausstehend

Hinweis

Mit der Funktion Status zurücksetzen haben Sie die Möglichkeit, bereits freigegebene Verträge in den Status Offen zu ändern, solange noch keine Genehmigungsanforderung gesendet wurde. Status zurück

Freigabe erteilen

Die Aufgabe wird durch den Bearbeiter entweder manuell abgeschlossen (nach der Freigabe) oder an den Anforderer zurückverwiesen (falls die Freigabe abzulehnen ist).

Freigabe erteilen

Hinweis

Alternativ zum Genehmigungsprozess kann der jeweils berechtigte Bearbeiter den Vertrag auch direkt durch die Aktion Freigabe erteilen auf den Status freigegeben setzen. Der Workflow dient somit lediglich einer optionalen zusätzlichen Arbeitserleichterung, er ist aber nicht zwingend im Freigabeprozess vorgesehen.

Genehmigungsanforderung stornieren

Die Durchführung einer Stornierung der Genehmigungsanforderung ist jederzeit von jedem Bearbeiter möglich. Es wird keine Prüfung durchgeführt. Durch die Stornierung wird die TM-Aufgabe ebenfalls storniert. Der Genehmigungsstatus des Vertrages wird auf Offen zurückgesetzt.

Workflow

Ablaufschema

Ablauf

Prozessablauf

Mit der Genehmigungsanforderung wird ein Workflow gestartet. Die Workflow-Benutzer setzen sich aus den RE Objektbearbeitern zusammen und werden durch die Einrichtung des Rollencodes Freigeber für Vertrag ermittelt. Nur der Objektbearbeiter mit der entsprechenden Rolle, bzw. sein Stellvertreter, hat das Recht, den Vertrag freizugeben.

Der Prozess wird über die Aufgabenverwaltung initiiert. Der zuständige Bearbeiter erhält daraufhin eine Aufgabe und optional zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail.

Zuweisen

Wichtig

Nur wenn bei der Aufgabenverwaltung Einrichtung die Aufgabe bei Benachrichtigung aktiviert ist, dann wird automatisch eine Aufgabe erstellt.

Der genehmigende Bearbeiter kann den Vertragsstatus freigegeben oder auf offen zurücksetzen, falls noch Erfassungen gefordert werden. Die Aufgabe wird nach der Freigabe automatisch abgeschlossen oder bei Abstimmungsbedarf durch den genehmigenden Bearbeiter an den Anforderer zurückverwiesen (falls die Freigabe abzulehnen ist).

Rollencenter Vertragsgenehmigung

Im Rollencenter gibt es zwei Kacheln für die Vertragsgenehmigung. Zum einen Verträge, die sich im Status Offen befinden sowie Verträge, die sich im Status Genehmigung ausstehend befinden.

Kachel

Genehmigungsstatus in Vertragsübersicht

In der Tabelle Vertragsübersicht werden alle Status übersichtlich dargestellt:

Vertragsübersicht

Eine farbliche Darstellung des Status bietet zudem eine bessere Übersicht. Der Status Freigegeben wird in grüner, Status Offen in blauer und Status Genehmigung ausstehend in roter Schrift dargestellt. RELion bietet Ihnen über einen Schnellfilter, die Liste nach dem Genehmigungsstatus einzugrenzen:

Genehmigungsstatus

Mitteilung

Besonderheiten

Ausschlüsse

Bei folgenden Prozessen werden explizit keine Prüfungen auf den Genehmigungsstatus des Mietvertrages durchgeführt:

  • Mietanpassung
  • BK-Abrechnung
  • Wirtschaftsplan
  • Einkaufsrechnungen mit Einheitenbezug
  • Verkaufsrechnungen mit Einheitenbezug
  • Verwalterhonorarabrechnung mit Einheitenbezug
  • Buchblätter mit Einheitenbezug
  • Stammdatenpflege von Tabellen, die keinen direkten Bezug zu einem Vertrag haben, z. B. Verteilcodes, Ausstattungen etc.
  • Änderung des Kontaktnamens/Debitorennamens u. a., nur indirekt mit dem Vertrag verknüpften Informationen
  • Zahlungsvorschläge oder Lastschrifteneinzüge
Zuletzt geändert April 2, 2025: Merged PR 4864: doku-projektentwicklung (a9ad810)