Ratenzahlung und Zahlungseingänge

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Ratenzahlungsvereinbarung für ein Mitglied

Ratenzahlungsvereinbarungen können für neue oder bestehende Mitglieder erstellt werden, sobald Mitgliederzeilen gebucht sind.

Auf der Seite Mitglied Ratenzahlung auf Neue Ratenzahlung anlegen klicken, um einen neuen Datensatz zu erzeugen.

Anschließend die Felder Gesamtbetrag Ratenzahlung, Erste Rate fällig am, Reichweite Rate, Betrag erste Rate und Betrag Folgerate ausfüllen.

Durch das Setzen des Hakens im Feld Ratenzahler werden die weiteren Felder berechnet.

Eingabefelder für die Ratenzahlungsvereinbarung

Bezeichnung	Erläuterung
Eintrittsgeld in Ratenzahlung	Wenn hier ein Haken gesetzt wird, wird das noch offene Eintrittsgeld zum Maximalbetrag Ratenzahlung hinzugerechnet. Ist kein offener Posten für Eintrittsgeld vorhanden, erscheint eine Hinweismeldung und der Haken wird entfernt.
Maximalbetrag Ratenzahlung	Zeigt den Höchstbetrag an, der für die Ratenzahlungsvereinbarung möglich ist.
Gesamtbetrag Ratenzahlung	Eingabe des Gesamtbetrags, der für die Ratenzahlung vereinbart wurde.
Erste Rate fällig am	Eingabe des ersten Fälligkeitsdatums.
Betrag erste Rate	Eingabe des Startbetrags.
Betrag Folgerate	Eingabe des Betrags für die folgenden Raten.
Ratenzahler	Erst nach Setzen des Hakens werden die Felder Betrag letzte Rate und Anzahl Raten berechnet.

Als Nächstes auf Ratenzahlungsplan erstellen klicken. Dadurch öffnet sich die Stapelverarbeitung Ratenzahlungsplan Mitglied.

Felder im Inforegister Optionen:

Bezeichnung	Erläuterung
Mitgliednr.	Zeigt die Mitgliedsnummer des Mitglieds an, für das der Ratenzahlungsplan erstellt wird.
Buchungsdatum	Übernimmt das Datum aus dem Feld Erste Rate fällig am.
Buchblattzeilen erstellen	Wenn kein Haken gesetzt wird, wird lediglich der Ratenzahlungsplan zur Überprüfung gedruckt. Die eigentliche Verarbeitung erfolgt erst mit der Erzeugung der Buchblattzeilen.
Buch.-Blattvorlage	Zeigt die Vorlage für Mitgliederbuchungen an. Der Wert stammt aus den Satzungsparametern.
Buch.-Blattname	Auswahl eines Buchblatts, wenn Buchblattzeilen erstellt werden sollen.

Beispielabbildung Ratenzahlungsplan:

Nach Erstellung in das Mitglieder Buch.-Blatt wechseln, um die Ratenzahlung zu verbuchen.

Hinweis

Rückgängig machen: Über Ratenzahlung löschen im Buchblatt können Posten wieder entfernt werden.

Sperrung der Eingabefelder:

Nach dem Verbuchen sind die Eingabefelder für die Ratenzahlung gesperrt. Die Informationsfelder Anzahl bezahlte Raten, Saldo bezahlte Raten und Letzte Rate fällig am werden automatisch gefüllt, sobald Zahlungseingänge verbucht wurden.

Wichtig

Nach vollständiger Zahlung der letzten Rate kann für zukünftige Anteilszeichnungen eine neue Ratenzahlungsvereinbarung angelegt werden.

Zahlungseingänge von Mitgliedern

Zahlungseingänge von Mitgliedern können in der Mitgliederverwaltung auf unterschiedlichen Wegen verbucht werden:

Automatisiert

Für Mitglieder ohne Lastschriftmandat können durch die Einrichtung des RELion-Zahlungsverkehrs Kontierungsregeln erstellt werden. Diese greifen beim Import elektronischer Kontoauszüge über die Funktion Auszugsdaten holen, die im Mitglieder-Zahlungseingangs-Buchblatt aufgerufen wird.

Für Mitglieder mit Lastschriftmandat steht die Stapelverarbeitung Bankeinzugsvorschlag Mitgliederverwaltung zur Verfügung. Diese identifiziert offene Posten und erzeugt eine XML-Datei zur Einziehung der Gelder. Die automatische Ausgleichsbuchung erfolgt ebenfalls systemseitig.

Manuell

Zahlungseingänge können über das Mitglieder-Buchblatt manuell erfasst und verbucht werden.

Automatisierte Zahlungseingänge mit Hilfe von Bank-Regeln

Hinweis

Eine ausführliche Beschreibung aller Funktionalitäten des Moduls Zahlungsverkehr finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.

Kontierungsregeln können auf zwei Wegen erfasst werden:

• Über die Liste Kontierungsregeln
• Direkt im Mitglieder-Buchblatt über Vorgang/Regel erstellen

Ablauf zur Erstellung einer Bank-Regel über das Mitglieder-Buchblatt

• Kontoauszüge über Vorgang/Auszugsdaten holen ins Buchblatt übertragen.
• Auswahl des Bankkontos über Lookup-Button.
• Eingabe von Auszugsdatum und Buchungsdatum.
• Auswahl eines bestimmten Kontoauszugs über das Feld Auszugsnr.

Das System prüft vorhandene Kontierungsregeln und ergänzt Buchblattzeilen.

• Neue Bankregel über Vorgang/Regel erstellen erzeugen.
• Betrag ggf. entfernen, wenn variable Mitgliedszahlungen erwartet werden.
• Regel freigeben zur Aktivierung.

Hinweis

Die Kontierung löst automatisch Postenausgleich und Umbuchung auf das Geschäftsguthaben aus.

Manuelle Zahlungseingänge über das Mitglieder-Buchblatt erfassen

• Mitglieder-Buchblatt öffnen.
• Buchblattname für manuelle Zahlungseingänge auswählen.
• Zahlungseingänge in Buchblattzeilen erfassen.
• Betrag mit negativem Vorzeichen eingeben.

Das System prüft offene Posten und setzt ggf. Ausgleichs-ID. Bei Differenz öffnet sich das Fenster Mitgliedpostenausgleich.

Beschreibung	Erläuterung
Buch.-Blattname	Auswahl des Buchblatts mit eigener Belegnummernserie
Betrag	Eingabe des Zahlbetrags mit negativem Vorzeichen
Ausgleichsbetrag	Manuelle Eingabe bei Teilausgleich
Sachkonten	Automatisch aus Satzungsparametern entnommen

Automatisierte Zahlungseingänge mit Hilfe des Bankeinzugsvorschlags

Wichtig

Hier können nur Zahlungseingänge von Mitgliedern mit Lastschriftmandaten verbucht werden. In der Zahlungsverkehr Einrichtung müssen die Felder Transitbuchung Lastschrift und Transitkonto Debitoren gefüllt sein. Außerdem muss das Konto als Objektkonto hinterlegt sein.

Über die Suche werden die Mitglieder Zahlungen und dann der Vorgang Bankeinzugsvorschlag ausgewählt.

• Filter im Inforegister MGV Lastschriftmandat setzen.
• Im Inforegister Optionen stehen folgende Felder zur Auswahl:

Beschreibung	Erläuterung
Gegenkontoart	Fest auf Bankkonto eingestellt
Gegenkontonr.	Vorbelegtes Bankkonto, kann geändert werden
Erstes/Letztes Fälligkeitsdatum	Zeitraum für fällige Posten definieren
Buchungsdatum	Pflichtfeld
Buchungsbeschreibung	Freitext zur Beschreibung
SEPA Zahlung	Auswahl des Lastschriftmandats-Typs (z. B. COR1)

Es existieren verschiedene Typen von Lastschriftmandaten, die nicht innerhalb einer Zahlungsdatei kombiniert werden dürfen. Durch die Auswahl dieses Feldes erfolgt eine gezielte Einschränkung auf bestimmte Mandatstypen. In der Regel werden die Lastschriftmandate als COR1 geführt.

Mit OK wird die Verarbeitung gestartet. Die Buchungsposten, die den Filterkriterien entsprechen, werden in das Buchblatt übernommen. Gegebenenfalls informiert das System darüber, dass ein Fehlerprotokoll erstellt wurde. Dieses muss vor der weiteren Bearbeitung korrigiert werden.

Im nächsten Schritt kann für die Unterlagen die Zahlungsvorschlagsliste gedruckt werden. Der Bericht wird unter Berichte/Zahlungsvorschlag aufgerufen. Alle erforderlichen Filterkriterien sind bereits voreingestellt, sodass direkt Drucken oder Vorschau & schließen gewählt werden kann.

Wenn der Zahlungsvorschlag unverändert übernommen wird, werden die darin aufgeführten Zahlungsposten entsprechend in die DTAUS-Datei übertragen. Anschließend ist Vorgang/Banken ermitteln – Zahlungsdatei erstellen auszuwählen. Es öffnet sich die Ansicht Ermittelte Banken, in der darauf zu achten ist, dass der Pfad zur Zahlungsdatei korrekt angegeben ist.

Danach kann der Vorgang Debitor-Zahlungsdatei erstellen gestartet werden. Mit der Erstellung der XML-Datei nimmt das System auch die entsprechenden GGH-Umbuchungen vor. Diese können in der Ansicht Mitgliederverwaltung Bankeinzug/Auszahlung eingesehen werden, indem das gewünschte Buchblatt markiert und im Menüband Buchblatt gewählt wird.

Hinweis

Über den Button Hintergrundzeilen ein- und ausblenden wird gesteuert, ob die GGH-Umbuchungen angezeigt werden sollen.

Nach erfolgreicher Übermittlung der XML-Datei kann der Vorgang verbucht werden. Dazu wird die Seite Mitglieder Zahlungen geöffnet und im Menüband unter Kontrolle/Aktuelle Zahlungsvorgänge die Option ausgewählt.

Es öffnet sich die Seite Zahlungsvorgänge, die alle noch nicht gebuchten Zahlungsvorgänge anzeigt. Das Feld Buchungsdatum ist editierbar und kann bei Bedarf angepasst werden. Die gewünschten Zahlungsvorgänge werden markiert und anschließend verbucht.

Wichtig

Die Kontierung löst automatisch Postenausgleich und Umbuchung auf das Geschäftsguthaben aus.

Umbuchung Geschäftsguthaben

Mit jedem Zahlungseingang für Anteilszeichnungen muss sich das Geschäftsguthaben der Wohnungsbaugenossenschaft entsprechend verändern. In RELion werden die Geschäftsguthaben bei den verschiedenen Geschäftsvorfällen automatisch als Folgebuchung vom System mitverbucht. Eine manuelle Umbuchung des Geschäftsguthabens ist daher nur noch selten erforderlich.

Hinweis

Eine Umbuchung sollte immer dann erfolgen, wenn das Geschäftsguthaben eines Mitglieds nicht dem Wert der bezahlten Anteile entspricht. Die Umbuchung des Geschäftsguthabens kann von Zeit zu Zeit angestoßen werden, um eventuell vergessene Umbuchungen nachzuholen.

Vorgehensweise:

• Bericht Umbuchung Geschäftsguthaben öffnen.

• Im Inforegister Mitglied kann eine Filterung auf bestimmte Mitglieder erfolgen. Bleibt das Register leer, werden alle vorhandenen Mitglieder überprüft.
• Im Inforegister Optionen ist das Buchungsdatum einzutragen. Anschließend „OK“ wählen. Die Stapelverarbeitung stellt die Umbuchungen in das Mitglieder-Buch.-Blatt, das im Anschluss geöffnet werden sollte.
• Eingestellte Umbuchungen kontrollieren und verbuchen.

Hinweis

Alternativ kann die Umbuchung auch direkt auf der Mitgliedskarte vorgenommen werden, indem im Menüband Bez. Anteile an GGH gewählt wird.

Rücklastschrift von Zahlungseingängen

Die Satzungsparameter enthalten das Feld Rücklastschrift Debitorenbuchungsgruppe. Auf das Sammelkonto dieser Debitorenbuchungsgruppe werden die Rücklastschriftgebühren gebucht.

Wichtig

Wurde in das Feld Rücklastschrift Debitorenbuchungsgruppe eine andere Buchungsgruppe eingetragen als in das Feld Mitglied Debitorenbuchungsgruppe, ist Folgendes zu berücksichtigen: Sobald das Mitglied die Nachzahlung (Geschäftsguthaben und Rücklastschriftgebühr) leistet, muss der Zahlungseingang über ein Interimskonto gebucht werden, da ein Ausgleich mit unterschiedlichen Debitorenbuchungsgruppen nicht möglich ist.

Vorgehensweise bei Rücklastschrift einer Mitgliedszahlung:

• Mitglieder-Buchblatt öffnen und die Rücklastschrift mit Belegart Erstattung erfassen.
• Das entsprechende Mitglied auswählen und den Rücklastschriftbetrag einschließlich Gebühren eingeben.
• Als Gegenkonto das betreffende Bankkonto der Genossenschaft wählen.
• Vorgang Rücklastschrift erstellen starten.

• Die darauffolgende Abfrage kann mit Ja bestätigt werden.

Es öffnet sich die Stapelverarbeitung Rücklastschrift, die den betroffenen Posten automatisch vorblendet. Sollte es sich um einen falschen Posten handeln, kann dieser über den Lookup des Feldes Postennr. geändert werden.

Die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Rücklastschriftbetrag stellt die Rücklastschriftgebühr dar. Diese wird beim Verbuchen dem Debitor in Rechnung gestellt. Das Feld Konto Gebühr ist zur Eingabe gesperrt, da es nur in der Mietverwaltung bei „EÜR“ benötigt wird.

Soll der Forderungsbetrag einschließlich Rücklastschriftgebühr erneut per Lastschrift eingezogen werden, ist im Feld Rücklastschrift erneut einziehen ein Haken zu setzen. Erfolgt kein erneuter Einzug, muss das Mitglied zur Überweisung gemahnt werden.

Die Stapelverarbeitung stellt die Buchblattzeilen ein. Anschließend kann gebucht werden, um den Vorgang abzuschließen.