Einführung und Einrichtung

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Wie bildet RELion die Mitgliederverwaltung der Genossenschaft ab?

Für Wohnungsbaugenossenschaften ist die Mitgliederverwaltung ein unverzichtbarer Bestandteil der wohnungswirtschaftlichen Lösung RELion. Das Modul ist vollständig in RELion integriert und steht in direkter Verbindung mit der Mieten- und Finanzbuchhaltung sowie weiteren Funktionsbereichen.

Zentrale Elemente:

• Kontaktverwaltung als Hauptinformationsquelle für alle Bereiche
• Satzungsparameter liefern Basisinformationen und Vorschlagswerte zur komfortablen Datenerfassung

Verfügbare Funktionen:

• Verwaltung der Mitgliederstammdaten
• Anteilsverwaltung
• Zentraler Genehmigungsprozess für Anteilsbewegungen
• Verwaltung von Geschäftsguthaben und Verbindlichkeiten
• Integration in Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr
• Dividendenberechnung inkl. Kapitalertragssteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
• Abbildung von Wohnungsbauprämien und vermögenswirksamen Leistungen
• Ratenzahlungsvereinbarungen

Prozess- und Systemintegration:

Alle Geschäftsvorfälle werden je Mitglied als Mitgliederzeile dokumentiert, verarbeitet und ausgewertet. Der Genehmigungsprozess ermöglicht die turnusmäßige Freigabe für Buchungen. Geschäftsguthaben wird automatisch gebucht, sobald der Zahlungseingang erfolgt. Große Geschäftsanteile können in Raten aufgeteilt werden; RELion bucht fällige Beträge fristgerecht oder erwartet den Geldeingang.

Zusatzfunktionen:

• Anbindung an die Word-Seriendruckfunktion für Einladungen zu Vertreterwahlen oder Versammlungen
• Prozessorientierte Verwaltung von Anteilen und Geschäftsguthaben zur Nachvollziehbarkeit der Mitgliederentwicklung
• Bilanzgerechte Ausweisung des Auseinandersetzungsguthabens nach Jahresabschluss im beleglosen Zahlungsverkehr
• Berechnung, Bescheinigung und Ausgleich von Dividenden; individuelle Steuerbefreiungen sind möglich

Zentrale Informationsquelle:

• Die Mitgliedskarte enthält alle relevanten Stammdaten (Adresse, Kommunikation, Bankverbindung, Pflichtanteile, Steuerdaten, Ratenzahlungsvereinbarungen).
• Das Mitglied ist zugleich Kontakt und Debitor, da der Zahlungsfluss debitorisch ausgerichtet ist.
• Das Inforegister Statistik zeigt den aktuellen Stand der Anteilsbewegungen; im Zeilenbereich sind diese chronologisch dargestellt.

Über das Aktions-Register werden Prozesse rund um das Mitglied angestoßen. Das Rollencenter bietet einen Überblick über alle Funktionen des Moduls.

Einrichtung

Satzungsparameter

Die zentrale Einrichtung der Mitgliederverwaltung erfolgt über die Karte Satzungsparameter. Hier werden grundlegende Parameter für die Mitglieder- und Anteilsverwaltung im genossenschaftlichen Bereich definiert. Dazu gehören unter anderem Anteilswerte, Buchungsgruppen und Kündigungsfristen. Diese Einstellungen steuern die weiteren Verarbeitungs- und Abrechnungsprozesse. Die konkreten Werte richten sich nach der Satzung der jeweiligen Wohnungsbaugenossenschaft.

Beispielabbildungen einer möglichen Einrichtung:

Hinweis

Für denselben Debitor können mehrere Mitgliedskarten angelegt werden. Das System stellt sicher, dass jeweils nur eine Mitgliedskarte aktiv ist. Diese Funktion ermöglicht den Wiedereintritt eines zuvor ausgeschiedenen Mitglieds. Wurde die letzte Mitgliedschaft aufgrund eines Ausschlusses beendet, ist ein Wiedereintritt standardmäßig nicht zulässig. Dies kann durch Aktivierung des Feldes Wiedereintritt nach Ausschluss geändert werden.

Kontakte und Geschäftsbeziehungen

Auf der Mitgliedskarte werden im Zeilenbereich Kontakte gespeichert, die mit der jeweiligen Mitgliedschaft verbunden sind.

Für jedes Kontaktverhältnis existiert eine eigene Geschäftsbeziehungsklasse. Der Kontakt mit der Geschäftsbeziehung Mitglied wird automatisch bei der Erfassung eines neuen Mitglieds erzeugt.

Nummernserien

Das Modul Mitgliederverwaltung benötigt:

• Eine Nummernserie für Mitgliedskarten
• Zwei Belegnummernserien für Anteilsbuchungen und Umbuchungsprozesse

Umbuchungskonto und GGH-Übertragung

Das Umbuchungskonto dient der Übertragung von Geschäftsguthaben (GGH) und entlastet das Konto Zwischenkonto Forderungen. Es gibt zwei Optionen für die Übertragung:

• Ohne Ausgleich: Übertragung ohne automatische Verrechnung offener Anteile
• Mit Ausgleich: Automatische Verrechnung nicht bezahlter Anteile beim Empfänger

Konteneinrichtung

Für Mandanten mit Mitgliedsverwaltung und Vermietung ist die Buchung über Objektkonten zwingend erforderlich.

• Erfassung eines neuen FIBU-Objekts für die Mitgliederverwaltung
• Kennzeichnung als FIBU-Objekt und Hinterlegung der Zuständigkeitseinheit
• Anlegen eines Objekt-Vorlage-Kontenplans
• Übertrag der Vorlagekonten in das Objekt MGV-FIBU
• Eintrag der FIBU-Objektnummer in die Satzungsparameter

Wichtig

Nach der ersten Mitgliederbuchung ist eine Änderung der Felder Eigentümer/Mieter und Objektnr. nicht mehr möglich.

Zahlungsformcodes

Zahlungsformcodes dienen als Filterkriterium bei Zahlläufen. Beispiele:

• Dividendenbuchungen mit Zahlungsformcode Dividende
• Erbenauszahlungen mit spezifischem Zahlungsformcode
• Auszahlungen bei Beendigung der Mitgliedschaft

Buchblätter

Die Mitgliederverwaltung benötigt eigene Buchblätter für:

• Manuelle Buchungen
• Sofortbuchungen
• Dividendenberechnung
• Zahlläufe (Lastschrift und Auszahlung)

Die Einrichtung erfolgt über Fibu Buch.-Blattvorlagen.

• Richtige Seiten-ID und Testberichts-ID verwenden
• Herkunftscode darf nicht mit dem Herkunftscode des Zahlungseingangs übereinstimmen

Debitorenbuchungsgruppen

Es können unterschiedliche Buchungsgruppen für verschiedene Geschäftsvorfälle definiert werden. Dies erleichtert die spätere Abstimmung des Buchwerks. Im Inforegister Bankkonto ist das Bankkonto der Genossenschaft sowie die Gläubiger-ID zu hinterlegen.

Genehmigungspflicht

Gemäß Genossenschaftsgesetz muss der Vorstand alle Änderungen von Anteilen genehmigen. Im Inforegister Genehmigung wird festgelegt, welche Vorgänge genehmigungspflichtig sind.

Wohnungsbauprämie

Im Inforegister Wohnungsbauprämie werden die Prämienbeträge für Ledige und Verheiratete sowie der aktuelle Förderprozentsatz hinterlegt.

Wahlbezirke

Für Vertreterversammlungen sind Wahlbezirke mit Code und Beschreibung zu hinterlegen. Die Pflege erfolgt auf:

• Objekten
• Einheitenstämmen
• Mitgliedskarten

Satzungsparameter Dividende

Bei regelmäßiger Dividendenausschüttung sind die Einrichtungsfelder im Inforegister Dividende auszufüllen. Zusätzlich müssen Ertragssteuerdaten und eventuelle Steuerbefreiungen auf den Mitgliedskarten gepflegt sein.

RE Einrichtung

Prüfen Sie, ob das Feld Deb.-Buchungsgruppe änderbar aktiviert ist.

RE Berichtstexte

Für Berichte können individuelle Texte definiert werden.

• 5052461 Mitgliederkontoauszug
• 5052553 Mitteilung über Anteilsbewegung
• 5052468 Steuerbescheinigung Dividende
• 5052424 Ratenzahlungsplan Mitglied

Die Einrichtung erfolgt unter RE Berichtstexte. Über die Schaltfläche Berichtszuordnung wird die Verbindung zum jeweiligen Report hergestellt. (Platzhalter für Bild: Berichtstexte Einrichtung)

Rollencenter Mitgliederverwaltung

Für Mitarbeiter, die für die Pflege und Verwaltung von Genossenschaftsmitgliedern zuständig sind, wird ein eigenes Rollencenter bereitgestellt. Dieses Rollencenter bündelt alle relevanten Funktionen und Ansichten, um eine effiziente Bearbeitung zu gewährleisten.

Merkmale des Rollencenters:

• Integration aller notwendigen Aufrufe für die Mitgliederverwaltung
• Bereitstellung gefilterter Ansichten für einen schnellen Zugriff
• Möglichkeit zur Einrichtung der Satzungsparameter

Das Rollencenter kann über die Benutzeranpassung des jeweiligen Mitarbeiters standardmäßig eingebunden werden. Beispielansicht:

Eine reduzierte Beispielansicht des Rollencenters zeigt die zentralen Funktionen und erleichtert die Orientierung im Modul.