Mietvertragsentwürfe

Einführung

Da die Vertragserfassung in RELion ein komplexer Vorgang ist bzw. je nach Vertragskonstellation sein kann, wurde bewusst keine automatisierte Vertragsanlage durch die Schnittstelle implementiert. Stattdessen werden die neuen Verträge in der sog. Mietvertragsentwurfstabelle zwischengespeichert. Dort können sie vom Anwender eingesehen, geprüft, geändert, weiterverarbeitet oder auch gelöscht werden. Die eigentliche Vertragsanlage erfolgt aus der betreffenden Page, wobei hierbei der Neuvermietungsassistent zum Einsatz kommt. Dieser wird allerdings – im Unterschied zum Standardprozess – mit den Daten aus den Mietvertragsentwürfen angereichert, sodass der Erfassungsprozess entsprechend erleichtert wird.

Die betreffenden Pages finden Sie in der Suche über das Stichwort Mietvertragsentwürfe.

Mietvertragsentwürfe

Einrichtung

Bitte nehmen Sie vor der ersten Weiterverarbeitung von Mietvertragsentwürfen die Einrichtung vor.

Wichtig

Für die Verwendung des Neuvermietungsassistenten müssen die folgenden Felder ausgefüllt werden. Beachten Sie, dass die Einrichtung mandantenabhängig ist.

1. Debitorenvorlagecode
2. Mahnvorlagencode
3. Vertragsart

Übersicht

Die Mietvertragsentwürfe Übersicht listet alle vorhandenen Mietvertragsentwürfe an. Bei Bedarf können Sie die Liste bzgl. des jeweiligen Status abfiltern. Hierzu stehen standardmäßig entsprechende Ansichten zur Verfügung. Diese können von Ihnen bei Bedarf entsprechend ergänzt werden.

In der Liste (wie auch in der Karte) stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Weitere Details erhalten Sie im Kapitel Funktionen.

Das Feld Status hat folgende Ausprägungen bzw. Bedeutungen:

Mietvertragsentwürfe Karte

Die Mietvertragsentwürfe Karte dient zur Anzeige und Pflege einzelner Datensätze. Es stehen Ihnen die gleichen Funktionen zur Verfügung wie auch in der Liste. Weitere Details finden Sie in Kapitel Funktionen.

Eine Beschreibung der einzelnen Felder finden Sie im Kapitel Manuelle Erfassung.

Funktionen

Importierte Sätze prüfen

Mit der Funktion Importierte Sätze prüfen (Liste) bzw. Importierten Satz prüfen (Karte) können Sie die markierten Sätze (Liste) bzw. den aktuellen Satz (Karte) auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen lassen. Das Ergebnis der Prüfung wird Ihnen anschließend sowohl mit einer Meldung wie auch im Feld Hinweis mitgeteilt.

Wichtig

Die Weiterverarbeitung - die Übergabe der Daten an den Neuvermietungsassistent - von importierten Daten ist nur möglich, wenn der betreffende Datensatz fehlerfrei ist. Warnungen (z. B. fehlender Anrede¬code oder Vorname) behindern die Weiterverarbeitung nicht. Beim Aufruf des Neuvermietungsassistenten wird automatisch eine Prüfung ausgelöst.

Vergleich mit Original

Die Funktion Vergleich mit Original dient dazu, manuelle Änderungen an zuvor importierten Sätzen zu erkennen. Die Funktion steht Ihnen sowohl in der Liste als auch in der Karte zur Verfügung.

Beispiel: Im linken Bereich des Inforegisters Differenzen wird Ihnen der originale Datensatz angezeigt, im rechten Bereich der aktuelle Datensatz.

Falls Sie in der Einrichtung die Option Differenzen hervorheben aktiviert haben, werden die Änderungen farbig hervorgehoben und sind so einfacher erkennbar.

Hinweis

Sofern Sie in der Einrichtung die Option Differenzen hervorheben aktiviert haben, werden Ihnen geänderte Felder auch in der Karte entsprechend farbig markiert angezeigt. Allerdings sehen Sie dort nur, DASS sich etwas geändert hat. Details über das WAS liefert die o.g. Funktion Vergleich mit Original.

Deaktivieren und Reaktivieren

Für den Fall, dass Sie Datensätze für die Weiterverarbeitung – insb. die Übergabe an den Neuvermietungs-assistenten – sperren möchten, sie aber nicht löschen möchten, können Sie dies mit der Funktion Deaktivieren tun. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn Sie vor der Weiterverarbeitung noch Informationen einholen müssen.

Wenn Sie die Funktion auslösen, erhalten Sie eine entsprechende Sicherheitsabfrage. Wird diese mit Ja bestätigt, erhält der Datensatz den Status Deaktiviert. Er ist dann zum einen nicht mehr editierbar, zum anderen kann er nicht an den Neuvermietungsassistenten übergeben werden. Die entsprechende Funktion ist dann ebenfalls – für diesen Datensatz – deaktiviert.

Beispiel:

Um eine Deaktivierung rückgängig zu machen, nutzen Sie die Funktion Reaktivieren. Hierbei wird der ursprüngliche Status wiederhergestellt.

Beispiel:

Wichtig

Falls Sie in der Einrichtung die Option Löschen erlaubt, nicht aktiviert haben, stellt das Deaktivieren die einzige Möglichkeit dar, Sätze für die Weiterverarbeitung (ggf. auch dauerhaft) zu sperren. Das Löschen anhand der Einrichtung zu verhindern kann sinnvoll sein, um einen lückenlosen Nachweis über die importierten Datensätze zu haben.

Neuvermietung Assistent

Um nun importierte Daten in echte RELion Mietverträge zu „verwandeln“, rufen Sie die Funktion Neuvermietung Assistent auf.

Beispiel:

Durch den Aufruf werden die importierten Daten an den Neuvermietungsassistenten übergeben. Handelt es sich um einen neuen Kontakt (erkennbar an der leeren Kontaktnummer im Importdatensatz), so wird automatisch beim Aufruf des Neuvermietungsassistenten ein neuer Kontakt (und Debitor) erzeugt. Beachten Sie, dass die erste Seite des Assistenten bereits komplett ausgefüllt ist. Wobei der Bearbeiter nicht aus dem Importdatensatz, sondern aus der RE Vertrag Einrichtung durch den Rollencode ermittelt wurde. Dennoch sollten Sie die übernommenen Daten an dieser Stelle noch einmal prüfen und ggf. korrigieren (Vertragsart und Vertragsbeginn).

Beim Aufruf der zweiten Seite des Assistenten werden Sie feststellen, dass zum einen die Einheit, welche im Importdatensatz eingetragen ist, vorgeblendet wird und zu anderen, dass Sie an dieser Stelle keine andere Einheit auswählen können. Andere zum Vertragsbeginn verfügbare Einheiten werden hier bewusst nicht angeboten.

Bitte prüfen Sie auch hier die Daten, wie wie Sie es bei der regulären Vertragserfassung in RELion auch tun würden. Die weiteren Seiten des Assistenten arbeiten genauso wie im Standard und werden daher hier nur beispielhaft abgebildet.

Nachdem die Verarbeitung mit Fertigstellen beendet wurde, wird der Importdatensatz entsprechend aktualisiert. Insbesondere wird der Status auf Vertrag geändert. Der Datensatz kann nun nicht mehr geändert werden.

Wichtig

Sofern Sie in der Einrichtung die Option Löschen erlaubt aktiviert haben, können Sie den Datensatz löschen. Bspw. um die Liste der angezeigten Datensätze entsprechend zu verkleinern. Allerdings verlieren Sie dann auch den Nachweis, dass der betreffende Vertrag aus einem Import stammt. Über die Option Vom Wizard erzeugte Verträge anzeigen in der Einrichtung können Sie festlegen, ob nach Fertigstellen in den neuen Vertrag (autom.) verzweigt werden soll oder nicht.

Import von Vertragsentwürfen mit Rapid Start

Primär werden Mietvertragsentwürfe „von außen“ über sog. APIs in die Datenbank geschrieben und in der Folge in der Übersicht angezeigt. Gleichwohl kann die betreffende Tabelle – wie alle Tabellen in RELion – auch über Rapid Start befüllt werden.

Wichtig

Das Füllen von RELion-Tabellen über Rapid Start erfordert tiefgreifendes Know-how sowohl bzgl. der Möglichkeiten – und Risiken – von Rapid Start als auch detaillierte Kenntnisse bzgl. der betreffenden Tabellen, insb. im Hinblick auf Abhängigkeiten und Validierungen. Wenden Sie sich daher bitte an Ihren zuständigen RELion-Berater, falls der Datenimport mithilfe Rapid Start für Sie interessant ist, Sie aber nicht über die notwendigen Kenntnisse verfügen. Nachfolgend werden einige für die Rapid Start-Verarbeitung von Mietvertragsentwürfen relevante Informationen geliefert. Allerdings erhebt die Aufstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit – im Zweifel wenden Sie sich wie empfohlen an Ihren RELion-Berater.

Anlage eines Konfigurationspakets

Legen Sie ein entsprechendes Konfigurationspaket für den Import von Mietvertragsentwürfen an.

Tabelle Mietvertragsentwürfe eintragen

Tragen Sie die Tabelle 5052366 im Inforegister Tabellen ein. Nach dem Verlassen des Datensatzes wird die Anzahl der Felder angezeigt (z. B. 37).

Tipp

Tragen Sie auch eine Seiten-ID (hier: 5052480) ein. Damit ist es möglich, direkt aus der Zeile im Feld Anzahl der Datenbanksätze in die entsprechende Ansicht zu wechseln, um die Datensätze nach dem Import prüfen zu können.

Wichtig

Nicht alle angebotenen Felder sind für den späteren Import sinnvoll. Diese Felder sollten daher vorab unbedingt abgewählt werden. Zum Abwählen der Felder klicken Sie in der Spalte Anz. der verfügbaren Felder auf die Ziffer (z. B. 37). Es öffnet sich nachfolgende Page, in der Sie die betreffenden Felder über die Option Feld einschließen ab- bzw. anwählen können. Folgende Felder werden programmintern verwendet und sollten daher unbedingt abgewählt werden:

1. Import Date Time
2. Info
3. Status
4. Status Before Deactivated
5. Has Differences
6. Original Entry No.
7. Is Original Entry

Nach dem Aktualisieren der Page wird die nun geringere Anzahl an eingeschlossenen Feldern angezeigt: Hinweis: Die Lfd. Nr. (Entry No.) kann nicht abgewählt werden, da es sich um das Primärschlüsselfeld handelt. Dennoch ist dies ebenfalls ein internes Feld, welches Sie bitte in der späteren Exceldatei leer lassen sollten. Die Lfd. Nr. wird beim Import automatisch hochgezählt. Neben den oben erwähnten Felder, die Sie unbedingt abwählen sollten, gibt es weitere Felder, deren Abwahl dringend empfohlen wird:

1. Contract Type (Vertragsart)
2. Address Master No. (Adressstammnummer)
3. Customer No. (Debitorennummer)
4. Contract No. (Vertragsnummer)
5. Contact No. (Kontaktnummer)
6. Reminder Terms Code (Mahnmethodencode)
7. Customer Template Code (Debitorenvorlagecode)

Hintergrund: Prinzipiell können diese Informationen zwar importiert werden, allerdings kann es dabei zu Validierungen bzw. Inkonsistenzen kommen, die zum einen den Import selbst als auch die spätere Nachverarbeitung erheblich behindern können.

Exceldatei exportieren

Um eine für den späteren Import geeignete Excel-Datei zu generieren, wählen Sie die Funktion In Excel exportieren.

Hinweis

Die Funktion In Excel exportieren wird an dieser Stelle genutzt, um ein für den späteren Import passendes Format zu generieren. Falls die Tabelle 5052366 Mietvertragsentwürfe bereits Daten enthält, werden diese in diesem Schritt nach Excel exportiert. Sie sollten diese Daten in Excel anschließend löschen und die leeren Spalten mit den neuen Werten füllen.

Wichtig

Grundsätzlich gibt es für den Import keine Mussfelder. Allerdings werden fehlende Angaben (z. B. Objekt- und Einheitennummer, Nachname, Vertragsbeginn) bei der späteren Verarbeitung geprüft und ihr Fehlen verhindert ggf. die Weiterverarbeitung. Achten Sie daher möglichst darauf, alle relevanten Felder bereits in der Importdatei zu füllen. Wichtig: Da es keine Mussfelder gibt, werden auch komplett leere Sätze importiert. Vermeiden Sie daher Leerzeilen in Excel.

Nachfolgend eine Aufstellung der verfügbaren Felder, ihrer Datentypen und -längen.

Exceldatei importieren

Nachdem Sie die zuvor generierte Exceldatei mit Daten gefüllt haben, müssen Sie diese in das Konfigurations-paket importieren.

Wählen Sie die betreffende Exceldatei:

Wählen Sie die Funktion Import:

Im letzten Schritt wählen Sie die Funktion Paket übernehmen, um die Daten in die Tabelle zu importieren.

Manuelle Erfassung

Auch wenn die Mietvertragsentwürfe primär für die externe „Belieferung“ (z. B. durch eine entsprechende Aareon Connect API) vorgesehen und konzipiert sind, ist es dennoch möglich, manuell Mietvertragsentwürfe zu erfassen. In der Praxis wird dies sicherlich die Ausnahme darstellen, da Verträge i.d.R. direkt und komplett erfasst werden, aber dennoch wird diese Variante hier kurz beschrieben.

Um einen Mietvertragsentwurf manuell zu erfassen, wählen Sie in der Übersicht die Funktion Neu. Diese öffnet die Karte mit allen Feldern. Alternativ ist es auch möglich, über die Funktion Liste bearbeiten Daten direkt in der Übersicht zu erfassen bzw. zu bearbeiten. Beachten Sie jedoch, dass Ihnen dort i.d.R. nicht alle Felder zur Verfügung stehen (das können Sie über Personalisieren ändern). Nachfolgend wird die Neuerfassung über die Karte beschrieben.

Bezeichnung	Erläuterung
Import Datum / Uhrzeit	Das Feld wird beim Speichern autom. gefüllt. Es ist nicht editierbar.
Importquelle	Das Feld wird bei der manuellen Erfassung autom. mit „Manuelle Erfassung“ belegt. Es ist nicht editierbar.
Status	Das Feld wird initial mit „Importiert“ belegt. Es ist nicht editierbar.
Hinweis	Das Feld wird im Rahmen der Prüfung autom. gefüllt. Es ist nicht editierbar.
Eigentümer / Mieter	Das Feld wird autom. mit „Mieter“ belegt. Es ist nicht editierbar.
Objektnr.	Tragen Sie hier die Objektnummer ein.
Einheitennr.	Tragen Sie hier die Einheitennummer ein.
Kontakt Nr.	Falls bekannt, tragen Sie hier die Kontaktnummer ein. Falls es sich um einen neuen Kontakt (Mieter) handelt, lassen Sie dieses Feld leer. Hinweis: Falls Sie eine Kontaktnummer auswählen, erhalten Sie eine Warnmeldung und alle Kontaktdaten im Datensatz werden mit den Daten des ausgewählten Kontakts überschrieben. Die betreffenden Feder sind anschließend nicht editierbar. Beispiel:
Debitorennr.	Das Feld wird durch den Neuvermietungsassistenten gefüllt. Es ist nicht editierbar.
Debitorvorlagecode	Das Feld wird mit der Einstellung aus der Einrichtung vorbelegt, kann aber individuell geändert werden.
Mahnmethodencode	Das Feld wird mit der Einstellung aus der Einrichtung vorbelegt, kann aber individuell geändert werden.
Vertragsnr.	Das Feld wird durch den Neuvermietungsassistenten gefüllt. Es ist nicht editierbar.
Vertragsart	Das Feld wird mit der Einstellung aus der Einrichtung vorbelegt, kann aber individuell geändert werden.
Vertragsbeginn	Tragen Sie hier den Vertragsbeginn ein.
Anredecode	Wählen Sie hier den Anredecode.
Titel	Erfassen Sie hier optional den Titel.
Vorname	Tragen Sie hier den Vornamen ein.
Nachname	Tragen Sie hier den Nachnamen ein.
Adresse	Erfassen Sie hier optional die Adresse (Straße) des neuen Kontakts.
PLZ-Code	Erfassen Sie hier optional die Postleitzahl des neuen Kontakts.
Ort	Erfassen Sie hier optional den Ort des neuen Kontakts. Nach Eingabe der PLZ wird – sofern im PLZ-Stamm vorhanden – der Ort automatisch ausgefüllt.
Telefonnr.	Erfassen Sie hier optional die (private) Telefonnummer des neuen Kontakts.
Bemerkung Telefonnr.	Erfassen Sie hier optional eine Bemerkung zur Telefonnummer des neuen Kontakts.
Telefon geschäftl.	Erfassen Sie hier optional die geschäftliche Telefonnummer des neuen Kontakts.
Mobilnummer	Erfassen Sie hier optional die Mobilnummer des neuen Kontakts.
Bemerkung Mobilnummer	Erfassen Sie hier optional eine Bemerkung zur Mobilnummer des neuen Kontakts.
Fax Nr.	Erfassen Sie hier optional die Faxnummer des neuen Kontakts.
E-Mail	Erfassen Sie hier optional die E-Mailadresse des neuen Kontakts.
Geburtsdatum	Erfassen Sie hier optional das Geburtsdatum des neuen Kontakts.
Geburtsname	Erfassen Sie hier optional den Geburtsnamen des neuen Kontakts.
Beruf	Erfassen Sie hier optional den Beruf des neuen Kontakts.

Technische Hinweise

Systemvoraussetzungen

Die Mietvertragsentwürfe stehen ab der RELion Version RE12.10 mit Microsoft Dynamics BC 22 zur Verfügung.

Notwendige Rechte

Für die Einrichtung des Moduls benötigt der Anwender die entsprechenden Rechte zum Ändern von Daten in den nachfolgend aufgeführten RELion-Tabellen:

• Tabelle Mietvertragsentwürfe Einrichtung – ID 5052367
• Tabelle Mietvertragsentwürfe – ID 5052366