Zentrale Verwaltung gemischt genutzter Objekte (Miete/Eigentum) inklusive Verbuchung der WEG‑Vorgaben im Mietobjekt und mandantenübergreifender Abrechnungsübernahme.
Gemischte Objekte im Sinne dieses Moduls sind Immobilien, die ursprünglich als Mietobjekte geplant und errichtet wurden und im weiteren Verlauf ihres Lebenszyklus in WEG-Objekte aufgeteilt werden. Ab diesem Zeitpunkt werden sie in einer Mischform aus WEG- und Mietverwaltung geführt.
Die Umwandlung des Mietobjektes in eine WEG erfordert in RELion die Anlage eines neuen Verwaltungsobjektes in der Verwaltungsform WEG. Eine Besonderheit besteht darin, dass Mieter Eigentum an ihren Wohnungen erwerben können und somit vom Mieter zum Eigentümer wechseln.
Für die Begründung der WEG wird von folgendem Datenmodell ausgegangen:
Der aufteilende Eigentümer des Mietobjektes (GBV = Gemeinnützige Bauvereinigung) definiert die Struktur der WEG und eröffnet die entsprechenden WEG-Objekte. Durch die Zuordnung der Einheiten des Mietobjektes zu den Einheiten des WEG-Objektes wird die Verbindung hergestellt und in der Tabelle Miet‑WEG‑Kopplung gespeichert.
Nicht für alle Wohnungen wird gleichzeitig Sondereigentum übertragen. Die nicht übertragenen Wohnungen verbleiben im Eigentum des Aufteilers und werden weiterhin im bestehenden Mietobjekt bewirtschaftet – und zwar so lange, bis auch diese Einheiten als Sondereigentum übertragen wurden. Dieser Prozess kann sich über mehrere Jahre erstrecken.
Für die im Eigentum des Aufteilers verbleibenden Wohnungen ist dieser verpflichtet, das Hausgeld an die WEG zu entrichten und die Abrechnungsspitzen aus der Hausgeldabrechnung zu tragen. Darüber hinaus treffen ihn die allgemeinen Pflichten eines Miteigentümers gegenüber der WEG. Gleichzeitig kann der Aufteiler ab Begründung der WEG die Rolle des WEG-Verwalters übernehmen und behält für die in seinem Eigentum verbleibenden Wohnungen sämtliche Rechte und Pflichten des Vermieters.
Der Aufteiler nimmt in RELion mehrere Rollen ein:
Vermieter (Eigentümer-ZE) des verbliebenen Mietobjektes für die in seinem Eigentum befindlichen Einheiten
WEG-Miteigentümer (WEG-Debitor) für die ihm gehörenden Einheiten im WEG-Objekt
WEG-Verwalter (Niederlassungs-ZE) des WEG-Objektes, sofern der Aufteiler selbst die Verwaltung übernimmt
Diese Verwaltungsformen entsprechen im Gemeinnützigen Wohnungsbau in Österreich der gängigen Praxis. Auch in Deutschland sind vergleichbare Modelle denkbar, beispielsweise im Bauträgergeschäft, wenn nicht alle Wohnungen verkauft werden oder Wohnungsbestände nach Fertigstellung für Vermietungszwecke behalten werden.
RELion unterstützt diese Form der Verwaltung einschließlich der daraus resultierenden Wechselwirkungen bei Hausgeldzahlungen und Abrechnungen.
Ablaufschema
WEG BEGRÜNDUNG
Erstellt eine Strukturkopie für ein Zielobjekt vom Quellobjekt unter Berücksichtigung der zu übernehmenden Einheitenstämme.
Erstellt einen Eintrag in der Tabelle Miet‑WEG Kopplung zur technischen Verbindung.
Erstellt einen WEG-Kaufvertrag (Sammel-Kaufvertrag) sowie WEG‑Einheitenverträge für den vorgegebenen Debitor mit allen Einheiten der Kopplung ab dem vorgegebenen Stichtag der Begründung.
Erstellt einen Objektkontenplan gemäß dem vorgegebenen Vorlagecode.
KONTENPLAN WEG EINRICHTEN
Manuelle Anpassungen an Konten (optionale Aktion).
ENTGELTKALKULATION
Manuelle Einrichtung des Wirtschaftsplans sowie der Entgeltberechnung für Einheitenverträge des WEG‑Objektes.
ENTGELTÜBERLEITUNG BUCHUNGEN WEG → MIETE EINRICHTEN
Definition einer Überleitungsmatrix (in der Regel einmalig einzurichten und nur bei Bedarf zu aktualisieren).
WEG ENTGELTFAKTURA
• Durchführung über WEG Vorschreibung / WEG Sollstellungen verarbeiten (Standardprozess in der WEG-Verwaltung).
ÜBEREIGNUNG
Funktionsassistent zur Eröffnung eines neuen WEG‑Kaufvertrages (Teilverkauf aus Sammel-Kaufvertrag) sowie zur Beendigung des Mietvertrags (Vertragsende Miete und Eröffnung eines Folgevertrags für den internen Verkaufs-Debitor).
WEG ENTGELT ERMITTELN
• Funktionsassistent zur Ermittlung des WEG‑Entgelts für eine Periode sowie Übergabe der Posten für die Buchungen im Mietobjekt.
Darstellung des Geldflusses zwischen WEG‑Objekt und Mietobjekt
Geldbewegungen aus Sicht der Objektbuchhaltung
Die GBV übernimmt im Modell der Mischobjekte eine zentrale Rolle und tritt insgesamt in vier Funktionen auf:
Die GBV ist Objekteigentümer (ZE Eigentümer, Mietobjekt im Mietmandanten) in der Miete und vereinnahmt Mieten für das Sondereigentum, das sich nach der Aufteilung weiterhin in ihrem Besitz befindet.
Die GBV ist in der Regel Objektverwalter (Niederlassungs‑ZE, WEG‑Mandant) und vereinnahmt Hausgeld im Namen der WEG.
Die GBV ist Miteigentümer in der WEG (Debitor, WEG‑Objekt, WEG‑Mandant) und bezahlt Hausgeld für die in ihrem Besitz verbliebenen Einheiten.
Die GBV ist als Debitor in der WEG zugleich Kreditor in der Miete (Kreditor, Mietmandant) und bucht das WEG‑Entgelt für das im Mietobjekt verbliebene Sondereigentum.
Sachverhalt
Geldfluss/Abwicklung
Die GBV zahlt als WEG‑Debitor Hausgeld, spezifiziert nach Einzelwirtschaftsplan, für jedes Sondereigentum, das nicht übertragen wurde.
Der Geldfluss findet zwischen dem GBV‑Geschäftskonto und der WEG statt.
Die WEG zahlt Rechnungen an Kreditoren aus der Hausbewirtschaftung gemäß Gesamtwirtschaftsplan.
Der Geldfluss findet zwischen dem Geschäftskonto der WEG‑Verwaltung und dem jeweiligen Kreditor statt.
Die GBV erhält im Gegenzug für jedes nicht übertragene Sondereigentum Miete vom Mieter.
Der Geldfluss findet zwischen dem GBV‑Geschäftskonto und dem Mieter statt.
Die GBV zahlt Rechnungen an Kreditoren für direkt im Mietobjekt anfallende Kosten.
Der Geldfluss findet zwischen dem GBV‑Geschäftskonto und dem jeweiligen Kreditor statt.
Die GBV als Objekteigentümer des Mietobjektes bucht im Mietobjekt den Aufwand aus WEG Entgelt in der Höhe, in der sie aus Hausgeldbelastungen gegenüber der WEG belastet wird.
Die Kontierung der Rechnung wird aus der Überleitungsmatrix gebildet, die die Hausgeldzahlungen an die WEG mit den Kosten im Mietobjekt verbindet.
Geldbewegungen aus Sicht der beteiligten Objektbanken
Die GBV‑Geschäftsbank nimmt eine zentrale Rolle ein. Sie vereinnahmt die Mietzahlungen und bedient gleichzeitig die Forderungen der WEG sowie etwaige im Mietobjekt beauftragte Direktleistungen an Kreditoren. Die Doppelrolle der GBV als Debitor gegenüber der WEG und als ZE‑Eigentümer im Mietobjekt wird innerhalb des Bankkontos abgebildet.
Das Modell dient ausschließlich der schematischen Darstellung des Geldkreislaufs und stellt keine verpflichtende Einrichtung innerhalb der Datenbank dar.
Die nachfolgend aufgeführten Geldflussbewegungen werden monatlich bzw. jährlich verarbeitet:
Bezeichnung
monatlich
jährlich
WEG‑Objekt
Vorschreibung WEG‑Objekt
Abrechnung WEG‑Objekt
Mietobjekt
Vorschreibung Mietobjekt
Abrechnung Mietobjekt
Zahlungsverkehr WEG‑Objekt
• Zahlung von Eigentümern an WEG • Bankeinzug WEG bei Eigentümern • Bankeinzug WEG bei GBV
• Zahlung von Eigentümern an WEG • Bankeinzug WEG bei Eigentümern • Bankeinzug WEG bei GBV
Zahlungsverkehr Mietobjekt
• Zahlung von Mietern an GBV • Bankeinzug GBV bei Mietern
• Zahlung von Mietern an GBV • Bankeinzug GBV bei Mietern
Buchungen Mietobjekt
• Verbuchung Bankbeleg Mietobjekt – Bankeinzug WEG bei GBV • Verbindlichkeit aus Miteigentum gegen Bank (kann bereits über Bankregel eingerichtet werden) • Laufende Buchung vom Wohnungseigentümer zu tragender Aufwendungen (insbesondere Wohnungs‑Brauchbarmachung und Boiler‑Instandhaltung)
• Verbuchung Bankbeleg Mietobjekt – Bankeinzug WEG bei GBV • Verbindlichkeit aus Miteigentum gegen Bank (kann über Bankregel eingerichtet werden)
Buchungen WEG‑Objekt
• Verbuchung des Akontos an die WEG als Aufwand im Mietobjekt (Vorsteuerabzug möglich) • Laufende Buchung von Aufwendungen (Betriebskosten, Heizkosten, Verwaltungskosten, Darlehen, Instandhaltung)
• Verbuchung des Abrechnungssaldos bzw. anteiligen Aufwands der WEG im Mietobjekt (Vorsteuerabzug möglich) • UVA im WEG‑ und Mietobjekt
Einrichtung
Übereignung einrichten
Über die Suche wird die Seite Miet‑WEG Übereignung Einrichtung geöffnet. Hier wird der Debitor hinterlegt, der im Falle einer Wohnungsübereignung als Nachfolger im Mietobjekt verwendet wird. Dieser Debitor wird nicht bebucht; er dient ausschließlich der technischen Nachfolgezuordnung, damit die Einheit nach dem Verkauf im Mietobjekt weiterhin belegt werden kann.
Hinweis
Es wird davon ausgegangen, dass eine übereignete Wohnung im Mietobjekt weiterhin zum Bestand des Mietobjekts gezählt werden muss, damit für die jährliche Abrechnung der Kosten die Gesamtverteilung des Objektes konstant bleibt.
Da in RELion nur Einheiten abgerechnet werden können, die auch im Bestand geführt werden, ist ein Verkauf‑Debitor einzurichten, der technisch als Nachfolger die Einheit des Mieters übernimmt. Dadurch bleibt die Einheit nach dem Verkauf im Bestand und kann für die Kostenverteilung berücksichtigt werden.
WEG Entgelt Überleitung
Die Seite WEG Entgelt Überleitung wird über die Suche geöffnet. Für die Entgeltbuchungen sind im Mietmandanten die Posten in der Buchungsmatrix WEG Entgelt Überleitung einzurichten.
Für jeden Debitor (Sammel-Kaufvertrag in der WEG), für den Entgelt in die Miete überführt werden soll, ist ein Code einzurichten.
Der Quellmandant (WEG‑Mandant), der die WEG‑Daten enthält, ist auszuwählen. Ebenso wird der Zielmandant (Mietmandant), der das Mietobjekt enthält, hinterlegt.
Im Feld Kreditor (WEG) wird die korrespondierende Kreditorennummer hinterlegt, die dem WEG‑Eigentümer entspricht. In den weiteren Feldern werden die zu verwendenden Nummernserien eingerichtet.
Über Bearbeiten wird die Einrichtungskarte der markierten Zeile geöffnet. Im Inforegister Zeilen wird pro Kombination aus WEG‑Abrechnungsart und WEG MwSt.-Produktbuchungsgruppe ein WEG Entgelt Konto eingerichtet.
Hinweis
Jedes Entgeltkonto der WEG verfügt über eine eigene Abrechnungsart. Dadurch ist es möglich, im Wirtschaftsplan bei Anpassungen die Kosten je Abrechnungsart getrennt zu ermitteln und neue Vorschreibungen exakt zu berechnen. In Kombination mit der steuerlichen Behandlung des WEG‑Entgelts entstehen unterschiedliche Geschäftsvorfälle, die über ein oder mehrere Konten in der Miete abgebildet werden können.
Wichtig
Das zu übernehmende WEG‑Entgelt wird brutto (ggf. inkl. Umsatzsteuer) in das Mietobjekt übergeben. Daher müssen die aufnehmenden Konten im Mietobjekt identisch steuerlich eingerichtet sein, da es sonst zu Differenzen bei der Steuerberechnung kommen kann.
Bei Änderungen der steuerlichen Relevanz der Vermietung – z. B. Wechsel von steuerpflichtiger Bürovermietung zu steuerfreier Arztpraxis – sind immer beide MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen anzupassen:
MwSt.-Gruppe der Mieteinheit
korrespondierende MwSt.-Gruppe der WEG‑Einheit
Es muss jederzeit sichergestellt sein, dass die Eingangssteuer (Mietobjekt) identisch zur Ausgangssteuer (WEG‑Objekt) eingerichtet ist.
Die Matrix ist eine Buchungsmatrix des Mietmandanten. Der Lookup im Feld WEG verweist auf die Einrichtung des jeweiligen WEG‑Mandanten. Dieser muss nicht identisch zum Mandanten sein, in dem die Miete gebucht wird. Der Lookup im Feld WEG Entgelt Kto. Nr. verweist auf die Objekt-Vorlagekonten des Mietmandanten. Der korrekte Vorlagekontenplan ist vor der Auswahl vom Anwender einzurichten.
Für dieses Konzept ist es ausreichend, wenn die Matrix zu jeder vorkommenden MwSt.-Produktbuchungsgruppe der WEG (Ausgangssteuer) ein kostenaufnehmendes Konto in der Miete vorhält, welches mit einem korrespondierenden Eingangssteuersatz eingerichtet ist. Die Gliederungstiefe der Kosten im Mietobjekt ist grundsätzlich beliebig, mit Ausnahme der EVB‑relevanten Kostenkonten, die separat zu führen sind.
Bei Abrechnungsarten zur Instandhaltungsrücklage ist sicherzustellen, dass jede vorkommende WEG‑Abrechnungsart ein eigenes Objektkonto zur Kostenaufnahme in der Miete erhält. Dadurch wird gewährleistet, dass die getrennte Zufuhr auf WEG‑Seite auch zu getrennten Entnahmen in der Miete führt.
Beispiel WEG Begründung und Wohnungsübereignung
Im folgenden Beispiel wird aus einem Mietobjekt eine WEG begründet. Anschließend wird eine Wohnung an den Mieter übereignet.
Assistent WEG Begründung
Die Begründung einer WEG wird direkt über die Objektkarte des Mietobjektes aufgerufen. Im Inforegister Verwaltungsobjekt wird im Feld Übereignung das Datum eingetragen, zu dem die Übereignung gestartet werden soll. Das Feld Verwendung muss leer sein.
Daraufhin öffnet sich der Assistent WEG Begründung. Die relevanten Daten aus dem Mietobjekt werden automatisch vorbelegt.
Wichtig
Wenn der Assistent nicht abgeschlossen wird, setzt RELion das Datum wieder zurück. Bei erfolgreicher Ausführung kann das Datum anschließend nicht mehr geändert werden.
Schritt 1
Der Assistent wird mit allen relevanten Daten aus dem Quellmandanten befüllt.
Die Objektdaten sind zu prüfen und für das neue WEG‑Objekt anzupassen.
Zielmandant, Objektnummer und Beschreibung können angepasst werden.
Das Eigentümer-/Mieterkennzeichen wird für das Zielobjekt automatisch auf Eigentümer gesetzt.
Als Verwaltungsbeginn wird das Eingabedatum der Übereignung übernommen.
Schritt 2
Im nächsten Schritt werden die Zuständigkeitseinheiten für die Verwaltung und die Eigentümergemeinschaft sowie der Objektkonten‑Vorlagencode ausgewählt, der im Unternehmen für WEG‑Objekte eingerichtet wurde.
Hinweis
Die Eigentümer ZE sollte vorab im Zielmandanten eingerichtet werden, damit sie in Schritt 2 zur Auswahl steht.
Schritt 3
Alle Strukturdaten des Quellobjekts werden ermittelt.
Standardmäßig werden alle Daten in das WEG‑Objekt übernommen.
Einzelne Daten können ausgeschlossen werden, indem das Feld Kopieren deaktiviert wird.
Schritt 4
Es werden alle Einheiten angezeigt, die in das WEG‑Objekt übernommen werden.
Zur Arbeitserleichterung sind alle Einheiten bereits markiert.
Nur wenn nicht alle Einheiten in dieselbe WEG überführt werden sollen, werden die betroffenen Einheiten abgewählt.
Die Nummerierung der Ziel‑Einheiten kann optional angepasst werden.
Standardmäßig übernimmt das WEG‑Objekt die Einheitennummern des Mietobjekts.
Schritt 5
In diesem Schritt werden die Daten für den Sammelkaufvertrag des WEG‑Objekts hinterlegt. Alle überführten Einheiten werden einem einzigen Sammelkaufvertrag zugeordnet, was die spätere Übereignung sowie die WEG‑Debitorenbuchhaltung vereinfacht.
Der Vertragsbeginn wird automatisch vorgeschlagen und um einen Tag vor das WEG‑Begründungsdatum gesetzt, damit bereits zum Begründungsdatum Übereignungen vorgenommen werden können.
Wichtig
Das Lastschriftmandat wird erst nach der Übertragung im Zielobjekt erfasst, da die dafür notwendigen Daten zu diesem Zeitpunkt noch nicht vorliegen.
Im letzten Schritt erfolgt eine Zusammenfassung zur abschließenden Prüfung.
Mit der Option Fertigstellen wird automatisch ein Objekt im Zielmandanten gemäß den Vorgaben des Assistenten erstellt.
Hinweis
Weitere objekt- oder vertragsspezifische Daten, wie Buchhaltungsperioden, Bankverbindungen, Debitorenbankdaten, Dimensionen oder weitere Objektkonten, müssen im Zielobjekt ergänzend gepflegt werden.
Der neu angelegte Sammelkaufvertrag enthält zunächst keine Entgeltpositionen. Diese sind manuell pro Einheit zu erfassen oder mittels Wirtschaftsplans bzw. Mietanpassung vorzugeben (nicht Bestandteil dieses Moduls).
Übereignung an Mieter
Ausgehend vom Sammelkaufvertrag des WEG‑Objekts kann nun die Übereignung der Einheit an den Mieter veranlasst werden. Im WEG Kaufvertrag wird die gewünschte Einheit ausgewählt und der Assistent Übereignung an Mieter geöffnet.
Es öffnet sich der Assistent, der Schritt für Schritt durch den Prozess führt.
Schritt 1
Der Mieter wird automatisch ermittelt und als Kontakt zur Übernahme als Eigentümer vorgeschlagen.
Das Datum der Übereignung wird im Feld Neuer Vertragsbeginn festgelegt und als Vertragsbeginn des neuen WEG-Kaufvertrags übernommen.
Hinweis
Aufgrund der Miet-WEG-Kopplung kann der Assistent den Eigentümerkontakt selbständig ermitteln und vorbelegen. Dies funktioniert jedoch nur direkt, wenn die Kopplung im gleichen Mandanten erfolgt. In diesem Fall werden Kontaktnummer und die zugehörige Debitorennummer direkt zur Übernahme vorgeschlagen.
Erfolgt die Kopplung mandantenübergreifend, hängt die Übernahme davon ab, ob der Debitor im WEG-Mandanten bereits existiert. Es kann entweder ein vorhandener Debitor ausgewählt oder ein neuer Debitor mithilfe einer Debitoren-Vorlage angelegt werden.
Schritt 2
Im nächsten Schritt werden die gekoppelten Einheiten des Mietobjekts angezeigt. Die Auswahl wird von RELion anhand der Kopplung automatisch ermittelt und für die Übereignung vorgemerkt. Eine Änderung der Auswahl ist nicht möglich.
Wichtig
Alle gekoppelten Einheiten eines Mietvertrags werden in einen neuen WEG-Vertrag überführt. Ist dies im Ausnahmefall nicht korrekt (z. B. eine mitvermietete Garage wurde nicht verkauft), müssen die Änderungen in den Verträgen – sowohl mieterseitig als auch WEG-seitig – anschließend manuell vorgenommen werden.
Schritt 3
Optional können Angaben zur Erzeugung eines Lastschriftmandats erfasst werden. Ein eventuell bestehendes Lastschriftmandat des Mieters darf nicht übernommen werden und muss neu angelegt werden.
Schritt 4
Dieser Schritt dient der Beendigung des Mietverhältnisses im Mietmandanten. Der Assistent führt die Vertragsbeendigung (Vollkündigung) des Mieters durch und eröffnet einen Nachfolgervertrag mit dem für die Nachfolge eingerichteten Debitor (siehe Übereignung einrichten).
Konditionen werden nicht an die neue Einheitenhistorie übergeben; diese bleiben bei verkauften Einheiten leer. Außerdem werden die verkauften Einheiten vorsorglich mit der Sperre „Einheit nicht sollstellen“ versehen.
Wichtig
Zu Beginn werden alle Verteilschlüssel der Mieteinheiten vom Mieter auf den Nachfolger (Verkaufsdebitor) übertragen. Dies ist jedoch nicht für alle Verteilschlüssel korrekt. Verteilschlüssel, die in der Abrechnung (Kostenverteilung) benötigt werden, dürfen nicht ohne triftigen Grund angepasst werden. Verteilschlüssel, die Bemessungsgrundlagen anderer Berechnungen betreffen – z. B. Finanzierungsbeiträge oder Bemessungsgrundlage für das Verwalterhonorar – müssen im Zuge der Übereignung reduziert werden.
Fallbeispiel
Die Überführung des Hausgeldes in die Miete erfolgt auf Grundlage der in der WEG‑Objektbuchhaltung gebuchten Entgelte. Die grundsätzliche Einrichtung der dazu erforderlichen Überleitungsmatrix ist im Kapitel WEG Entgelt Überleitung beschrieben.
Gegenstand dieser Funktion ist die Ermittlung der zu buchenden WEG‑Entgelte des eingerichteten Debitors aus der WEG‑Objektbuchhaltung sowie die Überführung dieser Entgelte in eine Einkaufsrechnung des Mietmandanten. Über die Suche wird der Bericht WEG Entgelt Überleitung geöffnet.
Die Verarbeitung erfolgt pro Matrix Code (= WEG‑Debitor). Dieser ist vom Anwender beim Start der Funktion auszuwählen. Wird kein Code ausgewählt, verarbeitet die Funktion sämtliche eingerichteten Überleitungszeilen.
Für die Überleitung ist ein Datum einzugeben, bis zu dem die Debitorenposten ermittelt werden sollen.
Beispiel: 31.03.2026, wenn die Rechnungen für März 2026 erstellt werden sollen.
Es muss immer ein Monatsletzter sein, um eine vollständige Periode sicherzustellen.
Es ist kein Anfangsdatum erforderlich.
Zusätzlich wird ein Belegdatum spezifiziert, das für die Einkaufsbelege verwendet werden soll (z. B. 01.03.2026).
Verarbeitungsfolge
Die Funktion erzeugt für jeden WEG‑Kaufvertrag, der zum Debitor gehört, eine Einkaufsrechnung.
Als Kreditoren-Rechnungsnummer wird eine Kombination aus WEG‑Kaufvertragsnummer und Belegdatum verwendet.
Beispiel einer Einkaufsrechnung nach der Verarbeitung der Entgeltüberleitung:
Die Rechnungszeilen ergeben sich durch die Überleitung der WEG‑Posten anhand der Überleitungsmatrix auf die Aufwandskonten des Mietobjekts.
Für die Wahl des Objektkontos in der Miete ist maßgeblich:
die MwSt.-Produktbuchungsgruppe der WEG‑Buchung
die Abrechnungsart der WEG‑Buchung
Der Betrag wird stets brutto übergeben. Die Steuer wird in der Einkaufsrechnung neu berechnet.
Wichtig
Solange die Einkaufsrechnung nicht gebucht wurde, ist der Überleitungsprozess nicht abgeschlossen. Die Rechnung wird automatisch auf Freigegeben gesetzt, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden. Eine manuelle Prüfung durch den Anwender ist dennoch unerlässlich.
Folgende Punkte sind zu prüfen:
Stimmt der Rechnungsbetrag mit dem Hausgeld (Brutto) überein?
Ist die enthaltene Umsatzsteuer in beiden Belegen identisch?
Wenn diese Punkte erfüllt sind, kann die Rechnung gebucht werden. Falls nicht, muss die Rechnung gelöscht werden. Anschließend sind:
Konteneinrichtung bzw. die Matrixeinstellungen zu überprüfen
die Überleitung der betreffenden Periode erneut durchzuführen
Rechnungszeilen dürfen nicht manuell korrigiert werden.
Zur Erleichterung der Prüfung weist RELion unter den Rechnungszeilen die WEG‑Summe und die WEG‑Umsatzsteuer separat aus. Diese Beträge müssen exakt zur Belegsumme passen.
Weitere Hinweise zur Verarbeitung
Posten werden bis zum angegebenen Datum ermittelt.
Bereits übergebene Posten werden nicht erneut verarbeitet.
Die übergebenen Posten werden in einer separaten Tabelle gespeichert.
Stornierte WEG‑Posten werden erneut übergeben.
RELion erzeugt je nach Bedarf Einkaufsrechnungen oder Einkaufsgutschriften, z. B. wenn ein bereits übergebener Posten später storniert wurde.
Durch das fehlende Anfangsdatum ist sichergestellt, dass alle nachträglichen WEG‑Buchungen automatisch nachgeführt werden.
Weiterführende Themen
Verwaltung der gekoppelten Einheiten Miete – WEG
Die Verbindung der Einheiten des Mietobjekts mit den Einheiten des WEG‑Objekts wird in der Tabelle Miet‑WEG Kopplung innerhalb des Mietmandanten hergestellt. Über die Suchfunktion wird die Übersicht Miet‑WEG Kopplung Einheiten geöffnet.
Die Tabelle wird durch den Assistenten im Rahmen der WEG‑Begründung gefüllt und anschließend bei der Übereignung der Wohnung aktualisiert (Vertragsdatum, Vertragsnummer und Name des neuen Eigentümers werden ergänzt).
Hinweis
Die Tabelle hat drei zentrale Aufgaben:
Herstellung der Verbindung einer Einheit zu zwei verschiedenen Objekten
Unterstützung des Prozesses der Übertragung vom Mieter auf den Eigentümer
Unterstützung des Prozesses zur Übernahme der WEG‑Entgeltbuchungen in die Miete
WEG Entgeltposten
Über die Suche wird die Tabelle WEG Entgelt Überleitung geöffnet. Über die Navigationsleiste Historie oder ebenfalls über die Suche wird anschließend WEG Entgelt Überleitung Posten aufgerufen.
In dieser Tabelle werden alle übergebenen Entgelte gespeichert. Sie entspricht einem Journal, das die Überleitung von Quellposten zu den Zielposten dokumentiert.
Ob die Zielposten (Rechnungsbelege) tatsächlich gebucht wurden, wird hier nicht dokumentiert und ist nicht Bestandteil dieses Moduls. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Buchung liegt beim Mitarbeiter.
Die Indexfelder der Tabelle dienen ausschließlich internen Zwecken. Sie ermöglichen u. a. die korrekte Nummerierung von Belegen, wenn zu einem Vertrag in derselben Periode mehrere Belege erzeugt wurden.
Rollback – Versteckter Änderungsmodus
Die Tabellen Miet‑WEG Kopplung Einheiten und WEG Entgelt Überleitung Posten sind Postentabellen und können vom Anwender nicht direkt editiert werden.
In Ausnahmefällen kann es jedoch notwendig sein, einzelne Zeilen zu bearbeiten oder zu löschen. Für solche Fälle existiert ein Rollback‑Modus, der in der Einrichtung aktiviert werden kann. Über die Suche wird die Seite Miet‑WEG Übereignung Einrichtung geöffnet.
Im Feld Rolle für Rollback wird der Berechtigungssatz hinterlegt, der die Änderungsrechte für diese Tabellen erhalten soll. Optional kann dieses Recht nur in Verbindung mit Superrechten vergeben werden.
Ein Bearbeiter mit den entsprechenden Rechten erhält Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen der Datensätze.
Die Einrichtung des Rollback‑Szenarios kann ausschließlich durch Anwender mit Superrechten vorgenommen werden. Alle anderen Anwender sehen diese Einstellung nicht.
Übereignung weiterer Einheiten aus dem gleichen Mietobjekt
Nach der erstmaligen Übertragung einer Einheit aus dem Mietobjekt in die WEG wird das Übereignungsdatum an der Objektkarte festgeschrieben und kann nicht mehr verändert werden.
Es kann jedoch notwendig sein, weitere – bisher nicht übertragene – Einheiten des Mietobjekts in eine andere WEG zu überführen. In diesen Fällen wird der Übereignungsprozess nicht wie zuvor über die Objektkarte, sondern über das Menüband gestartet.
Über Aktionen wird der Assistent Übereignung weiterer Einheiten geöffnet.
Der Assistent startet und ist in der weiteren Verarbeitung identisch mit dem Kapitel Assistent WEG Begründung.
Änderungen an Verträgen über die Funktionen hinaus
Änderungen an Mietverträgen oder WEG‑Kaufverträgen, die mithilfe der in diesem Modul beschriebenen Assistenten erzeugt wurden, können jederzeit mit den weiteren Assistenten der Vertragsverwaltung bearbeitet werden.
Dies gilt insbesondere dann, wenn die in diesem Modul enthaltenen Assistenten nicht zum gewünschten Ergebnis geführt haben.
