EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Einführung

Der Schutz von personenbezogenen Daten rückt immer weiter in den Vordergrund. Die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) gibt dafür die Richtlinien vor. In RELion sind personenbezogene Daten an vielen Stellen zu finden. Sie sind nicht nur mit den Stammdaten (Kontakt, Debitor, Kreditoren usw.), sondern auch über Tabellenrelationen mit vielen weiteren Tabellen verknüpft. In den einzelnen Prozessen werden Kontaktdaten mit Debitoren und Verträgen verknüpft und an Belege weitergereicht.

Selbstverständlich kann ein Auskunfts- und Anonymisierungswerkzeug in RELion nur die personenbezogenen Daten innerhalb von RELion und Business Central-Standardtabellen berücksichtigen. Dokumente in Archiv-Systemen, Informationen in Dateien im File-System etc. bleiben unberücksichtigt.

Hinweis

Einige Funktionen (z. B. die Durchführung der Pseudonymisierung im Stapel oder die Rückgängig Funktion) sind im Basismodul nicht enthalten und daher in der Beschreibung mit K gekennzeichnet, da diese zum optionalen Komfortmodul gehören.

In einer zentralen Tabelle werden die Anfragen zur Auskunft bzw. Anonymisierung gesammelt. Der Aufruf zur Erstellung einer Anfrage kann aus verschiedenen Ebenen erfolgen.

Anfrage für Auskunft

• Ermittlung der gespeicherten Daten
• Druck eines Reports
• Bereitstellung der Daten in Form einer Excel-Tabelle

Anfrage für Anonymisierung

• Ermittlung der gespeicherten Daten
• Druck eines Reports zur Protokollierung
• Pseudonymisierung durchführen
• Ggf. Zurücksetzen der Pseudonymisierung
• Löschung der Anfrage

Nach erfolgreicher Prüfung der Voraussetzungen (z. B. sind alle Verträge beendet, alle Forderungen beglichen, etc.) werden zunächst die Daten intern gesichert (Datensafe). Anschließend können Sie die Daten pseudonymisieren. Bis zum Ablauf der Quarantäne könnten die Daten wiederhergestellt werden. Erst nach Ablauf der Quarantänefrist, sind die Daten dauerhaft umbenannt und damit anonymisiert.

Einrichtung

Bevor Sie in RELion mit dem Modul EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) arbeiten, nehmen Sie bitte folgende grundlegende Einrichtungen vor.

DSGVO Einrichtung

Über die Suche öffnen Sie die DSGVO Einrichtung. Hier legen Sie die Fälligkeit für die Pseudonymisierung und die Quarantäne fest.

DSGVO Basistabellen Einrichtung

Öffnen Sie über die Suche die DSGVO Basistabellen Einrichtung. Hier wird bestimmt, von welchen Stammdatentabellen aus, die verbundenen Tabellen und Felder ermittelt werden sollen. Voreingestellt sind: Debitor, Kontakt und Adressstamm.

DSGVO Verarbeitungseinrichtung

Von den Basistabellen ausgehend, ermittelt RELion selbständig die verbundenen Tabellen und deren Felder und stellt diese in der Übersicht DSGVO Verarbeitungseinrichtung zusammen. Öffnen Sie die DSGVO Verarbeitungseinrichtung zu der Tabelle Debitor (18) und Sie erhalten folgende Darstellung:

Zunächst erscheint die Tabelle Debitor (18) komplett mit allen Feldern, die potenziell personenbezogene Daten beinhalten könnten. Dezimalfelder, Boolesche Felder und Optionen werden dabei nicht berücksichtigt. Darunter liegt die Tabelle Debitorenposten usw.

Die Tabelle ist farblich unterschiedlich markiert:

1. Beginn einer Tabelle ist blau hervorgehoben.
2. Die relevanten Felder sind in grün dargestellt.
3. Die nicht relevanten Felder sind grau markiert.
4. Braune Blob-Felder sind Bild-Dateien oder andere Dateien (z. B. PDF, Excel), die bei der Anonymisierung gelöscht werden.

Falls einige Felder rot/kursiv dargestellt werden, dann sind diese Felder in der Datenbank nicht aktiviert.

Mit dem Häkchen in der Spalte Relevant bestimmen Sie, welche Felder letzlich anonymisiert werden und mit dem Häkchen in der Spalte Drucken steuern Sie die Druckausgabe. Diese Einrichtung muss auch in den anderen Basistabellen (z. B. Kontakt, Adressstamm) detailliert geprüft und ggf. ergänzt werden.

Wichtig

Nach einem Update oder einer Ergänzung per Change-Request (CR-Verfahren) muss die Einrichtung aktualisiert werden. Damit wird die aktuelle Tabellen- und Feldstruktur berücksichtigt. Dies kann RELion für Sie vornehmen, Sie können die Felder aber auch manuell hinzufügen. Hierzu wählen Sie rechts oben Einstellungen/Personalisieren. Die Tabellen können nun mit +Feld personalisiert werden.

Die Einrichtungen in DSGVO Basistabellen und DSGVO Verarbeitungseinrichtung gelten global für alle Mandanten und für alle laufenden Anfragen und damit verbundenen Vorgänge.

Berichtstexte einrichten

Für den Ausdruck der Anfrage werden die Textinhalte im RE Berichtstexte festgelegt. Dazu öffnen Sie über die Suche die Tabelle RE Berichtstexte. Wählen Sie Neu und es öffnet sich das Fenster RE Berichtstext. Nun tragen Sie Ihre gewünschten Textpassagen ein, die dann das Grundgerüst Ihres Ausdrucks bestimmen.

Die Felder Eigentümer/Mieter, Objektnr., Geschäftsvorfallscode, Einheitennr. und Einheitenhistorie im Inforegister Allgemein werden nicht benötigt und bleiben leer.   In unserem Beispiel sind die Felder bereits befüllt:

Danach klicken Sie im Menüband auf Berichtszuordnung und geben die Bericht ID 5164405 ein. Nur wenn diese ID eingetragen ist, dann ist der Ausdruck mit den Daten der Anfrage verknüpft.

Wichtig

Die Texte und die Berichtszuordnung müssen für jeden Mandanten eingerichtet werden!

Berechtigungseinstellung DSGVO

Nicht alle Bearbeiter werden wahrscheinlich die gleichen Nutzungsrechte auf die personenbezogenen Daten haben. Um das zu regeln, werden zuvor die Berechtigungseinstellungen festgelegt. Für die verschiedenen Aufgaben in der DSGVO sind folgende Berechtigungssätze einzurichten und den jeweiligen Anwendern zuzuordnen.

Über die Suche öffnen Sie den Benutzer und wählen die Tabelle Berechtigungssätze aus. Wählen Sie dann einen Berechtigungssatz aus und klicken im Menüband auf Zugriffsrechte. Anschließend wählen Sie dann mit Berechtigungssatz auswählen die jeweiligen Berechtigungssätze.

• DSGVO_ANFR_AUSKUNFT

Diese Berechtigungen sind für das Erstellen einer DSGVO-Anfrage und des Auskunftsreports notwendig.

• DSGVO_ANONYMISIERUNG

Diese Berechtigungen sind für das Anonymisieren notwendig.

• DSGVO_EINRICHTEN

Diese Berechtigungen sind für das Bearbeiten der Einrichtungstabellen notwendig.

• DSGVO_ZURÜCKSETZEN

Diese Berechtigungen sind notwendig, um die Pseudonymisierung zurückzusetzen und die Daten wieder in den Ursprungszustand zu setzen.

Wichtig

Um eine deutsche Beschriftung der Objektnamen anzuzeigen, fügen Sie der Tabelle durch Einstellungen/Personalisieren mit +Feld das Feld Objektbeschriftung hinzu. Dies gilt ebenfalls für die nachfolgenden Tabellen DSGVO_ANONYMISIERUNG, DSGVO_EINRICHTEN und DSVGO_ZURÜCKSETZEN.

Alle Tabellen, die in der Verarbeitungseinrichtung aufgeführt sind, müssen in den Berechtigungssätzen für die Bearbeiter, die berechtigt sind Pseudonymisierungsarbeiten durchzuführen, eingerichtet werden.

Wichtig

Darüber hinaus muss eine ausreichende Einrichtung der RE Berichtstexte und Berichtszuordnung (5164406) eingerichtet sein, damit die Vor- und Nachtexte für das Anschreiben erstellt werden können.

Änderungsprotokolleinrichtung

Um die Änderungen an der Einrichtung später noch nachvollziehen zu können, sollten die drei Einrichtungstabellen der DSGVO 5164400 bis 5164402 protokolliert werden. Bei versehentlichen Löschungen wären die Einrichtungen damit wieder herstellbar.

Öffnen Sie mit der Suchfunktion Änderungsprotokoll Einrichtung und wählen dann im Untermenü Einrichten die Funktion Tabellen. Wählen Sie die Tabellen 5164400 bis 5164402 und stellen bei diesen Alle Felder ein.

Bitte beachten Sie, dass bei den Tabellen zu den Anfragen nur die allerwichtigsten Key-Felder protokolliert werden, damit sich die Anfrage nicht selbst protokolliert, d.h., die Felder: Anfrage für Name, Anfrage für Name 2 usw. dürfen nicht angehakt sein, da sonst trotz Anonymisierung die ursprünglichen personenbezogenen Daten in Form von Änderungsprotokollposten erhalten bleiben. Außerdem dürfen die Tabellen 5164404 bis 5164407 nicht protokolliert werden!

In der Tabelle DSGVO Anfrage/Anonymisierung (Datenschutzgrundverordnung) erfolgt eine teilweise Protokollierung und kann dementsprechend angepasst werden:

Fallbeispiel

Nachdem die grundsätzliche Einrichtung abgeschlossen ist, erklären wir Ihnen anhand eines Beispiels den Prozessablauf einer Anfrage bzw. Anonymisierung.

Erstellen einer Anfrage

Zur Erstellung einer Anfrage wählen Sie zunächst den Kontakt aus. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Kontakte
2. Übersicht Kontaktfocus
3. Globale RE Kontakte
4. Global-RE-Adressstamm Übersicht

Die Anfrage zum Datenschutz erfolgt mandantenübergreifend, vorausgesetzt der Adressstamm ist eingerichtet. Markieren Sie dazu den gewünschten Kontakt. Wählen Sie im Untermenü Anfragen zum Datenschutz und bestätigen Sie mit Ja. RELion erstellt automatisch eine Anfrage zu diesem Kontakt mit der Vorbelegung Art der Anfrage Auskunft.

Hinweis

Vorausgesetzt es wurde bereits eine Anfrage zum Datenschutz erstellt, öffnet sich das Fenster DSGVO Anfrage/Anonymisierung sofort. Zusätzlich ist im Feld Anfrage zum Datenschutz ein Häkchen aktiviert.

Erteilen der Auskunft

Im Inforegister Allgemein können Sie optional die Adressdaten des Anfragenden im Feld Anfrage von hinterlegen. Beim Daten ermitteln wird automatisch ein Bezug zu einer Zuständigkeitseinheit gesucht. Sobald in RELion ein Vertrag gefunden wird, werden sie in den Feldern Mandant Verwaltungs-ZE und die Verwaltungs-ZE angezeigt. Wählen Sie anschließend in der erstellten Anfrage die Aktion Daten ermitteln.

Eine Funktion durchsucht alle Datensätze, in denen sich Daten befinden. Anschließend erscheint im Inforegister Pseudonymisierung im Feld Datensatz Protokolle die Anzahl der verbundenen Datensätze zu dieser Anfrage.

Wenn Sie sich über die Details der Auskunft informieren wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Klicken Sie auf dieses Feld Datensatz Protokolle. Es öffnet sich die DSGVO Anfrage/Anonymisierung Datensatz-Protokoll Übersicht zu den verbundenen Datensätzen. Die Daten werden mandantenübergreifend angezeigt, sofern die Daten über den Adressstamm ermittelt wurden.

Anschließend wählen Sie die Funktion Datensatz anzeigen im Menü. Es erscheint die Übersicht der Tabelle mit den jeweiligen Datensätzen. Wenn Sie auf Datensatzfelder anzeigen klicken, bekommen Sie eine Auflistung mit den enthaltenen Werten.

Im folgenden Beispiel werden Ihnen die Datensatzfelder zum Kontakt angezeigt.

Prüfung und Druck der Anfrage

Nachdem die Daten ermittelt wurden, öffnen Sie in der Karte DSGVO Anfrage/Anonymisierung über die Suche die Funktion Bericht.

Im Feld Drucken können Sie zwischen zwei Ausgabeformen wählen. Zum einen Bestimmte Felder oder Alles Drucken. Wenn Sie die Option Ausdruck speichern auswählen, wird der aktuelle Ausdruck als PDF in Ihrer Anfrage gespeichert.

Hinweis

Sie können auch gleich auf Bericht klicken, dann werden die Daten automatisch ermittelt wie in Kapitel Übermittlung an ein elektronisches Format beschrieben. Es öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Druckmöglichkeiten. Wenn im Bericht das Feld Ausdruck speichern aktiviert wird, dann ist die Anfrage zur Auskunft erledigt.

Nachfolgend eine Vorschau des Ausdrucks. Die Texte des Ausdrucks, die zuvor unter RE Berichtstext eingerichtet wurden (siehe Kapitel Berichtstexte einrichten), können Sie individuell nach Ihren Wünschen anpassen.

Hinweis

Im Adressfeld des Ausdrucks stehen immer die Adressdaten des Anfragenden, welche bei der Anfrage hinterlegt worden ist.

Wichtig

Eine Anonymisierung kann nur durchgeführt werden, wenn der Ausdruck gespeichert wurde.

Übermittlung an ein elektronisches Format

Nach den gesetzlichen Bestimmungen können die Informationen zur weiteren Verarbeitung in einem gängigen elektronischen Format (z. B. Excel, Word) zur Verfügung gestellt werden. Wählen Sie Senden an… und Sie erhalten eine Auswahl an Dateitypen.

Wordanschreiben

Sie haben die Möglichkeit, den Bericht zusätzlich als Word-Dokument zu drucken. Sie können die Texte und das Layout individuell bearbeiten und ggf. mit zusätzlichen Informationen ergänzen sowie als Vorlage speichern.

Die Einrichtung und die Gestaltung für Word finden Sie in der Online-Hilfe von Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Wichtig

Wurde die Anfrage erstellt und gedruckt, kann diese nicht mehr gelöscht werden.

Ablauf der Anonymisierung

Nachdem die Erstellung einer Anfrage abgeschlossen wurde, können Sie mit der Anonymisierung fortfahren.

Hinweis

Erst wenn eine Erstellung der Anfrage abgeschlossen ist, wie in den Abschnitten Erstellen einer Anfrage und Erteilen der Auskunft beschrieben, kann eine Anonymisierung durchgeführt werden.

Eine Anonymisierung bedeutet, dass die Daten nicht wiederherstellbar sind. Da zuvor die Daten während der Quarantäne in der Anfrage gespeichert wurden, ist dieser Prozess als Pseudonymisierung gekennzeichnet, d. h., die Daten sind über Aufwand (Zurücksetzen der Quarantäne) wieder herstellbar.

Stellen Sie die Art der Anfrage auf Anonymisierung um. Jetzt sind die zuvor deaktivierten Funktionen Pseudonymisierungsdaten prüfen und Pseudonymisierung starten aktiv und die weiteren Schritte können ausgeführt werden.

Voraussetzung

Bevor die Daten anonymisiert werden können, muss geprüft werden, ob die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Sind beispielsweise noch offene Rechnungen vorhanden, kann keine Anonymisierung erfolgen. Klicken Sie auf Anonymisierung und Pseudonymisierungsdaten prüfen.

Wenn bei der Prüfung noch Fehler auftreten erscheint folgende Meldung:

Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, dann erhalten Sie die Aktionsprotokollzeilen mit den Einträgen, die eine Anonymisierung verhindern.

Hinweis

Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht, welche Prüfungen vor dem Pseudonymisieren eines Kontaktes abgefragt werden. Bei der Prüfung werden immer alle Posten durchsucht, egal wie es in der Verarbeitungseinrichtung vorbelegt wurde:

Fibu:

• Gibt es noch offene Debitorenposten? -Gibt es noch Buch.-Blattzeilen für den Debitor? (Kontoart/Nr.)

Verträge:

• Gibt es noch Verträge (Miet-, WEG-, SEV-Vertrag)?
• Ist der Debitor Mitglied in einer Genossenschaft?

Belege:

• Gibt es noch erfasste VK-Angebote, VK-Aufträge, VK-Rechnungen, Belege?
• Gibt es noch erfasste Serviceaufträge/Servicerechnungen?

Verarbeitung:

• Gibt es noch nicht gebuchte BK-Abrechnungen für den Debitor?
• Gibt es noch nicht sollgestellte Wirtschaftspläne für den Debitor?
• Gibt es noch nicht gebuchte Sonderumlagen für den Debitor?
• Gibt es noch nicht beendete SEPA-Mandate für den Debitor?
• Gibt es noch offene Schadensmeldungen für den Kontakt?
• Gibt es noch nicht abgeschlossenen Projekte für den Debitor?
• Gibt es noch offene Mietanpassungen für den Debitor?
• Gibt es noch nicht historisierte Darlehen für den Debitor?

Durchführung

Sofern keine Fehler bei der Prüfung aufgetreten sind, kann die Pseudonymisierung durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu auf die Funktion Pseudonymisierung starten. Im Untermenü können Sie sich die Datensatzfelder anzeigen lassen. Hier sind die anonymisierten Feldinhalte mit der Kennzeichnung [Anonymisiert DATUM] zu sehen:

Weiterführende Themen

Die folgenden Funktionen sind im Basismodul nicht enthalten.

Rückgängig Funktion (K)

Innerhalb der Quarantäne kann eine versehentlich durchgeführte Pseudonymisierung rückgängig gemacht werden. Wählen Sie dazu in der Karte DSGVO Anfrage/Anonymisierung (Datenschutzgrundverordnung) die Aktion Pseudonymisierte Daten zurücksetzen. Dazu werden die Daten aus dem Datensafe herangezogen.

Nach dem Zurücksetzen sind die Daten wieder im Ursprungszustand. Es kann also erneut Auskunft erteilt und wiederholt anonymisiert werden.

Wichtig

Wenn Sie die Pseudonymisierte Daten zurücksetzen, sind die anonymisierte Änderungsprotokollposten nicht wieder herstellbar.

Hinweis

Nach Ablauf der Quarantänezeit können die Daten zur Anfrage nicht zurückgesetzt werden.

Automatische Anfragenerstellung im Stapel (K)

Die automatische Prüfung zur Anfragenerstellung können Sie für Kontakte oder für den RE-Adressstamm einstellen. Wählen Sie mit dem Suchbegriff DSGVO Anfrage/Anonymisierung entweder Prüfung personenbez. Adressstamm-Daten (mandantenübergreifend) oder Prüfung personenbez. Kontakt-Daten (mandantenbezogen).

In unserem Beispiel tragen Sie in die Stapelverarbeitung Prüfung personenbez. Kontakt-Daten in den Inforegister Optionen Ihre individuellen Parameter ein und starten die Verarbeitung mit Klick auf Vorschau. Die Vorgehensweise in der Stapelverarbeitung Prüfung personenbez. Adressstamm-Daten erfolgt in gleicher Weise.

Wenn Datensätze eingestellt wurden, wird in der Übersicht DSGVO Anfrage/Anonymisierung (Datenschutzgrundverordnung) im Feld Automatisch erstellt ein Haken angezeigt.

Anonymisierung im Stapel (K)

Sie können auch die Anonymisierung automatisch per Stapelverarbeitung starten.

1. Öffnen Sie über die Suche den Bericht DSGVO Anfrage/Anonymisierung.
2. Wählen Sie im Feld Verarbeitungsschritt die geplanten Schritte aus und geben die gewünschten Parameter ein.

Die einzelnen Verarbeitungsschritte werden auch in den vorigen Kapiteln Erteilen der Auskunft und Ablauf der Anonymisierung beschrieben.

Zeitversetzte Stapelfunktion (K)

In RELion können Sie die Anfrage und Anonymisierung auch zeitlich einplanen.

1. Öffnen Sie die DSGVO Anfrage/Anonymisierung und wählen die gewünschte Stapelverarbeitung aus:

• Prüfung personenbez. Adressstamm-Daten
• Prüfung personenbez. Kontakt-Daten
• DSGVO Anfrage/Anonymisierung

2. Anschließend klicken Sie auf Senden an… und wählen Plan… aus. Es öffnet sich folgendes Fenster.

Sie können im Feld Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit die gewünschte Startzeit eingeben. Der Bericht wird nach Fertigstellung unter Berichtseingang, welchen Sie mit der Suchfunktion finden, angezeigt.

Endgültige Löschung nach Ablauf der Quarantänefrist

Nach dem geplanten Ende der Quarantäne können Sie die Löschung einzeln per Hand durchführen. Sollten Sie in Besitz des Komfort-Moduls sein, kann die Löschung automatisch per Stapelverarbeitung ausgeführt werden.

Öffnen Sie mit der Suchfunktion die Karte DSGVO Löschung nach Quarantäne. Nach dem Anklicken der Option Löschung durchführen können Sie die anonymisierten Daten löschen. Wenn das Feld nicht aktiv gesetzt wird, dann wird nur eine Vorschau der zu löschenden Anfragen gezeigt.

Die Anfragen zur Löschung werden protokolliert:

Den Bericht können Sie über die Aufgabenwarteschlange planen, der Bericht erscheint dann im Rollencenter unter Berichtseingang.