In der Mietverwaltung wird häufig der Mieter zum Eigentümer. Damit Personen nicht mehrfach aufgeführt werden, ist die Debitorenbuchungsgruppe am Mietvertrag und am WEG Kaufvertrag hinterlegt.
Bei den Gemeinnützigen Wohnbaugesellschaften in Österreich und den Wohnungsprivatisierern in Deutschland wird der Mieter häufig zum Eigentümer, weil er dabei unterstützt wird, seine Wohnung zu kaufen. Dies hat zur Folge, dass die Forderungen aus den Sollstellungen und anderen Prozessen auf unterschiedliche Forderungskonten gebucht werden müssen.
Aktuell wird die Debitorenbuchungsgruppe (und damit das Forderungskonto) in RELion durch den Debitor bestimmt. Aus bilanzieller Sicht ist es aber nicht akzeptabel, Forderungen aus Mieten und Hausgeldern (WEG) sowie sonstige Forderungen auf einem Bilanzkonto auszuweisen. Der zu verwendende Standardkontenrahmen sieht getrennte Konten vor.
Damit Personen nicht mehrfach geführt werden müssen, ein Debitor für den Mietvertrag und dieselbe Person als weiterer Debitor für den WEG Kaufvertrag, gibt es die Möglichkeit, die Debitorenbuchungsgruppe am Mietvertrag zu hinterlegen. Die Debitorenbuchungsgruppe bei der Sollstellung wird dann nicht aus dem Debitor, sondern vom Vertrag geholt. So lassen sich Miet- und WEG-Forderungen oder Forderungen gegen Dritte und gegen verb. Unternehmen bilanziell trennen.
Einrichtung
Debitorenbuchungsgruppen
Zuerst müssen die Debitorenbuchungsgruppen mit den entsprechenden Forderungskonten zugeordnet werden, damit eine korrekte Buchung erfolgen kann. Über die Suchfunktion rufen Sie Debitorenbuchungsgruppen auf und können dann über Neu ein neues Debitorensammelkonto anlegen.
Füllen Sie die Felder der Debitorenbuchungsgruppe-Karte entsprechend.
RE Vertrag Einrichtung
Wird mit der Debitorenbuchungsgruppe aus dem Vertrag gearbeitet und nicht mit der Debitorenbuchungsgruppe aus dem Debitor, so wird in der RE Vertrag Einrichtung, im entsprechenden Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe bzw. Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe per Lookup die gewünschte Debitorenbuchungsgruppe gewählt.
Bei Erstellung eines neuen Mietvertrages wird nun die dort hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe automatisch in den Mietvertrag bzw. in den WEG Kaufvertrag übertragen. Bleiben die Felder (bis auf die Pflichtfelder) in der RE Vertrag Einrichtung leer, so wird die Debitorenbuchungsgruppe vom jeweiligen Debitor genommen. Das Feld Debitorenbuchungsgruppe im Vertrag ist dann nicht editierbar.
Wichtig
Wird die Debitorenbuchungsgruppe in der RE Einrichtung geändert oder entfernt, dann erfolgt eine Prüfung, ob die zuvor hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe bereits in Verträgen vorhanden ist. Es erfolgt eine Benachrichtigung „Die Debitorenbuchungsgruppe ist bereits in Verträgen vorhanden! Die entsprechenden Verträge können Sie hier sehen“ (Über nebenstehenden Link gelangt man zu den betroffenen Verträgen und kann dort bei Bedarf die Debitorenbuchungsgruppe manuell ändern).
Eine Änderung in der RE Vertrag Einrichtung ist zulässig, wirkt sich aber ausschließlich auf künftige Prozesse aus! Bei Entfernen der Debitorenbuchungsgruppe in der RE Vertrag Einrichtung wird für zukünftig erstellte Verträge die Debitorenbuchungsgruppe vom Debitor genommen. Die hinterlegte Debitorenbuchungsgruppe am Vertrag bleibt in diesem Fall stehen, wird jedoch nicht mehr berücksichtigt. Das Feld ist dann nicht mehr editierbar!
Die bestehenden Buchungen bleiben auf der ursprünglichen Buchungsgruppe. Direkte Postenausgleiche zwischen Posten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen sind nicht möglich!
Debitorenbuchungsgruppen übertragen
Um zu Beginn des Wechsels auf ein Arbeiten mit der Debitorengruppe am Vertrag zu erleichtern gibt es die Stapelverarbeitung Übertragen der Debitorenbuchungsgruppen. Ist im Inforegister Allgemein in den Feldern Mieter Debitorenbuchungsgruppe und bzw. oder Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe ein Wert eingegeben, so wird die Debitorenbuchungsgruppe in alle Verträge, bei denen das Feld nicht gefüllt ist, übertragen.
Anschließend öffnet sich das Protokoll mit allen Verträgen und den alten und ggf. neuen Werten. Hier werden alle Verträge aufgelistet, auch die, bei denen keine Debitorenbuchungsgruppe ergänzt wurde.
Hinweis
Wurde diese Stapelverarbeitung bereits ausgeführt und es findet eine Änderung der Debitorenbuchungsgruppe in der RE Einrichtung statt, so wirkt sich diese Änderung bei wiederholter Ausführung der Stapelverarbeitung ausschließlich für Verträge aus, in denen das Feld Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt ist. Eine Infomeldung nach der Ausführung weist auf die jeweilige Anzahl der Änderungen hin.
Mietvertrag und WEG Kaufvertrag
Sowohl am Mietvertrag als auch am WEG Kaufvertrag befindet sich im Inforegister Allgemein das Feld Debitorenbuchungsgruppe. Dieses Feld ist nur bei vorhandener RE Vertrag Einrichtung editierbar und kann manuell geändert werden. Es wird aber durch die verschiedenen Prozesse, durch die ein neuer Vertrag generiert wird, automatisch mit dem Wert aus der RE Vertrag Einrichtung gefüllt.
Wichtig
Sie können in dem Feld über den Lookup eine andere Debitorenbuchungsgruppe auswählen, als in der RE Vertrag Einrichtung hinterlegt ist. Es erscheint daraufhin die folgende Benachrichtigungsmeldung: „Es existieren bereits Buchungen mit Debitorenbuchungsgruppe x, die neue Debitorenbuchungsgruppe gilt nur für zukünftige Buchungen.“
Eine Änderung am Vertrag ist somit zulässig, wirkt sich aber ausschließlich auf künftige Prozesse aus! Eine Entfernung der Debitorenbuchungsgruppe am Vertrag ist nicht möglich.
Bei vorhandenen Buchungen bleiben die ursprünglichen Buchungsgruppen bestehen. Direkte Postenausgleiche zwischen Posten mit unterschiedlichen Buchungsgruppen sind nicht möglich!
Eine Buchung bei vorhandener Einrichtung ist ohne Debitorenbuchungsgruppe am Vertrag nicht möglich, es erscheint bei Erstellung von Buchblattzeilen ein Hinweis auf die fehlende Debitorenbuchungsgruppe. Das Feld muss, sobald die Einrichtung vorhanden ist, immer gefüllt sein.
Ablaufschema
In den Vermietungsprozessen wird die Debitorenbuchungsgruppe automatisiert in den Vertrag geschrieben, wenn diese in der RE Vertrag Einrichtung vorhanden ist. Im Neuvermietungsprotokoll wird darauf hingewiesen.
In den Buchungsprozessen prüft das System immer zuerst, ob das relevante Feld (RE Vertrag Einrichtung) einen Wert enthält. Ist dies nicht der Fall, holt sich das System wie bisher die Debitorenbuchungsgruppe aus dem Debitor.
Wenn 1. zutrifft, wird zugleich geprüft, ob im zugehörigen Vertrag eine Debitorenbuchungsgruppe vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine Fehlermeldung und die Debitorenbuchungsgruppe muss im Vertrag nachgetragen werden!
Wenn 2. zutrifft, wird die Debitorenbuchungsgruppe des Debitors in die Buch.-Blattzeile bzw. den Verkaufskopf übernommen.
Im Buchungsprozess (bleibt unverändert!) wird das Debitorensammelkonto der Debitorenbuchungsgruppe dann für die Forderungsbuchung verwendet.
Fallbeispiele
Vermietungsprozesse
Neuvermietungsassistent
Die Debitorenbuchungsgruppe wird in den neuen Mietvertrag übernommen, wenn im RE Vertrag Einrichtung das Feld Mieter Debitorengruppe gefüllt wurde. Ist keine Einrichtung vorhanden, so kommt die Debitorenbuchungsgruppe des Debitors zu tragen.
Zumietung von Einheiten
Die Debitorenbuchungsgruppe des Ursprungs-Vertrags bleibt erhalten, wenn vorhanden.
Vertragswechsel
Die Debitorenbuchungsgruppe des ursprünglichen Vertrags bleibt unverändert. Es wird nicht die Debitorengruppe aus der RE Vertrag Einrichtung übernommen.
Nachtragsvertrag erstellen
Die Debitorenbuchungsgruppe des Ursprungs-Vertrags bleibt erhalten, wenn vorhanden.
WEG Prozesse
Neuer WEG Kaufvertrag
Die Debitorenbuchungsgruppe wird aus RE Vertrag Einrichtung (Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe) in den neuen Vertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.
Vertragswechsel / Verkauf
Die Debitorenbuchungsgruppe wird aus RE Vertrag Einrichtung (Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe) in den neuen Mietvertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.
Zukauf von Einheiten
Die Debitorenbuchungsgruppe des Ursprungs-Vertrags bleibt erhalten, wenn Einrichtung vorhanden.
Verkauf einzelner Einheiten
Die Debitorenbuchungsgruppe wird aus RE Vertrag Einrichtung (Eigentümer Debitorenbuchungsgruppe) in den neuen Vertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.
Einheit Schnellerfassung
Wenn in der Einheit Schnellerfassung die Option Vertrag zusammenfassen aktiviert ist, bleibt die Debitorenbuchungsgruppe des ursprünglichen Vertrags bestehen, sofern sie vorhanden ist.
Ist diese Option nicht aktiviert und ein separater Vertrag vorhanden, dann wird die Debitorenbuchungsgruppe aus der RE Vertrag Einrichtung in den neuen Vertrag übernommen, wenn in Einrichtung vorhanden.
Weiterführende Themen
Mieter Debitorenbuchungsgruppe ist nicht gefüllt
Nachfolgend werden anhand von Beispielen gezeigt, wie der Ablauf ist, wenn die Mieter Debitorengruppe nicht gefüllt ist.
Buchen einer Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift
In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt.
Die Debitorenbuchungsgruppe muss im Debitor gepflegt werden.
In der Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift wird die Debitorenbuchungsgruppe aus dem Debitor übernommen.
Sollstellungen buchen
In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt.
Die Debitorenbuchungsgruppe wird im Debitor gepflegt.
Buchung der Gebühren bei Mahnungen
In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe nicht gefüllt.
Analog der Verkaufsrechnungen/-Gutschriften und Sollstellungen wird die Debitorenbuchungsgruppe dann aus dem Debitor gezogen.
Mieter Debitorenbuchungsgruppe ist gefüllt
Nachfolgend werden anhand von Beispielen gezeigt, wie der Ablauf ist, wenn die Mieter Debitorengruppe gefüllt ist.
Buchen einer Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift
In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe gefüllt.
Die Debitorenbuchungsgruppe wird immer aus dem Mietvertrag übernommen, nicht aus der RE Vertrag Einrichtung.
Hinweis
Fehlt die Einrichtung des Mietvertrages obwohl die RE Vertrag Einrichtung gepflegt ist, wird eine Fehlermeldung beim Eintrag der Einheitennummer in der Verkaufsrechnung ausgegeben. Die Debitorenbuchungsgruppe muss dann erst am Vertrag hinterlegt werden (manuell direkt am Vertrag oder über den Report in RE Vertrag Einrichtung Debitorenbuchungsgruppe übertragen).
Die Einheitennummer muss immer eingetragen werden. Hier findet das System die relevanten Daten.
Sollen die Debitorenbuchungsgruppen wieder aus den Verträgen genommen werden, muss dies zuerst in den Mietverträgen geschehen, da diese sobald die RE Vertrag Einrichtung heraus genommen wird nicht mehr änderbar sind.
Sollstellungen buchen
In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe gefüllt.
Die Debitorenbuchungsgruppe, die bereits am Debitor hinterlegt ist, ist in diesem Fall nicht relevant.
Fehlermeldung bei vergessener Vertragspflege.
Buchung der Gebühren bei Mahnungen
In der RE Vertrag Einrichtung und im Mietvertrag ist das Feld Mieter Debitorenbuchungsgruppe gefüllt.
Analog der Verkaufsrechnungen/-Gutschriften und Sollstellungen muss die Debitorenbuchungsgruppe aus dem Vertrag kommen.
