Die Geplante Instandhaltung dient der kaufmännischen Abwicklung von Bauprojekten. Zu einem Projekt mit vorgegebenem Projektplanvolumen können die Plankostenpositionen mit bis zu drei Gliederungsebenen eingerichtet werden.
Das Modul Geplante Instandhaltung dient der Erfassung größerer Baumaßnahmen im Rahmen der Immobilienverwaltung, von Sanierungen, Umbaumaßnahmen und ähnlichen Vorhaben.
Abgebildet wird hierbei die kaufmännische Seite eines Projekts. Am Beginn stehen die Budgetierung, die Strukturierung der Maßnahme in einzelne Leistungspositionen und die Erfassung der geplanten Kosten. Im weiteren Verlauf erstellen Sie mit RELion die nötigen Beauftragungen, sowie Teil- und Schlussrechnungen bis zum Abschluss des Gesamtprojekts. RELion verarbeitet hierbei auch Garantieeinbehalte, berücksichtigt Umsatzsteuervorgaben und verfügt über Prüfmechanismen zur Kostenkontrolle. Durch verschiedene Auswertungsmöglichkeiten haben Sie zu jeder Zeit Überblick über den kaufmännischen Fortgang des Projekts.
Die Terminorganisation des Projekts im Sinne von Bauzeitenplänen o.ä. wird im derzeitigen Versionsstand nicht abgebildet. Inhaltlich und programmtechnisch steht das Modul in engem Zusammenhang mit der Instandhaltung und greift auf verschiedene Funktionalitäten dieses Bereichs zu.
Einrichtung
Bevor Sie beginnen, legen Sie die nötigen Einrichtungsparameter fest.
Projektentwicklung Einrichtung
Öffnen Sie Projektentwicklung Einrichtung. Die Felder der Einrichtung sind auf drei Inforegister aufgeteilt, die teilweise den Prozessablauf und die Arbeitsweise des Moduls steuern andererseits als Vorbelegung für ein neues Projekt dienen.
Im Inforegister Allgemein hinterlegen Sie u.a. Definitionen zum Status des Projekts, zu den Einbehalten und zu Textbausteinen, die in der Teil- und Schlussrechnung verwendet werden.
Im Inforegister Budget legen Sie fest, ob und wie Sie mit einem Projektbudget arbeiten möchten.
Unter Baukostenabzüge können Sie entscheiden, ob Sie Bauabzüge auf Teil- und Schlussrechnungen ausweisen möchten und entsprechend die Vorbelegungen für Abzüge für neue Projekte eintragen. Es besteht die Möglichkeit bis zu sechs Bauabzüge mit einer Beschreibung für den Abzug, ein Konto und den Abzugsbetrag in Prozent zu hinterlegen. Das für die Bauabzüge 1-6 hinterlegte Objektkonto muss im Feld RE KontengruppeKosten oder Kosten/Zahlung enthalten.
Wichtig
Wir empfehlen Ihnen mit der Einrichtung Einbehalt Teilrechnung inkl. Steuer= ja zu arbeiten. Wenn Sie trotzdem in der Einrichtung Einbehalt Teilrechnung inkl. Steuer = nein ausgewählt haben, kann es zu fehlerhafter Anzeige im Kalkulationsschema im Feld MwSt.-Rechnungsbetrag nach Einbehalt kommen. Dies liegt in der Berechnungsweise des Kalkulationsschemas begründet, die Buchungen im Nachgang werden jedoch korrekt ausgeführt.
Projektbudget
Die Zuordnung eines Budgets in der Projektentwicklung Einrichtung dient zum einen der Kostenkontrolle innerhalb des Projekts, zum anderen späteren Auswertungszwecken. Das Arbeiten mit Projektbudgets ist optional, ein Projekt kann auch ohne Budgetbezug angelegt werden.
Technisch handelt es sich um ein Finanzbudget, das durch eine entsprechende Zuordnung zum Projekt als Projektbudget gekennzeichnet wird. Budgets werden im Rahmen des Finanzmanagements in Business Central Standard Finanzmanagement eingerichtet und daher nicht Gegenstand der Projektentwicklung in RELion.
Hinweis
Einem Finanzbudget können Budgetdimensionen zugeordnet werden. Wird später ein RELion-Projekt angelegt und diesem Budget zugeordnet, werden diese Dimensionen automatisch als Vorgabedimensionen in das Projekt übernommen.
Kostenkontrolle über Ihr Projekt erhalten Sie auch ohne die Nutzung der Funktionalität Business Central-Standard-Budget. RELion stellt Ihnen ebenfalls Budgetfunktionen zur Verfügung. Informationen dazu finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Projektplanzeilen und Prüfungen.
Nummernserie
Für die Nummerierung der Projekte wird eine Nummernserie benötigt. Diese wird für RELion nicht gesondert eingerichtet, sondern ist im Standard Business Central übergreifend im Modul Projekte einzurichten.
Öffnen Sie Einrichtung Projekte. Im Inforegister Nummerierung im Feld Projektnummern können Sie die Nummernserie für Projekte auswählen.
Vorbelegung des Eigentümer-/Mieter-Kennzeichens
RELion unterscheidet grundsätzlich zwischen Miet- und WEG-Objekten, deshalb wird an jedem Objekt auch das Eigentümer-/Mieter-Kennzeichen mitgeführt. Falls sich Ihre Verwaltungstätigkeit auf einen der beiden Typen beschränkt, kann in der Einrichtung festgelegt werden, dass das entsprechende Kennzeichen (z. B. Mieter) bei bestimmten Belegen vorbelegt wird und nicht mehr manuell eingegeben werden muss. Dies betrifft unter anderem auch die RE Projektkarte, ferner die RE Angebotsanfrage, RE Beauftragung, RE Einkaufsrechnung, RE Einkaufsgutschrift, RE Verkaufsrechnung und die Schadensmeldung Karte. Über die Suche öffnen Sie Instandhaltung Einrichtung.
Im Inforegister Allgemein wählen Sie im Feld Vorbelegung Eigentümer/Mieter den gewünschten Wert aus.
Fallbeispiel
In einem Mitobjekt soll das Treppenhaus saniert werden. Das Projekt umfasst die Erneuerung des Geländers und der Trittstufen sowie die Malerarbeiten. Exemplarisch wird für ein Gewerk ein Auftrag vergeben sowie eine Teil- und eine Schlussrechnung erfasst.
Ablaufschema Projektentwicklung
Neues Projekt anlegen
In diesem Kapitel lesen Sie wie Sie ein neues Projekt anlegen. Zu jedem Projekt gehört eine sogenannte Projektkarte, auf der Sie projektspezifische Festlegungen treffen können. Danach erfolgt die Strukturierung der Maßnahme in einzelne Leistungspositionen mit der Erfassung der geplanten Kosten. Dafür erstellen Sie pro Leistungsposition eine Projektplanzeile mithilfe des Vorgangs Projektplan Erfassung. Im weiteren Verlauf des Projekts erfassen Sie zu den einzelnen Projektplanzeilen eine oder mehrere Beauftragungen, eine oder mehrere Teilrechnungen sowie eine Schlussrechnung. Lesen Sie in den folgenden Kapiteln, wie die Bearbeitung dieser Prozessschritte in RELion erfolgt.
Beim Erstellen eines neuen Projekts wird zuerst die Projektstruktur erstellt. Diese Projektstruktur können Sie manuell anlegen oder indem Sie ein bestehendes Projekt oder einzelne Projektplanzeilen aus einem bestehendem Projekt kopieren.
Nachfolgend eine Grafik zur Veranschaulichung der Projektstruktur und der Einrichtungsparameter:
In unserem Fallbeispiel erstellen wir ein neues Projekt, indem wir die Projektstruktur manuell anlegen. Über die Suche öffnen Sie die Liste Projekte. Sie befinden sich nun in der Übersicht aller aktuellen Projekte. Legen Sie mit Neu ein neues Projekt an. Es wird die RE Projektkarte angezeigt, mit deren Hilfe Sie das Projekt näher spezifizieren.
Inforegister Allgemein
Auf dem Inforegister Allgemein wird im Feld Nr. die Projektnummer durch die nächste verfügbare Nummer, der in der Einrichtung hinterlegten Nummernserie belegt. Erfassen Sie eine Beschreibung des Projekts in den Feldern Beschreibung und bei Bedarf in Beschreibung 2.
Wählen Sie das Objekt über die Felder Eigentümer/Mieter und Objektnr. aus. Falls eine bestimmte Objektstruktur betroffen ist, z. B. ein bestimmtes Gebäude oder ein bestimmter Hauseingang, wählen Sie in den nachfolgenden Feldern die entsprechenden Codes aus. Jedem Projekt kann nur ein Objekt zugeordnet werden -> 1:1 Beziehung (Ausnahme: Projekt mit Mehrfachobjekten) Ein Projekt benötigt immer einen Objektbezug. Das hat zur Konsequenz, dass bei einem Neubauprojekt immer ein Objekt angelegt werden muss.
Es besteht die Möglichkeit für weitere Objekte eine Projektplanzeile anzulegen und zu bebuchen. Die Besonderheiten zu dieser Funktion entnehmen Sie bitte dem Kapitel Mehrfachobjekte.
Bestimmen Sie das Projektvolumen. Das Projektvolumen ist die Summe an Mitteln, die dem Projekt als Gesamtbudget bewilligt werden. Dieser Wert dient der Information, wird aber auch für zwei Betragsprüfungen verwendet:
Zum einen wird gegen das Standard-Business Central Projektbudget geprüft (falls eingerichtet). Überschreitet das Projektvolumen oder die Summe aller dem Budget zugeordneten Projektvolumina das zugehörige Business Central-Standard Budget, erfolgt bei der Freigabe ein Warnhinweis. Der Vorgang kann aber trotzdem fortgesetzt werden.
Zum anderen wird das Budget der Projektplanzeilen gegen das Projektvolumen geprüft. Bei der Freigabe des Projekts summiert RELion die in den Zeilen eingegebenen Budgetwerte (=Plankosten) und prüft, ob der Gesamtbetrag das auf der Projektkarte angegebene Projektvolumen übersteigt. Ist dies der Fall, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Die Freigabe wird nicht zugelassen.
Das Systemfeld Abgeschlossen % zeigt mit einem Prozentwert an, zu welchem Anteil das Projekt abgeschlossen ist. Die Darstellung erfolgt anhand des Verhältnisses der schlussgerechneten Kosten zu den ursprünglichen Plankosten. Beachten Sie, dass in der Projektentwicklung Einrichtung eine Toleranz hierfür eingestellt werden kann.
Inforegister Buchung
Hier haben Sie die Möglichkeit Einstellungen zu buchungsrelevanten Themen vorzunehmen.
Hinweis
Werden die Einbehalte auf ein separates Konto gebucht, dann setzen Sie in der RE Einrichtung den Haken bei der Option Kreditorenbuchungsgruppe änderbar.
Wichtig
Wenn Sie als Verwendungsart Vorsteueranteil Objekt auswählen und sich die Vorsteuerquote während der Projektlaufzeit ändert, gilt für jede Teil-/Schlussrechnung die zum Buchungsdatum gültige Vorsteuerquote aus den Objektsteuerdaten. Dies hat zur Folge, dass Teil- und Schlussrechnungen mit verschiedenen Vorsteuerquoten gebucht werden können. Bei der Verwendungsart Vorsteueranteil Projekt oder einer Zuordnung zu einem Berichtigungsobjekt § 15a können Sie dies umgehen und buchen alle Rechnungen mit einer einheitlichen Vorsteuerquote. Ist bei Verwendung Vorsteueranteil Objekt ausgewählt, wird jetzt zusätzlich der Abrechnungskreis berücksichtigt. Das Verhalten bei Ermittlung der VSt. Quote entspricht der Vorgehensweise ohne Projektbezug.
Inforegister Termine
Unter Termine hinterlegen Sie das Startdatum für das Projekt.
Inforegister Zusatzfelder
In diesem Inforegister hinterlegen Sie ggf. die Informationen zum Projektbudget. Maßgeblich für die Budgetprüfung ist das mit dem Baukonto verbundene Finanzbudget.
Inforegister Baukostenabzüge
Die Felder wurden mit den Werten aus der Einrichtung vorbelegt. Sie können bei Bedarf die Werte an dieser Stelle für das konkrete Projekt ändern. Nur wenn Sie hier einen Bauabzug mit Beschreibung und Konto hinterlegen, können Sie diesen Bauabzug auf Ihren Teil- und Schlussrechnungen in Abzug bringen. Einen auf der Projektkarte hinterlegten Abzug kann man bei der Erstellung der Teil-/Schlussrechnung noch ändern, indem die %-Angabe geändert wird oder ein fester Wert (auch 0,00 EUR) eingetragen wird.
Projektplanzeilen
Projektplanzeilen anlegen
Ein Projekt besteht aus mehreren Einzelmaßnahmen. Diese Einzelmaßnamen werden über die Projektplanzeilen eines Projekts, ähnlich einem Leistungsverzeichnis, abgebildet. Für diese Einzelmaßnahmen, die Sie in sogenannten Projektplanzeilen anlegen, können Sie Beauftragungen erstellen sowie Teil- und Schlussrechnungen generieren und buchen.
Dazu rufen Sie von der Projektkarte aus Projektplan Erfassung auf. Beginnen Sie mit der Erfassung der einzelnen Projektplanzeilen mit dem Menübefehl Anfügen oder Einfügen.
Hinweis
Mit Anfügen werden Zeilen unterhalb der markierten Position eingefügt, mit Einfügen werden Zeilen oberhalb der markierten Position eingefügt.
Hinweis
Projektplanzeilen können durch Einrückung strukturiert werden, ähnlich einem Leistungsverzeichnis. Es stehen maximal vier Planungsebenen zur Verfügung. Die Einrückung/Ausrückung von Zeilen erfolgt über die entsprechenden Befehle im Aktionsbereich der Liste Projektplanzeilen. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Kapitel Hierarchie von Projektplanzeilen.
Wird beispielsweise die Position 1 Demontage Treppengeländer, in mehrere Teilarbeiten gegliedert und separat beauftragt, so ist die Planungsstruktur entsprechend einzurücken. Fügen Sie zunächst auf Position 1 mittels Anfügens eine weitere Zeile ein und strukturieren Sie diese danach mit Einrücken als Planungsebene unterhalb der Position ein. Wiederholen Sie diesen Schritt für jede weitere Zeile, die zur Position 1 als Teilmaßnahme geplant wird. Die obere Planungsebene wird nun in Fettdruck dargestellt, die untere Planungsebene in der Spalte Position eingerückt.
Zusätzliche Informationen zum Arbeiten mit Projektplanzeilen erhalten Sie im Kapitel Projektplanzeilen.
Arbeiten mit Projektplanzeilen
Nachfolgend sind einige wesentliche Felder der Projektplanzeilen näher erläutert.
Bezeichnung
Beschreibung
Budget = Plankosten
Hier sind die Plankosten (in Mandantenwährung) für die in der Zeile erfasste Position anzugeben. Die Summe der einzelnen Plankosten wird auf der Projektkarte im Feld Projektvolumen geplant wiedergegeben, sobald das Projekt freigegeben ist. Folgende Definitionen gelten für die Plankosten, sollten diese im Verlauf des Projekts geändert werden:
- Summe Projektplanzeilen der obersten Ebene < Projektvolumen
- Die Summe der untergeordneten Planungsebenen darf die zugehörige übergeordnete Planungsebene nicht überschreiten.
- Arbeiten mit Beauftragungen: Plankosten einer Projektplanzeile > Summe der Beauftragungen
- Arbeiten ohne Beauftragungen: Plankosten einer Projektplanzeile > Summen freigegebener und gebuchter EK-Rechnungen.
Man muss sich pro Projektplanzeilen entscheiden, ob man mit oder ohne Beauftragung arbeiten möchte.
Status
Im Feld Status wird der aktuelle Status der Zeile angezeigt (Offen/Freigegeben/ Gesperrt/Schlussgerechnet). Die Änderung des Zeilenstatus erfolgt automatisch über die Änderung des Projektstatus oder manuell pro Zeile, wie hier beschrieben:
Automatische Änderung: Ändert der Projektleiter den Status auf der Projektkarte, erhalten auch alle Zeilen den entsprechenden Status. Ausgenommen sind bereits schlussgerechnete und gesperrte Zeilen.
Manuelle Änderung: Erfolgt durch Projektleiter oder Bearbeiter über den Assist-Button im Feld. Veranlassungen, wie Beauftragungen, Rechnungsbearbeitung etc. können nur erfolgen, wenn der Zeilenstatus auf Freigegeben gesetzt ist. Umgekehrt können Änderungen an der Zeile nur vorgenommen werden, wenn der Status auf Offen steht. Ausnahmen: Die Felder Kreditorennr./Baukonto/Gebäude/ Einheitennr./Einheitenhistorie können auch in freigegebenen Zeilen geändert werden, solange keine Beauftragung erzeugt wurde. Die Felder Einbehalt TR, SR % / Zahlungsbedingungscode TR, SR/Bankkonto können auch nach erfolgter Beauftragung geändert werden. Eine Ausnahme dazu bilden die Plankosten. Diese können unabhängig vom Status geändert werden, sofern Sie in der Projektentwicklung Einrichtung im Inforegister Allgemein die Option des Feldes Plankosten ohne Rücksicht auf Status änderbar gesetzt haben. Wird eine Zeile schlussgerechnet, setzt das System den Status auf Schlussgerechnet. Eine manuelle Änderung auf Schlussgerechnet ist nicht möglich. Die Freigabe ist hierarchisch strukturiert: eine offene Zeile kann nur freigegeben werden, wenn das Projekt und ggf. übergeordnete Zeile freigegeben sind. Bei Freigabe einer Zeile wird geprüft, ob die Plankosten der übergeordneten Zeile dadurch insgesamt überschritten werden. Bei Freigabe einer Zeile des obersten Planlevels wird geprüft, ob das Projektvolumen insgesamt überschritten wird. Eine Überschreitung wird vom System nicht zugelassen.
Einbehalt TR% und Einbehalt SR%
Prozentsatz für den Sicherungseinbehalt auf Teil-/Schlussrechnungen. Bei Buchungen von Rechnungen bucht RELion dann automatisch den entsprechenden Anteil als Einbehalt. Diese Funktionalität setzt voraus, dass ein Buchungskonto für Einbehalte hinterlegt wurde (Projektkarte, Register Buchung, über Einbehalt TR/SR Kred. Buchungsgruppe). Details zu diesem Thema finden Sie in den Kapiteln Einbehalte und Bürgschaften anwenden und Sondereinbehalte.
Berechnungsbasis f. Abzüge Schlussrechnung
Für die Schlussrechnung besteht die Möglichkeit, in Abhängigkeit davon, ob die Abzüge bereits gebucht wurden oder nicht, die Berechnungsbasis für die Abzüge auszuwählen: -Summe der Beträge aus Teil-/Schlussrechnung, wenn Sie die Abzüge auf Basis der gesamten erbrachten Leistung (Summe aller Teil- und Schlussrechnungen) bilden möchten. - Betrag Schlussrechnung, wenn Sie die Abzüge auf Basis der Rechnungsbeträge aus Schlussrechnung – Summe Teilrechnungen bilden möchten.
Nachlass
Dieses Feld ist nur über die Projektplanzeilen-Karte aufrufbar. Hier kann ein Nachlass in % hinterlegt werden, wenn ein solcher mit dem Kreditor vereinbart wurde. Der Nachlass wird direkt vom eingegebenen Rechnungsbetrag abgezogen und mindert somit den Rechnungsbetrag. Dieser Nachlass wird nicht protokolliert und fließt in keinerlei Posten ein. Er ist auf den Einkaufsbelegen nicht ersichtlich.
Verwendung; Vorsteueranteil
Sie können pro Projektplanzeile festlegen, welche Vorsteuerquote angewendet werden soll. Haben Sie eine Vorsteuerquote mit Objektbezug gewählt, wird die Vorsteuerquote aus dem Objekt Steuerdaten entnommen. Wichtig: Wenn Sie in einem Einkaufsbeleg einen Abrechnungskreis wählen mit Herkunftsart Gebäude, dann muss in der Projektplanzeile das Gebäude gepflegt sein, andernfalls lässt sich der Beleg nicht buchen. Bitte prüfen Sie in diesem Fall die Herkunft des gewählten Abrechnungskreises.
MwSt.- Gesch.Buch.; Grp.Einbeh.; Schlussrechn.
Dieses Feld ist standardmäßig ausgeblendet sowohl in der Karte als auch in der Listenansicht der Projektplanzeilen. In diesem Feld kann eine MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe angegeben werden, die ausschließlich für den Einbehalt Schlussrechnung verwendet wird. Dadurch können die Einbehalte der Schlussrechnung unrealisiert gebucht werden, abweichend zur Leistung der Schlussrechnung.
In der Ansicht der Projektplanzeilen werden eine Reihe von FlowFields angezeigt, über die Sie direkt zu weiteren Ansichten navigieren können. Diese Ansichten öffnen sich mit einem Filter auf die Projektplanzeilen. Bei einigen FlowFields werden die Projektposten mit den entsprechenden Filterungen und Aufsummierungen der jeweiligen EK-Belege geöffnet. Über die FlowFields Anzahl Beauftragung und Betrag Beauftragt öffnen Sie die Ansicht der Beauftragungen. Über die FlowFields der Spalte Einbehalte kommen Sie zu den Bürgschaften und Einbehalten der Projektplanzeilen.
Hinweis
Es wird empfohlen die Spaltenanzeige in der Ansicht der Projektplanzeilen individuell einzustellen, damit Sie optimal bei Ihren Projektaufgaben unterstützt werden und die, für Ihre Arbeit wichtigen, Felder angezeigt bekommt.
Ein Projekt kann erst weiterbearbeitet werden (Beauftragungen, Rechnungserfassung etc.) nachdem es freigegeben wurde. Nach Beendigung der Erfassung aller Projektplanzeilen wird der Status des Projekts von Offen auf Freigegeben gesetzt. Dies wird über die Projektkarte Änderung des Feldes Projektstatus vorgenommen. Möchten Sie nach dem Freigeben des gesamten Projekts Daten einer einzelnen Projektplanzeile ändern, so können Sie in der Ansicht der Projektplanzeilen unter Status ändern den Status einer Projektplanzeilen auf offen setzen und die Projektplanzeilen bearbeiten.
Um Inkonsistenzen zu vermeiden, beachten Sie bitte folgende Regeln der Verarbeitung von Dimensionswerten. Die Dimensionen der Projektkarte werden beim Anlegen einer Projektplanzeile in diese übernommen. Werden im weiteren Verlauf Einkaufsbelege erstellt, so erhalten diese Belege die Dimension der Projektplanzeile. Das gleiche gilt für die Projektposten. Sind die Dimensionen der Projektplanzeile unterschiedlich zu den Dimensionen in der Projektkarte, dann werden die Dimensionen der Projektplanzeile vererbt. Sind die Dimensionen (z. B. im Kreditor) unterschiedlich zu den Dimensionen in der Projektplanzeile, dann wird der Dimensionswert des Kreditors in die Einkaufsbelege/Projektposten vererbt und überschreibt dort ggf. die Dimension der Projektplanzeile.
Beauftragung erzeugen
Es wird nun eine Beauftragung erzeugt.
Dazu markieren Sie die betreffende Projektplanzeile und führen die Aktion Beauftragung erstellen aus. Nach Quittierung des Verarbeitungshinweises, öffnet sich die Seite Beauftragung:
Alle notwendigen Angaben wie Kreditor, Baukonto etc. werden automatisch aus der Projektplanzeile übernommen.
Bei der ersten Beauftragung, die Sie zu einer Projektplanzeilen erstellen, wird in das Feld EK-Preis das Budget der Projektplanzeilen eingetragen, dieser kann ggf. manuell verändert werden. Er darf jedoch nicht Budget der Zeile übersteigen, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung bei der Freigabe der Beauftragung. Wird der Wert manuell verringert, steht die Differenz für weitere Beauftragungen zur Verfügung. Hierzu können Sie entweder die vorhandene Beauftragung nachträglich der Höhe nach anpassen, eine weitere Zeile hinzufügen oder aber auch eine weitere Beauftragung erstellen.
Beim Generieren von weiteren Beauftragungen wird als Auftragssumme automatisch der Differenzbetrag der bisher freigegebenen Beauftragungen zur Planzeilensumme vorgeschlagen (EK-Preis=PPZ-Budget ./. Summe aller freigegebenen Beauftragungen). Dieser Betrag kann wiederum bei Bedarf geändert werden. Die Summe aller Beauftragungen muss nicht den geplanten Kosten entsprechen, darf jedoch nicht höher sein als das Budget. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung bei der Freigabe der Beauftragung.
Geben Sie die Beauftragung mit dem Befehl Freigeben frei, damit die Auftragssumme in den Projektplanzeilen neu kalkuliert werden kann. Sie können für eine Planzeile mehrere Beauftragungen erstellen. Die Anzahl der Beauftragungen zu einer Planzeile wird Ihnen in der Spalte Anzahl Beauftragungen angezeigt. Über den Lookup öffnen Sie die Übersicht der Beauftragungen zur Planungszeile.
Hinweis
Beauftragungen können bei mehreren Planungsebenen nur für die jeweils unterste Ebene eines Zweigs erzeugt werden.
Auftragswerte werden bei der Anzeige in statistischen und artverwandten Feldern nur bei freigegebenen Beauftragungen berücksichtigt.
Es muss nicht zwingend eine Beauftragung erstellt werden. Sie können direkt Teil- oder Schlussrechnungen erstellen. Die Auftragssumme bezieht sich dann auf die Plankosten.
Beauftragungen können nicht direkt gebucht werden, es muss zwingend der Weg über Teilrechnung erstellen oder Schlussrechnung erstellen gewählt werden. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.
In diesem Fallbeispiel haben wir die Beauftragung ausgehend von der Projektplanzeile erstellt. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit eine Beauftragung außerhalb des Projekts zu generieren, z. B. über eine Schadensmeldung und den Projektbezug über die Beauftragung herzustellen. Weitere Informationen finden Sie dazu im Kapitel Beauftragung über RE Beauftragung mit Projekt verknüpfen.
Teilrechnung erstellen
Im Fallbeispiel trifft vom Kreditor eine erste Teilrechnung ein. Die Einkaufsrechnungen im Projektmodul erstellen Sie normalerweise über die Funktion Teilrechnung berechnen (bzw. Schlussrechnung berechnen). In dem Fenster, das sich beim Funktionsaufruf Teilrechnung berechnen öffnet, haben Sie vielfältige Möglichkeiten den Anweisungsbetrag für den Kreditor berechnen zu lassen. Folgende Funktionen stehen für die Berechnung der Teilrechnung zur Verfügung und werden nachfolgend erläutert.
Kumulative Rechnungslegung
In der Teilrechnung besteht die Möglichkeit, das kumulative Abrechnungsverfahren anzuwenden. Das bedeutet, Sie erfassen statt den Teilbeträgen der vorliegenden Einzelrechnung die Gesamtsumme der bisher erbrachten Leistung (=Summe aller bisherigen Teilrechnungen). Das Berechnungsverfahren legen Sie im Feld VOB-Rechnungslegung fest. Dieses Feld steht in der Projektentwicklung Einrichtung, auf der Projektkarte und der Karte der Projektplanzeile zur Verfügung und wird entsprechend der Hierarchie weitervererbt. Das bedeutet, dass die Berechnungsmethode bei Bedarf pro Projektplanzeile unterschiedlich zum Gesamtprojekt festgelegt werden kann -> somit kann eine Auswahl der Methode der Rechnungslegung pro Kreditor getroffen werden. Markieren Sie nun die betreffende Projektplanzeile und wählen die Aktion Teilrechnung berechnen.
Das Fenster Teilrechnung berechnen öffnet sich. Dieses beinhaltet zwei Inforegister.
Im Inforegister Allgemein werden alle wesentlichen Daten aus der Projektplanzeile übernommen und können teilweise geändert werden. Ausgenommen von der Änderung sind u.a. die Felder MwSt.- Produkt und Geschäftsbuchungsgruppe, Nachlass, Einbehalt TR% und SR%. Sollten die aus dem Prozentsatz berechneten Einbehalte korrigiert werden, so tragen Sie die gewünschten Beträge in EUR direkt im Inforegister Kalkulationsschemazeilen Teil-/Schlussrechnung ein.
Ergänzen Sie die Rechnungsnummer im Feld Kred. Rechn.-/Gutschriftsnr. und das Fälligkeitsdatum. Im Inforegister Allgemein gibt es zusätzlich das Feld Skontodatum. Dieses Datum kann geändert werden, die Änderung wird entsprechend in den Einkaufsbeleg und die Kreditorenposten übernommen.
Im Inforegister Kalkulationsschemazeilen Teil-/Schlussrechnung werden das Budget sowie die Auftragssumme und ggf. bereits berechnete Leistungen zur Planzeile berechnet und getrennt nach kumuliert, Betrag (= Nettobetrag), MwSt. und Betrag inkl. MwSt. dargestellt. Die Spalte Kumuliert wird nur eingeblendet, wenn Sie im Feld VOB-Rechnungslegung die Kumulative Rechnungslegung ausgewählt haben. Im Falle der kumulativen Rechnungslegung können Sie die einzutragenden Rechnungswerte sowohl in der Spalte Kumuliert als auch in der Spalte Betrag erfassen. Bei kumuliert addieren Sie alle Werte aus den bisherigen Teilrechnungen sowie der aktuell vorliegenden Rechnung. Geben Sie die Werte in die Spalte Betrag ein, so tragen Sie hier nur die Werte der aktuell vorliegenden Rechnung ein. Die zugehörigen Felder der anderen Spalte werden automatisch berechnet.
Folgende Felder können von Ihnen bearbeitet werden:
Rechnungsbetrag
Erfassen Sie hier den Betrag, den der Kreditor für seine Teilleistung einfordert (Spalte Betrag), bzw. die Summe aller Leistungen inklusive der aktuellen Teilrechnung (Spalte Kumuliert).
Nachlass
Auf dem Eingabeformular für Teil-/Schlussrechnung steht der Nachlass direkt unter der Zeile Rechnungsbetrag. Der Nachlass in EUR wird aufgrund der Definition in der Projektplanzeile ermittelt und vom Rechnungsbetrag abgezogen. Der Rechnungsbetrag nach Nachlass ist die Basis für alle weiteren Berechnungen. Dieser Nachlass wird nicht protokolliert und fließt in keinerlei Posten ein. Er ist auf den Einkaufsbelegen nicht ersichtlich. Das Feld kann hier nicht überschrieben werden.
Einbehalt/Sondereinbehalt von Teilrechnung
Bei Bedarf erfassen Sie bereits bei Teilrechnungen im Feld Einbehalt von Teilrechnung einen Betrag, der sodann von der Auszahlung abgezogen und entsprechend verbucht wird. Ist das Feld Einbehalt TR % im Inforegister Allgemein befüllt, so wird der Einbehalt der Teilrechnung automatisch berechnet. Basis ist der Rechnungsbetrag nach Nachlass.
Abzug 1-6
Diese Felder werden aufgrund der Prozentsätze, die auf der Projektkarte hinterlegt wurden, berechnet. Wurde auf der Projektkarte ein Abzug definiert, können die Werte auf der Teilrechnung noch einmal verändert werden, entweder über den Prozentsatz in den Felder Abzug 1-6 % oder über den Wert in den Felder Abzug 1-6 angepasst werden.
Anweisungsbetrag
Dieses Feld wird automatisch errechnet, unter Berücksichtigung von Einbehalten, Abzügen, MwSt., Erwerbssteuer und Skonto.
Wichtig
Bei der Berechnung der Teil-/Schlussrechnung kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Gibt man z. B. in der Spalte Betrag inkl. MwSt. den Rechnungsbetrag ein, kann es bei der Ermittlung der Nettowerte in den Zeilen Rechnungsbetrag und Rechnungsbetrag nach Nachlass zu Differenzen kommen. Ausschlaggebend sind die Werte in der Zeile Rechnungsbetrag nach Nachlass. Geben Sie in dem Falle, wenn möglich den Nettobetrag ein. Bei der kumulativen Rechnungslegung kann es zu Rundungsdifferenzen in der Spalte Kumuliert kommen. Dies liegt an der Reihenfolge der Berechnung im Teil-/Schlussrechnungsformular, die wie nachfolgend beschrieben erfolgt:
Geben sie den Rechnungsbetrag in die Spalte Kumuliert ein, wird daraus zuerst der Rechnungsbetrag Betrag errechnet. Daraufhin werden alle weiteren Werte der Spalte Betrag ermittelt. Erst danach werden alle bisherigen Teilrechnungen mit der aktuellen Spalte Betrag aufsummiert und daraus die Werte der Spalte Kumuliert berechnet. Dies kann zu Rundungsdifferenzen der Spalte kumuliert führen, aufgrund der Berechnungsreihenfolge. Die prozentualen Feldberechnungen der Einzelrechnungen wird auf zwei Kommastellen gerundet, bevor die Aufsummierung aller Teilrechnungen stattfindet. Die Einzelrechnungen sind führend und ausschlaggebend, da diese Werte in Rechnung gestellt wurden.
Rechnungsbegleitschein
Vor dem Erstellen bzw. Buchen der Einkaufsrechnung können Sie sich einen Rechnungsbegleitschein anzeigen und ausdrucken lassen. Der Rechnungsbegleitschein stellt die Inhalte des flüchtigen Eingabeformulars für die Teil- und Schlussrechnung im Detail dar. Er weist sowohl Werte der aktuellen Rechnung als auch Summenwerte aller bisher gebuchten Rechnungen aus. Der Bericht kann als Nachweis für die zu buchenden und auszuzahlenden Beträge für die Buchhaltung und gegenüber den Kreditoren dienen. Aus dem Kalkulationsschema heraus können Sie den Rechnungsbegleitschein aufrufen.
Nach Erfassung der notwendigen Angaben wird die Rechnung über den Befehl EK-Beleg erstellen und buchen gebucht. Alternativ kann die Rechnung über EK– Rechnung erstellen zunächst nur erzeugt werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu buchen. Sie finden diese EK-Rechnung in den Einkaufsrechnungen.
Wichtig
Es wird davon abgeraten die Zeilen des Einkaufsbeleges vor dem Buchen manuell zu bearbeiten. Ansonsten kann es zu Problemen in der Weiterverarbeitung kommen. Der Beleg ist komplett zu löschen und über die Funktion TR/SR berechnen erneut anzulegen. Werte wie externe Belegnummer oder das Buchungsdatum können dagegen problemlos im bereits erstellen EK-Beleg geändert werden.
Hinweis
Alle erzeugten und gebuchten Belege lassen sich sowohl aus der betreffenden Projektplanzeile als auch aus der Projektkarte heraus über Beauftragungen bzw . EK- Rechnungen bzw. EK-Gutschriften im Menüband aufrufen.
Im Fallbeispiel wurde der Standardanwendungsfall von Teil- und Schlussrechnungen mit Projektbezug aufgezeigt. Lesen Sie im Kapitel Alles rund um Beauftragungen und Rechnungen u.a. wie Sie eine Einzelrechnung mit Projektbezug buchen können. Im Kapitel Bauabzüge ist die Funktionalität Abzüge in Teilrechnungen und Schlussrechnungen dokumentiert.
Schlussrechnung erstellen
In unserem Beispiel trifft die Schlussrechnung vom Kreditor ein. Diese wird wie folgt in RELion erzeugt und gebucht. Markieren Sie die betreffende Projektplanzeile und wählen die Aktion Schlussrechnung berechnen.
Es öffnet sich nun ein Fenster zum Berechnen des Anweisungsbetrages, dieses ist analog auszufüllen, wie im vorigen Kapitel Teilrechnung erstellen erläutert.
Der Rechnungsbetrag, den Sie im Feld Rechnungsbetrag eintragen, ist der Gesamtbetrag der Gesamtleistung und muss sich innerhalb des Toleranzbereichs bewegen, den Sie in der Projektentwicklung Einrichtung festgelegt haben, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Basis für die Toleranzberechnung ist das Feld Rechn.-Betrag nach Nachlass in der Spalte Kumuliert. Dieses wird gegengeprüft gegen Summe Beauftragung oder falls ohne Beauftragung gearbeitet wurde gegen das Budget der Planzeile. Die Bauabzüge werden nicht berücksichtigt.
Der Anweisungsbetrag wird automatisch errechnet, ggf. unter Berücksichtigung von Teilrechnungen, Sicherheits-einbehalten, Abzügen, MwSt. und Skonto. Nach Erfassung der notwendigen Angaben wird die Rechnung über den Befehl EK- Beleg erstellen und buchen gebucht. Alternativ können Sie die Rechnung über EK- Beleg erstellen zunächst nur erzeugen, um diese zu einem späteren Zeitpunkt zu buchen. Diese Rechnung finden Sie in den Einkaufsrechnungen.
Rechnungsbegleitschein
Vor dem Erstellen bzw. Buchen der Einkaufsrechnung können Sie sich einen Rechnungsbegleitschein anzeigen und ausdrucken lassen. Dazu öffnen Sie den Rechnungsbegleitschein.
Folgende Sachposten werden bei der Buchung der Schlussrechnung gebildet:
Im diesem Fallbeispiel wurde der Standardanwendungsfall von Teil- und Schlussrechnungen mit Projektbezug aufgezeigt. Lesen Sie im Kapitel Alles rund um Beauftragungen und Rechnungen u.a., wie Sie eine bereits gebuchte Schlussrechnung ändern bzw. stornieren können oder eine Einzelrechnung mit Projektbezug buchen können.
Berechnung des Einbehaltes in der Schlussrechnung
Die Basis für die prozentuale Berechnung des Einbehaltes der Schlussrechnung ist folgende:
Nach Eingabe des Rechnungsbetrages (Kumuliert, Betrag oder Betrag inkl. MwSt.) wird das Feld Rechn.-Betrag nach Nachlass in der Spalte Kumuliert berechnet. Dies ist auch teilweise die Basis für die Berechnung des Felds Abzug Einbehalt SR (abhängig von der Auswahl der Berechnungsart von TR/SR). Für den Abzug Einbehalte Schlussrechnung und Teilrechnung gibt es im Schlussrechnungs-Kalkulationsschema jeweils zwei Zeilen. Im Feld Abzug Einbehalt SR wird der Einbehalt der Schlussrechnung angezeigt, im Feld Bisheriger Einbehalte TR der Einbehalt der Teilrechnung.
Das Feld Abzug Einbehalt SR kann weiterhin manuell bearbeitet werden. Der Betrag dieses Feldes ist ausschlaggebend für die Höhe des Einbehaltes, der mit der Buchung der Schlussrechnung für diese Projektplanzeile gebildet wird. Bereits gebildete Einbehalte aus den Teilrechnungen werden wie bisher mit Buchung der Schlussrechnung aufgelöst.
Hinweis
Haben Sie Teilrechnungseinbehalte gebucht und auf der Karte der Projektplanzeile ist keine Prozentangabe für Einbehalte aus Schlussrechnung angegeben, dann wird im Kalkulationsschema der Schlussrechnung der Wert Teilrechnungseinbehalt negativ in die Zeile Bisherige Einbehalte aller TR eingetragen und positiv in die Zeile Abzug Einbehalt SR. D. h., es wird erst einmal davon ausgegangen, dass der Einbehalt aus den Teilrechnungen in gleicher Höhe als Schlussrechnungseinbehalt gebildet werden soll. Möchten Sie dies nicht, so ist ein neuer Wert in der Zeile Abzug Einbehalt SR einzutragen. Tragen Sie dort den Wert 0 ein, wenn der Teilrechnungseinbehalt aufgelöst werden soll und kein neuer Schlussrechnungseinbehalt gebildet werden soll.
Über das Thema Einbehalte in Teilrechnungen informiert Sie das Kapitel Einbehalte und Bürgschaften anwenden. Im Kapitel Bauabzüge ist die Funktionalität Abzüge in Teilrechnungen und Schlussrechnungen dokumentiert.
Korrekturreport Projektplanzeile Status „schlussgerechnet“
Es gibt einen Korrekturreport , der es erlaubt Projektplanzeilen mit dem Status schlussgerechnet zu versehen. Dies ist Voraussetzung, um ein Projekt abzuschließen. Der Report ist nur über Run Objekt aufzurufen.
Der Report setzt eine Projektplanzeile auf den Status **Schlussgerechnet, ohne die Erstellung einer zugehörigen Schlussrechnung.
Vor Ausführung der Funktion ist folgendes zu prüfen:
Gibt es Einbehalte für Teilrechnungen? Diese sind zu stornieren oder freizugeben.
Wurden Projektposten manuell über das Projektbuchblatt erstellt? Wenn ja, sollten diese 2-zeilig gebucht worden sein. Einmal als gebuchte Einkaufsrechnung auf das Baukonto und einmal als Verbindlichkeit auf den Kreditor.
Wurde ggf. ein Budget freigegeben?
Bei übergeordneten Zeilen wird der Status automatisch auf schlussgerechnet gesetzt, sobald alle untergeordneten Zeilen schlussgerechnet wurden. Der Bericht ist nur über Objekt ausführen zu erreichen.
Wichtig
Es wird empfohlen, diesen Bericht nur mit einem Berater bzw. Supportunterstützung auszuführen. Dieser Bericht führt keine Änderungsbuchungen bzgl. Einbehalte, Bauabzüge, bzw. der Leistung. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Abschluss des Projekts
Sobald eine Projektplanzeile schlussgerechnet ist, ändert sich ihr Status automatisch auf Schlussgerechnet. Übergeordnete Zeilen ändern dabei ihren Status ebenfalls automatisch auf Schlussgerechnet, sobald alle untergeordneten Zeilen auf Schlussgerechnet stehen. Sind alle Zeilen aller Ebenen auf Schlussgerechnet gesetzt, ändert sich auch der Projektstatus auf der RE Projektkarte automatisch auf Schlussgerechnet.
Weitere Hinweise zu den einzelnen Projekt- und Zeilenstatus finden Sie im Kapitel Statusänderungen und Prüfungen im Detail.
Weiterführende Themen und Besonderheiten
Projektplanzeilen
Hierarchie von Projektplanzeilen
Projektplanzeilen lassen sich hierarchisch strukturieren. Durch Einrückung können Unterzeilen gebildet werden. Dies ist auch über mehrere Hierarchieebenen möglich. Im folgenden Beispiel wurden zwei Zeilen angelegt, diese sind zunächst noch auf einer Ebene.
Nun markieren Sie die untere Zeile und verschieben diese mit Einrücken um eine Planungsebene, also eine Hierarchieebene, nach unten.
Die Hauptzeile wurde in Fettdruck markiert und kennzeichnet nun die Summenzeile als übergeordnete Planungsebene. Analog funktioniert das Ausrücken, hier können Sie eingerückte Zeilen in der Hierarchie wieder nach oben verschieben.
Mit dem gleichen Verfahren können dadurch bis zu vier Ebenen erstellt werden.
Übergeordnete Planungsebenen werden in Fettdruck dargestellt. Zu übergeordneten Planungsebenen können keine Aufträge erfasst werden. Diese Zeilen dienen ausschließlich der Strukturierung des Projekts und der Summendarstellung untergeordneter Ebenen. Um Plankosten übergeordneter Zeilen automatisch aus denen der untergeordneten berechnen zu lassen wählen Sie Plankosten neu berechnen. Näheres hierzu im Kapitel Plankosten neu berechnen.
Mit dem Befehl Einfügen fügen Sie eine neue Planzeile oberhalb der markierten Zeile ein. Mit dem Befehl Anfügen fügen Sie eine Planzeile unterhalb der markierten Zeile ein.
Wichtig
Die beiden ersten Spalten des Projekts Position und Beschreibung sind in der Standardansicht fixiert. Sie sollten die Ansicht für die erste Spalte nicht ändern, da ansonsten die optische Darstellung der Zeilenhierarchie (Einzugsabstand im Feld Position) nicht sichtbar wird.
Die vertikale Ansicht der Zeilen (Detailtiefe Planungsstruktur) lässt sich ändern, indem Sie die Pfeile neben Position wählen. Damit können Sie die Zeilen erweitern bzw. reduzieren.
Zusammenhänge von Planungsebene und Planungsebenencode
Nachfolgend finden Sie einige Anmerkungen zur systeminternen Verarbeitung der Felder Planungsebene und Planungsebenencode 1 bis 4. Diese Felder werden automatisch anhand der Hierarchie der Projektplanzeilen belegt und fließen ebenfalls in die Projektkostenplanzeilen und RE Projektposten ein.
Die Inhalte der Felder Planungsebene und Planungsebenencode 1 bis 4 der Projektkostenplanzeilen und RE Projektposten entsprechen immer genau den gleichnamigen Feldern der verknüpften Projektplanzeilen. Das heißt, sollte sich eines oder mehrere dieser Felder einer Projektplanzeile ändern, z. B. durch das Ein-/Ausrücken der Zeile, erfolgt im Hintergrund eine automatische Aktualisierung der verknüpften Projektkostenplanzeilen und RE Projektposten durch das System. Im Gegensatz zu den Projektplanzeilen dienen die angesprochenen Felder in den Projektkostenplanzeilen und RE Projektposten ausschließlich zu Filterzwecken. In den Projektplanzeilen sind die Felder Planungsebenencode 1 bis 4 ein wesentlicher Bestandteil des Schlüssels zur Darstellung der jeweiligen Projektstruktur in allen wesentlichen Oberflächen. Die Zusammenhänge sehen dabei wie folgt beschrieben aus:
Projektplanzeilen der Planungsebene 0: Das Feld Planungsebenencode 1 wird bei diesen Zeilen in 10.000er-Schritten beim Anfügen von neuen Planzeilen durchnummeriert. So besteht die Möglichkeit, Projektplanzeilen auf gleicher Planungsebene durch die Wahl eines Zwischenwertes für den Inhalt des Planungsebenencodes 1 einzufügen. Die Inhalte der Felder Planungsebenencode 2 bis Planungsebenencode 4 sind bei Projektplanzeilen der Planungsebene 0 immer gleich 0. Untergeordnete Projektplanzeilen sind immer durch identische Werte im Feld Planungsebenencode 1 mit der übergeordneten Planzeile der Planungsebene 0 verknüpft.
Projektplanzeilen der Planungsebene 1: Der Inhalt des Feldes Planungsebenencode 1 entspricht dem der übergeordneten Projektplanzeile und schafft somit eine direkte Verknüpfung. Das Feld Planungsebenencode 2 wird in 10.000er-Schritten beim Anfügen von neuen Planzeilen der Planungsebene 1 durchnummeriert. So können analog zur Funktionalität Projektplanzeilen der Planungsebene 0 (s.o.) neue Zeilen eingefügt werden. Die Inhalte der Felder Planungsebenencode 3 bis Planungsebenencode 4 sind bei Projektplanzeilen der Planungsebene 1 immer gleich 0. Untergeordnete Projektplanzeilen sind durch identische Werte der Felder Planungsebenencode 1 und Planungsebenencode 2 mit der übergeordneten Planzeile der Planungsebene 1 verknüpft.
Projektplanzeilen der Planungsebene 2 und 3: Funktionalität folgt den oben beschriebenen Zusammenhängen.
Projektplanzeilen kopieren
RELion bietet die Möglichkeit, Projektplanzeilen von einem Projekt in ein anderes zu kopieren. Auf diese Weise können z. B. Musterprojekte erstellt werden, deren Struktur immer wieder verwendet werden kann. Die wichtigsten Fakten im Überblick:
Der Kopiervorgang wird aus dem Zielprojekt gestartet.
Es werden alle Zeilen des Quellprojekts inklusive der hierarchischen Struktur (Einrückungen) übernommen.
Es werden alle wesentlichen Werte aus den Quellzeilen kopiert, wie z. B. Positionsnr., Beschreibung, Planmengen, etc.
Die Planwerte/Budgetwerte werden kopiert, falls diese Option beim Kopiervorgang gewählt wird.
Das Baukonto kann wahlweise aus dem Quellprojekt oder aus dem Zielprojekt übernommen werden.
Nicht kopiert werden evtl. vorhandene Belege (Aufträge, Rechnungen), da diese für das Zielprojekt nicht relevant sind.
Ebenfalls nicht kopiert werden die Projektnr. sowie Objektinformationen, da diese aus dem Zielprojekt übernommen werden.
Um die Felder Nachlass %, Kreditorennr., Einbehalt TR, Einbehalt SR, Baukonto, Zahlungsbedingungscode TR, Zahlungsbedingungscode SR, Prozent für Abzüge 1-6 und Konto für Abzüge 1-6, Berechnungsbasis für Abzüge aus den Projektplanzeilen zu übernehmen muss die entsprechende Option gesetzt werden.
Projektplanzeilen in leeres Projekt kopieren (Standardfall)
Der Aufruf erfolgt von den Projektplanzeilen des Zielprojekts aus, über die Funktion Zeilen aus Projektplan kopieren…
Es öffnet sich der Bericht RE Projektplan kopieren. Wählen Sie die gewünschten Parameter. Starten Sie die Verarbeitung mit OK. Die Zeilen des Quellprojekts werden in das Zielprojekt kopiert.
Wenn Sie das Feld Zusätzliche Feldinhalte kopieren aktivieren, dann werden folgender Felder aus der Projektplanzeile des Quellprojektes in die Projektplanzeile des Zielprojektes kopiert: Nachlass %, Kreditorennr., Einbehalt TR, Einbehalt SR, Baukonto, Zahlungsbedingungscode TR, Zahlungsbedingungscode SR, Prozent für Abzüge 1-6 und Konto für Abzüge 1-6, Berechnungsbasis für Abzüge.
Bei der Auswahl **Zusätzliche Feldinhalte kopieren **wird das Objektkonto immer aus den Projektplanzeilen kopiert, egal wie die Einstellung in dem Feld Objektkonto kopieren aus lautet. Wenn Sie im Nachgang Kreditoren ändern, werden die Zahlungsbedingung des Kreditors in die Projektplanzeilen validiert.
Beim Kopieren von Projektplanzeilen bei Projekten mit Mehrfachobjekten ist es möglich, die Objekte aus den Projektplanzeilen des Quellprojektes zu übernehmen. Voraussetzung ist, dass die Objekte zur Eigentümer-ZE des Zielprojektes gehören. Dazu steht das Feld Objekt kopieren in der Funktion Projektplanzeilen kopieren zur Verfügung.
Beim Kopieren von Projektplanzeilen werden die Informationen von Mieter/Eigentümer und Objekt mit Gebäude, Hauseingang, Einheitennr. Einheitenhistorie (wenn diese ausgefüllt sind) übernommen. Es wird überprüft, ob alle Objekte der zu kopierenden Projektplanzeilens zur Eigentümer ZE des Zielprojektes passen. Ist dies nicht der Fall, wird der Kopiervorgang abgebrochen.
Projektplanzeilen zu bestehenden Zeilen hinzukopieren (Sonderfall)
Auch wenn im Zielprojekt bereits Zeilen vorhanden sind, kann die Kopierfunktion genutzt werden.
Wichtig
Die Bedienung erfordert eine genaue Kenntnis der Planungsebenen-Struktur.
Es werden jeweils die kompletten Planungszeilen eines Vorlageprojekts inklusive der jeweiligen Planzeilenstruktur in das Zielprojekt kopiert, eine Einzelauswahl ist nicht möglich, nicht benötigte Planzeilen können hinterher wieder aus dem Zielprojekt gelöscht werden.
Es wird immer oberhalb der markierten Zeile in die bestehende Struktur eingefügt.
Die Planungsebene der Ausgangszeile im Zielprojekt wird auf die oberste Planungsebene des Quellprojekts übertragen und ggf. tiefere Planungsebenen des Quellprojekts entsprechend hochgezählt, die maximale Anzahl von vier Planungsebenen darf dabei nicht überschritten werden, ansonsten bricht der Kopiervorgang mit einer Fehlermeldung ab.
Beispiel für das Einfügen zwischen bestehende Zeilen
Hier soll zwischen bestehende Zeilen B (Planungsebene 1) und C (Planungsebene 2) ein Vorlageprojekt einkopiert werden. Zu diesem Zweck markieren Sie die Zeile C und führen mit der Funktion Zeilen aus Projektplan kopieren… den Kopiervorgang aus.
Die gesamte an dieser Stelle eingefügte Struktur wird sich im Planlevel an der Ausgangszeile (C, Planungsebene 2) orientieren, d. h., die oberste Zeile des Quellprojekts wird unter Zeile B auf Ebene 2 eingeordnet. Untergeordnete Zeilen des Quellprojekts werden entsprechend der Hierarchie ebenfalls auf ein niedrigeres Planlevel verschoben.
Da insgesamt vier Planungsebenen zur Verfügung stehen, kann in diesem Fall das Quellprojekt maximal zwei Planungsebenen umfassen (da bereits auf Ebene 2 eingefügt wird). Andernfalls kommt es zu einer Fehlermeldung und Abbruch des Vorgangs.
Beispiel für das Einfügen unterhalb bestehender Zeilen:
Hier soll unter die vorhandenen Zeilen ein weiterer Zeilenblock kopiert werden.
Fügen Sie dazu zunächst eine Hilfszeile unter D ein und rücken sie die Zeile soweit ein bzw. aus, wie sie diese als Ausgangsebene für das zu kopierende Projekt benötigen, z. B. auf Ebene 0:
Fügen Sie eine weitere Hilfszeile in gleicher Planungsebene direkt darunter ein und führen Sie die Kopierfunktion von der unteren Hilfszeile ausgehend aus.
Das Quellprojekt wurde beginnend mit Planungsebene 0 zwischen die Hilfszeilen kopiert. Anschließend können Sie die Hilfszeilen wieder löschen. Die erste Hilfszeile diente dabei der Vorgabe der Planungsstrukturebene für das einzufügende Quellprojekt und die zweite Hilfszeile als Basiszeile für den Kopierauftrag, da dieser stets auf Basis der markierten Zeile das Quellprojekt einfügt.
Auf diese Weise können Sie die bestehende Objektstruktur zu jeder Zeit entsprechend erweitern.
Projektplanzeilen löschen
Eine Projektplanzeile kann nur gelöscht werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind.
Status der Projektplanzeile ist Offen.
Es sind keine verknüpften EK-Belege (Beauftragungen, Rechnungen, Gutschriften in der Erfassung/Bearbeitung) vorhanden. Der Status dieser EK-Belege ist dabei unerheblich.
Es darf kein Budget mehr vorhanden sein (Budget = 0).
Es gibt keine verknüpften Projektposten. Stornierte Posten spielen keine Rolle.
Es dürfen keine verknüpften Einträge in den RE Projektbuchblättern vorhanden sein.
Es gibt keine verknüpften Einträge in den Bankbürgschaften/Einbehalten. Stornierte Einbehalte spielen keine Rolle.
Sind diese Bedingungen erfüllt, wird die ausgewählte Projektplanzeile mit allen ihr untergeordneten Planzeilen gelöscht. Mit den Planzeilen werden vorhandene Budgetposten, stornierte Projektposten, stornierte Einbehalte auf der Seite Bürgschaften – Einbehalte und eventuelle Bemerkungen/Beschreibungen gelöscht.
Systematik der Projektposten
Die RELion Projektentwicklung verwendet im Hintergrund eine Systematik sogenannter Projektposten. Jede Abarbeitung von Belegen, wie im Fallbeispiel geschildert, erzeugt solche Posten. Für Sie bedeutet dies, zum einen größere Transparenz, da die Posten jederzeit eingesehen werden können, zum anderen funktionale Flexibilität durch die Möglichkeit der manuellen Bearbeitung (s. a. Projektbuchblatt).
Die Posten beziehen sich immer auf eine Projektplanzeile und können über diese aufgerufen werden. Markieren Sie dazu die betreffende Zeile und wählen Sie Posten. Es öffnet sich die Liste Projektposten:
Folgende Vorgänge führen zu Modifikationen der Tabelle:
Die Freigabe und das Buchen von projektbezogenen Einkaufsbelegen (Beauftragung, Teil-/Schlussrechnung) führen zu Einträgen in die Tabelle RE Projektposten.
Das Buchen von projektbezogenen Einkaufsbelegen (Teil-/Schlussrechnungen, und Einzelrechnungen) führt zu Einträgen (Aufwand, Verbindlichkeiten, Skonto u. Restbeträge) in der Tabelle RE Projektposten.
RE Projektposten, die auf nicht gebuchten Einkaufsbelegen (Beauftragungen, freigegebene Teil-/Schlussrechnungen) beruhen, werden mit dem Rücksetzen des Freigabestatus bzw. dem Löschen des Belegs ebenso gelöscht (Ausnahme: Das Löschen von Beauftragungen nach Archivierung des Belegs).
Die Modifikation von projektbezogenen Sach- und Kreditorenposten, ebenso wie neue/geänderte Deb.-Kreditorenposten führen zur Aktualisierung der verknüpften RE Projektposten.
Im Ergebnis bedeutet dies, dass für einen Vorgang ein oder mehrere Projektposten erzeugt werden. So erzeugt die Freigabe einer Beauftragung einen Posten. Das Buchen einer Rechnung erzeugt zwei Posten (Aufwandsposten und Verbindlichkeitsposten), ebenso das Buchen eines Einbehalts. Das Buchen einer Schlussrechnung kann bis zu drei Posten erzeugen (Aufwandsposten, Verbindlichkeitsposten, Abzugsposten der bereits gebuchten Teilrechnungen).
Projektbuchblatt
Das Erstellen, Ändern und Löschen von Projektposten erfolgt immer über das Projekt Buch.-Blatt. Dazu werden entsprechende Einträge über die Projekt Buch.-Blattzeilen erstellt und anschließend gebucht. Im beschriebenen Standardablauf werden vom Benutzer keine zusätzlichen Tätigkeiten erwartet, vielmehr findet automatisch im Rahmen der im Folgenden gelisteten, projektbezogenen Funktionalitäten eine Aktualisierung der verknüpften RE Projektposten durch das System statt:
Das Freigeben, Status zurücksetzen von Beauftragungen, Teil- und Schlussrechnungen (-gutschriften)
Das Buchen von Einzel-, Teil- und Schlussrechnungen (-gutschriften)
Der Ausgleich von projektbezogenen Kreditorenposten
Der Storno von Belegen
Eine Alternative stellt die manuelle Erfassung von Projekt Buch.-Blattzeilen durch den Benutzer dar. Über diesen Weg haben Sie die Möglichkeit, Änderungen/Korrekturen von Projektkosten zu erfassen, die keine direkten Beziehungen zu Systembelegen haben. Unter anderem wäre dies eine Möglichkeit, um eine Projekthistorie aus Fremdsystemen ohne direkten Bezug zu anderen Business Central-Modulen wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, etc. zu übernehmen.
Wichtig
Vom System werden nur eingeschränkte Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Achten Sie deshalb darauf, dass z. B. beim Erfassen von gebuchten Teilrechnungen alle Einträge für Teilrechnungsbetrag, Einbehalt-Teilrechnung, Verbindlichkeiten etc. vollständig und bezüglich ihrer Zahlenwerte konsistent sind.
Öffnen Sie das Projekt Buch.-Blatt.
Die Systematik der Buch.-Blattnamen entspricht der des Business Central Standard und wird hier nicht näher erläutert. Die Felder der Buch.-Blatt-Zeilen sind im Wesentlichen aus der RELion-Buchhaltung und dem Business Central Standard bekannt.
Hinzuweisen ist auf die beiden Felder Postenart und Teil-/Schlussrechnungszeilenart:
Postenart:
Über den Inhalt des Feldes Postenart lässt sich die Herkunft der Werte einer konkreten Belegart und Tabelle zuordnen:
Beauftragung, Eink.-Rechnung, Eink.-Gutschrift
Diese Einträge beziehen sich auf freigegebene Einkaufsbelege (direkte Tabellenbeziehung bei Verknüpfung zu einer Systembuchung: EK-Kopf und EK-Zeile).
Geb. Eink.-Rechnung, Geb. Eink.-Gutschrift
Diese Einträge beziehen sich auf gebuchte Einkaufsbelege (direkte Tabellenbeziehung bei Verknüpfung zu einer Systembuchung: Sachposten).
Diese Postenart wurde zusätzlich zur Ermittlung von Verbindlichkeiten, Restbeträge und gewährtem Skonto eingefügt. Diese Informationen lassen sich nicht direkt aus den gebuchten Belegen (s.o.) ermitteln (direkte Tabellenbeziehung bei Verknüpfung zu einer Systembuchung: Kreditorenposten).
Aufwand d.n. anrechenbare Vorsteuer
Diese Einträge stammen aus der Stapelverarbeitung der Umsatzsteueranmeldung, die die nicht abzugsfähige Vorsteuer in die Sachposten zurückschreibt und damit auch in den Projektposten aufwandserhöhend dargestellt wird.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation Buch.-Blätter.
Teil-/Schlussrechnungszeilenart:
Sie dienen der zusätzlichen Unterteilung, entsprechend der Berechnungssystematik des Projektmoduls. Die erfassten Buchungszeilen werden über Buchen gebucht. Dadurch werden die Informationen aus dem Projekt Buch.-Blatt wie folgt beschrieben in die Projektposten überführt.
Anhand der Informationen zu Projektnr., Projektplanzeilennr., Postenart, Teil-/Schlussrechnungszeilenart, Belegnr. und Belegzeilennr./Postennr. ermittelt RELion, ob zu einer vorliegenden RE Projekt Buch.-Blattzeile ein entsprechender RE Projektposten vorhanden ist.
Wurde kein entsprechender RE Projektposten gefunden, wird auf Basis der Daten der RE Projekt Buch.-Blattzeile ein neuer RE Projektposten generiert.
Im anderen Fall, wenn bereits ein RE Projektposten existiert, wird dieser modifiziert oder gegebenenfalls gelöscht. Enthält die RE Projekt Buch.-Blattzeile ein Storniert/Gelöscht-Kennzeichen, werden die RE Projektposten zu freigegebenen Einkaufsbelegen (Beauftragung, Teil-/Schlussrechnung) gelöscht. RE Projektposten mit einer Verknüpfung zu gebuchten Belegen werden von RELion auf storniert gesetzt. Enthält die RE Projekt Buch.-Blattzeile kein Storniert/Gelöscht-Kennzeichen, überschreibt/aktualisiert das System den vorhandenen RE Projektposten mit den Daten aus der RE Projekt Buch.-Blattzeile.
Hinweis
Das Buchen des Projekt Buch.-Blatts generiert Daten nur in eine Richtung. Es erzeugt, löscht oder modifiziert ausschließlich RE Projektposten. Es werden im Gegensatz zu diversen anderen Buchungsfunktionalitäten keine Standard-Business-Central-Daten wie Sachposten, Kreditorenposten, gebuchte Belege etc. von der Buchungsroutine schreibenderweise berührt.
Wichtig
Die belegrelevanten Werte der RE Projekt Buch.-Blattzeilen mit Systembezug (Systembuchung = Ja) lassen sich aus Sicherheitsgründen nicht manuell verändern. Um die Korrektur von Systembelegen im Rahmen der RE Projektposten nachvollziehbar zu ermöglichen, sind zusätzliche Korrekturposten (RE Projektposten) ohne Systembezug zu erstellen.
Statusänderungen und Prüfungen im Detail
RE Projektkarte
Der Status der RE Projektkarte steht hierarchisch an oberster Stelle und beeinflusst deshalb auch den Status der zugehörigen Zeilen. Der Projektstatus kann nur vom Projektleiter geändert werden.
Offen
Dies ist der Ausgangsstatus beim Anlegen der RE Projektkarte. Nur in diesem Status können Änderungen an der Projektkarte vorgenommen werden.
Freigegeben
Nach dem Erfassen der Projektkarte und der Planzeilen muss der Status vom Projektleiter freigegeben werden, um Beauftragungen, Rechnungen etc. zu ermöglichen. Bei der Freigabe auf der Projektkarte erfolgt die Abfrage, ob nur das Projekt (= die Projektkarte) oder auch die zugehörigen Zeilen freigegeben werden sollen.
Schlussgerechnet
Dieser Status wird vom System automatisch gesetzt, sobald alle Projektplanzeilen schlussgerechnet wurden. Eine manuelle Änderung auf Schlussgerechnet ist nicht möglich.
Gesperrt
Bei der Wahl dieses Status werden alle Zeilen automatisch ebenfalls auf Gesperrt gesetzt.
Der Status des Projekts kann nach der Freigabe auch wieder auf Offen zurückgesetzt werden. Auch in diesem Fall erfolgt die Abfrage, ob nur das Projekt selbst oder auch die zugehörigen Zeilen geöffnet werden sollen. Im letzteren Fall werden alle freigegebenen Zeilen wieder auf Offen gesetzt, schlussgerechnete und gesperrte Zeilen behalten jedoch ihren Status.
Projektplanzeile
Auch der Status einzelner Zeilen kann über das Feld Status verändert werden. Nachfolgend wird erläutert, welche Ausprägungen das Feld Status annehmen kann mit den entsprechenden Regeln und Auswirkungen beim
Offen
Dies ist der Ausgangsstatus beim Anlegen der Projektplanzeile. Grundsätzlich können nur in diesem Status Änderungen an der Zeile vorgenommen werden, es gibt jedoch verschiedene Ausnahmen, die unten aufgeführt sind.
Freigegeben
Nur in diesem Status können Bestellungen und Rechnungen generiert werden. Eine offene Zeile kann einzeln freigegeben werden, allerdings gilt auch hier die Hierarchie: eine Zeile im unteren Planlevel kann nur freigegeben werden, wenn die übergeordnete Zeile freigegeben ist. Eine Zeile des obersten Planlevels kann nur freigegeben werden, wenn das Projekt freigegeben ist.
Schlussgerechnet
Dieser Status wird in Projektplanzeilen im untersten Planlevel vom System automatisch gesetzt, sobald die Zeile schlussgerechnet wurde. Bei übergeordneten Zeilen wird der Status automatisch gesetzt, sobald alle untergeordneten Zeilen schlussgerechnet wurden. Eine manuelle Änderung auf schlussgerechnet ist nicht möglich. Der Status schlussgerechnet ist im untersten Planlevel endgültig. Zeilen, die mit einer Schlussrechnung verknüpft sind, können nicht wieder geöffnet werden. Übergeordnete Zeilen können wieder geöffnet werden.
Gesperrt
Bei der Wahl dieses Status werden alle untergeordneten Zeilen automatisch ebenfalls auf gesperrt gesetzt. Umgekehrt werden beim Öffnen einer gesperrten Zeile die Unterzeilen nicht automatisch geöffnet. Eine gesperrte Zeile kann nicht geöffnet werden, wenn die übergeordnete Zeile gesperrt ist.
Grundsätzlich können die Felder einer Zeile nur im Status Offen manuell geändert werden. Dazu gibt es einige Ausnahmen:
Die Felder Kreditorennr., Baukonto, Gebäude, Einheitennr. und Einheitenhistorie können auch im Status Freigegeben geändert werden, allerdings nur so lange keine Beauftragung erzeugt wurde.
Die Felder Einbehalt TR %, Einbehalt SR %, Zlg.-Bedingungscode TR, Zlg.-Bedingungscode SR und Bankkonto können im Status Freigegeben noch geändert werden. Falls bereits eine Beauftragung erzeugt wurde, erfolgt eine Hinweismeldung.
Die Planungskosten können ohne Berücksichtigung des Status geändert werden. Um diese Funktion zu aktivieren, ist in der Projektentwicklung Einrichtung im Inforegister Allgemein das Kontrollkästchen Plankosten ohne Rücksicht auf Status änderbar zu aktivieren.
Die Planung im laufenden Betrieb wird dadurch erheblich vereinfacht, denn es ist nicht mehr notwendig den Status des Projekts oder der Projektplanzeile auf Offen zu setzen, um die Plankosten neu berechnen zu lassen. Die Plankosten können damit auch unter Berücksichtigung der Einkaufsbelege jederzeit geändert werden, solange die Summe der bereits erfassten oder gebuchten Einkaufsrechnungen sowie freigegebene Beauftragungen nicht unterschritten wird.
Sie werden mit einer Meldung darauf hingewiesen. Die Plankosten können nur bis auf die Beauftragungssumme reduziert werden. Ist die Planzeile schlussgerechnet, erfolgt eine Hinweismeldung (Aktualisieren Sie die Seite mit F5). Die Planungskosten können Sie noch bis auf die abgerechnete Leistung ändern. Ein Unterschreiten der abgerechneten Leistung ist nicht möglich.
Welche Beträge belasten das Budget, bzw. entlasten dieses nicht? Bauabzüge, Skonto und nicht anrechenbare VSt haben keinen Einfluss auf das Budget und entlasten dieses nicht. Der Nachlass wird zu Beginn vom Rechnungsbetrag abgezogen und vermindert direkt den Rechnungsbetrag.
Betragsprüfung bei Zeilenfreigabe:
Bei Freigabe einer Zeile wird geprüft, ob die Plankosten der übergeordneten Zeile dadurch insgesamt überschritten werden. Dies wird nicht zugelassen (Fehlermeldung).
Bei Freigabe einer Zeile des obersten Planlevels wird geprüft, ob das Projektvolumen insgesamt überschritten wird. Dies wird nicht zugelassen (Fehlermeldung).
Prüfungen
Im Gesamtverlauf der Projektanlage finden verschiedene Prüfungen statt, um unbeabsichtigte Kostenüberschreitungen zu verhindern:
Projektvolumen wird gegen das Projektbudget geprüft (falls ein Budget eingerichtet wurde):
Bei der Freigabe des Projekts prüft RELion, ob das angegebene Projektvolumen, unter Berücksichtigung möglicher anderer bereits bestehender Projekte im selben Budget, den Budgetbetrag überschreitet.
Plankosten werden gegen das Projektvolumen geprüft:
Bei der Freigabe des Projekts summiert RELion die in den Zeilen eingegebenen Plankosten (siehe Kapitel Projektplanzeilen anlegen) und prüft, ob der Gesamtbetrag das auf der RE Projektkarte angegebene Projektvolumen übersteigt. Ist dies der Fall, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Die Freigabe wird nicht zugelassen.
Auftragsvolumen wird gegen Plankosten geprüft:
Übersteigt der Auftragsbetrag einer Zeile die zugehörigen Plankosten, wird bei der Freigabe der Beauftragung eine Hinweismeldung ausgegeben.
Nachfolgend ein schematischer Überblick über die Prüfbeziehungen. Die einzelnen Prüfmechanismen werden an den betreffenden Stellen dieses Dokuments einzeln erläutert.
Falls ohne Auftrag gearbeitet wird, wird die Rechnungssumme direkt gegen die Plankosten geprüft. Eine nachträgliche Erfassung von Aufträgen ist dann zu dieser Planzeile nicht mehr möglich.
Bericht Projektplanzeilen schlussrechnen
Um im Ausnahmefall eine Projektplanzeile manuell, also ohne Schlussrechnung auf den Status schlussgerechnet zu setzen, gibt es den Bericht Projektplanzeile schlussrechnen. Dieser Bericht sollte nur im Ausnahmefall und mit Unterstützung des Supports oder eines Beraters ausgeführt werden. Der Bericht wird normalerweise nicht benötigt, sondern hilft nach fehlerhafter Bearbeitung insofern weiter, dass auch das gesamte Projekt schlussgerechnet werden kann und nicht ein fehlerhafte Projektplanzeilen „hängen“ bleibt.
Vor Ausführung der Funktion ist folgendes zu prüfen:
Gibt es Einbehalte für Teilrechnungen? Diese sind zu stornieren oder freizugeben.
Wurden Projektposten manuell über das Projektbuchblatt erstellt? Wenn ja, sollten diese 2-zeilig gebucht worden sein. Einmal als gebuchte Einkaufsrechnung auf das Baukonto und einmal als Verbindlichkeit auf den Kreditor.
Wurde ggf. ein Budget freigegeben?
Bei übergeordneten Zeilen wird der Status automatisch auf schlussgerechnet gesetzt, sobald alle untergeordneten Zeilen schlussgerechnet wurden.
Wichtig
Dieser Bericht führt keine Änderungsbuchungen bzgl. Einbehalte, Bauabzüge, bzw. der Leistung. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Der Bericht ist nur über Objekt ausführen zu erreichen.
Plankosten neu berechnen
Bei einer Planzeilenstruktur mit mehreren Ebenen dienen die Plankosten übergeordneter Zeilen jeweils als Summe ihrer Unterzeilen:
Die Summe kann entweder manuell oder über die Funktion Plankosten neu berechnen erfasst/aktualisiert werden:
Wie aus den Bezeichnungen ersichtlich, können wahlweise
die Plankosten der markierten Zeile anhand der Zeilen der nächstniedrigeren Ebene berechnet werden,
die Plankosten der markierten Zeile anhand aller zugeordneten niedrigeren Zeilen berechnet werden,
unabhängig von der markierten Zeile alle übergeordneten Plankosten anhand aller jeweils untergeordneter Planzeilen berechnet werden.
Hinweis
Die Summe im Feld Proj.-Volumen geplant im Inforegister Allgemein auf der Projektkarte wird stets auf Basis der übergeordneten Summenzeilen neu berechnet, wenn der Projektstatus von Zeilen oder der gesamte Projektstatus auf der Projektkarte auf freigegeben gesetzt wird. Dabei muss die Summenzeile nicht der tatsächlichen Summe der untergeordneten Planungszeilen entsprechen. Es wird lediglich geprüft, ob die Summe der untergeordneten Zeilen kleiner oder gleich ihrer übergeordneten Summenzeile ist:
Sollen stets die tatsächlichen Summen in den Summenzeilen gezeigt werden, ist die Funktion Plankosten neu berechnen mit der Option Komplette Planungsstruktur neu berechnen auszuführen. Die Funktion Plankosten neu berechnen dient nicht der Aktualisierung ggf. eingerichteter freier Spalten (siehe Kapitel Berichte und Auswertungen).
Alles rund um Beauftragungen und Rechnungen
Beauftragung über RE Beauftragung mit Projekt verknüpfen
Auch eine Beauftragung, die über die RE Beauftragung im Modul Instandhaltung erstellt wird, kann einer Projektplanzeile zugeordnet werden.
Öffnen Sie die Beauftragungen unter Einkaufsbestellungen. Legen Sie mit Neu eine neue Beauftragung an. Tragen Sie im Inforegister Allgemein den ausführenden Kreditor ein. Im Inforegister RELion lassen Sie sich Mehr anzeigen und wählen in den Feldern Projekt Nr. und Projektplanzeilennr. die entsprechenden Werte aus.
Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Einkaufszeile automatisch mit den Angaben aus der Projektplanzeile gefüllt. Nun kann die Beauftragung freigegeben werden.
Teil-/Schlussrechnung über Einkaufsrechnung erstellen
Eine Teil- oder Schlussrechnung für ein Projekt lässt sich auch direkt aus der Einkaufsrechnung erfassen. Dazu öffnen Sie Einkaufsrechnungen. Mit Neu legen Sie eine neue Einkaufsrechnung an. Im Inforegister Allgemein tragen Sie den ausführenden Kreditor des Projekts ein.
Ordnen Sie im Inforegister RELion das Projekt über die Felder RE Projekt Nr. und Projektplanzeilennr. zu.
Im Menüband wählen Sie Teilrechnung erstellen bzw. Schlussrechnung erstellen und verfahren damit wie bereits beschrieben.
Hinweis
Haben Sie in der Einkaufsrechnung bereits einen Rechnungsbetrag in den Rechnungszeilen hinterlegt, so wird dieser Rechnungsbetrag bei Teilrechnung mit Einrichtung Einfache Rechnungslegung in die Spalte Betrag des Kalkulationsschemas übernommen. In der Schlussrechnung bzw. bei Teilrechnungen mit der Einrichtung Kumulierte Rechnungslegung wird der Betrag in die Spalte Kumuliert übernommen.
Wichtig
Folgende Vorgehensweise wird nicht unterstützt. Sie können keine Einkaufsgutschrift erstellen über Beleg kopieren. die Daten einer stornierte Einkaufsrechnung darin einkopieren und anschließend die Funktion Projektplan/Negative Teilrechnung erstellen ausführen. Diese Vorgehensweise führt zur fehlerhaften Daten in dem Kalkulationsschema.
Einzelrechnung mit Projektbezug ohne Teil-/Schlussrechnungsfunktion
Einer Projektplanzeile können bei Bedarf auch Einzelrechnungen zugeordnet werden. Dies kann sinnvoll sein für Kleinrechnungen wie Gebühren o.ä. Verfahren Sie bei der Erstellung der Rechnung wie im Kapitel Teil- / Schlussrechnung über Einkaufsrechnung erstellen.
Erfassen Sie über die Einkaufsrechnung eine neue Rechnung und befüllen sie im Inforegister RELion mit den Projektinformationen RE Projekt Nr. und Projektplanzeilennr. Buchen Sie die Rechnung nun wie gewohnt über die Schaltfläche Buchen.
Hinweis
Einzelrechnungen können zu jeder Projektplanzeile ohne Berücksichtigung der Planungsebene erstellt werden.
Um eine Einzelrechnung freigeben/buchen zu können, muss die zugehörige Projektplanzeile den Status Freigegeben oder Schlussgerechnet haben.
Einzelrechnungen belasten nicht das Projektvolumen. Sie werden auch nicht im Rahmen von Vergleichen der geplanten gegen die tatsächlichen Kosten innerhalb des Projekts und von Projektplanzeilen berücksichtigt.
Die Aufwandskonten von Einzelrechnungen sind nicht an die, im Projekt hinterlegten Objekt-/Projektkonten gebunden.
Um Einzelrechnungen zu einer Projektplanzeile erstellen zu können, müssen im Vorfeld keine geplanten Kosten budgetiert werden. Das heißt aber auch, dass die Beträge von Einzelrechnungen die geplanten Kosten einer Planzeile überschreiten können.
Ein evtl. innerhalb einer Projektplanzeile hinterlegter Kreditor findet im Rahmen der Funktionalitäten der Einzelrechnungen keine Berücksichtigung. Zu einer Planzeile dürfen beliebig viele Einzelrechnungen unterschiedlicher Kreditoren/Handwerker erfasst werden.
Die Felder Geb. Einzelrechn. und Geb. Einzelrechn. inkl. MwSt. der Projektplanzeilen zeigen die summierten Beträge der jeweiligen Planzeile sowie gegebenenfalls auch der untergeordneten Planzeilen an.
Die Summe aller Einzelrechnungen werden separat in der Statistik ausgewiesen.
Ändern einer bereits gebuchten Teil-/ Schlussrechnung
Eine bereits gebuchte Teil- oder Schlussrechnung kann durch nochmaliges Aufrufen der Funktion Teilrechnung berechnen oder Schlussrechnung berechnen geändert werden. Markieren Sie dazu die entsprechende Projektplanzeile und wählen die gewünschte Funktion:
Wählen Sie die Funktion Schlussrechnung berechnen und starten die Aufgabe, die sich nach einer Sicherheitsabfrage öffnet.
Bestätigen Sie den Dialog mit Ja und bearbeiten Sie die Schlussrechnung berechnen wie gewohnt, versehen Sie diese mit dem geänderten Rechnungsbetrag und schließen den Vorgang über die Funktion EK-Beleg erstellen und buchen ab.
Es werden folgende Aktionen durchgeführt:
Ist der geänderte Teil-/Schlussrechnungsbetrag höher als der ursprüngliche, wird eine Einkaufsrechnung über den Differenzbetrag gebucht.
Ist der geänderte Teil-/ Schlussrechnungsbetrag niedriger als der ursprüngliche, wird eine Einkaufsgutschrift über den Differenzbetrag gebucht.
Die bisher gebildeten Einbehalte werden korrigiert (soweit in dem Formular TR/SR berechnen aufgeführt). Dazu wird ein zusätzlicher Eintrag auf der Seite Bürgschaften – Einbehalte erstellt ggf. mit negativem Vorzeichen und entsprechende Posten gebildet.
Wichtig
Wenn Sie für eine Teilrechnung/Schlussrechnung mit Einbehalten oder einem Sondereinbehalt eine korrigierte Teilrechnung/Schlussrechnung mit Einkaufsgutschrift gebucht haben, dann erhalten Sie ggf. einen Eintrag in der Seite Bürgschaften – Einbehalte mit negativem Vorzeichen. Hierbei handelt es sich um eine Korrektur des Einbehaltes. Im Beispiel wurde der Eintrag in Zeile 1 beim Buchen einer Einkaufsrechnung erstellt, Zeile 2 stammt aus einer korrigierten Teilrechnung = Einkaufsgutschrift. Das bedeutet, die Einbehalte aus Zeile 1 und aus Zeile 2 gehören zusammen. Möchten Sie den Einbehalt freigeben, so sind beide Einträge über die Aktion Einbehalt freigeben entsprechend zu bearbeiten.
Wichtig
Ein Einkaufsbeleg mit Projektbezug, der über die Funktion Teilrechnung berechnen oder Schlussrechnung berechnen erstellt wurde, kann nur über den oben beschriebenen Weg durch erneutes Erstellen einer Teil-/Schlussrechnung geändert werden.
Die Business Central-Standard Funktionen Abbrechen, Korrigieren oder Korrekturgutschrift erstellen stehen Ihnen in diesen gebuchten Einkaufsbelegen nicht zur Verfügung.
Sie erhalten folgende Information:
Einbehalte und Bürgschaften anwenden
Bei größeren Bauleistungen ist es üblich, Garantieeinbehalte auf Rechnungen zu vereinbaren. Sie können in der einzelnen Projektplanzeile für Teilrechnungen und Schlussrechnungen Prozentsätze für Sicherungseinbehalte erfassen. Diese werden dann bei der Erstellung und Buchung der entsprechenden Rechnung automatisch vom Auszahlungsbetrag abgezogen, auf das hinterlegte Verbindlichkeitskonto gebucht und in der Liste Bürgschaften - Einbehalte zur weiteren Bearbeitung angezeigt. Zu gegebener Zeit werden diese freigegeben oder mit Gewährleistungsansprüchen verrechnet.
Die nachfolgende Grafik soll Ihnen einen Überblick über das Arbeiten mit Einbehalten geben.
Einbehalte einrichten
In der RE Projektkarte definieren Sie im Inforegister Buchung die Verbindlichkeitskonten für Sicherungseinbehalte über die Kreditoren Buchungsgruppe. Diese können für die Teilrechnung und Schlussrechnung separat festgelegt werden. Wählen Sie in den Feldern Einbehalt TR Kred.Buch.Grp. bzw. Einbehalt SR Kred.Buch.Grp. den entsprechenden Code für die Kreditorenbuchungsgruppe aus.
Die Höhe der Einbehalte wird anhand von Prozentsätzen gesteuert, die Sie in den jeweiligen Projektplanzeilen in den Feldern Einbehalt TR % bzw. Einbehalt SR % hinterlegen oder bei der Erfassung der Teil-/Schlussrechnung angegeben haben. Die prozentuale Berechnung arbeitet dabei folgendermaßen: Bei der Teilrechnung wird als Basis der Rechnungsbetrag in der Spalte Betrag, dies entspricht dem Wert der aktuellen Teilrechnung herangezogen. Bei der Schlussrechnung wird als Basis der Rechnungsbetrag in der Spalte Kumuliert herangezogen, das entspricht der Summe aller bisher gestellten Rechnungen inkl. der aktuellen Rechnung.
Werden die Einbehalte auf ein separates Konto gebucht, dann setzen Sie in der RE Einrichtung den Haken bei der Option Kreditorenbuchungsgruppe änderbar.
Alle drei Kreditorenbuchungsgruppen werden von der Projektkarte in die Projektplanzeile als Vorgabewert übernommen und können dort über die Projektplankarte überschrieben werden. Wird mit Einbehalten TR/SR gearbeitet, müssen die Felder Einbehalt TR/SR Kred.Buch.Grp. in der Projektplanzeile gefüllt sein. Die Kreditorenbuchungsgruppe kann leer bleiben. Beim Buchen einer Rechnung werden die Kreditorenbuchungsgruppen Einbehalt TR und Einbehalt SR sowie die Kreditorenbuchungsgruppe der Projektplanzeile verwendet. Ist das Feld Kreditorenbuchungsgruppe leer, dann wird die Kreditorenbuchungsgruppe des Kreditors verwendet.
Für die Sondereinbehalte wird, wie bisher auch, immer die Kreditorenbuchungsgruppe verwendet. Die Einbehalt TR Kred.Buch.Grp. und Einbehalt SR Kred.Buch.Grp. werden nur für die Einbehalte TR und SR angewendet.
Die Fälligkeiten der Einbehalte werden über die Felder Fälligk. Einbehalt Teilrg. und Fälligk. Einbehalt Schlussrg. im Inforegister Allgemein in der Projektentwicklung Einrichtung gesteuert (siehe Kapitel Projektentwicklung Einrichtung). Die Fälligkeit für Sondereinbehalt berechnet sich immer aufgrund der Datumsformel im Feld Einbehalt Schlussrg., auch wenn der Sondereinbehalt mit der Teilrechnung erstellt wurde. Der Grund dafür ist, dass der Sondereinbehalt bei Erstellung der Schlussrechnung nicht aufgelöst wird.
Bei den Teilrechnungseinbehalten und bei den Schlussrechnungseinbehalten wird Skonto berücksichtigt. Das Skontodatum wird im Kreditorenposten gesetzt, wenn Skonto berücksichtigt werden kann. Hierfür sind die Zahlungsinformationen am Kreditor, bzw. die Eingaben im Feld Skontodatum bei der Berechnung der TR/SR ausschlaggebend. Normalerweise ist das Fälligkeitsdatum der Leistung ausschlaggebend für die Berechnung des Skontodatums der Einbehalte. Davon abweichend gibt es die Möglichkeit das Skontodatum abhängig von der Gewährleistungsdauer zu setzen, also an das Fälligkeitsdatum der Einbehalte zu knüpfen. Dazu müssen Sie eine Einrichtungen in der Projektentwicklung Einrichtung vornehmen. Hier ist das Feld Skontodatum Fälligkeit Einbehalt auf Ja zu setzen.
In dem Fall wird das Skontodatum auf Basis der Fälligkeit des Einbehaltes berechnet. Hierfür wird die Einrichtung in den Feldern Fälligkeit Einbehalte TR/SR herangezogen. Das Feld ist standardmäßig ausgeblendet und auf Nein gesetzt. Sondereinbehalte sind von der Änderung nicht betroffen.
Buchung der Sicherungseinbehalte
Anhand der im vorigen Kapitel gezeigten verschiedenen Parameter ist RELion in der Lage, die Sicherungseinbehalte bei der Buchung von Eingangsrechnungen automatisch zu verarbeiten.
Der Einbehalt wird beim Buchen der Teil- / Schlussrechnung in der Liste Bürgschaften – Einbehalte sowie in den Projektposten festgehalten. Über die Felder Einbehalt Geb. Teilrechn. /Einbehalt Geb. Schlussrechn. in der Projektplanzeilenübersicht gelangen Sie zu den Projektposten.
Beispielsweise werden bei der Buchung einer Teilrechnung folgende Sachposten für die Einbehalte gebildet, vorausgesetzt Sie haben das Konto 470700 als Verbindlichkeitskonto in der Kreditorenbuchungsgruppe für Einbehalte hinterlegt:
Hinweis
In Projektentwicklung Einrichtung steht Ihnen ein Kontrollkästchen zur Verfügung, um die Umsatzsteuerbehandlung von Einbehalten in der Teilrechnung zu steuern (%TR). Eine Änderung dieser Einrichtung darf während der Laufzeit von Projekten nicht vorgenommen werden. Sondereinbehalte werden steuerlich, wie die zugehörige Leistung behandelt.
Möchten Sie vor der Buchung der Einkaufsrechnung den Betrag des Einbehaltes nochmal kontrollieren, blenden Sie sich das Feld Einbehalt in der ungebuchten Einkaufsrechnung ein. Bitte beachten Sie, dass der Betrag ggf. inkl. MwSt. ausgegeben wird.
Über die Funktion Bürgschaften - Einbehalte gelangen Sie von der Projektplanzeilenübersicht zur Übersicht aller Bürgschaften - Einbehalte. Die Liste ist standardmäßig auf die Projektplanzeile gefiltert.
Der Posten ist auf Abwarten gesetzt, kenntlich durch das aktivierte Kontrollkästchen Abwarten. Dadurch wird verhindert, dass der Kreditorenposten bei einem Zahlungslauf zur Auszahlung gelangt. Das Kennzeichen wird entfernt, wenn der Posten freigegeben wird. Dies wird in den folgenden Kapiteln erläutert.
Hinweis
Gab es Einbehalte aus Teilrechnungen, so werden die Einbehalte aus den Teilrechnungen aufgelöst und ein neuer Schlussrechnungseinbehalt gebildet.
Ausschlaggebend für die Höhe des Einbehaltes der gesamten Projektplanzeile bei Erstellung der Schlussrechnung ist das Feld Einbehalt von Gesamtsumme in der Spalte Kumuliert. Hier können Sie den Einbehalt für die Projektplanzeile steuern. Dieses Feld in der Spalte Kumuliert als auch in der Spalte Betrag und Betrag inkl. MwSt. ist editierbar und den Anforderungen entsprechend anzupassen. Die Berechnung aus dem Feld Einbehalt % SR ist lediglich als Vorschlag für den Standardfall zu sehen.
Folgende Definitionen werden bei der Buchung der Schlussrechnung vorgenommen:
Nach erfolgter Schlussrechnung steht nur der Schlussrechnungs-Einbehalt zu Buche. Die anderen Kreditorenposten aus Teilrechnungs-Einbehalten werden neutralisiert, das Offen-Kennzeichen wird entfernt und in der Liste Bürgschaften - Einbehalte werden sie als storniert gekennzeichnet. Bestehende Einbehalte können immer manuell über die Liste Bürgschaften – Einbehalte aufgelöst werden.
Beispielsweise werden bei der Schlussrechnung folgende Sachposten für die Einbehalte gebildet, vorausgesetzt Sie haben das Konto 470700 als Verbindlichkeitskonto in der Kreditorenbuchungsgruppe für Einbehalte hinterlegt:
Bürgschaft registrieren
In vielen Fällen werden Einbehalte vorzeitig ausbezahlt, weil der Kreditor sie beispielsweise durch Einreichen einer Bankbürgschaft auslöst. Bürgschaften werden in der Liste Bürgschaften – Einbehalte erfasst. In das Fenster Bürgschaften registrieren ist die Nummer des Projekts und der Projektplanzeile bereits eingetragen. Sie ergänzen die restlichen Angaben und bestätigen dann mit OK.
Die Bürgschaft wird daraufhin in der Liste Bürgschaften – Einbehalte als neue Zeile angezeigt. Kenntlich ist sie nicht nur an der eingegebenen Beschreibung, sondern auch am Wert Bürgschaft im Feld Art. Für die Erstellung einer neuen Bürgschaft spielt der Status der verknüpften Projektplanzeile keine Rolle.
Noch ist der Einbehalt damit nicht zur Auszahlung freigegeben, dies erfolgt über Aktionen/Funktion/Einbehalt gegen Bürgschaft freigeben (Details siehe Einbehalt gegen Bürgschaft freigeben).
Sicherungseinbehalte bearbeiten
Die Liste Bürgschaften - Einbehalte wird auch zur weiteren Verwaltung der Einbehalte verwendet, insbesondere zur Freigabe, aber auch für Stornos. Lesen sie hier eine Übersicht der möglichen Aktionen.
Einbehalt freigeben
Wenn die Gewährleistungsfrist für die Bauleistung abgelaufen ist und der Einbehalt ausbezahlt werden soll, wird der Einbehalt mit dieser Funktion zur Zahlung freigegeben. Programmtechnisch wird in der Zeile das Abwarten-Kennzeichen entfernt sowie Datum (Tagesdatum) und Bearbeiter (angemeldeter Benutzer) der Freigabe erfasst. Gleichzeitig werden auch im zugehörigen Kreditorenposten Datum und Bearbeiter erfasst und das Abwarten-Kennzeichen entfernt, wodurch der Posten zum entsprechenden Fälligkeitsdatum im Zahlungslauf berücksichtigt wird.
Sollten Sie das Fälligkeitsdatum des Einbehalts ändern, ist dies direkt durch Überschreiben des Feldes Fälligkeitsdatum möglich. Die Fälligkeit des zugehörigen Kreditorenpostens ändert sich automatisch mit. Voraussetzung hierfür ist, dass der Einbehalt nicht bereits storniert oder gegen Bürgschaft freigegeben wurde.
Wichtig
Wenn Sie für eine Teilrechnung mit Einbehalten oder einem Sondereinbehalt eine korrigierte Teilrechnung mit Einkaufsgutschrift gebucht haben, dann erhalten Sie ggf. einen Eintrag in der Seite Bürgschaften – Einbehalte mit negativem Vorzeichen. Hierbei handelt es sich um eine Korrektur des Einbehaltes. Im Beispiel wurde der Eintrag in Zeile 1 beim Buchen einer Einkaufsrechnung erstellt, Zeile 2 stammt aus einer korrigierten Teilrechnung = Einkaufsgutschrift. Das bedeutet, die Einbehalte aus Zeile 1 und aus Zeile 2 gehören zusammen. Wenn Sie den Einbehalt freigeben möchten, müssen Sie beide Einträge über die Aktion Einbehalt freigeben bearbeiten.
Einbehalt gegen Bürgschaft freigeben
Hierüber wird der Einbehalt vor Ablauf der Gewährleistung freigegeben und ausbezahlt, da der Kreditor eine Bankbürgschaft als Gegenleistung vorgelegt hat. Im Programm finden die gleichen Vorgänge statt, wie im vorigen Fall, auch hier kann der Kreditorenposten ausbezahlt werden. Zusätzlich wird im Feld Freigegeben d. Bürgschaft die Zeilennr. eingetragen, in der die betreffende Bürgschaft steht.
Der Status der zugehörigen Projektplanzeile spielt für die Freigabe der Bürgschaft keine Rolle. Der verknüpfte Kreditorenposten muss jedoch auf „offen“ stehen. Das Fälligkeitsdatum des Kreditorenpostens wird auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt.
Es lassen sich mehrere Einbehalte gegen eine Bürgschaft freigeben (wenn die gleiche Projektplanzeilen betroffen ist), vorausgesetzt die Höhe des Bürgschaftsbetrags ist ausreichend. Nachdem ein Einbehalt gegen eine Bürgschaft freigegeben wurde, ändert sich das Fälligkeitsdatum des Kreditorenpostens auf das aktuelle Datum.
Ursprüngliches Fälligkeitsdatum des Einbehaltes:
Fälligkeitsdatum nach Ausführung der Aktion Einbehalt gegen Bürgschaft freigeben:
Einbehalt stornieren
Mit diesem Befehl wird die aktuell markierte Zeile storniert. Dies kann z. B. nötig sein, wenn ein Einbehalt mit Gewährleistungsansprüchen verrechnet wird, d. h., nicht mehr ausbezahlt werden soll. Durch die Funktion wird bei Zeilen der Art Einbehalt ein Transaktionsstorno veranlasst, der die mit der Ursprungsbuchung des Einbehaltes veranlassten Buchungen (Sachposten, MwSt. Posten, Kreditorenposten) storniert.
Wichtig
Transaktionen mit Einbehaltsbuchungen müssen Sie stets von der Seite Bürgschaften aus in der hier beschriebenen Weise veranlassen, anderenfalls lässt sich der Eintrag in der Tabelle Bürgschaften nicht mehr stornieren.
Bitte beachten Sie dabei:
Nicht möglich ist eine Stornierung
eines bereits ausbezahlten Einbehaltes,
eines Einbehaltes der bereits gegen eine Bürgschaft freigegeben wurde,
einer Bürgschaft, gegen die bereits ein Einbehalt freigegeben wurde.
Eine Stornierung eines Einbehaltes oder einer Bürgschaft kann nicht rückgängig gemacht werden. Wurden Teilrechnungs-Einbehalte storniert oder freigegeben und ausbezahlt, bevor der Schlussrechnungs-Einbehalt erstellt wurde, werden diese Teilrechnungs-Einbehalte trotzdem bei der Ermittlung des Schlussrechnungs-Einbehaltes aufaddiert. Maßgeblich für die Bildung des gesamten Einbehaltes ist immer der Einbehalt der Spalte kumuliert bei der Erfassung der Schlussrechnung.
Bürgschaft freigeben
Ist die Art des Sicherungseinbehaltes Bürgschaft, so sind die Felder Zurückgegeben am und Bemerkung Rückgabe editierbar. Erfassen Sie hier die entsprechenden Angaben zur Bürgschafts-Rückgabe.
Sondereinbehalte
Eine besondere Rolle nimmt der Sondereinbehalt ein. Dieser kann genutzt werden, wenn im Leistungsumfang eine ausführliche Dokumentation enthalten ist. Der Sondereinbehalt wird bei Lieferung der Dokumentation ausbezahlt. Es gibt einige Unterschiede zu den oben erläuterten Einbehalten, und zwar bei der Erfassung des Sondereinbehaltes. Dieser erfolgt ausschließlich bei der Erfassung der Teil-/Schlussrechnung. In diesem Eingabeformular gibt es das Feld Sondereinbehalt, das mit einem festen Betrag befüllt werden kann. Der Einbehalt wird ebenfalls auf der Seite Bürgschaften – Einbehalte gebildet (siehe Buchung der Sicherungseinbehalte). Sondereinbehalte werden nicht automatisch bei der Erstellung einer Schlussrechnung aufgelöst, sondern immer manuell über die Seite Bürgschaften – Einbehalte. Wie Sie Einbehalte manuell auflösen, lesen Sie in Kapitel Sicherungseinbehalte bearbeiten.
Bauabzüge
Beim Erbringen von Bauleistungen werden dem Leistungserbringer teilweise allgemeine Kosten wie Baustrom, Bauwasser etc. anteilig angerechnet und entsprechend in Abzug gebracht. Bei der Erfassung der Teil- und/oder Schlussrechnung können Sie die Bauabzüge erfassen. Bei der Erstellung und Buchung der Rechnung werden diese vom Auszahlungsbetrag abgezogen und auf dem vorher definierten Konto als Aufwand verbucht. Sie können bis zu sechs verschiedene Abzüge definieren.
Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:
Abzüge können in der Einrichtung erfasst werden und gelten dann für alle Projekte im Mandanten.
Abzüge werden projektspezifisch auf der RE Projektkarte und in der Projektplanzeile definiert.
Für beide Fälle gilt: Die auf der Projektkarte erfassten Abzüge werden bei der Erstellung der Projektplanzeilen in diese übernommen, und später bei der Erzeugung der Teil- und Schlussrechnungen wiederum aus den Projektplanzeilen übernommen. Nachträglich (z. B. bei der Rechnungserzeugung), können keine Abzüge mehr eingegeben werden, wenn in der betreffenden Projektplanzeile keine erfasst wurden.
Übersicht über die Auswirkungen der Einrichtungsparameter:
Option Abzüge ausweisen (TR/ST) gesetzt
Wert in Abzug 1-6 eingetragen
Auswirkung
Ja
Ja
Die Einrichtungsparameter werden in jedem neuen Projekt vorgeblendet, können aber dort bei Bedarf auch manuell geändert werden. Die Abzüge werden in der Rechnung berücksichtigt.
Ja
Nein
Es werden keine Abzüge in die Projekte übernommen, diese können dort aber individuell angelegt werden, und zwar entweder auf der Projektkarte oder bei der Erstellung einer Teil-/Schlussrechung.
Nein
Nein
Die Funktion ist deaktiviert. In Projekt und Teil-/ Schlussrechnung können keine Abzüge berücksichtigt werden.
Beispiel Bauabzüge
Es wird eine Teilrechnung über 1.000,00 EUR mit Abzug für Baustrom 50,00 EUR erstellt.
Auf der gebuchten Einkaufrechnung werden die Bauabzüge von der erbrachten Leistung abgezogen, der Anweisungsbetrag wird entsprechend gemindert.
Hinweis
Für die Schlussrechnung besteht die Möglichkeit, in Abhängigkeit davon, ob die Abzüge bereits gebucht wurden oder nicht, die Berechnungsbasis für die Abzüge auszuwählen. Diese Einstellung können sie in der Karte der Projektplanzeile vornehmen. Wählen Sie im Feld Berechnungsbasis f. Abzüge Schlussrechnung:
Summe der Beträge aus Teil-/Schlussrechnung, wenn Sie die Abzüge auf Basis der gesamten erbrachten Leistung (Summe aller Teil- und Schlussrechnungen) bilden möchten.
Betrag Schlussrechnung, wenn Sie die Abzüge auf Basis der Rechnungsbeträge aus Schlussrechnung – Summe Teilrechnungen bilden möchten.
Die Höhe der Abzüge können auch bei der Schlussrechnung manuell für den Einzelfall angepasst werden.
Einen Überblick über alle bisher berechneten Abzüge der Projektplanzeile finden Sie in der Infobox.
Hinweis
Wenn Sie die Funktion Bauabzüge nutzen, kann es in den Belegen zu Belegzeilen mit unterschiedlichen Steuersätzen kommen. Der Bericht Skontorückrechnung funktioniert nur in Belegen mit einheitlichem Steuersatz in allen Belegzeilen.
Mehrfachobjekte
Normalerweise arbeiten Sie mit einer 1:1 Beziehung zwischen Projekten und Objekten, d. h., Sie ordnen einem Projekt nur genau ein Objekt zu. Diese Restriktion können Sie aufheben. Weiterhin gilt jedoch, dass auf der Projektkarte das hauptsächlich zu bebuchende Objekt aufgelistet ist. Es besteht lediglich die Möglichkeit ein weiteres Objekt der gleichen ZE in der Projektplanzeilenübersicht zu hinterlegen und zu bebuchen. Einige Restriktionen und Vorgehensweisen bei der Bearbeitung sind zu beachten.
Voraussetzung: Auf der Projektkarte gibt es ein Feld Mehrfachobjekte. Ist dieses Feld angehakt, so ist es möglich in der Ansicht Projektplan Erfassung eine Zeile mit einem zur Projektkarte unterschiedlichem Objekt (gleiche ZE) auszuwählen und Beauftragungen und EK-Belege hierfür zu erstellen.
Aktivieren Sie dieses Feld auch, wenn Sie mit dem gleichen Objekt und unterschiedlichen Einheiten arbeiten möchten.
Bitte beachten Sie folgende Informationen, wenn Sie mit Mehrfachobjekten im Projekt arbeiten:
Da in der Projektplanzeilenkarte die Konten aus der Projektkarte übernommen werden, ist es notwendig, dass die Kontenpläne für die Objekte gleich lauten. Andernfalls hinterlegen Sie bitte keine Konten oder Kontengruppen in den Inforegistern Buchung und Bauabzüge der Projektkarte, sondern pflegen dieses Informationen lediglich in der Projektplanzeilenkarte.
Arbeiten Sie mit Einheiteninformationen auf der Projektkarte so ist bei der Erstellung einer Projektplanzeilen mit einem anderen Objekt als auf der Projektkarte angegeben die Dimension der Projektplanzeilen manuell zu bearbeiten. Die Dimension der Einheit muss manuell gelöscht werden.
Erfassen Sie eine Projektplanzeilen mit weiteren Informationen wie Kreditor, Bankkonto und Steuerinformationen und ändern dann im Nachgang das Objekt, so prüfen Sie bitte die bereits erfassten Informationen in der Projektplanzeilen. Das Bankkonto wird bei Erstellung der Beauftragung oder einer Rechnung validiert, es kommt eine entsprechende Fehlermeldung, wenn die Objektbank für das Objekt der Projektplanzeilen nicht existiert.
Die Statistik und die Infobox sind nicht auf Objekte aufgeteilt -> wollen Sie Ihr Projekt nach Objekten auswerten verwenden Sie bitte ein anderes Tool wie Excel oder Power BI.
Arbeiten Sie mit dem Finanzbudget, verwenden Sie bitte ein Budget, dass auf eine ZE gefiltert ist. Für die Budgetierung sind die Informationen der Projektkarte ausschlaggebend.
Haben Sie für ein Projekt und eine Projektplanzeile bereits einen EK-Beleg erstellt, in dem die Kopffelder Objekt, Einheit, Gebäude, Projekt usw. ausgefüllt und bereits Zeilen erfasst wurden, ändern Sie bitte nicht mehr die Kopfinformationen. Die Zeilen werden nicht aktualisiert. In dem Fall müssen Sie bereits angelegte Zeilen zuerst löschen und dann die Kopfinformationen ändern und die Zeilen im Nachgang neu erstellen.
In den Berichten zu Projekten (z. B. Projekt – Plan/Ist-Vergleich) macht es keinen Sinn, eine Filterung sowohl auf Projekt und Objektnummer vorzunehmen. Bitte filtern Sie hier immer nur auf die Projektnummer.
Leistungsstand
Mit der Funktionalität Leistungsstand kann der Projektleiter im Rahmen der Quartalsabschlüsse, ggf. auch monatlichen Abschlüssen, den Fertigstellungsgrad der bisher erbrachten Leistungen der einzelnen Gewerke eines Projektes erfassen.
Die Leistungserfassung bildet die Grundlage für die Bewertung der noch nicht abgerechneten Leistung in der Finanzbuchhaltung, die sowohl für die Aktivierung der Bestandsveränderungen als auch für die Abgrenzung der Lieferantenverbindlichkeiten benötigt wird.
Folgende Definitionen gelten dabei:
Die Bewertung durch den Projektleiter erfolgt entweder in Euro oder als Prozentwert.
Die Basis des Prozentwertes ist dabei das veranschlagte Budget.
Der Leistungsstand kann für jede Projektplanzeile, für die es keine untergeordnete Projektplanzeile gibt, hinterlegt werden.
Das Budget (plus die prozentuale Abweichung hinterlegt bei Projektentwicklung Einrichtung) der Projektplanzeilen stellt dabei den Maximalwert für den Leistungsstand dar.
Der Leistungsstand bezieht sich immer auf die Nettopreise, also exklusiv Mehrwertsteuer.
Für schlussgerechnete Projekte können Leistungsstände nicht mehr erfasst werden.
Die Festschreibung des Leistungsstandes ist nur für freigegebene Buchungszeiträume möglich. Überprüft wird sowohl die Standard FIBU Einrichtung sowie die Überprüfung in RELion Überprüfung (Benutzer Einrichtung, Objekt, ZE).
Arbeiten mit Leistungsstand
Leistungsstand initialisieren
Sie können den Leistungsstand über zwei Wege initialisieren. Entweder über die Projektabwicklung oder direkt aus einem Projekt.
Initialisierung über Projekte Abwicklung
Sind im Projekt keine offenen Leistungsstandposten für den Feststellungszeitraum vorhanden, können Sie diese Leistungsstandposten mit Nullwerten über alle Projektplanzeilen mit Hilfe der Funktion Leistungsstand initialisieren erstellen. Öffnen Sie über die Suche Erstelle Leistungsstanderfassungsvorlage. Die Vorlagenerstellung können Sie z. B. auf ein Projekt einschränken. Sie können damit aber auch mehrere Projekte auf einmal initialisieren.
Es werden die Posten für die gewählten Projekte mit Nullwerten erstellt, als Datum Leistungsstand wird der Monatsletzte des aktuellen Monats vorbelegt. In der Übersicht Leistungsstanderfassung werden die initialisierten Projektplanzeilen dargestellt. Um diese zu bearbeiten und einzusehen, öffnen Sie das gewünschte Projekt und wählen Leistungsstand erfassen/bearbeiten.
Wichtig
Die Funktion Leistungsstand initialisieren kann nur auf Projekte mit Status Freigegeben angewendet werden.
Initialisierung direkt aus einem Projekt
Der Leistungsstand kann auch über die Funktion Leistungsstand erfassen/bearbeiten initialisiert werden, wenn es aktuell keine offenen Leistungsstandposten zu dem Projekt gibt. Existieren bereits offene Leistungsstandposten, werden diese zur Bearbeitung angezeigt. Öffnen Sie hierzu die Projektkarte eines Projektes und wählen Sie Leistungsstand erfassen/bearbeiten.
Alternativ rufen Sie die Funktion über die Projektplanzeilen auf. Dafür wählen Sie Leistungsstand erfassen/bearbeiten.
Danach erscheint folgende Abfrage, die Sie mit Ja beantworten:
Nun werden für alle Projektplanzeilen des Projektes die Leistungsposten initialisiert.
Leistungsstandposten bearbeiten und festschreiben
Die Leistungsstanderfassung erfolgt, wie auch die Initialisierung, entweder aus der Navigation oder über die Projektkarte.
Öffnen Sie die Liste Leistungsstanderfassung.
Sie erhalten eine Liste aller Projekte mit dem Projektstatus Freigegeben, für die es offene noch nicht festgeschriebenen Leistungsposten gibt. Ist Ihr Projekt hier nicht aufgelistet, so sind zuvor neue Leistungsstandposten über die Funktion Leistungsstand initialisieren zu generieren. Alternativ rufen Sie die Funktion Leistungsstand erfassen/bearbeiten aus der Projektkarte eines Projektes oder aus einer Projektplanzeile auf.
In beiden Fällen werden Ihnen immer alle Projektplanzeilen mit Status Freigegeben der jeweils untersten Ebene des gewählten Projektes angezeigt. Bei der erstmaligen Leistungsmeldung ist in den beiden Spalten Leistungsstand und Leistungsstand % der Wert 0,00 eingetragen. Findet eine erneute Leistungsmeldung statt, wird der bisherige Wert angezeigt.
Die Eingabe des neuen Leistungsstandes kann sowohl als Absolutbetrag in EUR in der Spalte Leistungsstand erfolgen, als auch als %-Wert. Die Basis des %-Wertes ist die Spalte Summe Budget. Je nachdem welches der beiden Felder Sie befüllen, wird der zweite Wert dazu automatisch berechnet. Somit ist es möglich, einen höheren Leistungsstand als einen beauftragten Betrag zu erhalten.
Zeilen, die einer besonderen Aufmerksamkeit bedürfen, sind rot markiert, z. B. wenn der Leistungsstand höher ist als die gebuchten Teil-/Schlussrechnungen oder noch kein Leistungsstand eingetragen wurde und es bereits abgerechnete Teil-Schlussrechnungen gibt.
Geben Sie hier die Werte in die Leistungsstanderfassung ein. Diese werden automatisch gespeichert. Solange der Leistungsstand noch nicht festgeschrieben ist, können Sie die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.
Wichtig
Nach Abschluss der Bearbeitung müssen Sie den Leistungsstand festschreiben, um Leistungsstandposten zu erstellen. Hierfür ist das Befüllen des Feldes Beschreibung erforderlich (eine Art Buchungstext z. B. Meldung Stand p. 31.08.2021).
Das Datum Leistungsstand ist das Buchungsdatum, zu dem der Leistungsstandposten erstellt wird. Sie können hier den Monat und das Jahr bestimmen, als Tag wird immer das Datum des Monatsletzten verwendet. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Leistungsstand festschreiben.
Beim Festschreiben wird ein neuer Leistungsstandposten gebildet aus der Differenz der bisherigen Posten und dem eingegebenen Wert.
Leistungsstand festschreiben ist nur möglich, wenn der Leistungsstand in EUR nicht kleiner als die Summe Geb.-Teil-/Schlussrechnungen ist sowie nicht größer als das Budget und die prozentuale Abweichung aus der Projektentwicklung Einrichtung.
Ggf. erfolgen weitere Prüfungen, z. B., ob das Buchungsdatum freigegeben ist.
Hierbei wird das Buchungsdatum der Benutzer Einrichtung, der Einrichtung in der Finanzbuchhaltung, des Objektes und der ZE geprüft. Sobald die Prüfung auf dem Wert (z. B. Buchungen zugel. ab) in Benutzer Einrichtung positiv erfolgt, hat diese Prüfung Vorrang über alle anderen Einschränkungen und der Leistungsstand kann festgeschrieben werden.
Nachdem die Festschreibung erfolgreich ausgeführt wurde, bekommen Sie eine entsprechende Meldung und das Leistungsmeldungsfenster wird nach Bestätigung geschlossen. In den Projektplanzeilen wird der aktuelle Leistungsstand dargestellt.
Beispiel:
Leistungsstandmeldung 31.03.: 100.000 EUR
Leistungsstandmeldung 30.04.: 120.000 EUR
Zieht zwei Posten nach sich, der erste mit 100.000 EUR und der zweite mit 20.000 EUR
Rückwirkende Korrektur
Eine Leistungsstandfestschreibung können Sie rückwirkend korrigieren. Dazu ändern Sie das Datum im Feld Datum Leistungsstand. Es erscheint folgende Abfrage:
Wählen Sie Ja und alle Werte werden Ihnen zum entsprechenden Datum angezeigt (Leistungsstand und abgerechnete TR/SR usw.).
Wählen Sie Nein, wenn Sie bereits für alle Projektplanzeilen einen korrigierten Wert eingegeben haben und erst im Nachhinein das Datum im Kopf ändern.
Nun wird die Differenz der bisher gespeicherten Posten per Stichtag und dem aktuell gemeldeten Wert gespeichert.
Beispiel:
Leistungsstand per 31.03.: 100.000 EUR Leistungsstandmeldung 30.04. 120.000 EUR
Es sind insgesamt 2 Posten mit 100.000 EUR bzw. 20.000 EUR gebucht. Jetzt wird eine neue Leistungsmeldung für 31.03. vorgenommen in Höhe von 110.000 EUR. Die Differenz zum aktuellen Stand ist somit +10.000 EUR und ein entsprechender Posten wird generiert. Dadurch würde sich der gesamte Leistungsstand im Juli auf 130.000 EUR statt der bisher gemeldeten 120.000 EUR erhöhen und müsste im Juli manuell korrigiert werden.
Wichtig
Die rückwirkende Korrektur wird für alle Projektplanzeilen durchgeführt. Bei der Korrektur zu einem zurückliegenden Stichtag achten Sie darauf, dass es dadurch nicht zu einem höheren Leistungsstand in Summe bis zum aktuell festgeschriebenen Leistungsstand kommt.
Leistungsstandposten einsehen
Die Entwicklung des Leistungsstandes wird in den Leistungsstandposten festgehalten. Sie können jederzeit stichtagsbezogen eingesehen werden und stehen somit zu Auswertungszwecken zur Verfügung.
Mit Klick auf das Feld Leistungsstand in der Übersicht der Projektplanzeilen öffnen Sie die Leistungsstandposten für die aktuelle Projektplanzeile.
Alternativ können Sie die Leistungsstandposten aus der Leistungsstanderfassung über Verwalten heraus öffnen.
Lassen Sie sich weitere Spalten einblenden, um die Beträge zum Zeitpunkt der Festschreibung oder den Bearbeiter anzuzeigen.
Um alle Leistungsstände des gesamten Projektes einzusehen und ggf. nach Excel für weitere Auswertungen zu exportieren, lösen Sie den Filter für die Projektzeile auf.
Schadensmeldung erstellen
Zu einer Projektplanzeile lässt sich auch eine Schadensmeldung erstellen.
Im Beispiel soll zu Position 5 Großinstandhaltung Dachflächen eine Schadensmeldung erstellt werden, weil das ausführende Unternehmen die Hausfassade beschädigt hat. Hierfür markieren Sie in den Projektplanzeilen die entsprechende Zeile und wählen Sie Schadensmeldung erstellen. Es wird eine Schadensmeldung angelegt.
Vorbelegt sind im Inforegister Schadensmeldung die Objektdaten und die Angaben zu Projekt und Projektplanzeile. Die weitere Bearbeitung der Schadensmeldung entnehmen Sie der Dokumentation für das Modul Instandhaltung.
Berichte und Auswertungen
Sie haben verschiedene Auswertungsmöglichkeiten, mit denen Sie das Projekt im laufenden Betrieb überwachen und nach Abschluss analysieren können.
Projekt-Berichte dienen der Gegenüberstellung verschiedener Werte und der Darstellung von Veränderungen im Kostengefüge.
Durch Aufrufmöglichkeiten aus Objekt sowie Einheitenvertrag Karte und Einheitenstamm Karte haben Sie stets eine Übersicht über die dem Objekt bzw. der Einheit zugeordneten Projekte.
In einer eigenen Statistik bietet RELion die wichtigsten Kostendaten eines Projekts bzw. einer Projektplanzeile laufend auf Knopfdruck. In erweiterten Planungsfeldern für das Projektcontrolling können weitere Planzahlen und berechnete Werte zu den Projektplanzeilen individuell definiert, verwaltet und ausgewertet werden.
Statistik
Aus der RE Projektkarte oder den Projektplanzeilen lässt sich die Seite RE Projektstatistik aufrufen, mit einem Überblick über geplante, beauftragte und fakturierte Kosten. Im Inforegister Projekt werden die Daten zum Gesamtprojekt kalkuliert und angezeigt, im Inforegister Projektplanzeile die Werte der jeweiligen Projektplanzeile.
Inforegister Projekt:
Inforegister Projektplanzeile:
Hinweise zur Funktionsweise der Statistik:
Für die Anzeige berücksichtigt werden freigegebene und gebuchte Belege (Beauftragungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen, Einzelrechnungen). Erfasste, aber noch nicht freigegebene Belege werden nicht berücksichtigt.
Die Werte selbst berechnen sich über kalkulierte Felder - für die Planwerte aus Projektkostenplanzeilen und für die bereits angefallenen Kosten aus den RE Projektposten. Mit einem Mausklick auf die entsprechenden Werte kann somit direkt über die zugehörigen RE Projektposten und über Navigate auf Buchungen und Belege zugegriffen werden.
Sie können mit Hilfe der Filterfelder eine detaillierte Analyse der geplanten und bereits angefallenen Kosten direkt aus der Oberfläche heraus durchführen. Sie gestatten es z. B. aus dem Projekt heraus, nicht nur auf die statistischen Werte des kompletten Projekts, sondern auch auf die einzelnen Projektplanzeilen oder einer Auswahl aus Projektplanzeilen zuzugreifen. Dies gilt auch für die variable Sichtweise aus einer Projektplanzeile heraus. Wenn Sie die Standardfilterwerte geändert haben, dann können Sie diese mit Hilfe von Filter zurücksetzen in den Ursprungszustand zurückversetzen.
Die Funktionalität der Filterfelder gestaltet sich wie folgt:
Wird die Statistik aus dem Projekt bzw. der Planzeile heraus aufgerufen, sind alle Filter so gesetzt, dass alle Werte so berechnet werden wie standardmäßig benötigt. D. h., für ein ausgewähltes Projekt bzw. Projektplanzeile werden komplett alle relevanten geplanten und angefallenen Kosten angezeigt.
Datumsfilter
Dieser Filter wirkt sich auf die ermittelten statistischen Werte der geplanten (Projektkostenplanzeilen) wie auch der der bereits angefallenen Kosten (RE Projektposten) aus. Für die Projektplanung werden alle Projektkostenplanzeilen mit einbezogen, deren Änderungsdatum innerhalb des angegebenen Datumsfilters liegt. Je nachdem, ob es sich um Werte aus nicht gebuchten Belegen (freigegebene Beauftragungen, Teil-/Schlussrechnungen) oder bereits gebuchten Belege handelt, wirkt sich der Datumsfilter auf die RE Projektposten leicht unterschiedlich aus. Im ersten Fall wird auf das Belegdatum und im zweiten Fall auf das Buchungsdatum gefiltert.
Statusfilter
Der Statusfilter wirkt sich nur auf die statistischen Zahlenwerte der Projektplanung aus. Mit Hilfe dieses Filters lässt sich u.a. ermitteln, wie viel Budget - nach Status gegliedert - in offenen, freigegebenen, bereits abgeschlossenen oder auch aktuell gesperrten Projektplanzeilen gebunden ist (Hinweis: das Statusfeld der Projektkostenplanzeilen wird bei Änderung des Status einer zugehörigen Projektplanzeile im Hintergrund mit aktualisiert).
Diese beiden Filter gestatten es, auf statistische Werte von Planzeilen innerhalb einer Planungsebene oder eines Planungsebenenbereichs zuzugreifen. Durch die voreingestellten unterschiedlichen Filter wird nur auf die geplanten Kosten einer Planzeile selbst, aber auf die angefallenen Kosten der Zeile sowie deren untergeordnete Zeilen zugegriffen (Ein Filter auf die geplanten Kosten einer Projektplanzeile und deren untergeordnete Projektplanzeile würden die tatsächlichen Planwerte unzulässig vervielfachen).
Planungsebenencode 1 bis 4 Filter
Dieser Filter wirkt sich auf die ermittelten statistischen Werte auf Basis der geplanten Kosten (Projektkostenplanzeilen) wie auch der bereits angefallenen Kosten (RE Projektposten) aus. Diese Filter gestatten es, selbst bei komplexen Strukturen bis auf einzelne Projektplanzeilen genau zu filtern.
Hinweis
Die aufgeführten Filter wirken additiv (entsprechend dem Dynamics-Business Central-Standard).
Im normalen Betrieb brauchen die Filterfelder nicht verändert werden.
Infobox
In der Infobox finden Sie eine Zusammenfassung relevanter Felder einer Projektplanzeile, auch für Projektplanzeilen, denen Planungsebenen untergeordnet sind. Die Werte aller freigegebenen und gebuchten Teil- und Schlussrechnungen sind hier aufsummiert. Dies erhöht in der Liste der Projektplanzeilen die Transparenz erheblich und gibt einen guten Überblick darüber, was im Projekt bereits abgerechnet wurde.
Im Bereich Berichte stehen Ihnen folgende Berichte zur Verfügung:
Projekt-Plan/Ist-Vergleich
Öffnen Sie Projekt – Plan/Ist-Vergleich und setzen Sie den Filter auf die von Ihnen gewünschte Projektnummer.
Gegenüberstellung der geplanten, beauftragten und fakturierten Beträge. Die Detailtiefe kann über verschiedene Optionen (z. B. über Filter) gesteuert werden. Ein Excel-Export ist möglich. Die meisten Felder der dargestellten Spalten sind identisch mit den Werten, die in der Infobox und in der Statistik ausgewiesen werden. Die nächste Abbildung zeigt Ihnen einen Auszug aus dem Bericht mit der Herkunft der Werte (orange hinterlegte Information):
Wichtig
Bitte keine Filterung auf Ebene von Summenberechnung eingeben, da diese Filtereinstellung meist kein korrektes Berichtergebnis liefert (ein Ausblenden der Filterfunktion ist nicht möglich).
Projekt-Freigabebogen
Ausdruck von Positionen eines oder mehrerer Projekte. Dieser Freigabebogen kann einem Projektverantwortlichen zum Abzeichnen vorgelegt werden. Dargestellt werden hier die geplanten Kosten, zu denen noch kein Auftrag besteht, sowie noch nicht freigegebene Aufträge und Nachträge (Filterung auf alle Projektplanzeilen mit dem Status offen oder freigegeben).
Projekt-Plankostenentwicklung
Darstellung der Veränderung der Plankosten innerhalb eines, vom Anwender definierten, Zeitraums. Die Detailtiefe kann über verschiedene Optionen gesteuert werden. Ein Excel-Export ist möglich. Grundlage des Berichts ist das Budget der Projektplanzeile. Im Flowfield Budget wird die jeweilige Entwicklung des Budgets gespeichert. Jede Änderung ist hier hinterlegt und kann durch diesen Bericht abgerufen werden. Auszug aus dem Bericht mit Informationen zu den Werten in den Spalten (orange hinterlegt):
Projektreporting für Objekte und Einheiten
Über die Objektkarte gibt es die Möglichkeit, sich die Projekte bzw. Projektplanzeilen für das Objekt anzeigen zu lassen.
Öffnen Sie dazu die Objektkarte und im Menüband über Projekte öffnen Sie eine, für dieses Objekt gefilterte, Projektübersicht.
Die Projektplanzeilen können u.a. nach Objekten oder Kreditoren gefiltert werden. Sie haben dadurch die Möglichkeit, Auswertungen über mehrere Projekte hinweg zu erstellen. (z. B. Abwicklung einzelner Bauabschnitte)
Im Technischen Rollencenter können Sie über Projektentwicklung/RE Projektplanzeilen die Projektplanzeilen aller Projekte aufrufen.
Alternativ ist ein Aufruf auch über die Einheitenstamm Karte möglich.
Einheitenstamm Karte und Einheitenvertrag Karte
Auf der Einheitenstamm Karte oder der Einheitenvertrag Karte finden Sie im Inforegister Instandhaltung einen Querverweis zu den Projekten.
Bezeichnung
Beschreibung
Projekte
Zeigt die Anzahl der Projekte, die auf der RE Projektkarte der betreffenden Einheit zugewiesen sind. Mit einem Mausklick auf den Wert öffnen Sie eine (gefilterte) Übersicht dieser Projekte.
Projektplanzeilen
Zeigt die Anzahl der Projektplanzeilen, die der betreffenden Einheit zugewiesen sind. Mit einem Mausklick auf den Wert öffnen Sie eine (gefilterte) Übersicht dieser Zeilen.
Erweiterte Felder für das Projektcontrolling
Im Modul Geplante Instandhaltung können weitere Planzahlen und berechnete Werte zu den Projektplanzeilen individuell definiert, verwaltet und ausgewertet werden, beispielsweise die Kostenschätzung und die genehmigte Kostenberechnung. Für die Budget- und Projektkontrolle können aus den vorhandenen Zahlen unterschiedliche Ergebnisse gebildet werden, z. B., um eine absolute Abweichung oder eine prozentuale Budgeterfüllung darzustellen. Ziel ist es, mehr Transparenz der Projektplanzeilen zu erhalten.
Da jedes Unternehmen individuell agiert und eigene Planzahlen benötigt, ist diese Funktion individuell für Benutzer zu hinterlegen. Sie können selbst bestimmen, welche Werte Sie benötigen und wie die Spaltenbezeichnungen lauten soll.
Einrichtung der Eingabespalten (Freie Spalten)
Öffnen Sie die Liste Planzeilen Freie Spalten Einrichtung.
Fortsetzung:
Die in Planzeilen Freie Spalten Einrichtung aufgeführten Zeilen bezeichnen Spalten, die als Basis für weiterführende Berechnungen genutzt werden können. Es gibt Freie Spalten, (Dezimal und Ganzzahlt, der Typ kann nicht geändert werden), die jedem Benutzer individuell zur Verfügung stehen und für die Optionen gesetzt werden können.
Bezeichnung
Beschreibung
Zugewiesen
Setzen Sie hier einen Haken, um die betreffende Spalte in den Projektplanzeilen Übersicht sichtbar und für die weiteren Berechnungen verfügbar zu machen. Andernfalls können diese Felder nicht als Berechnungsgrundlage dienen.
Typ
Kennzeichnet die Art der Eingabe, die in einem Feld dieser Spalte erwartet wird. <>
Überschrift
Tragen Sie die gewünschte Spaltenüberschrift ein. Diese wird in den Projektplanzeilen Übersicht und Berichte ausgegeben.
RELion Spalte
Die hier mit einem Haken markierten Spalten sind Standardspalten aus den Projektplanzeilen Übersicht.
Freie Spalte
Die hier mit einem Haken markierten Spalten sind freie Spalten, frei benannt sowie ein- und ausgeblendet werden können.
Summierbar
Wenn hier ein Haken gesetzt wird, können die Spaltenwerte mit dem entsprechenden Funktionsbefehl in der Ebenenhierarchie von unten nach oben aufsummiert werden.
Spaltensumme nicht prüfen
Wenn hier ein Haken gesetzt wird, werden die Spaltenwerte, die in der Ebenenhierarchie von unten nach oben aufsummiert werden können, nicht verprobt.
Status Projekt ignorieren
Änderungen an Projektplanzeilen können nur im Status offen durchgeführt werden. Mit dieser Option lassen sich die Spalten auch im Status freigegeben bearbeiten.
Einrichtung des Zeilenschemas (Schemakopf)
Über die Suche öffnen Sie die Liste Projektplanzeile Schemakopf. Auf der Seite Projektplanzeile Schemakopf werden Datensätze für Berechnungsschemata angelegt. Es können Schemata für unterschiedliche Benutzer angelegt werden, das heißt der betreffende Bearbeiter sieht dann diejenigen Berechnungen, die für ihn vorgesehen sind. Es kann aber auch ein gemeinsames Schema verwendet werden.
Hinterlegung von Rechenoperationen für Freie Spalten
Wählen Sie auf der Seite Projektplanzeile Schemakopf das Schema, dass Sie bearbeiten möchten und klicken auf Aktionen/Zeilen.
Auf der Seite, die sich nun öffnet definieren Sie die Rechenoperationen für die einzelnen Berechnungsschematas.
Es können bis zu fünf Ergebnisspalten definiert werden, deren Einrichtung jeweils in den fünf Zeilen dieses Schemas erfolgt. Verwendet werden die Zeilen, bei denen Sie im Feld Zugewiesen einen Haken setzen. Die betreffende Zeile wird dann als Spalte in den Projektplanzeilen-Übersichten der Projekte angezeigt. Die Einstellung gilt immer für alle Projekte. Angezeigt werden sie demjenigen Bearbeiter, dem das Schema zugeordnet ist. Die Ergebnisspalten sind über Personalisieren einblendbar.
Zeilen 1 bis 3 verarbeiten Werte als Dezimalzahlen (z. B. Geldbeträge), Zeile 4 als Prozentwert (z. B. quotale Berechnung). Zeile 5 zeigt den Prozentwert als Indikator mit Statusbalken an. Die Berechnungslogik definieren Sie durch Ihre Eingaben in den Feldern der Operatoren, Operanden etc. Möchten Sie das berechnete Ergebnis nochmals weiterberechnen geht das mit den Operatoren mal und dividiert.
Funktion Freie Spalten summieren
Werte in den freien Spalten können mit diesem Bericht in der Ebenenhierarchie von unten nach oben aufsummiert werden. Dies gilt nur für Spalten, die in der Planzeilen Freie Spalten Einrichtung als Summierbar gekennzeichnet wurden. Rufen Sie die Funktion aus den Projektplanzeilen über Freie Spalten neu berechnen auf.
Wahlmöglichkeiten: Kalkulation über komplettes Projekt oder Nur nächste niedrigere Planebene berücksichtigen.
