Instandhaltung

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Einführung

Eine zentrale Rolle in diesem Modul nimmt die Schadensmeldungskarte ein. In dieser erfassen Sie alle Details zur Schadensart, dem -ort und -melder und erstellen alle Angebots- und Auftragsunterlagen für Handwerker. Sofern Sie mit gepflegten Ausstattungen arbeiten, werden Ihnen bei Erfassung der Schadensmeldung eventuelle Garantie- und Gewährleistungsfristen angezeigt. Enthält eine Instand¬haltungsmaßnahme Leistungen, die über Versicherungen oder dem Mietvertrag vom Vertragspartner abrechenbar sind, können Sie dies direkt aus der Schadensmeldungskarte prüfen und weiter berechnen.

Bei der Bearbeitung der Schadensmeldungen treten eine Reihe von Verwaltungsaufgaben auf, wie Schadenserfassung, Angebotsanfrage, Bestellung, Auftragsverwaltung, Eingangsrechnungsverwaltung, Vertragsverwaltung inkl. Weiterverrechnung und Rechnungstellung. Das Modul Instandhaltung unterstützt Sie bei diesen vielfältigen Themen, zeigt Ihnen die einzelnen Prozessschritte übersichtlich auf und gibt Ihnen mit der zentralen Schadensmeldungskarte ein funktionales Werkzeug an die Hand, mit dem Sie den Status der Instandhaltungsmaßnahme einsehen und zu den einzelnen Verwaltungsaufgaben navigieren und diese ausführen können.

Über die Schadensmeldungskarte können Sie das Ticketsystem aufrufen, das durch serviceorientiertes Agieren mittels einer Supportabteilung unterstützt wird. Mit der Funktionalität Ticketerfassung können Ereignisse, die sowohl aus dem technischen Bereich (z. B. Meldung eines Schadens) als auch aus dem kaufmännischen Bereich (z. B. Wünsche und Anregungen eines Mieters) schnell und strukturiert aufgenommen werden. Danach erzeugt man aus dem Ticketsystem, z. B. bei technischen Mängeln, direkt die entsprechende Schadensmeldung. Alle anderen Ereignisse werden als Ticket erfasst und weiterbearbeitet, ohne dass der Prozess der Schadensabwicklung durchlaufen werden muss.

RELion bietet Ihnen eine flexible Budgetierungsfunktion mit der Möglichkeit einer Zuständigkeitseinheit oder Objekt ein Finanzbudget zu hinterlegen. Das Budget ist nach Sachkonten aufgesplittert, bei einer Beauftragung wird die Mittelverfügbarkeit gegen die gebuchten Einkaufsrechnungen geprüft. Das Modul Aufgabenverwaltung arbeitet eng mit dem Modul Instandhaltung zusammen. Es werden automatisiert Aufgaben für die zuständigen Mitarbeiter erstellt. Sie erhalten einen Überblick über alle offenen Aufgaben und werden beim termingerechten Handeln optimal unterstützt. Eine Lizenzierung des Moduls ist Voraussetzung für die Nutzung der Funktionalitäten.

Einrichtung

Es gibt viele Möglichkeiten eine Einrichtung in RELion vorzunehmen, um das System optimal für den Einsatz in Ihrem Unternehmen vorzubereiten und auf Ihre Prozessabläufe abzustimmen. Zu Beginn werden Ihnen die obligatorisch vorzunehmenden Einrichtungen erläutert, danach die optionalen Einrichtungsparameter. Fallweise finden Sie auch im Kapitel Weiterführende Themen Hinweise zu Einrichtungen, um diese Parameter nicht aus dem Kontext losgelöst zu betrachten.

Instandhaltungssachbearbeiter

Das Instandhaltungsmodul verfügt über Freigabeprüfungen, die nur von Sachbearbeitern mit entsprechender Berechtigung vorgenommen werden dürfen. Nachfolgend wird die hierfür erforderliche Einrichtung beschrieben.

Benutzer mit Verkäufer/Einkäufer verknüpfen

Die Anwendung benötigt bei bestimmten Prozessen die Angabe welche Kontaktdaten dem angemeldeten Benutzer zuzuordnen sind. Dazu verknüpfen Sie den jeweiligen Benutzer mit einem Verkäufer/Einkäufer-Datensatz. Öffnen Sie dafür die Übersicht Benutzer Einrichtung. Über Liste bearbeiten können Sie die Liste im Bearbeitungsmodus öffnen und bearbeiten.

Überprüfen Sie, ob die relevanten Benutzer im Feld Benutzer-ID eingetragen sind. Diesen Benutzern muss im Feld Verk.-/Einkäufercode ein Code zugeordnet sein. Ist dies nicht der Fall, so ergänzen Sie den Code.

Öffnen Sie die die vollständige Liste des betreffenden Feldes. Es öffnet sich die Liste Verkäufer/Einkäufer. In dieser Liste können Sie mit Bearbeiten ebenfalls Kontaktdaten eines Verkäufers ändern und hinzufügen. Wählen Sie den entsprechenden Code aus der Liste aus und prüfen für jeden Benutzer, der im Modul Instandhaltung arbeiten soll, folgende Parameter:

1. Ist dieser als Benutzer eingerichtet?
2. Ist diesem ein Verkäufer/Einkäufercode zugewiesen worden?

Es ist sinnvoll, in der Tabelle Verkäufer/Einkäufer die Kontaktdaten der einzelnen Benutzer zu überprüfen und ggf. zu ergänzen, denn spätere Funktionen greifen auf die hier hinterlegten Kontaktdaten zurück. So werden z. B. bei dem Bericht 5052650 Angebotsanfrage Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Bearbeiters mit angedruckt, sofern diese gespeichert sind. Dies sollte bereits bei der Einrichtung berücksichtigt werden.

Wahlweise kann ein bereits bestehender Kontakt des Mitarbeiters verwendet werden. Dazu wird die Kontaktnr. im gleichnamigen Feld hinterlegt und es findet eine Synchronisation von Name, Telefonnr. und E-Mail aus der Kontaktkarte statt.

Bearbeiter mit Funktion Instandhaltung am Objekt hinterlegen

Nachdem Sie sichergestellt haben, dass in der Tabelle Verkäufer/Einkäufer alle Mitarbeiter für die Instandhaltung angelegt sind, hinterlegen Sie diese bei Ihren Verwaltungsobjekten. Hierfür öffnen Sie, ausgehend von der Objektkarte, in der rechten Infobox das Ergebnisfeld der Sachbearbeiter und wählen für dieses Verwaltungsobjekt mindestens einen Bearbeiter aus der Übersicht Verkäufer/Einkäufer, dem Sie einen Rollencode mit der Funktion Instandhaltung vergeben. Dieser ist in der Instandhaltung Einrichtung im Inforegister Freigabeverwaltung hinterlegt.

Hinweis

Sollen die Instandhaltungsrechnungen der Rechnungsprüfung durch einen weiteren Mitarbeiter unterliegen (s. Kapitel Freigabe der Beauftragung), muss dieser mit der Funktion Rechnungsprüfer hinterlegt werden.  

Bearbeiter im Stapellauf mehreren Objekten zuweisen

Soll für eine größere Anzahl von Objekten derselbe Bearbeiter in derselben Funktion hinterlegt werden, muss dies nicht zwingend manuell vorgenommen werden, sondern kann auch mit dem Bericht RE Bearbeiter zuweisen automatisiert erfolgen.

Im Inforegister Optionen wird über den Drilldown des Feldes Bearbeiter der Verkäufer/Einkäufer-Code ausgewählt und der gewünschte Rollencode zugeordnet. Im Feld RE Bearbeiter Aktion wählen Sie aus, ob Sie den Rollencode Zuweisen, also an den Objekten eintragen wollen, oder ob umgekehrt mit Entfernen bereits bestehende Einträge der gewählten Bearbeiter/Rollencode-Kombination aus den Objekten gelöscht werden sollen.

Im Inforegister Filter: RE Objekt kann die Verarbeitung eingegrenzt werden, beispielsweise auf einzelne Objekte. Wenn keine Eingrenzung erfolgt, wird der Bearbeiter allen vorhandenen Objekten zugeordnet. Diese Funktion ist beispielsweise dann anzuwenden, wenn ein Sachbearbeiter das Unternehmen verlässt.

Wichtig

Es wird davon abgeraten den Verkäufer/Einkäufer Code zu löschen, da es andernfalls zu Problemen beim Aufruf von Berichten kommt, sowie zu Problemen in der Schadensabwicklung.  

Instandhaltung Einrichtung

Für die zentralen Einrichtungsparameter des Moduls Instandhaltung gibt es eine eigene Einrichtungsseite Instandhaltung Einrichtung.

Bezeichnung	Beschreibung
Skonto Einbehalt berücksichtigen	Wenn dieser Haken gesetzt ist, werden beim Abzug von Einbehalten die Skontobedingungen des Kreditors berücksichtigt. Die Grundlage dafür sind die Zahlungsbedingungen auf der Kreditorenkarte. Diese Funktionalität wird beim Feld Zahlbetrag für Rechnung der Einkaufsrechnung verwendet.
Vorbelegung Eigentümer / Mieter	RELion unterscheidet grundsätzlich zwischen Miet- und WEG-Objekten. An jedem Objekt wird das Eigentümer-/Mieter-Kennzeichen mitgeführt. Falls Ihre Verwaltungstätigkeit sich auf einen der beiden Typen beschränkt, kann hier festgelegt werden, dass das entsprechende Kennzeichen (z. B. “Mieter”) bei bestimmten Belegen vorbelegt wird und nicht mehr manuell eingegeben werden muss. Dies greift an folgenden Stellen: RE Angebotsanfrage, RE Beauftragung, RE Einkaufsrechnung, RE Einkaufsgutschrift, RE Verkaufsrechnung, Schadensmeldung, Projekt Karte.
Inst. Objektkonten Filter	Hier kann ein Filter für Instandhaltungs-Objektkonten definiert werden, der das Auffinden von Instandhaltungskonten erleichtert. An den betreffenden Lookups werden dann nicht alle Objektkonten angezeigt, sondern nur die vordefinierten Instandhaltungskonten. Der Filter greift in folgenden Bereichen: Schadensmeldung, Angebotsanfrage, Beauftragung, Einrichtung, RE Branchen, Tabelle RE Kontakt Geschäftsbeziehung Handwerker.
Vorgabekonto Instandhaltung	In diesem Feld kann ein Objekt-Vorlagekonto ausgewählt werden. Die entsprechende Kontonummer wird dann in den Schadensmeldungszeilen im Feld RE Konto vorbelegt. Dies ist sinnvoll, wenn generell alle Instandhaltungsmaßnahmen auf dasselbe Konto gebucht werden sollen.
Belege	In diesem Bereich werden IDs für verschiedene Belegdrucke hinterlegt, die beim Ausdruck der verschiedenen digitalen Belege benötigt werden. Zum Beispiel beim Ausdruck einer Angebotsanfrage, einer Beauftragung usw. Beim Erzeugen eines Belegs wird die betreffende ID in den Belegkopf eingefügt. Sie kann dort bei Bedarf im entsprechenden Feld noch manuell für den einzelnen Beleg geändert werden. Beim Aufruf des Druckbefehls wird der Druck des Belegs über die hinterlegte ID gesteuert. Folgende Berichts stehen im RELion-Standard zur Verfügung:
	- 5052650 > Angebotsanfrage an Kreditor
	- 5052651 > Beauftragung an Kreditor
	- 5052590 > Mitteilung an Mieter bzgl. Instandhaltung
	- 5052591 > Mitteilung an Eigentümer bzgl. Instandhaltung
	- 5052592 > Mitteilung an Kreditor bzgl. Rechnungskürzung
	- 5052593 > Rechnung an Debitor (ohne MwSt.-Ausweis)
	- 5052305 > Rechnung an Versicherung
	- 5052410 > Verkaufsgutschrift
	Eine Zusammenfassung der Druckfunktionalität finden Sie in Kapitel Belegdruck im Bereich Instandhaltung.

Inforegister Nummerierung

Hier sind die Nummernkreise für die Schadensmeldungsnummern und die Versicherungsmeldungsnummern zu wählen (Pflichtfelder). Sie werden mit Hilfe des Lookups aus der Tabelle Nummernserie ausgewählt.

Inforegister Aufgabenverwaltung

Das Modul Instandhaltung arbeitet mit dem Modul Aufgabenverwaltung zusammen. Sie können automatisch Aufgaben für zuständige Mitarbeiter erzeugen.

Bezeichnung	Beschreibung
Schadensmeldung Aufg.	Wird bei der Schadensmeldung ein geplantes Erledigungsdatum eingegeben, generiert das System für den zuständigen Sachbearbeiter des Objektes mit der Rolle Instandhaltung (eingerichtet in Instandhaltung Einrichtung) eine Aufgabe, um den Abschluss der Schadensmeldung zu überwachen.
Zahlungseingang Versicherung Aufg.	Ist das Feld gesetzt, erzeugt das System nach der Weiterberechnung der entstandenen Kosten an die zuständige Versicherung für den zuständigen Sachbearbeiter des Objekts eine Aufgabe, zur Überwachung des zugehörigen Zahlungsvorgangs. Erst nach Eingang der Zahlung von der Versicherung kann die entsprechende Versicherungsmeldung abgeschlossen werden.
Weiterberechnung Versicherung Aufg.	Wird bei der Schadensmeldung im Feld Weiterberechnen die Option Versicherung ausgewählt, erstellt RELion automatisch eine entsprechende Aufgabe an den zuständigen Bearbeiter, sofern ein Haken gesetzt ist.
Anfrage Angebot Aufgabe	Ist dieses Feld gesetzt, generiert das System nach der Erstellung einer Anfrage an einen Handwerker bzw. eine Firma, aus einer Schadenmeldung heraus, eine Aufgabe an den zuständigen Sachbearbeiter des Objekts (Hauptrolle Technik), den Eingang des entsprechenden Angebots zu überwachen. Das Datum für die Erstvorlage der Aufgabe berechnet sich auf Basis des aktuellen Datums (Erstellung der Anfrage) plus Zeitraum, der sich über das Feld Erstvorlage Aufg. Anfrage ergibt.
Erstvorlage Aufg. Anfrage	Haben Sie die automatische Aufgabenerstellung für Angebotsanfragen aktiviert, können Sie hier mittels einer Datumsformel (z. B. 5T) festlegen, nach welcher Frist die Aufgabe beim zuständigen Bearbeiter erscheinen soll.
Bestellung/Beauftragung Aufgabe	Ist dieses Feld gesetzt, generiert das System für den zuständigen Bearbeiter des Objekts (Hauptrolle Instandhaltung) eine Aufgabe zur Überwachung der Durchführung der beauftragten Tätigkeiten bzw. der Lieferung der bestellten Artikel. Ausgelöst wird der Vorgang bei Erstellung einer Bestellung/Beauftragung aus einer Schadenmeldung heraus. Das Datum der Aufgabe entspricht dem Inhalt des Feldes Zugesagtes Fertigstellungsdatum der Bestellung/Beauftragung.
Rechnungsprüfung Aufgabe	Ist dieses Feld gesetzt, erstellt das System beim Erfassen einer Eingangsrechnung (gilt nur für Rechnungen aus dem Bereich Instandhaltung und bei aktivierter Rechnungsprüfungspflicht) für den zuständigen Rechnungsprüfer des betroffenen Objekts eine Aufgabe zur Prüfung und Freigabe der Rechnung.
Aufg. für Buchung	Ist dieses Feld gesetzt, generiert das System im Rahmen der Freigabefunktionalität von Eingangsrechnungen (gilt nur für Rechnungen aus dem Bereich Instandhaltung) für den zuständigen Bearbeiter des betroffenen Objekts eine Aufgabe zum Buchen der Rechnung.

Wichtig

Voraussetzung für jegliche Arten von Aufgabenerstellung und Bearbeitung ist die Lizenzierung des Moduls Aufgabenverwaltung. In der Dokumentation wird im weiteren Verlauf häufiger von Aufgabenerstellung gesprochen. Es wird dabei nicht jedes Mal darauf hingewiesen, dass das Modul lizensiert werden muss.

Inforegister Freigabeverwaltung

Hinweis

Die Freigabeverwaltung bezieht sich nur auf die Einkaufsseite der Instandhaltung, also Beauftragungen, Eingangsrechnungen etc. Die Verkaufsseite, also die Vorgänge der Weiterberechnung von Instandhaltungskosten, sind hiervon nicht berührt.

Bezeichnung	Beschreibung
RELion Beleggenehmigung	RELion verfügt über spezielle, vom Business Central-Standard abweichende Freigabemechanismen. Alternativ kann aber auch das Beleggenehmigungs-System des Standards verwendet werden. Die Steuerung erfolgt über das Feld RELion Beleggenehmigung mit den Optionen RELion-spezifisch (=Defaulteinstellung) oder NAVISION-Standard. Bei Anwahl von NAVISION-Standard werden folgende Kontroll-/Test-Funktionen der RELion Belegfreigabe durch die Einbindung der NAVISION Beleggenehmigung ersetzt: Die Rolle eines Rechnungsprüfers entfällt komplett. Die Rollen von Sachbearbeitern, wie z. B. die Zugehörigkeit zur Instandhaltung werden nicht überprüft. Die aktuelle Verantwortlichkeit des angemeldeten Benutzers (verantwortlicher Sachbearbeiter, Teamleiter oder beides) werden nicht überprüft. Freigabegrenzen für Sachbearbeiter und deren Teamleiter werden durch die erweiterte Funktionalität der NAVISION Beleggenehmigung ersetzt. Wichtig: Die Option NAVISION-Standard kann nur gesetzt werden, wenn im nachfolgenden Feld die Rechnungsprüfungspflicht NICHT aktiviert ist, und umgekehrt.
Rechnungsprüfer erforderlich	Wenn hier ein Haken gesetzt ist, kann eine Rechnung nur noch vom, in der Objektkarte hinterlegten, Sachbearbeiter mit der Rolle Rechnungsprüfer freigegeben werden. Dem Sachbearbeiter ist es auch nicht mehr möglich, eine Bestellung direkt zu verbuchen. Wichtig: Diese Option kann nur gewählt werden, wenn im Feld RELion-Beleggenehmigung RELion-spezifisch ausgewählt wurde.
Rechnungsfreigabe durch Objektmitarbeiter	Setzen Sie den Haken, kann eine Rechnung nur von dem Bearbeiter freigegeben werden, der am betreffenden Objekt mit der Funktion Instandhaltung hinterlegt ist.
Grenzbetrag Teamleiterfreigabe	Ab diesem Betrag darf nur der Teamleiter oder dessen Stellvertreter eine Bestellung/Rechnung freigeben. Die Eingabe ist optional. Bitte beachten Sie, dass die Funktionalität nur verwendet werden kann, wenn tatsächlich ein Team mit Teamleiter eingerichtet ist.
Keine Freigabeprüfung bei Storno	Wird der Haken gesetzt, findet bei Rechnungsstorno keine Freigabeprüfung statt, auch wenn Rechnungsprüfungspflicht aktiviert ist.
Keine Budgetprüfung bei Weiterberechnung	Standardmäßig erfolgt bei der Freigabe einer Bestellung/Rechnung eine Budgetprüfung. Wird jedoch hier ein Haken gesetzt, wird auf die Budgetprüfung verzichtet, wenn der Status der Bestellung/ Rechnung auf Weiterberechnen steht.
Rollencode Instandhaltung; Rollencode Rechnungsprüfer	Geben Sie hier einen Rollencode an. Ein Objektsachbearbeiter, der die Instandhaltungsfunktionen bzw. Rechnungsprüfung ausführen soll, muss diesen Code zugewiesen bekommen.

Teams, Teamleiter und Stellvertreter festlegen

Der Teamleiter hat gegenüber dem normalen Benutzer erweiterte Freigaberechte in folgenden Bereichen: Freigabe von Beauftragungen und Einkaufsrechnungen oberhalb

• einer bestimmten mandantenbezogenen Betragsgrenze (siehe Inforegister Freigabeverwaltung);
• einer bestimmten objektbezogenen Betragsgrenze (siehe Verwaltervertrag: Höchstgrenzen Schadens-/Versicherungsfall);
• einer bestimmten Budgetgrenze.

Haben Sie in mindestens einem der beschriebenen Fälle Beträge hinterlegt und möchten Aufträge durch den Teamleiter freigeben lassen, so müssen Teams und Teamleiter angelegt werden.

Anlegen von Teams und Teamleiter

Öffnen Sie hierzu die Übersicht Teams. Hier können Sie mit Neu neue Teams erstellen. Dafür erfassen Sie die Felder Code und Name. Um die Mitglieder festzulegen, markieren Sie das gewünschte Team und wählen Vorgang/Verkäufer.

In der Übersicht Team Verkäufer im Feld Verkäufercode können Sie die Personen aus der Übersicht Verkäufer/Einkäufer und eine Person als Teamleiter auswählen, indem Sie einen Haken im Feld Teamleiter setzen.

Zuweisen von Stellvertretern

Im Modul Instandhaltung lassen sich bestimmte Personen für bestimmte Tätigkeiten festlegen (z. B. Rechnungsfreigabe). Da im Falle der Abwesenheit, beispielsweise bei Krankheit oder Urlaub, der Berechtigte von einem anderen Mitarbeiter vertreten werden muss, ist dies über die Seite Ver-/Einkäufer Stellvertreter einzurichten. Über die Suche öffnen Sie die Übersicht Verkäufer/Einkäufer, dort finden Sie unter den Aufruf Stellvertreter oder Sie öffnen hierfür das Ergebnisfeld in der Stellvertreterzeile. Für die markierte Person können Sie nun einen Stellvertreter hinzufügen. Wählen Sie eine oder mehrere Personen als Stellvertreter aus.

Inforegister Bauabzugssteuer

Dieses Inforegister umfasst Einrichtungsparameter für eine eigenständige Funktionalität zur Verwaltung von steuerlichen Freistellungsbescheinigungen für Bauleistungen. Näheres zu dieser Funktion entnehmen Sie dem Kapitel Umbuchung Steuerabzug § 48.

Einrichtung des RE Problem-/ und Lösungskatalogs

Über die Karte Schadensmeldung können Sie Schadensfälle erfassen und bearbeiten. Wahlweise kann auch mit einer vorgelagerten Karte mit Namen Ticket gearbeitet werden, wenn beispielsweise ein Callcenter für die Erstaufnahme der Schadensfälle zuständig ist. Die Abarbeitung erfolgt zuletzt immer über die Schadensmeldung und deren Schadensmeldungszeilen. Beide Karten benötigen einen eingerichteten Problem- und Lösungskatalog, der die Fälle näher klassifiziert und wahlweise auch mit gewünschten Textbausteinen für die weiterführenden Belege versehen ist. Die Einrichtung ist mandantenübergreifend. Das bedeutet, dass die Pflege der Tabelle nur einmal erfolgen muss und damit für alle Mandanten der Datenbank gepflegt wird. Öffnen Sie die Tabelle RE Problem-/Lösungszuordnung.

Die Einrichtung des Problem-/ und Lösungskataloges besteht aus mehreren Komponenten, es müssen hierfür mehrere Tabellen gepflegt werden:

• Problembereich (z. B. Garage, Außenanlage, Gebäude, Innenhof, Küche, etc.)
• Problemkategorie/Symptome (z. B. Instandsetzung, Instandhaltung, Prüfung etc.)
• Problem (verknüpft Problembereich und Problemkategorie miteinander und enthält einen Problemcode und eine Problembeschreibung)
• Lösung (z. B. Schloss austauschen, Reparatur, Malerarbeiten, etc./kann Textbausteine führen)
• Ausstattung (Sofern Ausstattungen gepflegt werden, kann dies die Selektion erleichtern.)
• Lösungsanleitung (Detaillierte Beschreibung der durchzuführenden Arbeiten ist möglich; insbesondere sinnvoll, wenn eigene Mitarbeiter mit der Umsetzung beauftragt werden.)
• Bearbeitungspriorität (Optionsfeld mit folgenden Werten: Niedrig, Mittel, Hoch, Gefahr in Verzug)
• Branche/Gewerk (Wert wird in Schadensmeldungszeile übertragen und erleichtert die Kreditorenauswahl, sofern diese auch entsprechende Branchen enthalten.)
• Häufigkeit (Dokumentiert, wie oft der Katalogeintrag bereits in einem Ticket oder Schadensmeldung verwendet wurde und kann somit die Selektion erleichtern.)

In den folgenden Gliederungspunkten werden die einzelnen Elemente der Problem-/Lösungszuordnung aufgezeigt.

Global-RE Problembereiche

Die Einrichtungstabelle Global-RE Problembereiche besteht aus den Feldern Code und Beschreibung. Die Codewerte müssen eindeutig sein. Bedenken Sie bei der Einrichtung die Sortierung!

Über die Suche öffnen Sie hierzu Global-RE Problembereiche. Erfassen Sie systematisch alle Problembereiche. Diese können technischer Art sein (z. B. Bad, Flachdach etc.) aber auch andere Problembereiche wie z. B. Flurdienst, Reinigungswoche etc.

Global-RE Problemkategorie (=Symptome)

Die Einrichtungstabelle Global-RE Problemkategorie besteht aus den Feldern Code und Beschreibung. Die Codewerte müssen eindeutig sein. Bedenken Sie auch hier bei der Einrichtung die Sortierung!

Öffnen Sie über die Suchfunktion die Tabelle Global-RE Problemkategorie. Hier erfassen Sie jetzt alle Problemkategorien, die in den Problembereichen vorkommen können (z. B. Instandhaltung).

Global-RE Probleme

Die Einrichtungstabelle Global-RE Probleme setzt sich aus Problembereich und Problemkategorie zusammen. Da die Tabelle darüber hinaus über einen eigenen Code verfügt, können bei Bedarf mehrfach Datensätze mit gleichem Code aus Problembereichscode und Symptom erstellt werden. Über die Suche öffnen Sie hierzu Global-RE Probleme.

Global-RE Lösungen

In der Einrichtungstabelle Global-RE Lösungen kann der Code und die Beschreibung hinterlegt werden.

Wichtig

Aktuell berücksichtigt das Modul Instandhaltung ausschließlich Textbausteine der Lösungsanleitung. Die Arbeit mit Textbausteinen ist nicht zwingend erforderlich. Bei Bedarf kann auch ein Sachverhalt an der Schadensmeldung erfasst und in die Belege übernommen werden.

Dazu öffnen Sie über die Suche die Tabelle Global-RE Lösungen. In der Einrichtungstabelle Global-RE Lösungen kann der Code und die Beschreibung der Lösung hinterlegt werden.

Lösungsanleitung Einrichtung (optional)

Sie können Lösungsanleitungen erfassen, um später bei der Erfassung des Tickets bzw. einer Schadensmeldung gegebenenfalls sofort Lösungen anbieten zu können Diese finden vor allen Dingen Anwendung, wenn im Unternehmen eigene Mitarbeiter für Instandhaltungsmaßnahmen eingesetzt werden.

Lösungsanleitungen können in RELion ausschließlich für Ausstattungen erfasst werden. Öffnen Sie hierzu die Tabelle RE Lösungsanleitung Einrichtung und erfassen einen neuen Datensatz. Im Feld Art wählen Sie Ausstattung. Im Feld Nr. wählen Sie die Ausstattung aus, für die der Lösungstext gelten soll. Wählen Sie nun im Feld Lösungsanleitungsnr. einen bereits bestehenden Lösungsanleitungstext aus oder erstellen über Neu eine neue Lösungsanleitung.

Hinweis

Im Feld Lösungsanleitungsnr. kann wahlweise eine manuelle Nummer eingetragen werden, es ist aber auch möglich eine Nummernserie zu verwenden. Dazu ist es notwendig, über die Suche die RE Nummernserie zu öffnen und in dem Feld Lösungsanleitungsnr. einen Wert einzutragen.

RE Problem-/Lösungszuordnungen

In dieser Tabelle bilden Sie nun gültige Kombinationen und ordnen jedem Problem die entsprechende Lösung zu.

Hinweis

Wenn diese Tabelle gut gepflegt ist, kann bei Auswahl eines Problem-Lösung-Datensatzes das Befüllen von Feldern in der Schadensmeldungszeile automatisiert werden. Beispielsweise kann über die Branche bei einer eindeutigen Geschäftsbeziehung zum Kreditor dieser direkt befüllt werden. Des Weiteren ist es möglich, automatisch das Objektkonto zu befüllen.

Belegdruck im Bereich Instandhaltung

Im Verlauf der Instandhaltungsbearbeitung werden Belege erzeugt, wie beispielsweise Angebotsanfragen, Beauftragungen und Rechnungen. Für den Ausdruck dieser Belege bietet RELion folgende Möglichkeit, aus den jeweiligen Karten vorgefertigte Reports aufzurufen.

Hinweis

Wie schon in Kapitel Instandhaltungssachbearbeiter beschrieben, werden die Kontaktdaten des Bearbeiters, die auf dem Ausdruck einer Anfrage oder eines Auftrags erscheinen, aus der Verkäufer/Einkäuferkarte gezogen. Hinterlegen Sie deshalb alle Daten, die auf Ihren Anschreiben in Erscheinung treten sollen.

Im Bereich der Instandhaltung ist diese zweifache Druckfunktionalität aus folgenden Karten abrufbar:

• Versicherungsmeldung
• Angebotsanfrage
• Beauftragung
• Einkaufsrechnung
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsgutschrift

Einrichtung Berichtstexte für Belege der Instandhaltung

Sie können bei Belegdrucken die Texte des Anschreibens im Beleg individuell zu erfassen. Für die wichtigsten Belege im Instandhaltungsprozess bietet RELion bereits vorgefertigte berichtstextfähige Berichts für den Druck. Im Einzelnen liegen folgende Berichte vor:

• 5052410 - Verkaufsgutschrift
• 5052305 – Rechnung an Versicherung (Debitor)
• 5052409 – Verkaufsrechnung an Debitor (mit MwSt.-Ausweis)
• 5052590 – Mitteilung an Mieter bzgl. Instandhaltung
• 5052591 – Mitteilung an Eigentümer bzgl. Instandhaltung
• 5052592 – Mitteilung an Kreditor bzgl. Rechnungskürzung
• 5052593 – Rechnung/Gutschrift an Debitor (ohne MwSt.-Ausweis)
• 5052650 – Angebotsanfrage an Kreditor
• 5052651 – Beauftragung an Kreditor

Die Funktionalität hat folgende Struktur (s. auch Schaubild): Zunächst wird bei der Einrichtung definiert, welcher Bericht generell für welchen Beleg verwendet werden soll (dies haben Sie bereits in Kapitel Instandhaltung Einrichtung kennengelernt). Für jeden Bericht können Sie Berichtstexte definieren.

Beim Aufruf eines Belegs, z. B. einer Beauftragung, wird diese entsprechende Report-ID an den Beleg übergeben. Falls individuelle Änderungen notwendig sind, können am einzelnen Beleg noch die Texte geändert werden. Es ist auch möglich, für diesen speziellen Beleg einen anderen Bericht auszuwählen.

Die Einrichtung dieser Texte erfolgt über die RE Berichtstexte. In der Übersicht RE Berichtstexte können Sie Texte für einzelne Berichte neu erfassen oder bereits bestehende aufrufen. Über Neu legen Sie einen neuen Berichtstext an. Im Inforegister Allgemein legen Sie fest, in welchen Bereichen der Berichtstext verwendet werden soll. Die wichtigste Einstellung ist die Verbindung zum betreffenden Bericht. Über die Berichtszuordnung legen Sie fest, für welche Berichte der Text angewendet werden soll.

Im Inforegister RE Berichtstext Zeilen geben Sie in der Spalte Positionierung die Lage des Textes innerhalb des Berichts vor (z. B. Vortext oder Nachtext) und in der Spalte Text den zu druckenden Text. Da es sich um eine Standard Anwendung handelt, die nicht nur in der Instandhaltung Verwendung findet, wird diese hier nur kurz behandelt.  

Optionale Einrichtung

Die nachfolgend beschriebenen Einrichtungsmöglichkeiten sind nicht zwingend erforderlich, um mit dem Instandhaltungsmodul zu arbeiten. Es ist jedoch je Installation und Bedarf des Verwaltungsunternehmens zu entscheiden, welche Einrichtungen insgesamt anzuwenden sind. Da weitere Einrichtungen auch weiteren Pflegeaufwand erfordern, sollte das Nutzen/Aufwandsverhältnis bei der Entscheidung miteinbezogen werden.

Inforegister Budget

Sofern Sie mit Budgets arbeiten, können Sie für die Instandhaltung ein Finanzbudget bei dem Objekt der Zuständigkeitseinheit hinterlegen. RELion prüft bei der Beauftragung die Mittelverfügbarkeit (die Prüfung erfolgt nur gegen gebuchte EK-Rechnungen) gegen dieses Budget und gibt entsprechende Meldung aus, wenn das Budget erschöpft ist. Über die Suche öffnen Sie Instandhaltung Einrichtung.

Bezeichnung	Beschreibung
Name Instandhaltungsbudget	In diesem Feld kann ein zuvor angelegtes Finanzbudget als Standard-Instandhaltungsbudget definiert werden. Das Standard-Instandhaltungsbudget dient als Vorbelegung des Instandhaltungsbudgets in der Zuständigkeitseinheit. Hinweis Das Budget, das in der Zuständigkeitseinheit hinterlegt ist, ist das relevante Budget.
Periodenlänge Instandhaltungsbudgetierung	In diesem Feld wird die Periodenlänge für das Instandhaltungsbudget bestimmt, das im Feld Name Instandhaltungsbudget definiert wurde. Erlaubte Werte sind 1J/1Q/1M. Mit der Periodenlänge steuern Sie die Berechnung der verfügbaren Budgets unabhängig vom Intervall, für welches das Finanzbudget angelegt wurde. Sie können z. B. für jeden Monat ein Budget erfassen und die Periodenlänge auf 1J stellen, so dass für die Verfügbarkeitsprüfung 12 Monatswerte addiert werden.
Budget inkl. Mehrwertsteuer	Wird hier der Haken gesetzt, werden die budgetierten Beträge als Bruttobeträge, also inklusive Mehrwertsteuer, behandelt.

Instandhaltungsbudget zur Kostenüberwachung

Um die Kostenentwicklung zu überwachen kann mit Finanzbudgets gearbeitet werden. Dies ist nicht zwingend erforderlich und liegt im Ermessen des Anwenders. Wird die Budgetierung verwendet, nutzen Sie bitte die Standard-Auswertungsmöglichkeiten in Dynamics Business Central.

Die Basis für die Budgetüberwachung ist die Mandats-Zuständigkeitseinheit. Auf der Karte Zuständigkeitseinheit wird die Zuordnung zu einem Instandhaltungsbudget hinterlegt. Es kann pro Zuständigkeitseinheit (ZE) nur ein Budget zugewiesen werden. Das Budget kann aber für mehrere Objekte der Zuständigkeitseinheit Verwendung finden, hierbei kann auch durch die Verwendung von Dimensionen das Budget für die einzelnen Objekte aufgegliedert werden. Umgekehrt kann ein Budget auch mehreren Zuständigkeitseinheiten zugeordnet sein.

Das folgende Schaubild soll diese möglichen Beziehungen sowie den Ort der Einrichtung verdeutlichen:

Die Prüfung auf das Budget erfolgt beim Buchen des Einkaufsbeleges. Geprüft wird immer auf jenes Budget, welches auf der ZE-Karte eingetragen ist in Verbindung mit dem zu bebuchenden Sachkonto. In der Budget-Einrichtung wird der budgetierte Betrag immer einem Sachkonto zugewiesen. Es ist im Vorfeld zu überlegen, ob man mit einem einzigen Instandhaltungsbudget oder mit unterschiedlichen Budgets pro ZE arbeiten möchte. Folgende drei Varianten sind denkbar:

1. Arbeiten mit einem Instandhaltungsbudget inkl. Zuordnung auf ZE/Objekt: Eine Budgetaufteilung auf die einzelnen Objekte erfolgt in der Regel dadurch, dass die Beträge bei Einrichtung des Budgets jeweils auf ZE/Objekt verteilt wird (mittels globaler Dimensionen)
2. Arbeiten mit mehreren Instandhaltungsbudgets inkl. Zuordnung auf ZE/Objekt: Alternativ können für die Instandhaltung mehrere Budgets (in der Grafik Budget A und Budget B) hinterlegt werden. Die einzelnen Beträge können dann wieder über die globale Dimension Objekt auf diese verteilt werden.
3. Arbeiten mit einem Instandhaltungsbudget ohne Aufteilung auf ZE/Objekt: Es besteht die Möglichkeit ein Budget nicht auf die ZE/Objekte zu verteilen, sondern objektübergreifend zu nutzen. Dafür wird in der RE Instandhaltungseinrichtung ein Budget hinterlegt, dieses muss dann auch in jeder ZE zugewiesen werden. Eine weitere Aufteilung findet nicht statt.

Anlegen von Budgets (Finanzbuchhaltung)

Das Anlegen der Budgets selbst ist nicht Gegenstand der Dokumentation Instandhaltung. Die Anlage erfolgt im Dynamics Business Central-Standardmodul Finanzmanagement. Aus Gründen der Vollständigkeit soll die Funktionalität der Budgets hier dennoch kurz skizziert werden. Öffnen Sie die Sachkontenbudgets.

Um ein neues Budget anzulegen, wählen Sie Neu. Im Feld Name ist ein frei wählbarer Code einzugeben, sowie eine Beschreibung im Feld Beschreibung.

Weiterhin können bis zu vier Budgetdimensionen definiert werden, anhand derer das Budget weiter strukturiert werden kann. Die beiden Globalen Dimensionen Mandat und Objektnummer werden automatisch von jedem Budget mitgeführt. Nach Anlage des Budgetnamens kann über Vorgang/Budget bearbeiten die Zuweisung von Budgetbeträgen erfolgen. Nachfolgend wird die Einrichtung eines allgemeinen Instandhaltungsbudgets mit Aufteilung auf die ZE/Objekte mittels Dimensionen (Variante 1 s.o.) erläutert.

Voraussetzung ist die Hinterlegung eines allgemeinen Instandhaltungsbudgets auf der Seite Instandhaltung Einrichtung, im Inforegister Budget und Hinterlegung dieses allgemeinen Instandhaltungsbudgets bei jeder ZE. Wählen Sie nun im Feld Budgetname das Budget aus, das für diesen Zweck angelegt wurde. Geben Sie im Feld Anzeigen nach dem Zeitraum des Budgets an (z. B. Jahr, Quartal oder Monat).

Über das Inforegister Filter können Sie die Beträge des Budgets auf die einzelnen ZE und/oder Objekte verteilen. Wählen Sie dazu im Feld Dim.-Objekt den gewünschten Wert aus. Zusätzlich können Sie noch nach Datum und Sachkonten filtern. Tragen Sie nun die Budgetbeträge in die Budgetmatrix ein.

Im obigen Beispiel wurde ein Instandhaltungsbudget für die laufende Instandhaltung 810000 (Sachkontofilter) des Jahres 2020 (Datumsfilter) für das Objekt 001 definiert und mit Jahresbeträgen je Sachkonto im Feld 2020 (Ansicht Budgetmatrix Spaltenansicht Periode und Anzeigen nach Jahr) erfasst.

Budget der Zuständigkeitseinheit des Eigentümers zuweisen

Die Eigentümer der Immobilien werden in RELion als Zuständigkeitseinheit erfasst und beim jeweiligen Verwaltungsobjekt hinterlegt. Da jede Buchung in RELion bei Angabe eines Verwaltungsobjektes auch die Zuständigkeitseinheit des jeweiligen Eigentümers validiert, wird das Budget für Instandhaltungskosten bei der Zuständigkeitseinheit hinterlegt. Normalerweise wird in der ZE standardmäßig das allgemeine Instandhaltungsbudget, dass in der Instandhaltung Einrichtung im Inforegister Budget hinterlegt wurde, vorbelegt. Um der ZE ein anderes Instandhaltungsbudget zuzuweisen (in diesem Fall arbeiten Sie nach Variante 2 s.o.), gehen Sie folgendermaßen vor:

Sie können das Instandhaltungsbudget hier auch entfernen, dann arbeiten Sie ohne die Budgetfunktion für alle Objekte dieser ZE.

Hintergrundinformation Budgetüberprüfung

In folgenden Fällen findet eine Budgetüberprüfung der Beauftragung statt:

• Es gibt eine zugehörige Schadensmeldung
• In der zugehörigen Schadensmeldung wurde keine Sondergenehmigung für Freigabe hinterlegt

In folgenden Fällen findet keine Budgetüberprüfung statt:

• Bei Weiterberechnung erfolgt keine Budgetüberprüfung, wenn in der Instandhaltung Einrichtung die Option keine Budgetüberprüfung bei Weiterberechnung gesetzt ist.
• Wenn in der zugehörigen Schadensmeldung kein Instandhaltungsbudget eingetragen ist.
• Wenn in der zugehörigen Zuständigkeitseinheit kein Instandhaltungsbudget eingetragen ist. (ANMERKUNG: Instandhaltungsbudget in der Instandhaltung Einrichtung spielt keine Rolle)

Sonstige Definitionen

• Die globalen Dimensionen werden bei der Überprüfung des Instandhaltungsbudgets nur berücksichtigt, wenn der Globaler Dimensionscode 1 bzw. 2 in der Finanzbuchhaltung Einrichtung vorbelegt sind und es zu dem Instandhaltungbudget und den jeweiligen Globalen Dimensionscodes Einträge in den Finanzbudgetposten Einträge existieren
• Der Datumsfilter für die Budgetüberprüfung wird auf Basis des Beauftragungsdatums ermittelt
• Der Kontenfilter für die Budgetüberprüfung wird auf Basis der in der EK-Zeile hinterlegten Sachkontonr. ermittelt
• Dem Instandhaltungsbudget werden die Verbräuche aus freigegebenen Beauftragungen, gebuchten EK-Belege (Sachposten), der freizugebenden Bestellung, ohne die zu prüfende Belegzeile entgegengestellt.

Erlöskonto Weiterberechnung von Instandhaltungskosten am Objekt hinterlegen

Wie eingangs angesprochen kann es sein, dass entstandene Kosten weiterberechnet werden sollen. Hierfür legen Sie für jedes Objekt in der Objektkarte ein Erlöskonto fest. Es handelt sich um einen Initialwert, welcher nicht zwingend vorhanden sein muss, da auf der Schadensmeldungskarte und den weiterführenden Belegen dieses Feld ebenfalls zur Verfügung steht. Von der Objektkarte wechseln Sie in das Inforegister Instandhaltung. Im Feld Erlöskonto Weiterberechnung hinterlegen Sie über den Lookup das gewünschte Erlöskonto.

Hinweis Das hier hinterlegte Konto wird Ihnen bei der Abwicklung einer Schadensmeldung später vorgeschlagen.

Kreditorenselektion

Firmen, welche für die Behebung eines Schadens beauftragt werden, sind in RELion als Kreditoren zu führen. Da es sich um größere Datenmengen handeln kann und darüber hinaus bestimmte Vereinbarungen bzgl. Instandhaltungsmaßnahmen existieren können, ist es möglich die Kreditoren mit weiteren Merkmalen zu versehen. Somit kann die spätere Auswahl des richtigen Kreditors für beispielsweise eine Angebotsanfrage erleichtert bzw. sogar eingeschränkt werden. Kreditoren können in RELion zugewiesen werden zu:

• Objekten
• Branchen

Durch die Zuweisung zu Objekten und/oder Branchen, lassen sich darüber hinaus Buchungskonten speziell für Kosten aus Instandhaltungsmaßnahmen einrichten, um auch die Auswahl des passenden Buchungskontos zu erleichtern.

Kreditor einem Objekt zuordnen

Sie können einen Kreditor einem bestimmten Objekt zuweisen, falls dieser bevorzugt für das Objekt tätig werden soll. Dies ist keine verbindliche Festlegung und erleichtert die Zuordnung/das Auffinden des Kreditors bei späteren Schadensmeldungen, Angebotsanfragen und Bestellungen/Beauftragungen zum betreffenden Objekt.

Überprüfen Sie, ob in der RE Einrichtung, im Inforegister Allgemein im Feld Handwerker ein Geschäftsbeziehungscode hinterlegt ist. Mit Hilfe dieses Geschäftsbeziehungscodes und Verknüpfung der zugehörigen Kontakte, werden die RE Kontakt Geschäftsbeziehungen am Objekt verwaltet.

RELion verwendet diesen Geschäftsbeziehungscode für die Filteransicht der Kontakte, die auf der Objektkarte als Handwerker angezeigt werden. Um einen Kreditor einem Objekt nun zuzuordnen öffnen Sie das jeweilige Objekt. Über die Funktion Kontakte öffnen Sie die Liste der zum Objekt zugehörigen Kontakte und Geschäftsbeziehungen. Um dem Objekt weitere Handwerkerkontakte zu hinterlegen, wählen Sie Neu. Dabei tragen in der Spalte Kontakt Nr. den gewünschten Kontakt ein und legen in der Spalte Geschäftsbeziehung die Geschäftsbeziehungscode für Handwerker fest.

Dies kommt an verschiedenen Stellen im Anfrage- und Auftragsprozess zum Tragen, wo die betreffenden Kreditoren dann bereits vorgefiltert oder besonders markiert sind.

Wichtig

Beachten Sie, dass ein Kreditor mit Objektbezug nur noch für Angebote/Beauftragungen für diese/s spezielle/n Objekt/e angezeigt wird.

Kreditoren über Instandhaltungsbezirke einem Objekt zuordnen

Über Instandhaltungsbezirke können Sie einem Objekt ebenfalls Geschäftsbeziehungen zuordnen. Der Vorteil bei der Einrichtung von Instandhaltungsbezirken ist, dass dann nicht mehr zwingend die Kreditoren manuell am Objekt hinterlegt werden müssen. Es ist lediglich der, für das Objekt passende Instandhaltungsbezirk auf der Objektkarte zu hinterlegen und das System übernimmt alle Kreditoren entsprechend in die RE Kontakt Geschäftsbeziehungen. Definieren Sie zunächst die benötigten Instandhaltungsbezirke. Öffnen Sie hierzu Instandhaltungsbezirk. Dort öffnen Sie über Kreditoren zuordnen die Liste Kreditoren Instandhaltungsbezirk.

Hier können Sie die Kreditor-Kontakte des jeweiligen Instandhaltungsbezirks auswählen und einer Branche zuordnen. Jetzt hinterlegen Sie noch auf der Objektkarte den entsprechenden Instandhaltungsbezirk aus.

Die Kreditoren des Instandhaltungsbezirks übernehmen nun das System in die RE Kontakt Geschäftsbeziehungen des Objektes. Sollten sich Änderungen bei der Kreditorenzuweisung der Instandhaltungsbezirke ergeben, können diese mit Objektzuordnung aktualisieren auf der Einrichtungsseite Instandhaltungsbezirk aktualisiert werden.

Kreditoren Branchen zuordnen und fallweise Kostenkonto zuordnen

Um bei der späteren Erstellung von beispielsweise Angebotsanfragen die Kreditoren branchenspezifisch filtern zu können, ist es möglich Branchen in der Datenbank zu hinterlegen und diese den Kreditoren zuzuordnen. Die Seite Global-RE Branchen beinhaltet alle Branchen der Datenbank, da sie mandantenübergreifend ist. Zusätzlich können hierüber auch je Branche bei Bedarf Kostenkonten für Instandhaltungsmaßnahmen eingerichtet werden. Es sind zwei Konten möglich:

• Objektkonto Nr. = Kostenkonto für diese Branche bei Instandhaltungsmaßnahmen am Objekt
• Objektkonto Nr. Einheit = Kostenkonto für diese Branche bei Instandhaltungsmaßnamen an der Einheit

Die Einrichtung der Kostenkonten ist initial für den Übertrag und die RE Kontakt Geschäftsbeziehungen Handwerker bei Zuweisung eines Kreditor-Kontaktes zu dieser Branche. Ausgehend von der Kreditorenkarte ist es über Handwerker ebenfalls möglich die hinterlegten Branchen einzusehen bzw. dem Kreditor weitere Branchen zuzuordnen.

Pflicht-Kreditor einem Objekt zuordnen

Falls für ein bestimmtes Objekt in einer ausgewählten Branche/Gewerk zwingend ein bestimmtes Unternehmen zu beauftragen ist, z. B., weil dies mit dem Eigentümer eines Objekts so vereinbart ist, kann diese Information im System hinterlegt werden. Wenn dann zu einem Schadensfall ein Auftrag generiert wird, gibt RELion als Auftragsempfänger diesen Kreditor vor. Werden im Normalfall dem Sachbearbeiter bei Auftragserstellung alle Kreditoren einer Branche angezeigt, wird bei hinterlegtem Pflichtkreditor nur diese Firma vorgeschlagen. Der Bearbeiter hat allerdings die Möglichkeit, diese Vorgabe aufzuheben, falls die Umstände dies erfordern, z. B. bei Betriebsurlaub des betreffenden Unternehmens, oder in Notfällen. In diesem Fall wird die zuvor beschriebene Zuordnung des Kreditors zum Objekt um das Merkmal Pflicht-Kreditor ergänzt. Im Fenster RE Kontakt Geschäftsbeziehungen Handwerker wird ein Haken im Spaltenfeld Pflicht-Kreditor gesetzt.

Hinweis

Es kann nur ein Pflicht-Kreditor pro Branche und Objekt bestimmt werden.

Wichtig

Beachten Sie, dass ein Pflicht-Kreditor durch seinen Objektbezug nur noch für Angebote/Beauftragungen für diese/s spezielle/n Objekt/e angezeigt wird. Vorausgesetzt Sie rufen die Funktion aus der Schadensmeldungszeile auf. Natürlich kann es sein, dass der Kreditor zwar für ein bestimmtes Objekt verpflichtend beauftragt werden soll, aber trotzdem auch für andere Objekte zur Verfügung steht. In diesem Fall legen Sie für den Kreditor in der Tabelle RE Kontakt Geschäftsbeziehung Handwerker zwei Zeilen an: einmal ohne Beschränkung, die zweite Zeile Objektbezug und Haken Pflichtkreditor.

Hinweis

Wenn Sie Kreditoren einem Objekt zuordnen und zusätzlich mit Branchen in Kreditoren und in den Instandhaltungsbelegen (Schadensmeldung, Beauftragung…) arbeiten, so werden Ihnen die Kreditoren sowohl auf das Objekt als auch auf die Branche gefiltert angezeigt. Wird in der Schadensmeldungszeile eine Branche hinterlegt und gibt es am Objekt eine eindeutige Geschäftsbeziehung zu einem Kreditor mit dieser Branche, so wird dieser Kreditor direkt in die Schadensmeldungszeile in das Feld Kreditor-Nr. eingetragen.

Ausstattungen

An Objekten und ihren einzelnen Einheiten lassen sich Ausstattungen erfassen. So kann z. B. die zentrale Heizungsanlage eines Hauses erfasst werden oder die Einbauküche einer einzelnen Wohnung. Ein Ausstattungs-Datensatz wird über einen frei wählbaren Code definiert, insofern kann grundsätzlich jede denkbare Ausstattung angelegt werden.

Einen Sonderfall einer Ausstattung stellen Schlüssel dar, z. B. die Wohnungsschlüssel, die bei einer Vermietung übergeben werden. Ein Schlüssel wird ebenfalls als Ausstattungsgegenstand erfasst, erhält aber zusätzlich über eine Checkbox das Merkmal Schlüssel. Dadurch wird ermöglicht, Schlüssel in den Einheitenverträgen gesondert zu betrachten. Öffnen Sie hierzu die Einheitenvertragsübersicht und die Einheitenvertrag Karte.

Wird eine Ausstattung in einer Schadensmeldung angesprochen, kann dem Bearbeiter dort direkt angezeigt werden, ob dies noch ein Garantiefall ist. Liegt ein Wartungsvertrag vor, zeigt es das, mit der Wartung beauftragte, Unternehmen.

Bei der Einrichtung werden zunächst die Codes für die verschiedenen Ausstattungen definiert. In den Objekten/Einheiten können diese Codes dann verwendet und näher spezifiziert werden.

Hinweis

Die Pflege und Hinterlegung von Ausstattungsmerkmalen an der Gebäudestruktur (Objekt, Einheitenstamm, Hauseingang, Gebäude) ist nicht zwingend erforderlich und kann sehr aufwendig sein. Je nach Unternehmensmodell muss entschieden werden, ob die Verwaltung von Ausstattungen für spätere Auswertungs- und Abrechnungszwecke benötigt wird. Empfehlenswert ist die Pflege der Ausstattungen für den Einsatz von den Aareon Smart World-Produkten Mobile Services und CRM-Portal.

Ausstattungen definieren

Zunächst sind für die Datenbank mögliche Ausstattungen zu erfassen. Hierfür gibt es die Liste Global-Ausstattungen.

Mit Neu legen Sie eine neue Ausstattung an. Die Liste kann zu jedem späteren Zeitpunkt ergänzt werden.

Ausstattungsmerkmale einer Fläche (Objekt, Hauseingang, Einheit, etc.) zuordnen

Öffnen Sie über die Suche die Liste Ausstattung Zuordnungen. In der nächsten freien Zeile wählen Sie über den Drilldown des Feldes Code eine Ausstattung aus. Es werden daraufhin die zugehörige Beschreibung sowie das Einbaudatum (auf Basis des Fertigstellungsdatums des Objekts) validiert. Beide Werte können manuell geändert werden. Die Angabe, wo genau sich die Ausstattung in dem Objekt befindet, treffen Sie mit Hilfe der Felder Einheitennr., Gebäude, Hauseingang, Zimmer.

Hinweis

Jede Ebene der Objektstruktur, namentlich der Hauseingang, das Gebäude, die Einheit oder das Zimmer können den genauen Ort der Ausstattung innerhalb des Objektes bestimmen. Das Zimmer ist die kleinste Ebene der Objektstruktur. Mehrere Ausstattungen auf der gleichen Ebene des Objektes unterscheiden sich über den Code. Erfassen Sie daher über den Code mehrere Ausstattungen, wenn diese auf einer Ebene mehrfach vorkommt (z. B. Fenster 1, Fenster 2 oder Rauchmelder 1, Rauchmelder 2 usw.).

Optional können noch weitere Merkmale der Ausstattung erfasst werden, indem Sie die jeweilige Ausstattung mit Ansicht öffnen.

Die weiteren Angaben auf der Ausstattungskarte dienen der Information und sind nicht verpflichtend auszufüllen. Arbeiten Sie mit der Aufgabenverwaltung und haben Datumsangaben Garantie bis und Nächster Prüftermin eingetragen, so können Sie sich dazu Aufgaben anlegen lassen.

Weitere Aufrufe der Ausstattungen finden Sie auf den Seiten Einheitenvertragsübersicht, Einheitenvertragskarte und Einheitenstamm gefiltert auf den jeweiligen Datensatz.

Funktion Räume/Flächen und Ausstattung aus einer Vorlage anlegen

Die Funktionen Vorlage Räume und Flächen anwenden und Vorlage Einheit Ausstattung anwenden erstellen für Objekte oder Einheitenstämme neue Räume/Flächen oder Ausstattungen, die vorab in einer Vorlage hinterlegt wurden. Das hat den Vorteil, dass man z. B. Räume oder Ausstattungen in einem Objekt, für Wohnungen die gleich aufgebaut sind, schnell anlegen kann. Die Felder der Vorlagen für Räume und Ausstattungen sind entsprechende Informationen, die auf der Karte Räume und Flächen und der Karte Ausstattung hinterlegt. Bei der Anwendung der Aareon App Kundenportal oder Wohnungsbegehung steigert die Pflege dieser Daten den Nutzen dieser Module enorm. Um eine Ausstattungsvorlage zu erstellen, öffnen Sie Ausstattung Vorlagen oder Räume und Flächen Vorlagen. Hier können Sie Ausstattungen mit Ausstattung Vorlage Zeilen als Vorlage anlegen.

Um die Vorlage auf ein Objekt anzuwenden, öffnen Sie hierzu die Liste Objekte oder Einheitenstämme. Je nachdem, ob Ausstattungen oder Räume und Flächen für ein Objekt oder für Einheitenstämme angelegt werden sollen. Wählen Sie dafür über die Suche Vorlage Räume und Flächen anwenden oder Vorlage Ausstattung anwenden.

Hiermit können Sie die Vorlage für das Objekt oder den Einheitenstamm auswählen.

Klicken Sie auf OK, Sie bekommen eine Information, wie viele Datensätze verarbeitet werden.

Klicken Sie nochmals auf OK, werden Ihnen die Datensätze noch einmal im Detail angezeigt, die angelegt werden. Ebenso werden Ihnen fehlerhafte Datensätze visualisiert. Möchten Sie die Räume und Flächen nicht anlegen, können Sie den Vorgang Abbrechen. Andernfalls werden mit Klick auf OK die korrekten Datensätze verarbeitet.

Gibt es die Räume und Flächen bisher noch nicht in dem Objekt bzw. der Einheit, so werden diese neu angelegt, andernfalls werden diese überschrieben.

Es ist möglich, die Vorlage für ein Objekt oder für mehrere Einheitenstämme auszuführen. Hierfür müssen in der Übersicht der Einheitenstämme mehrere markiert werden.

Kreditoren & Einkauf Einrichtung

Einige Parameter der Business Central Standardeinrichtung Kreditoren & Einkauf Einr. haben auch Auswirkung auf Prozesse im RELion-Modul Instandhaltung. Hierzu gehört die Einstellung für das Standardbuchungsdatum und die Archivierung von Anfragen bzw. Beauftragungen. Öffnen Sie hierzu Kreditoren & Einkauf Einr.

Im Inforegister Allgemein ist im Feld Standardzeilentyp des Beleges der Wert Sachkonto einzutragen. Des Weiteren können Sie das Standardbuchungsdatum festlegen, ob für Rechnungen als Buchungsdatum das Arbeitsdatum (Tagesdatum) oder Kein Datum vorbelegt werden soll. Wechseln Sie in das Inforegister Archivierung. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Archivierungsautomatismen verschiedener Belege voreinzustellen.

Bezeichnung	Beschreibung
Angebote archivieren	Diese Einstellung kennzeichnet, ob eine Anfrage beim Löschen automatisch archiviert werden soll. Es handelt sich um eine Business Central-Standard-Einrichtung, die auch auf RELion entsprechend Anwendung findet. Optionen: Nie/Fragen/Immer
Rahmenbestellung archivieren	Die Funktionalität der Rahmenbestellung bezieht sich in erster Linie auf den Business Central-Standard. In RELion wird dies aktuell nicht verwendet.
Bestellungen archivieren/ Reklamationen archivieren	Aktivieren Sie das Feld, falls Beauftragungen beim Löschen automatisch archiviert werden sollen.
	Hinweis: Wenn eine Beauftragung in eine Eingangsrechnung übernommen wird, wird sie gelöscht bzw., wenn der Haken gesetzt ist, archiviert. In dem Falle ist sie unter Bestellungsarchive.

Nummernserie für Gebuchte Verkaufsbelege

Auf der Karte der Zuständigkeitseinheit können Sie einen eigenen Nummernkreis für Gebuchte Verkaufsrechnungen und Gebuchte Verkaufsgutschriften anlegen. Dies hat den Vorteil, dass diese Verkaufsbelege (z. B. bei der Weiterberechnung einer Schadensmeldung) pro Eigentümer-ZE durchgängig nummeriert werden. Öffnen Sie die Zuständigkeitseinheiten. Auf der Karte der entsprechenden Zuständigkeitseinheit finden Sie die Einstellung der Nummernserie im Inforegister Nummerierung.

Leistungsarten

Die Leistungsarten bieten eine flexible Steuerung der Einkaufsprozesse. Für jede, im Unternehmen vorkommende Leistung, können entsprechende Parameter, z. B., ob Gewährleistungsarbeiten zulässig sind oder nicht, durch anhaken aktiviert werden. Zudem können Beauftragungsgrenzen festgelegt werden. Die Leistungsarten erhöhen die Transparenz bei Beauftragungen für den Anwender.

Definition der Leistungsarten

Öffnen Sie die Liste Leistungsart.

Hier können Sie Leistungsarten erfassen, die Ihnen dann in den Schadensmeldungen und Beauftragungen zur Verfügung stehen. Die gesetzten Parameter übersteuern die Einrichtungen aus der Instandhaltung bezüglich der Objektkonten und Branchen/Gewerke.

Weiterführende Einrichtungsmöglichkeiten in anderen Modulen

Der Prozess der Instandhaltung kann auch bestehende Verträge, etwa mit Mietern oder Versicherungen, berühren. Da im weiteren Verlauf der Dokumentation diese Berührungspunkte (z. B. Versicherungsmeldung) zur Sprache kommen, wird der Vollständigkeit halber auf die separat erhältlichen Dokumentationen „Dienstleistungsverträge“, „Mietverwaltungsverträge“ und „Verwalterhonorarabrechnung“ verwiesen. Dort wird behandelt, wie Sie Wartungs-, Versicherungs-, Miet- oder Verwalterverträge anlegen und einrichten können. In den nachfolgend aufgeführten Bereichen berührt die Vertragseinrichtung auch die Instandhaltung.

• Wartungsvertrag Für manche wiederkehrenden Maßnahmen der Überwachung und Instandhaltung werden Wartungsverträge mit anderen Unternehmen abgeschlossen, wie z. B. für Aufzüge oder Heizungsanlagen. Sie können diese Wartungsverträge in RELion erfassen. Verschiedene Funktionen können dann auf die hinterlegten Informationen zurückgreifen.
• Mietvertrag Regelungen zu Bagatellschäden in Wohnraum-Mietverträge enthalten unter Umständen Vereinbarungen zum Umgang mit Bagatellschäden, insbesondere bezüglich einer Eigenbeteiligung des Mieters an Kleinreparaturen. In RELion können Informationen zu Bagatellschäden in der Mietvertragskarte erfasst und in zugehörigen Schadensmeldungen angezeigt werden.
• Versicherungsvertrag Ein Versicherungsvertrag wird bei der Instandhaltung dann berührt, wenn Reparaturkosten an eine Versicherung weitergereicht werden sollen. Die Erfassung eines Versicherungsvertrags in RELion ist Voraussetzung dafür, dass später im Modul Instandhaltung Versicherungsmeldungen und Weiterberechnungen an diese Versicherung erfolgen können.
• Verwaltervertrag Im Verwaltervertrag festgelegte Vereinbarungen können für die Instandhaltung von Bedeutung sein und in RELion hinterlegt werden. Dies betrifft zum einen die Prüfung von Höchstgrenzen bei der Auftragsvergabe, zum anderen die Darstellung besonderer Zusatzvereinbarungen.

Verwaltervertrag Höchstgrenzen

Im Verwaltervertrag können beispielsweise Betragsgrenzen für die Auftragsvergabe vereinbart sein. Übersteigt ein Auftrag diese Grenze, muss der Eigentümer vorab informiert werden und seine Zustimmung vorliegen. RELion unterstützt diese Anforderung, indem Sie im Verwaltervertrag einen Höchstbetrag für die Auftragsvergabe festlegen. Bei Überschreitung ist eine Sonderfreigabe durch den Teamleiter notwendig. Analog kann auch eine Höchstgrenze für Versicherungsschäden hinterlegt werden. Öffnen Sie die Vertragsübersicht.

In den Verwalterhonorarzeilen kann in den Spalten Höchstgrenze pro Schadensfall oder/und Höchstgrenze pro Versicherungsfall jeweils ein Betrag erfasst werden. (Standardmäßig sind die Felder ausgeblendet) Werden beide Felder gefüllt, orientiert sich der Prüfmechanismus am jeweils niedrigeren Wert.

Wichtig

Wenn diese Funktionalität genutzt werden soll, ist zwingend ein Teamleiter zu definieren (s. Kapitel Teams, Teamleiter und Stellvertreter festlegen).

Die Freigabe einer Beauftragung durch einen Sachbearbeiter (s. Kapitel Freigabe der Beauftragung) ist nicht möglich, wenn der beauftragte Betrag eine der beiden, im Verwaltervertrag festgelegten, Höchstgrenzen überschreitet. In diesem Fall muss der Teamleiter auf der Schadensmeldungskarte eine Sonderfreigabe vornehmen. Wenn ein Verwaltungsvertrag mehrere Objekte umfasst, die als jeweils eigene Vertragszeilen erfasst sind, ist es grundsätzlich möglich, jedem Objekt unterschiedliche Höchstgrenzen zuzuweisen.

Verwaltervertrag Zusatzvereinbarungen zu Instandhaltungsmaßnahmen

Unter Umständen kann ein Verwaltervertrag individuelle, auf ein bestimmtes Objekt zugeschnittene Vereinbarungen enthalten, die bei Instandhaltungsmaßnahmen zu berücksichtigen sind. Deshalb ist eine Funktion sinnvoll, die den Sachbearbeiter zu Beginn einer Maßnahme über bestehende Zusatzvereinbarungen informiert bzw. ihn daran erinnert. Mit RELion Instandhaltungsmodul können Sie sich während der Freigabe einer Schadensmeldung einen Text anzeigen lassen, der Sie auf eventuell getroffene Zusatzvereinbarungen im Verwaltervertrag hinweist. Es handelt sich lediglich um eine Information, die eingeblendet wird. Besteht kein Handlungsbedarf, können Sie die Meldung einfach bestätigen und mit der Verarbeitung fortfahren. Sie können pro Objekt im Verwaltervertrag eine Zusatzvereinbarung festlegen.

Um generell mit den Zusatzvereinbarungen zu arbeiten, müssen Sie einmalig einen Code für die Instandhaltung in der RE Vertrag Einrichtung festlegen. Über die Suche öffnen Sie RE Vertrag Einrichtung.

Im Inforegister Dienstleistungsvertrag ist im Feld Instandhaltung Vereinbarung ein Code zu hinterlegen, der später die Einblendung der Zusatzvereinbarungen steuern wird. Im späteren Betrieb wird dann jede Zusatzvereinbarung, die diesen Code trägt, bei der Freigabe einer Schadensmeldung eingeblendet. Hierdurch wird der Sachbearbeiter über die Vereinbarung in Kenntnis gesetzt, bevor er weitere Veranlassungen trifft.

Öffnen Sie nun den entsprechenden Verwaltervertrag in der Vertragsübersicht für den Sie eine Zusatzvereinbarung anlegen möchten. Im Inforegister Zeilen können die unter Zusatzvereinbarungen diese individuell und objektbezogen (pro erfasster Zeile) hinterlegt werden.

Klicken Sie auf Verwalten/Zusatzvereinbarungen, es öffnet sich das Dialogfenster Zusätzliche Vertragsvereinbarungen. Für die korrekte Steuerung der Zusatzvereinbarungen muss im Feld Art der zusätzlichen Vereinbarung der im RE Vertrag Einrichtung hinterlegte Instandhaltungscode ausgewählt werden. Geben Sie im Feld Beschreibung den Text der Vereinbarung ein. Die Eingabe kann maximal 80 Zeichen umfassen. Nach dem Schließen des Fensters ist die Vereinbarung gespeichert.

Hinweis

Die Vereinbarung wird immer für das Objekt bzw. die Vertragszeile erfasst, die in der Zeilenansicht gerade angewählt ist.

Kopierfunktion für Zusatzvereinbarungen

Um gleichlautende Vereinbarung für verschiedene Objekte nicht jeweils neu eingeben zu müssen, verfügen Sie in RELion über eine Kopierfunktion. Öffnen Sie dazu den Vertrag, in den eine bereits bestehende Vereinbarung übernommen werden soll (also den Zielvertrag des Kopiervorgangs). Markieren Sie die betroffene Zeile und öffnen Sie durch Klick auf Zusatzvereinbarungen das Fenster Zusätzliche Vertragsvereinbarungen.

Öffnen Sie den Bericht über Vereinbarungen kopieren und wählen Sie im Feld Verwaltervertrag über den Lookup-Button den Vertrag, aus dem eine bestehende Vereinbarung kopiert werden soll. Geben Sie im Feld Vertragszeile die Zeile des Ausgangsvertrags an, auf den sich die Vereinbarung bezieht. Im Feld Art Zusatzvereinbarung wählen Sie den entsprechenden Code aus. Bestätigen Sie mit OK. Die Vereinbarung wird übernommen.

Regelungen zu Bagatellschäden

Mietverträge enthalten unter Umständen Vereinbarungen zum Umgang mit Bagatellschäden, insbesondere bezüglich einer Eigenbeteiligung des Mieters an Kleinreparaturen. In RELion können Informationen zu Bagatellschäden in der Mietvertragskarte erfasst und in zugehörigen Schadensmeldungen angezeigt werden. Im Inforegister Mietparameter gibt es die Möglichkeit Max. Anzahl Bagatellschäden, Betrag pro Bagatellschaden sowie Jahresbetrag Bagatellschäden zu erfassen.

Wird später eine Schadensmeldung zu dieser Einheit erstellt, werden die Angaben in der Schadensmeldung Karte im Inforegister Bagatellschäden Mietvertrag angezeigt. Standardmäßig ist dieses Inforegister nicht eingeblendet. Damit ist die Einrichtung für die Instandhaltung abgeschlossen, das Modul steht nun zur Nutzung bereit  

Prozessablauf

Das Ablaufschema soll Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte und Varianten mit den daraus resultierenden Belegen aufzeigen.

Hinweis

Begriffserläuterung: In der Instandhaltung wird ein gemeldeter Schaden in der Regel von Handwerksfirmen reguliert. Ein Unternehmen (Kreditor) wird beauftragt Leistungen auszuführen. Im Gegensatz zum Business Central Standard wird in RELion daher für den Begriff Bestellung der Begriff Beauftragung verwendet. Bitte beachten Sie, dass in der Anwenderdokumentation nachfolgend von Beauftragung gesprochen wird, genutzt für eine Beauftragung wird jedoch der Standardbeleg von Business Central Einkaufsbestellung.

Erläuterungen zum Ablauf

Eingang der Schadensmeldung

Der Verwalter wird über die Notwendigkeit einer Instandhaltung/-setzung in Kenntnis gesetzt. Dies kann beispielsweise durch eine telefonische Meldung vom Hausmeister, Mieter, Eigentümer erfolgen oder aber durch eine Objektbegehung des Verwalters.

Erfassung der Schadensmeldung in RELion

Der zuständige Sachbearbeiter erfasst den Schaden im Programm, indem er die dafür vorgesehene Schadensmeldungskarte öffnet und dort alle, bis dato bekannten Informationen speichert (Datum, Uhrzeit, Schadensmelder, Ort, Beschreibung, Schadensarten etc.).

Freigabe der Schadensmeldung

Über eine Funktion in der Schadensmeldungskarte wird die Meldung freigegeben. RELion prüft, ob alle für die Weiterbearbeitung relevanten Felder gefüllt sind.

Angebotseinholung

Bei größeren Maßnahmen ist es üblich, vor Beauftragung mehrere Angebote einzuholen. RELion kann die gespeicherten Kreditoren nach benötigter Branche und bei Bedarf objektabhängig filtern. Aus dieser Schnittmenge von Handwerkern kann der Verwalter anschließend seine Auswahl treffen und ein Angebot anfordern.

Beauftragung erstellen

Hat sich der Verwalter für eine oder mehrere Handwerksfirmen entschieden, erfolgt die Beauftragung.

Freigabe der Beauftragung

In der Bestellkarte muss der Status von Offen auf Freigegeben geändert werden. Wenn Budgets in RELion hinterlegt wurden, prüft das Programm, ob dieses für die zu beauftragende Maßnahme ausreicht. Des Weiteren kann die Einhaltung von im Verwaltervertrag vereinbarten Höchstgrenzen abgeprüft werden, sowie eine Prüfung der Summe pro Versicherungsfall erfolgen. Wenn die Beauftragung direkt gebucht wird, erfolgt die Statusänderung von Offen auf Freigegeben automatisch. Eine Rechnungsprüfung wird in diesem Fall nicht durchgeführt.

Neue Eingangsrechnung erstellen inkl. Beauftragung holen

Nachdem die beauftragten Maßnahmen von den Handwerksfirmen durchgeführt wurden, erhält der Verwalter die Rechnungen und erfasst diese im System.

Rechnungsprüfung

Die Prüfung kann nach diesen Gesichtspunkten erfolgen:

• Rechnerische Richtigkeit
• Entsprechen die berechneten Arbeiten der Beauftragung?
• Wurden die Arbeiten vollständig und korrekt ausgeführt?
• Wurde ein Sicherheitseinbehalt vereinbart?
• Bestehen Gewährleistungsansprüche gegenüber dem Handwerker?
• Wurden die Arbeiten im Rahmen eines Wartungsvertrages durchgeführt?
• Soll die Rechnung weiterberechnet werden?
• Wurde ein Genehmigungsworkflow in der Instandhaltungseinrichtung hinterlegt?

Diese Gesichtspunkte entscheiden über die weitere Verarbeitung der Rechnung.

Weiterberechnung aktivieren oder prüfen

Bei der Erfassung einer Schadensmeldung kann entweder die Weiterberechnung aktiviert werden oder aber, falls hierüber noch zu entscheiden ist, die Schadensmeldung für die Weiterberechnung auf „prüfen“ gesetzt werden. RELion kann so eingerichtet werden, dass das Programm, dem nächsthöheren zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe zuweist, den Sachverhalt auf Weiterberechnung „ja oder nein“ zu prüfen. Es gibt drei verschiedene Arten der Weiterberechnung in RELion:

• Versicherung: Es handelt sich um einen Schaden, der durch die Versicherung ausgeglichen werden kann.
• Mieter Rechnung: Dem Mieter der betroffenen Einheit werden die Kosten in Rechnung gestellt
• Dritte: Einer dritten Person werden die Kosten in Rechnung gestellt.

Abwicklung der Weiterberechnung mit Versicherung, Mieter, Dritte

• Versicherung Meldung an Versicherung, Termin mit Sachverständigen vereinbaren etc.
• Mieter Mietvertrag prüfen, Mieter in Kenntnis setzen etc.
• Dritte Kontaktdaten ermitteln, ggf. Strafantrag stellen etc.

Erstellen einer Verkaufsrechnung zur Weiterberechnung

Je nachdem, um welche Form von Weiterberechnung es sich handelt, wird in RELion eine Verkaufsrechnung erstellt und dem Schuldner übermittelt.

Zahlungseingang

Überwachung des Zahlungseinganges und anschließendes Verbuchen.

Arbeitsablauf beenden

Um die Schadenmeldung abzuschließen, muss der Status entsprechend geändert werden.

Erläuterung der zentralen Schadensmeldungskarte

Die Schadensmeldung dient der Erfassung aller relevanten Daten zu einem Schaden oder einem Instandhaltungsbedarf und zur Steuerung des gesamten Instandhaltungsprozesses. Die hier aufgenommenen Daten dienen der Weiterverarbeitung, um korrekte u. a. Angebotsanfragen, Beauftragungen und Rechnungen zu generieren. In Ihrem Rollencenter finden Sie den Menüaufruf Schadensmeldung oder über die Suche.
Die umfangreichen Funktionalitäten der Schadensmeldungskarte sind in mehrere Inforegister aufgliedert. Nachfolgend erhalten Sie eine Erläuterung zu allen relevanten Feldern der Schadensmeldungskarte.  

Inforegister Schadensmeldung

Das Inforegister Schadensmeldung zeigt allgemeine Informationen zum Schadensfall und dem Schadensort. Haben Sie Ausstattungsmerkmale in der Datenbank gepflegt, können diese hier ausgewählt werden.

Die Felder Nr., Aufnahmedatum und Schadensdatum (automatisch vorbelegt) und die Auswahl der Objektnr. sind obligatorisch. Die Erfassung eines Titels im Feld Schadensthema wird empfohlen. Ist das Feld Geplantes Erledigungsdatum gefüllt, erstellt das System für den zuständigen Sachbearbeiter des Objektes eine Aufgabe, um den Abschluss der Schadensmeldung zu überwachen. Voraussetzung hierfür ist, dass in der Instandsetzung Einrichtung im Inforegister Aufgabenverwaltung das Optionsfeld Abschluss Schadensmeldung Aufgabe gesetzt ist.

Das Feld Status Schadensbehebung hat informativen Charakter und beschreibt den technischen Status der Meldung. Nutzen sie dieses Feld, es erhöht die Transparenz bezüglich und gibt allen Anwender schnell die Information in welchem Bearbeitungsstatus die Schadenmeldung ist.

Inforegister Schadensmeldungszeilen

Die Schadensmeldungszeilen sind von zentraler funktionaler Bedeutung für die Weiterbearbeitung des Schadens. Sie stellen die eigentliche Informationsgrundlage dar, auf deren Basis das System alle weiteren Maßnahmen abwickelt.

Wichtig

Belegen Sie die Felder einzeln und nicht mit der Liste RE Problem-/Lösungszuordnung, kann es dazu führen, dass die von Ihnen angegebene Kombination nicht in der Tabelle vorhanden ist, und Sie erhalten eine Fehlermeldung. Das können Sie umgehen, indem Sie die Tabelle RE Problem-/Lösungszuordnung nutzen. Diese Tabelle bietet Ihnen an vordefinierte Problem- und Lösungszuordnungen für die Schadensmeldungszeilen zu nutzen. Auf diese können Sie zugreifen, indem Sie die drei horizontalen Punkte in einem der Felder anwählen. Es öffnet sich die Tabelle RE Problem-/Lösungszuordnungen aus der Sie die Problem- und Lösungsbeschreibung wählen können, die zu Ihrem Sachverhalt passt.

Jede Zeile entspricht entweder einem eigenständigen Schadensvorgang oder dem gleichen Vorgang, wenn Sie bei verschiedenen Kreditoren Angebote einholen möchten. Auf Basis der Zeilen erfolgt später die Beauftragung und ggf. auch Weiterberechnung. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass ein, in einer Zeile erfasster Schaden nicht mehr funktional auf mehrere Vorgänge aufgeteilt werden kann. So ist es z. B. nicht möglich, aus einer Schadensmeldungszeile mehrere Aufträge an verschiedene Gewerke zu generieren. Die einzelne Schadensmeldungszeile ist die kleinstmögliche Einheit. Dies ist bei der Erfassung der Schäden zu berücksichtigen.

Hinweis

Zusammenwirken mit Dienstleistungsverträgen: Arbeiten Sie mit Wartungsverträgen werden Ihnen in den Schadensmeldungszeilen der Wartungsvertrag angezeigt. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Information, es steckt keine weitere Funktionalität dahinter. Der Wartungsvertrag wird dann angezeigt, wenn die Felder, Gebäude, Hauseingang, Einheit und Ausstattung mit den Definitionen in den Zeilen des Wartungsvertrages übereinstimmen. Sind die Felder sowohl in der Schadensmeldung als auch im Wartungsvertrag nicht belegt, wird der Wartungsvertrag ebenfalls angezeigt.

Inforegister Adresse und Kontakt

Im Inforegister Adresse und Kontakt pflegen Sie die Kontaktinformationen zu der meldenden Person, Standortadresse oder den Ansprechpartner vor Ort.

Die schreibgeschützten Felder füllt das System automatisch aufgrund der Schadensortangaben. Als Kontakt vor Ort tragen Sie die Person ein, die den Handwerkern den Zugang zur Schadensstelle ermöglicht. Dies können je nach Situation ein Hausmeister, Mieter oder eine andere Person sein. Die Person, welche den Schaden gemeldet hat, kann entweder über den Drilldown des Feldes Kontakt aus der Kontaktübersicht gewählt oder, falls dort nicht vorhanden, manuell eingetragen werden.  

Inforegister Sachbearbeiter

Im Inforegister Sachbearbeiter finden Sie die, für das Objekt zuständigen, Sachbearbeiter. Sobald die Objektnummer angegeben wird, werden die entsprechenden Objektsachbearbeiter mit dem entsprechenden Rollencode (in Instandhaltung Einrichtung hinterlegt) in die Felder Sachbearbeiter (Objekt) und Sachbearbeiter (Durchführung) übernommen. Bei Bedarf können die Bearbeiter manuell geändert werden. Die Belegung erfolgt folgendermaßen:

• Wird von einem Bearbeiter eine Schadensmeldung erstellt, der keine Rolle Instandhaltung innehat, dann wird der Hauptsachbearbeiter Instandhaltung in das Feld Sachbearbeiter (Objekt) eingetragen. Gibt es nur Nebensachbearbeiter, dann der erste mit dieser Rolle in der Liste.
• Wenn ein Bearbeiter mit Rolle Instandhaltung eine Schadensmeldung erstellt, wird dieser in das Feld Sachbearbeiter (Objekt) eingetragen, unabhängig davon, ob es einen Hauptsachbearbeiter gibt (also keine bevorzugte Behandlung des Hauptbearbeiters).

Das Feld Sachbearbeiter (Objekt) kann geändert werden, es darf jeder mit der Rolle Instandhaltung ausgewählt werden. Die Stellvertreter-Regel gilt wie bisher, also ein Vertreter der Person, die in dem Feld eingetragen ist, darf die Schadensmeldung ebenfalls freigeben. Der Hauptsachbearbeiter IN wird dann gezogen, wenn es sich um automatische Prozesse handelt. Ist kein Hauptsachbearbeiter definiert, wird in das Ticket der erste Sachbearbeiter mit der Rolle Instandhaltung im Ticket herangezogen. Analoges Vorgehen bei der Weiterverarbeitung. Die Beauftragung mit Bezug auf die Schadensmeldung wird der in dem Feld Sachbearbeiter (Objekt) der Schadensmeldung eingetragene Sachbearbeiter zur Prüfung herangezogen. Dieser kann die Beauftragung freigeben. Auch hier gilt weiterhin die Stellvertreter-Regel. Bei Überschreiten der im Verwaltervertrag festgelegten Höchstgrenzen (pro Schadensfall/Versicherungsfall) oder bei Budgetüberschreitung ist eine Sondergenehmigung durch den Teamleiter erforderlich. RELion prüft anhand der Systemanmeldung des Bearbeiters und der hinterlegten Rollen, ob die erforderliche Berechtigung vorliegt. Der Teamleiter wählt die Option Sondergenehmigung für Freigabe aus, die Felder Sondergenehmigung erteilt durch und Sondergenehmigung erteilt am werden automatisch zu Dokumentationszwecken befüllt.

Inforegister Weiterberechnung

Verwenden Sie die Felder des Inforegisters Weiterberechnung, wenn die Möglichkeit besteht, die entstandenen Kosten der Instandhaltungsmaßnahme, beispielsweise an den Mieter oder an den Verursacher des Schadens, weiter zu berechnen.

Bezeichnung	Beschreibung
Weiterberechnen	Die Weiterberechnung wird über die beiden Felder Weiterberechnen und Weiterberechnen an gesteuert. Das Feld Weiterberechnen steuert dabei ob und an welche Person Kosten weiter zu berechnen sind über folgende Optionen: Prüfen: Es ist noch zu prüfen, ob eine Weiterberechnung zu erfolgen hat; Nein: Entstandene Kosten werden nicht weiter berechnet. Der Eigentümer trägt diese Kosten; Versicherung: Die entstandenen Kosten werden von einer Versicherung übernommen; Sonstiges: Diese Option dient nur zur Information und ggf. zur Filterung und hat keine funktionale Bedeutung; Mieter Rechnung: Die entstandenen Kosten sind über eine eigene Rechnung dem Mieter gegenüber geltend zu machen; Dritte: Der Schaden wurde durch einen Dritten verursacht, und kann an diesen weiter berechnet werden.
Status Weiterberechnung	Dieses Optionsfeld dokumentiert den Bearbeitungsstatus der Weiterberechnung. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: • Zur Prüfung • Keine Weiterberechnung • Zur Weiterberechnung • Weiterberechnet
Weiterberechnen an	Je nachdem welche Weiterberechnungsoption über das Feld Weiterberechnen gewählt wurde, hat das Feld Weiterberechnen an folgende Funktionalitäten: Prüfen oder Nein: Inhalt des Feldes Weiterberechnen an ist leer und gegen Überschreiben geschützt. Es kann kein Debitor ausgewählt werden; Versicherung: Für diese Option muss im Vorfeld über das Feld Versicherungsvertragnr. der passende Vertrag ausgewählt werden. Das dort eingetragene Versicherungsunternehmen (Debitor) wird vom System ermittelt und in das Feld Weiterberechnen an eingetragen. Das Feld selbst ist gegen Überschreiben geschützt und lässt sich nicht manuell verändern; Mieter Abrechnung oder Mieter Rechnung: Das System ermittelt aus der hinterlegten Einheit den zugehörigen Mieter und trägt diesen in das Feld Weiterberechnen an ein. Das Feld selbst ist gegen Überschreiben geschützt und lässt sich nicht manuell verändern; Dritte: Es ist manuell ein Debitor einzutragen, bzw. über Lookup-Funktionalität auszuwählen. Falls das Feld nicht gleich editierbar wird, drücken Sie F5, um die Seite zu aktualisieren.
Status Versicherungsabwicklung	Mit Hilfe dieses Feldes kann der Bearbeitungsstatus bei Bearbeitung eines Versicherungsfalls im System dokumentiert werden. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: • Zur Prüfung • Zur Meldung • Gemeldet • Zur Weiterberechnung • Weiterberechnet • Reguliert • Abgelehnt

Inforegister Bagatellschäden Mietvertrag

Wie bereits in Kapitel Regelungen zu Bagatellschädenaufgeführt, können hier Vereinbarungen im Umgang mit Bagatellschäden und dessen Mietereigenbeteiligung erfasst werden.

Inforegister Abschluss/Storno

Eine Schadensmeldung stellt stets den Ausgangspunkt für alle weiteren Vorgänge und Belege im Bereich der Instandhaltung dar. Sie wird deshalb erst dann abgeschlossen, wenn dies vom Bearbeiter veranlasst wird. In der Regel ist dies dann der Fall, wenn der Vorgang insgesamt abgeschlossen ist: Die baulichen Mängel sind behoben, die Rechnungen der Handwerksfirma gebucht und bezahlt, eventuelle Weiterberechnungen sind erfolgt etc.

Geben Sie zunächst im Inforegister Abschluss/Storno den Grund für den Abschluss durch Auswahl der in der Einrichtung vorgenommenen Einträge an. Diese Auswahl finden Sie unter Abbruch-/Storno-Grund. Über Status wechseln im Menüband veranlassen Sie die Statusänderung in Abgeschlossen oder Storniert. Die Felder der Belege, die im weiteren Verlauf erstellt werden, werden im Rahmen des Fallbeispiels erläutert.  

Fallbeispiel

Wir wollen nun den Ablauf einer Schadensmeldung an einem Beispiel näher betrachten. Jede Instandhaltungs- oder Reparaturmaßnahme beginnt mit der Feststellung des Bedarfs. Ausgangspunkt in RELion ist die Schadensmeldung, in der zunächst alle relevanten Informationen über den zu behebenden baulichen Mangel erfasst werden. Die Schadensmeldungskarte besteht aus einem Kopf- und einem Zeilenbereich sowie einer Infobox zur Anzeige weiterer Details. Die Inforegister dienen der Erfassung fallabhängiger, optionaler Zusatzinformationen, z. B. Details zur Person des Schadensmelders, zur Weiterberechnung von Kosten an Dritte oder Versicherungen usw. Durch diesen Aufbau ist gewährleistet, dass der Bearbeiter einerseits einen Fall mit wenigen Eingaben erfassen kann, andererseits aber auch bei Bedarf umfassende Funktionalitäten des Moduls Instandhaltung nutzen kann.

Hinweis

Alternativ lässt sich eine neue Schadensmeldung direkt aus dem betroffenen Objekt bzw. Einheit erzeugen, indem auf der Objektkarte bzw. der Einheitenvertragskarte über Schadensmeldung erstellen den Aufruf starten.

Von der Erfassung des Reparaturbedarfs bis hin zur Buchung des Kreditorenpostens bzw. der gebuchten Einkaufsrechnung sind folgende Erfassungsschritte möglich:

1. Erfassung Schadensmeldungskarte
2. Erstellen des Beleges Einkaufsanfrage auf Basis der Schadensmeldung Die Erstellung einer Angebotsanfrage bei einem oder mehreren Kreditoren ist nicht zwingend erforderlich, sondern hängt vom Geschäftsvorfall ab.
3. Drucken/Archivieren der Angebotsanfrage
4. Erstellen des Beleges Einkaufsbestellung wahlweise über die Funktion der Schadensmeldung oder (falls vorhanden) über die Funktion der Einkaufsanfrage.
5. Drucken/Archivieren der Beauftragung
6. Buchen/Archivieren der Beauftragung » System erzeugt neuen Beleg Geb. Einkaufsrechnung
7. Erstellen einer neuen Einkaufsrechnung. Unter Anwendung der Funktion Beauftragung holen können die Daten einer offenen Beauftragung in den Rechnungsbeleg importiert werden. Das System überträgt bei aktivierter Archivierungseinrichtung die Beauftragung zusätzlich in das Einkaufsbestellungsarchiv.
8. Buchen » System erzeugt neuen Beleg Geb. Einkaufsrechnung

Schadensmeldung erstellen und freigeben

Zur Erfassung einer neuen Schadensmeldung können Sie direkt aus dem Rollencenter die Schadensmeldung aufrufen oder über den Rollen Explorer. Erstellen Sie einen neuen Datensatz – zwingend erforderliche Felder werden mit einem roten Stern angezeigt.

Im Inforegister Schadensmeldung werden die nötigen Basisdaten erfasst. Alle Felder der Schadensmeldungskarte inklusive Hinweise zur Benutzung wurden bereits im vorigen Kapitel detailliert beschrieben. Nachfolgend wird lediglich noch einmal kurz im Zusammenhang mit dem Beispielablauf auf einzelne Felder eingegangen. Die Schadensmeldungs-Nr. vergibt die Anwendung über die eingerichtete Nummernserie automatisch. Das Aufnahmedatum und Schadensdatum werden mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt, können aber manuell geändert werden. Mit wenigen Basisangaben kann die Schadensmeldung vervollständigt werden.

Im Inforegister Schadensmeldung erfassen Sie ein Schadensthema und die Objektnr. (inkl. Eigen-/Mieter-Kennzeichen), um die notwendige Zuordnung zum Objekt herzustellen. Klicken Sie auf Mehr Felder anzeigen, wenn sich darüber hinaus der Schadensort in einer bestimmten Einheit oder einer am Objekt hinterlegten Ausstattung befindet. Auf Basis der Schadensmeldungszeilen findet später die Weiterverarbeitung statt. In der Schadensmeldungszeile erfassen Sie unter anderem den Schaden mit Problembereich, Symptom-, Problem- und Lösungscode und wählen einen Kreditor aus. Die Objektnummer in der Schadensmeldungszeile sollte der Objektnummer im Kopf entsprechen, andernfalls ist eine Weiterverarbeitung nicht möglich. Der Status der Schadensmeldung wird bei Neuerstellung einer Schadensmeldung vom Programm automatisch auf Erfasst gesetzt. Um weitere Aktivitäten einleiten zu können, wie z. B. Angebote einzuholen oder Beauftragungen auszulösen, ist der Status über Status wechseln im Menüband auf Freigegeben zu ändern. Detaillierte Erläuterungen zur Schadensmeldungskarte entnehmen Sie bitte dem Kapitel Erläuterung der zentralen Schadensmeldungskarte. Eine Schadensmeldung kann manuell oder über ein Ticket oder eine Wohnungsabnahme Aktion erstellt werden.

Ausstattungen

Sie können die Schadensmeldung für eine bestimmte Ausstattung erfassen. Voraussetzung ist, dass zu Ihrer Objekt/Einheitenstruktur Ausstattungen hinterlegt wurden. Wenn Sie das Auswahlfeld Ausstattungen öffnen, werden Ihnen alle Ausstattungen gefiltert auf die im Schadensmeldungskopf hinterlegte Objekt/Einheitenstruktur angezeigt. Wählen Sie nun eine Ausstattung aus.

Hinweis

Lösen Sie hingegen die Filter auf und wählen eine Ausstattung, die z. B. einer anderen Einheit zugeordnet ist, dann ändern sich die Stammdaten in der Schadensmeldungskarte entsprechend. Das bedeutet Gebäude-Hauseingang und auch Einheiteninformationen werden ggf. geändert.

Genauso können Sie mit Ausstattungen in den Schadensmeldungszeilen arbeiten.

Problem-Lösungszuordnung

Soll eine Schadensmeldungszeile weiterverarbeitet werden, ist die Angabe von Problemen und Lösungen erforderlich. Hier haben Sie die Möglichkeit die Inhalte der vier einzelnen Felder (Problembereich, Problemkategorie/Symptom, Problem und Lösung) einzeln auszuwählen (Schaltfläche 1) oder eine Kombination der vier Felder (Problem-Lösungszuordnung) in einem Schritt auszuwählen (Auswahl über den Assist Button Schaltfläche 2).

Wichtig

Belegen Sie die Felder einzeln und nicht mit der Liste RE Problem-/Lösungszuordnung, kann es dazu führen, dass die von Ihnen angegebene Kombination nicht in der Tabelle vorhanden ist, und sie erhalten eine Fehlermeldung. Das können Sie umgehen, indem Sie die Tabelle RE Problem-/Lösungszuordnung nutzen. Diese Tabelle bietet Ihnen vordefinierten Problem- und Lösungszuordnungen für die Schadensmeldungszeilen zu nutzen. Auf diese können Sie zugreifen, indem Sie den Assist Button (die drei horizontalen Punkte) hinter einem der Felder anwählen. Es öffnet sich die Tabelle RE Problem-/Lösungszuordnungen, aus der Sie die Problem- und Lösungsbeschreibung wählen können, die zu Ihrem Sachverhalt passt.

Die Auswahl der Einträge der Tabelle Problem-Lösungszuordnung ist ggf. gefiltert. Haben Sie in den Feldern Problembereich, Problemkategorie, Problem oder Lösung bereits eine Auswahl getroffen, werden nur die Einträge angezeigt, die der Vorauswahl entsprechen. Auch eine im Schadensmeldungskopf ausgewählte Ausstattung, die in die Schadensmeldungszeile übernommen wurde, hat Auswirkung auf die Filterung der Problem-Lösungszuordnung. Trifft man die Auswahl über die Tabelle Problem-Lösungszuordnung, wird eine eventuell in dem Datensatz angegebene Branche in die Schadensmeldungszeile übernommen. Dies wirkt sich nun ggf. auf die Filterung der Kreditorenauswahl aus, sofern man mit Branche und Gewerk am Kreditor arbeitet.

Kreditorenauswahl

Am Objekt können Geschäftsbeziehungen zu Kreditoren mit Branche hinterlegt werden. Diese Geschäftsbeziehung wirkt sich u.a. auf die Auswahl der Kreditoren in einer Schadensmeldungszeile aus. Wurde in der SM-Zeile eine Branche hinterlegt, wird der Kreditor direkt in die Schadensmeldungszeile eingetragen, sollte es einen eindeutigen Treffer aus der Geschäftsbeziehungstabelle geben. In der RE Einrichtung ist ein Geschäftsbeziehungscode für Handwerker hinterlegt. In den Objekten wurden ggf. Geschäftsbeziehungen eingerichtet.

RELion arbeitet folgendermaßen: Wurde in der SM-Zeile eine Branche hinterlegt und gibt es am Objekt eine eindeutige Geschäftsbeziehung zu einem Kreditor mit dieser Branche, so wird dieser Kreditor direkt in die SM-Zeile in das Feld Kreditor-Nr. eingetragen.

Idealerweise haben Sie die Tabelle Problem-Lösungszuordnung inklusive Branchenkennzeichnung gepflegt. In dem Falle wird bei Auswahl der Problem-Lösungszuordnung automatisch die Branche in die SM-Zeile eingetragen und im Nachgang der Kreditor validiert. Gibt es mehrere Kreditoren einer Branche in der Tabelle Geschäftsbeziehungen, so wird der Kreditor eingetragen, der mit dem Haken Pflichtkreditor gekennzeichnet wurde.

Wurde keine Branche ausgewählt, so wird ggf. der Kreditor in die SM-Zeile eingetragen, der zwar ein Pflichtkreditor ist, jedoch keine Branche hinterlegt hat.

Gibt es mehrere Treffer einer Branche, d.h. es kann kein eindeutiger Eintrag verifiziert werden, dann bleibt das Feld Kreditor Nr. in der SM-Zeile leer. Wählen Sie den Kreditor in dem Falle manuell aus. Bei Änderung der Branche im Nachhinein kommt eine Abfrage, ob Sie den Kreditor ändern möchten. Antworten Sie mit Ja, erfolgt eine erneute Validierung. Falls Sie mit Nein antworten, dann bleibt der Kreditor unverändert.

In diesem Fall kann es zu folgender Konstellation kommen:

Öffnen Sie nun über die Kreditorennummer die Kreditorenauswahl, kann es sein, dass Ihr ausgewählter Kreditor nicht angezeigt wird. Das liegt daran, dass dieser nicht der, in der SM-Zeile eingetragenen Branche entspricht und somit aus dem Filter herausfällt. Dieser Umstand hat keine Konsequenz für die Weiterverarbeitung. Über Alle anzeigen/Markierte anzeigen wechseln Sie zwischen der Anzeige aller Kreditoren und einer gefilterten Ansicht.

Die Filterung funktioniert folgendermaßen:

Gibt es in dem Objekt Pflichtkreditoren, werden nur die Pflichtkreditoren in der gefilterten Ansicht angezeigt. Gibt es in dem Objekt keinen Pflichtkreditoren wird auf die Geschäftsbeziehung, die in der RE Einrichtung hinterlegt ist (in diesem Beispiel HANDWERKER) gefiltert:

Ein Wechsel zwischen der Ansicht der gefilterten und aller Kreditoren ist durch Klick auf die Filterinfo in der Fußzeile möglich. Im aktuellen Mandanten merkt RELion sich die Einstellung des Anwenders. Beim nächsten Aufruf der Kreditorenliste aus der Schadensmeldung heraus, wird die Ansicht entsprechend gefiltert oder nicht gefiltert aufgerufen.

Objektkontoauswahl

In der Schadensmeldungszeile kann abhängig von der Auswahl des Problem-Lösungscodes automatisch ein Objektkonto vorbelegt werden. Dazu gibt es in der Tabelle Problem-Lösungszuordnung das Feld Objektkonto Nr. Wählen Sie im Ticket oder in der Schadensmeldung ein Problem-Lösungscode mit definiertem Objektkonto aus, wird dieses in die Schadensmeldungszeile und entsprechend in die Beauftragung übernommen.

Arbeitet man zusätzlich mit Branchencodes und in der globalen RE Branche ist ein Objektkonto vorbelegt, so wird Konto der Branche herangezogen.

Ist direkt in der globalen Branche am Kreditor ein Objektkonto hinterlegt, so wird dieses verwendet.

Reihenfolge:

• Objektkonto am Kreditor der Branche
• Objektkonto der Branche
• Objektkonto aus der Problem-Lösungszuordnung

Lösungsanleitungen

Arbeiten Sie mit Textbausteinen in den Lösungsanleitungen, können Sie diesen Textbaustein in Ihre Beauftragung einfügen. Markieren Sie die entsprechende Zeile und wählen Zeile/Textbausteine einfügen aus.

Dieser eingefügte Text wird in die Ausgangsbelege Beauftragung und Einkaufsrechnung übernommen. Wenn Sie den Kreditor bereits kennen, dieser jedoch nicht bereits automatisch eingetragen wurde, tragen Sie diesen in das Feld Kreditor-Nr. ein, ebenso wie das Buchungskonto, das für die spätere Rechnung buchungsrelevant ist. Alle weiteren Angaben sind optional, um die umfangreichen Zusatzfunktionen nutzen zu können.

Angebotsanfrage einholen

Ist der Instandhaltungsbedarf einer Schadensmeldung festgestellt, wird in der Regel ein Unternehmen mit den nötigen Reparaturarbeiten beauftragt. Falls der Auftrag nicht direkt vergeben werden soll, sondern zunächst Angebote einzuholen sind, kann auch dieser Vorgang über RELion direkt aus der Schadensmeldungskarte heraus abgewickelt werden. Die Angebotsanfragen richten sich an Kreditoren. Grundsätzlich gibt es dafür zwei Varianten: Anfragen an einen bestimmten Kreditor oder Anfragen an mehrere Kreditoren.

• Variante 1: Anfrage an einen bestimmten Kreditor

Der ausführende Kreditor steht bereits fest, es soll nur eine einzelne Anfrage erzeugt werden. In diesem Fall wählen Sie im Inforegister Schadensmeldungszeilen mit Verwalten die Funktion Angebotsanfrage erstellen aus. Hierbei müssen in der betreffenden Schadensmeldungszeile die Kreditor-Nr. sowie das Objektkonto (RE Kontonr.) angegeben sein. Es wird ein neuer Datensatz Angebotsanfrage erstellt.

• Variante 2: Es sollen parallele Anfragen an mehrere Kreditoren gerichtet werden

Hierfür kann, muss aber nicht zwingend ein Kreditor in der Schadensmeldungszeile erfasst sein. Es können in jedem Fall mehrere Kreditoren angesprochen werden (Sollte später ein anderer Kreditor als der in der Zeile erfasste Kreditor den Auftrag erhalten, wird nach Freigabe der Beauftragung die Kreditorenangabe in der Zeile entsprechend aktualisiert).

In diesem Fall wählen Sie im Inforegister Schadensmeldungszeilen die Funktion Parallele Angebotsanfrage erstellen aus. Es öffnet sich das Fenster Kreditorenauswahl Instandhaltung.

Markieren Sie im Zeilenbereich alle Kreditoren, von denen Sie ein Angebot erhalten möchten, mit STRG + Linksklick.

Feld Objektkonto: Wenn jedem ausgewählten Kreditor bereits ein Objektkonto zugewiesen ist - z. B. über die Kontakt-Geschäftsbeziehung -, ist hier nicht zwingend die Angabe eines Kontos erforderlich (siehe Objektkonto des Kreditors in der Kreditorenübersicht, Spalte Objektkonto). Hat mindestens einer der ausgewählten Kreditoren kein Objektkonto, werden Sie von RELion darauf hingewiesen. Die Auswahl wird dann nur zugelassen, wenn das Feld Objektkonto gefüllt wird. Beachten Sie, dass diese Angabe dann für alle gewählten Kreditoren Anwendung findet.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung der Anfrage pro ausgewählte Schadensmeldungszeile erfolgt. Wenn Sie für die gesamte Schadensmeldung Angebote anfordern wollen, markieren Sie alle Schadensmeldungszeilen.

Bestätigen Sie mit OK. Die Anfragen werden erzeugt und jeder Datensatz in einem eigenen Fenster RE Angebotsanfrage (=RE Einkaufsanfrage) geöffnet.

Auch nach dem Schließen der Fenster können Sie die Angebotsanfragen zur Schadensmeldung sowie weitere Belege über die Infobox Details am rechten Rand der Schadensmeldung Karte wieder aufrufen.

Darüber hinaus werden die Anfragen zeilenweise auch im Inforegister Abwicklungsstatus (dieser kann durch das Personalisieren eingeblendet werden) in der Spalte Angebotsanfragen zur jeweiligen Schadensmeldungszeile angezeigt.

Beleg Einkaufsanfrage

Die Einkaufsanfrage wird in der Inforegister Schadensmeldungszeilen von der Funktion Angebotsanfrage erstellen aus einer Schadensmeldung heraus weitestgehend automatisch gefüllt. Eine Anfrage kann allerdings auch manuell erstellt werden.

Grundsätzlich dient die Anfrage nicht nur der Einholung von Preisen für eine Leistung. Sie kann auch als Vorlage für eine weitere Belegverarbeitung, wie Beauftragung und Rechnung genutzt werden. Daher werden bereits bei der Angebotsanfrage Felder für die Vorerfassung für nachfolgende Belegverarbeitung angezeigt. Es wird mit der Microsoft Dynamics Business Central Standard Anfrage gearbeitet. Diese wurde, soweit erforderlich, um die RELion spezifischen Informationen und Funktionen erweitert.  

Inforegister Allgemein

Hier geben Sie die allgemeinen Informationen wie die Objekt- oder Kreditorinformationen ein.

Inforegister Zeilen

Bezeichnung	Beschreibung
Objektkontonr.	Sofern bereits in der Schadensmeldungszeile eine RE Kontonr. angegeben wurde, übernimmt das System diesen Wert. Es handelt sich um das Objektbuchungskonto, auf das die späteren Kosten für die Instandhaltungsmaßnahme gebucht werden. Im Hintergrund validiert das System die damit verbundene Sachkontonr.
MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe; MwSt.-Produktbuchungsgruppe	Über die Kombination dieser beiden Werte ermittelt das System anhand der MwSt.-Buchungsmatrix-Einrichtung die Mehrwertsteuer des Rechnungsbetrages. Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wird aus der Einrichtung der Objektsteuerdaten bezogen und kann bei Bedarf an dieser Stelle vom Anwender geändert werden. Die MwSt.-Produktbuchungsgruppe wird aus der Einrichtung am Sachkonto bezogen und kann bei Bedarf an dieser Stelle vom Anwender geändert werden.
Beschreibung	Die Beschreibung übernimmt die Anwendung ebenfalls aus der Schadensmeldungszeile. Änderungen sind zulässig.
Menge	Dieses Feld enthält die Einheitenanzahl des Artikels in der Zeile. Da es sich um die Beauftragung einer Handwerkerleistung handelt, steht der Wert pauschal auf 1.
Einheitencode	Im Feld Einheitencode ist die zur Menge gehöhrende physikalische Einheit zu erfassen (z. B. Stück, Liter, cbm usw.). Dieses Feld findet hauptsächlich im Standard Einkauf Business Central in Verbindung mit Artikeln Anwendung und kann hier in der Regel frei bleiben.
EK-Preis Ohne MwSt. bzw. EK-Preis inkl. MwSt.	Hier erfassen Sie den Netto- bzw. Bruttopreis, der für die angeforderte Leistung vom Kreditor gefordert wird, nachdem er sein Angebot abgegeben hat. Hinweis: Die Steuerung der Preiserfassung erfolgt über die Einrichtung der Fakturierung am Kreditor als Vorschlag. Sie kann bei der Belegerfassung im Einzelfall geändert werden, durch entsprechenden Eintrag im Inforegister Fakturierung/Zahlung.
Abrechnungskreis	Vorgabewert für die spätere Rechnung, wenn bei der Betriebskostenabrechnung mit Kostenverteilungen nach Abrechnungskreisen gearbeitet wird.

Inforegister RELion

Das Inforegister RELion enthält hauptsächlich Bezugswerte zur Schadensmeldung. Bei Bedarf lassen sich die Werte ändern oder ergänzen. Schadensmeldungsnr. sowie Schadensmeldungszeile stellen den Bezug der Anfrage zur ggf. vorangegangenen Schadensmeldung her.

Der Schätzpreis zeigt die geschätzten Kosten der betreffenden baulichen Maßnahme. Wurde die Anfrage aus einer Schadensmeldungszeile erstellt, werden die dort eingetragenen geschätzten Kosten hier vorbelegt. Die Versicherungsmeldungsnr. stellt den Bezug der Anfrage über ggf. vorangegangener Schadensmeldung auf eine Versicherungsmeldung her.Im Bereich Druck und Berichtstexteinstellung kann der Bericht für diesen Beleg geändert werden. Über den Assist Button können Sie die eingerichteten Standardberichtstexte für den aktuellen Vorgang anpassen.

Inforegister Rechnungsdetails

Die Eingaben im Inforegister Rechnungsdetails sind Vorgabewerte für die Belegzeilen. Diese Werte werden unter anderem beim späteren Buchen auf den Kreditorenposten übertragen. Der Zahlungsformcode ermöglicht zusätzlich eine Filterung von Kreditorenposten beim Zahlungsvorschlagslauf. Initial kann bereits auf der Kreditorenkarte ein Zahlungsformcode hinterlegt werden, welcher dann bei Belegen des Kreditors eingetragen wird. Den Zahlungsformcode eines Beleges überträgt das System beim Buchen in das Feld RE Zahlungsformcode des Kreditorenpostens.

Wichtig

Ist beim Zahlungsformcode ein Gegenkonto angegeben, so wird die Rechnung sofort beim Buchen mit einer Zahlung ausgeglichen. Dies kommt z. B. bei Barzahlungsgeschäften zum Einsatz.

Freigabe der Anfrage

Zur weiteren Verarbeitung der Anfrage ist es erforderlich, dass die Anfrage den Status Freigegeben erhält. Durch die Freigabe können keine Änderungen mehr an den Zeilen vorgenommen werden. Sie können einen freigegebenen Datensatz wieder über Status zurücksetzen öffnen, wenn Sie Änderungen an seinem Inhalt vornehmen möchten. Um den überarbeiteten Datensatz zum nächsten Verarbeitungsschritt weiterzuleiten, muss dieser erneut freigegeben werden.

Durch wen und wann die Freigabe erfolgte, dokumentiert die Anwendung in den Feldern Freigegeben von und Freigegeben am.

Anfrage drucken

Nachdem die Angebotsanfrage in der Datenbank elektronisch erfasst wurde, sollte im Anschluss ein Druck der Daten erfolgen, um dem Kreditor die Anfrage eines Kostenvoranschlags mitzuteilen.

Hierfür gibt es in RELion den Bericht 5052650 Angebotsanfrage. Welcher Beleg-Report standardmäßig zu verwenden ist, hängt von der Instandhaltungseinrichtung ab – dort können die Report-IDs der jeweiligen Belegdrucke geändert werden, um auch kundenindividuelle Beleg zu verwenden.

Im Inforegister RELion finden Sie unter der Gruppe Druck und Berichtstexteinstellung einmal die hinterlegte Report-ID für den Druck. Zusätzlich können Sie bei Bedarf mit Hilfe des Assist Buttons die Berichtstextzeilen öffnen und den Text individuell nur für diesen Beleg anpassen (siehe Beleg Einkaufsanfrage). Starten Sie den Bericht Angebotsanfrage über die Funktion Drucken.

Im Inforegister Optionen haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

Bezeichnung	Beschreibung
Anzahl Kopien	Geben Sie die Anzahl der zusätzlich zum Original gewünschten Einkaufsanfragen ein, die Sie ausdrucken möchten.
Interne Informationen anzeigen	Wählen Sie diese Option, wenn der Beleg Informationen anzeigen soll, die nur zur internen Verwendung bestimmt sind.
Beleg archivieren	Wählen Sie diese Option, wenn der Beleg zusätzlich zum Druck archiviert werden soll. Es wird somit eine Kopie des Beleges zum Druckzeitpunkt in der Liste Angebotsanfragenarchiv abgelegt. Über das Feld Anz. archivierte Versionen auf der Karte des Beleges, lassen sich die zugehörigen archivierten Datensätze öffnen.
Aktivität protokollieren	Wählen Sie diese Option, wenn diese Aktivität protokolliert werden soll.

Hinweis

Wie oft eine Angebotsanfrage archiviert und gedruckt wurde, lässt sich über die beiden Felder Anzahl gedruckt und Anz. archivierte Versionen beispielsweise in der Angebotsanfragenübersicht einsehen.

Beispieldruck Angebotsanfrage:

Bearbeitung der Angebotsanfragen

Liegen Ihnen die Angebote der Handwerker vor, können Sie als nächsten Schritt die Angebotspreise erfassen. Die offenen Angebotsanfragen einer Schadensmeldung öffnen Sie am einfachsten über die Infobox Details der Schadensmeldung. Wurden bereits für die Angebote Beträge erfasst, sind dies in der Übersicht Einkaufsanfragen in der Spalte Betrag (Die Spalte Betrag kann durch Personalisieren hinzugefügt werden.) ersichtlich.

Die Betragserfassung kann auf der jeweiligen Einkaufsanfrage im Zeilenbereich über das Feld EK-Preis vorgenommen werden.

Einkaufsbestellung/Beauftragung

Nachdem eine Instandhaltungsmaßnahme, dokumentiert wurde und gegebenenfalls Angebote der Fachfirmen vorliegen, möchten Sie nun die nötigen Reparaturarbeiten in Auftrag gegeben werden. RELion bietet Ihnen dazu mehrere Wege an, die in den folgenden Absätzen beschrieben werden.

Erstellen eines Auftrags aus einer Angebotsanfrage	Sie haben mehrere Angebote erhalten, sich für eines entschieden und erstellen den Auftrag über die entsprechende Angebotsanfrage.
Erstellen eines Auftrags aus einer Schadensmeldung	Diese Variante werden Sie wählen, wenn das Einholen von Angeboten nicht notwendig ist und der Auftrag sofort vergeben werden soll.
	Als dritte, seltenere Variante ist es denkbar, einen Auftrag auch ohne vorherige Schadensmeldung unmittelbar in der Karte Beauftragungen zu generieren.

Beauftragung aus einer Angebotsanfrage erstellen

Aus einer vorhandenen, freigegebenen Angebotsanfrage kann direkt eine Beauftragung erzeugt werden. Betätigen Sie hierfür im Menüband der Einkaufsanfrage die Funktion Prozess/Bestellung erst. und bestätigen Sie die sich öffnende Abfrage „Möchten Sie die Anfrage in eine Bestellung übernehmen?“ mit Ja.

Hinweis

Beim Übernehmen in eine Beauftragung wird die betreffende Angebotsanfrage gelöscht, bei entsprechender Einrichtung wird diese Anfrage dann archiviert.

Auch nach dem Schließen des Fensters kann die Beauftragung jederzeit über die Infobox Details am rechten Rand der Schadensmeldung Karte unter Beauftragungen wieder aufgerufen werden.

Hinweis

Mit der Erstellung des Auftrags kann das System automatisiert eine Aufgabe erzeugen (Modul Aufgabenverwaltung), welche zu einem festgelegten Zeitpunkt den Bearbeiter erinnert, den Auftrag auf termintreue Durchführung zu prüfen. Dies wird über die Instandhaltung Einrichtung gesteuert.

Direkte Erstellung einer Beauftragung aus einer Schadensmeldung

Ein Auftrag kann auch direkt aus der Schadensmeldung generiert werden, wenn der zu beauftragende Kreditor bereits feststeht. Dies ist möglich, wenn Angebote vorliegen, allerdings stellt das System dann keinen Bezug des Auftrags zum Angebot her.

Öffnen Sie die betreffende Schadensmeldung. Wählen Sie in den Schadensmeldungszeilen eine oder mehrere Zeilen aus, für die die Beauftragung erstellt werden soll. Eine Zeile markieren Sie durch Linksklick, mehrere Zeilen mit Strg + Linksklick.

In der Zeile müssen zwingend die Felder Kreditor-Nr. und RE Kontonr. angegeben sein, sowie, wenn Aufgabe zur Überwachung der Fertigstellung in der Instandhaltung Einrichtung aktiviert, das Zugesagte Fertigstellungsdatum. Wählen Sie Beauftragung erstellen.

Beauftragung und ggf. Mitteilungen an Mieter/Eigentümer drucken oder mailen

Nachdem die Angebotsanfrage in der Datenbank elektronisch erfasst wurde, sollte im Anschluss ein Druck der Daten erfolgen, um dem Kreditor den Auftrag zur Durchführung mitzuteilen. Dafür gibt es in RELion den Bericht 5052651 Beauftragung (Wenn der Bericht gedruckt wird, bevor die Beauftragung freigegeben ist, enthält der Ausdruck den Vermerk Probedruck). Darüber hinaus kann der Mieter ebenfalls auf Basis dieses Beleges angeschrieben und somit über den anstehenden Instandhaltungstermin informiert werden. Ebenfalls ist eine Mitteilung an den Eigentümer des Verwaltungsobjektes möglich. Welche Beleg-Reports standardmäßig zu verwenden sind, hängt von der Instandhaltungseinrichtung ab – dort können die Report-IDs der jeweiligen Belegdrucke geändert werden, um auch kundenindividuelle Beleg zu verwenden.

Im Inforegister RELion finden Sie unter der Gruppe Druck und Berichtstexteinstellung einmal die hinterlegten Report-IDs für den Druck. Zusätzlich können Sie bei Bedarf mit Hilfe des Assist Buttons die Berichtstextzeilen öffnen und den Text individuell nur für diesen Beleg anpassen (siehe Belegdruck). Öffnen Sie die Einkaufsbestellung. Über den Menüpunkt Drucken/senden können Sie den Aufruf der hinterlegten Berichte starten über die Schaltflächen Drucken (Beauftragung), Mitteilung an Mieter/Eigentümer, Mitteilung an Objekteigentümer.

Report Beauftragung

Der Bericht Beauftragung ist ein versandfähiger Beleg an den Kreditor, er verfügt über die gleichen Optionen wie der Bericht Angebotsanfrage.

Bezeichnung	Beschreibung
Anzahl Kopien	Geben Sie die Anzahl der zusätzlich zum Original gewünschten Einkaufsanfragen ein, die Sie ausdrucken möchten.
Interne Informationen anzeigen	Wählen Sie diese Option, wenn der Beleg Informationen anzeigen soll, die nur zur internen Verwendung bestimmt sind.
Beleg archivieren	Wählen Sie diese Option, wenn der Beleg zusätzlich zum Druck archiviert werden soll. Es wird somit eine Kopie des Beleges zum Druckzeitpunkt in der Liste Angebotsanfragenarchiv abgelegt. Über das Feld Anz. archivierte Versionen auf der Karte des Beleges, lassen sich die zugehörigen archivierten Datensätze öffnen.
Aktivität protokollieren	Wählen Sie diese Option, wenn diese Aktivität protokolliert werden soll.
Ausgabe an	Hierüber steuern Sie, ob der Beleg gedruckt oder per Mail versendet wird. Die Standardeinstellung entspricht der Hinterlegung in der RE Einrichtung.

Hinweis

Wie oft eine Beauftragung archiviert und sie gedruckt wurde, lässt sich über die beiden Felder Anzahl gedruckt und Anz. archivierte Versionen beispielsweise in der Angebotsanfragenübersicht einsehen.

 

Report Mitteilung an Mieter

Der Druck Mitteilung an Mieter/Eigentümer kann entweder als allgemeiner Informationsaushang oder als Brief an einen Debitor verwendet werden.

Wurde auf dem Beleg Einkaufsbestellung bei den Stammdaten auch der Einheitenvertrag (Einheitennummer-Mehr anzeigen) angegeben so lautet die Empfängeradresse auf den Debitor des Einheitenvertrages. Bezieht sich der Beleg lediglich auf das Objekt, so bezieht sich die Empfängeradresse beim Ausdruck allgemein auf die Objektadresse. Je nach Bedarf können Sie den Berichtstext vor dem Drucken mit Hilfe des Assist Buttons des Feldes Report-ID Mitteilung an Mieter auf dem Inforegister RELion des Beleges anpassen.

 

Report Mitteilung an Objekteigentümer

Der Druck Mitteilung an Objekteigentümer verständigt im Falle der Fremdverwaltung den Eigentümer des Verwaltungsobjektes über die beauftragte Instandhaltungsmaßnahme.

 

Freigabe der Beauftragung

Eine Beauftragung muss freigegeben sein, um die daraus resultierende Eingangsrechnung verbuchen zu können. Die Freigabe wird entweder vom System oder vom Anwender veranlasst.

• Freigabe durch System: Sind keine weitergehenden Freigabeprüfungen aktiviert (z. B. RELion Rechnungsprüfung, Business Central-Beleggenehmigung), so wird beim Durchbuchen einer Beauftragung mit Status offen die Freigabe automatisch im Hintergrund durchgeführt, bevor der Buchungsvorgang startet. Der Anwender sieht dies nicht. Dies entspricht dem Dynamics-Business Central-Standard.

• Freigabe durch Anwender: Eine manuelle Freigabe durch den Anwender erfolgt über Freigeben/Freigeben. Anschließend wird im Feld Status der Zustand freigegeben angezeigt.

Wichtig

Wie bereits beim Thema Einrichtung beschrieben, kann grundsätzlich gewählt werden, ob als Freigabelogik die RELion-spezifische Systematik oder das Beleggenehmigungsverfahren des Microsoft-Dynamics-Business Central-Standards greifen soll. Alle Erläuterungen in diesem Dokument zu Freigabemechanismen beziehen sich jeweils auf die RELion-Systematik.

Für die Freigabe der Beauftragung gelten folgende Rahmenbedingungen:

1. Prüfungen auf Datenkonsistenz

Wurde die Beauftragung aus einer Schadensmeldungszeile erstellt, erfolgt bei Freigabe die Prüfung auf Übereinstimmung von

• Objektnr.
• Einheitennr./Einheitenhistorie
• Objektkonto
• Kreditornr.

Diese Daten müssen zwingend mit der Ursprungszeile übereinstimmen. Wurden in diesen Bereichen vom Anwender Änderungen vorgenommen, wird die Freigabe der Beauftragung nicht zugelassen. Ausnahme: Objektkonto, hier erfolgt lediglich eine Hinweismeldung. Des Weiteren wird die geänderte Objektkontonr. in die Schadensmeldungszeile zurückgeschrieben.

2. Vorausgegangene Freigaben

• Ein Auftrag kann nur freigegeben werden, wenn die zugehörige Schadensmeldung freigegeben ist.
• Ist mit der Schadensmeldung eine Versicherungsmeldung verbunden, muss auch diese freigegeben sein.

3. Grenzbeträge für Teamleiterfreigabe

Grundsätzlich darf der Sachbearbeiter eine Beauftragung freigeben. Dies gilt nicht, wenn einer oder mehrere der folgenden Betragsgrenzen überschritten werden:

• Grenzbetrag Teamleiterfreigabe (s. Kapitel Inforegister Freigabeverwaltung)
• Höchstgrenze Schadensfall/Versicherungsfall im Verwaltervertrag (s. Kapitel Verwaltervertrag Höchstgrenze)
• Instandhaltungsbudget (s. Kapitel Instandhaltungsbudget zur Kostenüberwachung)

In diesen Fällen lässt das System die Freigabe durch den Sachbearbeiter nicht zu. Diese muss durch den Teamleiter erfolgen (Wie der Teamleiter zugewiesen wird, haben Sie in Kapitel Teams, Teamleiter festlegen gesehen). Der Teamleiter muss zunächst in der zugehörigen Schadensmeldung im Inforegister Sachbearbeiter den Haken im Feld Sondergenehmigung für Freigabe setzen. Anschließend kann er die Beauftragung freigeben.

Schematische Darstellung des Freigabeablaufs Teamleiter:

Kommt es zu einer Überschreitung der Höchstgrenze, bekommen Sie als Sachbearbeiter bei der Freigabe der Beauftragung folgenden Hinweis.

Das System wartet nun auf die Sonderfreigabe durch den Teamleiter. Sie können Ihrem Teamleiter eine Aufgabe senden (Modul Aufgabenverwaltung), damit dieser über den Vorfall informiert ist und entsprechend agiert. Klicken sie dazu auf die Infobox Notizen und geben einen Text und den Empfänger der Nachricht ein.

Der Teamleiter öffnet für die Sonderfreigabe die entsprechende Schadensmeldung und aktiviert das Optionsfeld Sondergenehmigung für Freigabe.

Jetzt kann der Teamleiter die Beauftragung mittels Freigebens oder Buchen weiterverarbeiten.

Wichtig

Um die Überschreitung der Grenzbeträge zu erkennen, benötigt RELion die Information über die Kosten der Beauftragung. Der Preis der beauftragten Leistung muss deshalb zwingend in der Zeilenansicht im Feld EK-Preis ohne MwSt. erfasst werden. Andernfalls kann die Überprüfung mangels Bezugswert nicht durchgeführt werden! Die Freigabe durch den Sachbearbeiter könnte dann trotz Überschreitung erfolgen.

4. Rechnungsprüfung

Ist die Pflicht zur Rechnungsprüfung hinterlegt (s. Kapitel Inforegister Freigabeverwaltung), kann der Sachbearbeiter die Beauftragung ebenfalls nicht freigeben. Auch der Teamleiter erteilt zwar ggf. die Sondergenehmigung auf der Schadensmeldung, kann aber keine Freigabe durchführen. Diese erfolgt dann im Zuge der Rechnungsprüfung durch den Prüfer selbst.

Löschen der Beauftragung

Um eine unbeabsichtigte Mehrfachbeauftragung zu verhindern, kann zu einer Schadensmeldungszeile nur ein Auftrag erstellt werden. Wird versucht, einen weiteren zu erzeugen, gibt RELion eine Fehlermeldung aus. Was geschieht aber, wenn die Beauftragung nicht ausgeführt wird und tatsächlich neu beauftragt werden muss? In diesem Fall löschen Sie den vorhandenen Beleg Einkaufsbestellung (nachdem Sie ihn bei Bedarf zuvor archiviert haben) und erstellen dann einen neuen Auftrag. Eine gelöschte Beauftragung wiederum kann, wenn sie archiviert wurde, nötigenfalls aus dem archivierten Beleg wiederhergestellt werden.

Abnahmeprotokoll (optional)

Je nach Umfang der Instandhaltungsleistung kann eine Abnahme des Gewerks erforderlich sein. Für diesen Zweck können an einer Beauftragung ein oder mehrere Abnahmeprotokolle hinterlegt werden, entweder zum Belegkopf oder für jede einzelne Zeile der Beauftragung separat. Wird am Belegkopf ein Protokoll erfasst, lassen sich für die Zeilen keine eigenständigen Protokolle erfassen und umgekehrt können keine Protokolle zum Kopf erfasst werden, wenn bereits Zeilenprotokolle vorliegen.

Bei Weiterverarbeitung einer Beauftragung übernimmt das System die Protokolle in die Rechnung. Wird die Rechnung gebucht, findet bei Vorliegen von Abnahmeprotokollen eine Prüfung statt, ob die Abnahme erfolgreich war (kenntlich am entsprechenden Status Abnahme erfolgreich der Protokolle). Für jede Belegzeile, zu der Abnahmeprotokolle hinterlegt sind, muss eine erfolgreiche Abnahme vorliegen. Eine Einkaufsrechnung kann nicht freigegeben und gebucht werden, solange noch Abnahmeprotokolle mit dem Status Protokoll in Erfassung existieren. Um ein Abnahmeprotokoll für die gesamte Beauftragung zu hinterlegen, wählen Sie im Menüband der Einkaufsbestellung die Funktion Abnahmeprotokolle.

Um ein Protokoll zu einer bestimmten Auftragszeile zu hinterlegen, markieren Sie die betreffende Zeile im Inforegister Zeile. In der Ansicht Abnahmeprotokollkopf Übersicht wählen Sie Neu und es öffnet sich die Abnahmeprotokollkopf Karte.

Im Inforegister Allgemein sind verschiedene Daten aus der Beauftragung vorbelegt. Die Beauftragungsnummer wird automatisch befüllt. Auf diese Weise kann die Beauftragung auch dann noch unmittelbar nachvollzogen werden, wenn die Protokolle bereits in die Rechnung übernommen wurden und sich dadurch die Nummer im Feld Belegnr. geändert hat. Erfassen Sie hier die Teilnehmer der Abnahme, das Abnahmedatum und den Status. Ergänzen können Sie das Protokoll im Inforegister Abnahmeprotokollzeile um Datums- und Beschreibungszeilen zum Abnahmeprotokoll (z. B. Termine für Besichtigungen und Abnahmefortschritte).

Rechnungseingang (Einkaufsrechnung)

Rechnungen lassen sich in RELion über verschiedene Wege erfassen und weiterverarbeiten:

Wird in RELion die Funktionalität der Rechnungsprüfung genutzt, ist die Erfassung von Einkaufsrechnungen zwingend erforderlich. Andernfalls kann auch direkt der Beleg Einkaufsbestellung (=Beauftragung) gebucht werden, was die zeitsparendere Variante ist.

Rechnung direkt buchen über Beauftragung - ohne Funktion Rechnungsprüfung

Liegt Ihnen die Rechnung vor, öffnen Sie in der Datenbank den zugehörigen Beleg Einkaufsbestellung. Noch nicht gebuchte Einkaufsbestellungen finden Sie in der Liste Einkaufsbestellungen.

Die Kerndaten zu Kreditor, Auftrag etc. sind bereits vorhanden. Ergänzen Sie nun die Rechnungsdaten aus der Rechnung Ihres Kreditors. Um die Einkaufsbestellung nach einer zuvor erfolgten Freigabe bearbeiten zu können, ist zunächst der Status auf Offen zurückzusetzen. Klicken Sie hierzu auf Status zurücksetzen.

Inforegister Allgemein	Tragen Sie als Buchungsdatum das Datum ein, an dem die Rechnung gebucht werden soll. Tragen Sie ebenfalls die Kreditoren-Rechnungsnummer ein.
Inforegister Zeilen	Geben Sie, falls noch nicht erfolgt, den Netto-Rechnungsbetrag im Feld EK-Preis ohne MwSt. ein. Das Feld Menge wird bei einer Handwerkerrechnung in der Regel mit dem Wert 1 zu füllen sein. Über Freigeben/Freigeben geben Sie die Beauftragung frei.
Inforegister Rechnungsdetails	Hier finden Sie weitere buchungs- und zahlungsverkehrsrelevante Erfassungsmöglichkeiten. Wenn alle Daten erfasst sind, kann die Rechnung mit Freigeben freigegeben und über Buchen… gebucht werden.

Diese Abfrage ist Standard von Business Central und muss von Ihnen nicht verändert werden. Voreingestellt ist der Punkt Liefern und fakturieren. Bestätigen Sie mit OK.

Hinweis

Falls der Beauftragung ein Abnahmeprotokoll angefügt wurde und dieses vor der Buchung noch nicht abgeschlossen wurde, erhalten Sie eine Abbruchsmeldung mit folgendem Hinweis:

Setzen Sie in diesem Fall den Abnahmestatus des Abnahmeprotokolls auf Abnahme erfolgreich bevor Sie die Beauftragung buchen.

Die Buchung erfolgt, die Kreditoren- und Sachposten werden erstellt. Die bearbeitete Beauftragung wird archiviert, sie ist unter Beauftragungsarchive (Zu finden unter: Bestellungsarchive) einzusehen oder auch über die Infobox Details der Schadensmeldung Karte, sofern die Archivierungsoption in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung gesetzt wurde. Den gebuchten Beleg finden Sie unter Geb. Einkaufsrechnungen ebenso wie die neue Rechnung.

Hinweis

Wurde eine Beauftragung versehentlich gebucht und dadurch gelöscht, kann sie aus dem archivierten Beleg wiederhergestellt werden (entsprechende Einstellung in der Kreditoren & Einkaufseinrichtung vorausgesetzt).

Wichtig

Wie Sie gesehen haben, wird in diesem Standardfall die Beauftragung sofort durchgebucht. Dieser Vorgang empfiehlt sich also nicht für Rechnungskürzungen, da hier nicht mehr auf den Bericht „Mitteilung über Rechnungskürzung“ zugegriffen werden kann, der nur über den Beleg Einkaufsrechnung zugänglich ist.

Rechnung freigeben und buchen über Einkaufsrechnung – mit Funktion Rechnungsprüfung

Wenn die Pflicht zur Rechnungsprüfung besteht, kann die Beauftragung nicht direkt verbucht werden. Es muss eine Einkaufsrechnung erfasst werden, die vom Prüfer freizugeben und anschließend zu verbuchen ist. Die Rechnungsprüfungspflicht wird eingerichtet, indem

• in der Instandhaltung Einrichtung, Inforegister Freigabeverwaltung, die Option Rechnungsprüfer erforderlich aktiviert wird,
• an den betroffenen Objekten auf der Objektkarte über Sachbearbeiter ein Bearbeiter mit Funktion Rechnungsprüfer hinterlegt wird.

Wichtig

Wie bereits beim Thema Einrichtung beschrieben, kann grundsätzlich gewählt werden, ob als Freigabelogik die RELion-spezifische Systematik oder das Beleggenehmigungsverfahren des Microsoft-Dynamics-Business Central-Standards greifen soll (siehe dazu Kapitel Inforegister Freigabeverwaltung). Alle Erläuterungen in diesem Dokument zu Freigabemechanismen beziehen sich jeweils auf die RELion-Systematik. Insbesondere die Einrichtung der Rechnungsprüfung ist nur zulässig, wenn die RELion-spezifische Logik gewählt wurde.

Über die Suche öffnen Sie die Liste Einkaufsrechnungen. Mit Neu öffnen Sie einen neuen Datensatz und geben die Kreditor-Nr. des Rechnungsstellers ein. Sofern zur Rechnung im System eine Einkaufsbestellung besteht, importieren Sie die weiteren Daten mit Hilfe der Funktion Beauftragung holen. Wählen Sie den gewünschten Datensatz und bestätigen Sie mit OK, um die Werte der Beauftragung in die Rechnung zu importieren. Vervollständigen Sie anschließend die Einkaufsrechnung um evtl. fehlende Daten. Die Beauftragung wird sofort bei Durchführung der Funktion Beauftragung holen archiviert (sofern die Archivfunktion in der Instandhaltung Einrichtung aktiviert wurde). Wenn Sie die Rechnungsprüfung in RELion aktiviert haben, muss nun der Vorgang zur Prüfung an den Rechnungsprüfer. Hierzu wird im Inforegister Rechnungsprüfung der Rechnungsprüfung Status auf Rechnungsprüfung gesetzt.

Das System ermittelt automatisch aus dem Objekt den zuständigen Rechnungsprüfer und trägt ihn im Beleg ein. Ferner wird eine Aufgabe an den Prüfer erzeugt, falls dies in der Instandhaltung Einrichtung eingerichtet ist. Alternativ kann der Sachbearbeiter die Aufgabe manuell erstellen. Der Rechnungsprüfer öffnet auf der Rechnung das Inforegister Rechnungsprüfung und setzt den Rechnungsprüfung Status auf Freigegeben. Die Anwendung setzt dadurch gleichzeitig den Status des Beleges auf Freigegeben. Danach kann die Rechnung verbucht werden.

Hinweis

Wenn mit der Funktion Rechnungsprüfung in RELion gearbeitet wird, sollte eine Buchung nicht über die Beauftragung erfolgen, sondern aus der Einkaufsrechnung, da nur dort die erforderlichen Felder vorhanden sind und somit eine Prüfung möglich ist.

Beleg Einkaufsrechnung

Die meisten Felder des Beleges sind deckungsgleich mit den vorhergehenden Belegen Einkaufsanfrage und Einkaufsbestellung/Beauftragung. Es werden deshalb nur die spezifischen Besonderheiten dokumentiert, bereits bekannte Funktionen werden nicht erneut besprochen.

Inforegister RELion
Rep. ID Mitteilung bei Rechnungskürzung	Hier ist die ID des Berichts auszuwählen, der beim Druck einer Mitteilung an den Kreditor über eine Rechnungskürzung verwendet werden soll. Die ID wird bereits vorbelegt, falls in der Instandhaltung Einrichtung eine Vorgabe getroffen wurde.

Inforegister Rechnungsprüfung

Bezeichnung	Beschreibung
Genehmigung Teamleiter	Wurde auf der Schadensmeldung eine Teamleitergenehmigung erteilt, ist diese Option gesetzt. Die Genehmigung durch den Teamleiter ist notwendig bei Überschreitung der Schadenshöchstgrenzen im Verwaltervertrag, bei Budgetüberschreitung oder bei Überschreitung des in der Instandhaltung Einrichtung festgelegten Grenzbetrages Teamleiterfreigabe (mandantenbezogen).
Teamleiter	Hier wird der Name des Teamleiters angezeigt, sobald er die Genehmigung erteilt hat.
Rechnungsprüfer	Sobald systemseitig festgestellt wurde, dass die Rechnung prüfungspflichtig ist, wird der zum Objekt hinterlegte Rechnungsprüfer vorbelegt.
Rechnungsprüfungsstatus	Dieses Feld dokumentiert den Rechnungsprüfungsstatus: Erfasst Eine Prüfung ist noch nicht erfolgt. Abwarten Zur vollständigen Prüfung fehlen noch Informationen. Rechnung kann nicht gebucht werden. Rechnungsprüfung Beleg befindet sich in Prüfung. Freigegeben Freigabe ist erfolgt. Rechnung kann gebucht werden. Freigegeben Rechnungskürzung Im Feld Ursprungs-Rechnungsbetrag wird der erfasste Rechnungsbetrag eingetragen. In den Zeilen wird der Betrag manuell gekürzt. Die Rechnung kann gebucht werden. Ursprungs-Rechnungsbetrag wird zur Information in die gebuchte Rechnung und in den Kreditorenposten übertragen.
Bruttorechnungsbetrag	Hier kann ein Bruttorechnungsbetrag erfasst werden. Der Wert ist rein informativ und mit keiner weiteren Funktionalität verknüpft.
Urspr. Betrag Beauftragung	Wurde in der zu Grunde liegenden Beauftragung in der Zeilenansicht ein EK-Preis eingegeben, wird dieser hier angezeigt.
Ursprungsbeleg	Basiert die erstellte Rechnung auf einer Beauftragung, wird deren Nr. hier angezeigt. Über den Lookup-Button kann auf den Beauftragungsbeleg durchgegriffen werden.
Zahlbetrag für Rechnung	Dieses Feld wird für Teilzahlungen benötigt. Erfassen Sie hier den Betrag, der (abweichend vom in der Zeile erfassten Rechnungsbetrag) tatsächlich an den Kreditor ausbezahlt werden soll. Ist in der Einrichtung Rechnungsprüfungspflicht hinterlegt, kann dies nur der zuständige Rechnungsprüfer, ansonsten jeder Bearbeiter. Hinweis: Mit dem geringeren Zahlbetrag ist keine Rechnungskürzung verbunden! Der Restbetrag gegenüber der Zeilensumme bleibt als Verbindlichkeit offener Posten bestehen. Beim Kreditor-Zahlungsvorschlag wird nur der eingetragene Zahlbetrag ausbezahlt. Gleichzeitig wird der Kreditorenposten mit dem Restbetrag auf Abwarten gesetzt. Eine Auszahlung des Restbetrags erfolgt erst, wenn der Anwender die Sperre aufhebt. Der Restbetrag kann bei Bedarf auch dann wiederum nur teilweise ausbezahlt werden. Dazu ändert der Anwender im Kreditorposten den Zahlbetrag manuell auf den gewünschten Wert. Der Kreditorposten mit dem verbleibenden Rest wird wiederum auf Abwarten gesetzt.
Ursprungs Rechnungsbetrag	Mit dem hier erfassten Betrag soll eine Rechnungskürzung verbunden werden. Im Feld Ursprungs Rechnungsbetrag ist der Wert einzutragen, der (abweichend vom in der Zeile hinterlegten freigegebenen Rechnungsbetrag) vom Kreditor ursprünglich brutto berechnet wurde. Ist in der Einrichtung eine Rechnungsprüfungspflicht hinterlegt, kann dies nur der zuständige Rechnungsprüfer durchführen, ansonsten jeder Bearbeiter. In der Zeile erfassen Sie im Feld EK-Preis inkl./ohne MwSt. nun den Betrag, den Sie aus der Rechnung anerkennen und an den Kreditor auszahlen möchten. Hinweis: Die Zeilensumme ist vom Anwender oder Rechnungsprüfer auf den Betrag anzupassen, der dem anerkannten Rechnungsbetrag für die gewünschte Auszahlung entspricht. Der Differenzbetrag des in diesem Feld erfassten Betrages gegenüber der Zeilensumme stellt den gekürzten Betrag dar. Sie haben an dieser Stelle auch die Möglichkeit, den Kreditor über die vorgenommene Kürzung zu informieren. In der Einrichtung haben Sie, den dafür, anzuwendenden Bericht (5052592) hinterlegt. Über die Suche rufen Sie den Bericht Mitteilung bei Rechnungskürzung auf und veranlassen den Start der Verarbeitung.

In den Einkaufsbelegen ungebucht oder gebucht gibt es die Schaltfläche Verknüpfte Beauftragungen anzeigen. Im Falle der ungebuchten EK-Belege werden die aktuellen Beauftragungen angezeigt, andernfalls die Beauftragungen des Archivs. Gibt es nur eine Beauftragung, so wird dieser Beleg direkt angezeigt, ansonsten die gefilterte Liste der Beauftragungen.

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Weiterberechnung

Sie haben die Möglichkeit, durch Instandhaltungsmaßnahmen verursachte Kosten weiter zu berechnen, etwa an eine Versicherung oder einen Mieter, der einen verursachten Schaden selbst zu tragen hat.

Status in der Schadensmeldung

Bei der Beschreibung der Karte Schadensmeldung haben Sie bereits gesehen, dass im Inforegister Weiterberechnung der Status für die Weiterberechnung definiert wird, d.h. es wird festgelegt, ob und an wen weiterberechnet werden soll.

Die möglichen Optionen sind:

• Prüfen: Es ist noch zu prüfen, ob eine Weiterberechnung zu erfolgen hat.
• Nein: Entstandene Kosten werden nicht weiter berechnet, der Eigentümer trägt diese Kosten.
• Versicherung: Die entstandenen Kosten werden von einer Versicherung übernommen.
• Sonstiges: Diese Option dient nur zur Information und ggf. zur Filterung und hat keine funktionale Bedeutung.
• Mieter Rechnung: Die entstandenen Kosten sind über eine eigene Rechnung dem Mieter gegenüber geltend zu machen.
• Dritte: Der Schaden wurde durch einen Dritten verursacht, und kann an diesen weiter berechnet werden.

Eine Information über die Weiterberechnung wird in allen, in der Folge daraus erzeugten Belege, wie Beauftragungen und Rechnungen, weitergeführt (im Feld Weiterberechnen).

Stellen Sie erst nach Erstellung der Beauftragung fest, dass eine Weiterberechnung möglich ist, müssen Sie den Status in der Schadensmeldung nachträglich ändern, bevor Sie die Funktionalität der Weiterberechnung starten. Idealerweise editieren Sie in dem Falle auch die Beauftragung, bevor Sie Einkaufsbelege erstellen, denn dann beinhalten die Folgebelege ebenfalls diese Information.

Erstellen Sie aus einer gebuchten EK-Rechnung eine VK Rechnung, sollten Sie darauf achten, dass alle bereits erstellten Rechnungsbelege nachträglich mit der entsprechenden Information im Feld Weiterberechnen versehen werden. Dies erfolgt auf der Schadensmeldungskarte über die Aktion Status Weiterberechn. ändern. Hier öffnet RELion eine Übersicht aller Einkaufsbelege, die für eine Weiterberechnung in Frage kommen oder die bereits teilweise oder komplett weiterberechnet wurden.

Markieren Sie die zu ändernde Zeile und ändern Sie den Status mit der Funktion Status Weiterberechnung ändern. (vgl. hierzu Kapitel Weiterberechnungsstatus einer Schadensmeldungszeile steuern).

Hinweis

Belege, die bereits teilweise oder vollständig weiterberechnet wurden, werden zwar in der Übersicht mit angezeigt, ihr Status kann aber nicht mehr verändert werden.

Versicherungsmeldung

Der Prozess Weiterberechnung Versicherung unterscheidet sich insofern, dass im Falle Weiterberechnung Versicherung eine Versicherungsmeldung notwendig ist. Ist ein Schadensfall durch eine Versicherung abgedeckt, ist die Versicherung zu informieren und die Regulierung des Schadens zu bewirken. Mit RELion können Sie aus den Daten der Schadensmeldung, in Verbindung mit einem hinterlegten Versicherungsvertrag, eine Versicherungsmeldung erzeugen.

Öffnen Sie die Karte der Schadensmeldung, für die Sie eine Versicherungsmeldung erstellen.

1. Wählen Sie im Feld Versicherungsvertrag Nr. über den Lookup-Button den Versicherungsvertrag aus, der Grundlage des Erstattungsanspruches ist.

Hinweis

Voraussetzung ist, der Kontakt des Versicherungsvertrages muss als Debitor erfasst sein, andernfalls erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Der Sachbearbeiter (Versicherung) wird von RELion automatisch befüllt, anhand der Angaben im ausgewählten Vertrag.

2. Wählen Sie im Feld Weiterberechnen Versicherung aus.
3. Dann klicken Sie im Menüband auf Versicherungsmeldung erstellen.

Es öffnet sich die Karte Versicherungsmeldung mit einer neu erstellten Meldung. Versicherungsname und Vertragsnummer sind bereits befüllt, diese Informationen wurden aus der Vertragskarte übernommen. Ergänzen Sie die Angaben entsprechend dem individuellen Fall. Wählen Sie die Bankverbindung für die Regulierung im Feld Bankverb. f. Regulierung aus. Sobald Ihnen die Schadensnummer der Versicherung vorliegt, wird diese in das entsprechende Feld eingetragen.

Im Anschluss kann die Versicherungsmeldung freigegeben werden. Setzen Sie hierzu mit Status wechseln den Status auf Freigegeben. Die Versicherungsmeldung kann nur freigegeben werden, wenn die zugehörige Schadensmeldung den Status freigegeben oder abgeschlossen aufweist.

Hinweis

Zu einer Schadensmeldung können mehrere Versicherungsmeldungen erfasst werden. Ein Beleg wird einer Versicherungsmeldung zugeordnet, indem er die Versicherungsmeldungsnr. mitführt. Zu sehen im gleichnamigen Feld im Inforegister RELion. Die Nummer wird automatisch eingetragen in Belege, die nach der Freigabe der Versicherungsmeldung erstellt werden. Bei Vorhandensein mehrerer Versicherungsmeldungen wird immer die erste am Beleg eingetragen. Die Nummer kann aber manuell geändert werden, oder auch ganz entfernt, falls der betreffende Beleg nicht in Zusammenhang mit der Versicherungsleistung steht.

Rechnung an einen Versicherer

Sobald die Rechnung des Handwerkers, der den Schaden behoben hat, eingetroffen ist, erfolgt die Weiterberechnung an einen Versicherer. Die Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass im Ablauf der Schadensbearbeitung die bisher beschriebenen Schritte vollzogen wurden:

• Es ist ein entsprechender Versicherungsvertrag hinterlegt (und der Versicherer wie beschrieben als Kreditor und Debitor angelegt).
• Sie haben eine Schadensmeldung erstellt.
• Es wurde eine Handwerkerleistung beauftragt und eine Versicherungsmeldung erzeugt.
• Die Rechnung der Handwerksfirma liegt erfasst und gebucht im System vor.

Ausgangspunkt des Vorgangs ist die zu Grunde liegende Schadensmeldung.

1. Öffnen Sie die Karte Schadensmeldung und wählen Sie diejenige Schadensmeldung, für die eine Rechnung einer ausführenden Firma weiterberechnet werden soll.
2. Stellen Sie fest, ob im Inforegister Weiterberechnung der Status im Feld Weiterberechnen auf Versicherung gesetzt ist. Falls nicht, korrigieren Sie dies.

Wichtig

Achten Sie darauf, dass bei einer nachträglichen Änderung des Weiterberechnungsstatus auf der Schadensmeldung auch der Status der Folgebelege korrigiert werden muss, wie im vorangegangenen Abschnitt beschrieben.

Auf der Schadensmeldung starten Sie den Prozess der Weiterberechnung über die Funktion VK-Rechnung erstellen.

RELion erstellt für diesen Vorgang eine Verkaufsrechnung, in der die entsprechenden Eckdaten aus Versicherungsvertrag, Schadensmeldung und Handwerkerrechnung verarbeitet sind. Im Inforegister Allgemein sind die Informationen zum Debitor enthalten, an den die Rechnung gestellt wird. Die weiter zu berechnende Eingangsrechnung wird in der Zeilenansicht angezeigt. Falls mehrere Rechnungen vorliegen, wird jede einzelne in jeweils einer Zeile wiedergegeben. Zunächst werden alle Eingangsrechnungen, die das Kennzeichen „weiterberechnen“ tragen, in die Verkaufsrechnung übernommen. Auf diese Weise haben Sie also die Möglichkeit, mehrere Eingangsrechnungen zu einer Verkaufsrechnung zusammenzufassen. Umgekehrt können Sie auch eine Einzelrechnung wieder aus der Verkaufsrechnung zu entfernen, falls diese nicht mit weiterberechnet werden soll. Löschen Sie einfach die betreffende Zeile aus der Zeilenansicht der Verkaufsrechnung mit Strg+Entf.

Hinweis

Möglichkeit der teilweisen Weiterberechnung: Soll ein Rechnungsbetrag nicht vollständig weitergegeben, sondern ein verringerter Betrag weiterberechnet werden, kann der vorbelegte Ursprungsbetrag in der Zeilenansicht im Feld VK-Preis ohne/inkl. MwSt. manuell überschrieben werden.

Die Verkaufsrechnung können Sie über den Bereich Drucken ausdrucken. Grundlage ist der in der Instandhaltungseinrichtung im Feld Rep. ID Rechnung an Versicherung hinterlegte Bericht. Über Buchen wird die Verkaufsrechnung gebucht.

Rechnung an Mieter oder Dritte

Der Vorgang der Weiterberechnung an Mieter oder Dritte entspricht grundsätzlich der zuvor beschriebenen Berechnung an einen Versicherer. Der Rechnungsempfänger muss im System als Debitor erfasst sein. Bei einem Mieter ist dies ohnehin der Fall, ein anderer Rechnungsempfänger ist ggf. als Debitor anzulegen. Der Status Weiterberechnen in der Schadensmeldung wird dann in diesem Fall auf Mieter Rechnung respektive Dritte gesetzt. Bei der Option Mieter Rechnung wird als Debitor der Mieter für die Ausgangsrechnung verwendet und bei der Option Dritte ist der Debitor im Feld Weiterberechnen an über den Lookup aus der Debitorenübersicht auszuwählen. Ggf. muss vor der Auswahl eines Debitors die Seite mit F5 aktualisiert werden.

Weiterberechnung ohne Einkaufsbeleg

Eine Verkaufsrechnung/-gutschrift können Sie auch erstellen, ohne dass Sie zuvor eine Einkaufsrechnung erfassen. Wählen Sie hierzu auf der Schadensmeldung im Menü unter Weiterberechnen die Funktion VK-Rechn. ohne EK-Beleg erstellen. Der Verkaufskopf wird mit dem Debitor und Bezug auf die Schadensmeldung erstellt. Die restlichen Angaben, insbesondere die Verkaufszeilen, ergänzen Sie manuell.

Weitergabe einer Gutschrift

Dieser eher seltene Fall ist dann denkbar, wenn eine Handwerkerrechnung einem Dritten bereits in vollem Umfang weiterberechnet, nachträglich aber gekürzt wurde, und dieser Gutschriftsbetrag dem Dritten wieder gutgeschrieben werden soll. Folgende Voraussetzungen müssen vorliegen:

• Es besteht eine Schadensmeldung.
• Ein Auftrag wurde erteilt, für die Leistung wurde eine Rechnung erstellt und gebucht.
• Die Verkaufsrechnung an die dritte Person wurde erstellt und gebucht.
• Eine Gutschrift des Kreditors (Handwerksfirma) wurde erzeugt und gebucht.

Öffnen Sie die dem Vorgang zu Grunde liegende Schadensmeldung. Und wählen über die Suche VK-Gutschrift erstellen. Es öffnet sich die Karte Verkaufsgutschrift. Im Inforegister Allgemein ist der Debitor, die dritte Person, bereits vorbelegt, in der Zeilenansicht die Details der Kreditorengutschrift. Der Betrag der Gutschrift lässt sich, falls gewünscht, manuell überschreiben. Die Verkaufsgutschrift kann über Seite drucken ausgedruckt werden. Grundlage ist der im Inforegister RELion, Feld Rep. ID Gutschrift an Debitor hinterlegte Bericht. Die Funktionalität entspricht den zuvor behandelten Belegen. Über Buchen wird die Verkaufsgutschrift gebucht.

Weiterberechnungsstatus einer Schadensmeldungszeile steuern

Besteht Ihre Schadensmeldung aus mehreren Schadensmeldungszeilen, so können Sie über die Funktion Weiterberechn. ändern, den Status für die unterschiedlichen Einkaufsrechnungen steuern. Es öffnet sich eine Ansicht mit allen, für die aktuelle Schadensmeldung vorliegenden, Einkaufsrechnungen. Über die Suche öffnen Sie Status Weiterberechn. ändern, um den Status der Einkaufsrechnungen zu bearbeiten.

Folgende Optionen sind möglich:

• Nicht weiterberechnen = Es erfolgt keine Weiterberechnung.
• Sonstiges = Es erfolgt keine Weiterberechnung.
• Rechnung = Weiterberechnung erfolgt, bitte verfahren Sie anschließend wie in den Kapiteln beschrieben. (VK-Rechnung mit oder ohne Beleg erstellen).

Rechnungseingangsbuch

Gegenstand der Funktion ist das Erzeugen eines Rechnungs-Datensatzes und das Füllen der Rechnungszeilen mit Zeilen aus vorhandenen Einträgen im Rechnungseingangsbuch (REB). Dies ist vor allem dann von Bedeutung, wenn im Unternehmen eingehende Rechnungen in einem Rechnungseingangsbuch vorerfasst wurden.

• Das Rechnungseingangsbuch wird mandantenübergreifend in Business Central geführt.
• Das Rechnungseingangsbuch dient zur Ersterfassung von Rechnungs-/Gutschriftbelegen als Basis für eine weitere mandantenspezifische Bearbeitung. Diese Erst- und/oder Vorerfassung ist im ersten Schritt nur ein Nachweis, über im Unternehmen eingegangene Rechnungen und Gutschriften.
• Bereits hier kann optional jedem Beleg ein Barcode für Archivierungszwecke etc. zugeordnet werden.
• Für die Erfassung der Lieferanten können sowohl der globale Adressstamm als auch die mandantenbezogenen Kreditorendaten verwendet werden.
• Im Rechnungseingangsbuch erfasste Daten können in den einzelnen Mandanten beim Erstellen einer Eingangsrechnung „abgeholt“ werden.
• Das Rechnungseingangsbuch ist konzeptionell nicht geeignet, um Rechnungen passiv abzugrenzen. Notwendig für eine passive Rechnungsabgrenzung ist die Angabe eines Leistungszeitraumes. Diese Daten setzen buchhalterische Kenntnisse voraus.
• Ebenso wenig ist eine Vorkontierung vorgesehen.
• Die Bedienung des Rechnungseingangsbuches muss für Anwender möglich sein, die keine oder nur wenig buchhalterischen Kenntnisse besitzen.

Nummernserie einrichten für Rechnungseingangsbuch

Bevor Sie mit dem Rechnungseingangsbuch arbeiten, richten Sie die Nummernserien ein. Da es sich um eine mandantenübergreifende Nummernserie handelt, ist die Einrichtung für die Funktionalität des Rechnungseingangsbuches abweichend zu der aus dem Standard bekannten Systematik für die Einrichtung von Nummernserien. Öffnen Sie dazu die RE Nummernserie.

Im Inforegister Allgemein richten Sie im Feld Startnr. Rechn.-Eingangsbuch die Startnummer und im Feld Endnr. Rechn.-Eingangsbuch die Endnummer ein, die Sie ggf. um eine Warnungsnummer im Feld Warnungsnr. Rechn.-Eingangsbuch ergänzen können. Die Anzeige im Feld Letzte Nr. verwendet Rechn.-Eingangsbuch dient der Information für den zuletzt im Rechnungseingangsbuch erzeugten Datensatz. Mit dem Datum im Feld Startdatum Rechn.-Eingangsbuch können Sie steuern, ab welchem Datum mit der im Feld Nächste Startnr. Rechn.-Eingangsbuch hinterlegten Folgenummernserie begonnen werden soll.

Hinweis

Nach Erreichen des im Feld Startdatum Rechn.-Eingangsbuch hinterlegten Datums, wird die Startnummer im Feld Startnr. Rechn. –Eingangsbuch durch die, im Feld Nächste Startnr. Rechn.-Eingangsbuch hinterlegte Nummernserie ersetzt sowie die beiden Felder Startdatum Rechn.-Eingangsbuch und Nächste Startnr. Rechn.-Eingangsbuch geleert.

Erfassen von Eingangsrechnungen im Rechnungseingangsbuch

Im Rechnungseingangsbuch werden mandantenübergreifend alle Rechnungen des Unternehmens bei Eingang zum Zwecke einer zentralen Vorerfassung eingetragen. Öffnen Sie die Übersicht Rechnungseingangsbuch.

Sie können nun die Zeilen des Rechnungseingangsbuches bearbeiten oder neue Zeilen hinzufügen.

Eingangsrechnung über Rechnungseingangsbuch erfassen

Öffnen Sie Einkaufsrechnungen. Mit Neu erstellen Sie einen neuen Datensatz und geben die Kreditor-Nr. des Rechnungsstellers ein. Greifen Sie nun über das Menüband über die Funktion Rechn.-Eingangsbuch holen auf das Rechnungseingangsbuch zu:

Sie erhalten eine auf den Mandanten, den Kreditor, die Belegart und den Bearbeitungsstatus gefilterte Übersicht erfasster Rechnungen. Wählen Sie die Richtige aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die Einkaufsrechnung wurde im Rechnungskopf durch Angaben der Zeile des Rechnungseingangsbuches ergänzt. Erfassen Sie die weiteren Angaben zur Rechnung, insbesondere die Einkaufszeilen manuell.

Hinweis

Durch die Funktion wird das Rechnungseingangsbuch aktualisiert: Die übernommene Zeile des Rechnungseingangsbuches wurde im Feld Status systemseitig auf Beleg erstellt fortgeschrieben. Eine weitere Fortschreibung erfolgt mit der Freigabe des Beleges Beleg freigegeben bzw. Beleg gebucht/abgeschlossen oder storniert bei entsprechendem Bearbeitungsfortschritt der Bearbeitung der Rechnung. Die Zeilen vom Status Beleg gebucht/abgeschlossen oder storniert werden nicht mehr auf der Seite Rechnungseingangsbuch (Übersicht) angezeigt, sondern in der Übersicht Rechnungseingangsbuch abgeschlossen (Übersicht).

Wichtig

In RELion werden keine Lagerverbrauchsposten gebildet. Wenn Artikel verwendet werden, ist daher darauf zu achten, dass keine Lagerorte eingerichtet werden.

Sammelrechnungen

Es ist möglich, mehrere Beauftragungen in einer Sammelrechnung zusammenzufassen. Wenn Sie an einen Kreditor mehrere Aufträge zu einzelnen Leistungen vergeben, von diesem dann aber eine Gesamtrechnung erhalten, können Sie dies in einer entsprechenden Sammelrechnung abbilden.

Hinweis

Im aktuellen Versionsstand kann eine Sammelrechnung zusammengestellt werden ENTWEDER komplett aus Beauftragungen ohne Schadensmeldungsbezug ODER komplett aus Beauftragungen mit Schadensmeldungsbezug zur selben Schadensmeldung. Mischformen sind nicht möglich.

Bei Beauftragungen mit Schadensmeldungsbezug müssen diese derselben Schadensmeldung angehören. Für Aufträge, die unterschiedliche Schadensmeldungsnummern mitführen, kann keine gemeinsame Sammelrechnung erzeugt werden. Für Beauftragungen ohne Schadensmeldungsbezug gilt, dass diese zur Lieferung gebucht sein müssen, um zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden zu können. Dies ist somit eine eher ergänzende Funktion für bestimmte Einsatzbereiche. Die Buchung zur Lieferung ist ein Merkmal des Business Central Standards und wird hier nicht behandelt.

Eröffnen Sie eine neue Einkaufsrechnung und geben Sie den Kreditor an. Weitere Felder sind fallabhängig auszufüllen:

• Objektnr., im Inforegister Allgemein, wenn in der RE Einrichtung die Option „Objektbuchung prüfen“ aktiviert ist.
• Schadensmeldungsnr., im Inforegister RELion, wenn Beauftragungen zu einer Schadensmeldung geholt werden sollen.

Danach können die Beauftragungen in den Beleg geholt werden, hierzu betätigen Sie Sammelrechnung erstellen. Es öffnet sich die Übersicht über alle freigegebenen Einkaufszeilen, die zum gewählten Kreditor unter der entsprechenden und ggf. der vorgegebenen Schadensmeldungsnr. vorhanden sind. Markieren Sie die zu übernehmenden Zeilen mit Strg+Linksklick und bestätigen Sie mit OK. Die Zeilen werden in die Rechnung übernommen. Nun können Sie die einzelnen Beträge in den Zeilen erfassen, im Kopf die Rechnungsnr. und das Buchungsdatum eintragen und die Rechnung buchen.

Gutschriften aus Eingangsrechnungen

Vermindert sich der Rechnungsbetrag einer gebuchten Eingangsrechnung nachträglich durch Nachlass, Einbehalt oder Rückerstattung, kann in RELion hierfür eine Kreditoren-Gutschrift erzeugt werden. Über die Suche öffnen Sie hierzu Einkaufsgutschriften und mit Neu eine neue Gutschrift. Mit Beleg kopieren starten Sie den Prozess. Hier wird die Eingangsrechnung ausgewählt, für die eine Gutschrift erstellt werden soll. Wählen Sie Belegart Gebuchte Rechnung. Klicken Sie auf den Lookup-Button im Feld Belegnr. und wählen Sie in der Übersicht die gewünschte Rechnung aus. Bestätigen Sie mit OK.

Die Kreditor- und Rechnungsdaten werden in die Karte übernommen. Noch zwingend zu ergänzen ist die Kreditoren-Gutschriftsnr. Geben Sie dann in der Zeilenansicht im Feld EK-Preis ohne MwSt. den Nettobetrag der Gutschrift ein. Vorbelegt ist zunächst der ursprüngliche Rechnungsbetrag, dies entspricht einer Gutschrift von 100%– der Wert kann aber manuell angepasst werden. Betätigen Sie nach der Freigabe der Gutschrift Buchen. Die Gutschrift wird gebucht und unter Geb. Einkaufsgutschriften archiviert.

Rechnungen und Gutschriften stornieren

Im vorangegangenen Abschnitt haben Sie gesehen, wie eine gebuchte Rechnung durch eine Gutschrift vermindert wird. Theoretisch kann eine Rechnung auf diesem Weg auch vollständig storniert werden, wenn der Gutschriftsbetrag dem Rechnungsbetrag entspricht. In RELion kann aber ein Rechnungsstorno ohne diesen Umweg komfortabel und direkt über die Karte der zu stornierenden gebuchten Rechnung abgewickelt werden. Öffnen Sie die zu stornierende gebuchte Einkaufsrechnung. Wählen Sie hier Korrekturgutschrift erstellen. Es erscheint die erzeugte Gutschrift. Auf diese Weise kann bei Bedarf die Gutschrift zuerst angesehen und anschließend manuell mit Buchen gebucht werden.

Nach dem Buchen wird die Gutschrift archiviert und kann in der Historie eingesehen werden (Geb. Einkaufsgutschriften).

Drucken von Rechnungen und Gutschriften

Aus den Übersichten Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift lassen sich die Datensätze über den betreffenden Bericht ausdrucken.

Ausdruck über Bericht

Es stehen zwei Optionen zur Verfügung: Rechnung an Debitor (Mieter, Dritte) oder Rechnung an Versicherung. Es werden jeweils diejenigen Berichte verwendet, die im Inforegister RELion angegeben sind. Dabei beachten Sie, dass für Rechnungen und Gutschriften derselbe Bericht verwendet wird. Standardmäßig ist der Bericht als VK-Rechnung abgefasst. Im (seltenen) Fall einer VK-Gutschrift muss der Text entsprechend manuell abgeändert werden.

Historie

Im Bereich der Instandhaltung haben Sie Zugriff auf archivierte Belege verschiedener Art. Bei der Einrichtung von RELion haben Sie bereits gesehen, wie die Archivierung einzelner Belegarten gesteuert werden kann. Unter Erkunden/Historie kann auf folgende Dokumente zugegriffen werden:

Bereits abgeschlossene Schadens- und Versicherungsmeldungen können reaktiviert werden, falls die Sachlage dies erfordert. Mit Status wechseln kann das aus dem Freigabeablauf bekannte Statuswahlfeld erneut aufgerufen und der Status gewechselt werden. Archivierte Schadensmeldungen können nur vom im Objekt hinterlegten Bearbeiter mit der Hauptrolle Technik, seinem Teamleiter oder deren Stellvertretern reaktiviert werden. Archivierte Versicherungsmeldungen können nur vom in der Schadensmeldung hinterlegten Sachbearbeiter Versicherung, seinem Teamleiter oder deren Stellvertretern reaktiviert werden. Archivierte und gelöschte Beauftragungen können wiederhergestellt werden. Dies kann von Interesse sein, wenn eine Beauftragung versehentlich der falschen Rechnung zugeordnet und beim Buchen gelöscht und archiviert wurde. In diesem Fall kann die Beauftragung aus dem archivierten Beleg wiederhergestellt werden, und zwar über Beleg wiederherstellen.

Anzeige der Belege an Objekt und Einheiten

Auf der Übersichtsseite von Objekt- und Einheiten sehen Sie die Anzahl der jeweils zum Objekt bzw. zur Einheit erfassten Belege (Beauftragungen, Rechnungen etc.). Über den jeweiligen Lookup sind wie üblich auch die einzelnen Datensätze aufrufbar. Auf der Objektkarte steht Ihnen die Infobox Instandhaltung (Diese können Sie durch Personalisieren einblenden.) zur Verfügung.

Ebenso gibt es im Einheitenstamm das Inforegister Instandhaltung.

Hinweis

Die Aufrufe aus der Seite RE Objekt greifen auf die Datensätze der Belegköpfe zu, d.h. es wird jeweils die Beauftragung, Rechnung etc. angezeigt. Dagegen stellen die Aufrufe aus den Einheitenvertragskarten die Einkaufszeilen der betreffenden Belege dar. Der Grund hierfür liegt darin, dass ein Beleg Zeilen zu mehreren unterschiedlichen Einheiten beinhalten kann. Es werden nur Einkaufszeilen der Art Sachkonto, Artikel oder WG/Anlage angezeigt. Hierdurch wird vermieden, dass Einkaufszeilen, die z. B. nur Begleittext enthalten, angezeigt werden.

Rahmenpreisabkommen

In der Instandhaltung kann mit Artikelkatalogen gearbeitet werden, z. B., um Einheitspreisabkommen abzubilden. Die einzelnen Leistungen werden als Artikeldatensätze im MS Dynamics-Standard erfasst, die bei der Beauftragung verwendet werden. Im Inforegister Lager, kann der Artikel einer Branche/Gewerk zugeordnet werden.

Wichtig

In RELion werden keine Lagerverbrauchsposten gebildet. Wenn Artikel verwendet werden, ist daher darauf zu achten, dass keine Lagerorte eingerichtet werden.

In der Karte Textbaustein kann die detaillierte Beschreibung der Leistung erfasst werden.

Am einzelnen Kreditor werden die von ihm angebotenen Leistungen (=Artikel) in der Tabelle Einkaufspreise hinterlegt, mit den entsprechenden EK-Preisen. Öffnen Sie hierzu die Karte des Kreditors. Im Menüband unter Preise finden Sie die Einkaufspreise.

Aufgabenseite Beauftragung:

In der Einkaufszeile wird Art Artikel angegeben und die gewünschte Artikel-Nr. gewählt. Die Beschreibung wird aus dem Artikel übernommen. Nach Angabe der Menge wird der Einkaufspreis vom System ermittelt und eingetragen.

Hinweis

Soll eine Beauftragung mit Artikeln aus einer Schadensmeldungszeile generiert werden, wird dort im Feld Erstellung die Option Manuell gewählt. Bei der erzeugten Beauftragung ist dann nur der Kopf gefüllt, die Zeilen können manuell erfasst werden.

Hinweis

Zusätzlich zum Artikel kann immer auch das Feld Objektkonto Nr. gefüllt werden. Dies ist wichtig, weil z. B. ein Artikel „Wand streichen“ sowohl bei Modernisierungsmaßnahmen als auch Schadensbehebungen zum Tragen kommen und deshalb unterschiedlich kontiert werden kann. Die Objektkonto Nr. ist Pflicht, wenn in RE Einrichtung der Haken im Feld Objektkonto Nr. beim Buchen prüfen gesetzt ist. Die Objektkonto Nr. wird über die bekannten Zusammenhänge Branche/Gewerk, Kreditor, Objekt, RE Kontakt – Geschäftsbeziehung und Instandhaltung Einrichtung automatisch in die Einkaufszeile validiert. Alternativ kann der Anwender diese aber auch manuell erfassen. Bei der Validierung der Objektkonto Nr. wird das (aus den Objektkonten) zugehörige Sachkonto gesucht und in das Feld Sachkontonr. validiert.

1. Das Sachkonto wird benötigt, um im Einkaufsbeleg den Abgleich mit dem Finanzbudget sicherzustellen.
2. Das Sachkonto wird beim Buchen benötigt: Wenn dieses Feld gefüllt ist, dann sucht das System das Wareneinkaufskonto nicht mehr auf die herkömmliche Weise (Buchungsmatrix -> Wareneinkaufskonto), sondern bucht zwingend auf dieses hinterlegte Sachkonto. Damit ist sichergestellt, dass Objektkonto und Sachkonto immer der Hinterlegung in den Objektkonten entsprechen. Diese Logik mit gefülltem Feld Sachkontonr. gilt immer dann, wenn im Feld Art nicht Sachkonto steht und das Feld Sachkontonr. gefüllt ist. Die Standard-Buchungslogik (ohne Objektkontonr.) funktioniert natürlich weiterhin.

Bauabzugssteuer nach § 48 EStG

Was ist Bauabzugssteuer?

Mit dem Gesetz zur Eindämmung illegaler Betätigung im Baugewerbe vom 31.08.2001, BStBl 2001 I, 602 wurde ein Steuerabzug zur Sicherung von Steueransprüchen bei Bauleistungen eingeführt. Ab 01.01.2002 müssen bestimmte Auftraggeber von Bauleistungen im Inland einen Steuerabzug in Höhe von 15 Prozent der Gegenleistung für Rechnungen des die Bauleistung Erbringenden vornehmen, wenn nicht eine vom zuständigen Finanzamt ausgestellte Freistellungsbescheinigung vorliegt.

Welche Leistungen unterliegen dem Steuerabzug?

Bauleistungen im Sinne des § 48 Abs. 1 Satz 3 Einkommensteuergesetz (EStG). Das sind grundsätzlich alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen.

Gibt es Bagatellregelung?

Ja. Die Bagatellgrenze gilt jeweils pro Kalenderjahr und leistenden Unternehmer und beträgt 5.000 EUR. Liegt keine gültige Freistellungsbescheinigung vor und die Gegenleistung (Vergütung) übersteigt im laufenden Kalenderjahr nicht den Betrag in Höhe von 5.000 EUR, muss der Steuerabzug nicht vorgenommen werden. Die Freigrenze von 5.000 EUR erhöht sich auf 15.000 EUR, wenn der Empfänger der Leistung nur deswegen als Unternehmer abzugspflichtig ist, weil er ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt § 4 Nummer 12 Satz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) (= umsatzsteuerbefreite Vermietungsumsätze). Werden von dem Leistungsempfänger neben steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nummer 12 Satz 1 UStG noch andere, auch nur geringe umsatzsteuerpflichtige Umsätze getätigt, gilt insgesamt die Freigrenze von 5.000 EUR.

Wann entsteht die Abzugsverpflichtung des Leistungsempfängers?

Im Zeitpunkt der Zahlung, sofern die Bagatellregelung nicht greift oder keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt.

Fachlicher Hintergrund

In § 48 Einkommensteuergesetz ist geregelt, dass der Leistungsempfänger einer Bauleistung 15 Prozent des Rechnungsbetrages einbehalten und an das Finanzamt des Bauunternehmens abführen muss – es sei denn, es liegen Freistellungsgründe vor. Diese können eine Freistellungsbescheinigung oder die Unterschreitung gewisser Umsatzgrenzen sein. Freistellungsbescheinigungen werden zeitlich oder inhaltlich befristet erteilt. Folgende Typen von Freistellungsbescheinigungen werden ausgestellt:

• für ein ganzes Kalenderjahr (Bagatellgrenzen),
• für kürzere Zeiträume,
• beschränkt auf ein bestimmtes Projekt,
• oder einen bestimmten Auftrag Maßgeblich ist, dass die Freistellung zum Zeitpunkt der Zahlung gültig ist.

Gesetzliche Grundlagen

§ 48 EStG Steuerabzug

(1) Erbringt jemand im Inland eine Bauleistung (Leistender) an einem Unternehmer im Sinne des § 2 des Umsatzsteuergesetzes oder an eine juristische Person des öffentlichen Rechts (Leistungsempfänger), ist der Leistungsempfänger verpflichtet, von der Gegenleistung einen Steuerabzug in Höhe von 15 Prozent für Rechnung des Leistenden vorzunehmen. Vermietet der Leistungsempfänger Wohnungen, so ist Satz 1 nicht auf Bauleistungen für diese Wohnungen anzuwenden, wenn er nicht mehr als zwei Wohnungen vermietet. Bauleistungen sind alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Als Leistender gilt auch derjenige, der über eine Leistung abrechnet, ohne sie erbracht zu haben.

(2) Der Steuerabzug muss nicht vorgenommen werden, wenn der Leistende dem Leistungsempfänger eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b Absatz 1 Satz 1 vorlegt oder die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr den folgenden Betrag voraussichtlich nicht übersteigen wird:

1. 15.000 EUR, wenn der Leistungsempfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 12 Satz 1 des Umsatzsteuergesetzes ausführt,
2. 5.000 EUR in den übrigen Fällen.

Für die Ermittlung des Betrags sind die, für denselben Leistungsempfänger erbrachten und voraussichtlich zu erbringenden Bauleistungen zusammenzurechnen.

(3) Gegenleistung im Sinne des Absatzes 1 ist das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer.

(4) Wenn der Leistungsempfänger den Steuerabzugsbetrag angemeldet und abgeführt hat,

• ist § 160 Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung nicht anzuwenden.
• sind § 42d Absatz 6 und 8 und § 50a Absatz 7 nicht anzuwenden.

§ 48a EStG Verfahren

(1) Der Leistungsempfänger hat bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats, in dem die Gegenleistung im Sinne des § 48 erbracht wird, eine Anmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben, in der er den Steuerabzug für den Anmeldungszeitraum selbst zu berechnen hat. Der Abzugsbetrag ist am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums fällig und an das für den Leistenden zuständige Finanzamt für Rechnung des Leistenden abzuführen. Die Anmeldung des Abzugsbetrags steht einer Steueranmeldung gleich.

(2) Der Leistungsempfänger hat mit dem Leistenden unter der Angabe

1. des Namens und der Anschrift des Leistenden,
2. des Rechnungsbetrags, des Rechnungsdatums und des Zahlungstags,
3. der Höhe des Steuerabzugs und
4. des Finanzamts, bei dem der Abzugsbetrag angemeldet worden ist,

über den Steuerabzug abzurechnen.

(3) Der Leistungsempfänger haftet für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag. Der Leistungsempfänger haftet nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung (§ 48b) vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Er darf insbesondere dann nicht auf eine Freistellungsbescheinigung vertrauen, wenn diese durch unlautere Mittel oder durch falsche Angaben erwirkt wurde und ihm dies bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war. Den Haftungsbescheid erlässt das für den Leistenden zuständige Finanzamt.

(4) § 50b gilt entsprechend.

§ 48b EStG Freistellungsbescheinigung

(1) Auf Antrag des Leistenden hat das für ihn zuständige Finanzamt, wenn der zu sichernde Steueranspruch nicht gefährdet erscheint und ein inländischer Empfangsbevollmächtigter bestellt ist, eine Bescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu erteilen, die den Leistungsempfänger von der Pflicht zum Steuerabzug befreit. Eine Gefährdung kommt insbesondere dann in Betracht, wenn der Leistende

1. Anzeigepflichten nach § 138 der Abgabenordnung nicht erfüllt,
2. seiner Auskunfts- und Mitwirkungspflicht nach § 90 der Abgabenordnung nicht nachkommt,
3. den Nachweis der steuerlichen Ansässigkeit durch Bescheinigung der zuständigen ausländischen Steuerbehörde nicht erbringt.

(2) Eine Bescheinigung soll erteilt werden, wenn der Leistende glaubhaft macht, dass keine zu sichernden Steueransprüche bestehen.

(3) In der Bescheinigung sind anzugeben:

1. Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden,
2. Geltungsdauer der Bescheinigung,
3. Umfang der Freistellung sowie der Leistungsempfänger, wenn sie nur für bestimmte Bauleistungen gilt,
4. das ausstellende Finanzamt.

(4) Wird eine Freistellungsbescheinigung aufgehoben, die nur für bestimmte Bauleistungen gilt, ist dies den betroffenen Leistungsempfängern mitzuteilen.

(5) Wenn eine Freistellungsbescheinigung vorliegt, gilt § 48 Absatz 4 entsprechend.

(6) Das Bundeszentralamt für Steuern erteilt dem Leistungsempfänger im Sinne des § 48 Absatz 1 Satz 1 im Wege einer elektronischen Abfrage Auskunft über die beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten Freistellungsbescheinigungen. Mit dem Antrag auf die Erteilung einer Freistellungsbescheinigung stimmt der Antragsteller zu, dass seine Daten nach § 48b Absatz 3 beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert werden und dass über die gespeicherten Daten an die Leistungsempfänger Auskunft gegeben wird.

Prozess Bauabzugssteuer

Einrichtung und Stammdaten für die Freistellungsbescheinigung

Das Inforegister Bauabzugssteuer der Karte Instandhaltung Einrichtung umfasst Einrichtungsparameter für eine eigenständige Funktionalität zur Verwaltung von steuerlichen Freistellungsbescheinigungen für Bauleistungen.

Kreditorenkarte: Erfassen der Freistellungsbescheinigungen

Die Freistellungsbescheinigungen werden in einer separaten Tabelle zum Kreditor gespeichert. Hierfür öffnen Sie die Kreditorenkarte, die Felder für die Freistellungsbescheinigung finden Sie im Inforegister Lieferung:

Die Übersicht der Freistellungsbescheinigungen wird über die Kreditorenkarte geöffnet. Unter Freistellungsbescheinigung tragen Sie hier die einzelnen Freistellungsbescheinigungen, die der Auftraggeber vom Auftragnehmer (Kreditor) erhält, ein.

Bezeichnung	Beschreibung
Kreditor Nr.	Das System trägt hier automatisch die zugehörige Kreditorennummer ein.
Lfd.-Nr.	Wird vom Programm automatisch vergeben. Die Nummern beginnen bei 10000 und werden automatisch in Schritten zu 10000 hochgezählt. Sollten weitere Freistellungen eingefügt werden, werden, wird die Schrittfolge halbiert. Beispiel: Freistellungsauftrag 1 Nr. 10000, Freistellungsauftrag 2 Nr. 20000, wird nun ein neuer Freistellungsauftrag zwischen Nr. 10000 und 20000 eingefügt, wird 15000 verwendet.
Datum von	Beginn der Freistellung
Datum bis	Ende der Freistellung
Freistellungsart	Hier wird die Freistellungsart eingetragen. Zur Auswahl stehen: Allgemein; Jahresumsatz unter 15.000,00 EUR - Der Leistungsempfänger muss den Steuerabzug nicht vornehmen, wenn die an den jeweiligen Auftragnehmer (Leistenden) zu erbringende Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 15.000,00 EUR nicht übersteigt und der Leistungsempfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze aus Vermietung und Verpachtung erhält. (§ 4 Nr. 12 Satz 1 UStG); Jahresumsatz unter 5.000,00 EUR - Der Leistungsempfänger muss den Steuerabzug nicht vornehmen, wenn die an den jeweiligen Auftragnehmer (Leistenden) zu erbringende Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000,00 EUR nicht übersteigt; Projekt - Betrifft die Freistellung für ein bestimmtes Projekt, welches Sie über das Feld Projektnr. bestimmen; Bestellung -Betrifft die Freistellung für eine bestimmte Bestellung, welche Sie über das Feld Bestellnr. bestimmen.
Projektnr.	Über Drilldown wird die Projektnummer ausgewählt. Dies setzt jedoch voraus, dass in der Spalte Freistellungsart Projekt eingetragen ist.
Bestellnr.	Über Drilldown wird die Bestellnr. ausgewählt. Dies setzt jedoch voraus, dass in der Spalte Freistellungsart Bestellung eingetragen ist.
Sicherheitsnr.	Tragen Sie hier die Sicherheitsnummer der Freistellungsbescheinigung ein.

Objektvorlage- und Objektkonten

In den Objektvorlage- und Objektkonten sind Konten für Bauleistungen im Sinne des § 48 Abs. 1 Satz 3 Einkommensteuergesetz (EStG) im Feld Bauleistung nach § 48 EStG zu kennzeichnen. Dazu wählen Sie die auf der Objektkarte Konten. Das sind grundsätzlich alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Hierauf werden die Beträge für Bauleistungen gebucht.

Arbeiten Sie in einer Einkaufsrechnung mit einem Objektkonto welches Bauleistung nach § 48 EStG unterliegt, wird das Statusfeld im Inforegister Rechnungsdetails auf Zu Prüfen gesetzt.

Die Statusnachricht im Feld Status Bauabzug § 48 EStG wird in folgenden Tabellen geführt und je nach Prozess durchgereicht:

• Fibu Buch.-Blattzeile
• Einkaufsgutschriftskopf
• Einkaufskopf
• Einkaufskopfarchiv
• Einkaufslieferkopf
• Einkaufsrechnungskopf
• Kreditorenposten
• Bearb. IC-Ausg. EK-Kopf
• Bearb. IC-Eing. EK-Kopf
• IC-Ausgang Einkaufskopf
• IC-Eingang Einkaufskopf

Im Bereich der Instandhaltung ist in den Karten Einkaufsgutschrift, Beauftragungen, Einkaufsrechnung, und Gebuchte Einkaufsrechnung das Feld Status Bauabzug § 48 im Inforegister Rechnungsdetails zu finden.

Wichtig

Beim Buchen der Rechnung wird der Status für die Bauabzugssteuer an den Kreditorenposten übergeben. Die weitere Nachverarbeitung für die Bauabzugssteuer prüft den Status in den Kreditorenposten. Aus diesem Grund greift die Funktionalität auch, wenn die Buchung direkt über ein Buchblatt (z. B. das Einkaufsbuchblatt) erfolgt.

Für das Statusfeld Bauabzug sind folgende Optionen möglich:

Leer	keine Verarbeitung für § 48 EStG
Zu prüfen	Ist diese Option gesetzt, so prüft das System, ob eine aktuelle Freistellungsbescheinigung am Kreditor hinterlegt ist. Wenn ja, wird keine Bauabzugssteuer gebucht.
Freigegeben	Fällt beim Zahlungslauf die Prüfung einer Freistellungsbescheinigung positiv aus, wird der Status auf Freigegeben gesetzt.
Abzug gebucht	Wird vom Programm eingetragen.
Abzugsbetrag	Wird vom Programm eingetragen.

Prüfung Status Bauabzug § 48 EStG beim kreditorischen Zahllauf

Findet der Zahllauf einen Kreditorenposten mit Status Bauabzug § 48 EStG = Zu prüfen, durchläuft das System folgende Prüfungen:

• Gibt es zu diesem Vorgang, eine aktuelle Freistellung?
• Ist dieser Freistellungsauftrag zum Buchungsdatum gültig?
• Freistellung <5.000/15.000 EUR: Ist die Summe aller auf ein Objektkonto mit Bauabzugsteuer gebuchten Rechnungen (Bruttobetrag) innerhalb des zulässigen Maximalbetrages? Es werden alle EK-Belege eines Kreditors berücksichtig, mit den Werten Zu prüfen, Abzug gebucht und Freigegeben im Feld Status Bauabzug § 48. Aufsummiert werden alle EK-Belege einer Eigentümer-ZE und gegen den Freistellungsbetrag 5.000/15.000 geprüft.
• Bei „Ja“ wird die Zahlung standardmäßig durchgeführt.
• Bei „Nein“ wird der Posten im Fehlerprotokoll mit dem Hinweis „Für die (Belegart) (Belegnr.) ist die Freistellungsbescheinigung nicht gültig.“ eingetragen und kein Posten in den Zahlungsvorschlag eingestellt.

Nachfolgend eine Zusammenfassung der möglichen Feldausprägung vom Feld Status Bauabzug § 48 EStG im Kreditorenposten:

Zu prüfen	Objektkonto gekennzeichnet als § 48 Bauabzug.
Freigegeben	Gültige allgemeine Freistellungsbescheinigung ist beim Kreditor eingerichtet; Zahlungsvorschlag wurde erstellt.
Abzug gebucht	Bericht Umbuchung § 48 wurde durchgeführt, die Rechnung an den Kreditor wird mit Abzug gebucht gekennzeichnet.
Abzugsbetrag	Bericht Umbuchung § 48 wurde durchgeführt, die Gutschrift an den Kreditor Finanzamt wird mit Abzugsbetrag gekennzeichnet.

Beispiele für Kreditorenposten, die auf ein Objektkonto mit Bauabzug = ja gebucht wurden. Der Kreditorenposten sieht nach der Buchung der Einkaufsrechnung folgendermaßen aus:

War beim Kreditor eine gültige allgemeine Freistellungsbescheinigung eingerichtet, als der Zahlungsvorschlag erstellt wurde, sieht der Kreditorenposten nach dem Zahlungsvorschlag wie folgt aus:

Nach der Ausführung des Berichts Umbuchung § 48 sieht der Kreditorenposten folgendermaßen aus:

Prüfung Status Bauabzug § 48 EStG aus Belegen

Bei der Freigabe von Beauftragungen wird eine Information über eine fehlende Freistellungsbescheinigung eingeblendet, wenn mit einem Objektkonto mit Bauabzugsteuer gearbeitet wird und es beim Kreditor

• keine Eintragungen für Freistellungsbescheinigungen gibt oder
• Eintragungen gibt mit der Freistellungsart Jahresumsatz unter 5.000 EUR bzw. Jahresumsatz unter 15.000 EUR.

Information für den Benutzer: Mit Klicken auf OK fährt RELion mit der Verarbeitung des Beleges fort.

Umbuchung Steuerabzug § 48

Liegt keine gültige Freistellungsvereinbarung vom Kreditor vor und wollen Sie den Kreditorenposten dennoch auszahlen, so wird nach den Bestimmungen des Gesetzes die Bauabzugssteuer fällig. Diese ist vom Rechnungsbetrag abzuziehen und an das Finanzamt des Kreditors abzuführen. Öffnen Sie Umbuchung Steuerabzug § 48. Buchblattvorlage und Buchblattname sowie das Transitkonto wurden aus der Einrichtung übernommen. Im Feld Zahlungstermin legen Sie das Buchungsdatum fest, zu dem die Splittbuchung ins Buchblatt gestellt werden soll.

Wichtig

Die Stapelverarbeitung überprüft nur Rechnungen welche im Feld Status Bauabzug § 48 auf Zu prüfen stehen. Dies wird entweder erreicht, indem das Objektkonten den Haken im Feld Bauleistung nach § 48 EStG aufweist oder indem Sie den Status Zu prüfen per Hand vor dem Verbuchen der Rechnung setzen. Besonderheiten bei Freistellungsart Jahresumsatz <5.000 EUR und < 15.000 EUR Der Umbuchungsreport überprüft, ob die Summe aller gebuchten Einkaufsbelege des Kreditors pro ZE im laufenden Kalenderjahr den Gesamtbetrag von 5.000 EUR / 15.000 EUR nicht überschreitet. Bei Überschreitung wird nur von den offenen noch nicht bezahlten Rechnungen die Bauabzugssteuer an das Finanzamt abgeführt. Ggf. ist hier eine manuelle Korrektur durch den Anwender notwendig und für bereits bezahlte Rechnungen des Kalenderjahres ebenfalls die Bauabzugssteuer abzuführen.

Der Bericht führt folgende Schritte/Überprüfungen durch:

• Sind beim Kreditor Finanzamt und Steuernummer hinterlegt?
• Wenn „JA“ wird der Vorgang fortgesetzt, bei „Nein“ wird eine Meldung ausgegeben und der Vorgang abgebrochen.
• 15 % des fälligen Zahlungsbetrages werden vom Kreditor auf sein Finanzamt umgebucht.
• Das Feld Status Bauabzug wird von Zu prüfen auf Abzug gebucht geändert.
• Erzeugung einer Splittbuchung
  • Kreditor Bauleistung mit Belegart Gutschrift an Transitkonto Bauabzug
  • Transitkonto Bauabzug an Kreditor Finanzamt mit Belegart Rechnung
  • Postendimensionen des Originalpostens werden übernommen.
  • Belegnummer wird mit Ursprungsbeleg und dem Suffix „/1“, zur Kennzeichnung der Aufteilung des Ursprungsbeleges auf die Splittzeilen, erstellt:

Die externe Belegnummer wird zur Vermeidung von Doppelungen folgendermaßen gebildet. Steuernummer des Kreditors + Belegnummer der Geb. EK Rechnung, bzw. USt-ID des Kreditors + Belegnummer der Geb. EK Rechnung.

Hinweis

Die im gesetzlichen Verfahren ggf. erforderliche formelle Meldung an das Finanzamt ist nicht Gegenstand der hier beschriebenen Funktionalität. Mit der Buchung und Zahlung des Steuerbetrages nach § 48 endet das Verfahren in RELion.

Über die Kreditorenposten können Sie einsehen, für welche Einkaufsrechnungen eine Umbuchung nach § 48 vorgenommen wurde und somit ermitteln, welche Posten Sie an das Finanzamt übermitteln und zahlen müssen. Dazu Filtern Sie die Kreditorenposten z. B. nach Status Bauabzugssteuer=Abzugsbetrag und Kreditornummer. Zusätzlich können Sie die Kreditorenposten noch nach Finanzamt filtern.

Bericht abgelaufene Freistellungsbescheinigung

Sie können sich eine Liste aller Kreditoren ausgeben lassen, deren steuerliche Freistellungsbescheinigungen zu einem bestimmten Termin nicht mehr gültig sind. Öffnen Sie hierzu Kreditoren m.abgel.Freistellungsbesch. Klicken Sie auf Kreditoren mit abgelaufener Freistellungsbescheinigung und geben ein Datum in das Feld Stichtag ein.

Sie erhalten eine Liste aller Kreditoren, für die Freistellungsbescheinigungen erfasst wurden, diese jedoch abgelaufen sind.

Informationen zu den Ausgangsbelegen

In den RELion-Ausgangsbelegen werden die Firmendaten nicht verwendet. Die relevanten Geschäftsdaten werden aus den Feldern der Zuständigkeitseinheit ermittelt. In Abhängigkeit vom Dokumentenabsender werden entweder die Daten der Zuständigkeitseinheit des Objekteigentümers oder des Verwalters ermittelt und gedruckt.

Absenderlegitimation

In der RE Einrichtung können Sie die Absenderlegitimation getrennt für Miet- und WEG-Verwaltung vornehmen. Das Vertretungsverhältnis des Dokumentenabsenders als Handelnder im Namen des Eigentümers wird damit dargestellt.

Hinweis

Ist der Absender der Eigentümer des Objektes, entfällt dieser Abschnitt. Die Steuernummer ist in diesen Fällen aus den Fußzeilen (bei entsprechender Einrichtung der Zuständigkeitseinheit durch den Anwender) zu entnehmen.

Erläuterung der Absenderlegitimation

1. Zeile: Im Namen des Eigentümers oder Im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft (je nach Objektkennzeichen gemäß Einrichtung)
2. Zeile: Absenderzeile des Eigentümers, gemäß Einrichtung im entsprechenden Feld Absenderadresse (5052350) auf der Mandats-ZE oder falls dieses Feld leer ist, dann mit der bestehenden Adress-Funktion, die sich aus Name und Anschrift der Zuständigkeitseinheit bildet.
3. Zeile: USt-IdNr. oder wenn diese leer ist die Steuernummer des Eigentümers, gem. Einrichtung im entsprechenden Feld der Mandats-ZE, wenn beides leer ist, wird die 3. Zeile nicht gedruckt.

Die Bedingung für den Druck der Absenderlegitimation wird am Objektstamm des Belegkopfes (oder behelfsweise von der Objektnummer der ersten Belegzeile) geprüft:

Niederlassung Verwaltungs ZE <> leer und Niederlassung Verwaltungs ZE <> Mandats-ZE -> Absender des Briefes ist die Niederlassung Verwaltungs ZE (im Namen des Eigentümers bei Mietobjekten oder im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft bei WEG Objekten).

Niederlassung Verwaltungs ZE = leer oder Niederlassung Verwaltungs ZE = Mandats-ZE -> Absender des Briefes ist Mandats-ZE (in eigenem Namen); es entfällt die Absenderlegitimation.

Wichtig

Es gibt in RELion-Ausgangsbelegen keine weitere Ermittlung von Absenderdaten, insbesondere keine Ermittlung einer Steuernummer oder sonstiger Geschäftsdaten. Durch die Gestaltung der Fußzeilen der Zuständigkeitseinheit, wie im nachfolgenden Abschnitt erläutert, können alle benötigten Geschäftsdaten des Absenders individuell erfasst und gedruckt werden.

Dokumentenfußzeilen

Die Fußzeilen des Dokumentes umfassen bis zu 7 Zeilen und bis zu 3 Spalten. Sie sind linksbündig zur jeweiligen Spalte ausgerichtet. Fußzeilen werden nur auf der ersten Dokumentenseite gedruckt.

Die Fußzeilen werden aus der Zuständigkeitseinheit des Dokumentenabsenders bestückt. Der Absender wird, wie im Abschnitt Absenderlegitimation erläutert, am Objektstamm des Beleges ermittelt.

Einrichtung der Fußzeilen

Die Einrichtung der Fußzeilen erfolgt weiterhin auf der jeweiligen ZE-Karte. Allerdings wurde die Oberfläche zur Einrichtung der Fußzeilen etwas übersichtlicher und transparenter gestaltet.

Die zuvor in der Hintergrundtabelle verwalteten Fußzeilen werden auf diese neue Form der Darstellung und Pflege im Zuge des Updates konvertiert.

Bearbeiter Block

Der Bearbeiter Block ist zweispaltig links ausgerichtet. Am Raster des Anschriftenfeldes orientiert, ergibt sich die Anordnung wie folgt:

1. Bearbeiter
2. Telefon
3. Telefax
4. E-Mail
5. leer
6. Bankverbindung
7. IBAN
8. BIC
9. Kontoinhaber

 

Betreffzeilen

Die Betreffzeilen beginnen laut DIN5008 zwei Zeilen unterhalb des Anschriftenfeldes (also in Zeile 14). Der Abstand zwischen Anschriftenfeld und Betreffzeile ist somit immer zwei Leerzeilen, mm Angabe ist nicht vorgeschrieben, da abhängig von Schriftgröße (hier 8PT). Die Betreffzeilen werden dreispaltig und vierzeilig strukturiert. Die Spalten 2 und 3 sind am Bearbeiter Block ausgerichtet. Die Zusammensetzung ist abhängig vom Beleg:

Ausweis von MwSt. Spezifikation und MwSt. Klauseln

Entsprechend gesetzlichen Anforderungen zum Ausweis der im Rechnungsbetrag enthaltenden Umsatzsteuer wurden die Ausgangsbelege, soweit sie Rechnungen nach UStG sind, um MwSt. Spezifikation und MwSt. Klauseln erweitert. Die MwSt. Spezifikation wird aber in RELion nur gedruckt, soweit unterschiedliche MwSt. Sätze in einem Beleg Anwendung finden. Die MwSt. Klauseln hingegen werden immer gedruckt, soweit sie in der jeweils angewendeten Buchungsmatrix eingerichtet wurden. In RELion ist für die MwSt. Spezifikation aller Belege der Eintrag im Feld MwSt. Kennzeichen ausschlaggebend für die Gruppierung (entspricht dem Standard von Microsoft Dynamics Business Central). Dies sollte bei der Einrichtung der MwSt. Buchungsmatrix berücksichtigt werden. MwSt. Spezifikation, Muster aus dem Business Central Standard einer VK-Rechnung:

Die Spalten zum Rechnungsrabatt wurden für RELion entfernt:

Die MwSt. Klausel enthält eine Beschreibung zum angewendeten MwSt. Kennzeichen und stammt aus der entsprechenden Einrichtung in der MwSt. Buchungsmatrix. Sie wird unterhalb der Spezifikation gedruckt.

Hinweise zum Arbeiten mit MwSt.-Klausel:

• In einer Verkaufsrechnung können nicht zwei unterschiedliche MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen verwendet werden.
• In der MwSt.-Buchungsmatrix dürfen nicht zwei verschiedene Klauseln in der gleichen Geschäftsbuchungsmatrixgruppe definiert werden bei gleichem MwSt.-Kennzeichen.

Ferner reagieren nun die Überschriften auf die beiden unterschiedlichen Optionen (EK/VK Preise inkl. MwSt. ja/nein) bei der Ausweisung der Einzelbeträge. Entsprechend wird auch in der Summenzeile zum jeweils gültigen Sachverhalt die Bezeichnung (inkl. MwSt. oder ohne MwSt.) gewählt. Um das Layout von Berichten noch weiter zu bearbeiten, steht die Beschreibung „Berichtslayout anpassen“ zur Verfügung.

Arbeiten mit Budgets

Wird die Budgetierung verwendet, können Sie die Standard-Auswertungsmöglichkeiten in MS Dynamics 365 nutzen, um die aktuelle Inanspruchnahme des Budgets einzusehen. Bei Freigabe der Beauftragung erfolgt eine Prüfung auf Budgetüberschreitung.

Nachfolgend eine kurze Erläuterung der Standard MS Dynamics 365 Bericht Funktionalität: Öffnen Sie die Liste Kontenschemata und erstellen Sie ein neues Kontenschema für die Auswertung des Instandhaltungsbudgets.

Über Prozess/Kontenschema bearbeiten erstellen Sie einen Soll-Ist-Vergleich für das allgemeine Standard-Instandhaltungsbudget:

Beziehen Sie sich auf die Konten, die Sie auswerten möchten. Bearbeiten Sie mit der Funktion Spaltenlayouteinrichtung bearbeiten das Spaltenlayout. Wählen Sie im Feld Name SOLL-/IST.

Hier können Sie auch mit Formeln arbeiten, um sich beispielsweise den Restbetrag des nicht ausgeschöpften Instandhaltungsbudgets - in diesem Beispiel pro Sachkonto bzw. Sachkontogruppe - zu ermitteln. Lassen Sie sich das Ergebnis (ggf. gefiltert nach ZE oder Objekt) mit Prozess/Matrix im Menüband anzeigen.

Technische Rollencenter Startseite

Im Rollencenter Technische Bearbeitung gibt es zwei Diagramme und eine Kennzahl.

Schadensmeldung pro Objekt

Angezeigt (gestapelte Säulendiagramm) werden gebuchte Einkaufsrechnungen, gefiltert auf Meine Objekte, die einen Bezug zu einer, Schadensmeldung haben. Das Feld Betrag aus der gebuchten Einkaufsrechnung wird für dieses Diagramm herangezogen. Das Diagramm ist nach Objekten kategorisiert.

Auszüge nach Objekt

Angezeigt (Liniendiagramm) werden alle Verträge, deren Vertragsende in dem bestimmten Zeitraum fallen. Kategorisiert wird nach Objekten, angezeigt werden nur Objekte, die in Meine Objekte definiert wurden.

KPI mit Anzahl der auslaufenden Mietverträge

Öffnet man die weiteren Informationen zu dieser Zahl, dann werden auslaufende Mietverträge in einem bestimmten Zeitraum angezeigt. Gefiltert wird hier nicht auf Meine Objekte, sondern die Mietverträge aller Objekte werden in einer Liste angezeigt.