Dienstleistungsverträge

Einführung

Die Dienstleistungsverträge dienen der Abbildung der Vertragskonditionen mit entsprechender Objekt-/Einheiten-Verknüpfung im System. Besonders hervorzuhebende Funktionen dieser Verträge sind

• die automatische Erzeugung von Buchblattzeilen in wiederkehrenden Buchblättern zur zyklischen Verbuchung von Verbindlichkeiten,
• die Erstellung einer Beauftragung direkt aus einem Wartungsvertrag heraus sowie
• die Verknüpfung von EK-Belegen.

Dienstleistungsverträge in RELion werden in folgende Vertragsklassen unterteilt.

• Dienstleistungsvertrag
• Versicherungsvertrag
• Wartungsvertrag

Versicherungsvertrag und Wartungsvertrag zeigen vor allem im Modul Instandhaltung ihren Nutzen.

Um andere Dienstleistungsverträge, beispielsweise für Messdienste oder Energieversorger abzubilden, können Sie die Vertragsklasse Dienstleistungsvertrag verwenden. Eine weitere Spezifikation kann innerhalb der Vertragsklasse über die Vertragsart erfolgen.

Einrichtung

Bevor Sie mit der Vertragsverwaltung arbeiten, sind Einrichtungen in der RE Vertrag Einrichtung vorzunehmen und die Vertragsarten zu prüfen.

RE Vertrag Einrichtung

Zuerst öffnen Sie RE Vertrag Einrichtung. Im Inforegister Nummerierung vergeben Sie die Nummernserie für die Bildung der Vertragsnummern im Feld Vertragsnummern.

Die Vergabe der Nummern für neue technischen Verträge kann lediglich automatisch erfolgen (manuelle Eintragung von Vertragsnummern sind nicht vorgesehen). Im Inforegister Dienstleistungsvertrag hinterlegen Sie zu den einzelnen Vertragsklassen ein wiederkehrendes Buchblatt über die Felder Buchblattvorlage und Buchblattname, welches für das zyklische Buchen der Wartungspauschale, Versicherungsprämie oder andere Verbindlichkeiten aus Dienstleistungsverträgen verwendet werden kann.

Hinweis

Wenn Buchblätter bei den entsprechenden Vertragsarten eingerichtet sind, erfolgt bei der Neuerfassung oder Änderung einer Vertragszeile nach Freigabe des Vertrages (Feld Status = Freigegeben) eine Abfrage, ob das entsprechende Buchblatt aktualisiert werden soll.

Im Feld Aufgabe für Wartung kann gesteuert werden, dass eine automatische Aufgabenerstellung für den eingetragenen Sachbearbeiter eines Wartungsvertrages zur Kontrolle des Wartungstermins erfolgt.

Im Feld Branchencode hinterlegen Sie einen Branchencode für Versicherungen. Bei der Freigabe eines Versicherungsvertrags wird der Kontakt des Versicherungsunternehmens automatisch als Geschäftsbeziehung am entsprechenden Objekt hinterlegt und auch der Branchencode mitgegeben.

Vertragsarten

Neben den vorgegebenen Vertragsklassen kann eine weitere Spezifikation der Verträge über die Vertragsart erfolgen. Die Vertragsarten werden in einer separaten Tabelle verwaltet und können individuell eingerichtet und bei Bedarf beliebig erweitert werden. Über die Suche öffnen Sie die Tabelle Vertragsart.

Mit Neu können Sie eine neue Vertragsart, bei der Sie zur entsprechenden Vertragsklasse einen Code und eine Beschreibung hinterlegen.  

Ablaufschema

Hier sehen Sie die Arbeitsschritte, welche mit allen drei Dienstleistungsvertragsarten gleich funktionieren.

Fallbeispiel

Vertrag anlegen

Über die Suche öffnen Sie die Liste Dienstleistungsvertragsübersicht. Mit Neu können Sie einen neuen Dienstleistungsvertrag erstellen.

Folgende Felder stehen auf den beiden ersten Seiten des Assistenten zur Verfügung:

Auf der dritten Seite des Assistenten erhalten Sie eine Zusammenfassung des neuen Vertrages. Mit Fertigstellen wird der Vertragsdatensatz, der Vertragskopf, im System erzeugt und die Seite geöffnet.

Vertragszeilen erfassen

Als nächstes sollten Sie den Vertragsdatensatz anhand der Ihnen vorliegenden Vertragsunterlagen vervollständigen.

In den Vertragszeilen hinterlegen Sie das betreffende Objekt und erfassen die Dienstleistungspositionen des Vertrages sowie die zugehörigen Aufwandskonten und Beträge. Die Beträge sind Bruttobeträge und werden entsprechend in Netto umgesetzt, bei Übernahme in das Buchblatt bzw. bei Erstellung einer Beauftragung/EK-Rechnung. Möchten Sie bestimmte Positionen weiter untergliedern (z. B. in Gebäude und Hauseingänge), dann blenden Sie sich die benötigten Spalten ein. In einem Vertrag können Sie auch Vertragszeilen unterschiedlicher Objekte erfassen. Im Wartungs-/Dienstleistungsvertrag wird auf die Zugehörigkeit zu einer Eigentümer-ZE abgeprüft. Achten Sie darauf, dass alle Objekte zu der gleichen Eigentümer-ZE gehören. Die verfügbaren Zeilenspalten sind je Kartenansicht (Wartung, Versicherung, Dienstleistung) unterschiedlich.

Im Inforegister Fakturierung werden die Parameter angezeigt, welche später von der Freigabefunktion ins Wiederkehrende Buchblatt übertragen werden. Im Feld Rechnungslegung können Sie für die Vertragsklassen Dienstleistungs- und Wartungsvertrag die Rechnungslegung von wiederkehrende Buchblätter umstellen in Rechnung. In dem Fall wird kein wiederkehrendes Buchblatt erstellt bei Freigabe des Vertrages. Stattdessen können Sie Beauftragungen aus dem Vertrag heraus erstellen, bzw. Rechnungen mit dem Vertrag verknüpfen.

Im Inforegister Kündigung können Sie bei Vertragsbeendigung die ergänzenden Daten informativ erfassen. Wichtig ist in jedem Falle das Datum im Feld Vertragsende im Inforegister Allgemein zu setzen, hierdurch werden auch ggf. bestehende Wiederkehrende Buchblattzeilen beendet.

Sind die Vertragsdaten erfasst, kann der Vertrag freigegeben werden. Bei Bedarf können Sie den Vertrag von der Dienstleistungsvertragsübersicht aus aufrufen oder von der Objektkarte über Weitere Verträge.

Haben Sie in der RE Vertrag Einrichtung ein Buchblatt hinterlegt, so wird mit Freigabe des Vertrages der zu zahlende Betrag turnusmäßig in ein Wiederkehrendes Buchblatt eingestellt.

Wichtig

Der Status des Dienstleistungsvertrages muss auf Freigegeben gesetzt sein, damit gebucht werden kann und ggf. automatisch wiederkehrende Buchblätter erzeugt werden können. Andererseits können Änderungen am Vertrag nur im Status Offen vorgenommen werden. War der zu bearbeitende Vertrag bereits freigegeben, muss der Status zurück auf Offen gesetzt und der Vertrag nach der Änderung erneut freigegeben werden. Vorhandene Buchblattzeilen werden damit aktualisiert.

Wiederkehrendes Buchblatt

Voraussetzung für die automatische Übertragung der buchungsrelevanten Daten eines Wartungsvertrages an das Wiederkehrende Buchblatt ist die Einrichtung eines solchen in der RE Vertrag Einrichtung sowie im Wartungsvertrag/sonstiger Dienstleistungsvertrag die gewählte Option wiederk. Buchblattzeilen im Inforegister Fakturierung, Feld Rechnungslegung. Für den Versicherungsvertrag gibt es die Option Rechnung nicht.

Durch die Freigabefunktion des Dienstleistungsvertrages wird auch die Übertragungsfunktion der Vertragszeilen an das Wiederkehrende Buchblatt gestartet und bei entsprechender Bestätigung seitens des Anwenders durchgeführt. Das Wiederkehrende Buchblatt öffnen Sie entweder über die Suche oder in der Vertragskarte.

Pro Dienstleistungsvertrag erzeugt das System eine Wiederkehrende Buchblattzeile und pro Vertragszeile eine Buchblatt-Verteilungszeile. Über Buchen veranlassen Sie regelmäßig die Verarbeitung des Wiederkehrenden Buchblattes.

Die Angaben aus den Vertragszeilen in den Feldern Abrechnungskreis, MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe werden in die Verteilung der entsprechenden Verteilungszeile des wiederkehrenden Buchblattes übernommen. Eine Validierung der Buchblätter im Nachgang greift nicht, führend bei diesen Feldern ist die Angabe im Vertrag. Eine manuelle Änderung im Nachgang ist möglich.

Verträge zum Objekt anzeigen

Sie können sich Verträge zu einer der drei Vertragsklassen Dienstleistungsverträge, Wartungsverträge und Versicherungsverträge direkt aus der Objektübersicht anzeigen lassen.

Für die Vertragsklasse Wartungsverträge gibt es sowohl in der Übersicht Dienstleistungsverträge als auch auf der Vertragskarte das Feld Fällige Vertragszeilen:

Wenn bereits eine Zeile im Wartungsvertrag fällig ist, wird das Feld Fällige Vertragszeilen aktiviert. Fällig ist eine Vertragszeile dann, wenn das Arbeitsdatum gleich oder größer ist als der Wert im Feld Nächste Wartung am. Wird das Feld Letzte Wartung am aktualisiert, errechnet sich automatisch ein neuer Wert im Feld Nächste Wartung am, der in der Regel größer als das Arbeitsdatum ist.

Fällige Wartungen

Im Rollencenter RELion Technische Bearbeitung wird mit der Kachel Fällige Wartungen die Anzahl der zum Arbeitsdatum abgelaufenen Wartungstermine angezeigt.

Die Liste mit den betroffenen Wartungs-/Dienstleistungsverträgen öffnet sich durch Klick auf die Kachel. Über die hier gebotenen Filtermöglichkeiten (Alle anzeigen/Woche/Monat/Quartal/Jahr) können weitere Ansichten gewählt werden. Alle Verträge mit überfälligen Wartungsterminen werden rot und kursiv dargestellt.

Vertragsinformationen

Auch in den Verträgen können im rechten Bereich der Vertragskarte die Infoboxen eingeblendet werden. Sie dienen ausschließlich der Information. Auch hier sind die Infoboxen RELion Attribute sowie RELion Dokumente vorhanden.

Versicherungsvertrag

Speziell für den Versicherungsvertrag gibt es die Versicherungsvertrag Details, welche neben den Bündelversicherungen und Versicherungsmeldungen die Verteilungen über den Link Buch.-Blatt.-Verteilungen anzeigen, die zu diesem Dienstleistungsvertrag im wiederkehrenden Buchblatt vorliegen.

Auch die bisher zu diesem Vertrag gebuchten Kreditorenposten können über die Ziffer direkt aufgerufen werden. Ebenso finden Sie den Link Bankverbindungen, welcher die **RE Kreditor Bankkontenübersicht **öffnet. Dort sehen Sie die Bankverbindungen der Dienstleistungsfirma und können bei Bedarf weitere Bankdaten erfassen.

Hinweis

Sofern Sie im Wiederkehrenden Fibu Buch.-Blatt nicht explizit im Feld Empfänger Bankkonto eine Bankverbindung des Kreditors ausgewählt haben, verwendet das System für die Bezahlung der Gebühren die erste Bankverbindung des Kreditors.

Wartungsvertrag / Sonstiger Dienstleistungsvertrag

Für diese beiden Vertragsarten stehen zusätzlich folgende Infoboxen zur Verfügung:

Die Infobox EK-Belege gibt Ihnen Informationen darüber, was Sie bisher für den Vertrag abgerechnet haben. Die Informationen zur Vertragszeile können von denen zum gesamten EK-Beleg abweichen. Dies liegt daran, dass z. B. ein Einkaufsbeleg nicht alle Wartungsvertragszeilen beinhalten muss.

Kündigung eines Dienstleistungsvertrages

Bevor Sie bei einer Kündigung des Vertrages Daten erfassen, müssen Sie den Status des Vertrages auf offen einstellen. Hierzu wählen Sie im Menüband die Funktion Status zurücksetzen. Dann tragen Sie die Informationen zum Kündigungsvorgang in das Inforegister Kündigung ein.

Anschließend tragen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Vertragsende das Enddatum des Dienstleistungsvertrags ein und klicken auf die Funktion Freigeben.

Bei Eingabe, Änderung oder Löschung eines Wertes im Feld Vertragsende, werden folgende Prüfungen im System ausgelöst:

Das System prüft ob bereits ein Ablaufdatum in der Wiederkehrenden Buchblattzeile vorhanden ist.

Wenn das Vertragsende geändert wird, dann prüft das System, ob Ablaufdatum bereits in der Wiederkehrenden Buchblattzeile vorhanden.

Durch diese Prüfungen ist gewährleistet, dass ein Ablaufdatum, welches vor Vertragsende des Dienstleistungsvertrages gesetzt wurde, bestehen bleibt.

Hinweis

Wird ein Vertragsende im Dienstleistungsvertrag gesetzt, wird auch die zugehörige Wiederkehrende Buchblattzeile über das Ablaufdatum beendet.

Bericht Dienstleistungsverträge

Der Bericht ist über die Seite Dienstleistungsverträge aufrufbar oder im Rollen-Explorer unter RELion/Vertragsverwaltung/Berichte. Er bietet eine übersichtliche Darstellung aller Verträge der Klassen Wartungsvertrag, Versicherungsvertrag und Dienstleistungsvertrag.

Weiterführende Themen und Besonderheiten

Versicherungsvertrag

Die Verwendung des Versicherungsvertrages ist mit den Funktionen der Instandhaltung und der Weiterberechnung von Forderungen aus einem Versicherungsfall verbunden.

Ein Versicherungsvertrag wird im Modul Instandhaltung dann berührt, wenn Reparaturkosten an eine Versicherung weitergereicht werden sollen. Hierfür wird zunächst eine Versicherungsmeldung über eine Schadensmeldungskarte erzeugt, welche sodann auch automatisch auf dem jeweiligen Versicherungsvertrag einzusehen ist.

Details zum Ablauf der Schadens- und Versicherungsmeldung entnehmen Sie der Dokumentation Instandhaltung.

Anhand einer Versicherungskarte werden Ihnen die Besonderheiten des Versicherungsvertrags erläutert.

Sie können mehrere Verträge mit gleichlautender Versicherungsvertragsnummer im Feld Versicherungsvertragsnr. erfassen. Dies wird vom System automatisch erkannt und die Verträge werden als Bündelversicherung im rechten Teil der Karte unter Vertragswerte angezeigt und sind über den entsprechenden Link aufrufbar.

Die wesentlichen ergänzenden Informationen des Versicherungsvertrages gegenüber dem Dienstleistungsvertrag bestehen in den Feldern Versicherungsnehmer und Bearbeiter. Alle anderen Zusatzfelder sind nur statistisch.

Beschreibung der besonderen Felder des Versicherungsvertrages:

Wartungsvertrag/sonstiger Dienstleistungsvertrag

Für manche wiederkehrenden Maßnahmen der Überwachung und Instandhaltung werden diese Verträge mit anderen Unternehmen abgeschlossen, wie beispielsweise für Aufzüge oder Heizungsanlagen.

Neben der Möglichkeit, die Vertragskonditionen eines Wartungsvertrages im System abzubilden, verfügen der Wartungsvertrag sowie der sonstige Dienstleistungsvertrag (im folgenden nur Wartungsvertrag) gegenüber dem Versicherungsvertrag über unterschiedliche Felder in den Vertragszeilen sowie über unterschiedliche Funktionen. So besteht die Möglichkeit die Verträge mit Beauftragungen und/oder Rechnungen zu verknüpfen. Bei Wartungen kommt es häufig vor, dass hierfür ein Vertrag mit einem Kreditor geschlossen wird. Die Wartungen werden regelmäßig durchgeführt und es wird turnusmäßig eine Rechnung gestellt. Da diese Rechnungen je nach Reparaturbedarf bei jeder Wartung anders ausfallen können gibt es die Möglichkeit, den Vertrag mit EK-Belegen zu verknüpfen. In diesem Fall wird nicht mit wiederkehrenden Buchblättern gearbeitet.

Grafik zu den Funktionen Beauftragung erstellen und EK-Beleg mit Vertrag verknüpfen:

Inforegister Allgemein

Zusätzliches Feld im Vertragskopf Fällige Vertragszeilen. Dieses Feld ermittelt aufgrund des Feldes Nächste Wartung am, ob Wartungen anstehen. In der Übersicht der Verträge sehen Sie so sehr schnell, ob Handlungsbedarf besteht. Dieses Feld steht auch für Dienstleistungsverträge zur Verfügung, auch hier können wiederkehrende Dienstleistungen abgebildet werden.

Inforegister Zeilen

Felder der Vertragszeile:

Hinweis

Ändern sich im Nachhinein die Stammdaten am Abrechnungskreis oder am Objektkonto (z. B. die MwSt.-Buchungsgruppen), so ändern sich die Informationen in der Wartungsvertragszeile und im Wiederkehrenden Buchblatt nicht. D. h., die Wartungsvertragszeile weicht ggf. von den Informationen in den Stammdaten ab. Bei Übernahme der Informationen in den Einkaufsbeleg werden die Informationen aus dem Wartungsvertrag übernommen. D. h., die Einkaufszeile darf im Nachhinein nicht neu validiert werden. Informationen aus dem Wartungsvertrag sind führend.

Wichtig

Im Gegensatz zum Versicherungsvertrag ist es im Wartungsvertrag und sonstigem Dienstleistungsvertrag nicht möglich Objekte mit verschiedenen Zustädnigkeitseinheiten zu erfassen.

Inforegister Fakturierung

Hier gibt es als Besonderheit das Feld Rechnungslegung mit drei Optionsmöglichkeiten:

• keine
• wiederk. Buchblattzeilen
• Rechnung

Die Standardbelegung für neue Verträge lautet Rechnung.

• Steht das Feld auf keine und wird ein Vertrag freigegeben, erfolgt keine weitere Abfrage und es werden keine Buchblattzeilen erzeugt.
• Steht das Feld Rechnungslegung auf wiederk. Buchblattzeilen, wird folgende Abfrage angezeigt:

Bei Ja werden wiederkehrende Buchblattzeilen erzeugt. Feldinhalt verbleibt auf wiederk. Buchblattzeilen.

Falls Sie die Abfrage mit Nein bestätigen, werden keine wiederkehrende Buchblattzeilen erzeugt und das Feld Rechnungslegung wird auf keine geändert.

• Ist das Feld mit Rechnung belegt und der Vertrag wird freigegeben, so erfolgt keine Abfrage und der Feldinhalt verbleibt auf Rechnung. Es werden keine wiederkehrende Buchblattzeilen erzeugt.

Sie können die Rechnungslegung bei einem Wartungsvertrag rückwirkend ändern von Rechnung auf wiederk. Buchblattzeilen. In dem Falle sollen auch wieder wiederkehrende Buchblattzeilen erzeugt werden können. Wird die Rechnungslegung von wiederk. Buchblattzeilen auf Rechnung geändert, müssen Sie die wiederkehrenden Buchblattzeilen manuell löschen. Die Rechnungslegung gilt immer für den gesamten Vertrag.

Beauftragung erstellen

Aus einem Vertrag mit Vertragsklasse Wartungsvertrag oder Dienstleistungsvertrag können Sie direkt eine Beauftragung erstellen. In diese Beauftragung werden alle relevanten Daten übernommen, sowie alle Zeilen des Vertrages bzw. wenn Sie mit den Feldern Letzte/Nächste Faktura arbeiten, dann die Vertragszeilen, deren heutiges Datum innerhalb der Fakturadaten liegt. Der Vertrag ist mit der Beauftragung verknüpft.

Über die Funktion Beauftragung erstellen wird im Hintergrund eine neue Beauftragung erstellt, die Sie über die Infobox durch Klick auf die Ziffer öffnen können.

Die Kopfinformationen werden aus dem Wartungsvertrag übernommen. Pro Wartungsvertragszeile wird eine Beauftragungszeile angelegt und mit den Werten (Vertragszeilen enthalten Bruttobeträge) aus den Wartungsvertragszeilen gefüllt. Es werden nicht notwendigerweise alle Vertragszeilen in die Beauftragung übernommen. Die Übernahme ist abhängig von dem Inhalt der Felder Letzte Faktura am und Nächste Faktura am. Bei Beauftragung erstellen werden nur noch die Zeilen in den EK Beleg übernommen, bei denen

• das Feld Nächste Faktura am leer ist oder
• das Belegdatum zwischen dem Eintrag in dem Feld Letzte Faktura am und Nächste Faktura am liegt.

Die Wartungsvertragsnr. wird im Inforegister RELion in das ebenso benannte Feld übertragen.

Eine Änderung wesentlicher Daten wie Objektkonto oder Kreditor ist nicht möglich. Beim Versuch erscheint abschließend der Hinweis:

Wenn Sie im Inforegister RELion die Wartungsvertragsnummer entfernen, wird dieser Hinweis angezeigt:

Fortschreibung des Wartungs-/Fakturaintervalls

Beim Buchen der Beauftragung werden die Felder Letzte Wartung am und Nächste Wartung am aufgrund des Wartungsintervalls aktualisiert. Dieses Verhalten gilt ebenso für die Felder Letzte Faktura am und Nächste Faktura am. In dem Falle ist der Fakturaintervall die Grundlage der Fortschreibung. Es erfolgt keine Plausibilitätsprüfung. Es werden nur die Vertragszeilen aktualisiert, die auch mit dem EK-Beleg gebucht werden.

EK-Beleg mit Vertrag verknüpfen

Ein EK-Beleg kann mit einer Vertragsnummer versehen werden, bzw. die Vertragsinformationen über Wartungsvertrag holen in den EK-Beleg übertragen werden. In beiden Fällen werden alle Informationen des Vertrages in den EK-Beleg übernommen, inkl. Vertragszeilen. Der Vertrag ist mit dem EK-Beleg verknüpft.

Sobald eine Wartungsvertragsnummer ausgewählt wird, wird der Kopf der Rechnung automatisch mit den Angaben Objektinformationen (Eigentümer/Mieter, Objekt, Gebäude, Eingang…), Kreditor, Zahlungsbedingung und Objektkonto ausgefüllt. Waren diese Kopfdaten bereits befüllt, bevor die Wartungsvertragsnummer eingetragen wurde, kommt eine entsprechende Meldung, dass die Kopfdaten überschrieben werden mit den Daten aus dem Wartungsvertrag. Sie können mit Ja/Nein den Vorgang fortsetzen oder Abbrechen.

Eine Änderung wesentlicher Kopfdaten nach dem Eintragen der Wartungsvertragsnummer ist nicht möglich. Eine entsprechende Meldung erfolgt.: „Die Daten zu Objektinformation und Kreditor können nicht geändert werden, da die Rechnung einem Wartungsvertrag zugeordnet ist“.

Eine Zeilenübernahme ist abhängig von dem Inhalt der Felder Letzte Faktura am und Nächste Faktura am. Es werden nur die Zeilen in den EK Beleg übernommen, bei denen

• das Feld Nächste Faktura am leer ist oder
• das Belegdatum zwischen dem Eintrag in dem Feld Letzte Faktura am und Nächste Faktura am liegt.

Wird aus dem Rechnungskopf die Wartungsvertragsnummer entfernt, folgt ein Hinweis, dass alle Rechnungszeilen aus dem Beleg entfernt werden.

Wichtig

Arbeiten Sie in Wartungsverträgen mit unterschiedlichen Objektnummern in den EK-Zeilen, darf das Feld Gemischte Objektbuchung prüfen in der RE Einrichtung im Inforegister Allgemein nicht aktiviert werden.

Ist das Feld Gemischte Objektbuchung prüfen aktiviert, erfolgt bei Buchung eine Fehlermeldung mit dem Hinweis auf unterschiedliche Objektnummern.

Wird im EK-Beleg im Inforegister Allgemein bereits ein Objekt gewählt, so wird die Auswahl in der Vertragsübersicht bereits auf dieses Objekt gefiltert.

Nur noch das Feld Kred.-Rechnungsnr. muss manuell ausgefüllt werden.

Hinweis

Die zweite Zeile, die beim Holen aus dem Wartungsvertrag überflüssigerweise erstellt wird, können Sie löschen. Die Zeile verschwindet erst, sobald Sie nach der Funktion Löschen in die Zeile darüber klicken.

Buchen eines EK-Beleges mit Vertragsinformationen

Bei Buchung der Beauftragung, einer EK-Rechnung oder EK-Gutschrift erhalten alle EK-Belegposten (Kreditorenposten, Sachposten, MwSt.-Posten) die Information über die Vertragsnummer. Zusätzlich werden die Felder Letzte Wartung am und Nächste Wartung am aufgrund des Wartungsintervalls fortgeschrieben. Dieses Verhalten gilt ebenso für die Felder Letzte Faktura am und Nächste Faktura am. Grundlage ist hier das Feld Fakturaintervall. Zusätzlich wird das Feld Rechnungslegung von wiederk. Buchblatt auf Rechnung geändert. Die zugehörigen Buchblattzeilen werden jedoch nicht gelöscht.

Wichtig

Ausnahme: Bei Buchung einer Gutschrift wird die Vertragszeile nicht angepasst.

Zusammenwirken mit dem Modul Ungeplante Instandhaltung

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, eine Schadensmeldung mit einem Wartungsvertrag zu verknüpfen Die Nummer des Wartungsvertrages wird im Modul Instandhaltung in der Schadensmeldungszeile angezeigt. Im Wartungsvertrag kann eine Vertragszeile einem Gebäude, einem Hauseingang, einer Einheit und einer Ausstattung zugeordnet werden. Stimmen die Definitionen des Wartungsvertrages mit der Auswahl in der Schadensmeldung überein, so wird der Wartungsvertrag in der Schadensmeldungszeile angezeigt.

Aufgaben erstellen für fällige Wartungen

Zudem können Sie einem Sachbearbeiter eine Aufgabe erstellen für fällige Wartungen. Hierzu ist die Aufgabenerstellung für Wartungsverträge in der RE Vertrag Einrichtung zu aktivieren.

Zusätzlich tragen Sie das Datum Nächste Wartung am sowie ein Zeitintervall in Fälligkeit Erinnerung ein.

Hinweis

Aufgabenerzeugung an Sachbearbeiter: Für die Terminüberwachung der anstehenden Wartungen erfolgt eine Aufgabenerzeugung an den jeweiligen Instandhaltungssachbearbeiter des Objektes.

Technische Hinweise

Schnittstellenanbindung

Die Funktion Wartungsvertrag mit EK-Rechnung verbinden ist per Webservice anwählbar.

An der Page 51 gibt es die Funktion RelFetchMaintContract(RE_ContractCategory: Integer; RE_ContractNo: Code[20]) NoOfLinesCreated: Integer.

Die Funktion, die den Wartungsvertrag mit den Vertragszeilen in die EK-Rechnung holt, ist somit auch “von außen” per Webservice anwählbar. Übergeben wird:

• [Vertragsklasse]
• [Vertragsnr.]

Die Funktion holt dann ohne GUI, wie bisher Wartungsvertragskopf, Wartungsvertragszeilen (Filter!) in die vorhandene EK-Rechnung.