BauSecura Versicherungsservice Connector

Einführung

BauSecura ist eine speziell für die Immobilienbranche entwickelte Softwarelösung. In Verbindung mit BauSecura ermöglicht RELion eine effiziente und transparente Bearbeitung von Versicherungsschäden. Voraussetzung hierfür ist ein gültiges BauSecura Maklermandat.

Diese Dokumentation beschreibt, wie die Weiterberechnung eines Schadens über BauSecura innerhalb von RELion durchgeführt wird. Dabei kommen die Bereiche Instandhaltung, Versicherungsvertrag sowie Zahlungsverkehr zum Einsatz.

Über BauSecura werden sogenannte „Kleinschäden“ abgewickelt, deren Wertgrenze individuell mit dem Versicherer festgelegt wird. Der Einsatz von BauSecura bietet insbesondere bei der Bearbeitung solcher Kleinschäden folgende Vorteile:

• Die Kommunikation mit dem Versicherer entfällt vollständig.
• Es ist nicht erforderlich, Belege einzureichen.
• Die Zahlung erfolgt zeitnah nach Übermittlung der benötigten Informationen, die direkt aus RELion versendet werden. Ein automatischer Zahlungsausgleich in RELion ist Bestandteil des Prozesses.
• Die Revisionssicherheit ist gewährleistet.

Die Funktion Weiterberechnung an BauSecura orientiert sich im Ablauf an der allgemeinen Funktion Weiterberechnung an Versicherung, stellt jedoch einen eigenständigen Prozess dar. Daher stehen nicht alle Funktionalitäten der allgemeinen Weiterberechnung für die Abwicklung über BauSecura zur Verfügung.

Einrichtung

Instandhaltung Einrichtung

Bevor die Funktion BauSecura genutzt werden kann, ist die entsprechende Einrichtung im Bereich Instandhaltung vorzunehmen.

Hierzu wird die Karte Instandhaltung Einrichtung geöffnet. Nicht alle Einstellungen, die für die herkömmliche Weiterberechnung an die Versicherung gelten, finden im BauSecura-Prozess Anwendung. Beispielsweise werden im Fall Weiterberechnung Versicherung BauSecura keine Aufgaben in der Aufgabenverwaltung erzeugt.

Inforegister BauSecura

Der Versand der Verkaufsrechnungen an BauSecura erfolgt über einen Webservice. Die hierfür benötigten URL Adressen sind einmalig in den vorgesehenen Feldern im Inforegister BauSecura zu hinterlegen. Zusätzlich sind der betreffende Benutzer sowie das zugehörige Passwort einzutragen.

Weiterhin ist ein Konto für die Weiterberechnung an BauSecura zu hinterlegen. Es empfiehlt sich, hier ein Erlöskonto anzugeben. Auf dieses Konto wird der weiterberechnete Betrag der Verkaufsrechnung gebucht. Das Konto muss über eine korrekte MwSt.-Schlüsselung verfügen.

Inforegister Nummerierung

Im Inforegister Nummerierung ist der Nummernkreis für die Versicherungsmeldungsnummer auszuwählen (Pflichtfeld). Die Auswahl erfolgt über das Lookup aus der Tabelle Nummernserie.

Versicherungsursachenschlüssel

Über die Suchfunktion wird die Tabelle Versicherungsursachenschlüssel geöffnet. Hier können die Codes des jeweiligen Versicherers verwaltet werden. Über das Pluszeichen (+) lassen sich neue Ursachenschlüssel manuell anlegen.

WICHTIG

Die Schnittstelle kann nur Ursachenschlüssel verarbeiten, die in BauSecura vorhanden sind. Daher wird empfohlen, die Codes nicht manuell anzulegen, sondern die Funktion BauSecura Codes abrufen zu verwenden. Über diesen Webservice-Aufruf werden alle in BauSecura verfügbaren Ursachenschlüssel abgerufen und fehlende Schlüssel automatisch in die Tabelle eingetragen. Diese werden zusätzlich mit dem Kennzeichen Importiert von BauSecura versehen.

Soll ein Ursachenschlüssel künftig nicht mehr verwendet werden, kann er über das Kontrollkästchen Gesperrt für die weitere Nutzung deaktiviert werden. Bestehende Versicherungsmeldungen bleiben hiervon unberührt.

Versicherungsvertrag

Bei der Schadensmeldung wird im Rahmen der Weiterberechnung an die Versicherung ein Vertrag hinterlegt. Für die Durchführung einer BauSecura Abwicklung sind die folgenden Einstellungen erforderlich:

• Über die Suche wird die Vertragsübersicht geöffnet und der entsprechende Vertrag ausgewählt.
• Im Inforegister BauSecura ist festzulegen, ob der Versicherungsvertrag über BauSecura abgewickelt wird. Hierzu ist das Kontrollkästchen BauSecura Abwicklung zu aktivieren.
• Zusätzlich ist die Angabe einer Funk Nummer erforderlich, die von der Funk Gruppe bereitgestellt wird. Im Feld BauSecura Sachbearbeiter wird der zuständige Ansprechpartner ausgewählt, der den Vertrag bei BauSecura betreut. Der Sachbearbeiter muss als Kontakt in RELion angelegt sein.
• Über den Drill Down Anzahl Vers.-Ursachenschlüssel werden die dem Vertrag zugeordneten Versicherungsursachenschlüssel angezeigt. Bei Bedarf können weitere Ursachenschlüssel hinzugefügt werden (siehe Versicherungsursachenschlüssel).

Optional kann pro Ursachenschlüssel ein Selbstbehalt hinterlegt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, Ursachenschlüssel auf Vertragsebene zu sperren.

Verwaltungsvertrag

Im Verwaltungsvertrag kann die Betragsgrenze für die Auftragsvergabe im Versicherungsfall festgelegt werden. Dazu steht das Feld Höchstgrenze pro Versicherungsfall zur Verfügung.

Hierzu wird die Verwaltungsvertragsübersicht geöffnet, der entsprechende Verwaltungsvertrag ausgewählt und die Höchstgrenze in den jeweiligen Zeilen eingetragen. Diese Angabe dient ausschließlich der Information.

Weiterführende Hinweise sind der Dokumentation Instandhaltung zu entnehmen.

WICHTIG

Die Entscheidung, ob ein Versicherungsfall als BauSecura Versicherungsfall oder als Weiterberechnung an die Versicherung ohne Nutzung der BauSecura Schnittstelle behandelt wird, obliegt grundsätzlich dem Anwender.

BauSecura Weiterberechnung

Fallbeispiel

Ein Mieter meldet einen Schaden und Sie erstellen hierfür eine Schadensmeldung. Der Schaden wird von einer Versicherung übernommen. Da es sich um einen Kleinschaden handelt und die zuständige Versicherung mit der Funk-Gruppe bzw. BauSecura zusammenarbeitet, erfolgt die Abwicklung des Versicherungsschadens über BauSecura.

Prozessablauf

Um einen Schaden über BauSecura abwickeln zu können, ist zunächst eine Schadensmeldung im Instandhaltungsmodul zu erstellen. In der Schadensmeldung wird der Schaden detailliert beschrieben und die Verbindung zu einem gültigen Versicherungsvertrag hergestellt. Aus der Schadensmeldung heraus kann anschließend eine Beauftragung erzeugt werden.

Nach Eingang der Rechnung wird diese im System erfasst und gebucht. Sobald die Einkaufsrechnung bezahlt wurde, kann die Weiterberechnung durchgeführt und eine Verkaufsrechnung erstellt werden. Diese Verkaufsrechnung wird anschließend in einem separaten Schritt per Webservice an BauSecura übermittelt.

Schadensmeldung

Der Prozessablauf im Instandhaltungsmodul entspricht grundsätzlich dem Ablauf der Weiterberechnung an Versicherung ohne BauSecura. Dennoch handelt es sich um einen eigenständigen Prozess, bei dem nicht alle Funktionalitäten der herkömmlichen Weiterberechnung zur Verfügung stehen.

Zusammengefasst lässt sich feststellen: Die Weiterberechnung an BauSecura ist in die Schadensmeldung integriert. Folgende Schritte sind aus der Schadensmeldung heraus durchzuführen:

• Schritt 1: Durchführung des Einkaufsprozesses einschließlich Beauftragung, Erfassung der Einkaufsrechnung und anschließender Bezahlung.
• Schritt 2: Vorbereitung der Weiterberechnung Versicherung durch Erfassung der dafür erforderlichen Daten.
• Schritt 3: Erstellung einer Verkaufsrechnung.

WICHTIG

Die Voraussetzung für die Weiterberechnung eines Schadens ist die Erfassung einer Schadensmeldung. Die Schadensmeldung ist der „Single Point of Entry“ zu allen erstellten Belegen, d. h., Beauftragung, Einkaufsrechnung, Verkaufsrechnung. Schritt 2 kann auch vor Schritt 1 oder während des laufenden Einkaufsprozesses durchgeführt werden.

Einkaufsprozess durchführen

Nachdem eine Schadensmeldung erstellt wurde, kann der übliche Einkaufsprozess direkt aus der Schadensmeldung heraus durchgeführt werden. Dies umfasst das Stellen von Anfragen, die Beauftragung eines Handwerkers sowie das Verbuchen der eingehenden Rechnung. Entscheidend für den Prozess ist, dass die gebuchte Einkaufsrechnung mit der Schadensmeldung verknüpft ist. Diese Verknüpfung erfolgt automatisch, wenn die Beauftragung aus der Schadensmeldung heraus erzeugt und anschließend direkt gebucht wird.

Eine Beauftragung ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Wird keine Beauftragung erstellt, muss die Verknüpfung der Einkaufsrechnung mit der Schadensmeldung manuell vorgenommen werden – idealerweise vor Freigabe und Buchung der Einkaufsrechnung. In der Infobox werden alle zugehörigen bereits erstellten Belege angezeigt.

WICHTIG

BauSecura beim Einsatz des Rechnungsmanagers:

Wird mit Beauftragungen gearbeitet und ist auf dem Eingangsbeleg des Handwerkers die Beauftragungsnummer vermerkt, erfolgt beim Scannen des Belegs eine automatische Zuordnung der Rechnung zur Beauftragung und damit auch zur zugehörigen Schadensmeldung. Wird ohne Beauftragung gearbeitet, ist die manuelle Zuordnung der Einkaufsrechnung zur Schadensmeldung erforderlich. Diese Zuordnung sollte vor der Buchung der Einkaufsrechnung vorgenommen werden.

Weiterberechnung Versicherung vorbereiten

Über die Schadensmeldung wird festgelegt, ob es sich um eine Weiterberechnung Versicherung handelt. Nur sog. Kleinschäden werden über BauSecura abgewickelt. Der Sachbearbeiter entscheidet über die weitere Vorgehensweise.

Schadensmeldung

Im Inforegister Weiterberechnung sind die folgenden Informationen zu hinterlegen:

1. Im Feld Weiterberechnen ist die Option Versicherung auszuwählen.
2. Anschließend wird unter Versicherungsvertrag ein Versicherungsvertrag gewählt, für den die BauSecura Funktion aktiviert ist.
3. Soll der Schaden an BauSecura gemeldet werden, ist der Schalter Bearbeitung durch BauSecura zu aktivieren. Das Feld Status Versicherungsabwicklung wird in diesem Fall automatisch auf Gemeldet gesetzt.
4. Abschließend ist ein geeigneter Versicherungsursachenschlüssel auszuwählen. Zur Auswahl stehen alle Ursachenschlüssel, die dem Versicherungsvertrag zugeordnet und nicht gesperrt sind.

Hinweis

• Das Feld Weiterberechnen an wird bei der Auswahl der Versicherungsnummer automatisch mit dem Debitor der Versicherung befüllt, sofern im Feld Weiterberechnen Versicherung gewählt wurde.
• Das Feld Erlöskonto Weiterberechnung wird mit dem Konto gefüllt, das in der Instandhaltung Einrichtung im Feld Weiterberechnung BauSecura hinterlegt wurde.
• Die Felder Status Weiterberechnung und Status Versicherungsabwicklung dienen zu Ihrer Information und können von Ihnen bearbeitet werden.

WICHTIG

Solange es noch keine Verkaufsbelege zur Schadensmeldung gibt, können die Angaben geändert bzw. gelöscht werden. Sobald es Verkaufsbelege zur Schadensmeldung gibt, können die Angaben nicht mehr bearbeitet werden.

Anschließend wird der Bearbeitungsprozess fortgesetzt. Es ist möglich, den Einkaufsprozess auch erst zu diesem Zeitpunkt durchzuführen. Dies umfasst das Erstellen einer Anfrage bzw. einer Beauftragung oder das Verbuchen der Einkaufsrechnung sowie die Durchführung der Bezahlung. In der Infobox der Schadensmeldungskarte wird jederzeit angezeigt, welche Belege bereits erstellt wurden.

Verkaufsrechnung erstellen

Wurde für die Abwicklung der Schadensmeldung die Funktion BauSecura aktiviert und liegt eine gebuchte sowie vollständig bezahlte Einkaufsrechnung vor, kann diese an BauSecura weiterberechnet werden. Auf Grundlage der bisher gebuchten, bezahlten und noch nicht weiterberechneten Einkaufsrechnung wird eine Verkaufsrechnung erzeugt. Ein im Versicherungsursachenschlüssel hinterlegter Selbstbehalt vermindert dabei den Betrag der Verkaufsrechnung.

Abgerechnet wird der Nettobetrag zuzüglich Mehrwertsteuer der Einkaufsbelege. Ist in den Objektsteuerdaten eine Objektquote hinterlegt, wird diese automatisch berücksichtigt. Für die Weiterberechnung wird die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors (Versicherung) herangezogen. Etwaige Skontoabzüge werden ebenfalls berücksichtigt.

Zur Erstellung einer Verkaufsrechnung wird im Menüband der Schadensmeldungskarte die Funktion BauSecura geöffnet und dort die Option VK-Rechnung erstellen ausgewählt.

WICHTIG

Es werden nur Einkaufsrechnungen berücksichtigt, die vollständig bezahlt wurden.

Vor der Erstellung einer Verkaufsrechnung muss der Versicherungsursachenschlüssel in der Versicherungsmeldung eingetragen sein. Fehlt dieser Eintrag, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

Übersteigt der hinterlegte Selbstbehalt die Summe aller bisher bezahlten Einkaufsrechnungen, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. In diesem Fall wird keine Verkaufsrechnung erstellt.

Die Verkaufsrechnung kann nicht manuell bearbeitet werden, da sie unmittelbar während der Erstellung gebucht wird. Sie enthält für jede gebuchte Einkaufsrechnung eine eigene Zeile. Existiert für den verwendeten Ursachenschlüssel ein Selbstbehalt, der in zuvor erstellten Verkaufsrechnungen noch nicht berücksichtigt wurde, wird hierfür eine weitere Zeile erzeugt.

Dieser Selbstbehalt wird negativ gebucht und mindert den Gesamtbetrag der Verkaufsrechnung. Die Erlöskonten werden aus den entsprechenden Einstellungen der Instandhaltungseinrichtung entnommen. Liegt für das Objekt eine Vorsteuerquote vor, wird diese zur Ermittlung des Weiterberechnungsbetrags herangezogen.

Beispiel: Es liegt eine gebuchte und bezahlte, jedoch noch nicht weiterberechnete Einkaufsrechnung vor.

Das Objekt verfügt über eine Objektsteuerquote von 95 %, die Rechnung weist einen realisierten Skontoabzug von 2 % und einen Selbstbehalt von 100,00 EUR auf. Die Verkaufsrechnung sieht folgendermaßen aus:

Ermittlung des Gesamtbetrags der Verkaufsrechnung:

Für die Berechnung der Verkaufsbeträge werden zu den Kreditorenposten jeder gebuchten und bezahlten Einkaufsrechnung die zugehörigen Sachposten herangezogen.

Ist in der MwSt.-Buchungsmatrix für die Kombination aus Prüfung MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe ein Konto für RE Konto direkte Vorsteuer hinterlegt, erfolgt die Berechnung wie folgt:

MwSt.-Betrag des Sachpostens × (1 – „Vorsteueranteil %“ des Sachpostens / 100)

Andernfalls ergibt sich ein Betrag von 0,00 €.

Weitere Informationen zum Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer ist in der Dokumentation Nicht anrechenbare Vorsteuer beschrieben.

Im Falle, dass das Objekt keine Objektquote hat werden aus der Einkaufsrechnung sowohl die steuerpflichtig gebuchten Beträge als auch die steuerfrei gebuchten Beträge in der Verkaufsrechnung netto weiterberechnet. Für die Weiterberechnung ist die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors (Versicherung) ausschlaggebend.

WICHTIG

Ändert sich die Objektquote bei Teiloptierung zwischen der Buchung der Einkaufsrechnungen und der Verkaufsrechnung, so muss vor der Erstellung der Verkaufsrechnung der Bericht Nicht anrechenbare Vorsteuer ausgeführt werden. Andernfalls kommt es zu einer Diskrepanz zwischen der Einkaufsrechnung und der Verkaufsrechnung bzgl. der Steuer. Diese Differenz wird durch diesen Bericht nicht korrigiert.

Ändert sich die VSt.-Quote nach der Weiterberechnung erneut, führt dies zu einer Differenz zwischen Kosten und Weiterberechnung.

Die Ausführung des Korrekturlaufs hat unterschiedliche Auswirkungen, je nachdem, zu welchem Zeitpunkt er durchgeführt wird:

• Vor Erstellung der Verkaufsrechnung: → Alle Konten werden korrekt angepasst.
• Nach Erstellung der Verkaufsrechnung: → Die Bücher sind zwischen der Einkaufs- und der Verkaufsrechnung nicht vollständig korrekt, da die bereits weiterberechneten Werte nicht rückwirkend korrigiert werden.

Die UVA bleibt in jedem Fall korrekt, da der Korrekturlauf grundsätzlich immer vor der UVA-Erstellung durchgeführt werden muss.

Status Weiterberechnungsbelege

Über die Schadensmeldung besteht die Möglichkeit zu prüfen, ob die Verkaufsbelege bereits an BauSecura übermittelt wurden.

Hierzu wird in der Schadensmeldungskarte über BauSecura → BauSecura Meldungen die Tabelle BauSecura Meldungen geöffnet. Für jede erstellte Verkaufsrechnung wird in dieser Übersicht ein entsprechender Eintrag erzeugt. In der Tabelle ist zudem ersichtlich, ob die Weiterberechnungsbelege bereits an BauSecura übertragen wurden.

In dieser Ansicht werden ausschließlich die Einträge angezeigt, die zur aktuell geöffneten Schadensmeldung gehören.

Um einen vollständigen Überblick über den Status aller Schadensmeldungen zu erhalten, die über BauSecura abgewickelt werden, kann die Übersicht BauSecura Meldungen bzw. BauSecura Monitoring über die Suche aufgerufen werde. (siehe BauSecura Monitoring).

Übermittlung an BauSecura

Als nächster Schritt sind in regelmäßigen Abständen sämtliche BauSecura Verkaufsrechnungen elektronisch an BauSecura zu übermitteln. Hierzu wird über die Suche die Ansicht BauSecura Meldungen geöffnet. In dieser Übersicht werden alle bereits erstellten Verkaufsrechnungen angezeigt. Der jeweilige Status gibt Auskunft darüber, ob die Verkaufsrechnung bereits an BauSecura übermittelt wurde.

Der Übertragungsstatus kann folgende Werte annehmen:

WICHTIG

Der Status kann über die Schaltfläche Übertragungsstatus wechseln zwischen Beleg erstellt und Übertragung Belegdaten ausgesetzt umgeschaltet werden. Die Funktion wirkt sich ausschließlich auf den aktuell ausgewählten Beleg aus; eine Mehrfachmarkierung hat keine Auswirkung.

Um Verkaufsrechnungen mit dem Status Beleg erstellt an BauSecura zu übermitteln, wird die Funktion Schaden an BauSecura melden ausgeführt. Dabei werden alle Verkaufsrechnungen mit diesem Status an BauSecura übertragen – unabhängig davon, ob einzelne Einträge markiert wurden oder nicht. Nach erfolgreicher Übermittlung erhält die jeweilige Verkaufsrechnung den Status Belegdaten übermittelt.

Verkaufsrechnungen, die aus derselben Schadensmeldung generiert wurden, sind an der identischen Schadensmeldungsnummer zu erkennen. Zusätzlich kann die Spalte Meldungstyp eingeblendet werden. Diese zeigt an, ob es sich um eine initiale Meldung (AnnounceClaim) oder um eine weitere Meldung zum gleichen Schaden (UpdateClaim) handelt.

In der Übersicht ist ebenfalls ersichtlich, welche Personen die Verkaufsbelege erstellt haben, wer diese übermittelt hat und zu welchem Zeitpunkt die Übertragung erfolgt ist bzw. ob die Übertragung ausgesetzt wurde.

Der Versand der Belegdaten erfolgt im Hintergrund über einen Webservice an BauSecura. Die hierfür erforderlichen URL-Adressen sind in der Instandhaltung Einrichtung hinterlegt.

Verarbeitung der Zahlungseingänge Versicherung

Der nächste Schritt ist der Zahlungseingang durch BauSecura. Im importierten Kontoauszug ist neben dem Betrag die eindeutige End-to-End-ID eingetragen.

Beim automatischen Kontieren des Kontoauszuges erkennt das System die Rechnungsnummer in der End-to-End-ID und gleicht den Posten automatisch aus.

Reporting / Controlling

BauSecura Monitoring

Das BauSecura Monitoring bietet einen umfassenden Überblick über alle Schadensmeldungen, die über BauSecura abgewickelt werden. Anhand der angezeigten Spalten ist erkennbar, in welchem Bearbeitungsstatus sich die jeweilige Schadensmeldung innerhalb des BauSecura Prozesses befindet. Zudem werden die zugehörigen Verbindlichkeiten, Forderungen sowie gegebenenfalls bereits erfolgte Zahlungen ausgewiesen.

In einer separaten Spalte wird zusätzlich angezeigt, ob in der Schadensmeldung Einkaufsbelege vorhanden sind, die noch zur Weiterberechnung an die Versicherung ausstehen.

Nachfolgend die Auflistung der für die BauSecura Bearbeitung interessanten Spalten und ihre Bedeutung:

In der Infobox werden zudem die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten des ausgewählten Datensatzes (gebuchte Einkaufs- bzw. Verkaufs-Belege) sowie die Anzahl der mit der Schadensmeldung verknüpften Belege angezeigt.

Über die Funktion VK-Rechnung erstellen können für eine oder mehrere markierte Schadensmeldungen die entsprechenden Verkaufsrechnungen erzeugt werden.

WICHTIG

Es ist möglich, dass die Erstellung der Verkaufsrechnungen nicht oder nicht in allen Fällen erfolgreich durchgeführt werden kann. Ursachen hierfür können unter anderem fehlende Einkaufsbelege oder unvollständige Angaben in der Schadensmeldung sein, beispielsweise ein nicht hinterlegter Ursachenschlüssel.

In der zuvor beschriebenen Übersicht BauSecura Monitoring wird – insbesondere bei der Verarbeitung mehrerer Schadensmeldungen – möglicherweise nur eine allgemeine Fehlermeldung angezeigt.

Aussagekräftigere und detailliertere Fehlermeldungen werden ausgegeben, wenn die Erstellung der Verkaufsrechnung direkt aus der jeweiligen Schadensmeldungskarte heraus angestoßen wird.

Gebuchte Verkaufsrechnungen

Die Übersicht der gebuchte Verkaufsrechnungen kann nach dem Versicherer (Debitorennr.) gefiltert werden. Pro Verkaufsrechnung ist der Rechnungsbetrag und der offene Restbetrag ersichtlich.

Weiterführende Themen

JSON-Struktur

Es werden zwei Varianten unterschieden:

• AnnounceClaim: Hierbei handelt es sich um die initiale (und ggf. einzige) Meldung zu einem Schaden.
• UpdateClaim: Falls es zu einer Schadensmeldung mehrere Verkaufsrechnungen gibt (z. B. weil verschiedene Gewerke betroffen sind) werden diese als UpdateClaim versendet.

Nachfolgend ein Beispiel für den Aufbau der JSON-Strings im Fall des AnnounceClaim:

Folgende RELion-Felder werden übermittelt: